Xây Dựng Hệ Thống Thông Tin Quản Lý Thư Viện Trường Đại Học Kinh Tế Đà Nẵng

LỜI CAM ĐOAN
Em xin cam đoan :
1. Những nội dung trong bài báo cáo này là do em thực hiện dưới sự
hướng dẫn trực tiếp của TS. Hoàng Thị Thanh Hà, Khoa Thống kê –
Tin học, Trường Đại học Kinh Tế - Đà Nẵng
2. Mọi tham khảo dùng trong báo cáo này đều được trích dẫn rõ ràng tên
tác giả, tên công trình, thời gian, địa điểm công bố.
3. Mọi sao chép không hợp lệ, vi pham quy chế đào tạo, hay gian trá, em
xin chịu hoàn toàn mọi trách nhiệm.
Đà Nẵng, ngày 24 tháng 11 năm 2012.
Sinh viên thực hiện
Cáp Văn Hiệp
i
LỜI CẢM ƠN
Chuyên đề tốt nghiệp với đề tài: “Xây Dựng Hệ Thống Thông Tin Quản Lý
Thư Viện Trường Đại Học Kinh Tế Đà Nẵng” là nỗ lực làm việc của em trong thời
gian qua. Trong thời gian thực hiện chuyên đề tốt nghiệp em đã cố gắng hết mình để
hoàn thành chuyên đề tốt nghiệp đúng thời gian. Bên cạnh đó là sự tận tình chỉ bảo
của các thầy cô trong bộ môn Tin Học Quản Lý – Trường Đại Học Kinh Tế Đà Nẵng.
Em xin chân thành cảm ơn các thầy cô ở làm việc ở Thư Viện Trường Đại Học
Kinh Tế Đà Nẵng, là đơn vị thực tập đã tạo điều kiện thuận lợi để bản thân em thực
hiện tốt đề tài này.
Đặc biệt, em xin chân thành cảm ơn cô giáo TS. Hoàng Thị Thanh Hà đã tận
tình hướng dẫn, động viên và giúp đỡ em trong suốt thời gian thực hiện chuyên đề tốt
nghiệp
Ngoài ra em xin gửi lời cảm ơn tới gia đình và các bạn của em đã luôn giúp đỡ,
ủng hộ em trong thời gian học tập và thực hiện chuyên đề tốt nghiệp.
Mặc dù bản thân đã cố gắng rất nhiều để thực hiện và hoàn thành chuyên đề tốt
nghiệp của mình. Nhưng bên cạnh những điều đã đạt được thì ít nhiều đề tài cũng có
thể gặp một vài sai sót và nhiều khi chưa đạt được như thầy cô mong muốn. Vì thế em
luôn mong được lời góp ý của thầy cô và các bạn. Từ đó em sẽ rút ra cho mình bài học

kinh nghiệm và hướng khắc phục
Một lần nữa em xin kính chúc quý Thầy Cô sức khỏe và công tác tốt
Đà Nẵng, ngày tháng năm 2012
Sinh viên thực hiện
Cáp Văn Hiệp
ii
MỤC LỤC
LỜI CAM ĐOAN i
LỜI CẢM ƠN ii
DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU vi
DANH MỤC CÁC HÌNH VẼ viii
DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT x
DANH MỤC CÁC KÍ HIỆU xi
MỞ ĐẦU 1
CHƯƠNG I
TỔNG QUAN VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ THƯ VIỆN 4
CHƯƠNG II
KHẢO SÁT THỰC TRẠNG CỦA THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐHKT ĐÀ NẴNG 11
Hình 2.1 - Cơ cấu tổ chức Thư Viện Trường ĐHKT Đà Nẵng 13
Hình 2.2 - Quy trình đặt sách 14
Hình 2.3 - Quy trình mượn sách giáo trình 15
Hình 2.4 - Quy trình mượn sách tham khảo 16
Hình 2.5 - Quy trình trả sách 17
Hình 2.6 - Quy trình gia hạn sách 18
Hình 2.7 - Hình ảnh khảo sát 19
CHƯƠNG III
PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN CHO BÀI TOÁN QUẢN LÝ THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐHKT
ĐÀ NẴNG 20
Hình 3.1 - Sơ đồ phân rã chức năng (BFD) 20
Hình 3.1 - Sơ đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh 21

Hình 3.2 - Sơ đồ luồng dữ liệu mức 0 22
Hình 3.3 - Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1: Quản lý độc giả 23
Hình 3.4 - Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1: Quản lý nhà cung cấp 24
Hình 3.5 - Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1: Quản lý thủ thư 25
Hình 3.6 - Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1: Quản lý sách 26
Hình 3.7 - Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1: Quản lý mượn trả 27
Hình 3.8 - Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1: Quản lý nhập sách 28
Hình 3.9 - Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1: Thống kê báo cáo 29
Bảng 3.1-Từ điển dữ liệu 32
Bảng 3.2- Bảng thực thể Sach 33
Bảng 3.3- Bảng thực thể DocGia 33
iii
Bảng 3.4- Bảng thực thể MuonTra 33
Bảng 3.5- Bảng thực thể Lop 33
Bảng 3.6- Bảng thực thể LoaiDocGia 34
Bảng 3.7- Bảng thực thể Kho 34
Bảng 3.8- Bảng thực thể NhaXuatBan 34
Bảng 3.9- Bảng thực thể TacGia 34
Bảng 3.10- Bảng thực thể TheLoai 35
Bảng 3.11- Bảng thực thể NgonNgu 35
Bảng 3.12- Bảng thực thể NhaCungCap 35
Bảng 3.13- Bảng thực thể PhieuNhapSach 35
Bảng 3.14- Bảng thực thể ThuThu 36
Bảng 3.15- Bảng thực thể Quyen 36
Bảng 3.16- Bảng thực thể TaiKhoan 36
Bảng 3.17- Bảng thực thể Khoa 36
Hình 3.10 - Mối quan hệ giữa Quyen và TaiKhoan 37
Hình 3.11 - Mối quan hệ giữa TaiKhoan và ThuThu 37
Hình 3.12 - Mối quan hệ giữa ThuThu và PhieuNhapSach 37
Hình 3.13 - Mối quan hệ giữa ThuThu và MuonTra 38

