Báo cáo kiến tập Thực trạng công tác quản lý văn bản đi tại Văn phòng thành phố Bà Rịa, tỉnh Bà RịaVũng Tàu

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG VÀ LƯU TRỮ

ĐỖ THỊ HƯƠNG
1905QTVD020

BÁO CÁO KIẾN TẬP
NGÀNH ĐẠI HỌC QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG
LỚP QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG KHĨA 2019 - 2023

CHUYÊN ĐỀ: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI TẠI
VĂN PHÒNG THÀNH PHỐ BÀ RỊA, TỈNH BÀ RỊA - VŨNG TÀU

Tên cơ quan: Thành ủy Bà Rịa, tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu
Địa chỉ: 225 Cách mạng tháng Tám, Phước Hiệp, TP. Bà Rịa, tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu

TP. HỒ CHÍ MINH


LỜI NĨI ĐẦU
Để hồn thiện báo cáo kiến này, lời đầu tiên tôi xin chân thành cảm ơn
đến Ban lãnh đạo cơ quan, các Cán bộ làm việc tại Thành ủy Bà Rịa đã tạo điều
kiện giúp tơi có cơ hội để kiến tập ở môi trường mới này.
Xin gửi lời cảm ơn đến các anh, các chị ở Văn phòng thành phố. Đặc biệt
là chị Nguyễn Kim Anh, đã nhiệt tình giúp đỡ, chỉ dạy cho em những kiến thức
thực tiễn. Giúp em có thể áp dụng được những kiến thức đã học vào trong quá
trình Kiến tập và từ đó em đã thu được bản Báo cáo Kiến tập vô cùng quý giá
này.
Tôi xin trân trọng cảm ơn thầy, cơ giáo trong Khoa Quản trị văn phịng
và Lưu trữ và Giảng viên hướng dẫn - ThS. Nguyễn Mạnh Cường đã trực tiếp
giảng dạy những kiến thức về Công tác Văn thư. Giúp tơi có nền tảng cơ bản

để có thể làm bài Báo cáo này một cách trọn vẹn và đầy đủ nhất.
Trong quá trình làm Báo cáo Kiến khơng thể nào tránh khỏi những thiếu
sót. Rất mong được sự bỏ qua và góp ý.
Tơi xin trân trọng cảm ơn!


LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan rằng đây là báo cáo kiến tập đập lộc của riêng tơi làm.
Khơng có bất kì hành vi gian lận nào. Các vấn đề được đưa ra trong bài là do
tôi quan sát, phân tích được một cách khách quan và học hỏi qua các anh chị
hưỡng dẫn mà có được. Kết quả này chưa bao giờ được công bố trong bất kỳ
nghiên cứu nào khác.
Người viết đề tài

Đỗ Thị Hương


MỤC LỤC
MỞ ĐẦU ....................................................................................................... 1
1. Lý do chọn đề tài .................................................................................. 1
2. Tổng quan tình hình nghiên cứu ........................................................... 1
3. Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu ......................................................... 2
4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu ......................................................... 3
5. Phương pháp nghiên cứu ...................................................................... 3
6. Đóng góp của đề tài .............................................................................. 3
7. Kết cấu của đề tài ................................................................................. 3
PHẦN NỘI DUNG ....................................................................................... 4
CHƯƠNG 1. TÌM HIỂU CHUNG VỀ VĂN PHỊNG THÀNH PHỐ BÀ
RỊA ................................................................................................................ 4
1.1. Khái quát chung về thành phố Bà Rịa, tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu ................ 4

1.1.1. về vị trí địa lý ................................................................................. 4
1.1.2. Về điều kiện tự nhiên...................................................................... 5
1.1.3. Về kinh tế xã hội ............................................................................ 5
1.2. Khái quát về Văn phòng Thành phố Bà Rịa ............................................. 5

1.2.1. Tổ chức lãnh đạo của Văn phòng thành phố Bà Ria ....................... 5
1.2.2. Chức năng nhiệm vụ của Văn phịng Thành ủy Bà Rịa ................... 7
CHƯƠNG 2.THỰC TRẠNG CƠNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI TẠI
VĂN PHÒNG THÀNH PHỐ BÀ RỊA ................................................... 10
2.1..................................................................................................................Cơ
sở lý luận về công tác quản lý văn bản đi ................................................. 10
2.1.1. Các khái niệm.................................................................................................. 10

2.1.2. Vai trò của văn bản của Đảng ......................................................................... 11
2.1.3. Chức năng của văn bản Đảng .......................................................................... 12
2.1.4. Quy trình quản lý văn bản đi ........................................................................... 13

2.2.

