KHÓA LUẬN tốt NGHIỆP ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG tác văn PHÕNG tại CÔNG TY cổ PHẦN đầu tư xây DỰNG hạ TẦNG và GIAO THÔNG INTRACOM

BỘ NỘI VỤ

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÕNG

KHĨA LUẬN TỐT NGHIỆP
ỨNG DỤNG CƠNG NGHỆ THƠNG
TIN TRONG CÔNG TÁC
VĂN PHÕNG TẠI CÔNG TY CỔ
PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG
HẠ TẦNG VÀ
GIAO THÔNG
INTRACOM

: THS. NGUYỄN TIẾN THÀNH
: ĐỖ TRANG LINH
: 1605QTVA035

Khóa luận

: 2016-2020

tốt nghiệp ngành : QUẢN TRỊ
VĂN PHỊNG Người hướng dẫn
Sinh viên thực hiện
Mã số sinh viên
Khóa

n

Lớp

: 1605QTVA
LỜI CAM ĐOAN
Em xin cam đoan đây là bài khóa luận
của mình sau khi đi thực tế tại Cơng ty Cổ
phần Đầu tư Xây dựng Hạ tầng và Giao thơng
Intracom. Em xin chịu trách nhiệm nếu có bất
kỳ điều khơng trung thực nào trong bài khóa

luận này.
Hà Nội, ngày 11 tháng 5 năm 2020
Sinh viên

Đỗ
Tran
g
Linh

HÀ NỘI - 2020

n


LỜI CẢM ƠN
Để hồn thành tốt bài khóa luận này, em đã vận dụng những kiến thức cơ
bản được trang bị trong quá trình học tập tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, tư
liệu thực tế về vấn đề ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phịng tại
Cơng ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Hạ tầng và Giao thông Intracom thu thập
trong thời gian thực tập tại Công ty và sự giúp đỡ từ các thầy cô.

Trước hết, em xin gửi lời cảm ơn đến các thầy cơ trong Khoa Quản trị Văn
phịng đã giảng dạy cho em những kiến thức nền tảng và kiến thức chuyên ngành
về quản trị văn phòng. Đặc biệt, em xin chân thành cảm ơn thầy giáo Thạc sĩ
Nguyễn Tiến Thành đã nhiệt tình định hướng và hướng dẫn để em có thể triển
khai bài khóa luận.
Em cũng xin bày tỏ sự biết ơn đến với Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng
Hạ tầng và Giao thông Intracom đã tạo điều kiện cho em tìm hiểu, khai thác tài
liệu và thực tế cơng tác văn phịng tại Cơng ty.
Song, do kiến thức và kinh nghiệm còn hạn chế, bài khóa luận khơng tránh
khỏi những thiếu sót. Em kính mong nhận được những nhận xét, ý kiến đóng góp
từ các thầy cơ để em có thể hồn thiện bài khóa luận của mình.
Em xin chân thành cảm ơn!

n


STT
01

Chữ viết tắt
CNTT

Danh mục chữ viết tắt
Nội dung
Công nghệ thông tin

n


DANH MỤC ẢNH, SƠ ĐỒ, BẢNG BIỂU

MỤC LỤC
LỜI CAM ĐOAN
LỜI CẢM ƠN
DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT
DANH MỤC BẢNG BIỂU
2.3.1.
2.3.3. Nguyên nhân.................................................................................... 55
* Tiểu kết chương 2:................................................................................... 55
Chương 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ ỨNG
DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÕNG
TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG VÀ HẠ TẦNG

n


PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Tồn cầu hóa đang diễn ra mạnh mẽ và là một xu thế tất yếu đối với sự
phát triển của thế giới ngày nay. Cụm từ “công nghệ thông tin” do vậy xuất hiện
ngày một nhiều trên các phương tiện truyền thông như truyền hình, báo đài.
CNTT được ứng dụng vào hầu hết các lĩnh vực từ thương mại, giải trí đến kinh
tế, văn hóa, xã hội và nó đã chứng minh lợi ích khơng tưởng mà nó đem lại. Đặc
biệt, 2020 mở ra với những ảnh hưởng khá năng nề từ dịch bệnh. Do đó, CNTT
một lần nữa khẳng định tầm quan trọng của nó đối với tất cả các mặt trong cuộc
sống. Đi cùng với cơ hội, CNTT phát triển cũng tạo ra vô vàn thách thức cho các
cơ quan, tổ chức hiện nay.
CNTT phục vụ cho các mục tiêu của cơ quan, tổ chức như hỗ trợ việc ra
quyết định quản lý, hỗ trợ cho việc xây dựng chiến lược tạo lợi thế cạnh tranh
cho cơ quan, tổ chức,... Việc thu thập và xử lý thông tin trước đây yêu cầu sự di

chuyển để tìm kiếm thơng tin, tổng hợp thơng tin thì nhờ có CNTT, việc này trở
nên nhanh chóng hơn bao giờ hết. CNTT cho phép cơ quan, tổ chức có thể lập
danh sách tất cả các lĩnh vực kinh doanh, mặt hàng, tài liệu. Việc quản lý hoạt
động của cơ quan, tổ chức cũng thuận tiện hơn.
Công tác văn phòng là hoạt động thiết yếu của tất cả cơ quan, tổ chức. Chủ
tịch Hồ Chí Minh đã từng nói: “Cơng tác văn phịng có tầm quan trọng đặc biệt,
giúp cho cán bộ Lãnh đạo nắm được tình hình. Cán bộ văn phịng nắm tình hình
sai thì Lãnh đạo sẽ giải quyết không đúng”.
Ứng dụng CNTT trong công tác văn phịng giúp tăng cường tính tự động
trong văn phịng, cơng việc được giải quyết nhanh chóng, đáp ứng được yêu cầu
thông tin trong cơ quan, tổ chức. Ứng dụng CNTT trong cơng tác văn phịng
khơng chỉ có ý nghĩa lớn đối với cơ quan, tổ chức mà nó cịn có ý nghĩa đối với
chính nhân viên thực hiện công việc. CNTT được ứng dụng giúp cơ quan, tổ chức
tiết kiệm được thời gian, tiền bạc và góp phần thúc đẩy cơng việc nhanh chóng,
chính xác. Bên cạnh đó, ứng dụng CNTT trong cơng tác văn phịng giúp giảm
thiểu giấy tờ, tiến tới “văn phịng xanh”, góp phần bảo vệ môi trường sinh thái.

