Thực trạng hoạt động chứng thực trên địa bàn huyện Tuyên Hóa, tỉnh Quảng Bình

Lời Cảm Ơn
Để hoàn thành khóa luận này, trước
hết tôi xin chân thành cảm ơn quý thầy
cô giáo đã và đang công tác tại Khoa
Luật - Đại học Huế đã dìu dắt, dạy dỗ tôi
trong suốt thời gian qua, 4 năm học tập
trên giảng đường Đại học. Đặc biệt, tôi
xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc đến
Giảng viên, Thạc só Trần Việt Dũng đã
quan tâm hướng dẫn, chỉ bảo và giúp
đỡ tôi hoàn thành khóa luận này.
Tôi cũng xin gửi lời cảm ơn chân
thành đến các cô chú, anh chò đang công
tác tại Phòng Tư pháp huyện Tuyên Hóa,
tỉnh Quảng Bình đã tạo mọi điều kiện tốt
nhất, cung cấp các số liệu, tài liệu cần
thiết góp phần giúp tôi hoàn thành đề
tài nghiên cứu.
Và mặc dù đã có nhiều cố gắng
trong nghiên cứu, tìm tòi tài liệu, nhưng do
kiến thức còn nhiều hạn chế, kinh nghiệm
chưa nhiều, cho nên sẽ không thể tránh
khỏi những sai sót. Kính mong nhận được
sự quan tâm, góp ý của các thầy cô,
bạn bè để tôi có thể hoàn thiện hơn bài
làm của mình, cũng như góp phần làm
cho đề tài có giá trò hơn trong thực tiễn.
Huế, ngày 10 tháng 02
năm 2013
Sinh viên thực hiện
Hồ Thò Hồng Hạnh

MỤC LỤC
A. PHẦN MỞ ĐẦU 5
1. Tính cấp thiết của đề tài 5
2. Mục đích nghiên cứu đề tài 6
3. Ý nghĩa của đề tài 7
4. Phạm vi nghiên cứu 7
5. Phương pháp nghiên cứu 7
6. Bố cục của đề tài 8
B. PHẦN NỘI DUNG 9
CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA HOẠT ĐỘNG CHỨNG THỰC 9
1.1. Lịch sử hình thành và phát triển của hoạt động chứng thực 9
1.2. Khái niệm và vai trò của hoạt động chứng thực 13
1.3. Phân biệt hoạt động cơng chứng và chứng thực 16
1.4. Thẩm quyền và trách nhiệm thực hiện hoạt động chứng thực 20
1.5. Chứng thực hợp đồng, giao dịch 22
1.5.1. Chứng thực hợp đồng đã được soạn thảo sẵn 24
1.5.2. Chứng thực hợp đồng do người thực hiện chứng thực soạn thảo giúp hoặc
theo mẫu 29
1.5.3. Chứng thực văn bản khai nhận di sản 30
1.6. Chứng thực bản sao từ bản chính 31
1.6.1. Quyền và nghĩa vụ của người u cầu chứng thực bản sao từ bản chính 31
1.6.2. Thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính 32
1.6.3. Địa điểm chứng thực bản sao từ bản chính 33
1.6.4. Trường hợp khơng được chứng thực bản sao từ bản chính 33
1.6.5. Thời hạn chứng thực bản sao từ bản chính 34
1.7. Chứng thực chữ ký 34
1.8. Quản lý nhà nước về chứng thực 36
1.9. Xử lý vi phạm trong hoạt động chứng thực 38
CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG CHỨNG THỰC VÀ NHỮNG GIẢI
PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG CHỨNG THỰC TRÊN ĐỊA BÀN

HUYỆN TUYÊN HÓA, TỈNH QUẢNG BÌNH 41
2.1. Thực trạng hoạt động chứng thực trên địa bàn huyện Tuyên Hóa, tỉnh Quảng
Bình 41
2.1.1. Khái quát về điều kiện tự nhiên, kinh tế, xã hội trên địa bàn huyện Tuyên
Hóa 41
2.1.2. Những kết quả đạt được trong công tác chứng thực trên địa bàn huyện Tuyên
Hóa từ năm 2010 đến năm 2012 41
2.1.3. Những tồn tại hạn chế trong công tác chứng thực trên địa bàn huyện Tuyên
Hóa từ năm 2010 đến năm 2012 50
2.1.4. Nguyên nhân của thực trạng trên 59
2.2. Các giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động chứng thực trên địa bàn huyện Tuyên
Hóa 63
2.2.1. Tính tất yếu khách quan của việc nâng cao chất lượng hoạt động chứng thực
63
2.2.2. Các giải pháp góp phần nâng cao chất lượng hiệu quả hoạt động chứng thực
64
2.2.2.1. Hoàn thiện hơn các văn bản pháp luật điều chỉnh hoạt động chứng thực
64
2.2.2.2. Nâng cao chất lượng và số lượng đội ngũ cán bộ, công chức thực hiện
hoạt động chứng thực 68
2.2.2.3. Đầu tư trang bị cơ sở vật chất, thiết bị làm việc tại các phòng làm việc 70
2.2.2.4. Nâng cao chất lượng công tác tuyên truyền phổ biến giáo dục pháp luật
71
2.2.2.5. Tăng cường công tác kiểm tra, thanh tra, giám sát việc thực hiện hoạt
động chứng thực 72
2.2.2.6. Thực hiện có hiệu quả công tác cải cách hành chính trong hoạt động
chứng thực 74
C. PHẦN KẾT LUẬN 75
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 77
DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT

1. HĐBT : Hội Đồng Bộ Trưởng
2. NĐ-CP : Nghị định - Chính phủ
3. SL : Sắc lệnh
4. TTLT : Thông tư liên tịch
5. TTLT-BTC-BTP : Thông tư liên tịch - Bộ Tài chính - Bộ Tư Pháp
6. TTLT-BTP-BTNMT : Thông tư liên tịch - Bộ Tư Pháp -
Bộ Tài nguyên và Môi trường

A. PHẦN MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài
Chứng thực là một hoạt động pháp lý khá phổ biến trong đời sống xã
hội, nhằm đảm bảo quyền và lợi ích hợp pháp của công dân, cơ quan nhà
nước, tổ chức kinh tế, tổ chức xã hội, góp phần đáp ứng nhu cầu của người
dân về sử dụng nhiều loại giấy tờ vào một mục đích hoặc một loại giấy tờ
vào nhiều mục đích khác nhau.
Có thể nói hoạt động chứng thực diễn ra rất gần gũi với nhân dân
nhưng việc hiểu được giá trị pháp lý của hoạt động này thì còn rất hạn chế.
Việc tăng cường công tác chứng thực trong tình hình hiện nay là yêu
cầu bức xúc của quản lý kinh tế, quản lý xã hội, hình thành một bước quan
trọng trong thể chế kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa, giữ
vững ổn định chính trị trật tự an toàn xã hội. Để phát huy hiệu quả của việc
chứng thực, tăng cường quản lý xã hội bằng pháp luật và giúp đỡ pháp lý
cho công dân, tổ chức xã hội, tổ chức kinh tế. Trong thời gian qua Nhà
nước ta đã ban hành nhiều văn bản quy phạm pháp luật quy định cụ thể về
hoạt động chứng thực như Luật công chứng, chứng thực năm 2006, Nghị
định số 75/2000/NĐ - CP của Chính Phủ ngày 08 tháng 12 về công chứng,
chứng thực; Nghị định số 79 năm 2007/NĐ - CP ngày 18 tháng 5 năm 2007
của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính,
chứng thực chữ kí.

