Báo cáo tổng hợp hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên in báo hà nội mới

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

GVHD: TS. Nguyễn Thị Mỹ

MỤC LỤC
MỤC LỤC.........................................................................................................i
DANH MỤC SƠ ĐỒ......................................................................................iii
DANH MỤC BẢNG BIỂU............................................................................iv
LỜI MỞ ĐẦU..................................................................................................v
CHƯƠNG 1: ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ NGUYÊN VẬT
LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH MTV IN BÁO HÀ NỘI MỚI......................1
1.1 Đặc điểm nguyên vật liệu tại Công ty In báo Hà Nội Mới..................1
1.2 Đặc điểm luân chuyển nguyên vật liệu của cơng ty In báo Hà Nội
Mới.................................................................................................................8
1.2.1. Phương thức hình thành................................................................8
1.2.2. Phương thức sử dụng....................................................................10
1.3.2. Hệ thống kho tàng, bến bãi............................................................11
1.3. Tổ chức quản lý nguyên vật liệu của Công ty TNHH MTV In báo
Hà Nội Mới..................................................................................................11
1.3.1. Trong công tác thu mua.................................................................11
1.3.2. Trong công tác xây dựng định mức..............................................12
1.3.3. Trong công tác kiểm kê..................................................................14
1.3.4. Trong công tác sử dụng.................................................................14
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KẾ TỐN NGUN VẬT LIỆU TẠI
CƠNG TY TNHH MTV IN BÁO HÀ NỘI MỚI.......................................16
2.1. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại Công ty TNHH MTV In báo Hà
Nội Mới........................................................................................................17
2.1.1. Tính giá NVL tại cơng ty...............................................................17
2.1.2 Thủ tục nhập – xuất kho nguyên vật liệu......................................20
2.1.3 Phương pháp kế tốn chi tiết ngun vật liệu tại cơng ty.............21

SV: Nguyễn Hồng Vân

MSV: 13121472


Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

GVHD: TS. Nguyễn Thị Mỹ

2.2. Kế tốn tổng hợp ngun vật liệu tại Cơng ty TNHH MTV In báo
Hà Nội Mới..................................................................................................32
2.2.1. Nhập kho nguyên vật liệu..............................................................38
2.2.2. Xuất kho nguyên vật liệu...............................................................40
CHƯƠNG 3: HOÀN THIỆN KẾ TỐN NGUN VẬT LIỆU TẠI
CƠNG TY TNHH MTV IN BÁO HÀ NỘI MỚI.......................................47
3.1. Đánh giá chung về thực trạng kế tốn ngun vật liệu tại Cơng ty
và phương hướng hồn thiện....................................................................47
3.1.1 Ưu điểm..........................................................................................48
3.1.2 Nhược điểm....................................................................................49
3.1.2.1 Về công tác quản lý nguyên vật liệu..........................................49
3.1.2.2 Về tài khoản sử dụng và phương pháp tính giá, phương pháp kế
tốn........................................................................................................49
3.1.3 Phương hướng hồn thiện.............................................................50
3.2. Các giải pháp hồn thiện kế tốn ngun vật liệu tại Công ty
TNHH MTV In báo Hà Nội Mới..............................................................51
3.2.1 Về công tác quản lý nguyên vật liệu...............................................52
3.2.2 Về tài khoản sử dụng và phương pháp tính giá, phương pháp kế
tốn...........................................................................................................52
KẾT LUẬN....................................................................................................vii
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO......................................................ix

NHẬN XÉT CỦA CƠ SỞ THỰC TẬP...........................................................
NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN................................................

SV: Nguyễn Hồng Vân

MSV: 13121472


Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

GVHD: TS. Nguyễn Thị Mỹ

DANH MỤC SƠ ĐỒ
Sơ đồ 2 – 1 : Trình tự ghi sổ theo hình thức Nhật ký chung tại Cơng ty In
báo Hà Nội Mới..............................................................................................16
Sơ đồ 2 – 2: Kế toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp thẻ song
song.................................................................................................................19
Sơ đồ 2 – 3: Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu (phương pháp kê khai
thường xuyên)................................................................................................34

SV: Nguyễn Hồng Vân

MSV: 13121472


Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

GVHD: TS. Nguyễn Thị Mỹ

DANH MỤC BẢNG BIỂU

Bảng 1 – 1 : Bảng danh mục giấy cuộn..........................................................3
Bảng 1 – 2: Bảng danh mục giấy in tờ rời......................................................4
Bảng 1 – 3: Bảng danh mục mực in................................................................5
Bảng 1 – 4: Bảng danh mục nhiên liệu..........................................................6
Bảng 1 – 5: Bảng danh mục phụ tùng thay thế..............................................7
Bảng 1 – 6: Bảng danh mục phế phẩm...........................................................8
Bảng 1 - 7: Định mức giấy in tồn kho...........................................................13
Bảng 2 – 1: Hóa đơn giá trị gia tăng.............................................................24
Bảng 2 – 2: Phiếu nhập kho..........................................................................25
Bảng 2 – 3: Biểu thống kê xuất giấy in cuộn vào sản xuất..........................26
Bảng 2 – 4: Phiếu xuất kho...........................................................................27
Bảng 2 – 5: Sổ kho (Thẻ kho)........................................................................28
Bảng 2 – 6: Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa....................30
Bảng 2 – 7: Bảng kê tổng hợp nhập – xuất – tồn nguyên vật liệu...............31
Bảng 2 – 8: Trình tự ghi sổ trên máy vi tính.................................................37
Bảng 2 – 9: Sổ nhật ký chung........................................................................43
Bảng 2 – 10: Sổ cái tài khoản........................................................................45