Hình 3.14 - Mối quan hệ giữa PhieuNhapSach và NhaCungCap 38
Hình 3.15 - Mối quan hệ giữa PhieuNhapSach và Sach 38
Hình 3.16 - Mối quan hệ giữa Sach và PhanLoai 39
Hình 3.17 - Mối quan hệ giữa MuonTra và Sach 39
Hình 3.18 - Mối quan hệ giữa MuonTra và DocGia 39
Hình 3.19 - Mối quan hệ giữa DocGia và LoaiDocGia 40
Hình 3.20 - Mối quan hệ giữa DocGia và Lop 40
Hình 3.21 - Mối quan hệ giữa Sach và TacGia 40
Hình 3.22 - Mối quan hệ giữa Sach và NgonNgu 41
Hình 3.23 - Mối quan hệ giữa Sach và NhaXuatBan 41
Hình 3.24 - Mối quan hệ giữa Khoa và Lop 41
Hình 3.25 - Mô hình E-R 42
Hình 3.26 - Mô hình D-R 44
Bảng 3.18- Bảng Quyen 45
Bảng 3.19- Bảng TaiKhoan 45
Bảng 3.20- Bảng ThuThu 45
iv
Bảng 3.21- Bảng PhieuNhapSach 46
Bảng 3.22- Bảng NhaCungCap 46
Bảng 3.23- Bảng ChiTiet-PN 46
Bảng 3.24- Bảng TheLoai 46
Bảng 3.25- Bảng NhaXuatBan 47
Bảng 3.26- Bảng NgonNgu 47
Bảng 3.27- Bảng TacGia 47
Bảng 3.28- Bảng Lop 47
Bảng 3.29- Bảng LoaiDocGia 48
Bảng 3.30- Bảng DocGia 48
Bảng 3.31- Bảng MuonTra 48
Bảng 3.32- Bảng ChiTiet-MT 49
Bảng 3.33- Bảng Kho 49

Bảng 3.34- Bảng Sach 49
CHƯƠNG IV CÀI ĐẶT CHƯƠNG TRÌNH 50
Hình 4.1 - Giao diện chính 52
Hình 4.2 - Form đăng nhập 53
Hình 4.3 - Form quản lý sách 53
Hình 4.4 - Form quản lý độc giả 54
Hình 4.5 - Form quản lý thủ thư 54
Hình 4.6 - Form quản lý nhà cung cấp 55
Hình 4.7 - Form danh sách độc giả mượn sách 55
Hình 4.8 - Form mượn sách 56
Hình 4.9 - Form thông tin chi tiết về độc giả mượn sách 56
Hình 4.10 - Form trả sách 57
Hình 4.11 - Xử lý vi phạm 57
Hình 4.12 - Dành cho độc giả tra cứu tài liệu 58
Hình 4.13 - Report sách 59
Hình 4.14 - Report độc giả 59
KẾT LUẬN 60
PHỤ LỤC 62
Hình 5.1 - Phiếu xử lý vi phạm tại Thư Viện Trường ĐHKT Đà Nẵng 62
Hình 5.2 - Phiếu kiểm kê tài liệu 63
Hình 5.3 - Thông tin độc giả 64
v
Hình 5.4 - Mượn tài liệu 64
Hinh 5.5 - Trả tài liệu 65
TÀI LIỆU THAM KHẢO 66
NHẬN XÉT CỦA ĐƠN VỊ THỰC TẬP 67
NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN 68
NHẬN XÉT CỦA HỘI ĐỒNG PHẢN BIỆN 69
DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU
Bảng 3.1-Từ điển dữ liệu 32

vi
Bảng 3.2- Bảng thực thể Sach 33
Bảng 3.3- Bảng thực thể DocGia 33
Bảng 3.4- Bảng thực thể MuonTra 33
Bảng 3.5- Bảng thực thể Lop 33
Bảng 3.6- Bảng thực thể LoaiDocGia 34
Bảng 3.7- Bảng thực thể Kho 34
Bảng 3.8- Bảng thực thể NhaXuatBan 34
Bảng 3.9- Bảng thực thể TacGia 34
Bảng 3.10- Bảng thực thể TheLoai 35
Bảng 3.11- Bảng thực thể NgonNgu 35
Bảng 3.12- Bảng thực thể NhaCungCap 35
Bảng 3.13- Bảng thực thể PhieuNhapSach 35
Bảng 3.14- Bảng thực thể ThuThu 36
Bảng 3.15- Bảng thực thể Quyen 36
Bảng 3.16- Bảng thực thể TaiKhoan 36
Bảng 3.17- Bảng thực thể Khoa 36
Bảng 3.18- Bảng Quyen 45
Bảng 3.19- Bảng TaiKhoan 45
Bảng 3.20- Bảng ThuThu 45
Bảng 3.21- Bảng PhieuNhapSach 46
Bảng 3.22- Bảng NhaCungCap 46
Bảng 3.23- Bảng ChiTiet-PN 46
Bảng 3.24- Bảng TheLoai 46
Bảng 3.25- Bảng NhaXuatBan 47
Bảng 3.26- Bảng NgonNgu 47
Bảng 3.27- Bảng TacGia 47
Bảng 3.28- Bảng Lop 47
Bảng 3.29- Bảng LoaiDocGia 48
Bảng 3.30- Bảng DocGia 48