Theo quy định của pháp luật thì chứng thực là việc cơ quan nhà nước
có thẩm quyền (Phòng Tư pháp cấp huyện, Uỷ ban nhân dân cấp xã
(UBND), cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự của nước cộng hòa
xã hội chủ nghĩa Việt Nam ở nước ngoài) căn cứ vào bản chính để xác
nhận bản sao các loại giấy tờ, văn bản là đúng với bản chính.
Trong điều kiện nền kinh tế thị trường hiện nay, trình độ xã hội hóa
ngày càng cao, các quan hệ dân sự, thương mại ngày phức tạp. Người dân
5
có thể sử dụng một lúc nhiều loại giấy tờ hoặc một loại giấy tờ vào mục
đích khác nhau. Điều đó đòi hỏi hoạt động chứng thực phải đáp ứng được
nhu cầu này. Đồng thời, cũng phải phù hợp với quá trình đổi mới mà Đảng
và Nhà nước ta đã đề ra là: cải cách nền hành chính nhà nước là trung tâm
của việc xây dựng và hoàn thiện nhà nước.
Thời gian qua hoạt động chứng thực ở nước ta nói chung và ở trên địa
bàn huyện Tuyên Hóa, tỉnh Quảng Bình nói riêng đã phần nào đáp ứng
được nhu cầu của người dân, góp phần thiết lập được trật tự pháp lý trong
các giao dịch dân sự, hạn chế được các hiện tượng vi phạm pháp luật, trình
độ năng lực của cán bộ làm công tác chứng thực cũng được nâng cao. Song
trước tình hình hiện nay, hoạt động chứng thực vẫn còn gặp nhiều khó
khăn, vướng mắc cần được giải quyết như: thẩm quyền chứng thực chưa
thống nhất, cơ chế một cửa thành hai cửa, chứng thực bản dịch còn lúng
túng, việc giám sát hoạt động chứng thực còn thấp, hay tình trạng quá tải,
ùn tắc và phiền hà trong việc chứng thực Để giải quyết những vấn đề này
trong lý luận cũng như trong thực tiễn liên quan đến hoạt động chứng thực
cần phải có một sự nghiên cứu đầy đủ, nghiêm túc. Đó là lý do để tác giả
khóa luận chọn đề tài: “Thực trạng hoạt động chứng thực trên địa bàn
huyện Tuyên Hóa, tỉnh Quảng Bình”.
2. Mục đích nghiên cứu đề tài
Đề tài tập trung nghiên cứu các quy định của pháp luật về hoạt động
chứng thực: chủ thể, thẩm quyền, trình tự thủ tục hoạt động chứng thực và

thực tiễn hoạt động chứng thực trên địa bàn huyện Tuyên Hóa, tỉnh Quảng
Bình. Từ đó đánh giá tình hình hoạt động chứng thực trên địa bàn huyện
Tuyên Hóa, tỉnh Quảng Bình và đưa ra kiến nghị đề xuất góp phần hoàn
thiện quy định của pháp luật về chứng thực, làm cho hoạt động chứng thực
ngày càng có hiệu quả hơn.
6
3. Ý nghĩa của đề tài
Kết quả của việc nghiên cứu đề tài khóa luận có ý nghĩa cả về khoa học
và về thực tiễn, giúp chúng ta có cái nhìn sâu hơn về hoạt động chứng thực.
Đối với các nhà hoạch định chính sách, các nhà ban hành pháp luật,
các cơ quan thực thi pháp luật, thì phát hiện của khóa luận về những tồn tại
của pháp luật, những vướng mắc trong quá trình thực thi cũng như các kiến
nghị nêu ra có thể được xem là sự đánh giá, là ý kiến đóng góp được cân
nhắc kĩ lưỡng, góp phần không nhỏ tạo điều kiện cho họ trong công tác
chuyên môn.
Đặc biệt, đối với sinh viên nghiên cứu, kết quả của khoá luận là nguồn
tài liệu có giá trị tham khảo khi học tập, nghiên cứu, nhất là khi hoàn thành
các báo cáo khoa học cấp khoa, cấp trường
Về lý luận: giúp ta hiểu rõ hơn về ý nghĩa, trình tự, thủ tục, thẩm
quyền thực hiện hoạt động chứng thực.
Nghiên cứu vấn đề này còn góp phần hoàn thiện hơn quy định của
pháp luật về hoạt động chứng thực, duy trì một trật tự pháp lý ổn định trong
xã hội, hạn chế hiện tượng vi phạm pháp luật.
4. Phạm vi nghiên cứu
Đề tài tập trung nghiên cứu những vấn đề lý luận liên quan đến hoạt
động chứng thực thuộc thẩm quyền của UBND cấp xã, UBND cấp huyện
theo Nghị định số 75/2000/NĐ - CP của Chính phủ, Nghị định số
79/2007/NĐ - CP của Chính phủ, đồng thời nghiên cứu thực tiễn thực hiện
hoạt động chứng thực ở địa bàn huyện Tuyên Hóa, tỉnh Quảng Bình từ năm
2010 đến 2012.

