Kiểm soát thông tin trong công ty: Không khó! ppt

Kiểm soát thông tin trong
công ty: Không khó!

Khi gặp rắc rối, chúng ta thường xuyên đổ lỗi cho vấn đề thông tin. Thông tin sai
tác động tới các sản phẩm mới, dịch vụ khách hàng tồi tệ, các cổ đông không hài
lòng. Thậm chí trong thi đấu thể thao, đội thua cũng đổ lỗi cho vấn đề thông tin.
Trong hầu hết các trường hợp, chúng ta cho rằng các lỗi cơ bản về thông tin sai là
lỗi của cả công ty. Điều đó cũng có thể đúng, nhưng có thể chỉ những nhân viên –
những cá nhân trong công ty – mới phải chịu trách nhiệm cho lỗi này.
Cho phép tôi trích dẫn một vài thái độ có thể gây ra một số vấn đề về thông tin:
Không có thời gian để nói chuyện
Các nhà quản lý rất bận: họ có nhiều công việc cần giải quyết trong một khoảng
thời gian ngắn. Bởi vậy các buổi họp chỉ có thể cung cấp thông tin, không có sự
bàn bạc về những công việc phải làm. Nhân viên nghe và học được rất ít. Việc lặp
đi lặp lại một thông điệp không phải là thông tin được đưa ra, đó chính là sự tự lừa
dối mình.
Đó là tổ chức của tôi
Các tổ chức thành công phải đấu tranh cho sự minh bạch. Không phải tất cả các
nhà quản lý đều hiểu được điều này và họ không chia sẻ những thông tin chính xác
cho một số thành viên trong nhóm của họ. Đôi khi đó có thể là do họ quên nhưng
cũng có thể đơn giản là do họ muốn giữ những thông tin này cho riêng mình như là
một công cụ kiểm soát.
Chuyên quyền
Chia sẻ thông tin hay không chia sẻ thông tin có thể là một trong những công cụ
của quyền lực. Bạn phát hiện được một thông tin có khả năng giải quyết được vấn
đề nghiêm trọng của công ty, bạn muốn chia sẻ nó nhưng có thể ông chủ sẽ từ chối
cho bạn làm như vậy. Vì sao?
Thông tin mà bạn nắm giữ sẽ giúp đỡ đối thủ chính trị của ông ta, ông ta rất ghét
việc giúp đối thủ đó. Ngược lại, thông tin về những sai phạm trong một bộ phận
nào đó cũng có thể được sử dụng để chống lại bộ phận và người quản lý của bộ
phận đó.

Tôi không muốn nghe

Hãy giữ sợi dây liên lạc với mọi người để tìm hiểu và chia sẻ thông
tin với họ
Ảnh nguồn: edcommunity.apple.com
Đó là thái độ khi các nhà quản lý lâu năm nhận quá nhiều thông tin đến mức đơn
giản là họ sẽ không nghe nữa. Đôi khi họ không nghe vì họ không muốn thay đổi,
nhưng cũng có thể họ không nghe vì họ không thể sắp xếp được bởi công việc
đang quá tải.
Không phải vấn đề của tôi
Các nhà quản lý trong công ty biết về việc thông tin khan hiếm nhưng không có
những đối sách để cải thiện tình trạng này. Kết quả là các buổi họp phải kéo dài
hơn mức cần thiết, email chồng chất nhưng mọi người vẫn không có được thông
tin đầy đủ (mặc dù có rất nhiều thông tin).
Bạn có thể làm gì để giải quyết vấn đề này?
1. Nhận thức được vấn đề đang xảy ra. Đối với những gì bạn có thể thay đổi, hãy
nhận trách nhiệm thực hiện nó. Cố gắng trở thành người biết lắng nghe. Giảm
lượng email không cần thiết.
2. Thay đổi quan niệm về thông tin. Luôn chia sẻ thông tin với đồng nghiệp và
các cá nhân để trao đổi ý kiến. Mọi người phải xác định rõ rằng tất cả mọi
người đều có các thông tin. Do đó mọi người đều có quyền lợi trong việc để
thông tin mở và chia sẻ một cách tự do.
3. Bắt đầu những cuộc đối thoại với các cá nhân ở các bộ phận khác nhau về
các vấn đề liên quan đến bạn và bộ phận của bạn. Chia sẻ thông tin với họ và
cũng tìm hiểu thông tin từ phía họ. Giữ liên lạc với họ.
Các vấn đề về thông tin sẽ luôn đồng hành cùng chúng ta nhưng khi các cá nhân
bắt đầu kiểm soát vấn đề tốt hơn, vấn đề có thể sẽ được tìm ra.
Bạn đang làm gì để bạn và công ty giải quyết được các vấn đề về thông tin?
- Bài viết của John Baldoni đăng ở chuyên mục Lãnh đạo Thảo luận trên trang
Harvard Business Online -

Tác giả bài viết: kiemtoan.com.vn
Nguồn tin: Tuần Việt Nam