Phương pháp hoạch định trong quản lý dự án

PHƯƠNG PHÁP VỀ HOẠCH ĐỊNH
TRONG QUẢN LÝ DỰ ÁN
Abdul S. Kazi
Hướng dẫn về hoạch đònh trong
QLDA
2

Hoạch đònh, theo dõi và kiểm soát

Mục đích của hoạch đònh

Các câu hỏi khi hoạch đònh

Ai có thể/nên làm hoạch đònh

Hoạch đònh & Vòng tròn kiểm soát

Các kiểu hoạch đònh

Một vài lợi ích của hoạch đònh

Giao tiếp trong hoạch đònh

Một vài phương pháp hoạch đònh

Các kết quả mong ước của hoạch
đònh

Các nguyên lý chủ yếu
Abdul S. Kazi
Hướng dẫn về hoạch đònh trong

QLDA
3
Hoạch đònh, theo dõi và kiểm soát
•
Đònh nghóa của hoạch đònh
–
‘Một kế hoạch chi tiết,
phương pháp, …v.v. để đạt
được một mụctiêu’
–
‘Một đề cương, thường là ý
tưởng thăm dò để làm một
công việc’
•
Chương trình hoặc hệ thống
–
‘Một sơ đồ hoặc danh sách
của các công việc phải
làm, mà có liên quan đến
thời gian.’
Abdul S. Kazi
Hướng dẫn về hoạch đònh trong
QLDA
4
Mục đích của hoạch đònh
•
Đảm bảo rằng các công việc của
dự án được hoàn thành:
–
Đúng trình tự

–
Đúng nơi chốn
–
Đúng thời gian đã dự trù
–
Bởi những cá nhân có năng lực
và thiết bò phù hợp
–
Đạt chất lượng
–
Bởi cách thức kinh tế nhất, an
toàn nhất, thân thiện với môi
trường nhất
Abdul S. Kazi
Hướng dẫn về hoạch đònh trong
QLDA
5
Các câu hỏi khi hoạch đònh

Ai có thể làm hoạch đònh?
 Mọi người

Cái gì nên được chúng ta
hoạch đònh?
–
Bất cứ cái gì mà chúng ta
chòu trách nhiệm thực hiện

Khi nào chúng ta nên làm
hoạch đònh?

–
Liên tục
Abdul S. Kazi
Hướng dẫn về hoạch đònh trong
QLDA
6
Ai có thể / nên làm hoạch đònh

Khách hàng

Nhà thiết kế : kiến trúc
sư hoặc kỹ sư

Nhà thầu
–
Người ước lượng chi
chí
–
Nhà quản lý dự án
–
Người giám sát thi
công
–
Kỹ sư công trường
–
Đốc công
–
Tổ trưởng
–
Nhà thầu phụ

Abdul S. Kazi
Hướng dẫn về hoạch đònh trong
QLDA
7
Kế
hoạch
Công
việc
Theo dõi
Tích hợp thông tin
tương quan
Kiểm soát
Hoạch đònh và vòng tròn kiểm soát
Quản lý kế hoạch là
một phần quan
trọng của quá trình
quản lý dự án. Nó
bao gồm sự theo dõi
và kiểm soát
Abdul S. Kazi
Hướng dẫn về hoạch đònh trong
QLDA
8
Các kiểu hoạch đònh

Kế hoạch chiến lược cấp công ty

Kế hoạch trước đấu thầu
–
Phương pháp thi công

–
Cấu trúc tổ chức công trường
–
Hợp đồng thầu phụ

Kế hoạch sơ bộ
–
WBS
–
Thứ tự và giai đoạn
–
An toàn, chất lượng và môi trường
–
Yêu cầu về nguồn lực

Kế hoạch công trường trong ngắn hạn
–
Sử dụng nguồn lực
–
An toàn, kinh tế và chất lượng của công việc
Abdul S. Kazi
Hướng dẫn về hoạch đònh trong
QLDA
9
Vài lợi ích của hoạch đònh

Dự báo thời gian hoàn thành dự án.

