Báo cáo môn quản lý khai thác kho hàng đề tài mô hình cơ cấu tổ chức quản lý kho hàng

TRƯỜNG ĐẠI HỌC GIAO THÔNG VẬN TẢI

BÁO CÁO
MÔN QUẢN LÝ KHAI THÁC KHO HÀNG
ĐỀ TÀI : MƠ HÌNH CƠ CẤU TỔ CHỨC QUẢN LÝ KHO HÀNG

Sinh viên thực hiện:
1. Lê Vũ Trường An
2. Lê Diễm Quỳnh Anh
3. Dương Thùy Hương Giang
4. Trịnh Thị Giang
5. Vũ Thu Hiền
6. Ngô Linh Huyền Nhung

Lớp : Logistics và quản lý chuỗi cung ứng 1
K61 Khoa: Vận tải Kinh tế


MỤC LỤC
I. Giới thiệu chung về mơ hình quản lý tổ chức kho hàng.................................3
1. Khái niệm về quản lý tổ chức kho hàng.......................................................3
2. Những nguyên tắc của quản lý tổ chức kho hàng........................................3
II.

Mục đích và ý nghĩa của quản lý tổ chức kho hàng....................................3

1. Mục đích của việc xây dựng mơ hình quản lý tổ chức kho hàng...............3
2. Ý nghĩa của việc quản lý tổ chức kho hàng..................................................4
III. Cơ cấu tổ chức trong kho hàng.....................................................................4
IV.

Quy trình trong quản lý cơ cấu tổ chức kho hàng.......................................5

1. Quy trình quản lý mã hàng............................................................................5
a) Phần mềm quản lý mã hàng trong kho..........................................................5
b) Phương pháp và tiêu chuẩn hóa mã hóa mặt hàng trong kho......................5
c) Quy trình quản lý mã hàng trong kho hàng..................................................6
2. Quy trình quản lý hoạt động xuất kho hàng hóa.........................................7
3. Quy trình quản lý hoạt động nhập kho hàng hóa......................................12
4. Quy trình quản lý chuyển kho thành phẩm...............................................14
5. Quy trình quản lý kiểm kê kho định kỳ......................................................18
a) Giai đoạn chuẩn bị......................................................................................18
b) Giai đoạn tiến hành nghiệp vụ quản lý.......................................................18


I.

Giới thiệu chung về mơ hình quản lý tổ chức kho hàng
1. Khái niệm về quản lý tổ chức kho hàng
Warehouse Management (quản lý tổ chức kho hàng) là quá trình xây dựng kế
hoạch nghiệp vụ kho hàng , triển khai và kiểm soát nghiệp vụ kho. Xây dựng kế
hoạch nghiệp vụ kho bao gồm :
 Quy hoạch mạng lưới kho hàng,
 Thiết kế kho hàng, đảm bảo thiết bị trong kho hàng.
 Triển khai nghiệp vụ kho hàng: tiếp nhập hàng hóa ( nhập hàng), bảo
quản hàng hóa ( lưu trữ, bảo quản), phát hàng ( xuất hàng).
2. Những nguyên tắc của quản lý tổ chức kho hàng

Quản lý tổ chức kho hàng dựa trên những nguyên tắc cơ bản sau:
 Thiết lập và duy trì, các điều kiện đảm bảo hoạt động liên tục, đảm bảo tối đa
sự hài lòng của khách hàng ,tổ chức quản lý lao động, đảm bảo năng suất

theo chỉ tiêu kế hoạch,đổ chức các cơng tác bảo hộ và an tồn lao động trong
kho, giao nhận chính xác, đầy đủ, kịp thời.
 Phịng ngừa và giảm thiểu tối đa mất mát, hư hỏng về tài sản, hàng hố, nhân
lực và mơi trường ( quản trị rủi ro).
 Kiểm kê hàng hóa, đánh giá và giám sát hàng tồn kho để đảm bảo việc xảy ra
thiếu hụt hay mất mát luôn ở mực thấp nhất: kiểm kho đổi chiều chênh lệch
(nếu có), lưu giữ hồ sơ, quản lý các chứng từ liên quan như phiếu giao nhận
hàng, phiếu bảo hàng đến, phiếu chuyển hàng, v.v.
Các chi tiêu quản trị kho: Tối đa hoá hiệu quả của việc sử dụng nhân lực, vật lực,
tài lực của nhà kho. Một khu vực dự trữ an toàn, một mức dự trữ an tồn : Quản lý
hàng hóa trong kho luôn ở điều kiện tốt, gọn gàng, sạch sẽ và an tồn: phân loại
hàng hóa, lập danh mục hàng hóa, dán nhãn, định vị,...
II.

