Hoàn thiện tổ chức bộ máy quản lý ở Công ty Vật tư nông lâm nghiệp Phú Thọ

Luận văn tốt nghiệp
Lời nói đầu
Sự chuyển đổi nền kinh tế Việt Nam từ cơ chế theo kiểu cũ tập trung quan liêu
bao cấp sang cơ chế thị trờng cùng với sự đa dạng hoá các thành phần kinh tế đã cho
ra đời nhiều loại hình doanh nghiệp khác nhau. Vì vậy, việc hoàn thiện bộ máy quản
lý là đòi hỏi khách quan của doanh nghiệp để đảm bảo cho doanh nghiệp kinh doanh
có hiệu quả trong nền kinh tế thị trờng. Đây là một vấn đề hết sức phức tạp và có vai
trò đặc biệt quan trọng bởi đối tợng của nó là những ngời lao động làm việc trong
lĩnh vực quản lý - những ngời làm công việc chuẩn bị và điều hành sản xuất của
doanh nghiệp. Nếu bộ máy đợc đảm bảo gọn nhẹ, linh hoạt, có trình độ cao thì bộ
máy quản lý đó thì sẽ giúp cho công ty phát triển nhanh chóng.
Cụ thể đối với công ty Vật t Nông Lâm nghiệp Phú Thọ thì cơ cấu tổ chức bộ
máy quản lý cũng cần phải có những cải cách thích hợp nhằm hoàn thiện hơn trong
việc thực hiện các chức năng nhiệm vụ của mình. Công ty là doanh nghiệp nhà nớc
chuyên kinh doanh các mặt hàng vật t phục vụ cho sản xuất nông nghiệp - ngành
mũi nhọn trong nền kinh tế Việt Nam, nhng trong thực tế bộ máy tổ chức còn nhiều
điểm cha hợp lý. Ví dụ nh việc bố trí lao động cha phù hợp, tại một số đơn vị các
cán bộ quản lý thiếu kiến thức chuyên môn và năng lực lãnh đạo. Công ty có hệ
thống đại lý trực thuộc đòi hỏi phải có một phơng pháp quản lý khoa học, phối hợp
đồng bộ với các bộ phận chức năng cũng nh với các đại lý nhằm tạo ra một bộ máy
quản lý thích hợp với đặc điểm tính chất của công ty. Với những yêu cầu cấp
thiết trên kết hợp với một thời gian tìm hiểu tình hình thực tế của công ty Vật t nông
lâm nghiệp Phú Thọ, em đã chọn đề tài Hoàn thiện tổ chức bộ máy quản lý cho
luận văn tốt nghiệp của mình với mong muốn đóng góp một số ý kiến nhỏ nhằm cải
thiện bộ máy quản lý ở công ty.
Ngoài phần mở đầu và kết luận, luận văn gồm 3 phần chính nh sau :
1
Luận văn tốt nghiệp
Phần I : Một số lý luận cơ bản về bộ máy quản lý và tổ chức bộ máy quản
lý.
Phần II : Thực trạng bộ máy quản lý ở công ty Vật t nông lâm nghiệp

Phú Thọ.
Phần III : Hoàn thiện tổ chức bộ máy quản lý ở Công ty Vật t nông lâm
nghiệp Phú Thọ
Em rất mong nhận đợc sự đóng góp ý kiến từ phía bạn đọc để luận văn của
mình đợc hoàn thiện hơn.
2
Luận văn tốt nghiệp
Phần I
Một số lý luận cơ bản về bộ máy quản lý và tổ chức bộ máy quản lý
I. Các khái niệm cơ bản.
1. Quản lý:
Quản lý đợc hiểu là sự tác động có hớng đích của chủ thể quản lý lên đối tợng
quản lý nhằm duy trì hoạt động của hệ thống, sử dụng tốt nhất mọi tiềm năng sẵn có,
các cơ hội để đa hệ thống đến mục tiêu đã đề ra trong điều kiện biến động của môi
trờng.
Qua khái niệm này ta thấy quản lý đợc tiến hành trong một tổ chức hoặc một
nhóm nhất định trong xã hội nhằm tạo điều kiện cho mọi ngời thực hiện tốt công
việc và đạt đợc mục tiêu đề ra của cả nhóm.
2. Lao động quản lý.
2.1.Khái niệm.
Lao động quản lý đợc hiểu là tất cả những ngời lao động hoạt động trong bộ
máy quản lý và tham gia vào thực hiện các chức năng quản lý.
Theo Mác, lao động quản lý là một dạng lao động đặc biệt của ngời lao động
sản xuất, để hoàn thành những chức năng sản xuất khác nhau cần phải có quá trình
đó.
Doanh nghiệp là một hệ thống đợc tạo bởi hệ thống bộ phận là hệ thống quản
lý và hệ thống bị quản lý. Hệ thống quản lý bao gồm hệ thống các chức năng quản
lý, hệ thống các bộ phận quản lý ( phòng ban ) và những cán bộ nhân viên làm việc
trong đó. Hệ thống bị quản lý là hệ thống sản xuất bao gồm các phân xởng, bộ phận
sản xuất và toàn bộ lực lợng lao động, vật t máy móc và phơng tiện sản xuất, phơng

pháp công nghệ đợc bố trí và sử dụng trong đó. Sự tác động của hệ thống quản lý lên
hệ thống bị quản lý trong quá trình sản xuất kinh doanh của một doanh nghiệp đợc
thông qua quá trình hoạt động lao động của cán bộ công nhân viên làm việc trong bộ
máy quản lý và những ngời thực hiện các chức năng quản lý.
Lao động quản lý đóng vai trò quan trọng vì nó ảnh hởng rất lớn đến quả trình
hoạt động của toàn bộ doanh nghiệp.
3
Luận văn tốt nghiệp
2.2.Phân loại lao động quản lý.
2.2.1. Theo chức năng, vai trò đối với quản lý toàn bộ quá trình sản xuất.
Theo cách phân loại này, lao động quản lý đợc chia thành 3 loại chính :
Nhân viên quản lý kỹ thuật : là ngời đợc đào tạo tại các trờng kỹ thuật hoặc đã
qua thực tế có trình độ kỹ thuật tơng đơng, đợc cấp trên có thẩm quyền thừa nhận
bằng văn bản, đồng thời là ngời trực tiếp chỉ đạo hoặc trực tiếp làm công tác kỹ
thuật. Đó có thể là giám đốc, phó giám đốc, quản đốc phụ trách kỹ thuật, kỹ s,
kỹ thuật viên, nhân viên ở các phòng ban ...
Nhân viên quản lý kinh tế : là những ngời làm công tác lãnh đạo, tổ chức, quản
lý các hoạt động sản xuất kinh doanh nh giám đốc, phó giám đốc phụ trách kinh
doanh, kế toán trởng, cán bộ công nhân viên ... công tác tại các phòng ban kế
hoạch, tài chính, kế toán ...
Nhân viên quản lý hành chính : là những ngời làm công tác tổ chức nhân sự, thi
đua khen thởng, quản trị kinh doanh, văn th lu trữ ...
2.2.2.Theo vai trò đối với việc thực hiện chức năng quản lý.
Theo cách phân loại này, lao động quản lý đợc chia làm các loại chính :
Các chuyên gia : là những ngời lao động quản lý trực tiếp, thực hiện những công
việc chuyên môn gồm các cán bộ kinh tế, kỹ thuật viên, những nhà khoa
học ... .Đây là lực lợng tham mu cho lãnh đạo trong việc điều hành các hoạt động
sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Cán bộ lãnh đạo : là những ngời lao động quản lý trực tiếp, thực hiện các chức
năng lãnh đạo bao gồm : giám đốc, phó giám đốc , các trởng phó phòng ban

