Tăng cường công tác quản lý văn phòng của Công ty GPT

Luận văn tốt nghiệp
Lời nói đầu
Hiện nay - xét về phơng diện vĩ mô, nền kinh tế Việt Nam đang có những
bớc chuyển mạnh khá khả quan, hệ thống pháp chế kinh doanh đợc nhanh
chóng hoàn thiện; nền kinh tế thị trờng đang trên đà phát triển và tỏ rõ khả
năng thích ứng của ngời Việt Nam, thị trờng nội địa hóa đang đợc tổ chức lại
theo hớng cạnh tranh lành mạnh, thị trờng nớc ngoài đang đợc củng cố và mở
rộng, cơ sở hạ tầng đang đợc xúc tiến xây dựng mạnh mẽ...
Điều đó cho phép nớc ta hình thành một môi trờng kinh doanh thuận lợi, thúc
đẩy việc tạo lập, tổ chức lại, phục hồi và phát triển các doanh nghiệp nọi địa
hoạt động đạt hiệu quả. Để góp phần thực hiện những mục tiêu chiến lợc KT -
XH theo định hớng XHCN mà Đảng đã đề ra. Bên cạnh thuận lợi đó, chúng ta
cần phải đặt ra đòi hỏi nghiêm ngặt về trình độ tổ chức, quản lý doanh nghiệp
nhằm thích nghi với sự cạnh tranh của nền kinh tế thị trờng.
Trong công cuộc đổi mới này, cải cách hành chính là một trong những nhiệm
vụ hàng đầu mà Đảng và Nhà nớc ta quan tâm; trong đó công tác tổ chức quản
lý văn phòng là một phần việc rất quan trọng không thể thiếu đợc trong công tác
quản lý doanh nghiệp bởi công tác văn phòng là hoạt động hỗ trợ cho những bộ
phận khác trong cùng một doanh nghiệp hoàn thành nhiệm vụ và mục tiêu
chung, nó là hoạt động không những đặc trng của doanh nghiệp mà còn giúp
cho doanh nghiệp giải quyết công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ và thẩm
quyền của cơ quan, doanh nghiệp, là địa điểm giao tiếp đối nội, đối ngoại của
cơ quan, doanh nghiệp... Nhận thức đợc tầm quan trọng đó, trong thời gian thực
tập tại công ty FPT, đợc tìm hiểu về bộ máy làm việc cũng nh cơ cấu tổ chức
của công ty, nhất là văn phòng công ty, em đã chọn đề tài: " Tăng cờng công
Nguyễn Thanh Huyền
1

Luận văn tốt nghiệp
tác quản lý văn phòng của công ty FPT " làm nội dung nghiên cứu cho khóa

luận tốt nghiệp của mình. Khóa luận đợc chia làm 3 chơng:
Chơng 1: Lý luận chung về tổ chức quản lý bộ máy văn phòng.
Chơng 2: Tổ chức quản lý bộ máy văn phòng của công ty FPT.
Chơng 3: Những nhận xét đánh giá và một số biện pháp tăng cờng công
tác quản lý văn phòng của công ty FPT.
Do kiến thức và kinh nghiệm còn nhiều hạn chế, thời gian nghiên cứu cha
nhiều nên bài viết này không tránh khỏi những thiếu sót. Với lòng biết ơn sâu
sắc, em mong muốn nhận đợc những ý kiến phê bình, góp ý quý báu của các
thầy cô, tập thể cán bộ công ty FPT và các bạn, giúp em nâng cao hơn nữa trình
độ hiểu biết về lý luận cũng nh thực tiễn.
Em xin chân thành cảm ơn Tiến Sỹ Đinh Văn Tiến, Thạc Sỹ Trịnh Thanh Hà và
các thầy cô giáo khoa Hành chính doanh nghiệp cùng Ban lãnh đạo, tập thể cán
bộ nhân viên đang công tác tại công ty FPT đã giúp đỡ em hoàn thành bài viết
này.
Nguyễn Thanh Huyền
2

Luận văn tốt nghiệp
Tăng cờng công tác quản lý
văn phòng của công ty FPT
Chơng 1
lý luận chung về tổ chức quản lý bộ máy văn phòng
1.1. Sự cần thiết của văn phòng:
1.1.1. Khái niệm và vai trò của văn phòng:
Trong một doanh nghiệp hàng ngày có nhiều dữ liệu nảy sinh (các tài nguyên,
số nhân viên, các chi phí, các hồ sơ khách hàng, doanh số bán, chi tiết giao dịch
kinh doanh) cần đợc xử lý chính xác, kịp thời, thích hợp để trở thành những
thông tin hữu ích giúp cho ngời lãnh đạo ra quyết định kinh doanh một cách
đúng đắn. Trong đó, văn phòng là một bộ phận làm việc của doanh nghiệp, giúp
giải quyết công việc thuộc chức năng nhiệm vụ và thẩm quyền của doanh

nghiệp, là địa điểm giao tiếp đối nội và đối ngoại của doanh nghiệp, đó là nơi
soạn thảo, sử dụng và tổ chức các hồ sơ, công văn giấy tờ nhằm mục đích thông
tin sao cho có hiệu quả.
Vai trò của văn phòng thể hiện ở chỗ:
* Giúp lãnh đạo hoạt động có chơng trình, kế hoạch, tránh những
công việc mang tính vụ việc.
* Giúp lãnh đạo trong việc điều hòa phối hợp công việc chung của
đơn vị, bảo đảm sự hoạt động liên tục và thống nhất.
* Bảo đảm tốt công việc phục vụ hoạt động của cơ quan đợc thông
suốt, đạt hiệu quả cao.
1.1.2 - Chức năng và nhiệm vụ của văn phòng:
1.1.2.1 - Chức năng của văn phòng:
Văn phòng có hai chức năng cơ bản sau:
* Chức năng tham mu tổng hợp, xử lý thông tin hành chính hỗ trợ.
Nguyễn Thanh Huyền
3

