Báo cáo thực tập tốt nghiệp quản trị văn phòng tại UBND HUYỆN sóc sơn
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (418.42 KB, 98 trang )
Báo cáo thực tập - Khoa QTVP
Nội
Trường Đại học Nội vụ Hà
MỤC LỤC
MỤC LỤC....................................................................................................................... 1
PHỤ LỤC...................................................................................................................... 2
LỜI MỞ ĐẦU................................................................................................................. 1
GIỚI THIỆU VỀ HUYỆN SĨC SƠN............................................................................... 3
PHẦN I........................................................................................................................... 4
KHẢO SÁT CƠNG TÁC VĂN PHỊNG........................................................................... 4
CỦA UBND HUYỆN SĨC SƠN...................................................................................... 4
I. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND huyệnSóc Sơn...................................................4
1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của UBND huyện Sóc Sơn...............................................................................4
1.1. Chức năng...........................................................................................................................................................4
1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn..........................................................................................................................................4
2. Cơ cấu tổ chức của UBND huyện Sóc Sơn............................................................................................................5
II. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phịng HĐND - UBND huyện Sóc Sơn................5
1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn...........................................................................................................................5
1.1. Vị trí, chức năng..................................................................................................................................................5
1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn..........................................................................................................................................5
2. Cơ cấu tổ chức của Văn phịng HĐND - UBND huyện Sóc Sơn..........................................................................7
3.Bản mơ tả cơng việc của vị trí trong văn phịng HĐND - UBND huyện Sóc Sơn.................................................7
III. Tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động cơng tác hành chính văn phịng của UBND huyện Sóc Sơn.................23
1. Tổ chức cơng tác văn phịng................................................................................................................................23
1.1. Vai trị của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho
UBND huyện Sóc Sơn.............................................................................................................................................23
1.1.1. Vai trị của Văn phịng trong việc thực hiện chức năng tham mưu, tổng hợp cho UBND huyện Sóc Sơn.. .23
1.1.2.Vai trị của Văn phịng trong việc thực hiện chức năng giúp việc, hậu cần cho UBND huyện Sóc Sơn.......24
1.2. Quy trình xây dựng chương trình cơng tác thường kỳ của UBND huyện Sóc Sơn..........................................26
1.3. Cơng tác tổ chức hội nghị của UBND huyện Sóc Sơn.....................................................................................28
1.4. Quy trình tổ chức chuyến đi cơng tác cho lãnh đạo UBND huyện Sóc Sơn....................................................29
1.5. Tình hình triển khai và thực hiện nghi thức nhà nước về văn hố cơng sở của UBND huyện Sóc Sơn..........29
1.5.1. Tình hình triển khai và thực hiện nghi thức nhà nước về văn hóa công sở...................................................29
1.5.2. Nhận xét, đánh giá..........................................................................................................................................31
2. Công tác văn thư..................................................................................................................................................31
2.1. Mơ hình tổ chức văn thư của UBND huyện Sóc Sơn.......................................................................................31
2.2. Nhận xét, đánh giá về trách nhiệm của Chánh Văn phịng trong việc chỉ đạo thực hiện cơng tác văn thư cơ
quan..........................................................................................................................................................................32
3. Tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ...........................................................................................................32
3.1 Tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ.........................................................................................................32
3.2. Nhận xét, đánh giá.............................................................................................................................................33
PHẦN II........................................................................................................................ 34
NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA UBND HUYỆN SĨC SƠN........................................34
I. Mẫu lịch cơng tác tuần, kế hoạch công tác tháng và năm của UBND huyện Sóc Sơn........................................34
II. Xây dựng “ Quy chế cơng tác văn thư lưu trữ’’ của UBND huyện Sóc Sơn......................................................34
III.Xây dựng Quy chế văn hố cơng sở của UBND huyện Sóc Sơn........................................................................34
IV.Xây dựng quy trình tổ chức hội nghị của UBND huyện Sóc Sơn......................................................................34
GVHD: Lâm Thu Hằng
SV: Trần Thị Thu Thuý
Báo cáo thực tập - Khoa QTVP
Nội
Trường Đại học Nội vụ Hà
V. Xây dựng mơ hình văn phịng hiện đại của UBND huyện Sóc Sơn...................................................................34
VI. Cơ cấu tổ chức , bộ máy văn phòng. Ưu điểm và nhược điểm của cơ cấu tổ chức, bộ máy văn phòng HDND –
UBND huyện Sóc Sơn.............................................................................................................................................35
PHẦN III....................................................................................................................... 37
KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ..........................................................................37
I. Ưu điểm, nhược điểm trong cơng tác hành chính văn phịng của UBND huyện Sóc Sơn...................................37
1. Ưu điểm................................................................................................................................................................37
1.1. Cơng tác tổ chức văn phịng..............................................................................................................................37
1.1.1. Cơng tác tham mưu, tổng hợp, giúp việc, hậu cần của Văn phịng................................................................37
1.1.2. Cơng tác xây dựng chương trình thường kỳ..................................................................................................37
1.1.3. Trong cơng tác tổ chức hội nghị....................................................................................................................38
1.1.4. Trong công tác tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo..............................................................................38
1.1.5. Trong công tác thực hiện văn hóa cơng sở.....................................................................................................38
1.1.6. Trong cơng tác tổ chức bộ máy của văn phịng..............................................................................................38
1.2. Trong cơng tác văn thư - lưu trữ.......................................................................................................................39
1.2.1. Công tác văn thư............................................................................................................................................39
1.2.2. Công tác lưu trữ..............................................................................................................................................40
2. Nhược điểm..........................................................................................................................................................40
2.1. Cơng tác tổ chức văn phịng..............................................................................................................................40
2.1.1. Cơng tác xây dựng chương trình thường kỳ..................................................................................................40
2.1.2. Cơng tác tổ chức hội nghị..............................................................................................................................40
2.1.3. Công tác tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo........................................................................................40
2.1.4. Cơng tác thực hiện văn hóa cơng sở...............................................................................................................41
2.1.5. Cơng tác tổ chức bộ máy của văn phịng.......................................................................................................41
2.2. Công tác văn thư - lưu trữ.................................................................................................................................41
2.2.1. Công tác văn thư............................................................................................................................................41
2.2.2. Công tác lưu trữ..............................................................................................................................................43
II. Đề xuất giải pháp.................................................................................................................................................43
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO............................................................................ 45
PHỤ LỤC....................................................................................................................... 1
PHỤ LỤC
GVHD: Lâm Thu Hằng
SV: Trần Thị Thu Thuý
Báo cáo thực tập - Khoa QTVP
Nội
Trường Đại học Nội vụ Hà
Lời Mở Đầu
Quản trị văn phòng là việc hoạch định, tổ chức, phối hợp, tiêu chuẩn hoá và
kiểm soát các hoạt động thơng tin trong văn phịng. Đối với sinh viên trường Đại
học Nội vụ Hà Nội, khái niện Quản trị văn phòng đã quá quen thuộc: “Quản trị văn
phòng là một trong những chuyên ngành mà nhà trường đào tạo với chỉ tiêu lớn
nhất, kiến thức rộng, sát với thực tế, là mơn học rất bổ ích, được hầu hết sinh viên
u thích’’
Nhằm thực tế hố khái niêm quen thuộc nhưng cũng khá mới mẻ này và cũng
nhằm thực hiện phương châm “ học đi đôi với hành”, Khoa Quản trị văn phòng
trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã tổ chức cho sinh viên năm ba chuyên ngành
Quản trị văn phịng ( khố hoc 2012-2015) đi thực tập ngành nghề. Mục đích của
Khoa là giúp sinh viên có cơ hội thâm nhập mơi trường làm việc thực tế ( cơ quan
hoặc đanh nghiệp nhà nước trước khi ra trường. Thơng qua kì thực tập sinh viên có
cơ hộ tiếp thu thêm kiến thức kinh nghiệm, xây dựng được nhiều mối quan hệ mới,
học được phong cách làm việc trong một tập thể đa dạng, cũng như cung cách ứng
xử nơi công sở, tự tin và chủ động trong công việc cũng như giao tiếp. Đây cũng là
dịp để sinh viên củng cố, tổng hợp lại kiến thức, tập dượt, rèn luyện phẩm chất đạo
đứcmột quản trị viên, là cơ hội cho sinh viên đúc rút những kinh nghiệm làm việc,
giao tiếp phục vụ cho công tác sau này.