trong bộ máy quản lý. Đây là những ngời chịu trách nhiệm trực tiếp đến các hoạt
động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Nhân viên thừa hành kỹ thuật : là các cán bộ quản lý thực hiện các công việc đơn
giản bao gồm các nhân viên làm công tác hạch toán, kiểm tra nh nhân viên kiểm
định, kế toán, thủ quỹ, thủ kho, các nhân viên văn th, bảo vệ, lái xe... Nhiệm vụ
của họ là tiếp nhận và xử lýcác thông tin ban đầu, truyền đến nơi nhận cũng nh
nơi chuẩn bị và giải quyết các thủ tục hành chính đối với các loại văn bản khác
nhau của lãnh đạo doanh nghiệp.
4
Luận văn tốt nghiệp
Nh vậy, một doanh nghiệp muốn thực hiện tốt chức năng quản lý đòi hỏi phải
có sự phối hợp nhịp nhàng của cả ba loại hoạt động trên. Mặt khác, sự phân loại này
giúp cho doanh nghiệp tổ chức đợc bộ máy quản lý hiệu quả hơn.
2.3.Nội dung của lao động quản lý.
Các loại lao động quản lý khác nhau có nhiệm vụ lao động khác nhau, do đó có
nội dung lao động rất khác nhau. Nguyên nhân dẫn đến sự khác nhau này là do tính
chất chức năng quản lý quy định. Tuy nhiên, nội dung của các loại lao động đều đợc
hợp thành từ các yếu tố thành phần sau :
Yếu tố kỹ thuật : thể hiện ở sự thực hiện các công việc mang tính chất thiết kế và
mang tính chất chuyên môn nh thiết kế, ứng dụng sản phẩm mới, phân tích thiết
kế và áp dụng các phơng pháp mới nhằm cải tiến công nghệ sản xuất, tổ chức lao
động ...
Yếu tố tổ chức hành chính : thể hiện ở các công việc nhằm tổ chức thực hiện các
phơng án thiết kế, các quyết định nh lập kế hoạch hớng dẫn công việc, điều
chỉnh kiểm tra việc thực hiện và đánh giá công việc.
Yếu tố sáng tạo : thể hiện ở việc thực hiện công việc nh t duy, suy nghĩ, tìm tòi,
phát minh các vấn đề mới để nâng cao hiệu quả công việc.
Yếu tố thực hành đơn giản : thể hiện ở việc thực hiện các công việc đơn giản
theo các quy định, hớng dẫn có sẵn nh công việc có liên quan đến thu thập, xử lý
thông tin, truyền tin và các công việc phục vụ ...

Yếu tố hội họp và sự vụ : thể hiện ở sự tham gia về các cuộc họp chuyên môn
hoặc ra quyết định giải quyết công việc mang tính thủ tục.
Những yếu tố đã nêu trên đều có mặt trong nội dung của các lao động quản lý
song tỉ trọng giữa các yếu tố là khác nhau, làm cho nội dung lao động của họ cũng
khác nhau.
2.4.Đặc điểm của lao động quản lý:
2.4.1. Hoạt động lao động quản lý là hoạt động trí óc mang nhiều đặc tính sáng
tạo.
Lao động trí óc là lao động cơ bản nhất trong hoạt động lao động quản lý nói
chung. Đặc trng này tạo ra tính phức tạp trong công tác xây dựng định mức lao động
5
Luận văn tốt nghiệp
trong lĩnh vực quản lý và nó đặt ra những nhu cầu cần đợc lu ý trong quá trình tổ
chức lao động quản lý các loại.
Lao động trí óc đợc định nghĩa: là sự tiêu hao sức lao động dới tác động chủ
yếu về khả năng trí tuệ và thần kinh tâm lý đối với con ngời trong quá trình lao
động. Do đó , hoạt động quản lý mang tính sáng tạo nhiều hơn so với hoạt động
chân tay. Nó thể hiện:
Sáng tạo độc lập tạo ra những kiến thức mới, tri thức mới.
Sáng tạo trong phạm vi nhiệm vụ đã đợc quy định trớc, sáng tạo về
cách thức thực hiện công việc.
2.4.2. Hoạt động quản lý là hoạt động mang tính tâm lý xã hội cao.
Do là loại lao động trí óc nên hoạt động lao động quản lý đặt ra các yêu cầu
cao về yếu tố tinh thần và tâm lý đối với ngời lao động. Đó là khả năng nhận biết,
khả năng thu thập thông tin và các phẩm chất tâm lý cần thiết khác. Đồng thời trong
quá trình giải quyết nhiệm vụ lao động quản lý, các cán bộ công nhân viên phải thực
hiện nhiều mối quan hệ giao tiếp qua lại với nhau. Do đó yếu tố tâm lý xã hội đóng
vai trò quan trọng trong hoạt động lao động, ảnh hởng tới quá trình chất lợng công
việc, nhiệt tình hay tiến trình công việc... thêm vào đó là do đối tợng quản lý là ngời
lao động và tập thể lao động nên đòi hỏi hoạt động lao động quản lý phải mang tính

tâm lý xã hội giữa những ngời lao động với nhau.
2.4.3. Thông tin kinh tế vừa là đối tợng lao động, kết quả lao động, vừa là phơng
tiện lao động của lao động quản lý.
Trong quá trình lao động quản lý, đối tợng của lao động quản lý không phải là
các yếu tố vật chất thông thờng mà là các thông tin kinh tế. Khi các thông tin kinh tế
cha đợc xử lý là đối tợng của lao động quản lý, còn những thông tin đã đợc xử lý
chính là kết quả của hoạt động lao động của nhân viên. Mặt khác thông tin kinh tế
là phơng tiện để hoàn thành nhiệm vụ của tất cả các loại lao động quản lý.
2.4.4. Hoạt động lao động quản lý có nội dung đa dạng, khó xác định và kết quả
lao động không biểu hiện dới dạng hiện vật một cách trực tiếp.
Đây là một đặc điểm nổi bật của hoạt động lao động quản lý và là một khó
khăn cho công tác tổ chức quản lý lao động . Do nội dung công việc đa dạng, khó
xác định và kết quả lao động không biểu hiện dới dạng vật chất trực tiếp nên hoạt
6
Luận văn tốt nghiệp
động lao động quản lý là hoạt động lao động khó theo dõi, khó đánh giá và khó định
mức nên tiến hành tổ chức lao động cần có những phơng pháp nghiên cứu, phơng án
tổ chức phù hợp, các dạng mức lao động phù hợp.
2.4.5. Hoạt động lao động quản lý là các thông tin, dữ liệu phục vụ cho việc hình
thành và thực hiện các quyết định quản lý.
Do đặc điểm này nên đòi hỏi tinh thần trách nhiệm của các cán bộ công nhân
viên phải cao. Tính chất công việc của lao động quản lý là phức tạp và đa dạng nên
cán bộ cộng nhân viên cũng cần năng động, sáng tạo trong quá trình giải quyết
nhiệm vụ. Đặc điểm này dẫn đến yêu cầu đặc biệt khi tuyển chọn và bồi dỡng cán
bộ công nhân viên, lu ý khi định mức lao động và yêu cầu xác định rõ trách nhiệm,
quyền hạn trong phân công lao động.
2.5.Yêu cầu đối với lao động quản lý.
Do đặc trng của hoạt động lao động quản lý là lao động trí óc mang tính chất
phức tạp, đa dạng nên lao động quản lý cần có những phẩm chất tơng ứng, đó là:
-Lao động quản lý là loại lao động có trình độ cao, kiến thức chuyên môn vững

