Bài tiểu luận Lịch sử lưu trữ Việt Nam

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN
KHOA LƯU TRỮ HỌC & QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG


BÀI THẢO LUẬN NHÓM 1
MÔN: LỊCH SỬ LƯU TRỮ VIỆT NAM
Giảng viên: Th.S. Phạm Thị Bích Hải
Đề bài: Đánh giá những ưu điểm và hạn chế
của công tác lưu trữ thời phong kiến để rút ra
bài học kinh nghiệm.
Hà Nội - 2013
1
A. Công tác lưu trữ của các triều đại trước triều Nguyễn.
Công tác lưu trữ là công việc quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng
và hiệu quả của hoạt động quản lý Nhà nước. Ở nước ta, từ thời phong kiến, công
tác này được thông qua các triều đại để từng bước phát triển và dần dần có nề nếp,
kỷ cương. Từ khâu tổ chức lưu trữ văn bản cho đến việc đào tạo và tuyển dụng cán
bộ làm công tác công văn, giấy tờ đều được quy định khá chặt chẽ và mang tính
khoa học. Tuy nhiên công tác lưu trữ ở nước ta thời trước Nguyễn chưa được quan
tâm và còn nhiều hạn chế.
1. Công tác tổ chức, xây dựng các kho lưu trữ
Nghiên cứu trong suốt chiều dài lịch sử phong kiến Việt Nam nhận thấy từ
triều Lý thực tế chưa có cơ quan chuyên trách để bảo tồn, lưu trữ các văn thư, tài
liệu, thư tịch nhưng đã manh nha hình thành các nhà kho chuyên dụng chứa các
kinh sách.
- Sách Đại Việt sử ký toàn thư chép: năm 1021 đời vua Lý Thái Tổ làm nhà
Bát giác chứa sách kinh. Hai năm sau, 1023 mùa thu tháng 9 xuống chiếu chép
kinh Tam Tạng để ở kho Đại Hưng. Năm Thông Thuỵ thứ 3 (1036) đời vua Lý
Thái Tông xuống chiếu chép kinh Đại tạng cất ở kho Trùng Hưng. Triều Lý là triều
đại rất coi trọng Phật giáo, việc ghi chép, lưu trữ các sách kinh rất được triều đình

quan tâm.
 Việc xây dựng các nhà kho chứa sách kinh có thể coi là những cơ sở đầu
tiên hình thành nên công tác lưu trữ của thời kỳ phong kiến tự chủ ở Việt Nam.
- Đến thời Trần đã xuất hiện các kho lưu trữ và thư viện sách. Đặc biệt thời
kỳ này các kho lưu trữ và thư viện kiêm nhiệm cả việc biên soạn, in ấn sách vở.
- Triều Lê, một trong những triều đại thịnh trị nhất trong lịch sử phong kiến
Việt Nam, đã có những chế định luật pháp khá chặt chẽ đối với công tác công văn
giấy tờ. Quốc triều hình luật, trong 722 điều thì có đến mấy chục điều nói về công
tác này.
+ Theo sử sách ghi chép lại, triều Lê còn có thư viện Bồng Lai là một thư
viện rất lớn chứa rất nhiều sách vở quý. Triều Tây Sơn cũng có thư viện Sùng
2
Chính được thành lập năm Quang Trung 4 (1791) tại Thanh Chương, Nghệ An do
La Sơn phu tử Nguyễn Thiếp làm Viện trưởng cũng là một thư viện lớn vừa để
chứa sách vừa là nơi dịch chú các sách kinh điển chữ Hán.
+ Sách Thiên Nam dư hạ tập, bộ sách mang tính chất hội yếu, ghi chép các
điển chương chế độ thời kỳ đầu của nhà Lê được biên soạn dưới thời vua Lê Thánh
Tông cũng có những quy định rất rõ ràng về các việc như cấm đệ trình văn bản trái
lệ, cấm tâu trình vượt cấp, quy định về việc chuyển phát công văn…
Sách Thiên Nam dư hạ tập.
=> Tóm lại, công tác tổ chức, xây dựng các kho lưu trữ thời kì này còn
manh nha, sơ sài, mới chỉ xuất hiện 1 số cơ quan đảm nhận công việc quản lý giấy
tờ, sổ sách. Tuy nhiên, đến thời Lê công tác này cũng đã được chú trọng và quan
tâm hơn bằng việc ra chế định về luật pháp về văn thư lưu trữ, còn sơ sài, đơn giản
nhưng đã bước đầu đánh dấu sự hình thành những nghiệp vụ chuyên môn của công
tác này dưới thời phong kiến.
2.Bảo quản tài liệu
- Nhìn chung công tác lưu trữ của các triều đại trước Nguyễn chưa được chú
trọng nhiều do ý thức bảo vệ tài liệu của nhân dân ta và chính quyền phong
kiến còn nhiều hạn chế. Việc lưu giữ tài liệu chưa được coi trọng, không

được tổ chức khoa học: Tài liệu mới chỉ được xếp, bó và để một cách vô trật
tự trên các giá hay chứa trong các nhà kho đóng kín, không được bảo quản
cận thận, ẩm thấp mối mọt đã tàn phá tài liệu.
3
- Nguyên nhân: Số lượng tài liệu lưu trữ thời phong kiến trước Nguyễn
hiện nay không còn nhiều không chỉ do các triều đại phong kiến không có
biện pháp quản lý tốt tài liệu mà do nhiều nguyên nhân khách quan tác động:
như chiến tranh , khí hậu,…
Theo tài liệu để lại thì muộn nhất dưới thời Hậu Lê đã có chủ trương bảo
mật và lưu trữ tài liệu, sổ sách hình thành trong hoạt động quản lý nhà nước.
- Ý thức về giá trị của tài liệu:
Một số triều đại đã có ban hành văn bản có liên quan tới việc bảo quản, bảo
mật tài liệu
VD: Đại Việt Sử Kí toàn thư ghi lại: Tháng 12 năm Tân Tỵ (1461) vua Lê
Thánh Tông đã gửi thông cáo cho các phủ, huyện, châu trong cả nước “Cấm các
thuộc lại không được quyền bóc trộm những điệp sở dán kín, không được chia
nhau cầm giữ mang về nhà hoặc cho người nhà truyền nhau sao chép…”

Đại Việt sử kí toàn thư
Hay trong Quốc Triều Hình luật (1483) có 2 điều:
• “Đối với sổ hộ khẩu nếu có sai lầm thì chức sắc, nha dịch phải sửa
chữa cho hoàn chỉnh. Sau khi văn bản đã duyệt mà không biên chép thành sổ sách
cất vào tủ công, cứ để mất mát thì tùy theo việc nặng nhẹ mà định tội…”
4
• “ Nếu văn bản nào đã trình kí mà quan bản ty không cất vào tủ công
lại để ở nhà riêng lâu ngày không giao nộp đầy dủ tài liệu thì bị bãi chức…”
- Về quản lý tài liệu: Dưới thời Lê Thánh Tông chỉ mới hình thành một văn
phòng gồm 4 cơ quan:
+ Hàn Lâm Viện: nơi khởi thảo các loại văn bản cho nhà vua, đóng góp ý
cho nhà vua sáng tác thơ văn.