SV: Nguyễn Hồng Vân

MSV: 13121472


Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

Q

GVHD: TS. Nguyễn Thị Mỹ

LỜI MỞ ĐẦU

ua những tìm hiểu sơ bộ ở bản báo cáo tổng hợp, chúng ta đã phần nào
thấy được vị trí cũng như vai trị của cơng ty TNHH MTV In báo Hà

Nội Mới trong bối cảnh nền kinh tế Việt Nam nói chung và trong lĩnh vực in
nói riêng. Như tất cả các công ty khác hoạt động tại Việt Nam, cơng ty cũng
được đón nhận những cơ hội lớn từ quá trình Việt Nam gia nhập tổ chức
thương mại thế giới WTO vào năm 2007 nhưng đi kèm với đó cũng là vơ vàn
thách thức, khó khăn địi hỏi người lãnh đạo cũng như tập thể cán bộ cơng
nhân viên phải nhanh nhạy và tích cực lĩnh hội những tiến bộ của khoa học kĩ
thuật cũng như mô hình kinh tế phù hợp để theo kịp với xu thế chung của khu
vực và thế giới.
Công ty In báo Hà Nội Mới là một đơn vị kinh tế độc lập, tự chủ về tài
chính. Mặt khác ngành nghề kinh doanh chủ yếu của cơng ty mang tính đặc
thù nên ngồi những yếu tố chung từ nền kinh tế, cơng ty cũng phải đối mặt
với những khó khăn từ chính đặc thù kinh doanh của mình. Là một đơn vị
kinh doanh có mục tiêu lợi nhuận, cơng từ cũng chịu nhiều sức ép từ doanh
thu, chi phí, sản lượng… làm sao để tối đa hóa lợi nhuận đồng thời vừa phục
vụ tốt cho mục tiêu xã hội. Câu hỏi đặt ra là làm thế nào để tối đa hóa lợi
nhuận? Đây là bài toán cần một lời giải nhanh và chính xác với tất cả các đơn
vị kinh doanh có mục đích lợi nhuận. Như chúng ta đã biết: Lợi nhuận =
Doanh thu - Chi phí. Qua phương trình cơ bản trên ta có thể nhìn ra ngay 2
phương án đơn giản nhất để gia tăng lợi nhuận: tăng doanh thu, giảm chi phí
góp phần hạ giá thành sản phẩm.
Là một đơn vị sản xuất, yếu tố nguyên vật liệu là yếu tố cơ bản khơng
thể thiếu để q trình sản xuất được tiến hành và chi phí nguyên vật liệu cũng
là loại chi phí chiếm tỷ trọng khá lớn trong giá thành sản xuất sản phẩm của

SV: Nguyễn Hồng Vân

MSV: 13121472


Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

GVHD: TS. Nguyễn Thị Mỹ

công ty. Như vậy phải chăng quản lý tốt nguyên vật liệu (quản lý chi phí)
cũng là một phương án khả quan để góp phần gia tăng lợi nhuận cho cơng ty.
Nhận thấy thực trạng ở công ty In báo Hà Nội Mới với đặc thù kinh
doanh ngành in có số lượng cũng như chủng loại nguyên vật liệu khá đa dạng
và nhưng lại phức tạp, có những vấn đề bức xúc là làm sao để có thể quản lý
nguyên vật liệu một cách hiệu quả nhất. Mặt khác, bản thân em cũng nhận
thấy tầm quan trọng của công tác kế tốn ngun vật liệu tại các doanh nghiệp
sản xuất nói chung và cơng ty In báo Hà Nội Mới nói riêng trong việc góp
phần quản lý tốt nguyên vật liệu. Chính vì vậy sau khi nhận được sự giúp đỡ
tận tình từ các cán bộ phịng kế tốn cơng ty In báo Hà Nội Mới cũng như sự
hướng dẫn của cô giáo Nguyễn Thị Mỹ em quyết định lựa chọn đề tài: “Hồn
thiện cơng tác kế tốn ngun vật liệu tại công ty TNHH MTV In báo Hà
Nội Mới” để làm chuyên đề tốt nghiệp.
Chuyên đề tốt nghiệp của em ngoài lời mở đầu và kết luận, gồm 3 chương:
Chương 1: Đặc điểm và tổ chức quản lý nguyên vật liệu tại công ty In báo Hà
Nội Mới
Chương 2: Thực trạng kế tốn ngun vật liệu tại cơng ty In báo Hà Nội Mới
Chương 3: Hồn thiện kế tốn ngun vật liệu tại công ty In báo Hà Nội Mới