Trên cơ sở định hướng của Khoa, em đã liên hệ và có kì thực tạp khá bổ ích trong
văn phịng HDND – UBND huyện Sóc sơn. Qua thời gian thực tạp tại Văn phịng
huyện khơng dài nhưng với sự giúp đỡ nhiệt tình của anh, chị trong Văn phịng
huyện, đặc biệt là chị Trang - cán bộ văn thư ( bộ phận em được nhận thực tập)
cộng thêm tinh thần học hỏi và nỗ lực hết mình em đã rút ra nhiều bài học kinh
nghiệm quý báu cho bản than cũng như chun ngành học tập của mình, nó thực
sự đã và đang trở thành hành trang cho em vững bước hơn trên con đường sự
nghiệp sau này. Giúp em hồ nhập hơn với mơi trường làm việc của cơ quan tổ
chức.
Với kiến thức lý thuyết tích luỹ ở trường ba năm học qua; cũng như thông tin em
GVHD: Lâm Thu Hằng
1
SV: Trần Thị Thu Thuý
Báo cáo thực tập - Khoa QTVP
Nội
Trường Đại học Nội vụ Hà
có được ở Văn phịng HDND – UBND huyện Sóc Sơn trong vịng gần hai tháng;
thêm vào đó là sự giúp đỡ, hướng dẫn nhiệt tình của thầy cơ trong Khoa Quản trị
văn phịng, đặc biệt là cơ Lâm Thu Hằng – Giảng viên hướng dẫn trực tiếp kì thực
tập em đã hoàn thành xong bài báo cáo. Tuy đã vận dụng hết kiến thức cũng như
kinh nghiệm học tập được ở trường và cơ quan thực tập nhưng do hạn chế về thời
gian cũng như kinh nghiệm viết nên bài báo cáo chắc chắn cịn nhiều thiếu sót, rất
mong được sự đóng góp yd kiến của các thầy, cơ giáo phụ trách những mơn
chun ngành giúp em hồn thiện bài báo cáo để có cơ sở, nền tảng bước vào kỳ
thi tốt nghiệp sắp tới đạt kết quả cao. Đồng thời giúp em trong công
tác sau này, với hy vọng góp phần nhỏ vào cơng cuộc đổi mới đất nước, cơng cuộc
cải cách nền hành chính nước nhà.
Em xin chân thành cảm ơn!
GVHD: Lâm Thu Hằng
2
SV: Trần Thị Thu Thuý
Báo cáo thực tập - Khoa QTVP
Nội
Trường Đại học Nội vụ Hà
GIỚI THIỆU VỀ HUYỆN SĨC SƠN
Sóc Sơn từ lâu đã được biết đến là một mảnh đất mang đậm dấu ấn lịch sử.
Nơi nổi tiếng với truyền thuyết Thánh Gióng, nơi có sân bay quốc tế Nội Bài lớn
nhất miền bắc và cũng là nơi có truyền thống văn hóa lâu đời, với những con người
tình nghĩa, hiếu khách, ln cần cù, chịu khó làm ăn. Bằng sự phát huy nội lực từ
bên trong, biết vận dụng xu thế tất yếu khách quan của sự phát triển, Sóc Sơn đã
dần phát huy vai trò là một trong những huyện ngoại thành của trung tâm phát triển
kinh tế thứ hai đất nước.
Lịch sử: Ngày 5/7/1977, Huyện Sóc Sơn được thành lập trên cơ sở hợp nhất
hai huyện Đa Phúc và Kim Anh thuộc tỉnh Vĩnh Phú (nay đã tách thành hai tỉnh
Vĩnh Phúc và Phú Thọ ) với 32 xã, thị trấn. Sau đó, 7 xã, thị trấn về Mê Linh và
Phúc Yên. Ngày 1/4/1979, huyện Sóc Sơn được chuyển về thành phố Hà Nội quản lý.
Về vị trí địa lý:Sóc Sơn là huyện ngoại thành, nằm ở phía Bắc của Thủ đơ
Hà Nội, có diện tích tự nhiên 306,5 km 2, rộng thứ 2 của Hà Nội.Địa hình đa dạng
bao gồm đồng bằng ven sơng, đồi gị thấp và núi cao. Huyện Sóc Sơn giáp các
huyện: Phổ Yên - Thái Nguyên, Yên Phong - Bắc Ninh; Hiệp Hòa - Bắc Giang;
Thị xã Phúc Yên - Vĩnh Phúc; Mê Linh, Đơng Anh - Hà Nội .
Về địa giới hành chính: Huyện chia thành 26 đơn vị hành chính bao gồm
thị trấn Sóc sơn và 25 xã, 199 thơn làng. Trên tồn huyện có 77 đơn vị cơ quan xí
nghiệp, trường học, đơn vị vũ trang của trung ương.
Dân số huyện có khoảng 300.000 người, với 75.000 hộ trong đó sản xuất
nông nghiệp là 44.000 hộ - chiếm 58.7%, mật độ là 922 người/km2.
Phụ lục 01: Đơn vị hành chính huyện Sóc Sơn
GVHD: Lâm Thu Hằng
3
SV: Trần Thị Thu Thuý
Báo cáo thực tập - Khoa QTVP
Nội
Trường Đại học Nội vụ Hà
Phần I
KHẢO SÁT CƠNG TÁC VĂN PHỊNG
CỦA UBND HUYỆN SÓC SƠN
I. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND
huyệnSóc Sơn
UBND huyện Sóc Sơn có trụ sở tại Tổ 1, thị trấn Sóc Sơn, huyện Sóc Sơn,
thành phố Hà Nội. Trụ sở nằm giữa trung tâm huyện, nơi có vị trí đẹp, thuận lợi
cho giao thông đi lại - Ngã 4 huyện - khu vực có nhiều cơ quan nhà nước cấp
huyện đóng trụ sở như: Huyện ủy, Công an, Đài phát thanh, Viện Kiểm sát nhân
dân, Tồn án nhân dân, Nhà văn hóa.
Phụ lục 02: Sơ đồ tồn cảnh UBND huyện Sóc Sơn
1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của UBND huyện Sóc Sơn
UBND huyện Sóc Sơn thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và có cơ
cấu tổ chức theo quy định của Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân
dân ngày 26 tháng 11 năm 2003.
1.1. Chức năng
UBND huyện Sóc Sơn thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương,
góp phần bảo đảm sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính Nhà
nước từ trung ương tới cơ sở.
1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn
UBND huyện Sóc Sơn thảo luận tập thể và quyết định theo đa số các vấn
đề được quy định tại Điều 124 Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân
dân và những vấn đề quan trọng khác mà pháp luật quy định thuộc thẩm quyền của
Ủy ban nhân dân huyện quyết định.
Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND huyện Sóc Sơn được thể hiện rõ trên các
lĩnh vực kinh tế; lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thuỷ lợi và đất đai;
lĩnh vực công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp; lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải;
lĩnh vực thương mại, dịch vụ và du lịch; lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hoá,
GVHD: Lâm Thu Hằng
4
SV: Trần Thị Thu Thuý
Báo cáo thực tập - Khoa QTVP
Nội
Trường Đại học Nội vụ Hà
thông tin và thể dục thể thao; lĩnh vực khoa học, công nghệ, tài nguyên và môi
trường; lĩnh vực quốc phịng, an ninh và trật tự, an tồn xã hội. Không chỉ trong
các lĩnh vực mà nhiệm vụ, quyền hạn của UBND huyện Sóc Sơn cịn được thể hiện
trong việc xây dựng chính quyền và quản lý địa giới hành chính, trong việc thi
hành pháp luật và trong việc thực hiện chính sách dân tộc, chính sách tơn giáo.
Trong mỗi lĩnh vực UBND huyện có nhiệm vụ và quyền hạn cụ thể. Nhiệm
vụ và quyền hạn thường là việc xây dựng, tổ chức các chương trình, kế hoạch, chỉ
đạo việc thực hiện, giám sát, kiểm tra, đánh giá, đo lường sự phát triển của các
lĩnh vực nhằm phát huy những thế mạnh, khắc phục điểm yếu.
