Một số biện pháp nhằm mở rộng và nâng cao chất lượng tín dụng trung dài hạn tại NHTM cổ phần kỹ thương Hà Nội

Lời mở đầu.
ở trên nhiều lĩnh vực, khối lợng thông tin đợc truyền tải chủ yếu dới hình
thức văn bản. Có thể nói văn bản là phơng tiện lu trữ và truyền đạt thông tin hữu
hiệu nhất. Hiện nay có nhiều cơ quan đơn vị sử dụng phơng tiện này trong hoạt
động quản lý và điều hành cuả đơn vị mình.
Công tác Văn th-Lu trữ đã trở thành một trong những yêu cầu có tính cấp
thiết, nó không chỉ là phơng tiện ghi chép và truyền đạt thông tin quản lý mà
còn liên quan đến nhiều cán bộ công chức, nhiều phòng ban trong cơ quan đơn
vị. Làm tốt công tác văn th - lu trữ sẽ đảm bảo cung cấp đầy đủ, chính xác, kịp
thời những quyết định quản lý. Trên cơ sở đó, ban lãnh đạo sẽ dùng làm căn cứ
để điều hành mọi hoạt động của đơn vị một cách hợp pháp hợp lý, kịp thời, hiệu
quả đảm bảo cho cơ quan, đơn vị thực hiện công việc quản lý và điều hành theo
đúng chức năng, nhiệm vụ đợc giao. Từ những lập luận trên cho thấy công tác
Văn th-Lu trữ là không thể thiếu đợc trong tổ chức và hoạt động của bất cứ cơ
quan, đơn vị nào.
Công ty Cơ điện và phát triển nông thôn là một doanh nghiệp Nhà nớc,
trong quá trình hoạt động hàng năm công ty đã ban hành một khối lợng văn bản
tơng đối lớn để quản lý, điều hành mội hoạt động trong đơn vị, đồng thời cũng
tiếp nhận một khối lợng khá lớn công văn, tài liệu do các cơ quan nhà nớc và
các đơn vị liên quan gứi tới. Đây là khối lợng tài liệu rất quan trọng cần đợc tổ
chức lu trữ một cách khoa học và bảo quản tốt để phục vụ cho công tác khai
thác và sử dụng sau này.
Công tác Văn th-Lu trữ của văn phông Công ty Cơ điện và phát triển
nông thôn trong thời gian qua đã có những đóng góp tích cực vào kết quả hoạt
động của công tác văn phòng. Tuy nhiên, bên cạnh đó còn tồn tại một số điểm
bất cập. đó là những thiếu sót, sai phạm cả do ý kiến chủ quan lẫn điều kiện
1
khách quan mang lại. đó là những yếu kém về trình độ chuyên môn quản lý,
những lạc hậu về cơ sở vật chất kỹ thuật. Vì vậy đổi mới nâng cao hiệu quả
công tác Văn th-Lu trữ trong hoạt động văn phông công ty là công việc cần
thiết.

Là sinh viên nghành Hành chính doanh nghiệp, sau thời gian thực tập
tìm hiểu, nghiên cứu, quan sát hoạt động của văn phòng Công ty Cơ điện và
phát triển nông thôn, em đã quyết định chọn đề tài Một số biện pháp nâng cao
hiệu quả công tác Văn th-Lu trữ trong văn phông Công ty Cơ điện và phát triển
nông thôn.
Mục đích nghiên cứu đề tài này là: làm rõ tính khoa học, hợp lý của
công tác Văn th-Lu trữ trong văn phông Công ty Cơ điện và phát triển nông
thôn hiện nay, phân tích mặt mạnh, mặt yếu và mạnh dạn đề xuất một số giải
pháp cải tiến, hoàn thiện nhằm nâng cao hiệu quả công tác Văn th-Lu trữ trong
hoạt động văn phông Công ty.
Trong quá trình thực tập, với sự giúp đỡ nhiệt tình của các cô chú trong
văn phòng công ty, đồng thời đợc sự chỉ dẫn của thầy giáo hớng dẫn đã tạo điều
kiện để em hoàn thành chuyên đề này.
Báo cáo đã đợc hoàn thành trên cơ sở những tài liệu mà em thu thập đ-
ợc, nhng do thời gian có hạn nên không tránh khỏi những sai sót, kính mong
thầy giáo và Công ty chỉ dẫn để em có thể hoàn thiện hơn
Em xin bày tỏ lời cảm ơn trân trọng.
Hà nội, ngày tháng năm 2002.
Sinh viên: Nguyễn Thị Hải Hà
2
Chơng I:
Thực trạng công tác văn th lu trữ của công ty
Cơ điện và phát triển nông thôn.
I-Sự hình thành và phát triển của công ty Cơ điện và
phát triển nômg thôn
1- Sự hình thành, phát triển và nhiệm vụ của công ty Cơ điện và
phát triển nông thôn.
Công ty Cơ điện và phát triển nông thôn đợc thành lập năm 1956 theo
quyết định số 07/QĐ ngày 8/3/1956 của Bộ Nông nghiệp. Xởng có năng lực sửa
chữa 250 máy kéo trong một năm trên địa bàn phờng Phơng Mai, ngõ 102 đờng

