Nâng cao chất lượng quản lí đề tài, dự án nghiên cứu khoa học tại trường đại học Y hà nội

NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG QUẢN LÝ ĐỀ TÀI/DỰ ÁN
NGHIÊN CỨU KHOA HỌC TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC Y HÀ NỘI
1. ĐẶT VẤN ĐỀ
Năm 2003, Bộ Giáo dục và Đào tạo đã ban hành cuốn “Một số văn bản pháp
quy về quản lý hoạt động khoa học và công nghệ” . Trong tập tài liệu này vụ Khoa
học Công nghệ - Bộ Giáo dục và Đào tạo đã tập hợp một số văn bản pháp quy về
quản lý khoa học và công nghệ được sắp xếp có hệ thống theo các vấn đề và thứ tự
thời gian ban hành. Nội dung của cuốn sách đã đề cập đến các vấn đề chung, hoạt
động ứng dụng, chuyển giao công nghệ, quản lý tài chính trong khoa học công nghệ
từ năm 1994 - 2003. Cuốn sách này đã giúp cho các cán bộ quản lý khoa học - công
nghệ có cơ sở để thực hiện quản lý khoa học - công nghệ của đơn vị mình.
Hàng năm, vụ Khoa học và Đào tạo- Bộ Y tế triệu tập các đơn vị trực thuộc
của ngành Y tế tập huấn về công tác quản lý nghiên cứu khoa học. Trong các lớp tập
huấn này Vụ cũng đã trình bày những văn bản mới về quản lý khoa học công nghệ và
quản lý tài chính trong khoa học công nghệ cho các hội thảo viên. Mặt khác các văn
bản quản lý về tài chính và quản lý khoa học công nghệ cũng được công bố trên
website của bộ Khoa học và công nghệ. Trên cơ sở các tài liệu đã bàn hành, các cơ
sở quản lý khoa học công nghệ vận dụng để quản lý hoạt động khoa học-công nghệ
của đơn vị mình.
Năm 2009 Trường Đại học Y Hà Nội quản lý 4 dự án tăng cường thiết bị (Labo
Y sinh học, Labo gen - protein, Labo môi trường, labo miễn dịch học). 02 đề tài cấp
nhà nước thuộc Chương trình KC.04, KC10.31/06-10; 01 đề tài hợp tác theo Nghị
định thư (Hợp tác với Nhật); 22 đề tài cấp bộ: (17 đề tài cấp Bộ kinh phí của BYT;
04 đề tài cấp Bộ hợp tác quốc tế (Hoa Kỳ, Thụy Điển, Nhật, Hàn Quốc). Ba đề tài
thuộc nhiệm vụ môi trường (YTCC, KST, Ban 10-80). 35 đề tài cấp cơ sở và đề tài
hướng dẫn sinh viên NCKH (26 đề tài cấp kinh phí, 9 đề tài tự túc kinh phí). Tổng
kinh phí cho hoạt động khoa học - công nghệ từ nguồn Ngân sách Nhà nước cấp là
14.835.000.000 đồng (Mười bốn tỷ tám trăm ba nhăm triệu đồng).
Tuy nhiên, chất lượng quản lý các đề tài/ dự án khoa học-công nghệ của Nhà
trường đã đáp ứng được với yêu cầu quản lý KH&CN hay chưa vẫn chưa được làm
rõ. Thực hiện quản lý các đề tài/ dự án KH&CN của Nhà trường đã đáp ứng được

1
nhu cầu của cán bộ khoa học của Nhà trường đến mức độ nào cần được mô tả rõ
hơn?
Được sự phối hợp của Đơn vị Đào tạo tư vấn quản lý thuộc Dự án Hà Lan, phòng
Quản lý Khoa học công nghệ của trường đã có 1 cán bộ tham gia vào đơn vị và đã
tham dự các khóa tập huấn về các khía cạnh khác nhau của quản lý. Để áp dụng các
kiến thức của khóa học vào thực tế, Phòng Quản lý NCKH đã kết hợp với đơn vị Đào
tạo tư vấn quản lý thuộc dự án Hà Lan thực hiện nghiên cứu: “Nghiên cứu nâng cao
chất lượng quản lý đề tài/ dự án khoa học & công nghệ tại trường Đại học Y Hà Nội
nhằm góp phần nâng cao hoạt động khoa học công nghệ trong trường Đại học Y Hà
Nội”. Mục tiêu của nghiên cứu:
1. Mô tả nhu cầu của cán bộ khoa học nhà trường về hoạt động quản lý đề tài/dự
án khoa học công nghệ
2. Xây dựng qui trình hướng dẫn quản lý đề tài/dự án khoa học & công nghệ của
trường Đại học Y Hà Nội trên cơ sở các văn bản qui định hiện hành của Nhà
nước.
2. ĐỐI TƯỢNG, PHƯƠNG PHÁP, NỘI DUNG TIẾN HÀNH HOẠT ĐỘNG
2.1. Đối tượng:
- Các cán bộ quản lý công tác nghiên cứu khoa học của trường ĐHYHN.
- Các cán bộ nghiên cứu khoa học của trường ĐHYHN bao gồm:
+ Chủ nhiệm đề tài các cấp đang thực hiện từ 2008-2009 (Nhà nước, Bộ,
Nghiên cứu cơ bản, cấp cơ sở và đề tài hướng dẫn sinh viên NCKH, các dự án
tăng cường trang thiết bị, các đề tài hợp tác quốc tế đăng ký quản lý như đề tài
cấp Bộ và cấp cơ sở).
+ Thư ký đề tài cấp Nhà nước, Bộ, Nghiên cứu cơ bản, dự án trang thiết bị,
các nhiệm vụ được giao.
+ Các cán bộ nghiên cứu khoa học của trường có trình độ từ tiến sỹ trở lên.
- Nghiên cứu các văn bản pháp quy liên quan đến công tác quản lý đề tài/dự án
khoa học & công nghệ
- Các văn bản liên quan đến quản lý tài chính đề tài/ dự án khoa học & công