ực trạng công tác quản lý văn bản đi tại Văn phòng thành phố Bà Rịa15


2.3.1. Lưu đồ quản lý văn bản đi ............................................................ 15
2.3.2. Quy trình quản lý văn bản đi tại Văn phịng thành phố .................. 16
2.3.3. Gửi văn bản mật đi ....................................................................... 18
2.3. Một số giải pháp nâng cao chất lượng công tác quản lý văn bản đi tại Văn
phòng thành phố Bà Rịa ............................................................................... 21
2.3.1. Cơ sở đề xuất những giải pháp...................................................... 21
2.3.2. Cơ sở thực tiễn ............................................................................. 21

2.3.3. Các giải pháp cụ thể ..................................................................... 21
2.3.3.1. Thường xuyên kiểm tra, đánh giá quy trình quản lý văn bản đi .. 22
2.3.3.2. Nâng cao ý thức và trách nhiệm của công chức, viên chức về công
tác văn thư, lưu trữ ................................................................................. 22
2.3.3.3. Đầu tư chi phí tổ chức, chỉ đạo ứng dụng công nghệ thông tin trong
công tác văn thư, lưu trữ ......................................................................... 23
KẾT LUẬN ................................................................................................. 24
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ................................................... 25


PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Trong công cuộc đổi mới của đất nước và xu hướng hội nhập của nền kinh
tế, cùng với sự bùng nổ của khoa học, công nghệ, sự phát triển của công nghệ
thông tin thì mỗi ngành, mỗi lĩnh vực trong xã hội đều khơng ngừng có sự đổi
mới và hiện đại hóa. Hịa theo xu thế đó, cơng tác văn thư đã khơng ngừng tiến
bộ mới để đẩy mạnh sự phát triển của cơ quan, tổ chức. đặc biệt là công tác quản
lý văn bản đi.
Mỗi năm có hàng nghìn văn bản đi, đến trong mỗi cơ quan, tổ chức. Nếu
việc quản lý văn bản khơng đúng quy trình, lỏng lẻo thì cơ quan có thể khơng
kiểm sốt được số lượng văn bản của mình. Việc tổ chức quản lý và giải quyết
văn bản đúng, nhanh chóng, kịp thời góp phần nâng cao năng suất và hiệu quả
hoạt động trong cơ quan, tổ chức.
Trong cơ quan hành chính nhà nước hay cũng như cơ quan Đảng thì văn
bản là phương tiện quan trọng không thể thiếu trong hoạt động của các cơ quan,
tổ chức. Nó là cơng cụ cơ bản để giúp cơ quan quản lý và điều hành hoạt động
của mình.
Văn phịng thành phố Bà Rịa là cơ quan chuyên môn thuộc Thành ủy Bà
Rịa, thực hiện tham mưu giúp cho giúp Thành ủy chỉ đạo, lãnh đạo mảng tuyên
truyền, theo dõi sự hoạt động của các khối chính quyền, cụ thể là về các hoạt động

kinh tế, xã hội, an ninh quốc phòng… các hoạt động của Đảng bộ, chi bộ trực
thuộc, đồng thời gúp Thành ủy về các thủ tục hành chính, tổ chức phục vụ các kỳ
Đại hội, quản lý cơ sở vật chất và phương tiện hoạt động của Thành ủy. Việc nâng
cao chất lượng công tác quản lý văn bản là việc khơng thể thiếu trong chính sách
phát triển và đã được Phòng, Lãnh đạo Thành ủy quan tâm, chỉ đạo thực hiện
đem lại hiểu quả cao đối với công tác quản lý văn bản. Bên cạnh đó vẫn cịn nhiều
hạn chế trong quy trình quản lý văn bản nói chung và văn bản đi nói riêng.
Xuất phát từ tình hình thực tiễn đó, tơi đã quyết định chọn đề tài “Thực
trạng công tác quản lý văn bản đi tại Văn phòng thành phố Bà Rịa, tỉnh Bà Rịa
1


- Vũng Tàu” để làm Báo cáo kiến tập ngành nghề, để qua đó nghiên cứu và đưa
ra một số kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả công tác quản lý văn bản đi tại Văn
phòng thành phố Bà Rịa.
2. Tổng quan tình hình nghiên cứu
Nghiên cứu về Cơng tác Văn thư - Lưu trữ đã có rất nhiều nhà khoa học
nghiên cứu. Tại Việt Nam, cho đến nay có rất nhiều cơng trình nghiên cứu về lĩnh
vực này như các cơng trình nghiên cứu khoa học, các bài viết trên báo, tạp chí,
các luận văn tốt nghiệp, các khố luận…Trong quá trình làm bài tập lớn, Tiểu
luận, Báo cáo tơi đã tiếp cận với nhiều tài liệu, cơng trình nghiên cứu có liên quan
đến vấn đề đang nghiên cứu. Đây là nguồn tài liệu rất phong phú giúp cho việc
định hướng, lựa chọn những nội dung quan trọng để thực hiện đề tài. Nhất là đối
với sinh viên đang theo theo học ngành Quản trị văn phòng. Một số sách, giáo
trình, có liên quan đến nhu cầu thơng tin như:
Triệu Văn Cường (2016), Giáo trình văn thư, Nxb Lao động, Hà Nội
Vương Đình Quyền (2011), Lý luận và phương pháp công tác văn thư, Nxb
Đại học Quốc gia Hà Nội.
Báo cáo Thực tập tốt nghiệp về công tác văn thư lưu trữ - Nguyễn Kim Anh
Những đề tài nghiên cứu kể trên đã chỉ ra những cái đạt được, chưa đạt