Luận văn tốt nghiệp
Hàng ngày, doanh nghiệp tiếp nhận rất nhiều dữ liệu dới nhiều hình thứckhác
nhau nh: Con số, chữ, tiếng động và hình ảnh. Thông tin là những dữ liệu đợc
sắp xếp thành những mẫu hình có ý nghĩa đợc lãnh đạo doanh nghiệp sử dụng
để ra những quyết định, hoạch định và kiểm soát các hoạt động. Có thể thấy
rằng: Quản lý dựa trên các công việc của văn phòng, sản phẩm của văn phòng là
thông tin. Phần lớn các hoạt động của văn phòng đều liên quan tới việc thu thập,
xử lý, ghi lại và truyền thông thông tin. Khi đợc hỗ trợ bởi thông tin chính xác
và kịp thời, quyết định hành chính sẽ đạt đợc hiẹu quả cao và ngợc lại. Khi
thông tin không chính xác, không tơng xứng, không kịp thời thì quyết định sẽ
không thể có hiệu quả. Tầm quan trọng của chức năng tham mu tổng hợp là góp
phần vào việc điều hành ra quyết định kịp thời, có hiệu quả của các cấp quản lý.
Trong quá trình tăng trởng kinh tế, hệ thống kinh tế nào cũng phức tạp làm phát

sinh đến sự thiết lập những hệ thống thông tin trong từng doanh nghiệp lẫn
trong nền kinh tế. Văn phòng doanh nghiệp có chức năng tham mu tổng hợp là
đầu mối thu thập, chuyển tải và xử lý thông tin hành chính hỗ trợ
* Chức năng dịch vụ - hỗ trợ của văn phòng.
Chức năng dịch vụ - hỗ trợ của văn phòng đợc thể hiện qua các công việc
sau:
- Kế toán
- Tài vụ
- Kế hoạch - thống kê
- Viễn thông
- In ấn
- Quản lý hành chính
- Xử lý dữ liệu
- Xử lý văn bản
- Quản lý công văn giấy tờ, hồ sơ tài liệu
Nguyễn Thanh Huyền
4

Luận văn tốt nghiệp
- Tổng hợp
- Quản lý dân sự.
Văn phòng có trách nhiệm tạo mọi dịch vụ và điều kiện thuận lợi cho các
bộ phận nghiệp vụ khác hoạt động có hiệu quả, cho nên ta phải có kế hoạch hợp
lý. Muốn thực hiện tốt chức năng này, cần chú ý:
+ Phân loại các chức năng, dịch vụ:

Nhóm dịch vụ có tính chuyên môn: Kế toán, tài vụ, thống kê kế hoạch.

Nhóm thuộc về quy trình xử lý thông tin: Xử lý văn bản, viễn thông, in ấn tài
liệu.

Nhóm dịch vụ thuộc công tác tổng hợp - hành chính - nhân sự.
Cả 3 nhóm này đợc tổ chức thành hệ thống hành chính hỗ trợ có mục đích, cung
cấp các thông tin hành chính hỗ trợ theo yêu cầu nhanh chóng, chính xác, kịp
thời, chất lợng cao để các cấp quản lý ra quyết định kinh doanh.
+ Nghiên cứu thiết lập các mô hình tổ chức văn phòng doanh nghiệp khác
nhau, phù hợp với quy mô của từng doanh nghiệp để thực hiện tốt các chức
năng này. Tùy theo quy mô doanh nghiệp nhỏ, vừa hay lớn mà văn phòng có hai
mô hình khác nhau: mô hình kiểu tập trung và mô hình kiểu phân tán.
1.1.2.2 Nhiệm vụ của văn phòng:
- Văn phòng có các nhiệm vụ sau:

Xây dựng công trình công tác năm, 6 tháng và lịch làm việc của doanh nghiệp
và thờng xuyên đôn đốc theo dõi, thực hiện chơng trình.

Thu thập, xử lý thông tin, chuẩn bị văn bản, đề án ra quyết định quản lý theo
sự giao phó của thủ trởng doanh nghiệp.

Kiểm tra thể thức văn bản, biên tập văn bản và xử lý văn bản.

Tổ chức giao tiếp đối nội và đối ngoại của doanh nghiệp, giữ vị trí chiếc cầu
nối liên hệ với cơ quan cấp trên, cấp ngang, cấp dới và công dân.
Nguyễn Thanh Huyền
5

Luận văn tốt nghiệp

Bảo đảm nhu cầu phục vụ hoạt động của doanh nghiệp về mặt kinh phí, cơ sở
vật chất, quản lý vật t, tài sản của doanh nghiệp.
1.2 - Nguyên tắc tổ chức bộ máy văn phòng:

1.1.2 - Một số nguyên tắc tổ chức bộ máy văn phòng:
Bộ máy văn phòng rất quan trọng cho một doanh nghiệp nên cần phải tổ
chức bộ máy này một cách thích hợp và năng động giúp cho bộ phận phòng,
ban khác hoàn thành nhiệm vụ của họ. Có rất nhiều nguyên tắc cho việc tổ chức
bộ máy văn phòng, nhng dới đây là một số nguyên tắc có giá trị nhất đối với
việc tổ chức bộ máy văn phòng.
* Nguyên tắc về mục tiêu:
Mọi công việc đợc định ra đều nhằm đạt đợc một mục tiêu nhất định, cho nên
trớc khi định ra một bộ phận nào đó thì mục tiêu của bộ phận đó đã đợc xác
định rõ ràng. Mục tiêu của hành chính văn phòng là hỗ trợ một cách tiết kiệm
và có hiệu quả để hoạt động của các bộ phận khác hoạt động thuận lợi. Công
việc của văn phòng đóng góp vào mục tiêu chung của doanh nghiệp một cách
gián tiếp hoặc trực tiếp.
* Nguyên tắc chức năng:
Mục tiêu quyết định chức năng. Chức năng đợc xác định dựa trên các yêu cầu
và tầm quan trọng trong phân công để thực hiện mục tiêu. Từng bộ phận phải
phát triển theo tỷ lệ với sự đóng góp của nó một cách thích hợp và không quá
rộng. Nếu một bộ phận chức năng phát triển quá mức hay quá kém so với bộ
phận khác thì công việc sẽ bị cản trở.
* Nguyên tắc về nhân viên:
Chức năng trở thành trách nhiệm khi công việc đợc ấn định cho nhân viên
cá biệt, từng nhân viên bảo đảm nghĩa vụ thực hiện những nhiệm vụ nào đó.
Nguyễn Thanh Huyền
6

Luận văn tốt nghiệp
Nên để cho nhân viên tham gia thảo luận các vấn đề quản lý có ảnh hởng đến
công việc của họ, nhằm nâng cao khả năng xác định vai trò của mình đối với
các mục tiêu và các quy định, từ đó nâng cao ý thức của nhân viên đối với công
việc.

