Đề án công tác văn thư, lưu trữ tại các xã, phường, thị trấn2024 2028

ỦY BAN NHÂN DÂN
TỈNH AN GIANG

DỰ THẢO

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
ĐỀ ÁN

“Nâng cao công tác quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ tại xã, phường, thị
trấn trên địa bàn tỉnh An Giang, giai đoạn 2024 - 2028”
(Kèm theo Quyết định số…../QĐ-UBND ngày …tháng 6 năm 2023 của Ủy ban
nhân dân tỉnh An Giang)
I. SỰ CẦN THIẾT
Công tác văn thư, lưu trữ có vai trị rất quan trọng đối với tất cả các lĩnh
vực của đời sống xã hội nói chung, đối với hoạt động của các cơ quan, tổ chức
Đảng, Nhà nước và tổ chức chính trị - xã hội nói riêng. Vì vậy, Đảng và Nhà
nước ta, đặc biệt là Chủ tịch Hồ Chí Minh ln đánh giá cao vai trò, ý nghĩa và
tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ.
Mỗi cơ quan, tổ chức có chức năng, nhiệm vụ riêng nhưng đều có một đặc
điểm chung là trong quá trình hoạt động đều sản sinh văn bản, tài liệu và những
văn bản, tài liệu có giá trị đều được lưu giữ lại để tra cứu, sử dụng khi cần thiết.
Bởi đây là những bản gốc, bản chính, là căn cứ xác nhận sự việc đã xảy ra và có
giá trị pháp lý rất cao. Việc soạn thảo, ban hành văn bản đã quan trọng, việc lưu
trữ, bảo quản an toàn và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ cịn quan trọng hơn.
Do đó, khi các cơ quan, tổ chức được thành lập, công tác văn thư, lưu trữ sẽ tất
yếu được hình thành vì đó là “huyết mạch” trong hoạt động của mỗi cơ quan, tổ
chức. Công tác văn thư, lưu trữ nhằm đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ
kịp thời cho công tác lãnh đạo, quản lý điều hành công việc, cho việc thực hiện
chức năng, nhiệm vụ, ảnh hưởng trực tiếp tới việc giải quyết công việc hằng

ngày, tới chất lượng và hiệu quả hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức.
Đối với đời sống xã hội, công tác văn thư, lưu trữ phục vụ nhu cầu chính
đáng của cơng dân, phản ánh kết quả quản lý xã hội đến đời sống vật chất, tinh
thần của người dân.
Tuy nhiên, công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức nói chung và
Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn (gọi chung là xã) nói riêng chưa được nhận
thức đúng về vị trí, vai trị và tầm quan trọng của cơng tác văn thư, lưu trữ; chưa
được sự quan tâm, chỉ đạo thực hiện nên kết quả còn nhiều hạn chế. Từ việc người
đứng đầu cơ quan không chỉ đạo quản lý tài liệu, người được giao xử lý, giải quyết
công việc chưa lập hồ sơ, không giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, dẫn
đến tình trạng mất mát, hư hỏng tài liệu; hồ sơ, tài liệu tồn đọng, tích đống, phân
tán, manh mún khơng quản lý tập trung, thống nhất; mất nhiều thời gian, công sức
để chỉnh lý khoa học khối hồ sơ tồn đọng, tích đống.
Ngày nay, cùng với sự phát triển của khoa học, công nghệ, công tác văn
thư, lưu trữ dần dần chuyển từ văn thư, lưu trữ truyền thống sang hiện đại. Để
đáp ứng yêu cầu của sự phát triển của xã hội, công tác văn thư, lưu trữ cần được


2
đầu tư, trang bị đầy đủ về cơ sở vật chất để bảo quản, giữ gìn và tạo điều kiện để
phát huy giá trị tài liệu lưu trữ; đầu tư các trang thiết bị hiện đại để đáp ứng nhu
cầu tiến bộ của xã hội; người làm công tác văn thư, lưu trữ phải thật sự chuyên
nghiệp, tận tụy, tổ chức lưu trữ thật sự là nơi nghiên cứu, học tập về giá trị văn
hóa, lịch sử của dân tộc, thu hút nhiều đối tượng độc giả.
Trong thời gian qua được sự quan tâm lãnh đạo, chỉ đạo, hướng dẫn kịp
thời của Ủy ban nhân dân tỉnh, Sở Nội vụ, Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã,
thành phố, hoạt động văn thư, lưu trữ tại xã đạt được một số kết quả bước đầu
như: Đã ban hành các văn bản quản lý hoạt động văn thư, lưu trữ, bố trí cán bộ,
cơng chức phụ trách cơng tác văn thư, lưu trữ; cán bộ văn thư, lưu trữ được bồi
dưỡng, tập huấn thường xuyên,...