SV: Nguyễn Hồng Vân

MSV: 13121472

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

GVHD: TS. Nguyễn Thị Mỹ

CHƯƠNG 1: ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ NGUYÊN VẬT
LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH MTV IN BÁO HÀ NỘI MỚI
1.1 Đặc điểm nguyên vật liệu tại Công ty In báo Hà Nội Mới
Như chúng ta đã biết nguyên vật liệu đóng vai trị cơ bản trong q trình
sản xuất, góp phần cấu thành nên hình thái vật chất của sản phẩm. Mỗi doanh
nghiệp sản xuất khác nhau sẽ có danh điểm nguyên vật liệu khác nhau phù
hợp với thành phẩm sản xuất, ví dụ nguyên vật liệu tại doanh nghiệp dệt may
bao gồm: vải, bơng, chỉ, khuy, khóa, mác..; tại doanh nghiệp sản xuất xi măng
bao gồm: đá vôi, đất sét, quặng sắt, bơ xít... Nhưng nhìn chung ngun vật
liệu đều có những đặc điểm chung sau:
 Chỉ tham gia vào một chu kì sản xuất nhất định.
 Khi tham gia vào quá trình sản xuất, dưới tác động của lao động,
chúng bị tiêu hao toàn bộ hay thay thay đổi hình thái vật chất ban đầu để tạo
ra hình thái vật chất cho thành phẩm.
 Chi phí nguyên vật liệu thường chiếm tỉ trọng lớn trong giá thành sản
xuất nên địi hỏi cơng tác quản lí có hiệu quả nhằm tránh lãng phí và hạ thấp
giá thành sản phẩm nhưng vẫn đảm bảo chất lượng.
Từ những đặc điểm trên tổ chức quản lý nguyên vật liệu cần đảm bảo
những yêu cầu sau:
 Quá trình thu mua: để tránh gây lãng phí và q trình thu mua có hiệu
quả, doanh nghiệp cần xây dựng hệ thống danh điểm cũng như định mức sản
xuất và kế hoạch thu mua phù hợp với nhu cầu sản xuất ở mức giá mua hợp lí.
 Q trình dự trữ: Doanh nghiệp cũng phải tiến hành xây dựng hệ
thống kho tàng, bến bãi phù hợp với từng loại nguyên vật liệu sao cho trong
quá trình lưu kho khả năng hỏng hóc ở mức thấp nhất. Ngồi ra việc lưu trữ

cũng phải có kế hoạch để tránh tình trạng lãng phí chi phí lưu kho nhưng phải
đáp ứng kịp thời cho nhu cầu sản xuất.
SV: Nguyễn Hồng Vân

MSV: 13121472


Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

GVHD: TS. Nguyễn Thị Mỹ

 Quá trình sử dụng: quán triệt nguyên tắc sử dụng đúng định mức quy
định, đúng quy trình sản xuất, tránh gây lãng phí.
Danh điểm nguyên vật liệu rất đa dạng và phong phú nhưng tóm gọn lại
có thể phân loại thành các nhóm chính sau:
 Ngun liệu và vật liệu chính
 Vật liệu phụ
 Nhiên liệu
 Phụ tùng thay thế
 Thiết bị và vật liệu XDCB
 Vật liệu khác
…
Hiện nay, nguyên vật liệu tại công ty In báo Hà Nội Mới bao gồm hơn
400 loại với đặc điểm và hình thái khác nhau phục vụ cho công tác in ấn. Các
loại nguyên vật liệu cũng được phân loại thành từng nhóm và được mã hóa cụ
thể nhằm phục vụ cho cơng tác quản lý dễ dàng hơn. Việc mã hóa các loại
nguyên vật liệu được thực hiện trên phần mềm kế tốn trong phần hành Kho/
Vật tư hàng hóa/ Danh mục vật tư, hàng hóa ngay từ những ngày đầu đưa
nguyên vật liệu vào sử dụng.
Ngoài giấy in và mực in là 2 loại ngun vật liệu chính cịn có những

nguyên vật liệu phụ: bản in, phụ gia hóa chất, vòng bi, xéc măng, dầu pha
mực…Đặc điểm của từng loại nguyên vật liệu cũng quyết định đến việc thu
mua cũng như bảo quản và lưu trữ. Cụ thể:
 Giấy in: gồm 2 loại chính là giấy cuộn và giấy in tờ rời. Giấy cuộn có
24 loại với kích cỡ (trọng lượng, khổ giấy) và nhà sản xuất khác nhau, trong
khi đó giấy in tờ rời gồm trên 30 loại cũng với kích cỡ khác nhau phục vụ cho
yêu cầu đặc thù của từng loại ấn phẩm. Hiện tại giấy cuộn Bãi Bằng GK 5848g và giấy in tờ rời Couche 100g khổ 57x79 được sử dụng phổ biến nhất.
SV: Nguyễn Hồng Vân

MSV: 13121472


Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

GVHD: TS. Nguyễn Thị Mỹ

Đặc điểm chung của giấy in là dễ hư hỏng trong q trình vận chuyển hoặc
trong điều kiện bảo quản khơng tốt giấy dễ bị ố vàng cũng như ẩm dẫn đến
việc không sử dụng được hay không đảm bảo chất lượng thành phẩm. Mặt
khác, do mặt bằng hạn hẹp công ty khơng có điều kiện xây dựng nhiều kho
chứa riêng biệt với điều kiện bảo quản đáp ứng yêu cầu hơn nữa giấy in khi
mua về thường được tính tốn và đưa vào sử dụng ngay, chính vì những
ngun nhân đó khi giấy in được nhà cung cấp vận chuyển tới công ty, nhân
viên thu mua sẽ tận dụng các khoảng đất trống có mái che hay các hội trường
trống để để giấy in. Từ những đặc điểm cũng như điều kiện trên, trước khi
nhập giấy in, cụ thể là giấy cuộn kế tốn vật tư phải tính tốn trước số lượng,
chủng loại giấy theo số lượng và yêu cầu của khách hàng trên hợp đồng, từ đó
lên kế hoach mua hàng cho phù hợp, một phần đáp ứng nhu cầu sử dụng, mặt
khác tránh được những thiệt hại không đáng có do điều kiện bảo quản khơng
đáp ứng. Trung bình mỗi lần cơng ty nhập khoảng 10 tấn giấy cuộn đảm bảo

sử dụng hết trong khoảng từ 3 – 5 ngày.
Bảng 1-1: Bảng danh mục giấy cuộn
STT
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
…..

