Hoạt động văn phòng ở Ủy ban nhân dân

www.HanhChinhvn.com

Mục lục

Lời nói đầu
Chương I. khái quát về ubnd thị xà phú thọ và văn
phòng hđnd

ubnd thị xà phú thọ

I.Tổng quan về thị xà Phú Thọ ......................................................4
1. Về điều kiện tự nhiên ....................................................................4
2. Về kinh tế - xà hội.........................................................................4
II. Cơ cấu tổ chức, hoạt động và các mối quan hệ của UBND thị xÃ
Phú Thọ ...........................................................................................5
1. Cơ cấu tổ chức của UBND thị xà Phú Thọ .....................................5
2. Hoạt động của UBND thị xà Phú Thọ............................................6
3. Mối quan hệ công tác của UBND thị xà Phú Thọ với các tổ chức có
liên quan ...........................................................................................8
3.1. Đối với UBND tỉnh và các Sở, ngành liên quan ..........................8
3.2. Đối với Thị uỷ và các Ban của Thị uỷ .........................................8
3.3. Đối với HĐND, Thường trực HĐND, các Ban của HĐND thị xÃ
và Đoàn đại biểu HĐND tỉnh tại thị xà Phú Thọ ............................... 10
3.4. Đối với các phòng, ban, ngành trực thuộc UBND thị xà và UBND
các xÃ, phường .................................................................................. 11
3.5. Đối với Toà án nhân dân, Viện kiểm sát nhân dân và các cơ quan
ngành dọc của tỉnh. ........................................................................... 11
3.6. Đối với Uỷ ban MTTQ và các đoàn thể nhân dân ....................... 11
Chương ii. Tình hình hoạt động của văn phòng
hđnd

ubnd thị xà phú thọ

I. Cơ sở lý luận................................................................................. 10
1. Khái niệm Văn phòng ................................................................... 10

1


www.HanhChinhvn.com

2. Chức năng của Văn phòng............................................................. 10
3. Nhiệm vụ của Văn phòng .............................................................. 12
II. Tình hình hoạt động của Văn phòng HĐND - UBND thị xà Phú
Thọ ................................................................................................... 13
1. Nhiệm vụ của Văn phòng HĐND UBND thị xà ....................... 13
2. Cơ cấu tổ chức............................................................................... 15
3. Chế độ công tác, chức trách của từng cá nhân ............................... 15
4. Mối quan hệ công tác .................................................................... 23
4.1. Đối với lÃnh đạo HĐND và UBND thị xÃ. .................................. 23
4.2. Đối với Văn phòng UBND tỉnh Phú Thọ .................................... 23
4.3. Đối với các phòng, ban, ngành, xÃ, phường của thị xÃ. ............... 24
4.4. Đối với Văn phòng Thị uỷ .......................................................... 25
5. Một số hoạt động của Văn phòng HĐND-UBND thị xà ................ 26
5.1. Công tác tham mưu tổng hợp ...................................................... 24
5.2. Công tác hành chính tổ chức ...................................................... 26
5.3. Công tác hậu cần ........................................................................ 29
chương III. Đánh giá tình hình hoạt động và kiến
nghị nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn
phòng HĐND v UBND
1. Đánh giá tình hình hoạt động ....................................................... 31

2. Một số kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn
phòng HĐND-UBND thị xà Phú Thọ ................................................ 32
Kết luËn

2


www.HanhChinhvn.com

Lời nói đầu
Là đơn vị trực thuộc Bộ Nội vụ có nhiệm vụ đào tạo và bồi
dưỡng cán bộ, công chức Nhà nước, hàng năm Học viện Hành chính
Quốc gia tổ chức cho sinh viên chính quy chuyên ngành quản lý Nhà
nước đi thực tập nhằm tìm hiểu tổ chức, hoạt động của bộ máy nhà
nước và thể chế hành chính nhà nước; nắm vững chức năng, nhiệm vụ
của cơ quan; nhiệm vụ, quyền hạn của cán bộ, công chức trong cơ
quan, tổ chức nơi thực tập; trên cơ sở đó hiểu được nền hành chính nhà
nước nói chung. Bên cạnh đó vận dụng những kiến thức đà học vào
thực tế để rèn luyện các kỹ năng, nghiệp vụ quản lý hành chính; bổ
sung và nâng cao kiến thức đà được tiếp thu trong quá trình học lý
thuyết ở Học viện.
Thực hiện kế hoạch đào tạo của Học viện Hành chính Quốc gia,
thực hiện công văn số 999/HVHC-ĐT ngày 09 tháng 12 năm 2005, từ
ngày 4/4/2006 đến 4/6/2006 tôi đà đến thực tập tại UBND thị xà Phú
Thọ tỉnh Phú Thọ và được phân về Văn phòng HĐND-UBND thị xÃ.
Chúng ta đà biết hoạt động quản lý nói chung, là một hoạt động
đòi hỏi nhiều năng lực và tư duy trong đó chủ thể quản lý luôn có bộ
phận trợ giúp tuỳ theo quy mô tổ chức mà đó là một bộ máy hay một
cá nhân. Quản lý hành chính nhà nước là một hoạt động đặc biệt trong
đời sống xà hội. Nó được đặc trưng bởi hoạt động chấp hành và điều

hành giữa cơ quan cấp trên với cơ quan cấp dưới, giữa cá nhân lÃnh
đạo với những nhân viên trong nội bộ cơ quan. Mỗi cơ quan quản lý
hành chính Nhà nước thực hiện chức năng của mình trong khuôn khổ
nhiệm vụ quyền hạn thông qua những quyết định quản lý được thể
hiện thành những văn bản quản lý. Mặt khác mỗi cơ quan có vị trí nhất
định trong hệ thống hành chính và những mối quan hệ công tác với
bên ngoài. Do đó bộ máy trợ giúp của cơ quan quản lý hành chính Nhà

3


www.HanhChinhvn.com

nước là yếu tố được quan tâm như một điểm trọng tâm trong việc nâng
cao hiệu quả hoạt động của cả cơ quan.
Do thời gian và phạm vi tiếp cận công việc còn giới hạn nên
trong khuôn khổ của một Báo cáo thực tập; tôi xin đề cập đến hoạt
động của Văn phòng HĐND-UBND thị xà chủ yếu từ phương diện
nhiệm vụ của từng bộ phận trong Văn phòng, đặc biệt là công tác văn
thư - một khâu quan trọng trong hành chính tổ chức của cơ quan, cũng
là nơi tôi có điều kiện tiếp xúc công việc nhiều nhất; nhằm đưa lại
một cái nhìn tổng thể, khái quát về vị trí, chức năng, nhiệm vụ, ý nghĩa
hoạt động của Văn phòng đối với cơ quan cũng như chức năng của
Văn phòng nói chung trong hoạt động quản lý ở các cơ quan hành
chính Nhà nước.
Nội dung chính của Báo cáo bao gồm:
Chương I. Khái quát về UBND thị xà phú thọ và Văn phòng
HĐND-UBND thị xà Phú Thọ.
Chương II. Tình hình hoạt động của Văn phòng HĐND-UBND
thị xà Phú Thọ.