vàng. Có nh vậy mới giúp cho lao động quản lý đợc thực hiện công việc một cách tốt
nhất, đáp ứng các yêu cầu công việc.
-Lao động quản lý là những ngời có đầu óc quan sát và nắm đợc cả cái tổng quát và
cái chi tiết để tổ chức cho hệ thống mà mình hoạt động. Cần phải xác định đợc xem
mình phải làm gì và làm nh thế nào.
-Đối với năng lực tổ chức cần phải biết tiếp cận con ngời, chan hoà, cởi mở, chân
thành và trung thực. Đồng thời cần phải tháo vát, có sáng kiến và không chịu bó tay
trớc mọi khó khăn, dám chịu trách nhiệm trớc việc mình làm.
-Có ý chí và quyết tâm trong quá trình công tác, lờng trớc đợc các tình huống có thể
xảy ra và tìm ra giải pháp giải quyết vấn đề một cách đúng đắn, tận dụng tốt thời cơ.
-Có phơng pháp t duy khoa học để quan sát, phân tích và giải quyết vấn đề, nhạy
cảm với vấn đề, có t duy hệ thống, biết dùng đúng ngời đúng việc, cầ biết dũng cảm
nhận sai lầm, rút kinh nghiệm trong công tác khi mắc phải.
-Trong công tác cần thể hiện sự quan tâm giúp đỡ mọi ngời, tạo nên bầu không khí
thoải mái nhằm đạt hiệu quả cao trong công tác chung của đơn vị.
7
Luận văn tốt nghiệp
-Tuân theo quyết định của cấp trên, cố gắng hoàn thành công việc đợc giao, nghiên
cứu tham khảo đề nghị cấp trên giải quyết những khâu, những bộ phận cha hợp lý,
cha hiệu quả.
Tóm lại, trong lao động quản lý, ngời lãnh đạo cần xem xét tỉ mỉ công việc
cũng nh những phẩm chất và khả năng của cán bộ sẽ đợc giao việc đó để tránh tình
trạng dùng ngời không đúng việc, gây thiệt hại do không đảm bảo hiệu quả công
việc.
3.Chức năng quản lý.
3.1.Khái niệm.
Chức năng quản lý có thể hiểu là một dạng hoạt động quản lý, thông qua đó
chủ thể quản lý tác động vào khách thể quản lý nhằm thực hiện một mục tiêu nhất
định. Chức năng quản lý đợc hình thành một cách khách quan bởi hoạt động của
khách thể quản lý. Nền sản xuất xã hội luôn vận động phát triển nên các chức năng

quản lý cũng không ngừng vận động biến đổi, cải tiến và hợp lý hoá. Tổ hợp tất cả
các chức năng quản lý tạo nên nội dung của quá trình quản lý, là cơ sở để phân
công lao động quản lý, là nền tảng để hình thành và hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ
máy quản lý.
Mục đích của quản lý đợc thực hiện nhờ các chức năng quản lý. Những chức
năng này là những hình thức hoạt động mà nhờ đó chủ thể quản lý tác động nên đối
tợng quản lý. Không có chức năng quản lý thì không thể hình dung đợc quá trình
quản lý và nội dung của quá trình quản lý đó trong một hệ thống nhất định. Việc
phân tích quá trình quản lý xét về mặt chức năng quản lý là cơ sở xác định khối lợng
công việc theo từng chức năng, xác định số lợng cán bộ để thực hiện các chức năng
ấy và cuối cùng là để hình thành cơ cấu bộ máy tổ chức quản lý.
3.2.Phân loại chức năng quản lý.
3.2.1. Theo nội dung của quá trình quản lý.
Chức năng quản lý bao gồm:
-Dự kiến: doanh nghiệp chỉ thu đợc kết quả khi nó đợc hớng dẫn bởi một chơng
trình hoạt động, một kế hoạch nhất định nhằm xác định rõ sản xuất kinh doanh là
gì? Bán cho ai? Sản xuất kinh doanh bằng cách nào? Với nguồn tài chính nào? .
8
Luận văn tốt nghiệp
-Tổ chức: tổ chức một doanh nghiệp tức là trang bị tất cả những gì cần cho hoạt
động của nó.
-Phối hợp: là làm cho đồng điệu giữa tất cả những hoạt động của doanh nghiệp
nhằm tạo ra dễ dàng và có hiệu quả những yêu cầu của công việc.
-Chỉ huy: là sự chỉ dẫn, điều khiển, ra lệnh và đi trớc nhằm giúp mọi ngời thực hiện
tốt công việc đợc giao, đạt đợc mục tiêu đề ra của doanh nghiệp.
-Kiểm tra: thực chất là duyệt lại xem tất cả có đợc tiến hành phù hợp với chơng
trình đã định, với những mệnh lệnh đã đợc ban bố hay không. Từ đó kịp thời chỉ ra
những tồn tại, điều chịnh sai lệch nhằm đảm bảo hoàn thành kế hoạch đề ra.
3.2.2. Theo mối quan hệ trực tuyến với lĩnh vực hoạt động kinh doanh.
Chức năng quản lý của doanh nghiệp bao gồm:

-Chức năng kỹ thuật: bao gồm tất cả các công việc, trang thiết bị, phơng tiện đảm
bảo cho quá trình sản xuất knh doanh.
-Chức năng kế hoạch thơng mại: bao gồm những việc liên quan đến chiến lợc phát
triển của doanh nghiệp, xây dựng các loại chiến lợc sản xuất kinh doanh, tìm kiếm
khai thác thị trờng, ký kết hợp đồng quảng cáo...
-Chức năng nhân sự: bao gồm công tác tuyển dụng, bố trí đào tạo, bồi dỡng khen th-
ởng, kỷ luật, định mức lao động, tiền lơng, tiền thởng đối với công nhân viên của
doanh nghiệp.
-Chức năng tài chính: bao gồm công tác tái tạo, quản lý các loại vốn và quỹ doanh
nghiệp, hạch toán kế toán, thống kê, kiểm tra, phân tích kết quả sản xuất kinh doanh.
-Chức năng hành chính pháp chế và bảo vệ doanh nghiệp.
-Chức năng tổ chức đời sống tập thể và các hoạt động xã hội nh tổ chức việc ăn ở, đi
lại của cán bộ công nhân viên, hoạt động văn hoá thể thao và các hoạt động xã hội
khác.
Tất cả các chức năng quản lý trên tác động qua lại với nhau và quy định lẫn
nhau. Sự phân loại một cách khoa học các chức năng quản lý cho phép thực hiện đợc
ở một phạm vi rộng sự phân công lao động một cách hợp lý dựa vào việc chia nhỏ
quá trình quản lý thành những hành động, thao tác quản lý. Sự phân loại nh vậy còn
giúp việc tiêu chuẩn hoá và thống nhất hoá quá trình quản lý, tạo điều kiện áp dụng
9
Luận văn tốt nghiệp
những kinh nghiệm tiên tiến trong lao động quản lý và ứng dụng kỹ thuật hiện đại
vào công tác quản lý.
4.Bộ máy quản lý.
Bộ máy quản lý của một tổ chức là một hệ thống con ngời cùng với các phơng
tiện của tổ chức đợc liên kết theo một số nguyên tắc, quy tắc nhất định mà tổ chức
thừa nhận để lãnh đạo quản lý toàn bộ các hoạt động của hệ thống nhằm đạt đợc các
mục tiêu đã định. thực chất bộ máy quản lý là chủ thể quản lý của hệ thống. Bộ máy
tổ chức của một hệ thống gồm hai hệ thống: hệ thống chỉ huy và hệ thống chức
năng.