Mã hàng
GC_001
GC_002
GC_301
GC_400
GC_401
GC_IND01
GC_IND02
GC_200
GC_100

GC_102
GC_300
GC-PL1
GC-PL2
GC_303
GC_201
…….

SV: Nguyễn Hồng Vân

Tên hàng
Giấy cuộn Tân Mai IB 58/48g
Giấy cuộn Tân Mai GV (GI) 90/60 - 70
Giấy cuộn Couche 120g, Khổ 60 cm
Giấy cuộn VĐ 92 – 70 – 84 (90)
Giấy cuộn VĐ 92 – 58 – 84
Giấy cuộn INDO 48,8g/m2
Giấy cuộn INDO 45g/m2
Giấy cuộn offset 60g/m2
Giấy cuộn Bãi Bằng 84 – 58 g/m2
Giấy cuộn Bãi Bằng 84 – 70 g/m2
Giấy cuộn Couche 100g, Khổ 83 cm
Giấy cuộn ngoại 48,8 g/m2 (Norske)
Giấy cuộn ngoại 45g/m2 (Norker, Adi)
Giấy cuộn Couche 80g, Khổ 63
Giấy cuộn INDO offset 60g/m2
………………………………………..

Đơn vị tính
Kg

Kg
Kg
Kg
Kg
Kg
Kg
Kg
Kg
Kg
Kg
Kg
Kg
Kg
Kg
……………
MSV: 13121472


Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

GVHD: TS. Nguyễn Thị Mỹ

Trong khi đó giấy in tờ rời thì khơng cần lên kế hoạch thu mua do tính
khơng thường xun của loại nguyên vật liệu này trong sử dụng và giá trị của
loại giấy này cũng tương đối cao nên nếu bảo quản khơng tốt thì chi phí thiệt
hại rất lớn. Khi có khách đặt in, tùy vào số lượng theo hợp đồng, nhân viên
thu mua của công ty sẽ trực tiếp gọi điện tới nhà cung cấp yêu cầu và họ sẽ
cung cấp giấy tới tận công ty theo đúng chủng loại và kích thước trong ngày.
Cơng ty đang sử dụng hoàn toàn loại giấy in C0100 (Couche định lượng
100g/m2) xuất xứ từ Indonesia có bề mặt bóng, láng mịn nên in rất đẹp và bắt

mắt, được sử dụng để in tờ rơi quảng cáo, catalogue, poster… cho các ấn
phẩm.
Bảng 1 – 2: Bảng danh mục giấy in tờ rời
STT
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
……

Mã hàng
CO100-5779
CO100-6079
CO100-6083
CO100-6084
CO100-6084
CO100-6085
CO1006086
CO10062586
CO100-6284
CO100-6285
CO100-6585

CO100-6594
………….

Tên hàng
Couche 100g, khổ 57x79
Couche 100g, khổ 60x79
Couche 100g, khổ 60x83
Couche 100g, khổ 57x79
Couche 100g, khổ 60x84 (rách)
Couche 100g, khổ 60x85
Couche 100g, khổ 60x86

Đơn vị tính
Tờ
Tờ
Tờ
Tờ
Tờ
Tờ
Tờ

Couche 100g, khổ 62.5 (62)x86

Tờ

Couche 100g, khổ 62x84
Couche 100g, khổ 62x85
Couche 100g, khổ 65x85
Couche 100g, khổ 65x94
……………………………………

Tờ
Tờ
Tờ
Tờ
……………

 Mực in: để phù hợp với 2 thiết bị in chủ yếu của công ty là máy cuốn
và máy
in tờ rời thì mực in cũng bao gồm 2 loại chính là: mực in sử dụng cho máy
cuốn và mực in sử dụng cho máy in tờ rời. Có thể kể đến các loại mực in chủ

SV: Nguyễn Hồng Vân

MSV: 13121472


Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

GVHD: TS. Nguyễn Thị Mỹ

yếu như: mực đen, mực đỏ, mực vàng, mực nhũ, mực phát quang…Khác với
giấy in, mực in có thể dự trữ trong thời gian dài và yêu cầu bảo quản cũng
không khắt khe như giấy in, chỉ trừ một số loại mực in chất lượng cao được
nhập khẩu từ nước ngoài (Đức, Hàn Quốc. Trung Quốc..) nên mực in thường
được nhập với số lượng lớn và được lưu trữ trong 1 kho nhỏ tại công ty. Mỗi
thùng mực đen sử dụng cho máy in cuốn thường có trọng lượng khoảng
200kg/thùng; mực màu khoảng 20kg/thùng, trong khi đó mực loại sử dụng
cho máy in tờ rời trung bình khoảng 1kg/thùng đối với cả mực đen và mực
màu.

Bảng 1 – 3: Bảng danh mục mực in
STT

Mã hàng

Tên hàng

1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
…..

M1_001
M1_002
M10_003
M10_004
MK2
MK3
MPQ_001
MPQ_002
MT1
MT2
……….

