Đồ án tốt nghiệp: Quản lý thông báo và công văn

1
MỤC LỤC
2
DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT
Thuật ngữ viết tắt Thuật ngữ gốc
CV Công văn
TB Thông báo
VB Văn bản
QL Quản lý
3
DANH MỤC HÌNH ẢNH
4
DANH MỤC BẢNG
5
MỞ ĐẦU
Trong sự phát triển mạnh mẽ của khoa học công nghệ thế giới, có thể nói
ngành công nghệ thông tin phát triển với tốc độ nhanh nhất và ngày càng thể
hiện vai trò to lớn, hết sức quan trọng đối với toàn bộ đời sống con người. Hầu
hết các lĩnh vực trong xã hội đều ứng dụng công nghệ thông tin, nhiều phần
mềm đã mang lại hiệu quả không thể phủ nhận. Song thực tiễn luôn đặt ra những
yêu cầu mới đòi hỏi ngành công nghệ thông tin không ngừng phát triển để thoả
mãn và đáp ứng những thay đổi của cuộc sống.
Trước thực tế trên đòi hỏi phải có sự biến đổi trong công tác quản lý nhằm
tin học hoá vào quản lý thay cho sổ sách để làm tăng tính thuận tiện và khả năng
lưu trữ dữ liệu, những phần mềm quản lý hệ thống ra đời đã giúp cho người sử
dụng dễ dàng hơn và ít tốn công sức hơn khi thực hiện thủ công. Trước thực tế
đó hàng loạt những phần mềm hỗ trợ công tác quản lý ra đời như: Phần mềm
quản lý nhân sự tiền lương, quản lý bán hàng, quản lý bệnh viện….Bên cạnh đó
hệ thống "Quản lý thông báo và công văn" là hệ thống phức tạp và có tính cấp
thiết cao.
Với lý do tính cấp thiết ra đời và ý nghĩa to lớn của hệ thống em lựa chọn

đề tài xây dựng phân hệ quản lý công văn, thông báo gắn với hoạt động của hệ
thống quản lý và điều hành đào tạo của khoa Công nghệ Thông tin - Học viện
Kỹ thuật Quân sự với tên đề tài “Phân hệ thông báo, công văn trong hệ thống
quản lý và điều hành đào tạo”.
Để có thể hoàn thành được đồ án tốt nghiệp này, em xin gửi lời cảm ơn
chân thành tới các thầy cô giáo khoa Công Nghệ Thông Tin và đặc biệt là thầy
giáo ThS. Nguyễn Mậu Uyên - người đã trực tiếp hướng dẫn, giúp đỡ và chỉ
bảo tận tình em trong suốt thời gian làm đồ án tốt nghiệp.
Em xin chân thành cảm ơn!
6
Chương 1
KHẢO SÁT HỆ THỐNG
1.1. Yêu cầu hệ thống
Trong thời đại công nghệ thông tin phát triển hiện nay, việc tin học hóa các
quá trình quản lí là yêu cầu rất cần thiết. Đối với các đơn vị có lượng công văn
(CV), văn bản (VB) lưu thông thường xuyên như các trường đại học, cơ quan ví
dụ tại Học viện Kỹ thuật Quân sự thì việc áp dụng tin học vào quá trình quản lý
thông báo (TB), công văn thể hiện bước tiến lớn trong việc áp dụng tin học hóa
tạo sự thuận lợi, chuyên nghiệp, tiết kiệm và có tính mở hơn.
Xây dựng hệ thống quản lý thông báo, công văn nhằm mục đích sau:
- Ứng dụng tin học hóa quá trình quản lý lưu trữ xây dựng kho văn bản điện tử,
tìm kiếm và xử lý thông báo, công văn trong đơn vị trên hệ thống mạng nội bộ
hoặc qua Internet đem lại hiệu quả.
- Hỗ trợ Ban giám đốc quản lý quá trình luân chuyển công văn, thông báo trong
đơn vị, đánh giá kết quả xử lý công việc của các phòng ban.
- Hỗ trợ bộ phận văn phòng, bảo mật trong quá trình làm việc, lưu trữ và kiểm
soát các công văn một cách khoa học.
- Mọi quá trình thực hiện việc xử lý công văn, công việc đều được hệ thống máy
tính ghi nhận nên từng bộ phận sẽ có biện pháp thích hợp để điều chỉnh, phân
phối các hoạt động của các phòng ban chức năng.

