bài giảng quản lý dự án chương 3 - ts. nguyễn thúy quỳnh loan

03/09/2008 1
Chương 3
Tổ chức dự án và
các vấn đề trong QLDA
GV: TS. Nguyễn Thúy Quỳnh Loan
BM QLSX&ĐH, Khoa QLCN
03/09/2008
TS. Nguyễn Thúy Quỳnh Loan
2
Nội dung
1. Cấu trúc tổ chức
1. Cấu trúc tổ chức
2. Nhóm dự án
2. Nhóm dự án
3. Lãnh đạo
3. Lãnh đạo
4. Phương pháp giải quyết vấn đề
4. Phương pháp giải quyết vấn đề
5. Quản lý xung đột
5. Quản lý xung đột
03/09/2008
TS. Nguyễn Thúy Quỳnh Loan
3
CẤU TRÚC TỔ CHỨC (1)
Khái niệm
– Tổ chức là một nhóm người được sắp xếp theo một
trật tự nhất định để có thể cùng phối hợp hoạt động với
nhau để đạ
t đến mục tiêu của tổ chức.
– Cấu trúc tổ chức là một kiểu mẫu được đặt ra để phối
hợp hoạt động giữa các người trong tổ chức.

Cấu trúc
Cấu trúc
Mục tiêu
B
A
Mục tiêu
B
A
Nhiều người
Nhiều người
03/09/2008
TS. Nguyễn Thúy Quỳnh Loan
4
CẤU TRÚC TỔ CHỨC (2)
Các dạng cấu trúc tổ chức
Phân chia bộ phận
•Chức năng
•Sản phẩm
• Khách hàng
• Lãnh thổ
•Quátrình
Phân chia bộ phận
•Chức năng
•Sản phẩm
• Khách hàng
• Lãnh thổ
•Quátrình
Mục tiêu
Nâng cao hiệu quả và
phân quyền:

•Quyền hạn
• Trách nhiệm
• Tính chịu trách nhiệm
Mục tiêu
Nâng cao hiệu quả và
phân quyền:
•Quyền hạn
• Trách nhiệm
• Tính chịu trách nhiệm
Cấu trúc tổ chức
• Dạng chức năng
• Dạng dự án
• Dạng ma trận
Cấu trúc tổ chức
• Dạng chức năng
• Dạng dự án
• Dạng ma trận
03/09/2008
TS. Nguyễn Thúy Quỳnh Loan
5
CẤU TRÚC TỔ CHỨC (3)
Cấu trúc tổ chức dạng chức năng: Dự án được chia ra làm nhiều
phần và được phân công tới các bộ phận chức năng hoặc các nhóm trong
bộ phận chức thích hợp. Dự án sẽ được tổng hợp bởi nhà quản lý chức
năng cấp cao
Chủ tịch /
Giám đốc
Phó GĐ
Tài chính
Phó GĐ

Marketing
Phó GĐ
Sản xuất
Phó GĐ
Kỹ thuật
Khuyến mãi
Bán hàng
…
Nghiên cứu
thị trường
Sản xuất
Kiểm tra
chất lượng
…
Quản lý tồn
kho
Kỹ thuật điện
Kỹ thuật cơ
…
Thiết kế
03/09/2008
TS. Nguyễn Thúy Quỳnh Loan
6
CẤU TRÚC TỔ CHỨC (4)
• Ưu điểm:
–Sử dụng hiệu quả các kinh nghiệm và các phương tiện chung
–Cơ cấu tổ chức cho hoạnh định và kiểm soát
–Tất cả các hoạt động đều có lợi từ những công nghệ hiện đại nhất
– Tiên liệu trước những hoạt động trong tương lai để phân bổ nguồn lực
–Sử dụng hiệu quả các yếu tố sản xuất

– Ổn định và phát triển nghề nghiệp lâu dài cho nhân viên
–Phùhợp cho loại hình sản xuất đại trà
• Nhược điểm:
– Không có quyền lực dự án tập trung, do đó không có ai có trách nhiệm
cho dự án tổng thể.
– Ít hoặc không có hoạch định và viết báo cáo dự án
– Ít quan tâm đến yêu cầu của khách hàng
–Việc thông tin liên lạc giữa các chức năng gặp khó khăn
–Khótổng hợp các nhiệm vụ đa chức năng
– Có khuynh hướng quyết định theo những nhóm chức năng có ưu thế nhất
03/09/2008
TS. Nguyễn Thúy Quỳnh Loan
7
CẤU TRÚC TỔ CHỨC (5)
Cấu trúc tổ chức dạng dự án: Một nhà quản lý phải chịu trách
nhiệm quản lý một nhóm/ tổ gồm những thành viên nòng cốt được
chọn từ những bộ phận chức năng khác nhau trên cơ sở làm việc
toàn phần (full-time). Các nhà quản lý chức năng không có sự tham
gia chính thức
Chủ tịch /
Giám đốc
Phó GĐ
Dự án 1
Phó GĐ
Dự án 1
…
Phó GĐ
Dự án 1
Kỹ thuật
Sản xuất