+ Đông Các: Sửa chữa văn bản do Hàn Lâm Viện khởi thảo
+ Trung Thư Giám: trông coi thư viện của nhà vua
+ Hoàng Môn Tỉnh: Cơ quan lưu trữ con dấu của nhà vua.
Dưới triều Lê văn bản, sổ sách được quản lý khá chặt chẽ, bước đầu đã có ý
thức về lưu giữ sổ sách tài liệu. Bước đầu hình thành các cơ quan chuyên trách về
văn thư, giúp quản lý sổ sách,văn bản cho nhà vua. Tuy nhiên, văn thư và lưu trữ
chưa có sự tách biệt, chưa thiết lập các kho lưu trữ hoặc có quan chuyên trách lưu
trữ tài liệu, công tác lưu trữ còn hạn chế, nó chỉ là một phần việc rất nhỏ trong
công tác văn thư.
3. Tình hình tổ chức sử dụng tài liệu
Hiện nay, chúng ta chưa tìm thấy một tài liệu nào nói một cách trực tiếp đến
công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ thời phong kiến. Nhưng một cách gián tiếp
cho chúng ta biết từ triều Lê chính quyền phong kiến đã sử dụng tài liệu lưu trữ
vào nhiều mục đích khác nhau.
Trước hết là phục vụ cho công tác quản lý ở trung ương và địa phương như
quản lý ruộng đất, quản lý quan chức, tuyển quân, thu thuế, ban hành văn bản, xét
xử các vụ kiên tụng v.v Cụ thể dưới triều Lê đã có quy định cụ thể về việc lập sổ
hộ tịch, sổ duyệt tuyển, sổ địa bạ để phục vụ công tác tuyển quân, điều động nhân
lực, thu thuế. Theo quy định sổ hộ tịch cứ 3 năm đăng ký một lần, và 6 năm sau có
một cuộc tổng điều tra, đối với sổ duyệt tuyển cứ 6 năm triều đình lại cử người về
5
thẩm tra xét duyệt số nhân đinh v.v Ngoài những mục đích trên tài liệu lưu trữ
còn được sử dụng làm nguồn tư liệu quí giá để biên soạn lịch sử dân tộc.
Tóm lại, qua những kiến thức về công tác lưu trữ các triều đại trước triều
Nguyễn, chúng ta có thể tóm tắt những ưu, nhược điểm như sau:
* Ưu điểm:
- Đã có pháp chế quy định về một số nghiệp vụ và nguyên tắc trong công tác giấy
tờ, mặc dù còn sơ lược nhưng đã đáp ứng nhu cầu quản lý nhà nước, quản lý xã hội
lúc bấy giờ.
- Manh nha xuất hiện những nguyên tắc về bảo quản và sử dụng tài liệu, bước đầu

có ý thức về tài liệu lưu trữ.
* Nhược điểm
- Tuy nhiên việc bảo quản tài liệu đang còn kém hiệu quả, không chú trọng vào
công tác lưu trữ.
- Không quản lý tốt tài liệu, nghiệp vụ về lưu trữ chưa được hình thành, tài liệu
chưa được sử dụng cho việc biên soạn lịch sử, vì thế chưa phát huy được tối đa giá
trị của tài liệu.
- Các vương triều đều không chủ trương giữ lại và bảo tồn lâu dài các loại văn bản
quản lý nhà nước, do không nhận thức được đây là nhưng thông tin phản ánh chân
thực nhất hoạt động của triều đình, bộ máy chính quyền các cấp và xã hội đương
thời.
B. Công tác lưu trữ thời Nguyễn:
Triều Nguyễn là triều đại phong kiến cuối cùng ở Việt Nam, tính từ năm Gia
Long xác lập quyền thống trị (1802) cho đến khi ngai vàng của vị vua cuối cùng bị lật
đổ bởi cuộc cách mạng tháng 8 năm 1945 đã trải qua gần 15 thập kỷ. Trong đó hơn nửa
thời gian tồn tại với tư cách là một nhà nước phong kiến độc lập (1802-1883). Kể từ
hiệp ước Hácmăng (25/8/1883) toàn bộ lãnh thổ Việt Nam trở thành thuộc địa của
6
Pháp. Vương triều nhà Nguyễn tuy vẫn được duy trì nhưng về thực chất chỉ là một
chính quyền bù nhìn.
Như trên đã trình bày, nếu như các triều đại trước Nguyễn như Ngô - Đinh
- Tiền Lê - Lý - Trần - Hồ - Hậu Lê công tác lưu trữ chưa được tổ chức cụ thể,
tài liệu bị thất lạc mất mát rất nhiều thì đến triều Nguyễn công tác lưu trữ đã
được quan tâm đúng mức hơn với nhiều biện pháp cụ thể về tổ chức bảo quản, quản lý
tài liệu. Nhờ vậy, hơn bất cứ triều đại phong kiến nào, triều Nguyễn đã để lại cho đời
nay nhiều di sản văn tự quý báu.
Công tác lưu trữ thời Nguyễn nổi bật với 4 triều đại: Gia Long (1802 –
1819), Minh Mạng (1820 – 1840), Thiệu Trị (1840 – 1847), Tự Đức từ (1847 – 1883).
Đây là giai đoạn mà đất nước ta về cơ bản là một quốc gia độc lập có chủ quyền.
Đồng thời, đây cũng là giai đoạn triều Nguyễn xác lập quyền thống trị của mình trên

phạm vi toàn quốc. Vì thế các vị vua có điều kiện tập trung ban hành các chính sách
về quản lý điều hành đất nước
Nghiên cứu công tác lưu trữ triều Nguyễn trong giai đoạn này cho chúng
ta thấy những đặc điểm riêng biệt của công tác lưu trữ triều Nguyễn khi chưa bị
ảnh hưởng bởi những tác động của chính quyền thực dân pháp. Qua đó có cái
nhìn khách quan khi đánh giá nhận thức, bước phát triển của lưu trữ Việt nam
trong thời kỳ phòng kiến
1. Tổ chức lưu trữ.
a. Tổ chức lưu trữ ở TW
* Văn phòng nhà Vua:- Thời kỳ đầu, dưới thời vua Gia Long, để giải
quyết các công việc văn phòng trong triều, nhà vua đặt ra bốn cơ quan, đó là:
Thị Thư viện, Thị Hàn viện và Nội Hàn viện, Thượng Bảo Khanh. Các thư
tịch không ghi chép cụ thể nhiệm vụ của từng cơ quan này, nhưng dựa vào
tên gọi của chúng, một số học giả cho rằng:
Thị Thư viện, Thị Hàn viện là hai cơ quan giúp việc soạn thảo, chuyển
đạt và lưu giữ các văn bản của nhà vua;
Nội Hàn viện lưu giữ thư từ chế cáo của nhà vua;
Thượng bảo khanh là cơ quan có nhiệm vụ lưu giữ con dấu.
7
Dưới thời Minh Mạng (1820) những cơ quan trên được đổi thành Văn thư
phòng. Năm 1829 Văn thư phòng được đổi thành Nội các.
- Nội các có nhiệm vụ :
+ Thu nhận tấu, sớ của các bộ, nha môn, trấn thành để tấu trình lên
Vua, soạn thảo sao lục, chuyển đạt chiếu dụ và các văn bản khác của nhà vua
ban hành hoặc phê duyệt
+ Lưu giữ văn bản và các sáng tác của nhà vua bao gồm các văn thư về
ngoại giao, bản đồ, châu bản, sổ sách, các sáng tác thi ca
+ Ghi chép mọi chi tiết khi Vua ngự chào hoặc rời kinh đô tuần hành, tấu
nghị chương sớ cho các quan tâu lên.
+ Giữ và đóng dấu vào văn bản do vua ban hành hoặc phê duyệt

