Luận án tiến sĩ điển hình hoá trong văn xuôi hiện thực phê phán việt nam (giai đoạn 1930 1945) luận án ts văn học 62 22 62 01

Đại học quốc gia hà nội
Trường đại học khoa học xã hội và nhân văn

Nguyễn Thị Thu Thủy

Điển hình hố trong văn xuôi
hiện thực phê phán việt nam
(Giai đoạn 1930 - 1945)

Luận án tiến sĩ văn học

Hà nội- 2006

z


Đại học quốc gia hà nội
Trường đại học khoa học xã hội và nhân văn

Nguyễn Thị Thu Thủy

Điển hình hố trong văn xuôi
hiện thực phê phán việt nam
(Giai đoạn 1930 - 1945)

Chuyên ngành : Lý luận văn học
Mã số
: 62 22 32 01

Luận án tiến sĩ văn học

Người hướng dẫn khoa học:
TSKH Mỹ học - TS Văn học: Đỗ Văn Khang

Hà Nội- 2006

z


Bảng chữ viết tắt dùng trong luận văn
01

Chuyên viên

Chuyên viên tổng hợp văn phịng bộ

02

CCTT

Cung cấp thơng tin

03

PPTTTT

Phƣơng pháp thu thập thông tin

04

PPXLTT

Phƣơng pháp xử lý thông tin

05

VBQPPL

Văn bản quy phạm pháp luật

06

VPB

Văn phòng bộ

1

z


Mục lục
trang

a. Phần mở đầu
b.Pphần nội dung
Chƣơng 1

Vai trò, nhiệm vụ của chun viên tổng hợp văn phịng bộ trong
cơng tác thu thập, xử lý và cung cấp thông tin
phục vụ hoạt động quản lý

1.1 Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của văn phòng bộ
1.1.1 Chức năng của văn phòng bộ
1.1.2 Nhiệm vụ của văn phòng bộ
1.1.3 Cơ cấu tổ chức của văn phòng bộ
1.2. Vai trò, nhiệm vụ của chuyên viên tổng hợp văn phòng bộ trong
công tác thu thập, xử lý và cung cấp thông tin phục vụ hoạt động
quản lý
1.2.1 Vai trò và yêu cầu của thông tin trong hoạt động quản lý
1.2.2 Vai trị của chun viên tổng hợp văn phịng bộ trong
cơng tác thu thập, xử lý và cung cấp thông tin phục vụ
hoạt động quản lý
1.2.3 Nhiệm vụ của chuyên viên tổng hợp văn phịng bộ trong
cơng tác thu thập, xử lý và cung cấp thông tin phục vụ
hoạt động quản lý
1.2.4 Những yêu cầu cơ bản đối với chuyên viên tổng hợp
văn phịng bộ trong cơng tác thu thập, xử lý và cung cấp
thông tin phục vụ hoạt động quản lý
Chƣơng 2

Phƣơng pháp thu thập, xử lý và cung cấp thơng tin của chun
viên tổng hợp Văn phịng Bộ phục vụ hoạt động quản lý

2.1. Phƣơng pháp thu thập thông tin
2.1.1 Phương pháp đọc và ghi chép thông tin
2.1.2 Phương pháp sao chụp tài liệu
2.1.3 Phương pháp nghe báo cáo
2.1.4 Phương pháp tra cứu qua mạng
2.1.5 Các phương pháp điều tra, khảo sát thực tế
2.2. Phƣơng pháp xử lý thông tin

2.2.1 Phương pháp phân loại và tổng hợp thông tin
2.2.2 Phương pháp phân tích tin
2.2.3 Phương pháp xác định độ tin cậy của thông tin
2.2.4 Phương pháp lựa chọn thông tin
2.3. Cung cấp thông tin
2.3.1 Cung cấp thông tin bằng văn bản

5
12
12
12
12
15
18
19

19
23

25

26

34
34
36
41
43
45
46

51
53
62
67
72
77
78
2

z


2.3.2 Cung cấp thông tin bằng lời
2.4. Nhận xét
2.4.1 Những ưu điểm cơ bản
2.4.2 Hạn chế
2.4.3 Nguyên nhân

84
86
88
96
98

Chƣơng 3
Một số giải pháp nâng cao hiệu quả phƣơng pháp thu thập, xử lý
và cung cấp thông tin của chuyên viên tổng hợp Văn phòng Bộ
phục vụ hoạt động quản lý

102

3.1. Nghiên cứu xây dựng hệ thống lý luận về công tác thu thập, xử
lý và cung cấp thông tin trong các cơ quan Nhà nƣớc
3.2. Quy định chế độ thông tin báo cáo và xây dựng một số quy trình
chuẩn trong thu thập, xử lý và cung cấp thông tin
3.2.1 Quy định chế độ thông tin báo cáo
3.2.2 Xây dựng một số quy trình chuẩn trong thu thập, xử lý và
cung cấp thông tin
3.3. Đào tạo và nâng cao kỹ năng thu thập, xử lý và cung cấp thông
tin của đội ngũ cơng chức, viên chức
3.3.1 Chương trình đào tạo cán bộ hành chính
3.3.2 Chương trình đào tạo tiền cơng vụ
3.3.3 Chương trình bồi dưỡng nghiệp vụ cho cơng chức,
viên chức
3.4. ứng dụng công nghệ thông tin hiện đại trong một số nghiệp vụ
thu thập, xử lý và cung cấp thông tin
3.4.1 ứng dụng công nghệ mạng
3.4.2 Xây dựng phần mềm cơ sở dữ liệu

102

c. Kết luận
Tài liệu tham khảo
Phụ lục

126

105
105
108

118
119
121
122
123
123
124
128
134

3

z


A. Phần mở đầu
1. Mục đích - ý nghĩa của đề tài :
Trong lịch sử hình thành và phát triển của xã hội lồi ngƣời, thơng tin
đƣợc hình thành trong quá trình giao tiếp và các hoạt động thực tiễn của
con ngƣời. Có nhiều cách định nghĩa về thơng tin nhƣng nhìn chung thơng tin
là tri thức đƣợc ghi lại trên nhiều phƣơng tiện khác nhau: văn bản, sách,
dạng số hố vv.
Việc trao đổi thơng tin trên mọi lĩnh vực hoạt động đƣợc đặt ra nhƣ một
nhu cầu thiết yếu của con ngƣời. Đặc biệt, sự phát triển mạnh mẽ của cuộc
cách mạng khoa học kỹ thuật đã đƣa loài ngƣời bƣớc vào một kỷ nguyên mới
-“kỷ nguyên của công nghệ thông tin” (Information technology). Từ đây đã
bắt đầu khởi nguồn cho một cuộc cách mạng mới và cũng đồng thời góp phần
hình thành nên đƣờng nét của một xã hội mới với nhiều tên gọi khác nhau
nhƣ “xã hội hậu cơng nghiệp”, “xã hội văn minh điện tốn”, “xã hội
nhanh”, “xã hội thông tin”. Trên mọi lĩnh vực hoạt động của đời sống xã hội,