Mực đen, loại 1 kg/hộp
Mực đỏ, loại 1 kg/hộp
Mực vàng máy in cuốn
Mực xanh máy in cuốn
Mực nhũ bạc
Mực nhũ vàng
Mực đỏ sen F1 phát quang (1kg/hộp)
Mực vàng F3 phát quang (1kg/hộp)
Mực trắng trong TQ (2,5kg/hộp)
Mực trắng đục (1kg/hộp)
………………………………………..

Đơn
vị
tính
Kg
Kg
Kg
Kg
Kg
Kg
Kg
Kg
Hộp
Kg
…………..

Các ngun vật liệu khác: như đã nói ở trên, ngồi 2 loại ngun vật liệu
chính thì cơng ty cũng có hàng chục loại nguyên vật liệu khác nhau. Tuy

không trực tiếp cấu thành nên thực thể sản phẩm nhưng đó cũng là những
nguyên vật liệu quan trọng và không thể thiếu trong công nghệ in. Mỗi loại có
yêu cầu bảo quản khác nhau và được chú trọng khơng kém các loại ngun
vật liệu chính.
SV: Nguyễn Hồng Vân

MSV: 13121472


Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

GVHD: TS. Nguyễn Thị Mỹ

Nguyên vật liệu phụ: Những nguyên vật liệu này không trực tiếp cấu
thành nên hình thái vật chất của sản phẩm nhưng thiếu những ngun vật liệu
này thì cũng khơng thể hồn thành được q trình sản xuất.
+ Các loại phim dùng cho phân xưởng chế bản: Kodak, APS, Agfa…
+ Các loại hóa chất để pha mực in
+ Các loại nguyên vật liệu khác: bảng in, băng keo, dung dịch làm ẩm,
vải, ruy băng…
Nhiên liệu: Nói đến nhiên liệu ta có thể hình dung ngay đến những thứ
tạo ra năng lượng cho máy móc thiết bị, giúp máy móc hoạt động tốt hơn
trong q trình sản xuất và ngồi ra cịn có loại dùng để tẩy bẩn ở phân xưởng
chế bản. Có thể kể đến: dầu máy Total, dầu máy nén khí, dầu thủy lực , dầu
đặc biệt bơi trơn xích ra giấy…
Bảng 1 – 4: Bảng danh mục nhiên liệu
STT

Mã vật tư

1
2
3
4
5

ND_001
ND_002
ND_003
ND_004
ND_005

Tên hàng

Dầu GRXP 150
Dầu GRXP 100
Dầu Friga 2
Dầu thủy lực HLP 46 (18 lít/can)
Dầu Rc 100(phuy 209 lít)
Dầu đặc biệt bơi trơn xích ra giấy LK
6
ND/R705_01
Lubrsl LA8 – Roland 705
Dầu đặc biệt bơi trơn xích ra giấy
7
ND/R705_02
Structovis BHD
8
ND_008
Dầu pha mực

9
ND_009
Dầu pha ống
10
ND_007
Dầu Diezen
……… …………
……………………………………….

SV: Nguyễn Hồng Vân

Đơn
tính
Lít
Lít
Lít
Lít
Lít

vị

Lít
Lít
Lít
Lít
Lít
………..

MSV: 13121472

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

GVHD: TS. Nguyễn Thị Mỹ

Phụ tùng thay thế: bao gồm hơn 120 loại khác nhau với công dụng thay
thế cho các bộ phận của thiết bị sản xuất do hỏng hóc hay đến hạn thay thế,
chủ yếu những phụ tùng này thuộc về máy in như: vịng bi, dây ống, ốc vít,
xéc măng…
Bảng 1 – 5: Bảng danh mục phụ tùng thay thế
STT
1
2
3
4
5
6

Mã hàng
PVB_027
PVB_028
PVB_029
PVB_030
PVB_031
PVB_032

7

PVB_033

8

TLR_001

9
10
…..

PXM1
PXM2
………..

Tên hàng
Vòng bi 7207
Vòng bi 7306
Vòng bi 7209
Vòng bi 6012
Vòng bi NK 2120
Vịng bi NKI 25/20 (Ngăn 4 – GS2)
Vịng bi lơ Roland SKF NK1B 5905
(Ngăn 4 – GS2)
Tài liệu 3 quyển, 1 đĩa cài và 1 giắc
cắm màn hình, tài liệu cài bảng mạch
máy roland
Xéc măng 220 (N5-7- GS1)
Xéc măng 230 (N5- 8- GS1)
……………………………….

Đơn vị tính
Cái

Cái
Cái
Cái
Cái
Cái
Vịng
Túi
Cái
Cái
………

Vật liệu khác: một số loại ngun vật liệu có giá trị khơng lớn hoặc ít
được sử dụng do chủ yếu là các thiết bị phục vụ trong phân xưởng như: bóng
đèn, chấn lưu, xốp, băng dính, dao trổ, giấy can…
Phế liệu: những nguyên vật liệu bị hỏng trong q trình sản xuất, được
cơng ty phân loại và thu gom sau đó thanh lý ra bên ngồi, có thể kể đến: giấy
tạp lề, giấy lề, giấy xước, lõi giấy, báo phế phẩm…

SV: Nguyễn Hồng Vân

MSV: 13121472


Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

GVHD: TS. Nguyễn Thị Mỹ

Bảng 1 – 6: Bảng danh mục phế phẩm
STT

Mã hàng

Tên hàng

1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
…..

