Quản lý tuyển sinh Đại học – Cao Đẳng của Trường Đại học Điện Lực pdf

MỤC LỤC

Trang 1


Trang 2


CHƯƠNG 1: KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG VÀ XÁC LẬP DỰ ÁN
Trong chương này chúng tôi tập chung tìm hiểu môi trường, xã hội, kinh tế, ky
thuật của hệ thống quản lý tuyển sinh đại học ở Trường đại học Điện Lực. Cơ cấu tô
chức của Phòng đào tạo, đơn vị chịu trách nhiệm quản lý các công tác tuyển sinh cho
nhà trường. Đồng thời cũng đánh giá hiện trạng của hệ thống Quản lý tuyển sinh đại
học hiện tại của trường và đề ra hướng giải quyết làm cho hệ thống tốt hơn, có thể đáp
ứng được nhiều vấn đề hơn.
1.1 Đặt vấn đê
Ngày nay tin học đã phát triển đạt đến mức độ cao, được ứng dụng vào mọi
ngành, mọi lĩnh vực của nền kinh tế đất nước góp phần quan trọng làm cho các ngành
này phát triển nhanh hơn, hiệu quả hơn. Tin học quản lý nhằm nâng cao năng suất và
tốc độ xử lý một lượng thông tin lớn, phức tạp để đưa ra thông tin kịp thời và nhanh
chóng đáp ứng những yêu cầu đặt ra.
Hòa cùng sự phát triển của nền kinh tế đất nước là các nhân tài của đất nước.
Hàng năm các trường đại học điều tô chưc các kỳ thì tuyển sinh đại học để đào tạo các
nhân tài đó theo nghị quyết của nhà nước. Theo tìm hiểu thực tế thì đại đa số các hệ
thống quản lý hồ sơ đăng ký tuyển sinh đại học (QLHSĐKTSĐH) ở các trường đại
học chỉ đơn thuần là quản lý thủ công , và mợt sớ hệ thớng QLHSĐKTSĐH bằng máy
tính như lưu trữ các thơng tin chung về các thí sinh dự thi trên máy tính chủ yếu trên
Word. Các mẫu báo cáo thống kê phải viết tay hoặc có đánh máy thì lại phải đánh lại
danh sách thí sinh theo nợi dung báo cáo, công việc này mất thời gian mà chưa hiệu
quả cao chưa đồng bộ. Nếu tin học hoá được các hệ thống thủ công này thì trong tương
lai hệ thống QLHSĐKTSĐH được đồng bộ hoá của tất cả các trường đại học, đồng

thời việc cập nhật những thay đôi hay tìm kiếm thông tin với những công việc trước
đây ta làm mất rất nhiều thời gian thì bây giờ chỉ cần làm trong thời gian ngắn.

Trang 3


1.2 Khảo sát hiện trạng
1.2.1 Khảo sát phòng Đào tạo Trường Đại học Điện Lực
Địa chỉ: Khu nhà B trường Đại học Điện lực, 235 Hoàng Quốc Việt, Hà Nội
1.2.1.1 Chức năng
Tham mưu giúp việc hiệu trưởng các lĩnh vực cơng tác: Quản lý đào tạo hệ chính
quy của nhà trường; phối hợp với các khoa, phòng thanh tra pháp chế, phòng công tác
sinh viên để quản lý sinh viên.
1.2.1.2 Nhiệm vụ
 Thực hiện công tác điều hành tiến độ và kế hoạch đào tạo
 Xây dựng kế hoạch, tiến độ đào tạo cho từng năm học và toàn khóa học của
toàn trường.
 Xây dựng kế hoạch giảng dạy, kế hoạch thực tập từng kỳ, năm học; kế hoạch
kiểm tra, thi học kỳ và tô chức thi tốt nghiệp.
 Tô chức triển khai thực hiện kế hoạch tiến độ đến từng đơn vị, cá nhân liên
quan; theo dõi, giải quyết việc điều chỉnh và các vấn đề phát sinh trong quá
trình thực hiện kế hoạch đào tạo.
 Công tác quản lý nghiệp vụ đào tạo
 Hướng dẫn, tô chức triển khai và chi tiết các quy chế hiện hành trong đào tạo,
xây dựng các quy chế để tô chức các hoạt động dạy và học trong nhà trường
 Tô chức chỉ đạo hướng dẫn nghiệp vụ công tác giáo viên. Lập kế hoạch đào
tạo bồi dưỡng nâng cao trình độ nghiệp vụ, trình độ sư phạm cho đội ngũ
giảng viên trong toàn trường
 Xây dựng kế hoạch khai thác cơ sở vật chất hiện có và phối hợp với các đơn
vị liên quan có kế hoạch chuẩn bị cơ sở vật chất phục vụ đào tạo

 Lập kế hoạch khối lượng giảng dạy của giảng viên trong trường theo năm
học, kỳ học. Phối hợp với khoa theo dõi, đối chiếu khối lượng giảng dạy thực
tế của giảng viên
 Xác nhận khối lượng giờ giảng, khối lượng biên soạn chương trình, giáo trình
theo quy định, chuyển phòng KHTC làm thủ tục quyết toán
 Phối hợp các khoa để theo dõi, nắm bắt và đánh giá về chất lượng đào tạo
Trang 4