thông tin trở thành nguồn tài ngun vơ tận với vai trị làm lực lƣợng sản
xuất của “nền kinh tế tri thức”.
Hoạt động quản lý nói chung là hoạt động khơng thể thiếu thơng tin.
Thơng tin vừa là đối tƣợng, vừa là điều kiện cần thiết của hoạt động quản lý.
Việc thu thập, xử lý và cung cấp thơng tin có vai trị đặc biệt quan trọng vì nó
góp phần cung cấp nguồn lực (ngun liệu đầu vào) có chất lƣợng, giúp nhà
quản lý đƣa ra các quyết định quản lý chính xác và phù hợp.
Theo Luật Tổ chức Chính phủ, bộ là những cơ quan có chức năng quản
lí nhà nƣớc đối với ngành hoặc lĩnh vực công tác trong phạm vi cả nƣớc; quản
lí nhà nƣớc các dịch vụ cơng thuộc ngành, lĩnh vực; thực hiện đại diện chủ sở
hữu phần vốn của nhà nƣớc tại doanh nghiệp có vốn nhà nƣớc theo quy định
của pháp luật.
Văn phòng là bộ máy tham mƣu, giúp việc tổng hợp của cấp quản lý, là
đầu mối thơng tin trong mọi hoạt động của bộ. Văn phịng bộ đóng vai trị
quan trọng trong việc đảm bảo thơng tin cho hoạt động quản lý. Trong đó, các
chuyên viên tổng hợp của văn phịng bộ đóng vai trị là ngƣời trợ giúp đắc lực
cho các Chánh - Phó Văn phịng Bộ trong q trình thu thập, xử lý và cung
cấp thông tin phục vụ hoạt động quản lý.
4

z


Tuy nhiên, vai trò, nhiệm vụ và các phƣơng pháp thu thập thông tin, xử
lý thông tin của các chuyên viên tổng hợp để phục vụ cho hoạt động quản lý
đến nay vẫn chƣa đƣợc quy định trong các văn bản của Nhà nƣớc và chƣa
đƣợc nghiên cứu đầy đủ.
Để tìm hiểu hoạt động của văn phịng bộ và đi sâu khảo cứu hoạt động
thu thập, xử lý và cung cấp thông tin phục vụ hoạt động quản lý của các
chuyên viên tổng hợp, chúng tôi đã chọn đề tài "Phương pháp thu thập, xử

lý và cung cấp thông tin của chuyên viên tổng hợp văn phòng bộ phục vụ
hoạt động quản lý" để làm luận văn Thạc sĩ khoa học của mình.
2. Mục tiêu của đề tài :
Thơng qua việc nghiên cứu lý luận và khảo sát đánh giá tình hình thực
tế về nhiệm vụ và phƣơng pháp thu thập, xử lý, cung cấp thông tin của chuyên
viên tổng hợp văn phịng bộ, chúng tơi hƣớng tới việc nghiên cứu và đề xuất
một số giải pháp tối ƣu nhằm nâng cao hiệu quả phƣơng pháp thu thập, xử lý
và cung cấp thông tin của cán bộ công chức văn phịng bộ. Qua đây, đề tài
cũng mong muốn góp phần làm phong phú thêm nhận thức về cơng tác văn
phịng đặc biệt là hoạt động thu thập, xử lý và cung cấp thơng tin của cán bộ
văn phịng.
3. Phạm vi nghiên cứu:
Do hoạt động đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý của văn phịng
nói chung rất rộng và liên quan đến nhiều đối tƣợng nên chúng tôi không có
điều kiện để tìm hiểu tồn bộ. Trong khn khổ của một Luận văn Thạc sĩ, đề
tài của chúng tôi chỉ tập trung nghiên cứu các phƣơng pháp thu thập, xử lý và
cung cấp thông tin của chuyên viên tổng hợp ở văn phòng cơ quan bộ.
Để giải quyết các mục tiêu đặt ra, đề tài của chúng tôi chọn hai trƣờng
hợp để khảo cứu sâu, đó là các chuyên viên tổng hợp ở hai bộ là Văn phòng
Bộ Nội vụ và Văn phịng Bộ Cơng nghiệp. Sở dĩ chúng tơi chọn hai cơ quan
này để nghiên cứu là vì: Bộ Nội vụ là cơ quan của Chính phủ có chức năng
quản lý nhà nƣớc về các lĩnh vực nhƣ tổ chức bộ máy hành chính nhà nƣớc,
cán bộ, cơng chức, viên chức; Bộ Công nghiệp là cơ quan rất quan tâm đến
công tác cán bộ, cải tiến lề lối làm việc và là cơ quan đầu tiên đƣợc cấp chứng
chỉ Hệ thống quản lý chất lƣợng ISO 9000:2001.
5

z

Tuy nhiên, trong quá trình thực hiện đề tài, chúng tơi có tìm hiểu thêm
phƣơng pháp thu thập, xử lý và cung cấp thơng tin của chun viên văn phịng
một số cơ quan bộ khác qua các phiếu điều tra khảo sát để có thêm những tƣ
liệu so sánh khi cần thiết.
4. Nhiệm vụ nghiên cứu:
Để thực hiện mục tiêu trên, trong nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài,
chúng tôi đặt ra và giải quyết những vấn đề sau:
- Một là, nghiên cứu những vấn đề lí luận về thơng tin và đảm bảo
thông tin cho hoạt động quản lý; những quy định về chức năng, nhiệm vụ và
cơ cấu tổ chức của VPB; vai trò, nhiệm vụ của chuyên viên tổng hợp văn
phòng bộ trong việc thu thập, xử lý và cung cấp thông tin phục vụ hoạt động
quản lý.
- Hai là, khái quát những phƣơng pháp cơ bản của chuyên viên tổng
hợp văn phòng bộ trong thu thập, xử lý, cung cấp thông tin và đánh giá những
ƣu điểm, tồn tại của những phƣơng pháp đó.
- Ba là, trên cơ sở nghiên cứu lý luận và khảo sát thực tế, chúng tôi
nghiên cứu và đề xuất một số giải pháp tối ƣu để nâng cao chất lƣợng và hiệu
quả nghiệp vụ thu thập, xử lý và cung cấp thơng tin của chun viên tổng hợp
văn phịng bộ.
5. Lịch sử nghiên cứu vấn đề:
Trong những năm gần đây, những nghiên cứu về vai trò của văn phòng
trong việc đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý cũng nhƣ nghiệp vụ thu
thập, xử lý và cung cấp thông tin của cán bộ văn phòng đã đƣợc quan tâm.
Vấn đề này đã đƣợc đề cập trong một số giáo trình, đề cƣơng bài giảng,
sách tham khảo dùng để giảng dạy trong các trƣờng đại học, học viện, các
trƣờng trung học hoặc tài liệu phục vụ các lớp ngắn hạn nhƣ: "Nghiệp vụ thư
ký văn phòng"( PGS - TS. Vũ Thị Phụng); "Nghiệp vụ thư ký văn phòng"
(TS. Dƣơng Văn Khảm - Trần Hồng- Nguyễn Hữu Thời); sách chun khảo
nhƣ:
"Văn phịng hiện đại và nghiệp vụ hành chính văn phịng" (Phạm Hƣng - Lê

