Bài giảng Quản trị quy trình kinh doanh: Chương 2 - Trần Thị Hương

LOGO

EM3300: Quản trị quy trình kinh doanh

CHƯƠNG 2: THIẾT KẾ VÀ MƠ HÌNH HỐ
QUY TRÌNH KINH DOANH
Dr. Tran Thi Huong
Department of Business Administration
School of Economics and Management (SEM)
Hanoi University of Science and Technology (HUST)



Nội dung chính chương 2
2.1 Khái niệm về thiết kế và mơ hình hố quy trình kinh doanh
2.2 Các loại mơ hình của quy trình kinh doanh
2.3 Các bước thiết kế quy trình kinh doanh
2.4 Ngơn ngữ BPMN trong thiết kế quy trình kinh doanh


2.1 Concepts of BP design and modelling

2.1 Khái niệm về thiết kế và mơ hình hố quy trình kinh doanh
v Thiết kế và mơ hình hố (thiết kế) quy trình kinh doanh
§ là việc trình bày một cách trực quan hố các quy trình nhằm nắm bắt,
kiểm sốt, lưu trữ, và phân phối dữ liệu giữa hệ thống và môi trường
của nó và giữa các cấu phần của hệ thống
§ là việc xây dựng một mơ hình, cái mà có thể trực quan hố, đơn giản
hố quy trình thực tế nhằm phục vụ một mục đích nào đó (Stachowiak:
Allgemeine Modelltheorie, 1973)

2.1 Concepts of BP design and modelling

Mơ hình là gì
Những mơ hình được xây dựng lên từ sự khái qt hố
từ các hiện tượng trong thế giới thực, sau đó được phát
triển để giảm thiểu sự phức tạp

Mơ hình chỉ tổng hợp những thơng tin và tài liệu có liên
quan đến khía cạnh thực tế mà người sử dung mơ hình
quan tâm

Các mơ hình được xây dựng
1. trong một ngữ cảnh cụ thể
2. cho một đối tượng sử dụng cụ thể
3. với một mục đích cụ thể
4


2.1 Concepts of BP design and modelling

2.1 Khái niệm về thiết kế và mơ hình hố quy trình kinh doanh
v Mục tiêu của thiết kế quy trình kinh doanh
§ Truyền thơng
§ Văn bản/ thể chế hố
§ Phân tích (VD: mơ phỏng)

§ Khám phá những hành vi tương lai của hệ thống mà khơng
phải thực hiện những thí nghiệm tiềm ẩn nhiều rủi ro.
§ Thực hiện phân tích nếu- thì /phân tích tình huống/ kịch bản(

What-if/ scenario analysis).
§ Tiết kiệm thời gian để phân tích các khả năng có thể xảy ra
bằng máy tính
§ Quản trị và cải tiến các quy trình


2.1 Concepts of BP design and modelling

Sự cần thiết phải thiết kế/ mơ hình hố quy trình
§ Một quy trình được mơ hình hố/ thiết kế tốt sẽ thực hiện những điều
đúng ngay từ đầu và hạn chế mang lại những giá trị khơng tốt đến tay
khách hàng
§ Q trình thiết kế và mơ hình hố sẽ giúp cấu hình/ điều chỉnh quy trình
sao cho thoả mãn nhu cầu khách hàng một cách hiệu quả nhất
§ Khách hàng được hiểu là cả khách hàng nội bộ và khách hàng bên ngồi
§ u cầu của khách hàng nội bộ cần được hợp lý hoá theo nhu cầu và
mong muốn của khách hàng bên ngoài


2.1 Concepts of BP design and modelling

Tại sao cần mô hình hố quy trình
“It’s like turning a lot of light bulbs on in the minds of
managers”
“Nó giống như việc làm nảy lên rất rất nhiều ý tưởng trong
tâm trí của các nhà quản lý”
Process owner
Defense Housing Authority
Canberra, Australia

Transparency/ Sự minh bạch, trong suốt


2.1 Concepts of BP design and modelling

Process models– conveying transparency
Các mơ hình quy trình truyền tải sự minh bạch/ trong suốt của thơng tin liên
quan đến
• Cái chúng ta cần làm là gì và khi nào – Control flow
• Chúng ta cần làm việc với đối tượng nào– Artifacts (physical & electronic)
• Ai thực hiện cơng việc– Resources (human & systems)

Finance ERP
Department

Invoice

Invoice
received

Enter
Invoice
Details

Report

Check
Invoice
Mismatches

Invoice DB

Invoice

no
Post Invoice
mismatches
Invoice
posted

Invoice

Senior Finance Officer
mismatch
exists

Block
Invoice

Invoice
blocked
8


2.1 Concepts of BP design and modelling

Những thành phần chính của một mơ hình quy trình
Cái chúng ta cần làm là gì và khi nào?
§ Các hoạt động/ nhiệm vụ, sự kiện và mối liên hệ
cũng như trình tự?

