bài giảng quản trị học chương 10 Truyền thông trong quản trị

1
CHƯƠNG 10
TRUYỀN THÔNG
TRONG QUẢN TRỊ
2
NỘI DUNG
Khái niệm cơ bản về thông tin
Tiến trình truyền thông
Tác động của CNTT đến truyền thông
Rào cản của truyền thông
Thúc đẩy truyền thông hiệu quả
TRUYỀN
THÔNG
TRONG QUẢN
TRỊ
3
I. Các loại thông tin

Thông tin là gì?
Thông tin là gì?

Là các tin tức mà con người trao đổi với nhau, hay
rộng hơn, thông tin bao gồm cả những tri thức về
các đối tượng.

Trong tổ chức: Thông tin quản trị là những tin tức
và tín hiệu mới có ích trong quá trình quản trị của
tổ chức.
4
I. Các loại thông tin


Phân loại thông tin:
Phân loại thông tin:

Theo mức độ thông tin (tình trạng của thông tin)
•
Thông tin gốc (thông tin sơ cấp)
•
Thông tin diễn suất (thông tin thứ cấp)

Theo nguồn thông tin
•
Thông tin bên trong
•
Thông tin bên ngoài

Theo chức năng thông tin (chiều thông tin)
•
Thông tin chỉ đạo (thông tin từ trên xuống)
•
Thông tin thực hiện (thông tin từ dưới lên)
•
Thông tin theo chiều ngang
5
I. Các loại thông tin

Phân loại thông tin:
Phân loại thông tin:

Theo kênh thông tin (tính chất)
•

Thông tin chính thức
•
Thông tin không chính thức

Theo cách truyền thông thông tin
•
Thông tin có hệ thống
•
Thông tin không có hệ thống

Theo nội dung thông tin
•
Thông tin đầu vào
•
Thông tin đầu ra
6
II. Tiến trình truyền thông

Truyền thông là gì:
Truyền thông là gì:

Truyền thông là việc chuyển đổi thông tin và nhận
thức được ý nghĩa của những biểu tượng được
truyền từ người này sang người khác.

Hay nói khác: truyền thông là quá trình truyền và
nhận thông tin từ người này sang người khác.
7
Tiến trình truyền thông
Người gửi có

ý tưởng
Người nhận nhận và
mã hóa thông điệp
Người gửi mã hóa ý
tưởng vào thông điệp
Thông điệp qua
kênh truyền
thông
Người nhận
phản ứng
Người gửi
phản ứng
8
II. Tiến trình truyền thông
Hình 10.1: Quá trình truyền thông
9
II. Tiến trình truyền thông



Người gửi là
Người gửi là

Người tạo ra nguồn tin,

Phát đi những thông tin đến người
nhận.

Là người khởi xướng của tiến trình
truyền thông.

1. Người gửi (người mã hóa)

Mã hoá là chuyển những tư tưởng, ý định
muốn truyền đạt thành những ký hiệu ngôn
ngữ nhất định - gọi là thông điệp.

Năm nguyên tắc truyền thông:
10
II. Tiến trình truyền thông
1. Người gửi (người mã hóa)
1
2
3
5
4
Lặp lại
Trọng tâm
Sự thích
đáng
Đơn giản
Cơ cấu
11
Tiến trình truyền thông

2. Thông điệp
2. Thông điệp

Gồm những biểu tượng bằng lời và hàm ý
không bằng lời đại diện cho thông tin mà
người gửi muốn chuyển tải đến người nhận.

12

Thông điệp bằng lời nói:
Thông điệp bằng lời nói:

Lời nói trực tiếp hoặc qua các thiết bị điện
tử, viễn thông

Diễn đạt đầy đủ và chi tiết thông tin truyền
đi

Yêu cầu:
•
Mã hóa thông điệp theo ngôn từ lựa chọn
•
Thông điệp được tổ chức chặt chẽ
•
Loại bỏ sự sao nhãng, bối rối
13
Ý tại ngôn ngoại

Con thấy Mẹ độc tài quá!
Con thấy Mẹ độc tài quá!

Nghĩa đen: Cái gì Mẹ cũng muốn phán ra rồi bắt mọi người
Nghĩa đen: Cái gì Mẹ cũng muốn phán ra rồi bắt mọi người
tuân theo.
tuân theo.

