Một số giải pháp tăng cường công tác quản lý văn phòng cho thuê ở công ty Sao Bắc

Website: Email : Tel : 0918.775.368
LỜI MỞ ĐẦU
Thị trường bất động sản ở Việt Nam thực sự mới chỉ hình thành và
phát triển trong những năm gần đây cùng với sự phát triển toàn diện của đất
nước. Vì vậy đây vẫn là một thị trường đầy tiềm năng cho các doanh nghiệp
và mức độ canh tranh trên thị trường sẽ rất lớn. Muốn tồn tại và phát triển mỗi
doanh nghiệp cần phải không ngừng cố gắng đặc biệt trong việc tìm ra các
giải pháp thích hợp để phục vụ khách hàng một cách tốt nhất, đáp ứng mọi
yêu cầu của khách hàng nhằm nâng cao vị thế canh tranh của mình trên thị
trường. Muốn vậy thì ngoài các giải pháp về tài chính, nhân sự, marketing…
thì quản lý là vấn đề mà bất cứ doanh nghiệp nào cũng cần phải quan tâm.
Đây là quá trình không ngừng, đòi hỏi phải có thời gian, chi phí và công sức
của rất nhiều cán bộ quản lý và phải có sự quan tâm đặc biệt của giám đốc
cũng như sự cần sự phối hợp hoạt động của các bộ phận khác trong công ty.
Với công ty Sao Bắc cũng vậy, với lợi thế cơ sở vật chất và trình độ kỹ
thuật công ty Sao Bắc đã bước đầu tạo được chỗ đứng cho mình trên thị
trường nhưng qua khảo sát thực tế khi thực tập tại công ty em thấy hoạt động
quản lý ở công ty chưa thực sự đã hoàn thiện. Vì thế em đã chọn đề tài: “Một
số giải pháp tăng cường công tác quản lý văn phòng cho thuê ở công ty Sao
Bắc” cho chuyên đề thực tập tốt nghiệp của mình nhằm góp phần nhỏ bé vào
sự hoàn thiện công tác quản lý và sự phát triển của công ty.
Kết cấu của chuyên đề gồm 3 chương:
Chương I: Cơ sở khoa học của quản lý văn phòng cho thuê
Chương II: Thực trạng quản lý văn phòng cho thuê ở công ty Sao Bắc
Chương III: Một số giải pháp tăng cường công tác quản lý văn phòng
cho thuê ở công ty Sao Bắc.
Qua quá trình thực tập tại công ty và quá trình làm chuyên đề em đã
phần nào hiểu thêm về công tác quản lý văn phòng ở công ty và những khó
khăn trong quá trình quản lý. Em xin chân thành cảm ơn giám đốc, ban lãnh
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Website: Email : Tel : 0918.775.368

đạo và toàn thể các cán bộ công nhân viên trong công ty đã giúp đỡ em trong
thời gian thực tập. Đặc biệt em chân thành cô giáo hướng dẫn, Th.S Phạm
Lan Hương đã tận tình hướng dẫn, giúp đỡ em trong quá trình làm chuyên đề.
Em cũng xin cảm ơn các thầy cô giáo trong Trung tâm đào tạo Địa chính và
KDBĐS đã tạo điều kiện thuận lợi cho em hoàn thành chuyên đề. Trong
chuyên đề sẽ không tránh khỏi những thiếu sót em rất mong được cô giáo
hướng dẫn, các thầy cô giáo trong trung tâm và các bạn góp ý, bổ sung để
chuyên đề được hoàn thiện hơn.
Em xin chân thành cảm ơn !
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Website: Email : Tel : 0918.775.368
CHƯƠNG I : CƠ SỞ KHOA HỌC CỦA QUẢN LÝ VĂN
PHÒNG CHO THUÊ
I. KHÁI NIỆM VÀ SỰ CẦN THIẾT PHẢI QUẢN LÝ VĂN PHÒNG CHO
THUÊ:
1. Khái niệm văn phòng cho thuê:
Ở nhiều nước trên thế giới, văn phòng cho thuê đã xuất hiện từ lâu
nhưng ở Việt Nam khái niệm văn phòng cho thuê còn rất mới mẻ nhưng cũng
rất phát triển nhất là trong những năm gần đây. Văn phòng cho thuê cũng là
một loại bất động sản tạo thu nhập cùng lúc đạt được các mục tiêu của chủ sở
hữu, mà vẫn luôn luôn giữ được giá trị của bất động sản.
Văn phòng cho thuê là một phòng hoặc nhiều phòng trong một toà nhà
dùng để cho thuê trong đó có cung cấp các dịch vụ nhất định, người thuê có
quyền sử dụng phần diện tích, khoảng không gian và các trang thiết bị dùng
chung như hành lang, thang máy, vòi nước chung, lối đi chung… Mọi người
thuê trong toà nhà đều có quyền và nghĩa vụ ngang nhau trong việc sử dụng
và quản lý phần diện tích và các thiết bị dùng chung đó.
Theo hiệp hội quốc tế về quản lý và sở hữu các toà nhà cao tầng
(BOMA) thường có 4 phân lớp đối với văn phòng cho thuê là A, B, C, D và
BOMA cũng sử dụng các phân lớp này để thực hiện kiểm kê thị trường văn

phòng 1 năm 2 lần. Mặc dù các cách phân loại toà nhà ở các thành phố khác
nhau là khác nhau, nhưng thường có 3 nhân tố chính để xác định: tuổi, địa
điểm và vị trí trên thị trường (mức phí thuê):
- Nhóm A: gồm những văn phòng tương đối mới, có địa điểm hàng
đầu, tỷ lệ cho thuê cao và mức phí thuê cao nhưng sự cạnh tranh lớn
- Nhóm B: gồm những văn phòng cũ hơn, đã được cải thiện theo tiêu
chuẩn hiện đại, có địa điểm hàng đầu, tỷ lệ cho thuê cao, tính cạnh tranh
tương đối. Một toà nhà văn phòng mới, không nằm trên địa điểm hàng đầu
cũng có thể liệt kê vào nhóm B.
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Website: Email : Tel : 0918.775.368
- Nhóm C: gồm những tòa nhà cũ hơn, chưa được cải thiện, nhưng có
tình trạng tương đối tốt, tỷ lệ cho thuê tốt, có khả năng thấp hơn một chút so
với mức trung bình của thành phố, có phí thuê ở mức từ trung bình đến thấp.
- Nhóm D: gồm những toà nhà đã bước vào giai đoạn cuối của chu kỳ
sống, điều kiện tồi tàn, phí thuê thấp và tỷ lệ cho thuê thấp.
Có nhiều loại văn phòng nhưng thường là những toà nhà nhiều tầng. Có
rất nhiều doanh nghiệp đặt trụ sở tại những ngôi nhà từ 1-3 tầng, nằm trên
những dãy phố buôn bán lớn hoặc trong những khu công nghiệp. Xu hướng
hiện nay của các công ty là di chuyển ra các vùng ngoại ô, nơi đang phát triển
rất nhanh chóng, hình thành các khu vực văn phòng nhỏ hơn, xa xôi hơn.
Nhưng việc tăng lên của chi phí xây dựng, các thiết bị, dịch vụ và lao
động đã làm cho các cá nhân và các tổ chức nhỏ không thể có đủ khả năng tài
chính để xây dựng và duy trì một toà nhà văn phòng cỡ trung bình ở khu vực
đô thị. Và cuối cùng những toà nhà văn phòng cao tầng được sở hữu bởi
nghiệp đoàn đầu tư: những hiệp hội nhà đầu tư lớn như công ty bảo hiểm
Sears và Prudential, Equitable và John Hancock. Những chủ sở hữu khác là
những hiệp hội lớn có khả năng tài chính để phát triển và duy trì toà nhà vượt
qua giai đoạn đầu khi thu nhập từ vốn đầu tư còn ở mức tối thiểu. Ngoài ra, có
những công ty kinh doanh bất động sản nhỏ, không có khả năng cạnh tranh