Trờng Ching Hà Nội. Ngày đầu thành lập, xởng mang tên là Xởng 250 A.
Đến năm 1969, theo yêu cầu phát triển của ngành cơ khí Hà Nội, Bộ
Nômg mghiệp ra quyết định số 16 NN/ QĐ ngày 21/03/1969 đổi tên xơng 250A
thành nhà máy đại tu máy kéo Hà Nội. Ngoài nhiệm vụ đại tu các loại ô tô, máy
kéo dùng trong nông nghiệp, nhà máy còn đợc bổ xung thêm nhiệm vụ phục hồi
phụ tùng và sản xuất chế tạo một số phụ tùng thay thế cho các loại máy nông
nghiệp, các loại bơm thuốc trừ sâu và đào tạo công nhân kỹ thuật cho ngành cơ
khí nông nghiệp. Sau khi đát nớc thống nhất, để phục vụ nhu cầu mới của ngành
cơ khí nông nghiệp cả nớc,Bộ Nông nghiệp ra quyết định số 102/NN-CKQĐ
ngày o2/o9/1977 đổi tên nhà máy đại tu máy kéo Hà Nội thành nhà máy cơ khí
nông nghiệp 1 Hà Nội với nhiệm vụ chế tạo các chi tiết phụ tùng máy nổ dẫn
động máy nông nghiệp,các loại giàn cày, giàn phay đất .v.v....Năm 1993, theo
chủ trơng thành lập lại các doanh nghiệp của nhà nớc, Bộ Nông nghiệp ra quyết
định số 202 NN/TCCB-QĐ ngày 24/03/1993 thành lập lại nhà máy Nông
3
nghiệp 1 Hà Nội với tên mới Công ty Cơ điện và triển nông thôn. Nhiệm vụ của
công ty lúc này là :
- Công nghiệp sản xuất thiết bị, phụ tùng máy nông nghiệp.
- Thơng nghiệp bán buôn bán lẻ.
- Công nghiệp khác.
- Hiện nay, công ty đã bổ xung các ngành nghề :
+ Lắp đặt máy móc thiết bị chế biến nông sản trong ngành.
+ Lắp ráp hệ thống điện trong các xí nghiệp và dân dụng .
+ Tham gia xây dựng và lắp ráp các trạm thuỷ jợi vừ và nhỏ .
+ Cơ cấu hoạt động kinh doanh và cơ cấu lao động của công ty :
a - Cơ cấu hoạt động: Công ty hoạt động theo phơng pháp hạch toán báo
sổ. Hàng năm, công ty giao khoán chỉ tiêu định mức giao nộp cho các xởng
theo một chỉ tiêu giá trị sản lợng quy ra tiền căn cứ trên diện tích nhà xởng, số
lợng máy móc thiết bị và số lơng cán bộ công nhân viên. Các xởng tự chủ động
tìm việc làm, lập phơng án biên pháp sản xuất kinh doanh (thông qua hợp đồng