* Nguyên tắc về trách nhiệm và quyền hạn:
Trách nhiệm và quyền hạn gắn liền với nhau. Trách nhiệm và quyền hạn bổ
sung và tăng cờng lẫn nhau, không nên vợt qua ở bất kỳ cấp độ nào, nhằm tránh
hiện tợng có trách nhiệm mà không có quyền hạn và ngợc lại có quyền mà
không chịu trách nhiệm. Trách nhiệm phải đợc quy định rõ ràng trớc khi phân
công công việc cụ thể khi phân công công việc cần chú ý đến chuyên môn hóa,
nhng đồng thời phải phát triển sự phối hợp. Những chức năng có liên quan hoặc
tơng tự nhau đợc ghép chung thành nhóm.
* Nguyên tắc về ủy quyền
Trong bất kì một đơn vị nào, thủ trởng không thể làm hết mọi công việc
nên phải biết ủy quyền chính xác trách nhiệm và quyền hạn cho trợ lý. Điều đó
giúp cho ngời lãnh đạo có nhiều thời gian cho trách nhiệm quản lý, còn nhân
viên có cơ hội suy nghĩ và phát triển.
* Nguyên tắc tính về duy nhất của mệnh lệnh:
Nguyên tắc này đảm bảo tất cả các nguồn lực trong tổ chức đợc cuốn hút theo
một hớng, mọi sự tiết kiệm thu đợc là do những thủ tục chung và tiêu chuẩn
hóa. Các nhân viên biết đợc vị trí và quyền hạn của họ vì họ chịu trách nhiệm về
các quyền hạn duy nhất.
* Nguyên tắc về phạm vi kiểm soát:
Nguyên tắc này liên quan đến số ngời dới quyền của một ngời kiểm soát. Phạm
vi kiểm soát càng rộng thì số cấp quản lý cần ít và ngợc lại. Phạm vi kiểm soát
còn gọi là phạm vi quản lý là một trong những yếu tố chủ yếu đợc xem xét khi
Nguyễn Thanh Huyền
7

Luận văn tốt nghiệp
quyết định cơ cấu tổ chức nên theo chiều dọc hay chiều ngang và nên phát triển
theo hớng nào. Muốn đảm bảo kiểm soát quản lý hiệu quả, cần hiểu biết những
yếu tố ảnh hởng đến phạm vi kiểm soát, bao gồm: Các hoạt động có liên quan,
kỹ năng của ngời đợc kiểm soát, cấp tổ chức liên quan, những nhiệm vụ của tổ

chức.
* Nguyên tắc về tính linh hoạt của tổ chức:
Các dịch vụ hỗ trợ văn phòng không đồng nhất và có sự thay đổi tạm thời
khối lợng. Phải chú trọng nhạy cảm với vấn đề này. Tính linh hoạt của tổ chức
thể hiện ở chỗ: Thuê nhân viên tạm thời lúc bận rộn, huấn luyện chéo nhân viên
để họ có thể thay đổi công việc, tổ chức các nhóm điều động khi cần thiết.
1.2.2 - Tập trung hóa hay phân tán các dịch vụ hỗ trợ văn phòng:
Các dịch vụ hỗ trợ văn phòng không đồng nhất, đúng hơn là hỗn hợp,
chúng đợc đặt ra để làm dễ dàng cho các hoạt động của các bộ phận chức năng
khác nhau. Do đó vấn đề chủ yếu trong tổ chức bộ máy văn phòng thờng đợc
tranh luận là các dịch vụ văn phòng nên đợc tập trung hay phân tán hoàn toàn
hoặc có một số công việc nào đó nên đợc tập trung, một số việc khác nên phân
tán.
* Tập trung các dịch vụ Văn phòng:
Tập trung các dịch vụ văn phòng có thuận lợi và bất lợi:
- Thuận lợi: có hai thuận lợi chính - một loạt liên quan đến thiết bị văn phòng và
mặt bằng: nh tiết kiệm khi sử dụng thiết bị văn phòng, mặt bằng, giảm nhu cầu
trùng lặp, tận dụng hết những thiết bị chuyên biệt, tạo điều kiện quy định thời
gian biểu tốt hơn cho máy móc tránh sự trùng lặp nhân sự thực hiện chức năng
th ký ở một số văn phòng bộ phận. Còn loại kia liên quan đến những ngời thực
hiện công việc, các nhân viên văn phòng tập trung có thể chuyên sâu vào lĩnh
Nguyễn Thanh Huyền
8

Luận văn tốt nghiệp
vực công việc khác nhau đợc thực hiện trên cơ sở tiêu chuẩn hóa. Tập trung còn
cho phép tập trung nỗ lực của nhân viên vào chức năng riêng biệt vào những lúc
cao điểm. Ngoài ra, nhóm ngời tập trung thờng trao đổi thông tin và t vấn cho
nhau có hiệu quả tốt hơn.
- Bất lợi: Tăng thêm thời gian cần để hoàn thành nhiệm vụ và gia tăng công việc

giấy tờ vì có những thủ tục ghi nhận những công việc từ các bộ phận gửi đến và
từ trung tâm dịch vụ gửi đi. Do công việc thực hiện xa nên tránh không khỏi
có những sự hiểu lầm và sai sót có thể gây ra những chậm trễ không thể chấp
nhận đợc.
* Hình thức tập trung văn phòng:
- Tập trung vào một địa bàn: tập trung hóa vào một địa bàn là mọi hoạt động hồ
sơ văn th đều phải tập trung tại một điểm duy nhất dới quyền quản lý của nhân
viên quản lý hành chính.
- Tập trung vào một điểm có thuận lợi: dễ huy động đợc nhân sự, dễ đào tạo
huấn luyện, dễ sử dụng trang thiết bị, và dễ dàng nghiên cứu cải tiến, thủ tục.
Tuy nhiên nó cũng có những bất lợi: khi chuyên môn hóa, công việc thiếu chính
xác, thiếu quan tâm đến sự u tiên của từng loại công việc, trì trệ do chuyển giao
công việc.
- Tập trung theo chức năng: là hoạt động hành chính vẫn đặt tại địa điểm
của các bộ phận chuyên môn của nó nhng phải đặt dới quyền phối hợp, tiêu
chuẩn hóa và giám sát của nhà quản lý hành chính. Hình thức này có thuận lợi
là thu hút đợc nhiều công việc vào công tác quản lý, làm tham mu về hoạt động
hành chính cho nhà quản lý hành chính của từng bộ phận chuyên môn. Tuy
nhiên nếu áp dụng không khéo sẽ xảy ra việc lấn quyền các cấp quản lý chuyên
môn.
Nguyễn Thanh Huyền
9