- Tạo dựng môi trường trao đổi thông tin trong nội bộ cơ quan, giữa lãnh đạo với
các đơn vị, các nhân viên, giảng viên và giữa các đơn vị, giữa Ban Giám đốc,
Văn phòng với các phòng ban trong cơ quan.
- Thông qua các quy trình xử lý và trao đổi thông tin trên mạng, hỗ trợ
công tác phân phối và quản lý các hoạt động hàng ngày; quản lý và theo
dõi các CV, tài liệu, CV đi và đến; quy trình tiếp nhận, giải quyết CV đến
và ban hành CV đi; cung cấp thông tin phục vụ phân phối, giao xử lý; các
trao đổi thông tin nội bộ, trao đổi thông tin phản hồi, xét duyệt quá trình xử
lý.
- Nâng cao trình độ ứng dụng và sử dụng các công cụ công nghệ
thông tin, từng bước tạo ra thói quen làm việc trong môi trường mạng và
7
sử dụng thông tin điện tử, cùng với việc nâng cao trình độ quản lý, tạo
một bước thay đổi đột phá trong các quy trình xử lý thông tin, giải quyết
công việc của lãnh đạo, giảng viên, cán bộ với sự hỗ trợ hiệu quả của các
phần mềm hoạt động trên mạng, góp phần thực hiện cải cách hành chính.
- Trọng tâm, Hệ thống nhằm mục đích phục vụ và quản lý với chất lượng và
hiệu quả cao các nội dung:
+ Tiếp nhận và phân phối CV đến.
+ Quản lý, giải quyết CV đến.
+ Soạn thảo, tạo lập CV đi.
+ Ban hành CV đi.
+ Ban hành và xử lý các công văn nội bộ.
+ Hỗ trợ công tác lưu trữ, tổng hợp danh sách.
+ Cung cấp thông tin phục vụ điều hành tác nghiệp.
+ Ban hành và quản lý các thông báo
+ Thực hiện trao đổi thông tin trong suốt quá trình thực hiện, giải quyết
thông báo, công văn.
Để có thể xây dựng hệ thống thực hiện các mục đích trên, đảm bảo quá trình
quản lý thông báo, công văn được tiện lợi, phục vụ cho cả ban lãnh đạo, văn thư

và nhân viên chuyên môn thì hệ thống phải đảm bảo thực hiện được các yêu cầu:
- Quản lý danh sách các công văn đến
- Quản lý danh sách công văn phát hành
- Quản lý danh sách công văn nội bộ
- Quản lý các thông báo và thực hiện thông báo
- Quản lý quá trình xử lý công văn tùy thuộc theo trạng thái của nó: công văn chỉ
cần đọc để biết thông tin không cần xử lý, công văn đã đọc cần có kế hoạch xử
lý, công văn đang xử lý cần quản lý được công văn đó thuộc trách nhiệm của
phòng ban nào và các kế hoạch để tiếp tục xử lý, nhắc nhở, đôn đốc khi cần
thiết, công văn đã thực hiện xong cần có báo cáo, thống kê.
8
1.2. Cơ cấu tổ chức:
Trong hệ thống quản lý thông báo, công văn bao gồm 3 bộ phận chính và
chức năng của từng bộ phận như sau:
- Ban lãnh đạo- Bao gồm lãnh đạo ban giám đốc Học viện và lãnh đạo các khoa,
đơn vị, phòng ban: ban hành, kiểm duyệt các thông báo, công văn, có thể phân
xử lý công văn tới tận cấp chuyên viên của đơn vị mình để thực hiện xử lý công
văn, xét duyệt và điều hành, đôn đốc hoạt động.
- Bộ phận văn phòng trong đó có Ban bảo mật: Tiếp nhận công văn, thông báo,
thực hiện nhập thông tin vào lưu trữ trong hệ thống và chuyển tiếp cho bộ phận
văn phòng phụ trách phân công xử lý. Bộ phận văn phòng tiếp nhận các công
văn, thông báo, xin ý kiến chỉ đạo của Ban lãnh đạo từng cấp có liên quan, thực
hiện phân công tới các phòng ban liên quan để xử lý. Tiếp nhận đăng ký phát
hành công văn, thông báo, xin ý kiến chỉ đạo và cấp số phát hành, thực hiện phát
hành công văn, thông báo và theo dõi phân công xử lý công văn, thông báo cập
nhật trạng thái xử lý và trạng thái xét duyệt vào hệ thống. Báo cáo, tổng hợp với
cấp lãnh đạo.
- Bộ phận chuyên viên của khoa, phòng ban chuyên môn: tiếp nhận thông báo,
công văn, thực hiện giải quyết theo yêu cầu. Có những thông báo, công văn chỉ
yêu cầu xem thì sau khi xem cập nhật lại trạng thái của thông báo, hoặc những

