Phân tích thực trạng và đề xuất giải pháp nâng cao hiệu quả hiện đại hoá công tác văn phòng của trường đại học thủ dầu một

MỤC LỤC
MỤC LỤC..................................................................................................................1
PHẦN MỞ ĐẦU........................................................................................................4
1. Lý do chọn đề tài............................................................................................4
2.

Mục tiêu nghiên cứu...................................................................................4

3.

Nhiệm vụ nghiên cứu.................................................................................5

4.

Đối tượng nghiên cứu................................................................................5

5.

Phương pháp nghiên cứu............................................................................5

6.

Kết cấu của đề tài.......................................................................................6

PHẦN NỘI DUNG....................................................................................................7
CHƯƠNG I: LÝ LUẬN CHUNG VỀ CƠNG TÁC VĂN PHỊNG, HIỆN ĐẠI
HĨA CƠNG TÁC VĂN PHỊNG............................................................................7
1.1.

Lý luận chung về cơng tác văn phịng....................................................7

1.1.1.

Khái niệm về văn phòng..................................................................7

1.1.2.

Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng...............................................7

1.1.2.1. Chức năng của văn phòng..............................................................7
1.1.2.2. Nhiệm vụ của văn phòng.............................................................9
1.2.

Lý luận chung về hiện đại hóa cơng tác văn phịng..............................14

1.2.1.

Khái niệm hiện đại hóa cơng tác văn phịng..................................14

1.2.2.

Sự cần thiết phải hiện đại hóa cơng tác văn phịng........................15

CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG CƠNG TÁC VĂN PHỊNG TẠI TRƯỜNG
ĐẠI HỌC THỦ DẦU MỘT...............................................................................16
2.1. Thực trạng cơng tác văn phịng tại Văn phịng của trường Đại học Thủ
Dầu Một............................................................................................................16
2.1.1. Công tác văn thư – lưu trữ................................................................16
2.1.1.1. Công tác văn thư..........................................................................16

2.1.1.2.Công tác lưu trữ............................................................................17
2.2.2. Trang bị công nghệ thông tin.............................................................18
2.2.3. Bố trí, trang thiết bị văn phịng..........................................................19
2.2. Nhận xét, đánh giá cơng tác văn phịng tại Văn phịng của trường Đại học
Thủ Dầu Một....................................................................................................19
2.2.1.

Công tác văn thư............................................................................19

2.2.1.1. Ưu điểm.......................................................................................19
2.2.1.2. Hạn chế........................................................................................20
2.2.1.3. Nguyên nhân:...............................................................................21
2.2.2. Công tác lưu trữ.................................................................................22
2.2.2.1. Ưu điểm:......................................................................................22
2.2.2.2. Hạn chế:.......................................................................................22
2.2.2.3. Nguyên nhân:...............................................................................23
2.2.3. Trang bị công nghệ thông tin.............................................................23
2.2.3.1. Ưu điểm:......................................................................................23
2.2.3.2. Hạn chế:.......................................................................................23
2.2.4. Bố trí, trang thiết bị văn phịng..........................................................24
2.2.4.1. Ưu điềm:......................................................................................24
2.2.4.2. Hạn chế:.......................................................................................24
2.2.4.3. Nguyên nhân................................................................................25
CHƯƠNG III: GIẢI PHÁP HIỆN ĐẠI HĨA CƠNG TÁC VĂN PHỊNG
TẠI VĂN PHỊNG CỦA TRƯỜNG ĐẠI HỌC THỦ DẦU...........................25
3.1. Nâng cao nhận thức của lãnh đạo cơ quan và lãnh đạo văn phòng về hiện
đại hóa cơng tác văn phịng..............................................................................25
3.2. Giải pháp về cơng tác văn thư – lưu trữ...................................................26
3.2.1. Giải pháp về văn thư:.........................................................................26

3.2.2. Giải pháp về lưu trữ...........................................................................27
3.3. Giải pháp về trang bị công nghệ thông tin................................................27
3.7. Đầu tư mua sắm trang thiết bị...................................................................30
KẾT LUẬN..............................................................................................................32
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO...............................................................33


PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Kinh tế Việt Nam ngày càng hội nhập sâu trên thế giới, đặc biệt là cộng đồng
kinh tế ASEAN ( AEC) được thành lập. Việt Nam không phải là thị trường của 90
triệu dân nữa mà là thị trường chung của 600 triệu dân có thu nhập hơn 2600.000 tỷ
đơ la Mỹ. Khơng lâu nữa trong tương lai hiệp định TTP, hiệp định đối tác xuyên
Thái Bình Dương bao phủ 40% GDP và 1/3 thương mại Thế giới. Đưa lại cho Việt
Nam rất nhiều cơ hội và thách thức. Đứng trước những thời cơ và thách thức đó,
Việt Nam chúng ta từ các bộ, ban ngành đều phải có cái nhìn đúng đắn và đổi mới
để hiểu rõ hơn, hòa nhập và phát triển tốt hơn.
Cơng cuộc cải cách hành chính ở nước ta cũng đang đề ra những nhu cầu
bức xúc cần giải quyết. Đó là nhu cầu đảm bảo thơng tin cho lãnh đạo và quản lý,
nhu cầu giải quyết nhanh, gọn các thủ tục hành chính, hài lịng được người dân,
tránh sự phiền hà, sách nhiễu, lạm quyền của cán bộ, công chức. Trong Hội nghị lần
thứ 12 Ban Chấp hành Trung ương Đảng khóa XI đề ra nhiệm vụ “Đẩy mạnh cải
cách hành chính, đặc biệt là cải cách thủ tục hành chính, nâng cao hiệu lực, hiệu quả
quản lý Nhà nước, quản lý xã hội, chấp hành luật pháp gắn với tinh giản biên chế và
cơ cấu lại đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức theo tinh thần nghị quyết 39. Tăng
cường ứng dụng công nghệ thông tin, thiết lập hệ thống cổng thơng tin, mang hành
chính điện tử 4 cấp, khẩn trương xây dựng Chính phủ điện tử. Thực hiện đồng bộ
các giải pháp phòng, chống tham nhũng, thực hành tiết kiệm, chống lãng phí và
cơng tác tiếp công dân, giải quyết khiếu nại, tố cáo”.