- Tổ chức của Nội các lúc đầu được chia làm 4 tào: Tào Thượng bảo, Tào
Ký chú, Tào Đồ thư và Tào Biểu bạ. Nhiệm vụ của các tào như sau:
+ Tào Thượng bảo: (thượng có nghĩa là gữi gìn, chăm sóc) (năm 1844 được
đổi thành Sở Thượng bảo) có nhiệm vụ lưu giữ các loại bảo tỷ (dấu của nhà Vua).
Theo thống kê riêng nhà vua có tới 14 loại dấu được gọi là ngọc tỷ, mỗi loại dấu lại
có chức năng riêng. Ví dụ dấu Sắc mệnh chi bửu được dùng để đóng vào các loại văn
bản như sắc, chỉ dụ ban cho các quan cấp dưới, đóng vào sắc phong thần hoặc phong
tặng các danh hiệu khác. Khi các chương, sớ được Vua phê thì cơ quan này có nhiệm
vụ sao chép lại gửi cho các cơ quan có liên quan giải quyết còn bản chính giao lại cho
Tào Biểu bạ lưu giữ. Sau khi Tào Thượng bảo được đổi thành Sở Thượng bảo thì cơ
quan này có thêm chức năng: vào cuối tháng phải tổ chức kiểm tra lại các bản giáp để
giao nộp cho Tào Biểu bạ
+Tào Ký chú (nghĩa là ghi nhớ) (năm 1836 Minh Mệnh đổi thành Tào
Thừa

vụ, và năm 1844 đổi thành Sở Ty luận) có nhiệm vụ ghi chép mọi chi
tiết khi vua nghự trào (vua thiết triều) hoặc tuần du, trình các chương sớ do
bách quân tâu lên. Ngoài ra còn có chức năng chuẩn bị giấy bút cho nhà vua
và theo dõi học tập của các hoàng tử. Sau khi được đổi thành Sở Ty luân cơ
quan này có nhiệm vụ coi giữ các phiếu thảo văn bản của lục bộ và Nội các
+ Tào Đồ Thư (sưu tầm thư tịch) ( cũng năm 1836 Minh mệnh đổi Sở Bí
thư) làm nhiệm vụ ghi chép thơ văn của nhà vua, coi giữ sách công, công văn bang
8
giao với các nước. Ngoài ra cơ quan này còn có nhiệm vụ đảm bảo chất lượng và
độ bền của các văn bản này.
+ Tào Biểu bạ (năm 1844 được đổi thành Sở Bản chương) có nhiệm vụ lưu
trữ các châu bản và phó bản tất cả các chương sớ, sổ sách của các cơ quan trung
ương và địa phương đã từng gửi đến văn phòng của nhà vua. Sau đó có trách
nhiệm đóng thành từng tập, soạn thêm trích yếu để làm đăng án. Như vậy, lần đầu
tiên trong lịch sử chế độ phong kiến Việt Nam đã hình thành một đơn vị chuyên

trách về lưu trữ tài liệu, dù đó chỉ mới là cơ cấu thuộc Nội các. Tuy nhiên, Tào
Biểu bạ không phải là đơn vị tổ chức duy nhất bảo quản tài liệu hình thành ở Nội
các. Một bộ phận tài liệu như các văn bản về quan hệ với nhà Thanh, thơ văn của
nhà Vua, bản đồ lại được lưu trữ ở Sở Bí thư
Trong đó Sở Bản chương lại được chia thành 3 chương là: Lại Hộ
chương, Lễ Binh chương và Hình Công chương.
Đây là cơ quan sau này được coi là lưu trữ chính thức của nhà Vua, tổ chức
thành 3 bộ phận phù hợp với 6 bộ với những nhiệm vụ
+ Lại hộ chương: Là nơi bảo quản các sớ sách gồm cả bản chính, bản sao
của Bộ lại, Bộ hộ và các sổ sách của các địa phương liên quan đến hai Bộ này.
Ngoài ra còn lưu giữ tài liệu của Viện Cơ mật, Viện Đô sát, Thi vệ sứ, Ty thông
chính và một số nha môn khác
+ Lễ Binh chương: Là nơi bảo quản các sổ sách của Bộ lễ, Bộ binh và sổ
sách của các địa phương thuộc trách nhiệm giải quyết của hai Bộ này. Ngoài ra còn
lưu giữ tài liệu của Nội vụ phủ, Tôn nhân phủ, Viện hàn lâm, Khâm thiên giám,
Quốc tử giám và một số Nha môn khác.
+ Hình công chương: Lưu giữ sổ sách của Bộ hình, Bộ công và sổ sách của
các trấn, thành có liên quan đến 2 Bộ này. Ngoài ra còn bảo quản sổ sách của Sở
Vũ khố, Sở Nội tạo, Ty Tam pháp, Sở Mộc thương
Việc tổ chức bảo quản tài liệu theo 3 chương như trên, cho thấy trong tổ
chức lưu trữ đã có sự phân loại nhất định. Sự phân loại này thể hiện ý thức công
tác tổ chức tài liệu của triều Nguyễn nhằm phát huy giá trị của tài liệu cũng như
thuận lợi cho việc bảo quản, tra tìm
9
Về tổ chức biên chế Sở Bổn chương được ấn định là 10 người gồm các chức
danh: Thừa chỉ (đứng đầu cơ quan), tu soạn, biên tu, kiểm thảo địển bạ, đãi chiếu.
Trong đó chuyên về công tác lưu trữ ở mỗi chương có một điểm bạ và một đãi
chiếu. Hai người này có nhiệm vụ thu nhận tài liệu, phân loại và đóng thành từng
tập. Điều đáng chú ý ở giai đoạn này tài liệu lưu trữ của Nội các được phân loại và
lập hồ sơ theo môt số đặc trưng nhất định, như theo thể loại văn bản, vấn đề, thời

gian hình thành tài liệu ngoài ra người lập còn phải tóm tắt nội dung các văn bản
trong từng tâp hồ sơ, trình lên quan phụ trách của Sở xem xét ký tên sau đó mới đem
đi bảo quản.
Với cơ cấu tổ chức Nội các như vậy, lần đầu tiên trong lịch sử phong
kiến Việt Nam đã có một cơ quan chuyên trách về lưu trữ tài liêụ.
* Lưu trữ của các Bộ và các cơ quan khác
Ở lục bộ và các cơ quan trung ương khác, qua nhiều lần cải cách về tổ chức
bộ máy vẫn không thấy các vị Hoàng đế triều Nguyễn chủ trương thành lập lưu trữ
chuyên trách như ở Nội các. Tuy nhiên, theo một số thư tịch, chính quyền phong
kiến triều Nguyễn đã có khá nhiều quy định lưu giữ từng loại hình tài liệu phục vụ
cho hoạt động quản lý nhà nước về nhiều mặt ở các bộ như: Quản lý quan lại, nhân
khẩu, ruộng đất, thu thuế, tuyển quân, xử án, kiểm tra thanh tra tài chính, quản lý
cán bộ Sử dụng các tài liệu phục vụ cho hoạt động quản lý trên các lĩnh vực này
không chỉ đến thời Nguyễn mới có mà nó đã được áp dụng từ thời Lý. Nhưng chỉ
đến thời Nguyễn các quy định cụ thể, chặt chẽ và rõ ràng hơn. Cụ thể trong lĩnh
vực quản lý quan lại Minh Mạng đã định lệ làm sách lý lịch để có căn cứ xét khen
thưởng hoặc kỷ luật, điều động và bổ nhiệm đội ngũ quan lại. Mỗi người phải làm
ba bản, gọi là bản giáp, bản ất và bản bính nộp cho Bộ Lại. Bộ Lại cùng với bộ
Binh cử nhân viên khảo duyệt kỹ càng và quan lãnh đạo của hai bộ lần lượt ký tên
đóng dấu vào bản giáp, sau đó chuyển lên đóng dấu Quốc bảo và được lưu gữi tại
bộ Lại. Còn với bản ất và bản bính thì chỉ có chữ ký của các chuyên viên nhưng
cũng phải có dấu của 2 bộ. Bản ất được chuyển sang bộ Binh, còn bản bính thì
được đưa về lưu trữ tại cơ quan mà quan chức đó làm việc. Đối với công tác nhân
khẩu, nếu ở triều Lý - Trần chỉ sử dụng sổ hộ tịch thì đến triều Nguyễn còn thêm
cả sổ đinh. Sổ đinh kê biên những người phải đóng thuế đinh và được chia ruộng.
10
Thông qua sổ đinh nhà nước nắm được số lượng dân đinh, số thuế mà các làng và
các gia đình phải nộp đồng thời còn giúp cho việc theo dõi sự di chuyển dân cư để
tuyển mộ phu phen, bắt lính. Ngoài những lĩnh vực quản lý trên triều Nguyễn còn
quy định chế độ lưu giữ tài liệu về tài chính, ruộng đất, tài liệu về nghiệm thu các