công văn cần phối hợp xử lý thì xin ý kiến lãnh đạo và phân công đến những cấp
thấp hơn và chỉ đích danh chuyên viên xử lý cuối cùng. Ở mỗi giai đoạn đều
phải xử lý quyết định trạng thái của công văn để tiện cho việc theo dõi quá trình
luân chuyển, giải quyết công văn. Với mỗi công văn được phân phát cần chỉ rõ
cấp quyết định xét duyệt trạng thái xử lý công văn để biết giai đoạn kết thúc quá
trình xử lý. Sau khi thực hiện phải có báo cáo, thống kê.
Mô hình cơ cấu tổ chức:
9
Hình 1.1. Cơ cấu tổ chức
1.3. Mô tả quy trình nghiệp vụ của hệ thống
Mô hình hoạt động tổng thể của hệ thống:
• Quy trình quản lý công văn đến:
 Tiếp nhận và phân phối công văn đến:
Công văn gửi đến có thể là của cá nhân hoặc đơn vị, tổ chức. Khi nhận được
công văn, Ban bảo mật thực hiện kiểm tra tình trạng công văn. Trường hợp công
văn gửi sai địa chỉ thì thực hiện gửi trả lại nơi gửi. Còn lại, ban bảo mật thực
hiện nhập thông tin công văn, bổ sung thông tin vào sổ công văn để lưu trữ kho
điện tử, phục vụ cho việc quản lý phân công, xử lý. Sau đó, công văn đến được
chuyển cho văn phòng để xem xét phân phối tới các khoa, phòng ban, đơn vị có
trách nhiệm xử lý.
Những CV đến theo đường bưu điện, Fax: được luân chuyển và lưu trữ ở
dạng giấy tờ, lưu thông tin CV trên sổ Công văn để tiện cho việc tìm kiếm, kiểm
tra tình trạng xử lý, một số CV quan trọng được văn phòng cập nhật hoặc
scanner vào hệ thống.
Những CV đến qua đường truyền mạng như E-mail: được trực tiếp đưa vào
hệ thống cùng với các thông tin quản lý CV trong sổ Công văn.
Kết quả của công đoạn này là các công văn (phục vụ cho việc khai thác thông
tin sau này), các file đính kèm CV gốc được cập nhật và lưu vào hệ thống, thông
10
tin yêu cầu giải quyết được gửi tới máy trạm của các đơn vị, khoa, phòng ban xử

lý chính và tham gia phối hợp giải quyết. Mỗi giai đoạn luân chuyển đều phải
cập nhật trạng thái để kiểm soát được tình hình xử lý công văn.
Cong van
den
CV tra lai
Tiep nhan
cong van
Hop le
No
Nhap so hieu CV
(CVDEN)
Yes
Dich danh
Nhan lai cong van
va y kien chi dao
Phan phoi va cap nhat
trang thai cong van
Nhan cong van
de phan xu ly
Xem xet phan phoi va
cho y kien giai quyet
No
Nhan CV
Yes
Xem xet xu ly
Khoa/Phong ban/ chuyen v ienBan lanh daoVan phongBan bao matCo quan ngoai
Hình 1.2. Sơ đồ hoạt động tiếp nhận công văn đến
 Giải quyết công văn đến:
- Giải quyết CV đến thường có các hình thức sau:
+ Nhận để biết (và triển khai).