2. Cơ cấu tổ chức của UBND huyện Sóc Sơn
Phụ lục 03: Sơ đồ tổ chức bộ máy của UBND huyện Sóc Sơn
II. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phịng
HĐND - UBND huyện Sóc Sơn
1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn
1.1. Vị trí, chức năng
Văn phịng HĐND - UBND huyện Sóc Sơn là cơ quan chun mơn trực
thuộc UBND huyện Sóc Sơn thực hiện chức năng tham mưu, tổng hợp, giúp việc
và đảm bảo hậu cần cho Thường trực HĐND, UBND, Chủ tịch và các Phó Chủ
tịch UBND huyện. Cung cấp thông tin phục vụ quản lý, hoạt động, điều hành chỉ
đạo của Thường trực HĐND, UBND, Lãnh đạo huyện và các cơ quan Nhà nước ở
địa phương. Đảm bảo cơ sở vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của HĐND, UBND huyện.
1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn
- Tham mưu xây dựng các chương trình làm việc, kế hoạch công tác tháng,
quý, sáu tháng và cả năm của HĐND, Thường trực HĐND, UBND và lãnh đạo
huyện. Giúp Thường trực HĐND, UBND huyện tổ chức theo dõi, đôn đốc các cơ
quan chuyên môn thuộc UBND huyện, HĐND và UBND các xã, thị trấn thực hiện
các chương trình, kế hoạch công tác sau khi được ban hành.
- Soạn thảo các chương trình, đề án được giao. Theo dõi, đơn đốc các phịng
ban chun mơn, UBND các xã, thị trấn trong xây dựng các đề án, tham gia ý kiến
GVHD: Lâm Thu Hằng
5
SV: Trần Thị Thu Thuý
Báo cáo thực tập - Khoa QTVP
Nội
Trường Đại học Nội vụ Hà
và thẩm định nội dung, hình thức, thể thức các đề án trước khi trình UBND huyện
xem xét, quyết định.
- Giúp HĐND, Thường trực HĐND và UBND huyện theo dõi, đôn đốc các
cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện, Thường trực HĐND, UBND các xã, thị
trấn trong việc triển khai thực hiện các nội dung chỉ đạo của HĐND huyện, UBND
huyện và trong việc chuẩn bị các báo cáo, đề án. Tham gia ý kiến về nội dung
trong quá trình soạn thảo các đề án để HĐND, Thường trực HĐND, UBND huyện
xem xét, quyết định.
- Bảo đảm việc thu thập, cung cấp thông tin, xử lý thông tin thường xun,
kịp thời, chính xác, phục vụ cho cơng tác của HĐND và UBND, Thường trực
HĐND và chỉ đạo điều hành của lãnh đạo UBND huyện. Thực hiện chế độ thông
tin báo cáo định kỳ, đột xuất được giao.
- Giúp HĐND, UBND huyện đảm bảo quan hệ công tác giữa UBND với
HĐND với Huyện uỷ và các đoàn thể quần chúng. Tổ chức phục vụ các hoạt động
của đoàn Đại biểu Quốc hội, HĐND Thành phố, HĐND huyện.
- Giúp Thường trực HĐND, UBND huyện tiếp nhận và giải quyết đơn thư
khiếu nại, tố cáo của công dân trong phạm vi quản lý của Văn phòng. Tiếp dân và
giải quyết những yêu cầu của tổ chức, công dân theo chức năng, nhiệm vụ, quyền
hạn được giao.
- Phối hợp với các cơ quan chức năng phổ biến và tập huấn triển khai thực
hiện các văn bản quy phạm pháp luật đến các phòng ban, UBND các xã, thị trấn và
theo dõi, đôn đốc thực hiện những văn bản quy phạm pháp luật đó.
- Phối hợp với các đơn vị liên quan để chuẩn bị nội dung và phục vụ các kỳ
họp HĐND, các phiên họp UBND huyện, các cuộc họp và làm việc của Thường
trực HĐND, UBND, lãnh đạo huyện với các cơ quan, đơn vị, tổ chức và công dân.
Bảo đảm các điều kiện về cơ sở vật chất, kỹ thuật, hậu cần cho các hoạt động của
HĐND và UBND huyện.
- Chuẩn bị các báo cáo của UBND huyện, tổ chức soạn thảo và quản lý các
hồ sơ, biên bản các phiên họp của UBND, các cuộc họp, làm việc của Chủ tịch,
GVHD: Lâm Thu Hằng
6
SV: Trần Thị Thu Thuý
Báo cáo thực tập - Khoa QTVP
Nội
Trường Đại học Nội vụ Hà
Phó chủ tịch UBND huyện.
- Quản lý thống nhất việc ban hành văn bản của Thường trực HĐND, UBND
huyện đảm bảo đúng chủ trương, đường lối của Đảng và các quy định của pháp luật.
- Tổ chức, quản lý cơng tác văn thư, lưu trữ, hành chính của Thường trực
HĐND, UBND huyện. Hướng dẫn và kiểm tra các cơ quan chuyên môn thuộc
UBND huyện, HĐND và UBND các xã, thị trấn về nghiệp vụ hành chính thống
nhất trong tồn huyện theo quy định của pháp luật. Hướng dẫn các phòng, ban, các
đơn vị, xã, phường, thị trấn thực hiện công tác văn thư lưu trữ.
- Trực tiếp tham mưu cho Thường trực HĐND, UBND huyện giải quyết các
vấn đề liên quan đến công tác dân tộc,tôn giáo trên địa bàn huyện.
- Quản lý tổ chức, đội ngũ cán bộ, cơng chức, kinh phí, tài sản, vật tư, hàng
hóa được giao, thuộc biên chế của Văn phòng theo đúng quy định của Nhà nước.
- Thực hiện những nhiệm vụ và lĩnh vực công tác khác được Thường trực
HĐND và UBND, lãnh đạo huyện giao.
- Được ký những văn bản theo quy định hoặc được sự ủy quyền của UBND, lãnh đạo UBND.
2. Cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND - UBND huyện Sóc Sơn
Phụ lục 04: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND - UBND huyện Sóc Sơn
Phụ lục 05: Bảng thống kê số lượng nhân sự Văn phịng HĐND - UBND huyện Sóc
Sơn
3.Bản mơ tả cơng việc của vị trí trong văn phịng HĐND - UBND
huyện Sóc Sơn
* Vị trí Chánh Văn phịng
Bản mơ tả cơng việc:
- Chức danh cơng việc: Chánh Văn phịng
- Mã số công việc: CVP
- Lãnh đạo trực tiếp: Lãnh đạo UBND
- Mức lương:4.200.000 đồng
- Số lượng:01
- Nhiệm vụ:
GVHD: Lâm Thu Hằng
7
SV: Trần Thị Thu Thuý
Báo cáo thực tập - Khoa QTVP
Nội
Trường Đại học Nội vụ Hà
+ Là thủ trưởng Văn phòng, lãnh đạo và điều hành tồn diện các lĩnh vực
cơng tác của Văn phòng theo chức năng, nhiệm vụ và qui chế làm việc của Văn
phòng; chịu trách nhiệm trước UBND huyện, Chủ tịch UBND huyện về hoạt động
của Văn phòng. Điều phối hoạt động của các Phó Văn phịng, các bộ phận trong
Văn phòng để đảm bảo bộ máy hoạt động hiệu quả.
+ Chịu trách nhiệm tham mưu xây dựng các chương trình, kế hoạch cơng tác
hàng tuần, tháng, q, 6 tháng và hàng năm của UBND huyện, các báo cáo của
UBND huyện tại các kỳ họp của Huyện uỷ, HĐND huyện, các báo cáo thường kỳ,
đột xuất với UBND Thành phố theo sự phân công của UBND, Chủ tịch và các Phó
Chủ tịch UBND huyện. Giúp Thường trực HĐND huyện trong tổ chức các kỳ họp
và các hoạt động thường kỳ của Thường trực và các Ban của HĐND.