Tuy nhiên, tình hình quản lý tài liệu lưu trữ tại xã còn nhiều hạn chế từ
việc nhận thức về vai trị, vị trí và tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ
nhất là giá trị tài liệu lưu trữ; việc chỉ đạo đầu tư xây dựng, bố trí phịng, kho
quản lý tài liệu lưu trữ, trang thiết bị phục vụ công tác văn thư, lưu trữ, bố trí
nhân sự làm cơng tác văn thư, lưu trữ, thực hiện nghiệp vụ chuyên môn về văn
thư, lưu trữ chưa được quan tâm thực hiện tốt. Đa số tài liệu lưu trữ hình thành
trong quá trình hoạt động tại xã chưa được chỉnh lý, sắp xếp khoa học; nhiều tài
liệu bị hư hỏng, có nguy cơ khơng tổ chức sử dụng được.
Tỉnh An Giang có 156 xã thuộc 11 huyện, thị xã, thành phố. Xã là cấp
chính quyền cơ sở được các cấp chính quyền tỉnh, cấp huyện quan tâm đầu tư về
cơ sở hạ tầng, trang thiết bị cho công tác quản lý nhà nước và phục vụ đời sống
xã hội của nhân dân. Xã giải quyết các vấn đề quan trọng của đời sống xã hội,
góp phần rất lớn vào sự phát triển chung của tỉnh về các mặt kinh tế, văn hóa xã
hội, quốc phịng an ninh. Q trình hoạt động của 156 xã có số lượng hồ sơ, tài
liệu lưu trữ lớn hình thành cần được bảo quản và tổ chức phục vụ cho công tác
nghiên cứu, quản lý và đời sống xã hội của địa phương.
Từ đó cho thấy, yêu cầu cấp bách là cần phải nâng cao và tổ chức lại công
tác văn thư, lưu trữ tại xã nhất là nghiệp vụ quản lý, công tác bảo quản, tổ chức
sử dụng tài liệu lưu trữ.
II. CĂN CỨ XÂY DỰNG ĐỀ ÁN
1. Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011.
2. Nghị định số 01/2013/NĐ-CP của Chính phủ ngày 03 tháng 01 năm
2013 quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ.
3. Căn cứ Nghị định số 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ ngày 05 tháng 3
năm 2020 về công tác văn thư.
4. Quyết định số 458/QĐ-TTg ngày 03 tháng 4 năm 2020 của Thủ tướng
Chính phủ về phê duyệt Đề án "Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà
nước giai đoạn 2020-2025".

3
5. Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07 tháng 9 năm 2017 của Thủ tướng Chính
phủ về tăng cường cơng tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ
quan, Lưu trữ lịch sử.
6. Thông tư số 09/2007/TT-BNV của Bộ Nội vụ ngày 26 tháng 11 năm
2007 hướng dẫn về kho lưu trữ chuyên dụng.
7. Chỉ thị số 117/CT-UBND của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh An Giang
ngày 10 tháng 01 năm 2017 về việc tăng cường công tác văn thư, lưu trữ và phát
huy giá trị tài liệu lưu trữ trên địa bàn tỉnh An Giang.
III. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TẠI XÃ,
PHƯỜNG, THỊ TRẤN
1. Công tác chỉ đạo, quản lý
Ủy ban nhân dân xã có quan tâm ban hành các văn bản chỉ đạo, quản lý
công tác văn thư, lưu trữ. Tỷ lệ ban hành năm 2022, cụ thể như sau:
- Ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ, có 152/156 xã, đạt tỷ lệ 97,4%;
- Xây dựng Chương trình, kế hoạch cơng tác văn thư, lưu trữ, có 156/156
xã, đạt tỷ lệ 100%;
- Ban hành Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, có 63/156 xã, đạt tỷ lệ 40,4%;
- Ban hành Danh mục hồ sơ cơ quan, có 142/156 xã, đạt tỷ lệ 91,03%.
2. Kết quả hoạt động văn thư, lưu trữ
- Về bố trí nhân sự làm công tác văn thư, lưu trữ: Ủy ban nhân dân xã đều
bố trí ít nhất 01 người làm cơng tác văn thư, lưu trữ, đa số người làm công tác
văn thư, lưu trữ kiêm nhiệm công tác khác;
- Về giới tính: Ủy ban nhân dân xã bố trí người làm công tác văn thư, lưu trữ:
Nữ 132/156 người, đạt tỷ lệ 84,6% và nam 24/156 người, đạt tỷ lệ 15,4%;
- Về trình độ chuyên ngành văn thư, lưu trữ: Đại học 3 người; cao đẳng 1
người; trung cấp 13 người; tập huấn ngắn hạn 139 người;
- Về độ tuổi: Từ 40 trở xuống là 140 người, đạt 89,7%; 41- 50 là 10
người, chiếm 6,4%; 51 - 55 là 06 người, chiếm 3,9%;
- Công tác lập hồ sơ công việc tại xã: có 16/156 thực hiện, đạt tỷ lệ