Bộ máy quản lý chịu tác động của những nhân tố nh sau:
-Nhóm nhân tố thuộc đối tợng quản lý: Tình trạng và trình độ phát triển của đối tợng
quản lý, tính chất và đặc điểm của mục tiêu hệ thống đặt ra.
-Nhóm nhân tố thuộc lĩnh vực quản lý: Mức độ chuyên môn hoá và tập trung hoá
của các hoạt động quản lý, quy mô quản lý và khả năng bao quát của các cán bộ
quản lý, chính sách sử dụng cán bộ trong hệ thống, quan hệ lợi ích tồn tại giữa các
cá nhân trong hệ thống.
-Các nhân tố khách quan hay môi trờng bên ngoài: Kinh tế, chính trị, xã hội, pháp
luật và phong tục tập quán, đạo đức lối sống và nhóm các yếu tố chủ quan hay môi
trờng bên trong các hệ thống quản lý. Đối tợng, đặc điểm, mục tiêu, trình độ quản
lý, điều kiện trang thiết bị, kỹ thuật công nghệ khoa học...
Các nhân tố trên ảnh hởng đến thành phần và nội dung của các chức năng
quản lý và thông qua đó ảnh hởng trực tiếp đến bộ máy quản lý. Trên thực tế, rất khó
có thể xây dựng đợc bộ máy quản lý đạt đợc tất cả các yếu tố xảy ra. Song, việc xem
xét, cân nhắc các yếu tố ảnh hởng đến tổ chức bộ máy sẽ giúp ta lựa chọn và tổ chức
đợc bộ máy tối u.
II. Tổ chức bộ máy quản lý.
Tổ chức bộ máy quản lý là quá trình xác định các chức năng, các bộ phận tạo
thành một bộ máy quản lý nhằm thực hiện đợc các chức năng quản lý.
10
Luận văn tốt nghiệp
1.Cơ cấu tổ chức bộ máy.
Cơ cấu tổ chức là hình thức tồn tại của tổ chức, nó nói lên sự sắp đặt theo trật
tự nào đó của bộ phận tổ chức cùng các mối quan hệ giữa chúng.
Trong nội bộ tổ chức tồn tại hai mối quan hệ chủ yếu giữa các yếu tố cấu
thành nên tổ chức, đó là :
-Mối liên hệ dọc của tổ chức cấp trên và cấp dới.
-Mối liên hệ ngang của các yếu tố ngang cấp.
Cơ cấu tổ chức trực tiếp quyết định hệ thống chỉ huy và mạng lới thông suốt
trong tổ chức. Do đó cơ cấu tổ chức thích hợp là hết sức quan trọng đối với việc thực

hiện có hiệu quả những mục tiêu của tổ chức. Tóm lại, cơ cấu tổ chức là một kết cấu
phân tầng lớp từ trên xuống dới, thể hiện hình thức lãnh đạo theo hình chóp, đứng
đầu là ngời lãnh đạo cao nhất sau đó đến bộ phận lãnh đạo cấp thấp hơn cho đến
tầng cuối cùng.
Do có nhiều nhân tố ảnh hởng dến cơ cấu tổ chức nên việc tổ chức cơ cấu phải
hết sức hợp lý, xử lý xác đáng mối quan hệ giữa các cấp của tổ chức và mức độ quản
lý. Cần có sự phân định rõ ràng giữa quyền hạn, chức năng và nhiệm vụ của các cấp
trong tổ chức nhằm phát huy hiệu suất của các cá nhân, từ đó làm lợi cho việc nâng
cao hiệu quả công tác nói chung.
Cơ cấu tổ chức bộ máy của doanh nghiệp tổng hợp các bộ phận khác nhau có
mối liên hệ và quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, đợc chuyên môn hoá và có những trách
nhiệm, quyền hạn nhất định, đợc bố trí theo những cấp, từng khâu khác nhau nhằm
đảm bảo thực hiện các chức năng quản lý và thực hiện mục đích chung đã xác định
của doanh nghiệp. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý là hình thức phân công lao động
trong lĩnh vực quản trị, nó có tác động đến quá trình hoạt động của tổ chức quản lý.
Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý một mặt phản ánh cơ cấu trách nhiệm của mỗi ngời
trong hoạt động sản xuất, mặt khác nó có tác động tích cực trở lại đến việc phát triển
sản xuất.
2.Yêu cầu đối với tổ chức quản lý.
Quá trình xây dựng và hoàn thiện cơ cấu tổ chức quản lý phải đảm bảo những
yêu cầu sau :
11
Luận văn tốt nghiệp
*Tính tối u : Giữa các khâu và các cấp quản lý, trong đó khâu quản lý phản ánh
cách phân chia chức năng quản lý theo chiều ngang, cấp quản lý lại thể hiện sự phân
chia chức năng quản lý theo chiều dọc đều thiết lập những mối liên hệ hợp lý mang
tính năng động cao, luôn đi sát và phục vụ mục đích đề ra của doanh nghiệp.
*Tính linh hoạt : Cơ cấu tổ chức quản lý phải đảm bảo khả năng thích ứng linh hoạt
với bất kỳ tình huống nào xảy ra trong hệ thống cũng nh ngoài môi trờng.
*Tính tin cậy : Cơ cấu tổ chức quản lý phải đảm bảo tính chính xác của mọi thông

tin đợc xử lý trong hệ thống, nhờ đó đảm bảo sự phối hợp nhịp nhàng giữa các hoạt
động và nhiệm vụ của tất cả các bộ phận trong doanh nghiệp.
*Tính kinh tế : Cơ cấu bộ máy quản lý phải sử dụng với chi phí quản lý thấp nhất
nhng đạt đợc hiệu quả cao nhất. Tiêu chuẩn xem xét yêu cầu này là mối tơng quan
giữa chi phí dự định bỏ ra và kết quả thu về.
*Tính bí mật : Trong giai đoạn này, sự khốc liệt trong cạnh tranh của cơ chế thị tr-
ờng đòi hỏi các doanh nghiệp phải kiểm soát chặt chẽ thông tin mang tính chiến lợc.
Điều đó đòi hỏi giữ gìn đợc nội dung hoạt động của mỗi bộ phận và của cả bộ máy,
chống sự rò rỉ mất cắp thông tin do các đối thủ cạnh tranh luôn có sự kình địch và
thờng xuyên theo dõi, bám sát nhau trên thị trờng.
3.Nguyên tắc tổ chức bộ máy quản lý:
3.1.Nguyên tắc tổ chức bộ máy quản lý gắn với phơng hớng, mục đích hệ thống.
Phơng hớng mục đích hệ thống sẽ chi phối cơ cấu hệ thống. Nếu một hệ thống
mà mục tiêu, phơng hớng của nó có quy mô cỡ lớn (cỡ khu vực, cả nớc) thì tổ chức
bộ máy của nó cũng phải có quy mô tơng ứng, còn nếu quy mô cỡ vừa và nhỏ thì cơ
cấu hệ thống cũng nên chỉ có quy mô vừa phải và đội ngũ, trình độ con ngời tham
gia hệ thống cũng ở mức tơng ứng. Một hệ thống có mục đích hoạt động văn hoá thì
rõ ràng tổ chức bộ máy quản lý phải có những đặc thù khác một hệ thống có mục
đích hoạt động kinh doanh.
3.2. Nguyên tắc chuyên môn hoá và cân đối.
Nguyên tắc này đòi hỏi tổ chức bộ máy quản lý phải đợc phân công, phân
nhiệm các phân hệ trong hệ thống theo yêu cầu các nhóm chuyên ngành với những
12
Luận văn tốt nghiệp
ngời đợc đào luyện tơng ứng và có đủ quyền hạn. Để thực hiện đợc nguyên tắc này
cần phải thực hiện những yêu cầu cụ thể sau:
-Phải công bố rõ ràng nhiệm vụ, mục tiêu của cả hệ thống để mọi thành viên của hệ
thống nắm và hiểu phần việc của mình trong guồng quay chung của hệ thống.
-Cơ cấu tổ chức bộ máy đợc phân phối dựa theo nhiệm vụ đợc giao chứ không phải
theo phạm vi công việc. Cơ cấu tổ chức phải dựa trênviệc phân công nhiệm vụ rõ

