kỹ năng hoạch định tại UBND huyện Sóc Sơn

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

TÊN ĐỀ TÀI:
KHẢO SÁT, ĐÁNH GIÁ VỀ VAI TRÒ CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN
PHỊNG TRONG CƠNG TÁC HOẠCH ĐỊNH NHÂN SỰ CỦA
VĂN PHỊNG ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN SĨC SƠN

BÀI TIỂU LUẬN KẾT THÚC HỌC PHẦN

Học phần: Kỹ năng hoạch định trong quản trị văn phòng
Mã phách:………………………………….


Hà Nội – 2022

LỜI CẢM ƠN
Để có những kiến thức thực tế về ngành Quản trị văn phịng như ngày
hơm nay, em xin chân thành cảm ơn Ban Giám hiệu nhà trường, các thầy cô
trong trường Đại học Nội vụ nói chung và khoa Quản trị văn phịng nói riêng, đã
cung cấp cho em những kiến thức về ngành Quản trị văn phòng.
Em xin dành lời cảm ơn sâu sắc đến Th.S Đặng Văn Phong đã tận tình
hướng dẫn và trang bị cho em những kiến thức vô cùng quý giá về kỹ năng
hoạch định trong quản trị văn phòng để em hồn thành tốt đề tài của mình và nó
cũng là nền tảng kiến thức cho em thực hiện công việc trong tương lai.
Em xin chân thành cảm ơn!


MỤC LỤC

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
Chữ viết tắt

Từ đầy đủ

QTVP

Quản trị văn phịng

UBND

Ủy ban nhân dân

HĐND

Hội đồng nhân dân

CBCC

Cán bộ cơng chức


MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Để thực hiện chức năng lãnh đạo của Nhà QTVP, công việc đầu tiên cần
phải làm đó là thiết lập kết hoạch chương trình hoạt động. Nhà QTVP với tư
cách là người tham mưu, giúp lãnh đạo trong việc hoạch định cho cả tổ chức nói
chung và hoạch định về nhân sự trong tổ chức nói riêng.
Nhân lực có vai trị quan trọng trong việc hình thành và phát triển của tổ
chức, mọi hoạt động của tổ chức đều thực hiện bởi con người. Trong thời đại

khoa học công nghệ phát triển như hiện nay thì nhu cầu về nguồn nhân lực chất
lượng cao càng trở nên cấp thiết hơn bao giờ hết.
Từ những vai trò của nguồn nhân lực đối với tổ chức thì vai trị của Nhà
QTVP là khơng thể thiếu. Nhà QTVP có nhiệm vụ chủ yếu là hoạch định nhân
sự bao gồm các nhiệm vụ chi tiết như: hoạch định về số lượng, chất lượng nhân
sự, hoạch định về phương án, giải pháp hướng tới mục tiêu nhân sự của tổ
chức…
Trên cơ sở những kiến thức được trang bị trong học phần Kỹ năng hoạch
định trong quản trị văn phòng và những hiểu biết thông qua khảo sát thực tế tại
cơ quan, em lựa chọn đề tài: “Khảo sát, đánh giá vai trị của Nhà quản trị văn
phịng trong cơng tác hoạch định nhân sự tại Văn phòng Ủy ban nhân dân
huyện Sóc Sơn” làm đề tài nghiên cứu của mình.
2. Đối tượng, mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu
- Đối tượng nghiên cứu: Nhà quản trị văn phòng, vai trị của Nhà quản trị
văn phịng trong cơng tác hoạch định, Văn phịng Ủy ban nhân dân huyện Sóc
Sơn.
- Mục đích nghiên cứu: Cho thấy tầm quan trọng của nhà quản trị văn


phòng trong hoạt động của cơ quan, tổ chức, đặc biệt là trong công tác hoạch
định nhân sự.
- Nhiệm vụ nghiên cứu: Vai trò của nhà quản trị văn phòng trong công tác
hoạch định nhân sự; Ưu và nhược điểm của vấn đề; Đưa ra những giải pháp,
kiến nghị.
3. Phương pháp nghiên cứu
Trong quá trình thực hiện đề tài, em đã sử dụng một số phương pháp
nghiên cứu chung như: Phương pháp nghiên cứu tài liệu; phương pháp thu thập,
phân tích, tổng hợp số liệu; phương pháp phỏng vấn; phương pháp so sánh,…
4. Ý nghĩa của đề tài
Bài nghiên cứu đánh giá được vai trị của Nhà QTVP trong cơng tác

hoạch định nhân sự. Giải pháp đưa ra có thể ứng dụng vào thực tế góp phần
nâng cao hiệu quả trong cơng tác này tại Văn phịng UBND huyện Sóc Sơn. Kết
quả đạt được của đề tài này có thể sử dụng làm tài liệu nghiên cứu cho những ai
quan tâm đến vấn đề này.
5. Kết cấu của đề đài
Ngoài danh mục từ viết tắt, tài liệu tham khảo, đề tài được chia làm 3
phần:
PHẦN MỞ ĐẦU
PHẦN NỘI DUNG
Chương 1: Khái quát về Văn phòng Ủy ban nhân dân huyện Sóc Sơn
Chương 2: Vai trị của Nhà quản trị văn phịng trong cơng tác hoạch định
nhân sự tại Văn phịng UBND huyện Sóc Sơn
Chương 3: Giải pháp nâng cao vai trị của Nhà QTVP trong cơng tác
hoạch định nhân sự
PHẦN KẾT LUẬN


Chương 1:
KHÁI QUÁT VỀ VĂN PHÒNG ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN SĨC SƠN
1.1. Lịch sử đơn vị hình thành
1.1.1. Lịch sử hình thành
Huyện Sóc Sơn được thành lập trên cơ sở sát nhập hai huyện Đa Phúc và
Kim Anh thuộc tỉnh Vĩnh Phú (nay đã tách thành hai tỉnh Vĩnh Phúc và Phú
Thọ) cùng với thị trấn Xuân Hoà thuộc tỉnh theo Quyết định số 178/QĐ ngày 5
tháng 7 năm 1977 của Hội Đồng Chính Phủ Việt Nam. Khi ấy huyện Sóc Sơn
vẫn thuộc tỉnh Vĩnh Phú. Ngày 29/12/1978 huyện Sóc Sơn được chuyển về Hà
Nội.
Sóc Sơn là huyện ngoại thành phía Bắc Thủ đơ Hà Nội cách trung tâm
Thành phố Hà Nội 30km. Phía Nam giáp huyện Mê Linh (Vĩnh Phúc) và huyện
Đơng Anh (Hà Nội). Phía Đơng giáp huyện Yên Phong (Bắc Ninh) và huyện