Khuyến khích sự cân nhắc về an toàn, chất lượng và các nội
dung môi trường.


Ma trận SWOT
–
Điểm mạnh (Strengths)
–
Điểm yếu (Weaknesses)
–
Cơ hội (Opportunities)
–
Nguy cơ (Threats)

Dự báo ngân lưu

Dự báo nhu cầu nguồn lực
Abdul S. Kazi
Hướng dẫn về hoạch đònh trong
QLDA
10
Giao tiếp trong hoạch đònh

Cái gì là sự quan trọng của sự giao tiếp trong kế
hoạch?

Phương tiện tốt nhất cho giao tiếp phụ thuộc vào:
–
Kiểu của kế hoạch yêu cầu
–
Mô hình được sử dụng để tạo ra kế hoạch
–
Người xét duyệt kế hoạch

–
Mục đích của sự giao tiếp
Abdul S. Kazi
Hướng dẫn về hoạch đònh trong
QLDA
11
Một vài phương pháp để hoạch đònh

Tiến độ ngang

Tiến độ dây chuyền

Sơ đồ Mục tiêu-hoàn thành-thời gian

Hệ thống: tiến độ mạng các loại

Báo cáo đònh kỳ
Abdul S. Kazi
Hướng dẫn về hoạch đònh trong
QLDA
12
Các kết quả mơ ước của hoạch đònh

Hoàn thành dự án đúng hạn

Công việc được thực hiện liên tục

Giảm các công việc không đạt yêu
cầu


Tối thiểu hóa sự mơ hồ và sư hiểu lầm

Gia tăng hiểu biết về tình trạng cho
mọi người

Báo cáo đúng hạn và có ý nghóa cho
nhà quản lý

Chú ý: Bạn đang điều hành dự án chứ
không phải dự án đang điều hành bạn
Abdul S. Kazi
Hướng dẫn về hoạch đònh trong
QLDA
13
Các kết quả mơ ước của hoạch đònh (tiếp)

Các bên tham gia hiểu về hoạch
đònh như là một phần của tiến
trình thực hiện dự án

Cơ sở để phân phối chi phí của
dự án

Đònh nghóa rõ trách nhiệm/quyền
hạn từng cá nhân

Hiểu biết rõ ràng ai làm cái gì,
khi nào, và làm như thế nào

Tích hợp tất cả các công việc để

đảm bảo một chất lượng dự án
cho chủ đầu tư
Abdul S. Kazi
Hướng dẫn về hoạch đònh trong
QLDA
14
Các nguyên tắc quan trọng

Bắt đầu hoạch đònh trước khi thực
hiện công việc hơn là sau khi đã
thực hiện công việc

Gắn những người sẽ thực hiện
công việc với quá trình lập kế
họach

Bao gồm tất cả các khía cạnh của
dự án: quy mô, tiến dộ, tài
nguyên, chất lượng, …v.v

Tạo ra sự linh động trong kế
hoạch bao gồm sự cho phép thực
hiện các thay đổi, thời gian để
xem xét và phê duyệt
Abdul S. Kazi
Hướng dẫn về hoạch đònh trong
QLDA
15
Các nguyên tắc quan trọng (tiếp theo)


Hãy nhớ rằng tiến độ là kế hoạch
cho sự thực hiện và vì thế nó sẽ
không bao giờ chính xác

Giữ tiến độ đơn giản, loại trừ các
chi tiết không thích hợp và ngăn
chặn những kế hoạch bất khả thi

Phổ biến kế hoạch đến tất cả các
bên tham gia dự án. Mọi kế
hoạch sẽ vô giá trò nếu các bên
ham gia dự án không biết
Abdul S. Kazi
Hướng dẫn về hoạch đònh trong
QLDA
Biên dòch & biên soạn: Lưu Trường Văn, M.Eng
16
Bạn đã sẵn sàng để hoạch đònh ? Chú các bạn
thành cơng.