Khảo sát đánh giá các nhu cầu về bảo tồn Sherelyn Ogden pot

Khảo sát đánh giá các nhu cầu về bảo tồn
Sherelyn Ogden

Khảo sát đánh giá nhu cầu là thi
ết yếu đối với việc hoạch
định kế hoạch bảo quản. Kế hoạch này phải dựa trên
những nhu cầu của cơ quan cũng như những hoạt động
cần thiết để đáp ứng những nhu cầu đó. Thông tin về các
loại nhu cầu được cung cấp qua các báo cáo điều tra.
Nhiều cơ quan tiến hành một cuộc khảo sát duy nhất để
xem xét mọi loại nhu cầu một cách tổng thể. Đối với các
cơ quan có nhiều nhu cầu đa dạng và phức tạp, cần phải
tiến hành thêm các khảo sát để chỉ ra được các vấn đề cụ
thể hay yêu cầu của các bộ sưu tập nhất định hoặc của
các loại hiện vật.
Do các cuộc khảo sát là nền tảng cho việc hoạch định kế
hoạch bảo quản nên một cuộc khảo sát đáp ứng đư
ợc các
yêu cầu về kế hoạch của cơ quan có ý nghĩa rất quan
trọng.
- Một cuộc khảo sát phải đánh giá được các chính sách,
các công việc thường làm và các điều kiện trong cơ quan
có ảnh hưởng đến việc bảo quản các bộ sưu tập.
- Nó phải chỉ ra được tình hình chung của tất cả các bộ
sưu t
ập cũng nh
ư nh
ững g
ì c
ần phải l
àm đ

ể cải thiện t
ình
trạng đó và làm thế nào để bảo quản chúng về lâu dài.
- Nó phải xác định được các nhu cầu cụ thể về bảo quản
và đưa ra các hoạt động phù hợp để đáp ứng được
những nhu cầu đó cũng như sắp xếp các hoạt động đó
theo thứ tự ưu tiên.
Một cuộc khảo sát phải bao quát toàn bộ toà nhà lưu giữ
các bộ sưu tập và xác định được những nguy cơ đe doạ
chúng, bao gồm các yếu tố như môi trường, lưu trữ, an
ninh và truy cập, bảo quản tài liệu, cách thức tu bổ, các
chính sách và công việc thực tế. Cần lưu ý rằng toà nhà
nơi lưu giữ các bộ sưu tập thường cũng là một bộ phận
của bộ sưu tập đó. Đó là trong trường hợp các to
à nhà có
ý nghĩa về mặt lịch sử hoặc kiến trúc điển hình. Trong
trường hợp này, cần phải xem xét đến các hoạt động
được tiến hành để bảo quản toà nhà cũng như các bộ s
ưu
tập mà nó lưu trữ.
Tất cả các thông tin này cần được ghi chép lại thành một
báo cáo khảo sát chính thức. Báo cáo này cần được viết
với văn phong rõ ràng, rành mạch và được trình bày sao
cho người xem có thể dễ dàng xác định hay trích dẫn
được thông tin cần tìm. Nó là phương tiện mà bạn có thể
s
ử dụng để phác thảo kế hoạch bảo quản của bạn, do vậy
nó ph
ải chứa đựng thô
ng tin b

ạn cần với ngôn ngữ dễ
hiểu và hình thức dễ tiếp cận.
Một cuộc khảo sát đánh giá nhu cầu có thể do c
ơ quan tư
vấn bên ngoài hoặc do các nhân viên của cơ quan đó tiến
hành. Mỗi hình thức đều có những ưu điểm và hạn chế
cần được xem xét trước khi tiến hành thuê tư vấn bên
ngoài hay yêu cầu nhân viên trong cơ quan thực hiện.
Trong trường hợp hợp đồng với tư vấn bên ngoài, cần
thiết phải kiểm tra các bằng cấp và thư giới thiệu của
người đó trước khi thuê.
So sánh tư vấn bên ngoài với nhân viên trong cơ quan
Ưu điểm của việc thuê nhân viên tư vấn bên ngoài:
- Một tư vấn viên bên ngoài có thể có nhiều kinh nghiệm
hơn bất cứ ai trong cơ quan của bạn. Người đó có thể đã
thực hiện nhiều cuộc khảo sát, quen với các bước tiến
hành công việc và đã từng xử lý nhiều tình huống đa
dạng hơn. Ngoài ra, anh ta có thể có hiểu biết hơn h
ẳn về
các nguồn lực bên ngoài mà chúng có thể hữu ích trong
việc hoàn thiện dự án. Điều này khiến cho nhà tư vấn có
hiểu biết rộng hơn và toàn diện hơn khi đưa ra các lời
khuyên.
- Nhà tư vấn có thể là chuyên gia trong một lĩnh vực hay
m
ột loại s
ưu t
ập cụ thể. Điều n
ày r
ất hữu ích trong việc