Hiệp Hoà (Bắc Giang). Phía Bắc giáp huyện Phổ Yên (Thái Nguyên). Phía Tây
giáp thị xã Phúc Yên (Vĩnh Phúc). Bao quanh huyện là hệ thống sông Cầu, sông
Cà Lồ. Hệ thống giao thông của huyện đa dạng gồm cả đường bộ, đường thuỷ,
đường sắt và đường không.
1.1.2. Chức năng và cơ cấu tổ chức của UBND huyện Sóc Sơn
• Chức năng của UBND huyện Sóc Sơn
Ủy ban nhân dân huyện Sóc Sơn do Hội đồng nhân dân huyện bầu ra, là
cơ quan chấp hành của Hội đồng nhân dân, cơ quan hành chính nhà nước ở địa
phương, chịu trách nhiệm trước Hội đồng nhân dân cùng cấp và cơ quan nhà
nước cấp trên.
UBND chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, các văn bản của cơ
quan nhà nước cấp trên và nghị quyết của HĐND cùng cấp nhằm đảm bảo thực
hiện chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng cố quốc phịng an
ninh và thực hiện chính sách khác trên địa bàn huyện.


UBND thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương, góp phần
bảo đảm sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính nhà nước từ
trung ương tới cơ sở.
UBND tổ chức và hoạt động theo nguyên tắc tập trung dân chủ, phát huy
quyền làm chủ của nhân dân, tăng cường pháp chế xã hội chủ nghĩa, ngăn ngừa
và chống các biểu hiện quan liêu, hách dịch, cửa quyền, tham nhũng, lãng phí,
vơ trách nhiệm và các biểu hiện tiêu cực khác của cán bộ, công chức và trong bộ
máy chính quyền địa phương.
Trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn do pháp luật quy định, UBND ra
quyết định, chỉ thị và tổ chức thực hiện, kiểm tra việc thi hành các văn bản đó.
• Sơ đồ cơ cấu tổ chức của UBND huyện Sóc Sơn (Phụ lục 01)
1.2. Tổ chức và hoạt động của Văn phòng UBND huyện Sóc Sơn
1.2.1. Vị trí, chức năng
Văn phịng HĐND, UBND huyện Sóc Sơn là cơ quan tham mưu, giúp

việc, phục vụ hoạt động của HĐND và UBND huyện Sóc Sơn.
Văn phịng HĐND và UBND huyện Sóc Sơn có chức năng tham mưu
tổng hợp giúp HĐND và UBND về các nội dung sau:
- Hoạt động của HĐND, UBND; tham mưu giúp Chủ tịch UBND về chỉ
đạo, điều hành của Chủ tịch UBNd; cung cấp thông tin phục vụ quản lý và hoạt
động của HĐND, UBND và các cơ quan nhà nước ở địa phương; bảo đảm cơ sở
vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của HĐND và UBND.
- Trực tiếp quản lý và chỉ đạo hoạt động của Bộ phận tiếp nhận và trả kết
quả theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông; hướng dẫn, tiếp nhận hồ sơ của cá
nhân, tổ chức trên tất cả các lĩnh vực thuộc thẩm quyền của UBND huyện Sóc
Sơn, chuyển hồ sơ đến các cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện giải quyết
và nhận kết quả để trả cho cá nhân, tổ chức.
- Trực tiếp quản lý hoạt động của Ban Tiếp cơng dân theo quy định của
pháp luật.
- Văn phịng HĐND và UBND tham mưu, giúp UBND thực hiện chức


năng quản lý nhà nước về công tác dân tộc.
Văn phịng HĐND và UBND có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài
khoản riêng.
1.2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn
- Tổ chức thực hiện các văn bản, quy hoạch, kế hoạch do cơ quan có thẩm
quyền ban hành hoặc phê duyệt liên quan đến hoạt động của Văn phòng HĐND,
UBNd huyện;
- Tiếp nhận, xử lý văn bản do cơ quan, tổ chức, cá nhân gửi HĐND và
UBND; ban hành và quản lý văn bản theo quy định; được ký văn bản thông báo
ý kiến, kết luận của Thường trực HĐND, Chủ tịch UBND huyện;
- Thực hiện phục vụ tiếp đón các đồn cơng tác trong và ngồi nước theo
sự phân cơng hoặc ủy quyền của HĐND, Thường trực HĐND, UBND, Chủ tịch
UBND huyện;

- Tham mưu giúp HĐND, UBND lập dự toán kinh phí hoạt động hàng
năm, tổ chức thực hiện dự tốn, quản lý kinh phí hoạt động của HĐND, UBND.
Thực hiện chế độ, chính sách đối với đại biểu HĐND huyện;
- Quản lý, tổ chức bộ máy, biên chế công chức, cơ cấu ngạch cơng chức,
vị trí việc làm đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt theo tiêu chuẩn ngạch cơng
chức trong các bộ phận thuộc Văn phịng HĐND, UBND huyện;
- Thực hiện chế độ tiền lương và các chế độ, chính sách đãi ngộ, khen
thưởng, kỷ luật, đào tạo, bồi dưỡng về chuyên môn, nghiệp vụ đối với công
chức và người lao động thuộc phạm vi quản lý của Văn phòng HĐND, UBND
huyện;
- Phát hành, quản lý, theo dõi, đơn đốc, kiểm tra tình hình, kết quả thực
hiện văn bản, chỉ đạo của HĐND, Thường trực HĐND, các Ban HĐND, UBND,
Chủ tịch UBND huyện Sóc Sơn: Quản lý, sử dụng con dấu, phát hành văn bản;
Lưu trữ văn bản, hồ sơ, tài liệu,...
- Tham mưu, xây dựng, trình HĐND huyện ban hành: Quy chế làm việc
của Thường trực HĐND, quyết định phân công công tác Thường trực HĐND;