Chương III. Đánh giá tình hình hoạt động và kiến nghị nhằm
nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng HĐND - UBND.
Tôi xin chân thành cảm ơn Ban Đào tạo, các Thầy cô giáo
hướng dẫn Khoa Quản lý Nhà nước về Kinh tế; UBND, Văn phòng
HĐND-UBND thị xà Phú Thọ đà tạo điều kiện, giúp đỡ để tôi hoàn
thành báo cáo này.

4


www.HanhChinhvn.com

Chương i. khái quát về ubnd thị xà phú thọ và
văn phòng hđnd - ubnd thị xà phú thọ
I. Tổng quan về thị xà Phú Thọ
1. Về điều kiện tự nhiên.
Được thành lập năm 1903, thị xà Phú Thọ là đơn vị hành chính
lâu đời và là địa bàn kinh tế trọng điểm ở phía Tây Bắc của tỉnh Phú
Thọ. Với số dân xấp xỉ 63.000 người, thị xà Phú Thọ được xếp vào đô
thị loại 4 và đang tiến tới đạt tiêu chuẩn đô thị loại 3. Thị xà có 6 xÃ
vùng ngoại thị: Văn Lung, Hà Thạch, Hà Léc, Thanh Vinh, Thanh
Minh, Phó Hé vµ 4 ph­êng vïng nội thị: Hùng Vương, Trường Thịnh,
Âu Cơ, Phong Châu.
Về điều kiện tự nhiên: Thị xà có vị trí giao thông khá thuận lợi
cho phát triển kinh tế, giao thương với bên ngoài; đây là điều kiện để
phát triển công nghiệp và dịch vụ. Địa hình tương đối bằng phẳng, đất
đai thuận lợi cho canh tác, có điều kiện phát triển cả chăn nuôi lẫn
trồng trọt.
2. Về kinh tế - xà hội.
Về đặc điểm kinh tế - xà hội: Hoạt động kinh tế chủ yếu là công

nghiệp và dịch vụ. Năm 2005 tỷ trọng công nghiệp chiếm 43,5%, dịch
vụ chiếm 40% và nông lâm nghiệp chiếm 16,5% trong tổng sản phẩm
GDP của thị xÃ.
Bên cạnh những thành tựu trong kinh tế mà nổi bật là khu vực
công nghiệp, dịch vụ, lĩnh vực văn hoá - giáo dục, y tế của thị xà cũng
hết sức phát triển. Số trường học đạt chuẩn quốc gia không ngừng tăng
lên, số học sinh và giáo viên tăng hàng năm, đảm bảo ngày càng nâng
cao chất lượng dạy và học. Năm 2005 trường Cao đẳng Hùng Vương
được chuyển thành Đại học Hùng Vương.

5


www.HanhChinhvn.com

Các hoạt động văn hoá thông tin, tuyên truyền, phổ biến chương
trình, chính sách của Đảng và Nhà nước và các hoạt động văn hoá
được coi trọng và đạt hiệu quả tốt. Trong thời gian qua thị xà đà đưa
các hoạt động văn hoá về cơ sở và tiếp tục đẩy mạnh cuộc vận động
Toàn dân đoàn kết xây dựng đời sống văn hoá ở khu dân cư, tiến tới
triển khai đề án XÃ hội hoá các hoạt động văn hoá, giáo dục.
Về y tế, 10/10 xà phường có cơ sở y tế cơ sở, trên địa bàn thị xÃ
còn có nhiều bệnh viện phục vụ cho việc chăm sóc, khám chữa bệnh
cho nhân dân thị xà và từ các huyện khác chuyển xuống.
Trải qua một thời gian dài tồn tại và phát triển, chính quyền địa
phương không ngừng được kiện toàn và ngày càng phát huy cao độ
chức năng quản lý nhằm đẩy mạnh sự phát triển trong mọi lÜnh vùc
kinh tÕ-x· héi, gi÷ v÷ng trËt tù an ninh trên địa bàn.
II. Cơ cấu tổ chức, hoạt động và các mối quan hệ của UBND
thị xà Phú Thọ

1. Cơ cấu tổ chức.
Uỷ ban nhân dân (HĐND-UBND) thị xà được tổ chức, cơ cấu
căn cứ Luật Tổ chức HĐND và UBND ngày 26/11/2003; Cơ cấu tổ
chức bộ máy của UBND thÞ hiƯn nay nh­ sau:
Bé phËn th­êng trùc gåm:
Chđ tÞch UBND thị xÃ: Chịu trách nhiệm lÃnh đạo, quản lý, điều
hành chung và toàn diện các mặt các công tác, các hoạt động đối nội
và đối ngoại của UBND thị xÃ; Quyết định triệu tập và chủ toạ các kỳ
họp của Uỷ ban; bảo đảm việc chấp hành Hiến pháp, Pháp luật, các
Nghị định, Quyết định, Chỉ thị, Nghị quyết, các quy định, hướng dẫn
của Trung ương, tỉnh và thị xÃ; thực hiện nhiệm vụ và quyền hạn theo
Điều 127 của Luật tổ chức HĐND và UBND năm 2003.
Phó chủ tịch thường trực: Phụ trách về kinh tế bao gồm công
nghiệp, nông nghiệp, các doanh nghiệp sản xuất. Phó chủ tÞch phơ

6


www.HanhChinhvn.com

trách các lĩnh vực văn hoá xà hội. Các Phó chủ tịch giúp Chủ tịch chỉ
đạo từng lĩnh vực công tác được Chủ tịch phân công; chịu trách nhiệm
trước Chủ tịch, trước UBND thị xÃ, thay mặt Chủ tịch để giải quyết các
công việc được giao, thay mặt Chủ tịch để giải quyết các công việc
được giao, tham gia lÃnh đạo điều hành các mặt hoạt động chung của
Uỷ ban. Trực tiếp chỉ đạo kiểm tra, hướng dẫn, đôn đốc các phòng,
ban, ngành thuộc UBND thị xÃ, UBND các xÃ, phường trong việc tổ
chức thực hiện các Nghị quyết của HĐND thị xÃ, các Quyết định, Chỉ
thị của UBND thị, các chủ trương chính sách, pháp luật thuộc lĩnh vực
mình phụ trách; Trong trường hợp cần thiết cần có sự thảo luận quyết