Mục đích và ý nghĩa của quản lý tổ chức kho hàng
1. Mục đích của việc xây dựng mơ hình quản lý tổ chức kho hàng

*Quản lý tổ chức kho hàng được xây dựng nhằm mục đích đảm bảo các nghiệp vụ
sau :
+ Bảo quản hàng hóa tránh hư hao, xuống cấp, mau hỏng.
+ Tổn trữ kịp thời và cung cấp đúng lúc, không bị thiêu hụt các chi tiết
hàng hóa cần thiết cho việc sản xuất liên tục.
+ Đảm bảo tồn trữ hàng hóa khi có yêu cầu, nhanh chóng xuất kho hàng
cho khách hàng, thỏa mãn tình trạng khả dụng hàng hóa, tránh tình
trạng khan hiếm hàng, tập kết hàng hóa cho đủ để tập trung xuất khẩu.


+ Ln ln có mức dự trữ an tồn phục vụ sản xuất hay kinh doanh với
ít tốn kém chi phí.
+ Ghi sổ sách tình hình các hàng hóa nhập xuất giúp cho việc kiểm soát

cần thiết.
2. Ý nghĩa của việc quản lý tổ chức kho hàng
Quản lý cơ cấu tổ chức kho hàng giúp người quản trị nắm được các thơng tin 1
cách nhanh chóng, thuận tiện và kịp thời trong q trình hoạt dộng của kho hàng,
từ đó đưa ra các chính sách, quyết sách phù hợp để hệ thống và nhân lực trong kho
hoạt động 1 cách trơn tru, đồng nhất và thông suốt trong chuỗi cung ứng, Từ đó
góp phần làm giảm chi phí cho doang nghiệp.
III.

Cơ cấu tổ chức trong kho hàng

 Trưởng kho:
o Tổ chức quản lý, điều hành chung toàn bộ hoạt động của phịng, bao gồm
việc xây dựng, triển khai, kiểm sốt và cải tiến các hoạt động, quá trình và
nguồn lực,… của bộ phận kho.
o Tổ chức thực hiện công tác giao nhận, vận chuyển hàng hóa theo kế
hoạch giao hàng.
 Phó kho:
o Hỗ trợ các cơng việc của Trưởng kho
o Thực hiện các nhiệm vụ do Trưởng kho giao.
 Kế toán kho:


o Kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn, chứng từ trước khi làm thủ tục Xuất/
Nhập hàng hóa vào kho Kiểm tra các hóa đơn.
o Đối chiếu và nhập dữ liệu hàng hóa vào hệ thống.
o Hạch tốn việc xuất nhập hàng hóa, nguyên vật liệu.
o Làm báo cáo hàng tồn kho, báo cáo xuất nhập tồn.
o Kiểm soát các khoản thu chi dưới kho.
o Thu tiền và gửi về cho trưởng bộ phận kế toán hoặc người được chỉ định.

 Thủ kho
o Đảm bảo an tồn hàng hóa tại kho.
o Sắp xếp hàng hóa một cách tối ưu nhất
o Đóng và xuất đơn hàng
o Kiểm hàng trong kho
 Nhân viên kho:
o Đóng và xuất hàng.
o Hỗ trợ kiểm hàng định kỳ nếu cần
o Vệ sinh và dọn dẹp kho.
 Nhân viên giao hàng
o Lấy hàng từ địa chỉ được giao và giao hàng trong khu vực được phân cơng.
o Xếp, dỡ hàng hóa, chở hàng đúng quy cách.
o Bảo quản tốt hàng hóa khi giao.
o Giao hàng cho khách hàng đảm bảo chất lượng hàng hóa, kịp thời về
thời gian đúng địa điểm.
 Nhân viên kỹ thuật ( bảo hành):
o Chịu trách nhiệm xử lý các bảo hành cho khách hàng
o Hỗ trợ đóng gói và xuất đơn hàng.
o Hỗ trợ kiểm hàng theo định kỳ
IV.