Bảng 3.31- Bảng MuonTra 48
Bảng 3.32- Bảng ChiTiet-MT 49
Bảng 3.33- Bảng Kho 49
Bảng 3.34- Bảng Sach 49
vii
DANH MỤC CÁC HÌNH VẼ
Hình 2.1 - Cơ cấu tổ chức Thư Viện Trường ĐHKT Đà Nẵng 13
Hình 2.2 - Quy trình đặt sách 14
Hình 2.3 - Quy trình mượn sách giáo trình 15
Hình 2.4 - Quy trình mượn sách tham khảo 16
Hình 2.5 - Quy trình trả sách 17
Hình 2.6 - Quy trình gia hạn sách 18
Hình 2.7 - Hình ảnh khảo sát 19
Hình 3.1 - Sơ đồ phân rã chức năng (BFD) 20
Hình 3.1 - Sơ đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh 21
Hình 3.2 - Sơ đồ luồng dữ liệu mức 0 22
Hình 3.3 - Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1: Quản lý độc giả 23
Hình 3.4 - Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1: Quản lý nhà cung cấp 24
Hình 3.5 - Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1: Quản lý thủ thư 25
Hình 3.6 - Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1: Quản lý sách 26
Hình 3.7 - Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1: Quản lý mượn trả 27
Hình 3.8 - Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1: Quản lý nhập sách 28
Hình 3.9 - Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1: Thống kê báo cáo 29
Hình 3.10 - Mối quan hệ giữa Quyen và TaiKhoan 37
Hình 3.11 - Mối quan hệ giữa TaiKhoan và ThuThu 37
Hình 3.12 - Mối quan hệ giữa ThuThu và PhieuNhapSach 37
Hình 3.13 - Mối quan hệ giữa ThuThu và MuonTra 38
Hình 3.14 - Mối quan hệ giữa PhieuNhapSach và NhaCungCap 38
Hình 3.15 - Mối quan hệ giữa PhieuNhapSach và Sach 38
Hình 3.16 - Mối quan hệ giữa Sach và PhanLoai 39

Hình 3.17 - Mối quan hệ giữa MuonTra và Sach 39
Hình 3.18 - Mối quan hệ giữa MuonTra và DocGia 39
Hình 3.19 - Mối quan hệ giữa DocGia và LoaiDocGia 40
Hình 3.20 - Mối quan hệ giữa DocGia và Lop 40
viii
Hình 3.21 - Mối quan hệ giữa Sach và TacGia 40
Hình 3.22 - Mối quan hệ giữa Sach và NgonNgu 41
Hình 3.23 - Mối quan hệ giữa Sach và NhaXuatBan 41
Hình 3.24 - Mối quan hệ giữa Khoa và Lop 41
Hình 3.25 - Mô hình E-R 42
Hình 3.26 - Mô hình D-R 44
Hình 4.1 - Giao diện chính 52
Hình 4.2 - Form đăng nhập 53
Hình 4.3 - Form quản lý sách 53
Hình 4.4 - Form quản lý độc giả 54
Hình 4.5 - Form quản lý thủ thư 54
Hình 4.6 - Form quản lý nhà cung cấp 55
Hình 4.7 - Form danh sách độc giả mượn sách 55
Hình 4.8 - Form mượn sách 56
Hình 4.9 - Form thông tin chi tiết về độc giả mượn sách 56
Hình 4.10 - Form trả sách 57
Hình 4.11 - Xử lý vi phạm 57
Hình 4.12 - Dành cho độc giả tra cứu tài liệu 58
Hình 4.13 - Report sách 59
Hình 4.14 - Report độc giả 59
Hình 5.1 - Phiếu xử lý vi phạm tại Thư Viện Trường ĐHKT Đà Nẵng 62
Hình 5.2 - Phiếu kiểm kê tài liệu 63
Hình 5.3 - Thông tin độc giả 64
Hình 5.4 - Mượn tài liệu 64
Hinh 5.5 - Trả tài liệu 65

ix
DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT
STT Từ viết tắt Ý nghĩa của từ viết tắt
1 BFD Business Functions Diagram
2 DDH Đơn đặt hàng
3 DFD Data Flow Diagram
4 ĐG Độc giả
5 ĐHKT Đại Học Kinh Tế
6 DR Data Relationship
7 ER Entity Relationship
8 HD Hóa đơn
9 MT Mượn trả
x
10 NCC Nhà cung cấp
11 PN Phiếu nhập
12 TK-BC Thống kê - báo cáo
13 TT Thông tin
14 TV Thư Viện
15 VP Vi phạm
16 YC Yêu cầu
DANH MỤC CÁC KÍ HIỆU
KÍ HIỆU THUỘC Ý NGHĨA
Lưu đồ hệ thống Tài liệu
Lưu đồ hệ thống Nhiều tài liệu
Lưu đồ hệ thống
Tiến trình xử lí
bằng tay
Lưu đồ hệ thống
Tiến trình luân
phiên

