9 lĩnh vực của quản lý dự án để thành công

9. LĨNH VỰC CỦA QUẢN LÝ
DỰ ÁN
Giảng viên: Lưu Trường Văn, M.Eng
“Bi dưng kin thc v k năng Qun l d n xây dng”
Tổ chức tại Đại học Mở Tp.HCM
05/18/14 Lưu Trường Văn, ME. 2
KHÍA CẠNH CON NGƯỜI QUẢN LÝ DỰ ÁN

Dự án và QLDA có liên quan đến
con người và công việc nhóm
(teamwork)

Ai làm cái gì

Ai nhận lãnh rủi ro gì?

Ai có liên quan đến hoặc ai quan
tâm/bò ảnh hưởng?
05/18/14 Lưu Trường Văn, ME. 3
CÁC LĨNH VỰC CỦA QLDA

Quy mô

Thời gian

Chi phí

Nguồn nhân lực

Giao tiếp, thông tin


Cung ứng

Chất lượng

Quản lý rủi ro

Tích hợp
05/18/14 Lưu Trường Văn, ME. 4
QUẢN LÝ QUY MÔ

Bắt đầu dự án

Nhu cầu khả thi, thò trường, khách hàng,
kinh doanh

Phân tích môi trường, các tình huống kinh
doanh

Dự án được liên kết với chiến lược công ty
05/18/14 Lưu Trường Văn, ME. 5
QUẢN LÝ QUY MÔ

Bắt đầu dự án (t.t)

Nhận dạng nhà QLDA

Phát triển dự án sơ bộ

Nhận thức một cách chính thức sự tồn tại của
dự án


Xem xét đến nhu cầu công việc, miêu tả sản
phẩm, các ràng buộc và các giả đònh

Phê duyệt để tiếp tục

Ngân sách, ủy quyền, nhà tàitrợ
05/18/14 Lưu Trường Văn, ME. 6
Bạn có thể tham khảo thêm ở

/>
/>e/CharterGuide e.html

/>
/>
/>%20CHARTER.html

/>proj/projectcharter.html
05/18/14 Lưu Trường Văn, ME. 7
QUẢN LÝ QUY MÔ

Lập kế hoạch và đònh nghóa quy mô một cách
chi tiết

Thực hiện một phân tích lợi ích/chi phí,
xem xét các giải pháp, lấy ý kiến chuyên
gia, kiểm tra lại các dữ liệu đã có,
brainstorm

Cái gì là bên ngoài của quy mô? Cái gì là

tiêu chuẩn cho hoàn thành các giai đoạn?
05/18/14 Lưu Trường Văn, ME. 8
QUẢN LÝ QUY MÔ

Lập kế hoạch và đònh nghóa quy mô một cách
chi tiết (t.t)

Phát triển một cơ cấu phân chia công việc
(WBS)

Thiết lập một báo cáo về quy mô với các
giả đònh và các ràng buộc
05/18/14 Lưu Trường Văn, ME. 9
QUẢN LÝ QUY MÔ

Kiểm tra quy mô

Cái gì là tiêu chuẩn cho sự chấp thuận quy mô?

Các tài liệu

Sự giám sát

Quyết đònh phê duyệt

Kiểm soát quy mô

Báo cáo sự thực hiện, các yêu cầu thay đổi, kế
hoạch quản lý quy mô, hành động hiêu chỉnh.
05/18/14 Lưu Trường Văn, ME. 10

LỜI KHUYÊN

Phải bao hàm tất cả các bên có liên quan

Làm việc trên sự bảo đảm và duy trì cam
kết ủng hộ dự án

Cam kết ủng hộ dự án: ngân quỹ, phê
duyệt

Bạn đã tiêu phí nhiều thời gian cho hoạch
đònh dự án … vì thế hãy tuân theo nó (tất nhiên
là phải cập nhật)
05/18/14 Lưu Trường Văn, ME. 11
QUẢN LÝ THỜI GIAN

Mục đích: Thiết lập một tiến độ thực tế với
nhóm QLDA

Nhận dạng các công tác (tasks)

Sử dụng WBS và báo cáo quy mô

Thiết lập danh sách các công tác và kiểm
tra WBS

Thứ tự các công tác

Cân nhắc quan hệ trước sau
05/18/14 Lưu Trường Văn, ME. 12

QUẢN LÝ THỜI GIAN

Ước lượg thời gian hoàn thành công tác(duration)

Ước lượng top down, ước lượng bottom up, mô phỏng
Monte Carlo

Ước lượng PERT

Ý kiến chuyên gia

Cân nhắc khả năng của nguồn lực

Dựa vào các dự án tương tự

Thiết lập tiến độ (Gantt chart)

Dùng các phần mềm lập tiến độ như là MS Project,
Task Manager, Project kickstart, Primavera,…
05/18/14 Lưu Trường Văn, ME. 13
ƯỚC LƯNG THEO CÔNG THỨC

Ước lượng PERT (weighted average)