được và phải đạt được từ đó đưa ra những cách thức để tiếp thu và khắc phục tốt
hơn. Tuy nhiên những bài viết và đề tài trên chưa có đề tài nào nói rõ và chun
sâu tới cơng tác quản lý văn bản đi - văn bản của Đảng. Vì vậy tác giả đã chọn đề
tài “ Thực trạng công tác quản lý văn bản đi của Văn phòng thành phố Bà Rịa,
tỉnh Bà Rịa – Vũng Tàu” để làm bài Báo cáo kiến tập.
3. Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu
- Nghiên cứu hệ thống cơ sở lý luận liên quan đến công tác quản lý văn bản đi.
- Chỉ ra được ưu điểm, nhược điểm và biện pháp khắc phục của công tác
quản lý văn bản đi tại Văn phòng thành phố Bà Rịa.

2


4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
4.1. Đối tượng nghiên cứu: nghiên cứu về thực trạng quy trình quản lý văn
bản đi tại Văn phòng thành phố
4.2. Phạm vi nghiên cứu:
+ Về mặt khơng gian: tại Văn phịng thành phố Bà Rịa
+ Về mặt thời gian: từ năm 2020 cho đến nay
5. Phương pháp nghiên cứu
Tuân thủ nguyên tắc thống nhất tính khoa học về nhận thức. Vận dụng
Phương pháp tổng hợp và phân tích tài liệu: tác giả đã thu thập và phân tích các
cơng trình nghiên cứu và các bài viết về cơng tác văn thư nói chung và quy trình
quản lý văn bản đi nói riêng để làm rõ cơ sở lý luận của vấn đề nghiên cứu.
6. Đóng góp của đề tài
- Về mặt khoa học: Đề tài đã tổng hợp, hệ thống hóa những vấn đề cơ bản
về lý luận liên quan đến công tác quản lý văn bản đi tại Văn phòng thành phố
nhằm tạo điều kiện để củng cố, phát triển hơn công tác quản lý văn bản ở đây.
- Về mặt thực tiễn: Đề tài đánh giá đúng thực trạng quản lý văn bản đi tại
cơ quan. Từ đó đưa ra một số biện pháp cụ thể để nhằm giúp cơ quan có thể khắc

phục trong thời gian tới.
7. Kết cấu của đề tài
Ngoài phần Mở đầu, Kết luận, Tài liệu tham khảo, đề tài gồm có 2 chương:
Chương 1: Tìm hiểu về văn phòng thành phố Bà Rịa, tỉnh Bà Rịa – Vũng
Tàu
Chương 2. Thực trạng công tác quản lý văn bản đi tại Văn phòng thành phố
Bà Rịa.
.

3


PHẦN NỘI DUNG
CHƯƠNG 1: TÌM HIỂU VỀ VĂN PHỊNG THÀNH PHỐ BÀ RỊA, TỈNH
BÀ RỊA – VŨNG TÀU
1.1. Khái quát về thành phố Bà Rịa, tỉnh Bà Rịa – Vũng Tàu
1.1.1. Về vị trí địa lý
Bà Rịa là một thành phố thuộc tỉnh Bà Rịa – Vũng Tàu. Hiện đang là
đô thị loại II. Thành phố Bà Rịa cách Thành phố Hồ Chí Minh 72km về phía
Đơng Nam, cách thành phố Vũng Tàu 20km về phía Đơng Bắc.
Địa giới hành chính thành phố: - Phía Đơng giáp huyện Đất Đỏ; Đơng
Nam giáp huyện Long Điền. - Phía Tây và Tây Bắc giáp thị xã Phú Mỹ (huyện
Tân Thành cũ). - Phía Nam giáp thành phố Vũng Tàu. - Phía Bắc giáp huyện
Châu Đức. Thành phố có diện tích 91,46 km², dân số năm 2017 là 205192
người, mật độ dân số đạt 2243 người/km². Thành phố Bà Rịa được thành lập
vào ngày 02/6/1994 trước đây gọi là thị xã Bà Rịa. Ngày 22/8/2012 đổi tên
thành Thành phố Bà Rịa ngày nay.
Thành phố Bà Rịa là trung tâm hành chính - chính trị, kinh tế, văn hóa
– xã hội của Tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu. Là hạt nhân thúc đẩy quá trình đơ thị hố
của tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu. Tính chất của thành phố được khẳng định: Là trung

tâm thương mại dịch vụ của tỉnh và của tiểu vùng. Là trung tâm giáo dục - đào
tạo, nghiên cứu khoa học của tỉnh và của tiểu vùng. Có vị trí quan trọng về an
ninh Quốc phịng.
Thành phố Bà Rịa có vai trị quan trọng trong việc kết nối về khơng
gian kinh tế giữa các trung tâm công nghiệp của tỉnh và thực hiện vai trò cung
ứng các sản phẩm dịch vụ cho các khu công nghiệp, cung ứng vật tư đồng thời
tiêu thụ nông sản cho sản xuất nông nghiệp, cung ứng hàng hóa tiêu dùng cho
các huyện lân cận. Thành phố Bà Rịa có 11 đơn vị hành chính gồm 08 phường
và 03 xã. Khu vực nội thành gồm 8 phường: Phước Hưng, Phước Trung, Phước
Hiệp, Phước Nguyên, Long Hương, Long Toàn, Kim Dinh, Long Tâm. Khu
vực ngoại thành gồm 3 xã: Hòa Long, Long Phước, Tân Hưng.
4


