Nghiên cứu thị trường với sự phát triển của Doanh nghiệp công nghiệp

Xây dựng hệ thống thông tin quản lý các văn bản
Lời nói đầu
Một nhiệm vụ quan trọng của công tác quản lý là quản lý dữ liệu , tức
là những số liệu và tài liệu thu thập đợc . Dữ liệu đợc coi là nguyên liệu để
chế biến thành thông tin dới dạng tiện dùng và có ích cho viẹec ban hành
các quyết định . Ngày nay ngân hàng dữ liệu hệ cơ sở dữ liệu dựa trên máy
tính điên tử là phơng tiện chủ yếu để quản lý dữ liệu một cách thành
công .Mối quan tâm hàng đầu của những cán bộ thiết kế hệ thống thông
tin quản lý là thiết kế các ngân hàng dữ liệu nhằm lu trữ và quản lý tập
trung dữ liệu trên các phơng tiện nhớ của máy tính điện tử để phục vụ cho
nhiều ngời dùng và nhiều mục đích quản lý.Hệ thống thông tin quản lý thể
hiên cách tiếp cận của nhà quản lý tới những hệ thống thông tin quản lý và
những ứng dụng của nó trong các tổ chức kinh tế xã hội , đặc biệt cho các
tổ chức doanh nghiệp. Các nhà quản lý hiện đại càng ngày càng phải chịu
trách nhiệm nhiều hơn trong việc xác định những yêu cầu hệ thông thông
tin và trách nhiệm trong việc phân tích, thiết kế và cài đặt những hệ thống
thông tin sao cho chúng trợ giúp tốt nhất những yêu cầu thông tin của nhà
quản lý .
Hiện nay ở nớc ta thực hiện Nghị Định 49/CP của chính phủ tất cả các
cơ quan xí nghiệp đều đã và đang thực hiện đa máy tính vào công tác văn
phòng và quản lý .Thế nên sinh viên chuẩn bị đi thực tật làm đề tài chuyên
nghành là hết sức thiết thực và cần thiết để qua đây biết đợc tình hình học
tập và ứng dụng trong thực tế ra sao? Cho nên em chọn đề tài Xây dựng
hệ thống thông tin quản lý các văn bản đến và đi của khoa tin học kinh tế
Đề tài này sẽ giúp cho em hiểu biết hơn vì đây là đề tài thiết thực trong
thực tế .Qua đề tài này em sẽ phát triển lên xây dựng đề tài khác khá hơn .
Vì đây là đề tài đầu tay về môn chuyên nghành nên chắc hẳn còn nhiều
thiếu sót . Em rất mong nhận đợc lời nhận xét phê bình và gợi ý sửa đổi
của Thầy để em rút kinh nghiệm trong những đề tài sau nhất là trong quá
trình thực tập.
ChơngI. Khái quát nội dung và sử dụng ngôn

ngữ xây dựng trơng trình này:
A.Khái niệm cơ bản.
1
Xây dựng hệ thống thông tin quản lý các văn bản
1.Khái quát chung.
Trải qua 45 năm xây dựng và trởng thành Đại Học Kinh Tế Quốc Dân
Hà Nội đã đào tạo ra hàng nghìn cử nhân kinh tế .Vì vậy việc quản lý hồ
sơ và các văn bản đến và đi của trờng là một vấn đề rất cấp bách và thiết
thực đối với nhà trờng nói chung và khoa tin học kinh tế nói riêng.
Các hồ sơ quản lý sinh viên sau khi tốt nghiệp ra trờng làm việc và
công tác đợc nhà trờng theo dõi họat động , thu thập các thông tin nhằm
xây dựng đào tạo và phát triển chuyên ngành ngày càng tốt hơn, phù hợp,
đáp ứng yêu cầu của đất nớc cải thiện nâng cao chất lợng đào tạo cử nhân
kinh tế với chất lợng cao nhằm xây dựng đất nớc văn minh và hiện đại.
Nhà trờng liên hệ tới các khoa, chuyên ngành của từng sinh viên để nắm
bắt đợc tình hình của sinh viên về việc học tập và liên hệ với gia đình để
đào tạo quản lý có hiệu quả,với sự quản lý chặt chẽ nh vậy chất lợng sinh
viên ra trờng ngày càng cao.
Các hồ sơ văn bản của Bộ Giáo dục và đào tạo gửi tới nhà trờng .Sau đó
gửi tới các khoa để phổ biến cho sinh viên biết những quy chế về quá trình
đào tạo .Các văn bản hồ sơ của khoa gửi tới Bộ Giáo dục thông qua nhà tr-
ờng ngoài ra ý kiến đóng góp của sinh viên tới khoa và nhà trờng.
2.Tính cấp thiết của đề tài.
Trờng ta hàng năm đào tạo rất nhiều cử nhân cho nên việc quản lý hồ sơ
cuả các sinh viên là rất cần thiết. Những văn bản gửi đến và đi rất nhiều
cho nên vấn đề bảo mật và quản lý phải chặt chẽ. Cử nhân Tin Học Kinh
Tế đợc đào tạo những kiến thức cơ bản nhất về tin học sau khi ra trờng
sinh viên có thể độc lập làm việc cho các trung tâm phần mềm ,các công
ty sản xuất, bu điện , ngân hàng
Việc quản lý văn bản là công việc cần thiết và cấp bách thiết thực nhằm