n

6


Đẩy mạnh ứng dụng CNTT trong cơng tác văn phịng đang là vấn đề quan tâm
hàng đầu của các nhà quản trị.
Thực tế cho thấy rằng, không phải tất cả các cơ quan, tổ chức đã thật sự
ứng dụng được CNTT vào hoạt động văn phịng của mình. Đa phần các cơ quan,
tổ chức mới bước đầu ứng dụng CNTT do các thói quen làm việc trên giấy tờ
truyền thống vẫn còn tồn tại. Điều này là bước cản cho sự phát triển của cơ quan,
tổ chức.
Từ những cơ sở trên, nhận thức được tầm quan trọng của vấn đề nay, tôi

xin chọn đề tài: “Ứng dụng công nghệ thông tin trong cơng tác văn phịng tại
Cơng ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Hạ tầng và Giao thông Intracom” làm đề
tài bài khóa luận của mình.
2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề
Vấn đề ứng dụng CNTT trong công tác văn phịng là vấn đề thu hút được
đơng đảo sự quan tâm của các tác giả và sinh viên. Do đó, có tương đối nhiều tài
liệu về vấn đề này. Cụ thể như
- Sách, giáo trình:
Cuốn sách “ Tin học và đổi mới quản lý công tác văn thư - lưu trữ” của
TS. Dương Văn Khảm, do Nhà xuất bản Chính trị Quốc gia Hà Nội xuất bản năm
1994.
“Tin học ứng dụng trong quản lý hành chính”, NXB Khoa học Kỹ thuật Hà
Nộinăm 2008 của tác giả Nguyễn Đăng Khoa.
- Một số khóa luận:
Khóa luận số 231 “Ứng dụng CNTT trong cơng tác văn phịng tại Ủy ban
nhân dân huyện Tiền Hải, tỉnh Thái Bình” của tác giả Lý Hồng Thơ, Trường Đại
học Nội vụ Hà Nội.
“Ứng dụng CNTT trong cơng tác văn phịng tại Trung tâm Lưu trữ Quốc
gia I”, khóa luận số 462 của tác giả Nguyễn Thị Thu Hiền, Trường Đại học Nội
vụ Hà Nội.
- Một số luận văn:
Luận văn cử nhân: “Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư

n

7


tại Công ty cổ phần công nghệ thông tin Sông Đà” do Nguyễn Anh Tuấn , trường
Đại học Khoa học xã hội và nhân văn chủ biên.

- Báo cáo khoa học:
Báo cáo khoa học của Nguyễn Thị Huyền với đề tài “Tìm hiểu về ứng
dụng cơng nghệ thơng tin ở một số cơ quan nhà nước trung ương”.
Bên cạnh đó cịn một số bài báo, tạp chí và các trang web điện tử khác.
Các tài liệu trên đã đưa ra nhiều phương diện nghiên cứu khác nhau về ứng
dụng CNTT trong cơng tác văn phịng tại các cơ quan, đơn vị cụ thể. Nó là những
đóng góp bổ ích cho các cơ quan, đơn vị đó để cải thiện tình hình ứng dụng
CNTT trong cơng tác văn phịng.
Tuy nhiên, ứng dụng CNTT trong cơng tác văn phịng tại Cơng ty Cổ phần
Đầu tư Xây dựng Hạ tầng và Giao thông Intracom vẫn là vấn đề mới, chưa được
khai thác. Vì vậy, tơi chọn đề tài này để tìm hiểu sâu hơn về ứng dụng CNTT
trong cơng tác văn phịng tại Intracom.
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
- Đối tượng nghiên cứu: Ứng dụng CNTT trong cơng tác văn phịng tại
Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Hạ tầng và Giao thông Intracom;
- Phạm vi nghiên cứu:
Không gian: Văn phịng Cơng ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Hạ tầng và
Giao thông Intracom;
Thời gian: Từ năm 2017 đến 2019;
Phạm vi nghiên cứu: Việc ứng dụng CNTT trong công tác văn phịng tại
Cơng ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Hạ tầng và Giao thông Intracom và đưa ra
một số giải pháp khắc phục.
4. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu
Mục đích nghiên cứu của đề tài là:
- Tìm hiểu thực trạng việc ứng dụng CNTT trong công tác văn phịng tại
Cơng ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Hạ tầng và Giao thông Intracom;
- Đánh giá ưu điểm và hạn chế từ thực trạng ứng dụng CNTT trong công
tác văn phòng và đề xuất một số biện pháp khắc phục giúp nâng cao hiệu quả

n

8


việc ứng dụng CNTT trong cơng tác văn phịng tại Công ty Cổ phần Đầu tư Xây
dựng Hạ tầng và Giao thông Intracom.
Về nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài:
- Đưa ra cơ sở lý luận về ứng dụng CNTT trong cơng tác văn phịng;
- Nêu thực trạng ứng dụng CNTT trong cơng tác văn phịng tại Cơng ty Cổ
phần Đầu tư Xây dựng Hạ tầng và Giao thông Intracom;
- Đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả ứng dụng CNTT trong
cơng tác văn phịng tại Cơng ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Hạ tầng và Giao thơng
Intracom.
5. Giả thuyết khoa học
Bài khóa luận về vấn đề ứng dụng CNTT trong cơng tác văn phịng tại
Cơng ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Hạ tầng và Giao thơng Intracom được hồn
thiện có thể làm cơ sở cho sự phát triển việc ứng dụng công nghệ thông tin trong
cơng tác văn phịng tại Intracom nói chung mà cả những Cơng ty con thuộc
Intracom nói riêng. Qua đó, góp phần cải thiện việc ứng dụng CNTT trong cơng
tác văn phòng, nâng cao chất lượng hoạt động tại Văn phịng Cơng ty.
6. Phương pháp nghiên cứu
Bài khóa luận sử dụng những phương pháp nghiên cứu là:
- Phương pháp thu thập thông tin: thu thập số liệu thực tế, tài liệu và một
số hình ảnh từ Văn phịng Cơng ty Intracom;
- Phương pháp phân tích: qua nguồn thơng tin thu thập được chắt lọc,
thống kê, sắp xếp trình tự hợp lý;
- Phương pháp so sánh đối chiếu: từ những tài liệu thực tế thu thập được
đối chiếu với các nội quy, quy định của Công ty để đưa ra một số nhận xét cụ thể;
- Phương pháp đọc tài liệu: bên cạnh những tài liệu thu thập được tại Công
ty, tìm hiểu thêm các văn bản quy định của Nhà nước về các vấn đề có liên quan.