định giữa các Phó chủ tịch hoặc xin ý kiến Chủ tịch.
Các thành viên khác của UBND thị xà theo sự quy định của
Chính phủ bao gồm:
Thành viên phụ trách công tác quốc phòng
Thành viên phụ trách công tác an ninh
Thành viên phụ trách công tác đất đai
Thành viên phụ trách công tác tổ chức
Thành viên phụ trách công tác phụ trách công tác văn phòng
Các Uỷ viên chịu trách nhiệm cá nhân trước UBND thị xà và
Chủ tịch UBND thị xà về hoạt động của lĩnh vực được phân công phụ
trách; có trách nhiệm tiếp dân, xét và giải quyết đơn thư khiếu nại tố
cáo theo thẩm quyền.
Các cơ quan chuyên môn giúp việc cho lÃnh đạo UBND được
quy định tại Điều 1 Quyết định 4003/2004/QĐ-UB của Uỷ ban nhân
dân tỉnh Phú Thọ về việc thành lập các phòng ban chuyên môn thuộc
UBND thị xà Phú Thọ căn cứ Luật Tổ chức HĐND và UBND ngày
26/11/2003; Nghị định số 172/12/2004/NĐ-CP ngày 29/9/2004 của
Chính phủ quy định tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc UBND
huyện, quận, thị xÃ, thành phố thuộc tỉnh; Nghị quyết của Hội đồng

7


www.HanhChinhvn.com

nhân dân tỉnh khoá XI, kỳ họp thứ ba và xét đề nghị của Giám đốc Sở
Nội vụ:
Thành lập các phòng chuyên môn trực thuộc UBND thị xà Phú
Thọ gồm:
1. Phòng Nội vụ - Lao động - Thương binh và xà hội

2. Phòng Tài chính - Kế hoạch
3. Phòng giáo dục
4. Phòng Văn hoá - Thông tin - Thể thao
5. Phòng Y tế
6. Phòng Tài nguyên và Môi trường
7. Phòng Tư pháp
8. Phòng Kinh tế
9. Phòng Quản lý đô thị
10. Thanh tra
11. Uỷ ban Dân số, Gia đình và Trẻ em
12. Văn phòng HĐND và UBND
Các cơ quan này thực hiện chức năng Quản lý Nhà nước ở địa
phương, chịu sự chỉ đạo quản lý về tổ chức, biên chế và công tác của
UBND thị xÃ. Giải quyết những công việc thuộc thẩm quyền theo quy
định của Bộ, ngành, phân cấp của UBND tỉnh, thị xÃ, quy chế tổ chức
và hoạt động của cơ quan và các văn bản Pháp luật có liên quan.
Trong đó Văn phòng HĐND-UBND thị xà là cơ quan giúp việc
mang tính tổng hợp và trực tiếp, phục vụ sự quản lý tập trung thống
nhất và sự chỉ đạo điều hành mọi mặt công tác của UBND thị xÃ.
2. Hoạt động của UBND thị xà Phú Thọ
UBND thị xà làm việc theo nguyên tắc tập trung dân chủ, tập
thể lÃnh đạo, cá nhân phụ trách trong từng lĩnh vực công tác được phân
công. UBND thị xà họp ít nhất 1 lần/tháng, thảo luận và quyết nghị

8


www.HanhChinhvn.com

từng vấn đề, dự án. Thảo luận tập thể và quyết định theo đa số vấn đề

sau:
Chương trình làm việc của UBND
Kế hoạch phát triển kinh tế xà hội, dự toán ngân sách, quyết
toán ngân sách hàng năm và quỹ dự trữ của địa phương trình HĐND
quyết định.
Kế hoạch đầu tư xây dựng các công trình trọng điểm ở địa
phương trình HĐND quyết định.
Kế hoạch huy động nhân lực tài chính để giải quyết các vấn đề
cấp bách của địa phương trình HĐND.
Các biện pháp thực hiện Nghị quyết HĐND về kinh tế xà hội
thông qua báo cáo UBND trước khi trình HĐND.
Đề án thành lập mới, sát nhập, giải thể các cơ quan chuyên môn
thuộc UBND và việc thành lập mới, nhập, chia, điều chỉnh địa giới
hành chính ở địa phương.
Hàng tuần, vào ngày thứ 2, Chủ tịch UBND thị xà giao ban với
các Phó chủ tịch để chuẩn bị nội dung hội nghị UBND, xử lý những
vấn đề còn vướng mắc, những việc mới phát sinh, các Phó chủ tịch báo
cáo nhanh kết quả công tác đà giải quyết trong tuần và những vướng
mắc thuọc lĩnh vực phụ trách, bàn công tác chỉ đạo điều hành tuần kế
tiếp.
Công tác thanh tra, kiểm tra việc thực hiện Chỉ thị, Quyết định
của UBND thị xÃ, chế độ đi cơ sở và tiếp dân, chế độ thông tin báo
cáo, sơ kết, tổng kết tuân theo quy định pháp luật hiện hành.
3. Các mối quan hệ công tác giữa UBND thị xà Phú Thọ với các
tổ chức có liên quan.
3.1. Đối với UBND tỉnh và các Sở, ngành liên quan.

9

www.HanhChinhvn.com

Uỷ ban nhân dân thị xà chịu sự lÃnh đạo trực tiếp và toàn diện
của UBND tỉnh, thực hiện đúng chế độ thỉnh thị, báo cáo kịp thời,
chính xác, toàn bộ hoạt động của UBND thị xà đối với tỉnh.
UBND thị xà thực hiện sự chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra và chấp
hành các quy định của các Sở, ngành của tỉnh, phối hợp giữa ngành và
cấp trong việc chỉ đạo, kiểm tra hoạt động của phòng, ban, đơn vị do
tỉnh quản lý trực tiếp đóng trên địa bàn, tích cực tranh thủ sự giúp đỡ
của các Sở, ngành tăng cường mối quan hệ và hợp tác giữa các đơn vị
của tỉnh với địa phương.
3.2. Đối với Thị uỷ và các Ban của Thị uỷ.
Uỷ ban nhân dân thị xà chịu sự chỉ đạo toàn diện của Thị uỷ.
Căn cứ vào các Nghị quyết của Trung ương, của tỉnh, của thị, UBND
thị xà chuẩn bị các đề án kinh tế - xà hội, an ninh quốc phòng được
Thị uỷ phân công; thể thế hoá các Nghị quyết của Thị uỷ thành văn
bản pháp quy ở địa phương để chỉ đạo thực hiện. Trong quá trình chỉ
đạo các mặt công tác của chính quyền, UBND thị xà phải liên hệ và
xin ý kiến lÃnh đạo của Thường trực, Ban Thường vụ Thị uỷ theo quy
chế làm việc của Thị uỷ theo quy chế làm việc của Thị uỷ và quy chế
làm việc của các Ban của Đảng để đảm bảo sự lÃnh đạo của Đảng
trong công tác chỉ đạo điều hành chung của thị xÃ.
3.3. Đối với HĐND, Thường trực HĐND, các Ban của HĐND
thị xà và Đoàn đại biểu HĐN tỉnh tại thị xà Phú Thọ.
UBND thị xà cùng với Thường trực HĐND chuẩn bị nội dung
các kỳ họp của HĐNS thị xÃ, chịu trách nhiệm và báo cáo công tác
trước HĐND thị xÃ. Các cuộc họp của UBND thị xà mời đại diện
Thường trực HĐND thị xà tham dự, những nội dung kỳ họp có liên
quan đến các Ban của HĐND thị xà mời Trưởng ban tham dự.
Đối với Đoàn đại biểu HĐND tỉnh tại thị xà Phú Thọ, UBND thị