+ Tham mưu giúp Chủ tịch UBND huyện trong chỉ đạo, điều hành chung,
truyền đạt, thông báo các nội dung chỉ đạo của Chủ tịch UBND huyện trong các
lĩnh vực Chủ tịch phụ trách và khi có yêu cầu. Trực tiếp tham mưu hoặc phân cơng
lãnh đạo, chun viên Văn phịng tham mưu cho Chủ tịch UBND huyện trong các
lĩnh vực tổ chức, cán bộ, an ninh chính trị, trật tự an tồn xã hội, quốc phịng, cải
cách hành chính, thi đua khen thưởng, cơng tác đối nội, đối ngoại, tài chính, ngân
sách, tiếp dân và giải quyết khiếu nại tố cáo, trong phối hợp công tác giữa UBND
huyện với Huyện uỷ, Hội đồng nhân dân, Uỷ ban MTTQ, các đồn thể chính trị xã hội. Trực tiếp tham mưu cho UBND huyện trong công tác Dân tộc, ứng dụng
CNTT trong công tác chỉ đạo, điều hành của UBND huyện.
+ Phân công các Phó Văn phịng, chun viên trực tiếp tham mưu cho Chủ
tịch, các Phó Chủ tịch UBND huyện trong chỉ đạo, điều hành các lĩnh vực công tác
của UBND huyện.
+ Là người phát ngôn của UBND huyện; trao đổi, cung cấp thơng tin cho
báo chí theo thẩm quyền; đề nghị các phịng ban chun mơn cung cấp, trả lời các
vấn đề báo chí nêu thuộc thẩm quyền giải quyết của UBND huyện.
+ Thực hiện nhiệm vụ theo uỷ quyền của Chủ tài khoản - Thủ trưởng cơ
quan ký duyệt các hợp đồng, chứng từ thanh tốn của Văn phịng và các phòng
GVHD: Lâm Thu Hằng
8
SV: Trần Thị Thu Thuý
Báo cáo thực tập - Khoa QTVP
Nội
Trường Đại học Nội vụ Hà
ban, đoàn thể sử dụng tài khoản của UBND huyện; chịu trách nhiệm tham
mưu cho Chủ tịch và Chủ tài khoản việc đảm bảo ngân sách cho các hoạt động của
cơ quan UBND huyện, các phịng ban, đồn thể.
+ Trực tiếp phụ trách bộ phận tài vụ, bộ phận công nghệ thông tin; phụ trách các
lĩnh vực do các Phó Văn phịng phụ trách khi các Phó Văn phịng vắng mặt, đi công tác.
- Quyền hạn:
+ Được Chủ tịch giao cho ký thừa lệnh một số văn bản.
+ Làm chủ tài khoản của Văn phòng.
+ Quyền quyết định tuyển dụng nhân sự, thuyên chuyển, bổ nhiệm cán bộ
thuộc quyền quản lý của Văn phịng.
- Các u cầu của cơng việc:
+ Trình độ học vấn: Tốt nghiệp Đại học trở lên, tiếng Anh B, tin học B trở lên.
+ Trình độ chun mơn: Là chun viên hành chính 5 năm trở lên, Cao cấp
Chính trị, Quản lý Nhà nước.
+ Kỹ năng: Có đầy đủ ba kỹ năng kỹ thuật, kỹ năng nhân sự, kỹ năng tư
duy.
+ Phẩm chất: Có khả năng làm việc độc lập và theo nhóm, sẵn sàng đảm
nhận cơng việc được giao và hồn thành đúng tiến độ; có lối sống và phong cách
lành mạnh, biết quan tâm tới mọi người, biết lắng nghe và tìm hiểu tâm tư nguyện
vọng của cấp dưới, chia sẻ với họ; có phương pháp làm việc khoa học, chịu khó
học hỏi, cập nhật thơng tin, thường xun tư duy để tìm ra cái mới, nâng cao hiệu
quả cơng việc; cần có phương pháp truyền đạt, giáo dục, hướng dẫn để cấp dưới
nhanh nắm bắt được vấn đề, tiến hành công việc được nhanh chóng; có kiến thức
sâu rộng về nhiều lĩnh vực của đời sống xã hội, am hiểu hoạt động của nhà nước và
pháp luật; biết thường xuyên mở rộng mối quan hệ trong nội bộ cơ quan và ngoài
cơ quan tạo tinh thần đoàn kết trong tập thể.
* Vị trí Phó Văn phịng
Bản mơ tả cơng việc:
- Chức danh cơng việc: Phó Văn phịng
GVHD: Lâm Thu Hằng
9
SV: Trần Thị Thu Thuý
Báo cáo thực tập - Khoa QTVP
Nội
Trường Đại học Nội vụ Hà
- Mã số công việc: PVP
- Lãnh đạo trực tiếp: Chánh Văn phòng Đỗ Thu Nga
- Mức lương: 4.000.000 đồng
- Số lượng: 02
- Nhiệm vụ:
Phó Chánh Văn phịng phụ trách tổng hợp
+Chỉ đạo, điều hành công việc chung của Văn phòng khi Chánh Văn phòng
đi vắng hoặc khi được uỷ quyền.
+ Giúp Chánh Văn phòng phụ trách bộ phận tổng hợp của văn phòng; chịu
trách nhiệm tham mưu, tổng hợp, dự thảo các báo cáo tình hình, kết quả công tác
chung của huyện hàng tháng, quý, 6 tháng và năm (riêng báo cáo 6 tháng, báo cáo
năm: dự thảo để Chánh Văn phịng hồn thiện, báo cáo UBND huyện). Trực tiếp
phụ trách và chỉ đạo, điều hành hoạt động của bộ phận văn thư lưu trữ. Theo dõi và
ký xác nhận các chứng từ thanh toán của các bộ phận phụ trách.
+ Giúp Chánh Văn phòng tham mưu cho UBND huyện trong lĩnh vực nội
chính, thanh tra. Làm trưởng bộ phận tiếp dân và xử lý đơn thư khiếu nại, tố cáo
của công dân; tham mưu cho Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND huyện trong thực
hiện cơng tác tiếp dân, công tác giải quyết khiếu nại, tố cáo; đơn đốc các phịng
ban, xã, thị trấn trong thực hiện các chỉ đạo, kết luận của UBND huyện về giải
quyết khiếu nại, tố cáo.
+ Giúp Chánh Văn phòng tham mưu cho UBND huyện (trực tiếp cho Chủ
tịch, các Phó Chủ tịch UBND huyện) trong điều hành, chỉ đạo các lĩnh vực: Xây
dựng - đô thị, đất đai, Tài nguyên môi trường, Giải phóng mặt bằng và các cơng
tác do Phó Chủ tịch phụ trách khối làm Trưởng ban chỉ đạo.
+ Giúp Chánh Văn phòng tham mưu cho UBND huyện (trực tiếp cho Chủ
tịch, các Phó Chủ tịch UBND huyện) trong chỉ đạo, điều hành các lĩnh vực công tác sau:
.) Khối Văn hoá - Xã hội (bao gồm các lĩnh vực giáo dục - đào tạo, dạy
nghề, lao động, chính sách xã hội, y tế, dân số - kế hoạch hố gia đình, văn hố
thơng tin, thể dục thể thao, gia đình, trẻ em).
GVHD: Lâm Thu Hằng
10
SV: Trần Thị Thu Thuý
Báo cáo thực tập - Khoa QTVP
Nội
Trường Đại học Nội vụ Hà
.) Các nhiệm vụ do Phó Chủ tịch UBND huyện phụ trách khối văn hoá - xã
hội làm trưởng ban chỉ đạo.
.) Giúp Chánh Văn phòng tham mưu, giúp việc cho Thường trực HĐND huyện.
+ Giúp Chánh Văn phòng điều hành cơng tác hành chính trong Văn phịng;
trực tiếp phụ trách các bộ phận: tạp vụ, nhà ăn, bảo vệ, lái xe; điều phối hoạt động
của các bộ phận này đảm bảo các điều kiện, phục vụ hoạt động của HĐND và
UBND huyện, các phòng ban cơ quan UBND huyện; bảo vệ và quản lý tài sản
trong cơ quan; Theo dõi và ký xác nhận các chứng từ thanh toán của các bộ phận
phụ trách.