5. Phương pháp nghiên cứu
Đề tài nghiên cứu dựa trên cơ sở lý luận là quan điểm của chủ nghĩa
Mác - Lê nin, tư tưởng Hồ Chí Minh về Nhà nước và pháp luật, quan điểm
chính sách của Đảng và nhà nước về hoạt động chứng thực. Bên cạnh sử
dụng phương pháp luận của chủ nghĩa duy vật, đề tài còn sử dụng các
7
phương pháp so sánh, phân tích, chứng minh, tổng hợp, điều tra số liệu để
đánh giá thực trạng hoạt động chứng thực trên địa bàn huyên Tuyên Hóa,
tỉnh Quảng Bình.
6. Bố cục của đề tài
Ngoài phần mở đầu, phần kết luận. Phần nội dung gồm 2 chương:
Chương 1: Cơ sở lý luận về hoạt động chứng thực;
Chương 2 : Thực trạng hoạt động chứng thực và những giải pháp nâng
cao hiệu quả hoạt động chứng thực trên địa bàn huyện Tuyên Hóa, tỉnh
Quảng Bình từ năm 2010 đến năm 2012.
8
B. PHẦN NỘI DUNG
CHƯƠNG 1
CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA HOẠT ĐỘNG CHỨNG THỰC
1.1. Lịch sử hình thành và phát triển của hoạt động chứng thực
Có thể nói lịch sử hình thành và phát triển của hoạt động chứng thực nó
gần như gắn liền với sự hình thành và phát triển của hoạt động công chứng.
Đây là một trong những hoạt động pháp lý đã xuất hiện từ lâu ở các
nước trên thế giới.
Cách đây hàng ngàn năm ở Hy Lạp và Ai Cập, đặc biệt là ở La Mã đã
có người làm dịch vụ văn tự. Nhưng nghề công chứng, chứng thực bắt đầu
phát triển vào khoảng thế kỉ XIV, XV. Thời gian này đã có hoạt động
chứng nhận các bản sao giấy tờ nhưng chủ yếu vẫn là hoạt động chứng
nhận các hợp đồng giao dịch.
Ở Việt Nam, sau khi cách mạng tháng tám thành công, ngày

15/11/1945, nhà nước ta đã ban hành Sắc lệnh số 59/SL quy định về thể lệ ''
thị thực các giấy tờ''. Tiếp đó ngày 29/2/1952 Sắc lệnh số 85/SL thể lệ
trước bạ về việc mua bán, cho, đổi nhà cửa, ruộng đất'' được ban hành.
Theo hai Sắc lệnh này, một số việc chứng nhận giấy tờ giao cho Ủy ban
kháng chiến hành chính (nay là UBND các cấp ) thực hiện.
Sau mấy chục năm không tổ chức hoạt động công chứng chứng thực.
Ngày 10/ 10/ 1987 Bộ Tư pháp đã ra Thông tư số 574/QLTPK về công
chứng nhà nước nhằm đáp ứng nhu cầu đổi mới của nước ta. Hoạt động
chứng thực lúc này được nâng cao một bước về chất lượng, đồng thời
Phòng công chứng đầu tiên tại Hà Nội và Thành phố Hồ Chí Minh được
thành lập.
Ngày 27/2/1991 Hội Đồng Bộ Trưởng đã ban hành Nghị định số
45/HĐBT về tổ chức và hoạt động công chứng nhà nước. Đây là văn bản
9
đầu tiên quy định toàn diện về hoạt động công chứng, chứng thực trong bối
cảnh một số quy định liên quan đến công chứng trong các văn bản quy
phạm pháp luật có giá trị cao hơn đã được ban hành như: Pháp lệnh thừa kế
năm 1990, Pháp lệnh nhà ở năm 1991
Tuy nhiên, tình hình kinh tế, xã hội nước ta sau 5 năm đã có những
biến đổi lớn. Những quy định của pháp luật nói chung và pháp luật về hoạt
động công chứng nói riêng phải được hoàn thiện một bước cho phù hợp.
Nhất là sau khi Luật đất đai năm 1993 và Bộ luật dân sự năm 1995 có hiệu
lực thi hành. Ngày 18/05/1996 Chính phủ đã ban hành Nghị định 31/ CP về
tổ chức và hoạt động của công chứng thay thế cho Nghị định số 45/HĐBT
ngày 27/02/1991. Nghị định này đã cụ thể hóa một phần các quy định của
bộ luật dân sự, đổi mới một bước và tạo cơ sở pháp lý cho việc tiếp tục
phát triển hoạt động công chứng và chứng thực. Nghị định số 31/CP ngày
18/5/1996 cũng định nghĩa công chứng như nghị định 45/HĐBT và quy
định UBND quận, huyện thị xã, có thẩm quyền chứng thực một số việc và
chứng thực bản sao giấy tờ từ bản chính. UBND xã, phường thị trấn chứng

thực việc từ chối nhận di sản, chứng thực di chúc và các việc khác do pháp
luật quy định.
Sau hơn 4 năm triển khai thực hiện, nhiều quy định của Nghị định
31/CP đã tỏ ra bất cập, không còn phù hợp với thực tế. Do vậy, ngày
8/12/2000 Chính phủ đã ban hành Nghị định số 75/2000 NĐ - CP về công
chứng chứng thực thay thế cho Nghị định số 31/CP. Quy định của Nghị
định 75/2000/NĐ - CP bước đầu có sự tách bạch giữa công chứng và chứng
thực, tức là đã có sự phân biệt giữa hoạt động của cơ quan chuyên trách
thực hiện công chứng là Phòng công chứng. Theo quy định tại Điều 2 Nghị
định này thì chứng thực là việc UBND cấp huyện, cấp xã xác nhận sao y
giấy tờ, hợp đồng giao dịch và chữ kí của cá nhân trong các giấy tờ phục vụ
cho việc giao dịch của họ.
10
Tuy nhiên, sự phân biệt giữa hoạt động công chứng và chứng thực về
cơ bản mới chỉ dừng lại ở khía cạnh chủ thể thực hiện, có nghĩa là cùng
một việc nếu do Phòng công chứng thực hiện thì được gọi là công chứng,
còn nếu do UBND cấp xã, cấp huyện thực hiện thì gọi là chứng thực.
Từ nhiều năm nay nhu cầu về bản sao, kể cả bản sao được chứng thực
là rất lớn. Thực hiện Nghị định số 75/2000/NĐ - CP ngày 08/12/2000 của
Chính phủ về công chứng, chứng thực, hoạt động chứng thực của các cơ
quan nhà nước có thẩm quyền đã có những đóng góp lớn trong việc đáp
ứng yêu cầu chứng thực của nhân dân.
Bên cạnh những kết quả đạt được nêu trên, trong quá trình thực hiện
Nghị định số 75/2000/NĐ - CP về công chứng, chứng thực, cũng còn bộc
lộ nhiều hạn chế, bất cập, thể hiện rõ nhất là tình trạng quá tải, ùn tắc và
phiền hà trong việc công chứng, chứng thực bản sao giấy tờ, chữ ký tại các
Phòng công chứng và UBND cấp huyện. Nguyên nhân chủ yếu dẫn đến
tình trạng đó là do còn có sự lẫn lộn, trùng lặp giữa hai hoạt động công
chứng (hoạt động chuyên môn thuộc lĩnh vực bổ trợ tư pháp mang tính chất
dịch vụ công, do công chứng viên thực hiện) và hoạt động chứng thực

