oa - chương 5 kiểm toán hoạt động cung ứng

Giáo trình Kiểm toán hoạt động
Nhà xuất bản ĐH Kinh tế quốc dân 2009
5
Kiểm toán hoạt động cung
ứng
Phan Trung Kiên
ĐH Kinh tế quốc dân
Operational Audit
PTK - NEU
5
2
Mục tiêu của Chương:

Tìm hiểu đặc điểm của hoạt động cung ứng
trong doanh nghiệp

Đặc điểm kiểm soát trong các giai đoạn của
hoạt động cung ứng

Đánh giá hiệu lực quản trị nội bộ, hiệu quả
hoạt động và hiệu năng quản lý
Operational Audit
PTK - NEU
5
3
Đặc điểm hoạt động cung ứng

Hoạt động cung ứng là hoạt động thu mua các yếu tố
đầu vào phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh

Nội dung thu mua: nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ,

dịch vụ (sản xuất); mua hàng hoá

Cung ứng không bao gồm hoạt động mua sắm tài sản
cố định hay họat động quản lý, sử dụng lao động

Mỗi loại hình họat động của đơn vị ảnh hưởng tới hoạt
động cung ứng
Operational Audit
PTK - NEU
5
4
Đặc điểm hoạt động cung ứng

Mục tiêu cơ bản của hoạt động mua sắm: có được các
yếu tố đầu vào theo yêu cầu, tại địa điểm cụ thể, vào
thời gian xác định, với mức chi phí thấp nhất phù hợp
với những yêu cầu về chất lượng

Mua sắm được xem là một phần quan trọng trong quản
trị vật liệu (MM). MM có trách nhiệm đối với tổ chức,
liên quan tới:

Xác định các yêu cầu sản xuất

Lập lịch trình cho quá trình sản xuất

Mua sắm, bảo quản và phân phối vật liệu khi cần thiết
Operational Audit
PTK - NEU
5

5
Đặc điểm hoạt động cung ứng

Hoạt động cung ứng có vai trò khác nhau đối
với mỗi một đơn vị cụ thể

Trong phần lớn các doanh nghiệp, cung ứng có
vai trò quan trọng:

Chức năng cung ứng là 1 trong những chức
năng cơ bản của doanh nghiệp

Nghiệp vụ mua thường chiếm tỉ trọng lớn trong
tổng chi phí kinh doanh

Kết quả của quá trình cung ứng có ảnh hưởng
trực tiếp đến lợi nhuận của doanh nghiệp
Operational Audit
PTK - NEU
5
6
Đặc điểm hoạt động cung ứng

Các giai đoạn của hoạt động cung ứng:

Xác định nhu cầu

Xét duyệt nhu cầu

Tìm kiếm nhà cung cấp


Lựa chọn nhà cung cấp

Giao đơn đặt hàng

Theo dõi đặt hàng

Nhận hàng

Thanh toán
Operational Audit
PTK - NEU
5
7
Đánh giá quản trị nội bộ của hoạt động cung ứng
trong quan hệ với đánh giá hiệu quả, hiệu năng

Đánh giá tổ chức hoạt động cung ứng

Đánh giá quản trị tác nghiệp hoạt động cung
ứng
Operational Audit
PTK - NEU
5
8
Đánh giá quản trị nội bộ của hoạt động cung ứng
trong quan hệ với đánh giá hiệu quả, hiệu năng

Đánh giá tổ chức hoạt động cung ứng


Thứ nhất: Phân cấp quản lí hoạt động cung ứng

Thứ hai: Quan hệ giữa bộ phận vật tư với các
bộ phận khác

Thứ ba: Thống nhất quản lí hoạt động cung ứng

Thứ tư: Địa vị pháp lí của người phụ trách hoạt
động cung ứng

Thứ năm: Vấn đề bất kiêm nhiệm
Operational Audit
PTK - NEU
5
9
Đánh giá quản trị nội bộ của hoạt động cung ứng
trong quan hệ với đánh giá hiệu quả, hiệu năng

Đánh giá tổ chức hoạt động cung ứng

Thứ nhất: Phân cấp quản lí hoạt động cung
ứng:

Xác định mức độ độc lập hay phụ thuộc của từng
đơn vị để hình thành các mô hình phân cấp

Trao các quyền hạn và trách nhiệm cụ thể về
cung ứng cho từng loại đơn vị
Operational Audit
PTK - NEU

5
10
Đánh giá quản trị nội bộ của hoạt động cung ứng
trong quan hệ với đánh giá hiệu quả, hiệu năng

Đánh giá tổ chức hoạt động cung ứng

Thứ hai: Quan hệ giữa bộ phận vật tư với các bộ phận
khác

Các bộ phận trực tiếp tiêu dùng vật tư, dịch vụ từ bộ phận
cung ứng

Các bộ phận kĩ thuật và nghiên cứu

Bộ phận tiêu thụ cần có quan hệ chặt chẽ với bộ phận cung
ứng trong quá trình xác định và điều hành hoạt động cung
ứng

