Doanh Nghiệp Cần Chuẩn Bị Gì Trước Khi Triển Khai ERP?

Doanh Nghiệp Cần Chuẩn Bị Gì Trước Khi Triển Khai ERP?
Nguyễn Văn Hợp*
Tóm tắt
Gần đây, nhiều doanh nghiệp Việt Nam đã triển khai Hệ Thống Quản Trị Tổng Thể
Doanh Nghiệp (ERP- Enterprise Resources Planning). Trong số đó, khơng ít doanh
nghiệp đã thất bại hoặc phải làm đi làm lại nhiều lần, tốn rất nhiều tiền bạc và công sức.
Vậy nguyên nhân là gì? Mục tiêu của bài báo này nhằm đưa ra một cái nhìn tổng quan về
ERP. Hơn nữa, dựa trên kiến thức và kinh nghiệm thực tế, tác giả đưa ra một số gợi ý
giúp các doanh nghiệp có ý định triển khai ERP có khâu chuẩn bị được tốt hơn nhằm
giảm thiểu tối đa rủi ro khi triển khai ERP tại doanh nghiệp mình.
1. Hệ thống ERP và lợi ích khi triển khai
Hệ thống ERP là gì và có lợi ích gì mà mặc dù rất nhiều doanh nghiệp đã thất bại nhưng
khơng ít doanh nghiệp vẫn sẵn sàng đầu tư để triển khai hệ thống này? Có rất nhiều định
nghĩa về ERP, như định nghĩa của DataQuest, 1996: “ERP là một hệ thống tổ hợp các
quy trình làm việc và lập kế hoạch các nguồn lực của doanh nghiệp như con người, máy
móc, nguyên vật liệu, tài chính, … để tạo ra giá trị tổng hợp cao nhất”. Hay định nghĩa
của Gartner Group xem ERP là “một hệ thống các phần mềm ứng dụng giúp cân đối các
hoạt động sản xuất, phân phối, tài chính và các hoạt dộng kinh doanh khác” và là công cụ
để tự động hóa và tổ hợp lại các chức năng văn phịng như kế tốn, quản lý nhân lực, tài
chính và sản xuất. Nhưng cách hiểu đơn giản và sát với thực tế nhất có lẽ xem hệ thống
ERP là một hệ thống làm việc liên kết tất cả các quy trình hoạt động sản xuất kinh doanh
của doanh nghiệp. Nó giúp chúng ta quản lý tất cả các họat động sản xuất kinh doanh của
doanh nghiệp một cách hiệu quả nhờ một hệ thống liên kết các thông tin và quy trình sản
xuất kinh doanh trong một hệ thống phần mềm tich hợp trong đó các module chức năng
của doanh nghiệp liên kết, tương tác với nhau qua một hệ thơng cơ sở dữ liệu chung
(Hình 1).

Hình 1. Cấu trúc cơ bản của một hệ thống ERP (Fish, 2005).
* TS Nguyễn Văn Hợp, Giám đốc công ty Clearpack Vietnam, 19 Võ Văn Tần, Q3,
TPHCM. Tel. 0988588509, E-mail: ,

Đứng trên phương diện các quy trình hoạt đơng của doanh nghiệp, hệ thống ERP thực
hiện các giao dịch tương tác giữa các phòng ban qua các module/chức năng tương ứng
(Hình 2)

Hình 2. Sự tương tác giữa các chức năng trong hệ thống ERP
Chính vì sự phức tạp của các modules chức năng và sự tương tác giữa các modules với
nhau nên rất nhiều công ty khi triển khai, nếu không chuẩn bị kỹ thường gặp thất bại. Tuy
vậy, nếu triển khai thành công hệ thống ERP, sẽ đem lại cho doanh nghiệp rất nhiều lợi
ích cả cho lợi ích tổng thể của doanh nghiệp cũng như lợi ích cuả từng phịng ban. Cụ thể
đối với doanh nghiệp, lợi ích về mặt hệ thống khi triển khai thành công ERP sẽ giúp cho
doanh nghiệp:
• Tối đa hóa mức độ trao đổi thơng tin
• Cung cấp thơng tin tức thời
• Tích hợp thơng tin thơng qua tồn bộ chuỗi cung ứng
• Giảm thiểu thời gian đáp ứng: giảm cycle time
• Phân quyền ra quyết định đến cấp thấp nhất được dễ dàng, nhanh chóng và hiệu
quả,
• Giảm chi phí do loại bỏ được các cơng việc, các quy trình thừa, khơng tạo ra giá
trị gia tăng.
• Gỉam tồn kho
• Cải thiện kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
* TS Nguyễn Văn Hợp, Giám đốc công ty Clearpack Vietnam, 19 Võ Văn Tần, Q3,
TPHCM. Tel. 0988588509, E-mail: ,


