Một số ý kiến nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức quản lý tại công ty cơ khí ô tô 3-2

Chuyên đề tốt nghiệp

Lời nói đầu
Quản lý là sản phẩm của hiệp tác lao động và phân công lao động, nó
đồng thời mang tính giai cấp và là yếu tố thúc đẩy tăng năng suất lao động.
Trong nền kinh tế thị trờng hiện nay, khi sức lao động trở thành hàng hoá, t
liệu sản xuất ngày càng phát triển, đòi hỏi trình độ quản lý về lao động, công
nghệ thiết bị cũng ngày càng đợc nâng cao về mọi mặt. Vấn đề quan trọng
để sản xuất và kinh doanh đạt hiệu quả cao nhất là quản lý và sử dụng tốt
nguồn lao động xà hội nói chung và khả năng hiện có ở nhà máy, xí nghiệp.
Để thực hiện tốt vấn đề này cần phải tiến hành sắp xếp lại tổ chức sản xuất,
phân bổ lại lao động, caỉ tiến công tác quản lý kinh tế, xoá bỏ lề lối quản lý
hành chính bao cấp, quan liêu, thực hiện phơng hớng sản xuất kinh doanh
theo nền kinh tế thị trờng. Từ những nhiệm vụ trên, đòi hỏi cơ cấu bộ máy
quản lý phải không ngừng đợc hoàn thiện, tinh thông để đáp ứng yêu cầu
sản xuất và công tác quản lý.
Công ty Cơ khí Ô tô 3 -2 là một doanh nghiệp Nhà nớc, qua quá trình
phát triển, đội ngũ lao động quản lý của nhà máy đà đợc tiếp thu nh÷ng kinh
nghiƯm khoa häc vỊ tỉ chøc nãi chung, nhng hiƯn nay, do nỊn kinh tÕ cđa
®Êt níc ®ang chuyển đổi sang nền kinh tế thị trờng, công ty cũng nh nhiều
đơn vị khác vẫn còn bộc lộ những thiếu sót, tồn tại trong công tác quản lý,
bộ máy quản lý cha thật gọn nhẹ, tinh thông.
Trong thời gian thực tập tại Công ty, em đà tìm hiểu và nghiên cứu
thực tiễn bộ máy quản lý của Công ty em nhận thấy: Tổ chức bộ máy quản
lý hợp lý phù hợp với hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty với mục
đích mong muốn bộ máy Tổ chức của Công ty ngày càng hoàn thiện hơn.
Do đó em ®· chän ®Ị tµi: " Mét sè ý kiÕn nh»m hoàn thiện cơ cấu tổ chức
quản lý tại Công ty Cơ khí Ô tô 3 - 2"
Đề tài đợc chia làm ba phần:
Phần I: Tổ chức bộ máy quản lý sản xuất kinh doanh của doanh
nghiệp.

Phần II: Phân tích và đánh giá cơ cấu tổ chức quản lý Công ty Cơ khí
Ô tô 3 - 2
Phần III: Các giải pháp hoàn thiện tổ chức bộ máy sản xuất Công ty
Cơ khí Ô tô 3 - 2
Trong thời gian thực tập, em đà nhận đợc sự chỉ bảo, hớng dẫn giúp
đỡ nhiệt tình các cô chú trong phòng tổ chức nhân sự của Công ty và các
phòng ban khác. Em xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ quý báu đó. Em cũng
xin chân thành cảm ơn thầy giáo TS. Dơng Văn Sao đà tận tình giúp đỡ em

1


Luận văn tốt nghiệp

Nguyễn Văn Trung

hoàn thành chuyên đề này. Trong chuyên đề chắc chắn còn có những thiêú
sót, hạn chế. Rất mong đợc Công ty và thầy giáo chỉ bảo và góp ý.
Hà Nội, ngày.... tháng.... năm 2003
Sinh viên
Nguyễn Văn Trung

2


Luận văn tốt nghiệp

Nguyễn Văn Trung

Phần I:

Tổ chức bộ máy quản lý sản xuất kinh
doanh của doanh nghiệp
I- bộ máy qu¶n lý s¶n xt kinh doanh doanh nghiƯp.

1- Qu¶n lý và các chức năng quản lý
a) Khái niệm:
Vấn đề đặt ra trớc hết đối với mỗi doanh nghiệp dù lớn hay nhỏ là
phải quản lý doanh nghiệp nh thế nào để nó có hiệu quả nhất. Quản lý có tốt
thì doanh nghiệp có thể đứng vững và phát triển trong nền kinh tế thị trờng
hiện nay với sự cạnh tranh gay gắt giữa các doanh nghiệp.
Vậy quản lý doanh nghiệp là gì ?
Quản lý doanh nghiệp là sự tác động có mục đích của chủ thể quản lý
đến tập thể ngời lao động nhằm tổ chức và phối hợp hoạt động của họ để đạt
đợc mục tiêu đà đề ra của doanh nghiệp với hiệu quả cao nhất.
Quản lý là quá trình vận dụng những quy luật kinh tế, quy lt tù
nhiªn, quy lt x· héi trong viƯc lùa chän và xác định các biện pháp về kinh
tế, tổ chức kỹ thuật để tác động lên tập thể ngời lao ®éng. Tõ ®ã hä t¸c ®éng
®Õn c¸c yÕu tè, vËt chất của sản xuất kinh doanh.
Nội dung
Con ngời luôn giữ vị trí trung tâm và có ý nghĩa quyết định trong quá
trình hoạt động sản xuất kinh doanh. Cho nên quản lý doanh nghiệp chính là
quản lý con ngời trong hoạt động kinh tế, thông qua đó sử dụng có hiệu quả
nhất mọi tiềm năng và cơ hội của doanh nghiệp.
Quản lý con ngời bao gồm nhiều chức năng phức tạp. Bởi vì con ngời
chịu ảnh hởng của nhiều yÕu tè nh: yÕu tè sinh lý, yÕu tè t©m lý, yếu tố xÃ
hội,... những yếu tố này luôn tác động qua lại lẫn nhau hình thành nên nhân
cách của từng con ngời. Vì vậy, muốn quản lý con ngời vừa phải là nhà tổ
chức, vừa là nhà tâm lý, võa lµ nhµ x· héi.