[Lạc quan + (4 x Thông thường) + Bi quan]/6

Thời gian dài nhất để hoàn thành công tác= 30 phút

Thời gian ngắn nhất để hoàn thành công tác= 10 phút


Thời gian thông thường để hoàn thành công tác= 15 phút

Ước lượng PERT = 30 + (4x15) + 10/6

100/6=16.6 = 17 min
05/18/14 Lưu Trường Văn, ME. 14
Sự hổ trợ của MS Project

Http://www.officeupdate.microsoft.com/welco
me/project.asp

Http://support.microsoft.com/directory/

Http://www.woodyswatch.com

Http://www.msproject.com
05/18/14 Lưu Trường Văn, ME. 15
Các phần mềm hoạch đònh và lập tiến độ

/>heduling_tools/

/>e.htm

/>thi/projman.htm
05/18/14 Lưu Trường Văn, ME. 16
QUẢN LÝ THỜI GIAN

Kiểm soát tiến độ

Báo cáo sự thực hiện, các yêu cầu thay đổi,

kế hoạch quản lý thời gian, hành động hiêu
chỉnh, các bài học

Tức là tiến độ ban đầu và sau đó cập nhật

Các trách nhiệm

Các kỹ thuật kiểm soát
05/18/14 Lưu Trường Văn, ME. 17
QUẢN LÝ CHI PHÍ

Lập kế hoạch nguồn lực (con người, thiết bò,
vậtliệu)

Cân nhắc WBS, báo các quy mô, chính
sách của tổ chức, nhân sự

Nhận dạng các yêu cầu của nguồn lực

Thời gian là tiền
05/18/14 Lưu Trường Văn, ME. 18
QUẢN LÝ CHI PHÍ

Lập ngân sách dự án

Cân bằng nguồn lực

Chi phí ban đầu

Kiểm soát chi phí


Báo cáo sự thực hiện, các yêu cầu thay đổi,
kế hoạch quản lý chi phí , hành động hiêu
chỉnh, các bài học

Tức là sai biệt giữa thực tế và đã dự trù (với
các giải thích)
05/18/14 Lưu Trường Văn, ME. 19
LỜI KHUYÊN

Tránh ước lượng điểm, nên sử dụng ước lượng
khoảng có hiệu lực

Nên tận dụng các nhân tố kinh nghiệm, năng
suất, …

Sử dụng các công cụ thích hợp, các kỹ thuật
thích hợp.

Đàm phán

Thông tin
05/18/14 Lưu Trường Văn, ME. 20
QUẢN TRỊ CHẤT LƯNG

Lập kế hoạch cho chất lượng

Chất lượng sản phẩm và chất lượng của QLDA

Các tiêu chuẩn của chất lượng


Tuân theo các đặc điểm kỹ thuật

Đảm bảo yêu cầu sử dụng

Ngăn chặn

Giám sát

Lập kế hoạch, thực hiện, kiểm tra, hành động

So sánh, danh sách kiểm tra, sơ đồ khối, sơ đồ nguyên
nhân / kết quả
05/18/14 Lưu Trường Văn, ME. 21
QUẢN TRỊ CHẤT LƯNG

Kế hoạch quản lý chất lượng

Cấu trúc tổ chức, tiến trình, tài nguyên, thủ
tục, rách nhiệm để đảm bảo kế hoạch chất
lượng sẽ được thực hiện

Đo lường chất lượng

Danh sách kiểm tra (checklist)

Bảo hiểm chất lượng

Tuân theo kế hoạch quản lý chất lượng,
kiểm tra, cải thiện.

05/18/14 Lưu Trường Văn, ME. 22
QUẢN TRỊ CHẤT LƯNG

Kiểm soát chất lượng

Tiến trình và kết quả sản phẩm

Sơ đồ kiểm tra, phân tích xu thế
05/18/14 Lưu Trường Văn, ME. 23
LỜI KHUYÊN

Hãy bắt đầu với một quan điểm rõ ràng về
chất lượng trong đầu

Cái gì là chất lượng?

Tất cả các bên đều quan tâm đến chất lượng
05/18/14 Lưu Trường Văn, ME. 24
QUẢN LÝ NGUỒN NHÂN LỰC

Kế hoạch của tổ chức

Sơ đồ tổ chức, các vai trò và trách nhiệm

Liên kết giữa dự án và các lónh vực chức năng của
công ty

Nhu cầu nhân sự

Công đoàn, các ràng buộc


RACI+

Kế hoạch nhân sự (đào tạo, đònh hướng, miêu
tả công việc, đánh giá sự thực hiện), sơ đồ tổ
chức dự án
05/18/14 Lưu Trường Văn, ME. 25
RACI Chart
Nhiệ
m vụ
Bên chòu
trách
nhiệm
(Responsibl
e party)
Chòu trách
nhiệm về
(Accountable
to)
Phối hợp
với
(Coordinate
with)
Thông
báo cho
(Inform)
1
2