•
•
•
•

Cho phép chia sẻ và theo dõi thông tin của tồn bộ doanh nghiệp.
Chuẩn hóa các hoạt động của doanh nghiệp.
Giúp đạt được và duy trì lợi thế cạnh tranh.
Cải thiện sự tương tác giữa khách hàng và nhà cung cấp.

Dưới góc độ các phịng ban, ERP đem lại rất nhiều lợi ích thiết thực giúp các phịng ban
hoạt đơng hiệu quả hơn. Cụ thể đối với phòng kinh doanh, ERP giúp:
• Giảm thời gian báo giá, tăng khả năng đáp ứng.
• Phân tích lợi nhuận dựa trên số liệu thật về: chi phí, doanh thu, sản lượng hàng
bán, các khách hàng mục tiêu, thị phần, khuynh hướng của thị trường…
• Cho phép tạo ra các kế hoạch tiếp thị, các khung giá khác nhau, các kế hoạch
giảm giá linh động…
• Dự báo chính xác thời gian giao hàng, kiểm soát chặt chẽ giữa đơn hàng và hàng
tồn kho, …
Đối với bộ phận sản xuất, ERP giúp:
• Tăng năng suất.
• Gắn kết thông tin đơn hàng và sản xuất: các đơn hàng hiện có và các đơn hàng dự
báo.
• Theo dõi chính xác lượng hàng có phục vụ cho: bán hàng, phân phơi, quản lý
ngun vật liệu
• Giúp cho việc lập kế hoạch sản xuất tốt hơn.
Về mặt tài chính, kế tốn ERP giúp:
• Theo dõi cơng nợ chặt chẽ làm giảm thiểu nợ quá hạn.
• Tổng hợp bức tranh tài chính tổng thể và chính xác của doanh nghiệp, giảm chi
phí lưu trữ sổ sách
• Cung cấp thơng tin đầu vào chất lượng cao để phân tích đánh giá:
– Mối liên kết giữa kết quả điều hành và hiệu ứng về tài chính
– Cung cấp cái nhìn nhân quả dễ dàng hơn cho cơng tác quản lý điều hành
• Có sẵ dữ liệu tài chính trợ giúp cho việc ra quyết định tốt hơn.

• Cho phép tạo ra các số đo cho việc thực hiện các chiến lược.
Về mặt hậu cần:
• Liên kế hệ thống phân phối với các chức năng khác như: sản xuất, bán hàng, báo
cáo tài chính.
• Cho phép báo cáo về các chỉ số hiệu quả hoạt động trong quá khứ và tương lai.
• Thống nhất các chỉ số đo hiệu quả hoạt động cho các: liên chức năng, phục vụ các
quy trình sản xuất kinh doanh, phục vụ khách hàng.
Về mặt nhân sự:
• Tích hợp cơ sở dữ liệu nhân sự
– Lương, chế độ chính sách
– Kế hoạch tuyển dụng
– Chi phí cơng tác và di chuyển
• Thanh tốn theo tiêu chuẩn quốc gia và quốc tế
• Xem nhân viên là khách hàng đặc biệt
– Thang bậc phát triển nhân sự
– Điều phối đào tạo,
* TS Nguyễn Văn Hợp, Giám đốc công ty Clearpack Vietnam, 19 Võ Văn Tần, Q3,
TPHCM. Tel. 0988588509, E-mail: ,


•

Chấm công (giờ công, nghỉ phép, trực ca): quan trọng cho việc phân bổ chi phí
ngân sách.

Chính với những lợi ích to lớn như trên, mặc dù phải đối mặt rất nhiều thách thức, rủi ro
khi triển khai dự án ERP, rất nhiều doanh nghiệp đã và đang sẵn sàng đầu tư cho triển
khai ERP ở doanh nghiệp mình. Do đó, vấn đề quan trọng ở đây, chúng ta cần nhận diện
những thách thức và rủi ro đó để có những phương pháp tiếp cận phù hợp khi triển khai
ERP.