mang tính chất thị thực hành chính do cơ quan công quyền thực hiện. Trên
thực tế, UBND cấp huyện chưa thực hiện hết trách nhiệm của mình trong
hoạt động chứng thực, thêm vào đó, nhân dân lại có tâm lý “sính công
chứng” nên dẫn đến hệ quả là dồn việc chứng thực bản sao giấy tờ, chữ ký
về các Phòng công chứng. Do đó, tình trạng quá tải, ùn tắc, bức xúc, tiêu
cực xảy ra ở một số Phòng công chứng là khó tránh khỏi. Lúc này yêu cầu
cấp bách đặt ra là: một mặt, phải làm rõ và tách bạch cho được hai loại hoạt
động vốn rất khác nhau về tính chất và chủ thể thực hiện là công chứng và
chứng thực; mặt khác, phải tổ chức tốt hơn việc chứng thực theo hướng
phân cấp mạnh cho cơ sở, thực hiện việc đơn giản hoá trình tự, thủ tục, bảo
đảm thuận tiện cho người dân.
11
Luật đất đai năm 1993 và Bộ luật dân sự năm 1995 đã đánh một bước
tiến quan trọng của pháp luật Việt nam trong quá trình thực hiện chính sách
đổi mới của Đảng ta. Sau hơn 10 năm thi hành, Luật đất đai năm 1993 và
Bộ luật dân sự năm 1995 đã bộc lộ một số hạn chế nhất định. Bên cạnh đó,
hội nhập kinh tế quốc tế cũng đã đặt ra những vấn đề cần sửa đổi bổ sung
để pháp luật Việt Nam tương thích với pháp luật trên thế giới. Trước những
đòi hỏi đó, Luật đất đai năm 2003 đã được Quốc hội khóa XI, kì họp thứ 7
thông qua ngày 29/11/2003, có hiệu lực thi hành từ ngày 1/7/2004, Bộ luật
dân sự năm 2005 đã được Quốc Hội khóa XI kì họp thứ 7 thông qua ngày
14/06/2005 có hiệu lực thi hành từ ngày 1/1/2006 và Luật nhà ở đã được
Quốc Hội khóa XI, kì họp thứ 8 thông qua ngày 29/11/2005, có hiệu lực thi
hành từ ngày 1/7/2006. Trong các luật này có một số quy định liên quan
đến công chứng chứng thực, đặc biệt là quy định về thẩm quyền công
chứng, chứng thực.
Ngày 29/11/2006, tại kỳ họp thứ 10, Quốc Hội khoá XI, Quốc Hội đã
thông qua Luật công chứng (có hiệu lực kể từ ngày 01-7-2007). Theo luật
này công chứng được xác định: công chứng là việc công chứng viên chứng
nhận tính xác thực, tính hợp pháp của hợp đồng, giao dịch khác bằng văn

bản mà theo quy định của pháp luật phải công chứng hoặc cá nhân, tổ chức
tự nguyện yêu cầu công chứng.
Với việc tách bạch phạm vi giữa công chứng và chứng thực là hoàn
toàn phù hợp với chủ trương cải cách hành chính và cải cách tư pháp.
Do đó, ngày 18/05/2007 Chính phủ ban hành Nghị định số 79/2007/NĐ
-CP về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực
chữ ký (sau đây gọi tắt là Nghị định số 79/2007/NĐ - CP) để thay thế các
Nghị định trước đó, nhằm kịp thời đáp ứng yêu cầu bức xúc của nhân dân.
Nghị định này có hiệu lực thi hành sau mười lăm ngày, kể từ ngày đăng
Công báo (đăng Công báo ngày 15/6/2007) và thay thế các quy định về
chứng thực bản sao, chữ ký trong Nghị định số 75/2000/NĐ-CP ngày
12
08/12/2000 của Chính phủ về công chứng, chứng thực. Đây là Nghị định
mới nhất và có hiệu lực cho tới hiện nay.
1.2. Khái niệm và vai trò của hoạt động chứng thực
Khái niệm luôn là yếu tố mà không một công trình khoa học hay một
bài luận văn nào có thể bỏ qua khi nghiên cứu một vấn đề nào đó. Việc
nghiên cứu về hoạt động chứng thực cũng không phải là ngoại lệ. Do đó,
khi tìm hiểu quy định này, chúng ta cũng phải bắt đầu từ những quy định
mang tính chất nền tảng của khái niệm chứng thực.
Trước đây trong triết học đã từng xuất hiện chủ nghĩa thực chứng.
Chủ nghĩa thực chứng là một trào lưu triết học thịnh hành ở các nước như
Anh, Mỹ trong thời kì sau chiến tranh thế giới lần thứ hai.
Thuật ngữ chủ nghĩa thực chứng (positivsm, positivisme trong tiếng
Anh, Pháp) xuất phát từ positivus có nghĩa là xác thực rõ ràng. Positive-
negative là một cặp từ được dùng ở nhiều nghĩa khác nhau, chẳng hạn như:
âm, dương của một nguồn điện. Cặp từ này cũng có nghĩa là khẳng định (nói
có) - phủ định (nói không) trong các phán đoán. Thí dụ, trong kết quả xét
nghiệm một loại virut nếu được ghi là negative có nghĩa là âm tính không có
virut. Cặp từ này còn có nghĩa là tích cực - tiêu cực. Riêng từ ''positive''