Quy trình trong quản lý cơ cấu tổ chức kho hàng
1. Quy trình quản lý mã hàng
a) Phần mềm quản lý mã hàng trong kho
- Cách duy nhất để mã hóa các mặt hàng trong kho một cách chính xác là sử
dụng phần mềm: về cơ bản là ERP và WMS.
+ ERP gán mã cho từng mặt hàng trong danh mục của công ty theo cách hồn
tồn tự động. Mã cần tơn trọng loại mã hóa được cơng ty áp dụng (UPC-A,
EAN-13, EAN-128, thẻ RFID, v.v.).
+ WMS (ví dụ: Easy WMS của Mecalux) cũng có thể tạo mã.

b) Phương pháp và tiêu chuẩn hóa mã hóa mặt hàng trong kho
- Tùy thuộc vào các ký hiệu được sử dụng, có nhiều cách khác nhau để mã
hàng hóa kho. Các cơng ty chọn hệ thống phù hợp nhất với họ. Phổ biến
nhất là:


+ Mã hóa số
+ Mã hóa chữ cái
+ Mã hóa chữ và số: Mã này là sự kết hợp của các chữ cái, số và dấu hiệu.Các
mã tiêu biểu nhất được thiết lập bởi GS1 (trước đây gọi là Hiệp hội mã số vật
phẩm quốc tế) đã phát triển một hệ thống mã hóa đảm bảo việc phân định duy
nhất các sản phẩm ở cấp độ quốc tế.
+ EAN-13: ( Phục vụ cho hoạt động kiểm soát, kiểm đếm tự động trong giao
nhận, vận chuyển hàng hóa , đặc biệt là vận chuyển hàng hóa quốc tế bằng
container được mã hóa bằng mã vạch, mã số ) Dùng để xác định phần lớn các
mặt hàng được trưng bày tại các điểm bán hàng. Nó được đặt tên này vì nó
bao gồm 13 chữ số được chia thành 4 loại: quốc gia xuất xứ, nhà sản xuất sản
phẩm, mã sản phẩm và số kiểm soát. Mã nhà sản xuất được cung cấp bởi cơ
quan có thẩm quyền của mỗi tiểu bang. Mã vạch định dạng UPC-A thường
được sử dụng ở Hoa Kỳ, trong khi mã vạch định dạng EAN-13 đã được sử
dụng trên khắp thế giới, theo Mạng mã vạch quốc tế.
c) Quy trình quản lý mã hàng trong kho hàng
Bước 1: Khi phòng kế hoạch hoặc cấp quản lý trực tiếp có nhu cầu thêm mới, thay
đổi hoặc xóa bỏ mã hàng, đầu tiên sẽ gửi yêu cầu cụ thể tới bộ phận hoặc người
phụ trách mã hàng.
- Người thực hiện: Phòng kinh doanh, phòng kế hoạch vật tư
Bước 2: Bộ phận mã hàng sẽ căn cứ vào thông tin yêu cầu, kiểm tra sự tồn tại của
mặt hàng và đối chiếu.
- Người thực hiện: bộ phận quản lý mã hàng
- Cán bộ phụ trách quản lý mã hàng trong hệ thống kiểm tra sựu tồn tại của

mặt hàng trong hệ thống bằng cách tìm kiếm thơng tin của mặt hàng đó trong
phần mềm
- Đối với yêu cầu thêm mới:
+ Nếu mặt hàng khơng tồn tại thì thực hiện việc phân loại mặt hàng
+ Nếu đã tồn tại thì thơng báo lại với người lập yêu cầu
+ Đối với nhu cầu sửa mã hàng thì thực hiện bước “Kiểm tra sự cần thiết và sự
thay đổi trong hệ thống”
Bước 3: Thực hiện cập nhật:
- Người thực hiện: bộ phận quản lý mã hàng
- Cán bộ phụ trách quản lý mã hàng dựa vào thông tin về mặt hàng do người
yêu cầu cung cấp để xác định thuộc tính, nhóm hàng, loại hàng, nhà cũng
cấp,.. và những thông tin liên quan để tạo mã hàng theo quy định.


