Một số giải pháp cải tiến cấu trúc tổ chức tại sở lao động thương binh và xã hội tỉnh quảng ninh

BỘ GIÁO DỤC VÀ ðÀO TẠO
TRƯỜNG ðẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘI

NGUYỄN PHÚC PHONG

MỘT SỐ GIẢI PHÁP CẢI TIẾN CẤU TRÚC TỔ CHỨC
TẠI SỞ LAO ðỘNG - THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI
TỈNH QUẢNG NINH

Chuyên ngành: Quản trị Kinh doanh

LUẬN VĂN THẠC SĨ KHOA HỌC

NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC
Tiến sỹ Nguyễn Danh Nguyên

Hà Nội – 2013


LỜI CAM ðOAN
Tơi xin cam đoan nội dung luận văn: “Một số giải pháp cải tiến cấu trúc tổ
chức tại Sở Lao ñộng - Thương binh và Xã hội tỉnh Quảng Ninh” là cơng trình
nghiên cứu của riêng cá nhân tôi, các số liệu, kết quả trong Luận văn là trung thực
và bản Luận văn này chưa được ai cơng bố trong bất kỳ chương trình đào tạo cấp
bằng nào khác.
Hà Nội, ngày 19 tháng 8 năm 2013
Tác giả

Nguyễn Phúc Phong

LỜI CẢM ƠN

Luận văn “Một số giải pháp cải tiến cấu trúc tổ chức tại Sở Lao ñộng Thương binh và Xã hội tỉnh Quảng Ninh”, được hồn thành với sự hướng dẫn tận
tình của TS. Nguyễn Danh Nguyên - Viện Kinh tế và Quản lý – trường ðại học
Bách khoa Hà Nội, ñồng thời nhận ñược sự giúp ñỡ của các bạn ñồng nghiệp và
Lãnh ñạo Sở Lao ñộng - Thương binh và Xã hội Quảng Ninh, ñã cung cấp về số
liệu, tư liệu và đóng góp nhiều ý kiến thiết thực trong q trình viết Luận văn.
Những thơng tin thu thập được, những ý kiến góp ý của các thầy hướng dẫn,
của ñồng nghiệp là những tư liệu hữu ích, thiết thực và là cơ sở quan trọng để tơi có
thể hồn thành Luận văn này.
Xin chân thành cảm ơn!

Hà Nội, ngày 19 tháng 8 năm 2013
Tác giả

Nguyễn Phúc Phong


MỤC LỤC

Trang
MỞ ðẦU ................................................................................................................ 1
CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CẤU TRÚC TỔ CHỨC CỦA CƠ QUAN
CHUYÊN MÔN THUỘC ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH, THÀNH PHỐ TRỰC
THUỘC TRUNG ƯƠNG ...................................................................................... 4
1.1 Những vấn ñề cơ bản về cấu trúc tổ chức .................................................. 4
1.1.1 Khái niệm về tổ chức và quản lý............................................................. 4
1.1.2 Cấu trúc của tổ chức ............................................................................... 6
1.2 Các thuộc tính của cấu trúc tổ chức ........................................................... 7
1.2.1 Sự kết hợp giữa chun mơn hố, tổng hợp hố các chức năng, nhiệm

vụ, cơng việc và vị trí cơng tác ........................................................................ 7
1.2.2 Mối quan hệ quyền hạn trong tổ chức ..................................................... 8
1.2.3 Phân bổ quyền hạn trong cấu trúc tổ chức............................................... 9
1.2.4 Phối hợp các bộ phận trong cấu trúc tổ chức ......................................... 10
1.3 Một số mơ hình cấu trúc tổ chức cơ bản .................................................. 12
1.3.1 Cấu trúc tổ chức trực tuyến................................................................... 12
1.3.2 Cấu trúc tổ chức theo chức năng ........................................................... 13
1.3.3 Cấu trúc tổ chức trực tuyến – chức năng ............................................... 14
1.4 ðặc ñiểm của cơ quan hành chính nhà nước và cán bộ trong hệ thống cơ
quan hành chính nhà nước ............................................................................. 16
1.4.1 Cơ quan hành chính nhà nước .............................................................. 16
1.4.2 Cán bộ trong hệ thống cơ quan hành chính nhà nước ............................ 18
1.5 Cấu trúc tổ chức của cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp
tỉnh. .................................................................................................................. 21
1.6 Những nhân tố ảnh hưởng ñến cấu trúc tổ chức...................................... 22
1.6.1 Nhân tố khách quan .............................................................................. 22
1.6.2 Nhân tố chủ quan.................................................................................. 23
CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG CẤU TRÚC TỔ CHỨC CỦA SỞ LAO ðỘNG
THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI TỈNH QUẢNG NINH ....................................... 26
2.1 Tổng quan về Sở Lao ñộng Thương binh và Xã hội Quảng Ninh ........... 26
2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển......................................................... 26
2.1.2 Chức năng của Sở Lao ñộng Thương binh và Xã hội Quảng Ninh ........ 27
2.1.3 Nhiệm vụ của Sở Lao ñộng Thương binh và Xã hội Quảng Ninh ......... 28
2.1.4 Kết quả hoạt ñộng ñạt ñược trong giai ñoạn 2006-2012: ....................... 34
2.2 Thực trạng cấu trúc tổ chức của Sở Lao động - TB&XH tỉnh Quảng
Ninh.................................................................................................................. 36
2.2.1 Mơ hình cấu trúc tổ chức ...................................................................... 36
2.2.2 Chức năng, nhiệm vụ các phòng nghiệp vụ, ñơn vị trực thuộc .............. 39