- Phối hợp với các cơ quan, đơn vị liên quan phục vụ đại biểu HĐND
huyện tiếp xúc cử tri; giúp Thường trực HĐND tổng hợp ý kiến, nguyện vọng
của cử tri và gửi cơ quan, tổ chức có trách nhiệm xem xét giải quyết;
- Phục vụ Thường trực HĐND và đại biểu HĐND tiếp công dân; tiếp
nhận, tham mưu xử lý kiến nghị, đơn thư khiếu nại, tổ cáo của cơ quan, tổ chức,
cá nhân gửi đến HĐND, Thường trực HĐND; theo dõi, đôn đốc việc giải quyết
khiếu nại, tố cáo và kiến nghị của cơ quan, tổ chức, công dân;
- Được quyền đề nghị hoặc yêu cầu các đơn vị cùng cấp, cấp dưới phối
hợp thực hiện nhiệm vụ; được quyền yêu cầu các tổ chức, cá nhân cung cấp
thông tin, tài liệu cho HĐND, Thường trực HĐND, Ban của HĐND, Tổ đại biểu
HĐND và đại biểu HĐND huyện hoạt động theo quy định;
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do HĐND, Thường trực HĐND huyện

giao theo quy định của pháp luật;...
- Tiếp nhận, xử lý, trình UBND, Chủ tịch UBND huyện giải quyết những
văn bản, hồ sơ do các cơ quan, tổ chức, cá nhân gửi, trình (văn bản đến); rà soát
nhằm phát hiện vướng mắc, phát sinh về thẩm quyền, hồ sơ, trình tự, thủ tục và
nghiệp vụ hành chính văn phịng trong q trình chỉ đạo, điều hành của UBND,
Chủ tịch UBND; kịp thời báo cáo UBND huyện sửa đổi, bổ sung; hàng năm
tổng hợp, báo cáo Văn phòng UBND Thành phố;
- Thực hiện chế độ thông tin; thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn khác do
UBND, Chủ tịch UBND huyện giao hoặc theo quy định của pháp luật,...
1.2.3. Cơ cấu tổ chức của Văn phòng
UBND huyện Sóc Sơn là cơ quan hành chính nhà nước có thẩm quyền
chung nên Văn phịng HĐND và UBND được tổ chức theo cơ cấu gồm:
- Cấp lãnh đạo:
+ Chánh Văn phịng: Bà Nguyễn Thị Thu Hương
+ Các phó Chánh Văn phịng: Ơng Nguyễn Duy Ngọc, Ơng Nguyễn Hữu
Thơng, Bà Đỗ Thị Thanh An
- Các bộ phận chuyên môn gồm: Bộ phận Tổng hợp; Bộ phận Văn thư –


Lưu trữ; Bộ phận Tài vụ; Bộ phận Tạp vụ; Bộ phận Tiếp dân; Bộ phận Lái xe;
Bộ phận Nhà ăn; Bộ phận Một cửa.
• Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Văn phịng UBND huyện Sóc Sơn (Phụ lục
02)

Chương 2:
VAI TRỊ CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG TRONG CƠNG TÁC
HOẠCH ĐỊNH NHÂN SỰ TẠI VĂN PHỊNG UBND HUYỆN SĨC SƠN


2.1. Cơ sở lý luận về vai trò của Nhà quản trị văn phịng trong cơng tác

hoạch định nhân sự
2.1.1. Một số khái niệm
• Quản trị văn phịng:
Quản trị văn phịng là q trình tác động có tổ chức, có định hướng của
chủ thể quản trị đến đối tượng quản trị trong văn phòng nhằm đạt mục tiêu đề ra.
Quản trị văn phịng gồm các chức năng chính: Chức năng hoạch định;
chức năng tổ chức; chức năng lãnh đạo; chức năng kiểm sốt.
• Nhà quản trị văn phịng:
Nhà quản trị văn phòng trước hết là quản trị viên cấp trung gian, họ phải
hoàn thành bốn chức năng: Hoạch định, tổ chức, lãnh đạo, kiểm tra bộ phận của
mình.
Theo Reinecke và Shoell định nghĩa nhà quản trị như sau: “Nhà quản trị
là một người làm việc thông qua người khác và giúp họ nỗ lực đạt được mục
tiêu”.
Từ trên, ta có định nghĩa nhà quản trị văn phòng như sau: “Nhà quản trị
văn phòng là người thực hiện chức năng quản trị các nghiệp vụ hành chính
cũng như các nguồn lực trong văn phòng nhằm hỗ trợ việc thực hiện các mục
tiêu chung của tổ chức”.
Nhà quản trị văn phòng đòi hỏi phải có những kỹ năng, phẩm chất và
năng lực cần thiết để có thể đáp ứng nhu cầu cơng việc.
• Hoạch định:
Theo tác giả Lưu Đan Thọ trong tác phẩm “Quản trị học trong xu thế hội
nhập, những vấn đề cốt yếu của quản lý” đã đưa ra khái niệm về hoạch định như
sau: “Hoạch định bao gồm các việc xác định mục tiêu, hình thành chiến lược
tổng thể nhằm đạt được mục tiêu và xây dựng các hành động để phối hợp các
hoạt động trong tổ chức”.
Theo tác giả Nguyễn Hải Sản trong tác phẩm “Quản trị học”: “Hoạch
định là q trình chuẩn bị để đối phó với sự thay đổi và tính khơng chắc chắn