3

Luận văn tốt nghiệp

Nguyễn Văn Trung

Nhờ có quản lý doanh nghiệp, các yếu tố: ngời lao động, t liệu lao
động đối tợng lao động đợc gắn kết với nhau, tạo ra một hiệu quả lao động
khác hơn hẳn so với lao động từng cá nhân riêng rẽ giúp doanh nghiệp hoạt
động sản xuất kinh doanh có hiệu quả, nhanh chóng đạt đợc mục tiêu của
mình. Trong hệ thống sản xuất, quy mô doanh nghiệp càng lớn, trình độ kỹ
thuật và sản xuất càng phức tạp thì vai trò quản lý càng cần nâng cao và thức
sự trở thành nhân tố hết sức quan trọng để tăng năng suất lao động, tăng hiệu
quả kinh tế cho doanh nghiệp.
Các chức năng của quản lý: Những chức năng quản lý là hoạt động
riêng biệt của cơ quan quản lý, thể hiện những phơng thức tác động của chủ
thể quản lý tới đối tợng quản lý.
Muốn tổ chức bộ máy thật gọn nhẹ không thể không phân tích sự phù
hợp giữa cơ cấu bộ máy quản lý với các chức năng quản lý. Sự phân loại các
chức năng quản lý còn tạo cơ sở cho việc xác định khối lợng công việc, số lợng nhân viên quản lý cần thiết, từ đó xây dựng các phòng chức năng phù hợp.
Nếu căn và nội dung quản lý đợc chia thành 5 chức năng sau:
-

Chức năng kế hoạch hoá: Đây là chức năng đầu
tiên nhằm đề ra mục tiêu chung cho hoạt động toàn doanh nghiệp. Theo kế
hoạch đó từng thành viên trong doanh nghiệp sẽ biết đợc nhiệm vụ của mình.
Đây là một khâu quan trọng của hoạt động quản lý, nó quyết định đến sự
thắng lợi trong quản lý. Do đó các cán bộ lÃnh đạo phải xây dựng đợc các kế
hoạch sao cho không có mâu thuẫn với nhau cũng nh phải có sự điều chỉnh
các kế hoạch sao cho phù hợp. Đây là điều kiện quan trọng để đảm bảo cho

doanh nghiệp phát triển trong bất cứ tình huống nào.

-

Chức năng tổ chức: Việc thiết lập một bộ máy
quản lý của doanh nghiệp phụ thuộc vào yêu cầu hoạt động của doanh
nghiệp, mục tiêu đà đặt ra của doanh nghiệp, nguồn lực của doanh nghiệp,
các yếu tố khách quan tác động đến doanh nghiệp. Dựa trên cơ sở đó, doanh
nghiệp sẽ xác lập một cơ cấu sản xuất phù hợp với chức năng, nhiệm vụ đợc
giao. Trong đó mỗi bộ phận, từng cá nhân đều có quyền hạn, trách nhiệm và
nghĩa vụ nhất định, có mối quan hệ mật thiết với nhau trong quá trình thực
hiện nhiệm vụ để đạt đợc mục tiêu chung mà doanh nghiệp đề ra.

4


Luận văn tốt nghiệp

Nguyễn Văn Trung

-

Chức năng điều hành: Khi tổ chức xong phải điều
hành công việc để tiến hành đều đặn theo đúng kế hoạch. Để điều hành có
hiệu quả thì cần phải có sự chỉ đạo thống nhất, chặt chẽ trong quản lý, có nh
vậy các bộ phận trong bộ máy quản lý, cũng nh trong quá trình hoạt động sản
xuất kinh doanh mới hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình.

-

Chức năng điều khiển, điều chỉnh: Thực hiện
chức năng này các nhà quản lý sẽ sửa chữa những sai phạm trong quá trình
sản xuất kinh doanh, thay đổi công việc cho phù hợp, phát huy các điểm
mạnh của doanh nghiệp.

-

Chức năng hạch toán kinh tế: Bao gồm hạch toán
kế toán và thống kê, đặc biệt là việc tổ chức ghi chép ban đầu, công tác thông
tin kinh tế nội bộ doanh nghiệp và giữa doanh nghiệp với các cơ quan cấp
trên.

