Phương pháp quản lý quy mô dự án xây dựng

1
QUAN LY QUY MO Dệẽ AN
2
ĐỊNH NGHĨA

Quản lý quy mô dự án là tiến trình để đảm bảo
rằng dự án đã được thực hiện tất cả các công
việc đã được yêu cầu và chỉ những công việc
được yêu cầu để hoàn thành tốt dự án

Quá trình quản lý quy mô dự án bao gồm:

Khởi đầu (Initiation)

Hoạch đònh quy mô (scope planning)

Đònh nghóa quy mô (scope definition)

Kiểm tra quy mô (scope verification)

Kiểm soát thay đổi quy mô (scope change control)
3
ĐỊNH NGHĨA

Thuật ngữ “scope=quy mô” có thể đề cập đến:

Quy mô sản phẩm (product scope): các đặc trưng và
chức năng đã được bao gồm trong một sản phẩm
hoặc dòch vụ

Quy mô dự án (project scope): công việc phải làm

để hình thành một sản phẩm những đặc trưng và
chức năng cụ thể
4
QUÁ TRÌNH QUẢN LÝ QUY MÔ DỰ ÁN

KHỞI ĐẦU (Initiation)
 Đầu vào (inputs):

Mô tả sản phẩm

Kế hoạch chiến lược

Tiêu chuẩn ựa chọn dự án

Thông tin quá khứ
 Công cụ và kỹ thuật (Tools and techniques):

Phương pháp lựa chọn dự án

Ý kiến chuyên gia (expert judgment)
 Đầu ra (Outputs):

Project charter

Nhận dạng/phân công chủ nhiệm dự án

Các ràng buộc

Các giả đònh
5

Đầu vào
Công cụ
Đầu ra
1. Mô tả sản
phẩm
2. Kế hoạch chiến
lược
3. Tiêu chuẩn lựa
chọn dự án
4. Thông tin quá
khứ
1. Phương pháp
lựa chọn dự án
2. Ý kiến chuyên
gia (expert
judgment)
1. Project
charter
2. Nhận
dạng/phân
công chủ
nhiệm dự án
3. Các ràng
buộc
4. Các giả đònh
KHỞI ĐẦU
6
KHỞI ĐẦU (Initiation)
Một dự án thường được xem như là kết quả của một trong những
nội dung sau:


Một nhu cầu thò trường (a market demand): Một công ty dầu mỏ
thực một dự án để xây dựng một nhà máy tinh chế nhằm đáp
ứng nhu cầu thiếu hụt thường xuyên về dầu lửa

Một yêu cầu của khách hàng (a business need): Một công ty
điện lực thực hiện một dự án xây dựng trạm điện mới nhằm phục
vụ cho một khu công nghiệp

Một cải tiến công nghệ (a tecnological advance): Một hảng film
diện tử thực hiện một dự án mới để phát triển một trò chơi điện
tử mới sau khi một film trở nên ăn khách

Một yêu cầu pháp lý (a legal requirement): Một nhà máy sản
xuất sơn thực hiện một dự án để thiết lập một hướng dẫn cho
việc xử lý những chất độc hại
7
KHỞI ĐẦU (Initiation)
 Đầu vào (inputs):

Mô tả sản phẩm: Chủ dự án sẽ mô tả sản phẩm
sơ bộ

Kế hoạch chiến lược: Tất cả các dự án nên được
hổ trợ của mục đích chiến lựơc của chủ đầu tư

Tiêu chuẩn lựa chọn dự án: lợi nhuận tài chánh,
thò phần, lợi ích công đồng, …

Thông tin quá khứ: Thông tin quá khứ về những

dự án tương tự đã được thực hiện nên được cân
nhắc trong quá trình phê duyệt FS
8
KHỞI ĐẦU (Initiation)
 Công cụ và kỹ thuật (Tools and
techniques):

Phương pháp lựa chọn dự án: Có 2 phương
pháp được dùng:

Phương pháp đo lường lợi nhuận: phân tích lợi ích
và chi phí, mô hình kinh tế, …

Phương pháp tối ưu hóa các ràng buộc: các mô hình
toán như cây quyết đònh, AHP (Analytic Hierarchy
Process)

Ý kiến chuyên gia (expert judgment): Ý kiến
chuyên gia thường được yêu cầu để đánh giá
đầu vào của tiến trình thực hiện dự án
9
KHỞI ĐẦU (Initiation)
 Đầu ra (Outputs):

Project charter:

là tài liệu mà thừa nhận một cách chính thức sự tồn tại
của một dự án.