với các tổ chức lớn như trên đã xây dựng các văn phòng ở khu vực ngoại ô.
2. Sự cần thiết phải quản lý văn phòng cho thuê:
Hoạt động quản lý bất động sản nói chung và quản lý bất động sản văn
phòng nói riêng đang ngày càng trở thành hoạt động quan trọng và là nhu cầu
cấp bách đối với mỗi doanh nghiệp kinh doanh bất động sản. Trên thực tế
hiện nay đang có rất nhiều khu nhà cao tầng đang được mọc lên và rất nhiều
doanh nghiệp kinh doanh bất động sản đang hình thành và ngày càng phát
triển. Đối với mỗi doanh nghiệp hàng ngày diễn ra rất nhiều các hoạt động
giao dịch, mua bán với các đối tác và khách hàng, đối với doanh nghiệp kinh
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Website: Email : Tel : 0918.775.368
doanh bất động sản văn phòng cho thuê cũng vậy. Sự cần thiết phải quản lý
văn phòng cho thuê được thể hiện ở một số điểm chủ yếu sau đây:
- Ngày nay các thành phố được chuyển đổi nhanh chóng bằng việc xây
dựng sử dụng khung thép và những phát minh về thang máy, điều này đã làm
cho khả năng xây dựng nhiều tòa nhà cao hơn ở khu vực thành phố. Các khu
ngoại ô đã phát triển ra ngoài giới hạn của thành phố. Việc xây dựng các loại
văn phòng cho thuê tăng lên nhanh chóng không chỉ ở trong nội thành mà còn
phát triển và mở rộng ra vùng ngoại ô. Xu hướng phát triển đó càng khuấy
động tăng nhu cầu các nhà quản lý được đào tạo và có kỹ năng.
Với bất động sản thương mại văn phòng cho thuê, rất cần người quản
lý có kỹ năng và kinh nghiệm. Sự gia tăng nhanh chóng về chi phí đất đai và
xây dựng đã tạo nên nhu cầu thuê văn phòng cho các doanh nghiệp và các nhu
cầu tương tự về người quản lý có chất lượng
Các bất động sản văn phòng của các tổ chức có thể hoặc không thể
được quản lý bởi chủ công ty. Tuy nhiên phần lớn văn phòng được cho thuê
cho một hoặc nhiều công ty kinh doanh . Các toà nhà văn phòng cho nhiều
công ty thuê như thế rất cần được các nhà chuyên môn quản lý.
Sự phát triển của các toà văn phòng ở các vùng ngoại ô lớn đã tạo nên
nhu cầu và sự cần thiết phải quản lý sự hoạt động các toà nhà văn phòng đó

và cung cấp cho các nhà quản lý bất động sản một số cơ hội lớn và các thách
thức không nhỏ.
- Hiện nay, các dự án xây dựng văn phòng cao cấp chủ yếu do các công
ty nước ngoài đầu tư thực hiện vì vốn đầu tư trong lĩnh vực này rất lớn, xây
dựng một toà nhà diện tích khiêm tốn cũng mất ít nhất 10 triệu USD. Các
công ty trong nước muốn làm phải liên kết với nhau, khi đó lại nảy sinh
những khó khăn về phân chia quyền lợi hay mỗi khi ra quyết định. Hoạt động
quản lý trong những trường hợp này đóng vai trò hết sức quan trọng góp phần
tăng thêm mối quan hệ tốt đẹp với các đối tác kinh doanh.
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Thực tế thì ngay bản thân một số doanh nghiệp trong nước có tiềm lực
về tài chính cũng muốn chuyển vào kinh doanh các toà nhà văn phòng cao
cấp để được hưởng dịch vụ tốt hơn trong các dự án do các công ty nước ngoài
đầu tư và cũng là để nâng cao vị thế của mình. Sự cần thiết phải quản lý các
văn phòng không chỉ là trong nội bộ công ty mà còn có trách nhiệm đối với
các hợp đồng thoả thuận với các đối tác giúp cho công ty có thêm mối quan
hệ với các đối tác và mối quan hệ đó ngày càng phát triển tốt đẹp.
- Ngoài ra, hiện nay người chủ sở hữu bất động sản văn phòng cho thuê
hàng ngày có rất nhiều công việc phải làm từ việc lập kế hoạch đến tổ chức
thực thi kế hoạch để điều hành sự hoạt động của bất động sản. Việc có một
nhà quản lý bất động sản là hết sức cần thiết để giúp cho chủ sở hữu trong rất
nhiều công việc như: quảng cáo và buốn bán địa điểm, sàng lọc người thuê,
thoả thuận hợp đồng thuê, tư vấn an toàn, nhận bảo hiểm, trả thuế bất động
sản, ghi chép chính xác và thực hiện các báo cáo định kỳ cho chủ sở hữu bất
động sản…v.v.. Đó là những công việc hết sức quan trọng đối với mỗi doanh
nghiệp kinh doanh bất động sản và điều đó khẳng định một lần nữa vai trò của
nhà quản lý bất động sản văn phòng cho thuê là rất quan trọng và hết sức cần
thiết.
- Trong quá trình hoạt động của bất động sản văn phòng cho thuê có rất

nhiều người tham gia trong quá trình sử dụng. Do đó trải qua thời gian hoạt
động của bất động sản không tránh khỏi việc phải cải tạo, sửa chữa hoặc thay
thế, xây dựng mới … các bộ phận của bất động sản. Vì vậy đòi hỏi cần có nhà
quản lý để quản lý các hoạt động trên. Những công việc nhà hàng ngày chính
là kiểu bảo dưỡng thường xuyên dễ thấy nhất đối với những toà nhà văn
phòng. Các hoạt động kiểm soát của nhà quản lý sẽ góp phần thúc đẩy các
hoạt động bảo dưỡng, sửa chữa hàng ngày…của công ty diễn ra thuận tiện,
nhanh chóng đảm bảo việc đáp ứng kịp thời các yêu cầu của khách hàng.
Việc xây dựng mới đôi khi là rất cần thiết nhằm tăng lợi nhuận cho tòa
nhà, tăng khả năng quảng bá và đáp ứng được các yêu cầu của khách hàng.
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Những thay đổi trong thiết kế, lắp đặt nội thất và những thay đổi theo yêu cầu
khách hàng là một phần trong các chi phí bảo trì thông thường. Khi toà nhà
được thuê thì những điều chỉnh theo tiêu chuẩn mới được thực hiện và nâng
cấp theo đúng tiêu chuẩn xây dựng. Các chi phí thay đổi hoặc sửa chữa theo
yêu cầu do người thuê trả. Nhà quản lý sẽ sắp xếp và xử lý để các công việc
đó diễn ra thuận tiện hơn.
Ngoài ra, trước khi khách hàng đến thăm quan văn phòng để thuê, nhà
quản lý sẽ có các biện pháp thích hợp thúc đẩy các hoạt động tu tạo lại văn
phòng để toàn bộ các thay đổi điều chỉnh được hoàn thiện sao cho khách hàng
khó mà nhìn ra được sự biến đổi của văn phòng sau khi tu tạo. Thậm chí có
toà nhà không được bảo trì và bị bỏ phí, một nhà quản lý chuyên nghiệp
chuyên chịu trách nhiệm về loại hình bất động sản này hoàn toàn có khả năng
biến chúng thành nơi hữu ích.
- Toà nhà văn phòng là một công trình lớn, đặc biệt và có rất nhiều vấn
đề bởi vì mật độ người sử dụng cao trên một đơn vị diện tích. Vì thế ban quản
lý phải chuẩn bị cho các tình huống khẩn cấp như động đất, cháy, bão, mất
điện, vỡ đường nước, nổ, bom … và những chấn thương khác có thể xảy ra
với người ở trong toà nhà. Hoạt động kiểm kê của nhà quản lý sẽ phát hiện ra