7. Đóng góp của đề tài
- Đóng góp về lý luận: Bài khóa luận đưa ra xâu chuỗi những cơ sở lý luận
về cơng tác văn phịng, CNTT và ứng dụng CNTT trong cơng tác văn phịng. Từ
đó góp phần đưa ra nhìn nhận để tìm hiểu thực trạng vấn đề ứng dụng CNTT.

n

9


- Đóng góp về thực tiễn: Đưa ra thực trạng ứng dụng CNTT trong cơng tác
văn phịng tại Cơng ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Hạ Tầng và Giao thông
Intracom. Đánh giá thực trạng qua 2 mặt ưu điểm - hạn chế và đề xuất một số
hững giải pháp giúp khắc phục tồn đọng từ thực tiễn hiện nay tại Cơng ty.
8. Bố cục của đề tài
Ngồi phần Mở đầu, Kết luận, Tài liệu tham khảo và Phụ lục, đề tài gồm
có 3 chương:
- Chương 1: Cơ sở lý luận về ứng dụng CNTT trong cơng tác văn phịng;
- Chương 2: Thực trạng ứng dụng CNTT trong công tác văn phịng tại Cơng
ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Hạ tầng và Giao thơng Intracom;

Chương
trong
cơng
3:
Một
tác
số
văn
giải

phịng
pháp
tại
nhằm
Cơng
nâng
ty Cổ
caophần
hiệuĐầu
quảtư
ứng
Xây
dụng
dựng
CNTT
Hạ
tầng
và
Giao
thơng
Intracom.

n

10


Chương 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG
TIN TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÕNG
1.1.

1.1.1.

Một số khái niệm
Khái niệm “văn phòng”

Văn phòng là thuật ngữ phổ biến trong tất cả các cơ quan bao gồm cả khối
nhà nước và khối doanh nghiệp. Nó được hiểu theo nhiều nghĩa khác nhau.
Tại Cambridge Dictionary, văn phòng (tiếng Anh: office) được giải thích:
“Văn phịng là một căn phịng, một phần của tòa nhà nơi mọi người làm việc, đặc
biệt là ngồi làm việc tại bàn với máy tính, điện thoại,... Thường là một phần của
doanh nghiệp hoặc các tổ chức khác”.
“Văn phịng là bộ phận phụ trách cơng việc giấy tờ, hành chính trong một cơ
quan”1. Đó là nhận định của Viện Ngôn ngữ học trong cuốn “Từ điển Tiếng Việt”.
Theo “Quản trị hành chính văn phịng”, tác giả Vương Thị Kim Thanh đưa ra
quan điểm về văn phòng theo hai góc độ: rộng và hẹp. Cụ thể:
“- Nghĩa rộng: văn phòng là bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếp trợ giúp
cho việc điều hành của ban Lãnh đạo của một cơ quan, đơn vị. Theo quan niệm này
thì ở các cơ quan thẩm quyền chung , cơ quan đơn vị có quy mơ lớn thì thành lập
văn phịng (ví dụ Văn phịng Quốc hội, Văn phịng Chính phủ, Văn phịng Tổng
Cơng ty...) cịn ở các cơ quan, đơn vị có quy mơ nhỏ thì văn phịng là phịng Hành
chính Tổng hợp.
- Nghĩa hẹp: Văn phịng là trụ sở làm việc của một cơ quan, đơn vị, là địa
điểm giao tiếp đối nội, đối ngoại của cơ quan, đơn vị đó.”2
Bên cạnh đó, tác giả Nguyễn Thành Độ cũng đề cập đến văn phịng tại “Giáo
trình quản trị văn phòng”: “Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan,
đơn vị; là nơi thu thập, xử lý, cung cấp, truyền đạt thông tin trợ giúp cho hoạt động
quản lý; là nơi chăm lo dịch vụ hậu cần đảm bảo các điều kiện vật chất cho hoạt
động của cơ quan, đơn vị”.3
Như vậy, hiểu một cách khái quát nhất, văn phịng là bộ phận trực thuộc cơ
1Viện Ngơn ngữ học, Từ điển Tiếng Việt, NXB Đà Nẵng, 2003, tr 1101

2Vương Thị Kim Thanh,Quản trị hành chính văn phịng, NXB Thống Kê, 2009,tr 6
3Nguyễn Thành Độ, Giáo trình quản trị văn phòng, NXB Đại học Kinh tế Quốc dân, 2012, tr 9

n


quan, tổ chức; có trách nhiệm xử lý và truyền tải thông tin, tham mưu tổng hợp và
làm nhiệm vụ hậu cần để hoạt động cơ quan, tổ chức diễn ra trôi chảy và là đầu mối
của cơ quan, tổ chức.
1.1.2.

Khái niệm “cơng tác văn phịng”

Cơng tác văn phịng là cụm từ ám chỉ những hoạt động, những công việc
trong văn phòng của cơ quan, tổ chức.
Tại cuốn “Mấy vấn đề về cơng tác văn phịng, văn thư và lưu trữ trong thời
kỳ đổi mới”, tác giả Nghiêm Hồng Kỳ cho rằng: “Cơng tác văn phịng chỉ các hoạt
động tham mưu, tổng hợp, thu nhận và xử lý thông tin phục vụ quản lý và đảm bảo
điều kiện vật chất cho cơ quan do bộ phận văn phòng của cơ quan thực hiện trong
một khơng gian văn phịng nhất định với những con người làm cơng tác văn phịng
chun trách, có nhiệm vụ, quyền hạn và tiêu chuẩn nghiệp vụ được quy định đối
với chức danh công chức, viên chức văn phịng (chánh văn phịng, trưởng phịng
hành chính, thư ký văn phòng, nhân viên văn thư, cán sự văn thư, chuyên viên văn
thư, cán sự lưu trữ, chuyên viên lưu trữ, nhân viên đánh máy, kỹ thuật viên đánh
máy,... )”4.
Tóm lại, cơng tác văn phịng là những nghiệp vụ của văn phòng phục vụ cho
hoạt động của cơ quan, tổ chức như tổ chức và xây dựng nội quy, quy chế; tiếp nhận
và truyền tải thông tin; xây dựng chương trình, kế hoạch; thực hiện cơng tác văn
thư, lưu trữ; đảm bảo trang thiết bị vật chất; nâng cao, củng cố bộ máy và duy trì
hoạt động văn phịng cho cơ quan, tổ chức.

1.1.3.