…
Tiếp thị
Kỹ thuật
Sản xuất
…
Tiếp thị
Kỹ thuật
Sản xuất
…
Tiếp thị
Kỹ thuật
Sản xuất
…
Tiếp thị
03/09/2008
TS. Nguyễn Thúy Quỳnh Loan
8
CẤU TRÚC TỔ CHỨC (6)
• Ưu điểm:
–Cósự kiểm soát chặt chẽ do có quyền lực dự án
–Thời gian xúc tiến dự án nhanh chóng
–Khuyến khích sự cân đối về thành quả, thời gian biểu và chi phí
–Tạo sự trung thành của các thành viên trong dự án
–Cómối quan hệ tốt với các đơn vị khác
– Quan tâm đến yêu cầu của khách hàng
• Nhược điểm:
–Sử dụng nguồn lực không hiệu quả
– Không chuẩn bị những công việc trong tương lai
– Ít có cơ hội trao đổi kỹ thuật giữa các dự án
– Ít ổn định nghề nghiệp cho những thành viên tham gia dự án

– Khó khăn trong việc cân đối công việc khi dự án ở giai đoạn bắt
đầu và kết thúc.
03/09/2008
TS. Nguyễn Thúy Quỳnh Loan
9
CẤU TRÚC TỔ CHỨC (7)
Cấu trúc tổ chức dạng ma trận: Làsự kết hợp của hai dạng cấu
trúc tổ chức dạng chức năng và dự án.
Chủ tịch /
Giám đốc
Phó GĐ
Tài chính
Phó GĐ
Marketing
Phó GĐ
Sản xuất
Phó GĐ
Kỹ thuật
Phó GĐ QL
các dự án
GĐ dự án 1
GĐ dự án 2
GĐ dự án 3
03/09/2008
TS. Nguyễn Thúy Quỳnh Loan
10
CẤU TRÚC TỔ CHỨC (8)
• Ưu điểm:
–Sử dụng hiệu quả nguồn lực
–Tổng hợp dự án tốt

–Luồng thông tin được cải thiện
– Đáp ứng sự thích nghi nhanh chóng
–Duy trìkỷ luật làm việc tốt
– Động lực và cam kết được cải thiện
• Nhược điểm:
–Sự tranh chấp về quyền lực
–Gia tăng các mâu thuẫn
–Thời gian phản ứng lại chậm chạp
– Khó khăn trong giám sát và kiểm soát
–Quản lý phí tăng cao
–Trải qua nhiều căng thẳng (stress)
03/09/2008
TS. Nguyễn Thúy Quỳnh Loan
11
CẤU TRÚC TỔ CHỨC (9)
• Các nhân tố trong lựa chọn cấu trúc tổ chức
–Số lượng dự án và mức độ quan trọng tương đối giữa các dự án.
–Mức độ không chắc chắn (không ổn định) trong các dự án.
–Các dạng công nghệ được sử dụng.
–Mức độ phức tạp của dự án.
–Thời gian của dự án.
–Nguồn lực được sử dụng trong các dự án.
–Chi phícố định.
– Các yêu cầu về dữ liệu.
03/09/2008
TS. Nguyễn Thúy Quỳnh Loan
12
NHÓM DỰ ÁN (1)
• Nhóm dự án là gì? (What is a project team?)
– Nhóm dự án là mọi người cùng làm việc vơi nhau để đạt

được mục tiêu chung
– Mục đích là nhằm đạt được hiệu quả tổng hơp (Synergy),
nghĩa là, đạt được “tối ưu tổng thể” mà nó l
ơn hơn “tổng
các tối ưu cục bộ”.
Nhà
QLDA
Người lập
kế hoạch
Kỹ sư
Kế toán
Thư ký
Người
mua sắm
Người
thực hiện
Người
thiết kế
Người
phác họa
03/09/2008
TS. Nguyễn Thúy Quỳnh Loan
13
NHÓM DỰ ÁN (2)
– Để đạt được cam kết tiến
độ, khối lượng công việc
phải được phân công tới
nhiều người.
– Phạm vi của dự án đòi hỏi
phải có nhiều kỹ năng mà

một người không có khả
năng biết hết.
– Động não nhóm và thảo
luận là một cách làm việc
theo nhóm để đưa ra các ý
kiến, ý tưởng và giải quyết
vấn đề.
Mục đích của nhóm DA Mục đích của thành viên nhóm DA
– Để thỏa mãn nhu c
ầu xã hội
của cá nhân, mu
ốn trở thành
một cái gì đóhay một phần
của nhóm.
– Để chia sẻ rủi ro v
ới các
thành viên kh
ác.
– Để củng cố lòng tự trọng.
Mọi người muốn gi
ới thiệu
chính họ. Theo cách này họ sẽ
xác định được mối quan hệ
v
ới người khác, như là một
thành viên c
ủa nhóm hay
công ty.
03/09/2008
TS. Nguyễn Thúy Quỳnh Loan