xà cung cấp những thông tin cần thiết của thị xà cho đại biểu HĐND

10


www.HanhChinhvn.com

tỉnh, mời đại diện Đoàn đại biểu tỉnh tại thị xà dự các cuộc họp có liên
quan, trả lời chất vấn của cử tri khi có yêu cầu.
3.4. Đối với các phòng, ban, ngành trực thuộc UBND thị xà và
UBND các xÃ, phường.
UBND thị xà là cơ quan quản lý Nhà nước cấp trên trực tiếp của
các phòng, ban và UBND các xÃ, phường. Thực hiện sự lÃnh đạo quản
lý Nhà nước đối với toàn bộ hoạt động của các phòng, ban, ngành, các
xÃ, phường theo đúng quyền hạn, trách nhiệm và chế độ làm việc của
UBND thị xÃ.
Các thành viên UBND thị xà được phân công theo dõi toàn hoạt
động của một xÃ, phường có trách nhiệm tham dự các kỳ họp của
UBND xÃ, phường để nắm tình hình và kiểm tra việc thực hiện các Chỉ
thị, Nghị quyết, Quyết định của UBND thị xÃ.
3.5. Đối với Toà án nhân dân, Viện kiểm sát nhân dân và các cơ
quan ngành dọc của tỉnh.
Đối với các cơ quan trên, Chủ tịch UBND thị xà phối hợp chặt
chẽ trong công tác phòng chống tội phạm, công tác đấu tranh chống
tham nhũng, buôn lậu, lÃng phí ở địa phương, tham gia ý kiến trong
quá trình xem xét giải quyết những vụ việc phức tạp. Phối hợp với các
cơ quan ngành dọc của tỉnh thực hiện các nội dung công tác chuyên
môn của ngành phục vụ mục tiêu phát triển kinh tế - xà hội của thị xÃ.
3.6. Đối với Uỷ ban Mặt trân tổ quốc và các đoàn thể nhân dân.
UBND thị xà xây dựng quy chế phối hợp hoạt động và phân

công một đồng chí Phó chủ tịch chịu trách nhiệm quan hệ, tổ chức sự
phối hợp hoạt động giữa các cơ quan quản lý Nhà nước với Uỷ ban
MTTQ, các đoàn thể nhân dân, các tổ chức xà hội khác trong thị xÃ.
UBND thị xà tạo điều kiện thuận lợi để Uỷ ban MTTQ của thị
xà và các đoàn thể nhân dân khác tổ chức và động viên nhân dân tham
gia quản lý Nhà nước, quản lý xà hội.

11


www.HanhChinhvn.com

Chương ii. Tình hình hoạt động của văn phòng
hđnd

ubnd thị xà phú thọ

I. Cơ sở lý luận
1. Khái niệm về Văn phòng: Văn phòng là bộ máy của cơ quan,
tổ chức có trách nhiệm thu thập xử lý và tổng hợp thông tin phục vụ
cho sự điều hành của lÃnh đạo đồng thời đảm bảo các điều kiện vật
chất, kỹ thuật cho hoạt động chungcủa toàn cơ quan, tổ chức đó.
2. Chức năng của Văn phòng: Văn phòng có hai chức năng nổi
bật là chức năng tham mưu, tổng hợp và chức năng hậu cần.
Tham mưu là hoạt động tham vấn của văn phòng cho lÃnh đạo
cơ quan. Tham vấn là phát hiện ra vấn đề; đưa ra các giảI pháp để lÃnh
đạo lựa chọn. Tổng hợp là thống kê, xử lý thông tin phục vụ cho hoạt
động quản lý. Tổng hợp là để tham vấn dựa trên những thông tin đÃ
được xử lý.
Như vậy tham mưu, tổng hợp là hai hoạt động song song đồng

thời, tham mưu cần có sự tổng hợp và tổng hợp là để tham mưu. Đây là
chức năng đầu tiên và đặc trưng của văn phòng với tư cách là một bộ
phận trợ giúp đắc lực cho sự điều hành của lÃnh đạo.
Chức năng thứ hai gắn liền với hoạt động của văn phòng chính
là chức năng hậu cần. Chức năng này chính là sự đảm bảo các điều
kiện vật chất và kỹ thuật cho cơ quan hoạt động có hiệu quả nhất. Các
điều kiện vật chất như nhà cửa, phương tiện, trang thiết bị, tài chính
được sắp xếp, quản lý, phân phối và không ngừng được bổ sung để
cung cấp kịp thời, đầy đủ cho mọi nhu cầu hoạt động của cơ quan tổ
chức đó. áp dụng sao cho chi phí thấp nhất mà đạt hiệu quả cao nhất.
Trong đó văn phòng sẽ dựa trên khả năng tài chính để lập danh sách
hàng hoá cũng như nhu cầu trong tương lai; sau đó phân phèi s½p xÕp

12


www.HanhChinhvn.com

một cách hợp lý khoa học nhất các điều kiện vật chất kỹ thuật trên cơ
sở quy chế quản lý tài sản của cơ quan.
3. Nhiệm vụ của Văn phòng
Nhiệm vụ cụ thể của văn phòng để thực hiện tốt hai chức năng
trên bao gồm 3 mảng chính:
Thứ nhất là công tác tham mưu tổng hợp:
Xây dựng chương trình công tác, bố trí sắp xếp chương trình
làm việc cho lÃnh đạo cũng như cơ quan theo tháng, quý, năm.
Thu thập, xử lý, quản lý và tổ chức sử dụng thông tin để từ đó
tổng hợp, báo cáo. Thực hiện nhiệm vụ tư vấn văn bản cho thủ trưởng,
về nội dung và thể thức. Ghi chép, quản lý hồ sơ tài liệu của các phiên
họp của cơ quan.

Thứ hai là công tác hành chính - tổ chức:
Thực hiện công tác văn thư, lưu trữ; giải quyết các văn bản, tờ
trình. Quản lý, tổ chức công tác nhân sự nội bộ cơ quan.
Tổ chức giao tiếp, đối nội, đối ngoại, giúp cơ quan, tổ chức
trong công tác thư từ, tiếp dân, giữ vai trò là cầu nối giữa cơ quan sở
tại với cơ quan, tổ chức khác. Thường xuyên kiện toàn bộ máy, xây
dựng đội ngũ công chức văn phòng. Tổ chức công tác thi đua khen
thưởng.
Thứ ba chính là công tác hậu cần:
Mua sắm trang thiết bị, xây dựng cơ bản; sửa chữa quản lý cơ sở
vật chất, kỹ thuật, phương tiện làm việc, nhà khách.
Tổ chức và thực hiện công tác y tế, bảo vệ sức khoẻ; bảo vệ trật
tự, an toàn cơ quan.
Từ đây có thể thấy hoạt động của văn phòng đà giải phóng cho
lÃnh đạo khỏi tình trạng sự vụ không đáng có, bảo đảm sự hoạt động
đồng bộ, thống nhất; đảm bảo hoạt động tuân thủ pháp luật, giữ vững