thúc đẩy chất lợng đào tạo cử nhân phù hợp với thời đại thông tin, nhất là
đối với sinh viên khoa tin học quản lý. Đào tạo cho đất nớc các cử nhân tin
học kinh tế đáp ứng yêu cầu của đất nớc xây dựng Xã Hội Chủ Nghĩa
phồn vinh.
2
Xây dựng hệ thống thông tin quản lý các văn bản
B.Ngôn ngữ lập trình.
1.Khái niệm chung.
Với phần mềm quản lý văn bản vào ra của khoa tin học kinh tế là một
khối lợng tơng đối lớn vì vậy khi xây dựng HTTT cho đề tài nay ngôn
ngữ thích hợp cho hớng đối tợng , truy cập một cách nhanh nhất và dễ
hiểu nhất, thuận lợi cho việc tìm kiếm, hay theo dõi quá trình học tập của
sinh viên đó . Em chọn ngôn ngữ lập Trình Visual Basic 6.0.
Đây là ngôn ngữ thông dụng nhất cho việc xây dựng đề tài lập trình h-
ớng đối tợng , giúp cho đề tài sinh động hơn, dễ hiểu hơn, sử dụng dễ hơn.
2.Xây dựng đề tài.
Với ngôn ngữ Visual Basic 6.0 , đề tài đợc xây dựng trên cơ sở HTTT đ-
ợc thiết kế các FORM , với một FORM chính ta có thể truy nhập, tìm
kiếm, dữ liệu , thông tin về hồ sơ, văn bản đi và văn bản đến của khoa tất
cả những vấn đề về hồ sơ kể cả những văn bản đã sử dụng .
Qua đó ta có thể liên hệ dễ dàng hơn giữa các khoa với nhau và liên hệ
giữa nhà trờng và gia đình, việc liên hệ của Bộ Giáo dục gửi tới nhà trờng
và thông qua các khoa tới sinh viên để cập nhật những thông tin cần
thiết.Nh vậy sử dụng ngôn ngữ Visual Basic có thể xây dựng chơng trình
hoàn thiện hơn so với ngôn ngữ lập trình khác.
Với ngôn ngữ này em xây dựng các form nhỏ thông qua một form
chính. Từ form chính có thể truy nhập đợc các thông tin ở các form khác
nhờ menu hiện ở trên form chính, ngoài ra có thể nhập thêm hay xoá bỏ
một văn bản nào đó do một lý do là chuyển đến hoặc chuyển đi.
ChơngII: Quá trình thực hiện

A. Quá trình thực hiện.
Nhiệm vụ chính của thiết kế là : Lập kế hoạch, thiết kế chi tiết các giao
diện vào ra, thiết kế cách thức tơng tác với phần tin học hoá, thiết kế các
thủ tục thủ công, chuẩn bị trình bày báo cáo. Thiết kế các giao diện là xác
định HTTT trình bày thông tin nh thế nào cho ngời sử dụng khi nhập dữ
liệu vào hệ thống hoặc đa ra kết qua ra. Công việc quản lý sinh viên là một
công việc rất thiết thực trong việc đào tạo quản lý sinh viên . Với đội ngũ
sinh viên sau khi ra trờng họ có thể phát huy những tài năng vốn có của
mình đã học và nghiên cứu trong nhà trờng nhờ có sự quản lý chặt chẽ và
khoa học của khoa và nhà trờng ,đề tàiXây dựng HTTT quản lý văn bản
vào ra cuả khoa tin học kinh tế là một đề tài rất cần thiết cho quá trình
đào tạo của khoa và trờng .
Với thời đại thông tin, tin học đợc phổ cập trên tất cả các ban nghành
việc áp dụng tin học vào quá trình quản lý là rất cấp thiết. Trải qua 45 năm
xây dựng và trởng thành Đại học kinh tế quốc dân nói chung và khoa tin
3
Xây dựng hệ thống thông tin quản lý các văn bản
học kinh tế nói riêng đã đào tạo ra hàng nghìn cử nhân kinh tế họ đã làm
và nghiên cứu góp phần rất lớn cho đất nớc , với những kiến thức họ đã đ-
ợc học và nghiên cứu họ là một phần lớn cho việc phát triển kinh tế nớc ta
từ một nền kinh tế thấp trở thành đợc nh ngày hôm nay.
Khoa tin học kinh tế với đào tạo chuyên môn tin học kinh tế ,sinh viên
theo học đợc học những vấn đề về tin học cơ bản nhất sau khi ra trờng sinh
viên có thể độc lập phát huy, phục vụ cho công việc quản lý ,ngân hàng
,hay viết chơng trình phần mềm kinh tế , họ có thể làm việc cho các công
ty phần mềm.
Nhờ có sự quản lý chặt chẽ và thiết thực cùng với lòng nhiệt tình , tâm
huyết giảng dạy của các thầy cô trong khoa và trờng sinh viên ra trờng với
chất lợng ngày càng cao, với trình độ chuyên môn cao cùng với đạo đức
phẩm chất tốt.