- Với yêu cầu cấp mã mới:
+ Áp dụng cho những sản phẩm mới vừa nhập, chưa tồn tại mã hàng trong
kho trước đó. Cán bộ phụ trách sẽ dựa vào tính chất hàng hóa, chủng loại
để đặt mã hàng, tên hàng,.. theo quy tắc chung, và cập nhật thông tin sản
phẩm vào danh mục vật tư hàng hóa trên phần mềm hệ thống. => Thông
tin kết quả lại cho người yêu cầu
- Với yêu cầu thay đổi hoặc xóa mã hàng:
+ Xem xét yêu cầu, đánh giá sự cần thiết.
+ Nếu hợp lý sẽ tiến hành xóa hoặc cập nhật mã mới theo tiêu chuẩn, việc
thực hiện sửa mã cũng cần đảm bảo theo quy tắc đặt mã
+ Nếu không thể thay đổi => Thông tin tin kết quả lại cho người yêu cầu
Bước 4: Thông báo về sự thay đổi mã hàng cho các bộ phận liên quan, sự thống
nhất mã hàng, sửa mã theo quy chuẩn của hệ thống mà kho đang áp dụng sẽ tạo
thuận lợi cho quy trình lưu kho hàng hóa về sau.
2. Quy trình quản lý hoạt động xuất kho hàng
hóa Bước 1: Kiểm tra lệnh xuất kho với đơn hàng bán

- Trưởng phòng kinh doanh hoặc đơn vị chịu trách nhiệm gửi lệnh xuất hàng
cho kế toán kho kèm theo đơn hàng. Mỗi loại hàng hóa sẽ do mỗi bộ phận
khác nhau phụ trách, chẳng hạn, nếu xuất vật tư, nguyên vật liệu để sản
xuất, lắp ráp thì trưởng bộ phận sản xuất sẽ có thẩm quyền lập phiếu đề nghị
xuất kho, còn với thành phẩm hoặc mặt hàng kinh doanh của cơng ty thì bộ
phận bán hàng có trách nhiệm u cầu xuất kho
- Kế toán kho khi nhận được lệnh xuất kho, thực hiện kiểm tra lệnh xuất kho
với đơn hàng bán. Nếu thông tin trên đơn hàng sai lệch so với lệnh xuất kho
thì thơng báo cho đơn vị đề xuất


BTL QK...(BTTM,
QCHQ)
PHÒNG THI HÀNH ÁN
-------

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------

-

-VTRLỆNH XUẤT KHO
- Số02: ……………….
Ngày...... tháng …… năm …..

Họ tên người nhận:
Chức vụ, đơn vị:
Lý do xuất kho:
Thời gian xuất:

Tên tang vật, tài
Số TT
sản
A

Mẫu số 17/PTHA

B

Số lượng
Mã số

Đơn vị tính Theo chứng
từ

C

-

D

1

Thực xuất
2

Đặc điểm Ghi chú
E

G

Tổng số: ……………… Khoản................................vật./.
TRƯỞNG PHÒNG

Bước 2: Kiểm tra hàng tồn kho
- Kế toán kiểm tra tồn kho trên hệ thống, cụ thể là kiêm kê hàng hóa và vật tư
cần xuất để xác định xem số lượng trong kho có đáp ứng được yêu cầu xuất
kho hay không. Nếu hàng thiếu cần thông báo lại ngay cho đơn vị đề xuất để
xử lý, nhập them hàng đúng chủng loại và số lượng cần thiết, đàm phán gia
hạn hợp đồng bán hàng. Sau khi xác nhận đã bổ sung đầy đủ hàng hóa để


xuất kho, chúng ta chuyển sang bước tiếp theo. Trường hợp hàng hóa đầy đủ
sẽ tiến hành xuất kho
- Thủ kho tiến hành xem xét yêu cầu xuất kho sau đó kiểm tra hàng hóa trực
tiếp về chủng loại, số lượng, chất lượng hàng hóa.
Bước 3: Lập phiếu xuất kho, hóa đơn bán hàng
- Kế tốn kho dựa vào những thơng tin trên đơn hàng để lập phiếu xuất kho,
hóa đơn bán hàng và chuyển cho thủ kho để thực hiện xuất kho theo yêu cầu.
Phiếu xuất kho này được in thành nhiều liên. Trong đó một liên lưu kế toán
giữu, một liên chuyển cho thủ kho thực hiện xuất kho và một liên giao cho
bộ phận vận chuyển tiếp nhận hàng.
-

Đơn vị:...................