1.1.2. Điều kiện tự nhiên
Địa hình thành phố khá bằng phẳng, hơi dốc ở phía bắc. Thổ nhưỡng gồm
hai loại đất chính là đất xám và đất đỏ bazan. Do nằm trong khu vực Đông Nam
Bộ nên chịu ảnh hưởng của khí hậu nhiệt đới gió mùa chung của tồn khu vực
gồm 2 mùa rõ rệt gồm mùa mưa và mùa khô. Mùa mưa thường bắt đầu từ tháng
5 và kéo dài đến tháng 10, mùa khô thường bắt đầu từ tháng 11 đến tháng 4 năm
sau. Nhiệt độ trung bình trong năm từ khoảng 25,4 °C đến 27,2 °C.
1.1.3. Về kinh thế xã hội
Tại thành phố, một số hoạt động nông nghiệp như trồng cà phê, cao su,
điều, cây ăn quả. Bà Rịa là một đầu mối giao thông của các tuyến Quốc lộ là 51,
52, 56 và tỉnh lộ 52. Bà Rịa còn là một đầu mối giao thơng bn bán, có đường
ống khí đất chạy qua, có điều kiện phát triển thương mại và những ngành công
nghiệp sử dụng khí đốt làm nguyên liệu và nhiên liệu.
Các mục tiêu an sinh xã hội được thực hiện tốt. Cụ thể, đã giải quyết và giới
thiệu việc làm cho 2.446 lao động, trong đó tạo việc làm mới cho 1.394 lao động.
Hiện nay trên địa bàn thành phố Bà Rịa đã và đang hình thành một số khu

đơ thị mới như khu đô thị Đồng Nhân, khu đô thị Kim Dinh, khu đô thị Lan Anh
Residential, khu đô thị Bà Rịa Gate.
1.2. Khái quát về Văn phòng Thành phố Bà Rịa
1.2.1. Tổ chức lãnh đạo của Văn phòng
Sơ đồ cơ cấu tổ chức

5


Bí thư Thành ủy

Phó Bí thư Thường trực
v Thành ủy

Ban Chánh văn
phịng
v

Phó Bí thư
Chủ tịch Ủy ban Nhân dân

Phó văn phịng Hành
chính Quản trị

Phó văn phịng Tổng hợp
v

Tổ Tổng
hợp

Tổ Văn
thư

Ban Tuyên
giáo

Ban Tổ
chức

Ủy ban Kiểm
tra

Tổ Tài
vụ

Tổ Tài
xế

Tổ Bảo
vệ

Tổ tạp
vụ

Lãnh đạo: 01 đồng chí (Đ/c) Bí thư, 02 Đ/c phó Bí thư (01 phó Bí thư
thường trực, 01 phó Bí thư - Chủ tịch Ủy ban nhân dân Thành phố Bà Rịa)
Bí thư là người chịu trách nhiệm chung về các mặt hoạt động của Ban chấp
hành Đảng bộ tại địa phương, phụ trách chung về lãnh đạo điều hành công việc
của Đảng bộ. Lãnh đạo việc thực hiện và chấp hành tốt chủ trương, chính sách ,
nghị quyết mà cấp trên giao.

Phó Bí thư thường trực: Giúp Bí thư điều hành công việc hàng ngày, chỉ
đạo trực tiếp công tác văn phịng cấp ủy nhằm thực hiện tốt cơng tác tham mưu.
Các ban Đảng cũng chịu sự chỉ đạo của Bí thư và phó Bí thư.
6