Khái niệm “công nghệ thông tin”

Công nghệ thông tin (tiếng Anh: Information Technology, viết tắt là IT) là
cụm từ rất phổ biến trong thời đại hiện nay. Nhất là khi các nước đang trong quá
trình hội nhập, tồn cầu hóa, cụm từ này lại càng được nhắc đến nhiều hơn trên
truyền hình, trang thơng tin đại chúng và giáo dục.
Lần đầu tiên xuất hiện vào năm 1958 trong một bài viết tại tạp chí Havard
Business Review, thuật ngữ “CNTT” được Levitt và Whisler được nhắc đến như
sau: “Công nghệ mới chưa thiết lập một tên riêng. Chúng ta sẽ gọi là công nghệ
4Nghiêm Hồng Kỳ, Mấy vấn đề về cơng tác văn phịng, văn thư và lưu trữ trong thời kỳ đổi mới, NXB Đại học Quốc
gia Thành phố Hồ Chí Minh, 2014

n


thơng tin”.
Theo dịng thời gian, các khái niệm đưa ra về CNTT ngày một nhiều và ngày
một hoàn thiện hơn.
“CNTT là khoa học và hoạt động của việc sử dụng máy tính và các thiết bị
điện tử khác để lưu trữ và gửi thông tin”, theo Cambridge Dictionary.
Theo cuốn Từ điển Bách khoa Việt Nam, tập 1, “CNTT là thuật ngữ chỉ
chung cho các ngành khoa học và công nghệ liên quan đến khái niệm thơng tin và
quy trình xử lý thông tin. CNTT cung cấp cho chúng ta các quan điểm và phương
pháp, các phương tiện, công cụ và giải pháp kỹ thuật hiện đại chủ yếu là các máy vi
tính và phương tiện truyền thống nhằm tổ chức khai thác có hiệu quả các nguồn tài
ngun thơng tin trong mọi lĩnh vực hoạt động xã hội, kinh tế, văn hóa của con
người”.5
Nghị quyết Chính phủ số 49/CP ngày 4 tháng 8 năm 1993 đã đưa ra định

nghĩa về CNTT đầu tiên ở Việt Nam: “CNTT là tập hợp các phương pháp khoa học,
các phương tiện và công cụ kỹ thuật hiện đại - chủ yếu là kỹ thuật máy tính và viễn
thơng - nhằm tổ chức kahi thác và sử dụng có hiệu quả các nguồn tài nguyên thông
tin rất phong phú và tiềm năng trong mọi lĩnh vực hoạt động của con người và xã
hội”6.
CNTT còn được giải thích tại Luật CNTT số 67/2006/QH11 ngày 29 tháng 6
năm 2006: “CNTT là tập hợp các phương pháp khoa học, công nghệ và công cụ kỹ
thuật hiện đại để sản xuất, truyền đưa, thu thập, xử lý, lưu trữ và trao đổi thông tin
số”7.
Từ các khái niệm trên, CNTT là những phương pháp khoa học, phương tiện
và trang thiết bị tân tiến để phục vụ cho việc xử lý thơng tin, lưu trữ, bảo mật và số
hóa thơng tin.
1.1.4.

Khái niệm “ứng dụng công nghệ thông tin”

CNTT ngày càng phát triển tạo ra vô vàn cơ hội và thách thức. Ứng dụng
CNTT là điều kiện cần thiết để một cơ quan, tổ chức phát triển bền vững và nâng
cao năng suất lao động cũng như bắt kịp xu hướng hội nhập với thế giới.
5Trung tâm biên soạn Từ điển Bách khoa Việt Nam, Từ điển Bách khoa Việt Nam tập 1, tr586
6Chính phủ, Nghị quyết Chính phủ số 49/CP ngày 4 tháng 8 năm 1993
7Quốc hội, Luật CNTT số 67/2006/QH11 ngày 29 tháng 6 năm 2006, điều 4, khoản 1

n


Theo Điều 4, Luật số 67/2006/QH11 Luật CNTT ngày 29 tháng 6 năm 2006:
“Ứng dụng CNTT là việc sử dụng CNTT vào các hoạt động thuộc lĩnh vực kinh tế xã hội, đối ngoại, quốc phòng, an ninh và các hoạt động khác nhằm nâng cao năng
suất, chất lượng và hiệu quả của các hoạt động này8”.
1.1.5.

Khái niệm “ứng dụng cơng nghệ thơng tin trong cơng tác văn

phịng”
Ứng dụng CTT và cơng tác văn phịng có mối quan hệ qua lại, bổ trợ, tác
động lẫn nhau. Ứng dụng CNTT giúp cơng tác văn phịng trở nên có hệ thống và
ngược lại, cơng tác văn phịng là nhân tố giúp khai thác, phát triển CNTT.
Do vậy, ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng là đưa vào sử dụng các
trang thiết bị, máy móc và hệ thống CNTT vào các nghiệp vụ văn phịng như thu
thập, xử lý thơng tin, quản lý và giải quyết văn bản, quản lý tài sản,... nhằm duy trì
và quản lý tốt hoạt động của cơ quan, tổ chức để đạt được mục tiêu của cơ quan, tổ
chức.
1.2.

Vai trị của ứng dụng cơng nghệ thơng tin vào cơng tác văn phịng

Hiện nay, CNTT đang trên đà phát triển cao. Chính vì thế, việc ứng dụng
CNTT vào mọi mặt đời sống kinh tế - xã hội được đẩy mạnh và đem lại hiệu quả to
lớn.
Văn phòng là đơn vị đảm bảo sự vận hành của một cơ quan, tổ chức. Việc
ứng dụng CNTT vào công tác văn phòng là việc làm thiết yếu, hỗ trợ tối đa cho các
khâu nghiệp vụ.
Ứng dụng CNTT trong công tác văn phịng giúp thơng tin được tiếp cận một
cách nhanh chóng, chính xác và kịp thời. CNTT cũng giúp cho nhân viên văn
phịng có thể tiếp cận được nhiều luồng thơng tin khác nhau cùng một thời điểm, từ
đó tổng hợp được thơng tin đa chiều và khách quan.
Bên cạnh đó, ứng dụng CNTT trong cơng tác văn phịng khơng chỉ giúp cho
các nghiệp vụ văn phịng diễn ra nhanh chóng, dễ dàng mà cịn hỗ trợ cho việc quản
lý cơng việc trở nên sát sao và nghiêm túc hơn. Các hoạt động trong văn phịng
được kiểm sốt tốt, tính minh bạch được nâng cao.