trong khoa học, triết học có nghĩa là xác thực rõ ràng. Poisitivism được dịch
là chủ nghĩa thực chứng vì đây là một trào lưu triết học không thừa nhận lối
tư duy tư biện và những tư tưởng tư biện, nó chỉ thừa nhận những trí thức
thực chứng, tức là những tri thức xác thực đã được chứng thực.
Từ khi có các văn bản pháp luật quy định về công chứng như Thông
tư 574/ QLTPK ngày 10/10/1987 của Bộ Tư pháp hướng dẫn công tác công
chứng nhà nước, Nghị định số 31 ngày 18/5/1996 NĐ - CP của Chính phủ
về tổ chức hoạt động công chứng nhà nước. Thì tại thời điểm đó vẫn chưa
có một khái niệm cụ thể về hoạt động chứng thực. Trong các văn bản đó
chỉ quy định một cách chung chung về thẩm quyền chứng thực. Dường như
tại thời điểm đó công chứng và chứng thực còn chưa có một ranh giới nào
để phân biệt cụ thể, rõ ràng.
13
Trong Nghị định số 31 ngày 18/5/1996 NĐ - CP của Chính phủ tại
Điều 1 quy định: ''Công chứng là việc xác nhận tính xác thực của hợp đồng
và giấy tờ theo quy định của pháp luật nhằm bảo vệ quyền và lợi ích hợp
pháp của công dân, cơ quan nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức xã hội góp
phần phòng ngừa vi phạm pháp luật, tăng cường pháp chế xã hội chủ nghĩa.
Các hợp đồng và giấy tờ được nhà nước chứng nhận hoặc UBND có thẩm
quyền chứng thực có giá trị chứng cứ, trừ trường hợp bị Tòa án tuyên bố là
vô hiệu''. Thời điểm này, khái niệm công chứng và chứng thực còn đồng
nhất với nhau, chưa có sự tách bạch.
Theo Nghị định số 75/2000 NĐ - CP ngày 08 tháng 12 năm 2000 về
công chứng, chứng thực thì khái niệm chứng thực được hiểu là: việc
UBND cấp huyện, cấp xã xác nhận sao y giấy tờ, hợp đồng, giao dịch và
chữ kí của cá nhân trong các giấy tờ phục vụ cho việc thực hiện các giao
dịch của họ theo quy định của nghị định này. Tuy nhiên, Nghị định
75/2000 NĐ - CP của Chính phủ quy định phòng công chứng có thẩm
quyền công chứng các việc thuộc thẩm quyền chứng thực của UBND cấp
xã và cấp huyện. Điều này đã dẫn đến hiện tượng nhiều cá nhân, tổ chức

đồng nhất việc chứng thực của UBND và việc công chứng của phòng công
chứng. Trên thực tế khi triển khai thực hiện Nghị định 75/2000 nhiều cá
nhân, tổ chức đã không biết việc nào thuộc thẩm quyền của phòng công
chứng và việc nào thuộc thẩm quyền của UBND nên đã đến Phòng công
chứng để công chứng tất cả mọi văn bản. Chính và vây mà Phòng công
chứng thường xuyên quá tải. Nhận thấy được những hạn chế đó, nên Nghị
định số 79/2007 NĐ - CP của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng
thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký đã ra đời thay thế cho Nghị
định số 75/2000.
Chứng thực là việc cơ quan hành chính nhà nước xác nhận tính chính
xác, tính có thực của các bản sao giấy tờ, văn bản được chứng thực so với
bản chính, xác nhận tính chính xác, tính có thực của chữ ký được chứng
14
thực là chữ ký của một các nhân cụ thể, là cơ sở cho việc thực hiện các giao
dịch của cá nhân, tổ chức trong xã hội được dễ dàng thuận tiện.
Theo quy định tại Nghị định 79/2007/ NĐ - CP ngày 18 tháng 5 năm
2007 về chứng thực thì hoạt động chứng thực gồm:
- Chứng thực bản sao từ bản chính là việc cơ quan nhà nước có thẩm
quyền theo quy định tại Điều 5 Nghị định này căn cứ vào bản chính để
chứng thực bản sao là đúng với bản chính;
- Chứng thực chữ kí là việc cơ quan nhà nước có thẩm quyền theo quy
định tại Điều 5 của Nghị định này chứng thực chữ kí trong giấy tờ, văn
bản, là chữ kí của người đã yêu cầu chứng thực.
Như vậy, với quy định trên thì khái niệm chứng thực đã được làm rõ
tách bạch với khái niệm công chứng, không còn đồng nhất như trước đây.
- Về vai trò của hoạt động chứng thực
Khi đất nước chuyển sang mô hình kinh tế thị trường định hướng xã hội
chủ nghĩa, các thành phần kinh tế trong xã hội phát triễn mạnh mẽ, kèm theo
đó là một số lượng lớn các giao dịch, hợp đồng diễn ra từng ngày trên phạm
vi cả nước. Yêu cầu khách quan trên khiến cho nhà nước cần phải có công

cụ hữu hiệu để quản lý, điều phối các mối quan hệ trên tạo ra môi trường
pháp lý trong sạch nhằm bảo đảm quyền và lợi ích hợp pháp của công dân,
tổ chức trong và ngoài nước. Chế định chứng thực là một trong số đó.
Chứng thực là một hoạt động pháp lý vô cùng quan trọng. Thông qua
hoạt động chứng thực và các quy định hướng dẫn, điều chỉnh, làm cho
pháp luật trở thành hiện thực sinh động trong đời sống xã hội.
Nói đến vai trò của hoạt động chứng thực, ta nên đề cập tới 2 phương
diện cơ bản sau:
Xét trên bình diện đối với công dân, thì hoạt động chứng thực là một
công cụ hữu hiệu nhằm bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của họ, tạo ra sự
ổn định trong các quan hệ dân sự. Đặc biệt, với tình hình xã hội hiện nay,
khi mà các quan hệ dân sự, kinh tế, thương mại ngày càng trở nên phức tạp,
15
nhu cầu về giấy tờ của con người ngày càng lớn thì hoạt động chứng thực
là một trong những công cụ hữu hiệu để đáp ứng được nhu cầu về giấy tờ
trong các giao dịch của nhân dân.
Xét về phương diện nhà nước, thì các loại giấy tờ văn bản được chứng
thực. Đó là một trong những căn cứ pháp lý giúp nhà nước kiểm soát được
các hành vi vi phạm pháp luật của người dân, ngăn ngừa các hành vi trái
pháp luật, đảm bảo cho pháp luật được thực thi một cách có hiệu quả trên
thực tế. Có thể khẳng định rằng hoạt động chứng thực là một hoạt động
pháp lý góp phần quan trọng trong công cuộc xây dựng nhà nước pháp
quyền xã hội chủ nghĩa ở Việt Nam.
Giả sử, đặt ra trường hợp không có chế định pháp luật về hoạt động
chứng thực thì nhà nước ta sẽ khó có thể hoặc không thể quản lý được các
hồ sơ, giấy tờ, của các cá nhân, tổ chức một cách chặt chẽ, đúng pháp luật.
Hiện tượng làm giả mọi giấy tờ để hợp thức hóa các giao dịch sẽ diễn ra
một cách tràn lan, gây ra sự bất ổn định trong xã hội.
Sỡ dĩ chứng thực đóng một vai trò quan trọng như trên là một phần
xuất phát từ chính mục đích của hoạt động chứng thực.