những lỗ hổng, hỏng hóc trong hệ thống điện, nước cũng như các hệ thống
khác trang bị cho toà nhà. Vai trò của nhà quản lý trong các hoạt động đó hết
sức quan trọng vì nó không chỉ ảnh hưởng đến toà nhà mà còn ảnh hưởng đến
sự hoạt động và tính mạng của mọi người trong toà nhà. Điều đó khẳng định
thêm sự cần thiết phải quản lý toà nhà văn phòng. Ngoài ra, toà nhà văn
phòng cúng rất cần quản lý và bảo vệ chống trộm cướp và các tệ nạn xã hội
ảnh hưởng đến uy tín của công ty như nạn nghiện hút, rồi có những kẻ giả làm
khách hàng trà trộn vào công ty gây rối loạn, mất trật tự trong công ty. Trong
trường hợp đó các biện pháp kịp thời của nhà quản lý là rất quan trọng, giải
quyết nhanh chóng và đưa các hoạt động của toà nhà văn phòng ổn định trở
lại, giúp khách hàng có cảm giác yên tâm khi hoạt động trong công ty và giữ
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Website: Email : Tel : 0918.775.368
uy tín của công ty, thu hút thêm các khách hàng mới. Do đó rất cần thiết phải
quản lý văn phòng.
- Với bất kỳ loại bất động sản nào thì quá trình thoả thuận được bắt đầu
khi khách hàng quan tâm đến bất động sản đó trên thị trường. Với bất động
sản văn phòng cho thuê cũng vậy, việc thoả thuận bao gồm việc thương
thuyết với khách hàng về các điều khoản trong hợp đồng mà có thể có lợi cho
chủ sở hữu. Mục tiêu là kí kết được hợp đồng có lợi cho cả hai bên. Bởi vì
việc thương lượng hợp đồng thường phải thông qua một vài bước để thống
nhất các điều khoản trong hợp đồng. Bởi vậy rất cần nhà quản lý để quản lý
quá trình này một cách đều đặn và liên tục. Nếu không có người quản lý, việc
kiểm soát bị lơi lỏng thì giao dịch có thể không được diễn ra. Do đó vai trò
của người quản lý trong đó rất quan trọng, sự tác động của nhà quản lý có thể
tránh các xung đột có thể xảy ra hoặc làm gia hạn hoặc phá vỡ hợp đồng.
Trong nhiều trường hợp, chủ sở hữu và khách hàng tiềm năng nên tách hẳn
nhau ra, ít nhất là đến lúc các thoả thuận được đưa ra và hợp đồng được ký
kết. Người quản lý sẽ là người trung gian làm việc với cả hai bên để thống
nhất các thoả thuận trong hợp đồng.

Mặt khác, khi hợp đồng cho thuê đã được kí kết và các thoả thuận trong
hợp đã được hai bên nhất trí vẫn rất cần nhà quản lý trong việc quản lý các
khách hàng xem có thực hiện theo đúng các điều khoản trong hợp đồng hay
không. Điều đó cũng rất quan trọng đối với mỗi doanh nghiệp kinh doanh bất
động sản vì trên thực tế có những khách hàng vẫn kí kết hợp đồng và nhất trí
thoả thuận trong hợp đồng nhưng khi thực hiện hợp đồng thì khách hàng đó
có những hành vi khác ngấm ngầm hoạt động ảnh hưởng đến toà nhà, ảnh
hưởng đến các khách hàng khác và danh tiếng của công ty. Sự kiểm soát
thường xuyên và liên tục của nhà quản lý là yếu tố có tác động mạnh mẽ ngăn
chặn những hành vi bất thường của khách hàng, đảm bảo cho mọi người hoạt
động trong toà nhà luôn luôn yên tâm và thoải mái trong khi làm việc. Điều
đó góp phần không nhỏ vào sự phát triển lành mạnh của công ty.
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Trên đây là một số yếu tố chủ yếu nói lên sự cần thiết phải quản lý văn
phòng cho thuê cũng như vai trò to lớn và quan trọng của nhà quản lý đối với
doanh nghiệp kinh doanh bất động sản văn phòng cho thuê. Các hoạt động
quản lý không chỉ diễn ra trong một thời gian hay một chu kỳ hoạt động của
toà nhà văn phòng mà cần phải diễn ra liên tục, thường xuyên. Dưới sự kiểm
soát của nhà quản lý về mọi mặt công ty sẽ đi vào quĩ đạo phát triển.
II. YÊU CẦU VÀ NỘI DUNG QUẢN LÝ VĂN PHÒNG CHO THUÊ:
1. Yêu cầu quản lý văn phòng cho thuê:
Với các công ty kinh doanh nói chung và công ty cho thuê văn phòng
nói riêng có rất nhiều công việc đòi hỏi nhà quản lý phải hoàn thành. Hầu như
các công ty đều mong muốn có được nhà quản lý có thể thực hiện tốt tất cả
các công việc. Do đó có những yêu cầu nhất định đối với nhà quản lý :
- Hợp đồng thuê văn phòng phải bao gồm các yếu tố cần thiết và các
khoản dự phòng thông thường phát sinh. Người quản lý văn phòng thường
phải chịu trách nhiệm về việc thuê các văn phòng dù vai trò của họ có thể
thay đổi thông qua các điều khoản của hợp đồng. Nhà quản lý có thể là một

đại lý thuê độc quyền văn phòng, nhưng cũng có thể chia sẻ trách nhiệm với
các môi giới cho thuê độc quyền. Yêu cầu của nhà quản lý về các hoạt động
và cách bảo quản văn phòng sẽ có tác động trực tiếp lên các điều khoản của
hợp đồng thuê. Mặc dù những người của mỗi bên trong hợp đồng cho thuê có
trách nhiệm về mặt pháp lý và kĩ thuật nhưng các nhà quản lý văn phòng cũng
phải nắm rõ các hạng mục thuê cơ bản để đưa ra hợp đồng thuê văn phòng
phù hợp nhất đối với từng trường hợp cụ thể.
Ngoài ra, người quản lý cần phải duy trì sự kiểm soát trong suốt quá
trình ký kết hợp đồng, phải thiết lập mối quan hệ trực tiếp với tất cả các khách
hàng tiềm năng (thậm chí cả trong trường hợp có liên quan đến người môi
giới).
Việc các nhà quản lý liên kết và hợp tác với các luật sư (người được uỷ
quyền) và các trung gian sẽ giúp ích rất nhiều cho hoạt động cho thuê. Trước
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Website: Email : Tel : 0918.775.368
đây, hợp đồng thuê văn phòng thường có lợi cho bên cho thuê do vị thế của
họ tuỳ vào thương lượng của chủ sở hữu bất động sản và thực tế là các luật sư
đại diện cho những người chủ sở hữu và người quản lý thường được ghi trong
hợp đồng. Điều này có thể thay đổi mặc dù nhờ vào các điều lệ được sửa đổi
và giám định có lợi cho người thuê. Một số thành phố có rất nhiều luật lệ
quản lý hoạt động thuê mua và mối quan hệ giữa chủ sở hữu bất động sản với
người thuê bất động sản. Các nhà quản lý bất động sản văn phòng cần phải
hiểu một cách kỹ lưỡng các luật lệ này trong phạm vi mà họ hoạt động.
Đối với các hợp đồng cho thuê theo năm đều có thời điểm kết thúc, nếu
chủ sở hữu muốn người thuê chuyển sang giai đoạn kết thúc, thì cần phải ghi
giai đoạn đó trong hợp đồng. Có một vài giai đoạn có thể có hiệu lực riêng
trong thời hạn dưới một năm, nhà quản lý phải thận trọng ghi hết tất cả những
thoả thuận này bằng văn bản.
Việc thuê văn phòng không theo giai đoạn không xác định được thời
gian thuê. Hợp đồng này chỉ có giá trị khi nào cả hai bên đều muốn văn phòng