công trình xây dựng. Cụ thể đối với sổ chi tiêu – tức là sổ sách về tài chính năm
1824 Minh Mạng đã từng quy định bộ Hộ phải làm thành hai bản, bản chính bộ Hộ
gửi, bản phụ lưu ở Văn thư phòng. Đối với các tài liệu nghiệm thu các công trình
xây dựng thì bộ Công, bộ Hộ sau khi kiểm tra hoàn tất thủ tục giấy tờ thì tài liệu
được lưu gữi ở cả hai bộ. Nhận thức được vị trí đặc biệt quan trọng của tài liệu lưu
trữ đối với quản lý đất nước nhiều vị Vua, đặc biệt là Minh Mạng và Thiệu Trị đã
từng đề ra nhiều chủ trương và biện pháp để lưu trữ tài liệu của các cơ quan này.
Chính vì vậy hiện nay chúng ta còn có được những tài liệu, quí giá này làm tư liệu
nghiên cứu nhiều lĩnh vực hoạt động quản lý xã hội của triều Nguyễn. Cụ thể như
qua các sổ địa bạ, sổ thuế, sổ hộ khẩu và các chính sách kinh tế được ban hành dưới
hình thức chiếu, chỉ, dụ, lệnh mà các nhà nghiên cứu lịch sử ngày nay đã tình hiểu
được chế độ ruộng đất ở Việt nam nửa đầu thết kỷ XIX
b. Lưu trữ địa phương:
Dưới triều Minh Mạng đã quy định ở địa phương hàng tháng các quan lại
phải có bổn phận thu nhận tài liệu đóng sổ, đóng dấu để làm hồ sơ để đến khi có sự
thay đổi quan lại phải bàn giao công việc được dễ dàng nhanh chóng và làm căn cứ
để xác định trách nhiệm quyền hạn quản lý
2. Xây dựng các kho lưu trữ thư viện
+ Quốc sử quán: Được thành lập năm Minh Mạng thứ 2 (1821) có nhiệm vụ
là biên soạn các bộ quốc sử. Nơi đây, tập trung các nhà nho học uyên thâm chuyên
biện thảo các bộ sách sử. Cơ sở tư liệu chủ yếu được sử dụng để biên soạn các bộ sử
là các văn bản hành chính hình thành trong hoạt động của nhà vua và các cơ quan
như chỉ, dụ, sớ, sách, các văn bản giấy tờ các bộ, Nha,Trấn thành. Dưới thời Minh
Mạng đã đề ra quy định: chỉ dụ của Hoàng Đế, sớ sách của các Nha môn trấn thành
11
sau khi được vua phê duyệt phải đóng dấu Quốc bảo sau đó sao lục và chuyển cho
Quốc Sử Quán một bản để làm căn cứ biên soạn quốc sử.
Các bộ sách sau khi biên soạn xong và được phê duyệt thì giao cho thợ khắc
lên các tấm gỗ (mộc bản) để in thành sách (những mộc bản này được làm bằng gỗ
cây thị, là thứ gỗ vừa cứng vừa dẻo để khỏi sứt, mẻ, trong khi khắc chữ và không

bị mối, mọt). Sau khi sách in xong, các mộc bản được đem bảo quản cẩn thận ở
Tàng bản đường được xây dựng trong Quốc Sử Quán.
Trong nhiều năm tồn tại Quốc Sử Quán triều Nguyễn đã để lại cho hậu thế
hàng chục bộ sách đồ sộ có giá trị như Đại Nam thực lục chính biên, Đại Nam
thống nhất trí, Đại Nam Hội điển sử lệ .v.v
Quốc Sử Quán Triều Nguyễn
Quốc Sử Quán cũng trở thành một cơ quan lưu trữ nhiều tài liệu quý giá của
chính quyền trung ương triều Nguyễn. Trong đó chủ yếu là các tập bản chính, bản
sao châu bản và mộc bản. Một bộ phận châu bản còn giữ được đến ngày nay vốn
được bảo quản ở nơi đây. Khối tài liệu mộc bản, một loại hình tài liệu lưu trữ đặc
biệt, hiếm thấy ở các nước khác. Tuy bị mất mát hư hỏng một phần bởi phải di
chuyển nhiều lần và do chiến tranh cùng sự chú ý không đầy đủ của con người
nhưng vẫn còn trên 20.000 tấm lưu trữ đến ngày nay. Trong đó có cả những tên
sách không còn tồn tại
+ Tàng thư lâu: Một dạng kho lưu trữ Quốc gia của triều Nguyễn. Tàng Thư
Lâu có nghĩa là toà lầu chứa sách, được xây dựng năm 1825 dưới thời vua Minh
Mạng. Đó là một toà nhà 2 tầng được xây dựng giữa một hồ nước gọi là hồ Hải
12
Học, xung quanh đều xây lan can, phía tây có cầu. Tầng trên 7 gian 2 trái, tầng
dưới 11 gian. Tầng trên của toà lầu dùng để chứa sổ sách của lục bộ. Ngày nay
không ai biết được tường tận những loại sổ sách nào của sáu bộ đã được đưa vào
bảo quản ở nơi đây. Bởi sau CMT8 khi Pháp trở lại chiếm kinh thành Huế thì sổ
sách tài liệu của Tàng Thư Lâu đã bị chuyển đi nơi khác để lại toà nhà trống rỗng.
Học giả người Pháp PonBuđê giám đốc Nha lưu trữ và Thư viện Đông Dương
trong cuốn "Lưu trữ của các Hoàng Đế An Nam và lịch sử An Nam" xuất bản năm
1942 đã viết về kho lưu trữ này như sau: “Cuối cùng để bổ sung cho bản tóm tắt
sơ lược về tổ chức và tình trạng tài liệu Đế chế, cần nói đến kho Tàng Thư Lâu nơi
bảo quản sổ thuế, những tài liệu này có thể cung cấp cho các nhà sử học nhiều điều
quý giá đang bị bỏ rơi, ngay cạnh tường thành cổ mốc meo, gần kho thuốc nổ" Còn
Nguyễn Tự Lạc trong luận văn cao học sử học "Văn khố Việt Nam" được thực