Do đó, sau một thời gian tìm hiểu, tơi đã lựa chọn đề tài “ Phân tích thực
trạng và đề xuất giải pháp nâng cao hiệu quả hiện đại hố cơng tác văn phòng
của trường Đại học Thủ Dầu Một” để đưa ra lý luận, thực tế và một số giải pháp
thích hợp cho văn phịng.
2.

Mục tiêu nghiên cứu

-

Một là, phân tích cơ sở lý luận về cơng tác văn phịng, hiện đại hóa cơng tác

văn phịng


-

Hai là, phân tích thực trạng hiện đại hóa cơng tác văn phòng tại Văn phòng

trường Đại học Thủ Dầu Một và so sánh với lý luận để chỉ ra những bất cập, tồn tại
và những nguyên nhân của những bất cập và tồn tại đó.
-

Ba là, đề xuất một số giải pháp nhằm tiếp tục hoàn thiện hiện đại hóa cơng

tác văn phịng.
3.

Nhiệm vụ nghiên cứu
- Một là, nghiên cứu các khái niệm về cơng tác văn phịng, hiện đại hóa

cơng tác văn phịng;
- Hai là, khảo sát, phân tích từ thực tiễn để nhận xét và đánh giá cơng tác văn
phịng nhằm đưa ra những đánh giá cụ thể về hiện đại hóa cơng tác văn phịng;
- Ba là, nghiên cứu đề xuất giải pháp nhằm góp phần hồn thiện hiện đại hóa cơng
tác văn phịng.
4.

Đối tượng nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu:
Đối tượng nghiên cứu của đề tài khóa luận là tồn bộ những hoạt động liên

quan tới hiện đại hóa cơng tác văn phịng. Trong đó, tập trung vào nghiên cứu, khảo
sát 04 vấn đề về công tác văn phòng
5.

Phương pháp nghiên cứu
Để thực hiện đề tài này, trên cơ sở phương pháp lý luận của chủ nghĩa Mác-

Lenin và tư tưởng Hồ Chí Minh
Ngồi các phương pháp chung được áp dụng như: phương pháp tổng hợp,
phương pháp phân tích, đề tài cịn sử dụng các phương pháp cụ thể như:
-

Phương pháp quan sát:

-

Phương pháp thu thập thơng tin:

-

Phương pháp nghiên cứu và phân tích các tư liệu có liên quan


6.

Kết cấu của đề tài
Ngồi phần lời nói đầu,danh mục tài liệu tham khảo, kết luận và phần phụ

lục đính kèm. Nội dung chính của đề tài được kết cấu gồm 03 chương như sau:
 


PHẦN NỘI DUNG
CHƯƠNG I: LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN PHỊNG, HIỆN ĐẠI
HĨA CƠNG TÁC VĂN PHỊNG
1.1.

Lý luận chung về cơng tác văn phịng

1.1.1. Khái niệm về văn phịng
Văn phòng được hiểu theo nghĩa rộng và nghĩa hẹp như sau:
Văn phịng theo nghĩa rộng (Văn phịng tồn bộ) : Bao gồm toàn bộ bộ máy
quản lý của đơn vị từ cấp cao nhất đến cơ sở với các nhân sự làm quản trị trong hệ
thống quản lý của tổ chức; bao gồm toàn bộ cơ sở vật chất kỹ thuật và môi trường
phục vụ cho hoạt động của tổ chức nói chung, cho hệ thống quản lý nói riêng. Văn
phịng có đầy đủ tư cách pháp nhân trong hoạt động đối nội, đối ngoại để thực hiện
mục tiêu chung của tổ chức.
Văn phòng theo nghĩa hẹp (Văn phòng chức năng): Bao gồm bộ máy trợ

giúp nhà quản trị những việc trong những chức năng được giao; là bộ phận cấu
thành trong cơ cấu tổ chức, chịu sự điều hành của nhà quản trị cấp cao.
Khái niệm Văn phòng được hiểu theo nghĩa chung nhất: “Văn phòng là một
thực thể tồn tại khách quan trong mỗi tổ chức là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ
quan, đơn vị; là nơi thu thập, xử lý thông tin hỗ trợ cho hoạt động quản lý; là nơi
chăm lo mọi lĩnh vực dịch vụ hậu cần đảm bảo các điều kiện vật chất cho các hoạt
động của mỗi cơ quan, tổ chức được thông suốt, hiệu quả”
1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng
1.1.2.1. Chức năng của văn phòng
Văn phòng là một bộ phận tồn tại khách quan trong mỗi đơn vị, bởi vậy nó
cũng có những điều kiện tồn tại như bất kỳ một bộ phận nào thông qua mối quan hệ
đặc trưng với mơi trường mà nó tồn tại tức là nó vận động theo quy luật và chức
năng liên hệ, tác động lẫn nhau trong hệ thống và các hoạt động có ý thức, mục tiêu,
chức năng tự điều chỉnh cho phù hợp với môi trường.