còn tiếp tục được thuê. Trước đây một hợp đồng cho thuê tuỳ ý có thể kết
thúc mà không cần thông báo, nhưng ngày nay phần lớn các công ty đều yêu
cầu bên muốn kết thúc hợp đồng thuê tuỳ ý phải đưa ra thoả thuận bằng văn
bản trước. Các nhà quản lý cần phải đưa ra các quy định về quyền và nghĩa vụ
liên quan đến hợp đồng thuê tuỳ ý.
- Trong quá trình giao dịch, người quản lý văn phòng cần phải xác định
kỹ lưỡng và chính xác các mẫu đơn hợp đồng thuê, không chỉ là các đặc điểm
và thông tin cá nhân mà còn về tình trạng tài chính của khách hàng. Một
người thuê mà không có khả năng thanh toán, hoặc lạm dụng lòng tốt của
người khác thì tất nhiên không thể chấp nhận. Hiện nay, việc xác định chính
xác các đặc tính của người thuê văn phòng là rất quan trọng, nhất là về khả
năng tương thích của họ. Do đó, đặc điểm tự nhiên trong kinh doanh của
khách hàng tiềm năng sẽ tác động trực tiếp tới các khách hàng khác.
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Việc đi thuê ổn định của người thuê trước đây sẽ ảnh hưởng đến quyết
định cuối cùng của người quản lý hoặc chủ sở hữu xem có chấp nhận ký hợp
đồng hay không. Trừ những lý do có giá trị, thì một công ty thay đổi vị trí
thuê thường xuyên được coi là có độ rủi ro cao. Sẽ rất tốn kém nhiều chi phí
khi công ty ký hợp đồng với khách hàng thuê ngắn hạn. Đặc biệt là cần phải
xem xét các đặc điểm của người thuê trước khi ký kết hợp đồng. Việc ghi lại
đều đặn các thông tin cho thuê trước đây rất quan trọng. Một trong những lý
do để tìm kiếm các mục tiêu kinh doanh trong dài hạn là xác định các kế
hoạch cho tương lai. Các kế hoạch này có thể ảnh hưởng đến sự lựa chọn giữa
một vài khách hàng thuê được đánh giá tốt, thì người quản lý bất động sản sẽ
lựa chọn các công ty có mức tăng trưởng kinh doanh cao vì các công ty này
có khả năng tài chính lớn. Tất nhiên, nếu người quản lý có thể đặt kế hoạch
hoặc tạo lập từng bước để đối phó với các tình huống bất ngờ xảy ra. Người
quản lý cần phải đánh giá các tình huống như vậy một cách cẩn thận và xem
xét các khả năng có thể xảy ra.

- Trong thời gian hợp đồng được thực hiện, sự giảm giá sẽ đem lại lợi
ích cho người thuê bởi vì chủ sở hữu đồng ý một mức tiền thuê thấp hơn trong
các điều khoản của hợp đồng. Việc giảm giá sẽ ảnh hưởng đến toàn bộ giá trị
của hợp đồng của chủ sở hữu nhưng sẽ có tác dụng thu hút khách hàng tiềm
năng. Đồng thời việc giảm giá làm giảm bớt sức nặng về tài chính cho khách
hàng tiềm năng. Mặt khác, nhiều khi một sự ưu đãi hay giảm gía có giá trị đôí
với khách hàng nhưng cũng không tốn kém nhiều chi phí cho chủ sở hữu. Do
đó tầm quan trọng của việc đánh giá khách hàng và biết được nhu cầu của họ
là rất cần thiết. Người quản lý cần phải ghi nhớ và không nên thoả thuận
nhiều hơn những gì mà chủ sở hữu có khả năng trang trải. Sự ưu đãi hay giảm
giá có thể được đưa ra một cách bất đắc dĩ cho tất cả các trường hợp nhưng sẽ
làm tăng giá trị của chủ sở hữu trong con mắt của khách hàng thuê.
Một trong những vấn đề phức tạp được đề cập đến khi thương lượng các
điều khoản hợp đồng là tỷ lệ tiền thuê. Điều đó rất quan trọng đối với chủ sở
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Website: Email : Tel : 0918.775.368
hữu và người quản lý vì nó rất quan trọng trên thị trường cạnh tranh. Tuy
nhiên, trong tất cả các trường hợp thì người quản lý cần phải phân tích các lợi
thế và bất lợi của việc đưa ra các ưu đãi hay giảm giá tiền thuê.
Các chi phí sửa chữa mà người thuê thực hiện là các điểm lớn trong
thỏa thuận hợp đồng đối với người thuê bất động sản văn phòng thương mại.
Khi đề cập đến vấn đề này, người quản lý cần phải xem xét không chỉ loại
hình sửa chữa mà có các chi phí phát sinh cho chủ sở hữu. Các thỏa thuận
thường liên quan đến việc đánh đổi cho một khoản nhất định nào đó. Người
quản lý phải đưa ra một mức phí trần cho việc sửa chữa này và cho phép
người thuê có thể tiến hành các sửa chữa cần thiết.
Phần lớn các văn phòng cho thuê thường có một chuẩn mực xây dựng
được đưa ra như chỗ thoát nước, hệ thống đèn điện, cửa sổ… và được đưa vào
chi phí cho thuê. Người thuê sẽ được yêu cầu thanh toán cho bất kỳ trang thiết
bị hoặc phương tiện nào nằm ngoài chuẩn mực xây dựng như cầu thang, vách

