Quản trị tồn kho

Chương 6: Quản trị tồn kho QUẢN TRỊ SẢN XUẤT
95
Chương 6
QUẢN TRỊ TỒN KHO

6.1. Những khái niệm liên quan đến quản trị tồn kho
6.1.1. Vai trò của tồn kho
Hàng tồn kho là tất cả những nguồn lực dự trữ nhằm đáp ứng cho nhu cầu hiện tại
hoặc tương lai. Hàng tồn kho không chỉ có tồn kho thành phẩm mà còn có tồn kho sản
phẩm
dở
dang, tồn kho nguyên vật liệu/linh kiện và tồn kho công cụ dụng cụ dùng
trong sản xuất…
Trong một doanh nghiệp, hàng tồn kho bao giờ cũng là một trong những tài sản có
giá trị lớn nhất trên tổng giá trị tài sản của doanh nghiệp đó. Thông thường giá trị hàng
tồn kho
chiếm
40% - 50% tổng giá trị tài sản của một doanh nghiệp.
Chính vì lẽ đó, việc kiểm soát tốt hàng tồn k
ho luôn là một vấn đề hết sức cần
thiết
và chủ yếu
trong
quản trị sản xuất tác nghiệp.
Tồn kho là cầu nối giữa sản xuất và tiêu thụ. Người bán hàng nào cũng muốn nâng
cao mức tồn kho để đáp ứng nhanh chóng nhu cầu của khách hàng; nhân viên phụ trách
sản xuất và tác nghiệp cũng thích có một lượng tồn kho lớn vì nhờ đó mà họ lập kế
hoạch sản xuất dễ dàng hơn. Tuy nhiên, đối với bộ phận tài vụ thì bao giờ cũng muốn
hàng tồn kho được giữ ở mức thấp nhất, bởi vì tiền nằm ở hàng tồn kho sẽ không chi
tiêu vào mục khác được. Do đó, kiểm tra tồn kho là việc làm không thể thiếu được,
qua

đó
doanh nghiệp có thể giữ lượng tồn kho ở mức “vừa đủ”. Có nghĩa là không
“quá nhiều” mà cũng đừng “quá ít”.
Bởi vì khi mức tồn kho quá nhiều sẽ dẫn đến chi phí tăng cao; đối với một số hàng
hoá nếu dự trữ quá lâu sẽ bị hư hỏng, hao hụt, giảm chất lượng… Điều này sẽ gây khó
khăn
trong
việc cạnh tranh với các đối thủ trên thị trường.
Ngược lại,
lượng
tồn kho không đủ sẽ làm giảm doanh số bán hàng (đối với
hàng
tồn kho là thành
phẩm
), ngoài ra có thể dẫn đến tình trạng khách hàng sẽ chuyển sang
mua hàng của đối thủ cạnh tranh khi nhu cầu của họ không được đáp ứng.
Vì vậy,
nhiệm
vụ chủ yếu của quản trị tồn
kho là phải trả lời được 2 câu hỏi sau:

 Lượng đặt hàng bao nhiêu là tối ưu?
 Khi nào thì tiến hành đặt hàng?
6.1.2. Các chi phí liên quan đến quản trị tồn kho
Tiêu chí để đánh giá một mô hình tồn kho hiệu quả thường là tối thiểu hóa chi phí
tồn kho. Quản trị tồn kho liên quan đến 3 loại chi phí sau:
a) Chi phí đặt hàng: là toàn bộ chi phí có liên quan đến việc thiết lập đơn hàng bao
gồm: chi phí tìm nguồn hàng, thực hiện quy trình đặt hàng (giao dịch, ký kết hợp
đồng, thông báo qua lại) và các chi phí chuẩn bị và thực hiện việc vận chuyển hàng
đến kho của doanh nghiệp.

Chương 6: Quản trị tồn kho QUẢN TRỊ SẢN XUẤT
96
b) Chi phí lưu kho (Chi phí tồn trữ): là những chi phí phát sinh trong thực hiện
hoạt động tồn trữ. Những chi phí này có thể thống kê theo bảng 6.1 như sau:
Bảng 6.1: Các chi phí lưu kho
Nhóm chi phí
Tỷ lệ so với tổng
giá trị tồn kho
1. Chi phí về nhà cửa, kho hàng:
- Tiền thuê và khấu hao nhà cửa
- Chi phí cho bảo hiểm nhà kho, kho hàng
- Chi phí thuê nhà đất
Chiếm 3-10%
2. Chi phí sử dụng thiết bị, phương tiện:
- Tiền thuê, khấu hao dụng cụ, thiết bị
- Chi phí năng lượng
- Chi phí vận hành thiết bị
Chiếm 1-3,5%
3. Chi phí về nhân lực cho hoạt động giám sát
quản lý
Chiếm 3-5%
4. Phí tổn cho việc đầu tư vào hàng tồn kho:
- Phí tổn cho việc vay mượn vốn
- Thuế đánh vào hàng tồn kho
- Bảo hiểm cho hàng tồn kho
Chiếm 6-24%
5. Thiệt hại của hàng tồn kho do mất mát, hư
hỏng hoặc không sử dụng được
Chiếm 2-5%
Tỷ lệ các loại chi phí trên chỉ có ý nghĩa tương đối, chúng phụ thuộc vào từng loại