nghệ.
2
2.2. Phương pháp tiến hành:
- Điều tra nhu cầu của các cán bộ nghiên cứu về công tác quản lý khoa học
& công nghệ của các bộ môn đơn vị trong trường bằng phiếu tự điền.
- Áp dụng phương pháp tổng hợp và phân tích các văn bản về quản lý liên
quan đến công tác KHCN của các Bộ/Ngành qui định.
- Phương pháp chuyên gia: xin ý kiến chuyên gia về các qui trình quản lý
khoa học & công nghệ.
2.3. Mẫu nghiên cứu, cách chọn mẫu cho điều tra xác định nhu cầu
Chúng tôi đã điều tra thăm dò 35 cán bộ là chủ nhiệm đề tài, dự án cấp bộ,
cấp nhà nước của trường Đại học Y Hà Nội về qui trình quản lý đề tài/dự án
khoa học công nghệ, những khó khăn trong thực hiện các đề tài nghiên cứu
khoa học cũng như mức độ khó khăn chúng tôi đưa ra 5 mức độ từ 1 – 5 theo
các mức rất ít khó khăn - > ít khó khăn, trung bình - > Khá –> Nhiều cho thấy:
- Tỷ lệ các cán bộ trả lời khó khăn về quản lý tài chính và mức chi thấp trong
nghiên cứu khoa học là 22/35 người (63%). Mức độ khó khăn về quản lý tài
chính là 3,8 điểm/5 điểm. Mức độ khó khăn về thủ tục mua sắm trang thiết bị
và hóa chất là 3,7 điểm/ 5 điểm.
- Tỷ lệ các cán bộ trả lời khó khăn về tuyển chọn đề tài cứu khoa học là 13/35
người (37%). Mức độ khó khăn về tuyển chọn đề tài là 3,2 điểm/5 điểm.
- Mức độ khó khăn về thiếu nhân lực nghiên cứu là 2,4 điểm; thiếu trang thiết bị
phục vụ nghiên cứu là 2,9 điểm.
- Qua khảo sát sơ bộ như vậy, chúng tôi sẽ mở rộng điều tra khảo sát nhu cầu về
quản lý khoa học công nghệ sang các đối tượng là các nghiên cứu viên có trình
độ từ tiến sỹ trở lên, các thư ký khoa học của các đề tài cấp Bộ, Một số chủ
nhiệm đề tài cấp cơ sở của Nhà trường.
- Áp dụng công thức mẫu cho điều tra mô tả cắt ngang để tính cỡ mẫu. Dựa trên
phiếu thăm dò trên chúng tôi lấy tỷ lệ cán bộ nêu nhu cầu khó khăn về tuyển
chọn đề tài NCKH là 35% để tính cỡ mẫu:

p
p1
n
2
2
2/1
ε
α
−
=
−
Z
3
Như đã nêu ở trên P là tỷ lệ các cán bộ trả lời khó khăn về tuyển chọn đề tài =
35% (tỷ lệ khó khăn thấp nhất để có thể bao phủ được các hoạt động khác),
Khoảng tin cậy ở đây là 95% và độ chính xác tương đối
ε
ở đây là 20%. Thay
vào tính được n cho nghiên cứu là : 179 người lấy thêm 10% n = 200 phiếu.
2.4. Nội dung các hoạt động
- Điều tra nhu cầu quản lý khoa học & công nghệ : các chủ nhiệm đề tài, thư ký
đề tài cấp Nhà nước, cấp Bộ, cấp cơ sở và các cán bộ tham gia nghiên cứu
khoa học có trình độ từ tiến sỹ trở lên: 200 phiếu
- Tập hợp các văn bản quản lý khoa học & công nghệ hiện hành
- Tập hợp các văn bản quản lý tài chính về khoa học công nghệ hiện hành.
- Xây dựng 7 quy trình quản lý khoa học công nghệ theo các cấp (có bảng
kiểm):
+ Qui trình quản lý các đề tài cấp Nhà nước, đề tài hợp tác theo nghị định thư
+ Qui trình quản lý các đề tài cấp Bộ và tương đương .
+ Qui trình quản lý các nhiệm vụ được giao: các đề tài về nhiệm vụ môi