ngăn,cửa ra vào, cửa kéo… Nếu người thuê muốn một văn phòng sang trọng
và đắt hơn văn phòng mà chủ sở hữu cung cấp thì người thuê có thể phải
thanh toán thêm một khoản tiền lớn. Người quản lý bất động sản văn phòng
cần xác định chính xác những gì mà người thuê định làm và đảm bảo rằng
người thuê có thể hoàn thành văn phòng đó.
Với các hợp đồng được ký kết trên 1 năm, người quản lý cần phải chắc
chắn rằng thời gian hiệu quả còn lại của hợp đồng hiện tại sẽ là điều kiện để
cho thuê lại tài sản. Người quản lý cần phải xem xét lại số lượng văn phòng
người thuê muốn thuê, tỷ lệ tiền thuê và tổng giá trị của hợp đồng mới. Nếu
các yếu tố này không lớn hơn khỏan bù đắp cho những mất mát xảy ra trong
việc giả định hợp đồng thì cũng không nhất thiết phải đưa ra sự ưu đãi hay
giảm giá.
- Mặc dù trách nhiệm đầu tiên của người quản lý là phục vụ cho lợi ích
của chủ sở hữu nhưng người quản lý bất động sản thành công phải biết phối
hợp công việc giữa các bên vì mối quan tâm của người thuê và chủ sở hữu bất
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Website: Email : Tel : 0918.775.368
động sản không loại trừ nhau, chủ sở hữu luôn mong muốn thu được lợi
nhuận trên khoản đầu tư của mình vào bất động sản dựa trên các điều kiện của
thị trường hiện tại. Mặt khác, người thuê lại quan tâm đến giá thuê và tất cả
các dịch vụ đi kèm trong quá trình thực hiện hợp đồng. Để thu hút khách
hàng, trước khi đưa sản phẩm ra thị trường, người quản lý cần phải xem xét
kỹ để đảm bảo rằng mọi thứ đều sạch sẽ và trong điều kiện họat động tốt. Lau
chùi, quét sơn và các sửa chữa cần phải được hoàn tất trước khi giao sản
phẩm cho khách hàng. Trong khi kiểm tra sản phẩm, người quản lý sẽ có cơ
hội để quan sát các đặc điểm của khu vực sử dụng chung, bất động sản phải
được kiểm tra trong suốt quá trình trưng bày giới thiệu trên thị trường hoặc
theo định kỳ . Trước khi đưa khách hàng tiềm năng đi xem văn phòng, người
quản lý nên mô tả qua về đặc điểm tòa nhà và phân tích qua về lĩnh vực quản
lý và khu vực lân cận. Nếu có thuận tiện về giao thông, giao thông và bãi đỗ

xe là mối quan tâm lớn, nên nhấn mạnh vào lợi ích của khu vực này. Người
quản lý nên giúp khách hàng tiềm năng hình dung hãng của họ trong không
gian và lắng nghe một cách cẩn thận phản ứng của từng khách hàng tiềm năng
về các đặc điểm và lợi ích mà bất động sản mang lại cho họ. Người quản lý
nên cung cấp càng nhiều thông tin cho khách hàng tiềm năng và theo sát
khách hàng bằng điện thoại hoặc liên hệ cá nhân.
- Nếu tòa nhà văn phòng mới được xây dựng được đưa vào thị trường
đúng vào giai đoạn nền kinh tế suy thoái thì sẽ mất một thời gian dài để đạt
được lượng chiếm hữu hòa vốn. Một người quản lý tốt phải nhận biết được xu
hướng kinh tế khi bắt đầu đưa bất động sản tham gia vào thị trường. Người
quản lý phải cố gắng đàm phán hợp đồng dựa hoặc có những điều khoản
nhằm giữ khách hàng ở lại với tòa nhà ngoài thời gian đã đàm phán. Đồng
thời người quản lý phải xác định nhu cầu về không gian của khách hàng tiềm
năng và phân tích đặc điểm của hoạt động kinh doanh của người thuê tiềm
năng để đánh giá khả năng tài chính của họ vì điều đó ảnh hưởng trực tiếp đến
thu nhập của công ty.
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Website: Email : Tel : 0918.775.368
- Về việc sửa chữa và bảo dưỡng tòa nhà văn phòng, người quản lý phải
thường xuyên định kỳ kiểm tra để thu thập các thông tin duy tu bảo dưỡng
cần thiết.
Trước khi ký kết bất cứ hợp đồng nào, người quản lý nên tổ chức đấu
thầu cạnh tranh. Người quản lý có thể so sánh chi phí của việc thuê ngoài với
chi phí sử dụng nhân công sẵn có. Trong một số trường hợp, các việc như lau
cửa sổ, dọn dẹp rác thải, bảo vệ an ninh và kiểm soát các họat động gây rối
nhân viên trong công ty sẽ thực hiện một cách hiệu quả hơn so với việc thuê
ngoài.
Trong hợp đồng sơ bộ, nhiệm vụ đầu tiên của nhà quản lý là quyết định
chọn một nhà thầu chuyên nghiệp, những người này sẽ tự thuê đội ngũ công
nhân có tay nghề thuộc các lĩnh vực khác nhau và giám sát dự án. Nếu ký hợp

đồng với nhà thầu tốt nhất thì nhà quản lý chỉ cần đưa ra một số kế hoạch và
chi tiết kỹ thuật nhất định. Còn lại, chính nhà thầu sẽ giám sát công việc xây
dựng hoặc thay đổi cấu trúc tòa nhà.
Nhà quản lý cần xem xét cẩn thận các hợp đồng về chỉnh sửa, thiết kế
lại… Thỏa thuận giữa hai bên cần nói rõ thời gian thanh toán cho phía nhà
thầu. Thông thường, khi nhà thầu hoàn thành nửa công việc họ sẽ được thanh
toán 40% tổng giá trị, song ít nhất 10% cần giữ lại trong vòng 1 tháng sau khi
hoàn tất công việc trong trường hợp cần sửa sang thêm. Các khoản đã trả cho
các nhà thầu phụ cần phải được xác nhận trên giấy tờ. Hợp đồng cũng cần đề
cập đến hình thức phạt nếu không hoàn tất đúng hạn và chế độ thưởng nếu
hoàn thiện trước thời hạn.
Hầu hết các tòa nhà 16 tầng trở lên đều có ban quản lý tòa nhà để phối
hợp thực hiện tất cả các họat động bảo dưỡng tòa nhà. Những người quản lý
tòa nhà chịu trách nhiệm báo cáo cho người quản lý tài sản, người thay mặt
cho chủ sở hữu để thực hiện trách nhiệm quản lý cuối cùng. Người quản lý tài
sản phải thông thạo các chi tiết của việc bảo dưỡng và cần có những nhân
viên có kinh nghiệm để xử lý những công việc này.
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Xây dựng và chỉ đạo một chương trình bảo dưỡng có tính bảo vệ tốt là
một trách nhiệm quan trọng của một nhà quản lý tài sản. Các hoạt động bảo
dưỡng đều đặn dựa trên những mẫu điều tra được chuẩn bị trước, liệt kê tất cả
những yếu tố quan trọng của tòa nhà. Lợi ích chính của công tác bảo dưỡng là
giảm thiểu chi phí sửa chữa và thay thế và cải thiện dịch vụ cho người sử
dụng tòa nhà. Người quản lý tài sản phải xem xét kỹ các báo cáo về việc bảo
dưỡng phòng chống và quản lý chương trình này. Để đảm bảo chương trình
bảo trì họat động tốt và tiết kiệm chi phí, người quản lý cần có một hệ thống
để khởi động các công việc, quản lý thời gian, vật liệu, kế hoạch làm việc và
báo cáo. Những nhiệm vụ này là trách nhiệm của người quản lý tài sản hoặc
bộ phận quản lý bảo trì trong một tổ chức lớn.