Nó cung cấp cho nhà quản lý sự ủy quyền để áp dụng

các nguồn lực của tổ chức để vận hành dự án

Nhận dạng/phân công chủ nhiệm dự án:

CNDA nên được nhận dạng và phân công trong các giai
đoạn ban đầu của dự án

Chủ nhiệm dự án nên được phân công trước khi bắt đầu
thực hiện kế hoạch dự án.
10
KHỞI ĐẦU (Initiation)
 Đầu ra (Outputs):

Các ràng buộc (Constraints):

Là những nhân tố mà sẽ giới hạn các chọn lựa của nhóm
QLDA.

Ví dụ: ngân sách đã xác đònh trước là một ràng buộc mà
nó sẽ giới hạn nhóm QLDA trong chọn lựa liên quan đến
quy mô, nhân sự và tiến độ

Khi một dự án được thực hiện theo hợp đồng thì các điều
kiện trong hợp đồng chính là các ràng buộc

Các giả đònh (Assumptions):

Là những nhân tố mà sẽ được cân nhắc (cho mục đích
hoạch đònh) sẽ là thực tế, chắc chắn.


Các giả đònh một cách tổng quát bao gồm một mức độ nào
đó của rủi ro
11
HOẠCH ĐỊNH QUY MÔ (SCOPE PLANNING)

Hoạch đònh quy mô là quá trình phát triển một
báo cáo quy mô đã được viết như là một cơ sở
cho các quyết đònh về dự án ở tương lai, kể cả
các tiêu chuẩn để xác đònh dự án hoàn tất tốt
đẹp

Báo cáo quy mô tạo thành cơ sở cho một hợp
đồng giữa nhóm dự án và khách hàng dự án
bằng cách nhận dạng các mục tiêu và các nội
dung chính (deliverable) của dự án.
12
Đầu vào
Công cụ
Đầu ra
1. Mô tả sản
phẩm
2. Kế hoạch chiến
lược
3. Tiêu chuẩn lựa
chọn dự án
4. Thông tin quá
khứ
1. Phương pháp
lựa chọn dự án
2. Ý kiến chuyên

gia (expert
judgment)
1. Project
charter
2. Nhận
dạng/phân
công chủ
nhiệm dự án
3. Các ràng
buộc
4. Các giả đònh
KHỞI ĐẦU
1. Mô tả sản phẩm
2. Project charter
3. Các ràng buộc
4. Các giả đònh
1. Phân tích sản
phẩm
2. Phân tích lợi
ích/chi phí
3. Nhận dạng
các giải pháp
có thể
4. Ý kiến chuyên
gia
1. Báo cáo quy
mô
2. Chi tiết phụ
(supporting
detail)

3. Kế hoạch
quản lý quy
mô
(KHQLQM):
HOẠCH ĐỊNH QUY MÔ
13
HOẠCH ĐỊNH QUY MÔ (SCOPE PLANNING)
 Đầu vào (inputs):

Mô tả sản phẩm

Project charter

Các ràng buộc

Các giả đònh
 Các nội dung này đã được thảo luận ở phần
Initiation
14
HOẠCH ĐỊNH QUY MÔ (SCOPE PLANNING)
 Công cụ và kỹ thuật (Tools and techniques):

Phân tích sản phẩm:

Phát triển một hiểu biết thấu đáo hơn về sản phẩm của dự án.

