chức năng hoạch định

Chương IV:
CHỨC NĂNG HOẠCH ĐỊNH

Giảng viên: Vũ Thị Hương Giang
Bộ môn Quản trị Nhân sự
Tel: 0913289588
Email:

I. KHÁI NIỆM VÀ VAI TRÒ CỦA
HOẠCH ĐỊNH
1. Khái niệm

Harold Koontz: hoạch định là “quyết
định trước xem phải làm gì, làm như thế
nào, khi nào làm và ai làm cái đó.”

Hoạch định: là quá trình xác định các
mục tiêu và các phương thức tốt nhất để
đạt được các mục tiêu đó.

I. KHÁI NIỆM VÀ VAI TRÒ CỦA
HOẠCH ĐỊNH
1. Khái niệm

Mục tiêu: là kết quả mong muốn cuối
cùng của mỗi cá nhân, bộ phận và
toàn bộ tổ chức.

Phương thức: được thể hiện trong
chiến lược và kế hoạch của tổ chức

I. KHÁI NIỆM VÀ VAI TRÒ CỦA
HOẠCH ĐỊNH
1. Khái niệm
⇒
Một quá trình hoạch định đầy đủ bao gồm:

Thiết lập các mục tiêu

Xây dựng chiến lược tổng thể để thực hiện
mục tiêu đã đề ra

Phát triển một hệ thống các kế hoạch toàn
diện để phối hợp và thống nhất các hoạt
động của tổ chức

2. Vai trò và tầm quan trọng của
hoạch định

Giúp tổ chức đối phó với những bất ổn
của môi trường

Tăng cường sự phối hợp hoạt động của
các bộ phận, phòng ban trong tổ chức.

Giảm bớt các hoạt động trùng lặp, chồng
chéo và lãng phí.

Thiết lập hệ thống mục tiêu và xác định
các tiêu chuẩn làm cơ sở cho kiểm soát.

3. Phân loại kế hoạch
a. Theo mức độ cụ thể:

Kế hoạch định hướng: là những kế hoạch có
tính linh hoạt cao khi thực hiện, thường vạch
ra đường hướng chung cho hoạt động của tổ
chức

Kế hoạch cụ thể: là những kế hoạch với
những mục tiêu được xây dựng chi tiết, rõ
ràng, không cần phải giải thích gì thêm khi
thực hiện, và thường mang tính định lượng

3. Phân loại kế hoạch
b. Theo tầm ảnh hưởng:

Kế hoạch chiến lược: xác định các mục
tiêu tổng quát của tổ chức và vị trí của tổ
chức trong môi trường hoạt động của mình

Kế hoạch tác nghiệp: xác định rõ ràng và
cụ thể cần phải làm gì để đạt được mục
tiêu đã đề ra trong kế hoạch chiến lược

3. Phân loại kế hoạch
b. Theo tầm ảnh hưởng:
So sánh kế hoạch chiến lược vs kế hoạch tác
nghiệp
KH chiến lược KH tác nghiệp

Thời gian Dài hạn, áp dụng
một lần
Ngắn hạn, áp dụng
thường xuyên
Phạm vi
ảnh hưởng
Toàn bộ doanh
nghiệp
Từng bộ phận/
phòng/ ban
Vai trò Định hướng Chi tiết, cụ thể

3. Phân loại kế hoạch
c. Theo thời gian:

Kế hoạch dài hạn: 5 năm trở lên

Kế hoạch trung hạn: khoảng 3 năm

Kế hoạch ngắn hạn: dưới 1 năm

3. Phân loại kế hoạch
d. Theo mức độ áp dụng:

Kế hoạch sử dụng một lần: được áp dụng
một lần để giải quyết một vấn đề nào đó
trong một bối cảnh cụ thể

Kế hoạch thường trực: được dùng nhiều
lần để hướng dẫn các công việc lặp đi lặp

lại

4. Những yếu tố ảnh hưởng đến việc
hoạch định
a. Cấp quản lý

4. Những yếu tố ảnh hưởng đến việc
hoạch định
b. Độ bất ổn của môi trường
•
Môi trường có nhiều bất ổn, các kế hoạch
phải cụ thể nhưng linh hoạt, mang tính
định hướng cao
•
Khi độ bất ổn thấp, kế hoạch thường tỷ mỉ,
phức tạo và dài hạn

4. Những yếu tố ảnh hưởng đến việc
hoạch định
c. Chu kỳ kinh doanh của doanh nghiệp

4. Những yếu tố ảnh hưởng đến việc
hoạch định
c. Chu kỳ kinh doanh của doanh nghiệp

Giai đoạn 1: Mới hình thành: kế hoạch thời kỳ
này cần mềm dẻo, linh hoạt và mang tính định
hướng.

Giai đoạn 2: Tăng trưởng: mục tiêu được xác

định rõ hơn nên các kế hoạch có xu hướng
ngắn hạn và thiên về cụ thể.