bằng việc trù liệu những cách thức trù liệu trong tương lai”.
Từ cách hiểu về hoạch định trong quản trị nói chung, ta có thể đưa ra khái
niệm về “hoạch định trong quản trị văn phịng là q trình xác định mục tiêu
hoạt động của văn phòng cũng như các phương pháp, nguồn lực để thực hiện
mục tiêu đó trong một khoảng thời gian xác định”.
Hoạch định là chức năng đầu tiên của quản trị, nó có ý nghĩa vơ cùng
quan trọng với tổ chức, cơ quan, đơn vị trong quá trình xác định mục tiêu hoạt
động, tập hợp các nguồn lực và thống nhất trong quá trình thực hiện công việc.
Cụ thể là: Xác định mục tiêu và thống nhất hành động; tăng hiệu quả công việc;
tiết kiệm chi phí, các nguồn lực và thời gian; tăng tính chủ động và hạn chế rủi
ro khi thực hiện cơng việc.
• Hoạch định nhân sự:
Theo tài liệu bồi dưỡng lãnh đạo, quản lý cấp phòng “Xây dựng kế hoạch
nhân lực của tổ chức là một quá trình bao gồm nhiều nội dung liên quan đến
phân tích, đánh giá, dự báo nhu cầu để đảm bảo cho tổ chức có đủ số lượng
nhân viên bố trí đúng nơi, đúng lúc nhằm đảm bảo cho tổ chức đi đến mục tiêu
đề ra”
Theo tác giả Shimon L. Dolan and Randall S. Schuler: “Hoạch định tài
nguyên nhân sự là một tiến trình triển khai thực hiện các kế hoạch và chương
trình nhằm đảm bảo rằng cơ quan sẽ có đúng chất lượng, đúng số người được
bố trí đúng nơi, đúng lúc và đúng chỗ”.
Hoạch định nhân sự trong văn phịng là tiến trình xây dựng, triển khai
thực hiện hàng loạt các kế hoạch nhân sự nhằm đảm bảo rằng văn phịng sẽ có
đúng số lượng, chất lượng nhân sự được bố trí đúng chỗ và đúng thời điểm.
2.1.2. Mục đích và vai trị của hoạch định nhân sự
• Mục đích của hoạch định nhân sự:
- Tối đa hóa được việc sử dụng nguồn nhân lực và đảm bảo phát triển liên
tục của nguồn nhân lực.
- Đảm bảo đủ người, đúng người, đúng thời điểm để thực hiện các mục

tiêu của tổ chức đạt được kết quả tốt nhất.
- Phối hợp các hoạt động về nhân sự với các mục tiêu mà cơ quan, tổ chức
đề ra, giúp tăng năng suất cho tổ chức.
- Đưa ra những dự báo về các nhu cầu của tổ chức trong tương lai về nhân
sự, cũng như các kế hoạch để đảm bảo tổ chức đủ cán bộ cần thiết vào các thời
điểm cần thiết để tạo thuận lợi cho đạt mục tiêu của tổ chức.
• Vai trị của hoạch định nhân sự:
Thứ nhất, hoạch định nhân sự đóng vai trị trung tâm trong quản lý chiến
lược nguồn nhân sự trên cơ sở gắn nguồn nhân sự và tổ chức lại với nhau. Việc
lập kế hoạch nhân sự tạo ra sự liên kết giữa các vấn đề mà người lao động quan
tâm: được đào tạo nhiều hơn, trả lương cao hơn, phúc lợi ngày càng nhiều hơn.
Thứ hai, hoạch định nhân sự có ảnh hưởng lớn đến hiệu quả của tổ chức
thông qua việc liên kết hành động với kết quả. Lập kế hoạch nói chung giúp cho
cơ quan, tổ chức đi đúng hướng, còn hoạch định nhân sự giúp cho cơ quan, tổ
chức thực hiện bố trí nhân lực một cách tốt nhất để người lao động làm việc có
hiệu quả.
Thứ ba, về phương diện nhân sự, công tác hoạch định giúp cho cơ quan,
tổ chức thấy rõ được phương hướng, cách thức quản trị nhân sự của mình, bảo
đảm cho cơ quan có được đúng người cho đúng việc, vào đúng thời điểm cần
thiết và linh hoạt đối phó với những thay đổi trên thị trường.
Thứ tư, hoạch định nhân sự đóng vai trị điều hịa các hoạt động nhân sự.
Thơng qua việc lập kế hoạch nhân sự sẽ cho thấy tất cả các bộ phận ăn khớp với
nhau như thế nào. Xác định nguồn nhân lực có phù hợp với chiến lược không.
Thứ năm, hoạch định nhân sự là cơ sở cho các hoạt động biên chế, đào tạo
và phát triển nhân sự.
2.2. Vai trị của Nhà QTVP trong cơng tác hoạch định nhân sự tại Văn
phịng UBND huyện Sóc Sơn
2.2.1. Tổ chức thu thập thông tin làm căn cứ hoạch định
Trước hết, chúng ta phải khẳng định chắc chắn rằng phương tiện được sử

dụng đặc trưng cho hoạt động quản lý là thông tin. Các tác động quản lý được
chuyển tới người chấp hành đều thể hiện dưới hình thức bằng thơng tin.
Thu thập thơng tin là q trình tập hợp thơng tin theo những tiêu chí cụ
thể nhằm làm rõ những vấn đề, nội dung liên quan đến lĩnh vực nhất định. Thu
thập thơng tin q trình xác định nhu cầu thơng tin, tìm nguồn thơng tin, thực
hiện tập hợp thơng tin theo yêu cầu nhằm đáp ứng mục tiêu đã định trước.
UBND huyện Sóc Sơn là một cơ quan nhà nước nên việc cung thấp thông
tin quản lý cho lãnh đạo là rất quan trọng, bởi nó quyết định đến những vấn đề,
sự phát triển chung của tồn cơ quan. Chính vì thế cơng tác thu thập thơng tin
làm căn cứ hoạch định có tác động khơng hề nhỏ tới hoạt động của cơ quan, văn
phịng. Thơng tin đầy đủ thì lãnh đạo có những chiến lược, quyết định đúng đắn,
thơng tin thiếu chính xác ảnh hưởng đến quyết định quản lý của lãnh đạo rất
nhiều. Để làm tốt công tác thu thập thông tin cho lãnh đạo, nhà QTVP cần tn
thủ đúng quy trình nghiệp vụ, góp phần tham mưu cho lãnh đạo trong việc đảm
bảo mọi yêu cầu của công tác nhân sự đáp ứng chất lượng hiệu quả cơng việc
của cơ quan, văn phịng. Chánh Văn phịng thu thập thông tin từ các văn bản của
cấp trên hoặc từ các nơi khác gửi đến, đây là nguồn thông tin chính thức, quan
trọng hàng đầu. Ngồi ra, Chánh Văn phịng có thể lấy thơng tin từ sách báo, tạp
chí, đài phát thanh, internet hay những thông tin truyền miệng qua các ý kiến
đóng góp, thơng tin qua khảo sát, đánh giá, tổng hợp các số liệu,… Một yếu tố
quan trọng mà văn phịng UBND thu thập đó là các quy định chung của Nhà
nước như độ tuổi lao động, các thủ tục tuyển dụng, thời gian làm việc, quy định
về hợp đồng lao động, các trường hợp chấp dứt hợp đồng lao động, mức lương,
chế độ bảo hiểm,… Chánh Văn phịng cần thu thập những thơng tin về vấn đề
công việc xem những loại công việc nào sẽ được thực hiện để từ đó làm căn cứ
hoạch định số lượng người lao động mà cơng việc đó cần là bao nhiêu. Sau khi
thu thập, phân tích, xử lý thơng tin liên quan tới nhân sự của các phòng ban,
Chánh Văn phịng sẽ trình lên lãnh đạo cơ quan để phục vụ cho hoạt động quản