Bộ phận kế toán

Hoạt động dự trữ dù tách ra một hoạt động độc lập vẫn có
quan hệ chặt chẽ với cung ứng
Operational Audit
PTK - NEU
5
11
Đánh giá quản trị nội bộ của hoạt động cung ứng
trong quan hệ với đánh giá hiệu quả, hiệu năng


Đánh giá tổ chức hoạt động cung ứng

Thứ ba: Thống nhất quản lí hoạt động cung ứng

Đây là quá trình phối - kết hợp giữa nhiều hoạt
động cụ thể trong sự chỉ đạo thống nhất. Các
hoạt động cụ thể này có thể qui về những loại tác
nghiệp chủ yếu
Operational Audit
PTK - NEU
5
12
Đánh giá quản trị nội bộ của hoạt động cung ứng
trong quan hệ với đánh giá hiệu quả, hiệu năng

Đánh giá tổ chức hoạt động cung ứng

Thứ tư: Địa vị pháp lí của người phụ trách hoạt động
cung ứng

Địa vi pháp lí của người phụ trách chung này cần đảm bảo
khả năng tập hợp được các bộ phận có liên quan đến hoạt
động cung ứng;

Có đủ khả năng và thẩm quyền thu hút các cá nhân có đủ
năng lực và từ đó tạo ra được mức độ độc lập

Người phụ trách chung hoạt động này phải là một trong
những người thuộc bộ máy lãnh đạo cao nhất trong đơn vị
Operational Audit

PTK - NEU
5
13
Đánh giá quản trị nội bộ của hoạt động cung ứng
trong quan hệ với đánh giá hiệu quả, hiệu năng

Đánh giá tổ chức hoạt động cung ứng

Thứ năm: Vấn đề bất kiêm nhiệm

Cách li thích hợp các trách nhiệm trước các
nghiệp vụ có liên quan trong cùng một chu trình
nghiệp vụ
Operational Audit
PTK - NEU
5
14
Đánh giá quản trị nội bộ của hoạt động cung ứng
trong quan hệ với đánh giá hiệu quả, hiệu năng

Đánh giá quản trị tác nghiệp hoạt động cung
ứng

Đánh giá theo các giai đoạn của quá trình cung
ứng

8 giai đoạn của hoạt động cung ứng
Operational Audit
PTK - NEU
5

15
Đánh giá quản trị nội bộ của hoạt động cung ứng
trong quan hệ với đánh giá hiệu quả, hiệu năng

Thứ nhất: Ước tính nhu cầu

Những yếu tố có thể làm căn cứ xác định nhu
cầu

Việc xem xét quá trình phối – kết hợp trong
cung cấp và sử dụng thông tin ước tính từ
phương pháp đơn giản

Ước tính nhu cầu cần được xem xét trên khía
cạnh pháp lí cả về trách nhiệm, cả về thủ tục xác
định nhu cầu
Operational Audit
PTK - NEU
5
16
Đánh giá quản trị nội bộ của hoạt động cung ứng
trong quan hệ với đánh giá hiệu quả, hiệu năng

Thứ hai: Phê chuẩn cung ứng

Đánh giá quản trị nội bộ hoạt động cung ứng
thường quan tâm nhiều tới cả địa vị pháp lí của
người xét duyệt và cả thủ tục pháp lí qua quá
trình xét duyệt


Về nghiệp vụ, “Xét” và “duyệt” được gắn kết
như hai mặt của một vấn đề và đều cần được
thực hiện ở tầm cao hơn với ý nghĩa kết nối
nhiều mối liên hệ trên pham vi rộng hơn
Operational Audit
PTK - NEU
5
17
Đánh giá quản trị nội bộ của hoạt động cung ứng
trong quan hệ với đánh giá hiệu quả, hiệu năng

Thứ ba: Tìm kiếm nhà cung cấp

Giai đoạn này là cơ sở cho bước lựa chọn nhà
cung ứng chính thức

Kiểm toán hoạt động chủ yếu tập trung vào
những trình tự hoặc phương pháp tìm kiếm thị
trường qua quá trình lựa chọn những nhà cung
ứng tiềm năng
Operational Audit
PTK - NEU
5
18
Đánh giá quản trị nội bộ của hoạt động cung ứng
trong quan hệ với đánh giá hiệu quả, hiệu năng

Thứ tư: lựa chọn nhà cung cấp

Quyết định cụ thể song lại liên quan trực tiếp đến đánh

giá hiệu lực quản trị nội bộ, hiệu quả hoạt động và hiệu
năng quản lí

Kiểm toán hoạt động cần nghiên cứu những tiêu chuẩn
chính và những phương pháp của việc lựa chọn này làm
căn cứ để đánh giá hoạt động:

Trước hết: Những tiêu chuẩn chính để lựa chọn nhà cung ứng
bao gồm ba yếu tố cơ bản là số lượng (chi tiết theo chủng
loại), chất lượng, giá cả