trường, bảo tồn và lưu giữ nguồn gen.
+ Qui trình quản lý các đề tài cấp nghiên cứu cơ bản.
+ Qui trình quản lý các đề tài cấp cơ sở.
+ Qui trình quản lý các dự án tăng cường các labo xét nghiệm.
+ Qui trình quản lý tài chính thực hiện các đề tài KH&CN.
- Tổ chức Hội thảo : Với mỗi qui trình đều có hội thảo với các cán bộ quản lý
quản lý khoa học công nghệ, cán bộ thực hiện nghiên cứu, cán bộ giám sát
nghiên cứu. Mỗi hội thảo khoảng 15 – 20 người.
- Hoàn thiện, in ấn sản phẩm và viết báo cáo.
- Tổ chức Hội thảo công bố rộng rãi sản phẩm nghiên cứu: Thành phần gồm
Ban giám hiệu, phòng QL.NCKH, Các cán bộ là chủ nhiệm, thư ký đề tài từ
cấp Bộ trở lên, cán bộ phụ trách NCKH của các bộ môn, lãnh đạo các bộ môn:
khoảng 100 người
- Nghiệm thu tổng kết
4
III. KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU
3.1. Kết quả điều tra nhu cầu quản lý khoa học công nghệ:
3.1.1. Mô tả thực trạng năng lực nghiên cứu của cán bộ trường Đại học Y Hà Nội.
3.1.1.1. Mô tả đối tượng nghiên cứu: 203 người
- Tiến sĩ: 188 người (GS và PGS: 73, TS: 115)
- Thạc sỹ: 15 người
- Cán bộ thuộc bộ môn cơ sở, cơ bản: 59 người
- Cán bộ thuộc bộ môn lâm sàng: 114 người
- Cán bộ thuộc khoa Y tế công cộng và các phòng ban: 30 người
- Cán bộ đã là chủ nhiệm đề tài (cấp nhà nước hoặc
Cấp bộ hoặc NCCB): 111 người
- Cán bộ chỉ là chủ nhiệm đề tài cấp cơ sở: 71 người
- Cán bộ chỉ tham gia đề tài NCKH: 21 người
3.1.1.2. Mô tả các trải nghiệm của cán bộ trường Đại học Y Hà Nội trong thực hiện
đề tài NCKH.

Bảng 1: Trải nghiệm nghiên cứu của các cán bộ trường Đại học Y Hà Nội
Trải nghiệm nghiên cứu
(N = 203 người)
N Tỷ lệ %
Xây dựng đề cương, tuyển chọn đề tài và bảo vệ đề cương
nghiên cứu
190 93.6
Tổ chức triển khai nghiên cứu, kiểm tra đối chiếu theo đề
cương, xử lý và phân tích kết quả
192 94.6
Công bố bài báo nghiên cứu, hướng dẫn sinh viên và học
viên khi thực hiện NC, tham gia hội nghị khoa học thông
báo kết quả nghiên cứu
197 97.0
Đưa kết quả nghiên cứu áp dụng vào thực tế 147 72.4
Tham gia hội chợ công nghệ, hội thi sáng kiến cải tiến,
đăng ký và được cấp chứng nhận về sản phẩm
24 11.8
Đề tài được Nhà nước cấp tiếp kinh phí thực hiện giai đoạn
sau hoặc mở rộng địa bàn nghiên cứu
16 7.9
5
Nhận xét: Các cán bộ tham gia từ khâu xây dựng đề cương  triển khai nghiên cứu
-- > công bố các thông tin về kết quả nghiên cứu - > đưa kết quả nghiên cứu vào áp
dụng thực tế chiếm tỷ lệ từ 72.4% đến 97.0%. Với khâu tham gia hội chợ công nghệ,
đăng ký chứng nhận sản phẩm các cán bộ nghiên cứu mới đạt 11,8%. Các đề tài có ý
nghĩa khoa học và thực tiễn được nhà nước tiếp tục cấp kinh phí để thực hiện nghiên
cứu sâu hơn hoặc mở rộng địa bàn nghiên cứu chiếm 7.9%. Nhận xét trên cũng phù
hợp với các đề tài thuộc ngành y tế, các kết quả nghiên cứu khó được thương mại hóa
để đăng ký chứng nhận sản phẩm. Các đề tài nghiên cứu của cán bộ nhà trường chưa