2.2.3 Phân cấp trong cấu trúc tổ chức của Sở................................................. 56
2.2.4 Phân quyền trong cấu trúc tổ chức của Sở ............................................ 57
2.2.5 Về ñội ngũ cán bộ................................................................................. 58
2.3 ðánh giá chung .......................................................................................... 66
2.3.1 Ưu ñiểm ............................................................................................... 66
2.3.2 Một số hạn chế và nguyên nhân: ........................................................... 67
2.4 Tham khảo về chức năng nhiệm vụ, cấu trúc tổ chức tại Sở Lao ñộng
Thương binh và Xã hội một số tỉnh, thành phố khác .................................... 69
2.4.1. Về chức năng, nhiệm vụ: ..................................................................... 69
2.4.2. Về cấu trúc tổ chức: ............................................................................. 70
CHƯƠNG 3 MỘT SỐ GIẢI PHÁP CẢI TIẾN CẤU TRÚC TỔ CHỨC TẠI
SỞ LAO ðỘNG THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI TỈNH QUẢNG NINH ........... 75
3.1 ðịnh hướng hoàn thiện cấu trúc tổ chức tại Sở Lao ñộng Thương binh và
Xã hội tỉnh Quảng Ninh .................................................................................. 75
3.1.1 ðịnh hướng phát triển của Sở Lao ñộng Thương binh và Xã hội Quảng
Ninh ñến năm 2015 và 2020. ......................................................................... 75
3.1.2 ðịnh hướng về cấu trúc tổ chức ............................................................ 79
3.2 Một số giải pháp nhằm hoàn thiện cấu trúc tổ chức tại Sở Lao ñộng
Thương binh và Xã hội tỉnh Quảng Ninh trong thời gian tới ....................... 80
3.2.1 Giải pháp 1: Cơ cấu lại cấu trúc tổ chức và phân công lại chức năng
nhiệm vụ ....................................................................................................... 80
3.2.2. Giải pháp 2: Thực hiện xã hội hóa hoạt động của một số Trung tâm ni
dưỡng đối tượng thuộc Sở do nhà nước đảm bảo 100% kinh phí hoạt động ... 88
3.2.3 Giải pháp 3: ðào tạo, bồi dưỡng và xây dựng tiêu chuẩn ñối với cán bộ
quản lý .......................................................................................................... 91
3.2.4 Giải pháp 4: Xây dựng và phát triển hệ thống cơng nghệ thơng tin đáp
ứng nhu cầu và nhiệm vụ chuyên môn........................................................... 93
3.3 Kiến nghị với các cơ quan ......................................................................... 93
3.3.1 Kiến nghị với Bộ Lao ñộng Thương binh và Xã hội ............................. 93
3.3.2 Kiến nghị với Bộ Nội vụ ...................................................................... 93

3.3.3 Kiến nghị với UBND tỉnh Quảng Ninh ................................................. 93
KẾT LUẬN .......................................................................................................... 95


DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT
Chữ viết tắt

Chữ viết ñầy ñủ

CBCC

: Cán bộ công chức

CTXH

: Công tác xã hội

HðND

: Hội ñồng Nhân dân

KT-XH

: Kinh tế - Xã hội

LðXH

: Lao ñộng xã hội

NCC

: Người có cơng

TB&NCC

: Thương binh và Người có công

TNXH

: Tệ nạn xã hội

UBND

: Uỷ ban Nhân dân


DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU
Trang
Bảng 2.1. Kết quả thực hiện một số chỉ tiêu từ 2006-2012 ..................................... 34
Bảng 2.2 Tổng hợp đội ngũ cán bộ quản lý theo trình độ quản lý nhà nước ........... 58
Bảng 2.3 Tổng hợp ñội ngũ cán bộ quản lý chia theo nhóm tuổi ............................ 60
Bảng 2.4 Tiêu chuẩn diện tích từ tối thiểu đến tối ña cho một chỗ làm việc theo
từng chức danh ...................................................................................................... 65
Bảng 2.5 Tham khảo cấu trúc tổ chức của Sở Lao ñộng - TB&XH một số tỉnh khác
.............................................................................................................................. 71


DANH MỤC CÁC HÌNH VẼ
Trang
Hình 1.1 Nội dung của xây dựng tổ chức ................................................................. 5