Cũng nhờ ứng dụng CNTT, Lãnh đạo các cơ quan, tổ chức có thể dễ dàng
8Quốc hội, Luật CNTT số 67/2006/QH11 ngày 29 tháng 6 năm 2006, điều 4, khoản 5

n


nắm bắt các tình huống. Từ đó, đưa ra quyết định đúng đắn, chỉ đạo kịp thời các
công việc cần giải quyết.
CNTT tạo một môi trường liên kết, tiếp cận được nhiều đối tác. Không chỉ
thế, ứng dụng CNTT trong cơng tác văn phịng giúp tạo mơi trường làm việc
chun nghiệp và khoa học với các hệ thống tự động, khâu nghiệp vụ được thực
hiện dễ dàng.
Ứng dụng CNTT giúp giảm chi phí trong hoạt động văn phịng như giảm chi
phí giấy, bưu phẩm do sự chuyển giao văn bản điện tử, giảm chi phí đi lại, tổ chức
hội họp vì các cuộc hội họp trực tuyến diễn ra đan xen,...
Cán bộ, nhân viên trong các cơ quan, tổ chức có thể làm việc mọi lúc, mọi
nơi, chỉ cần có thiết bị kết nối mạng. Nhờ đó, cơng việc giải quyết nhanh chóng,
nhất là những việc khẩn cấp.
Ứng dụng CNTT trong cơng tác văn phịng là điều kiện tiên quyết để trở
thành một văn phịng chun nghiệp, hiện đại. Nó cũng là bước cơ bản nhất để hiện
đại hóa văn phịng.
1.3.

Nội dung ứng dụng cơng nghệ thơng tin vào cơng tác văn phịng

Ứng dụng CNTT trong cơng tác văn phịng gồm:
- Ứng dụng CNTT trong công tác tham mưu - tổng hợp
Văn phòng là bộ phận giúp việc cho Lãnh đạo của cơ quan, tổ chức. Do đó,
văn phịng cũng chính là bộ phận thực hiện cơng tác tham mưu - tổng hợp chính
trong cơ quan, tổ chức. Tham mưu và tổng hợp luôn đi liền với nhau, hỗ trợ nhau.

Tham mưu dựa trên kết quả của tổng hợp.
Tham mưu là việc đề xuất, đóng góp ý kiến hoặc đề nghị, kiến nghị về nội
dung của một chủ trương, một lĩnh vực, một công đoạn, một dự án, một nội dung cụ
thể trong hoạt động, có mang tính chất chỉ đạo cho Lãnh đạo của cơ quan, tổ chức.
Từ những thông tin đã thu thập được từ nhiều nguồn khác nhau, văn phịng
tổng hợp, phân tích, sàng lọc, đánh giá thơng tin và trình Lãnh đạo.
Văn phịng tham mưu cho Lãnh đạo của cơ quan, tổ chức về lập chương trình
kế hoạch theo tuần, quý, tháng; xây dựng nội quy, quy chế cơ quan; tổ chức các
cuộc họp, hội nghị, lễ ký kết;...
“Tổng hợp là sự xâu chuỗi, liên kết các hiện tượng, các yếu tố riêng rẽ nào

n


đó hoặc các thành phần có mối quan hệ chặt chẽ thành một chỉnh thể” [7;125]. Việc
tổng hợp ra một chỉnh thể nội dung đều hướng đến mục tiêu hoạt động của cơ quan,
tổ chức.
Văn phòng là bộ phận tổng hợp các cuộc họp, hội thảo, ký kết hợp đồng,. của
cơ quan, tổ chức theo tuần, quý, tháng. Ngoài ra, văn phịng thơng báo và truyền đạt
ý kiến chỉ đạo từ ban Lãnh đạo và tổng hợp các ý kiến phản hồi của các phòng, ban
để báo cáo lại với Lãnh đạo cơ quan, tổ chức.
Công tác tham mưu - tổng hợp thật sự thuận tiện hơn nhờ ứng dụng CNTT.
Việc soạn thảo các văn bản về chương trình, kế hoạch, chương trình cơng tác,
thuyết minh dự án,. được thực hiện trên các phần mềm chuyên dụng, đặc biệt là
Microsoft Office Word.
Bên cạnh đó, việc thu thập và xử lý thông tin cũng được thực hiện chủ yếu
trên các phần mềm hoặc ứng dụng trên máy tính. Ví dụ một vài phần mềm và ứng
dụng như Hòm thư điện tử (Gmail), Zalo, Facebook, Youtobe,. Khi sử dụng chúng,
nhân viên văn phịng khơng những tiết kiệm thời gian làm việc mà thơng tin thu
thập được cịn sống động dưới nhiều hình thức khác nhau.

- Ứng dụng CNTT trong công tác văn thư - lưu trữ
Công tác văn thư - lưu trữ là công tác không thể thiếu trong cơ quan, tổ chức.
Dù là cơ quan nhà nước cấp trung ương hay doanh nghiệp nhỏ muốn duy trì hoạt
động của tổ chức mình đều phải sản sinh văn bản để phổ cập những quy chế, chính
sách, cách thức hoạt động của tổ chức mình. Do đó, văn thư - lưu trữ lài càng trở
nên quan trọng hơn.
Công tác văn thư - lưu trữ nhằm đảm bảo cung cấp, bảo mật giữ gìn thông tin
để nâng cao hiệu suất và chất lượng làm việc của cơ quan, tổ chức.
Văn bản sản sinh trong cơ quan, tổ chức đều phải dựa trên cơ sở thơng tin từ
những chủ trương, chính sách của nhà nước, luật và các điều lệ của cơ quan, tổ chức
đó. Thơng tin càng đầy đủ, chính xác thì văn bản ban hành ra càng đúng đắn và chi
tiết hơn và thơng tin chính xác nhất chính là thơng tin thu thập được từ các văn bản.
Vì vậy, việc tổ chức lưu trữ hồ sơ, giấy tờ cần sự cẩn thận, chu đáo và tỉ mỉ.
CNTT đã được ứng dụng trong hầu hết các lĩnh vực, bao gồm cả công tác
văn thư - lưu trữ. Ứng dụng CNTT vào công tác văn thư - lưu trữ là nhu cầu khách

n


quan. Nó đã hỗ trợ đắc lực cho việc chuyển mình từ văn thư - lưu trữ thủ cơng sang
tự động.
Qua đó, các khâu nghiệp vụ của cơng tác văn thư - lưu trữ nhanh chóng hơn,
tiết kiệm thời gian hơn và đảm bảo chính xác cao, hạn chế tối đa việc mất mát,
khơng tìm thấy tài liệu, hồ sơ.
- Ứng dụng CNTT trong công tác tổ chức hội họp, sự kiện
Hội họp và sự kiện cũng là một hoạt động khơng thể thiếu trong cơ quan, tổ
chức. Nó cũng là việc thực hiện cơng việc nhằm hồn thành chức năng tham mưu,
tổng hợp của văn phòng.
Hội họp và sự kiện thường được tổ chức theo tuần, quý, tháng nhằm báo cáo,
trao đổi tình hình với Lãnh đạo trog cơ quan, tổ chức, tham mưu đóng góp ý kiến để