ràng giữa trách nhiệm, quyền hạn, lợi ích phải cân xứng và cụ thể, trên cơ sở đó phải
phân biệt rõ ai, bộ phận nào tốt; ai, bộ phận nào cha tốt thì hệ thống mới có thể tồn
tại phát triển tốt.
3.3.Nguyên tắc linh hoạt và thích nghi với môi trờng.
Nguyên tắc này đòi hỏi việc hoàn thành tổ chức bộ máy phải đảm bảo cho
mỗi phân hệ một mức độ tự do sáng tạo tơng xứng để các cấp quản lý thấp hơn phát
triển đợc tài năng, chuẩn bị cho việc thay thế vị trí các cán bộ quản lý cấp trên cần
thiết.
3.4.Nguyên tắc hiệu lực và hiệu quả.
Nguyên tắc này đòi hỏi tổ chức quản lý thu đợc kết quả hoạt động cao nhất so
với chi phí mà hệ thống đã bỏ ra. Đồng thời bảo đảm hiệu lực hoạt động của các
phân hệ về tác động điều khiển của ngời lãnh đạo.
4.Nguyên tắc xây dựng mô hình.
4.1.Nguyên tắc hiệu quả.
Đây là nguyên tắc mang tính chất rất quan trọng trong các hệ thống kinh tế.
Đó là cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý phải thu đợc kết quả hoạt động cao nhất so với
chi phí đã bỏ ra, nhng vẫn đảm bảo quyền lực của ngời lãnh đoạ và hiệu lực của bộ
máy. Các yêu cầu cơ bản để đạt đợc nguyên tắc này là:
-Cơ cấu phải đảm bảo hợp lý nhất, đảm bảo cho chi phí hoạt động nhỏ phù hợp với
quy mô của hệ thống.
-Cơ cấu tổ chức phải đảm bảo tạo ra và nuôi dỡng đợc một phong cách văn hoá tổ
chức.
-Tổ chức phải đảm bảo cho các cán bộ phân hệ có quy mô hợp lý tơng ứng với khả
năng, trình độ tổ chức của cán bộ.
13
Luận văn tốt nghiệp
4.2.Nguyên tắc quản lý hệ thống.
Doanh nghiệp là một hệ thống hoàn chỉnh gồm một số đơn vị cấu thành có tác
động tơng tác lẫn nhau phục vụ mục đích của doanh nghiệp. Nguyên tắc quản lý hệ
thống thể hiện ở các tính chất chủ yếu. Tính tập thể ở trong doanh nghiệp gồm rất

nhiều nguồn lực tập trung nh vốn, nguồn nhân lực, hệ thống thông tin, văn hoá
doanh nghiệp... ; tính liên hệ (bao gồm các mối liên hệ ngợc) tức là các bộ phận
hoặc yếu tố đã nêu trên có mối quan hệ hữu cơ với nhau; tính mục đích: doanh
nghiệp có mục đích kinh doanh rõ ràng, và cuối cùng là tính thích ứng: doanh
nghiệp có khả năng thích ứng với các thay đổi của môi trờng bên trong cũng nh bên
ngoài doanh nghiệp.
Để đảm bảo tính hệ thống của doanh nghiệp, việc bố trí cơ cấu tổ chức của
doan nghiệp nhất thiết phải có và tăng cờng đợc mối liên hệ dọc và ngang, mỗi thành
viên phải là một đơn vị thống nhất hoàn chỉnh, vừa có khả năng độc lập tác chiến,
vừa thích nghi, vừa nằm trong sự lãnh đạo lãnh đạo thống nhất có khuôn khổ của hệ
thống.
4.3.Nguyên tắc thống nhất trách nhiệm - quyền hạn - lợi ích.
Giữa 3 yếu tố trách nhiệm - quyền hạn - lợi ích là 3 yếu tố thống nhất không
thể tách rời nằm trong một thực thể. Việc thống nhất này đảm bảo cho tinh thần
trách nhiệm và khả năng lãnh đạo nâng cao năng lực. Lãnh đạo phải có cả quyền cả
trách nhiệm thì mới đảm bảo việc điều hành hệ thống tốt nhất. Lợi ích cũng là đảm
bảo vật chất cho ngời lãnh đạo có khả năng trí lực và vật lực để hoàn thành công
việc.
4.4.Nguyên tắc tập quyền và phân quyền.
Tập quyền và phân quyền một cách phù hợp, thích đáng là điều kiện quan
trọng để doanh nghiệp tiến hành quản lý một cách có hiệu quả. Tập quyền và phân
quyên cần phải có mức độ phù hợp với đặc điểm của doanh nghiệp cũng nh trình độ
của cán bộ và có sự kiểm tra kiểm soát thích hợp để nhằm đạt đợc mục tiêu kinh
doanh của doanh nghiệp, hệ thống hoạt động tốt không có sự trì trệ quá mức cũng
nh không có những hoạt động vợt quá khuôn khổ cho phép.
14
Luận văn tốt nghiệp
4.5.Nguyên tắc phân công phối hợp.
Vấn đề bố trí cơ cấu của doanh nghiệp dựa trên việc phân công nhiệm vụ
giữa các đơn vị cũng nh việc phối hợp giữa các chức năng đã nêu lên các bộ phận

hoặc đơn vị có khả năng hợp tác để phát huy các mặt mạnh hoặc bổ khuyết cho
nhau. Tuy nhiên các đơn vị cũng có các mối quan hệ về tỷ lệ khác nhau về chất lợng
nh thời gian, tốc độ, khả năng, quy mô, và có thể bổ sung cho nhau.
Việc bố trí cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp phải tuân theo nguyên tắc phân
công phối hợp, có sự điều chỉnh thành lập mới sát nhập hoặc giải thể một số đơn vị
hoặc bộ phận chức năng nhằm mục đích thực hiện tốt hơn mục đích của doanh
nghiệp trong điều kiện môi trờng thay đổi.
5.Các mô hình tổ chức bộ máy quản lý.
Cùng với sự phát triển của các hệ thống đã hình thành những cơ cấu tổ chức
quản lý khác nhau. Mỗi kiểu chứa đựng những đặc điểm, u điểm, nhợc điểm và đợc
áp dụng trong những điều kiện cụ thể nhất định.
5.1.Cơ cấu tổ chức trực tuyến ( đờng thẳng)
Ngời lãnh đạo chung
Ngời lãnh đạo tuyến 1 Ngời lãnh đạo tuyến 2
Đối tợng QL Đối tợng QL Đối tợng QL Đối tợng QL
Đây là cơ cấu tổ chức quản lý đơn giản nhất, trong đó có một cấp trên và một
số cấp dới. Toàn bộ vấn đề đợc giải quyết theo một kênh liên hệ đờng thẳng. Cấp
lãnh đạo trực tiếp điều hành và chịu trách nhiệm về sự tồn tại của hệ thống. Cơ cấu
15
Luận văn tốt nghiệp
này đợc áp dụng phổ biến vào cuối thế kỷ 19 trong những doanh nghiệp nhỏ, sản
phẩm không phức tạp, tính chất sản xuất liên tục.
Đặc điểm cơ bản của cơ cấu tổ chức quản trị theo trực tuyến: Cấp trên lãnh đạo
trực tiếp cấp dới, cấp dới tiếp nhận chấp hành chỉ thị, mệnh lệnh của cấp trên. Các
mối liên hệ giữa các thành viên trong tổ chức đợc thực hiện theo đờng thẳng ( ngời
thừa hành mệnh lệnh chỉ nhận lệnh chỉ nhân lệnh qua một cấp trên trực tiếp và chỉ
thi hành theo lệnh của ngời đó).
Ưu tiên của mô hình này là đơn giản, rõ ràng do chỉ huy thống nhất, tạo điều
kiện thuận lợi cho việc thực hiện chế độ thủ trởng, ngời lãnh đạo chịu hoàn toàn
trách nhiệm về kết quả công việc của ngời dới quyền, bộ máy đơn giản, gọn nhẹ, có