đưa ra nhận xét.
- Nhà tư vấn bên ngoài có thể nói lên những ý kiến mang
tính chỉ trích mà không sợ bị một áp lực nào. Do đó anh
ta có thể chỉ ra những tình trạng cần thay đổi, ngay cả
khi thay đổi đó không làm vừa lòng người khác. Vì thế
nhà tư vấn không bị hạn chế hay cản trở từ phía các mối
quan hệ trong cơ quan.
- So với đội ngũ nhân viên cũng như đội ngũ quản lý của
cơ quan, nhà tư vấn bên ngoài thường được tín nhiệm
hơn ngay cả khi sự tín nhiệm này chưa đư
ợc kiểm chứng.
Vì vậy nhà tư vấn được coi như một người có thế lực.
- Có lẽ lợi thế lớn nhất của việc thuê tư vấn bên ngoài là
nhân viên tư vấn đó có thời gian tiến hành công việc.
Anh ta có thể đến làm việc theo một thời gian biểu cố
định, hoàn thành việc khảo sát và viết báo cáo đúng thời
hạn.
B
ất lợi của việc thuê tư vấn bên ngoài
- Một nhà tư vấn bên ngoài không biết được nguồn gốc
hoặc khuôn khổ hoạt động của cơ quan là nguồn gốc nảy
sinh các vấn đề. Anh ta không nắm được truyền thống v
à
đặc điểm riêng của cơ quan nên có thể đưa ra những ý
ki
ến thiếu thực tiễn hoặc nằm ngo
ài kh
ả năng thực hiện
của cơ quan.
- Việc thuê tư vấn bên ngoài đòi hỏi một khoản tiền phí

tư vấn mà có thể đối với cơ quan vào thời điểm đó thì
khoản tiền này không sẵn có. Điều này khiến cho việc
thuê tư vấn có vẻ đắt hơn cho dù trên thực tế, khảo sát
do các nhân viên trong cơ quan thực hiện cũng đòi hỏi
chi phí không kém, thậm chí có thể còn tốn kém hơn
nhiều nếu xét về thời gian thực hiện.
Ưu điểm của việc sử dụng nhân viên trong cơ quan
- Là nhân viên của cơ quan, người khảo sát nắm được
các giá trị và chức năng của cơ quan, hiểu rõ khuôn khổ
hoạt động cũng như nguồn gốc nảy sinh vấn đề. Vì lý do
này, anh ta có thể đưa ra những ý kiến có tính thực tiễn
hơn so với tư vấn bên ngoài.
- Người khảo sát nắm được vị trí lưu giữ tất cả các bộ
sưu tập, đặc điểm của khoảng không gian lưu trữ cũng
như biết được các thiết bị hỗ trợ hoạt động ra sao. Điều
đó tạo điều kiện cho họ làm việc nhanh hơn và đưa ra
những kiến nghị phù hợp hơn.
- Nhân viên trong cơ quan có thể làm việc tỉ mỉ hơn do
không bị hạn chế về mặt thời gian trong khi nhà tư vấn
bên ngoài b
ị khống chế bởi thời gian.