Tiếp đên, Cần xem xét các phương pháp đánh giá nhà cung
ứng với yêu cầu lựa chọn nhà cung ứng có hiệu quả nhất. Ba
phương pháp chính được sử dụng là phân loại, hệ số chuẩn và
mức chi đã điều chỉnh
Operational Audit
PTK - NEU
5
19
Đánh giá quản trị nội bộ của hoạt động cung ứng
trong quan hệ với đánh giá hiệu quả, hiệu năng

Thứ năm: Giao đơn đặt hàng

Những thông tin của đơn đặt hàng cần được
chuyển cho bộ phận sử dụng và bộ phận dự trữ
(nếu có); cho bộ phận thu nhận; cho bộ phận kế
toán
Operational Audit
PTK - NEU

5
20
Đánh giá quản trị nội bộ của hoạt động cung ứng
trong quan hệ với đánh giá hiệu quả, hiệu năng

Thứ sáu: Theo dõi thực hiện đơn hàng

Bộ phận cung ứng phải thực hiện việc theo dõi cho tới khi
nhận hàng để thực hiện đúng thời hạn cung ứng đã được thỏa
thuận

Phương thức thực hiện: bên mua hay người đại diện của bên
mua đến thăm cơ sở vật chất của bên bán để kiểm tra quá
trình thực hiện; nhân viên công ty khác cũng có thể tham gia
tư vấn hay xác minh chất lượng kết quả thực hiện.

Thủ tục: báo cáo theo dõi thực hiện cung cấp cho nhóm thu
mua biết về những hoạt động chủ yếu có liên quan tới hoạt
động mua.

Kiểm soát khác: người được giao nhiệm vụ sẽ chịu trách
nhiệm theo dõi tiến trình của những đơn đặt hàng do cá nhân
mình quản lý.
Operational Audit
PTK - NEU
5
21
Đánh giá quản trị nội bộ của hoạt động cung ứng
trong quan hệ với đánh giá hiệu quả, hiệu năng


Thứ bảy: nhận hàng

Bộ phận nhận hàng phải độc lập, xác định các
yếu tố có liên quan tới loại hàng sẽ nhận cùng
với các điều kiện;

Thủ tục chủ yếu liên quan tới nhận hàng – thể
hiện bằng báo cáo; thực hiện thanh tra độc lập;

Trình tự công việc thực hiện: chứng từ, tài liệu
từ hoạt động giao hàng được chuyển trực tiếp
tới bộ phận thanh toán.
Operational Audit
PTK - NEU
5
22
Đánh giá quản trị nội bộ của hoạt động cung ứng
trong quan hệ với đánh giá hiệu quả, hiệu năng

Thứ tám: Thanh toán

Thanh toán sẽ thực sự được tiến hành bởi bộ phận chức
năng riêng biệt;

Điều kiện thanh toán: Đảm bảo khớp đúng giữa số liệu
của đơn đặt hàng với số liệu nhận hàng; khấu trừ hay
điều chỉnh; phê duyệt thanh toán cuối cùng và phê chuẩn
chi tiền.

Thương lượng, điều chỉnh liên quan tới thanh toán: bên

mua thực hiện (trong một số trường hợp, nhân viên tài
chính có thể tham gia đàm phán về giá, các yếu tố khác
có liên quan tới thanh toán).
Operational Audit
PTK - NEU
5
23
Đánh giá hiệu quả và hiệu năng hoạt động
cung ứng

Nhóm I. Hoạt động thuộc lĩnh vực sản xuất –
kinh doanh

Loại I: Hoạt động thực hiện chức năng sản xuất

Loại II. Hoạt động thương mại hoặc dịch vụ
khác thực hiện chức năng mua để bán (T – T’)

Nhóm II. Hoạt động thuộc lĩnh vực hành chính
– sự nghiệp
Operational Audit
PTK - NEU
5
24
Q&A?

Xác định các tiêu chí (nhóm chỉ tiêu) sử dụng
đánh giá hiệu quả hiệu năng của hoạt động
cung ứng?


Nhóm tiêu chí ấy có thể đánh giá nội dung gì?

Mỗi nhóm tiêu chí, lấy một chỉ tiêu cụ thể và
tiêu chuẩn tương ứng để đánh giá?
Operational Audit
PTK - NEU
5
25
Các nhóm tiêu chí có thể sử dụng trong
đánh giá hiệu quả và hiệu năng?

Nhóm tiêu chí về chất lượng:

Chỉ tiêu:

Yêu cầu chất lượng của NVL (tiêu chuẩn đánh giá: tiêu chuẩn kỹ
thuật của loại NVL)

Tỷ lệ sản phẩm hỏng từ sản xuất (Định mức sản phẩm hỏng từ
sản xuất)

Nhóm tiêu chí về giá

Nhóm tiêu chí về số lượng và thời hạn cung ứng

Nhóm tiêu chí về tính năng động của bộ phận cung ứng

Số lượng đơn đặt hàng/1 nhân viên - Định mức

Chi phí điện thoại và giao dịch khác/1 nhân viên - Định mức


Nhóm tiêu chí thể hiện quan hệ với bộ phận khác như thế nào?
Kho, thanh toán, quĩ, sản xuất,…