Luận văn tốt nghiệp
* Phân tán văn phòng:
Phân tán ít nhiều ngợc lại với tập trung. Thuận lợi chủ yếu của nó là tạo
nên tính linh hoạt trong công việc; thêm vào đó là làm việc trong những đơn vị
nhỏ có thể động viên thúc đẩy nhân viên, họ có nhiều cơ hội sử dụng sáng kiến
hơn và thấy ngay đợc những gì xảy ra trong công việc giúp họ cải tiến chất lợng
và tốc độ làm việc. Bất lợi của phân tán là thiếu sự phối hợp nên công việc sẽ

trùng lặp làm hao tổn văn phòng phẩm và sức lực.
Tóm lại có nhiều hình thức tập trung hay phân tán , quyết định tập trung
các dịch vụ văn phòng hay không hoặc đến mức độ nào, cần đợc nghiên cứu và
tiến hành một cách thận trọng, phải dựa trên những tiêu chuẩn nhất định.
1.2.3- Xây dựng sơ đồ bố trí văn phòng:
Cơ cấu tổ chức văn phòng thay đổi tùy theo quy mô của doanh nghiệp,
chiến lợc kinh doanh, cơ cấu sản phẩm, dịch vụ và thị trờng.
Nguyễn Thanh Huyền
10
Quản lý
hành chính
Công việc hành chính bộ phận A
Công việc hành chính bộ phận B
Công việc hành chính bộ phận C

Luận văn tốt nghiệp
Để tăng hiệu quả hoạt động của bộ máy văn phòng, bên cạnh việc áp dụng
những nguyên tắc cần thiết về cơ cấu tổ chức, xem xét việc bố trí các dịch vụ
văn phòng, thì các doanh nghiệp hoặc cơ quan còn cần chú ý đến cách bố trí
văn phòng và các bộ phận trong văn phòng, sao cho phù hợp với yêu cầu công
việc của doanh nghiệp hoặc cơ quan mình.
Bớc đầu tiên xem xét sơ đồ bố trí một văn phòng là thu thập các thông tin
về: công việc phải đợc thực hiện, cách thực hiện, chu trình xử lý, đặc biệt liên
quan đến sự cân bằng giữa các giai đoạn công việc khác nhau và thời gian cần
cho mỗi công việc hoàn tất, những cơ số lu trữ nào cần thiết ở mỗi giai đoạn xử
lý, ở đâu chắc chắn xảy ra những sự tắc nghẽn và hủy bỏ những công việc hoàn
tất.
Cũng cần có thông tin về máy móc, thiết bị và nhân sự cần thiết để xử lý,
yêu cầu về giao tiếp trong quá trình làm việc, trao đổi thông tin trong chu trình
xử lý và chuyển đến ngời sử dụng, giai đoạn nào cần có sự kiểm tra tổng quát...

Ngoài ra khi bố trí văn phòng cần xem xét những vấn đề sau:
- Bất kỳ thiết bị nào, tốt nhất nên đặt ở tầng trệt, nếu phải đặt nó ở
tầng cao thì nên xem xét việc chịu trọng tải.
- Thiết bị ồn ào nên đợc tách rời càng xa càng tốt nơi tập trung
nhiều nhân viên và chú ý đến vấn đề cách âm cần thiết.
- Các phòng ban phải đợc sắp xếp tại những nơi có nhiều mối quan
hệ với bên ngoài nhất, đợc đặt càng gần nơi ra vào càng tốt hoặc ở khu vực tiếp
tân. Bất kỳ phòng ban nào có quan hệ công tác chặt chẽ với nhau nên đặt gần
nhau.
- Nếu có phòng họp hoặc các văn phòng riêng thì nên đặt chúng ở
nơi yên tĩnh.
Nguyễn Thanh Huyền
11

Luận văn tốt nghiệp
- Nếu có phòng, ban nào chắc chắn sẽ mở rộng quy mô trong tơng
lai gần thì nên đặt chúng ở vị trí cho phép mở rộng mà ít bị ngừng trệ công việc
nhất.
- Nên đặt những phòng ban có các công việc chi tiết nhất ở nơi
chiếu sáng tốt nhất của tòa nhà để có thể nhận đợc ánh sáng tự nhiên càng
nhiều càng tốt trong giờ làm việc.
- Văn phòng phẩm đợc đặt ở vị trí trung tâm. Những thiết bị không
dùng đến, cha bán đi hoặc hủy bỏ nên đợc để trong các kho chứa ít công dụng
khác.
- Các dịch vụ nhắn tin nên đợc đặt ở trung tâm.
- Phòng vệ sinh nên đợc đặt ở vị trí thuận tiện sử dụng - có thể cung
cấp các tiện nghi theo khu vực.
- Môi trờng của văn phòng cần sạch sẽ và trang trí tơi mát đảm bảo
an toàn, phòng chống hỏa hoạn, có cờng độ ánh sáng thích hợp, thông gió, có
nhiệt độ thích hợp, tránh tiếng ồn.