doanh nghiệp, địa điểm phân bố, lãi suất hiện hành. Thông thường chi phí lưu kho
hàng năm chiếm xấp xỉ 40% tổng giá trị hàng dự trữ.
c) Chi phí mua hàng: là chi phí được tính từ khối lượng hàng của đơn hàng và giá
mua một đơn vị. Thông thường chi phí mua hàng không ảnh hưởng đến mô hình tồn
kho trừ mô hình khấu trừ theo số lượng.
d) Chi phí thiếu hàng: là chi phí phản ánh kết quả về kinh tế khi hết hàng trong
kho. Việc hết hàng trong kho sẽ dẫn đến 2 trường hợp:
 Thứ nhất, bắt khách hàng phải chờ cho tới khi có hàng. Điều này có thể làm mất
đi thiện chí muốn hợp tác với doanh nghiệp trong tương lai của khách hàng;
 Thứ hai, nếu không có sẵn hàng thì sẽ mất đi cơ hội bán hàng.
Như vậy, tiền lời bị mất do bán được ít hàng và thiện cảm của khách hàng bị giảm
sẽ làm giảm sút tiềm năng bán hàng trong tương lai.
6.1.3. Kỹ thuật phân tích A-B-C trong phân loại hàng hóa tồn kho
Trong rất nhiều loại hàng hóa tồn kho, không phải loại hàng hóa nào cũng có vai trò
như nhau trong việc bảo quản trong kho hàng. Để quản lý tồn kho hiệu quả người ta
phải phân loại hàng hóa dự trữ thành các nhóm theo mực độ quan trọng của chúng
trong dự trữ, bảo quản. Phương pháp được sử dụng để phân loại là phương pháp A-B-
C. Phương pháp này được phát triển dựa trên một nguyên lý do một nhà kinh tế học
Italia vào thế kỷ 19 là Pareto tìm ra. Ông đã quan sát thấy rằng trong một tập hợp có
Chương 6: Quản trị tồn kho QUẢN TRỊ SẢN XUẤT
97
nhiều chủng loại khác nhau thì chỉ có một số nhỏ chủng loại lại chiếm giá trị đáng kể
trong cả tập hợp.
Giá trị hàng tồn kho hàng năm được xác định bằng cách lấy nhu cầu hàng năm của
từng loại hàng tồn kho nhân với chi phí tồn kho đơn vị. Tiêu chuẩn để xếp các loại
hàng tồn kho vào các nhóm là:
 Nhóm A: Bao gồm các loại hàng có giá trị hàng năm từ 70 - 80% tổng giá trị tồn
kho, nhưng về số lượng chỉ chiếm 15 - 20% tổng số hàng tồn kho;
 Nhóm B: Gồm các loại hàng có giá trị hàng năm từ 25 - 30% tổng giá trị hàng tồn
kho, nhưng về sản lượng chúng chiếm từ 30 - 35% tổng số hàng tồn kho;

 Nhóm C: gồm những loại hàng có giá trị hàng năm nhỏ, giá trị hàng năm chỉ chiếm
5 -10% tổng giá trị tồn kho. Tuy nhiên về số lượng chúng lại chiếm khoảng 50 –
55% tổng số hàng tồn kho.








Sơ đồ 6.1: Các nhóm hàng tồn kho phân bố theo biểu đồ Pareto
Để minh họa cho vấn đề nêu trên chúng ta xét một bảng phân loại ABC trên cơ sở
giá trị hàng năm của 10 loại hàng tồn kho ở một công ty sau đây:
Bảng 6.2: Giá trị hàng năm của các món hàng
Món
hàng
Nhu cầu
hàng năm
(đơn vị)
Giá mua
mỗi đơn vị
(ngàn đồng)
Giá trị hàng
năm của các
món hàng
(ngàn đồng)
% so với
tổng giá trị
hàng năm

1 5.000
15 75.000 2,9%
2 1.500
80 120.000 4,7%
3 10.000
105 1.050.000 41,2%
4 6.000
20 120.000 4,7%
5 7.500
5 37.500 1,5%
6 6.000
136 816.000 32,0%
7 5.000
7,5 37.500 1,5%
8 4.500
12,5 56.250 2,2%
9 7.000
25 175.000 6,9%
10 3.000
20 60.000 2,4%
Tổng