đưa ra hướng giải quyết. Đây cũng là nơi mọi thành viên trong cơ quan, tổ chức có
thể thực hiện quyền dân chủ, nói ra ý kiến của mình.
Hội họp và sự kiện cịn được tổ chức nhằm thơng báo, phối hợp và học hỏi
lẫn nhau giữa các phòng, ban trong cơ quan, tổ chức. Nó được diễn ra theo một
trình tự nhất định.
Ứng dụng CNTT vào công tác tổ chức hội họp , sự kiện là việc sử dụng các
trang thiết bị như máy chiếu, loa, máy tính,. hay các phần mềm như Microsoft
Office PowerPoint, video,... để buổi họp, sự kiện được sinh động và thu hút sự quan
tâm hơn.
- Ứng dụng CNTT trong công tác thu thập và xử lý thông tin
Trong cơ quan, tổ chức, thông tin là yếu tố tác động trực tiếp đến việc ra
quyết định của Lãnh đạo. Thơng tin đúng thì quyết định đưa ra chính xác, giải quyết
cơng việc trơi chảy. Ngược lại, thông tin sai dẫn tới việc quyết định lệch hướng,
giảm chất lượng công việc trong hoạt động của cơ quan, tổ chức.
Do tính chất đa dạng và đa chiều của thơng tin, văn phịng sẽ thu thập và xử
lý thơng tin, đưa ra những thơng tin chính xác và cụ thể nhất để trình Lãnh đạo cơ
quan, tổ chức.
Hiện nay, có rất nhiều ứng dụng và phần mềm hỗ trợ cho việc truy tìm, tra
cứu thơng tin. Vì vậy, ứng dụng CNTT vào trong công tác thu thập và xử lý thông
tin là việc cần thiết giúp thông tin được cập nhật thường xuyên, đáp ứng được nhu

n


cầu thông tin trong cơ quan, tổ chức.
- Ứng dụng CNTT trong cơng tác quản lý tài sản
Văn phịng là bộ phận đảm đương công tác quản lý tài sản của cơ quan, tổ
chức. Đây là việc hết sức quan trọng. Toàn bộ cơ sở vật chất, trang thiết bị, vật dụng
trong cơ quan, tổ chức đều do văn phòng trực tiếp mua, quản lý và tổ chức sử dụng.
Văn phịng có trách nhiệm kiểm tra, thống kê những cơ sở vật chất, trang

thiết bị vật dụng này khi đến kỳ. Từ đó đưa ra đánh giá, kế hoạch sử dụng hoặc thay
mới chúng khi đến kỳ tiếp theo.
Do sự phát triển của CNTT, ngày nay có rất nhiều phần mềm giúp cơ quan,
tổ chức có thể sử dụng để quản lý tài sản như phần mềm Misa, phần mềm DTSoft,...
Nhân viên văn phịng nên tìm hiểu những phần mềm thuận tiện khi sử dụng để công
tác quản lý tài sản trở nên hiệu quả hơn.
- Ứng dụng CNTT trong công tác bảo vệ an ninh cơ quan
Công tác bảo vệ an ninh là công tác cần được chú trọng và đảm bảo tuyệt đối
trong mọi cơ quan, tổ chức. Nếu cơng tác bảo vệ an ninh chặt chẽ thì người lao
động trong cơ quan, tổ chức mới có thể yên tâm làm việc, mọi tài sản của cơ quan,
tổ chức được bảo đảm.
Cơng tác này khơng chỉ có việc tuần tra, kiểm sốt khách ra vào cơ quan mà
cịn có những thiết bị có thể theo dõi hoạt động trong cả cơ quan, điều khiển từ xa
để đảm bảo an ninh tốt nhất cho cơ quan, tổ chức.
1.4.

Điều kiện để ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn phịng

Để việc ứng dụng CNTT vào cơng tác văn phòng đạt hiệu quả cao nhất, cơ
quan, tổ chức cần phải đáp ứng một số điều kiện cơ bản.
Thứ nhất là về nguồn nhân sự văn phòng. Muốn ứng dụng CNTT vào cơng
tác văn phịng thì nhân viên văn phịng cần thành thạo máy tính, có kiến thức cơ bản
về tin học. Họ có thể tìm hiểu, nắm bắt việc sử dụng các phần mềm để ứng dụng tốt
vào từng công việc cụ thể.
Thứ hai là về trang thiết bị, cơ sở vật chất. Trước tiên ở phần cứng, một vài
thiết bị phần cứng cơ bản như máy tính, điện thoại, máy chiếu, máy in, máy
photocopy,... Ở phần mềm có các phần mềm nổi bật như Microsoft Office, hòm thư
điện tử, cổng thông tin trực tuyến,. Phần cứng và phần mềm phải được trang bị

n

đồng bộ, bổ trợ nhau để phát huy hết chức năng của mình.
Đường truyền mạng cũng rất quan trọng trong q trình nhận và truyền tin.
Có các loại mạng như mạng Internet, mạng WAN, mạng LAN. Mỗi loại mạng có
tính chất sử dụng khác nhau để phù hợp với từng công việc khi lắp đặt chúng.
Đường truyền mạng ổn định sẽ tạo điều kiện cho việc xử lý công việc ổn định,
không bị đứt đoạn.
* Tiểu kết chương 1:
Ở chương 1, tôi đã đưa ra một số khái niệm và vai trị của ứng dụng CNTT
trong cơng tác văn phịng. Bên cạnh đó, tơi cũng nêu nội dung của ứng dụng CNTT
trong cơng tác văn phịng và điều kiện cơ bản để ứng dụng CNTT đạt hiệu quả. Đây
là những cơ sở lý luận giúp tôi nghiên cứu thực trạng ứng dụng CNTT trong cơng
tác văn phịng tại Cơng ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Hạ tầng và Giao thông
Intracom ở chương 2 tốt hơn.
Chương 2: THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÕNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ
XÂY DỰNG HẠ TẦNG VÀ GIAO THƠNG INTRACOM
2.1.