Văn In - Nghiêm Kỳ Hồng); "Hướng dẫn kỹ thuật nghiệp vụ hành chính"
6

z


(Nguyễn Văn Thâm, Lƣu Kiếm Thanh, Lê Xuân Lam, Bùi Xn Lự); “Quản
trị hành chính văn phịng” (Mike Harvey) vv.
Ngồi ra, theo thống kê chƣa đầy đủ, chúng tôi thấy có khoảng trên
dƣới 20 bài viết nghiên cứu, trao đổi kinh nghiệm liên quan đến hoạt động
đảm bảo thông tin; thu thập, xử lý và cung cấp thông tin trên các báo, tạp chí
nhƣ Tạp chí "Văn thƣ Lƣu trữ Việt Nam", Tạp chí "Quản lý nhà nƣớc", Tạp
chí "Tổ chức nhà nƣớc" vv.
Trong số các luận văn thạc sĩ, khoá luận tốt nghiệp, niên luận của sinh
viên, học viên cao học Khoa Lƣu trữ học và Quản trị văn phòng - Trƣờng Đại
học Khoa học xã hội và Nhân văn có khoảng 10 đề tài liên quan đến hoạt
động đảm bảo thông tin. Đặc biệt là luận văn thạc sĩ của các tác giả Đinh Thị
Hạnh Mai, Cam Anh Tuấn, Lê Tuấn Hùng; các khoá luận tốt nghiệp, các niên
luận của học viên - sinh viên khoa Lƣu trữ học và Quản trị Văn phịng.
Qua tìm hiểu, chúng tơi thấy các cơng trình nghiên cứu trên đây tập
trung nghiên cứu những vấn đề mang tính lý luận nói chung về văn phịng
hoặc cơng tác đảm bảo thơng tin phục vụ cho quản lý của văn phòng một cơ
quan cụ thể. Mặc dù cũng đã có tác giả nghiên cứu nghiệp vụ thu thập, xử lý
cung cấp thông tin nhƣng cũng chỉ trong phạm vi là văn phòng HĐNDUBND cấp tỉnh.
Qua lịch sử nghiên cứu vấn đề cho thấy đến thời điểm hiện nay, chƣa
có cơng trình nào nghiên cứu một cách đầy đủ và hệ thống về phƣơng pháp
thu thập, xử lý và cung cấp thông tin của chuyên viên tổng hợp văn phịng bộ.
Do đó việc nghiên cứu đề tài này có tính kế thừa nhƣng khơng trùng lặp với
các cơng trình nghiên cứu trƣớc.
6. Các nguồn tƣ liệu chính đƣợc sử dụng:

Để thực hiện đề tài, chúng tôi đã sử dụng những nguồn tƣ liệu sau:
- Tài liệu lý luận (giáo trình, đề cƣơng bài giảng, sách tham khảo) về
nghiệp vụ văn phòng dùng để giảng dạy trong các trƣờng đại học, học viện,
các trƣờng trung học hoặc tài liệu phục vụ các lớp ngắn hạn;
- Tài liệu lƣu trữ của các cơ quan bộ quy định chức năng, nhiệm vụ và
cơ cấu tổ chức của văn phòng bộ, quy chế làm việc của bộ, các chƣơng trình
cơng tác, các báo cáo tổng kết cơng tác của bộ.
7

z


- Công báo nƣớc CHXHCNVN.
- Các luận văn thạc sĩ khoa học của các học viên cao học, khoá luận tốt
nghiệp của sinh viên, các bài viết trên các báo, tạp chí có liên quan đến thu
thập và xử lý thông tin.
- Cơ sở dữ liệu luật quốc gia, niên giám thống kê - Tổng cục Thống kê,
các báo điện tử, website của các cơ quan bộ.
- Ngoài ra, chúng tơi cịn sử dụng các thơng tin từ các phiếu khảo sát và
phỏng vấn trực tiếp một số chuyên viên VPB.
7. Phƣơng pháp nghiên cứu:
Để thực hiện việc nghiên cứu đề tài, trên cơ sở phƣơng pháp luận của
chủ nghĩa Mác-Lênin và tƣ tƣởng Hồ Chí Minh, chúng tơi sử dụng các
phƣơng pháp nghiên cứu khoa học cụ thể nhƣ:
Phƣơng pháp mô tả và hệ thống (để khái quát về vai trò, nhiệm vụ và
phƣơng pháp thu thập, xử lý, cung cấp thơng tin của các chun viên văn
phịng bộ); phƣơng pháp phân tích (để tìm hiểu những ƣu điểm, hạn chế còn
tồn tại trong nghiệp vụ này); phƣơng pháp thống kê xã hội học (để khảo sát
thực tế); phƣơng pháp phỏng vấn trực tiếp (đối với chuyên viên một số VPB);
phƣơng pháp suy luận lôgic; phƣơng pháp sử liệu học vv.

8. Đóng góp của đề tài:
Đóng góp của đề tài nghiên cứu đƣợc thể hiện trên các mặt lý luận và
thực tiễn:
- Về lý luận: Đề tài đƣợc thực hiện sẽ góp phần làm phong phú thêm lý
luận về hoạt động đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý nói chung và
phƣơng pháp thu thập, xử lý và cung cấp thông tin cho hoạt động quản lý của
chuyên viên tổng hợp văn phịng bộ nói riêng.
- Về thực tiễn: Kết quả nghiên cứu của đề tài sẽ giúp cho các cán bộ,
cơng chức văn phịng nói chung có nhận thức sâu sắc hơn về vai trò của cán
bộ văn phịng trong việc thu thập đầy đủ các thơng tin, xử lý thơng tin chính
xác và cung cấp những thơng tin có giá trị phục vụ hoạt động quản lý. Đồng
thời đề tài đƣa ra các giải pháp nhằm giúp cho các cán bộ văn phòng sử dụng

8

z


có hiệu quả các phƣơng pháp nghiệp vụ tối ƣu để nâng cao chất lƣợng thông
tin phục vụ hoạt động quản lý.
9. Bố cục của luận văn:
Ngoài phần mở đầu và kết luận, nội dung chính của đề tài đƣợc kết cấu
gồm 3 chƣơng:
Chƣơng 1: Vai trò, nhiệm vụ của chun viên tổng hợp văn phịng
bộ trong cơng tác thu thập, xử lý và cung cấp thông tin phục vụ hoạt
động quản lý
Chƣơng này giới thiệu khái quát về chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ
chức của văn phòng bộ; vai trò, nhiệm vụ của chuyên viên tổng hợp của văn
phòng bộ trong thu thập, xử lý và cung cấp thông tin phục vụ hoạt động quản
lý.

Chƣơng 2: Phƣơng pháp thu thập, xử lý và cung cấp thông tin của
chuyên viên tổng hợp văn phòng bộ phục vụ hoạt động quản lý
Đây là chƣơng chính của luận văn trình bày khái quát các phƣơng pháp
cụ thể của chuyên viên tổng hợp văn phịng bộ trong q trình thu thập, xử lý
và cung cấp thông tin phục vụ hoạt động quản lý. Đó là các phƣơng pháp thu
thập thơng tin, phƣơng pháp xử lý thông tin và cung cấp thông tin. Qua đây,
chúng tôi rút ra những nhận xét về ƣu điểm, tồn tại và nguyên nhân trong quá
trình sử dụng các phƣơng pháp này của chuyên viên tổng hợp văn phòng bộ.
Chƣơng 3: Một số giải pháp nâng cao hiệu qủa phƣơng pháp thu
thập, xử lý và cung cấp thông tin của chuyên viên tổng hợp văn phòng bộ
phục vụ hoạt động quản lý
Trong chƣơng này, chúng tôi đề ra các giải pháp cụ thể nhằm nâng cao
hiệu quả nghiệp vụ thu thập, xử lý và cung cấp thông tin của chuyên viên tổng
hợp văn phòng bộ phục vụ hoạt động quản lý.
Trong đó chủ yếu là các giải pháp nhƣ: nghiên cứu xây dựng hệ thống
lý luận về công tác thu thập, xử lý và cung cấp thông tin trong các cơ quan
Nhà nƣớc; quy định chế độ thông tin báo cáo và xây dựng một số quy trình
chuẩn trong thu thập, xử lý, cung cấp thông tin; đào tạo và nâng cao kỹ năng
thu thập, xử lý và cung cấp thông tin của đội ngũ công chức, viên chức; ứng