2- Bộ máy quản lý sản xuất kinh doanh doanh nghiệp
a- Khái niệm: Bộ máy quản lý là một cơ quan chức năng trong doanh
nghiệp (bao gồm hệ thống các phòng ban chức năng) có nhiệm vụ cơ bản
giúp giám đốc quản lý, chỉ huy và điều hành quá trình sản xuất kinh
doanh, đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh đạt hiệu quả cao nhất.
b- Những yêu cầu của bộ máy quản lý doanh nghiệp
Trong phạm vi từng doanh nghiệp việc tổ chức bộ máy quản lý phải
đáp ứng đợc yêu cầu chủ yếu sau đây:
Một là, phải đảm bảo thực hiện đầy đủ, toàn diện những chức năng
quản lý nhằm thực hiện mục tiêu chung đà đề ra: hoàn thành toàn diện kế
hoạch với chi phí ít nhất và hiệu quả kinh tế nhiều nhất.
Hai là, phải đảm bảo thực hiện nghiêm túc chế độ một thủ trởng chế
độ trách nhiệm cá nhân trên cơ sở đảm bảo và phát huy quyền làm chủ của
tập thĨ lao ®éng trong doanh nghiƯp

5

Luận văn tốt nghiệp

Nguyễn Văn Trung

Ba là, phải phù hợp với quy mô sản xuất, thích ứng với đặc điểm kinh
tÕ vµ kü tht cđa doanh nghiƯp.
Trong doanh nghiƯp quy mô lớn, công tác của các phòng chức năng
đợc chuyên môn hoá sâu hơn do đó cần thiết và có thể tổ chức nhiều phòng
chức năng hơn doanh nghiệp quy mô vừa và nhỏ. Những đặc điểm kinh tế
kỹ thuật nh loại hình sản xuất, tính chất sản phẩm, tính chất công nghệ, vị trí
doanh nghiệp trong phân công lao động xà hội đều đợc xem là những căn cứ
để xây dựng bộ maý quản lý doanh nghiệp
Bốn là, phải đảm bảo yêu cầu tinh giảm vừa vững mạnh trong bộ máy
quản lý.
Một bộ máy quản lý đợc coi là tinh giảm khi có số khâu, số cấp ít
nhất, tỷ lệ giữa số cán bộ quản lý, nhân viên nghiệp vụ so với tổng số cán
bộ công nhân viên nhỏ nhất mà chi phí cho bộ máy quản lý trong giá thành
sản phẩm ít nhất.
Nó đợc coi là vững mạnh khi những quyết định quản lý đợc chuẩn bị
một cách chu đáo, có cơ sở khoa học, sát hợp với thực tiễn sản xuất, khi
những quyết định ấy đợc mäi bé phËn, mäi ngêi chÊp nhËn víi tinh thÇn kỷ
luật nghiêm khắc và ý thức tự giác đầy đủ.
Việc tiến hành chế độ một thủ trởng là tất yếu bởi vì xuất phát từ tính
biện chứng giữa tập chung và dân chủ trên cơ sở phát huy dân chủ đối với
mọi ngời. Cần tập trung thống nhất quản lý vào một đầu mối, vào một ngời.
Xuất phát từ yêu cầu và tính chất của nền sản xuất công nghiệp chính
xác từ những quyết định, phân công lao động chuyên môn hoá ngày càng
sâu sắc, tất yếu dẫn tới hợp tác hoá sản xuất cũng dẫn đến đình trệ sản xuất,
giảm hiệu quả. Vì vậy bất kỳ một sự hợp tác nào cũng phải có sự chỉ huy
thống nhất, trong cơ cấu tổ chức bộ máy có các chức danh thủ trởng, vị trí

mối quan hệ trong các chức danh nµy.

6


Luận văn tốt nghiệp

Nguyễn Văn Trung

TT

Chức danh
thủ trởng

Vị trí từng chức
danh

Phạm vi phát
huy tác dụng

1

Giám đốc

Toàn bộ doanh
nghiệp

2

Quản đốc

TT cao nhất
trong toàn doanh
nghiệp
TT cao nhất
trong phân xởng

Ngời giáp
việc thủ trởng
Các phó
giám đốc

Toàn bộ phân
xởng

Các phó
quản đốc

3

Đốc công

Toàn ca làm
việc

Không

4

Tổ trởng công

tác
Thủ trởng các
phòng
(ban)chức năng

TT cao nhất
trong ca làm
việc
TT cao nhất
trong tổ
TT cao nhất
trong phòng ban

Toàn tổ

Tổ phó

Toàn phòng
( ban)

Toàn phòng
ban

5

Ngời dới
quyền
Mọi ngời
trong doanh
nghiệp

Mọi ngời
trong phân
xởng
Mọi ngời
trong ca làm
việc
Mọi ngời
trong tổ
Mọi ngời
trong phòng

Thủ trởng cấp dới phải phục tùng nghiêm chỉnh mệnh lệnh của thủ trởng cấp trên, trớc hết là thđ trëng cÊp trªn trùc tiÕp, thđ trëng tõng bé phận có
quyền quyết định những vấn đề thuộc phạm vi đơn vị của mình quản lý, chịu
trách nhiệm trớc giám đốc về các mặt hoạt động của đơn vị mình phụ trách.
Thủ trởng mỗi cấp có trách nhiệm thực hiện nghiêm chỉnh nội quy hoạt động
ở từng cấp đà đợc quyết định về chức năng, quyền hạn nhiệm vụ, mối quan hệ
công tác, tất cả các cấp phó đều là những ngời giúp việc cho cấp trởng ở từng
cấp tơng đơng và phải chịu trách nhiệm trớc thủ trởng cấp trên trực tiếp của
mình, mọi ngời trong từng bộ phận là những ngời thừa hành cảu thủ trởng cấp
trên trớc hết là thủ trởng của cấp tơng đơng và phải phục tùng nghiêm chỉnh
mệnh lệnh của thủ trởng. Giám đốc là thủ trởng cấp trên và là thủ trởng cao
nhất trong doanh nghiệp, chịu hoàn toàn trách nhiệm về mọi mặt hoạt động
trong sản xuất kinh doanh, chính trị, xà hội trong doanh nghiệp trớc tập thể
ngời lao động và tríc chđ së h÷u doanh nghiƯp, mäi ngêi trong doanh nghiệp
phải phục tùng nghiêm chỉnh mệnh lệnh của giám đốc.
Thực hiện đầy đủ các yêu cầu nói trên sẽ tạo nên hiệu lực và quyền uy
của bộ máy quản lý doanh nghiệp công nghiệp mang đầy đủ tính chất của sản
xuất lớn và hoạt động theo phơng thức kinh doanh xà hội chủ nghĩa.
Nếu nh bộ máy quản lý mà thích nghi với môi trờng thì nó sẽ tạo và
thúc đẩy sản xuất kinh doanh có hiệu quả, ngợc lại bộ máy quản lý mà sơ