+ Thực hiện các nhiệm vụ khác do Chánh Văn phịng phân cơng.
PhóVăn phịng phụ trách hành chính
+ Giúp Chánh Văn phịng tham mưu cho UBND huyện (trực tiếp cho Chủ
tịch, các Phó Chủ tịch UBND huyện) trong chỉ đạo, điều hành các lĩnh vực thuộc
khối kinh tế nông lâm nghiệp - thuỷ sản, khoa học cơng nghệ và các nhiệm vụ khác
Phó Chủ tịch phụ trách khối làm Trưởng ban chỉ đạo.
+ Làm trưởng bộ phận “Tiếp nhận và trả kết quả thủ tục hành chính theo cơ
chế “một cửa” và “một cửa liên thông” của UBND huyện; trực tiếp ký duyệt các
phiếu giao nhận hồ sơ giải quyết thủ tục hành chính; trực tiếp phụ trách bộ phận vệ
sinh. Theo dõi và ký xác nhận các chứng từ thanh toán của các bộ phận phụ trách.
+ Giúp Chánh Văn phòng tham mưu cho UBND huyện trong thực hiện cơng
cải cách hành chính, xây dựng và duy trì hệ thống quản lý chất lượng ISO 90012000 trong các phòng ban cơ quan UBND huyện.
+ Thực hiện các nhiệm vụ khác do Chánh Văn phòng phân cơng.
- Các u cầu cơng việc:
+ Trình độ học vấn: Tốt nghiệp Đại học trở lên, chứng chỉ tiếng Anh B, chứng
chỉ tin học B trở lên.
+ Trình độ chuyên môn: Là chuyên viên trong lĩnh vực quản trị văn phịng.
+ Tiêu chuẩn: Là người có trình độ khái quát cao, đặc biệt về chuyên môn,
nghiệp vụ và lĩnh vực văn phòng, phải trải qua trường lớp đào tạo; có quan điểm
GVHD: Lâm Thu Hằng
11
SV: Trần Thị Thu Thuý
Báo cáo thực tập - Khoa QTVP
Nội
Trường Đại học Nội vụ Hà
khoa học, luôn đổi mới tư duy, đổi mới cơng việc, địi hỏi ln học tập, đổi mới
nâng cao trình độ bắt kịp thời đại, bắt kịp thơng tin; có khả năng đảm nhận cơng
việc được giao, có khả năng làm việc độc lập; biết hướng dẫn, truyền đạt cho cấp
dưới biết về chủ trương, biện pháp và cách thức làm việc; có khả năng phán đốn
tình huống, dự báo điều tốt, xấu xảy ra để xử lý, điều chỉnh hoạt động của cơ quan;
có kiến thức sâu rộng về các lĩnh vực kinh tế, chính trị, xã hội; tự tin biết cách xử
lý tình huống nhanh, hợp lý.
+ Kỹ năng: Có kỹ năng lập kế hoạch, kỹ năng soạn thảo văn bản, kỹ năng
kiểm tra, giám sát; có khả năng hòa nhập, thuyết phục, khả năng xây dựng mơi
trường hợp tác trong hoạt động; có khả năng phân tích, tổng hợp, khả năng phán
đốn, tầm nhìn chiến lược.
+ Kinh nghiệm: Tối thiểu có ba năm kinh nghiệm trong lĩnh vực quản trị văn phịng.
* Vị trí Chun viên văn thư - lưu trữ
Bản mô tả công việc:
- Chức danh công việc: Chuyên viên Văn thư - Lưu trữ
- Mã số công việc: VTLT
- Lãnh đạo trực tiếp: Chánh Văn phòng Đỗ Thu Nga
- Mức lương: 3.266.200 đồng
- Số lượng: 02
- Nhiệm vụ:
+ Đăng ký, quản lý, theo dõi, phân loại các văn bản đi, đến, các hồ sơ, tài
liệu của UBND huyện; quản lý và sử dụng con dấu theo đúng qui định, duy trì trực
điện thoại cơ quan; Các văn bản được gửi trực tiếp, sau khi có ý kiến xử lý của
lãnh đạo UBND, Văn phịng phải được chuyển cho văn thư để quản lý, cập nhật
trong hệ thống quản lý; có trách nhiệm giúp Lãnh đạo Văn phịng thực hiện việc
kiểm sốt về thể thức các văn bản của UBND huyện trước khi ban hành; tham mưu
cho lãnh đạo Văn phòng trong triển khai các nghiệp vụ về công tác văn thư, soạn
thảo và quản lý văn bản trong phạm vi cơ quan UBND huyện.
+ Chun viên làm cơng tác lưu trữ có trách nhiệm thu thập, phân loại, quản lý,
GVHD: Lâm Thu Hằng
12
SV: Trần Thị Thu Thuý
Báo cáo thực tập - Khoa QTVP
Nội
Trường Đại học Nội vụ Hà
khai thác các văn bản, hồ sơ, tài liệu của UBND huyện theo đúng qui định của Pháp
lệnh văn thư, lưu trữ; chịu trách nhiệm việc lưu trữ các văn bản trong kho lưu trữ của
UBND huyện; đề xuất, tham mưu với lãnh đạo Văn phòng các biện pháp nhằm thực
hiện tốt việc lưu trữ và khai thác các tài liệu lưu trữ trong cơ quan UBND huyện.
+ Chuyên viên cơng nghệ thơng tin có trách nhiệm đảm bảo hoạt động
thường xuyên, hiệu quả của mạng thông tin nội bộ, các trang thiết bị CNTT trong
cơ quan UBND huyện, duy trì hoạt động thường xuyên của trang web và các phần
mềm điều hành, tác nghiệp của UBND huyện; chịu trách nhiệm đưa các tài liệu,
thông tin lên website của huyện theo nội dung phê duyệt của Ban biên tập; xử lý
các sự cố về máy tính, mạng, các phần mềm; tham mưu, đề xuất lãnh đạo Văn
phòng trong xây dựng và thực hiện kế hoạch, đề án ứng dụng CNTT trong phục vụ
công tác quản lý, chỉ đạo, điều hành của UBND huyện.
+Chuyên viên văn thư, lưu trữ, công nghệ thơng tin có thể kiêm thêm việc
đánh máy, photocopy tài liệu. Người làm việc này có trách nhiệm đánh máy chính
xác, đúng thể thức các văn bản được giao theo đúng thời gian yêu cầu; photo, sao
văn bản kịp thời, đúng số lượng; quản lý văn bản theo đúng qui định về bảo mật
thông tin; bảo quản, bảo dưỡng và sử dụng đúng tài sản được giao.
Các chuyên viên trong bộ phận có trách nhiệm phối hợp chặt chẽ trong các
khâu: nhận, quản lý, theo dõi văn bản đến, đi; in sao, đóng dấu và phát hành văn
bản; đưa văn bản lên mạng và thực hiện lưu trữ, khai thác văn bản lưu trữ; hỗ trợ
nhau trong hoàn thành công việc chung của bộ phận.
- Các yêu cầu công việc:
+ Trình độ học vấn: Tốt nghiệp Đại học trở lên, chứng chỉ tin học B trở lên.
+ Trình độ chuyên môn: Chuyên ngành văn thư - lưu trữ.
+ Về phẩm chất chính trị: Có lịng trung thành, tuyệt đối tin vào đường lối
chính sách của Đảng và Nhà nước, có ý thức chấp hành nghiêm chỉnh pháp luật
của Nhà nước, nội quy của cơ quan; luôn rèn luyện bản thân;
+ Về chuyên môn nghiệp vụ: Nắm vững lý luận nghiệp vụ công tác văn thư,
lưu trữ, áp dụng vào thực tế một cách thành thục, có chất lượng và năng suất cao;
GVHD: Lâm Thu Hằng
13
SV: Trần Thị Thu Thuý
Báo cáo thực tập - Khoa QTVP
Nội
Trường Đại học Nội vụ Hà
+ Yêu cầu khác: trung thực, thẳng thắn, chân thành; có ý thức giữ gìn bí mật
nhà nước, tỉ mỉ trong mọi cơng việc, khơng bỏ sót; thận trọng; ngăn nắp, gọn gàng,
tin cậy lãnh đạo phụ trách mình và làm việc có tính ngun tắc.