lý nhân sự trong cơ quan, văn phòng. Đồng thời, Chánh Văn phòng tiếp nhận


các thông tin từ lãnh đạo, các thông tin này sẽ được Chánh Văn phòng truyền
đạt, phổ biến tới các bộ phận, nhân viên trong văn phòng để các cá nhân, đơn vị
trong văn phịng dựa vào đó thực hiện nhiệm vụ của mình.
2.2.2. Tổ chức thiết lập mục tiêu
Sau khi nghiên cứu kỹ càng các điều kiện cũng như nguồn nhân sự hiện
tại trong văn phòng, việc đầu tiên mà Chánh Văn phòng cần phải làm là tổ chức
thiết lập mục tiêu cho nguồn nhân sự sao cho phù hợp với cơ quan, đơn vị, để
đảm bảo hiệu quả cơng việc, tránh gây xáo trộn trong q trình hoạt động.
Thiết lập mục tiêu là một quá trình tác động nhân viên và làm rõ vai trị
của họ thơng qua các mục tiêu thực hiện công việc của cơ quan, tổ chức.
Mục tiêu về nhân sự cho hoạt động của văn phòng bao gồm: Mục tiêu về
số lượng nhân sự, trình độ nhân sự, kỹ năng nghề nghiệp, thái độ ý thức, độ tuổi
giới tính,…
• Số lượng nguồn nhân sự trong cơ quan:
Văn phịng UBND huyện Sóc Sơn hiện nay có 40 cán bộ hiện đang là
nhân sự thuộc văn phịng. Trong đó có 1 Chánh Văn phịng, 3 Phó Chánh Văn
phòng và 36 cán bộ, nhân viên. Số lượng nhân sự tại văn phòng đã đáp ứng
được yêu cầu công việc của cơ quan, hầu hết các CBCC đều làm việc đúng
chun mơn, nghiệp vụ của mình.
• Trình độ học vấn nhân sự:
Trình độ học vấn nhân sự là một yếu tố rất quan trọng ảnh hưởng đến hiệu
quả cơng việc, tốc độ hồn thành cơng việc.
Các CBCC tại văn phịng đề là những người có trình độ từ cao đẳng, đại
học trở lên, có đủ năng lực trình độ để hoàn thành tốt các nhiệm vụ mà lãnh đạo
cơ quan giao phó.
Tuy đã có những trình độ chun mơn nhất định nhưng những CBCC,
nhân viên trong văn phịng cơ quan vẫn được UBND huyện quan tâm, tổ chức

các lớp đào tạo nâng cao nghiệp vụ chuyên môn của mình.
• Những kỹ năng nghề nghiệp cần có ở nhân sự cơ quan:


Đối với ngành Văn phòng, CBCC trong cơ quan phải thành thạo các
nghiệp vụ như: Soạn thảo và ban hành văn bản, quản lý văn bản đi, văn bản đến,
quản lý và sử dụng con dấu, lập và nộp lưu hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan,…
Ngoài ra, cán bộ văn phòng còn phải thành thạo các nghiệp vụ về thư ký văn
phòng, các kỹ năng xử lý và thu thập thông tin, về năng lực làm việc, hiệu quả
thực thi cơng việc,…
• Ý thức đạo đức của CBCC
Cán bộ, nhân viên trong văn phòng UBND huyện đều có thái độ tích cực,
ln vui vẻ, niềm nở, thân thiện đối với mọi người, ln có trách nhiệm cao
trong cơng việc. Tận tình chỉ bảo, hướng dẫn người dân khi đến làm việc tại văn
phòng, tạo sự thân thiện với người dân và nhận được sự quý mếm của họ.
CBCC ln có ý thức trong giờ làm việc cũng như việc thực hiện các quy
định, nội quy của cơ quan, có ý thức trong việc sử dụng và bảo quản, kiểm tra
định kỳ trang thiết bị của cơ quan. Những chuẩn mực về ứng xử trong công sở
được các CBCC tại UBND huyện chấp hành nghiêm túc và đúng đắn.
• Giới tính và độ tuổi của nhân sự trong cơ quan
Độ tuổi của CBCC vẫn còn khá trẻ tuổi, từ khoảng 24 – 53 tuổi và đảm
bảo sức khỏe trong q trình làm việc. Đối với giới tính, tỷ lệ nam chiếm
khoảng 60%, còn nữa là khoảng 40%. Độ tuổi và giới tính như vậy sẽ đảm bảo
được hồn thành cơng việc và khả năng làm việc cịn tương đối dài khi đến độ
tuổi nghỉ hưu.
2.2.3. Tổ chức xây dựng và thực hiện các giải pháp
2.2.3.1. Tuyển dụng nhân sự
Tuyển dụng nhân sự là quá trình thu hút những người xin việc có trình độ
từ lực lượng lao động xã hội và lực lượng lao động bên trong cơ quan, tổ chức.
Đồng thời là quá trình đánh giá các ứng viên theo nhiều khía cạnh khác nhau