9

z


dụng công nghệ thông tin hiện đại trong một số nghiệp vụ thu thập, xử lý và
cung cấp thông tin.
Trong q trình thực hiện đề tài này, chúng tơi đã có đƣợc những thuận
lợi là đƣợc sự giúp đỡ của các ơng, bà Chánh – Phó Văn phịng, các cán bộ,
công chức của các cơ quan đến khảo sát. Đặc biệt là sự giúp đỡ và chỉ bảo tận

tình của PGS.TS. Vũ Thị Phụng - ngƣời hƣớng dẫn tôi thực hiện luận văn
này.
Bên cạnh những thuận lợi, chúng tôi cũng gặp rất nhiều khó khăn về
mặt khảo sát và tìm hiểu thực tiễn. Việc tiếp cận để tìm hiểu và khảo cứu tƣ
liệu của các chuyên viên tổng hợp có những giới hạn nhất định do thời gian
hạn hẹp và những quy định của cơ quan đến khảo sát. Đồng thời đây là đề tài
mới nên tài liệu nghiên cứu, tham khảo về vấn đề này khơng nhiều và mang
tính rời lẻ. Với những khó khăn trên, chắc chắn luận văn của chúng tôi không
thể tránh khỏi một số khiếm khuyết nhất định. Do đó chúng tơi rất mong nhận
đƣợc sự chỉ bảo, góp ý kiến của các thầy, cơ giáo và các bạn để luận văn hồn
thiện hơn.
Tơi xin trân trọng cảm ơn các thầy giáo, cô giáo trong Khoa Lƣu trữ
học và Quản trị văn phịng, các ơng (bà) Chánh - Phó Văn phịng Bộ, chun
viên tổng hợp và các bạn đồng nghiệp đã giúp đỡ, góp ý và cung cấp thơng
tin, giúp tơi trong q trình thực hiện đề tài. Đặc biệt, tơi xin bày tỏ lịng biết
ơn sâu sắc tới PGS.TS. Vũ Thị Phụng là ngƣời hƣớng dẫn khoa học đã giúp
tôi lựa chọn và tổ chức thực hiện đề tài.
Hà Nội, ngày 25 tháng 4 năm 2006
Học viên

Nguyễn Ngọc Linh

10

z


b. Phần nội dung
Chƣơng 1
Vai trò, nhiệm vụ của chuyên viên tổng hợp

văn phịng Bộ trong cơng tác thu thập, xử lý và cung cấp thông tin
phục vụ hoạt động quản lý
1.1 Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của văn phòng bộ
1.1.1. Chức năng của văn phòng bộ
Văn phịng bộ (VPB) là một bộ phận khơng thể thiếu và có vị trí đặc
biệt quan trọng trong tổ chức bộ máy của cơ quan bộ. Văn phòng bộ là cơ
quan tham mƣu giúp bộ trƣởng trong các lĩnh vực chuyên môn nhƣ tổ chức
thu thập và cung cấp thông tin; điều phối hoạt động của các đơn vị trong cơ
quan; giải quyết các thủ tục hành chính; thực hiện giao tiếp hành chính; quản
lý cơng tác văn bản- hồ sơ- tài liệu và quản lý tài sản chung của cơ quan.
Khi phân loại các nhóm chức năng của văn phịng, có nhiều quan điểm
cho rằng: Văn phịng đảm nhận hai chức năng cơ bản là chức năng tham mƣu,
tổng hợp và chức năng phục vụ, đảm bảo hậu cần cho cơ quan [05; 52]
Theo khoản 1, Điều 17, Nghị định số 86/2002/ NĐ - CP của Chính phủ
ban hành ngày 05 tháng 11 năm 2002 quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền
hạn và cơ cấu tổ chức của bộ, cơ quan ngang bộ: “Văn phịng bộ có chức
năng giúp Bộ trưởng tổng hợp, điều phối hoạt động các tổ chức của bộ theo
chương trình, kế hoạch làm việc và thực hiện cơng tác hành chính quản trị
đối với hoạt động của cơ quan bộ” [28].
Qua khảo sát chức năng của văn phòng một số cơ quan bộ, chúng tơi
cho rằng văn phịng bộ thực tế phải đảm nhận bốn chức năng cơ bản đó là
chức năng tham mưu tổng hợp, chức năng tổ chức và điều phối hoạt động
chung, chức năng hậu cần và chức năng giao tiếp.
1). Chức năng tham mƣu tổng hợp
Tham mƣu là một chức năng quan trọng của văn phòng bộ đối với hoạt
động của lãnh đạo bộ.
Tham mƣu có nghĩa là đề xuất các ý kiến, góp ý đối với việc ra quyết
định quản lý của một cơ quan, cá nhân cụ thể. Trên thực tế để thực hiện chức
11

z


năng tham mƣu, văn phòng bộ phải tổ chức đƣợc q trình thơng tin bởi vì
thơng tin khơng chỉ là phƣơng tiện của quản lý mà còn là sản phẩm của q
trình quản lý. Văn phịng bộ đảm bảo u cầu là đầu mối trung tâm “thuphát” tin chung cho hoạt động của cơ quan bộ, phục vụ cho sự lãnh đạo - điều
hành của lãnh đạo bộ. Để thực hiện chức năng này, việc xây dựng cơ sở dữ
liệu thông tin thƣờng xuyên là nhiệm vụ rất quan trọng của văn phòng bộ.
Nếu nhƣ các đơn vị khác chỉ tham mƣu ở một lĩnh vực chun mơn nhất định
thì văn phòng bộ phải tham mƣu cho lãnh đạo những vấn đề thuộc nhiều lĩnh
vực có liên quan đến hoạt động ngành. Nhìn chung, văn phịng bộ có trách
nhiệm tham mƣu những vấn đề cơ bản nhƣ:
+ Tham mƣu trong quá trình xây dựng các chiến lƣợc phát triển lâu dài,
xây dựng chƣơng trình - kế hoạch cơng tác (năm, quý, tháng…) và tham mƣu
tổ chức thực hiện các chƣơng trình - kế hoạch cơng tác của cơ quan bộ.
+ Tham mƣu giúp lãnh đạo bộ trong việc ra các quyết định quản lý để
tổ chức, điều hành hoạt động của bộ.
+ Tham mƣu trong quá trình xây dựng các báo cáo định kỳ, đột xuất
của bộ gửi Chính phủ…
Thơng thƣờng, văn phịng bộ tham mƣu dƣới nhiều hình thức nhƣ bằng
văn bản hoặc tham mƣu trực tiếp bằng lời. Các ý kiến đề nghị xác đáng của
văn phòng bộ sẽ giúp cho lãnh đạo bộ nắm bắt đƣợc tình hình cụ thể và quyết
định các biện pháp cần thiết.
2). Chức năng tổ chức và điều phối hoạt động chung
Chức năng tổ chức và điều phối hoạt động chung của văn phịng bộ
đƣợc thực hiện có ý nghĩa quan trọng đối với hoạt động của toàn cơ quan bộ.
Thực hiện chức năng này văn phịng bộ khơng chỉ có trách nhiệm điều hành
hoạt động của văn phòng bộ mà còn có nhiệm vụ kiểm tra, phối hợp hoạt
động của các đơn vị trực thuộc bộ, tổ chức thực hiện các nhiệm vụ của bộ
theo quy chế làm việc. Trong thực tế, mỗi đơn vị có hoạt động chun mơn

riêng và tồn cơ quan có những hoạt động chung, có những hoạt động mà
nhiều đơn vị khác nhau tham gia. VPB trong phạm vi nhiệm vụ đƣợc giao có
trách nhiệm phối hợp với các đơn vị để tổ chức tốt các hoạt động đó. Cụ thể
nhƣ ở Bộ Nội vụ, theo quy định Văn phịng Bộ có nhiệm vụ “đơn đốc, kiểm
12