14
NHÓM DỰ ÁN (3)
– Mang mọi người trong
nhóm lại v
ới nhau để thực
hiện quá trình ra quyết định.
– Nhóm dự án thường đưa
ra những quyết định nhiều
rủi ro hơn những quyết định
của từng cá nhân.
– Gia tăng động lực thúc
đẩy
– Hỗ tr
ợ cho các thành viên
nh
óm khác khi họ yêu cầu
giúp đỡ.
Mục đích của nhóm DA Mục đích của thành viên nhóm DA
– Đây l
à cách để nhận được
sựủng hộ trong việc thực
hiện các mục tiêu c
ủa họ.
– Nhóm tạo một ngôi nh
à tâm
l
ý cho các cá nhân.
03/09/2008
TS. Nguyễn Thúy Quỳnh Loan
15

NHÓM DỰ ÁN (4)
• Những lợi ích và khó khăn khi làm việc theo nhóm
• Các yếu tố để xây dựng một nhóm hiệu quả
–Kỹ năng của các thành viên trong nhom
–Cấu trúc tổ chức
–Kiểu quản lý
– Giao tiếp hiệu quả là yếu tố chủ yếu của việc xây dựng nhóm
hiệu
•Biết lắng nghe
– Thái độ: quan tâm, chu ý, tôn trong
– Dáng điệu: nghe bằng mắt, không cat ngang lơi nói người khác
–Tập trung: nội dung, cảm xúc
•Giải quyết mâu thuẫn
03/09/2008
TS. Nguyễn Thúy Quỳnh Loan
16
NHÓM DỰ ÁN (5)
Quan điểm cũ về sự mâu thuẫn Quan điểm mơi về sự mâu thuẫn
Tìm cách tránh mâu thuẫn Không thể tránh được mâu thuẫn Æ
cần phải đương đầu với mâu thuẫn
Mâu thuẫn là do sai lầm của quản
lý
Mâu thuẫn là do nhiều nguyên nhân
khác nhau
Mâu thuẫn là một dấu hiệu xấu Mâu thuẫn có thể xấu, có thể tốt
Mâu thuẫn cần phải được loại bỏ Mâu thuẫn cần phải được quản lý
và kiểm soát
Các thất bại khi làm việc theo nhóm
- Mâu thuẫn nội bộ (mâu thuẫn không giải quyết được)
- Các thành viên đều lo lắng và nản lòng

- Các quyết định tùy tiện được ra bơi một người hay một số người
không c
ó sự chấp nhận của những người khác.
03/09/2008
TS. Nguyễn Thúy Quỳnh Loan
17
LÃNH ĐẠO (1)
• Lãnh đạo và các nguồn gốc của quyền lực
– Lãnh đạo là khả năng động viên, cưỡng ép, thúc đẩy,
hướng dẫn và chỉ đạo người khác hoàn thành một
nhiệm vụ cụ thể để đạt tới mục tiêu của tổ chức.
– Nguồn gốc của quyền lực
•Quyền lực chính thức
•Quyền lực do sự tưởng thưởng
•Quyền lực do cưỡng bức (hình phạt)
•Quyền lực chuyên môn
•Quyền lực tôn phuc (uy tín)
03/09/2008
TS. Nguyễn Thúy Quỳnh Loan
18
LÃNH ĐẠO (2)
• Lý thuyết lãnh đạo theo tình huống
Tình huống 1 2 3 4 5 6 7 8
Mối quan hệ
giữanhàQL
và nhân viên
Tốt Tốt Tốt Tốt Xấu Xấu Xấu Xấu
Cấu trúc
nhiệm vụ
Rõ

ràng
Rõ
ràng
Không
rõ
ràng
Không
rõ
ràng
Rõ
ràng
Rõ
ràng
Không
rõ
ràng
Không
rõ
ràng
Quyền lực
chính thức
Mạnh Yếu Mạnh Yếu Mạnh Yếu Mạnh Yếu
Phong cách
lãnh đạo hiệu
quả
T T T R R R R T
03/09/2008
TS. Nguyễn Thúy Quỳnh Loan
19
LÃNH ĐẠO (3)