10,3%; có 140/156 chưa thực hiện, đạt tỷ lệ 89,7%;
- Giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan: có 23/156 xã thực hiện đạt tỷ lệ
14,7%; có 133/156 xã chưa thực hiện, đạt tỷ lệ 85,3%;
- Một số xã chưa quan tâm bố trí Kho Lưu trữ hoặc chỉ bố trí nơi lưu trữ
khơng đảm bảo diện tích, thiết bị để bảo quản an toàn tài liệu đúng quy định:
+ Chưa bố trí kho lưu trữ: có 51/156 xã, đạt tỷ lệ 33,3%;
+ Bố trí kho lưu trữ dưới 20 m2: có 59/156 xã, đạt tỷ lệ 37,2%, chủ yếu sử
dụng phịng làm việc, cải tạo khơng gian trống,… làm kho tạm;


4
+ Bố trí kho lưu trữ từ 20 m2 trở lên: có 46/156 xã, đạt tỷ lệ 29,5%, trong đó
có 11/156 xã bố trí kho lưu trữ đảm bảo bảo quản an toàn tài liệu và từ 20 m 2 trở
lên. Đa số các kho lưu trữ còn lại chủ yếu sử dụng phịng làm việc, cải tạo khơng
gian trống, kho che chắn bằng tôn, các vật liệu tạm bợ,…không đảm bảo yêu cầu
về kho lưu trữ (chi tiết tại Phụ lục I).
Qua khảo sát, có 143 xã cần xây dựng mới, cải tạo, sửa chữa, nâng cấp
kho lưu trữ.
- Về trang bị bìa, hộp, kệ bảo quản hồ sơ:
+ Chưa bố trí: có 69/156 xã, chiếm tỷ lệ 39,7%;
+ Bố trí chưa đầy đủ: có 87/156 xã, chiếm tỷ lệ 58,3%;
+ Bố trí tương đối đầy đủ: có 03/156 xã, chiếm tỷ lệ 1,9%.
Tuy nhiên, đa số các giá kệ tại xã là kệ tạm, kệ không đúng tiêu chuẩn lưu
trữ,…dẫn đến việc chiếm diện tích kho lưu trữ, khơng đảm bảo cho cơng tác bảo
quản an tồn hồ sơ, tài liệu (chi tiết tại Phụ lục I).
- Công tác thu thập tài liệu: Đa số xã chưa thu thập đầy đủ tài liệu vào lưu
trữ cơ quan theo quy định (154/156 xã chưa thực hiện chiếm tỷ lệ 98,7%); 2/156 xã
thu thập đầy đủ, chiếm tỷ lệ 1,3%;
- Tổng số mét giá tài liệu hiện đang tồn đọng, tích đống, bó gói tại 156 xã tính
đến năm 2022 là hơn 11.754,4 mét; có 127,6 mét được chỉnh lý hoàn chỉnh, đạt tỷ lệ

1,07%; 12 mét được chỉnh lý, sắp xếp sơ bộ, đạt tỷ lệ 0,1%; còn hơn 11.754,4 mét
cần được chỉnh lý, sắp xếp khoa học (chi tiết tại Phụ lục I);
- Về ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ: Hiện tại Ủy
ban nhân dân các xã trên địa bàn tỉnh An Giang đều đang sử dụng Hệ thống quản lý
và điều hành văn bản (gọi tắt là VNPT - IOFFICE 4.0) dùng chung trong công tác văn
thư nên công tác quản lý văn bản đi, văn bản đến cơ bản đáp ứng phục vụ chỉ đạo điều
hành của cơ quan, đơn vị. Tuy nhiên, Hệ thống đang hoàn thiện để đáp ứng đầy đủ các
chức năng về lập hồ sơ công việc, giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan,…
- Về tài liệu hư hỏng: Qua khảo sát, thống kê được hơn 128,4 mét tài liệu hư
hỏng tại 23/156 xã và một số lượng lớn tài liệu hư hỏng hồn tồn khơng thống kê
được do bị mối mọt xâm hại, biến dạng, mục nát, phân hủy…đang lưu trữ tại xã.
Nguyên nhân hư hỏng là do biện pháp bảo quản kém, do di dời trụ sở, ẩm mốc,
mối mọt (chi tiết tại Phụ lục I).
IV. NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ
1. Thuận lợi
- Ủy ban nhân dân xã có phân cơng nhân sự làm công tác văn thư, lưu trữ;
đội ngũ cán bộ, công chức văn thư, lưu trữ được tăng cường về chuyên môn,
nghiệp vụ bước đầu đáp ứng được yêu cầu công việc;
- Công tác văn thư, lưu trữ tại xã được lãnh đạo Ủy ban nhân dân tỉnh, Sở
Nội vụ, Ủy ban nhân dân huyện, thị xã, thành phố quan tâm chỉ đạo thực hiện;