Giới thiệu chung về Cơng ty

2.1.1.

Q trình hình thành và phát triển

Tên Công ty: Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Hạ tầng và Giao thông
Tên giao dịch quốc tế: Infastructure Investment and Transportations
Contruction Join Stock Company
Tên viết tắt: Intracom

Logo:

INĨRACQM
Tòa sáng cùng đât nước
Giấy phép kinh doanh: 0101911295 do Sở Kế hoạch và Đầu tư Thành phố
Hà Nội cấp
Vốn điều lệ: 180.000.000.000 VNĐ

n


Mã số thuế: 0101911295
Văn phòng giao dịch: Tòa nhà Intracom 2, phường Phúc Diễn, quận Bắc Từ
Liêm, Hà Nội
Điện thoại: +842437914111
Fax: +842437914112
Website: www.intracom. com. vn
Lĩnh vực hoạt động chính của Công ty là:
- Đầu tư xây dựng, vận hành nhà máy thủy điện, sản xuất kinh doanh điện;
- Kinh doanh bất động sản, kinh doanh dịch vụ bất động sản;
- Đầu tư xây dựng các cơng trình hạ tầng kỹ thuật đối với các dự án phát triển
nhà và khu đô thị mới, san lấp mặt bằng, xây dựng các hệ thống cấp nước,
thốt nước;
- Xây dựng các cơng trình giao thông và giao thông đô thị;
- Lập các dự án kinh doanh hạ tầng kỹ thuật, hạ tầng xã hội;
- Xây dựng các cơng trình dân dụng, cơng nghiệp, thủy lợi và các cơng trình
ngầm;
- Lập quản lý thực hiện các dự án đầu tư và xây dựng cho các chủ đầu tư
trong và ngoài nước; tư vấn và dịch vụ cho các chủ đầu tư về giải phóng mặt bằng;
- Xây dựng và lắp đặt các cơng trình đường dây có điện áp 110KV và trạm có

điện áp 110KV, trạm biến áp có dung lượng đến 2500KVA;
- Lập và quản lý thực hiện dự án các cơng trình cầu, hầm, đường bộ, cầu
cảng, kè sông biển;
- Kinh doanh xuất nhập khẩu hàng hóa, vật tư máy móc, thiết bị chuyên
ngành xây dựng;
- Khai thác, sản xuất chế biến và kinh doanh đá xây dựng.
Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Hạ tầng và Giao thông (Intracom) [Phụ
lục 1] thành lập ngày 21/12/2002 với 100% vốn nhà nước, hoạt động trong lĩnh vực
đầu tư xây dựng bất động sản, năng lượng sạch, vật liệu xây dựng, thi công xây lắp.
Năm 2006, Intracom được cổ phần hóa từ doanh nghiệp nhà nước theo Quyết
định số 311/QĐ-UB ngày 17 tháng 01 năm 2006 của Ủy ban nhân dân Thành phố
Hà Nội; hoạt động theo Giấy Chứng nhận Đăng ký kinh doanh số 0103010756 do

n


Phòng Đăng ký kinh doanh - Sở Kế hoạch và Đầu tư Hà nội cấp ngày 23 tháng 01
năm 2016. Trên đà phát triển, hơn 15 năm qua, Intracom không ngừng đổi mới chất
lượng sản phẩm, dịch vụ để làm hài lòng khách hàng, tăng sức cạnh tranh và khả
năng hội nhập.
Hiện nay, Intracom đang là chủ đầu tư của nhiều tổ hợp nhà cao tầng và văn
phòng gồm: Intracom 1, Intracom 2, Intracom Riverside góp phần tạo khơng gian
sống an lạc, giải quyết nhu cầu nhà ở cấp thiết của người có thu nhập trung bình tại
Hà Nội.
Trong lĩnh vực năng lượng sạch, Intracom cũng là chủ đầu tư, vận hành của
nhiều dự án lớn như Nhà máy thủy điện Tà Lơi 1, Tà Lơi 2, Tà Lơi 3, Pờ Hồ, Nậm
Pung tại Lào Cai; thủy điện Cẩm Thủy tại Thanh Hóa, góp phần cung cấp điện năng
ổn định cho sự phát triển kinh tế, xã hội của địa phương và cả nước.
Một vài năm trở lại đây, Intracom tiếp tục mở rộng vốn đầu tư sang lĩnh vực
y tế với việc thành lập Bệnh viện Đa khoa Phương Đơng để phục vụ nhu cầu chăm

sóc sức khỏe người Việt.
Tiến tới, Intracom còn đẩy mạnh đầu tư phát triển mảng nông nghiệp sạch,
dịch vụ nghỉ dưỡng,... để không ngừng cải thiện và nâng cao chất lượng cuộc sống
của mọi người.
Điểm đặc biệt trong phương thức hoạt động của Intracom chính là văn hóa
“Từ bi - Trí tuệ - Vị tha” được xây dựng trên nền tảng Phật giáo: “Cuộc sống cũng
như kinh doanh, con người không khinh ghét, không cạnh tranh thiếu lành mạnh mà
che chở, tạo giá trị cho nhau để cùng đạt được mục đích là ấm no, hạnh phúc”.
Intracom đã đạt được nhiều thành tích trong lĩnh vực đầu tư xây dựng như
Bằng khen của Bộ Xây dựng, Cúp vàng sản phẩm ưu tú hội nhập WTO 2009,.
Những cơng trình của Intracom ln đáp ứng được yêu cầu về kỹ thuật và mặt thẩm
mỹ.
Intracom chọn định hướng quản lý theo kết quả và theo dự án. Vì vậy, “Quản
trị theo mục tiêu” là phương pháp quản lý chủ đạo của Công ty.
Kể từ khi thành lập đến nay, Intracom dần khẳng định được vị thế, xây dựng
thương hiệu của mình trong lĩnh vực kinh doanh bất động sản. Intracom có sự đóng
góp đáng kể vào sự phát triển kinh tế - xã hội và văn hóa của Việt Nam. Với đội ngũ

n


nhân viên năng động, tập thể Lãnh đạo trẻ trung đầy kinh nghiệm và các cộng tác
viên uy tín, mọi thành viên trong gia đình Intracom cùng gắn bó hoạt động vì lợi ích
chung của Cơng ty.
2.1.2.