 Phối hợp các khoa chuyên môn đôn đốc theo dõi việc triển khai thực hiện quy
chế giáo viên
 Công tác phát triển ngành nghề, chương trình và quy mô đào tạo
 Xây dựng mục tiêu, định hướng phát triển ngành nghề, quy mô đào tạo, cụ
thể hóa mục tiêu đào tạo theo từng giai đoạn để phù hợp với yêu cầu thực tế
 Lưu trữ, quản lý để triển khai áp dụng thống nhất chương trình đào tạo của
trường bao gồm cả chương trình đào tạo, chương trình chi tiết
 Xây dựng kế hoạch chỉ tiêu đào tạo dài hạn và hàng năm của trường
 Đầu mối tô chức, giáp mối các khoa chuyên môn để xây dựng và mở các mã
ngành và chương trình đào tạo mới, trình các cơ quan cấp trên phê duyệt theo
định hướng và mục tiêu phát triển
 Lập kế hoạch mở rộng quy mô, thị trường đào tạo. Đầu mối xây dựng, phát
triển các đối tác liên kết đào tạo, hướng dẫn tô chức đào tạo theo dõi việc thực
hiện quy chế đào tạo tại các đơn vị liên kết
 Quản lý, tập hợp điểm của học sinh, sinh viên chính quy, trình các hội đồng
đánh giá kết quả học tập, lên lớp, học bông, tốt nghiệp và khen thưởng học sinh,
sinh viên
 Đánh giá phân loại kết quả học tập của học sinh, sinh viên trong từng kỳ học,
năm học theo quy chế hiện hành
 Trình hội đồng xét học bông, lên lớp, tốt nghiệp theo tiến độ và quy định của
trường

 Phối hợp với các khoa, xưởng để tô chức thi tốt nghiệp, đánh giá luận văn, đố
án và cấp bằng cho học sinh, sinh viên Tô chức quản lý, cấp phát và lưu trữ
điểm, các văn bằng, chứng chỉ
 Quản lý văn bằng tốt nghiệp, lập sô theo dõi và tô chức cấp phát bằng tốt
nghiệp cho học sinh, sinh viên sau khi tốt nghiệp
 Quản lý cấp phát các loại chứng chỉ, chứng nhận theo chương trình đào tạo
chính quy
 Thiết kế, quản lý các mẫu văn bằng chứng chỉ do trường phát hành
 Lưu trữ vĩnh viễn điểm và các sô cấp phát bằng chứng chỉ của học sinh, sinh
viên
Trang 5


 Đầu mối tô chức học sinh giỏi, thi tay nghề giáo viên giỏi
 Lập kế hoach thi giáo viên dạy giỏi, học sinh giỏi hàng năm
 Công tác tuyển sinh
 Thường trực hội đồng tuyển sinh. Lập kế hoach và là đầu mối tô chức thực
hiện công tác tuyển sinh hệ chính quy theo kế hoạch, đảm bảo chất lượng và
đúng quy chế hiện hành của Bộ giáo dục và Đào tạo
 Phối hợp với các đơn vị liên quan để chuẩn bị nhân sự và các điều kiện vật
chất cho công tác tuyển sinh
 Phối hợp với phòng CTHSSV, QTĐS và KHTC đón học sinh, sinh viên nhập
học
 Các công tác khác
 Tông hợp để báo cáo Hiệu trưởng và cấp trên theo định kỳ và theo yêu cầu
đột xuất về mọi mặt liên quan đến đào tạo
 Thực hiện các công việc khác khi có yêu cầu của Hiệu trưởng.

Trang 6

1.2.1.3 Cơ cấu tô chức
Bảng 1.1: Cơ cấu tô chức phòng Đào tạo trường Đại học Điện Lực.
STT
Thông tin chung
1
Họ và tên: Bùi Đức Hiên
Học hàm - học vị: GVC.Tiến sĩ
Chức vụ: Trưởng phòng
Mail:

2

Họ và tên: Kiêu Tuấn Anh
Học hàm - học vị: Thạc sĩ
Chức vụ: Phó Trưởng phòng
Mail:

3

Họ và tên: Nguyễn Thị Phương
Dung
Học hàm - học vị: GVC.Thạc sĩ
Chức vụ: Phó Trưởng phòng
Mail:

4

Họ và tên: Nguyễn Đình Chiến
Học hàm - học vị: Thạc sĩ

Chức vụ: Chuyên viên
Mail:

5

Họ và tên: Nguyễn Thị Hồng Lam
Học hàm - học vị: Học viên cao học
Chức vụ: Chuyên viên
Mail:

Trang 7

Những nhiệm vụ chính
- Phụ trách chung.
- Trực tiếp quản lý công tác tuyển
sinh, Kế hoạch đào tạo, Thanh tra
đào tạo, Liên kết đào tạo, Dự án
Điện Hạt nhân, Nhóm Re2
- Ủy viên thường trực Hội đồng
tuyển sinh
- Quản lý hoạt động xây dựng
chương trình và giáo trình.
- Quản lý công tác mở ngành đào tạo
mới
- Quản lý và kiểm tra công tác triển
khai thực hiện kế hoạch đào tạo
(TKB, tiến độ, trực giảng v.v)
- Thay mặt trưởng phòng điều hành
chung khi Trưởng phòng đi công tác
- Tiến độ, kế hoạch Đào tạo, khối

lượng giảng dạy.
- Hợp đồng giảng dạy của giáo viên
và cán bộ kiêm nhiệm.
- Quản lý các lớp liên kết ngoài
trường.
- Thanh tra đào tạo.
- Công tác tô chức thi giáo viên giỏi,
thi học sinh giỏi.
- Triển khai việc mở mã ngành mới
- Công tác liên quan đến cơ sở vật
chất phục vụ công tác tuyển sinh,
quảng cáo tuyển sinh
- Xin cấp phôi bằng, in bằng tốt
nghiệp
- Quản lý, theo dõi việc thực hiện kế
hoạch giảng dạy của các lớp liên kết
ngoài trường.
- Quản lí theo dõi việc nhập học sau
khi trúng tuyển, biên chế các lớp
học. Quản lý việc thực hiện tiến độ
đào tạo ở tất cả các hệ đào tạo trong
trường và ngoài trường.
- Quản lý, theo dõi khối lượng giảng
dạy, tạm ứng thừa giờ của giảng


6

7

Họ và tên: Hoàng Thu Hồng
Học hàm - học vị: Thạc sĩ
Chức vụ: Chuyên viên
Mail:
Họ và tên: Vũ Thị Thoa
Học hàm - học vị: Học viên cao học
Chức vụ: Chuyên viên
Mail:

8

Họ và tên: Tô Phương Lan
Học hàm - học vị: Thạc sĩ
Chức vụ: Chuyên viên
Mail:

9

Họ và tên: Lê Thị Việt Anh
Học hàm - học vị: Thạc sĩ
Chức vụ: Chuyên viên
Mail:
Họ và tên: Trần Thị Kim Dung
Học hàm - học vị: Thạc sĩ
Chức vụ: Chuyên viên
Di động: 0962 262 222
Mail:
Họ và tên: Nguyễn Thị Nương
Học hàm - học vị: Cử nhân
Chức vụ: Giảng viên

Mail:

10

11

Trang 8

viên.
- Triển khai thực hiện các công văn
báo cáo đột xuất hoặc định kỳ theo
yêu cầu của cấp trên.
-Các vấn đề liên quan đến tuyển sinh
TCCN, hệ Nghề, hệ liên thông trong
trường và ngoài trường, các lớp liên
kết.
- Quản lí các lớp hệ Đại học
- Các vấn đề liên quan đến điểm thi
của sinh viên hệ Đại học
- Tô chức thi tốt nghiệp hệ Đại học
- Quản lý Bằng tốt nghiệp, chứng
chỉ, giấy chứng nhận tớt nghiệp hệ
Đại học
- Quản lí các lớp Cao đẳng, Trung
cấp chuyên nghiệp, hệ đào tạo nghề.
- Các vấn đề liên quan đến điểm của
các hệ đào tạo nói trên
- Tô chức thi tốt nghiệp hệ CĐ,
TCCN, các lớp hệ đào tạo nghề
- Quản lý Bằng tốt nghiệp, chứng

chỉ, giấy chứng nhận tốt nghiệp hệ
CĐ, TCCN, Nghề
Trực giảng ở Cơ sở 1: xếp thời khóa
biểu, theo dõi tiến độ giảng dạy, tô
chức cho sinh viên học lại, học trả
nợ môn.
Các vấn đề liên quan tới tuyển sinh
hệ Chính quy

Trực giảng ngoài giờ, Thứ 7 và Chủ
nhật


1.2.2 Tìm hiểu các giấy tờ liên quan
1.2.2.1 Mẫu hờ sơ tuyển sinh Đại học – Cao đẳng 2012

Hình 1.1: Mẫu hồ sơ đăng ký tuyển sinh Đại học – Cao đẳng

Trang 9


1.2.2.2 Mẫu giấy báo nhập học

Hình 1.2: Mẫu giấy báo nhập học
1.2.3 Khái quát Quy chết tuyển sinh của Bộ Gáo Dục
Theo quy chế chung về tuyển sinh Đại học, Cao đẳng của Bợ GD&ĐT quy định là:
Mỗi thí sinh đều phải thi 3 môn. Tùy theo khối thi mà các môn và hệ số môn thi tương
ứng là khác nhau. Mỗi thí sinh đăng ký tḥc mợt khu vực xác định, thuộc đối tượng
ưu tiên hoặc không ưu tiên mà thí sinh được cợng thêm điểm vào kết quả thi hay
không. Mỗi khối bao gồm nhiều ngành và mỗi ngành có chỉ tiêu tuyển sinh riêng.

Sau khi công tác chấm thi kết thúc, cán bộ chấm thi sẽ tông hợp điểm của từng
môn cho trưởng bộ môn để bàn giao cho Ban Thư Ký chuẩn bị cho quá trình nhập
điểm và xét tuyển với cơ chế như sau:
 Đề thi của các trường sẽ theo đề thi chung của Bộ GD&ĐT.
 Thang điểm chấm thi là 10.
 Đề thi của Bộ GD&ĐT phê duyệt (đối với các trường dùng đề thi chung của Bộ
GD&ĐT). Khi chấm bài thi, cán bộ chấm thi không quy tròn điểm.
 Tông điểm mà thí sinh có được bằng tơng điểm của 3 mơn sau khi nhân hệ số
cộng với điểm cộng.