5
công tác kiểm tra, hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ văn thư, lưu trữ được tăng
cường đã tạo được sự chuyển biến trong nhận thức của đội ngũ cán bộ, cơng chức
về vị trí, vai trị, tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ;
- Nhiều cán bộ, công chức làm công tác văn thư, lưu trữ tại xã có tinh
thần và trách nhiệm cao trong thực hiện nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ của
địa phương.
2. Khó khăn, hạn chế

- Lãnh đạo một số xã chưa nhận thức đầy đủ về vai trị, tầm quan trọng của
cơng tác văn thư, lưu trữ;
- Đa số các xã chưa ban hành đầy đủ các văn bản chỉ đạo, quản lý thực
hiện công tác văn thư, lưu trữ;
- Đa phần Ủy ban nhân dân xã chưa bố trí Kho Lưu trữ tài liệu hoặc có bố
trí nhưng chưa đảm bảo các yêu cầu của Kho Lưu trữ, chưa đầu tư các trang
thiết bị bảo quản tài liệu, chưa tổ chức thực hiện tốt nghiệp vụ văn thư, lưu trữ,
tài liệu lưu trữ chưa được thu thập đầy đủ và quản lý tốt, dẫn đến tài liệu của
một số xã bị hư hỏng, mất mát;
- Phần lớn cán bộ, công chức phụ trách công tác văn thư, lưu trữ tại xã là
kiêm nhiệm, không ổn định, thường xun biến động; chưa có nhiều kinh
nghiệm trong cơng tác văn thư, lưu trữ; đa số cán bộ, công chức chưa thực hiện
công tác lập hồ sơ, nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan; công tác chỉnh lý, bảo quản
và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ chưa được thực hiện theo quy định;
- Điều kiện làm việc, vị trí việc làm, chế độ, chính sách, thu nhập chưa
phù hợp; đời sống của cán bộ, công chức làm cơng tác văn thư, lưu trữ cịn
nhiều khó khăn nên đa số chưa an tâm công tác;
- Cán bộ, công chức làm công tác văn thư, lưu trữ tại xã được đào tạo
chuyên ngành chiếm tỷ lệ thấp, đa số có nghiệp vụ chun mơn khác hoặc chỉ
qua các lớp bồi dưỡng ngắn hạn. Trong khi đó, yêu cầu đối với cán bộ, công
chức làm công tác văn thư, lưu trữ phải có trình độ từ Trung cấp văn thư, lưu trữ
trở lên để đảm bảo tiêu chuẩn chuyên mơn, nghiệp vụ theo quy định.
V. NHU CẦU VỀ CƠNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ
1. Công tác xây dựng, ban hành các văn bản hướng
dẫn, quản lý về văn thư, lưu trữ
- Hoàn thiện các văn bản chỉ đạo để quản lý công tác văn thư, lưu trữ; các
văn bản hướng dẫn nghiệp vụ cho cán bộ, công chức làm công tác văn thư, lưu trữ;
- Hướng dẫn thực hiện chế độ phụ cấp cho cán bộ, công chức làm công
tác văn thư, lưu trữ; hướng dẫn tiêu chuẩn, điều kiện về bảo quản kho lưu trữ;
công tác tiêu hủy tài liệu hết giá trị.

2. Công tác bảo quản tài liệu, trang thiết bị
- Kho lưu trữ:


6
+ Cải tạo, nâng cấp 30 kho lưu trữ với tổng diện tích là 1.014 m2 (chi tiết tại
Phụ lục II);
+ Xây mới 115 kho lưu trữ với tổng diện tích 4.381 m2 (chi tiết tại Phụ lục II);
+ Xử lý mối mọt cho 156 kho lưu trữ tại 156 xã với 5.723,4 m2 (chi tiết tại
Phụ lục II).
- Bố trí trang thiết bị bảo quản an tồn tài liệu: Giá kệ: 15.600 mét; bình
chữa cháy tự động và bình chữa cháy xách tay 936 bình (04 bình tự động; 02
bình xách tay); máy điều hịa cho 156 cái, (chi tiết tại Phụ lục II).
3. Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ
Thực hiện công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ tồn đọng, tích đống cho 156 xã
trên địa bàn tỉnh, với tổng số 11.754,4 mét tài liệu (chi tiết tại Phụ lục II).
VI. NHIỆM VỤ TRỌNG TÂM
1. Hoàn thiện các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư,
lưu trữ: Ban hành Quy chế, Quy định, Bảng thời hạn bảo quản tài liệu, Danh
mục hồ sơ cơ quan...và chỉ đạo thực hiện công tác văn thư, lưu trữ tại xã.
2. Tổ chức tuyên truyền, triển khai, quán triệt, tập huấn nghiệp vụ liên
quan đến công tác văn thư, lưu trữ cho toàn thể cán bộ, công chức tại xã: Về
quản lý, xử lý văn bản; về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính;
soạn thảo, ban hành văn bản; về lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ
quan; về tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ,…
3. Nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ, công chức làm cơng tác văn thư,
lưu trữ: Bố trí nhân sự có trình độ chun mơn nghiệp vụ về văn thư, lưu trữ để
làm tốt công tác văn thư, lưu trữ; thực hiện chế độ chính sách ưu đãi cho cán bộ,
cơng chức làm cơng tác văn thư, lưu trữ.
4. Hồn thiện cơ sở, vật chất cho công tác văn thư, lưu trữ: Trang bị các