được các cơ quan quản lý nhà nước đánh giá có hiệu quả cao và tác động đến phạm
vi rộng để nhân rộng kết quả nghiên cứu hoặc đầu tư tiếp kinh phí cho nghiên cứu
sâu hơn - > đây cũng là điểm yếu cần khắc phục trong thời gian tới.
Bảng 2: Đánh giá của các cán bộ trường Đại học Y Hà Nội về hiệu quả của nghiên
cứu khoa học.
Lợi ích – Hiệu quả
(N = 203 người)
N Tỷ lệ % Điểm trung bình
Mức độ hiệu quả
(điểm tối đa = 5)
Hiệu quả đào tạo: đào tạo cán bộ sau đại
học và đại học
195 96.1 4.1
Tăng cường trang thiết bị cho các labo của
nhà trường
161 79.3 3.0
Áp dụng và thực hiện được các kỹ thuật
mới
179 88.2 3.6
Phục vụ chẩn đoán và điều trị bệnh nhân 185 91.1 3.8
Phục vụ cho công tác quản lý xây dựng
chính sách
179 88.2 3.2
Nhận xét: Các cán bộ trường Đại học Y Hà Nội đã đánh giá hiệu quả của công tác
NCKH kết hợp đào tạo cán bộ khoa học ở trình độ cao hơn chiếm tỷ lệ cao nhất:
96.1% và điểm trung bình hiệu quả cũng lớn nhất 4.1/ 5 điểm tối đa.
Hiệu quả về tăng cường năng lực cho các labo là thấp nhất chỉ chiếm 79.3% và điểm
trung bình hiệu quả cũng thấp nhất 3/5 điểm tối đa.
6
3.1..2. Mô tả các khó khăn mà cán bộ nghiên cứu gặp phải khi thực hiện nghiên

cứu
Bảng 3: Tỷ lệ đối tượng nêu khó khăn khi thực hiện đề tài NCKH.
Khó khăn
(N = 203 người)
n Tỷ lệ % Điểm trung bình
Mức độ khó khăn
(điểm tối đa = 5)
Nhân lực thực hiện NC 162 79.8 2.6
Về trang thiết bị NC 176 86.7 3.4
Về tài chính cho NC (mức chi cho
NC thấp)
198 97.5 3.9
Thủ tục tuyển chọn đề tài phức tạp 170 83.7 3.4
Thủ tục mua sắm hóa chất phức tạp 172 84.7 3.6
Thủ tục thanh quyết toán phức tạp 190 93.6 3.8
Thủ tục quản lý giám sát phức tạp 162 79.8 2.7
Thủ tục nghiệm thu ĐT phức tạp 174 85.7 2.6
Nhận xét: Tỷ lệ đối tượng nêu khó khăn về tài chính cho nghiên cứu, mức chi cho
NCKH thấp chiếm 97.5% và điểm trung bình mức độ khó khăn là 3.9 điểm/ 5 điểm
tối đa.
Thủ tục thanh quyết toán phức tạp chiếm 93.6%, điểm trung bình mức độ khó
khăn là 3.8 điểm/ 5 điểm tối đa.
- > Vậy đối tượng nào nêu mức độ khó khăn về tài chính, mua sắm hóa chất
và trang thiết bị phục vụ cho nghiên cứu, thủ tục tuyển chọn đề tài nhiều nhất, sẽ
được trình bày trong bảng dưới đây.
Bảng 4: Điểm trung bình mức độ khó khăn theo kinh nghiệm nghiên cứu
của cán bộ nghiên cứu
Điểm trung bình
mức độ khó khăn
Chủ nhiệm đề tài

Không là
CN ĐT
n = 21
CN ĐT Cấp
NN, cấp Bộ,
NCCB
n = 111
CN ĐT
Cấp cơ sở
n = 71
Mức chi cho NCKH thấp 3.8 3.8 4.0
Thủ tục thanh quyết toán kinh phí
NCKH phức tạp
4.1 3.8 3.8
Thủ tục mua sắm hóa chất thực
hiện đề tài NCKH, mua sắm trang
thiết bị cho nghiên cứu phức tạp
4.0 3.8 3.7
Thủ tục tuyển chọn đề tài NCKH 3.9* 3.3* 3.5
Khó khăn về trang thiết bị phục
vụ cho NC
3.4 3.2 3.6

* t = 1.99 p = 0.049
7
Nhận xét : Cán bộ chưa là chủ nhiệm đề tài mà chỉ tham gia đề tài có điểm trung bình
khó khăn trong khâu thủ tục tuyển chọn đề tài cao nhất: 3.9 điểm/ 5 điểm. Các Chủ
nhiệm ĐT cấp cơ sở cho rằng kinh phí chi cho NCKH khó khăn nhất, điểm trung
bình khó khăn mức chi và tài chính cho NCKH còn ít là lớn nhất: 4.0 điểm/ 5 điểm
Bảng 5: Điểm trung bình mức độ khó khăn theo trình độ của cán bộ nghiên cứu

Điểm trung bình
mức độ khó khăn
Chủ nhiệm đề tài
Là GS,PGS
n = 73
Là tiến sỹ
N = 115
Là thạc sỹ
n = 15
Mức chi cho NCKH thấp 3.7 4.0 3.8
Thủ tục thanh quyết toán kinh phí
NCKH phức tạp
3.8 3.8 3.8
Thủ tục mua sắm hóa chất thực
hiện đề tài NCKH, mua sắm trang
thiết bị cho nghiên cứu phức tạp
3.5 3.7 4.0
Thủ tục tuyển chọn đề tài NCKH 3.5 3.3 3.3
Khó khăn về trang thiết bị phục
vụ cho NC
3.3 3.5 3.4
Nhận xét: Chủ nhiệm đề tài là tiến sỹ và thạc sỹ đều có điểm trung bình mức độ khó
khăn cao hơn nhóm chủ nhiệm đề tài là GS/PGS (nhất là thủ tục mua sắm vật tư hóa
chất, trang thiết bị và thủ tục thanh quyết toán kinh phí cho đề tài). Điều này là phù
hợp vì các cán bộ là tiến sỹ và thạc sỹ trong thực hiện đề tài cấp Bộ, Nhà nước
thường giữ trách nhiệm là thư ký đề tài nên phải va vấp các công việc nêu trên nhiều
hơn các GS/PGS.
3.1.3. Nhu cầu của cán bộ khoa học đối với phòng QL. NCKH và đối với nhà
trường về công tác quản lý nghiên cứu khoa học
3.1.3.1. Các cán bộ nghiên cứu đề nghị hỗ trợ của phòng Quản lý khoa học Nhà