Lưu đồ hệ thống Lưu
Mô hình Thực thể - Mối quan hệ Quan hệ
Biểu đồ luồng dữ liệu logic Tiến trình
xi
Biểu đồ luồng dữ liệu Tác nhân
Mô hình Thực thể - Mối quan hệ Thực thể
Biểu đồ luồng dữ liệu Kho dữ liệu
Biểu đồ luồng dữ liệu Luồng dữ liệu
Biểu đồ luồng dữ liệu Tác nhân lặp lại
Biểu đồ luồng dữ liệu Kho dữ liệu lặp lại
xii
MỞ ĐẦU
1. Lời mở đầu
Ngày nay ngành công nghệ thông tin đang phát triển nhanh và mạnh, khoa học
công nghệ thực sự đã đem lại hiệu quả lớn cho nền kinh tế xã hội, cho các tổ chức
trong giai đoạn mở cửa hiện nay, đặc biệt là nâng cao hiệu quả trong quá trình quản
lý.
Có thể nói rằng với sự phát triển của hệ thông tin thì việc quản lý thủ công không
còn phù hợp nữa. Ta có thể nhận thấy một số yếu kém của việc quản lý theo phương
pháp thủ công như: Thông tin về đối tượng quản lý nghèo nàn, lạc hậu, không thường
xuyên cập nhật. Việc lưu trữ bảo quản khó khăn, thông tin lưu trữ trong đơn vị không
nhất quán, dễ bị trùng lặp giữa các bộ phận. Đặc biệt là mất rất nhiều thời gian và
công sức để thống kê, phân tích đưa ra các thông tin phục vụ việc ra quyết định. Do
đó, việc sử dụng các thành tựu của công nghệ thông tin trong quản lý ngày càng rộng
rãi và mang lại hiệu quả cao, khắc phục được những nhược điểm của hệ thống quản lý
cũ. Các bài toán quản lý được đưa vào máy tính và ngày càng được tối ưu hóa, tối
giản được thời gian cũng như chi phí cho quá trình xử lý, mang lại hiệu quả lớn rút
ngắn thời gian và nhân lực trong quá trình quản lý.
2. Tên đề tài
“Xây Dựng Hệ Thống Thông Tin Quản Lý Thư Viện Trường Đại Học Kinh Tế

Đà Nẵng”
3. Lý do chọn đề tài
- Cơ sở lý luận
Quá trình triển khai tin học hóa trong công tác quản lý thư viện nhằm mục tiêu
thúc đẩy và nâng cao hiệu quả trong công tác nghiệp vụ quản lý thư viện hiện vẫn
chưa đồng bộ. Xây dựng một hệ thống quản lý thư viện phù hợp với công tác quản lý
thư viện có ý nghĩa to lớn trong chiến lược xây dựng các thư viện điện tử.
- Cơ sở thực tiễn
1
Trong thực tế, việc quản lý trong quy trình nghiệp vụ thư viện của Trường Đại
Học Kinh Tế Đà Nẵng hiện đã được tin học hóa, các nghiệp vụ mượn trả, kiểm kê,
báo cáo đều được thực hiện trên máy tính. Nhưng trong quá trình quản lý sách, phục
vụ độc giả vẫn còn một số nhược điểm chưa thể khắc phục được. Do đó em muốn vận
dụng những kiến thức đã học để phân tích hệ thống một cách khoa học về công tác
quản lý trong một thư viện lớn và việc áp dụng hiệu quả công nghệ thông tin trong
công tác quản lý .
- Lý do cá nhân
Là một người thích đọc sách em thường xuyên đến thư viện và nhà sách lớn để
đọc sách và thấy vấn đề phức tạp trong công tác quản lý thư viện. Việc quản lý thư
viện ở một số nơi còn thủ công. Trường Đại học Kinh Tế Đà Nẵng là trường có hệ
thống thư viện tương đối lớn đã áp dụng tin học hóa trong công tác quản lý khá thành
công, hơn nữa là một sinh viên khoa Thống Kê – Tin Học em muốn có cơ hội để gắn
quá trình lý thuyết với thực hành và hiểu sâu hơn những công việc thực tế khi phân
tích và phát triển một hệ thống thông tin trong thực tế nên em đã chọn đề tài “Xây
Dựng Hệ Thống Thông Tin Quản Lý Thư Viện Trường Đại Học Kinh Tế Đà
Nẵng”
4. Mục tiêu đề tài
Trong một hệ thống Thư Viện, việc quản lý là một vấn đề quan trọng nhất, làm sao
để Sinh Viên mượn sách mà không cần phải mất thời gian? Làm sao tìm kiếm sách
cũng như thủ tục mượn trả nhanh chóng? Làm sao các thủ thư không mất nhiều thời

gian trong quá trình quản lý sách? Đó là nhưng câu hỏi, mục tiêu đặt ra mà người lãnh
đạo Thư Viện hướng tới nhằm quản lý Thư Viện một cách chặt chẽ, hiệu quả phục vụ
một cách tốt nhất cho các độc giả.
5. Phạm vi nghiên cứu
- Hệ thống lưu trữ các thông tin liên quan đến Thư Viện Trường ĐHKT Đà Nẵng
để phục vụ cho quá trình quản lý.
- Phạm vi nằm trong giới hạn của chuyên đề tốt nghiệp.
- Sử dụng hệ quản trị CSDL Access 2003 để thiết kế cơ sở dữ liệu.
- Sử dụng ngôn ngữ lập VisualBasic 6.0 để cài đặt.
6. Phương pháp nghiên cứu
2
Chuyên đề tốt nghiệp được thực hiện trên cơ sở :
- Thu thập, tổng hợp các số liệu thực tế về hoạt động quản lý thư viện
- Ghi nhận các ý kiến, nhận định của các thủ thư tại thư viện Trường ĐHKT Đà
Nẵng về hạn chế còn tồn tại trong hệ thống
- Sử dụng phương pháp phân tích hệ thống có cấu trúc
- Sử dụng mô hình ER, DR để phân tích hệ thống về dữ liệu
3
CHƯƠNG I
TỔNG QUAN VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ THƯ VIỆN
1.1 Các chức năng của công tác quản lý Thư Viện
Xuất phát từ nhu cầu về thông tin cho đông đảo bạn đọc, mô hình thư viện đã ra
đời. Thư viện, xuất phát từ tên gọi của nó có nghĩa là nơi lưu trữ tài liệu cho phép một
khối lượng lớn độc giả có nhu cầu sử dụng nguồn tài liệu. Nhiều tài liệu quý hiếm đã
được lưu trữ và bảo quản trong các thư viện trong suốt thời gian dài mà hiện nay
không đâu có thể có những tài liệu đó. Sau đây là các chức năng chính không thể thiếu
trong một thư viện bao gồm :
♦ Phát triển nguồn tài liệu : Bổ sung, trao đổi và nhận tặng tài liệu;
♦ Xử lý kỹ thuật các tài liệu thu thập được;
♦ Tổ chức và bảo quản các kho tài liệu;