Mẫu số 02 - VT

Bộ phận:................

(Ban hành theo Thơng tư số 200/2014/TTBTC Ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính)

PHIẾU XUẤT KHO
Ngày.....tháng.....năm ......

Nợ .........................

Số: ...................................

Có .........................

- Họ và tên người nhận hàng: ........................... Địa chỉ (bộ phận)...............................
- Lý do xuất kho: ..........................................................................................................
- Xuất tại kho (ngăn lô): ................................Địa điểm ...............................................

S

Tên, nhãn hiệu, quy cách,

Đơn

Số lượng

T

phẩm chất vật tư, dụng cụ,

Mã

vị

Yêu

Thực

Đơn

Thành

T

sản phẩm, hàng hố

số

tính

cầu

xuất

giá

tiền

A

B

C

D

1

2

3

4


Cộng

x

x

x

x

x

- Tổng số tiền (viết bằng chữ):.....................................................................................
- Số chứng từ gốc kèm theo:........................................................................................

Ngày .... tháng ....năm...
Người lập

Người nhận

Thủ kho

Kế toán trưởng

Giám đốc

phiếu

hàng

(Ký, họ tên)

(Ký, họ tên)

(Ký, họ tên)

(Ký, họ tên)

(Hoặc bộ phận có
nhu cầu nhập)
(Ký, họ tên)

Bước 4: Xuất kho
- Thủ kho thực hiện xuất kho theo lệnh xuất kho sẽ thực hiện soạn hàng đầy
đủ theo yêu cầu, phiếu này phải có chữ ký xác nhận đầy đủ của các bộ phận
(kế toán, thủ kho, nhận hàng). Nhận viên kho dựa vào thông tin trên phiếu
xuất để lấy hàng và sắp xếp hàng hóa theo yêu cầu; kiểm tra chất lượng và

tình trạng thực tế hàng hóa trước khi xuất và giao cho nhân viên giao hàng
đến khu vực được phân công. Nhân viên giao hàng thực hiện xếp hàng hóa
lên phương tiện vận chuyển và giao hàng cho khách hàng đảm bảo chất
lượng hàng hóa, kịp thời về thời gian, đúng địa điểm
Bước 5: Cập nhật thông tin lên hệ thống
- Hàng hóa sau khi được xuất khỏi kho cần cập nhật thông tin lên hệ thống
quản lý (thủ cơng, phần mềm,…) để bộ phận quản lý có thể nắm được các
báo cáo về lượng hàng hóa xuất – nhập – tồn định kỳ. Trong khi thủ kho ghi
lại thẻ kho thì kế tốn cập nhật nhật ký xuất kho và số lượng tồn kho còn lại.
Hai bên phối hợp để số liệu được chính xác và thống nhất. Đây là căn cứ để
kiểm tra, hạch toán chi phí trong doanh nghiệp


-

Đơn vị:……………………
Địa chỉ:…………………..

Mẫu số S12-DN
(Ban hành theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC
Ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính)

Thẻ kho (Sổ kho)
Ngày lập thẻ:....................
Tờ số.................................

- Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư:
- Đơn vị tính:
- Mã số:

Số

Ngày,
tháng

TT
A

B

Số hiệu chứng
Ngày
từ
Diễn giải nhập,
xuất
Nhập Xuất
C

D

E

Cộng
cuối kỳ

F

x

- Sổ này có ... trang, đánh số từ trang 01 đến trang ...

Số lượng

Ký

Nhập

Xuất

Tồn

xác nhận
của kế toán

1

2

3

G

x


-

Ngày mở sổ: ...
Người ghi sổ
(Ký, họ tên)

Ngày..... tháng.... năm .......
Kế tốn trưởng
(Ký, họ tên)

Giám đốc
(Ký, họ tên, đóng dấu)