cứng thì nó sẽ không tồn tại đợc, không ứng phó đợc với thị trờng. Bé m¸y

7


Luận văn tốt nghiệp

Nguyễn Văn Trung

quản lý không mất tiền nhng nếu tổ chức bộ máy quản lý hợp lý thì nó sẽ đem
đến cho doanh nghiệp nhiều lợi nhuận, thúc đẩy sản xuất kinh doanh, bộ máy
quản lý cũng nh sản phẩm nhất định, nó cũng có vòng đời của nó, sự ổn định
của bộ máy quản lý là tơng đối.

II- Tổ chức bộ máy sản xuất kinh doanh doanh nghiệp
Bộ máy quản lý có vai trò rất quan trọng đối với hoạt động sản xuất
kinh doanh của doanh nghiệp, nó quyết định hiệu quả của sản xuất kinh doanh
chung của toàn doanh nghiệp. Với một bộ máy quản lý gọn nhẹ, có trình độ có
phơng pháp quản lý phù hợp sẽ giúp doanh nghiệp có hớng đi đúng, có sự tổ
chức sản xuất kinh doanh hợp lý, cũng nh có sự chỉ đạo, kiểm tra và điều
chỉnh nhanh chóng và chính xác trong quá trình hoạt động sản xuất kinh
doanh. Nhờ đó mà doanh nghiệp phát huy đợc những điểm mạnh, khắc phục
những điểm yếu của mình thích ứng nhanh chóng với nền kinh tế thị trờng đầy
biến động và ngày càng phát triển hơn.

8


Luận văn tốt nghiệp

1-

Nguyễn Văn Trung

Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý sản xuất kinh doanh
a. Khái niệm:

Tổ chức là sự liên kết những cá nhân, những quá trình, những hoạt
động trong hệ thống nhằm thực hiện mục đích đề ra của hệ thống dựa trên cơ
sở các nguyên tắc và quy tắc của quản trị quy định.
Cơ cấu là một phạm trù phản ánh sự cấu tạo và hình thức bên trong
của hệ thống. Cơ cấu tạo điều kiện duy trì trạng thái ổn định của hệ thống.
Cơ cấu là chỉ tiêu về tính tổ chức của hệ thống.
Cơ cấu tổ chức là hình thức tồn tại của tổ chức, biểu thị việc sắp đặt
theo trật tự nào ®ã cđa c¸c bé phËn cđa tỉ chøc cïng c¸c mối quan hệ giữa
chúng
Trong doanh nghiệp, cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý là tổng hợp các
bộ phận khác nhau có mối liên hệ phụ thuộc lẫn nhau, đợc chuyên môn hoá
và có những trách nhiệm, quyền hạn nhất định, đợc bố trí theo từng cấp
nhằm đảm bảo thực hiện các chức năng quản lý và phục vụ mục đích chung
đà xác định chung của doanh nghiệp.
Cơ cấu tổ chức quản lý chính là sự phân công lao động trong lĩnh vực quản
trị, nó có tác động đến quá trình hoạt động của hệ thống quản lý. Một mặt cơ
cấu tổ chức quản lý phản ánh cơ cấu sản xuất, mặt khác nó tác động trở lại
quá trình sản xuất.
* Nguyên tắc đối với cơ cấu tổ chức :
Việc xây dựng và hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý phải đảm bảo
những nguyên tắc sau:
Đảm bảo tÝnh tèi u cđa c¬ cÊu: Trong c¬ cÊu tỉ chức bộ máy
quản lý, số bộ phận quản lý phản ánh sự phân chia chức năng quản lý theo

chiều ngang còn số cấp quản lý thể hiện sự phân chia chức năng theo chiều
dọc. Mỗi doanh nghiệp cần xác định số lợng cấp quản lý, bộ phận quản lý và
mối quan hệ hợp lý giữa chúng đảm bảo cho bộ máy quản lý của doanh

9


Luận văn tốt nghiệp

Nguyễn Văn Trung

nghiệp có tính năng động cao, luôn đi sát và phục vụ các hoạt động sản xuất
kinh doanh của doanh nghiệp một cách có hiệu quả nhất.
Đảm bảo tính linh hoạt của cơ cấu: Cơ cấu tổ chức có khả năng
ứng linh hoạt với bất kỳ tình huống nào xảy ra trong sản xuất, đảm bảo từ
lúc ra quyết định đến lúc thực hiện quyết định là ngắn nhất hoặc không phải
thay đổi quyết định.
Đảm bảo độ tin cậy trong hoạt động tức là đảm bảo tính chính
xác của tất cả lợng thông tin, nhờ đó dể duy trì sự phối hợp các hoạt động và
nhiệm vụ của tất cả các bộ phận của cơ cấu.
Đảm bảo tính kinh tế của quản lý tức là chi phí quản lý ít nhất
nhng đạt hiệu quả cao nhất. Tiêu chuẩn đánh giá yêu cầu này là mối tơng
quan giữa chi phí dự tính bỏ ra và kết quả sẽ thu về đợc.
b.
Các loại cơ cấu tổ chức quản lý :
Trong thực tế có ba kiểu cơ cấu bộ máy quản lý. Tuỳ theo nhiệm vụ,
mục tiêu riêng của mình mà mỗi doanh nghiệp có thể xây dựng một cơ cấu
bộ máy quản lý cho phù hợp.
+ Kiểu cơ cấu tổ chức quản lý theo trực tuyến:
Cơ cấu này có đặc điểm là mọi công việc và quyền hành đều đợc giao