Hình 1.2 Sơ đồ cấu trúc tổ chức trực tuyến ( tham khảo tài liệu: Những vấn ñề cơ
bản của khoa học tổ chức - NXB chính trị quốc gia) .............................................. 13
Hình 1.3 Sơ đồ cấu trúc tổ chức chức năng (tham khảo tài liệu: Những vấn ñề cơ
bản của khoa học tổ chức - NXB chính trị quốc gia) .............................................. 14
Hình 1.4 Sơ đồ cấu trúc tổ chức trực tuyến chức năng (tham khảo tài liệu: Những
vấn ñề cơ bản của khoa học tổ chức - NXB chính trị quốc gia) .............................. 16
Hình 1.5 Sơ ñồ tổng quan cấu trúc tổ chức cơ quan cấp Sở trực thuộc UBND tỉnh 21
Hình 2.1 Sơ đồ cấu trúc tổ chức hiện tại của Sở Lð-TB&XH tỉnh Quảng Ninh ..... 38
Hình 3.1 Sơ đồ cấu trúc tổ chức mới của Sở LðTB&XH tỉnh Quảng Ninh ........... 86


1

MỞ ðẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài
Bất kỳ một cơ quan, tổ chức, đơn vị nào đều có những mục tiêu riêng có của
mình. ðể mục tiêu đó có thể thực hiện được địi hỏi phải có sự lãnh ñạo thống nhất
của bộ máy quản lý nhằm kế hoạch hố, tổ chức, phối hợp, kiểm tra và điều chỉnh
việc kết hợp tối ưu các nguồn lực. Cấu trúc tổ chức của cơ quan là một nội dung ñầu
tiên và rất quan trọng giúp cơ quan, ñơn vị ñạt ñược mục tiêu của mình.
Trong hoạt động quản lý, phần lớn ngun nhân tạo ra tình hình quản lý
khơng tốt đều xuất phát từ công tác cấu trúc tổ chức không hồn hảo; ảnh hưởng lớn
đến kết quả đạt được của cơng tác quản lý, qua đó có tác động đến tồn bộ q trình
hoạt động của đơn vị. Vì vậy, xem xét đánh giá bộ máy hiện hữu và tìm biện pháp
cải tiến lại tổ chức cho phù hợp với ñặc ñiểm của từng giai ñoạn là rất cần thiết ñối
với một ñơn vị.
Là một ñơn vị quản lý nhà nước về lĩnh vực lao động, việc làm có vị trí rất
quan trọng cả về mặt kinh tế và về mặt xã hội, để giải quyết hài hồ được các lợi
ích, cũng như các mục tiêu, Sở Lao động - Thương binh và Xã hội tỉnh Quảng Ninh
cũng ñã nhiều lần tiến hành cải tiến cấu trúc tổ chức cho phù hợp với tình hình thực

tế của từng giai đoạn, qua đó nâng cao hiệu quả hoạt động của đơn vị. Tuy nhiên
việc cải tiến, chấn chỉnh đó vẫn cịn những hạn chế và khơng phù hợp. Hiện tại vẫn
cịn sự trùng chéo chức năng, nhiệm vụ giữa các phòng, ban, ñơn vị trong cơ quan;
một số bộ phận, ñơn vị bố trí cán bộ vẫn cịn bất hợp lý; cơ chế vận hành bộ máy
còn nhiều hạn chế chưa phát huy tối đa hết được nguồn lực hiện có.
ðể ñáp ứng yêu cầu nhiệm vụ trong thời gian tới và khắc phục những tồn tại
của cấu trúc tổ chức hiện hành, việc hoàn thiện cấu trúc tổ chức là tất yếu khách
quan và là nhu cầu thực tế.
Nhận thức ñược tầm quan trọng của công tác tổ chức, cũng như xuất phát từ
nhu cầu thực tế, ñề tài: "Một số giải pháp cải tiến cấu trúc tổ chức tại Sở Lao ñộng Thương binh và Xã hội tỉnh Quảng Ninh" được thực hiện với mong muốn góp phần
hồn thiện hệ thống tổ chức hiện hành của sở dưới góc nhìn khoa học nhất nhưng


2

cũng thực tiễn nhất, và là một đóng góp nhỏ bé của tác giả với ñơn vị và ñịa
phương.
2. ðối tượng và phạm vi nghiên cứu của Luận văn
- ðối tượng nghiên cứu:
Nghiên cứu bộ máy quản lý của cơ quan Sở Lao ñộng Thương binh và Xã
hội thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, trong đó tập trung vào nghiên cứu hệ thống
chức năng nhiệm vụ; mơ hình cấu trúc tổ chức; cơ chế vận hành của cấu trúc tổ
chức.
- Phạm vi nghiên cứu:
Luận văn tập trung nghiên cứu về cấu trúc tổ chức của cơ quan Sở Lao ñộng
Thương binh và Xã hội tỉnh Quảng Ninh từ năm 2008 đến 2012.
3. Mục đích nghiên cứu của luận văn
Nghiên cứu mong muốn ñề xuất ñược một số giải pháp hồn thiện cấu trúc tổ
chức của Sở Lao động Thương binh và Xã hội các ñịa phương và áp dụng thí điểm
cho Sở Lao động Thương binh và Xã hội tỉnh Quảng Ninh nhằm nâng cao năng lực