Mục đích cơ bản của chứng thực chính là căn cứ vào bản chính để xác
minh bản sao giấy tờ đó là đúng với bản chính hoặc chứng thực chữ kí
trong các giấy tờ văn bản là chữ kí của người yêu cầu chứng thực. Hoạt
động chứng thực tạo ra một số lượng bản sao giấy tờ, chữ kí xác thực đúng
quy định của pháp luật, tạo điều kiện thuận lợi cho người dân khi tham gia
các giao dịch dân sự, kinh tế và các giao dịch khác trong xã hội. Bởi đó là
căn cứ pháp lý có giá trị giống bản chính và thay thế cho bản chính.
1.3. Phân biệt hoạt động công chứng và chứng thực
Từ lâu hoạt động công chứng và chứng thực đã xuất hiện ở nước ta,
nhưng việc hiểu và phân biệt được hai khái niệm này hầu như còn hạn chế
ngay cả đối với các cán bộ làm công tác công chứng chứng thực và cả trong
quần chúng nhân dân.
16
Thứ nhất, hoạt động công chứng
* Khái niệm: Công chứng là hoạt động của công chứng viên xác nhận
tính xác thực, tính hợp pháp của hợp đồng, giao dịch khác bằng văn bản mà
theo quy định của pháp luật phải công chứng hoặc cá nhân tổ chức tự
nguyện yêu cầu công chứng.
* Chủ thể công chứng: Hoạt động công chứng do công chứng viên
thực hiện tại văn phòng công chứng.
Công chứng viên là người có đủ tiêu chuẩn theo quy định của pháp
luật, được bổ nhiệm để hành nghề công chứng. Công chứng là một nghề,
người hành nghề công chứng hoạt động trong Phòng công chứng hoặc văn
phòng công chứng.
* Địa điểm thực hiện công chứng: gồm Phòng công chứng và văn
phòng công chứng.
Phòng công chứng do UBND cấp tỉnh quyết định thành lập, là đơn vị
sự nghiệp thuộc Sở Tư pháp, có trụ sở, có con dấu và tài khoản riêng. Tên
gọi của Phòng công chứng bao gồm bao gồm số thứ tự thành lập và tên của
tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương nơi phòng công chứng được thành lập.

Văn phòng công chứng do công chứng viên thành lập có trụ sở, có con
dấu và tài khoản riêng, hoạt động theo nguyên tắc tự chủ về tài chính bằng
nguồn thu từ kinh phí đóng góp của công chứng viên., phí công chứng, thù
lao công chứng và các nguồn thu hợp pháp khác. Văn phòng công chúng
hoạt động theo luật doanh nghiệp. Văn phòng công chứng do một thành
viên thành lập được tổ chức hoạt động theo loại hình doanh nghiệp tư nhân,
văn phòng công chứng do hai thành viên thành lập trở lên thì được tổ chức
và hoạt động theo loại hình công ty hợp danh.
* Đối tượng công chứng gồm:
- Công chứng các hợp đồng giao dịch về bất động sản: theo Điều 37
của Luật công chứng thì công chứng viên của tổ chức hành nghề công
chứng có thẩm quyền công chứng các loại hợp đồng, giao dịch về bất động
17
sản trong phạm vi tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương nơi tổ chức hành
nghề công chứng đặt trụ sở, trừ trường hợp quy định tại khoản 2 Điều
này( công chứng viên của các tổ chức hành nghề công chứng có thẩm
quyền hành nghề công chứng di chúc, văn bản từ chối nhận di sản là bất
động sản). Các hợp đồng về giao dịch bất động sản như là: hợp đồng thuê
mượn, hợp đồng tặng cho, hợp đồng thế chấp.
- Công chứng hợp đồng mua bán, thuê mượn tặng cho xe ô tô và các
loại tài sản khác;
- Công chứng hợp đồng bão lãnh cầm có thế chấp;
- Công chứng các loại giao dịch, hợp đồng hợp pháp theo yêu cầu;
- Công chứng hợp đồng thương mại, hợp đồng ủy quyền;
- Công chứng di chúc;
- Công chứng văn bản thỏa thuận phân chia di sản;
- Công chứng văn bản khai nhận di sản;
- Nhận lưu dữ di chúc;
- Công chứng việc sửa đổi bổ sung hủy bỏ hợp đồng giao dịch.
Thứ hai, về hoạt động chứng thực

* Khái niệm: chứng thực là việc cơ quan nhà nước có thẩm quyền theo
quy định của pháp luật căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng
với bản chính, hoặc chứng thực chữ kí trong các giấy tờ, văn bản là chữ kí
của người yêu cầu chứng thực.
Hoạt động chứng thực bao gồm: chứng thực bản sao từ bản chính và
chứng thực chữ kí trong các giấy tờ văn bản.
Trước đây, hoạt động chứng thực còn bao gồm cả chứng thực hợp
đồng giao dịch. Tuy nhiên, từ khi có Nghị định 79/2007 NĐ - CP của
Chính phủ có hiệu lực thì đối với các hợp đồng giao dịch được chuyển qua
cho văn phòng công chứng hoặc phòng công chứng.
Chứng thực bản sao từ bản chính là việc của cơ quan nhà nước có thẩm
quyền căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính.
18
Bản chính là bản do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp lần đầu tiên
có giá trị pháp lý để sử dụng, là cơ sở để đối chiếu và chứng thực bản sao.
Chứng thực chữ kí là việc cơ quan nhà nước có thẩm quyền chứng thực
chữ kí trong giấy tờ, văn bản là chữ kí của người đã yêu cầu chứng thực.
* Thẩm quyền chứng thực: Khác với công chứng, chứng thực do cơ
quan hành chính nhà nước thực hiện, bao gồm những cơ quan sau:
- Phòng Tư pháp huyện, quận, thị xã, thành phố ( sau đây gọi chung là
Phòng Tư pháp cấp huyện) có thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực bản
sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản bằng tiếng nước ngoài, chứng thực
chữ kí của người dịch trong các giấy tờ văn bản từ tiếng nước ngoài sang
tiếng Việt hoặc từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài, chứng thực chữ kí
trong các văn băn, giấy tờ bằng tiếng nước ngoài.
Trưởng phòng hoặc phó Phòng Tư pháp thực hiện việc chứng thực
theo quy định trên và đóng dấu của Phòng Tư pháp.
- UBND xã, phường, thị trấn, (sau đây gọi chung là UBND cấp xã) có
thẩm quyền, trách nhiệm chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn
bản bằng tiếng Việt, chứng thực chữ kí trong các giấy tờ văn bản bằng tiếng