♦ Phục vụ độc giả tra cứu và sử dụng tài liệu hiệu quả.
Để đáp ứng được nhu cầu của độc giả và quản lý tài liệu trong thời kỳ bùng nổ
thông tin như hiện nay, nhiệm vụ của công tác thư viện càng trở nên khó khăn và phức
tạp. Việc ứng dụng tin học hóa vào quản lý thư viện sẽ giúp cho thư viện trở thành cửa
ngõ của mọi thông loại thông tin, đơn giản hóa các nghiệp vụ thư viện, từ đó nâng cao
chất lượng phục vụ độc giả.
1.2 Các khái niệm trong công tác quản lý thông tin Thư Viện
a. Bản sách (Số sách của một đầu sách)
Tập hợp các cuốn sách có các thông tin giống hệt nhau (tên sách, tên tác giả)
được gọi là các bản sách của một đầu sách.
b. Đầu sách
Một tập hợp các bản sách giống hệt nhau được gọi là một đầu sách.
c. Số đăng ký cá biệt
Số đăng ký cá biệt là số thứ tự của một bản sách trong kho. Tên kho sách và số
đăng ký cá biệt là ký hiệu biễu diễn duy nhất cho mỗi bản sách trong thư viện. Số
đăng ký cá biệt được lưu trong sổ đăng ký cá biệt.
4
d. Từ khóa
Từ khóa là những từ ngữ đặc biệt trong mỗi tài liệu có tính chất mô tả và đặc
trưng cao cho nội dung của tài liệu đó hoặc là những danh từ riêng được nhắc đi nhắc
lại nhiều lần trong tài liệu.
e. Khung phân loại
Khung phân loại là tập hợp các ký hiệu được sắp xếp theo một trật tự nhất định.
Ký hiệu phân loại của mỗi tài liệu là tập hợp các ký hiêu trong khung phân loại.
f. Ký hiệu phân loại
Ký hiệu phân loại là những ký hiệu bằng số hoặc bằng chữ (hoặc cả hai) quy
định sẵn để biểu diễn các khái niệm khoa học thuộc toàn bộ các lĩnh vực tri thức
g. Nhãn sách
Nhãn sách là những băng giấy nhỏ dán trên mỗi bản sách, trên có ghi rõ “Tên
thư viện “ cùng với các thông tin (viết tắt theo những ký hiệu đã quy định) của chính

bản sách đó như ngôn ngữ, khổ cỡ, phòng phục vụ, vị trí kho, số đăng ký cá biệt (Ký
hiệu xếp giá) của bản sách đó trong kho, tên viết tắt của tác giả, mã phân loại của bản
sách đó, năm xuất bản cuốn sách
h. Phích sách
Phích sách là những thẻ bằng giấy trên có ghi rõ thông tin về từng đầu sách như
tên tác giả, tên sách, mã phân loại, từ khóa, tóm tắt nội dung, được sắp xếp theo trật tự
nhất định (hoặc theo chủ đề, hoặc theo chữ cái) đặt các ngăn gỗ để phục vụ cho việc
tra cứu của độc giả
i. Phiếu mượn
Phiếu mượn là phiếu ghi các thông tin mượn trả dành cho mỗi độc giả của thư
viện. Trên phiếu có ghi ngày tháng năm sinh, tên tuổi, nghề nghiệp, địa chỉ, số thẻ và
ảnh của độc giả sở hữu phiếu đó. Trên phiếu có ghi tên những cuốn sách mà độc giả
mượn. Phiếu này được dùng làm biên bản pháp lý về việc giao nhận và trả sách giữa
độc giả và thủ thư.
j. Phiếu yêu cầu
Phiếu yêu cầu là phiếu ghi tên cuốn sách muốn mượn mà độc giả sẽ đưa cho
thủ thư khi có nhu cầu mượn sách.
k. Phiếu theo dõi
5
Phiếu theo là phiếu gắn trên mỗi bản sách, trên có ghi rõ ký hiệu sách, tên sách,
tên tác giả, ngày mượn, người mượn, địa chỉ mượn. Phiếu này dùng để theo dõi lượng
người đã mượn sách đó.
l. Số đăng ký tổng quát
Số đăng ký tổng quát là sổ dùng để ghi chép các thông tin trong mỗi đợt bổ
sung tài liệu. Sổ gồm 3 phần chính là :
♦ Tài liệu nhập kho :
Trong phần này có ghi rõ ngày tháng và sổ, số chứng từ (hóa đơn) của lần bổ
sung đó, nơi cung cấp tài liệu, tổng số tài liệu nhập về, số lượng của mỗi loại sách,
tổng số tiền trả, số lượng tài liệu phân chia theo từng lĩnh vực, tổng số tài liệu phân
chia theo từng ngôn ngữ