Trang 10


 Chính sách ưu tiên theo khu vực:
 Khu vực 1 (KV1) gồm: Các xã, thị trấn thuộc miền núi, vùng cao, vùng
sâu, hải đảo, trong đó có các xã thuộc vùng có điều kiện kinh tế - xã hội
đặc biệt khó khăn theo quy định của Chính phủ.
 Khu vực 2 – Nông thôn (KV2-NT) gồm: Các xã, thị trấn không thuộc
KV1, KV2, KV3.
 Khu vực 2 (KV2) gồm: Các thành phố trực thuộc tỉnh (không thuộc
trung ương); các thị xã, các huyện ngoại thành của thành phố trực thuộc
trung ương.
 Khu vực 3 (KV3) gồm: Các quận nội thành của thành phớ trực tḥc
trung ương. Thí sinh khu vực 3 không thuộc diện hưởng ưu tiên theo khu
vực.
Chênh lệch các khu vực liên tiếp nhau được ưu tiên là 0,5 điểm.
 Chính sách ưu tiên theo đới tượng:
Mức chênh lệch điểm ưu tiên theo đối tượng là 1 điểm. Hiện nay, nhóm ưu tiên
cao nhất được 2 điểm (điểm trúng tuyển thấp hơn so với học sinh KV3 là 2
điểm), đó là nhóm ưu tiên 1 (UT1), gồm các đối tượng:

 Đối tượng 1: Công dân Việt Nam có cha hoặc mẹ là người dân tộc thiểu
số.
 Đối tượng 2: Công nhân trực tiếp sản xuất đã làm việc liên tục 5 năm trở
lên trong đó có ít nhất 2 năm là chiến sĩ thi đua được cấp tỉnh trở lên
công nhận và cấp bằng khen.
 Đối tượng 3: Thương binh, bệnh binh, người có “Giấy chứng nhận
người được hưởng chính sách như thương binh”; Qn nhân, cơng an
nhân dân tại ngũ được cử đi học có thời gian phục vụ từ 12 tháng trở lên
tại khu vực 1; Quân nhân, công an nhân dân tại ngũ được cử đi học có
thời gian phục vụ từ 18 tháng trở lên; Quân nhân, công an nhân dân
hoàn thành nghĩa vụ đã xuất ngũ có thời gian phục vụ từ 18 tháng trở
lên
 Đối tượng 4: Con liệt sĩ; Con thương binh mất sức lao động 81% trở lên;
Con bệnh binh mất sức lao động 81% trở lên; Con của người được cấp
“Giấy chứng nhận người hưởng chính sách như thương binh“, làm suy
Trang 11


giảm khả năng lao động 81% trở lên; Con của Bà mẹ Việt Nam Anh
hùng, con của Anh hùng Lực lượng vũ trang, con của Anh hùng Lao
động; Con của người hoạt động cách mạng trước ngày 1-1-1945 hoặc
con của người hoạt động cách mạng từ ngày 1-1-1945 đến trước Tông
khởi nghĩa 19-8-1945; Con đẻ của người hoạt động kháng chiến bị
nhiễm chất độc hoá học là người được Ủy ban nhân dân cấp tỉnh công
nhận bị dị dạng, dị tật, suy giảm khả năng tự lực trong sinh hoạt, học tập
do hậu quả của chất độc hoá học.
 Đối tượng 5: Thanh niên xung phong tập trung được cử đi học; Quân
nhân, công an nhân dân tại ngũ được cử đi học có thời gian phục vụ
dưới 18 tháng không ở khu vực 1.
 Đối tượng 6: Con thương binh mất sức lao động dưới 81%;Con bệnh

binh mất sức lao động dưới 81%; Con của người được cấp “Giấy chứng
nhận người hưởng chính sách như thương binh“, làm suy giảm khả năng
lao động dưới 81%.
 Đối tượng 7: Người lao động ưu tú thuộc tất cả các thành phần kinh tế
được từ cấp tỉnh, thành phố trực thuộc TW (gọi chung là cấp tỉnh), Bộ
trở lên công nhận danh hiệu thợ giỏi, nghệ nhân, được cấp bằng hoặc
huy hiệu Lao động sáng tạo của Tông Liên đoàn Lao động Việt Nam
hoặc Trung ương Đoàn TNCS Hờ Chí Minh; Giáo viên đã giảng dạy đủ
3 năm trở lên thi vào các ngành sư phạm; Y tá, dược tá, hộ lý, ky thuật
viên, y sĩ, dược sĩ trung cấp đã công tác đủ 3 năm trở lên thi vào các
ngành y, dược.
Thời hạn tối đa được hưởng ưu tiên đối với quân nhân, công an phục viên, xuất
ngũ, chuyển ngành dự thi là 18 tháng kể từ ngày ký quyết định xuất ngũ đến ngày dự
thi.
Người có nhiều diện ưu tiên theo đối tượng chỉ được hưởng một diện ưu tiên cao
nhất.
Các trường căn cứ vào chỉ tiêu tuyển sinh được giao, sau khi trừ sớ thí sinh được
tủn thẳng (kể ca số sinh viên dự bị của trường và sinh viên các trường dự bị đại học
dân tộc Trung ương được phân về trường), căn cứ vào thống kê điểm do máy tính cung
cấp đới với các đới tượng và khu vực dự thi, căn cứ vào quy định về khung điểm ưu
tiên và vùng tuyển sinh; Căn cứ vào điểm sàn do Bộ GD&ĐT quy định, Ban thư ký
Trang 12