hiệu quả khi giải quyết các mâu thuẫn.
Nhợc điểm của mô hình này là thiếu sự phân công hợp lý, không có sự điều
hành theo chiều ngang, đễ đi đến độc đoán do cá nhân quyết định, đòi hỏi ngời lãnh
đạo phải có kiến thức toàn diện, tổng hợp, đồng thời mô hình này cũng không tận
dụng đợc sự giúp đỡ của các chuyên gia có trình độ cao về từng mặt quản trị và khi
cần thiết liên hệ giữa hai thành viên của các tuyến thì thông tin phải đi theo đờng
vòng.
5.2.Cơ cấu quản lý theo chức năng.
Ngời lãnh đạo chung
Ngời lãnh đạo Ngời lãnh đạo Ngời lãnh đạo
chức năng A chức năng B chức năng c
Đối tợng Đối tợng Đối tợng
16
Luận văn tốt nghiệp
quản lý 1 quản lý 2 quản lý 3
Cơ cấu chức năng phân công nhiệm vụ quản lí cho các đơn vị riêng biệt theo
các chức năng quản lí và hình thành nên những ngời đứng đầu và các phân hệ đợc
chuyên môn hoá chỉ đảm nhận những chức năng nhất định. Mối liên hệ giữa các
nhân viên trong hệ thống thông thờng rất phức tạp, những ngời thừa hành nhiệm vụ ở
cấp dới nhận mệnh lệnh chẳng những từ ngời lãnh đạo cao nhất của hệ thống mà còn
từ ngời lãnh đạo chức năng.
Ưu điểm của hệ thống này là thu hút đợc các chuyên gia vào công tác lãnh
đạo, giải quyết các vấn đề chuyên môn một cách thành thạo hơn. Giảm bớt gánh
nặng trách nhiệm quản lí cho ngời lãnh đạo cao nhất của hệ thống.
Tuy nhiên mô hình này có nhợc điểm là ngời lãnh đạo của hệ thống phải phối
hợp hoạt động của những ngời lãnh đạo chức năng nhng do khối lợng của công tác
quản lí, ngời lãnh đạo của cả hệ thống khó có thể phối hợp đợc tất cả các mệnh lệnh
của họ nên dễ dẫn tới tình trạng cấp dới cùng một lúc phải thi hành nhiều mệnh
lệnh. Thêm vào đó là sự không duy trì đợc tính kỉ luật, kiểm tra phối hợp.
Mô hình này phù hợp với xí nghiệp nhỏ hoặc đơn vị hành chính sự nghiệp.

5.3.Cơ cấu trực tuyến - tham mu:
Ngời lãnh đạo chung
Tham mu A Tham mu B Tham mu C
Ngời lãnh đạo Ngời lãnh đạo
tuyến I tuyến II
17
Luận văn tốt nghiệp
TM A TM B TM C TM A TM B TM C
ĐTQL ĐTQL ĐTQL ĐTQL ĐTQL ĐTQL
Đây là mô hình trực tuyến nhng lãnh đạo đã bổ xung thêm một bộ phận tham
mu giúp việc. Đay là một hình thức quản lí kết hợp giữa sự chỉ huy trực tiếp của các
cấp lãnh đạo hành chính trong xí nghiệp và sự chỉ đạo nghiệp vụ của các nhân viên
chức năng cấp dới.
Ưu điểm của cơ cấu này là dễ dàng thực hiện chế độ một thủ trởng nhng bớc
đầu đã biết khai thác kiến thức của các chuyên gia giúp việc.
Nhợc điểm của mô hình này là tốc độ ra quyết định thờng chậm vì có thêm
nhiều ngời đóng góp ý kiến nên lãnh đạo phải cân nhắc lâu hơn. Kiểu cơ cấu này có
phạm vi sử dụng không lớn lắm, nó chỉ dùng cho hệ thống có cơ cấu hẹp.
5.4.Cơ cấu trực tuyến chức năng :
Ngời lãnh đạo cấp I
Ngời lãnh đạo Ngời lãnh đạo Ngời lãnh đạo
chức năng A chức năng B chức năng C
Ngời lãnh đạo cấp II
18
Luận văn tốt nghiệp
Ngời lãnh đạo Ngời lãnh đạo Ngời lãnh đạo
chức năng A chức năng B chức năng C
Đối tợng Đối tợng Đối tợng
quản lý quản lý quản lý
Mô hình này là sự kết hợp giữa chỉ huy trực tiếp của các cấp lãnh đạo hành

chính trong xí nghiệp và sự chỉ đạo nghiệp vụ của các bộ phận chức năng do đó vừa
giữ đợc u điểm của cơ cấu trực tuyến và chức năng đòng thời khắc phục đợc nhợc
điểm của từng cơ cấu riêng lẻ.
Theo cơ cấu này ngời lãnh đạo đợc sự giúp đỡ của các phòng ban chức năng
trong việc ra quyết định và hớng dẫn kiểm tra. Mệnh lệnh đợc truyền theo hớng qui
định. Ngời lãnh đạo các phòng ban không trực tiếp ra quyết định cho ngời thừa hành
ở các tuyến.
Ưu điểm của mô hình này là phát huy đợc năng lực chuyên môn của các bộ
phận chức năng, đồng thời vẫn đảm bảo quyền chỉ huy của hệ thống trực tiếp.
Mô hình này cũng có nhợc điểm là do có quá nhiều bộ phận chức năng nên
lãnh đạo phải tổ chức họp hành nhiều gây căng thẳng và lãng phí thời gian.Thêm vào
đó là sự mâu thuẫn trong nội bộ có thể xảy ra do không thống nhất giữa quyền hạn
và quan điểm.
Mô hình này nên áp dụng cho doanh nghiệp có qui mô nhỏ, công nghệ ổn
định, chỉ có một vài loại sản phẩm và dễ nắm bắt thị trờng tiêu thụ.
5.5.Mô hình ma trận:
Mô hình ma trận là cơ cấu tổ chức hình vuông do hai hệ thống quản lí ngang và dọc
tạo nên. Cơ cấu này kết hợp đợc cách tổ chức chức năng phân công theo nghành dọc
nh tiêu thụ sản phẩm, sản xuất, kĩ thuật với các tổ đợc phân công quản lí sản xuất
19
Luận văn tốt nghiệp
theo chiều ngang nh hạng mục công trình, hạng mục dịch vụ khiến cho cùng một
cán bộ trong tổ chức vừa giữ đợc mối quan hệ theo nghành dọc , vừa giữ đợc mối
quan hệ ngang với tổ chức chức năng đợc phân công theo dõi sản phẩm hoặc dịch
vụ. Từ đó tạo nên đợc mô hình ma trận.
6.Những yếu tố cơ bản ảnh hởng tới tổ chức bộ máy:
Mục đích của việc phân tích các ảnh hởng đến tổ chức bộ máy quản lí doanh
nghiệp là nhằm tìm ra một mô hình tổ chức quản lí góp phần nâng cao hiệu quả của
doanh nghiệp. Không một yếu tố riêng lẻ nào có thể quyết định mô hình tổ chức bộ
máy quản lí của công ty, mà tổ chức bộ mấy của công ty chịu ảnh hởng của nhiều