quản lý nhà nước về lĩnh vực lao động, người có cơng và xã hội trên ñịa bàn tỉnh
Quảng Ninh.
4. Nội dung nghiên cứu
Hệ thống hóa các lý luận cơ bản về cấu trúc tổ chức của cơ quan chuyên
môn thuộc UBND tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương.
Phân tích, đánh giá thực trạng cấu trúc tổ chức của Sở Lao ñộng Thương
binh và Xã hội tỉnh Quảng Ninh;
ðề xuất phương hướng và một số giải pháp phù hợp để hồn thiện cấu trúc
tổ chức của Sở.
5. Phương pháp nghiên cứu
Trên cơ sở phương pháp luận duy vật biện chứng ñể giải quyết vấn ñề ñặt ra
luận văn nghiên cứu lý thuyết kết hợp với khảo sát, phân tích kinh nghiệm thực tiễn
một cách có logic.


3

Kết hợp sử dụng các phương pháp chuyên môn như phương pháp tiếp cận
hệ thống, phương pháp phân tích, tổng hợp, phương pháp thống kê để nghiên cứu
và phân tích các vấn ñề thực tiễn, rút ra những bất cập, tồn tại, trên cơ sở đó đưa ra
các giải pháp phù hợp ñể giải quyết vấn ñề.
6. Ý nghĩa khoa học và thực tiễn của ñề tài
Ý nghĩa khoa học: Hệ thống hóa những luận cứ khoa học liên quan, hồn
thiện cấu trúc tổ chức của cơ quan chun mơn thuộc UBND tỉnh, thành phố trực
thuộc Trung ương.
Ý nghĩa thực tiễn: Kết quả nghiên cứu đề tài luận văn có giá trị tham khảo
cho Sở Lao ñộng Thương binh và Xã hội tỉnh Quảng Ninh và các Sở Lao ñộng
Thương binh và Xã hội các tỉnh nói chung trong việc hoàn thiện cấu trúc tổ chức
nhằm nâng cao năng lực quản lý nhà nước về lĩnh vực chun mơn góp phần ổn
định chính trị, phát triển KT-XH.

7. Kết cấu của Luận văn
Ngồi phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, luận văn được
trình bày trong 3 chương:
Chương 1: Cơ sở lý luận về cấu trúc tổ chức của cơ quan chuyên môn thuộc
UBND tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương.
Chương 2: Thực trạng cấu trúc tổ chức của Sở Lao ñộng Thương binh và Xã
hội tỉnh Quảng Ninh.
Chương 3: Một số giải pháp cải tiến cấu trúc tổ chức tại Sở Lao ñộng Thương binh và Xã hội tỉnh Quảng Ninh.


4

CHƯƠNG 1
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CẤU TRÚC TỔ CHỨC
CỦA CƠ QUAN CHUYÊN MÔN THUỘC ỦY BAN NHÂN DÂN
TỈNH, THÀNH PHỐ TRỰC THUỘC TRUNG ƯƠNG
1.1 Những vấn ñề cơ bản về cấu trúc tổ chức
1.1.1 Khái niệm về tổ chức và quản lý
- Tổ chức là một thuật ngữ ñược sử dụng rất phổ biến trong ñời sống hằng
ngày. Tuy nhiên, chưa có định nghĩa chung về thuật ngữ này. Theo tài liệu Quản lý
và phát triển tổ chức hành chính nhà nước thì định nghĩa mang tính cổ điển nhất về
tổ chức, xem tổ chức là một hệ thống của hai hay nhiều người, phối hợp với nhau
nhằm ñạt ñược những mục tiêu chung. Sự phối hợp hai hay nhiều người với nhau
tạo nên một tổ chức với những mục tiêu chung thơng qua ở những mức độ khác
nhau của sự phân cơng lao động giữa những con người ñó.
Theo Từ ñiển Tiếng Việt: Tổ chức là sắp xếp, bố trí cho thành một chỉnh thể,
có một cấu tạo, một cấu trúc và những chức năng chung nhất ñịnh.
Xét trên tổng thể, tổ chức địi hỏi có ít nhất hai người trở lên, có sự liên kết
với nhau nhằm hướng ñến mục tiêu chung. Như vậy, xét về bản chất, tổ chức do con
người tạo nên.

Theo quan niệm trên có mặt ở mọi nơi, mọi lúc. Khi con người cần có sự liên
kết với nhau để đạt mục tiêu nhất ñịnh họ lập nên tổ chức; khi mục tiêu đã thành
cơng, con người tự giải tán tổ chức đó. ðể bẩy được hịn đá nặng, một người khơng
thể làm ñược, họ cần liên kết nhiều người và khi ñẩy xong hịn đá, những người đó
có thể tự giải tán.
Tổ chức là một phát minh lớn và quan trọng bậc nhất của q trình phát triển
xã hội lồi người. Mỗi con người cùng nhau hoạt ñộng trong một tổ chức đều đóng
những vai trị nhất định để đạt được mục tiêu chung, tức là cơng việc mà mỗi người
đảm nhiệm có một mục đích hoặc mục tiêu nhất định; các hoạt ñộng của họ phù
hợp, khớp nối với các hoạt ñộng của những người khác trong tổ chức. Khi con