13


www.HanhChinhvn.com

kỷ luật, kỷ cương; giữ được vai trò là đầu mối trong quan hệ công tác
với cấp trên, cấp dưới, với các cơ quan, tổ chức khác.
II. Tình hình hoạt động của Văn phòng HĐND-UBND thị xÃ
Phú Thọ
1. Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng HĐND-UBND thị
xà Phú Thọ
Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng HĐND-UBND thị xà Phú
Thọ được quy định tại văn bản Quy định chức năng, nhiệm vụ, mối

quan hệ làm việc của Văn phòng HĐND-UBND thị xà Phú Thọ ngày
31 tháng 5 năm 2004 và Quyết định số 570/QĐ-UB ngày 08 tháng 6
năm 2004 của UBND thị xà Phú Thọ.
Theo đó Văn phòng HĐND-UBND thị xà Phú Thọ là bộ máy
làm việc của HĐND và UBND thị xà có chức năng tham mưu, tổng
hợp, hành chính quản trị. Phục vụ sự lÃnh đạo, chỉ đạo và điều hành
các mặt công tác của HĐND-UBND thị xà đảm bảo tính thống nhất,
liên tục và hiệu quả.
Những nhiệm vụ mà Văn phòng HĐND-UBND bao gồm:
Xây dựng các chương trình làm việc của UBND và chủ tịch
UBND thị xÃ; giúp Thường trực HĐND-UBND thị xá tổ chức thực
hiện chương trình làm việc đà đề ra của HĐND-UBND thị xÃ.
Chuẩn bị trình các kỳ họp HĐND các báo cáo của UBND thị xÃ;
tổ chức soạn thảo các văn bản do lÃnh đạo UBND thị xà giao.
Giúp HĐND, Thường trực HĐND-UBND thị xà theo dõi, đôn
đốc các cơ quan chuyên môn thuộc UBND cùng cấp, HĐND-UBND
cấp dưới trong việc chuẩn bị các văn bản (bao gồm dự thảo văn bản
pháp quy, các chuyên đề kinh tế -xà hội, văn hoá, y tế, giáo dục, quốc
phòng, an ninh và các vấn đề khác) và tham gia ý kiến về nội dung
trong quá trình soạn thảo các văn bản đó để HĐND, Thường trực
HĐND-UBND thị xà xem xét, quyết định.
14


www.HanhChinhvn.com

Kiểm tra thủ tục chuẩn bị các văn bản của các cơ quan chuyên
môn thuộc UBND cùng cấp và UBND cấp dưới trình UBND thị xÃ
quyết định hoặc để UBND trình cấp có thẩm quyền quyết định.
Bảo đảm việc thu thập, cung cấp thông tin, xử lý thông tin được

thường xuyên, kịp thời, chính xác phục vụ cho công tác chỉ đạo của
HĐND, Thường trực HĐND-UBND, các Ban của HĐND, thực hiện
chế độ thông tin báo cáo lên các cơ quan Nhà nước cấp trên theo quy
định.
Phối hợp với các cơ quan chức năng tổ chức, triển khai thực hiện
các văn bản quy phạm pháp luật các nghị quyết, quyết định của
HĐND-UBND thị xÃ, của cơ quan Nhà nước cấp trên.
Phục vụ kỳ họp HĐND và các phiên họp, làm việc của UBND;
Thường trực HĐND, Chủ tịch UBND, các Ban của HĐND thị xà với
các cơ quan chuyên môn, cơ quan đoàn thể nhân dân với Chủ tịch
HĐND-UBND xÃ, phường.
Quản lý hồ sơ, tài liệu hoạt động của các kỳ họp HĐND, phiên
họp của UBND và Chủ tịch UBND thị xÃ.
Hướng dẫn, kiểm tra các cơ quan chuyên môn thuộc HĐND;
Văn phòng HĐND-UBND cấp xÃ, phường thực hiện công tác văn thư,
lưu trữ và nghiệp vụ văn phòng theo quy định.
Bảo đảm các điều kiện, phương tiện làm việc cho HĐND,
Thường trực HĐND, các Ban của HĐND-UBND, lÃnh đạo UBND thị
xÃ.
Chủ trì hoặc phối hợp với thanh tra thị xà giúp Thườngtrực
HĐND và UBND thị xà trong việc tổ chức tiếp dân và tiếp nhận giải
quyết đơn thư khiếu nại, tố cáo của công dân theo quy định của pháp
luật.
Quản lý tài chính, tài sản của Văn phòng HĐND-UBND thị xÃ
được giao theo quy định.

15


www.HanhChinhvn.com

Thực hiện các nhiệm vụ về các lĩnh vực công tác dân tộc, tôn
giáo, ngoại vụ, thường trực thi đua khen thưởng, và các nhiệm vụ khác
do Thường trực HĐND thị xà giao.
Thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về y tế trên địa bàn thị xÃ
theo Nghị định số 12/2001/NĐ-CP ngày 27 /3/ 2001 của Chính phủ và
Thông tư liên tịch số 20/2001/TT-NT-BTCCBCP-BYT ngày 27/4/2001
của Ban Tổ chức Chính phủ và Bộ Y tế.
Thực hiện quản lý bộ phận tiếp nhận và trả kết quả giải quyết
của tổ chức, cá nhân theo cơ chế một cửa trên địa bàn thị xà theo
Quyết định số 4135/QĐ-UB ngày 09/12/2003 của UBND tỉnh Phú Thọ
và Quyết định số 570/QĐ-UB của UBND thị xà Phú Thọ.
2. Cơ cấu tổ chức
Văn phòng HĐND-UBND thị xà Phú Thọ bao gồm 01 Chánh
văn phòng, 01 phó văn phòng, 01 Thường trực Hội đồng thi đua khen
thưởng, 01 nhân viên văn thư, 01 nhân viên phòng máy, 01 nhân viên
kế toán, 01 nhân viên thủ quỹ, 01 nhân viên tạp vụ, 02 lái xe, 03 bảo
vệ.
3. Chế độ công tác, chức trách của từng cá nhân
Chế độ công tác: Văn phòng HĐND-UBND thị xà là một tổ
chức thống nhất làm việc theo chế độ thủ trưởng, đề cao trách nhiệm
của từng cá nhân.
Chức trách của từng cá nhân:
3.1. Chánh văn phòng
Chánh văn phòng là người lÃnh đạo và điều hành mọi hoạt động
của Văn phòng, tổ chức thực hiện các nhiệm vụ của Văn phòng (đÃ
nêu ở trên) theo đúng luật pháp nhà nước, được lÃnh đạo UBND thị xÃchủ tài khoản thứ nhất cơ quan UBND thị xÃ, uỷ nhiệm làm chủ tài
khoản thứ 2 cơ quan UBND thị xÃ.