+ Kinh nghiệm: Tối thiểu có ba năm kinh nghiệm trong lĩnh vực Văn thư, lưu trữ.
* Vị trí Chun viên tổng hợp
Bản mơ tả công việc:
- Chức danh công việc: Chuyên viên tổng hợp
- Mã số công việc: TH
- Lãnh đạo trực tiếp: Chánh Văn phòng Đỗ Thu Nga
- Mức lương: 3.266.200 đồng
- Số lượng: 06
- Nhiệm vụ:
+ Chuyên viên trong bộ phận tổng hợp có trách nhiệm thường xun nắm
tình hình hoạt động của các phòng ban, đơn vị, UBND các xã, thị trấn thuộc lĩnh
vực được phân công theo dõi; phát hiện, đề xuất biện pháp xử lý các vấn đề cụ thể;
báo cáo với lãnh đạo Văn phòng để tham mưu cho Chủ tịch, các Phó Chủ tịch
UBND huyện trong đơn đốc, chỉ đạo các phịng ban, UBND các xã, thị trấn thực
hiện tốt chủ trương, chính sách, pháp luật của Nhà nước, các chỉ đạo của thành phố
và của huyện.
+ Được tham dự các cuộc họp lớn của UBND huyện, bàn về các vấn đề liên
quan đến nhiệm vụ được phân cơng; được phép u cầu các phịng ban, UBND các
xã, thị trấn cung cấp các tài liệu, thông tin, số liệu liên quan đến công việc được
giao; đôn đốc các phòng ban, đơn vị, xã, thị trấn trong xây dựng các chương trình,
kế hoạch, đề án, báo cáo các nội dung công tác liên quan đến nhiệm vụ được giao;
soạn thảo và chịu trách nhiệm về nội dung các thông báo, công văn truyền đạt ý
kiến chỉ đạo của Lãnh đạo UBND, các giấy mời họp của UBND huyện; nêu ý kiến,
thẩm tra độc lập đối với các dự thảo văn bản, báo cáo lãnh đạo Văn phòng trình
UBND huyện ký ban hành; tham mưu cho Lãnh đạo Văn phịng trong xây dựng
lịch cơng tác của Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND huyện.
GVHD: Lâm Thu Hằng
14
SV: Trần Thị Thu Thuý
Báo cáo thực tập - Khoa QTVP
Nội
Trường Đại học Nội vụ Hà
+ Trong một số trường hợp cấp thiết: trực tiếp tham mưu cho các Phó Chủ
tịch UBND huyện trong xử lý, chỉ đạo giải quyết công việc liên quan đến lĩnh vực
được phân công; truyền đạt ý kiến của lãnh đạo UBND huyện và yêu cầu các
phòng ban, các bộ phận khác của Văn phòng thực hiện theo yêu cầu trước khi báo
cáo lại Lãnh đạo Văn phòng để theo dõi, đôn đốc.
+ Quản lý các văn bản, tài liệu được giao theo qui định; Phối hợp với các
chuyên viên khác trong việc tham mưu, tổng hợp, giúp lãnh đạo Văn phịng xây
dựng các báo cáo phục vụ cơng tác chỉ đạo, điều hành của UBND huyện.
Các yêu cầu cơng việc:
+ Trình độ học vấn: Tốt nghiệp Đại học trở lên, chứng chỉ tin học B trở lên.
+ Trình độ chun mơn: Chun ngành hành chính tổng hợp.
+ Kỹ năng, phẩm chất:
.) Am hiểu về công tác quản trị văn phòng, quản lý tài sản, văn thư lưu trữ;
.) Nắm vững chức năng, nhiệm vụ của các đơn vị, bộ phận trong Văn phịng;
.) Có tính chủ động cao trong việc thực hiện các công việc, nhiệm vụ được giao;
.) Có kiến thức về thơng tin và đáp ứng được các u cầu của cơng việc.
.) Có khả năng sử dụng thành thạo máy vi tính, soạn thảo văn bản;
.) Có khả năng giải quyết các vấn đề phức tạp và sử dụng phương thức giao
tiếp phù hợp với nhiều đối tượng khác nhau.
+ Kinh nghiệm: ba năm trở lên.
* Vị trí Chun viên tài vụ
Bản mơ tả cơng việc:
- Chức danh công việc: Chuyên viên tài vụ
- Mã số công việc: TV
- Lãnh đạo trực tiếp: Chánh Văn phòng Đỗ Thu Nga
- Mức lương: 3.500.000 đồng
- Số lượng: 02
- Nhiệm vụ:
Quản lý thu, chi ngân sách của cơ quan đảm bảo đúng Luật ngân sách và các
GVHD: Lâm Thu Hằng
15
SV: Trần Thị Thu Thuý
Báo cáo thực tập - Khoa QTVP
Nội
Trường Đại học Nội vụ Hà
văn bản qui định và sự quản lý, hướng dẫn về chun mơn của cơ quan tài chính,
kho bạc; tham mưu cho Chủ tài khoản và Chánh Văn phòng thực hiện việc chi trả
lương, các khoản phụ cấp, tiền làm ngồi giờ, chế độ chính sách cho cán bộ, công
chức, viên chức, người lao động trong cơ quan đảm bảo kịp thời, chính xác; chịu
trách nhiệm về việc lập hồ sơ, sổ sách kế toán, kho quỹ, quản lý tài sản theo đúng
các qui định; chịu trách nhiệm về tính hợp pháp của các hợp đồng, chứng từ thanh
tốn trình Chủ tài khoản và Chánh Văn phịng ký duyệt; tham mưu cho Chủ tài
khoản và Chánh Văn phòng về tính hợp pháp, hợp lý của các quyết định chi theo
đúng nguyên tắc tài chính; Chịu trách nhiệm quản lý an toàn quỹ tiền mặt; tham
mưu việc mua sắm, sửa chữa tài sản khi có yêu cầu; ứng dụng CNTT trong quản lý
hồ sơ, sổ sách kế toán, báo cáo; định kỳ hàng tháng, quý, 6 tháng báo cáo với Chủ
tài khoản và Chánh Văn phòng về việc thu, chi tài chính, thơng báo đến các đơn vị
cùng chung tài khoản.
- Các u cầu cơng việc:
+ Trình độ học vấn: Tốt nghiệp Đại học trở lên, chứng chỉ tin học B trở lên.
+ Trình độ chun mơn: Chun ngành kế toán.
+ Kỹ năng, phẩm chất:
.) Sử dụng thành thạo chương trình word và excel, khả năng dự trù kinh phí
và chi tiêu hợp lý;
.) Chủ động, tỉ mỉ và cẩn thận trong cơng việc;
+ Kinh nghiệm: Tối thiểu có 3 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực kế tốn.
* Vị trí Chuyên viên một cửa
Bản mô tả công việc:
- Chức danh công việc: Chuyên viên một cửa
- Mã số công việc: MC
- Lãnh đạo trực tiếp: Phó Văn phịng Trần Thị Thu Nhung
- Mức lương: 3.266.200 đồng
- Số lượng: 06
- Nhiệm vụ:
GVHD: Lâm Thu Hằng
16
SV: Trần Thị Thu Thuý
Báo cáo thực tập - Khoa QTVP
Nội
Trường Đại học Nội vụ Hà
+ Các công chức làm việc tại bộ phận một cửa có trách nhiệm tiếp nhận,
hướng dẫn tận tình cho công dân đến giải quyết các thủ tục hành chính theo thẩm
quyền của UBND huyện; chịu trách nhiệm về tính đầy đủ, hợp pháp của hồ sơ
nhận; cập nhật thường xuyên, liên tục hồ sơ thủ tục hành chính theo đúng mẫu qui
định; chuyển hồ sơ đến các phòng ban chun mơn theo đúng qui định về trình tự,
thời gian, có văn bản ký nhận với cơng dân và đơn vị thụ lý giải quyết; đơn đốc các
phịng ban giải quyết, trả kết quả theo đúng thời gian qui định; thông báo kịp thời
trạng thái hồ sơ với công dân khi được yêu cầu; ứng dụng CNTT trong quản lý,
theo dõi việc tiếp nhận, trả kết quả thủ tục hành chính tiến tới cập nhật trạng thái
hồ sơ hành chính trên cổng giao tiếp điện tử của huyện. Thống kê, báo cáo thường
xuyên với lãnh đạo Văn phòng về số hồ sơ, việc giải quyết hồ sơ thủ tục hành
chính của các phịng ban để đơn đốc khi cần thiết. Thực hiện việc thu, nộp phí, lệ
phí giải quyết thủ tục hành chính theo đúng qui định.