kinh tế), tự tổ chức tiêu thụ sản phẩm, thu tiền nộp về công ty
Công ty.quản lý vốn, cấp vốn, giúp vay vốn thông qua quản lý hợp đồng
kinh tế. Các xởng đợc quyền ký kết các hợp đồng kinh tế có giá trị nhỏ hơn 10
triệu đồng. Các hợp đồng có giá trị lớn hơn 10 triệu đồng phải trình giám đốc
ký. Giám đốc công ty là chủ tài khoản duy nhất trong công ty. Các xởng trởng
không đợc quyền sử dụng tài khoản.
b Cơ cấu lao động : Công ty hoạt động và sử dụng ngời lao động dựa
trên cơ sở luật lao động áp dụng đối với doanh nghiệp nhà nớc. Cơ cấu lao động
trong công ty bao gồm:
Ban lãnh đạo: Giám đốc, Các phó giám đốc, kế toán trởng là công
chức nhà nớc, không phải ký hợp đồng lao động.
- Tất cả cán bộ công nhân viên còn lại đều phải ký hợp đồng lao
động, do giám đốc trực tiếp ký với từng cá nhân.
4
Hiện nay , tổng số cán bộ công nhân viên trong công ty là 200 ngời.
Trong đó :
- Công chức : 5 ngời.
- Hợp đồng ký xác định thời hạn : 38 ngời .
- Hợp đồng không xác định thời hạn : 135 ngời .
- Hợp đồng vụ việc : 22 ngời.
3 - Mô hình bộ máy tổ chức của công ty :
4 - Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban trong công ty :
Giám đốc là ngời có quyền hạn cao nhất trong công ty, trực tiếp quản lý
và chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động kinh doanh của công ty thông qua các
quyết định quản lý.
5
Giám đốc Công ty
Phó GĐ tổ chức
nhân sự
Phó GĐ phụ

trách kỹ thuật
Phó GĐ kinh
doanh thơng mại
Văn phòng
Công ty
Phòng kế
hoạch kỹ thuật
Phòng kinh tế
Phòng thơng
mại
Xởng cơ khí
chế tạo
Xởng cơ khí
sửa chữa
Xởng máy
nông nghiệp
Xởng nhựa
bơm trừ sâu
Phó giám đốc tổ chức nhân sự : Chịu trách nhiệm trớc giám đốc về các
hoạy động tổ chức hành chính đối nội, đối ngoại trong công ty. Là ngời quản lý
trực tiếp văn phòng công ty .
Phó giám đốc phụ trách kỹ thuật :là ngời phụ trách phông kế hoạch kỹ
thuật của công ty, chịu trách nhiệm trớc giám đốc về các hoạt động có liên quan
đến khoa học kỹ thuật, công nghệ và chất lợng sản phẩm.
Phó giám đốc kinh doanh thơng mại : là ngời phụ trách phông kinh tế và
phông thơng mại, chịu trách nhiệm trớc giám đốc về các hoạt động tài chính,
thơng mại, xuất nhập khẩu v.v....
Ngoài ra, các phó giám đốc còn thực hiện các nhiệm vụ và chức năng
khác theo sự uỷ quyền của giám đốc, trợ giúp giám đốc trong quá trình ra quyết
định quản lý.

- Phòng kinh tế : có nhiệm vụ :
+ Quản lý vốn (vốn cố định, vốn lu động, vốn tự có và các loại vốn
khác).
+ Phục vụ nhu cầu vốn cho các hợp đồng kinh tế đã ký kết .
+ Theo dõi đốn đốc việc thanh quyết toán cho các hợp đồng kinh tế
+ Giao dịch với ngân hàng, các cơ quan chức năng của nhà nớc để thực
hiện các nghĩa vụ kinh tế xã hội trong công ty
- Phòng kế hoạch kỹ thuật :
+Thực hiện nhiệm vụ quản lý chất lợng sản phẩm hàng hoá theo quy
định của nhà nớc
+ Theo dõi đôn đốc việc thực hiện các hợp đồng kinh tế cấp công ty và
cấp xởng
+ Nghiên cứu và lập các dự án mở rộng mặt hàng sản xuất chế tạo của
công ty. Thực hiện dự án khi đợc triển khai về mặt kỹ thuật.
+ Tham gia tiếp thị khai thác thị trờng, tìm các đơn hàng phục vụ sản
xuất kinh doanh của công ty.
6