5

người cùng nhau làm việc trong một tổ chức ñể thực hiện một mục tiêu chung thì
cần có sự quản lý.
- Quản lý là tồn bộ các hoạt động ra quyết định được thực hịên bởi một
người hoặc một nhóm người nhằm ñịnh hướng và phối hợp các hoạt ñộng của một
nhóm người để đạt được mục tiêu mong muốn. Quản lý thực hiện 5 chức năng cơ
bản, đó là: lập kế hoạch, tổ chức, xác ñịnh biên chế, lãnh ñạo và kiểm tra. Trong ñó
tổ chức quản lý có nhiệm vụ cơ bản là thiết kế và duy trì một mơi trường mà trong
đó các cá nhân làm việc với nhau trong các nhóm, có thể hồn thành các nhiệm vụ
và các mục tiêu đã định. Cơng tác tổ chức là việc gộp nhóm các hoạt động cần thiết
để ñạt ñược các mục tiêu, là việc giao phó mỗi nhóm cho một người quản lý với
quyền hạn cần thiết ñể giám sát nó, và là việc tạo ñiều kiện cho sự liên kết ngang và
dọc trong cơ cấu của tổ chức.
Bản thân công tác tổ chức là một quá trình, có liên hệ chặt chẽ, lơgic với các
chức năng khác của quản lý. Như vậy, xây dựng tổ chức là một phần của công việc
quản lý, bao gồm việc xây dựng một cơ cấu ñịnh trước về các vai trị cho con người
đảm đương trong một tổ chức.

1. Xác ñịnh những hoạt ñộng cần thiết ñể ñạt
ñược các mục tiêu

2. Gộp nhóm các hoạt động này thành các phịng
ban hoặc các bộ phận
3. Giao các nhóm hoạt động này cho một người
quản lý

4. Giao phó quyền hạn để thực hiện các hoạt ñộng
5. Chuẩn bị ñầy ñủ cho sự phối hợp các hoạt
động, phối hợp quyền hạn và thơng tin theo chiều
ngang và chiều dọc bên trong tổ chức

Hình 1.1 Nội dung của xây dựng tổ chức


6

1.1.2 Cấu trúc của tổ chức
Cấu trúc tổ chức là cơ quan điều khiển hoạt động của tồn bộ tổ chức bao
gồm cả hệ thống tổ chức quản lý cũng như hệ thống các phương thức quản lý. Là
lực lượng vật chất để chuyển những ý đồ, mục đích, chiến lược của tổ chức thành
hiện thực, biến những nỗ lực chủ quan của mỗi thành viên trong tổ chức thành kết
quả, mục tiêu mong muốn.
Một cấu trúc tổ chức thường ñược xem xét trên ba mặt chủ yếu sau:
- Chức năng, nhiệm vụ.
- Mơ hình tổ chức.
- ðội ngũ cán bộ quản lý.
Cấu trúc tổ chức là sự phân chia tổng thể của một tổ chức thành những bộ

phận nhỏ theo những tiêu thức chất lượng khác nhau, những bộ phận đó thực hiện
những chức năng riêng biệt nhưng có quan hệ chặt chẽ, phụ thuộc lẫn nhau theo
từng khâu, từng cấp quản lý ñể tạo thành một chỉnh nhằm thực hiện chức năng,
mục tiêu chung của tổ chức. Là tổng hợp các bộ phận (ñơn vị và cá nhân) có mối
quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, được chun mơn hố, có những nhiệm vụ, quyền hạn
và trách nhiệm nhất ñịnh, ñược bố trí theo từng cấp, những khâu khác nhau nhằm
thực hiện các hoạt ñộng của tổ chức và tiến tới những mục tiêu ñã xác ñịnh.
Cấu trúc tổ chức thể hiện các mối quan hệ chính thức hoặc phi chính thức
giữa những con người trong tổ chức. Sự phân biệt hai loại mối quan hệ đó làm xuất
hiện hai dạng cơ cấu trong tổ chức là cơ cấu chính thức và cơ cấu phi chính thức.
Cấu trúc tổ chức thể hiện cách thức trong đó các hoạt động của tổ chức được phân
cơng giữa các phân hệ, bộ phận và cá nhân. Nó xác định rõ mối tương quan giữa
các hoạt ñộng cụ thể; những nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm gắn liền với các
cá nhân, bộ phận, phân hệ của tổ chức; và các mối quan hệ quyền lực bên trong tổ
chức.