hiện ở Trường Đại học Văn Khoa Sài Gòn năm 1975 đã viết: " Năm 1942 đã khám
phá ra rất nhiều hồ sơ về địa hộ được lưu giữ ở Tàng Thư Lâu. Thật ra đó là một
kho văn khố của sáu bộ trong triều. Cũng theo ông sau năm 1945 số địa bạ trên
được chuyển đến Viện văn hoá Trung phần và đến năm 1959 lại được chuyển đến
chi nhánh Đà Lạt.
+ Kho lưu trữ thư viện Nội các được thành lập năm 1829. Sở dĩ gọi là kho
lưu trữ thư viện là vì ở đây vừa bảo quản các sách thư tịch vừa bảo quản các tài
liệu lưu trữ.
Kho này được đặt trong hoàng cung có tên là Đông Các điện- đây là căn nhà
có thẩm mỹ kiến trúc thanh nhã. Theo PônBuđê đây là kho lưu trữ tài liệu của triều
đình bao gồm: Tất cả các bản hoà ước ký với ngoại quốc, thư từ bang giao với
nước ngoài, những bài thơ văn của nhà vua, các bản đồ, đồ án, châu bản, các bài
thi điện, các sách bằng chữ Hán. Những tài liệu được bảo quản tại đây được xếp
trong các tủ khoá kín bên ngoài ghi chú bằng chữ Hán. Là nơi nghiêm cấm nên rất
ít người được lui tới.
Ngoài Đông Các điện còn có điện Cần Thành là nơi lưu trữ những tài liệu
quý giá nhất và các ấn tỷ của nhà vua cụ thể là:
- Những đạo sắc phong của triều đinh Trung Hoa
13
- Kim sách và những văn kiện tấn phong của các vua sắc phong Hoàng
hậu Đông cung, ngân sách và những bản sắc phong của các hoàng thân quốc
thích
+ Kho lưu trữ - thư viện Tụ Khuê : Cũng thuộc loại kho lưu trữ của Nội các
được xây dựng năm 1852 dưới thời vua Tự Đức. Kho này được xây dựng khi kho
Đông Các đã chứa đầy sách.
Đây là kho lưu giữ một khối lượng khá lớn các tài liệu, theo kết quả đợt
kiểm kê năm 1902 trong kho có 232 bộ sách, 80 bộ các bản quan thư, 77 tập quốc
thư, 2155 bộ kinh sử
.3 Các hoạt động nghiệp vụ lưu trữ:
a. Quy định về thu thập, nộp lưu tài liệu :

Cùng với việc thành lập các cơ quan, đặt các chức quan và xây dựng các kho
lưu trữ, triều Nguyễn còn ban hành quy định và có nhiều biện pháp để thu thập, lựa
chọn và bảo quản các tài liệu, văn bản được hình thành trong hoạt động của các cơ
quan nhà nước cũng như các hoạt động của toàn xã hội.
Cụ thể ngay từ thời Vua Gia Long rồi tiếp theo là thời Minh Mạng và Thiệu
Trị, các ông vua đều ra lệnh sưu tầm sách vở, văn thư quan trọng còn được lưu giữ
trong dân để nộp bảo quản trong Hoàng Cung hoặc cung cấp cho Quốc Sử Quán
biên soạn lịch sử.
Tuy nhiên, việc sưu tầm tư liệu, sách cũ chưa phải là vấn đề căn bản của
việc thu thập tài liệu. Vì đó chỉ là biện pháp khắc phục tình trạng thất thoát tài liệu
trong thời kỳ trước mà thôi. Để có thể lưu trữ các tài liệu, văn bản một cách đầy đủ
nhất, ngay từ những năm đầu tiên và trong những năm tiếp đó, các vua nhà Nguyễn
đã ban hành nhiều quy định về vấn đề nộp lưu tài liệu. Dưới đây là một số quy
định cụ thể về vấn đề này.
+ Đối với văn bản của các địa phương, nếu gửi lên các cơ quan trong uơng
hoặc nhà vua thì theo quy định đều phải làm thành 3 bản (một bản chính và hai bản
sao). Sau khi bản chính của văn bản được phê duyệt thì các quan chức ở Nội các
hoặc lục bộ phải sao lục ý kiến của vua ra hai bản sao (phó bản). Một bản phó gửi
cho nơi phải thi hành, một bản phó gửi lại Quốc sử quán, còn bản chính lưu lại ở
Nội các.
14
+ Đối với văn bản của các cơ quan TW: nếu gửi văn bản xin ý kiến của nhà
vua cũng phải làm thành ba bản như quy định trên, ngoài hai bản được lưu ở Nội các
và Quốc sử quán, còn bản thứ ba sau khi thi hành xong sẽ được lưu tại cơ quan đã
ban hành ra văn bản đó
+ Tài liệu về các công trình xây dựng: thời Nguyễn việc xây dựng cung
điện, hoàng thành và lăng tẩm của các nhà vua được tiến hành thường xuyên. Để
phục vụ cho việc thống kê quản lý chi phí vật chất cũng như phòng khi thi công có
sự cố hoặc hư hỏng cần tra cứu để sửa chữa, triều Nguyễn đã đặt ra các quy định
về thu thập và nộp lưu hồ sơ về các công trình đó. Đại Nam thực lục chép rằng,

năm Minh Mạng thứ 10 (1830), nhà vua đã có lệnh “từ nay, phàm các công trình
xây dựng, tu bổ ở kinh, khi việc làm xong, công bộ và Hộ thành binh mã sử, theo lệ
uỷ giao nhân viên đến khám nghiệm, lập đủ tờ cam kết của viên giám tu, lưu giữ ở
Bộ, để phòng ngày sau tra xem niên hạn bảo cố, không phải làm tờ tâu như trước
nữa, ghi làm lệ”.
+ Các văn bản và sổ sách quan lại: Dưới triều Nguyễn đặc biệt là thời kỳ trị
vì của vua Minh Mạng vấn đề quản lý đội ngũ quan lại được thực hiện rất chặt chẽ.
Các tài liệu quản lý quan lại được triều Nguyễn quan tâm thu thập là: sách lý lịch
và các bản nhận xét, đánh giá về từng người trong công việc hàng ngày hoặc qua
các kỳ khảo khoá, để qua đó có căn cứ xét khen thưởng hoặc kỷ luật, bổ nhiệm,
điều động quan lại. Năm 1826, vua Minh Mạng đã ban hành quy định: sách lý lịch
của mỗi quan lại đều phải làm thành 3 bản: một bản chính (còn gọi là bản giáp) và
2 bản phó (còn gọi là bản ất và bản bính). Cả 3 bản này đều phải nộp cho Bộ Lại.
Bộ Lại sẽ cùng với Bộ Binh cử các chuyên viên xét duyệt, cùng ký tên vào bản
giáp, đóng dấu của Bộ và dấu của nhà vua, rổi lưu bản giáp ở ngay Bộ Lại. Còn
bản ất và bản bính chỉ cần đóng dấu của Bộ, bản ất chuyển sang lưu ở Bộ Binh,
còn bản bính được đưa về bản quản tại nới và viên quan hoặc lại viên đó làm việc.
15

Mộc bản triều Nguyễn
+ Các loại sổ sách và văn bản quản lý dân đinh: bao gồm sổ quyển và nhiều
giấy tờ ghi chép về số lượng các hạng dân đinh trong làng xã. Theo quy định, sổ
quyển và giấy tờ quản lý dân đinh cũng được làm thành 3 bản: bản giáp được lưu
tại Bộ Hộ, bản ất lưu tại Bộ Binh, còn bản bính được lưu tại các trấn (đơn vị tương
tương với cấp tỉnh sau này)
+ Đối với các loại sổ sách và văn bản theo dõi chi tiêu về tài chính:
Theo quy định, việc chi tiêu trong cung đình do Bộ Hộ theo dõi và ghi chép
vào sổ sách. Đối với loại sổ này, Minh Mạng đã từng có quy định phải lập thành
hai bản để lưu ở Bộ (bản chính và gửi sang Văn thư phòng sau này là Nội các bản
phó để lưu)