GL01
GL02
GL03
GL04
GL05
GL06
GL07
GX01
GX02
GX03
………

Giấy lề tạp
Giấy lề tạp bẩn

Giấy lề Bãi Bằng
Giấy lề Bãi Bằng màu
Giấy lề xén
Giấy lề xén Couche
Giấy lề Couche màu
Giấy xước, giấy lõi Tân Mai 84
Giấy xước, giấy lõi INDO 84
Giấy xước Tân Mai 42
…………………………………

Đơn
vị
tính
Kg
Kg
Kg
Kg
Kg
Kg
Kg
Kg
Kg
Kg
………..

1.2 Đặc điểm luân chuyển nguyên vật liệu của công ty In báo Hà Nội Mới
1.2.1. Phương thức hình thành
Hiện nay có rất nhiều phương thức hình thành nên số ngun vật liệu tại
1 cơng ty, có thể kể đến như: mua ngồi, gia cơng, nhận cấp phát, vốn góp
liên doanh, thừa thiếu phát hiện khi kiểm kê… nhưng phương thức thường

xuyên nhất tại công ty TNHH MTV In báo Hà Nội Mới hiện nay là do mua
ngồi.
Mục tiêu của q trình này là nhằm đáp ứng một cách tốt nhất yêu cầu
của yếu tố đầu vào, nhất là yếu tố nguyên vật liệu (một trong những yếu tố
chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí, ảnh hưởng tới kết quả kinh doanh của
công ty) cả về số lượng, chất lượng cũng như tính kip thời chính vì vậy q
trình này cũng cần địi hỏi sự kết hợp nhịp nhàng giữa nhà cung cấp và các bộ
phận sử dụng tại cơng ty.
Q trình này trải qua các bước cụ thể:

SV: Nguyễn Hồng Vân

MSV: 13121472


Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

GVHD: TS. Nguyễn Thị Mỹ

 Ước tính nhu cầu: Việc ước tính nhu cầu do các bộ phận sử dụng tại
cơng ty tự ước tính căn cứ vào kế hoạch sản xuất cụ thể tại từng thời điểm.
 Xét duyệt nhu cầu: Sau khi lập ước tính nhu cầu sử dụng nguyên vật
liệu, quản đốc tại phân xưởng sẽ ký vào phiếu và chuyển cho phịng kế tốn
căn cứ vào kế hoạch làm căn cứ xét duyệt.
 Chuyển giao đơn hàng: Nhu cầu sử dụng tại các bộ phận sử dụng nếu
được xét duyệt, sẽ được cán bộ thu mua tập hợp lại trên 1 bảng phản ánh đầy
đủ cả về số lượng, yêu cầu cụ thể và chuyển giao cho nhà cung cấp truyền
thống . Đối với những loại nguyên vật liệu mang tính đặc thù, vật tư nhỏ, đơn
chiếc hoặc phát sinh không thường xuyên, cán bộ thu mua có thể trực tiếp
mua từ bên ngồi thị trường hay tìm kiếm một nhà cung cấp khác (nếu nhà

cung cấp truyền thống không đáp ứng được).
 Theo dõi thực hiện đơn hàng: Bộ phận cung ứng của cơng ty có nhiệm
vụ thường xun theo dõi việc thực hiện đơn hàng của nhà cung cấp, nhằm
tránh trường hợp chậm trễ hay thực hiện đơn hàng không đúng hợp đồng gây
ảnh hưởng đến tiến độ sản xuất tại công ty.
 Tiếp nhân hàng: Đây là giai đoạn khá quan trọng, lúc này quyền và
nghĩa vụ về nguyên vật liệu được chuyển giao. Bên cung cấp có nhiệm vụ
chuyển giao hàng theo hợp đồng cho bên mua. Bên mua kiểm tra và tiến
hành cho nhập kho. Lúc này ở phía cơng ty một ban kiểm nhận gồm thủ kho,
kế toán vật tư, cán bộ phụ trách và người đề nghị giao hàng (thuộc bộ phận
thu mua) được thành lập và tiến hành các thủ tục nhập kho.
 Người giao hàng (nhân viên của nhà cung cấp hay cán bộ thu mua
của công ty) đề nghị giao nguyên vật liệu.
 Ban kiểm nhận sau khi tiến hành kiểm tra cả về số lượng cũng như
yêu cầu kĩ thuật của nguyên vật liệu chuyển đến, tiến hành lập biên bản giao
nhận.
SV: Nguyễn Hồng Vân

MSV: 13121472


Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

GVHD: TS. Nguyễn Thị Mỹ

 Biên bản giao nhận sau đó được chuyển lên phịng kế tốn để kế tốn
lập phiếu nhập kho
 Sau đó một liên phiếu nhập kho được chuyển xuống cho thủ kho tiến
hành nhập, ghi sổ và ký vào phiếu nhập kho.
 Sau khi hoàn thành việc nhập liệu vào hệ thống, phiếu nhập kho cùng