16

www.HanhChinhvn.com

Giúp Thường trực HĐND và chủ tịch UBND thị xà xây dựng
chương trình công tác của HĐND, Thường trực HĐND và UBND thị
xÃ. Tổng hợp xây dựng báo cáo năm của UBND thị xÃ.
Dự, ghi biên bản các cuộc họp của Thường trực HĐND và
UBND thị xÃ, chịu trách nhiệm về nội dung và kỹ thuật văn bản sau
khi đà được Chủ tịch, Phó chủ tịch HĐND-UBND thị xà kết luận trong
hội nghị hoặc trong các buổi làm việc.
Khi được Chủ tịch, Phó chủ tịch HĐND-UBND thị xà uỷ nhiệm
truyền đạt các chủ trương của HĐND-UBND thị xà cho các phòng,
ban, ngành, các xÃ, phường thực hiện và kiểm tra, đôn đốc thực hiện
chủ trương đó.
Quản lý và chịu trách nhiệm về phát hành tất cả các văn bản của
HĐND-UBND thị xÃ, khi cần thiết yêu cầu các phòng, ban, xÃ,
phường cung cấp tài liệu, báo cáo thông tin cho HĐND-UBND thị xÃ.
Trả lại và hướng dẫn các ngành, các cấp những đề án văn bản chưa
đúng quy chế, chưa đạt yêu cầu, không hợp lệ hoặc không thuộc thẩm
quyền giải quyết của HĐND-UBND thị xÃ.
Phối hợp với thanh tra thị xà giúp Thường trực HĐND- UBND
thị xà trong tổ chức tiếp dân, tiếp nhận và giải quyết đơn thư khiếu nại,
tố cáo của công dân theo đúng quy định của luật pháp.
Thừa lệnh của Thường trực HĐND- UBND thị xà ký kết luận
thông báo của Chủ tịch (Phó chủ tịch thay mặt Chủ tịch) HĐNDUBND thị xà đối với mét sè c«ng viƯc cơ thĨ, ký giÊy giíi thiƯu, các
công văn hành chính giao dịch, giấy mời họp của HĐND-UBND thị
xÃ, được ký vào các văn bản trình Chủ tịch, các Phó chủ tịch HĐNDUBND thị xà ký.
Trực tiếp quản lý bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả theo cơ
chế một cửa của UBND thị xÃ.

17


www.HanhChinhvn.com

Quản lý và chịu trách nhiệm về hiệu quả sử dụng cán bộ, nhân
viên trong Văn phòng theo chế độ. Tổ chức thực hiện đầy đủ các chính
sách, chế độ cho công chức, viên chức văn phòng, chăm lo đời sống
vật chất, tinh thần và nâng cao trình độ của cán bộ, nhân viên văn
phòng.
3.2. Phó văn phòng
Phụ trách hành chính quản trị, giúp Chánh văn phòng bảo đảm
các điều kiện vật chất phục vụ cho sự hoạt động của Thường trực
HĐND- UBND, các phòng ban chuyên môn của UBND thị xà tiến
hành bình thường, liên tục và hiệu quả.
Thay thế điều hành hoạt động cuả Văn phòng HĐND-UBND thị
xà thực hiện nhiệm vụ của Quyền Chánh văn phòng trong thời gian
Chánh văn phòng đi vắng.
Khi có công văn mời họp của Thường trực HĐND- UBND thị
xÃ, khách đến làm việc với Thường trực HĐND-UBND thị xÃ, các
phòng ban của HĐND-UBND thị xÃ, chủ động chỉ đạo bộ phận phục
vụ bố trí phòng họp, nơi ăn, nghỉ cho đại biểu theo đúng quy định và
sự chỉ đạo của Thường trực HĐND, lÃnh đạo UBND thị xÃ.
Chịu trách nhiệm quản lý chặt chẽ đúng nguyên tắc, chế độ về
các điều kiện vật chất phục vụ cho hoạt động của cơ quan như văn
phòng phẩm: giấy mực in, đánh máy, xăng dầu, vật rẻ mau hỏng, quản
lý phòng khách, nhà ăn, hội trường, phòng họp, điện nước, mua sắm
phương tiện, trang thiết bị cho cơ quan theo ý kiến chỉ đạo của lÃnh
đạo đảm bảo chất lượng, tiết kiệm.

Giúp Chánh văn phòng đề xuất tham mưu từng bước xây dựng
nơi ở, nơi làm việc trang bị tài sản cho các phòng ban đổi mới khang
trang đảm bảo chất lượng, thẩm mỹ và hiệu quả.
Lập kế hoạch, dự trù kinh phí các hội nghị trình lÃnh đạo phê
duyệt tổ chức quản lý, kiểm tra thanh quyết toán chế đội sinh hoạt

18


www.HanhChinhvn.com

trong các hội nghị, tiếp khách sau khi có ý kiến chỉ đạo của lÃnh đạo
HĐND-UBND thị xÃ.
Trực tiếp điều hành xe ô tô và phương tiện công cộng cho lÃnh
đạo HĐND-UBND thị xà theo kế hoạch và chỉ đạo.
Theo dõi công tác tôn giáo thị xÃ: Phối hợp với các ngành chức
năng, nắm bắt tình hình chương trình công tác, tham mưu đề xuất với
lÃnh UBND trong quản lý nhà nước về hoạt động tôn giáo trên địa bàn
thị xà theo đúng đường lối của Đảng, chính sách pháp luật của Nhà
nước.
Chủ động theo dõi, nắm tình hình hoạt động và kết quả hoạt
động các lĩnh vực kinh tế- văn hoá, xà hội, an ninh, quốc phòng tổng
hợp báo cáo tình hình định kỳ hàng tháng, hàng quý. Được nghe
truyền đạt (hoặc cung cấp tài liệu) về các chủ trương, chính sáchcủa
Đảng và Nhà nước cần thiết cho công tác. Được tham dự các hội nghị
do HĐND-UBND thị xà tổ chức.
Được Chánh văn phòng giao phụ trách các công việc khác khi
cần thiết, ký thay Chánh văn phòng các công văn để đôn đốc, nhắc nhở
các phòng, ban, ngành, xÃ, phường chuẩn bị thông tin, báo cáo phục vụ
cho HĐND-UBND thị xÃ.

Theo dõi quản lý nhà nước về y tế trên địa bàn thị xÃ; phối hợp
với thường trực thi đua khen thưởng thị xà để tiếp cận nắm bắt về công
tác thi đua khen thưởng thị xÃ.
3.3. Kế toán
Chịu trách nhiệm thực hiện nghiêm chỉnh chế độ kế toán, chế độ
thông tin báo cáo của Nhà nước ban hành.
Tham mưu cho lÃnh đạo HĐND-UBND thị xÃ, lÃnh đạo văn
phòng trong việc kiểm tra giám sát việc chấp hành các chế độ quản lý
tài chính, sử dụng chi tiêu hợp lý, tiết kiệm đạt hiệu quả đáp ứng yêu
cầu công tác.