4. Những yếu tố ảnh hưởng đến việc
hoạch định
c. Chu kỳ kinh doanh của doanh nghiệp
•
Giai đoạn 3: Chín muồi: Đây là giai đoạn
mà tính ổn định và tính dự đoán được của
doanh nghiệp là lớn nhất nên kế hoạch dài
hạn và cụ thể là thích hợp nhất.
•
Giai đoạn 4: Suy thoái: các kế hoạch lại
chuyển từ dài hạn sang ngắn hạn, từ cụ thể
sang định hướng.
d. Độ dài của các cam kết trong tương lai

5. Quy trình hoạch định
Nghiên cứu và dự báo (môi trường)
Thiết lập mục tiêu
Phát triển các tiền đề
Xây dựng các phương án thực hiện mục tiêu
Lựa chọn phương án tối ưu và ra quyết định
Đánh giá các phương án

II. Mục tiêu: Cơ sở của hoạch định
1. Khái niệm

Mục tiêu là kết quả mong muốn cuối
cùng của mỗi cá nhân, bộ phận và toàn

bộ tổ chức

Mục tiêu chỉ ra phương hướng cho tất
cả các quyết định quản trị và hình
thành nên những tiêu chuẩn đo lường
cho việc thực hiện trong thực tế

2. Phân loại mục tiêu
a. Theo mức độ cụ thể:

Mục tiêu chung: là các mục tiêu tổng quát
của tổ chức, là cơ sở cho các quyết định quản
trị và thường mang tính định tính.

Mục tiêu tác nghiệp: thường chỉ rõ điều kiện
mang tính định lượng, nó cũng chỉ rõ người
thực hiện và thời gian hoàn thành. Thậm chí,
nó con mang tính thường xuyên, có thể được
hoạch định hàng ngày, theo ca, theo giờ.

2. Phân loại mục tiêu
b. Theo biểu hiện:

2. Phân loại mục tiêu
c. Theo thời gian:
•
Mục tiêu ngắn hạn: là những mục tiêu mà tổ
chức cần đạt được trong thời gian rất ngắn
(thời hạn thường dưới 1 năm).
•

Mục tiêu trung hạn: đòi hỏi thời gian từ một
đến năm năm.
•
Mục tiêu dài hạn: thời gian dài hơn 5 năm,
có tính chất chiến lược trong dài hạn.

3. Thứ tự ưu tiên mục tiêu
•
Mục tiêu cấp bách: phải thực hiện ngay để
đảm bảo cho sự thành công của doanh nghiệp.
•
Mục tiêu quan trọng: mang tính sống còn, cần
thực hiện để làm cho công việc tốt hơn nhưng
nếu cần có thể trì hoãn một thời gian.
•
Mục tiêu nên theo đuổi: là những mục tiêu cần
thực hiện với mục đích làm công việc tốt hơn,
không cấp bách, không mang tính sống còn

4. Phương pháp thiết lập mục tiêu
a. Nguyên tắc thiết lập mục tiêu:
SMART(ER)
•
Specific : cụ thể
•
Measurable : đo lường được
•
Agreement (Achievable): đồng thuận, có thể đạt
được
•

Realistic : thực tế, khả thi
•
Time – framed : có thời hạn
•
Engagement: liên kết
•
Relevant: thích đáng

4. Phương pháp thiết lập mục tiêu
b. Xác lập mục tiêu theo kiểu truyền thống

4. Phương pháp thiết lập mục tiêu
b. Xác lập mục tiêu theo kiểu truyền thống

Nguyên tắc: Mục tiêu được đưa ra ở cấp cao nhất
và sau đó sẽ được phân chia thành các mục tiêu
nhỏ hơn để phân bổ cho các cấp dưới trong tổ
chức

Ưu điểm: Phương pháp này giả định các nhà quản
trị cấp cao hiểu rõ điều gì là tốt nhất cho tổ chức
=> Mỗi nhân viên sẽ nỗ lực làm việc để đạt được
mục tiêu đã đề ra trong phần trách nhiệm của họ.

Nhược điểm:

Mục tiêu chung chung, thiếu cụ thể

Mục tiêu bị mất đi tính đồng nhất và tính khách
quan xuyên suốt tổ chức

4. Phương pháp thiết lập mục tiêu
c. Thiết lập mục tiêu theo phương pháp
MBO (Quản lý bằng mục tiêu)

Khái niệm:

Quản trị theo mục tiêu là phương pháp
quản trị trong đó nhà quản trị và những
thuộc cấp cùng nhau thiết lập mục tiêu rõ
ràng. Những mục tiêu này được các thành
viên tự cam kết thực hiện và kiểm soát.

Trong MBO, mục tiêu không chỉ để quản lý
mà còn là động cơ thúc đẩy nhân viên.