Văn phịng có các chức năng chung như phục vụ sự lãnh đạo điều hành của
lãnh đạo cơ quan cụ thể là thu thập, xử lý, truyền đạt thông tin đảm bảo điều kiện
vật chất, kỹ thuật cho sự hoạt động của công ty, tức là chăm lo công tác hậu cần,
quản trị cho tồn bộ cơ quan.
Có hai nhóm chức năng chính: Chức năng tham mưu tổng hợp và chức năng
hậu cần
1). Chức năng tham mưu tổng hợp
Nội dung của công tác tham mưu chỉ rõ hoạt động tham vấn của cơng tác văn
phịng
Văn phịng giúp lãnh đạo cơ quan lập chương trình kế hoạch cơng tác, đề
xuất chủ trương chính sách và cơng tác quản lý của cơ quan trong từng thời kỳ,
tham mưu cho lãnh đạo đề ra quyết định quản lý, giúp lãnh đạo tìm biện pháp tổ
chức thực hiện quyết định, tham mưu cho lãnh đạo những phương án, giải pháp xử
lý những tình huống cụ thể.

Tham mưu là hoạt động trợ giúp nhằm góp phần tìm kiếm những hoạt động
tối ưu cho quá trình quản lý để đạt hiệu quả cao nhất. Chủ thể là cơng tác tham mưu
trong doanh nghiệp có thể là cá nhân hay tập thể tồn tại độc lập tương đối với chủ
thể quản lý. Thực tế các doanh nghiệp thường đặt bộ phận tham mưu tại văn phịng.
Để có ý kiến tham mưu văn phòng phải tổng hợp các thơng tin bên trong và bên
ngồi doanh nghiệp từ đó phân tích, quản lý, sử dụng thơng tin theo quy tắc trình tự
nhất định. Ngồi bộ phận tham mưu tại văn phịng cịn có các bộ phận nghiệp vụ cụ
thể làm tham mưu cho lãnh đạo từng vấn đề mang tính chun sâu như: Cơng nghệ,
tiếp thị, tài chính, kế tốn…Để có được những thơng tin chun sâu này thì bộ phận
tham mưu là đầu mối tiếp nhận các phương án tham mưu từ phịng ban chun mơn
nghiệp vụ tập hợp.
2). Chức năng hậu cần
Đảm bảo cơ sở vật chất cho các phòng ban đơn vị và cá nhân trong cơ quan,
đơn vị, tổ chức, để thực hiện tốt chức năng nhiệm vụ, chương trình, kế hoạch đề ra.


Hỗ trợ trang thiết bị, phương tiện điều kiện cần thiết cho lao động để nâng
cao hiệu quả năng suất làm việc.
Nội dung của công tác hậu cần bao gồm: Quản lý chi tiêu kinh phí, lương
chính, phụ cấp lương, bảo hiểm xã hội, tiền lương, cơng tác phí, sữa chữa lớn, xây
dựng các cơng trình phụ, phúc lợi tập thể.
Công tác hậu cần nhằm thực hiện nhiệm vụ cụ thể sau đây:
-

Cung cấp các điều kiện, phương tiện, cơ sở vật chất cho cán bộ, nhân viên

thực hiện nhiệm vụ.
-

Mua sắm, quản lý, bảo vệ, bảo dưỡng các trang thiết bị trong cơ quan, đảm

bảo cho hoạt động của cơ quan được tiến hành liên tục.
-

Quản lý chi tiêu tài chính theo đúng chế độ, chính sách do nhà nước quy

định.
-

Đảm bảo an ninh trât tự an toàn lao động trong cơ quan, tổ chức.

-

Tổ chức công tác lễ tân, giao tiếp, giữ vai trò chiếc cầu nối của đơn vị với

các cấp trên, cấp dưới, ngang cấp.
1.1.2.2.

Nhiệm vụ của văn phòng

1). Xây dựng và tổ chức thực hiện quy chế hoạt động của cơ quan, đơn vị
Mọi cơ quan tổ chức muốn đi vào nề nếp hoạt động đều phải tuân thủ theo
những quy định về tổ chức, về cơ chế hoạt động và các điều kiện duy trì hoạt động.
Và các quy định, quy chế của mỗi cơ quan là khác nhau do tính chất hoạt động, vai
trị, chức năng, nhiệm vụ và văn hố làm việc của mỗi cơ quan, tổ chức là khác
nhau.
Trình tự xây dựng dự thảo, lấy ý kiến tham gia, hoàn chỉnh thông qua lãnh
đạo, ban bố thi hành, giám sát, bổ sung, hoàn thiện nội quy, quy chế hoạt động của
cơ quan là thuộc về cơng tác văn phịng. Đây là nhiệm vụ quan trọng hàng đầu mà
văn phòng phải thực hiện khi cơ quan, tổ chức đi vào hoạt động.