* Có nhiều phơng pháp để đạt đợc một tổ chức có hiệu quả. Tuy nhiên, đối
với một tổ chức hành chính, các bớc sau đây là cơ bản không thể thiếu đợc:
1 - Xác định các hoạt động hành chính: liệt kê các hoạt động .
2 - Đánh giá các hoạt động hành chính: xem cái gì là cơ bản và thờng
xuyên, cái gì là phụ và không thờng xuyên để tính thời gian và nhân lực hoàn
thành các công việc đó.
3 - Lập thành nhóm các hoạt động tơng quan lại với nhau gọi là phân chia
phòng ban.
Nguyễn Thanh Huyền
12

Luận văn tốt nghiệp
4 - Chỉ định ngời vào các hoạt động: phân công ngời có khả năng vào các
hoạt động đó.
5 - Theo dõi các hoạt động:

1.3 - Quản lý văn phòng:
Hoạt động quản lý bắt nguồn từ sự phân công, hợp tác lao động chính sự
phân công, hợp tác lao động hiệu quả làm tăng năng suất cao hơn trong công
việc, đòi hỏi phải có sự chỉ huy phối hợp, điều hành, kiểm tra chỉnh lý... Đây là
Nguyễn Thanh Huyền
13
Xác định các hoạt động
hành chính
Đánh giá các hoạt động
hành chính
Lập thành nhóm các hoạt
động tơng quan
Chỉ định phân công
Theo dõi các hoạt động

Luận văn tốt nghiệp
hoạt động giúp thủ trởng phối hợp nỗ lực của các thành viên trong cùng một tổ
chức đạt đợc mục tiêu đề ra.
1.3.1 - Các chức năng quản lý:
Quá trình quản lý bao gồm bốn chức năng:
- Hoạch định. - Điều hành.
- Kiểm tra. - Tổ chức.
- Chức năng hoạch định: Chức năng hoạch định là chức năng thứ nhất cần
triển khai đầu tiên, vì các chức năng khác đều tùy thuộc vào chức năng này.
Chức năng hoạch định đi từ việc xác định các mục tiêu dẫn đến việc tìm ra cách
tốt nhất để thực hiện mục tiêu đó. Để xác định mục tiêu, cần phải cân nhắc
nhiều mặt một cách thực tế, khả thi, căn cứ trên các nguồn lực huy động đợc.
- Chức năng tổ chức: Chức năng này đòi hỏi sự nhận dạng đầy đủ toàn bộ
quá trình thực hiện các mục tiêu đề ra xác định các nguồn lực cần huy động
( bao gồm con ngời ) các trang thiết bị, các vật liệu, các quy tắc nghiệp vụ và
chế độ tơng ứng, và xây dựng lực lợng lao động. Vấn đề lớn nhất đặt ra cho ng-
ời quản lý chăm lo công việc tổ chức, là hình dung sự phân công lao động cho
thật phù hợp với các mục tiêu đặt ra, tìm chọn ngời cho mỗi vị trí, bố trí đúng
ngời đúng việc, có chính sách sử dụng, đãi ngộ, đào tạo bồi dỡng chuyên môn
nghiệp vụ.
- Chức năng điều hành: mặc dù chức năng tổ chức đã đề cập đến sự phân
công, bố trí, sử dụng lao động, nhng ngời làm công việc quản lý văn phòng vẫn
phải dành nhiều thời gian cho chức năng điều hành công việc hàng ngày: phát
hiện và giải quyết vấn đề, trả lời những câu hỏi, kiểm tra cấp dới... Đó là một
chức năng mà mục tiêu hàng đầu là thúc đẩy mọi ngời làm tròn công việc đợc
giao một cách tự giác, nhiệt tình và có hiệu quả.
Nguyễn Thanh Huyền
14

Luận văn tốt nghiệp
- Chức năng kiểm tra: chức năng thứ t này có vai trò rất quan trọng. Kiểm
tra là quá trình hớng sự tiến triển vào đúng các mục tiêu đề ra, điều chỉnh các
sai lệch, và định hớng lại các mục tiêu một khi điều kiện thay đổi.
Quá trình kiểm tra theo mục tiêu thờng bao gồm 03 bớc:
+ Xác định các tiêu chuẩn dùng để đo lờng sự tiến triển so với yêu
cầu hoàn thành mục tiêu.
+ Thực hiện việc đo lờng sự tiến triển so với các tiêu chuẩn.
+ Nhận dạng các sai lệch và có biện pháp điều chỉnh.
Thông thờng, quá trình quản lý diễn ra ít nhiều tuần tự, nhng lại tác động
qua lại với nhau một cách hữu cơ và phức tạp. Quá trình đó, một khi đã khởi
động sẽ diễn ra liên tục, chu trình trớc mở đờng cho chu trình sau, vận động
không ngừng.
1.3.2 - Phẩm chất của ngời quản lý văn phòng.
Do tính chất quan trọng và rất đa dạng của văn phòng nên các hoạt động
trong văn phòng cần đợc quản lý và kiểm soát một cách chặt chẽ, khoa học
nhằm đảm bảo thực hiện tốt vai trò hỗ trợ cho các bộ phận chuyên môn khác.
Nói cách khác phải có ngời quản lý văn phòng chuyên nghiệp chịu trách nhiệm
đối với các hoạt động trong văn phòng. Ngời quản lý văn phòng phải tạo động
cơ thúc đẩy lĩnh vực mình phụ trách nên cần có những phẩm chất cơ bản sau:
- Khả năng kỹ thuật: Ngời quản lý văn phòng cần phải có kỹ năng để thực
hiện những công việc mà nhân viên cấp dới tiến hành bởi vì:
+ Họ có thể trình bầy mẫu để thấy họ cũng hiểu biết nh nhân viên
dới quyền và do đó nhận đợc sự tôn trọng.
+ Cố vấn cho nhân viên khắc phục khó khăn trong hoạt động.
Nguyễn Thanh Huyền
15