trường: Tổng số có 65 người yêu cầu phòng Quản lý NCKH cần hỗ trợ/203 cán bộ
chiếm 32%. Các ý kiến tập trung vào các vấn đề sau:
- Thông báo kịp thời bằng văn bản về các bộ môn về kế hoạch khoa học công
nghệ nói chung và tuyển chọn đề tài các cấp: 30/65 ý kiến chiếm 46.2%.
- Hỗ trợ tư vấn và lập đề cương đề tài NCKH để tuyển chọn ở các cấp: 27/65 ý
kiến (41.5%).
8
- Hướng dẫn quy trình tuyển chọn đề tài, mở lớp tập huấn viết đề cương: 22 /65 ý
kiến (33.8%).
- Hướng dẫn quy trình quản lý cụ thể cho từng loại đề tài, đưa lên Website
trường: 26/ 65 ý kiến (40%).
3.1.3.2. Các cán bộ nghiên cứu đề nghị sự hỗ trợ của Nhà trường: Tổng số có 37 ý
kiến đề nghị Nhà trường hỗ trợ (37/203 người chiếm 18.2%) trong đó tập trung vào
các ý kiến sau:
- Hướng dẫn quy trình quản lý khoa học công nghệ: 16/37 ý kiến (43.2%).
- Xây dựng định hướng NCKH và đề xuất các đề tài cấp nhà nước hoặc mở rộng
hợp tác quốc tế về NCKH để tập hợp các bộ môn cùng tham gia:11/37 ý kiến
(29.7%).
- Trao quyền tự chủ cho các Chủ nhiệm đề tài và thanh quyết toán dựa vào sản
phẩm khoa học mà đề tài đã đăng ký: 10/37 ý kiến (27%).
3.2. Xây dựng quy trình quản lý và thực hiện đề tài nghiên cứu khoa học.
3.2.1. Nguyên tắc xây dựng qui trình quản lý đề tài NCKH.
- Dựa trên các văn bản mà Nhà nước đã ban hành để hướng dẫn cho các cán bộ
khoa học và cán bộ quản lý NCKH của nhà trường thực hiện.
- Các văn bản qui phạm pháp luật về quản lý khoa học công nghệ đã ban hành
trên mạng internet nên hướng dẫn đầy đủ đường dẫn để mọi người có thể tra cứu dễ
dàng.
- Các mẫu biểu cho từng công đoạn của quản lý đề tài được đưa trên Website của
trường Đại học Y Hà Nội ().
- Khi xây dựng quy trình hướng dẫn thực hiện phân tách riêng cho các cán bộ

nghiên cứu và cán bộ quản lý theo dõi.
- Đối với quy trình quản lý đề tài cấp cơ sở của trường Đại học Y Hà Nội cần có
sự phê duyệt của Lãnh đạo nhà trường để trên cơ sở đó ban hành văn bản quy định
của Nhà trường hướng dẫn cho các đơn vị thực hiện.
3.2.2. Khung mẫu để xây dựng quy trình quản lý đề tài NCKH.
9
Khung mẫu xây dựng qui trình quản lý được gửi đến cho các thành viên viết
qui trình quản lý trước 2 tháng để soạn thảo, sau đó tổ chức Hội thảo nhóm nhỏ đóng
góp ý kiến.
MẪU VIẾT QUI TRÌNH QUẢN LÝ CÁC ĐỀ TÀI
1. Mục tiêu (ví dụ):
- Xây dựng quy trình quản lý đề tài nghiên cứu khoa học cấp Bộ của trường
Đại học Y Hà Nội theo văn bản qui định của Bộ Khoa học công nghệ và Bộ Y Tế.
- Xây dựng bảng kiểm về quản lý đề tài nghiên cứu khoa học cấp Bộ
2. Các văn bản pháp lý liên quan đến đề tài quản lý
- Văn bản quản lý về khoa học công nghệ được áp dụng trong quản lý đề tài:
Tên văn bản, ban hành năm nào, nội dung chính của văn bản, những điểm áp dụng
trong quản lý đề tài
- Văn bản quản lý tài chính trong khoa học công nghệ được áp dụng: Tên văn
bản, ban hành năm nào, nội dung chính của văn bản, những điểm áp dụng trong quản
lý đề tài
3. Qui trình quản lý đề tài
- Qui trình quản lý đề tài: chia thành 4 công đoạn (1)tuyển chọn đề tài – Đề tài
được phê duyệt (2) Giám sát thực hiện đề tài (3) Nghiệm thu thanh lý hợp đồng (4)
Lưu trữ và công bố kết quả .
- Cần phân biệt đề tài xin cấp kinh phí từ nguồn ngân sách nhà nước so với ngân
sách của các Tổ chức nước ngoài hoặc Hãng thuốc tài trợ..
- Bảng kiểm cho quá trình quản lý đề tài ở từng giai đoạn:
+ Bảng kiểm cho thuyết minh đề tài (tham gia thi tuyển chọn đề tài)
+ Bảng kiểm quá trình giám sát tiến độ đề tài