♦ Tài liệu xuất kho :
Trong phần này ghi rõ ngày vào sổ, số biên bản, ngày phê chuẩn biên bản, tổng
số tài liệu xuất kho, số lượng xuất kho của mỗi loại, tổng tiền, số lượng tài liệu phân
chia theo từng khu vực, số lượng tài liệu phân chia theo từng ngôn ngữ.
♦ Tình hình tài liệu hằng quí, hằng năm :
Trong phần này ghi rõ ngày kiểm kê, tổng số tài liệu kiểm kê, số tài liệu thuộc
mỗi loại được kiểm kê.
m. Sổ đăng ký cá biệt
Sổ đăng ký cá biệt là sổ ghi chép thông tin từng bản sách trong mỗi kho. Mỗi
kho chỉ có một sổ đăng ký cá biệt duy nhất. Trong sổ có ghi đầy đũ mọi thông tin như
ngày vào sổ, số thứ tự của từng bản sách trong kho, tên sách, tên tác giả, nơi xuất bản,
năm xuất bản, giá tiền mỗi bản, số vào sổ tổng quát của mỗi bản, loại tài liệu của bản
sách đó, ngày vào số biên bản xuất , thông tin kiểm kê của từng bản sách ở từng quý.
n. Một số khung phân loại phổ biến
Sách được phân loại theo một số tiêu chuẩn (gọi là khung phân loại). Các
khung phân loại phổ biến hiện nay là :
♦ Khung phân loại DDC (Mỹ)
♦ Khung phân loại BBK (Liên Xô)
♦ Khung phân loại PTB (Việt Nam)
6
Khung phân loại này thường được dùng trong công tác quản lý thư viện ở Việt
Nam
Cấu trúc bảng chính.
Đây là khung phân loại được các chuyên môn thư viện Quốc Gia Việt Nam
biên soạn lại dựa trên cơ sỡ khung phân loại BBK. Khung phân loại này có 19 lớp cơ
bản.
Ví dụ:
0: Tổng loại.
1: Triết học. Tâm lý học. Logic học.
2: Chủ nghĩa vô thần . Tôn giáo.

3K: Chủ nghĩa Mác-LêNin.
3: Xã hội chính trị.

Đ: Sách thiếu nhi.
Trong các lớp cơ bản, ta có thể thấy khung phân loại đã thể hiện ký hiệu xen
lẫn cả chữ số Arap và chữ cái, dùng cả một số và hai số cho lớp cơ bản
Các bậc phân chia tiếp theo ở các lớp nhỏ hơn cũng sử dụng hỗn hợp chữ và
số, tuy nhiên về cơ bản vẫn theo nguyên tắc thập tiến.
Ví dụ 6 lớp được chia nhỏ như sau :
6: Kỹ thuật.
6C1: Ngành khai mỏ.
6C4: Gia công kim loại.
6C4.1: Đúc kim loại.
6C4.2: Gia công kim loại bằng áp lực.
6C4.3: Hàn, cắt kim loại.
Các bảng phụ trợ: Khung phân loại PTB có 4 bảng trợ ký hiệu :
- Bảng trợ ký hiệu hình thức
- Bảng trợ ký hiệu địa lý
- Bảng trợ ký hiệu ngôn ngữ
- Bảng trợ ký hiệu phân tích
7
1.3 Một số nghiệp vụ cơ bản trong quản lý Thư Viện
1.3.1 Bổ sung nguồn tài liệu
Đây là hoạt động đầu tiên trong chuỗi các nghiệp vụ của thư viện, tạo ra nguồn
hay bản sưu tập tư bộ tài liệu. Trong nghiệp vụ này, thư viện có nhiệm vụ đặt mua
sách, ấn phẩm định kỳ hay bất kỳ dạng tài liệu nào khác tuân theo một chiến lược xác
định trong điều kiện kinh tế cho phép, nhằm phục vụ tốt nhất cho các đối tượng bạn
đọc của mình.
1.3.2 Xử lý kỹ thuật
Sau khi bổ sung sách, quá trình xử lý kỹ thuật có nhiệm vụ:

♦ Phân loại tài liệu: Là quá trình cán bộ nghiệp vụ dùng các ký hiệu đã được
quy định để mô tả nội dung cuốn sách theo chuyên ngành học
♦ Tạo phích và tổ chức hệ thống tra cứu cho độc giả: Tạo phích là công việc
không thể bỏ qua. Trên phích có đầy đủ thông tin cần thiết giúp độc giả xác định cuốn
sách. Phích được sắp xếp theo các tiêu chí khác nhau.
1.3.3 Phục vụ độc giả mượn – trả tài liệu
- Tra cứu tài liệu: Độc giả sử dụng hệ thống các phích được sắp xếp theo trật tự
tên tài liệu, tên tác giả hoặc chủ đề để có thể tìm được tài liệu mình cần.
- Mượn tài liệu: Dựa vào thông tin trên phích sách, độc giả có thể tự mình tìm
tài liệu hoặc viết phiếu yêu cầu đưa cho thủ thư. Thủ thư ghi lại thông tin về bạn đọc
và tài liệu mà bạn đọc mượn vào phiếu theo dõi và đưa tài liệu cho độc giả mượn nếu
có.
- Trả tài liệu: Khi bạn đọc trả tài liệu, cán bộ thủ thư xóa tên tài liệu khỏi danh
sách đang mượn của độc giả và xếp tài liệu vào vị trí cũ của nó.
1.4 Vai trò của tin học hóa trong công tác quản lý Thư Viện
Thế giới đang chứng kiến sự bùng nổ dữ dội của Thông Tin. Trong bối cảnh đó,
con người phải đối mặt với một mâu thuẫn gay gắt giữa một bên là lượng thông tin
không ngừng tăng nhanh và một bên là khả năng lưu trữ và xử lý thông tin có hạn của
con người. Vì thế mà tin học hóa có vai trò rất quan trọng trong công tác quản lý Thư
Viện.
1.4.1Đối với cán bộ thư viện
Tin học hóa cho phép nâng cao hiệu quả công tác quản lý tài liệu, với một phần
8
mềm chuyên dụng, máy tính sẽ cho phép cập nhật thông tin nhanh chóng và nhất
quán. Công tác biên mục, phân loại và xây dựng mục lục tra cứu trở nên chính xác,
giảm thiểu sức lao động của cán bộ thư viện. Lưu trữ thông tin về độc giả và tài liệu,
máy tính tạo điều kiện cho việc thống kê quản lý tình trạng luân chuyển và nhu cầu
của độc giả. Tuy nhiên, điều này đòi hỏi cán bộ thư viện phải có một trình độ tin học
khá căn bản để sử dụng trong công tác quản lý.
1.4.2Đối với độc giả