+ Sao lưu và gửi.
+ Giải quyết CV có soạn thảo CV đi.
+ Giải quyết CV như là giải quyết một vụ việc …
Nhận văn bản (để biết), sao lưu và gửi:
Có những loại CV sau khi tiếp nhận xong không cần phải giải quyết, chỉ cần
sao, lưu và chuyển đến các địa chỉ liên quan. Qui trình giải quyết kết thúc ngay
11
ở công đoạn tiếp nhận và phân phối CV. Các CV này không cần theo dõi giải
quyết.
Giải quyết công văn đến:
- Khoa, phòng ban chính nhận CV và ý kiến chỉ đạo giải quyết của lãnh đạo
cấp trên (nếu có) từ văn phòng phân công xử lý công văn.
- Lãnh đạo khoa, phòng xem xét CV và giao cấp dưới là các bộ môn cụ thể
hay ban chuyên môn hoặc chỉ đích danh chuyên viên thực hiện xử lý. Cần xác
định công văn do một bộ phận xử lý hay cần phối hợp xử lý với các ban chuyên
môn khác để quyết định cấp cuối cùng duyệt xử lý và các giai đoạn cập nhật
trạng thái công văn. Chuyên viên được giao sẽ nghiên cứu và thực hiện xử lý
CV. Trong quá trình giải quyết, chuyên viên có thể tham khảo, trao đổi ý kiến
với lãnh đạo, với các đơn vị, bộ môn, nhân viên có liên quan. Các chuyên viên
có quyền xử lý chính sẽ có chức năng chuyển đổi trạng thái thông tin xử lý công
văn, còn các chuyên viên đồng xử lý chỉ theo dõi xử lý và đưa các ý kiến phản
hồi phối hợp mà không được thay đổi trạng thái xử lý.
- Nhân viên lập báo cáo với lãnh đạo công việc giải quyết và soạn thảo CV
kết luận (giải quyết công việc).
- Lãnh đạo xét duyệt.
Quá trình giải quyết CV này được quản lý và thực hiện trên mạng: Từ thông
tin yêu cầu giải quyết của lãnh đạo được cập nhật và truyền trên mạng, các khoa,
đơn vị và các nhân viên biết được các công việc của mình liên quan đến CV. Các
trao đổi thông tin trong quá trình giải quyết được các đối tượng tham gia xử lý
thực hiện trên mạng và các thông tin xử lý (do người tham gia xử lý soạn thảo)

được cập nhật, luân chuyển đến các địa chỉ liên quan.
Trong quá trình thực hiện phân phối công văn, văn phòng cần quản lý được
các CV đã xử lý và chưa xử lý cũng như tình hình báo cáo việc xử lý của các
khoa, phòng ban. Sau khi nhận được báo cáo kết quả giải quyết CV thì văn thư
12
sẽ cập nhật, lưu trữ lại thông tin các CV đã giải quyết và lọc các CV chưa và
đang giải quyết để có phương án trình lãnh đạo đốc thúc, nhắc nhở.
Trao doi thong tin
qua trinh xu ly CV
Tiep nhan cong
van de xu ly
Cap nhat trang thai xu ly cong van
(Chuyen vien chinh), y kien phan hoi
Soan thao CV
ban hanh tra loi
Cho y kien chi
dao
Xet duyet
Chi dinh cap cuoi
cung duyet xu ly
CV duoc
tiep nhan
Xem xet xu
ly cong van
Phan CV xuong chuyen
vien chinh va dong xu ly
Cap nhat trang thai xu ly (don vi
chinh) va trao doi thong tin xu ly
Yeu cau soan thao CV
tra loi xu ly (neu co)