+ Các giấy tờ, văn bản ngoại giao:
đây là loại văn bản được các nhà nước phong kiến nói chung và triều
Nguyễn nói riêng hết sức quan tâm và chú trọng. Trong tổ chức của Nội các đã có
một cơ quan riêng để lưu trữ những công văn ngoại giao hoặc các hiệp ước đã ký
kết với nước ngoài (Tào Đồ Thư). Tuy nhiên, còn rất nhiều các văn bản ngoại giao
do các địa phương ở vùng biên giới gửi cho các địa phương của các nước lân bang
và ngược lại. Đối với những văn bản này, nhà Nguyễn có quy định khá chặt chẽ cụ
thể là: nếu các tỉnh nhận được công văn từ nước ngoài gửi đến thì quan ở tỉnh đó
mở ra xem rồi chép lại để lưu, sau khi công việc giải quyết xong phải làm tập tâu
gửi lên trung ương kèm theo nguyên bản của công văn đó. Như vậy công văn từ
nước ngoài gửi đến cho địa phương cũng sẽ được lưu ở hai nơi là Tào Đồ Thư
trong Nội các và tại địa phương, còn đối với công văn gửi đi cũng có bản sao được
16
lưu lại và báo cáo lên trên. Vua Tự Đức đã từng nhắc nhở các địa phương rằng sở
dĩ đặt ra quy định như vậy là “do cái ý thận trọng văn thư” vì thế các địa phương
cứ thế phải làm theo.
Ngoài những loại văn bản trên, triều Nguyễn còn có các quy định việc ghi
chép sưu tầm lưu gữi các bài thơ, bài văn do nhà vua sáng tác trong cung đình hay
lúc dạo chơi. Trong tổ chức của Nội Các cũng có riêng một bộ phận để lưu giữ
những tài liệu đó (Tào Đồ thư). Đặc biệt triều Nguyễn còn quy đinh rằng, nếu các
quan của Nội các và lục bộ sau khi đọc các lời phê của vua vào các bản chương
sớ, nếu thấy không đồng ý hoặc cần góp ý kiến sửa chữa thì có thể làm tờ tâu
để trình lên vua. Nhà vua sẽ xem xét và nếu thấy hợp lý, nhà vua sẽ phê lại.
Nhưng mặc dù trái ý, nhà vua vẫn quy định rằng các ý liến đó phải đính kèm
với bản chính có lời phê của vua để lưu giũ lại. Sau khi vua băng hà, những tài
liệu đó sẽ được chuyển cho Quốc sử quán để lấy làm tài liệu mà biên chép cho
khách quan và chính xác.
b. Những quy định về việc phân loại, sắp xếp và bảo quản tài liệu trong các
kho lưu trữ.
Nhìn chung, tư liệu về vấn đề này hiện nay còn lại không nhiều. Tuy vậy,

qua một vài ghi chép tản mạn chúng ta có thể có đôi nét phác thảo về công tác này
dưới triều Nguyễn như sau
Tất cả các văn bản sổ sách sau khi đã giải quyết xong phải đưa vào lưu trữ
và phải sắp xếp theo một trật tự nhất định, ghi thành mục lục có sự phân loại để khi
cần có sự tra cứu được thuận lợi. Minh Mạng đã từng ban rất nhiều chỉ dụ về vấn
đề này. Năm 1822, nhà vua ban dụ quy định thể lệ nộp lưu văn bản cho các cơ
quan trung ương và địa phương trong đó quy định khi giao nộp tài liệu phải được
phân thành từng vấn đề, phải kê biên vào sổ sách theo từng mục, ví dụ Bộ Lại phân
thành các vấn đề như: sổ sách những người ăn lưong đủ ba năm, danh sách các
quan lại được khen thưởng, kỷ luật, sách lý lịch, Bộ Hộ thì xếp tài liệu theo các
loại như: sổ đinh, sổ điền, sổ tiền thóc. sổ thuế, sổ thanh tra
Năm 1833, Minh Mạng đã ban hành đạo dụ khiển trách những địa phương
lưu giữ công văn mà không sắp xếp, kê biên thành mục lục, gây khó khăn khi có
thay đổi về nhân sự. Ngay sau đó nhà vua ban hành lệnh yêu cầu tất cả các quan lại
17
ở các địa phương, cơ quan đều phải tổ chức sắp xếp công văn tài liệu, đăng ký rõ
ràng, rồi cuối tháng đóng thành mục lục đóng dấu quan để làm bản lưu chiểu. Cụ
thể Minh Mạng qui định đối với các sổ đinh, sổ điền ở các địa phương hàng năm
phải có sự kiểm tra vào 3 kỳ tháng 9, tháng 10, tháng 11 các sổ này phải được tập
hợp lại làm sổ mục lục
Năm 1843 vua Thiệu Trị khi ban dụ soạn lịch sử đã quy định tất cả những
điều lệnh đã có khâm phụng chỉ dụ và những nghị đinh của các bộ, những bản tấu
sớ trong kinh ngoài tỉnh đã được chỉ dụ phê chuẩn, hễ có quan hệ đến chính thể thì
nhất nhất phải phân thành từng loại, chiếu theo năm tháng trước sau xếp loại thành
tập mà biên soạn sao cho điều khoản rõ ràng rành mạch không có thiếu sót.
Riêng lưu trữ ở Nội các mỗi chương có 2 người chuyên trách công tác lưu
trữ có nhiệm vụ: Tiếp nhận chương sớ và các văn bản khác do Thượng Bảo Tào và
Ty Luân Sở chuyển sang sau đó phân loại, đóng thành tập ghi rõ nội dung sau đó
trình lên quan thừa chỉ xét duyệt đóng dấu và đem lưu trữ.
c. Vấn đề lựa chọn – xác định giá trị tài liệu:

Như trên chúng tôi đã đề cập, có thể thấy hầu như tất cả các văn bản do các
cơ quan gửi đến nhà vua, các Bộ, nha ở trung ương sau khi vua, các Bộ xem xét
phê duyệt đều được lưu giữ lại ít nhất là ở hai nơi. Dường như, khi đưa vào lưu trữ,
thời Nguyễn không quy định phải có sự lựa chọn (ngày nay chúng ta gọi là khâu
xác định giá trị của tài liệu). Điều này có thể giải thích được, là do quan điểm của
chế độ phong kiến lúc đó luôn đề cao vai trò, vị trí tuyệt đối của nhà vua nên mọi
giấy tờ, văn bản đã được vua xem hoặc có bút tích vua phê đều phải giữ lại và lưu
trữ. Chính vì nguyên tắc này, nên chỉ sau một thời gian, các kho lưu trữ của hoàng
đế và trung ương tài liệu đã nhanh chóng chất đầy, cho đến lúc Minh Mạng đã phải
kêu lên: “nếu không chước lượng giảm bớt, thì giấy tờ xiết bao bề bộn, trâu kéo
đến toát mồ hôi, chất đống phải cao đến xà nhà”. Tình trạng này theo Minh Mạng
là do giấy tờ ở các địa phương và nhà môn dâng lên quá nhiều. Tuy nhiên, Minh
Mạng lại không thấy được rằng một nguyên nhân quan trong hơn là trước khi
đưa vào kho lưu trữ tài liệu không được lựa chọn, loại bỏ bớt những văn bản
không có giá trị cho việc tra cứu về sau, vì thế chỉ khi thấy tình trạng tài liệu
18
chất đống quá nhiều các vua triều Nguyễn mới có quy định biện pháp khắc phục
tình trạng này:
+ Biện pháp thứ nhất: Nhắc nhở các nha môn và địa phương giảm bớt giấy
tờ bằng cách, nếu việc nào đáng tâu bằng tập tấu, sách tấu thì tâu, nếu việc nhỏ
hoặc bình thường chỉ cần làm tư sách (ngắn gọn hơn) để đủ thông tin cho nhà vua
xem xét là được; hoặc trước đó theo lệ là mỗi tháng các cơ quan trung ương và địa
phương phải một lần tâu lên vua tình hình thì sau giảm bớt thành ba tháng hoặc sau
thánh mới có một lần tâu báo.
+ Biện pháp thứ hai: là các cơ quan, nhất là các bộ, viện nha môn ở trung
ương phải kiểm kê các tài liệu hiện đang lưu giữ để trình vua xem xét cho phép
loại bỏ bớt. Về công việc này Minh Mạng đã từng nhấn mạnh: “việc này cốt cho
công việc được giản tiện, châm chước cho thích hợp với sự nghi”. Và trong thực tế
đã có một vài lần nhà vua cho phép loại bỏ bớt một số văn bản. Tuy nhiên số lượng
văn bản được tiêu huỷ không nhiều bởi nhà vua vấn tỏ ra lo lắng các nơi tuy tiện