Giúp cho việc tìm kiếm thông tin trở nên hiệu quả và nhanh chóng. Ta có thể
thấy được tính ưu việt trong việc ứng dụng tin học vào trong quản lý thư viện hiện đại.
Tuy nhiên hiệu quả phụ thuộc vào rất nhiều chính sách phát triển và khả năng tài
chính của thư viện.
1.5 Bài toán quản lý hệ thống thông tin thư viện
Trong một thư viện truyền thống, các hoạt động bắt nguồn từ việc bổ sung
nguồn tài liệu. Thư viện sẽ đặt mua tài liệu theo một chiến lược xác định phụ thuộc
vào đối tượng phục vụ của thư viện. Sau đó, người ta tiến hành phân loại tài liệu, mô
tả chúng, sắp xếp theo một trật tự nhất định và tổ chức hệ thống tra cứu cho độc giả
dùng phích.
Độc giả khi tìm một tài liệu mình cần có thể tra cứu hệ thống các phích được
sắp xếp theo trật tư của tên tác giả, nhan đề tài liệu và chủ đề của tài liệu đó. Sau khi
xác định được tài liệu mình cần thì dựa vào thông tin vị trí của tài liệu ghi trên phích,
độc giả sẽ viết phiếu yêu cầu đưa cho thủ thư để lấy sách cho mình. Thủ thư sẽ ghi lại
những thông tin về bạn đọc và tài liệu mà bạn đọc mượn theo dõi việc thu hồi tài liệu
đó. Khi bạn đọc vừa trả lại, thủ thư sẽ xóa tên cuốn sách khỏi danh sách đang mượn
của bạn đọc và xếp tài liệu vào vị trí cũ của nó.
Việc thống kê số lượng tài liệu hiện có như tài liệu nhập mới trong một năm, số
lượng độc giả tới thư viện, loại sách mà độc giả mượn và đọc nhiều để căn cứ vào đó
có chiến lược bổ sung nguồn tài liệu thích hợp, đáp ứng nhu cầu của bạn đọc ở hiện
tại và trong tương lai.
Đây là toàn bộ tiến trình nghiệp vụ của một thư viện. Khi xây dựng một hệ
thống quản lý thì toàn bộ các quy trình sẽ được tư động hóa. Khi sử dụng chương trình
9
quản lý thư viện, các đối tượng tham gia vào hệ thống sẽ giảm thiểu các thao tác và
thu được phản hồi một cách nhanh chóng.
1.5.1Độc giả
Khi sử dụng chương trình nghiên cứu tài liệu, độc giả có thể dễ dàng tìm được
tài liệu mình cần trong khoảng thời gian ngắn nhất. Chương trình sẽ cung cấp cho độc
giả đầy đủ thông tin về tài liệu, vị trí, trạng thái tồn tại của từng bản tài liệu trong kho.

Nếu tài liệu có trong thư viện, độc giả có thể yêu cầu mượn. Ngược lại nếu đã
có người mượn, độc giả có xếp hàng đăng ký mượn tài liệu.
1.5.2Cán bộ thư viện
 Cán bộ nghiệp vụ:
Cùng với những khả năng của máy tính, hệ thống có thể trợ giúp đắc lực trong
việc lưu trữ và cập nhật thông tin, tránh tình trạng quản lý bằng sổ sách rất phức tạp
và thiếu chính xác. Do đó, thời gian và công sức quản lý cán bộ Thư Viện được giảm
thiểu. Thủ thư có thể kiểm tra thông tin mượn trả tài liệu của độc giả ngay lập tức.
Việc báo cáo cũng trở nên nhanh hơn nhiều so với thao tác bằng tay như trước. Hệ
thống sẽ trợ giúp cán bộ thư viện trong việc thống kê theo tiêu chí đã đề ra và tạo các
bản báo cáo.
 Cán bộ quản lý:
Cán bộ quản lý có thể nắm được các hoạt động của toàn thư viện thông qua
việc lập các thống kê báo cáo do hệ thống trợ giúp. Từ đó ban lãnh đạo có thể đưa ra
những chính sách phù hợp cho Thư Viện.
10
CHƯƠNG II
KHẢO SÁT THỰC TRẠNG CỦA THƯ VIỆN TRƯỜNG
ĐHKT ĐÀ NẴNG
2.1Khảo sát thực tế
2.1.1 Giới thiệu về thư viện trường Đại học Kinh Tế Đà Nẵng
Thư Viện Trường ĐHKT Đà Nẵng thành lập năm 1985 nằm trong khuôn viên
Trường ĐHKT Đà Nẵng
Thông tin cơ bản về Thư Viện Trường ĐHKT Đà Nẵng
- Địa chỉ: 71 Ngũ Hành Sơn, Quận Sơn Trà, TP. Đà Nẵng
- Điện thoại: 0511 – 950114
- Fax: 0511 – 836255
- Web: />Tổng số tài liệu hiện có 299.910 bản sách, trong đó :
- 213.078 bản sách giáo trình
- 86.832 sách tham khảo các loại