cho từng đơn vị và quan hệ quyền hành đợc phân định rõ ràng với một cấp
trên trực tiếp.
- Ưu điểm:
+
Phân định rõ ràng trách nhiệm và quyền hạn.
+
Duy trì đợc tình tính kỷ luật và dễ kiểm tra.
+
Liên hệ đơn giản, LÃnh
ra quyết
nhanh chóng.
đạo định
tổ chức
+
Mệnh lệnh thống nhất tiện cho giám đốc, tạo điều kiện duy trì
chế độ một thủ trởng.
- Nhợc điểm
đạogây
tuyến 1. 2
LÃnh
tuyếnchuyên
1.1
+ đạo
Không
môn hoá, không có sự phân công hợpLÃnh
lý, dễ
tình trạng quá tải đối với cấp quản lý.
+
Tất cả đều do cá nhân quyết định nên dễ đi đến chuyên quyền
độc đoán.

+
Phụ thuộc quá nhiều vào các nhà quản lý do đó dễ gặp khủng
hoảng khi không có nhà quản lý.
LÃnh
đạo
tuyến
2

LÃnh
đạo
tuyến
2

Ngời
thực
hiện 1

Ngời
thực
hiện 2

Ngời
thực
hiện 3

LÃnh
đạo
tuyến
2

LÃnh
đạo
tuyến
2

Ngời 10
thực
hiện 4

Ngời
thực
hiện 5

Ngời
thực
hiện 6

Ngời
thực
hiện 7

Ngời
thực
hiện 8


Luận văn tốt nghiệp

Nguyễn Văn Trung

Mô hình cơ cấu quản lý trực tuyến
+Kiểu cơ cấu quản lý theo chức năng:
Mô hình này phù hợp với xí nghiệp nhỏ hoặc các đơn vị sự nghiệp. Nhng
đối với các doanh nghiệp có quy mô lớn, quản lý phức tạp thì không nên
áp dụng.
-Ưu điểm
+
Thu hút đợc các chuyên gia tham gia vào công tác quản lý
+
Tạo điều kiện sử dụng kiến thức chuyên môn.
+
Giảm bớt gánh nặng trách nhiệm quản lý cho ngời lÃnh đạo.
-Nhợc điểm
+
Khó duy trì tính kỷ luật, kiểm tra và phối hợp.
+
Khó xác định trách nhiệm
+
Gây phức tạp trong mèi quan hÖ

11


Luận văn tốt nghiệp

Nguyễn Văn Trung

LÃnh đạo tổ chức

LÃnh đạo

chức năng A

LÃnh đạo
chức năng A1
Thực
Thực
hiện
hiện
chức
chức
năng
năng
A11
A12

LÃnh đạo
chức năng B

LÃnh đạo
chức năng A2
Thực
Thực
hiện
hiện
chức
chức
năng
năng
A21
A22

LÃnh đạo
chức năng B1
Thực
Thực
hiện
hiện
chức
chức
năng
năng
B12
B11

LÃnh đạo
chức năng B2
Thực
Thực
hiện
hiện
chức
chức
năng
năng
B22
B21

Mô hình quản lý theo chức năng
+ Kiểu cơ cấu quản lý trực tuyến chức năng:
Hiện nay cơ cấu đợc áp dụng rộng rÃi, phổ biến. Nó đà khắc phục đợc

những nhợc điểm của hai kiểu cơ cấu trên. Đặc điểm cơ bản của kiểu cơ cấu
này có sự tồn tại các đơn vị chức năng, các đơn vị làm nhiệm vụ chuyên
môncho cấp quản lý, nhng không có quyềnchỉ đạo các đơn vị trực tuyến.
-Ưu điểm:
+ Phát huy đợc năng lực chuyên môn của các bộ phận chức năng,
đồng thời vẫn đảm bảo quyền chỉ huy của hệ thống trực tuyến.
+ Tạo điều kiện cho các chuyên gia đóng góp vào hoạt động quản lý
của doanh nghiệp
+ Giải phóng cho các cấp quản lý điều hành khỏi công tác phân tích
chi tiết từng khía cạnh.
+ Tạo điều kiện đào tạo cho chuyên gia

12


Luận văn tốt nghiệp

Nguyễn Văn Trung

-Nhợc điểm:
+ Nếu không phân định rõ ràng quyền hạn thì rễ gây hỗn độn nh mô
hình chức năng.
+ Hạn chế mức chế độ sử dụng kiến thức của chuyên viên.
+ Dễ tạo ra xu hớng tập trung hoá đối vơí các nhà quản trị cấp cao.
+ Có thể xảy ra mâu thuẫn giữa lÃnh đạo các tuyến với nhau, do
không thống nhất quyền hạn và quan điểm.