Luận văn tốt nghiệp
+ Phải làm một số việc trong lĩnh vực của mình hoặc có những

việc phải làm khẩn cấp, cần họ tham gia để kịp thời hạn.
- Khả năng quản lý: ngời quản lý văn phòng phải quản lý những ngời mà
mình chịu trách nhiệm. Trớc hết phải có kỹ năng giao tiếp bởi vì họ luôn luôn ở
trong môi trờng tác nhân sự, tiếp đến phải gơng mẫu trong việc duy trì kỹ thuật,
công bằng không thiên vị trong quan hệ.
- Khả năng ra quyết định: Ngời quản lý văn phòng chỉ liên quan đến
những quyết định cấp thấp, nhng phải biết quyết định một cách có phơng pháp
để quyết định kịp thời, hợp lý, lờng trớc đợc những hậu quả. Quyết định chủ
yếu là cách phân bổ công việc, điều này đòi hỏi hoạch định cẩn thận để có thời
gian biểu đúng, không thúc đẩy nhân viên quá mức.
- Khả năng quản lý hành chính: ngời quản lý văn liên quan tới một số công
việc giấy tờ nh: điều mẫu các văn bản mẫu, viết báo cáo, đánh giá nhân viên
nên cần có khả năng quản lý hành chính.
1.3.3 - Công việc và phơng pháp của ngời quản lý văn phòng.
- Công việc của ngời quản lý văn phòng.
+ Kiểm soát: Phải kiểm soát công việc và con ngời về mặt tốc độ
và chất lợng công việc, phải kiểm soát những nguồn lực khác thuộc quyền sử
dụng của mình để đảm bảo sử dụng chúng hiệu quả.
+ Diễn đạt và thi hành các kế hoạch của Ban lãnh đạo: phải diễn
đạt những kế hoạch thuộc lĩnh vực mình và hoạch định cách tiến hành hoạt
động, nhất là khởi xớng kế hoạch chi tiết và phơng pháp đợc sử dụng, ai làm gì
làm thế nào, sử dụng nguyên vật liệu và thiết bị nào. Sau cùng, phải kiểm soát
toàn bộ quá trình để đảm bảo tất cả đều diễn ra nh hoạch định.
Nguyễn Thanh Huyền
16

Luận văn tốt nghiệp
+ Thúc đẩy: ngời quản lý văn phòng phải có khả năng huy động
tốt nhất nỗ lực của nhân viên và cần đợc sự giúp đỡ của lãnh đạo tổ chức. Muốn
thúc đẩy nhân viên, cần chú ý đến những quy luật tình huống cho phép các nhân

viên dới quyền tự mình quyết định cách họ tiến hành công việc do vậy gia tăng
động cơ làm việc và sự hài lòng của họ dẫn đến tinh thần làm việc cao của nhân
viên và làm cho họ dễ tuân thủ các quy tắc.
+ Duy trì kỷ luật: Kỷ luật có thể chia thành hai loại: loại xây dựng
và loại tiêu cực.

Kỹ thuật xây dựng, đôi khi còn đợc gọi là kỹ thuật tích cực, nghĩa là thiết
lập các quy tắc theo cách làm cho chúng đợc tự động tuân thủ và do đó đảm bảo
sự phối hợp.

Kỹ thuật tiêu cực, là loại sử dụng răn đe hoặc sự bắt buộc để áp đặt thái
độ mà cấp dới phải chấp nhận. Đây là một biện pháp không nhất thiết mang lại
kết quả tốt, có khi là một tác động tiêu cực.
+ Giải quyết các sai phạm: ngời quản lý văn phòng phải biết cách
giải quyết các sai phạm theo hớng dẫn chung và những giới hạn trong quyền
hạn của mình. Cần phân biệt rõ sai phạm nghiêm trọng và sai phạm nhỏ. Sai
phạm nghiêm trọng là những sai phạm có thể dẫn đến việc sa thải, nh: vi phạm
pháp luật, thái độ đạo đức, cố ý gây thiệt hại tài sản của tổ chức... Sai phạm nhỏ
có thể trở nên nghiêm trọng nếu lặp đi lặp lại nh: vắng mặt không lý do, đi làm
muộn liên tục, không tuân thủ các quy định... Sự trừng phạt sai phạm nên phù
hợp với lỗi lầm.
- Phơng pháp của ngời quản lý văn phòng: Muốn công việc văn phòng đợc
tiến hành trôi chảy một cách khoa học không mang tính chủ quan, nhất là đối
với các thủ tục hành chính, cần có phơng pháp khoa học. Muốn giải quyết một
vấn đề hay một tình huống cần có sự phân tích cụ thể, xác định vấn đề một cách
Nguyễn Thanh Huyền
17

Luận văn tốt nghiệp
cẩn thận và tiến hành một cách logic để đi đến một giải pháp sau đây là những

bớc cơ bản:
+ Nhận thức vấn đề.
+ Thiết lập giả thiết.
+ Thu thập dữ liệu.
+ Trắc nghiệm mỗi giả thiết.
+ áp dụng.
Tốt nhất nên vẽ các bớc trên thành sơ đồ cụ thể để thấy rõ các mối quan hệ
trong đó và thử nghiệm trớc khi áp dụng.
Tóm lại, một công ty muốn đợc đạt đợc hiệu quả cần phải có một cơ cấu tổ
chức thích hợp - nhất là cơ cấu bộ phận dịch vụ hành chính văn phòng. Một cơ
cấu tổ chức phải thể hiện sự phân công quyền hạn và trách nhiệm, sự phối hợp,
sự ủy quyền và tầm hạn quản trị. Chính vì thế nhà quản lý hành chính văn
phòng phải tổ chức bộ máy hành chính văn phòng một cách tốt nhất nhằm giúp
cho các bộ phận phòng ban trong tổ chức hoàn thành nhiệm vụ của mình.

Nguyễn Thanh Huyền
18

Luận văn tốt nghiệp
chơng II
Tổng quan về công ty FPT
2.1. Khái quát về tổ chức và hoạt động của Công ty, chức năng, nhiệm
vụ và quyền hạn.
2.1.1. Khái quát về tổ chức hoạt động của Công ty.
Trong xu hớng toàn cầu hoá nền kinh tế, cạnh tranh trên thị trờng ngày
càng gay gắt, để nắm bắt đợc thời cơ cho ngành công nghiệp phần mềm còn
non yếu của Việt nam, các Công ty tin học trong nớc cần phải đặc biệt quan tâm
đến các yếu tố liên quan đến chất lợng sản phẩm phần mềm. Kinh nghiệm của
một số nớc có nền công nghiệp phần mềm phát triển trên thế giới đặc biệt là ấn
Độ cho thấy áp dụng hệ thống quản lý chất lợng theo mô hình ISO 9001 là giải

pháp giúp cho Công ty cải tiến đợc hoạt động nội bộ của mình, ngăn ngừa đợc
khả năng không phù hợp ở tất cả các giai đoạn dây chuyền sản xuất, cung cấp
dịch vụ, tạo ra những sản phẩm có chất lợng ổn định, thoả mãn đợc các yêu cầu
của khách hàng, nâng cao đợc khả năng cạnh tranh của Công ty, đồng thời giúp
Công ty nắm đợc nhiều cơ hội kinh doanh hơn.
Công ty phát triển và đầu t công nghệ FPT là một Công ty tin học đầu tiên
của Việt nam áp dụng hệ thống quản lý chất lợng theo mô hình ISO 9001 trong
toàn Công ty. Hiện nay, tổng số công nhân viên của Công ty là 800 ngời, doanh
số của Công ty tính đến năm 2000 đạt 58 triệu USD.
Công ty đầu t phát triển công nghệ FPT là doanh nghiệp nhà nớc có t cách
pháp nhân, hạch toán kinh tế độc lập, đợc mở tài khoản tại ngân hàng, đợc sử
dụng con dấu riêng theo quy định của Nhà nớc. Công ty chịu sự quản lý của Bộ
Khoa học Công nghệ và Môi trờng và các Cục, Sở, Ban, Ngành chức năng quản
Nguyễn Thanh Huyền
19