trình HĐTS trường xem xét quyết định điểm trúng tuyển. Thí sinh có thể chủn đơi
từ ngành này sang ngành khác nếu khơng đậu với điều kiện thí sinh đó phải đạt được
điểm sàn của ngành muốn chuyển sang.
1.2.4 Hiện trạng công tác Quản lý tuyển sinh Đại học – Cao Đẳng của Trường
Đại học Điện Lực
Tại trường đại học Điện Lưc, việc quản lý hờ sơ của các thí sinh thuộc đơn vị

mình quản lý vẫn sử dụng phương pháp thủ công là chủ yếu, khối lượng hồ sơ quản lý
là rất lớn.
Việc cập nhật hồ sơ, tìm kiếm thơng tin của mợt thí sinh nào đó là rất khó khăn,
mất nhiều thời gian và không cho được thông tin chính xác nhất về thí sinh đó.
Sớ giấy tờ bô sung hàng năm trong hồ sơ Quản lý tuyển sinh Đại học (QLTSĐH)
cũng rất lớn.
Việc làm các báo thống kê theo yêu cầu mang tính điều tra chuyên đề thì càng
gặp khó khăn hơn rất nhiều và thường không thỏa mãn được yêu cầu đặt ra
Qua tìm hiểu thực tế chúng em thấy nghiệp vụ QLTSĐH bằng sô sách có những
ưu khuyết điểm sau:
 Ưu điểm
Công việc quản lý trên sô sách là công việc rất quen thuộc trong đơn vị hành
chính sự nghiệp ở nước ta trong nhiều năm qua việc quản lý như vậy không đòi hỏi
phải có trình độ chuyên môn cao và một số công việc quản lý thủ công trước đây
không thể thay thế hoàn toàn bằng máy tính.
 Nhược điểm
Trong thời đại ngày nay với tốc độ phát triển rất nhanh và mạnh mẽ của công
nghệ thông tin thì việc quản lý bằng sô sách trở nên lạc hậu và có những nhược điểm
chính sau:
 Việc quản lý bằng sơ sách trở nên cồng kềnh, dễ bị mối mọt thất lạc
 Việc sửa chữa hay cập nhật mất nhiều thời gian.
 Phương pháp quản lý thủ công làm giảm hiệu qủa của việc quản lý điều hành .
 Tính bảo mật an toàn không cao nên thông tin dễ bị mất.
 Không mang tính thời đại.
Trang 13


1.3 Xác lập dự án
1.3.1 Mô tả bài toán
Trường đại học Điện Lực, mỗi năm vào mùa tuyển sinh, nhà trường lại đón nhận

hàng ngàn đơn tuyển sinh đại học của các thí sinh từ khắp nơi trên cả nước. Phòng
Đào Tạo, lập ra hội đồng tuyển sinh Đại Học – Cao Đẳng để tô chức tiếp nhận, lưu trữ
và sắp xếp hồ sơ đăng ký dự thi của các thí sinh. Sau đó tiến hành sắp xếp thí sinh theo
tên, và đánh số báo danh, chia phòng thi cho các thí sinh, gửi giấy báo dự thi đến cho
các thí sinh.
Nhân viên phòng Đào Tạo sẽ thực hiện tiếp nhận hồ sơ từ các Đơn vị đăng ký dự
thi, hoặc từ các thí sinh vãng lai và cập nhật thông tin vào hệ thống. Hết đợt nhận hồ
sơ, nhân viên này thực hiện đánh số báo danh và chia phòng thi rồi in giấy báo dự thi,
gửi cho tất cả các thí sinh. Sau khi nhận được điểm thi, nhân viên phòng đào tạo thực
hiện nhập điểm cho các thí sinh, sau đó cơng bớ điểm trên các phương tiện thông tin
đại chúng. Sau khi công bố điểm, nhân viên phòng đào tạo tiếp nhận đơn phúc khảo
của các thí sinh, chủn cho bợ phận giải qút và thơng báo kết quả lại cho thí sinh.
Sau khi giai đoạn phúc khảo kết thúc, nhân viên phòng đào tạo tô chức in giấy báo
nhập học hoặc giấy báo điểm cho thí sinh tùy theo điểm chuẩn của trường. Ngoài ra
khi có u cầu báo cáo về sớ lượng thí sinh, số lượng phòng thi, … từ trưởng phòng,
nhân viên này cũng thực hiện lập báo cáo rồi gửi về cho trưởng phòng.