LÃnh đạo tổ chức

Phòng

chức
năng 1

Phòng
chức
năng 3

Phòng
chức
năng 2

LÃnh đạo
tuyến B1

LÃnh đạo
tuyến A1

LÃnh đạo
tuyến A22

LÃnh đạo
tuyến A21

Ngời
thực
hiện 1

Ngời
thực
hiện 2

Ngời
thực
hiện 3

Phòng
chức
năng 4

LÃnh đạo
tuyến B21

Ngời 13 Ngời
thực
thực
hiện 4
hiện 5

Ngời
thực
hiện 6

LÃnh đạo
tuyến B22

Ngời
thực
hiện 7

Ngêi

thùc
hiÖn 8


Luận văn tốt nghiệp

Nguyễn Văn Trung

Mô hình cơ cấu tổ chức trực tuyến chức năng

2- Phân công và hiệp tác quản lý
aPhân công lao động theo chức năng: Theo hình thức
này thì toàn bộ hệ thống quản lý đợc chia thành nhiều chức năng. Việc phân
công lao động theo chức năng còn phải căn cứ vào những yêu cầu và những
bảng quy định của ngành sản xuất, của công ty và nhà nớc, trong đó nội
dung của các bảng quy định gồm:
+ Phần chung: Quyền chỉ đạo, trình tự bổ nhiệm, những yêu cầu về trình độ
chuyên môn của các cấp bậc trong từng chức năng.
+Nhiệm vụ và quyền hạn
+Trách nhiệm và những hình thức kỷ luật khi không hoàn thành nhiệm vụ.
Để thực hiện tốt việc phân công lao động chức năng thì điều kiện đầu tiên là
phải phân tích công việc, xác định đợc khối lợng công việc cho từng chức
năng. Trong thực tế lao động quản lý, vừa phải đảm bảo những công việc theo
đúng chức năng và những công việc không đúng chức năng. Muốn đánh giá
đợc sự hợp lý của ngời ta thờng lấy tỷ trọng những công việc ngoài chức năng
so với tổng số công việc thực hiện, nếu tỷ trọng này càng thấp thì phân công
càng hợp lý.
Phân tích đợc công việc và xác định khối lợng công việc của từng chức năng,
đó là cơ sở để tuyển chọn và bố trí hợp lý.

14


Luận văn tốt nghiệp

Nguyễn Văn Trung

b-Phân công lao động theo chuyên môn kỹ thuật: là hình thức phân công
lao động đợc tiến hành để phân chia những hoạt động lao động trong mỗi
nhóm chức năng thành những nhóm nghề hoặc những nhóm lao động theo
chuyên môn.
c-Phân công lao động theo trình độ chuyên môn: Toàn bộ quá trình hoạt
động của lao động quản lý, mức độ phức tạp của mỗi loại công việc hoàn
toàn khác nhau. Mỗi loại công việc có nội dung đòi hỏi sự sáng tạo công
việc khác nhau. Vì vậy vai trò của chúng hoàn toàn khác nhau trong quá
trình cấu thành hệ thống quản lý.
Theo hình thức này toàn bộ công việc quản lý đợc phân thành từng việc có
mức độ phức tạp khác nhau và giao cho từng ngời có trình độ lành nghề tơng
ứng đảm nhận. Dựa vào sự phân chia mức độ phức tạp của công việc ngời ta
phân chia mức độ phức tạp của công việc ngời ta phân chia các loại lao động
quản lý ra thành ba loại:
+ Cán bộ lÃnh đạo
+ Các loại chuyên gia
+ Các nhân viên phục vụ
Trong mỗi loại đó, ngời ta chia ra từng bậc và theo trình độ chuyên môn hoá
của từng loại.

3. Đánh giá kết quả cuả sử dụng lao động quản lý
Hoạt động của lao động quản lý là hoạt động lao động trí óc và mang
nhiều đặc tính sáng tạo. Đây cũng chính là một đặc trng cơ bản của lao động

quản lý. Lao động trí óc là sự tiêu hao sức lao động dới tác động chủ yếu
về các khả năng trí tuệ và thần kinh tâm lý đối với con ngời trong quá trình
lao động . Bởi vậy hoạt động lao động quản lý mang tính sáng tạo nhiều
hơn so với lao động chân tay.
Hoạt động của lao động quản lý là lao động mang tính tâm lý xà hội
cao, tức là đặt ra yêu cầu cao với khả năng nhận biết, khả năng thu nhận
thông tin và các phẩm chất tâm lý cần thiết khác( tởng tợng, trí nhớ, khả
năng t duy, logic, khả năng khái quát, tổng hợp). Đồng thời trong quá). Đồng thời trong quá
trình giải quyết nhiệm vụ lao động- tức là công việc quản lý, c¸c c¸n bé,

15


Luận văn tốt nghiệp

Nguyễn Văn Trung

nhân viên quản lý phải thùc hiƯn nhiỊu mèi quan hƯ giao tiÕp qua l¹i với
nhau, do đó yếu tố tâm lý, xà hội đóng vai trò quan trọng trong hoạt động
lao động, ảnh hởng tới nhiệt tình làm việc, chất lợng công việc và tiến độ
thực hiện công việc của họ.
Mặt khác, đối tợng quản lý ở đây là những ngời lao động và các tập
thể lao động nên đòi hỏi hoạt động quản lý mang tính tâm lý xà hội giữa
những ngời lao động với nhau.
Đối tợng lao động, kết quả lao động, phơng tiện lao động của lao
động quản lý lầ thông tin kinh tế.
Nhìn chung, hoạt động quản lý có nội dung đa dạng, khó xác định và
kết quả lao động không biểu hiện dới dạng vật chất trực tiếp, không đo đếm
đợc bằng các số tự nhiên. Một sai sãt nhá trong qu¶n lý cã thĨ dÉn tíi ¶nh h ởng lớn trong quản lý.
Bố trí cán bộ công nhân viên trong doanh nghiệp là bố trí lao động