Tổ chức bộ máy hoạt động của văn phòng:
Gồm 01 Chánh văn phịng và 02 Phó văn phịng (01 Phó văn phịng tổng
hợp và 01 Phó văn phịng hành chánh quản trị).
Chánh văn phòng phụ trách chung, tham mưu, giúp thường trực chỉ đạo
chung về các mặt hoạt động của văn phịng.
Phó văn phịng tổng hợp trực tiếp phụ trách phịng tổng hợp và bộ phận
văn thư –lưu trữ.
Phó văn phòng hành chánh quản trị trực tiếp phụ trách phòng kế tốn tài
chính và điều hành các bộ phận tạp vụ, tài xế và bảo vệ.
Tổ chức biên chế của văn phịng có 25 cán bộ biên chế gồm: Tổ tổng
hợp;Tổ văn thư –lưu trữ; Tổ tài vụ; Tổ tài xế; Tổ tạp vụ; Tổ bảo vệ. Trong đó
có 02 nhân viên hợp đồng thuộc tổ tạp vụ và tổ bảo vệ. Mỗi tổ có 01 tổ trưởng
và 01 tổ phó điều hành các cơng việc hàng ngày trong tổ mình, dưới sự phân
cơng của Chánh hoặc Phó văn phịng
Bộ phận nghiên cứu tổng hợp gồm có các khối kinh tế, nội chính, văn hóa
– xã hội, vận động quần chúng, xây dựng Đảng – Chính quyền. Mỗi khối được
phân công 1 cán bộ, công chức phụ trách đảm nhiệm chức năng vai trò khác nhau.
Cán bộ tổng hợp chịu sự lãnh đạo điều hành của đồng chí Chánh và Phó
văn phịng
Bộ phận văn thư-lưu trữ gồm có: Nhân viên đánh máy, in ấn, nhân viên văn
thư, nhân viên giao liên, cán bộ lưu trữ.
Các cán bộ nhân viên trong văn phòng làm việc tuân theo nội quy của cơ
quan và quy chế cụ thể của tổ.
1.2.2. Chức năng nhiệm vụ của Văn phòng thành phố Bà Rịa

Thành ủy Bà Rịa với chức năng nhiệm vụ chính là vận dụng chủ trương
chính sách của Trung Ương Đảng, và của Tỉnh ủy để cụ thể hóa vào địa phương;
chỉ đạo các cơ quan nhà nước thuộc thị xã thực hiện các nhiệm vụ về chính trị,
kinh tế, an ninh trật tự, văn hóa , quốc phịng.
7


Bên cạnh đó, Thành ủy cịn lãnh đạo, chỉ đạo công tác tư tưởng, tổ chức
kiểm tra, cơ cấu tổ chức cơ sở Đảng và đoàn thể quần chúng.
Về thẩm quyền ban hành văn bản: Thành ủy có thẩm quyền ban hành các
văn bản như: quyết định, chỉ thị, thông tri, thông báo, văn bản, kế hoạch, hướng
dẫn, nghị quyết, biên bản…
Thành ủy Bà Rịa làm việc theo nguyên tắc tập thể lãnh đạo, cá nhân phụ
trách. Cụ thể là bộ phận Thường trực bao gồm Bí thư và phó Bí thư thường trực
chịu trách nhiệm chính trong việc lãnh đạo, chỉ đạo cơng việc chung, khi có vấn
đề cần thiết phải triển khai, thường trực Thành ủy dự kiến đưa ra Thường vụ
Thành ủy thông qua và quyết định, nếu gặp những vấn đề lớn, quan trọng hơn sẽ
thông qua Ban chấp hành Thành ủy quyết định.
Thường trực Thành ủy có các bộ phận giúp việc sau:
Văn phịng Thành phố
Là cơ quan giúp việc cho Thành ủy, giúp Thành ủy chỉ đạo, lãnh đạo mảng
tuyên truyền, theo dõi sự hoạt động của các khối chính quyền, cụ thể là về các
hoạt động kinh tế, xã hội, an ninh quốc phòng… các hoạt động của Đảng bộ, chi
bộ trực thuộc, đồng thời gúp Thành ủy về các thủ tục hành chính, tổ chức phục vụ
các kỳ Đại hội, quản lý cơ sở vật chất và phương tiện hoạt động của Thành ủy.
Văn phịng Thành phố khơng có các phịng ban lớn mà chỉ bao gồm các
bộ phận nhỏ, được đặt dưới sự chỉ đạo của đồng chí Chánh văn phịng và các đồng
chí Phó văn phịng. Văn phịng Thành ủy gồm tổ tổng hợp, tổ văn thư - lưu trữ, tổ
tài vụ, tổ tài xế, tổ tạp vụ và tổ bảo vệ.
Ban tổ chức Thành ủy

Là đơn vị nghiên cứu, tham mưu cho việc sắp xếp , thành lập, bổ nhiệm
cán bộ thuộc Thành phố, nhằm phục vụ tốt yêu cầu chỉ đạo, lãnh đạo của cấp ủy
Đảng và chính quyền như:
- Điều động, bổ nhiệm, đề xuất biên chế về các mặt chế độ chính
sách, hưu trí cho cán bộ, Đảng viên, công nhân viên.
- Quản lý, theo dõi, bổ sung hồ sơ lý lịch cán bộ, Đảng viên trong
8