• Các phong cách lãnh đạo
Cao
Thấp
Cao
Thấp
S
ự quan tâm đến
công việc
Sự
quan
tâm
đến
con
người
9
8
7
6
5
4
3
2
1
1 2 3 4 5 6 7 8 9
1.9 9.9
9.1
1.1
5.5
03/09/2008
TS. Nguyễn Thúy Quỳnh Loan

20
LÃNH ĐẠO (4)
• 5 phong cách lãnh đạo theo mô hình V. Vroom
Phân quyền
(Group)
Phân quyền
(Group)
Tham khảo
(Consultative)
Tham khảo
(Consultative)
AI AII CI CII GII
Tập trung
(Authoritarian: độc
đoán, chuyên quyền)
AI
03/09/2008
TS. Nguyễn Thúy Quỳnh Loan
21
LÃNH ĐẠO (5)
Nếu thì
Quy tắc thông
tin
-Chất lượng là quan trọng
- Nhà lãnh đạo không đủ thông tin
Loại bỏ kiểu
A
I
Quy tắc về phù
hơp mục tiêu

-Chất lượng là quan trọng
-Những người nhân viên không rõ mục
tiêu của tổ chức
Không nên
dùng G
II
Quy tắc mà
vấn đề không
có cấu trúc
Chất lượng là quan trọng:
-Vấn đề không có cấu trúc
- Người lãnh đạo không đủ thông tin và
không biết lấy thông tin ở đâu
AI, AII, CI, CII
đều bị loại bỏ
Ba quy tắc bảo vệ chất lượng của quyết định
03/09/2008
TS. Nguyễn Thúy Quỳnh Loan
22
LÃNH ĐẠO (6)
Nếu thì
Quy tắc
chấp nhận
- Người lãnh đạo không biết nhân viên có chấp nhận thực
hiện quyết định này hay không
- Người lãnh đạo không biết chắc quyết định độc đoán
của mình có được nhân viên chấp nhận hay khôn
AI, AII bị
loại bỏ
Quy tắc

mâu thuẫn
- Người lãnh đạo không biết nhân viên có chấp nhận thực
hiện quyết định này hay không
- Người lãnh đạo không biết chắc quyết định độc đoán
của mình có được nhân viên chấp nhận hay không
-Quyết định đó gây ra mâu thuẫn giữa các nhân viên
AI, AII, CI
đều bị loại
bỏ
Quy tắc
công bằng
-Sự chấp nhận là quan trọng
-Chất lượng là không quan trọng
AI, AII, CI, CII
đều bị loại
bỏ
Quy tắc
ưu tiên
chấp nhận
-Sự chấp nhận là quan trọng
- Không đảm bảo được quyết định là độc đoán hay không
- Tin tưởng vào nhân viên
AI, AII, CI,
C
II đều bị
loại bỏ
Bốn quy tắc bảo vệ sự chấp nhận của quyết định
03/09/2008
TS. Nguyễn Thúy Quỳnh Loan
23

PHƯƠNG PHÁP GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ (1)
•Phương pháp tiếp cận KEPNER-TREGOE trong
giải quyết vấn đề
–Bốn cách suy nghĩ cơ bản
•Cái gì đang xảy ra? – Tiếp cận và làm rõ
•Cái gì đã xảy ra? – Nguyên nhân và ảnh hưởng
• Chúng ta nên hành động như thế nào? – Lựa chọn
•Cái gì đang ở phía trước
– Ba giai đoạn
• Giai đoạn 1: Phân tích vấn đề
• Giai đoạn 2: Phân tích quyết định
• Giai đoạn 3: Phân tích vấn đề còn tiềm ẩn
03/09/2008
TS. Nguyễn Thúy Quỳnh Loan
24
PHƯƠNG PHÁP GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ (2)
• Giai đoạn 1: Phân tích vấn đề
–Xác định vấn đề, hay nêu những sai lệch
–Mô tả vấn đề ở 4 khía cạnh
• Phát hiện: Cái gì là vấn đề (và cái gì không phải là
vấn đề)
• Định vị: Ta thấy nó ở đâu (và không thấy nó ở đâu)
• Thời gian: Khi nào nó xuất hiện
• Mức độ: Mức độ nghiêm trọng như thế nào, độ rộng
như thế nào
03/09/2008
TS. Nguyễn Thúy Quỳnh Loan
25
PHƯƠNG PHÁP GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ (3)
• Giai đoạn 1: Phân tích vấn đề

–Mô tả sai lệch
Câu hỏi/ trả lời Cái không đạt
như mong muốn
Có gì
khác biệt
Xác định Vấn đề của bộ phận/ tổ
chức nào?
Định vị Quan sát thấy sự sai lệch
ở đâu?
Thời gian Quan sát thất vấn đề lần
đầu tiên khi nào?
Mức độ Phạm vi của vấn đề?