yếu tố và các yếu tố này lại thay đổi tuỳ theo từng trờng hợp.
6.1.Nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp:
Hiện nay một điều đợc chấp nhận chung là nhiệm vụ sản xuất kinh doanh và
tổ chức bộ máy quản lí là hai mặt không thể tách rời nhau trong công tác quản lí
doanh nghiệp. Khi có sự thay đổi nhiệm vụ sản xuất kinh doanh cấp công ty thì tổ
chức bộ máy quản lí cũng phải thay đổi theo. Lý do chính khiến các công ty phải
thay đổi bộ máy quản lí là vì bộ máy quản lí cũ gây ra sự kém hiệu quả trong việc
phấn đấu đạt đợc nhiệm vụ của công ty khi có sự thay đổi trong sản xuất kinh doanh.
Tuy nhiên không phải bao giờ sự thay đổi về nhiệm vụ sản xuất kinh doanh cũng đòi
hỏi sự thay đổi bắt buộc của bộ máy quản lý. Song các kết quả đều ủng hộ ý tởng bộ
máy quản lý cần đi kèm theo nhiệm vụ sản xuất kinh doanh.
6.2.Qui mô và độ phức tạp của doanh nghiệp:
Ban lãnh đạo phải nghiên cứu tổ chức bộ máy quản lý sao cho có thể quản lý
đợc toàn bộ các hoạt động của doanh nghiệp . Doanh nghiệp có qui mô càng lớn và
phức tạp thì các hoạt động của doanh nghiệp cũng càng phức tạp, do đó bộ máy
quản lý càng phải đợc tổ chức một cách hợp lý, sao cho vẫn đảm bảo quản lý đợc
toàn bộ các hoạt động của doanh nghiệp đồng thời bộ máy quản lý không bị cồng
kềnh và quá phức tạp về cơ cấu.
6.3.Địa bàn hoạt động:
Việc mở rộng địa bàn hoạt đọng hoặc phân tán địa bàn hoạt động cũng đòi hỏi
có sự bố trí lại lao động nói chung và lao động quản lý nói riêng, do đó sẽ dẫn đến
20
Luận văn tốt nghiệp
sự xuất hiện của một cơ cấu tổ chức quản lý mới. Nh vậy, sự thay đổi địa bàn hoạt
động của doanh nghiệpcũng ảnh hởng đến bộ máy quản lý trong kinh doanh.
6.4. Công nghệ:
Đặc điểm chung và mức độ phức tạp công nghệ mà doanh nghiệp sử dụng có
thể ảnh hởng đến việc tổ chức bộ máy quản lý, cụ thể là các doanh nghiệp chú trọng
đến công nghệ cao thì thờng có định mức quản lý thấp, bộ máy quản lý phải đợc bố
trí sao cho tăng cờng khả năng của doanh nghiệp và có thể thích ứng kịp thời trớc sự

thay đổi nhanh chóng của công nghệ . Các doanh nghiệp khai thác công nghệ mới
thờng có xu hớng sử dụng cán bộ có trình độ học vấn cao và có kinh nghiệm về kĩ
thuật, các cán bộ quản lý có xu hớng đầu t cho các dự án hớng vào hậu thuẫn và duy
trì sức manh về công nghệ của doanh nghiệp, hệ thống cơ cấu tổ chức phù hợp với
hệ thống công nghệ và đảm bảo sự phối hợp chặt chẽ trong việc ra các quyết định
liên quan đến kinh doanh và công nghệ.
6.5. Mức độ phức tạp của môi trờng kinh doanh:
Mức độ phức tạp của môi trờng kinh doanh cũng có ảnh hởng tới bộ máy tổ
chức quản lý . Trong điều kiện môi trờng kinh doanh ổn định thì các doanh nghiệp
cũng có một bộ máy quản lý ổn định , trong đó việc đa ra các quyết định thờng
mang tính tập trung với những chỉ thị, nguyên tắc cứng rắn đều có thể quản lý tốt.
Ngợc lại, những doanh nghiệp có đợc thành công trong môi trờng kinh doanh thay
đổi nhanh chóng thờng phải tổ chức bộ máy quản lý có mối quan hệ gắn bó hữu cơ.
Trong đó việc ra quyết định có tính chất phân tán với các thể lệ mềm mỏng, linh
hoạt, các phòng ban có sự liên hệ chặt chẽ với nhau và với các tổ đội đa chức năng.
6.6.Cơ sở kĩ thuật của hoạt động quản lý và trình độ của cán bộ quản lý:
Nhân tố này ảnh hởng rất lớn tới tổ chức bộ máy quản lý. Khi cơ sở kĩ thuật
của hoạt động quản lý đầy đủ, hiện đại, trình độ của cán bộ quản lý cao, có thể đảm
nhận đợc nhiều công việc thì sẽ góp phần giảm đợc cán bộ quản lý trong bộ máy
quản lý. Các cán bộ quản lý theo phơng thức truyền thống thờng thích sử dụng
những cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý theo kiểu truyền thống nh tổ chức bộ máy
quản lý theo bộ phận chức năng và ít khi vận dụng các hình thức tổ chức mới khác
nh tổ chức bộ máy quản lý theo mô hình ma trận. Mô hình này làm cho việc quản lý
thiếu tập trung, phân tán với nhiều điểm hạn chế.
21
Luận văn tốt nghiệp
6.7. Thái độ của đội ngũ cán bộ công nhân viên:
Thái độ của đội ngũ cán bộ công nhân viên cũng ảnh hởng tới tổ chức bộ máy
của doanh nghiệp. Công nhân viên đã qua đào tạo có trình độ tay nghề cao thờng rất
có ý thức với công việc đợc giao và họ có thể hoàn thành tốt khối lợng công việc của

mình, nh vậy sẽ không cần nhiều lao động quản lý để đôn đốc chỉ huy họ, làm cho
số lợng lao động trong bộ máy đợc tinh giảm. Tuy nhiên cũng có những cán bộ công
nhân viên có thái độ làm việc thiếu tinh thần trách nhiệm, thờng không hoàn thành
công việc đợc giao. Đối với cán bộ công nhân viên nh vậy thì cần phải có đủ lao
động quản lý để đôn đốc quản lý công việc của họ. Điều đó làm tăng số lợng cán bộ
quản lý trong doanh nghiệp.
III. Sự cần thiết phải hoàn thiện bộ máy quản lí:
1.Tính tất yếu của hoàn thiện tổ chức bộ máy:
Nền kinh tế thị trờng có sự quản lí của nhà nớc theo định hớng XHCN, vận
động theo qui luật kinh tế khách quan, đòi hỏi doanh nghiệp phải có một bộ máy
quản lí chuyên, tinh, gọn nhẹ, linh hoạt để thực hiện quá trình quản lí hoạt động sản
xuất kinh doanh một cách có hiệu quả.
Mục tiêu lớn nhất của doanh nghiệp trong hoạt động sản xuất kinh doanh
chính là lợi nhuận. Để đạt đợc hiệu quả cao trong kinh doanh luôn là vấn đề đặt ra
cho nhà quản lí cả về lí luận và thực tiễn. Bởi vậy, công việc của hệ thống là phải th-
ờng xuyên điều tra, phân tích, tính toán, cân nhắc, lựa chọn và soạn thảo phơng án
kinh doanh tối u sao cho với chi phí thấp nhất mà mang lại hiệu quả cao nhất.
Công tác quản lí là một trong những nhân tố quyết định sự phát triển của hệ
thống. Để thực hiên công tác quản lí thì phải xuất phát từ một bộ máy quản lí ổn
định và thích hợp. Do đó hoàn thiện tổ chức bộ máy quản lí là nhân tố quan trọng
đảm bảo thực hiện có hiệu quả sản xuất kinh doanh, không ngừng nâng cao năng
suất lao động của doanh nghiệp.
Việc hoàn thiện tổ chức bộ máy quản lí ở công ty vật t nông lâm nghiệp Phú
thọ là hết sức cần thiết vì nó giúp cho doanh nghiệp đứng vững và phát triển. Đó là
nhằm hoàn thiện quá trình sản xuất kinh doanh với chất lợng cao, tiết kiệm tối đa
thời gian lao động, sử dụng có hiệu quả mọi yếu tố cấu thành của quá trình sản xuất
22
Luận văn tốt nghiệp
kinh doanh, đồng thời làm cho bộ máy quản lí gọn nhẹ, năng động, hoạt động nhịp
nhàng, có hiệu quả cao.