phạm vi phân cấp.
- Hướng dẫn chỉ đạo bồi dưỡng cán bộ cơ sở.
Ủy ban kiểm tra
Là đơn vị làm tham mưu, giúp Thành ủy lãnh đạo, chỉ đạo công tác kiểm
tra Đảng của Thành ủy
Lãnh đạo công tác kiểm tra tổ chức Đảng, xử lý kỷ luật đối với cán bộ
Đảng viên vi pham pháp luật.
Đề xuất xử lý, giải quyết các đơn từ khiếu tố, tố cáo có liên quan.
Thanh tra, kiểm tra xử lý công tác tài chính Đảng ở các cơ sở.
Tổ chức cơng tác bồi dưỡng cán bộ, huấn luyện cán bộ kiểm tra cơ sở.
Ban tuyên giáo Thành ủy
Là đơn vị làm tham mưu, giúp Thành ủy về công tác tuyên truyền, giáo
dục, mở các lớp đào tạo về chính trị cho các đ/c Bí thư chi Đảng bộ cơ sở, ngồi
ra cịn đào tạo các cán bộ làm công tác tuyên giáo.
+ Trong từng giai đoạn, tùy thuộc vào sự chỉ đạo của Thành ủy cùng với
tình hình thực tế của địa phương mà Thành ủy đề ra những chủ trương chính sách
mới, được cụ thể hóa bằng các văn bản như nghị quyết, chỉ thị, thơng tri…nhằm
thực hiện những nhiệm vụ chính trị trong từng nhiệm kỳ, vận dụng thực hiện các
chủ trương, chính sách của cấp trên, áp dụng vào thực tiễn ở địa phương mình,
thường xuyên tổ chức quán triệt và học tập các Nghị quyết, chủ trương của Đảng.

9


CHƯƠNG 2
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI TẠI VĂN PHÒNG
THÀNH PHỐ BÀ RỊA
2.1. Cơ sở lý luận về công tác quản lý văn bản đi
2.1.1. Các khái niệm
Khái niệm về văn bản
Từ xưa cho đến nay, giao tiếp là nhu cầu không thể thiếu của con người và
được thực hiện bằng nhiều phương tiện khác nhau. Trong đó, ngơn ngữ là phương
tiện quan trọng nhất. Hoạt động giao tiếp bằng ngơn ngữ có thể diễn ra dưới hình
thức giao tiếp bằng ngơn ngữ viết hoặc hình thức giao tiếp bằng ngơn ngữ nói.
Sản phẩm của q trình giao tiếp ngơn ngữ nói được gọi là diễn ngơn, cịn sản
phẩm của q trình giao tiếp bằng chữ viết chính là văn bản.
Theo Tài liệu bồi dưỡng ngạch chuyên viên, Hà Nội, 2018: Cách tiếp cận
từ góc độ ngơn ngữ “Văn bản là một chỉnh thể của các đơn vị ngôn ngữ được liên
kết với nhau theo những quy tắc nhất định nhằm truyền tải một thông tin trọn vẹn
và đáp ứng một mục đích giao tiếp nhất định”. Cách tiếp cận từ góc độ quản lý
“Văn bản là phương tiện ghi tin và truyền đạt thông tin bằng một ngôn ngữ hay
một ký hiệu nhất định”. [7, tr.295].
Khoản 1, Điều 3, Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính
phủ: “Văn bản là thông tin thành văn được truyền đạt bằng ngơn ngữ hoặc ký
hiệu, hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức và được trình bày đúng
thể thức, kỹ thuật theo quy định”.
Như vậy, ta thấy có rất nhiều định nghĩa về văn bản, tuy nhiên tác giả thống
nhất sử dụng khái niệm: “Văn bản là thông tin thành văn được truyền đạt bằng
ngôn ngữ hoặc ký hiệu, hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức và
được trình bày đúng thể thức, kỹ thuật theo quy định”
Khái niệm về văn bán của Đảng

Văn bản của Đảng là các giấy tờ, tài liệu, thể hiện dưới dạng ngôn ngữ viết,
được liên kết chặt chẽ, hồn chỉnh cả về nội dung, thể thức, hình thức do tổ chức
10


đảng ban hành theo thẩm quyền quy định trong Điều lệ Đảng và các quy chế làm
việc của các cấp uỷ Đảng. căn cứ theo Quy định số 66-QĐ/TW, ngày 6/2/2017
của Ban Chấp hành Trung ương về thể loại, thẩm quyền ban hành và thể thức văn
bản của Đảng
Văn bản của Đảng là phương tiện, là công cụ chủ yếu, phổ biến nhất để tổ
chức các mối quan hệ trong hệ thống của Đảng, trong hệ thống chính trị do Đảng
lãnh đạo và trong các quan hệ đối ngoại.
2.1.2. Vai trị của văn bản Đảng
Là cơ sở đảm bảo thơng tin cho hoạt động lãnh đạo của Đảng
Hoạt động lãnh đảo của Đảng phần lớn được đảm bảo thông tin bởi hệ
thống văn bản lãnh đạo, quản lý. Đó là các thông tin về chủ trướng, đường lối của
Đảng và Nhà nước liên quan đến mục tiêu và phương hướng hoạt động lâu dài
của cơ quan, đơnn vị; là nhiệm vụ, mục tiêu hoạt đọng cụ thể của từng cơ quan,
đơn vị; phương thức hoạt động quann hệ công tác giữa các cơ quan, đơn vị với
nhau; tình hình đối tượng bị lãnh đạo quản lý, sự biến động của cơ quan, đơn vị,
chức năng nhiệm vụ và quyền hạn của cơ quan, đơn vị . Ngồi ra cịn liên quan
đến các kết quả đạt được trong quá trình lãnh đạo, quản lý.
Phương tiện truyền đạt các chủ trương, ý định lãnh đạo
Thông thường, các chủ trương, ý định lãnh đạo của các cơ quan Đảng được
truyền đạt sau khi đã được thể chế hóa thành các văn bản. Các chủ trương, ý định
lãnh đạo được truyền đạt nhanh chóng và đúng đối tượng, được đối thượng thông
suốt, hiểu được nhiệm vụ và nắm được ý của lãnh đạo muốn truyền đạt nhằm để
yên tâm, tin tưởng và thực hiện. Nếu như khơng truyền đạt thơng tin bằng văn bản
thì thông tin sẽ bị lộ, mất thời gian dẫn đến việc thực hiện chủ trương đưa ra không
được kịp thời và hiệu quả. Vì vậy cần có một hệ thống, một tổ chức xây dựng, ban