Trang 14


1.3.2 Quy trình nghiệp vụ
1.3.2.1 Quy trình nhận Hờ sơ thí sinh

Hình 1.3: Quy trình nghiệp vụ Tiếp nhận Hờ sơ đăng ký
Mỗi năm, vào mùa tuyển sinh Đại học – Cao đẳng, nhân viên phòng đào tạo sẽ
tiếp nhận hờ sơ đăng ký từ các thí sinh hoặc các đơn vị đăng ký dự thi, sau đó tiến
hành kiểm tra, xem xét hồ sơ cũng như các khoản lệ phí, nếu hờ sơ có sai sót, hoặc
khơng hợp lệ thì sẽ giử trả về cho thí sinh để tiến hành làm lại hồ sơ, nếu hồ sơ là hợp
lệ thì nhân viên này sẽ tiến hành nhập hồ sơ vào hệ thống để lưu trữ.
1.3.2.2 Quy trình nghiệp vụ đánh Số báo danh

Hình 1.4: Nghiệp vụ đánh số báo danh

Trang 15


Sau khi tiếp nhận hờ sơ thí sinh, nhân viên phòng đào tạo tiến hành đánh số báo
danh cho từng thí sinh, và lưu trữ thơng tin về sớ báo danh của mỗi thí sinh.
1.3.2.3 Quy trình nghiệp vụ chia Phòng thi

Hình 1.5: Nghiệp vụ chia Phòng thi
Sau khi đã có Sớ báo danh cho từng thí sinh, nhanh viên phòng đào tạo tiến hành
chia phòng thi, và lưu trữ thơng tin.
1.3.2.4 Quy trình nghiệp vụ Nhập điểm cho thí sinh

Hình 1.6: Nghiệp vụ Nhập điểm cho thí sinh

1.3.2.5 Quy trình nghiệp vụ Nhận và Xử lý đơn phúc khảo
Trang 16


Hình 1.7: Nghiệp vụ nhận và xử lý đơn phúc khảo
1.3.2.6 Quy trình nghiệp vụ Báo cáo – Thống kê

Hình 1.8: Nghiệp vụ Báo Cáo – Thống Kê
Theo định kì hoặc tùy thời điêm, Trưởng Phòng sẽ yêu cầu nhân viên thực hiện
thống kê, báo cáo tình hình hồ sơ thí sinh, phòng thi, nơi dự thi, …. Nhân viên phòng
đào tạo có trách nhiệm thực hiện thống kê, lập báo cáo thống kê trình lên Trưởng
Phòng, kết thúc thống kê, báo cáo.

Trang 17


1.3.3 Yêu cầu hệ thống
1.3.3.1 Yêu cầu chức năng
Hệ thống Quản lý dược phẩm được xây dựng nhằm thực hiện các chức năng sau:
 Chức năng quản lý hệ thớng
• Đăng nhập/Đăng x́t
• Sao lưu CSDL
• Khơi phục CSDL
• Hiệu chỉnh User
 Chức năng cập nhật danh mục
• Danh mục Đới Tượng Ưu Tiên
• Danh muc Khu Vực Ưu Tiên
• Danh mục Ngành Dự Thi
• Danh mục Hờ Sơ Thí Sinh
• Danh mục Phòng Thi
• Danh mục Địa Điểm Dự Thi
• Danh mục Đơn Vị ĐKDT
 Chức năng xử lí.
• Nhập điểm thí sinh
• Nhận và Xử lý đơn phúc khảo
• Đánh sớ báo danh
• Chia phòng thi
• Tìm kiếm – Tra cứu
• Thớng kê - Báo cáo
1.3.3.2 u cầu phi chức năng

Trang 18

 Hạn chế thấp nhất các sai sót có thể xảy ra trong quá trình sử dụng chương
trình.
 Đảm bảo đúng quy trình nghiệp vụ.
 Chương trình chay ôn định, chính xác, an toàn.
 Giao diện thân thiện, dễ sử dụng,
 Chương trình có chế độ mã hóa dữ liệu, bảo mật thông tin.

Trang 19


CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỚNG
2.1 Mơ hình hóa yêu cầu
2.1.1 Xác định các tác nhân
 Admin: Là người điều hành cao nhất của hệ thống.
 Nhân viên phòng đào tạo: Là người trực tiếp sử dụng phần mềm và thực hiện
các chức năng nghiệp vụ.
 Thí sinh: Là người nộp hồ sơ của mình về Phòng đào tạo của trường.
 Trưởng Phòng: Là lãnh đạo, yêu cầu các nhân viên thực hiện việc lập báo cáo.
 Đơn vị ĐKDT: là nơi gửi các hồ sơ của các thí sinh về phòng đào tạo của
trường.
2.1.2 Trường hợp sử dụng
2.1.2.1 Liệt kê các trường hợp sử dụng
 Đăng Nhập/Đăng Xuất
 Quản trị người sử dụng
 Bảo mật hệ thống
 Quản lý Đối tượng Ưu Tiên
 Quản lý Khu vực Ưu Tiên
 Quản lý Ngành
 Quản lý Hồ sơ thí sinh

 Quản lý Phòng thi
 Quản lý Địa điểm thi
 Quản lý Đơn phúc khảo
 Quản lý Điểm thi
 Đánh Số báo danh
 Xếp phòng thi
 In Ấn
Trang 20