Xet duyet CV ban
hanh
Phan CV toi phong ban
chinh va dong xu ly
Chi dinh cap cuoi
cung xet duyet xu ly
Xet duyet xu ly
Xet duyet the
thuc, noi dung CV
CV tra loi
theo CV den
Don v i ngoaiCan bo Van phongBan Lanh Dao Phong BanKhoa/ Phong ban/ Chuyen v ien
Hình 1.3. Sơ đồ hoạt động xử lý công văn đến
• Quy trình quản lý công văn đi:
 Soạn thảo và ban hành công văn đi:
- Các khoa, phòng ban cử nhân viên chuyên môn soạn CV theo yêu cầu của
kết quả giải quyết công việc, theo yêu cầu của lãnh đạo …nhận yêu cầu soạn
thảo CV qua mạng từ hệ thống, sau đó tiến hành soạn thảo.
13
- Trong quá trình soạn thảo CV, nhân viên xin ý kiến lãnh đạo, trao đổi qua
lại với các đơn vị, cá nhân liên quan sau đó trình CV dự thảo để lãnh đạo duyệt
nội dung. Quá trình này lặp lại cho tới khi công văn hoàn chỉnh về nội dung và
thể thức thì gửi cho bộ phận văn phòng duyệt lại một lần nữa về thể thức CV để
làm thủ tục ban hành CV.
Quá trình soạn thảo, ban hành CV được quản lý và thực hiện trên mạng: CV
soạn thảo được cập nhật trên hệ thống, lưu trữ thông tin công văn phát hành vào
sổ công văn để phục vụ cho việc sao lưu, tìm kiếm nếu cần và làm thủ tục gửi
công văn phát hành.
Soan du thao
CV

xin y kien chi
dao
Hoan chinh
Lam lai
No
Hoan thien CV: noi
dung, the thuc
Xet duyet noi
dung
Duyet phat hanh, chi
dinh cap phat hanh
Xet duyet lai va chuyen
cho van phong kiem soat
Yeu cau chinh
sua lai
No
Yes
Lam thu tuc
phat hanh
Cap nhat trang
thai cong van di
Xet duyet lan cuoi noi
dung, the thuc CV
Hop le
Yes
VanPhongLanh daoChuyen v ien cua khoa, phong ban
Hình 1.4. Sơ đồ hoạt động soạn thảo, phát hành công văn đi
 Theo dõi quá trình phản hồi, xét duyệt công văn
14
Nếu công văn đi cần theo dõi phản hồi, hoặc cần theo dõi việc thực hiện triển

khai tại các nơi nhận, thì bộ phận văn phòng cập nhật ghi chú theo dõi phản hồi
và báo cáo với lãnh đạo.
Quy trình theo dõi phản hồi nhằm thu thập các VB trả lời, các VB báo cáo
tình hình triển khai và thực hiện CV tại các cơ quan liên quan, đồng thời có các
CV gửi đi đôn đốc, nhắc nhở việc chấp hành thực hiện của các cơ quan bên
nhận. Sau cùng là báo cáo tổng kết việc thực hiện, triển khai CV với Ban lãnh
đạo.
Xet duyet,
danh gia
nhac nho, don doc
thuc hien
Ho so theo doi phan
hoi, xet duyet CV
Cap nhat thong tin vao ho
so theo doi xet duyet CV
Bao cao ket qua thuc
hien voi lanh dao
Nhan CV va trien
khai thuc hien
Sau moi giai doan thuc hien
cap nhat phan hoi CV
Cac VB bao cao,yeu
cau neu co
Chuyen v ien/ Phong ban xu ly CVVanphongLanh Dao
Hình 1.5. Sơ đồ hoạt động theo dõi xử lý, phản hồi, xét duyệt công văn
• Quản lý công văn nội bộ:
Công văn nội bộ là những công văn được sử dụng trong nội bộ cơ quan, đơn
vị, do chính đơn vị đó phát hành.
Với mỗi công văn cần xác định công văn đó có phạm vi cấp học viện hay cấp
đơn vị, phòng ban