2. Các thách thức khi triển khai ERP và các rủi ro
Để triển khai thành công một dự án ERP, ban quản lý dự án và doanh nghiệp phải đối
mặt rất nhiều thách thức, cụ thể là việc triển khai ERP vào hoạt động của doanh nghiệp,
cần đúng hạn và trong ngân sách cho phép, tránh tình trạng kéo dài thời gian ảnh hưởng
đến các hoạt động của doanh nghiệp. Những yếu tố sau có thể là các ngun nhân chính
làm dự án triển khai ERP thất bại:
• Phương pháp triển khai và quản lý dự án kém
• Cơng nghệ của hệ thống ERP khơng phù hợp
• Truyền thơng, ln chuyển thơng tin khơng hiệu quả, chính xác.
• Lãnh đạo kém
• Đánh giá chọn sai đơn vị tư vấn
• Thay đổi phạm vi của dự án cũng như yêu cầu khi đang triển khai dự án
• Khơng đủ nguồn lực: tài chính và nhân sự. Khơng chuẩn bị kỹ ngân sách phù hợp.
Nhân sự khơng đủ, khơng có kinh nghiệm và kiến thức về ERP, không hiểu hệt
các vấn đề của các hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
• Mâu thuẫn giữa các phịng ban
• Khơng có sự hỗ trợ đặc biệt từ ban giám đốc, trưởng dự án khơng có đủ quyền lực
để thay đổi, u cầu các phịng ban thực hiện nhiệm vụ được giao.
• Cơng tác đào tạo không được chú trọng
Vậy để triển khai thành công dự án ERP, cần lưu ý các yếu tố sau:
• Các chức năng của hệ thống ERP được chọn phù hợp với các quy tình sản xuất
kinh doanh của doanh nghiệp.
• Cần có sự chuẩn bị kỹ càng về con người, quy tình làm việc, cơ sở hạ tầng, dữ
liệu.
• Đĩnh nghĩa rõ các chức năng cần phát triển riêng cho phù hợp với đặc thù thực tế
(customization).
• Độ linh động và khả năng mở rộng của hệ thống ERP được chọn
• Hệ thống ERP được chọn phải dễ sử dung, nâng cấp và điều chỉnh.
• Có sự hỗ trợ đầy đủ hiệu quả của cơng ty tư vấn
• Chi phí phù hợp

• Tham khảo kinh nghiệm của các khách hàng đi trước

* TS Nguyễn Văn Hợp, Giám đốc công ty Clearpack Vietnam, 19 Võ Văn Tần, Q3,
TPHCM. Tel. 0988588509, E-mail: ,


3. Các bước triển khai và chuẩn bị triển khai dự án ERP
Thông thường các dự án ERP được triển khai bằng các chiến lược khác nhau như
(Sumner,2005): phương pháp triển khai đồng loạt “big bang”, phương pháp triển khại
theo từng đơn vị module, phương pháp tự phát triển toàn bộ các modules “in-house”,
phương pháp triển khai theo quy trình hoạt đông sản xuất kinh doanh.
Cụ thể, thông thường dự án ERP được tiến hành qua các bước sau:
• Lập ban dự án: trưởng dự án phải được hỗ trợ của ban giám đốc co thực quyền để
thay đổi, thành viên ban dự án là các trưởng phó phịng ban phải am hiểu cơng
việc của phịng ban của mình ở tất cả mọi khía cạnh, đại diện bộ phận IT, nhân sự,
và ISO.
• Xác định phạm vi, mục tiêu của dự án
• Khảo sát đánh giá tình trạng hiện tại
• Chuẩn bị thực hiện
• Đào tạo cho
o Quản lý cao cấp
o Các nhân viên kỹ thuật
o Đội ERP
o Toàn bộ cơng ty
• Viết u cầu của dự án
• Chuẩn bị hạ tầng hệ thống IT
• Lựa chọn hệ thống ERP và cơng ty tư vấn:
• Lập kế hoạch thực hiện dự án, ước lượng nguồn lực, chi phí thực hiện dự án và
thời gian thực hiện từng tác vụ của dự án.
• Đánh giá rủi ro của dự án và lên kế hoạch giảm thiểu rủi ro của dự án.