vào các công việc khác nhau theo các nơi làm việc tơng ứng với hệ thống
phân công và hiệp tác lao động trong doanh nghiệp.
Mục đích cuả việc bố trí là nhằm đảm bảo sử dụng đầy đủ và tối thiểu
thời gian của thiết bị, thời gian làm việc cuẩ cán bộ, công nhân đảm bảo chất
lợng công việc cũng nh đảm bảo sự thay thế lẫn nhau của công nhân.
Yêu cầu đặt ra đối với công tác này là phải trao cho nh÷ng ngêi tun
chän theo nghỊ nghiƯp nhiƯm vơ lao động phù hợp với chuyên môn và trình
độ thành thạo của họ cũng nh phải cụ thể hoá tới mức tôí đa các chức năng
giữa những ngời thực hiện, sao cho mỗi cán bộ, công nhân hình dung đợc
đầy đủ trách nhiệm của mình, biết rõ rằng họ cần phải làm gì trong sản xuất
và họ cần phải làm gì trong sản xuất và họ cần phải hoàn thành những nhiệm
vụ nh thế nào ?
Cơ sở của việc bố trí cán bộ, công nhân là đặc điểm kỹ thuật, nghề
nghiệp, mức độ phức tạp của công việc và trình độ lành nghề của cán bộ,
công nhân.
Mức độ phức tạp của công việc đợc đánh giá theo 3 chỉ tiêu:
+ Mức độ chính xác về công nghệ khác nhau.
+ Mức ®é chÝnh x¸c vỊ kü tht kh¸c nhau.

16


Luận văn tốt nghiệp

Nguyễn Văn Trung

+ Mức độ quan trọng khác nhau.
ứng với những mức độ phức tạp khác nhau của công việc đòi hỏi
những công nhân có trình độ lành nghề khác nhau. Trình độ lành nghề của
công nhân thể hiện ở :

+ Sự hiểu biết của công nhân về quá trình công nghệ, về thiết bị.
+ Kỹ năng lao động và kinh nghiệm sản xuất.
Trong các xí nghiệp công nghiệp, ngời ta dựa theo tiêu chuẩn cấp bậc
kỹ thuật để phân biệt công nhân có trình độ lành nghề khác nhau. Những
công việc đơn giản giao cho công nhân có trình độ lành nghề cao hơn. Bố trí
lao động coi là hợp lý khi cấp bậc công việc phù hợp với cấp bậc công nhân,
ngời cán bộ, công nhân làm hợp với trình độ, kiến thức kỹ năng thực tế của
mình, lao động lành nghề không phải thực hiện những công việc đòi hỏi
trình độ lành nghề, ngợc lại tính phức tạp của công việc không vợt quá trình
độ lành nghề của ngời lao động. Tuy nhiên, để khuyến khích công nhân
nâng cao tay nghề tốt thì tốt nhất nên bố trí cấp bậc công việc bình quân cao
hơn cấp bậc công nhân bình quân một bậc.
Nêú bố trí lao động làm công việc cấp bậc cao hơn cấp bậc thực của
anh ta, trớc tiên ngời lao động đó không đủ khả năng để hoàn thành một
cách có chất lợng công việc đó. Hơn nữa, việc bố trí không phù hợp đó sẽ
gây vợt chi quỹ tiền lơng của công nhân hởng theo lơng sản phẩm:
Lơng cấp bậc công việc( LCV)
Đơn giá sản phẩm =
Mức sản lợng (Q)

Tiền lơng theo sản phẩm = Đơn giá sản phẩm x Số sản phẩm
Khi bậc công việc lớn hơn bậc thợ, doanh nghiệp phải trả lơng theo
bậc công việc cao hơn đó, dẫn tới lơng theo cáp bậc công việc(LCV) tăng
do đó đơn giá sản phẩm tăng dẫn tới tiền lơng sản phẩm tăng vậy ảnh hởng đến tiền lơng bình quân của công nhân, cụ thể là tiền lơng bình quân
tăng lên.
Quỹ tiền lơng của DN = Tiền lơng bình quân x Số LĐ bình quân
Quỹ tiền lơng (tổng số tiền dùng để trả lơng cho công nhân viên
chức doanh nghiệp) cũng tăng lên.

17

Luận văn tốt nghiệp

Nguyễn Văn Trung

Ngợc lại, nếu ngời có tay nghề bậc cao phải đi làm việc có bậc
công việc thấp hơn sẽ dẫn tới họ vừa làm và chơi, lÃng phí sức lao động,
không kích thích sự hứng thú nâng cao trình độ tay nghề cuả họ.
Khi bố trí ngời lao động, yếu tố tâm lý, sinh lý và xà hội của ngời
lao động rất đợc chú ý. Tâm lý học nghiên cứu mối quan hệ qua lại giữa
con ngời và lao động, đặc điểm của các dạng hoạt động lao động và tác
động của nó tới các hiện tợng tâm lý của con ngơì. Sinh lý học lao động
nghiên cứu các chức năng sống của cơ thể con ngời trong quá trình lao
động và chỉ ra những phơng hớng giữ gìn khả năng hoạt động lâu dài và
giữ gìn sức khoẻ. Công việc phải phù hợp với khả năng làm việc của con
ngời, đảm bảo các giới hạn cho phép về sinh lý trong lao động. XÃ hội
học lao động nghiên cứu quan hệ của con ngời với lao động trên giác độ
coi đó là sự phản ¸nh quan hƯ cđa con ngêi víi x· héi. Quan hệ của con
ngời với lao động xét về mặt xà hội đợc biểu hiện ở những quan niệm của
con ngời về lao động và thái độ của họ trong lao động.
Ngày nay, phân công lao động ngày càng sâu, hiệp tác lao động
ngày càng rộng, càng chặt chẽ. Sự phân công lao động dần tới sự chuyên
môn hoá lao động, tạo điều kiện cho ngời lao động nhanh chóng có đợc
kỹ năng, kỹ xảo, do đó mà tăng đợc năng suất lao động, đồng thời giảm
đợc chi phí đào tạo. Việc chuyên môn hoá tạo điều kiện để cơ khí hoá, tự
động hoá sản xuất, sử dụng thiết bị chuyên dùng. Ngời lao động chỉ làm
một công đoạn nhỏ, một bớc công việc nhỏ trong quá trình sản xuất sản
phẩm hoặc chi tiết. Chính sự chuyên môn hoá sâu, hiệp tác chặt chẽ đó
đòi hỏi ngời sắp xếp, bố trí lao động trong doanh nghiệp phải có kiến thức