3. Quy trình quản lý hoạt động nhập kho hàng hóa

Bước 1: Thông báo kế hoạch nhập nguyên vật liệu
- Bộ phận đề xuất (có thể là phịng kinh doanh, phịng kế hoạch vật tư,…) khi
có yêu cầu nhập nguyên vật liệu phục vụ cho các hoạt động của doanh
nghiệp sẽ thông báo kế hoạch cho các bộ phận liên quan như kế tốn, kho,
Phịng quản lý chất lượng,…để kịp thời bố trí nhân sự và cập nhật thơng tin.
Bước 2: Kiểm tra hàng và đối chiếu
- Thủ kho căn cứ vào đơn đặt hàng hoặc phiếu đề nghị mua hàng ban đầu, tiến
hành đối chiếu với số lượng nguyên vật liệu nhập vào, đồng thời kiểm tra về
chất lượng của chúng. Sau đó nhận từ nhà cung cấp hóa đơn (phiếu giao
nhận) của mặt hàng.


Trong trường hợp :
+ Nếu doanh nghiệp có thêm bộ phận quản lý chất lượng thì cán bộ chịu trách
nhiệm sẽ kiểm tra lại nguyên vật liệu một lần nữa nhằm đảm bảo chất lượng đầu
vào. Sau đó theo đúng quy trình, hàng được phát hành phiếu kiểm tra và thử
nghiệm có xác nhận đóng dấu của bộ phận quản lý chất lượng và nhà cung cấp.
+ Theo đúng thủ tục nhập kho hàng hóa, nếu có bất kỳ hư hỏng hoặc sai lệch nào
cần lập biên bản và thông báo lại ngay với đơn vị đề xuất để kịp thời khắc phục
hoặc nhập lại đủ nguyên vật liệu đạt tiêu chuẩn.

Bước 3: Lập phiếu nhập kho
- Khi việc kiểm kê hồn tất và khơng có sai lệch, tồn bộ thơng tin giấy tờ sẽ
được chuyển cho kế tốn kho để đối chiếu lại một lần nữa trước khi lập giao
dịch mua và in phiếu nhập kho.
- Phiếu nhập kho gồm 3 liên, có chữ ký xác nhận của thủ kho và bên giao hàng
(hoặc có thêm kế tốn). Một liên thủ kho lưu lại, một liên do kế toán giữ và
liên cuối cùng đưa lại cho người giao hàng.
+ Ở một số cơng ty thì việc lập phiếu nhập kho sẽ do thủ kho đảm nhận luôn, tùy
quy định của từng đơn vị.


Bước 4: Hoàn thành nhập kho
- Thủ kho tiến hành nhập kho nguyên vật liệu, sắp xếp vào các khu vực phù
hợp, sau đó ghi nhận thơng tin vào thẻ kho.
- Tất cả thơng tin của hàng hóa sau đó cần cập nhật ngay vào hệ thống quản lý
kho hàng (excel hoặc phần mềm quản lý).
4. Quy trình quản lý chuyển kho thành phẩm


Bước 1: Lập yêu cầu chuyển kho và phê duyệt
- Bộ phận có nhu cầu chuyển kho làm phiếu đề nghị chuyển kho gửi đề xuất
tới Ban giám đốc/NDUQ. Trong phiếu yêu cầu chuyển kho cần nêu rõ về
thông tin loại hàng, số lượng, địa điểm kho đi, kho đến cụ thể, các thơng tin
về thời gian, tình trạng hàng hóa mức độ cần thiết cùng với mục đích của
việc chuyển kho
- Ban giám đốc hoặc người được ủy quyền sẽ xem xét tính cần thiết của đề
xuất mà chấp thuận hay từ chối các yêu cầu chuyển kho. Nếu yêu cầu được
duyệt thì chuyển sang bước (2). Nếu yêu cầu khơng được duyệt thì kết thúc
quy trình.
Bước 2: Lập giao dịch và in phiếu xuất kho

- Kế toán kho căn cứ vào phiếu đề nghị chuyển kho đã được duyệt, thực hiện
lập giao dịch chuyển kho trên hệ thống, sau đó in phiếu xuất chuyển kho lấy
xác nhận của các bên liên quan.