z


tra việc thực hiện chƣơng trình - kế hoạch cơng tác của Bộ”. ở Bộ Cơng
nghiệp, Văn phịng Bộ có trách nhiệm tổng hợp mọi mặt hoạt động của Bộ,
đôn đốc - kiểm tra việc tổ chức thực hiện các quyết định của Bộ đối với toàn
cơ quan.
3). Chức năng hậu cần
Đây là một chức năng cần thiết mà bất cứ văn phịng bộ nào cũng cần
phải có. Thực hiện chức năng hậu cần nghĩa là văn phịng bộ có trách nhiệm
quản lý cơ sở vật chất, mua sắm, sửa chữa, nâng cấp các trang thiết bị, kho
tàng, nhà cửa.. Bên cạnh đó, VPB đáp ứng các yêu cầu về điều kiện làm việc
và quan tâm tới đời sống, sức khoẻ của cán bộ, công chức trong cơ quan bộ.
VPB có trách nhiệm làm tốt cơng tác đƣa đón, phục vụ lãnh đạo.
Ví dụ ở Bộ Cơng nghiệp, chức năng này đƣợc quy định cụ thể nhƣ sau:
“Văn phòng Bộ chịu trách nhiệm đảm bảo điều kiện làm việc, góp phần chăm
lo cải thiện đời sống cán bộ, công nhân viên các cơ quan chức năng của Bộ”
[42; 11].
4). Chức năng giao tiếp
Văn phịng bộ khơng chỉ là nơi thu thập thơng tin và cung cấp thơng tin
mà cịn là đầu mối quan hệ giữa bộ với các cơ quan, cá nhân ngồi bộ. Chính
vì vậy, giao tiếp cũng là một chức năng rất cần thiết của văn phòng bộ.
Qua khảo sát ở Bộ Nội vụ, Bộ Công nghiệp, VPB là đầu mối quan hệ
giữa Bộ với Văn phịng Chính phủ, Văn phòng Chủ tịch nƣớc, Văn phòng

Quốc hội, các cơ quan đoàn thể cấp trung ƣơng, khách quốc tế… Nếu khách
đến làm việc với lãnh đạo bộ, VPB phối hợp với các đơn vị liên quan sắp xếp
cho lãnh đạo bộ tiếp và làm việc. Đối với khách quốc tế, VPB phối hợp với
Vụ Quan hệ quốc tế (là đơn vị chủ trì) tổ chức và chuẩn bị cho lãnh đạo bộ
tiếp và làm việc. Ngồi ra, VPB cịn thực hiện chức năng đối ngoại qua việc
thay mặt cơ quan duy trì mối quan hệ thƣờng xuyên với các cơ quan thơng tin
đại chúng (báo chí, phát thanh, truyền hình…)
Nhƣ vậy, trong quá trình hoạt động, thực hiện các chức năng cơ bản đã
nêu trên, hoạt động của VPB tuy khơng tạo ra sản phẩm nhƣng đã góp phần
đem lại hiệu quả lao động. Hiệu quả công tác của VPB không thể đo lƣờng

13

z


bằng các giá trị kinh tế cụ thể nhƣ các hoạt động khác, nhƣng nó lại góp phần
tạo ra các giá trị về kinh tế và xã hội.
Nhƣ vậy, cả bốn chức năng: chức năng tham mƣu tổng hợp, chức năng
tổ chức và điều hành hoạt động, chức năng hậu cần, chức năng giao tiếp có
mối quan hệ hữu cơ, gắn bó và bổ sung cho nhau. Tham mƣu khơng thể thiếu
thông tin, tham mƣu cũng là để phục vụ sự điều hành lãnh đạo cơ quan bộ
đƣợc tốt hơn và trong phục vụ hậu cần, trong giao tiếp cũng có tham mƣu.
1.1.3 Nhiệm vụ của văn phịng bộ
Theo quy định tại khoản 2, Điều 17, Nghị định số 86/2002/NĐ-CP
ngày 05 tháng 11 năm 2002 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ,
quyền hạn và cơ cấu tổ chức của bộ, cơ quan ngang bộ thì nhiệm vụ cơ bản
của VPB nhƣ sau:
" a) Tổng hợp, xây dựng chương trình, kế hoạch cơng tác định kỳ của
bộ; theo dõi, đơn đốc việc thực hiện chương trình, kế hoạch cơng tác của bộ;

lập báo cáo định kỳ và đột xuất về việc thực hiện nhiệm vụ của bộ;
b) Tổ chức quản lý và hướng dẫn thực hiện công tác hành chính, văn
thư, lưu trữ, tổng hợp cơng tác thi đua - khen thưởng của bộ;
c) Kiểm tra thể thức và thủ tục trong việc ban hành các văn bản của bộ;

d) Giúp Bộ trưởng trong việc cung cấp thông tin đối với các phương
tiện thông tin đại chúng, các tổ chức, cá nhân;
đ) Đảm bảo trật tự kỷ luật, kỷ cương theo nội quy làm việc của cơ
quan;
e) Quản lý cơ sở vật chất, bảo đảm phương tiện và điều kiện làm việc
của cơ quan bộ; quản lý tài sản, kinh phí hoạt động của cơ quan bộ” [28;8].
Tuy nhiên, ở mỗi một cơ quan bộ, chức năng, nhiệm vụ của văn phịng
bộ có thể mở rộng hơn căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ đặc thù của bộ. Qua
khảo sát thực tiễn ở văn phịng các bộ, chúng tơi phân loại và hệ thống hoá
các nhiệm vụ của VPB thành các nhóm cơ bản sau:
(1). Cơng tác thơng tin tổng hợp: Đây là một trong các nhiệm vụ quan
trọng của văn phòng bộ. Nội dung nhiệm vụ cơ bản của công tác thông tin
gồm thu thập, xây dựng các dữ liệu thông tin, xử lý, biên tập tin, lƣu trữ thông

14

z


tin của cơ quan bộ. Giúp lãnh đạo bộ xây dựng các báo cáo định kỳ, các báo
cáo chuyên đề, các báo cáo đột xuất của bộ, của ngành.
Văn phòng bộ giúp bộ trƣởng quan hệ, quản lý và cung cấp thông tin
đối với các phƣơng tiện thông tin đại chúng, các tổ chức, phối hợp đôn đốc
các vụ và các đơn vị chuẩn bị bài viết, trả lời của lãnh đạo bộ. Văn phòng bộ
giúp bộ trƣởng tổ chức họp báo khi cần thiết và chánh văn phòng bộ là ngƣời