2.Hoàn thiện tổ chức bộ máy có liên quan chặt chẽ đến chiến lợc kinh doanh
của tổ chức:
Hoàn thiện bộ máy quản lí theo hớng chuyên, tinh, gọn nhẹ và có hiệu lực:
Để đáp ứng đợc những yêu cầu của hoạt động sản xuất kinh doanh trong cơ chế thị
trờng khắc nghiệt nh hiện nay cũng nh để phát huy đợc hết vai trò, năng lực lãnh đạo
và quản lí của bộ máy quản lí đối với mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của hệ
thống thì việc hoàn thiện bộ máy theo hớng chuyên, tinh, gọn nhẹ là một tất yếu .
Hoàn thiện tổ chức bộ máy theo hớng chuyên tinh nghĩa là thờng xuyên,
chuyên sâu và có chọn lọc. Gọn nhẹ thể hiện sự vừa đủ chi tiết, thành phần không r-
ờm rà, không thừa không thiếu và có tỉ trọng nhỏ. Có hiệu lực thể hiện khả năng đi
đến kết quả, đợc mọi ngời thực hiện một cách nghiêm chỉnh.
Bộ máy quản lí là lực lợng duy nhất có thể tiến hành nhiệm vụ quản lí đợc. Nó
chỉ phát huy đợc sức mạnh khi nó phù hợp với yêu cầu của thực tiễn, còn không thì
nó lại trở thành lực lợng kìm hãm. Hoàn thiện bộ máy quản lí, làm cho bộ máy quản
lí có hiệu lực hơn, hoàn thành nhiệm vụ quản lí, phù hợp với qui mô sản xuất kinh
doanh, thích ứng với mọi đặc điểm kinh tế , kĩ thuật của doanh nghiệp nhằm nâng
cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. Ngày nay trong nền kinh tế thị trờng, một
doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển thì cần có một bộ máy hiệu quả trong hoạt
động. Mặt khác hoàn thiện bộ máy quản lí sẽ làm cho bộ máy quản lí tinh giảm, gọn
nhẹ mà tính hiệu lực vẫn cao.
Nh vậy chi phí quản lí đợc giảm bớt, giảm giá thành, tăng lợi nhuận cho
doanh nghiệp.
3.Hoàn thiện sự phân công, phân cấp, trong bộ máy điều hành của hệ thống:
3.1.Phân công trong bộ máy quản trị, điều hành doanh nghiệp:
Doanh nghiệp hiện đại đòi hỏi sự chỉ huy sản xuất và quá trình kinh doanh
theo một ý chí thống nhất tuyệt đối, đòi hỏi sự phục tùng kỉ luật hết sức nghiêm
ngặt, sự điều khiển bộ máy quản trị theo những nguyên tắc thống nhất từ trên xuống
23
Luận văn tốt nghiệp
dới. Một vấn đề có ý nghĩa cả về lí luận và thực tiễn là trong việc phân công phụ

trách, cần qui định giới hạn tối đa số lợng các phòng ban chức năng, bộ phận sản
xuất một chức danh quản lí vì nh chúng ta đều biết giữa những ngời tham gia quá
trình quản lí có vô vàn mối quan hệ qua lại chằng chịt, tác động lẫn nhau, qui định
lẫn nhau. Khi số lợng bộ phận hoặc nhân viên trực thuộc một cán bộ quản lí nào đó
tăng lên thì những mối quan hệ cũng tăng lên không phải theo cấp số cộng mà là cấp
số nhân.
3.2.Tổ chức các phòng chức năng:
Các phòng chức năng là các tổ chức bao gồm cán bộ , nhân viên kinh tế, kĩ thuật
hành chính đợc phân công chuyên môn hoá theo chức năng quản trị có nhiệm vụ
giúp đỡ giám đốc và phó giám đốc chuẩn bị các quyết định, theo dõi hớng dẫn các
phân xởng các bộ phân sản xuất kinh doanh cũng nh cán bộ công nhân cấp dới thực
hiên đúng đắn kịp thời các quyết định quản lí.
4.Hoàn thiện công tác đào tạo cán bộ:
Thờng xuyên đề ra nội dung các chơng trình học tập, hình thức tổ chức đào
tạo phù hợp. Không ngừng nâng cao trình độ cán bộ trong tổ chức đồng thời tiến
hành đào tạo cán bộ công nhân viên trẻ đẻ đội ngũ lao động quản lí trong tơng lai có
năng lực chuyên môn vững vàng, đảm bảo cho việc thực hiện một cách tốt nhất công
tác quản lí nói riêng và sự phát triển của tổ chức nói chung.
5.Hoàn thiện công tác tổ chức phục vụ nơi làm việc:
Quá trình hoạt động quản lí có hiệu quả hay không phụ thuộc rát nhiều vào
việc tổ chức phục vụ nơi làm việc.Nếu nh nơi làm việc đợc trang bị đầy đủ, đáp úng
yêu cầu của hoạt động quản lí sẽ góp phần làm tăng hiệu quả công việc, đồng thời
cũng là cơ sở để tinh giảm bộ máy, chuyên môn hoá hoạt động của bộ máy quản lí.
Mặt khác đây cũng là biện pháp tạo bầu không khí tâm lí thoải mái tại nơi làm việc.
6..Hoàn thiện công tác khuyến khích ngời lao động:
Một thực tế là trong cơ chế thị trờng, công tác khuyến khích ngời lao động
đang đợc quan tâm một cach đúng đắn trong các doanh nghiệp. Công tác này bao
gồm viêc khuyến khích vật chất và khuyến khích tinh thần với ngời lao động.
24
Luận văn tốt nghiệp

Nếu nh đợc quan tâm đúng mức thì sẽ là động cơ giúp cho ngời lao động nói chung
và lao động quản lí nói riêng hăng say lao động, tìm tòi sáng tạo nâng cao hiệu quả
hoạt động của mình. Công việc này đòi hỏi đánh giá chính xác nỗ lực của cá nhân
cũng nh tập thể (phòng ban tổ đội...) và tính công bằng. Có nh vậy mới phát huy đợc
mục đích của công tác.
Phần II
Thực trạng tổ chức bộ máy quản lý ở Công ty vật t nông lâm nghiệp phú thọ
I/ Vài nét về hoạt động sản xuất và quá trình phát triển của Công ty.
1. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty
Công ty vật t nông lâm nghiệp Phú Thọ đợc thành lập từ năm 1962 với tên ban
đầu của Công ty là Công ty vật t nông lâm nghiệp Vĩnh Phú theo quyết định của
UBND tỉnh Vĩnh Phú. Tên Công ty đợc đổi giống nh hiện nay kể từ năm 1997 khi
tỉnh Vĩnh Phú đợc tác thành 2 tỉnh : Vĩnh Phúc và Phú Thọ. Công ty là một doanh
nghiệp nhà nớc với chức năng chủ yếu là cung ứng dịch vụ vật t phục vụ sản xuất
nông lâm nghiệp trong tỉnh và thực hiện một số mặt hàng chính sách về trợ giá vật
phân bón cho các huyện miền núi, thúc đẩy sản xuất nông nghiệp phát triển.
Công ty vật t nông lâm nghiệp Phú Thọ nằm trên đại lộ Hùng Vơng, thành
phố Việt trì, các cảng Việt trì khoảng 1 km. Ngoài trụ sở chính Công ty còn có một
hệ thống 12 trạm vật t tại các huyện thành thị trong ngoài tỉnh (các huyện Đoan
Hùng, Hạ Hoà, Thanh Ba, Thanh Sơn, Tam Nông, Thanh Thuỷ, Yên Lập, Sông
Thao, Lâm Thao, Phù Ninh ; thị xã Phú Thọ và thành phố Việt Trì) Công ty có một
cửa hàng tại văn phòng, một hệ thống kho tàng có sức chứa lớn, thuận tiện cho việc
dự trữ, vận chuyển hàng hoá theo đờng bộ, đờng thủy và xe lửa. Ngoài ra có hơn 160
cửa hàng, quầy hàng đại lý trên toàn tỉnh. Đây là một vị trí thuận lợi cho Công ty
trong viện giao nhận hàng hoá, giao dịch với khách hàng và tổ chức điều hành kiểm
tra giám sát một mạng lới dịch vụ vật t hợp lý.
25