dựa vào các u cầu của cơng việc, để tìm được những người phù hợp với các
yêu cầu đặt ra trong số những người đã thu hút được.
Hay nói cách khác, tuyển dụng nhân sự quá trình tìm kiếm, thu hút, lựa


chọn và sử dụng người lao động. Như vậy có thể hiểu quá trình tuyển dụng bắt
đầu từ khi thu hút ứng viên đến khi chấm dứt hợp đồng lao động.
Hàng năm, Văn phịng UBND huyện Sóc Sơn tuyển dụng CBCC theo sự
phân bổ của cấp trên tức là Sở Nội vụ. Mọi quy trình tuyển dụng được Văn
phịng UBND huyện thực hiện theo đúng quy định của pháp luật. Theo điều 37
của Luật Cán bộ công chức năm 2008 quy định về phương thức tuyển dụng
công chức:
- Việc tuyển dụng công chức được thực hiện thông qua thi tuyển, trừ
trường hợp quy định tại khoản 2 Điều này. Hình thức, nội dung thi tuyển công
chức phải phù hợp với ngành nghề, bảo đảm lựa chọn được những người có
phẩm chất, trình độ và năng lực đáp ứng yêu cầu tuyển dụng.
- Người có đủ điều kiện quy định tại khoản 1 Điều 36 của Luật này cam
kết tình nguyện làm việc từ 05 năm trở lên ở miền núi, biên giới, hải đảo, vùng
sâu vùng xa, vùng dân tộc thiểu số, vùng có điều kiện kinh tế - xã hội đặc biệt
khó khăn thì được tuyển dụng thơng qua xét tuyển.
- Chính phủ quy định cụ thể việc thi tuyển, xét tuyển công chức.
Về nguyên tắc tuyển dụng công chức được quy định tại Điều 38 của Luật
này:
- Đảm bảo công khai, minh bạch, khách quan và đúng pháp luật.
- Bảo đảm tính cạnh tranh.
- Tuyển chọn đúng người đáp ứng yêu cầu, nhiệm vụ và vị trí việc làm.
- Ưu tiên tuyển chọn người có tài năng, người có cơng với nước, người
dân tộc thiểu số.
Q trình này có thể được tiến hành theo các bước cơng việc và trở thành
những thủ tục trong khi tuyển dụng nhân sự như sau:

- Chuẩn bị tuyển dụng nhân sự cho cơng việc mà văn phịng đang làm.
- Trên cơ sở phân tích cơng việc, tiến hành thơng báo về việc tuyển dụng
nhân sự.
- Thu nhận hồ sơ và tiến hành nghiên cứu các hồ sơ của ứng viên.


- Tổ chức phỏng vấn, sát hạch kiểm tra trình độ năng lực của người dự
tuyển.
- So sánh, lựa chọn và ra quyết định về việc tuyển dụng nhân sự.
• Quy trình tuyển dụng nhân sự thường được tiến hành theo các bước
sau:
- Bước 1. Dự báo nguồn nhân sự phụ thuộc vào 3 yếu tố sau: Mục tiêu của
tổ chức; dựa vào quy mô của cơ quan trong tương lai; dự báo được tổng số và cơ
cấu từng loại.
- Bước 2. Phân tích thực trạng nguồn nhân sự để nắm được một số thông
tin sau: Tổng số nhân sự hiện tại; cơ cấu từng loại; năng lực nhân sự hiện tại; độ
hiếm của nhân sự.
- Bước 3. Quyết định tăng hoặc giảm nhân sự: Đây là bước so sánh số liệu
giữa bước 1 và bước 2. Kết quả của bước này là tổng số nhân sự cần tuyển, loại
bỏ; cơ cấu từng loại.
- Bước 4. Lập kế hoạch thực hiện: Lập kế hoạch tuyển dụng, sa thải từng
đợt sao cho phù hợp với lộ trình, chiến lược phát triển của tổ chức.
- Bước 5. Thực hiện tuyển dụng:
+ Xác định các yêu cầu của công việc (trách nhiệm, nhiệm vụ chính của
cơng việc); u cầu của cơng việc (học vấn, kỹ năng); phẩm chất cá nhân; văn
hóa tổ chức (chọn người phù hợp); phong cách lãnh đạo (phù hợp với phong
cách nhà lãnh đạo).
+ Xác định các tiêu chí tuyển chọn: Nguyên tắc (tính kỷ luật, tính phù
hợp); các tiêu chí cụ thể (trình độ học vấn, chun mơn, kỹ năng, thái độ).
+ Xây dựng bảng mô tả công việc (chức danh công việc, nhiệm vụ công

việc, người quản lý trực tiếp, chế độ đãi ngộ, yêu cầu cụ thể).
+ Tạo đội ngũ ứng viên
+ Sàng lọc hồ sơ: Vịng 1 loại hồ sơ khơng phù hợp về kiến thức, kỹ năng,
thái độ; vịng 2 tìm hồ sơ có các dấu hiệu đặc biệt; vòng 3 là phỏng vấn, xây
dựng bộ câu hỏi để phục vụ sàng lọc (tự đánh giá, thành tích, khái quát, so


sánh).
+ Ký kết hợp đồng thử việc với nhân sự được chọn.
2.2.3.2. Đào tạo, phát triển nhân sự
Đào tạo nhân sự là quá trình giảng dạy, hướng dẫn, bồi dưỡng nhằm nâng
cao trình độ chun mơn, kỹ năng của nhân viên, chuẩn bị cho họ theo kịp với
những thay đổi cơ cấu tổ chức và của bản thân công việc.
Phát triển nhân sự là sự thăng tiến, đề bạt người dưới quyền vào các
nhiệm vụ công tác cao hơn hoặc là giao cho nhân viên làm những công việc
quan trọng hơn, địi hỏi chun mơn cao hơn.
Đào tạo và phát triển là các hoạt động để duy trì và nâng cao chất lượng
nguồn nhân lực của tổ chức, là điều kiện quyết định để tổ chức có thể đứng vững
và thắng lợi trong mơi trường cạnh tranh. Do đó, trong tổ chức, công tác đào tạo
và phát triển cần phải được thực hiện một cách có tổ chức và có kế hoạch.
Văn phịng UBND huyện Sóc Sơn đã phân loại CBCC, viên chức sao cho
phù hợp với từng loại đào tạo như: Đào tạo phát triển tập trung và không tập
trung; đào tạo ngắn hạn; đào tạo lại; đào tạo theo chuyên đề, theo kế hoạch của
tỉnh, huyện. Việc đào tạo như vậy được Văn phòng UBND huyện xây dựng kế
hoạch chi tiết, cụ thể và có thể thực hiện tại cơ quan hoặc ngoài cơ quan. Cụ thể
kế hoạch đào tạo được xây dựng như sau:
- Bước 1. Xác định nhu cầu đào tạo: Xác định đào tạo bộ phận nào? Đào
tạo ai và đào tạo nội dung gì?
- Bước 2. Ấn định các mục tiêu cụ thể: Cần xác định rõ thứ tự các chương
trình đào tạo cần ưu tiên cũng như các mục tiêu đào tạo cần đạt được.