phát ngôn của bộ trƣởng khi đƣợc uỷ quyền.
(2). Tổng hợp và xây dựng các chƣơng trình, kế hoạch công tác của bộ;
theo dõi và hƣớng dẫn, đôn đốc việc thực hiện chƣơng trình – kế hoạch cơng
tác của bộ. VPB còn là đầu mối phối hợp các đơn vị để triển khai hoạt động
cơ quan.
(3). Kiểm tra về mặt pháp lý và thể thức văn bản do bộ soạn thảo và
ban hành; góp ý cho các dự thảo văn bản quy phạm pháp luật và các đề án
theo sự phân công và yêu cầu của lãnh đạo bộ.
(4). Tổ chức thực hiện công tác văn thƣ của cơ quan bộ: Công tác văn
thƣ là hoạt động đảm bảo thông tin phục vụ cho công tác quản lý bao gồm
tồn bộ các cơng việc nhƣ xây dựng và ban hành văn bản, tổ chức quản lý và
giải quyết văn bản, tổ chức bảo quản và sử dụng con dấu. VPB thực hiện
nhiệm vụ về công tác văn thƣ, cụ thể thực hiện nhiều nội dung từ khâu nhận
tài liệu đến vào sổ đăng ký, thống kê, phân phối, theo dõi, kiểm tra, đôn đốc
việc xử lý văn bản đến, hệ thống hoá hồ sơ tài liệu đã giải quyết xong; soạn
thảo công văn , tài liệu gửi đi nơi khác; vào sổ thống kê gửi công văn tài liệu
đi, nộp hồ sơ tài liệu vào lƣu trữ cơ quan... Ngồi ra, VPB cịn có các nhiệm
vụ khác liên quan đến tổ chức khoa học lao động trong công tác văn thƣ.
(5). Tổ chức công tác lƣu trữ cơ quan bộ: Công tác lƣu trữ là một lĩnh
vực hoạt động của bất kỳ một cơ quan nào. Công tác lƣu trữ bao gồm nhiều
hoạt động nghiệp vụ nhƣ: Thu thập và bổ sung tài liệu, phân loại tài liệu, xác
định giá trị tài liệu, thống kê và kiểm tra tài liệu, tổ chức khai thác và sử dụng
tài liệu vv. Bảo vệ an tồn và sử dụng có hiệu quả tài liệu lƣu trữ là nhiệm vụ
chính và chủ yếu của công tác lƣu trữ trong cơ quan bộ. VPB có nhiệm vụ tổ
chức thực hiện nhiệm vụ cơng tác lƣu trữ của bộ và chỉ đạo nghiệp vụ công
tác này ở các cơ quan cấp dƣới, các đơn vị trực thuộc.

15

z

(6). Tổ chức các cuộc họp, hội nghị, giao ban trong cơ quan bộ: Hội
nghị, hội thảo, hội ý, họp giao ban… là những hình thức bàn bạc tập thể để ra
các quyết định quản lý. Văn phịng bộ có trách nhiệm tổ chức tốt các hội họp
trong cơ quan bộ, bao gồm các nhiệm vụ nhƣ: xây dựng kế hoạch tổ chức,
phân công nhiệm vụ giữa các đơn vị, đón tiếp đại biểu…
(7). Cơng tác thƣ ký, giúp việc lãnh đạo: Trong phịng Tổng hợp - VPB
có các thƣ ký riêng của bộ trƣởng và thƣ ký riêng cho các thứ trƣởng. Các thƣ
ký này có nhiệm vụ dự kiến chƣơng trình làm việc hàng tuần, lịch làm việc
hàng ngày của lãnh đạo; tiếp nhận, xử lý sơ bộ văn bản đi và đến, chuẩn bị
các cuộc họp, buổi làm việc của lãnh đạo bộ; ghi biên bản, ghi các ý kiến các
cuộc họp, buổi làm việc của lãnh đạo bộ; ghi biên bản, ghi các ý kiến phát
biểu, các kết luận của lãnh đạo; chuẩn bị các bài phát biểu, các bài viết, trả lời
phỏng vấn của các báo, đài, tạp chí cho lãnh đạo; xử lý thơng tin đến qua hệ
thống văn bản và qua phƣơng tiện giao dịch nhƣ: điện thoại, fax vv.
(8). Tổng hợp và quản lý công tác thi đua - khen thƣởng của bộ, thƣờng
trực hội đồng thi đua - khen thƣởng của bộ.
(9). Cơng tác quản trị - đời sống: VPB có nhiệm vụ lập kế hoạch và dự
trù kinh phí hoạt động hàng tháng, quý, năm của cơ quan bộ và quản lý, sử
dụng kinh phí theo Luật Ngân sách cho cả năm, quý: phân bổ, cấp phát và
kiểm tra việc thực hiện kinh phí hành chính sự nghiệp của các đơn vị cấp II;
quản lý các nguồn vốn đầu tƣ và xây dựng cơ bản của cơ quan bộ, của ngành,
quản lý tài sản công của cơ quan bộ…
Tổ chức quản lý cơng sở của cơ quan bộ: bố trí, sắp xếp phòng làm
việc, bảo đảm cơ sở vật chất, kỹ thuật, phƣơng tiện đi lại làm việc và các điều
kiện lao động cho cán bộ, công chức trong cơ quan; tổ chức công tác lễ tân;
quản lý công tác y tế, chăm sóc sức khoẻ ban đầu, cơng tác vệ sinh mơi
trƣờng, phịng chống dịch bệnh, quản lý nhà ăn tập thể; quản lý đội xe, đội
bảo vệ…

(10). Bảo đảm kỷ luật lao động, trật tự, kỷ luật, kỷ cƣơng hành chính
theo nội quy làm việc của cơ quan bộ.
(11). Hiện đại hố cơng sở, trang thiết bị văn phịng, ứng dụng cơng
nghệ thơng tin vào cơng tác văn phòng và hoạt động của cơ quan bộ. [55; 80]

16

z


1.1.4. Cơ cấu tổ chức của văn phòng bộ
Về cơ bản cơ cấu tổ chức của văn phòng bộ gồm các phòng, ban sau:
- Phòng Tổng hợp
- Phòng Thi đua – Khen thƣởng
- Phịng Hành chính- Văn thƣ
- Phịng Lƣu trữ
- Phịng Tài chính Kế tốn
- Đội xe
- Phịng bảo vệ
- Văn phịng đại diện tại các tỉnh phía Nam
Tuy nhiên, tùy theo lĩnh vực quản lý các bộ mà cơ cấu tổ chức của văn
phịng bộ có thêm các phịng, ban khác nhau :
- Phịng Báo chí tun truyền ( Bộ Tài chính)
- Phịng Quản lý nhà đất (Bộ Văn hố Thơng tin)
- Phịng Quản lý xuất nhập văn hố phẩm (Bộ Văn hố Thơng tin)
- Trung tâm Cơng nghệ Thơng tin (Bộ Văn hố Thơng tin)
- Phịng Lễ tân (Bộ Khoa học và Cơng nghệ)
- Phịng Quản lý Khoa học công nghệ nội bộ (Bộ Khoa học và
Công nghệ)
- Phòng Quản lý Xây dựng (Bộ Khoa học và Cơng nghệ)

- Phịng Pháp chế (Bộ Nội vụ)
Trong đó, chun viên tổng hợp văn phòng bộ (sau đây gọi tắt là
chun viên) là các cán bộ, cơng chức của phịng Tổng hợp thuộc văn phịng
bộ có vị trí cơng tác rất quan trọng. Trong VPB, chuyên viên tổng hợp đƣợc
giao các nhiệm vụ khác nhau: có chuyên viên làm thƣ ký cho bộ trƣởng, có
chuyên viên làm thƣ ký cho thứ trƣởng, có chun viên làm nhiệm vụ tổng
hợp thơng tin về một hoặc nhiều lĩnh vực công tác của bộ.
Đóng vai trị là các thƣ ký tổng hợp, hoạt động của chuyên viên nói
chung và hoạt động thu thập, xử lý và cung cấp thông tin của chuyên viên nói
riêng góp phần đảm bảo cho hoạt động của lãnh đạo bộ và cơ quan bộ đƣợc
thông suốt.
17