Luận văn tốt nghiệp
lý Nhà nớc có liên quan. Công ty hoạt động theo điều lệ Công ty do Bộ Khoa
học Công nghệ và Môi trờng quy định.
Tên Công ty : Công ty phát triển và đầu t công nghệ.
Tên giao dịch quốc tế : The Coporation for Financing and Promoting
Technology.
Tên gọi viết tắt : FPT Coporation-FPT.
Trụ sở giao dịch chính: 89 Láng Hạ - Hà nội.
Công ty chủ yếu hoạt động sản xuất kinh doanh trong các lĩnh vực công
nghệ cao, đặc biệt là công nghệ thông tin. Những hoạt động sản xuất kinh
doanh chính hiện nay là:
- Sản xuất phần mềm máy tính.
- Thiết kế, lắp đặt hệ thống thiết bị cho các hệ thống thông tin.
- Bán buôn, bán lẻ các sản phẩm công nghệ thông tin.

- Cung cấp dịch vụ Internet.
- Đào tạo lập trình viên phần mềm.
Trong quá trình hoạt động, Công ty có thể liên doanh với các đơn vị kinh
tế trong và ngoài nớc để phát triển khoa học công nghệ tạo dựng vốn, mở rộng
thị trờng.
Công ty có chức năng tham gia vào việc đầu t chiều sâu để phát triển các
hoạt động công nghệ tiên tiến vào phục vụ kinh tế, xã hội, đầu t vào phát triển
nguồn nhân lực cho công nghệ phần mềm.
2.1.2. Chức năng và nhiệm vụ của Công ty.
Công ty có nhiệm vụ xây dựng tổ chức thực hiện các kế hoạch ngắn và dài
hạn về nghiên cứu thiết kế sản phẩm tin học, chuyển giao công nghệ tin học để
Nguyễn Thanh Huyền
20

Luận văn tốt nghiệp
đáp ứng nhu cầu ứng dụng công nghệ thông tin trong các ngành theo đúng chức
năng đã đăng ký kinh doanh và mục đích hoạt động của Công ty.
Tổ chức nghiên cứu thị trờng, tìm hiểu và phát triển các nhu cầu tiềm
năng. Xây dựng các phơng án kinh doanh và dịch vụ để thực hiện các kế hoạch,
mục tiêu chiến lợc Công ty đã đề ra.
Bảo toàn và phát triển vốn Nhà nớc giao; liên doanh, liên kết với các đơn
vị trong và ngoài nớc, tổ chức dịch vụ về phát triển và đầu t công nghệ thông
tin.
Hoạt động theo đúng pháp luật và các chế độ, nguyên tắc quản lý Nhà nớc.
Thực hiện đầy đủ các chính sách kinh tế và nghĩa vụ đối với Ngân sách Nhà n-
ớc.
2.1.3. Tổ chức bộ máy.
Công ty FPT tổ chức và làm việc theo chế độ một Thủ trởng kết hợp với
việc phân công và ủy quyền.
Tổng Giám đốc Công ty chịu trách nhiệm trớc Bộ Khoa học Công nghệ và

Môi trờng về toàn bộ hoạt động của Công ty.
Giúp việc cho Tổng Giám đốc có 3 phó Tổng Giám đốc. Các phó Tổng
Giám đốc giúp Tổng Giám đốc trong việc lãnh đạo chung công tác của Công ty,
đợc Tổng Giám đốc Công ty phân công phụ trách một số mặt hoạt động của
Công ty và chịu trách nhiệm trớc Tổng Giám đốc về công việc đợc giao, đợc
quyền quyết định những vấn đề thuộc phạm vi, nhiệm vụ đợc giao.
Các bộ phận chính của Công ty đợc phân loại nh sau:
- Các bộ phận hỗ trợ: Thực hiện các công việc của quá trình hỗ trợ của Công
ty. Các bộ phận hỗ trợ của Công ty đợc tổ chức theo mô hình phòng, ban, tổ
chức năng.
Nguyễn Thanh Huyền
21

Luận văn tốt nghiệp
- Các bộ phận sản xuất, kinh doanh: Thực hiện các công việc của quá trình
sản xuất kinh doanh của Công ty, đợc tổ chức dới hình thức hạch toán độc
lập, hạch toán phụ thuộc, hạch toán báo số và một số hình thức khác.
- Các bộ phận R&D (nghiên cứu và phát triển): Thực hiện các công việc của
quá trình R&D trong các lĩnh vực khoa học công nghệ của Công ty, đợc tổ
chức theo mô hình các Viện, các Trờng hoặc các Trung tâm.
- Ngoài ra, Công ty còn có các Văn phòng đại diện thực hiện các chức năng
đại diện cho Công ty tại các địa phơng trong và ngoài nớc.
Các chi nhánh của Công ty thực hiện một phần hoặc toàn bộ chức năng
của Công ty tại các địa phơng trong và ngoài nớc.
Công ty có các phòng ban sau:
+ Phòng Hành chính - quản trị.
+ Phòng Xuất Nhập khẩu.
+ Phòng Kế hoạch kinh doanh.
+ Trung tâm tích hợp hệ thống.
+ Trung tâm điện thoại di động.