• Khảo sát và đánh giá hệ thống các quy trình và dữ liệu:
o Các quy trình hiện có của doanh nghiệp.
o Các quy trình chuẩn của phần mềm.
o Kiểm tra độ chính xác của dữ liệu hiện có.
o Xác định sự khơng nhất qn trong quy trình và dữ liệu của doanh nghiệp.
• Chuẩn hóa quy trình và dữ liệu:
o Điều chỉnh hoặc sắp xếp lại quy trình làm việc cho phù hợp với quy trình
chuẩn của phần mềm
o Điều chỉnh quy trình của phần mềm để tương thích với quy trình của
daonh nghiệp
o Chuẩn hóa dữ liệu, sổ sách của doanh nghiệp.
• Tải/chuyển dữ liệu vào hệ thống ERP: phải đảm bảo độ chính xác.
• Phát triển giao diện các loại báo cáo biểu mẫu.
• Chạy thử
• Huấn luyện người dùng
Trong phạm vi bài báo này, tác giả muốn nhấn mạnh một số bước quan trọng khí
triển khai dự án ERP nhằm giúp doanh nghiệp chủ động phòng tránh rủi ro, chuananr
bị tốt hơn trước khi triển khai nhằm đảm bảo thành công của dự án.
* TS Nguyễn Văn Hợp, Giám đốc công ty Clearpack Vietnam, 19 Võ Văn Tần, Q3,
TPHCM. Tel. 0988588509, E-mail: ,


3.1.

Các bước chuẩn bị cần thiết:

Để chuẩn bị tốt cho việc thực hiện triển khai thành công một dự án ERP, các bước
chuẩn bị như trong Bảng 1 dưới đây nên được tiến hành cẩn thận:
STT
1

2

3
4

5
6

7

8

Bảng 1. Các bước chuẩn bị trước khi tiến hành triển khai dự án ERP
Công việc chuẩn bị
Kết quả thu được
Khảo sát hệ thống làm việc hiện
• Thu thập tất cả các quy trình của tất
thời của doanh nghiệp
cả các phịng ban
• Liệt kê tất cả các loại báo cáo, biểu
mẫu hiện có å phân loại các biểu
mẫu báo cáo theo mức độ quan
trọng. xem xét khả năng loại bỏ, kết
hợp chỉnh sửa các biểu mẫu báo cáo
cho phù hợp với cơng việc hiện thời
• Xác định các dịng chảy thơng tin
å phân loai các nhóm dữ liệu,
thơng tin
Thành lập ban dự án, xác định

• Sơ đồ tổ chức của dự án
phạm vi tổng quát của dự án,
• Danh mục các mục tiêu cần đạt
mục tiêu của dự án, chuẩn bị
được của dự án
nguồn nhân lực cho dự án
• Danh mục các modules, chức năng
và địa điểm cần triển khai
• Danh mục các cơng việc chính phải
làm và người chịu trách nhiệm
chính
Phát triển quy trình trao đổi
• Quy trình trao đổi thơng tin của dự
thơng tin trong dự án
án
Phát triển hệ thống mã chuẩn
• Hệ thống mã hàng
cho hàng hóa, tài sản của doanh
• Từ điển tên gọi thông dụng của mã
nghiệp. Lập từ điển cho tên gọi
hàng
của tất cả các mã hàng. Lập
• Master data, đơn vị đo lường và tần
danh mục các loại dữ liệu, dữ
mức của dữ liệu (dimension)
liệu chủ (Master data)
Chuẩn bị về phần cứng
• Cấu hình phần cứng của hệ thống
• Danh mục “ các việc phải làm”
Chuẩn bị danh mục các cơng

• Danh mục cơng tác chuẩn bị:
tác chuẩn bị “preparation check
preparation check list
list”
Đánh giá và chọn công ty tư
• Kế hoạch thu thập các đề cương
vấn
giải pháp của nhà thầu
• Quy trình và tiêu chí đánh giá
Phát triển kế hoạch triển khai
• Kế hoạch triển khai dự án

* TS Nguyễn Văn Hợp, Giám đốc công ty Clearpack Vietnam, 19 Võ Văn Tần, Q3,
TPHCM. Tel. 0988588509, E-mail: ,


dự án. Xác định phạm vi chi tiết
của dự án, phát triển danh mục
các kết quả thu được sau khi
triển khai
9