thiết bị phục vụ tốt cho công tác văn thư, lưu trữ; bố trí, sửa chữa, nâng cấp, đầu
tư xây dựng phịng, kho lưu trữ có diện tích phù hợp để quản lý tài liệu lưu trữ
hình thành trong q trình hoạt động của xã (phịng, kho có diện tích tối thiểu là
20m2), các trang thiết bị bảo quản, bảo vệ an toàn tài liệu lưu trữ,…
5. Tổ chức chỉnh lý khoa học hồ sơ, tài liệu lưu trữ tồn đọng, tích đống:
Xây dựng kế hoạch và thực hiện chỉnh lý tài liệu lưu trữ, xác định giá trị, tổ
chức bảo quản tài liệu lưu trữ theo quy định.
6. Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ: Chỉ đạo,
hướng dẫn thực hiện các quy định về ứng dụng công nghệ thông tin trong công
tác lưu trữ; báo cáo kịp thời các bất cập trong thực hiện Hệ thống quản lý và
điều hành văn bản; đề xuất các giải pháp ứng dụng công nghệ hiệu quả trong
công tác văn thư, lưu trữ.
VII. NHIỆM VỤ CỤ THỂ THEO PHÂN KỲ THỰC HIỆN
1. Năm 2024


7
Thực hiện đối với 30 xã của thành phố Long Xuyên và huyện Thoại Sơn.
a) Nội dung công việc thực hiện:
Nhiệm vụ giai đoạn này thực hiện các nội dung sau:
- Xây dựng các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn thực hiện công tác văn thư, lưu trữ;
- Hướng dẫn nghiệp vụ về văn thư, lưu trữ: Quản lý văn bản; lập hồ sơ
công việc và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan (văn bản giấy và văn bản điện
tử); thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu; hướng dẫn bảo quản an toàn tài
liệu lưu trữ; tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu; hướng dẫn các thao tác nghiệp
vụ văn thư, lưu trữ trên Hệ thống quản lý và điều hành văn bản.
- Cải tạo hoặc xây dựng mới kho lưu trữ cho 28 xã: Cải tạo 08 kho; xây
mới 20 kho (chi tiết tại Phụ lục III);
- Bố trí trang thiết bị bảo quản an tồn tài liệu: Giá, kệ, bình báo cháy,
máy điều hòa cho 30 xã (chi tiết tại Phụ lục IV);

- Thực hiện chỉnh lý tài liệu lưu trữ tồn đọng, tích đống cho 30 xã (chi tiết
tại Phụ lục V);
- Vận hành Hệ thống quản lý và điều hành văn bản trên môi trường mạng
của tỉnh đúng quy định.
b) Phân công thực hiện
- Giao Sở Nội vụ phối hợp với Ủy ban nhân dân thành phố Long Xuyên
và huyện Thoại Sơn (Phòng Nội vụ) trực tiếp hướng dẫn xây dựng các văn bản
chỉ đạo, hướng dẫn thực hiện công tác văn thư, lưu trữ; trực tiếp hướng dẫn
nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ; theo dõi, quản lý, giám sát việc thực hiện
các nội dung của Đề án;
- Ủy ban nhân dân thành phố Long Xuyên và huyện Thoại Sơn (Phòng
Nội vụ) chỉ đạo các xã phối hợp với các đơn vị có liên quan tổ chức thực hiện và
tạo điều kiện thuận lợi để các đơn vị liên quan hoàn thành tốt nhiệm vụ. Đồng
thời, tổ chức sắp xếp kho lưu trữ cơ quan khoa học; bố trí nhân sự có trình độ
chun mơn, nghiệp vụ phù hợp hoặc cử đi đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ văn
thư, lưu trữ đáp ứng yêu cầu, nhiệm vụ dược giao.
2. Năm 2025
Thực hiện đối với 29 xã của thị xã Tịnh Biên và huyện Tri Tôn.
a) Nội dung công việc thực hiện:
- Kịp thời triển khai các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ về văn thư, lưu trữ
của Trung ương, tỉnh đến các cơ quan, đơn vị và địa phương;
- Cải tạo hoặc xây dựng mới kho lưu trữ cho 28 xã: Cải tạo 03 kho; xây
mới 26 kho (chi tiết tại Phụ lục III);