Sinh viên sau khi ra trờng với chuyên môn cao nhờ sự chỉ dẫn nghiên
cứu của thầy cô và bản thân cố gắng của mình , họ đợc nghiên cứu những
vấn đề mới nhất về tin học cùng với sự rèn luyện đạo đức con ngời. Sinh
viên sau khi ra trờng không những có trình độ cao mà họ còn có phẩm
chất tốt. Nhờ việc quản lý khoa học của nhà trờng và khoa tin học kinh tế,
Đề tài Xây dựng HTTT quản lý văn bản của khoa tin học kinh tế là một
công việc rất cần thiết.
B. Phân tích và thiết kế HTTT.
Trớc hết ta phải thiết kế hệ thống để quá trình thực hiện phơng án của
mình đợc thoả dụng. Đánh giá yêu cầu và tham khảo về giai đoạn yêu cầu
do phân tích trình bày một quyết định sẽ đợc ban hành tiếp tục hay huỷ
bỏ. Giai đoạn này cũng rất quan trọng, theo James Mckên đã làm rõ tính
sống còn của giai đoạn này bằng nhận xét:Những ngời có thành công
nhất , nghĩa là những ngời tôn trọng nhất các rằng buộc về tài chính, về
thời gian và đợc ngời sử dụng hài lòng nhất , cũng là những ngời đã dành
nhiều thời gian nhất cho những hoạt động phân tích chi tiết và thiết kế lo
gíc.
I/Sơ Đồ Chức Năng:
4
Quản lý văn bản
Quản lý hồ sơLập lịch
Quản lý nơi
nhận
Vào các thủ tụcNhập nội dungXử lý
Tính theo loại
văn bản
In các báo cáo
In văn bản
Xây dựng hệ thống thông tin quản lý các văn bản

Sơ đồ chức năng quản lý văn bản vào ra cuả khoa tin học kinh tế
II/Sơ Đồ DFD:
5
Xây dựng hệ thống thông tin quản lý các văn bản
Ta thể hiện rất khái quát nội dung chính của hệ thống quản lý văn bản
qua sơ đồ này.Sơ đồ này không đi vào chi tiết , mà mô tả sao cho chỉ cần
một lần nhìn là nhận ra nội dung chính của hệ thống
Văn bản và hồ sơ
Đây là sơ đồ DFD của quá trình quản lý và theo dõi văn bản
III. Thiết kế top down design
6
Vào danh
mục
Phiếu kiểm nghiệm
Văn bản
Nội
dung
đã qua nhân xét
Kiểm tra
Thông tư số
In ra các
văn bản
Phòng
đào tạo
Gia đình
Xây dựng hệ thống thông tin quản lý các văn bản
Thời điểm Nhận Văn Bản

IV. Ch ơng trình.
7

Thời gian kiểm
định
Kết thúc quá trình gửi
Xử lý văn bản
Xắp xếp văn bản theo trình
tự
Thực hiện chương trình
Thực hiện kiểm tra định kỳ
Nhận và thực hiện
Sau khi nhận văn
bản
Lập kế hoạch
Quá trình gửi
văn bản
Xác định điều
kiện văn bản
Đã thực
hiệnvà xử lý
Các thông báo
được gửi đi
Tổng hợp và
thông báo
Xây dựng hệ thống thông tin quản lý các văn bản
Đây là chơng trình xây dựng nhằm quản lý văn bản khoa tin học kinh
tế. Khi ta muốn nhập dữ liệu tìm kiếm văn bản trợ giúp chơng trình.
2. Nhập dữ liệu.
8
X©y dùng hÖ thèng th«ng tin qu¶n lý c¸c v¨n b¶n
3. KiÓu v¨n b¶n.
9

X©y dùng hÖ thèng th«ng tin qu¶n lý c¸c v¨n b¶n
4. Ngµy göi.
C. Ch¬ng tr×nh gèc.
10