- Việc sử dụng nhân viên trong cơ quan sẽ tránh làm
phát sinh thêm 1 khoản chi phí, làm cho cu
ộc khảo sát có
vẻ ít tốn kém hơn mặc dù trên thực tế nó tốn rất nhiều
thời gian của nhân viên.
H
ạn chế của việc sử dụng nhân viên trong cơ quan
- Nhân viên trong cơ quan có những định kiến v

à chương
trình làm việc riêng có thể ảnh hưởng đến việc họ nhận
định vấn đề và đưa ra ý kiến.
- So với tư vấn bên ngoài, nhân viên trong cơ quan khó
có thể trở thành nhân tố thay đổi. Họ có thể ngần ngại
khi g
ợi ý những thay đổi nhất định do chúng có khả năng
gây ra những tác động bất lợi cho bản thân họ hoặc cho
những nhân viên khác, hoặc cũng có thể trên cơ sở
những kinh nghiệm trước đó, họ cho rằng những đề xuất
thay đổi đó sẽ không được thực hiện.
- Thời gian thực hiện khảo sát và hoàn thành báo cáo c
ủa
nhân viên trong cơ quan sẽ dài hơn so với tư vấn bên
ngoài vì họ phải thực hiện những công việc hàng ngày
của mình song song với việc khảo sát.
- Nhà quản lý cũng như các nhân viên khác của cơ quan
có th
ể cho rằng ng
ư
ời nhân vi
ên th
ực hiện việc khảo sát
không có đủ kinh nghiệm chuyên môn cũng như kiến
thức so với một nhà tư vấn ở bên ngoài cơ quan, ngay cả
khi điều này là không chính xác, do m
ức độ tín nhiệm đối
với nhân viên trong cơ quan không cao.
Các nguồn hỗ trợ cho việc thực hiện khảo sát
Kh

ảo sát do tư vấn bên ngoài tiến hành
Các tổ chức cấp địa phương và nhà nước đều có tài trợ
kinh phí cho các cuộc khảo sát. Hãy liên hệ với các tổ
chức văn hoá hoặc hiệp hội bảo tồn địa phương để biết
tên và địa chỉ của các tổ chức tài trợ phù hợp của địa
phương. Liên hệ tài trợ cấp nhà nước theo những địa chỉ
sau:
Conservation Assessment Program (Chương trình đánh
giá bảo tồn)
Heritage Preservation (Bảo tồn Di sản)
1730 K Street, NW
Suite 566
Washington, DC 20006
Telephone; (202) 634-1422
MAP II: Collections Management Assessment (Đánh giá
quản lý các bộ sưu tập)
American Association of Museums (Hi
ệp hội Bảo t
àng
Hoa Kỳ)
Museum Assessment Program (Chương trình đánh giá
Bảo tàng)
1575 Eye Street, NW, Suite 400
Washington, DC 20005
Telephone: (202) 289-9118
Institute of Museum and Library Services (Viện Dịch vụ
Thư viện và Bảo tàng)
1100 Pennsylvania Ave. NW, Suite 510
Washington, DC 20506
Telephone: (202) 606-8536

Liên hệ với nhân viên tư vấn khảo sát theo địa chỉ:
American Institude for Conservation of Historic and
Artistic Works (Viện bảo tồn các tác phẩm nghệ thuật v
à
lịch sử)
1717 K Street, NW, Suite 301
Washington, DC 20006
Telephone: (202) 452-9545
Kh
ảo sát do nhân viên trong cơ quan tiến hành
Nếu cần sự hỗ trợ cho những khảo sát này, hãy tham
khảo cuốn “Đánh giá bảo tồn - Công cụ để hoạch định,
th
ực hiện v
à l
ập quỹ” (The Conservation Assessment / A
Tool for Planning, Implementing, and Fundraising), tái
bản lần 1, Sara Wolf Green sửa chữa, Viện Bảo tồn tài
sản văn hoá quốc gia (nay là Viện Bảo tồn Di sản) và
Viện Bảo tồn Getty xuất bản năm 1991. ấn phẩm này
hiện có tại:
Heritage Preservation (Viện Bảo tồn Di sản)
1730 K Street, NW
Suite 566
Washington, DC 20006
Telephone: (202) 634-1422
Getty Conservation Institude (Viện Bảo tồn Getty)
1200 Getty Center Drive
Suite 700
Los Angeles, CA 90049-1684

Telephone: (310) 440-7325
Để có trợ giúp cho việc khảo sát các bộ tài liệu lưu trữ,
hãy xem cuốn “Đánh giá Bảo tồn cho các Tổ chức lưu
trữ” (The Consevation Assessment for Archives) do Hội
đồng Lưu trữ Canada xuất bản năm 1995. Cuốn sách
này hiện có tại:
Canadian Council of Archives
344 Wellington