Công văn nội bộ được tổ chức, giải quyết như đối với công văn đi và công
văn đến. Các phòng ban cần soạn thảo công văn phát hành, gửi tới các đơn vị
15
trong cơ quan để yêu cầu hay triển khai thực hiện công việc. Công văn này lưu
trữ vào sổ công văn để bộ phận văn phòng thực hiện phân công công văn tới các
phòng ban liên quan và quản lý quá trình xử lý tương tự như xử lý với các công
văn đến.
• Quản lý các thông báo:
Ban lãnh đạo chỉ định soạn thảo các thông báo để đưa các yêu cầu, nhắc nhở
tới cấp dưới. Các dạng thông báo có thể là thông báo các công tác nghiệp vụ gắn
với công tác đào tạo: thông báo lịch dạy, thông báo yêu cầu nhập điểm giảng
dạy, các thông báo liên quan khác. Các thông báo cần chỉ định cấp phát hành.
Cần quản lý danh sách trạng thái các thông báo đã gửi đi chưa và bên nhận đã
đọc thông báo chưa.
1.4. Một số mẫu biểu:
1.4.1. Mẫu biểu thể thức công văn, thông báo
Công văn, thông báo của học viện
BỘ QUỐC PHÒNG CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
HỌC VIỆN KỸ THUẬT QUÂN SỰ Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Số: … /… Hà Nội, ngày… tháng… năm …

<Tiêu đề công văn, thông báo>

<Nội dung công văn, thông báo>
Nơi nhận: GIÁM ĐỐC
(Đã ký)
Hình 1.6. Mẫu biểu công văn, thông báo cấp học viện
16
Công văn, thông báo của phòng ban
H HỌC VIỆN KỸ THUẬT QUÂN SỰ

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHIÃ VIỆT
NAM
PHÒNG ĐÀO TẠO Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Số: … /… Hà Nội, ngày …tháng… năm
…
<Tiêu đề công văn, thông báo>

<Nội dung công văn, thông báo>
KT. TRƯỞNG PHÒNG
Nơi nhận: PHÓ TRƯỞNG PHÒNG
(Đã ký)
Hình 1.7. Mẫu biểu công văn, thông báo cấp phòng ban
1.4.2. Mẫu biểu tổng hợp, thống kê quá trình xử lý, phản hồi công văn,
thông báo
17
Hình 1.8. Mẫu biểu danh sách thông báo (tài liệu in)
Hình 1.9. Mẫu biểu danh sách công văn (tài liệu in)
1.5. Kết luận chương 1
Qua việc thực hiện khảo sát hệ thống em đã tìm hiểu được các yêu cầu cần
xây dựng đối với hệ thống so với yêu cầu thực tế, xác định cơ cấu tổ chức, quy
trình nghiệp vụ của hệ thống và một số mẫu biểu sử dụng trong hệ thống, có cái
nhìn tổng quan về các nhân tố cần thiết phải xây dựng cho phân hệ thông báo,
công văn trong hệ thống quản lý và điều hành đào tạo. Bước khảo sát hệ thống
đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng các chức năng và dữ liệu ở bước
sau, đảm bảo định hướng đúng đề tài.
18
Chương 2
PHÂN TÍCH HỆ THỐNG
2.1. Phân tích hệ thống về chức năng
2.1.1. Sơ đồ phân rã chức năng

Gom nhóm chức năng
Bảng 2.1. Bảng gom nhóm chức năng
1. Quản lý nhân viên
2. Quản lý phòng ban
3. Quản lý phân quyền người dùng
Quản trị hệ
thống
Phân hệ quản lý
thông báo, công
văn
4. Quản lý danh sách công văn lưu hành
5. Quản lý phân xử lý công văn
6. Quản lý quá trình xử lý, xét duyệt CV
7. Tìm kiếm, tổng hợp danh sách CV
Quản lý
Công văn
8. Quản lý danh sách thông báo
9. Quản lý phân công thông báo
10. Quản lý thực hiện thông báo
11.Tìm kiếm, tổng hợp danh sách TB
Quản lý
thông báo
Kí hiệu sử dụng:
Vẽ sơ đồ:
19