Việt.
Chủ tịch UBND, Phó chủ tịch UBND thực hiện việc chứng thực và
đóng dấu của UBND cấp xã.
- Cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự của nước Cộng hòa xã
hội chủ nghĩa Việt Nam ở nước ngoài có thẩm quyền và trách nhiệm chứng
thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản bằng tiếng Việt và tiếng
nước ngoài, chứng thực chữ kí trong các giấy tờ văn bản bằng tiếng Việt và
tiếng nước ngoài, chữ kí của người dịch trong các bản dịch từ tiếng nước
ngoài sang tiếng Việt hoặc từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài.
Viên chức lãnh sự, viên chức ngoại giao của cơ quan đại diện Việt
Nam ở nước ngoài thực hiện chứng thực theo thẩm quyền và đóng dấu của
cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài.
19
* Đối tượng chứng thực: bản sao các loại giấy tờ, tài liệu, chữ ký cá
nhân theo quy định của pháp luật được phép chứng thực.
Như vậy, công chứng và chứng thực là hai hoạt động khác nhau về tính
chất của hành vi cũng như đối tượng. Công chứng là hoạt động mang tính
chất dịch vụ công. Đối tượng của hoạt động công chứng là các hợp đồng,
giao dịch dân sự, kinh tế thương mại Hoạt động công chứng bao gồm một
chuỗi thủ tục rất phức tạp kể từ khi công chứng viên tiếp nhận ý chí của các
bên giao kết hợp đồng như: xác định tư cách chủ thể của các bên, kiểm tra
năng lực hành vi dân sự của chủ thể, tính tự nguyện của các bên giao kết hợp
đồng, xác định nguồn gốc hợp pháp của đối tượng hợp đồng, kiểm tra tính
hợp pháp của nội dung hợp đồng, thời gian, địa điểm giao kết hợp đồng.
Những tình tiết này là rất quan trọng, bảo đảm cho hợp đồng không bị vô
hiệu và có ý nghĩa chứng cứ về sau nếu xảy ra tranh chấp giữa các bên cũng
như với bên thứ ba. Trong khi đó, hoạt động chứng thực là hoạt động mang
tính chất hành chính của các cơ quan hành chính công quyền. Đối tượng
hoạt động chứng thực là các giấy tờ, tài liệu như: chứng thực sao y giấy tờ,
văn bằng chứng chỉ Theo thông lệ quốc tế, các vấn đề về công chứng được

quy định trong Luật dân sự, Luật tố tụng dân sự. Pháp luật về chứng thực
được quy định trong các văn bản luật hành chính. Việc tách bạch giữa công
chứng và chứng thực như vậy vừa đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính,
đồng thời cũng tạo điều kiện để tổ chức chuyển chế độ công chứng sang dịch
vụ công.
1.4. Thẩm quyền và trách nhiệm thực hiện hoạt động chứng thực
Theo quy định của Nghị định 75/2000/NĐ - CP của Chính phủ về
công chứng, chứng thực thì thẩm quyền thực hiện hoạt động chứng thực
được quy định chung chung tại Điều 4 như sau:
Cơ quan nhà nước có thẩm quyền công chứng, chứng thực ở trong
nước bao gồm: - Phòng công chứng;
20
- UBND cấp huyện;
- UBND cấp xã.
Cơ quan có thẩm quyền công chứng ở nước ngoài là cơ quan đại diện
Ngoại giao, cơ quan lãnh sự của nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam
(sau đây gọi là cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài).
Sau khi có Nghị định 79/2007/NĐ - CP của Chính phủ về cấp bản sao
từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký ra đời thay
thế cho Nghị định 75/2000 thì thẩm quyền thực hiện hoạt động chứng thực
được quy định một cách rõ ràng tại Điều 5 của Nghị định này. Cụ thể:
Phòng Tư pháp cấp huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh (sau đây
gọi là Phòng Tư pháp cấp huyện) có thẩm quyền và trách nhiệm:
- Chứng thực bản sao từ bản chính các loại giấy tờ, văn bản bằng tiếng
nước ngoài;
- Chứng thực chữ ký của người dịch trong các giấy tờ, văn bản từ
tiếng nước ngoài sang tiếng Việt hoặc từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài;
chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản bằng tiếng nước ngoài;
Trưởng phòng, Phó Trưởng phòng Tư pháp cấp huyện thực hiện
chứng thực các việc theo quy định tại khoản 1 Điều này và đóng dấu của

Phòng Tư Pháp.
UBND xã, phường, thị trấn (sau đây gọi là UBND cấp xã) có thẩm
quyền và trách nhiệm:
- Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản bằng tiếng Việt;
- Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản bằng tiếng Việt;
Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch UBND xã thực hiện chứng thực các việc
theo quy định tại khoản 2 Điều này và đóng dấu của UBND cấp xã.
Cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự của nước Cộng hòa xã
hội chủ nghĩa Việt Nam ở nước ngoài (sau đây gọi là cơ quan đại diện của
Việt Nam ở nước ngoài) có thẩm quyền và trách nhiệm:
- Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản bằng tiếng
21
Việt và tiếng nước ngoài;
- Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản bằng tiếng Việt hoặc
tiếng nước ngoài; chữ ký người dịch trong các bản dịch từ tiếng nước ngoài
sang tiếng Việt hoặc từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài;
Viên chức lãnh sự, viên chức ngoại giao của cơ quan đại diện ngoại giao
của Việt Nam ở nước ngoài thực hiện chứng thực các việc theo thẩm quyền và
đóng dấu của cơ quan đại diện ngoại giao của Việt Nam ở nước ngoài.
Thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký
quy định tại điều này không phụ thuộc vào nơi cư trú của người yêu cầu
chứng thực.
Như vậy, quy định của Nghị định 79/2007 đã cụ thể hóa thẩm quyền
thực hiện hoạt động chứng thực, có sự tách bạch rõ ràng giữa thẩm quyền
công chứng và thẩm quyền chứng thực. Điều này, góp phần tạo điều kiện
thuận lợi cho các cơ quan trong khi giải quyết yêu cầu của khách hàng.
1.5. Chứng thực hợp đồng, giao dịch
Hợp đồng hay có thể gọi là hợp đồng dân sự. Theo quy định của Bộ
luật dân sự năm 2005 tại Điều 388 quy định như sau: ''hợp đồng dân sự là
sự thỏa thuận giữa các bên về việc xác lập, thay đổi, chấm dứt quyền và