2). Xây dựng và tổ chức thực hiện chương trình kế hoạch công tác tuần,
tháng, quý, năm của cơ quan hoặc thủ trưởng cơ quan.
Kế hoạch là hình ảnh tương lai của một cơ quan sau một khoảng thời gian.
Nếu khơng xây dựng và thực hiện kế hoạch tốt thì hướng phát triển của cơ quan sẽ
không rõ ràng, không có bước đi và đích phải đến cho mỗi chặng đường. Trong cơ
chế càng có nhiều yếu tố, nhiều biến động thì kế hoạch càng phải chặt chẽ hơn,
tránh rủi ro nhiều hơn.
Tất cả các văn phòng đều phải thưc hiện nhiệm vụ xây dựng chương trình kế
hoạch cơng tác năm,quý, tháng, sắp xếp lịch làm việc hàng tuần của cơ quan đơn vị.
Đặc biệt với cơng tác văn phịng việc lập kế hoạch hết sức quan trọng vì nó tránh
tình trạng bị lơi kéo của cơng việc hàng ngày mà làm ảnh hưởng đến những chương
trình cần thiết của văn phịng.
Trong các loại kế hoạch thì kế hoạch tài chính có ý nghĩa đặc biệt. Thứ nhất,
kế hoạch tài chính đảm bảo nguồn lực quan trọng cho sự vận hành của cơ quan. Thứ
hai, kế hoạch tài chính phải tuân thủ nhiều quy định chặt chẽ của quản lý nhà nước,
trong đó phải bám sát tình hình thực hiện để có bước điều chỉnh kịp thời. Kế hoạch
thật sự phải đi trước một bước.
3). Thu thập tổng hợp và xử lý thơng tin phục vụ cho q trình ra quyết
định.
Thông tin trong hoạt động quản lý là một tập hợp nhất định các thông báo
khác nhau về các sự kiện xảy ra trong hoạt động quản lý và trong mơi trường bên
ngồi có liên quan đến hoạt động quản lý, những thay đổi thuộc tính của hệ thống
quản lý và môi trường xung quanh, nhằm kiến tạo các biện pháp tổ chức các yếu tố
vật chất, nguồn lực, không gian và thời gian đối với các khách thể quản lý.
Đặc biệt đối với văn phòng của cơ quan là nơi trực tiếp giúp lãnh đạo điều
hành bộ máy, cung cấp thông tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo, công tác thơng tin lại
càng giữ vai trị quan trọng nó giữ vị trí then chốt trong cơng tác văn phịng.
Về cơ bản cơng tác thơng tin của văn phịng phải cung cấp cho lãnh đạo cơ

quan, đơn vị những thông tin, văn bản, tư liệu cần thiết để phục vụ nghiên cứu thảo


luận, quyết định những công việc đã được đặt ra trong chương trình, kế hoạch cơng
tác.
Thơng tin của văn phịng phục vụ lãnh đạo cơ quan giải quyết công việc
hàng ngày, phối hợp các cơ quan hữu quan giải quyết kịp thời có hiệu quả những
nhiệm vụ, cơng việc thuộc chức năng, nhiệm vụ của cơ quan.
4). Theo dõi và đôn đốc nhắc nhở việc thực hiện các quyết định, chỉ đạo
của lãnh đạo cơ quan.
Văn phòng phản ánh kết quả phải kiểm tra tình hình thực hiện các quyết
định, chỉ thị, chương trình, kế hoạch cơng tác đã ban hành. Qua việc thu thập thông
tin phản hồi, giúp lãnh đạo đơn vị nắm được nhận thức, dư luận của cán bộ, công
chức và các đơn vị liên quan đối với các quyết định đã ban hành: những khó khăn,
thuận lợi trong thực hiện quyết định và kiến nghị của các cấp, cơng tác thơng tin có
thể phát hiện các giải pháp hay và các mơ hình sáng tạo để nhân ra diện rộng.
Văn phịng phải tổng hợp được tình hình hàng ngày, hàng tuần trên tất cả các
lĩnh vực hoạt động của cơ quan, để kịp thời báo cáo cho lãnh đạo, giúp lãnh đạo
quyết định các chủ trương, biện pháp lớn nhằm thực hiện chức năng, nhiệm vụ của
đơn vị và tổng hợp báo cáo định kỳ lên cơ quan cấp trên hoặc công khai trong cơ
quan đơn vị.
5). Biên tập, ban hành văn bản.
Hàng ngày văn phòng là nơi tiếp nhận các loại văn bản ra vào cơ quan, đơn
vị vì thế đây là hoạt động thực tiễn diễn ra thường xun, là cơng việc chính của
văn phòng. Việc tiếp nhận giải quyết các loại văn bản cũng phải được tiến hành một
cách khoa học, tuân theo các quy tắc nhất định thì giúp cho hoạt động của cơ quan,
đơn vị được chính xác kịp thời.
Văn bản là một phương tiện lưu trữ, truyền đạt thông tin khá hiệu quả. Hiện
nay nhiều doanh nghiệp sử dụng thông tin này trong quản lý điều hành hoạt động,
điều chỉnh các mối quan hệ giữa chủ thể với các đối tượng bị quản lý về kinh tế,

chính trị, xã hội phải tuân thủ các quyết định một cách chặt chẽ về việc ban hành
văn bản


6). Lưu trữ văn bản
-

Thu thập bổ sung tài liệu đã giải quyết xong từ giai đoạn văn thư của cơ

quan:
+ Xác định rõ phạm vi thu tài liệu: Ở đơn vị nào? Thành phần tài liệu nào?
+ làm kế hoạch cụ thể để thu thập tài liệu từ giai đoạn văn thư
+ Phải hướng dẫn, giúp đỡ về mặt nghiệp vụ đối với các cá nhân đơn vị về công tác
lập hồ sơ, lựa chọn tài liệu để giao nộp.
-