Và một yêu cầu quan trọng đối với bất cứ nhà quản lý nào đó là sự trung
thực, ngay thẳng như thể kỹ năng, sự hiểu biết và kinh nghiệm. Nhà quản lý
phải đối xử với khách hàng và người làm của họ một cách đạo đức, và họ
cũng phải bảo đảm rằng những người làm thuê của họ cư xử một cách đạo
đức.
Trên đây là một số yêu cầu cơ bản đối với nhà quản lý văn phòng cho
thuê. Ngoài ra các hoạt động quản lý có diễn ra thuận lợi hay không còn phụ
thuộc một phần vào sự linh hoạt, vận dụng sáng tạo trong quản lý và kinh
nghiệm chuyên môn của các nhà quản lý.
2. Các nội dung quản lý:
2.1. Quản lý hợp đồng thuê:
Các yêu cầu chung của một hợp đồng có giá trị cũng tương tự như
những hợp đồng có hiệu lực pháp lý. Cả hai bên trong hợp đồng thuê cần phải
có năng lực pháp lý để đi đến thỏa thuận và đạt được sự nhất trí của cả hai
bên. Đối với bất kỳ một hợp đồng nào thì mục tiêu đều phải hợp pháp. Các
chứng từ phải có ngày tháng rõ ràng và đưa ra các khoản mục cần thiết bao
gồm:
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Website: Email : Tel : 0918.775.368
- Tên đầy đủ và chữ ký của cả hai bên
- Đặc điểm của văn phòng
- Các điều khoản của hợp đồng
- Tiền thuê
- Thời gian và phương thức thanh toán
- Mục đích sử dụng
- Quyền và nghĩa vụ mỗi bên
- Vấn đề sở hữu văn phòng
Hợp đồng thuê văn phòng quy định các cam kết có hiệu lực và trách
nhiệm của cả hai bên cung cấp quyền sở hữu tạm thời cho người cho thuê
nhưng không cung cấp quyền sở hữu. Trong hợp đồng thuê văn phòng, các

quyền hợp đồng được coi như là quyền về bất động sản cá nhân cả chủ sở hữu
và người thuê đều có thể chuyển nhượng quyền của mình nếu không có thỏa
thuận được ghi trong hợp đồng là cấm các chuyển nhượng đó. Tuy nhiên, khi
các quyền có thể chuyển nhượng, trách nhiệm vẫn thuộc về bên cho chuyển
nhượng. Đây là lý do tại sao phần lớn các hợp đồng thuê quy định rằng người
thuê không thể bán, chuyển nhượng hay cầm cố lãi suất thuê mà không được
sự đồng ý bằng văn bản của chủ sở hữu. Người quản lý văn phòng sẽ có trách
nhiệm phải lưu ý tất cả các điều khoản của hợp đồng và đảm bảo rằng người
thuê sẽ không có quyền sở hữu văn phòng cho đến khi hợp đồng đã được ký
kết.
2.2. Quản lý việc bảo dưỡng, sửa chữa và xây dựng (quản lý chất lượng):
Bảo dưỡng là một công tác quan trọng nhằm làm hài lòng người thuê
văn phòng, duy trì tình trạng vật lý tốt cho tòa nhà, đồng thời giảm tối đa chi
phí vận hành cũng như nâng cao tỷ lệ lợi nhuận. Bảo dưỡng tài sản hiệu quả
đòi hỏi một sự đánh giá chính xác và những yêu cầu của tòa nhà và số lượng
cũng như nhóm nhân viên có thể đáp ứng những yêu cầu đó.
Những yêu cầu đó là về nhân sự và việc lập kế hoạch sẽ thay đổi linh
hoạt tùy theo kiểu loại, kích thước và vị trí địa lý của tòa nhà. Do đó chủ sở
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Website: Email : Tel : 0918.775.368
hữu và người quản lý phải có sự thống nhất trước về các mục tiêu bảo dưỡng
tài sản. Trong một số trường hợp, kế hoạch khả thi nhất là thực hiện với số
tiền thuê thấp và mức chi phí tiết kiệm tối đa dành cho dịch vụ và hoạt động
bảo dưỡng. Một tòa nhà sẽ có khả năng sinh lời cao hơn nếu được bảo dưỡng
trong tình trạng tốt nhất và được sử dụng các dịch vụ thuê hoàn hảo nhất.
2.3. Quản lý marketing:
Nhiệm vụ cơ bản của người quản lý văn phòng là phải đảm bảo thu
được lợi nhuận từ bất động sản văn phòng đó. Để tìm kiếm được người thuê
có khả năng nhất, người quản lý phải thực hiện chiến dịch quảng cáo nhằm
thu hút một số lượng lớn các khách hàng tiềm năng trong khi các chi phí khác

không đổi. Hiểu các thỏa thuận trong hợp đồng và tối ưu hóa các kỹ năng
quản lý người thuê một cách có hiệu quả nhất là một công việc đòi hỏi tính
thực tế khi người thuê tiềm năng bị lôi cuốn bởi bất động sản. Nếu không,
không dễ gì mà người thuê lại sẵn sàng ký hợp đồng và thanh toán tiền thuê.
Các nguyên tắc cơ bản của marketing là “hiểu biết sản phẩm” và nguồn lực
kinh doanh chính là khách hàng hiện tại của bạn.
2.4. Quản lý rủi ro:
Bất kỳ ngành kinh doanh nào đều có thể có những rủi ro nhưng ở những
dạng khác nhau. Có thể là rủi ro tài chính hay rủi ro pháp lý, rủi ro do thanh
khoản…Đặc biệt đối với kinh doanh văn phòng cho thuê, đó là tài sản có giá
trị lớn, đồng thời cũng tỷ lệ thuận với mức độ rủi ro. Rủi ro có thể bắt nguồn
từ nhiều tình huống như sự suy giảm các hoạt động kinh tế kinh tế làm giảm
cầu về bất động sản, sự gia tăng các công ty khác trên thị trường làm tăng tính
cạnh tranh và cũng là tăng khả năng rủi ro…
Người chủ sở hữu bất động sản luôn muốn đạt được một sự bảo hiểm
tốt nhất để chống lại càng nhiều rủi ro càng tốt. Mục tiêu cơ bản của việc bảo
hiểm là giảm mất mát gây ra do các tình huống thiệt hại không dự đoán trước
được. Cả chủ sở hữu và người quản lý cần phải được cho biết về hậu quả cuả
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Website: Email : Tel : 0918.775.368
những mất mát hoặc tai nạn và sự cần thiết phải thực hiện việc bảo vệ bằng
các loại bảo hiểm khác nhau. Do địa điểm khác nhau và nhu cầu được bảo
hiểm khác nhau, người chủ sở hữu thường dựa trên kinh nghiệm và óc phán
đoán của người quản lý để thực hiện việc bảo vệ phù hợp cho bất động sản.
Trên thực tế, nhiều người quản lý bất động sản cũng chính là người môi giới
bảo hiểm.
2.5. Quản lý nguồn nhân lực:
Vấn đề nhân sự là vấn đề quan trọng với bất kỳ công ty nào. Đặc biệt đối
với các nhân viên trong công ty nếu không có sự giám sát, quản lý của nhà
quản lý sẽ có những cách xử lý thích hợp không gây tổn thương đến lòng tự

trọng của nhân viên. Đồng thời phải quản lý số lượng nhân viên và điều chỉnh
số lượng nhân viên thích hợp trong từng giai đọan hoạt động của công ty.
2.6. Quản lý tài chính:
Nhà quản lý có trách nhiệm kiểm soát tình hình thu chi từng tháng của
công ty để báo cáo với chủ sở hữu. Tất cả các hoạt động thu chi đều phải ghi
chép cẩn thận. Hệ thống kế toán có thể giúp người quản lý tiết kiệm thời gian
trong việc làm công tác kế toán.
Trên đây là những nội dung quản lý cơ bản của công ty cho thuê văn
phòng. Để có thể thực hiện được tốt tất cả các nội dung đó công ty cần có nhà
quản lý năng động, có kinh nghiệm trong mọi hoạt động.
III. KINH NGHIỆM CỦA SINGAPORE TRONG QUẢN LÝ VĂN PHÒNG
CHO THUÊ:
Tại Singapore có một số phương pháp về công tác quản lý bảo trì
thường được áp dụng:
- Bảo trì theo phương pháp “ngăn ngừa”, theo quan điểm này, việc bảo
trì và tạo môi trường sạch đẹp các khu văn phòng sẽ tác động đến ý thức của
mọi người. Theo đó, những khu vực công cộng sẽ được chăm sóc bảo trì
thường xuyên tạo ra một cảnh quan sạch đẹp.
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Website: Email : Tel : 0918.775.368
- Bảo trì theo pháp lý: theo quan điểm này luật pháp sẽ ban hành các
quy định cụ thể về công tác bảo trì các văn phòng, về thời gian bảo trì cho
từng hạng mục cụ thể, qua đó các đơn vị chức năng sẽ theo dõi và đôn đốc
cũng như kiểm tra giám sát việc thực hiện công tác bảo trì theo định kỳ.
- Quy định về thời gian bảo trì: cứ 3-5 năm các văn phòng sẽ được bảo
trì (chủ yếu là trang trí, quét sơn), 10 năm sửa chữa lại mái nhà, 15-20 năm
sửa chữa bảo trì các mạng dây điện, đường ống nước. Kiểm tra hệ thống
thang máy định kỳ 2 tuần 1 lần, sửa chữa lớn cứ 5 năm 1 lần …v.v. Nhân viên
phụ trách từng công việc sẽ đi kiểm tra và tổ chức việc bảo trì theo đúng thời
hạn đã quy định. Các công ty dịch vụ sẽ đấu thầu tham gia công tác bảo trì,