nghĩa vụ dân sự của các bên''.
Theo quy định của Nghị định số 75/2000 NĐ - CP của Chính phủ thì
việc thực hiện chứng thực bao gồm cả chứng thực các hợp đồng, giao dịch.
Tại Điều 3 của Nghị định này quy định: ''hợp đồng giao dịch quy định tại
Điều 2 của Nghị định này được công chứng chứng thực trong các trường
hợp sau:
Hợp đồng, giao dịch mà pháp luật quy định phải công chứng chứng thực;
Hợp đồng, giao dịch mà pháp luật không quy định phải công chứng,
chứng thực nhưng cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu. Trường hợp này có
nghĩa là đối với một giao dịch, hợp đồng mà pháp luật không bắt buộc phải
22
chứng thực nhưng nếu cá nhân muốn chứng thực thì người thực hiện chứng
thực vẫn phải chứng thực cho người đó''.
* Thẩm quyền chứng thực hợp đồng giao dịch của UBND cấp huyện:
- UBND cấp huyện có thẩm quyền chứng thực hợp đồng, giao dịch
liên quan đến bất động sản theo thẩm quyền địa hạt quy định tại khoản 2,
Điều 23 của Nghị định số 75/2000 NĐ - CP;
- Chứng thực hợp đồng giao dịch liên quan đến động sản có giá trị
dưới 50 triệu đồng;
- Chứng thực văn bản thỏa thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận
di sản;
- Các việc khác theo quy định của pháp luật.
Điểm b, khoản 2, Điều 24 của Nghị định 75/2000/NĐ - CP của Chính
phủ cũng quy định về thẩm quyền chứng thực hợp đồng giao dịch của
UBND cấp xã như sau: ''UBND cấp xã có thẩm quyền chứng thực di chúc
và văn bản từ chối nhận di sản''.
Thẩm quyền địa hạt của Phòng công chứng và UBND cấp huyện trong
việc công chứng, chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến bất động sản
được quy định tại Điều 23 của Nghị định như sau: ''Chủ tịch UBND cấp tỉnh
quyết định thẩm quyền địa hạt công chứng hợp đồng, giao dịch liên quan

đến bất động sản trong địa phương mình cho từng phòng công chứng. Địa
hạt là một hoặc một số quận, huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh”.
UBND huyện, quận, thị xã chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan
đến bất động sản trong phạm vi địa hạt của huyện, quận, thị xã mình không
thuộc thẩm quyền địa hạt của Phòng công chứng quy định tại khoản 1 Điều
này.
Việc công chứng, chứng thực di chúc, văn bản từ chối nhận di sản liên
quan đến bất động sản không tuân theo quy định tại khoản 1 và khoản 2
Điều này''
* Trình tự, thủ tục thực hiện chứng thực hợp đồng: việc chứng thực
hợp đồng được thực hiện trong 2 trường hợp:
23
+ Chứng thực hợp đồng đã được soạn thảo sẵn;
+ Chứng thực hợp đồng do người thực hiện chứng thực soạn thảo giúp
hoặc theo mẫu.
1.5.1. Chứng thực hợp đồng đã được soạn thảo sẵn
Người yêu cầu chứng thực hợp đồng có thể là cá nhân, tổ chức. Người
yêu cầu chứng thực hợp đồng có quyền yêu cầu cơ quan nhà nước có thẩm
quyền chứng thực thực hiện yêu cầu chứng thực hợp pháp của mình, trong
trường hợp bị từ chối thì có quyền khiếu nại.
Việc chứng thực hợp đồng được thực hiện theo 3 bước sau:
Bước 1: tiếp nhận, kiểm tra các giấy tờ do người yêu cầu chứng thực
nộp, xuất trình để lập hồ sơ chứng thực. Đây là một công việc hết sức quan
trọng góp phần quan trọng bảo đảm cho việc thực hiện chứng thực.
Người yêu cầu chứng thực phải: Nộp phiếu yêu cầu chứng thực hợp
đồng giao dịch;
Nộp hợp đồng đã được soạn thảo sẵn: dự thảo hợp đồng này phải chứa
đựng nội dung chủ yếu của hợp đồng.
Ví dụ: hợp đồng dân sự các bên có thể thỏa thuận về những nội dung
sau: đối tượng hợp đồng là tài sản phải giao, công việc phải làm hoặc

không được làm, số lượng, chất lượng, giá, phương thức thanh toán, thời
hạn, địa điểm, phương thức thực hiện hợp đồng, quyền, nghĩa vụ của các
bên, trách nhiệm do vi phạm hợp đồng, các thỏa thuận khác (nếu có).
Người yêu cầu chứng thực phải xuất trình đủ các giấy tờ cần thiết liên
quan đến việc chứng thực và phải chịu trách nhiệm về tính hợp pháp của
các loại giấy tờ đó. Đối với giấy tờ đã xuất trình bản chính, thì phải nộp
bản chụp giấy tờ đó, cụ thể như sau:
- Xuất trình bản chính và nộp bản chụp các giấy tờ tùy thân đối với cá
nhân, giấy tờ đối với tổ chức;
- Xuất trình bản chính và nộp bản chụp đối với các giấy tờ để chứng
minh quyền sở hữu, quyền sử dụng đối với tài sản trong trường hợp hợp
24
đồng liên quan đến tài sản mà pháp luật quy định phải đăng kí quyền sở
hữu, quyền sử dụng;
Ví dụ: trường hợp đã được cấp giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà ở và
quyền sử dụng đất thì phải xuất trình bản chính và nộp bản chụp giấy này.
- Trong từng trường hợp cụ thể, người yêu cầu chứng thực phải nộp
thêm các giấy tờ khác cần thiết cho việc chứng thực.
Ví dụ: trường hợp mua bán nhà ở thuộc sở hữu chung hoặc đang cho
thuê thì người yêu cầu chứng thực còn phải nộp văn bản đồng ý của chủ sở
hữu chung khác, trong trường hợp nhà ở thuộc sở hữu chung hợp nhất hoặc
trong trường hợp mua bán một phần nhà ở thuộc sở hữu chung theo phần
thì nộp văn bản khước từ mua của chủ sở hữu chung khác hoặc giấy tờ
chứng minh về việc hết thời hạn do pháp luật quy định, kể từ ngày chủ sở
hữu chung nhận được thông báo bán và các điều kiện bán mà không có chủ
sở hữu chung nào mua.
Trong trường hợp chứng thực hợp đồng mua bán nhà ở đang cho thuê,
thì người yêu cầu chứng thực còn phải nộp văn bản khước từ mua của bên
thuê hoặc giấy tờ chứng minh về việc hết thời hạn do pháp luật quy định,
kể từ ngày bên thuê nhận được thông báo bán và các điều kiện bán mà bên

thuê không trả lời.
Vấn đề nêu trên cũng được áp dụng đối với việc mua bán nhà để sử
dụng vào mục đích khác.
Người thực hiện chứng thực chỉ thực hiện chứng thực các việc đúng
thẩm quyền của cơ quan mình, nếu việc chứng thực không thuộc thẩm
quyền của cơ quan mình thì hướng dẫn cho người yêu cầu chứng thực đến
cơ quan khác có thẩm quyền.
Người thực hiện chứng thực hướng dẫn trình tự thủ tục thực hiện
chứng thực cho người yêu cầu thực hiện chứng thực nếu cần thiết.
Người thực hiện chứng thực phải giải thích rõ cho người yêu cầu
25