+ Bảng kiểm hồ sơ thủ tục nghiệm thu cấp cơ sở/ cấp bộ của đề tài.
+ Bảng kiểm lưu giữ sản phẩm, công bố kết quả
- Các mẫu biểu hướng dẫn
4. Kết luận
5. Tài liệu tham khảo
6. Phụ lục
- Các văn bản quản lý KHCN (sao toàn bộ)
- Các văn bản tài chính trong KHCN (sao toàn bộ)
YÊU CẦU VỀ HÌNH THỨC:
10
Qui trình được soạn thảo theo font chữ Times New Roman, cỡ 14, khổ A4: lề trái 1
inch, lề phải, lề trên, lề dưới 0,8 inch. Khi bàn giao sản phẩm gồm 1 bản in trên giấy
và bằng file.
THÒI GIAN: tháng 1/8/2009 – 30/09/2009.
3.2.3 Tổ chức các hội thảo góp ý cho các quy trình:
- Hội thảo thứ nhất: Ngày 11/11/2009: Thông qua quy trình quản lý đề tài cấp cơ
sở (có biên bản kèm theo).
- Hội thảo thứ 2: Ngày 22/11/2009: Thông qua quy trình quản lý đề tài cấp nhà
nước, đề tài hợp tác dạng nghị định thư, đề tài nghiên cứu cơ bản, (có biên bản kèm
theo).
- Hội thảo thứ 3: Ngày 28/11/2009: Thông qua quy trình quản lý dự án đầu tư
các labo thí nghiệm và các nhiệm vụ KHCN, nhiệm vụ môi trường được giao (có
biên bản kèm theo).
- Hội thảo thứ 4: Ngày 06/12/2009: Thông qua quy trình quản lý đề tài cấp Bộ và
hướng dẫn lập dự toán kinh phí nghiên cứu khoa học, (có biên bản kèm theo).
Các cán bộ giao trách nhiệm soạn thảo trình bày quy trình và nghe các góp ý của
các thành viên hội thảo sau đó hoàn thiện lại để thành sản phẩm của 7 quy trình.
3.2.4. Sản phẩm: 7 qui trình quản lý, có phụ lục chi tiết kèm theo.
- Qui trình quản lý và thực hiện đề tài cấp Nhà nước, đề tài cấp Nhà nước dạng
hợp tác nghị định thư. Người soạn thảo qui trình: ThS. Nguyễn Thị Quỳnh Mai,

PGS.TS. Nguyễn Ngọc Hùng.
- Qui trình quản lý và thực hiện đề tài cấp Bộ. Người soạn thảo qui trình: BS.
Nguyễn Trung Hiếu, ThS. Vũ Thị Vựng.
- Qui trình quản lý và thực hiện đề tài Nghiên cứu cơ bản. Người soạn thảo qui
trình: BS. Phạm Thanh Tân, PGS.TS. Nguyễn Ngọc Hùng.
- Qui trình quản lý và thực hiện nhiệm vụ khoa học công nghệ và nhiệm vụ môi
trường. Người soạn thảo qui trình: BS. Phạm Thanh Tân, ThS. Vũ Thị Vựng.
- Qui trình quản lý và thực hiện đề tài cấp cơ sở. Người soạn thảo qui trình: CN.
Tống Thị Khuyên, ThS. Vũ Thị Vựng.
- Qui trình quản lý và thực hiện dự án tăng cường năng lực labo. Người soạn thảo
qui trình: ThS. Nguyễn Thị Quỳnh Mai, PGS.TS. Nguyễn Ngọc Hùng.
11
- Qui trình lập kế hoạch tài chính, hướng dẫn thanh quyết toán cho đề tài NCKH.
CN. Trần Lê Giang, ThS. Vũ Thị Vựng
3.2.5. Minh họa qui trình quản lý đề tài cấp cơ sở.
- Mục tiêu xây dựng được quy trình quản lý đề tài nghiên cứu khoa học cấp cơ sở của
trường đại học Y Hà Nội.
- Quá trình xây dựng quy trình: (1) Qui trình này đã được lấy ý kiến đóng góp của
Thường trực Hội đồng khoa học giáo dục Nhà trường, (2) đã tổ chức Hội thảo nhóm
nhỏ để hoàn thiện, (3) trình duyệt của tất cả các thành viên trong Ban giám hiệu nhà
trường và cuối cùng trình Hiệu trưởng ký duyệt theo quyết định số 3095/QĐ-YHN
ngày 28 tháng 12 năm 2009 và đưa lên Website của trường Đại học Y Hà Nội vào
tháng 1 năm 2010 (()
- Mô tả quy trình:
3.2.5.1. Quy trình quản lý đối với đề tài xin hỗ trợ kinh phí từ Trường ĐHYHN
Các bước tiến hành:
TT Nội dung Đơn vị thực hiện Thời gian
Bước
1
Thông báo cho các đơn vị đăng ký