2.547.250 100%
Nhóm A
Nhóm B
Nhóm C
%
giá
trị
hàng

năm
% tổng số hàng tồn kho
Chương 6: Quản trị tồn kho QUẢN TRỊ SẢN XUẤT
98
Nhìn vào bảng 6.2 ta thấy: Món hàng 3 và 6 có giá trị chiếm tời 73,2% tổng giá trị.
Trong khi đó các món hàng 1,5,7,8,10 chỉ chiếm 10,5% tổng giá trị. Các món hàng còn
lại 2,4 và 9 chiếm 16,3% tổng giá trị.
Như vậy, việc xếp hạng ABC cho các loại hàng hoá ở trên được thể hiện trong bảng
dưới đây:
Bảng 6.3: Xếp hạng ABC cho hàng tồn kho
Nhóm hàng
Số thứ tự các
món hàng
% so với tổng giá
trị hàng năm
% so với tổng số
lượng hàng tồn kho
A 3; 6 73,2 20
B 2; 4; 9 16,3 30
C 1; 5; 7; 8; 10 10,5 50
Tổng số 100% 100%
 Tác dụng của kỹ thuật phân tích ABC:
(1) Đầu tư có trọng tâm khi mua hàng. Chẳng hạn, ta phải dành các nguồn tiềm lực
để mua hàng nhóm A nhiều hơn so với nhóm C;
(2) Xác định các chu kỳ kiểm toán khác nhau cho các nhóm khác nhau:
 Đối với loại hàng tồn kho thuộc nhóm A, việc tính toán phải được thực hiện
thường xuyên, thường là mỗi tháng một lần;
 Đối với loại hàng tồn kho thuộc nhóm B sẽ tính toán trong chu kỳ dài hơn,
thường là mỗi quý một lần;
 Đối với loại hàng tồn kho thuộc nhóm C thường tính toán 6 tháng 1 lần.

Chúng ta có thể khảo sát về chu kỳ tính toán qua ví dụ 6.1 dưới đây:
Ví dụ 6.1: Công ty A có khoảng 5.000 loại hàng được phân nhóm theo kỹ thuật
phân tích ABC. Nhóm hàng A gồm 500 loại, nhóm hàng B gồm 1.750 loại, nhóm hàng
C gồm 2.750 loại. Công ty quy định chu kỳ kiểm toán là: Nhóm A: 1 tháng/1 lần;
Nhóm B: 1 quý/1 lần; Nhóm C: 6 tháng/1 lần.
Nếu số ngày làm việc trong tháng được quy định là 20 ngày, thì có bao nhiêu loại
hàng được tính toán, kiểm toán mỗi ngày?
Như vậy, lượng hàng phải kiểm toán mỗi ngày được tính toán trong bảng sau:
Bảng 6.4: Kế hoạch quản lý hàng tồn kho
Nhóm
hàng
Số
lượng
Chu kỳ kiểm toán
Lượng hàng phải kiểm
toán mỗi ngày
A 500 Mỗi tháng (20 ngày) 500/20 = 25 loại/ngày
B 1.750 Mỗi quý (60 ngày) 1.750/60 = 29 loại/ngày
C 2.750 6 tháng (120 ngày) 2.750/120 = 23 loại/ngày

Tổng cộng 77 loại/ngày
Chương 6: Quản trị tồn kho QUẢN TRỊ SẢN XUẤT
99
(3) Giúp nâng cao trình độ của nhân viên giữ kho (do họ thường xuyên thực hiện
các chu kỳ kiểm toán của từng nhóm hàng;
(4) Có được các báo cáo tồn kho chính xác. Đương nhiên mức độ chính xác tuỳ
thuộc vào giá trị hàng tồn kho;
(5) Có thể áp dụng các phương pháp dự báo khác nhau cho các nhóm hàng khác
nhau. Nhóm A phải được dự báo cẩn thận hơn các nhóm B và C (chẳng hạn mặt
hàng giản đơn thì áp dụng phương pháp dự báo bình quân giản đơn…).