z


1.2. Vai trò, nhiệm vụ của chuyên viên tổng hợp văn phịng bộ
trong cơng tác thu thập, xử lý và cung cấp thông tin phục vụ hoạt động
quản lý
1.2.1. Vai trị và u cầu của thơng tin trong hoạt động quản lý
1). Vai trị của thơng tin trong hoạt động quản lý
Có nhiều định nghĩa về thơng tin, tuy nhiên theo cách hiểu phổ biến
nhất thông tin là sự phản ánh của thế giới vật chất (tự nhiên và xã hội) bằng
ngơn từ, kí hiệu, hình ảnh…tác động lên giác quan của con người và được thu
nhận thành sự hiểu biết về sự vật, hiện tượng.
Hoạt động quản lý nói chung và hoạt động quản lý nhà nƣớc của các bộ
bao gồm nhiều vấn đề nhƣ hoạch định chiến lƣợc phát triển, ban hành văn
bản, xây dựng kế hoạch cụ thể, tổ chức triển khai, kiểm tra, giám sát, đánh
giá… Trong đó, hoạt động quản lý khơng thể thiếu thơng tin.
Thông tin trong hoạt động quản lý là tập hợp những thông báo khác

nhau, là tin tức về những sự kiện xảy ra trong hoạt động quản lý và các yếu tố
bên ngồi có liên quan đến hoạt động quản lý đó. Ngồi ra, thơng tin trong
hoạt động quản lý là những tín hiệu mới, đƣợc thu nhận, đƣợc cảm thụ và
đƣợc đánh giá là có ích cho việc ra quyết định hoặc giải quyết một nhiệm vụ
nào đó trong quản lý.
Trong hoạt động quản lý, thơng tin có các vai trị sau:
a. Thơng tin là đối tượng lao động của cán bộ quản lý (lãnh đạo)
Chủ thể quản lý sử dụng thông tin để điều hành hoạt động chung của cơ
quan, tổ chức. Thực chất quản lý là quá trình xử lý thơng tin để đƣa ra các
quyết định, chủ trƣơng, chính sách. Khơng có thơng tin đầy đủ, chính xác, kịp
thời thì khó có thể quản lý một cách hiệu quả.
Vì vậy thơng tin đƣợc coi là cơng cụ của quản lý, thông tin vừa là
phƣơng tiện vừa là sản phẩm của quá trình quản lý. Chất lƣợng và hiệu quả
của thông tin quyết định đến chất lƣợng và hiệu quả của quản lý.
b. Thông tin là cơ sở để nhà quản lý ban hành các quyết định quản lý

18

z


Vai trị của thơng tin trong việc ban hành các quyết định quản lý có thể
sơ đồ hố nhƣ sau:
Thơng tin pháp lý,
thông tin xã hội

Chủ thể
quản lý

Quyết định quản lý

Thông tin thực tiễn

Quyết định quản lý là một trong những phƣơng tiện giúp nhà quản lý
thực hiện hoạt động điều hành và tổ chức cơ quan theo một hệ thống cấu trúc
thống nhất để thực hiện mục tiêu. Dĩ nhiên, các quyết định quản lý còn là sự
thể hiện hành vi sáng tạo của nhà quản lý. Nhƣng giá trị của quyết định quản
lý lại phụ thuộc vào tính hợp pháp (khơng trái pháp luật) và tính hợp lý của
quyết định. Tính hợp pháp của quyết định quản lý tạo nên giá trị khách quan
của quyết định. Đồng thời hiệu lực thực tế của quyết định lại phụ thuộc vào
tính hợp lý (giá trị thực tiễn) của chính quyết định ấy. Nhà quản lý chỉ có thể
làm đƣợc điều này nếu đƣợc cung cấp một hệ thống thông tin đầy đủ trƣớc
khi ban hành quyết định quản lý.
Để ra một quyết định quản lý thơng thƣờng có 5 giai đoạn chủ yếu sau:
(1) Giai đoạn chuẩn bị ra quyết định;
(2) Giai đoạn hình thành quyết định chính thức;
(3) Văn bản hố quyết định;
(4) Giai đoạn phê duyệt và thơng qua quyết định;
(5) Giai đoạn tổ chức thực hiện quyết định.
Trong giai đoạn chuẩn bị ra quyết định có một khâu rất quan trọng liên
quan đến chất lƣợng và hiệu quả của quyết định hành chính là thu thập thơng
tin và xử lý thông tin. Đây là điều kiện tiên quyết để đảm bảo cho quyết định
quản lý hợp pháp và hợp lý.
c. Thông tin là căn cứ để tổ chức kiểm tra, đánh giá và thực hiện các
quyết định quản lý:
19

z

Hoạt động tổ chức điều hành và kiểm sốt cơng việc của nhà quản lý
liên quan đến nhiều nội dung khác nhau. Đây có thể là việc xây dựng các kế
hoạch, triển khai thực hiện kế hoạch, kiểm tra việc thực hiện kế hoạch…
Vai trị của thơng tin thể hiện ở một số phƣơng diện cơ bản sau:
- Giúp nhà quản lý nhận thức chính xác cơng việc cần tổ chức
thực hiện.
- Cung cấp dữ liệu cho nhà quản lý xây dựng phƣơng án thực hiện và
phƣơng án dự phòng.
- Cung cấp dữ liệu để giải quyết công việc
- Kiểm tra việc thực hiện cơng việc v.v
d. Thơng tin góp phần quan trọng trong việc phân tích, dự báo,
phịng ngừa và ngăn chặn rủi ro
Trên cơ sở những thông tin đƣợc cung cấp nhà quản lý có thể phân tích,
đánh gía cơng việc ở nhiều góc độ để xác định tiềm năng, cơ hội, khả năng
thực hiện, những nguy cơ tiềm ẩn, những rủi ro có khả năng phát sinh… trƣớc
khi ban hành các quyết định quản lý.
2). Đảm bảo những yêu cầu đối với thông tin đƣợc cung cấp
Để phục vụ đắc lực cho hoạt động quản lý, chuyên viên cần đáp ứng
năm yêu cầu cơ bản đối với thơng tin đƣợc cung cấp đó là kịp thời, chính xác,
đầy đủ, bảo mật và cập nhật.
- Một là, thông tin phải có tính kịp thời
Thời gian là “kẻ thù” của thông tin, thời gian làm cho thông tin trở nên
lỗi thời, vơ ích. Nói cách khác, các quyết định dù có chính xác nhƣng chỉ có
giá trị ở những thời điểm nhất định vì vậy các quyết định phải kịp thời. Khi
cung cấp thông tin cho ngƣời sử dụng, chuyên viên cần căn cứ vào thời hạn
giải quyết công việc của lãnh đạo từ đó nhanh chóng cung cấp thông tin phục
vụ lãnh đạo ban hành quyết định quản lý.
- Hai là, thơng tin phải có tính chính xác
Đáp ứng yêu cầu này, thông tin phải đƣợc cung cấp với các số liệu
chính xác, phù hợp với đối tƣợng sử dụng thơng tin, phản ánh trung thực tình

20

z


hình khách quan và phải đƣợc chi tiết hố đến mức độ cần thiết làm căn cứ
cho việc ban hành các quyết định quản lý.
Thơng tin chính xác sẽ giúp nhà quản lý ban hành các quyết định quản
lý hợp lý, hợp pháp và tiết kiệm tối đa việc chi phí nhân lực, vật lực. Thơng
tin chính xác cũng giúp ngƣời thực hiện giải quyết công việc đƣợc giao theo
đúng quy định và u cầu cơng tác.
Từ đó, thơng tin có thể trở thành “kim chỉ nam” tin cậy cho ngƣời sử
dụng (lãnh đạo bộ, lãnh đạo văn phòng và các cán bộ, nhân viên)
- Ba là, thông tin phải đầy đủ.
Thơng tin đầy đủ là thơng tin có khả năng bao qt các vấn đề liên
quan, có chú thích nguồn trích dẫn đồng thời phải kết hợp sử dụng từ ngữ với
bảng biểu, số liệu, hình ảnh. Khi cung cấp cho lãnh đạo, chuyên viên phải
cung cấp các thông tin theo một trật tự logic nhất định, phải tƣơng xứng nhau
và phản ánh đƣợc những nội dung cơ bản theo u cầu tin.
- Bốn là, thơng tin phải có tính bảo mật
Đối với các thơng tin quan trọng, chun viên cần vận dụng các kỹ
năng, nghiệp vụ và quy trình đảm bảo an tồn, bí mật thơng tin. Đặc biệt việc
áp dụng các phƣơng tiện thông tin hiện đại càng phải lƣu ý tới quy trình bảo
mật thơng tin.
- Năm là, thơng tin phải cập nhật
Các thơng tin hình thành trong hoạt động quản lý thƣờng phong phú, đa
dạng và thay đổi liên tục. Để đảm bảo cung cấp thơng tin cho lãnh đạo vừa
kịp thời, vừa chính xác, chuyên viên phải lƣu ý phải thƣờng xuyên thu thập,
bổ sung thơng tin để có đƣợc các thơng tin mới.
Nhƣ vậy, thông tin đƣợc chuyên viên cung cấp cho lãnh đạo phải đáp