8
- Bố trí trang thiết bị bảo quản an tồn tài liệu: Giá, kệ, bình báo cháy, chữa
cháy, máy điều hòa cho 29 xã của huyện, thị xã, thành phố (chi tiết tại Phụ lục
IV);
- Thực hiện công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ tồn đọng, tích đống cho 29 xã

(chi tiết tại Phụ lục V);
- Bố trí nhân sự làm cơng tác văn thư, lưu trữ có trình độ chuyên môn văn
thư, lưu trữ từ trung cấp trở lên hoặc có chứng chỉ bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư,
lưu trữ (đối với chuyên ngành khác);
- Vận hành Hệ thống quản lý và điều hành văn bản trên môi trường mạng
của Tỉnh đúng quy định.
b) Phân công thực hiện
- Giao Sở Nội vụ phối hợp với UBND thị xã Tịnh Biên và huyện Tri Tơn
(Phịng Nội vụ) trực tiếp hướng dẫn xây dựng các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn
thực hiện công tác văn thư, lưu trữ; trực tiếp hướng dẫn thu thập, chỉnh lý, xác
định giá trị tài liệu, số hóa tài liệu lưu trữ; hướng dẫn bảo quản an toàn tài liệu lưu
trữ; theo dõi, quản lý, giám sát việc thực hiện các nội dung của Đề án;
- Ủy ban nhân dân thị xã Tịnh Biên và huyện Tri Tơn (Phịng Nội vụ) chỉ
đạo các xã phối hợp với các đơn vị có liên quan tổ chức thực hiện và tạo điều
kiện thuận lợi để các đơn vị liên quan hoàn thành tốt nhiệm vụ. Đồng thời, tổ
chức sắp xếp kho lưu trữ cơ quan khoa học; bố trí nhân sự có trình độ chun
mơn, nghiệp vụ phù hợp hoặc cử đi đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu
trữ đáp ứng yêu cầu, nhiệm vụ dược giao.
3. Năm 2026
Thực hiện đối với 32 xã của thị xã Tân Châu và huyện Phú Tân.
a) Nội dung công việc
- Kịp thời triển khai các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ về văn thư, lưu trữ
của Trung ương, tỉnh đến các cơ quan, đơn vị và địa phương;
- Cải tạo hoặc xây dựng mới kho lưu trữ cho 27 xã: Cải tạo 05 kho; xây
mới 22 kho (chi tiết tại Phụ lục III);
- Bố trí trang thiết bị bảo quản an tồn tài liệu: Giá, kệ, bình báo cháy, chữa
cháy, máy điều hòa cho 32 xã của huyện, thị xã, thành phố (chi tiết tại Phụ lục IV);
- Thực hiện công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ tồn đọng, tích đống cho 32
Ủy ban nhân dân cấp xã (chi tiết tại Phụ lục V);
- Bố trí nhân sự làm cơng tác văn thư, lưu trữ có trình độ chuyên môn văn

thư, lưu trữ từ trung cấp trở lên hoặc có chứng chỉ bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư,
lưu trữ (đối với chuyên ngành khác);
- Vận hành Hệ thống quản lý và điều hành văn bản trên môi trường mạng
của Tỉnh đúng quy định.


9
b) Phân công thực hiện
- Giao Sở Nội vụ phối hợp với UBND thị xã Tân Châu và huyện Phú Tân
(Phòng Nội vụ) trực tiếp hướng dẫn xây dựng các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn thực
hiện công tác văn thư, lưu trữ; trực tiếp hướng dẫn thu thập, chỉnh lý, xác định giá
trị tài liệu; số hóa tài liệu lưu trữ; hướng dẫn bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ; theo
dõi, quản lý, giám sát việc thực hiện các nội dung của Đề án;
- UBND thị xã Tân Châu và huyện Phú Tân (Phòng Nội vụ) chỉ đạo các xã
phối hợp với các đơn vị có liên quan tổ chức thực hiện và tạo điều kiện thuận lợi
để các đơn vị liên quan hoàn thành tốt nhiệm vụ. Đồng thời, tổ chức sắp xếp kho
lưu trữ cơ quan khoa học; bố trí nhân sự có trình độ chun môn, nghiệp vụ phù
hợp hoặc cử đi đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ đáp ứng yêu cầu,
nhiệm vụ dược giao.
4. Năm 2027
Thực hiện đối với 33 xã của thành phố Châu Đốc, huyện Châu Thành và
huyện Châu Phú.
a) Nội dung công việc
- Kịp thời triển khai các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ về văn thư, lưu trữ
của Trung ương, tỉnh đến các cơ quan, đơn vị và địa phương;
- Cải tạo hoặc xây dựng mới kho lưu trữ cho 31 xã: Cải tạo 09 kho; xây
mới 23 kho (chi tiết tại Phụ lục III);
- Bố trí trang thiết bị bảo quản an tồn tài liệu: Giá, kệ, bình báo cháy, chữa
cháy, máy điều hịa cho 33 xã của huyện, thị xã, thành phố (chi tiết tại Phụ lục IV);
- Thực hiện công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ tồn đọng, tích đống cho 33 xã