với các chứng từ gốc được kế tốn lưu trữ lại tại phịng kế tốn
Các bước trong q trình hình thành ngun vật liệu tại cơng ty khơng có
sự can dự của Giám đốc do q trình kiểm nhận này có thể kéo dài và cần
người có chun mơn trong kiểm tra hàng nhập.
1.2.2. Phương thức sử dụng
Nguyên vật liệu của công ty sau khi mua về được sử dụng chủ yếu phục
vụ quá trình sản xuất tại các phân xưởng. Để kiểm sốt q trình xuất kho,
người quản lý cũng xây dựng 1 quy trình cụ thể:
 Đề nghị xuất: trừ giấy cuộn thì mọi loại vật tư khác khi có nhu cầu sử
dụng, bộ phận có nhu cầu tiến hành lập phiếu đề nghị xuất vật tư.
 Xét duyệt nhu cầu: Phiếu đề nghị được chuyển giao cho cán bộ phụ
trách tại phòng kế toán căn cứ vào kế hoạch sản xuất xét duyệt hoặc điều
chỉnh nhu cầu cho phù hợp.
 Tiến hành xuất theo yêu cầu được duyệt: Sau khi được duyệt yêu cầu,
kế tốn vật tư căn cứ vào chứng từ đó lập phiếu xuất kho và chuyển cho thủ
kho tiến hành xuất. Thủ kho xuất vật tư xong sẽ ký lại vào phiếu xuất kho đó
và chuyển lại cho kế tốn trưởng ký duyệt. Định kỳ các phiếu xuất kho phát
sinh sẽ được chuyển lên cho Giám đốc kiểm tra và ký duyệt.
 Lưu trữ: Phiếu xuất kho cùng các chứng từ gốc được kế toán bảo quản
và lưu trữ tại tủ đựng chứng từ riêng.

SV: Nguyễn Hồng Vân

MSV: 13121472


Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

GVHD: TS. Nguyễn Thị Mỹ

1.3.2. Hệ thống kho tàng, bến bãi
Do điều kiện mặt bằng tại công ty khá hạn chế nên tại địa điểm 35 Nhà
Chung chỉ có 2 kho nhỏ, trong đó 1 kho để lưu trữ mực in và 1 kho chứa phụ
tùng nằm ngay dưới tầng một của khu nhà văn phịng. Hai loại ngun vật
liệu trên có u cầu bảo quản không quá khắt khe nên việc đầu tư cho hệ
thống kho khơng tốn nhiều chi phí. Hiện tại mỗi kho có diện tích khoảng 15 –
20 m2, có 2 kệ dài chứa hàng với chiều dài khoảng 10m và chiều cao khoảng
2m, có hệ thống quạt gió và hút ẩm tránh ẩm mốc và côn trùng phá hoại. Thủ
kho và kế toán kho trực tiếp quản lý hai kho trên cùng toàn bộ số giấy cuộn và
phế liệu thu hồi được xếp trong các khu đất trống có mái che hay tận dụng
được các hội trường trống.
Thủ kho và kế tốn kho có trách nhiệm bảo quản cả về số lượng và chất
lượng từng loại nguyên vật liệu. Công ty gắn trách nhiệm vật chất và có chế
độ thưởng phạt rõ ràng đối với các trường hợp mất mát, hư hỏng nguyên vật
liệu, đồng thời nhằm nâng cao hiệu quả quản lý, cơng ty cũng có những biện
pháp động viên khích lệ tinh thần khi cán bộ kho hồn thành tốt nhiệm vụ, có
thể thưởng thêm khi xét duyệt thành tích hay q trình cơng tác hồn thành tốt
nhiệm vụ được giao.
1.3. Tổ chức quản lý nguyên vật liệu của Công ty TNHH MTV In báo Hà
Nội Mới
1.3.1. Trong cơng tác thu mua
Q trình thu mua của cơng ty diễn ra có liên quan tới rất nhiều cá nhân
và bộ phận trong công ty, bao gồm:
 Bộ phận sử dụng: có nhiệm vụ ước tính nhu cầu sử dụng thực tế tại
phân xưởng hay bộ phận của mình để lập phiếu yêu cầu, tham gia vào quá
trình giao nhận.

SV: Nguyễn Hồng Vân

MSV: 13121472

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

GVHD: TS. Nguyễn Thị Mỹ

 Cán bộ phịng kế tốn: xét duyệt nhu cầu từ các bộ phận sử dụng,
tham gia vào quá trình giao nhận nguyên vật liệu, lập phiếu nhập kho, phản
ánh vào sổ sách kế toán.
 Cán bộ thu mua: tổng hợp và chuyển giao nhu cầu đến nhà cung cấp,
tham gia vào quá trình kiểm nghiệm và giao nhận. Bộ phận thu mua của công
ty gồm 10 thành viên nhưng chỉ có 2 nhân viên chuyên trực tiếp thu mua
nguyên vật liệu căn cứ trên bảng tổng hợp nhu cầu rồi xây dựng kế hoạch thu
mua, trước đó 2 nhân viên này sẽ lập đơn xin tạm ứng tiền và dùng số tiền
tạm ứng đó tiến hành thu mua.
 Thủ kho, kế tốn kho: tham gia vào q trình giao nhận, phản ánh vào
thẻ kho.
…….
1.3.2. Trong công tác xây dựng định mức
Hiện nay với toàn ngành in việc xây dựng định mức gần như chưa có 1
quy chuẩn nào cụ thể.
Đối với mực in: do số lượng mực in trên một trang giấy phụ thuộc rất
nhiều vào nội dung in trên đó, số lượng hình ảnh, số mặt chữ, mức độ phức
tạp của hình ảnh …Nếu hình ảnh nhiều với nhiều mảng màu khác nhau thì số
mực in sử dụng cũng tăng lên do máy phải quét số lần qua giấy tương ứng với
số màu trên hình ảnh dẫn tới khả năng hỏng và vương mực cũng nhiều hơn,
trường hợp ngược lại, nếu trong số báo hay tạp chí đó, số hình ảnh ít và đơn
màu thì tất yếu sẽ tốn ít mực in hơn. Việc xuất mực in trên thực tế cũng theo
số lượng ước tính, dựa vào kinh nghiệm sản xuất của các quản đốc phân
xưởng để quản lý cho phù hợp, chứ cũng khơng để tình trạng sử dụng một

cách vô tội vạ.