Thu thập tài liệu cũ để lại ở các cơ quan

+ Lập kế hoạch tiến hành thu tài liệu
+ Hướng dẫn các đơn vị lập hồ sơ, tất cả các tài liệu đượyc giao nộp vào lưu trữ cơ
quan, tiến hành chỉnh lý.
7).Tổ chức phục vụ các cuộc họp
Có thể nói hội họp là nơi phát huy quyền làm chủ của mọi người, để mọi
người bày tỏ ý kiến quan điểm giúp lãnh đạo đưa ra những ý kiến đúng đắn, tìm ra
những biện pháp tối ưu.
Hội họp cịn nâng cao tinh thần đồn kết, tính tập thể trong cơng ty
Đánh giá, nhận xét một cách khách quan về hiệu quả công việc của nhân
viên, phương thức quản lý của lãnh đạo. Từ đó nhận thấy được ưu điểm, nhược
điểm trong công tác quản lý của lãnh đạo, đồng thời rút ra những kinh nghiệm
trong việc điều hành hoạt động của lãnh đạo cơ quan.

8). Đảm bảo các yếu tố về vật chất, tài chính cho hoạt động của tồn bộ cơ
quan, tổ chức
Bất kỳ một cơ quan, tổ chức nào muốn tồn tại và phát triển được đều phải có
yếu tố kỹ thuật, vật chất cần thiết. Các yếu tố này vừa là nguyên liệu để duy trì sự
hoạt động của tổ chức, vừa là trung gian để gắn kết tổ chức với môi trường. Đồng


thời nó cịn là phương tiện truyền dẫn các q trình hoạt động nhằm đạt được mục
tiêu của tổ chức.
Các yếu tố kỹ thuật, vật chất, tài chính mà cơ quan cần cho hoạt động của
mình gồm có: nhà cửa, xe cộ, bàn ghế, các phương tiện truyền và nhận thơng tin,
các cơng cụ lao động, các chi phí cần thiết mang tính thường xun, liên tục. Vì
vậy, văn phịng cần phải căn cứ vào tiến độ thực hiện kế hoạch, chương trình hoạt
động của cơ quan mà cung cấp kịp thời, đầy đủ. Nếu các yếu tố đó khơng được
cung cấp đầy đủ về chất lượng, sai lệch về chủng loại, phẩm chất kém, thời hạn
không đúng, giá thành cao…đều ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động của cơ quan, tổ
chức. Để làm tốt nhiệm vụ cung ứng này các cơ quan, tổ chức thường ưu tiên tạo
điều kiện thuận lợi nhất cho văn phòng thực thi nhiệm vụ.
9).Tổ chức, hồn thiện bộ máy văn phịng
Tổ chức bộ máy văn phòng là xác định, xây dựng, sắp xếp các vị trí việc làm,
đội ngũ nhân sự và định biên số lượng, chất lượng nhân sự vào các đơn vị, phòng
ban trong văn phòng một cách hợp lý, khoa học thực hiện một cách tốt nhất các
chức năng, nhiệm vụ của văn phòng. Đây là việc làm thiết thực mang tính ổn định
của bộ máy văn phịng nhằm thực hiện tốt những nhiệm vụ nêu trên.Việc tổ chức bộ
máy văn phòng cũng cần tuân thủ những nguyên tắc chung của tổ chức để đảm bảo
tính thống nhất của tồn bộ hệ thống.
Tuy nhiên, cũng phải thấy được tính thống nhất, đa dạng, phong phú của
cơng tác văn phịng để tổ chức bộ máy sao cho đáp ứng được cao nhất yêu cầu
nhiệm vụ đặt ra. Mặt khác, trong thời đại bùng nổ cơng nghệ thơng tin địi hỏi các
cơ quan, tổ chức phải nỗ lực hết sức để theo kịp với sự phát triển chung. Trong đó,

sự nỗ lực lớn nhất nằm trong khối văn phòng. Nhiệm vụ đặt ra cho văn phịng u
cầu rất cao trong cơng tác tổ chức quản lý và điều hành cơng việc.
10). Duy trì hoạt động thường nhật của cơ quan nói chung và văn phịng
nói riêng
Khác với hoạt động của các bộ phận, đơn vị khác trong cơ quan, tổ chức, văn
phòng phải hoạt động thường xuyên, liên tục trong lĩnh vực đối nội, đối ngoại, vừa


lập quy vừa thực thi, vừa kiểm tra, giám sát hoạt động của cả cơ quan, tổ chức. Đặc
tính hoạt động này xuất phát từ những chức năng của văn phòng (tham mưu, tổng
hợp và hậu cần) để đảm bảo tiếp nhận mọi nguồn thông tin của mọi đối tượng với
hoạt động của cơ quan tổ chức. Vì lí do đó mà ngồi bộ phận nhân sự làm việc
trong giờ hành chính văn phịng cịn có một bộ phận phải làm việc vào ban đêm,
làm việc cả trong những ngày nghỉ để đảm bảo trật tự an ninh và thông tin thông
suốt trong cơ quan tổ chức.
1.2.