thực hiện đề tài NCKH cấp cơ sở
Phòng NCKH Tháng 6 trước
năm kế hoạch
Bước
2
Các cá nhân viết đề cương đề tài
NCKH cấp cơ sở/ đề tài hướng
dẫn SV NCKH theo mẫu
Các cán bộ khoa học
của các bộ môn
Tháng 7, 8, 9
Bước
3
Xét duyệt đề tài/ tuyển chọn đề tài Thường trực hội đồng
khoa học giáo dục
Tháng 10, 11
Bước
4
Phê duyệt đề tài Ban giám hiệu Tháng 1 năm
kế hoạch
Bước
5
- Triển khai đề tài
- Giám sát thực hiện đề tài
- Các chủ nhiệm đề tài
- Lãnh đạo các bộ môn
Theo đề
cương đã phê
duyệt
Bước

6
Nghiệm thu đề tài - Chủ nhiệm đề tài
- Phòng NCKH
- Hội đồng nghiệm thu
Theo đề
cương đã phê
duyệt
Bước
7
Lưu trữ sản phẩm và xác nhận đề
tài hoàn thành
- Chủ nhiệm đề tài
- Phòng NCKH

12
1. Tuyển chọn đề tài: Bước 1, 2, 3, 4 (Thực hiện trong năm trước năm kế
hoạch)
- Tháng 6 hàng năm: Nhà trường sẽ gửi công văn tới tất cả các đơn vị trong toàn
trường thông báo về việc tuyển chọn để hỗ trợ nghiên cứu các đề tài nghiên cứu khoa
học cấp cơ sở.
- Tháng 7, tháng 8, tháng 9: Các chủ nhiệm đề tài xây dựng đề cương nghiên
cứu theo mẫu được phòng Quản lý Nghiên cứu Khoa học cung cấp (mẫu 1) và nộp về
phòng theo đúng hạn công văn thông báo.
- Tháng 10, tháng 11: Thường trực Hội đồng khoa học giáo dục họp để xét
duyệt các đề tài và cá nhân chủ nhiệm.
- Nửa đầu tháng 12 trước năm kế hoạch: Ban giám hiệu ra quyết định phê duyệt
các đề tài đã được Hội đồng Khoa học Giáo dục xét chọn.
- Đầu tháng 1 năm kế hoạch: Phòng Quản lý Nghiên cứu Khoa học thông báo,
gửi quyết định và danh sách các đề tài đã được phê duyệt tới từng chủ nhiệm đề tài,
quyết định phê duyệt các đề tài (mẫu kèm theo).

Ưu tiên xét chọn đề tài:
o Nội dung đề xuất được Ban chủ nhiệm Bộ môn thông qua trước khi
đăng ký với Nhà trường.
o Mỗi cán bộ/ giảng viên được duyệt hỗ trợ kinh phí thực hiện 01 đề tài
khoa học công nghệ cấp cơ sở từ nguồn ngân sách nghiên cứu khoa học/1 năm. Chỉ
khi nghiệm thu xong đạt yêu cầu mới được xem xét tiếp đề tài năm sau.
o Ưu tiên cho các cán bộ của Nhà trường phối hợp thực hiện đề tài hướng
dẫn sinh viên, học viên cao học, bác sĩ nội trú, chuyên khoa 2 và Nghiên cứu sinh
(trừ các nghiên cứu sinh hợp tác với nước ngoài).
o Ưu tiên đề xuất của các cán bộ, giảng viên khối phòng ban và khối y học
cơ bản, cơ sở.
o Chủ nhiệm đề tài khoa học cấp Bộ, nghiên cứu cơ bản và Nhà nước
hoặc đề tài từ nguồn kinh phí khác có thể đăng ký đề tài cấp cơ sở theo nội dung của
đề tài (tự túc kinh phí).
Kinh phí thực hiện đề tài:
13
• Nhà trường sẽ hỗ trợ kinh phí chi thường xuyên từ nguồn NCKH 2 triệu/1 đề
tài/1 năm. Với kinh phí này chỉ hỗ trợ cho việc phát triển đề cương, hoàn thiện công
cụ nghiên cứu, test và hoàn thiện qui trình nghiên cứu…. Sau khi nghiệm thu xong
tùy thuộc vào mức độ hoàn thành đạt/ khá/ xuất sắc Nhà trường sẽ hỗ trợ các mức độ
kinh phí khác nhau tùy theo mức độ chi phí của toàn bộ đề tài. Các chủ nhiệm đề tài
quyết toán kinh phí trước tháng 12 của năm kế hoạch.
Thời gian thực hiện đề tài: Tối đa là 12 tháng từ khi có quyết định phê duyệt.
2. Triển khai thực hiện đề tài và trách nhiệm của các bên liên quan: bước 5 (Từ
tháng 1 đến tháng 12 năm kế hoạch)
- Chủ nhiệm đề tài: Sau khi đề tài đã được phê duyệt, các chủ nhiệm đề tài phải
thực hiện nhiệm vụ nghiên cứu theo đúng nội dung và tiến độ đã lập trong đề cương
và thực hiện giải ngân theo đúng quy định.
- Bộ môn/đơn vị: Chủ nhiệm bộ môn chịu trách nhiệm giám sát các hoạt động
chuyên môn và tiến độ của chủ nhiệm đề tài.