(chi tiết tại Phụ lục V);
- Bố trí nhân sự làm cơng tác văn thư, lưu trữ có trình độ chuyên môn văn
thư, lưu trữ từ trung cấp trở lên hoặc có chứng chỉ bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư,
lưu trữ (đối với chuyên ngành khác);
- Vận hành Hệ thống quản lý và điều hành văn bản trên môi trường mạng
của Tỉnh đúng quy định.
b) Phân công thực hiện
- Giao Sở Nội vụ phối hợp với UBND thành phố Châu Đốc, huyện Châu
Thành và UBND Châu Phú (Phòng Nội vụ) trực tiếp hướng dẫn xây dựng các văn
bản chỉ đạo, hướng dẫn thực hiện công tác văn thư, lưu trữ; trực tiếp hướng dẫn thu
thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu; số hóa tài liệu lưu trữ; hướng dẫn bảo quản
an toàn tài liệu lưu trữ; theo dõi, quản lý, giám sát việc thực hiện các nội dung của
Đề án;
- UBND thành phố Châu Đốc, huyện Châu Thành và UBND huyện Châu
Phú (Phòng Nội vụ) chỉ đạo các xã phối hợp với các đơn vị có liên quan tổ
chức thực hiện và tạo điều kiện thuận lợi để các đơn vị liên quan hoàn thành tốt


10
nhiệm vụ. Đồng thời, tổ chức sắp xếp kho lưu trữ cơ quan khoa học; bố trí
nhân sự có trình độ chuyên môn, nghiệp vụ phù hợp hoặc cử đi đào tạo, bồi
dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ đáp ứng yêu cầu, nhiệm vụ dược giao.
5. Năm 2028
Thực hiện đối với 32 xã của huyện An Phú và huyện Chợ Mới.
a) Nội dung công việc
- Kịp thời triển khai các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ về văn thư, lưu trữ
của Trung ương, tỉnh đến các cơ quan, đơn vị và địa phương;
- Cải tạo hoặc xây dựng mới kho lưu trữ cho 29 xã: Cải tạo 05 kho; xây
mới 24 kho (chi tiết tại Phụ lục III);
- Bố trí trang thiết bị bảo quản an tồn tài liệu: Giá, kệ, bình báo cháy, chữa

cháy, máy điều hịa cho 32 xã của huyện, thị xã, thành phố (chi tiết tại Phụ lục IV);
- Thực hiện công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ tồn đọng, tích đống cho 32 xã
(chi tiết tại Phụ lục V);
- Bố trí nhân sự làm cơng tác văn thư, lưu trữ có trình độ chuyên môn văn
thư, lưu trữ từ trung cấp trở lên hoặc có chứng chỉ bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư,
lưu trữ (đối với chuyên ngành khác);
- Vận hành Hệ thống quản lý và điều hành văn bản trên môi trường mạng
của Tỉnh đúng quy định.
b) Phân công thực hiện
- Giao Sở Nội vụ phối hợp với UBND huyện An Phú và huyện Chợ Mới
(Phòng Nội vụ) trực tiếp hướng dẫn xây dựng các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn thực
hiện công tác văn thư, lưu trữ; trực tiếp hướng dẫn thu thập, chỉnh lý, xác định giá
trị tài liệu; số hóa tài liệu lưu trữ; hướng dẫn bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ; theo
dõi, quản lý, giám sát việc thực hiện các nội dung của Đề án;
- UBND huyện An Phú và huyện Chợ Mới (Phòng Nội vụ) chỉ đạo các xã
phối hợp với các đơn vị có liên quan tổ chức thực hiện và tạo điều kiện thuận lợi
để các đơn vị liên quan hoàn thành tốt nhiệm vụ. Đồng thời, tổ chức sắp xếp kho
lưu trữ cơ quan khoa học; bố trí nhân sự có trình độ chuyên môn, nghiệp vụ phù
hợp hoặc cử đi đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ đáp ứng yêu cầu,
nhiệm vụ dược giao.
VIII. MỤC TIÊU ĐẾN NĂM 2028
1. Mục tiêu chung
a) Quản lý thống nhất nghiệp vụ văn thư, lưu trữ đối với các xã trên địa
bàn tỉnh; định hướng sự phát triển hoạt động văn thư, lưu trữ tại xã trong những
năm tiếp theo.
b) Tạo sự chuyển biến tích cực trong nhận thức của các cấp lãnh đạo và
đội ngũ cán bộ, công chức về vai trị, tầm quan trọng của cơng tác văn thư, lưu