Lý luận chung về hiện đại hóa cơng tác văn phịng

1.2.1. Khái niệm hiện đại hóa cơng tác văn phịng
1). Khái niệm hiện đại hóa
Có thể nói thực chất cơng nghiệp hóa – hiện đại hóa là sự phát triển cơng
nghệ, là q trình chuyển nền sản xuất xã hội (công nghiệp, nông nghiệp, dịch vụ)
từ trình độ thấp lên trình độ hiện đại. Các tổ chức quốc tế về công nghiệp và công
nghệ đã thống nhất rằng công nghệ được biểu hiện trong 4 thành phần: thiết bị, con
người, thông tin và tổ chức quản lý. Phát triển công nghệ thông tin theo 4 nội dung
trên là cơng nghiệp hóa về bản chất. Có phát triển được cơng nghệ từ thấp đến cao
mới làm chuyển biến được cơ cấu ngành sản xuất, cơ cấu lao động xã hội, duy trì
được sự phát triển kinh tế - xã hội bền vững ngày càng cao và là cơ sở vật chất để
ổn định xã hội.

Theo cá nhân tơi có thể hiểu hiện đại hóa là: Sự cải tiến, đổi mới dựa trên sự
kế thừa những cái cũ, áp dụng những tiến bộ khoa học kỹ thuật nhằm đáp ứng nhu
cầu của con người mang lại sự tiện lợi, hiệu quả và nhanh chóng nhất.
2). Khái niệm hiện đại hóa cơng tác văn phịng
Hiện đại hóa cơng tác văn phịng là q trình xử lý các kỹ thuật tự động hóa
vào quy trình nghiệp vụ văn phòng. Một văn phòng hiện đại bao giờ cũng gắn liền
với việc áp dụng những tiến bộ khoa học vào cơng tác văn phịng. Vậy có thể hiểu
khái niệm hiện đại hóa cơng tác văn phịng như sau:
Hiện đại hóa cơng tác văn phịng là việc ứng dụng các tiến bộ khoa học công
nghệ tiên tiến vào hoạt động văn phịng. Đặc biệt là việc ứng dụng cơng nghệ thơng


tin vào các nghiệp vụ văn thư, lưu trữ; quản lý thông tin, xử lý thông tin cho đến
môi trường làm việc nhằm giảm thiểu sức lao động của con người mà vẫn đảm bảo
hiệu quả công việc và duy trì được năng suất lao động cao.
1.2.2. Sự cần thiết phải hiện đại hóa cơng tác văn phịng
Trong những năm gần đây, đất nước ta bước sang nền kinh tế thị trường
nhiều thành phần có sự quản lý của Nhà nước theo định hướng xã hội chủ nghĩa. Để
đảm bảo đứng vững trong môi trường cạnh tranh, các cơ quan đơn vị đã khẩn
trương đầu tư trang thiết bị hiện đại, đồng thời tiến hành đổi mới phương thức quản
lý khoa học hơn.
Cùng với việc đổi mới trang thiết bị hiện đại, việc đổi mới phương thức quản
lý đã tạo được sự năng động, loại bỏ dần sự trì trệ, kém hiệu quả trong hoạt động
quản lý.
Văn phòng hiện đại đã hạn chế tối đa về chi phí quản lý, điều hành nhưng
vẫn đảm bảo chất lượng làm việc ngày càng cao. Đồng thời giúp cho các nhà quản
lý thoát khỏi cơng việc hành chính mang tính sự vụ, tạo điều kiện tăng thêm phần
sáng tạo của họ, giúp họ có thời gian suy nghĩ để đưa ra những phương hướng và kế
hoạch khả thi, giải quyết tốt nhất mọi mặt trong cơng tác điều hành quản lý.
Tóm lại mục tiêu của hiện đại hóa văn phịng:

- Thứ nhất, tạo tiền đề phát triển cho mỗi cơ quan tổ chức;
- Thứ hai, giảm thời gian lãng phí và những ách tắc trong tiếp nhận, xử lý,
chuyển tải thông tin phục vụ cho hoạt động của cơ quan tổ chức;
- Thứ ba, nâng cao năng suất lao động của cơ quan tổ chức, giúp cho nhà
quản lý thốt khỏi những cơng việc hành chính mang tính sự vụ, tạo điều kiện phát
huy tính sáng tạo của mỗi cán bộ cơng nhân viên chức trong văn phịng, tìm kiếm
các giải pháp tối ưu để điều hành công việc đạt hiệu quả cao nhất;
- Thứ tư, thực hiện tiết kiệm chi phí cho cơng tác văn phịng.


Như vậy, cùng với sự phát triển của xã hội, sự xuất của văn phòng hiện đại,
với sự hoạt động có hiệu quả càng chứng tỏ vai trị hết sức quan trọng và cần thiết
của việc hiện đại hóa cơng tác văn phòng trong mỗi tổ chức hiện nay.
CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG CƠNG TÁC VĂN PHỊNG TẠI
TRƯỜNG ĐẠI HỌC THỦ DẦU MỘT
2.1. Thực trạng cơng tác văn phịng tại Văn phịng của trường Đại học Thủ
Dầu Một
2.1.1. Cơng tác văn thư – lưu trữ
2.1.1.1. Công tác văn thư
Văn thư là bộ phận trực thuộc phịng Hành chính, được bố trí ở một phịng
làm việc riêng. Bộ phận văn thư có các cán bộ cơng chức giàu kinh nghiệm và có
chun môn nghiệp vụ cao, hầu hết đều tốt nghiệp Đại học chuyên ngành văn thư lưu trữ Trường Đại học Khoa học – Xã hội và Nhân văn và chuyên ngành Quản trị
văn phịng. Tổng số cán bộ làm cơng tác văn thư là 04 người, trong đó có 03 người
trong biên chế và 01 người hợp đồng.Tất cả các cán bộ đều yêu ngành, yêu nghề, có
tinh thần trách nhiệm trong công việc và luôn cố gắng thực hiện tốt các chức năng,
nhiệm vụ mà cấp trên giao phó.
Bộ phận văn thư giúp Văn phòng thực hiện các nhiệm vụ của văn thư cơ
quan cụ thể là:
a. Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến;
b. Trình, chuyển giao văn bản đến cho các đơn vị, cá nhân;

c. Theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc giải quyết văn bản đến;
d. Tiếp nhận các dự thảo văn bản trình người có thẩm quyền xem xét, duyệt,
ký ban hành;
e. Kiểm tra hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản, ghi số và ngày
tháng văn bản; nhân bản văn bản, đóng dấu cơ quan và dấu các mức độ khẩn, mật
(nếu có)


g. Đăng ký, làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát
văn bản đi;
h. Sắp xếp, bảo quản và phục vụ việc tra cứu, sử dụng bản lưu văn bản;
i. Quản lý sổ sách và cơ sở dữ liệu đăng ký, quản lý văn bản; làm thủ tục cấp
giấy giới thiệu, giấy đi đường cho cán bộ công chức, viên chức;
k. Bảo quản, sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức và các loại con dấu khác
được giao.
Hàng năm văn phòng thường xuyên kiểm tra, bảo dưỡng hoặc thay mới các
trang thiết bị và định kỳ mua sắm các đồ dùng văn phịng phẩm…góp phần thực
hiện có hiệu quả cơng tác văn thư và đẩy mạnh hiện đại hóa cơng tác văn thư của cơ
quan.
Hiện nay Bộ phận văn thư của cơ quan đã và đang thực hiện các nghiệp vụ văn thư
thường xuyên và liên tục đó là:
- Soạn thảo và ban hành văn bản
Bên cạnh việc ban hành văn bản hành chính thì còn ban hành các văn bản
quy phạm pháp luật như Thông tư, Thông tư liên tịch. Các loại văn bản thường
được ban hành nhiều đó là Cơng văn, Quyết định, Báo cáo…
2.1.1.2.Công tác lưu trữ
Khi thực hiện công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ cơ quan, các cán
bộ lưu trữ phải: xác định đơn vị, cá nhân thuộc nguồn thu thập bổ sung tài liệu, xác
định những loại tài liệu có giá trị cần phải nộp lưu, phân chia nguồn tài liệu theo
mạng lưới các kho từ đó thực hiện các thủ tục giao nộp tài liệu vào kho lưu trữ.

Việc thu thập bổ sung tài liệu vào kho lưu trữ cịn gặp một số khó khăn như:
diện tích kho chứa tài liệu hẹp, nhu cầu giao nộp tài liệu vào lưu trữ lớn, hiện nay có
một số đơn vị cịn trậm trễ trong việc giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan mặc dù
đã đến thời hạn giao nộp hay hiện nay các cán bộ lưu trữ đều là nữ, nên việc vận
chuyển tài liệu về kho cịn gặp khơng ít khó khăn…
Cơng tác phân loại tài liệu


- Cán bộ lưu trữ đã căn cứ vào các đặc trưng phổ biến của việc hình thành
tài liệu, từ đó phân chia chúng ra thành các khối, các đơn vị khác nhau để quản lý
và sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ.
- Việc phân loại tài liệu căn cứ vào các đặc trưng (về cơ cấu tổ chức, ngành
hoạt động, thời gian, địa dư,vấn đề),các cán bộ lưu trữ đã thực hiện phương án phân
loại phù hợp với từng phông lưu trữ.
Xác định giá trị tài liệu
Tài liệu lưu trữ sau khi thu thập về kho được tổ chức phân loại, sắp xếp tài
liệu một cách khoa học đúng theo quy trình nghiệp vụ lưu trữ giúp cho việc sử dụng
khai thác và bảo quản được thuận lợi và hiệu quả.
Công tác thống kê tài liệu lưu trữ
Các cán bộ lưu trữ đã áp dụng các phương pháp và công cụ chuyên môn để
xác định rõ ràng số lượng, chất lượng, thành phần, nội dung, tình hình tài liệu và hệ
thống trang thiết bị bảo quản trong các kho lưu trữ. Hiện nay công tác thống kê tài
liệu lưu trữ tại văn phòng được thực hiện tương đối nghiêm túc, việc thống kê đã
giúp cho cơ quan xây dựng kế hoạch bổ sung, chỉnh lý, xác định giá trị và tổ chức
sử dụng tài liệu phù hợp với yêu cầu và khả năng thực tế, và lập kế hoạch bảo quản
an tồn những tài liệu có giá trị.
2.2.2. Trang bị cơng nghệ thơng tin
Các phịng ban thuộc Văn phòng đều được trang bị máy điện thoại, máy vi
tính, máy fax để phục vụ cho nhu cầu làm việc. Phịng Hành chính cịn được trang
thêm 2 máy photocopy hiện đại có mật mã riêng do 01 nhân viên phụ trách. Ngồi

nhân viên phụ trách ra khơng ai biết mã khóa để photocopy điều này giúp cho việc
bảo mật thông tin, tránh sao chụp, copy nhưng nhiều khi nhân viên phụ trách ra
ngoài, các cán bộ, nhân viên từ các đơn vị khác trong Văn phòng cần photo tài liệu
lại phải chờ đợi nhân viên chuyên trách về. Vì vậy nhiều lúc công việc giải quyết bị
chậm trễ.
Các máy tính tại Văn phịng được kết nối mạng Lan ( chia sẻ tài nguyên với
nhau: tập tin, máy in, máy quét và một số thiết bị khác)và được kết nối internet.