hành và vận chuyển một cách khoa học
Phương tiện kiểm tra, theo dõi hoạt động của Đảng
Kiểm tra có ý nghĩa cực kỳ quan trọng đối với hoạt đọng quản lý. Nếu như
khơng có kiểm tra, theo dõi thường xuyên, thiết thực và chặt chẽ thì mọi Nghị
11


quyết, Chỉ thị,… chỉ là lý thuyết xuông. Để kiểm tra có kết quả cũng cần chú ý
đúng mực cả hai phương diện của quá trình hình thành và giải quyết văn bản. Cụ
thể như kiểm tra sự xuất hiện các văn bản trong hoạt động của cơ quan và kiểm
tra về nội dung và sự hoàn thiện của các văn bản khi được trình kí và ln chuyển
tới các cơ quan. Chính vì vậy để kiểm sốt được văn bản ở mỗi cơ quan, thì các
cơ quan cần đặc biệt quan tâm tới việc phân công nhiệm vụ, trách nhiệm cho mỗi
bộ phận tránh tình trạng phân cơng khơng rõ ràng
2.1.3. Chức năng của văn bản Đảng
Cũng giống như chức năng của văn bản hành chính, văn bản của Đảng cũng
có 3 chức năng cơ bản như: chức năng thông tin, chức năng pháp lý, chức năng
quản lý, điều hành, chức năng văn hố – xã hội.
Chức năng thơng tin
Đây là chức năng cơ bản nhất, tổng quát nhất của văn bản. Chức năng
thông tin của văn bản thể hiện trên những phương diện sau:
- Ghi lại thông tin
- Truyền đạt thông tin trong hệ thống tổ chức và toàn xã hội.
- Giúp các cơ quan, tổ chức thu nhận thơng tin phục vụ cho hoạt động của
mình.
Chức năng pháp lý
Nội dung thông tin phản ánh trong văn bản là phát ngơn chính thức của
một cơ quan, tổ chức, đơn vị, nó có giá trị pháp lý. Các văn bản quy phạm pháp
luật, là cơ sở pháp lý cho hoạt động của các cơ quan, tổ chức.
Chức năng quản lý, điều hành: Văn bản gắn liền với chức năng quản lý,

điều hành hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức.
Chức năng văn hoá – xã hội
Văn bản là sản phẩm phản ánh sự sáng tạo của con người, từ lao động sản
xuất đến hoạt động văn hoá tinh thần, vì vậy nó có giá trị văn hố. Đồng thời, sự
sản sinh của mỗi văn bản đều do nhu cầu của xã hội, giải quyết các vấn đề của xã
hội.
12


Là công cụ chủ yếu để truyền tải thông tin về đường lối, chủ trương, quan
điểm; các thể chế liên quan đến cơ cấu tổ chức, lề lối làm việc; mối quan hệ tạo
nên sự thống nhất trong toàn hệ thống của Đảng và hệ thống chính trị do Đảng
lãnh đạo. Qua hệ thống văn bản, các cấp uỷ đảng tổ chức thực hiện sự lãnh đạo,
chỉ đạo của Đảng và hồn thành nhiệm vụ chính trị theo chức năng, quyền hạn,
nhiệm vụ của mình. Văn bản của Đảng cịn là cứ liệu, là bằng chứng lịch sử để
nghiên cứu, tổng kết hoạt động của Đảng.
2.1.4. Quy trình quản lý văn bản đi
Đánh máy, nhân bản văn bản
Bản gốc văn bản sau khi đã được người có thẩm quyền ký duyệt cho phép
ban hành được đánh máy, in một hoặc hai bản để trình ký chính thức.
Nhân bản phải đúng số lượng văn bản và đúng thời gian quy định.
Kiểm tra văn bản trước khi ký
Người soạn thảo văn bản kiểm tra nội dung văn bản, kiểm tra thể thức văn
bản trước khi trình ký.
Trước khi trình ký. Nếu khơng đạt yêu cầu, chuyển trả lại đơn vị soạn thảo
văn bản để chỉnh sửa văn bản thuộc thẩm quyền ký của cấp ủy, chánh văn phòng
cấp ủy hoặc người được chánh văn phòng ủy quyền kiểm tra nội dung văn bản
trước khi trình ký.
Nếu nội dung đạt yêu cầu, ký nháy vào nơi nhận và trình lên cho Chánh văn
phịng