loại huỷ tài liệu có giá trị. Vì thế, đã có lần Minh Mạng đã phải nhắc nhở rằng:
“Trong việc tinh giản cũng nên lưu lại các bản đương án (hồ sơ còn đang tra cứu
hoặc sẽ sử dụng lâu dài) chớ sơ lược quá để đến nỗi không tra xét vào đâu được”
+ Biện pháp thứ ba: là cho xây dựng thêm các kho lưu trữ để chứa tài
liệu.
Tuy nhiên các biện pháp trên đây của các vua triều Nguyễn mới chỉ mang
tính chất tình thế và vấn đề quan trọng nhất là lựa chọn tài liệu ngay từ khi bắt đàu
đưa vào kho lưu trữ đã không được quan tâm tiến hành
d. Công tác bảo quản tài liệu:
Qua những ghi chép trong Đại Nam thực lục và Hội điển sử lệ, có thể biết
rằng thời đó các tài liệu đã được kiểm tra, đóng thành tập, kê biên vào mục lục và
để trên giá đặt trong kho. Theo một mệnh lệnh ban hành năm 1841, vua Triệu Trị
đã nhắc nhở các nha môn rằng “bản tấu của các nha phải để vào giá hồ sơ cho đủ”.
Trong cuốn Lưu trữ các hoàng đề An Nam và lịch sử An Nam ông PônBuĐê khi
đến thăm các kho lưu trữ của triều đình Huế (vào năm 1942) đã cho biết rằng: tất
cả các tài liệu của Hoàng đế được bảo quản tại Đông các điện là một toà nhà đẹp
19
thoáng mát bên trong tài liệu được cất kín trong các tủ hoặc hòm sơn son thiếp
vàng. Ngoài ra, qua các công trình giới thiệu về Tàng Thư lâu của học giả Phan
Thuận An chúng ta có thể thấy triều đình nhà Nguyễn cũng đã khá quan tâm đến
công tác bảo quản tài liệu. Điều này được thể hiện rất rõ qua ý đồ xây dựng các
kho lưu trữ đặc biệt là Tàng Thư lâu - kho lưu trữ trung ương. Kho được xây dựng
trong Tử Cấm thành, giữa có hồ bao bọc và nền tầng dưới lát một lớp những miếng
chì dát mỏng rồi rắc lên đó một lớp lưu huỳnh cho hoá chất khỏi thấm xuống đất
để trừ khử các loại sâu bọ như mối, mọt, kiến, gián v.v Đó là những biện pháp để
bảo đảm sự an toàn và bí mật của kho lưu trữ, tránh sự xâm phạm của con người và
thiên nhiên, phòng hoả hoạn, đồng thời lại giữ cho tài liệu có sự thông thoáng cần
thiết, tránh sự ẩm ướt do khí hậu gây ra. Mặc dù, ngày đó sự phát triển của khoa
học kỹ thuật còn hạn chế nhưng bằng kinh nghiệm và các biện pháp cụ thể, triều
Nguyễn đã chú ý và có những quy định, áp dụng các biện pháp cần thiết để bảo vệ

an toàn đối với tài liệu lưu trữ. Có lẽ nhờ vậy mà mặc dù sau bao nhiêu biến cố lịch
sử, sau nhiều lần di chuyển, những tài liệu lưu trữ triều Nguyễn còn giữ lại được
khá nhiều.
e. Tổ chức kiểm tra, thanh tra tài liệu lưu trữ
Cùng với việc đặt ra các quy định về lưu trữ trên dây, triều Nguyền còn có
một số thể chế qui định về thanh tra kiểm tra tài liệu lưu trữ. Thời Minh Mạng việc
kiểm tra, thanh tra tình hình tài liệu bảo quản ở các bộ đã được ông rất quan tâm
với những qua định khá chặt chẽ, theo thông lệ là cứ 6 năm lại có một lần thanh tra
kiểm tra tài liệu vào các năm Tỵ và Hợi. Theo sách Đại Nam Thực lục trong lần
thanh tra đầu tiên với những tài liệu lưu trữ của Bộ Công vào năm 1826, nhà vua
đã cử một Ban thanh tra với những các vị quan có chức vụ cao và uy tín là thành
viên, ngoài ra ông còn yêu cầu ban thanh tra phải kiểm tra một cách kỹ lưỡng từng
loại tài liệu. Cũng trong năm đó Minh Mạng cũng yêu cầu cho quan ở Bắc thành
tiền hành kiểm xét các bản in sách và tài liệu còn chứa trong Văn Miếu ở Hà Nội
có liên quan đến nhà Lê để đưa về lưu trữ tại Quốc Từ giám ở kinh đô Huế. Mặt
khác, việc kiểm tra thanh tra các cơ quan, đặc biệt là các cơ quan coi giữ kho tàng
sổ sách được triều Nguyễn tiến hành môt cách thường xuyên. Minh Mạng coi đây
20
là một biện pháp quan trọng để phát hiện ra những sai phạm của các quan lại để có
biện pháp xử lý kịp thời.
 Đánh giá:
* Ưu điểm:
- Có thể thấy công tác Lưu trữ ở các cấp dưới thời Nguyễn gần như đã có
những bước tiến bộ vượt bậc so với các triều đại trước đó. Vua triều Nguyễn đã
nhận thức được giá trị nhiều mặt của văn bản quản lý và sổ sách hình thành trong
hoạt động của bộ máy nhà nước từ trung ương tới địa phương, những tài liệu đó
không chỉ có ý nghĩa phục vụ cho mục đích quản lý của chính quyền các cấp mà
còn có giá trị cho nghiên cứu và biên soạn lịch sử.
- Dưới triều Nguyễn đã có những chính sách để tu bổ bảo quản tài liệu. Các
biện pháp kỹ thuật có tính phổ biến là định kỳ mang tài liệu ra phơi nắng để phòng

chống ẩm mốc. kéo dài tuổi thọ của tài liệu, thiết kế nhiều cửa sổ để đảm bảo thông
gió cho nhà kho.
- Thành lập ra một số lưu trữ cơ quan và kho lưu trữ nhà nước thuộc nội các
chuyên trách việc thu thập, bảo quản tài liệu hình thành trong hoạt động của nhà vua
và nội các. Ngoài ra việc hình thành kho lưu trữ ở một số cơ quan như Quốc sử
Giám, nội các, Quốc Tử Giám cũng là một biểu hiện của sự tách biệt của văn thư với
lưu trữ.
- Các nghiệp vụ và kỹ thuật lưu trữ đã bước đầu hình thành: tài liệu đã được
phân loại, sắp xếp, thống kê cho dễ tìm kiếm và sử dụng thuận tiện khi cần thiết. Tài
liệu lưu trữ được lập hồ sơ, sắp xếp theo những đặc trưng nhất định và có mục lục
thống kê theo loại.
- Công văn giấy tờ đã được bảo quản lưu giữ và được đưa ra phục vụ sử dụng
nhờ tổ chức công tác lưu trữ. Những tài liệu lưu trữ thời Nguyễn lưu trữ lại được sử
dụng làm tài liệu quan trọng để biên soạn lịch sử, quản lý nhà nước thời bấy
giờ ngoài ra ngày nay những tài liệu lưu trữ thời Nguyễn còn lưu trữ được là nguồn
sử liệu vô cũng quý giá đối với quốc gia dân tộc như: Mộc bản triều Nguyễn, Châu
bản triều Nguyễn
- Triều Nguyễn đã đề ra nhiều quy định mang tính pháp quy về công tác lưu
trữ, các quy định đó đã điều chỉnh nội dung của công tác lưu trữ từ các khâu tổ chức,
21
nhân sự, phân loại cho đến việc thanh kiểm tra và xử lý các trường hợp vi phạm.
Tuy nhiên các quy định không tập trung ở một văn bản mà tản mạn ở nhiều sắc, chỉ,
dụ của Hoàng đế ở những thời điểm khác nhau.
* Hạn chế:
Bên cạnh đó còn có nhiều hạn chế cần khắc phục:
- Tài liệu các kho lưu trữ vẫn chưa được tổ chức một cách khoa học. Tuy đã
xây dựng các kho chứa tài liệu nhưng chỉ xây dựng ở cấp trung ương và chưa hình
thành được các kho lưu trữ chuyện dụng, chính vì vậy hạn chế công tác tổ chức tài
liệu trong kho, đồng thời do kiến thức về công tác lưu trữ thời Nguyễn còn hạn chế
nên công tác tổ chức tài liệu trong kho lưu trữ chưa được quan tâm. Ngoài ra tài liệu