Nghĩa tình cảm: Mẹ con mình có quan hệ tốt nên con mới

Nghĩa tình cảm: Mẹ con mình có quan hệ tốt nên con mới
dám nói thẳng với Mẹ như vậy. Mong rằng Mẹ đừng có giận
dám nói thẳng với Mẹ như vậy. Mong rằng Mẹ đừng có giận
con.
con.

Nghĩa sâu kín trong vô thức:Con mong Mẹ hiểu chị em con
Nghĩa sâu kín trong vô thức:Con mong Mẹ hiểu chị em con
hơn.
hơn.
14
Nghĩa đen: Thời tiết rất tốt.
Nghĩa tình cảm: Thích quá, em vui
sướng lâng lâng, em thật hạnh phúc khi
ở bên anh.
Nghĩa sâu kín trong vô thức: Em thấy
quý những giây phút được ở gần bên
anh. Anh có thấy thế không?
Trời hôm nay đẹp quá phải không anh?
Trời hôm nay đẹp quá phải không anh?
Ý tại ngôn ngoại
Anh còn tới
Anh còn tới
đ
đ
ây làm gì nữa?!
ây làm gì nữa?!

Nghĩa
Nghĩa

đ
đ
en: Trách móc.
en: Trách móc.

Nghĩa tình cảm: Em
Nghĩa tình cảm: Em
đ
đ
ang giận anh lắm
ang giận anh lắm
đ
đ
ấy.
ấy.

Nghĩa sâu kín trong vô thức: Em rất nhớ anh. Nh
Nghĩa sâu kín trong vô thức: Em rất nhớ anh. Nh
ư
ư
ng em
ng em
muốn anh xin lỗi em,
muốn anh xin lỗi em,
đ
đ
ể mình làm hòa.
ể mình làm hòa.
16
Ý tại ngôn ngoại


Ở cuối phòng ăn, một người đàn ông và một người đàn bà
Ở cuối phòng ăn, một người đàn ông và một người đàn bà
đang cùng ngồi bên 1 chiếc bàn ăn…
đang cùng ngồi bên 1 chiếc bàn ăn…
- Lạy Chúa – người đàn ông nói- Quái quỷ thế nào mà em
- Lạy Chúa – người đàn ông nói- Quái quỷ thế nào mà em
lại có em bé được hả? –
lại có em bé được hả? –
Cô là đồ ngu ngốc.
Cô là đồ ngu ngốc.
- Tina, về chuyện này em định thế nào? –
- Tina, về chuyện này em định thế nào? –
Cô ta phải đi bỏ nó
Cô ta phải đi bỏ nó
ngay.
ngay.
- Anh muốn em làm gì hả?Anh bảo là anh sẽ nói với vợ anh
- Anh muốn em làm gì hả?Anh bảo là anh sẽ nói với vợ anh
về em mà. –
về em mà. –
Anh là một thằng nói dối khốn kiếp.
Anh là một thằng nói dối khốn kiếp.
- Này em yêu, anh sẽ nói, nhưng lúc này không được –
- Này em yêu, anh sẽ nói, nhưng lúc này không được –
T
T
ôi
ôi
dính với cô một cách thật là điên rồ. Lẽ ra tôi phải biết cô là

dính với cô một cách thật là điên rồ. Lẽ ra tôi phải biết cô là
kẻ gây rắc rối
kẻ gây rắc rối
.
.
Tiếp
- Paul, lúc này em cũng thật buồn. Thậm chí em không còn
- Paul, lúc này em cũng thật buồn. Thậm chí em không còn
nghĩ là anh yêu em
nghĩ là anh yêu em
Xin hãy nói là anh yêu em.
Xin hãy nói là anh yêu em.
- Tất nhiên là anh yêu em. Chỉ có điều ngay lúc này chính là
- Tất nhiên là anh yêu em. Chỉ có điều ngay lúc này chính là
lúc vợ anh đang gặp hoàn cảnh khó khăn. –
lúc vợ anh đang gặp hoàn cảnh khó khăn. –
Tôi không hề
Tôi không hề
định để mất cô ấy.
định để mất cô ấy.
- Lúc này em đang gặp khó. Anh không hiểu điều đó à? Em
- Lúc này em đang gặp khó. Anh không hiểu điều đó à? Em
đang mang bầu đứa con của anh
đang mang bầu đứa con của anh
và anh không hề có ý
và anh không hề có ý
định cưới tôi
định cưới tôi
.
.