19


www.HanhChinhvn.com

Hàng tháng, quý, năm lập kế hoạch tài chính, thanh quyết toán
đúng thời gian, thực hiện quản lý tài sản cơ quan, kiểm kê theo quy
định của Nhà nước.
Hướng dẫn thđ q vỊ nhiƯm vơ cËp nhËt chøng tõ, sỉ sách, chế
độ kiểm kê kho quỹ, chế độ báo cáo kho quỹ.
Theo dõi, tập hợp và quản lý chứng từ dứt điểm (kể cả chứng từ
chưa quyết toán). Trực tiếp giúp Phó văn phòng phụ trách cơ sở vật
chất, theo dõi quản lý tài sản cơ quan, đối chiếu theo dõi xăng, dầu,
giấy,mực in... theo mức khoán và thực tế sử dụng để thanh toán đúng,
đủ, chặt chẽ. Ngày 05 hàng tháng báo cáo cụ thể với lÃnh đạo cơ quan
và Chánh văn phòng về thực trạng tài khoản (cân đối thu chi, công nợ).
3.4. Thủ quỹ, thủ kho, cấp d­ìng.
Më sỉ s¸ch theo dâi thu, chi cËp nhËt theo đúng chế độ và
nguyên tắc chỉ chi xuất quỹ khi có chữ ký của kế toán và chủ tài

khoản. Trường hợp đột xuất phải báo cáo ngay sau đó và hoàn chỉnh
kịp thời thủ tục theo nguyên tắc, quản lý quỹ.
Thực hiện việc mua sắm theo kế hoạch đà được duyệt, và dưới
sự chỉ đạo của Phó văn phòng phụ trách quản trị. Chủ động tham mưu
đề xuất cho thay thế vật rẻ, mau hỏng, phương tiện khác để đáp ứng
yêu cầu hoạt động của cơ quan.
Quản lý tài sản, vật tư, tiền mặt theo nguyên tắc theo những
công nợ cụ thể được phân công, nếu hư hao tổn thất phải bồi thường và
bị xử lý theo quy chế.
Công tác cấp dưỡng đựơc thực hiện dưới sự phê duyệt tiêu chuẩn
của lÃnh đạo, phục vụ tốt hội nghị HĐND, UBND thị xà triệu tập và
những yêu cầu đột xuất của cơ quan. Đảm bảo đủ tiêu chuẩn, chất
lượng, báo cáo thanh quyết toán kịp thời.

20


www.HanhChinhvn.com

Quản lý tài sản trang bị cho nhà ăn của HĐND, UBND thị xÃ, sử
dụng đúng mục đích, không tự ý cho thuê, cho mượn khi chưa có ý
kiến của lÃnh đạo Văn phòng.
3.5. Nhân viên văn thư, lưu trữ.
Giúp Chánh văn phòng tổ chức, quản lý việc tiếp nhận công văn
giấy tờ, báo cáo đến và đi đúng thể thức quy định và phân phối nhanh
chóng đến đúng người có trách nhiệm giải quyết; Các nhu cầu lưu và
khai thác tài liệu lưu trữ, thực hiện nghiêm quy chế bảo mật.
Quản lý chặt chẽ thủ tục hành chính đảm bảo thể thức văn bản
của HĐND-UBND thị xà khi phát hành và các văn bản của phòng,
ban, ngành gửi đến TT-HĐND và UBND thị xÃ.

Thường trực hướng dẫn khách đến làm việc với HĐND-UBND
và các phòng, ban chức năng. Giúp chánh văn phòng thực hiện công
tác ngoại vụ, theo dõi quản lý đoàn khách ra vào cơ quan theo quy
định của pháp luật.
Đảm bảo thông tin liên lạc thường xuyên, kịp thời, chính xác.
Thực hiện tốt các quy định về giữ gìn bí mật, quản lý tài sản và
con dấu chặt chẽ đúng nguyên tắc và thẩm quyền.
Tổ chức thu thập, chỉnh lý và bảo quản hồ sơ lưu trữ của HĐND
và UBND thị xà theo đúng pháp lệnh.
3.6. Thường trùc thi ®ua khen th­ëng:
Th­êng trùc thi ®ua khen th­ëng có nhiệm vụ theo dõi công tác
thi đua căn cứ trên các bản đăng ký thi đua của các phòng ban, đơn vị
sự nghiệp trên địa bàn thị xÃ.
3.7. Nhân viên phòng máy
Đảm bảo việc đánh máy, in sao tài liệu kịp thời, chính xác, đủ
số lượng, trình bày khoa học, đảm bảo kỹ, mỹ thuật và mức độ bí mật
của công văn, tài liệu đi và đến.

21


www.HanhChinhvn.com

Có sổ sách theo dõi hàng ngày các tài liệu in sao, đánh máy kể
cả số lượng bản để theo dõi, đối chiếu, tra cứu khi cần thiết. Tự dõi vào
sổ số sao lục văn bản hàng năm.
Quản lý tốt máy vi tính, máy phô tô, vật tư (giấy, mực) một cách
tiết kiệm và đúng nguyên tắc, hàng tháng đối chiếu thực tế để làm cơ
sở quyết toán. Nếu có sự cố mày vi tính, máy phô tôphải kịp thời
báo cáo lÃnh đạo Văn phòng cho hướng giải quyết.

3.8. Nhân viên phục vụ
Phục vụ tốt điều kiện làm việc của lÃnh đạo HĐND-UBND thị
xÃ, phục vụ tốt các hội nghị, các cuộc họp, làm việc đón tiếp khách
của lÃnh đạo HĐND-UBND thị xà và Văn phòng.
Quản lý giữ gìn vệ sinh tài sản được trang bị cho hội trường,
phòng họp, phòng khách, nhà khách. Chủ động tham mưu đề xuất với
lÃnh đạo văn phòng trang bị, thay thế bổ xung, nâng cấp tài sản để
phục vụ tốt cho yêu cầu công tác của cơ quan.
Sẵn sàng đảm nhận việc đánh máy, trực văn thư khi được phân
công của lÃnh đạo văn phòng.
Theo dõi đôn đốc bảo vệ cơ quan làm vệ sinh và chăm sóc cây
cảnh trong cơ quan, giúp lÃnh đạo Văn phòng kiểm tra đôn đốc các
phòng ban UBND thực hiện công tác vệ sinh nội vụ.
3.9. Nhân viên lái xe
Thực hiện nghiêm lệnh điều xe của lÃnh đạo Văn phòng. Đảm
bảo an toàn về người và tài sản, đảm bảo xe thường xuyên sạch khi đưa
đón lÃnh đạo cơ quan đi công tác.
Mỗi lái xe phải có sổ theo dõi lịch trình xe để kiểm tra đối chiếu
cuối tháng làm cơ sở cho việc quyết toán tiền xăng.
Thường xuyên bảo quản, bảo dưỡng, kiểm tra kịp thời phát hiện
hư hỏng xe để báo cáo lÃnh đạo giải quyết. Trường hợp giải quyết trên