Điều này giúp cho việc liên lạc, trao đổi với nhau về cơng việc giữa các bộ phận
được nhanh chóng, kịp thời, các thông tin trao đổi giữa các đơn vị được truyền tải
nhanh giúp cho công tác quản lý của Văn phòng được thuận lợi. Việc tham gia vào
mạng thơng tin tồn cầu mang lại cơ hội khai thác rất nhiều thơng tin hữu ích trên
mạng. Đặc biệt là cập nhật các văn bản, văn kiện, chủ trương đường lối của Đảng,
Chính phủ.
Cũng nhờ vậy mà việc lưu trữ thơng tin trong cơ quan được nhanh và chính
xác, giúp cho việc kiểm tra, rà soát sau này được thuận lợi. Việc kết nối với một
máy chủ là cơ quan đầu não của hệ thống máy tính trong cơ quan mà trong đó được
cài đặt thơng tin về mọi lĩnh vực đã tạo ra những thuận lợi trong công việc.
2.2.3. Bố trí, trang thiết bị văn phịng
Văn phịng hàng ngày diễn ra các hoạt động quản lý của cơ quan bao gồm
các hoạt động bên trong và các hoạt động giao tiếp với các cơ quan khác, các đơn vị
khác từ bên ngồi vào làm việc phải thơng qua Văn phòng. Trụ sở làm việc của cơ
quan phải thể hiện được bộ mặt của cơ quan, khơng phơ trương hình thức q mức.
Việc bố trí các phịng ban để đảm bảo được sự khoa học, hiện đại cần luôn
tuân theo một số quy tắc nhất định. Những nguyên tắc này thể hiện tính liên kết, gắn
bó, tạo sự thuận lợi trong phối kết công việc, tránh chồng chéo hay phiền hà cho
công chức và khách đến làm việc. Tuy nhiên, để thực hiện tốt những nguyên tắc này
không phải là một điều đơn giản, bởi ngoài sự điều hành tổ chức, việc bố trí các
phịng ban cịn phụ thuộc rất nhiều vào điều kiện cơ sở vật chất. Bản thân Văn

phịng cịn tồn tại một số điểm khơng thuận lợi trong việc bố trí mà cơ quan đang
nghiên cứu để tìm ra những phương án hợp lý.
2.2. Nhận xét, đánh giá cơng tác văn phịng tại Văn phịng của trường Đại học
Thủ Dầu Một
2.2.1. Công tác văn thư
2.2.1.1. Ưu điểm
Bộ phận văn thư đã và đang thực hiện tốt chức năng quản lý nhà nước về
công tác văn thư theo thẩm quyền được giao:


- Đã ban hành một số văn bản hướng dẫn lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài
liệu vào lưu trữ cơ quan. Nhờ đó cơng tác lập hồ sơ được tiến hành đúng tiến độ,
tương đối đầy đủ và chất lượng.
- Bộ phận văn thư có các cán bộ có trình độ chun mơn nghiệp vụ, đúng
u cầu của ngạch cơng chức, có kinh nghiệm nên các khâu nghiệp vụ được thực
hiện theo quy trình, cẩn trọng, hiệu quả. Hầu hết các cán bộ văn thư đều nhiệt tình,
u ngành, u nghề và có trách nhiệm trong cơng việc, biết sắp xếp thời gian hợp
lý và phục vụ kịp thời yêu cầu của các đồng chí lãnh đạo, lãnh đạo Văn phòng cũng
như các đơn vị chức năng khi có yêu cầu .
- Văn bản ban hành đã được kiểm tra và quản lý về thể thức và kỹ thuật trình
bày đúng theo quy định của nhà nước.
- Việc quản lý văn bản đi đến được thực hiện nghiêm chỉnh, chưa để xảy ra tình
trạng mất mát, thất lạc văn bản, tài liệu góp phần quan trọng trong việc đảm bảo
thông tin trong việc quản lý, điều hành công việc của lãnh đạo cơ quan.
- Việc quản lý và sử dụng con dấu của cơ quan và đơn vị thực hiện theo đúng quy
định của nhà nước.
- Văn bản có độ mật, tuyệt mật đều có sổ theo dõi riêng và quản lý theo quy định
của nhà nước, đảm bảo an tồn khơng để lộ thơng tin của văn bản.
2.2.1.2. Hạn chế
Bên cạnh những thành tích đã đạt được, trong thời gian qua cơng tác văn thư

cịn bộc lộ một số thiếu sót, hạn chế sau:
- Việc tiếp nhận, xử lý văn bản tại một số đơn vị còn chậm, chưa giải quyết
kịp thời nên một số trường hợp việc giải quyết văn bản chưa đáp ứng được yêu cầu
của lãnh đạo cấp trên.
- Đôi khi cán bộ công chức, viên chức chưa ý thức được đầy đủ vai trị của
cơng tác lập hồ sơ trong việc giải quyết công việc được giao khiến cho tài liệu luôn
trong tình trạng bó gói, gây khó khăn cho cơng tác lưu trữ.