7

Cấu trúc tổ chức cịn được hiểu như là cấu trúc bên trong và quan hệ giữa các
cá nhân, bộ phận cấu thành tổ chức nhằm bảo ñảm cho tổ chức vận hành tốt, ñạt
ñược các mục tiêu của tổ chức.
Có thể thấy, khi nói đến tổ chức là nói ñến một hình thể ñặc biệt của các yếu
tố: cấu trúc tổ chức, con người, công tác và kỹ thuật. Cấu trúc tổ chức được mơ tả
bởi mơ hình tổ chức các phòng ban, bởi hệ thống thứ bậc quản lý, trong đó thể hiện
việc sắp xếp một cách chính thức các thành viên của nhóm cùng làm việc và phối
hợp với nhau một cách có hiệu quả để đạt ñược mục tiêu chung. Cấu trúc tổ chức có
ảnh hưởng lớn ñến hiệu quả hoạt ñộng của tổ chức. Yếu tố con người ñề cập ñến kỹ
năng, quan ñiểm và các mối tương tác mang tính xã hội của các thành viên. Yếu tố
cơng tác liên quan đến mục tiêu, nhiệm vụ của mỗi thành viên và của cả tổ chức.

Yếu tố kỹ thuật đề cập đến phương pháp cơng nghệ được sử dụng để thực hiện
nhiệm vụ.
Nói đến cấu trúc tổ chức là nói đến các chức danh cho các bộ phận, phịng
ban, vị trí cơng việc; là nói đến việc cụ thể hóa cơng việc trong tổ chức bằng các
bản mơ tả và phân tích cơng việc; là nói đến việc đặt chức danh cho các vị trí công
việc riêng biệt và sự mô tả chi tiết các mối quan hệ qua lại giữa từng bộ phận và
từng chức danh, đảm bảo tổ chức vận hành thơng suốt.
Ví dụ, như trong một tổ chức cấp tỉnh ñược gọi là Sở, thì cấu trúc tổ chức
chính là các chức danh cho các bộ phận phòng ban, như: Phòng Tổ chức, Phịng
Hành chính, Phịng Kế tốn, Thanh tra,v.v…... Cấu trúc tổ chức còn là kế hoạch chi
tiêu và thẩm quyền chi của Sở nói chung và các phịng ban, vị trí nói riêng trong
một năm tài chính. Cấu trúc tổ chức cũng là sự mơ tả, phân tích cơng việc và mối
quan hệ giữa các bộ phận, các phòng ban và các cá nhân trong Sở, để làm sao có thể
đảm bảo hiệu quả cơng việc của Sở, đạt được mục tiêu chung của cơ quan.
1.2 Các thuộc tính của cấu trúc tổ chức
1.2.1 Sự kết hợp giữa chuyên môn hố, tổng hợp hố các chức năng,
nhiệm vụ, cơng việc và vị trí cơng tác


8

* Chun mơn hố: khi một người, một bộ phận, phân hệ chỉ thực hiện một
hoặc một số công việc, nhiệm vụ, chức năng có mối quan hệ tương đồng.
Ưu điểm: Chun mơn hố làm nâng cao năng suất lao ñộng; ñào tạo lao
ñộng dễ dàng hơn (chỉ ñào tạo một vài kỹ năng); quy trình quản lý thuận lợi và đơn
giản hơn.
Nhược điểm: khả năng thích nghi trước địi hỏi của mơi trường thấp hơn;
người lao động sẽ cảm thấy nhàm chán, gây giảm năng suất;
* Tổng hợp hoá: khi một người, một bộ phận, một phân hệ thực hiện những
cơng việc, những nhiệm vụ, chức năng mang tính ñộc lập tương ñối.

Ưu ñiểm: Người lao ñộng dễ thích nghi hơn với công việc, thấy vui vẻ hoạt
bát hơn; khả năng sáng tạo có thể cao hơn.
Nhược điểm: người lao động có thể làm được nhiều việc nhưng khơng việc
gì thành thạo và chun sâu; khó nâng cao kỹ năng, năng suất lao động.
Trong q trình quản lý nên nâng cao mức độ tổng hợp hố đến mức có thể
ñảm bảo kỹ năng cho người lao ñộng. Với tư cách là người lao động khi cố gắng đa
dạng hố kỹ năng của mình cần xác định cho mình đâu là giá trị trung tâm.
1.2.2 Mối quan hệ quyền hạn trong tổ chức
Quyền hạn là quyền tự chủ trong quá trình quyết định và quyền địi hỏi sự
tn thủ quyết ñịnh gắn liền với một vị trí (hay chức vụ) quản lý nhất ñịnh trong cấu
trúc tổ chức.
Các loại quyền hạn trong cấu trúc tổ chức:
* Quyền hạn trực tuyến: Là quyền hạn cho phép người quản lý ra quyết ñịnh
và giám sát trực tiếp ñối với cấp dưới. ðây là mối quan hệ quyền hạn giữa cấp trên
và các cấp dưới trải dài từ cấp cao nhất xuống tới cấp thấp nhất trong tổ chức, tương
ứng với dây chuyền chỉ huy theo nguyên lý thứ bậc.
* Quyền hạn tham mưu: Bản chất của mối quan hệ tham mưu là cố vấn.
Chức năng của tham mưu (hay bộ phận tham mưu) là điều tra, khảo sát, nghiên cứu,
phân tích đưa ra những ý kiến tư vấn cho những người quản lý trực tuyến mà họ có