22


www.HanhChinhvn.com

đường đi công tác phải báo cáo lại ngay sau khi thùc hiƯn hiƯn xong
nhiƯm vơ.
Kh«ng tù ý sư dơng xe khi chưa có lệnh điều động của lÃnh đạo

cơ quan và Văn phòng. Chủ động đề xuất để giải quyết kịp thời, đủ thủ
tục quy định của nhà nước về lưu hành xe. Chấp hành một số công việc
khác do lÃnh đạo Văn phòng phân công.
3.10. Tổ bảo vệ
Chịu trách nhiệm phân công ca, kíp trực đảm bảo người trực
24/24 giờ tại cơ quan. Bảo vệ tuyệt đối an toàn tài sản cở quan trong
phạm vi trách nhiệm được quan tâm.
Giữ gìn bí mật về kho tàng, cơ sở vật chất của cơ quan.
Đảm bảo thực hiện nội quy cơ quan, kịp thời phát hiện những
biểu hiện xấu, tự ý ra bào cơ quan, vi phạm về môi trường vệ sinh cơ
quan. Nêu cao ý thức cảnh giác, nhiệt tình trách nhiệm, liên hệ chặt
chẽ cới cơ quan công an để hợp đồng tác chiến khi cần thiết.
Kịp thời báo cáo lÃnh đạo văn phòng xử lý những tình huống
phát sinh trong khi làm nhiệm vụ, không tự ý giải quyết công việc
ngoài nhiệm vụ được phân công bảo bệ cơ quan.
Thực hiện đúng thẩm quyền, nhiệm vụ, chức trách của bảo vệ
theo quy định của pháp luật.
Thứ 6 hàng tuần, tổ trưởng bảo vệ phản ánh tình hình an ninh
trật tự cơ quan với lÃnh đạo Văn phòng.
Các bộ phận trên có sự phối hợp chặt chẽ đảm bảo sự hoạt động
liên tục, thống nhất nhằm thực hiện chức năng nhiệm vụ chung của
khối Văn phòng trong cơ cấu các phòng ban của UBND thị xÃ.
4. Mối quan hệ công tác
4.1. Đối với lÃnh đạo HĐND và UBND thị xÃ.
Văn phòng HĐND - UBND thị xà tham mưu, giúp việc trực tiếp
hàng ngày cho đồng chí chủ tịch và các phó chủ tịch HĐND và UBND

23

www.HanhChinhvn.com

thị xà về từng lĩnh vực công tác. Được đồng chí Chủ tịch, Phó chủ tịch
giao cho giải quyết xử lý công việc thì cá nhân CBCNV Văn phòng
phải chịu trách nhiệm trước đồng chí đó về công việc được giao.
Thường xuyên tổng hợp báo cáo và phát hiện đề xuất những vấn
đề cần giải quyết với Chủ tịch HĐND và UBND thị xÃ.
Được lÃnh đạo UBND thị xà nhận xét về công tác văn phòng
trong kỳ họp 6 tháng, tổng kết 1 năm.
4.2. Đối với Văn phòng UBND tỉnh Phú Thọ.
Văn phòng HĐND-UBND tỉnh là cơ quan chuyên môn, bộ máy
giúp việc của Uỷ ban nhân dân tỉnh; có chức năng giúp Uỷ ban nhân
dân tỉnh điều hoà, phối hợp các hoạt động chung của các Sở, UBND
cấp huyện, là đầu mối quan hệ công tác để trao đổi giúp đỡ về nghiệp
vụ, cung cấp thông tin phục vụ lÃnh đạo và trao đổi kinh nghiệm trong
công tác văn phòng.
Văn phòng HĐND-UBND thị xà có trách nhiệm cung cấp thông
tin, báo cáo định kỳ tình hình hoạt động của HĐND và UBND thị xÃ,
tình hình kinh tế- xà hội của thị xà cho Văn phòng HĐND và Văn
phòng UBND tỉnh.
4.3. Đối với các phòng, ban, ngành, xÃ, phường của thị xÃ.
Văn phòng HĐND-UBND thị xà là bộ máy làm việc của HĐND
và UBND thị xÃ, phục vụ trực tiếp sự chỉ đạo, điều hành của HĐND và
UBND thị xÃ, hoạt động theo quy chế làm việc của HĐND và UBND
thị xà và nội quy làm việc của Văn phòng UBND thị xÃ. Thừa lệnh
Chủ tịch và các Phó chủ tịch HĐND và UBND thực hiện một số nhiệm
vụ thẩm quyền riêng.
Văn phòng HĐND và UBND thị xà phối hợp với các phòng,
ban, ngành các tổ chức quần chúng ở thị xÃ, đề xuất với HĐND thị,
UBND thị những vấn đề có liên quan, nhằm triển khai thực hiện các

24


www.HanhChinhvn.com

nghị quyết của HĐND, quyết định, chỉ thị của UBND thị xà đạt kết
quả.
4.4. Đối với Văn phòng Thị uỷ
Văn phòng HĐND và UBND thị xà có sự phối hợp chặt chẽ với
Văn phòng Thị uỷ để lập chương trình công tác, nhằm đảm bảo
chương trình công tác giữa Thường trực Thị uỷ, Ban thường trực Thị
uỷ với HĐND và UBND thị xà một cách tập trung, thống nhất.
Giữa 2 văn phòng có sự trao đổi, thông báo cho nhau về những
chủ trương, chính sách lớn, những vấn đề có liên quan nhằm đáp ứng
yêu cầu lÃnh đạo, chỉ đạo, điều hành của TT Thị uỷ, Ban thường vụ Thị
uỷ và HĐND-UBND thị xÃ.
Văn phòng HĐND và UBND thị xà phối hợp với Văn phòng Thị
uỷ tổ chức nghe báo cáo của các phòng, ban nhằm phục vụ cho việc
chuẩn bị báo cáo của Thị uỷ, HĐND và UBND và báo cáo tỉnh.
5. Một số hoạt động cụ thể
5.1. Công tác tham mưu, tổng hợp
Công tác tham mưu, tổng hợp của Văn phòng đối với lÃnh đạo
HĐND-UBND thị xà được thực hiện thông qua những nhiệm vụ của
lÃnh đạo Văn phòng mà trực tiếp là Chánh văn phòng và Phó văn
phòng.
Chánh văn phòng trực tiếp xây dựng lịch làm việc theo Hàng
tuần, tháng, quý, năm. Về hoạt động thu thập, xử lý, quản lý và tổ chức
sử dụng thông tin để từ đó tổng hợp, báo cáo, thực hiện nhiệm vụ tư
vấn văn bản cho thủ trưởng, Chánh, Phó văn phòng làm việc theo quy

định pháp lý về chế độ ban hành văn bản như sau
- Văn bản thuộc thẩm quyền của UBND thị xÃ:
Sau khi các phòng, ban, đơn vị chuẩn bị xong dự thảo văn bản
của UBND (văn bản pháp quy có sự tham gia của phòng Tư pháp, ý
kiến của Viện kiểm sát nhân dân trước khi trình UBND thị), Văn

25