+ Có trách nhiệm tiếp dân tại phòng tiêp dân của UBND huyện trong các giờ hành
chính; trong thực hiện nhiệm vụ, có trách nhiệm ghi chép đầy đủ, cập nhật nội dung các buổi
tiếp dân của mình, tham dự và lập biên bản với các buổi tiếp dân của lãnh đạo; vào sổ nội
dung các đơn thư và đề xuất với Phó Văn phòng - trưởng bộ phận tiếp dân để tham mưu với
Chủ tịch UBND huyện việc xử lý đơn thư khiếu nại, tố cáo của công dân (bằng phiếu đề
xuất chuyển đơn), cập nhật, theo dõi việc phân công giải quyết, giúp Chánh, Phó Văn phịng
trong đơn đốc các phịng ban, xã, thị trấn trong giải quyết đơn thư của công dân; ứng dụng
phần mềm CNTT trong quản lý đơn thư; báo cáo định kỳ với Chánh Văn phịng, Phó Văn
phịng phụ trách và Thanh tra huyện về tình hình tiếp dân và xử lý đơn thư tại bộ phận.
+ Đề xuất với lãnh đạo Văn phòng để tham mưu với UBND huyện điều
chỉnh, bổ sung các qui định về trình tự, hồ sơ, thủ tục giải quyết khi có sự điều
chỉnh của pháp luật, văn bản của cấp trên.
- Các u cầu cơng việc:
+ Trình độ học vấn: Tốt nghiệp Đại học trở lên, chứng chỉ tin học B trở lên.
+ Trình độ chun mơn: Chun ngành hành chính học.
+ Kỹ năng, phẩm chất:
GVHD: Lâm Thu Hằng
17
SV: Trần Thị Thu Thuý
Báo cáo thực tập - Khoa QTVP
Nội
Trường Đại học Nội vụ Hà
.) Nắm vững chức năng, nhiệm vụ của các đơn vị, bộ phận trong Văn phịng;
.) Có tính chủ động cao trong việc thực hiện các công việc, nhiệm vụ được giao;
.) Có kiến thức về thơng tin và đáp ứng được các u cầu của cơng việc.
.) Có khả năng sử dụng thành thạo máy vi tính, soạn thảo văn bản;
.) Có khả năng giải quyết các vấn đề phức tạp và sử dụng phương thức giao
tiếp phù hợp với nhiều đối tượng khác nhau;
.) Có khả năng chịu đựng áp lực cơng việc tốt, có khả năng kiềm chế bản
thân, có cách xử lý tình huống nhanh.
+ Kinh nghiệm: Ba năm trở lên
*Vị trí Nhân viên tạp vụ
Bản mô tả công việc:
- Chức danh công việc: Nhân viên tạp vụ
- Mã số công việc: TpV
- Lãnh đạo trực tiếp: Phó Văn phịng Trần Thị Thu Nhung
- Mức lương: 3.000.000 đồng
- Số lượng: 02
- Nhiệm vụ:
Chịu trách nhiệm việc đảm bảo vệ sinh phòng làm việc, trang thiết bị phòng
làm việc của lãnh đạo HĐND, UBND huyện, các phịng họp, phịng khách của
UBND huyện; mở, đóng cửa phịng khi có yêu cầu; quản lý về tài sản, đảm bảo các
điều kiện điện, nước, trang trí khánh tiết tại phòng khách, các phòng họp phục vụ
các hội nghị; nhân viên điện, nước có trách nhiệm quản lý vận hành cơng trình
điện, nước, các trang thiết bị dùng chung của cơ quan; tham mưu cho lãnh đạo Văn
phòng sửa chữa, mua sắm các trang thiết bị này khi cần thiết.
- Các yêu cầu công việc:
+ Tuổi từ 25 đến 45
+ Ngoại hình dễ nhìn (cao từ 1m50 trở lên)
+ Sức khỏe tốt;
+ Nhanh nhẹn, cần cù, chịu khó, siêng năng;
GVHD: Lâm Thu Hằng
18
SV: Trần Thị Thu Thuý
Báo cáo thực tập - Khoa QTVP
Nội
Trường Đại học Nội vụ Hà
+ Chịu được áp lực cơng việc và có nguyện vọng gắn bó lâu dài với cơ quan;
+ Chủ động, có tinh thần trách nhiệm cao trong cơng việc.
*Vị trí Nhân viên lái xe
Bản mơ tả cơng việc:
- Chức danh công việc: Nhân viên lái xe
- Mã số công việc: LX
- Lãnh đạo trực tiếp: Phó Văn phịng Dương Văn Thay
- Mức lương: 3.500.000 đồng
- Số lượng: 06
- Nhiệm vụ:
Nhân viên lái xe chịu trách nhiệm bảo quản, giữ gìn xe sạch sẽ, bảo dưỡng định kỳ,
đảm bảo chất lượng xe tốt, phục vụ kịp thời mọi hoạt động của HĐND, UBND huyện; đề
xuất, lập dự trù việc bảo dưỡng định kỳ và sửa chữa xe khi có hư hỏng. Đảm bảo thời gian
làm việc hàng ngày và đi công tác theo sự điều động của lãnh đạo Văn phòng, trường hợp
vắng mặt phải báo cáo và được sự đồng ý của lãnh đạo Văn phòng; nghiêm cấm lái xe
uống rượu, bia trước và trong khi lái xe; nghiêm cấm việc sử dụng xe khi khơng có sự điều
động của lãnh đạo có thẩm quyền; lái xe gây tai nạn do khơng chấp hành luật giao thơng
phải chịu hồn toàn trách nhiệm trước pháp luật, phải bồi thường các hư hỏng của xe cho
cơ quan; khi gây tai nạn trong bất kỳ trường hợp nào phải lập biên bản và báo cáo ngay với
lãnh đạo Văn phòng; mỗi xe ô tô phải có sổ theo dõi hoạt động hàng ngày, hết tháng phải
báo cáo nhật ký xe, số km, xăng dầu tiêu hao để theo dõi, quản lý.
- Các u cầu:
+ Kiến thức chun mơn:
Tốt nghiệp lớp 10/12;
Có bằng lái xe từ hạng D trở lên.
+ Kinh nghiệm:
Ưu tiên người đã có kinh nghiệm lái xe từ 5 năm trở lên, đã phục vụ trong
các đơn vị cơ quan chuyên nghiệp.
+ Kỹ năng khác:
GVHD: Lâm Thu Hằng
19
SV: Trần Thị Thu Thuý
Báo cáo thực tập - Khoa QTVP
Nội
Trường Đại học Nội vụ Hà
Nhanh nhẹn, trung thực, khơng ngại khó ngại khổ, có trách nhiệm cao trong cơng việc.
Sức khoẻ, trí lực và điều kiện cơng tác tốt.
* Vị trí Nhân viên bảo vệ
Bản mô tả công việc:
- Chức danh công việc: Nhân viên bảo vệ
- Mã số công việc: BV
- Lãnh đạo trực tiếp: Phó Văn phịng Dương Văn Thay
- Mức lương: 2.500.000 đồng
- Số lượng: 06
- Nhiệm vụ:
+ Chịu trách nhiệm bảo vệ tuyệt đối an toàn tài sản của cơ quan, cán bộ,
công chức trong cơ quan theo các điều khoản trong hợp đồng; thời gian trực của
từng người do bộ phận tự phân cơng; có sổ theo dõi tình hình và bàn giao trong
từng ca trực; chịu trách nhiệm trơng giữ (khơng thu phí) phương tiện cho khách,
cơng dân đến giải quyết công việc tại cơ quan, phải chịu hoàn toàn trách nhiệm
trong trường hợp làm mất, hư hỏng phương tiện của khách; chịu trách nhiệm kiểm
tra giấy tờ, hướng dẫn khách, công dân đến giải quyết công việc.