- Phòng Quản lý Nghiên cứu Khoa học: Theo dõi, kiểm tra, giám sát và đôn
đốc chủ nhiệm đề tài thực hiện triển khai đề tài đúng tiến độ và giải ngân theo quy
định của tài chính.
- Phòng Tài chính: Hướng dẫn thanh quyết toán và thực hiện thanh quyết toán tài
chính cho các đề tài. Chủ nhiệm đề tài chuẩn bị các tài liệu và chứng từ sau để làm
căn cứ thanh toán:
+ Đề cương đã được phê duyệt
+ Hợp đồng nghiên cứu (nếu có)
+ Thanh lý hợp đồng (nếu có)
+ Sản phẩm giao nộp: Bài báo đăng hoặc biên bản hội đồng nghiệm thu hoặc
các chứng từ thanh toán.
3. Nghiệm thu: Bước 6 (Thời gian nghiệm thu theo tiến độ nghiên cứu lập ra
trong đề cương đã được phê duyệt)
- Hồ sơ: Chủ nhiệm đề tài nộp 06 bản báo cáo kết quả thực hiện đề tài về phòng
Quản lý Nghiên cứu Khoa học (mẫu 2). Thời gian nghiệm thu sẽ do phòng Quản
lý Nghiên cứu Khoa học bố trí.
14
- Tất cả các đề tài nghiên cứu phải tổ chức nghiệm thu trước Hội đồng do Nhà
trường tổ chức, ngoài ra các đề tài có sinh viên tham gia nghiên cứu khuyến
khích tham gia ít nhất một trong nội dung sau: thi giải thưởng sinh viên NCKH
do Bộ Giáo dục và Đào tạo tổ chức, Hội nghị khoa học tuổi trẻ toàn quốc do Bộ Y
tế tổ chức hoặc tham gia hội nghị khoa học của Trường.
- Kinh phí tổ chức nghiệm thu:
+ Đối với đề tài được phê duyệt hỗ trợ kinh phí, thực hiện đúng thời hạn: kinh phí
tổ chức nghiệm thu sẽ được trích từ nguồn kinh phí nghiên cứu khoa học.
+ Đối với đề tài tự túc kinh phí: Kinh phí tổ chức nghiệm thu do chủ nhiệm đề tài
chi trả.
4. Lưu trữ (bước 7):
- Sau khi nghiệm thu 30 ngày, Chủ nhiệm đề tài sửa lại báo cáo nghiệm thu
theo góp ý của hội đồng (nếu có) và nộp lại 01 bản báo cáo + 01 file điện tử đã sửa

về phòng Quản lý Nghiên cứu Khoa học (bộ phận quản lý đề tài nghiên cứu khoa
học cấp cơ sở) để lưu trữ.
- Phòng QL.NCKH sẽ giao cho chủ nhiệm đề tài một biên bản nghiệm thu để
lưu trữ sau khi chủ nhiệm đề tài nộp báo cáo và file đã sửa.
5. Thi đua khen thưởng:
- Chủ nhiệm đề tài sẽ được ưu tiên trong bình xét chiến sĩ thi đua cấp cơ sở nếu đề
tài nghiệm thu từ đạt yêu cầu trở lên.
- Chủ nhiệm đề tài cấp cơ sở là cán bộ trẻ được ưu tiên trong xét nâng lương trước
thời hạn nếu đề tài đạt giải 3 trở lên trong hội nghị khoa học của trường hoặc của Bộ
Y tế tổ chức.
- Giáo viên hướng dẫn sinh viên thực hiện đề tài NCKH sẽ được ưu tiên xét nâng
lương trước thời hạn nếu đề tài của sinh viên đạt giải 3 trở lên khi tham gia giải
thưởng sinh viên NCKH của Bộ Giáo dục và Đào tạo/ giải thưởng Vifotec.
- Đối với sinh viên tham gia nghiên cứu khoa học, nếu đề tài đạt giải 3 trở lên khi
tham gia giải thưởng sinh viên NCKH của Bộ Giáo dục và Đào tạo/ giải thưởng
Vifotec hoặc Hội nghị khoa học tuổi trẻ toàn quốc được được ưu tiên trong xét thi
tuyển đầu vào của hệ bác sĩ nội trú bệnh viện.
- Các sinh viên báo cáo trong hội nghị khoa học tuổi trẻ của trường được ưu tiên
xét làm luận văn tốt nghiệp.
15