ứng các yêu cầu về hình thức, nội dung và thời gian của thông tin. Đáp ứng
càng nhiều các u cầu trên thì thơng tin càng có nhiều giá trị để phục vụ hoạt
động quản lý.
1.2.2. Vai trò của chuyên viên tổng hợp văn phòng bộ trong việc
thu thập, xử lý và cung cấp thông tin phục vụ hoạt động quản lý
Nhƣ đã trình bày ở trên, nhiệm vụ thu thập, xử lý và cung cấp thông tin
của chun viên có vị trí vơ cùng quan trọng đối với hoạt động của lãnh đạo
21

z


bộ và lãnh đạo văn phòng (gọi chung là lãnh đạo). Với tƣ cách là các thƣ ký
tổng hợp trong văn phòng bộ, hoạt động thu thập, xử lý và cung cấp thơng tin
của chun viên có những vai trị sau đây:
1). Chuyên viên tổng hợp văn phòng bộ là ngƣời trợ giúp đắc lực
trong việc cung cấp thông tin cho lãnh đạo
Thơng tin hình thành trong hoạt động quản lý rất đa dạng và phức tạp
kể cả về nội dung (thông tin về hoạt động của ngành, lĩnh vực, thơng tin kinh
tế- xã hội …) và hình thức thể hiện (thông tin văn bản, thông tin tài liệu ảnhghi âm, thông tin điện tử…).
Hoạt động quản lý của lãnh đạo cũng rất phức tạp: từ việc hoạch định
chính sách, xây dựng kế hoạch cụ thể đến việc điều hành công việc, kiểm tragiám sát công việc v.v. Lãnh đạo khơng thể quản lý nếu thiếu thơng tin, vì
vậy, lãnh đạo cần có sự trợ giúp đắc lực của chuyên viên. Trách nhiệm của
chuyên viên là phải lựa chọn những thơng tin có giá trị, phục vụ cho các u
cầu của lãnh đạo, yêu cầu của công việc.
Để thể hiện vai trị này, chun viên khơng chỉ dựa vào những nguồn
tin có giá trị pháp lý cao nhƣ văn bản mà cịn phải khai thác những nguồn tin
khác nhƣ thơng tin qua sách, báo, mạng Internet. Quá trình thu thập, xử lý và
cung cấp thông tin của chuyên viên không đơn thuần chỉ mang tính “thời vụ”
tức là khi cần cung cấp mới tổ chức thu thập thông tin mà phải coi đây là một

nhiệm vụ thƣờng xuyên.
2). Công tác thu thập, xử lý và cung cấp thông tin của chun viên
tổng hợp văn phịng bộ góp phần tác động tới chất lƣợng và hiệu quả của
quyết định quản lý
Thông tin là nguyên liệu của hoạt động quản lý. Trong một chừng mực
nhất định, giá trị thực tế của quyết định quản lý sẽ phụ thuộc vào các nguồn
thông tin cung cấp. Điều này có nghĩa là nếu đƣợc cung cấp thơng tin đầy đủ,
chính xác sẽ giúp nhà quản lý nhận thức chính xác vấn đề cần ra quyết định;
xác định cơ hội, khả năng thực hiện và các triển vọng sau khi quyết định đƣợc
ban hành. Nói cách khác, để đảm bảo chất lƣợng của quyết định quản lý (tính
hợp lý, hợp pháp, tính khả thi, khả năng sáng tạo của ngƣời lãnh đạo) chuyên
viên cần cung cấp cho lãnh đạo những thơng tin chính xác, cơ đọng, logic, kịp
thời …
22

z


Khơng chỉ địi hỏi chun viên có những phƣơng pháp thu thập thơng
tin đúng mà chun viên cần có sự “nhạy bén” trong việc đánh giá thông tin.
Trong thực tế có những thơng tin tuy đƣợc thu thập từ nguồn tin có giá trị
pháp lý cao nhƣng lại khơng đƣợc xử lý chính xác và phù hợp với u cầu
cơng việc thì cũng khơng có "tác dụng" đối với hoạt động quản lý. Ngƣợc lại,
có những thơng tin tuy chỉ là thông tin trao đổi nhƣng đƣợc chuyên viên xử lý
chính xác, cung cấp kịp thời lại đem lại giá trị thiết thực đối với hoạt động
quản lý. Vì vậy địi hỏi chun viên phải có những phƣơng pháp thu thập
thông tin, phƣơng pháp xử lý thông tin khoa học để lựa chọn thơng tin có giá
trị cung cấp cho lãnh đạo.
Đồng thời q trình cung cấp thơng tin của chuyên viên đƣợc tiến hành
một cách thƣờng xuyên và liên tục sẽ đảm bảo cho các quyết định quản lý có

giá trị bền vững.
3). Chun viên tổng hợp văn phịng bộ đóng vai trị là cầu nối
cung cấp thơng tin giữa lãnh đạo bộ với các đơn vị
Lao động của lãnh đạo là lao động phức tạp, lãnh đạo không có nhiều
thời gian để giao tiếp rộng rãi với tập thể, vì vậy chun viên đóng vai trị là
cầu nối cung cấp thông tin giữa lãnh đạo bộ với các đơn vị. Cụ thể: các quyết
định quản lý của lãnh đạo có thể thơng qua chun viên để truyền đạt tới các
đơn vị; ngƣợc lại, ý kiến của các đơn vị cũng có thể thơng qua chun viên để
báo cáo với lãnh đạo. Quan trọng hơn, để thực hiện vai trị là cầu nối cung cấp
thơng tin, chun viên cần phải làm tốt q trình sàng lọc thơng tin từ các đơn
vị để cung cấp cho lãnh đạo.
Ví dụ: các chƣơng trình cơng tác, các báo cáo định kỳ, đột xuất của các
đơn vị phải đƣợc chuyên viên nghiên cứu tổng hợp nhằm cung cấp cho lãnh
đạo những thông tin đầy đủ, chính xác, tồn diện. Hoặc chun viên soạn thảo
các kết luận, ý kiến của lãnh đạo để gửi tới các đơn vị nhằm triển khai công
việc.
Nhƣ vậy, chuyên viên khơng chỉ có vai trị trợ giúp đắc lực cho lãnh
đạo, phần nào tác động tới hiệu quả và chất lƣợng của quyết định quản lý mà
còn là cầu nối cung cấp thông tin giữa lãnh đạo và các đơn vị. Để thực hiện
tốt các vai trò này đòi hỏi chuyên viên phải vận dụng các phƣơng pháp nghiệp
vụ khoa học trong thu thập, xử lý và cung cấp thông tin.
23

z