sửa chữa.
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Website: Email : Tel : 0918.775.368
CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG QUẢN LÝ VĂN PHÒNG CHO
THUÊ Ở CÔNG TY SAO BẮC
I. GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY
1. Quá trình hình thành:
Công ty Sao Bắc hiện nay ở số 4-phố Dã Tượng-Quận Hoàn Kiếm-Hà
Nội.Công ty Sao Bắc được thành lập vào tháng 12 năm 1994 theo mô hình
liên doanh. Trước đây khu đất này là của công ty du lịch Cao Bằng với đối tác
là phòng Thương mại Công nghiệp Việt Nam. Phòng Thương mại Công
nghiệp Việt Nam đã bỏ vốn đầu tư xây dựng tòa nhà Sao Bắc làm văn phòng
cho thuê lấy tên là công ty Sao Bắc, với diện tích xây dựng là 600 m
2
, cho
thuê 3000 m
2
, xây thành 10 tầng trong đó có 1 tầng trệt, 1 tầng làm văn phòng
và 8 tầng để cho thuê. Công ty được cấp phép xây dựng năm 1995, đầu năm
1996 bắt đầu xây dựng và đầu năm 1997 hoàn thành và bắt đầu cho thuê.
2. Hệ thống tổ chức:
2.1. Hội đồng quản trị:
Hội đồng quản trị của công ty Sao Bắc có quyền nhân danh công ty để
quyết định mọi vấn đề liên quan đến mục đích, quyền lợi của công ty giữa hai
nhiệm kỳ đại hội.
- Hội đồng quản trị là cơ quan có đầy đủ quyền hạn để thực hiện các
quyền nhân danh công ty. Chủ tịch hoặc thành viên hội đồng quản trị có thể
kiêm nhiệm các chức danh quản lý của công ty.
- Hội đồng quản trị của công ty Sao Bắc có những quyền và nhiệm vụ
sau:

+ Quyết định chiến lược của công ty phát triển của công ty.
+ Quyết định phương án đầu tư.
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Website: Email : Tel : 0918.775.368
+ Quyết định giải pháp phát triển thị trường, tiếp thị và công nghệ
thông qua hợp đồng mua bán, vay và hợp đồng khác có giá trị bằng hoặc lớn
hơn 50% tổng giá trị tài sản ghi trong sổ kế toán của công ty.
+ Quyết định cơ cấu tổ chức, quy chế nội bộ của công ty.
+ Bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức giám đốc, phó giám đốc, kế toán
trưởng, trưởng các bộ phận của công ty, quyết định mức lương, tiền thưởng
và lợi ích khác của cán bộ quản lý do hội đồng quản trị bổ nhiệm.
+ Xử lý các khoản thua lỗ phát sinh trong quá trình kinh doanh.
+ Kiến nghị việc tổ chức lại hoặc giải thể công ty.
+ Các quyền và nhiệm vụ khác theo quy định tại luật doanh nghiệp.
2.2. Giám đốc công ty:
Ông Trần Quốc Hùng là đại diện pháp nhân của công ty, là người phụ
trách chung, trực tiếp chỉ đạo mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty,
chịu trách nhiệm trước công ty, UBND thành phố Hà Nội và Nhà nước về các
mặt:
- Quản lý vốn và sử dụng vốn: quản lý đất đai, tài nguyên và các nguồn
lực khác theo qui định của pháp luật để thực hiện sử dụng và các mục tiêu,
nhiệm vụ của công ty cùng với các chương trình hoạt động sản xuất kinh
doanh của công ty.
- Quyết định đầu tư, liên doanh, liên kết, mua các tài sản của doanh
nghiệp khác theo quy định của pháp luật và công ty.
- Quyết định nhượng, thanh lý, thay thế, cho thuê, thế chấp, cầm cố tài
sản theo quy chế tài chính của công ty trên nguyên tắc bảo toàn và phát triển
vốn. Đối với đất đai, tài nguyên thuộc quyền quản lý và sử dụng của công ty
thì thực hiện theo pháp luật hiện hành.
2.3. Phó giám đốc:

Ông Hoàng Đức Sơn là người giúp giám đốc công ty điều hành một số
lĩnh vực hoạt động của công ty theo phân công của giám đốc và chịu trách
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Website: Email : Tel : 0918.775.368
nhiệm trước giám đốc, cùng giám đốc công ty chịu trách nhiệm trước Nhà
nước, UBND thành phố, công ty về thực hiện các nhiệm vụ được giao.
Sau đây là sơ đồ hệ thống tổ chức của công ty Sao Bắc:
II. THỰC TRẠNG QUẢN LÝ VĂN PHÒNG CHO THUÊ
1. Thực trạng quản lý văn phòng cho thuê ở thành phố Hà Nội:
1.1. Xu hướng mới của thị trường văn phòng cho thuê ở Hà Nội:
Hiện nay xu hướng của đại đa số doanh nghiệp kinh doanh bất động
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Hội đồng quản trị
của công ty
Giám đốc điều
hành
của công ty
Phó giám đốc
Công ty
Bộ phận
Bảo vệ
Bộ phận
Văn phòng
Bộ phận
Làm sạch
Bộ phận
Kỹ thuật
Bộ phận
Marketing
Kế toán Thủ quỹ Hành