Hình 2.1. Hình sơ đồ phân rã chức năng
Hệ thống quản lý và điều hành đào tạo đang được thực thi trong thực tế, phạm vi
đồ án phân hệ quản lý công văn, thông báo chỉ tập trung phân tích, xây dựng
module quản lý công văn, quản lý thông báo, còn module quản trị hệ thống đã

được xây dựng, nội dung đồ án chỉ liệt kê mặt chức năng và dữ liệu của module
này.
2.1.2. Sơ đồ luồng dữ liệu:
** Các bước xây dựng:
- Bước 1: Xây dựng DFD mức khung cảnh( mức 0) xác định giới hạn của hệ
thống. Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh gồm 1 chức năng duy nhất biểu
thị toàn bộ hệ thống đang nghiên cứu, chức năng này được nối với mọi tác nhân
20
ngoài của hệ thống. Các luồng dữ liệu giữa chức năng và tác nhân ngoài chỉ
thông tin vào và ra của hệ thống.
- Bước 2: Xây dựng DFD mức đỉnh ( mức 1) với mức đỉnh các tác nhân ngoài
của hệ thống ở mức khung cảnh được giữ nguyên với các luồng thông tin vào và
ra. Hệ thống được phân rã thành các tiến trình mức đỉnh là các chức năng chính
bên trong hệ thống theo biểu đồ phân cấp chức năng mức 1. Xuất hiện thêm các
kho dữ liệu và luồng thông tin trao đổi giữa các chức năng mức đỉnh.
- Bước 3: Xây dựng DFD mức dưới đỉnh (mức 2 và dưới mức 2) thực hiện phân
rã đối với mỗi tiến trình của mức đỉnh. Khi thực hiện phân rã ở mức này vẫn
phải căn cứ vào biểu đồ phân cấp chức năng để xác định các tiến trình con sẽ
xuất hiện trong biểu đồ luồng dữ liệu
Kí hiệu sử dụng:
Giải thích quy tắc biểu diễn với kho dữ liệu:
Đưa dữ liệu vào kho Lấy dữ liệu ra khỏi kho Cập nhật dữ liệu
Tên kho
21
Tên kho
Tên kho
 DFD mức khung cảnh
Hình 2.2. Mô hình DFD mức khung cảnh
 DFD mức đỉnh
22

Hình 2.3. Mô hình DFD mức đỉnh
 DFD mức dưới đỉnh
23
• DFD mức dưới đỉnh của tiến trình “Quản trị hệ thống
Hình 2.4. Mô hình DFD mức dưới đỉnh tiến trình “Quản trị hệ thống”
• DFD mức dưới đỉnh của tiến trình “Quản lý công văn”
24
Hình 2.5. Mô hình DFD mức dưới đỉnh tiến trình “Quản lý công văn”
• DFD mức dưới đỉnh của tiến trình “Quản lý thông báo”
25
Hình 2.6. Mô hình DFD mức dưới đỉnh tiến trình “Quản lý thông báo”
2.2. Phân tích hệ thống về dữ liệu
2.2.1 Xác định thực thể và kiểu liên kết:
Xác định các thực thể có liên quan trong hệ thống và các thông tin thuộc tính
ban đầu:
Bảng 2.2. Bảng xác định thực thể phần quản trị hệ thống
THỰC THỂ MÔ TẢ CHI TIẾT
priority
- Lưu trữ thông tin các phân quyền cụ thể trong hệ
thống
- Các thông tin thuộc tính về phân quyền gồm: code,
description, showauth
admingroup
- Lưu trữ thông tin các nhóm quyền trong hệ thống
khi phân cho các nhân viên
- Các thông tin thuộc tính về phân quyền gồm: code,
name, description