9

trách nhiệm phải quan hệ. Sản phẩm lao ñộng của cán bộ hay bộ phận tham mưu là
những lời khuyên chứ khơng phải là các quyết định cuối cùng.
* Quyền hạn chức năng: Là quyền trao cho một cá nhân hay bộ phận được ra
quyết định và kiểm sốt những hoạt ñộng nhất ñịnh của các bộ phận khác.
Việc hạn chế phạm vi quyền hạn chức năng là rất quan trọng để duy trì tính
tồn vẹn của các cương vị quản lý. ðể thu ñược kết quả tốt nhất trong việc giao phó
quyền hạn chức năng, người lãnh đạo tổ chức cần đảm bảo rằng phạm vi quyền hạn

đó được chỉ rõ cho người ñược uỷ quyền và cả những người chịu sự tác ñộng của
quyền hạn này.
1.2.3 Phân bổ quyền hạn trong cấu trúc tổ chức
Tập trung là phương thức tổ chức trong đó mọi quyền ra quyết định ñược tập
trung vào cấp quản lý cao nhất của tổ chức.
Phân quyền là xu hướng phân tán quyền ra quyết ñịnh cho những cấp quản lý
thấp hơn trong hệ thống thứ bậc. Phân quyền là hiện tượng tất yếu khi tổ chức đạt
tới quy mơ và trình độ phát triển nhất ñịnh làm cho một người (hay một cấp quản
lý) khơng thể đảm đương được mọi cơng việc quản lý.
Uỷ quyền trong quản lý tổ chức là hành vi của cấp trên trao cho cấp dưới một
số quyền hạn ñể họ nhân danh mình thực hiện những cơng việc nhất ñịnh.
Mức ñộ phân quyền trong tổ chức càng lớn khi:
- Tỷ trọng các quyết ñịnh ñược ñề ra ở các cấp quản lý thấp hơn càng lớn.
- Các quyết ñịnh ñược ñề ra ở các cấp thấp càng quan trọng.
- Phạm vi tác ñộng bởi các quyết ñịnh ñược ra ở các cấp dưới càng lớn.
- Một người quản lý càng được độc lập trong q trình quyết định.
Tập trung quá cao sẽ làm giảm chất lượng của các quyết ñịnh mang tính
chiến lược khi các nhà quản lý cấp cao bị sa lầy trong các quyết ñịnh tác nghiệp.
Tuy nhiên, cũng cần phải nhận thấy rằng sự phân quyền khơng phải bao giờ cũng là
có lợi. Những nguy cơ tiềm ẩn của phân quyền là sự thiếu nhất quán trong chính


10

sách, tình trạng mất đi khả năng kiểm sốt của cấp trên đối với cấp dưới, tình trạng
cát cứ của các nhà quản lý bộ phận.
Một tổ chức giữ ñược cân bằng tốt nếu có khả năng tập trung ở cấp cao
quyền ra các quyết định chiến lược và chính sách nhằm tạo khn khổ thống nhất
cho hoạt động của tồn tổ chức. Một khi các quyết định chiến lược và chính sách đã
được đề ra ở cấp cao nhất, các quyết ñịnh tác nghiệp sẽ ñược uỷ quyền cho các bộ

phận.
ðể ñạt ñược mức ñộ phân quyền mong muốn cần có sự uỷ quyền chu đáo,
được đảm bảo bởi một số ñiều kiện tiên quyết.
Thứ nhất, các nhà quản lý phải thực sự tự giác trao cho cấp dưới quyền tự do
để họ có thể hồn thành nhiệm vụ. ðiều này có nghĩa chấp nhận việc cấp dưới sẽ
lựa chọn những giải pháp và phương tiện khác ñi so với suy nghĩ của cấp trên.
Thứ hai, cần xây dựng ñược một hệ thống truyền thông mở giữa cấp trên và
cấp dưới. Những nhà quản lý nắm được chính xác khả năng của cấp dưới sẽ có thể
lựa chọn đúng ñối tượng uỷ quyền. Ngược lại, khi cấp dưới nhận ñược sự quan tâm,
khuyến khích thường xuyên của cấp trên, họ sẽ cố gắng hồn thành nhiệm vụ và có
trách nhiệm cao đối với cơng việc.
Thứ ba, các nhà quản lý phải có khả năng phân tích các yếu tố như mục tiêu
của tổ chức, những địi hỏi của nhiệm vụ và năng lực của nhân viên ñể thực sự làm
chủ quá trình uỷ quyền.
1.2.4 Phối hợp các bộ phận trong cấu trúc tổ chức
Phối hợp là quá trình liên kết hoạt ñộng của những con người, bộ phận, phân
hệ và hệ thống riêng rẽ nhằm thực hiện có kết quả và hiệu quả các mục tiêu chung
của tổ chức. Khơng có phối hợp, con người khơng thể nhận thức được vai trị của
mình trong tổng thể và có xu hướng theo đuổi những lợi ích riêng thay vì hướng tới
những mục tiêu chung.
Mục tiêu của phối hợp là ñạt ñược sự thống nhất hoạt ñộng của các bộ phận
bên trong và bên ngoài tổ chức. Phạm vi cần thiết của phối hợp phụ thuộc vào thuộc