Nó bao gồm các kỹ thuật như: kỹ thuật hệ thống, kỹ thuật
đánh giá, phân tích giá trò, phân tích chức năng, quality
function deployment (QFD).


Phân tích lợi ích/chi phí: NPV, IRR, Payback period, …

Nhận dạng các giải pháp có thể: brainstorming, lateral
thingking

Ý kiến chuyên gia
15
HOẠCH ĐỊNH QUY MÔ (SCOPE PLANNING)
 Đầu ra (Outputs):

Báo cáo quy mô =BCQM (scope statement):

Cung cấp một và tài liệu cho việc ra quyết đònh về dự án
trong tương lai và cho sự xác nhận hoặc phát triển những
hiểu biết chung của quy mô dự án trong vòng các đối tác
(stateholders)

BCQM nên bao gồm: sự cần thiết của dự án (project
justification), một tóm tắt ngắn gọn về miêu tả sản phẩm
(project product), một danh sách tóm tắt của những sản phẩm
phụ mà đánh dấu sự hoàn tất dự án (project deliverables),
các mục tiêu dự án –phải bao gồm: chi phí, tiến độ và tiêu
chuẩn chất lượng (project objectives),
16
HOẠCH ĐỊNH QUY MÔ (SCOPE PLANNING)
 Đầu ra (Outputs):

Chi tiết phụ (supporting detail): nên bao gồm các tài liệu
của tất cả các giả đònh và ràng buộc đã được nhận dạng


Kế hoạch quản lý quy mô (KHQLQM):

Tài liệu này mô tả làm thế nào quy mô dự án sẽ được quản lý
và làm thế nào các thay đổi quy mô sẽ tích hợp vào trong dự
án.

KHQLQM nên bao gồm: một miêu tả rõ ràng về làm thế nào
các thay đổi của quy mô sẽ được nhận dạng và phân loại.

Nó là một phần của kế hoạch tổng thể dự án
17
ĐỊNH NGHĨA QUY MÔ (SCOPE DEFINITION)

Đònh nghóa quy mô (ĐNQM) bao hàm sự phân
chia nhỏ hơn của các project deliverables thành
những thành phân nhỏ hơn, dể quản lý hơn để:

Cải thiện sự chính xác của các ước lựơng về chi phí,
thời gian, nguồn lực.

Đònh nghóa cơ sở (baseline) cho đo lường và kiểm
soát sự thực hiện.

Thuận tiện hơn cho sự phân công

ĐNQMâ hợp lý là cơ sở cho dự án thành công
18
Đầu vào
Công cụ
Đầu ra

1. Mô tả sản phẩm
2. Kế hoạch chiến
lược
3. Tiêu chuẩn lựa
chọn dự án
4. Thông tin quá
khứ
1. Phương pháp
lựa chọn dự án
2. Ý kiến chuyên
gia (expert
judgment)
1. Project charter
2. Nhận
dạng/phân
công chủ
nhiệm dự án
3. Các ràng buộc
4. Các giả đònh
KHỞI ĐẦU
1. Mô tả sản phẩm
2. Project charter
3. Các ràng buộc
4. Các giả đònh
1. Phân tích sản
phẩm
2. Phân tích lợi
ích/chi phí
3. Nhận dạng các
giải pháp có

thể
4. Ý kiến chuyên
gia
1. Báo cáo quy
mô
2. Chi tiết phụ
(supporting
detail)
3. Kế hoạch
quản lý quy
mô
(KHQLQM):
HOẠCH ĐỊNH QUY MÔ
1. Báo cáo quy mô.
2. Các ràng buộc
3. Các giả đònh
4. Thông tin quá khứ
1. WBS tạm thời
2. Sự phân ly
(Decompositio
n)
1. WBS
2. OBS, RBS
ĐỊNH NGHĨA QUY MÔ
19
ĐỊNH NGHĨA QUY MÔ (SCOPE DEFINITION)
 Đầu vào (inputs):

Báo cáo quy mô.