§ Con người hay máy móc thực hiện?
Đối tượng làm việc?
§ Đầu vào/ đầu ra của các hoạt động
§ Đối tượng là vật chất hay điện tử
Ai thực hiện cơng việc?
§ Nguồn lực để thực hiện công việc và tạo ra các sự
kiện
§ Con người hay phần mềm
9


2.1 Concepts of BP design and modelling

Các thành phần khác của một quy trình
Objectives, goals/ Mục tiêu
§ to link with corporate strategy/ gắn với chiến lược của tổ chức
Risks/ Những rủi ro có thể xảy ra
§ to risk-profile the process/ danh mục rủi ro của quy trình
Policies, rules/ Chính sách, quy định
§ to check process compliance/
để kiểm tra tính tn thủ của quy trình
Knowledge/ Tri thức
§ to depict expertise required/
mơ tả những tri thức cần có để triển khai quy trình
…
10


2.1 Concepts of BP design and modelling

Thế nào là một mơ hình tốt?
§ mang lại cái nhìn sâu sắc về các khía cạnh có liên quan của các quy
trình
§ thể hiện được các tác nhân có liên quan, hành động và sự trao đổi
thơng tin
§ sử dung ngơn ngữ/ biểu tượng phổ quát và có thể chia sẻ được ==>
mang lại sự hiểu biết chung giữa các tổ chức, cá nhân khác nhau
§ hỗ trợ phát hiện các cơ hội để có thể cải tiến quy trình
§ tạo ra dữ liệu liên tục liên quan đến quy trình.


2.1 Concepts of BP design and modelling

How novices model
Mark is going on a trip to Sydney. He decides to call a taxi from home
to the airport. The taxi arrives after 10 minutes and takes half an hour
for the 20 kilometers to the airport.
At the airport, Mark uses the online check-in counter and receives his
boarding pass. Of course, he could have also used the ticket counter. He
does not have to check-in any luggage, and so he proceeds straight to
the security check, which is 100 meters down the hall on the right. The
queue here is short and after 5 minutes he walks up to the departure
gate.
Mark decides not to go to the Frequent Flyer lounge and instead walks
up and down the shops for 15 minutes and buys a newspaper before he
returns to the gate. After ten minutes waiting, he boards the plane.
Recker et al., How novices model business processes, Proceedings of BPM, Springer, 2010 12


2.1 Concepts of BP design and modelling

Có nhiều cách khác nhau để mơ hình hố

Recker et al., How novices model business processes, Proceedings of BPM, Springer, 2010 13


2.1 Concepts of BP design and modelling

Có nhiều cách khác nhau để mơ hình hố

Recker et al., How novices model business processes, Proceedings of BPM, Springer, 2010 14


2.1 Concepts of BP design and modelling

Có nhiều cách khác nhau để mơ hình hố

Recker et al., How novices model business processes, Proceedings of BPM, Springer, 2010 15


2.1 Concepts of BP design and modelling

Có nhiều cách khác nhau để mơ hình hố

Recker et al., How novices model business processes, Proceedings of BPM, Springer, 2010 16


2.1 Concepts of BP design and modelling

Có nhiều cách khác nhau để mơ hình hố

Recker et al., How novices model business processes, Proceedings of BPM, Springer, 2010 17


2.1 Concepts of BP design and modelling

Vấn đề ở đây là?
v Có nhiều cách diễn đạt một ý tưởng
v Với các mức độ chi tiết khác nhau
v Và phạm vi khác nhau
v Thuật ngữ khác nhau

→ Đâu sẽ là một mơ hình chính xác nhất?

18


2.1 Concepts of BP design and modelling

khơng có mơ hình đúng/ sai

mà là mơ hình phù hợp hay khơng phù hợp

19


2.1 Concepts of BP design and modelling

Đâu sẽ là mô hình phù hợp?

?
20


2.2 Phân loại các mơ hình quy trình kinh doanh
§ Process Flow chart: mơ tả trình tự của các tác vụ
§ Process charts: tích hợp thời gian, khơng gian và loi hot ng
Đ Swimlane/ Activity diagrams:
ã visually distinguishes job sharing and responsibilities for subprocesses. làm nổi bật một cách trực quan các cơng việc và
người chịu trách nhiệm
• sử dụng ngơn ngữ UML- Unified Modeling Language
• trong lĩnh vực BPM, phát triển thành BPMN- Business
Process Model and Notation (BPMN)


2.2 Phân loại các mơ hình quy trình kinh doanh
§ Process Flow chart


2.2 Phân loại các mơ hình quy trình kinh doanh
• Process charts


2.2 Phân loại các mơ hình quy trình kinh doanh
§ Activity diagrams


2.3 Các bước xây dựng mơ hình quy trình kinh doanh
v Xác định sự kiện bắt đầu quy trình
v Liệt kê/ chia tách quy trình thành các tác vụ/ task/ activities cụ

thể cần thực hiện
v Xác định tác nhân chịu trách nhiệm thực hiện các task
v Lựa chọn ngôn ngữ/ loại mơ hình sẽ sử dung
v Phác thảo mơ hình
v Hồn thiện mơ hình