Ottawa, Ontario, Canada
Telephone: (613) 996-6445
Đối với việc khảo sát thư viện và các bộ tài liệu lưu trữ,
hãy liên hệ Trung tâm Bảo quản Tài liệu Đông Bắc
(NEDCC) để có 1 quyển hướng dẫn có tên “Những gì
một tổ chức cần phải làm để khảo sát nhu cầu bảo tồn
của chính m
ình” (What an Institution Can Do To Survey
Its Own Preservation Needs), tác giả là Karen
Motylewski. Cuốn sách này cung cấp một dàn ý những
thông tin cần thu thập trong quá trình khảo sát cũng
như
các thông tin cơ bản để lý giải tình huống và tìm ra giải
pháp. Tài liệu tham khảo của cuốn sách này gồm nhiều
nguồn khác nhau, bao gồm cuốn “Hướng dẫn khảo sát
bảo tồn” ấn bản năm 1982 do George Cunha trình bày
với tư cách là Giám đốc của NEDCC; các bài viết về chủ
đề liên kết thư viện của Jan Merrill-Oldham; các kinh
nghiệm từ các chương trình khảo sát của NEDCC và Hệ
thống thư viện Đông Nam (SOLINET) do Mildred
O’Connell, Karen Motylewski và Lisa Fox chỉ đạo. Địa

chỉ liên hệ:
Northeast Document Conservation Center (Trung tâm
Bảo quản Tài liệu Đông Bắc)
100 Brickstone Square

Andover, MARKETING 01810
Telephone: (978) 470-1010
Các công cụ tự động hoá cho thư viện và các bộ tài liệu
lưu trữ cũng được nghiên cứu phát triển. Gần đây, công
cụ CALIPR đã trở nên phổ biến và miễn phí trên
Internet. Hãy truy cập:

Ngoài ra còn có một số ấn phẩm hữu ích khác như S
ổ tay
tiêu chuẩn thực hành cho các bảo tàng (1009) (the
Standard Practices Handbook for Museums) và cuốn
Bảng tự đánh giá (1991) (the Self-Evaluation Checklist)
do Hội Bảo tàng Alberta xuất bản. Hiện có tại:
Alberta Museums Association (Hội Bảo tàng Alberta)
9829 103 Siêu thực.
Edmonton, Alberta, Canada T5K 0X9
Telephone: (403) 4-2626
Một ấn phẩm hữu ích khác nằm trong Chương trình
đánh giá Bảo tàng là cuốn “Định hướng cho bảo tàng:
Hướng dẫn hoạch định tổ chức MAP” (1993) do Hiệp
Hội bảo tàng Hoa Kỳ (AAM) xuất bản. Cuốn sách này
hi
ện có tại:

American Association of Museums (Hiệp Hội bảo tàng

Hoa Kỳ)
1575 Eye Street, NW
Suite 400
Washington, DC 20005
Telephone: (202) 289-9127
Cuốn “Lịch bảo tồn mang tính phòng ngừa cho các Bảo
tàng nhỏ” (A Perventive Conservation Calendar for the
Smaller Museum) được Trung tâm Bảo tồn và Phục chế
Tài sản Văn hoá Quốc tế xuất bản năm 1997. Cuốn sách
này có bán tại:
International Center for the Preservation and
Restoration of Cultural Property (Trung tâm Bảo tồn và
Phục chế Tài sản Văn hoá Quốc tế)
Via di San Michele 13
1-00153 Rome, Italy
Ghi chú
Bản hướng dẫn này trích từ cuốn “Kế hoạch bảo tồn:
Hướng dẫn soạn thảo kế hoạch dài kỳ” (Preservation
Planning: Guidelines for Writing A Long-Range Plan)
cuả Sherelyn Ogden, NEDCC xuất bản với sự hỗ trợ của
Vi
ện Dịch vụ Th
ư vi
ện v
à B
ảo t
àng. Cu
ốn sách n
ày
hi

ện
có tại Hiệp hội Bảo tàng Hoa Kỳ