chính
Quản lý
Nhân sự
Website: Email : Tel : 0918.775.368
sản văn phòng đã có chiều hướng thay đổi. Nếu như trước kia các doanh
nghiệp chỉ bằng lòng với một văn phòng nhỏ nhưng ở mặt phố với diện tích
khoảng 50 m2x4 tầng với tiền thuê khoảng 1.000 USD/tháng thì nay các
doanh nghiệp này sẵn sàng chi từ 2.000-3.000 USD cho khu văn phòng rộng
100 m2 trong cao ốc văn phòng hạng B. Đây có thể khẳng định là một xu
hướng hoàn toàn mới, đã tác động trực tiếp đến thị trường văn phòng cho thuê
trong vài năm gần đây. Phải thực sự nhìn nhận rằng, ngày càng nhiều doanh
nghiệp nhận ra được lợi ích rõ ràng của việc đặt văn phòng cao cấp vì điều
này giúpcho sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp được thuận lợi và tạo hình
ảnh tốt hơn trong mắt đối tác. Một khảo sát mới đây cũng cho thấy hiện tại thị
trường Hà Nội có hơn 100 doanh nghiệp trong nước thuê văn phòng tại các
cao ốc cao cấp, nơi trước đây vốn chỉ dành cho các doanh nghiệp nước ngoài
và bù lại các doanh nghiệp được cung ứng dịch vụ đầy đủ hơn như sự thuận
tiện khi giao dịch, điện nước an ninh đều được đảm bảo.
Đã có cầu ắt phải có cung, do vậy, việc xây các cao ốc cho thuê đang
thực sự là cuộc đua tranh. Và các nhà đầu tư trong nước đã đóng vai trò quan
trọng trong cuộc chơi mới này, đặc biệt đối với các dự án quy mô nhỏ, từ
khoảng 3 - 6 triệu USD. Lợi thế của các doanh nghiệp trong nước là sẵn có
mặt bằng để triển khai dự án, họ chỉ cần vốn để xây dựng cao ốc mà trong
điều kiện hiện tại thì việc huy động vốn không khó. Theo dự kiến của CBRE
thì từ giờ đến cuối năm văn phòng cho thuê ở Hà Nội sẽ dao động ở khoảng
20 USD/m2/tháng, song chỉ giới hạn ở các toà nhà hạng B không nằm trong
khu vực trung tâm. Cho đến quý 4/2005 sẽ không có toà nhà hạng A nào đi
vào hoạt động và hoàn thành. Một số toà nhà hiện đang trong quá trình xây
dựng và hoàn thànhvào năm 2006 và 2007. Những toà nhà mới này sẽ cung
ứng cho thị trường khoảng 110.000 m2 diện tích văn phòng cho thuê. Tại thời

điểm trước khi các toà nhà mới này hoàn thành và đi vào hoạt động, giá thuê
văn phòng ở Hà Nội dự kiến sẽ tăng lên 10-15%. Trong khi mức giá thuê của
các toà nhà văn phòng tại khu vực trung tâm dự kiến sẽ tăng 15-20% trong
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Website: Email : Tel : 0918.775.368
vòng 2 đến 3 năm tới. Một lần nữa thị trường văn phòng cho thuê ở Hà Nội
lại có thể chứng kiến áp lực về giá thuê khi một lượng cung lớn về văn phòng
hạng B, loại văn phòng mà trong vài tháng qua đã nhanh chóng cho thuê hết
diện tích ngay sau khi khai trương và đi vào hoạt động.
1.2. Thực trạng cung cầu văn phòng cho thuê ở Hà Nội:
Hiện nay cầu về văn phòng cho thuê ở Hà Nội ngày càng tăng trong khi
nguồn cung văn phòng cho thuê tăng rất chậm, thậm chí sẽ không tăng trong
một thời gian dài. Ông Marc Towsend-Tổng Giám đốc Cty CB Richard Ellis
(CBRE) trong lĩnh vực quản lý bất động sản cho biết trong quý 2/2005 hầu
hết các toà nhà văn phòng hạng A và B ở Hà Nội đều đạt hiệu suất cho thuê
100%. Ông Towsend nhận xét, đây là kết quả tất yếu của việc lượng cung hạn
chế trong khi nhu cầu lại liên tục gia tăng. Điều đáng chú ý mặc dù trong năm
2004, hơn 80.000 m2 diện tích văn phòng cho thuê được đưa vào thị trường
và gần như 100% lượng cung mới này hầu như "cháy chỗ".
Lý giải vì sao văn phòng cho thuê lại đạt hiệu suất cao như vậy, ông Lê
Minh Dũng - Trưởng phòng Cty CBRE cho biết, chính vì sự gia tăng mạnh
mẽ của đầu tư trực tiếp nước ngoài vào Việt Nam và sự mở rộng hoạt động
kinh doanh của các tập đoàn đa quốc gia, các tổ chức phi chính phủ và các cơ
quan ngoại giao tại Hà Nội . Đây chính là yếu tố thúc đẩy nhu cầu sử dụng và
điều tiết của thị trường văn phòng cho thuê Hà Nội .
Hai toà cao ốc văn phòng mới được đưa vào sử dụng tại Hà Nội là
Ocean Park và Vincom City Towers đã được thuê gần hết chỉ sau vài tháng
khai trương. Ocean Park đã cho thuê toàn bộ diện tích trong khi Vincom City
Towers cũng chỉ còn trống một diện tích nhỏ và đáng chú ý là các khu văn
phòng này đều đã được thuê với giá rất cao. Thực tế theo khảo sát của CBRE

thì trong quý 2/2005 giá thuê văn phòng hạng A tại trung tâm Hà Nội trung
bình đạt mức 26 USD/m2/tháng bao gồm phí dịch vụ, phí này dao động trong
khoảng 5 USD/m2/tháng đến 8 USD/m2/tháng. Còn giá thuê văn phòng hạng
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Website: Email : Tel : 0918.775.368
B tại trung tâm Hà Nội trung bình đạt 19 USD/m2/tháng bao gồm cả phí dịch
vụ, phí nàycũng dao động trong khoảng 5 USD/m2/tháng.
Nhận định về tình hình này, ông Marc Towsend cho rằng, hệ số sử
dụng cao ốc văn phòng hiện nay đều đạt trên 90%. Theo ông, đây là một
chuyện mà suốt 20 nămkinh doanh trong lĩnh vực bất động sản ông mới gặp...
Giá thuê trung bình như CBRE đã khảo sát là 26 USD/m2/tháng, tuy nhiên
giá thuê văn phòng ở Hà Nội có nơi lên trên 30 USD/m2/tháng, thậm chí có
nơi là 40 USD/m2/tháng...
Hiện nay ở Hà Nội có ít nhất hai toà nhà hạng A và 32 toà nhà hạng B
và C với tổng diện tích khoảng 130 ngàn m
2
đang trong quá trình xây dựng.
Những toà nhà này dự kiến sẽ được đưa vào sử dụng trong quý 4/2005 và
trong năm 2006 bao gồm một số dự án tiêu biểu như Pacific Place, VIT
Tower, Opera Business Centre, Hacico Tower và Devyt Tower, Hoà Bình
Twin Tower, Láng Hạ Building, Viglacera Building, Habeco Building, Kinh
Do Building, Toserco Building... Nhưng theo dự báo thì dù đưa các dự án này
vào hoạt động thì lượng cung vẫn khôngđáp ứng đủ lượng cầu.
1.3. Thực trạng giá cả cho thuê văn phòng ở thành phố Hà Nội:
Giá thuê văn phòng ở thành phố Hà Nội sẽ tăng. Ðó là nhận xét của ông
Marc Townsend, Tổng giám đốc công ty CB Richard Ellis- chủ quản lý toà
nhà Vincom City Towers tại cuộc hội thảo về thị trường nhà cho thuê vừa
được tổ chức. Theo ông Marc Townsend, thời gian tới, Hà Nội và thành phố
Hồ Chí Minh không có thêm toà nhà cho thuê văn phòng cao cấp nào đi vào
hoạt động. Dài hơn, 2 đến 3 năm tới, các nhà đầu tư chỉ tung ra thị trường

khoảng 300.000 m2 sàn, không đáp ứng đủ nhu cầu.
Hiện Hà Nội có 24 dự án xây dựng văn phòng cho thuê, nhưng vẫn
không đủ cầu trong 2 năm tới. Qua khảo sát, hiện giá thuê tại VET Building là
16 USD/m2/tháng, Vincom City Towers là 19 USD/m2/tháng, đạt 75% lượng
khách thuê; Artexport (đường Ngô Quyền) 23 USD/m2/tháng, đạt 100%
lượng khách thuê. Diện tích sàn loại B và C với những tòa nhà như Tháp đôi
Website: Email : Tel : 0918.775.368