Các ràng buộc

Các giả đònh

Thông tin quá khứ
 Các nội dung này đã được thảo luận ở các
phần trước
20
ĐỊNH NGHĨA QUY MÔ (SCOPE DEFINITION)
 Công cụ và kỹ thuật (Tools and techniques):

WBS tạm thời: Một WBS của dự án tương tự đã thực
hiện có thể được sử dụng như là một WBS tạm thời cho
dự án mới

Sự phân ly (Decomposition):

là một quá trình chia nhỏ hơn nữa các project deliverables
thành các thành phần nhỏ hơn, dể quản lý hơn, mãi cho đến khi
các deliverables đã được xác đònh đủ chi tiết nhằm hổ trợ cho
các hoạt động (activities) trong tương lai (hoạch đònh, thực
hiện, kiểm soát, và kết thúc).

Sự phân ly bao gồm các bước sau: (1) Nhận dạng các phần tử
chính của dự án; (2) Quyết đònh phát triển cấp độ chi tiết hơn
của các phần tử; (3) Nhận dạng các phần tử cấu tạo nên
deliverables; (4) Kiểm ra tính đúng đắn của sự phân chia
21
ĐỊNH NGHĨA QUY MÔ (SCOPE DEFINITION)
 Đầu ra (Outputs):


WBS: thường được sử dụng để phát triển hoặc
xác nhận một hiểu iết chung về quy mô dự án.

Phần tử thấp nhất của WBS được gọi là Work
Package

Một vài cấu trúc khác:

OBS: Chỉ ra các phần tử công việc đã đựơc phân
công đến đối tác nào

RBS: Một dạng khác của OBS nhằm chỉ ra các công
việc đã được phân công đến ai
22
KIỂM TRA QUY MÔ (SCOPE VERIFICATION)

Kiểm tra quy mô (KTQM) là quá trình chấp
nhận chính thức quy mô dự án từ phía các đối
tác (nhà tài trợ, chủ dự án, khách hàng …)

KTQM khác với kiểm soát chất lượng:

KTQM liên quan đến việc chấp nhận sơ bộ các kết
quả công việc của tương lai.

Kiểm soát chất lượng thì liên quan đến sự đúng đắn
(correctness) của kết quả công việc
23
1. Mô tả sản phẩm

2. Project charter
3. Các ràng buộc
4. Các giả đònh
1. Phân tích sản
phẩm
2. Phân tích lợi
ích/chi phí
3. Nhận dạng các
giải pháp có
thể
4. Ý kiến chuyên
gia
1. Báo cáo quy
mô
2. Chi tiết phụ
(supporting
detail)
3. Kế hoạch
quản lý quy
mô
(KHQLQM):
HOẠCH ĐỊNH QUY MÔ
1. Báo cáo quy mô.
2. Các ràng buộc
3. Các giả đònh
4. Thông tin quá khứ
1. WBS tạm thời
2. Sự phân ly
(Decompositio
n)

1. WBS
2. OBS, RBS
ĐỊNH NGHĨA QUY MÔ
1. Kết quả công việc
(work results)
2. Product
documentation
1. Sự kiểm đònh
(inspections)
1. Chấp nhận
chính thức
(formal
acceptance)
KIỂM TRA QUY MÔ
24
KIỂM TRA QUY MÔ (SCOPE VERIFICATION)
 Đầu vào (inputs):

Kết quả công việc (work results): là một xuất
lượng của sự thực hiện kế hoạch dự án (project
plan executive)

Product documentation:

Các minh chứng bằng tài liệu (kế hoạch,
specifications, bản vẽ, …) phải có sẳn cho mục đích
xem xét
25
KIỂM TRA QUY MÔ (SCOPE VERIFICATION)
 Công cụ và kỹ thuật (Tools and techniques):


Sự kiểm đònh (inspections): bao gồm những
công việc như là đo lường, kiểm tra, và thử
nghiệm những gì đã làm nhằm xác đònh có hay
chăng các kết quả tuân theo các yêu cầu
(requirements)
 Đầu ra (Outputs):

Chấp nhận chính thức (formal acceptance)