Phát triển kế hoạch tích hợp

10

Kế hoạch chạy thử

11

Phát triển yêu cầu cho module
đầu tiên

12

Phát triển cấu trúc của module
đàu tiên

13

Đào tạo về modue đầu tiên

•

•
•

•
•
•
•
•
•

14

Kế hoạch chi tiết triển khai
module đầu tiên

•

Phạm vi chi tiết của dự án: modules
và các chức năng của hệ thống, các
báo cáo cần phát triến phù hợp với
thực tế, cơng sức, chi phí, thời gian
thực hiện.
Kế hoach tích hợp với dự liệu và
phần mềm hiện có
Danh mục việc cần kiểm tra trước,
trong khi và sau khi chạy thử
Quy trình
Dữ liệu
Các loại báo cáo và biểu mẫu
Cấu trúc các chức năng của module
đầu tiên, các sự tương tác giữa các
chức năng, các tình huống cần phải
xử lý
Nhân viên phải hiểu được quy trình
và các chức năng của module đầu
tiên
Hiểu được cách thức triển khai và
nhập liệu module đầu tiên
Kế hoạch chi tiết cho module đầu
tiên

Đây là các bước cần thiết để chuẩn bị cho dự án từ khi bắt đầu cho đến khi chuẩn bị
xong 1 module đầu tiên, các module tiếp theo sẽ được thực hiên tương tự.
3.2.

Chọn hệ thống ERP và công ty tư vấn triển khai

Để chọn hệ thống ERP và công ty tư vấn phù hợp, các bước trong Hình 3 dưới đâu
thường được áp dụng.

Hình 3. Quy trình lựa chọn công ty tư vấn và hệ thống phần mềm ERP (Fish, 2005)

* TS Nguyễn Văn Hợp, Giám đốc công ty Clearpack Vietnam, 19 Võ Văn Tần, Q3,
TPHCM. Tel. 0988588509, E-mail: ,


Khi chọn công ty tư vấn: nên chọn các công ty tư vấn có nhiều kinh nghiệm, có khách
hàng cùng ngành. Nên thao khảo đánh giá khách quan của khách hàng của các công
ty tư vấn về năng lực làm việc, khả năng quản lý dự án. Cần tìm hiểu kỹ năng lực của
từng nhân viên tư vấn bằng lý lịch, phỏng vấn, kiểm tra qua khách hàng. Khả năng
hiểu biết vấn đề, kinh nghiệm làm việc và khả năng customize yêu cầu của khách
hàng.
Chọn phần mềm: Trên thực tế, có rất nhiều hệ thống ERP khác nhau như SAP,
Oracle, QAD,Axapta, Navision, Epicor, Exact,… tuy nhiên nên chọn các hệ thống
phù hợp với ngành nghề hoạt động của doanh nghiệp, các chức năng của phần mềm
phải đáp ứng yêu cầu sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Phẩn mềm phải dễ sử
dụng, dễ thay đổi cho phù hợp, dễ nâng cấp và sửa đổi, bảo mật cao và phù hợp ngân
sách. Thông thường, SAP và Oracle phù hợp với các doanh nghiệp lớn nhiều chủng
loại hàng hóa, nhiều ngành nghề, nhiều vị trí, … Với các doanh nghiệp cỡ vừa, các hệ
thống của Microsoft như Axapta, Navision hay các hệ thống khác như QAD, Epicor,
Exac là phù hợp. Nếu ngân sách hạn hẹp, và yêu cầu không phức tạp hoặc đạc thù
cho từng ngành hàng, các hệ thống sản phẩm nội địa của các công ty như FPT,
Lemond, Misa.. cũng có thể là một lựa chọn tốt.
4. Kết luận
Qua bài báo này, tác giả cố gắng nêu bật các điểm cốt yếu khi triển khai một dự án
ERP. Tuy nhiên, trên thực tế sẽ có nhiều bổ xung cập nhật chi tiết hơn. Hy vong với

những nỗ lực và thông tin ban đầu này sẽ phần nào giúp được cho các doanh nghiệp
tự tin hơn khi bắt tay vào triển khai một dự án ERP thành công.
Tham khảo
1. M. Sumner, 2005, Enterprise Resource Planning, 1st Edition, Prentice Hall.
2. F. F. Nah, 2002, Enterprise Resource Planning Solutions and Management, IRM
Press
3. R.Fish, 2005, Lecture Notes: IS579- Enterprise Resource Planning, UW
Busniness School.

* TS Nguyễn Văn Hợp, Giám đốc công ty Clearpack Vietnam, 19 Võ Văn Tần, Q3,
TPHCM. Tel. 0988588509, E-mail: ,