+ Kiểm tra các thiết bị phòng cháy chữa cháy đầu tháng, nội dung kiểm tra
gồm: hạn sử dụng, vị trí, giấy hướng dẫn sử dụng của các thiết bị, Biên bản kiểm
tra chuyển về Phó Văn Phịng Dương Văn Thay kiểm tra.
+ Vận hành thành thạo, thao tác nhanh, xử lý kịp thời khi có sự cố xảy ra
biết bảo dưỡng và sửa chữa hư hỏng thông thường của thiết bị phòng cháy chữa
cháy. Phòng chống và phát hiện kịp thời các hiện tượng cháy nổ để xử lý ngay
đồng thời thơng báo cho các cơ quan có chức năng phối hợp giải quyết kịp thời.
Chủ động phát hiện để phòng chống các hành vi phá hoại hoặc đe dọa phá hoại cơ
sở vật chất, kỹ thuật của UBND huyện.
+ Thơng báo ngay Phó Văn phịng Dương Văn Thay về các trường hợp
phạm pháp qủa tang theo luật pháp Việt Nam đối với bất kỳ ai có hành vi phá hoại,
trộm cắp, lừa đảo, gian lận… để chiếm đoạt tài sản hoặc gây rối làm mất an toàn
GVHD: Lâm Thu Hằng
20
SV: Trần Thị Thu Thuý
Báo cáo thực tập - Khoa QTVP
Nội
Trường Đại học Nội vụ Hà
trật tự trong cơ quan để giải quyết kịp thời.
+ Khơng tự ý bỏ vị trí gác, trực, khơng lơ là chây lười, không ngủ trong giờ
làm việc, không hút thuốc và sử dụng các chất ma túy, không đánh bài bạc trong
giờ làm việc, không uống rượu, bia trong giờ làm việc. Bảo vệ không đọc báo
trong giờ làm việc, không làm ảnh hưởng đến bộ phận khác đang làm việc.
+ Nhắc nhở cán bộ, công chức, viên chức, chuyên viên, nhân viên, khách
đến làm việc luôn tuân thủ các biện pháp an tồn lao động, phịng cháy chữa cháy
và quy định của UBND.
+ Kiên quyết không cho khách có mùi rượu, bia, mang chất nổ… vào cơ quan.
+ Thực hiện các cơng việc khác do Phó Văn phịng Dương Văn Thay phân cơng.
- Quyền hạn
+ Từ chối không cho người, phương tiện ra vào cổng không đúng theo qui định.
+ Lập biên bản đối với các trường hợp cán bộ, công chức, viên chức, chuyên
viên, nhân viên vi phạm qui định của UBND.
- Các yêu cầu công việc:
+ Kiến thức: học hết Trung học phổ thông;
+ Kỹ năng: đã có kinh nghiệm bảo vệ ít nhất 1 năm, tác phong nhanh nhẹn;
chịu đựng được áp lực công việc; nắm bắt được nhanh vấn đề;
+ Phẩm chất đạo đức: Trung thực, chăm chỉ, nhiệt tình, khơng ngại khó khăn
+ Có quỹ thời gian linh hoạt.
* Vị trí Nhân viên nhà ăn
- Chức danh công việc: Nhân viên nhà ăn
- Mã số công việc: NA
- Lãnh đạo trực tiếp: Phó Văn phịng Trần Thị Thu Nhung
- Mức lương: 3.000.000 đồng
- Số lượng: 01
- Nhiệm vụ:
+ Đảm bảo nấu ăn trưa hằng ngày cho cán bộ, công chức trong cơ quan;
+ Tham mưu và tổ chức tiệc cho các đơn vị khi có nhu cầu tiếp đãi khách
GVHD: Lâm Thu Hằng
21
SV: Trần Thị Thu Thuý
Báo cáo thực tập - Khoa QTVP
Nội
Trường Đại học Nội vụ Hà
cấp cao của UBND huyện;
+Quản lý các tài sản, dụng cụ thuộc nhà ăn;
+Chịu trách nhiệm về vệ sinh an toàn thực phẩm.
- Các yêu cầu:
+ Kiến thức chuyên môn:
Tốt nghiệp Đại học hoặc tương đương chuyên ngành nấu ăn;
+ Kinh nghiệm:
Ưu tiên người đã có kinh nghiệm làm đầu bếp trong các nhà hàng, khách sạn
từ ba năm trở lên.
+ Kỹ năng khác:
Nhanh nhẹn, trung thực, không ngại khó ngại khổ, có trách nhiệm cao trong cơng việc.
Sức khoẻ, trí lực và điều kiện cơng tác tốt.
* Vị trí Nhân viên vệ sinh
- Chức danh cơng việc: Nhân viên vệ sinh
- Mã số công việc: VS
- Lãnh đạo trực tiếp: Phó Văn phịng Trần Thị Thu Nhung
- Mức lương: 2.000.000 đồng
- Số lượng: 03
- Nhiệm vụ:
+ Chịu trách nhiệm vệ sinh tồn bộ khn viên, các khu vệ sinh trong cơ
quan trong tất cả các ngày trong tuần, thời gian hồn thành cơng việc trước giờ làm
việc buổi sáng.
+ Thường xun kiểm tra, báo cáo tình hình ơ nhiễm mơi trường cho Phó
Văn phịng để có hướng giải quyết;
+ Giữ gìn vật dụng lao động, đề xuất mua thêm vật dụng phục vụ công việc.
- Các yêu cầu:
+ Nhanh nhẹn, trung thực, khơng ngại khó ngại khổ, có trách nhiệm cao trong cơng việc.
+ Sức khoẻ, trí lực và điều kiện công tác tốt.
Phụ lục 16: Một số văn bản sưu tầm
GVHD: Lâm Thu Hằng
22
SV: Trần Thị Thu Thuý
Báo cáo thực tập - Khoa QTVP
Nội
Trường Đại học Nội vụ Hà
- Bản phân công công việc của lãnh đạo và nhân viên của UBND huyện Sóc
Sơn
III. Tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động cơng tác hành chính văn
phịng của UBND huyện Sóc Sơn
1. Tổ chức cơng tác văn phòng
1.1. Vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu
tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho UBND huyện Sóc Sơn
1.1.1. Vai trị của Văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu,
tổng hợp cho UBND huyện Sóc Sơn.
Chức năng quan trọng hàng đầu của Văn phịng HĐND - UBND huyện Sóc Sơn
là chức năng tham mưu, tổng hợp phục vụ cho hoạt động của Thường trực HĐND,
UBND và các đồng chí lãnh đạo UBND huyện. Văn phòng thực hiện chức năng “tham
mưu” bao hàm các hoạt động tư vấn, góp ý kiến cho lãnh đạo HĐND, UBND về công
tác hoạch định, tổ chức, quản trị nguồn nhân sự, kiểm tra giám sát hoạt động của ủy ban.
Chức năng “tổng hợp” của Văn phịng được biểu hiện thơng qua các hoạt động thống kê,
phân tích, xử lý thơng tin về tất cả các vấn đề liên quan tới hoạt động quản lý của ủy ban
để cung cấp, tham mưu cho lãnh đạo thực hiện tốt các nhiệm vụ của mình.
Văn phịng thực hiện chức năng tham mưu, tổng hợp thông qua những công việc:
- Tổ chức xây dựng bộ máy của văn phòng;
- Tổ chức xây dựng và thực hiện quy chế hoạt động của UBND;
- Tổ chức xây dựng chương trình, kế hoạch công tác của UBND;
- Tổ chức đảm bảo thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý của UBND;
- Tổ chức quản lý và thực hiện nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ của UBND;
- Thẩm định các văn bản về hình thức và nội dung do UBND ban hành.
Ví dụ: Trong cơng việc thẩm định các văn bản về hình thức và nội dung do
UBND huyện ban hành:
Căn cứ vào các văn bản của nhà nước quy định về hình thức và nội dung văn
bản ( Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân và Ủy
ban nhân dân ngày 03 tháng 12 năm 2004; Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLTGVHD: Lâm Thu Hằng
23
SV: Trần Thị Thu Thuý