Bước 3: Tiến hành xuất kho theo kế hoạch
- Thủ kho chuẩn bị hàng hóa và thực hiện xuất kho theo phiếu xuất kho. Đến
thời gian xuất kho, nhân viên kho dựa vào thông tin trên phiếu xuất để lấy
hàng và sắp xếp hàng hóa theo yêu cầu; kiểm tra chất lượng và tình trạng
thực tế hàng hóa trước khi xuất và giao cho người vận chuyển chuyển đến
địa điểm đăng ký chỉ định và khai thác theo quy trình nhập kho vào kho hàng
mới.
- Hàng hóa cần được kiểm tra kỹ lưỡng và kế toán, thủ kho, người giao hàng
có trách nhiệm phải ký nhận đầy đủ vào các biên nhận cần thiết trước khi
xuất kho.


Bước 4: Kiểm tra giao dịch
- Hàng hóa sau khi được chuyển kho sẽ cần cập nhật lại trên hệ thống quản lý
(thủ cơng, phần mềm) để đảm bảo tính chính xác về việc quản lý khai thác
hoạt động ở mỗi kho của doanh nghiệp.
- Kế toán kho tiến hành kiểm tra lại giao dịch nếu phát hiện sai lệch giữa số
lượng giao dịch với số lượng thực xuất thì kế toán vật tư căn cứ vào phiếu
xuất kho điều chỉnh trên giao dịch xuất chuyển kho đã lập, nếu chính xác thì
Kế tốn cập nhập lại thơng tin trên hệ thống quản lý kho hàng.


5. Quy trình quản lý kiểm kê kho định kỳ
a) Giai đoạn chuẩn bị
Trước khi tiến hành quá trình kiểm kê, quản lý kho cần phải lên kế hoạch phân

công và thông báo kế hoạch này đến các bộ phận và nhân sự liên quan. Quản lý
phải đảm đảm rằng nhân viên trong kho hàng nắm được quy trình và kế hoạch kiểm
kê. Kế hoạch có thể được thơng báo qua thư điện tử hoặc thông qua văn bản quyết
định từ cấp trên
Quản lý kho phải đảm đảm rằng nhân viên của kho hàng hiểu được kế hoạch kiểm
kê.
Trong một kế hoạch kiểm kê quy chuẩn sẽ bao gồm các nội dung và hoạt động
sau:
i.
ii.
iii.

Thứ tự ưu tiên các khu vực cần phải kiểm tra hàng;
Phương thức tổng hợp thông tin và đối chiếu kết quả sau khi kiểm kê;
Xây dựng phương pháp kiểm kê hiệu quả tùy thuộc vào tính chất của
hàng hóa. Ví dụ như sử dụng mắt để đếm hoặc dùng thước để đo.
b) Giai đoạn tiến hành nghiệp vụ quản lý


Bước 1: Lên kế hoạch chi tiết
Đề xuất, đề nghị kiểm kê hàng tồn kho cho cấp trên. Các bước chuẩn bị cần được
làm chi tiết theo quy trình chuyên nghiệp.


– Mục đích: đối chiếu số lượng thực tế với số lượng phần mềm quản lý
– Người thực hiện: kế toán kho, thủ kho, quản lý kho
– Các bước thực hiện:
⁺ Kiểm tra rà sốt lại tồn bộ mặt hàng tại kho hàng. (Thủ kho)
⁺ Phân chia nhiệm vụ cho từng người ( đếm hàng, nhập số liệu, kiểm phiếu,
dỡ hàng, quét mã vạch…).

Bước 2: Tiến hành kiểm kê hàng tồn kho
-

Kiểm tra số lượng xác định chênh lệch ( Thủ Kho , Trưởng kho)

Thống kê số lượng hàng hóa, đặc biệt là các mặt hàng cận date, tồn kho…Sau khi
kiểm đếm sẽ đối chiếu với số liệu thực tế với số liệu phần mềm hoặc sổ sách.
-

Lập biên bản kiểm kê ( Kế toán kho)

Biên bản kiểm kê là căn cứ cho hoạt động kiểm kê tới các bộ phận liên quan.
Lưu ý : Phân loại khu vực kiểm kê theo quy mô doanh nghiệp. Xác định thời gian
kiểm kê để có điều chỉnh về thời gian xuất nhập hàng cho các bộ phận khác hoặc
đối tác doanh nghiệp.

Bước 3: Báo cáo kết quả kiểm kê hàng tồn kho
-

Sau khi hồn thiện q trình kiểm kê hàng tồn kho,( quản lý kho, kế toán kho)
tiến hành lập báo cáo với quản lý cao hơn hoặc các cấp quản lý tại doanh