Chức năng và nhiệm vụ của Công ty

Thứ nhất, về chức năng của Intracom. Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Hạ
tầng và Giao thông (Intracom) là đơn vị đầu tư xây dựng, kinh doanh bất động

sản,... chịu sự giám sát của Tổng Công ty Đầu tư và Phát triển Nhà Hà Nội Handico
và nhà nước.
Intracom hoạt động theo nguyên tắc tập trung ý kiến. Đứng đầu Cơng ty là
Tổng Giám đốc, có quyền quyết định toàn bộ việc điều hành, chỉ đạo. Mọi hoạt
động của Công ty được thống nhất từ trên xuống dưới nhờ có sự tham mưu của các
phịng, ban.
Điểm nổi bật là Intracom hoạt động mạnh về lĩnh vực xây dựng như: Dự án
khu văn phịng, dịch vụ cơng cộng và nhà ở bán tại Trung Văn; Dự án khu văn
phòng, nhà ở bán tại Phú Diễn; Dự án nhà ở tái định cư NOCT tại Cầu Diễn; Dự án
nhà ở xã hội tại Phú Diễn; Dự án thủy điện Nậm Pung; Dự án thủy điện Tà Lơi 1;
Dự án thủy điện Tà Lơi 2; Dự án thủy điện Tà Lơi 3; Dự án thủy điện Cẩm Thủy;
Dự án Tổ hợp Y tế Phương Đông.
Thứ hai, về nhiệm vụ của Intracom. Cơng ty có trách nhiệm tn thủ, chấp
hành nghiêm các văn bản luật của nhà nước như luật doanh nghiệp, luật kinh tế, luật
kinh doanh,. Ngoài ra, Intracom đảm bảo thực hiện chủ trương, biện pháp phát triển
kinh tế - xã hội, thực hiện chính sách của thành phố, quận địa bàn.
Tổ chức các hoạt động kinh doanh, sản xuất, văn hóa theo điều lệ của Cơng
ty.
Dự thảo các dự án, cơng trình và lên kế hoạch thực hiện chúng của Cơng ty.
Hợp tác với các tập đồn, đơn vị khác để nâng cao chất lượng cơng trình, an
toàn lao động,. theo đúng quy định của pháp luật.
Intracom luôn mang đến cho khách hàng và đối tác sự an lạc, hạnh phúc với
tất cả các dự án của mình.
Intracom ngày càng mở rộng lĩnh vực kinh doanh, tiến tới trở thành nhà đầu
tư chuyên nghiệp, Công ty hoạt động đa lĩnh vực, lấy kết nối Đông Tây làm mục

n


tiêu phát triển.

n


2.1.3.

Cơ cấu tổ chức

Ảnh 2.1: Sơ đồ Cơ cấu tổ chức - quản lý điều hành Intracom
A

(Nguồn: Trang web Intracom)
Trong đó:
Tổng Giám đốc là người có tư cách pháp nhân, người chỉ huy cao nhất, chịu
trách nhiệm điều hành chung đối với tất cả các lĩnh vực kinh doanh của Intracom.
Công ty hoạt động theo chế độ thủ trưởng, mọi hoạt động được thống nhất từ trên
xuống dưới. Tổng Giám đốc có quyền quyết định tồn bộ về phương hướng sản
xuất, phương thức kinh doanh, tổ chức công tác đối nội, đối ngoại, mở rộng lĩnh
vực kinh doanh và hiệu quả sử dụng nguồn vốn.
Intracom có 03 Phó Tổng Giám đốc, có nhiệm vụ giúp Tổng Giám đốc quản
lý Cơng ty về các mảng khác nhau như quản lý nhân sự, quản lý dự án và quản lý
giao dịch của Cơng ty.
Văn phịng Cơng ty là cánh tay phải, hỗ trợ đắc lực cho hoạt động của Công
ty. Đây là bộ phận thực hiện chức năng tham mưu - tổng hợp và giúp việc, hậu cần,
đảm bảo trang thiết bị, cơ sở vật chất cho Công ty.

n


Phịng Tài chính - Kế tốn có trách nhiệm lập kế hoạch về tài chính theo dõi

mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của Cơng ty dưới hình thức tiền tệ hạch toán các
nghiệp vụ phát sinh hàng ngày của Cơng ty. Thơng qua hạch tốn ở các khoản thu
mua xuất - nhập nguyên liệu, hàng hóa, xác định kết quả kinh doanh thanh toán với
khách hàng, nhà cung ứng, ngân hàng, cơ quan thuế, đồng thời theo dõi cơ cấu vốn.
Phịng Kế hoạch Kỹ thuật phụ trách tồn bộ kỹ thuật trong q trình thi cơng,
quản lý dây chuyền, thiết bị. Phịng tổ chức giám sát q trình thi công và lập kế
hoạch đầu tư, đảm bảo nâng cao chất lượng sản phẩm.
Các phòng Dự án 1 và Dự án 2 thực hiện giám sát q trình thi cơng của tồn
bộ cong trình của Cơng ty.
Có thể thấy rằng, cơ cấu tổ chức của Intracom được thiết kế khoa học, hợp
lý, khơng bị chồng chéo cơng việc. Các phịng ban làm các nhiệm vụ chuyên môn,
nâng cao sự chuyên mơn hóa trong cơng việc.
2.1.4.

Chức năng và nhiệm vụ của Văn phịng Cơng ty

Văn phịng tại Intracom thực hiện hai chức năng chính là tham mưu - tổng
hợp và hậu cần. Văn phòng giúp việc trực tiếp cho Ban Giám đốc, tham mưu ý kiến
cho Ban Giám đốc trong điều hành công việc hàng ngày như lập kế hoạch giúp
Lãnh đạo điều hành cơng việc, lên chương trình hội họp, báo cáo thông tin về nhân
sự để Lãnh đạo nắm bắt và có quyết định phân bổ nhiệm vụ hợp lý.
Văn phòng là cầu nối giữa Ban Giám đốc và các phịng ban chun mơn và
ngược lại. Tham mưu cho Lãnh đạo về xây dựng môi trường làm việc văn minh,
thân thiện.
Bên cạnh đó, Văn phịng thực hiện các chính sách cho người lao động như
tiền lương, tiền bảo hiểm, trợ cấp, khen thưởng cũng như kỷ luật đối với tất cả các
thành viên trong Cơng ty.
Văn phịng thường xun cập nhật các văn bản của nhà nước và các văn bản
liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty để phổ biến, giải đáp đối
với các phòng, ban khác.

Văn phòng Intracom cũng tham mưu cho Ban Giám đốc Công ty về những
rủi ro trong các dự án, lĩnh vực đầu tư sản xuất, quan sát thực tiễn tình hình và báo
cáo lại với Ban Giám đốc.

n