trong các kho lưu trữ còn chưa được xác định giá trị rõ ràng, chỉ đơn giản giao nộp
vào các kho vì thế cũng ảnh hưởng đến tổ chức tài liệu trong kho.
- Nhiều địa phương và công sở chưa giao nộp đầy đủ tài liệu. Các quy định về
lưu trữ được ban hành nhưng chưa thành các văn bản riêng chuyên biệt mà thường
năm trong các chiếu, chỉ, dụ nên khó khăn cho việc tiếp cận, giao nộp tài liệu.
Cũng do nhận thức về tài liệu lưu trữ thời bấy giờ của một số cơ quan, chính quyền
nhà nước còn hạn chế cho nên xem nhẹ về tài liệu lưu trữ, việc giao nộp chưa đầy đủ
hoặc thiếu tài liệu.
Một trong những nguyên nhân chủ yếu là do các kho lưu trữ thiếu hẳn những
nhân viên lưu trũ nắm vững lí luận và thông thạo các nghiệp vụ lưu trũ. Trong giai
đoạn này các sách và tài liệu viết về lưu trữ cũng rất ít. Một vài cuốn có viết về công
tác lưu trữ thì cũng chỉ viêt về phần thực hành còn về lí luận thực tiễn thì ít đề cập và
phân tích còn chưa cụ thể, tường tận.
Có thể nhận thấy được, công tác lưu trữ thời Nguyễn đã đánh dấu một bước
ngoặt lớn cho công tác lưu trữ ở Việt Nam, đó là cơ sở nền tảng cho sự phát triểm
của công tác lưu trữ sau này.
Từ những phân tích trên đây, để công tác lưu trữ có thể được làm tốt,
chúng ta có thể rút ra những bài học kinh nghiệm như sau:
22
- Phải xây dựng hệ thống và tổ chức tốt các cơ quan quản lý và phụ trách về
Lưu trữ. Công tác lưu trữ là một hoạt động không thể thiếu đối với mỗi quốc gia,
tài liệu lưu trữ không những có ý nghĩa về mặt văn hóa, chính trị mà còn có ý
nghĩa nhiều mặt về kinh tế, xã hội để thực hiện tốt các nghiệp vụ bảo quản, khai
thác sử dụng tài liệu hiệu quả thì cần phải có các cơ quan quản lý từ trung ương tới
địa phương, tạo sự chặt chẽ, có hệ thống trong quản lý tài liệu. Có như vậy tổ chức
công tác lưu trữ mới được động bộ và thống nhất từ trên xuống dưới, thuạn lợi cho
quản lý và khai thác sử dụng tài liệu hiệu quả.
- Chú trọng tăng cường cơ sở vật chất cho công tác lưu trữ. Để đảm bảo
quản lý, khai thác sử dụng tài liệu được tốt thì cần phải đầu tư cơ sở vật chất cho
các phòng kho lưu trữ, nhất là đối với những kho chứa đựng những tài liệu đặc biệt

quan trọng. Tăng cường cơ sở vật chất trước hết là tăng cường xây dựng các
phòng, kho lưu trữ chuyên dụng, từ trung ương tới địa phương, bố trí các hệ thống
giá để tài liệu, các công cụ phục vụ tra cứu sử dụng tài liệu. Ngoài ra phải tăng
cường các thiết bị bảo quản, phục chế tài liệu, nhằm kéo dài tuổi thọ của các tài
liệu trong kho lưu trữ.
- Thực hiện tốt các nghiệp vụ về lưu trữ như: quản lý tài liệu lưu trữ, phân
loại và xác định giá trị tài liệu, bảo quản tài liệu, tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ…
Các cán bộ lưu trữ phải ý thức được giá trị của tài liệu từ đó có các biện pháp quản
lý phù hợp, nhất là trong nghiệp vụ phân loại và xác định giá trị của tài liệu. Mỗi
tài liệu mang trong mình sứ mệnh và giá trị khác nhau, vì vậy đòi hỏi cán bộ lưu
trữ phải có nghiệp vụ vững chắc để phân loại và xác định giá trị tài liệu để từ đó có
các biện pháp bảo quản, khai thác sử dụng thích hợp.
- Tăng cường việc đào tạo đội ngũ cán bộ có đủ chuyên môn và kinh nghiệm
cho ngành Văn thư lưu trữ. Để công tác lưu trữ được thực hiện tốt thì phải thường
xuyên nâng cao trình độ của đội ngũ cán bộ lưu trữ, cả về kĩ năng lẫn nghiệp vụ,
đồng thời nâng cao hơn nữa nhận thức của cán bộ về giá trị của tài liệu lưu trữ. Co
thể nâng cao trình độ của cán bộ bằng hình thức đào tạo nâng cao tại chỗ hoặc có
thể lựa chọn những người có năng lực đi học tập ở nước ngoài.
- Cần có nhiều sách, những tổng kết hướng dẫn về Nghiệp vụ, lí luận và thực
tiễn công tác lưu trữ. Trong quá trình thực hiện các nghiệp vụ về lưu trữ cần phải
23
đúc rút tổng kết kinh nghiệm viết thành sách vừa làm tài liệu để nghiên cứu, giảng
dạy, đào tạo cho đội ngũ cán bộ. Ngoài nguồn tài liệu trong nước cũng cần tiếp thu
thêm các tài liệu từ các nước đi đầu trong công tác lưu trữ như: Liên Xô, Trung
Quốc, Pháp, Đức…
- Nhà nước phải tăng cường giám sát, chỉ đạo bằng văn bản như Luật hoặc
các hình thức khác để quản lý tốt công tác lưu trữ. Tăng cường các chế tài xử phạt
cho các quy định của nhà nước về lưu trữ. Hiện nay công tác lưu trữ đã có bước
tiến vượt bậc nhưng việc thu thập tài liệu vẫn còn rời lẻ không thống nhất…gây
khó khăn cho tổ chức khoa học bảo quản, khai thác sử dụng tài liệu. Vì vậy cần

phải có các văn bản chỉ đạo nhằm tạo sự thống nhất trong hoạt động lưu trữ nói
chung và quản lý nói riêng. Bên cạnh đó việc thanh tra, kiểm tra cũng cần được
tăng cường để nâng cao hiệu quả hoạt động của ngành, phát hiện những sai lầm,
thiếu sót trong công tác lưu trữ để có biện pháp sửa chữa phòng ngừa, tránh được
những thiệt hại không đáng có.
- Nước ta cần học hỏi kinh nghiệm về công tác lưu trữ ở các nước Phát triển
về công tác lưu trữ để nâng cao chất lượng công tác lưu trữ trong nước, học tập các
phương pháp bảo quản, tu bổ, phục chế tài liệu ở các nước phát triển để áp dụng
vào thực tiễn công tác lưu trữ trong nước. Tiếp thu các trang bị máy móc, phương
tiện hiện đại phục vụ cho bảo quản tài liệu.
24