6.1.4. Các dạng tồn kho và các biện pháp giảm số lượng hàng tồn kho
a) Các dạng tồn kho: Hàng tồn kho trong hệ thống cung ứng – sản xuất và phân
phối đều nhằm mục đích dự phòng những bất trắc có thể xảy ra. Các dạng tồn kho
được minh hoạ qua sơ đồ dưới đây:

Sơ đồ 6.2: Các dạng tồn kho
b) Các biện pháp để giảm số lượng hàng tồn kho:
Từ các dạng tồn kho, ta có các biện pháp để giảm lượng hàng tồn kho như sau:
(1) Áp dụng các mô hình tồn kho để xác định lượng hàng dự trữ tối ưu;
(2) Áp dụng kế hoạch sửa chữa dự phòng để xác định lượng phụ tùng dự trữ chính xác;
(3) Áp dụng hình thức sản xuất dây chuyền nhằm giảm tối đa lượng sản phẩm dở dang;
(4) Nắm chắc nhu cầu của khách hàng, tức là nắm chắc về số lượng sản phẩm và thời
điểm giao hàng, từ đó có kế hoạch sản xuất vừa đủ không dư;
(5) Áp dụng kỹ thuật phân tích biên tế để quyết định chính sách tồn kho (xác định khi nào
thì tăng hàng, khi nào thì không).
6.2. Các mô hình tồn kho
Các mô hình tồn kho sau đây đều tìm cách giải đáp 2 câu hỏi quan trọng là: Nên đặt
mua hàng với số lượng là bao nhiêu? Và khi nào thì tiến hành đặt hàng?
6.2.1. Mô hình lượng đặt hàng kinh tế cơ bản (EOQ – The Basic Economic Order
Quantity Model)
Mô hình này là một trong những kỹ thuật kiểm soát tồn kho phổ biến và lâu đời nhất,
nó được nghiên cứu và đề xuất từ năm 1915 do ông Ford. W. Harris đề xuất, nhưng đến
Cung ứng Sản xuất Tiêu thụ
Nhà
cung
cấp
Bán thành phẩm
trên đường v/c
Phụ tùng thay thế
trên đường v/c

NVL trên đường
v/c
Dự trữ
Dự trữ
Dự trữ
X
X
X
Sản
phẩm
dở
dang
Thành
phẩm
trong
kho
thành
phẩm
Thành
phẩm
trong
kho
nhà
bán
buôn
Thành
phẩm
trong
kho
nhà

bán lẻ
Chương 6: Quản trị tồn kho QUẢN TRỊ SẢN XUẤT
100
nay nó vẫn được hầu hết các doanh nghiệp sử dụng. Khi sử dụng mô hình này, người ta
phải tuân theo các giả định quan trọng sau đây:
(1) Nhu cầu vật tư trong 1 năm được biết trước và ổn định (không đổi);
(2) Thời gian chờ hàng (kể từ khi đặt hàng cho tới khi nhận hàng) không thay đổi và
phải được biết trước;
(3) Sự thiếu hụt dự trữ hoàn toàn không xảy ra nếu đơn hàng được thực hiện đúng;
(4) Toàn bộ số lượng đặt mua hàng được nhận cùng một lúc;
(5) Không có chiết khấu theo số lượng.
Với những giả thiết trên đây, sơ đồ biểu diễn mô hình EOQ được thể hiện trong sơ
đồ sau:

Sơ đồ 6.3.a: Mô hình chu kỳ đặt hàng dự trữ EOQ
Theo mô hình này có 2 loại chi phí thay đổi theo lượng đặt hàng là chi phí lưu kho
và chi phí đặt hàng (Do trong mô hình này không cho phép thiếu hàng nên không tính
chi phí do thiếu hàng, còn chi phí mua hàng cũng không ảnh hưởng đến sự thay đổi
lượng hàng lưu kho trong mô hình này nên chúng ta không xét đến 2 loại chi phí này).
Như vậy, mục tiêu của mô hình này là nhằm làm tối thiểu hóa tổng chi phí đặt hàng
và chi phí lưu kho. Hai chi phí này phản ứng ngược chiều nhau. Khi quy mô đơn hàng
tăng lên, ít đơn hàng hơn được yêu cầu làm cho chi phí đặt hàng giảm, trong mức dự trữ
bình quân sẽ tăng lên, đưa đến tăng chi phí lưu kho. Do đó mà trên thực tế số lượng đặt
hàng tối ưu là kết quả của một sự dung hòa giữa hai chi phí có liên hệ nghịch nhau này.
Để quá trình phân tích đơn giản hơn ta qui ước các ký hiệu như sau:
 D: Nhu cầu hàng năm;
 S: Chi phí đặt hàng cho 1 đơn hàng;
 H: Chi phí lưu kho cho 1 đơn vị hàng hoá;
 Q: Lượng hàng đặt mua trong 1 đơn đặt hàng (Qui mô đơn hàng);
 C

đh
: Chi phí đặt hàng hàng năm;
 C
lk
: Chi phí lưu kho hàng năm;
Thời điểm nhận hàng dự trữ
Mức tồn kho
Điểm đặt
hàng
(ROP)
Thời gian thực hiện
đơn hàng (t)
Khoảng cách giữa 2 lần
đặt hàng
Mức tồn kho
bình quân
Thời gian