 Tra cứu
 Báo cáo – Thống kê
2.1.2.2 Đặc tả các trường hợp sử dụng
 Trường hợp sử dụng: Đăng Nhập
 Tác nhân: Admin, Nhân viên phòng đào tạo
 Tóm tắt: Use Case Đăng Nhập được sử dụng khi Admin hay nhân viên
phòng đào tạo muốn truy cập vào hệ thống để thực hiện các chức năng
nghiệp vụ.
 Dòng sự kiện
o Dòng sự kiện chính: Use Case bắt đầu khi người dùng gọi chức năng
Đăng Nhập. Hệ thống sẽ tiếp nhận người dùng nhập Tên đăng nhập
và Mật khẩu, sau đó thực hiện truy vấn so sánh đối chiếu với cơ sở
dữ liệu và hiện ra thông báo trạng thái đăng nhập.
o Dòng sự kiện phụ: Nếu người dùng chưa nhập Tên đăng nhập hoặc
Mật khẩu thì hệ thống sẽ yêu cầu người dùng nhập đầy đủ thông tin.
Nếu người dùng đăng nhập sai quá 05 lần thì hệ thống sẽ tự động
đóng lại.
 Các yêu cầu: Không có
 Trạng thái trước khi sử dụng Use Case: Không có
 Trạng thái sau khi sử dụng Use Case: Nếu người dùng đăng nhập thành

công, các chức năng nghiệp vụ sẽ được kích hoạt và chờ tạc vụ tiếp theo.
Ngược lại nếu đăng nhập 05 lần không thành công, hệ thống sẽ tự đóng.
 Điểm mở rộng: Không có.
 Trường hợp sử dụng: Quản trị người sử dụng
 Tác nhân: Admin
 Tóm tắt: Use Case được sử dụng khi Admin có nhu cầu quản lý người sử
dụng phần mềm, có các chức năng Thêm, Xóa, Sửa và Phân quyền đối với
người sử dụng.
 Dòng sự kiện

Trang 21


o Dòng sự kiện chính: Use Case bắt đầu khi Admin gọi chức năng
Quản lý người dùng. Khi thực hiện các thao tác như thêm, xóa, sửa
hay phân quyền, hệ thống sẽ tiếp nhận thông tin người dùng sau đó
thực hiện truy vấn, đối chiếu với cơ sở dữ liệu và thực hiện thao tác
tương ứng.
o Dòng sự kiện khác: Nếu chưa đăng nhập thì hệ thống sẽ yêu cầu đăng
nhập. Trong quá trình nhập thông tin người dùng, nếu xảy ra lỗi thì
hệ thống sẽ thông báo cho người dùng.
 Các yêu cầu: Phải đăng nhập quyền Admin
 Trạng thái trước khi sử dụng UseCase: Không có
 Trạng thái sau khi sử dụng UseCase: Người dùng có thể được thêm mới hay
hiệu chỉnh các thông tin.
 Điểm mở rộng: Không có.
 Trường hợp sử dụng: Bảo mật hệ thống
 Tác nhân: Admin
 Tóm tắt: UseCase được sử dụng khi Admin có nhu cầu sao lưu cơ sỡ dự liệu
lại, đê phòng có sự cố xảy ra. Đồng thời Admin cũng có thể khôi phục lại hệ

thống thông qua file backup.
 Dòng sự kiện
o Dòng sự kiện chính: UseCase bắt đầu khi Admin gọi chức năng Sao
Lưu hoặc Khôi Phục. Khi thực hiện thao tác Sao Lưu hoặc Khôi phục
hệ thống sẽ tiến hành thực hiện thao tác tương ứng rồi thông báo kết
quả
o Dòng sự kiện khác: Không có.
 Các yêu cầu: Đăng nhập quyền Admin
 Trạng thái trước khi sử dụng UseCase: Không có
 Trạng thái sau khi sử dụng UseCase: File backup được lưu lại hoặc cơ sở dữ
liệu được phục hồi.
 Điểm mở rộng: Không có
 Trường hợp sử dụng: Quản lý Đối tượng Ưu Tiên
Trang 22


 Tác nhân: Admin, Nhân viên phòng đào tạo
 Tóm tắt: UseCase được sử dụng khi người dùng có nhu cầu cập nhật các
thông tin liên quan đến đối tượng ưu tiên theo quy chế tuyển sinh của bộ
giáo dục như: điểm thưởng.
 Dòng sự kiện
o Dòng sự kiện chính: UseCase bắt đầu khi người dùng gọi menu chức
năng Quản lý đối tượng ưu tiên. Khi thực hiện thao tác Thêm, Xóa,
Sửa, thì hệ thống tiếp nhận và sử lý theo từng thao tác và thông báo
kết quả.
o Dòng sự kiện khác: Khi chưa đăng nhập, hệ thống yêu cầu người
dùng phải đăng nhập.
 Các yêu cầu: Phải đăng nhập vào hệ thống
 Trạng thái trước khi sử dụng UseCase: Trước khi sử dụng chức năng này
người dùng phải đăng nhập.