Nước mắt chảy ra từ hai mắt cô.
Nước mắt chảy ra từ hai mắt cô.
- Bình tĩnh nào, em yêu. Anh đảm bảo với em là mọi chuyện
- Bình tĩnh nào, em yêu. Anh đảm bảo với em là mọi chuyện
rồi sẽ ổn cả. Anh cũng muốn có con như em thôi. –
rồi sẽ ổn cả. Anh cũng muốn có con như em thôi. –
Mình sẽ
Mình sẽ
phải thuyết phục cô ta đi phá thai.
phải thuyết phục cô ta đi phá thai.

(trang 225-226, Âm mưu ngày tận thế, Sydney Sheldon)
(trang 225-226, Âm mưu ngày tận thế, Sydney Sheldon)
18

Thông điệp viết:
Thông điệp viết:

Cần sự thu thập và phân phát ở nhiều vị trí

Nhanh, gọn, tránh sai lệch, có thể lưu trữ
thông tin

Trở ngại về ngữ nghĩa

Yêu cầu:
•
Thông điệp cần được phác thảo
•

Suy nghĩ cẩn thận về nội dung
•
Thông điệp ngắn gọn, kết cấu, tổ chức
19

Thông điệp không bằng lời:
Thông điệp không bằng lời:

Ngôn ngữ cơ thể:
•
Cử chỉ, ngôn ngữ cơ thể: 50% nội dung thông
điệp
20
II. Tiến trình truyền thông

Thảo luận trực tiếp
Thảo luận trực tiếp
3. Kênh truyền thông

Chuyện trò qua điện
thoại

Qua
Internet

Thư tín

Các tài liệu số học chính thống (dữ liệu in từ
máy tính, các báo cáo ngân sách
21

Tiến trình truyền thông

Kênh truyền thông
Kênh truyền thông

Kênh từ trên xuống

Kênh từ dưới lên

Kênh ngang

Kênh phi chính thức

Mạng lưới bên ngoài
22
Tiến trình truyền thông

4. Người nhận
4. Người nhận

người tiếp nhận và giải mã thông điệp của
người gửi.

Giải mã và mã hóa đều bị ảnh hưởng bởi các
nhân tố cá nhân
•
trình độ giáo dục
•
tính cách
•

kinh tế xã hội, gia đình
•
quá trình làm việc, kinh nghiệm
•
văn hóa
•
giới tính.
23
Tiến trình truyền thông
1 Nên nhớ rằng lắng nghe không chỉ nhận thông tin-cách thức lắng nghe như thế nào nó
cũng được gửi đến người gửi.
2 Dừng nói. Bạn không thể lắng nghe nếu bạn đang nói.
3 Thể hiện cho người nói rằng bạn muốn nghe. Diễn giải những điều được nói để chứng tỏ
rằng bạn hiểu.
4 Loại bỏ các bối rối.
5 Tránh đánh giá trước những điều một người nghĩ hoặc cảm giác. Lắng nghe trước, đánh
giá sau.
6 Cố gắng nhìn nhận, nhận ra quan điểm của người khác.
7 Lắng nghe nghĩa tổng thể. Điều này bao gồm nội dung của ngôn từ và cảm giác hoặc
hàm ý.
8 Chú tâm vào cả hàm ý bằng lời hoặc không bằng lời.
9 Tranh luận và chỉ trích nhẹ nhàng, tránh đặt người khác vào trạng thái bị động và
khiến cho họ im lặng hoặc trở nên giận dữ.
10 Trước khi đi, xác nhận những điều đã nói.
Lắng nghe hữu hiệu
24
Tiến trình truyền thông

5. Thông tin phản hồi
5. Thông tin phản hồi


Thông tin phản hồi phải hữu ích.

Thông điệp nên mang tính mô tả hơn là đánh giá.

Phản hồi nên cụ thể hơn là tổng quát.

Phản hồi nên đúng lúc, kịp thời.

Không nên phản hồi dồn dập, quá nhiều.

6. Nhận thức
6. Nhận thức

7. Nhiễu
7. Nhiễu
25

“
“
Công việc hôm nay vất vả quá”
Công việc hôm nay vất vả quá”

A: Thôi đừng phàn nàn nữa, mọi người đều như thế cả.
A: Thôi đừng phàn nàn nữa, mọi người đều như thế cả.

B: Anh nên làm việc ít hơn, tại sao anh không thay đổi công
B: Anh nên làm việc ít hơn, tại sao anh không thay đổi công
việc chuyển sang làm việc khác đi.
việc chuyển sang làm việc khác đi.


C: Dường như anh đã có một ngày vất vả.
C: Dường như anh đã có một ngày vất vả.
Anh chị chọn phản hồi nào?