Trình và ký văn bản
Văn thư trình lãnh đạo cơ quan ký văn bản. Các văn bản trình lãnh đạo
cấp ủy ký thuộc trách nhiệm của văn thư văn phòng cấp ủy.
Người đứng đầu cơ quan quy định thẩm quyền ký văn bản. Việc ký văn
bản phải đúng thẩm quyền, chức trách, nhiệm vụ được giao; người ký phải chịu
trách nhiệm về nội dung văn bản mình ký và đăng ký chữ ký mẫu tại văn thư.
Người ký không dùng bút chì, bút mực đỏ hoặc các thứ mực dễ phai để ký
văn bản; không ký tắt, ký nháy vào bản chính.
13


Cho số văn bản đi
Văn bản của cấp ủy đánh số theo thể loại văn bản và nhiệm kỳ cấp ủy.
Văn bản của cơ quan Đảng trực thuộc cấp ủy đánh số theo thể loại văn
bản và nhiệm kỳ cấp ủy mà cơ quan Đảng trực thuộc.
Đăng ký văn bản đi
Các văn bản chính thức phát hành của cấp ủy, cơ quan đều do văn thư
thống nhất đăng ký vào cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi.
Tài liệu tuyệt mật phát hành được đăng ký vào sổ riêng.
Giấy giới thiệu, giấy đi đường đăng ký vào sổ riêng theo từng loại.
Thủ tục phát hành văn bản đi
Phát hành theo nơi nhận hoặc danh sách thực nhận.
Văn bản tối mật, tuyệt mật, có quy định thu hồi đánh số bản, ghi tên nơi
nhận và đóng dấu thu hồi vào phía trên trang đầu văn bản. Văn bản tuyệt mật gửi
đi phải kèm theo phiếu gửi và gửi bằng hai bì.
Văn thư có trách nhiệm chuyển giao văn bản đến cán bộ đưa thư của cơ
quan, để gửi văn bản đi kịp thời nhất là đối với văn bản mật. không được chậm
trễ.
Gửi một bản cho đơn vị hoặc cán bộ xử lý công việc để lập hồ sơ.
Phát hành văn bản trên mạng thông tin diện rộng của Đảng thực hiện theo

Quy định của VPTW. Văn bản điện tử phát hành trên mạng phải bảo đảm đúng
thể thức, chính xác về nội dung văn bản giấy tương ứng.
Lưu văn bản đi
Lưu tệp toàn văn (text) vào cơ sở dữ liệu văn bản đi
Lưu đủ bản thảo có bút tích sửa về nội dung của lãnh đạo và bản gốc, bản
chính. Văn bản phải lập hồ sơ cơng việc, lưu hai bản chính.
Các ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo, chuyên viên ghi trên phiếu xử lý lưu kèm
bản chính để nộp lưu vào lưu trữ hiện hành.
Các văn bản tuyệt mật cho vào hai bì, có niêm phong để lưu nguyên bì.
Theo dõi, kiểm tra gửi nhận văn bản đi
14


Kiểm tra, theo dõi kết quả giao nhận văn bản theo định kỳ 6 tháng một
lần; hình thức kiểm tra qua mạng, điện thoại, thực tế,...
Làm báo cáo tóm tắt nội dung các văn bản đã phát hành.
2.2. Thực trạng cơng tác quản lý văn bản đi tại Văn phịng Thành phố
Bà Rịa
Nhận thức vai trò, tầm quan trọng của công tác quản lý văn bản đi trong
hoạt động quản lý và điều hành của Thành ủy. Thành ủy Bà Rịa xác định công tác
quản lý văn bản là một nhiệm vụ quan trọng, mang tính chất thường xuyên, đặc
biệt trong giai đoạn đẩy mạnh cải cách hành chính hiện nay
Từ năm 2020 đến nay, số lượng văn bản được hình thành trong quá trình
hoạt động tương đối nhiều, năm sau cao hơn năm trước.
Cụ thể:
Thời gian

Văn bản đi

Văn bản đến

Năm 2020

3202

2980

Năm 2022

3654

3210

Các loại văn bản của Đảng được ban Thường vụ Thành ủy ban hành bao
gồm: Quyết định, báo cáo, thông báo, văn bản, kế hoạch, Đề án…
Với mục đích nhằm điều hành hoạt động của lãnh đạo, giúp Lãnh đạo văn
phịng nắm được tồn bộ tình hình cơng việc của Văn phịng, đảm bảo giải quyết
mọi cơng việc của văn phịng được thơng suốt, nhanh chóng, quản lý chặt chẽ
đồng thời đảm bảo việc nghiên cứu, tra lục khoa học, nhanh chóng và thực hiện.
Chính vì vậy việc hình thành lưu đồ kiểm sốt tài liệu ISO được hình thành dựa
trên tiêu chuẩn chung nhất như:
2.3.1. Lưu đồ quản lý văn bản đi của Văn phòng thành phố Bà Rịa

Lưu đồ quản lý văn bản đi

15