về các bộ môn tâm sinh lý học, xà hội học lao động...để có thể bố trí ngời
lao động vào vị trí công việc phù hợp với đặc điểm tâm sinh lý cđa hä.
Ngêi ta kh«ng thĨ bè trÝ ngêi cã tÝnh khí nóng vào công việc yêu cầu độ
chính xác cao, tính bình tĩnh, điềm đạm.. hay không thể bố trí ngời lao
động có tuổi, phụ nữ vào công việc đòi hỏi sự hoạt động nhiều nh khuân
vác, bốc dỡ, vận chuyển hay các công việc nặng nhọc khác..
Ngời lao động làm việc ở vị trí nào đó trong doanh nghiệp ngoài
mối quan hệ giữa ngời với công việc, còn mối quan hƯ gi÷a con ngêi víi
con ngêi trong tËp thĨ lao động. Một tập thể lao động tốt phải gắn bã víi

18


Luận văn tốt nghiệp

Nguyễn Văn Trung

mỗi thành viên đạt đợc sự hoà hợp trong quan hệ lao động tập thể sẽ tạo
tinh thần phấn khởi thoải mái, hứng thú trong công việc.

Phần II:
Phân tích và đánh giá cơ cấu tổ chức
quản lý công ty cơ khí ô tô 3 - 2

I) đặc điểm cơ bản của công ty ảnh hởng đến cơ cấu
tổ chức bộ máy quản lý.
1. đặc điểm sản xuất kinh doanh

a - Chức năng nhiệm vụ của công ty
Công ty Cơ khí Ô tô 3 -2 là một đơn vị sản xuất kinh doanh có t cách

pháp nhân. Nhiệm vụ chính của công ty là:
- Sản xuất kinh doanh lắp ráp xe đạp xe máy và phụ tùng
xe đạp, xe máy.
- Sản phẩm của công ty phục vụ cho nhu cầu thị trờng trong nớc và xuất khẩu.
- Đợc kinh doanh và làm đại lý các sản phẩm về cơ khí tiêu
dùng, đồ điện tử, trang trí nội thất, vật liệu xây dựng, hàng
công nghệ phẩm
- Đợc mở cửa hàng giới thiệu và tiêu thụ sản phẩm của công ty
với các chức năng kinh tế trong và ngoài
b - Sản phẩm của công ty :

19


Luận văn tốt nghiệp

Nguyễn Văn Trung

Chất lợng sản phẩm cùng với giá cả, phân phối là những nhân tố
quan trọng ảnh hởng trực tiếp đến tiêu thụ sản phẩm. Chất lợng tốt
luôn đi kèm với mức giá cao. Song cùng với mức giá nh nhau, sản
phẩm nào có chất lợng cao hơn sẽ đợc khách hàng lựa chọn.
Bên cạnh chất lợng, sự đa dạng hoá trong kiểu dáng, màu sắc của
chủng loại sản phẩm cũng là một yếu tố quan trọng; nó tạo cho khách
hàng sự thuận tiện trong việc lựa chọn các mặt hàng khác nhau, thu
hút khách hàng mua sản phẩm của công ty mà không phải của đối thủ
cạnh tranh
Ngoài ra mở rộng chủng loại sản phẩm đồng thời cũng là biện pháp
tốt giúp cho doanh nghiệp phòng tránh đợc rủi ro trong kinh doanh.
Sản phẩm xe đạp của Công ty gồm các loại sau:

+Xe nam
+Xe nữ
+Xe mi pha
+Xe mi ni
+Xe nữ kiểu nhật
+Xe đua
+Xe trẻ em
Giữa sản phẩm của công ty với các sản phẩm của xe đạp ViHa, xe
đạp Xe máy Hà Nội sự khác nhau chỉ ở nhÃn mác LIXEHA; về
chất lợng, kiểu cách màu sắc không khác nhau là mấy. Điều này gây
bất lợi cho cả công ty lẫn các thành viên khác trong Liên hiệp tự cạnh
tranh lẫn nhau tranh giành một phần thị trờng, bỏ ngỏ thị trờng xe đạp
hàng ngoại, trong đó chủ yếu là xe Trung Quốc tràn ngập.
c -Thị trờng tiêu thụ sản phảm của công ty
Việc nâng cao chất lợng, mở rộng chủng loại sản phẩm mà phải đợc thực hiện gắn liền với nhu cầu đòi hỏi của thị trờng. để làm đợc
điều này trớc hết Công ty cần tiến hành công tác điều tra thị trờng để

20