SV: Nguyễn Hồng Vân

MSV: 13121472


Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

GVHD: TS. Nguyễn Thị Mỹ

Đối với giấy in:

 Giấy cuộn: được định mức thông qua số in hỏng của đầu giấy cuộn.
Cũng cần giải thích thêm, khi giấy cuộn được đưa vào máy in cuốn, mực in
không thể ăn ngay vào giấy mà phải quét qua một đoạn đầu giấy mà không ăn
mực, mực bị lem ra giấy, đây chính là phần đầu hỏng của của cuộn giấy.
Cũng chính vì đặc điểm này mà định mức 42 tờ/kg giấy theo quy chuẩn
không thể đảm bảo, có thể nhiều hay ít là do cách tính của công ty căn cứ trên
số lượng in là nhiều hay ít. Đối với đối tác in với số lượng lớn thì chi phí đầu
hỏng được phân chia cho số tờ nhiều hơn dẫn tới số lượng tờ/kg cũng được
Công ty tính lớn hơn và ngược lại (≈ 33 - 38 tờ/kg). Công ty căn cứ vào kinh
nghiệm sản xuất đã tự xây dựng cho mình một bảng định mức để đánh giá
hiệu quả sản xuất cũng như tránh gây lãng phí. Ngồi ra giấy cuộn cịn được
xác định định mức tồn kho để luôn được dự trữ ở mức hợp lý (thường chỉ đủ
để sản xuất trong 3 – 5 ngày), một mặt đáp ứng nhu cầu sản xuất, mặt khác
tránh xảy ra tình trạng hư hỏng do điều kiện bảo quản không đáp ứng.
Bảng 1 - 7: Định mức giấy in tồn kho
Mã hàng

Tên hàng

Đơn vị

GC_401

Giấy cuộn VĐ 92_58_84

Kg

Mức dự trữ tối
đa
Số
Giá trị
lượng (1000đ)
850
12800

GC_IND01

Giấy cuộn INDO 48,8g/m2

Kg

800

12760

200

3190

GC_IND02

Giấy cuộn INDO 45g/m2

Kg

675

11920

150

2649

GR_120

Giấy offset 120g khổ 60x84

Tờ

7500

8373

550

614

………

…………………….

…..

……

……..

…….

………

………

…………………….

…..

……

………

…….

………

GC_007

Giấy cuộn Tân Mai IB Kg
58/60

1500

19245

150

1925

GC_101

Giấy cuộn Bãi Bằng GI90

8000

172000

100

2150

SV: Nguyễn Hồng Vân

Kg

Mức dự trữ tối
thiểu
Số

Giá trị
lượng (1000đ)
150
2259

MSV: 13121472


Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

GVHD: TS. Nguyễn Thị Mỹ

 Giấy in tờ rời: định mức hỏng giấy in tờ rời cũng được xác định căn
cứ vào số tờ in, thường rơi vào khoảng 0,5% - 2% tổng sổ lượng tờ in, phụ
thuộc vào tính phức tạp của sản phẩm.
Việc xây dựng định mức này đều dựa trên kinh nghiệm sản xuất thực tế
và sự thống nhất của các quản đốc phân xưởng và cán bộ phòng vật tư. Các
định mức này thường rất sát với thực tế và phù hợp với quá trình sản xuất
hiện tại, tuy nhiên cũng có khi được điều chỉnh do sự thay đổi khách quan
như: máy móc thay đổi hay chất lượng mực in giấy in khác trước…nhằm sử
dụng có hiệu quả và tiết kiệm nhất có thể.
1.3.3. Trong cơng tác kiểm kê
Cơng tác kiểm kê kho được thực hiện định kỳ 2 đợt trong năm, vào thời
điểm đầu năm và cuối năm hoặc có u cầu đột xuất từ cấp trên. Ngồi cán bộ
tại kho là thủ kho và kế tốn kho cịn có sự kết hợp của các phịng chức năng
khác như phịng kế tốn, phịng vật tư…nhằm kiểm tra xác định số tồn kho
thực tế để đối chiếu với sổ sách, đồng thời để xác minh tình trạng thực tế của
các loại nguyên vật liệu, số hao hụt cũng như điều kiện lưu kho để có báo cáo
cho Giám đốc cơng ty, đề xuất những biện pháp xử lý kịp thời. Kết quả của
quá trình kiểm kê là một bản báo cáo kiểm kê có đầy đủ chữ ký của các bên

liên quan.
1.3.4. Trong cơng tác sử dụng
Q trình sử dụng của cơng ty diễn ra có liên quan tới rất nhiều cá nhân
và bộ phận trong công ty, bao gồm:
 Bộ phận sử dụng: có nhiệm vụ lập phiếu yêu cầu sử dụng vật tư (nếu
có), tiếp nhận vật tư khi được bàn giao.
 Cán bộ phịng kế tốn: xét duyệt nhu cầu từ các bộ phận sử dụng, lập
phiếu xuất kho, phản ánh vào sổ sách kế toán.

SV: Nguyễn Hồng Vân

MSV: 13121472