11

tính của các nhiệm vụ và mức độ độc lập tương ñối của con người trong các bộ
phận thực hiện nhiệm vụ.
ðể ñạt ñược sự phối hợp cần thực hiện những điều sau đây:
Xây dựng được các kênh thơng tin ngang dọc, lên xuống thông suốt giữa các

bộ phận và các cấp quản lý.
Duy trì được mối liên hệ cơng việc giữa các bộ phận và trong mỗi bộ phận
riêng lẻ; mối liên hệ giữa tổ chức với môi trường trực tiếp và gián tiếp.
Những ñiều cần ñạt ñược ở trên chứng tỏ rằng truyền thơng là chìa khố của
phối hợp có hiệu quả. Khả năng phối hợp phụ thuộc vào năng lực thu thập thông tin, xử
lý thông tin và trao đổi thơng tin giữa con người và các ñơn vị. Mức ñộ bất ñịnh của
các nhiệm vụ cần phối hợp càng cao, tầm quan trọng của trao ñổi thông tin càng lớn.
Các công cụ phối hợp: trong thực tế, phối hợp là q trình năng động và liên
tục, được thực hiện nhờ cả các cơng cụ chính thức và phi chính thức như sau:
Các kế hoạch: với các kế hoạch như chiến lược, chính sách, chương trình, dự
án, ngân sách, quy chế, quy tắc, thủ tục, hoạt ñộng của các bộ phận và con người sẽ ăn
khớp với nhau nhờ tính thống nhất của các mục tiêu và các phương thức hành ñộng.
Hệ thống các tiêu chuẩn kinh tế- kỹ thuật, đảm bảo phối hợp nhờ:
+ Chuẩn hố các kết quả: chỉ ra phải đạt được gì?
+ Chuẩn hố các quy trình: chỉ ra phải làm thế nào?
+ Chuẩn hóa các kỹ năng: chỉ ra người thực hiện các q trình phải thoả mãn
những u cầu nào?
Có những hình thái cơ cấu tạo điều kiện dễ dàng cho giao tiếp theo chiều dọc
(cơ cấu giảm thiểu số cấp quản lý) và theo chiều ngang. Việc sử dụng cơ chế hoạt
động của các tuyến chỉ huy cũng có thể tăng cường phối hợp. Thông qua mối quan
hệ ra quyết ñịnh và báo cáo, các tuyến chỉ huy thúc ñẩy các luồng thơng tin giữa
những con người và đơn vị.


12

Khi yêu cầu ñối với phối hợp ñã trở nên quá lớn, ñến mức làm cho mọi
phương pháp ñều trở nên thiếu hiệu quả thì tốt nhất là đảm bảo phối hợp bằng cách
giảm thiểu nhu cầu phối hợp.
Phối hợp ñược thực hiện bởi người quản lý thông qua việc trực tiếp giám sát

cơng việc của cấp dưới và đưa ra các mệnh lệnh buộc cấp dưới phải thực hiện trong
một khn khổ thống nhất.
1.3 Một số mơ hình cấu trúc tổ chức cơ bản
ðã có nhiều cuộc nghiên cứu tìm những mơ hình phổ biến của cấu trúc tổ
chức. Kết quả của những nghiên cứu này cho thấy cấu trúc của các tổ chức rất ña
dạng, nhưng tựu trung chúng được thiết kế xoay quanh một số mơ hình phổ biến, và
các nhà nghiên cứu ghi nhận một ñiều quan trọng là khơng có mơ hình nào được
xem là tốt nhất và phù hợp với mọi hoàn cảnh.
1.3.1 Cấu trúc tổ chức trực tuyến
ðây là một mơ hình tổ chức quản lý, trong đó mỗi người cấp dưới chỉ nhận
sự ñiều hành và chịu trách nhiệm trước một người lãnh ñạo cấp trên trực tiếp. ðặc
ñiểm cơ bản của loại hình cơ cấu này là mối quan hệ giữa các nhân viên trong cấu
trúc tổ chức ñược thực hiện theo trực tuyến, tức là quy ñịnh quan hệ dọc trực tiếp từ
người lãnh ñạo cao nhất ñến người thấp nhất; người thừa hành chỉ nhận mệnh lệnh
từ một người phụ trách trực tiếp. Loại hình cấu trúc tổ chức quản lý này tạo ñiều
kiện thuận lợi cho việc thực hiện chế ñộ thủ trưởng, tập trung, thống nhất. Người
lãnh đạo chịu trách nhiệm hồn tồn về kết quả cơng việc của người dưới quyền.
Nhược ñiểm: người lãnh ñạo phải có kiến thức tồn diện để chỉ đạo tất cả các
bộ phận quản lý chun mơn. Mặt khác, loại hình cơ cấu trực tuyến hạn chế việc sử
dụng các chuyên gia có trình độ nghiệp vụ cao về từng mặt quản lý, dễ chủ quan, áp
ñặt. Cơ cấu này thường chỉ áp dụng ở các đơn vị có quy mơ nhỏ, khối lượng quản lý
khơng nhiều, nó khơng phù hợp với cơ quan nhà nước cấp tỉnh (xem Hình 1.2).