+ Trung tâm đề án, chuyển giao.
+ Trung tâm công nghệ.
+ Trung tâm thiết bị điện.
+ Trung tâm dịch vụ, vận tải.
+ Tổ th ký.
+ Tổ trợ lý.
+ Tổ xây dựng.
Nguyễn Thanh Huyền
22

Luận văn tốt nghiệp
2.1.4. Quan hệ công tác.
Chế độ quản lý và điều hành của Công ty thực hiện trên nguyên tắc phân
công và ủy quyền.
Tổng Giám đốc hoặc Giám đốc Công ty con là đại diện pháp nhân của
Tổng Công ty hoặc Công ty con và chịu trách nhiệm trớc pháp luật về việc quản
lý và điều hành hoạt động chung của Tổng Công ty, Công ty con.
Các phó Tổng Giám đốc quản lý và điều hành các khu vực chuyên trách
theo sự phân công và ủy quyền của Tổng Giám đốc, chịu trách nhiệm trớc Tổng
Giám đốc và trớc pháp luật về trách nhiệm đợc Tổng Giám đốc phân công và ủy
quyền. Việc bổ nhiệm và miễn nhiệm các phó Tổng Giám đốc tuân Trung tâm
theo quy định của pháp luật.
Trởng bộ phận đợc Tổng Giám đốc, Giám đốc chức năng ủy quyền tổ chức
quản lý và điều hành hoạt động của bộ phận và chịu trách nhiệm trớc Tổng
Giám đốc, Giám đốc chức năng về toàn bộ hoạt động của bộ phận.
Trởng Văn phòng đại diện đợc Tổng Giám đốc ủy quyền tổ chức quản lý
và điều hành hoạt động của Văn phòng đại diện, chịu trách nhiệm trớc Tổng
Giám đốc về toàn bộ các hoạt động của Văn phòng đại diện. Các cán bộ quản lý
Văn phòng đại diện giúp việc cho Trởng Văn phòng đại diện trong việc quản lý
Văn phòng đại diện hoặc quản lý các đơn vị của Văn phòng đại diện.

Khi cần thiết, Tổng Giám đốc có thể bổ nhiệm các cán bộ quản lý khác
của Công ty để đợc đặc cách thực hiện những công việc cụ thể theo quy định
riêng.
2.2. Tổ chức quản lý bộ máy văn phòng của Công ty FPT.
Nguyễn Thanh Huyền
23

Luận văn tốt nghiệp
2.2.1. Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của văn phòng Công ty
FPT.
2.2.1.1. Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng Công ty FPT.
Văn phòng Công ty FPT là đơn vị trực thuộc Công ty có chức năng giúp
phó Tổng Giám đốc điều phối các hoạt động của Công ty để đảm bảo sự chỉ đạo
điều hành của Tổng Công ty đợc toàn diện, kịp thời, nhằm đáp ứng yêu cầu,
nhiệm vụ của Công ty ban hành, và các quy định nội bộ nhằm xây dựng nề nếp
quản lý trong quá trình điều hành các hoạt động của Công ty.
Tổ chức thực hiện các quyết định, các chỉ thị của phó Tổng Giám đốc liên
quan đến trách nhiệm của Công ty.
Phối hợp với các đơn vị liên quan hoặc tự mình nghiên cứu trình lên phó
Tổng Giám đốc của Công ty. Sắp xếp chơng trình làm việc, thực hiện; th ký
công vụ ban lãnh đạo, thực hiện kế hoạch công tác của Công ty.
Quản lý thực hiện công tác văn th - lu trữ của Công ty theo đúng quy định
hiện hành của Nhà nớc. Giúp lãnh đạo trong công tác tổ chức cán bộ phối hợp
với ban kế hoạch và hợp tác quốc tế thực hiện, chức năng giúp ban lãnh đạo
Công ty và đào tạo, bồi dỡng cán bộ.
Quản lý kinh phí hoạt động hàng năm của khối văn phòng của Công ty,
thực hiện chế độ tài chính, chính sách xã hội đối với cán bộ nhân viên của Công
ty.
Quản lý tài sản của Công ty bao gồm: tài sản cố định, trang thiết bị, phơng
tiện làm việc của văn phòng.

Giúp lãnh đạo Công ty quản lý tổ chức thực hiện theo dõi kiểm tra công
tác cán bộ, phòng tránh bão lụt, phòng cháy chữa cháy, lao động công ích.
Nguyễn Thanh Huyền
24

Luận văn tốt nghiệp
Đảm bảo thông tin liên lạc, đánh máy, in ấn, sao chụp tài liệu, quản lý
điều phối sử dụng ô tô phục vụ các yêu cầu của ban lãnh đạo và các phòng ban
của Công ty.
Giúp lãnh đạo Công ty giải quyết các khiếu nại, tố cáo. Thực hiện nhiệm
vụ đầu mối của Công ty trong quan hệ giao dịch với cấp trên, cấp dới và các cơ
quan tổ chức bên ngoài theo sự phân công của lãnh đạo Công ty.
Hỗ trợ hành chính:
+Thông tin đầu vào: thông tin từ môi trờng xã hội nh môi trờng thế giới về
kinh tế, khoa học công nghệ, thị trờng giúp cho Công ty có tầm nhìn thế
giới để lựa chọn, cân nhắc các quyết định, tránh mạo hiểm và vấp phải thất
bại.
+Thông tin kinh tế trong nớc kể cả cạnh tranh thị trờng.
+Thông tin điều hành của Nhà nớc thông qua chính sách khoa học, pháp
luật và kiểm tra.
+Thông tin nhóm xã hội trực tiếp, khách hàng và thị hiếu của họ, các nhà
cung ứng, các cơ sở dịch vụ liên quan và các lực lợng thông tin báo chí.
+Thông tin các lĩnh vực sản xuất tiếp thị, tài chính, nhân sự trong Công ty,
thông tin này hỗ trợ tác nghiệp cho mọi hoạt động đợc tiến hành trôi chảy.
+Thông tin nội bộ Công ty gồm các báo cáo, các biên bản cuộc họp, các
thông báo, các mẫu phí, các th từ giao dịch, các thông tin nói qua điện
thoại, ghi và các mẩu tin nhắn.
+Thông tin đầu ra: Thông tin đối ngoại của Công ty bao gồm những báo
cáo lên cấp trên, những chủ trơng chính sách của Công ty đối với khách
hàng, nhà cung cấp.

2.2.1.2. Cơ cấu tổ chức của văn phòng.
Nguyễn Thanh Huyền
25