Hệ thống quản lý trong thư viện hầu như đã được tin học hóa, thư viện đã được
kết nạp vào Hội Liên Hiệp Thư viện Việt Nam.
Thư viện gồm có 2 phòng mượn và một phòng đọc:
- Tầng 1: Phòng mượn sách giáo trình
- Tầng 2: Phòng mượn sách tham khảo, sách văn học (Kho sách tự chọn)
- Tầng 3: Phòng đọc, có: Phòng đọc chung cho mọi sinh viên, phòng đọc sách
ngoại văn, luận văn, luận án dành cho Học viên cao học và Sinh viên chất lương cao,
phòng đọc sách mẫu, từ điển, báo và tạp chí.
Thiết bị hỗ trợ gồm:
- Máy chủ: 2 cái
- Máy vi tính: 21 cái
- Máy in: 5 cái
- Máy photocopy: 2 cái
- Máy quét mã vạch: 7 cái
Ngoài ra thư viện còn có trang web tra cứu tài liệu tại địa chỉ:
.
11
2.1.2 Nội dung khảo sát
2.1.2.1. Mục đích khảo sát
- Tiếp cận với nghiệp vụ chuyên môn trong công tác quản lý của Thư Viện
Trường Đại học Kinh Tế Đà Nẵng;
- Tìm hiểu vai trò, chức năng và cách thức hoạt động của hệ thống, qua đó rút
ra được những chức năng quan trọng trong hệ thống;
- Tìm ra được những khuyết điểm, những mặt hạn chế, bất cập của hệ thống
- Đề ra mục tiêu hướng tới để giải quyết vấn đề, nghiên cứu thay đổi hệ thống.
2.1.2.2. Đối tượng khảo sát
• Cán bộ lãnh đạo, quản lý Thư Viện
Khi muốn tìm hiểu một cách chi tiết các vấn đề liên quan đến Thư Viện Trường
ĐHKT Đà Nẵng, thì người tìm hiểu khảo sát phải được sự cho phép của ban lãnh đạo
Thư Viện. Khảo sát Thư Viện từ cấp trên xuống, tìm hiểu từ vấn đề khái quát nhất đến

cụ thể chi tiết các vấn đề.
• Tìm hiểu độc giả và nghiệp vụ của thủ thư
Thông tin mà ta tìm hiểu được từ ban lãnh đạo Thư Viện là những cái chung
nhất, khái quat nhất. Muốn đi sâu, đi sát vào vấn đề, vào từng chi tiết của hệ thống,
chúng cần tiếp xúc trực tiếp với hiện trạng của hệ thống Thư Viện cụ thể nhưng chúng
ta có thể quan sát quy trình làm việc của một thủ thư, sau đó đặt ra những câu hỏi liên
quan đến ngiệp vụ hoặc là trực tiếp làm độc giả tham gia vào quá trình mượn sách, từ
đó rút ra được ưu và nhược điểm của hệ thống hiện tại.
2.1.2.3. Đối tượng tài liệu
Tìm hiểu nhu cầu và các chức năng cần thiết của Thư Viện Trường ĐHKT Đà
Nẵng, ngoài tìm hiểu về đối tượng người dùng thì còn tìm hiểu thông qua các biểu
mẫu và các tài liệu của Thư Viện
• Biểu mẫu, tập tin, sổ sách
• Các thủ tục, quy trình
• Các thông báo
2.1.3 Phương pháp khảo sát
- Quan sát trực tiếp thư viện Trường ĐHKT Đà Nẵng:
12
Trong thời gian thực tập tại thư viện Trường ĐHKT Đà Nẵng giúp bản thân em
quan sát được cách thức làm việc của các thủ thư trong thư viện. Bên cạnh đó cũng
gúp em nhìn nhận được một cách tổng quát về như cầu mượn sách của từng bộ phận
độc giả.
- Phỏng vấn :
Trong quá trình thực tập tại thư viện, mặc dù đã quan sát các quy trình nghiệp
vụ và cách thức quản lý các đầu sách trong thư viện, em đã trực tiếp tiếp xúc với các
thủ thư để đặt các cầu hỏi thông qua đó giúp em hiểu sâu hơn về các quy trình trong
thư viện.
- Nghiên cứu tài liệu :
Nhờ sự giúp đỡ của các thầy cô giáo trong thư viện nên em cũng có được một
số tài liệu cần thiết để nghiên cứu trong thời gian làm chuyên đề

2.1.4 Cơ cấu tổ chức của Thư Viện Trường ĐHKT Đà Nẵng
Hình 2.1 - Cơ cấu tổ chức Thư Viện Trường ĐHKT Đà Nẵng
2.2 Phân tích nghiệp vụ quản lý trong thư viện trường Đại học Kinh Tế Đà Nẵng
2.2.1 Quản lý đặt sách
Khi nhà xuất bản chuyển đầu sách mới đến (theo phiếu yêu cầu) thì thư viện sẽ
tiến hành tiếp nhận và gửi các danh mục sách mới đến các khoa, các khoa chọn các
sách cần mua rồi gửi lại cho thư viện, tổ trưởng thư viện sẽ tiếp nhận danh mục sách
cần chọn rồi gửi đến ban Giám hiệu nhà trường kí xác nhận đặt sách, sau đó gửi danh
mục sách cần mua đến nhà cung cấp, các phiếu đặt hàng, phiếu nhập, hóa đơn sẽ được
lưu trữ lại.
13
VĂN PHÒNG
PHÒNG XỬ LÝ
KỸ THUẬT
PHÒNG
MƯỢN
PHÒNG
ĐỌC