- Bước 3. Lựa chọn phương pháp đào tạo thích hợp: Mỗi đối tượng đầu
vào, mỗi nội dung đào tạo cần có phương pháp đào tạo thích hợp, đơn vị đào
tạo.
- Bước 4. Lựa chọn phương tiện thích hợp: Là công cụ hỗ trợ phù hợp với
các phương pháp đào tạo, giúp người học dễ hình dung, nắm bắt kiến thức, thực
hành nội dung học tập.


- Bước 5. Thực hiện chương trình đào tạo: Tổ chức đào tạo theo kê
shoajch, giám sát quá trình đào tạo đảm bảo nghiêm túc và hiệu quả.
- Bước 6. Đánh giá chương trình đào tạo: Sau khi kết thúc quá trình đào
tạo cần đánh giá kết quả đào tạo, nắm bắt thơng tin phản hồi xem chương trình
đào tạo có hiệu quả khơng, có đạt được mục tiêu đặt ra ban đầu khơng.
2.2.3.3. Bố trí, sắp xếp sử dụng nhân sự
Sắp xếp, bố trí nhân sự được hiểu là việc đưa nhân sự vào vị trí cơng tác
sao cho phù hợp với kế hoạch tuyển dụng, năng lực, mong muốn của nhân sự
cũng như yêu cầu thực tế của công việc nhằm phát huy tối đa hiệu suất làm việc
của nhân sự.
• Vai trị của sắp xếp, bố trí nhân sự
Tình trạng thun chuyển nhân sự giữa các phịng ban, đơn vị trong Văn
phịng UBND huyện Sóc Sơn là điều phổ biến, với nhiều lý do khác nhau mà
những CBCC phải thuyên chuyển như độ tuổi, trình độ bằng cấp khơng cịn phù
hợp với vị trí cơng việc hiện tại…
Để các bộ phận được hoạt động phối hợp một cách nhịp nhàng, đồng bộ
và khoa học, Văn phòng đã đưa ra 5 nguyên tắc để chọn nhân viên vào vị trí
cơng việc:
- Tuyển chọn những người có năng lực;
- Nhận biết động lực cá nhân của từng CBCC;
- Nắm bắt tâm lý nhân viên;
- Nhận diện nguyên nhân làm cho nhân viên khơng hồn thành nhiệm vụ;

- Chăm lo cơng tác đào tạo.
Trong cơng tác này, Chánh Văn phịng đã thiết lập nên những mục tiêu
trong việc bố trí sử dụng nhân sự nhằm phát huy được sở trường của mỗi người,
từ đó thúc đẩy nâng cao hiệu suất làm việc, qua đó hồn thành mục tiêu chung
của cơ quan:
- Bố trí và sử dụng nhân sự đảm bảo đủ số lượng, chất lượng nhân sự, đáp
ứng yêu cầu của cơ quan, văn phòng.


- Bố trí và sử dụng nhân sự đảm bảo đúng người đúng việc: Mục tiêu cần
đạt được là đảm bảo sử dụng nhân sự đúng với năng lực, sở trường và nguyện
vọng của mỗi cá nhân nhằm tăng hiệu quả công việc và tạo động lực khi làm
việc.
- Bố trí và sử dụng nhân sự đảm bảo đúng thời hạn, đảm bảo tính mềm
dẻo và linh hoạt trong sử dụng lao động. Việc sử dụng lao động phải đảm bảo
các đột biến về nhân sự trong quá trình hoạt động do tác động từ hưu trí, bỏ việc,
thuyên chuyển công tác…
2.2.3.4. Đãi ngộ nhân sự
Đãi ngộ nhân sự là quá trình chăm lo đời sống vật chất và tinh thần của
người quản lý đến người lao động để họ cảm thấy được sự quan tâm, tạo động
lực cho họ hồn thành tốt nhiệm vụ được giao và góp phần hoàn thành mục tiêu
mà tổ chức đề ra.
Vấn đề đãi ngộ chính là vấn đề tạo động lực cho CBCC. Để tạo ra một
bầu khơng khí làm việc hứng khởi và nhiệt tình thì địi hỏi cán bộ quản lý hay
nhà quản trị văn phịng phải có những biện pháp cụ thể và thiết thực để tạo ra
được những cơ hội cho CBCC như thăng tiến, tiền lương thưởng, môi trường
làm việc, các chế độ trợ cấp…
Hằng năm, Văn phòng UBND huyện Sóc Sơn thường xun thực hiện các
chính sách đãi ngộ đối với CBCC, nhân viên trong Văn phòng.
- Đãi ngộ vật chất: Những cán bộ công chức, viên chức, nhân viên có

thành tích hồn thành cơng việc xuất sắc, tốt thì sẽ được thưởng tiền mặt dựa
theo nguồn ngân sách của cơ quan cân đối. Dựa trên những thành tích mà CBCC
đạt được thì Chánh Văn phịng sẽ đề nghị cấp bằng khen, giấy khen loại suất
sắc, loại giỏi, loại khá cùng những giá trị khác như bó hoa hay đồ lưu niệm. Các
cá nhân nào hoàn thành trước kế hoạch đã đề ra cũng sẽ được thưởng theo quy
định của cơ quan. Các CBCC được cử đi đào tạo cũng được hưởng lương như đi
làm…
- Đãi ngộ tinh thần: Việc tạo ra những cơ hội thăng tiến là một động lực