 Trạng thái sau khi sử dụng UseCase: Hệ thống có một bản ghi mới hoặc một
bản ghi được cập nhật. Hệ thống sẽ hiện ra thông báo kết quả và chờ tác vụ
tiếp theo của người dùng.
 Trường hợp sử dụng: Quản lý Khu vực Ưu Tiên
 Tác nhân: Admin, Nhân viên phòng đào tạo
 Tóm tắt: UseCase được sử dụng khi người dùng có nhu cầu cập nhật các
thông tin liên quan đến khu vực ưu tiên theo quy chế tuyển sinh của bộ giáo
dục như: điểm cộng.
 Dòng sự kiện
o Dòng sự kiện chính: UseCase bắt đầu khi người dùng gọi menu chức
năng Quản lý khu vực ưu tiên. Khi thực hiện thao tác Thêm, Xóa,
Sửa, thì hệ thống tiếp nhận và sử lý theo từng thao tác và thông báo
kết quả.
o Dòng sự kiện khác: Khi chưa đăng nhập, hệ thống yêu cầu người
dùng phải đăng nhập.
 Các yêu cầu: Phải đăng nhập vào hệ thống

Trang 23


 Trạng thái trước khi sử dụng UseCase: Trước khi sử dụng chức năng này
người dùng phải đăng nhập.
 Trạng thái sau khi sử dụng UseCase: Hệ thống có một bản ghi mới hoặc một
bản ghi được cập nhật. Hệ thống sẽ hiện ra thông báo kết quả và chờ tác vụ
tiếp theo của người dùng.
 Trường hợp sử dụng: Quản lý Ngành
 Tác nhân: Admin, Nhân viên phòng đào tạo
 Tóm tắt: UseCase được sử dụng khi người dùng có nhu cầu cập nhật các
thông tin liên quan đến ngành đăng ký của các thí sinh như: mã ngành, tên
ngành, …

 Dòng sự kiện
o Dòng sự kiện chính: UseCase bắt đầu khi người dùng gọi menu chức
năng Quản lý Ngành. Khi thực hiện thao tác Thêm, Xóa, Sửa, thì hệ
thống tiếp nhận và sử lý theo từng thao tác và thông báo kết quả.
o Dòng sự kiện khác: Khi chưa đăng nhập, hệ thống yêu cầu người
dùng phải đăng nhập. Trong quá trình nhập liệu, nếu có sai sót hệ
thống sẽ thông báo lại cho người dùng.
 Các yêu cầu: Phải đăng nhập vào hệ thống
 Trạng thái trước khi sử dụng UseCase: Trước khi sử dụng chức năng này
người dùng phải đăng nhập.
 Trạng thái sau khi sử dụng UseCase: Hệ thống có một bản ghi mới hoặc một
bản ghi được cập nhật. Hệ thống sẽ hiện ra thông báo kết quả và chờ tác vụ
tiếp theo của người dùng.
 Trường hợp sử dụng: Quản lý Hồ sơ thí sinh
 Tác nhân: Admin, Nhân viên phòng đào tạo
 Tóm tắt: UseCase được sử dụng khi người dùng có hờ sơ đăng ký dự thi của
các thí sinh hoặc các đơn vị đăng ký dự thi gửi đến và hồ sơ đạt tiêu chuẩn,
thì nhân viên phòng đào tạo sẽ thực hiện Thêm mới thí sinh hoặc nếu có nhu
cầu cập nhật các thơng tin liên quan đến thí sinh.
 Dòng sự kiện

Trang 24


o Dòng sự kiện chính: UseCase bắt đầu khi người dùng gọi menu chức
năng Quản lý Hờ sơ thí sinh. Khi thực hiện thao tác Thêm, Xóa, Sửa,
thì hệ thống tiếp nhận và sử lý theo từng thao tác và thông báo kết
quả.
o Dòng sự kiện khác: Khi chưa đăng nhập, hệ thống yêu cầu người
dùng phải đăng nhập. Trong quá trình nhập liệu, nếu có sai sót hệ

thống sẽ thông báo lại cho người dùng.
 Các yêu cầu: Phải đăng nhập vào hệ thống
 Trạng thái trước khi sử dụng UseCase: Trước khi sử dụng chức năng này
người dùng phải đăng nhập.
 Trạng thái sau khi sử dụng UseCase: Hệ thống có một bản ghi mới hoặc một
bản ghi được cập nhật. Hệ thống sẽ hiện ra thông báo kết quả và chờ tác vụ
tiếp theo của người dùng.
 Trường hợp sử dụng: Quản lý Phòng thi
 Tác nhân: Admin, Nhân viên phòng đào tạo
 Tóm tắt: UseCase được sử dụng khi người dùng có nhu cầu cập nhật các
thơng tin liên quan đến phòng thi của các thí sinh như: tên phòng, nơi dự thi,
…
 Dòng sự kiện
o Dòng sự kiện chính: UseCase bắt đầu khi người dùng gọi menu chức
năng Quản lý Phòng thi. Khi thực hiện thao tác Thêm, Xóa, Sửa, thì
hệ thống tiếp nhận và sử lý theo từng thao tác và thông báo kết quả.
o Dòng sự kiện khác: Khi chưa đăng nhập, hệ thống yêu cầu người
dùng phải đăng nhập. Trong quá trình nhập liệu, nếu có sai sót hệ
thống sẽ thông báo lại cho người dùng.
 Các yêu cầu: Phải đăng nhập vào hệ thống
 Trạng thái trước khi sử dụng UseCase: Trước khi sử dụng chức năng này
người dùng phải đăng nhập.
 Trạng thái sau khi sử dụng UseCase: Hệ thống có một bản ghi mới hoặc một
bản ghi được cập nhật. Hệ thống sẽ hiện ra thông báo kết quả và chờ tác vụ
tiếp theo của người dùng.
Trang 25