hết sức to lớn đối với những cá nhân xuất sắc trong một quá trình dài hoạt động
tại cơ quan, đơn vị có mong muốn hay tham vọng được lên chức cho xứng đáng
với năng lực làm việc của mình. Khơng chỉ vậy, Văn phịng cịn tổ chức khám
sức khỏe định kỳ cho CBCC, nhân viên. Ngồi ra, Văn phịng còn tổ chức các
buổi liên hoan tổng kết, những chuyến du lịch, dã ngoại để gắn kết tình cảm mọi
người và động viên, tạo động lực làm việc.
2.2.3.5. Kiểm tra, đánh giá nhân sự
Kiểm tra, đánh giá nhân sự là q trình nghiên cứu, phân tích, so sánh
giữa tiêu chuẩn đã đề ra với kết quả công việc thực hiện của nhân viên trong một
khoảng thời gian nhất định.
Việc kiểm tra, đánh giá nhân sự là một công việc thường xuyên diễn ra
trong hoạt động của cơ quan, đặc biệt là hoạt động của văn phịng. Nhà QTVP
đóng vai trị quan trọng là người chỉ đạo, đi đầu trong công việc này.
Văn phịng UBND huyện Sóc Sơn thường xun tổ chức các đợt khảo sát
để đánh giá chất lượng đội ngũ CBCC, nhân viên của Văn phịng thơng qua việc
khảo sát, kiểm tra trực tiếp hoặc thông qua các cuộc thi để kiểm tra về kiến thức,
trình độ chun mơn. Từ đó nắm bắt được năng lực, trình độ của họ và đưa ra
các chính sách, giải pháp, căn chỉnh khối lượng các công việc sao cho phù hợp
nhằm nâng cao, tối ưu hóa hiệu quả cơng việc của văn phòng và của cơ quan.
Việc đánh giá nhân sự dựa vào các tiêu chí như: Mức độ hồn thành cơng

việc, thực hiện đúng thời gian làm việc theo quy định của cơ quan hay chưa; sự
nhiệt huyết và trách nhiệm trong cơng việc. Việc đánh giá nhân sự cịn dựa vào
mục tiêu đã đề ra bằng việc thiết lập bảng so sánh cơng việc hồn thành với mục
tiêu đề ra. Bên cạnh đó, đánh giá nhân sự cũng có thể dựa vào đánh giá theo
thang điểm năng lực, tự đánh giá hoặc có thể đánh giá 360 độ (nhiều đối tượng
tham gia đánh giá 1 cá nhân cụ thể, các đối tượng tham gia đánh giá có thể là
cấp trên, cấp dưới, đồng nghiệp ở các phòng ban, đơn vị khác).
Quy trình đánh giá nhân sự của Văn phịng UBND huyện Sóc Sơn gồm 5
bước cơ bản:


- Bước 1: Xác định tiêu chí đánh giá
- Bước 2: Lựa chọn phương pháp đánh giá
- Bước 3: Xác định và huấn luyện đánh giá viên
- Bước 4: Thông báo kết quả
- Bước 5: Trao đổi với người được đánh giá.

Chương 3:
GIẢI PHÁP NÂNG CAO VAI TRÒ CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG
TRONG CƠNG TÁC HOẠCH ĐỊNH NHÂN SỰ
3.1. Nhận xét, đánh giá chung


3.1.1. Ưu điểm
Nhìn chung, Chánh Văn phịng UBND huyện Sóc Sơn đã thực hiện tốt vai
trị của mình trong cơng tác hoạch định nhân sự tại cơ quan.
- Trong công tác tổ chức thu thập thông tin làm căn cứ hoạch định: Chánh
Văn phịng đã tổ chức thu thập thơng tin đảm bảo kịp thời, nhanh chóng, đầy đủ
và chính xác về nhân sự trong Văn phòng, cơ quan làm căn cứ cho lãnh đạo ra
quyết định đúng đắn.

- Trong cơng tác tuyển dụng nhân sự: Chánh Văn phịng thực hiện tốt vai
trò là người tư vấn, tham mưu cho lãnh đạo về cơng tác tuyển dụng trong cơ
quan mình; xây dựng các văn bản hướng dẫn, biểu mẫu, bảng câu hỏi để phục
vụ cho quá trình tuyển dụng, lập kế hoạch tuyển dụng cho cơ quan một cách rõ
ràng, minh bạch; khi đã tuyển dụng được đáp ứng yêu cầu đơn vị đặt ra, Chánh
Văn phòng tiếp nhân các nhân viên vào thử việc và đánh giá các nhân viên sau
khi thử việc.
- Trong công tác đào tạo và phát triển nhân sự: Với những tiêu chuẩn đã
đề ra trong việc tuyển dụng công khai, minh bạch, rõ ràng, Văn phịng UBND
huyện đã tuyển dụng được nhiều CBCC có trình độ chun mơn, tay nghề cao.
Số lượng CBCC ngày càng được chuẩn hóa. Với đội ngũ có trình độ cao đáp
ứng được nhu cầu của công cuộc công nghiệp hóa – hiện đại hóa, tư duy và nhân
thức của đội ngũ cán bộ, công chức viên chức ngày càng được nâng cao.
- Trong cơng tác bố trí sử dụng nhân sự: Việc bố trí nhân sự trong cơ quan
được thực hiện theo đúng nguyên tắc, đúng theo chức năng, nhiệm vụ, quyền
hạn của các đơn vị, bộ phận trong Văn phòng, cơ quan.
- Trong đãi ngộ nhân sự: Chánh Văn phịng ln quan tâm đến đời sống
vật chất và tinh thần của CBCC trong cơ quan, thường xuyên tổ chức các buổi
liên hoan giao lưu, các buổi tham quan, nghỉ dưỡng và có những chế độ lương
thưởng phù hợp, tạo điều kiện cho các nhân viên trong nội bộ văn phòng và cơ
quan gần gũi, hiểu nhau hơn, tạo sự đồn kết nội bộ góp phần nâng cao hiệu quả
cơng việc trong Văn phịng.