11

trữ nhất là giá trị của tài liệu lưu trữ. Từng bước đưa công tác văn thư, lưu trữ tại
xã đi vào nề nếp, ổn định và phát triển.
c) Tổ chức quản lý và sử dụng tốt nguồn tài liệu hình thành trong quá
trình hoạt động của xã và nâng cao hiệu quả công tác văn thư, lưu trữ.
d) Thực hiện các giải pháp tăng cường đầu tư cơ sở vật chất, trang thiết bị
và ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ tại xã.
đ) Xây dựng các giải pháp tối ưu để bảo vệ, bảo quản an toàn và phát huy
giá trị tài liệu lưu trữ, tổ chức sử dụng tài liệu có hiệu quả phục vụ công tác
nghiên cứu và hoạt động quản lý nhà nước tại xã.
2. Chỉ tiêu cụ thể
a) Hoàn thiện công tác cán bộ, công chức làm công
tác văn thư, lưu trữ
Xây dựng đội ngũ cán bộ, công chức làm cơng tác văn thư, lưu trữ có tiêu
chuẩn về trình độ chun mơn nghiệp vụ, 100% cán bộ, cơng chức làm công tác văn
thư, lưu trữ tại các xã, phường, thị trấn có trình độ Trung cấp chun ngành văn thư,
lưu trữ trở lên hoặc đảm bảo chứng chỉ bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ
được cơ sở đào tạo cấp theo quy định (đối với chuyên ngành khác).
b) Hoàn thiện hệ thống cơ sở vật chất
- 100% xã bố trí kho lưu trữ có diện tích tối thiểu 20m 2 để bảo quản tài
liệu hình thành trong quá trình hoạt động của Hội đồng nhân dân và Ủy ban
nhân dân xã, phường, thị trấn;
- 100% xã trang bị các thiết bị, phương tiện kỹ thuật cần thiết đảm bảo
thực hiện công tác văn thư và bảo quản an toàn, phát huy giá trị tài liệu lưu trữ.
c) Hồn thiện cơng tác văn thư
- 100% xã thực hiện việc quản lý văn bản đi, văn bản đến đảm bảo đúng
quy định (cả văn bản giấy và văn bản điện tử);
- 100% cán bộ, công chức lập đầy đủ hồ sơ cơng việc trong q trình giải
quyết cơng việc (hồ sơ giấy đối với văn bản giấy và hồ sơ điện tử đối với văn
bản điện tử) và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan;
- 100% xã ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư.

d) Hồn thiện cơng tác lưu trữ
- 100% Ủy ban nhân dân xã thu thập tài liệu vào Lưu trữ cơ quan (hằng năm);
- 100% Ủy ban nhân dân xã chỉnh lý hồn chỉnh tài liệu tồn đọng, tích
đống; xác định giá trị tài liệu; có cơng cụ thống thống kê, bảo quản và khai thác
sử dụng tài liệu lưu trữ theo quy định;
- 100% Ủy ban nhân dân xã thực hiện ứng dụng công nghệ thông tin trong
công tác lưu trữ.


12
IX. GIẢI PHÁP
1. Đổi mới và nâng cao nhận thức về vai trị của cơng
tác văn thư, lưu trữ
Tun truyền, phổ biến về vai trị, vị trí của cơng tác văn thư, lưu trữ trong sự
phát triển kinh tế, xã hội đến các tầng lớp nhân dân và các cấp lãnh đạo thấy rõ tầm
quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ trong hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức.
Tuyên truyền với nhiều hình thức như: phát động thi đua trong công tác
văn thư, lưu trữ; sử dụng các kênh thơng tin truyền thơng; thực hiện mơ hình
đơn vị điển hình, tiên tiến,...
2. Đổi mới trong cơng tác quản lý nhà nước
- Ban hành hệ thống các văn bản chỉ đạo, cụ thể hóa và hướng dẫn thực
hiện các quy định của pháp luật về văn thư, lưu trữ phù hợp với tình hình thực tế
của địa phương;
- Kiện tồn tổ chức, nhân sự làm cơng tác văn thư, lưu trữ tại Ủy ban nhân
dân xã, tạo động lực làm việc ổn định, lâu dài;
- Công tác tuyển dụng đầu vào đảm bảo có chun mơn, nghiệp vụ văn
thư, lưu trữ. Từ năm 2024 trở đi, nhân sự tuyển dụng làm cơng tác văn thư, lưu
trữ phải có trình độ chun mơn trung cấp văn thư, lưu trữ trở lên hoặc đảm bảo
chứng chỉ nghiệp vụ văn thư, lưu trữ được cơ sở đào tạo cấp theo quy định (đối
với chuyên ngành khác);

- Tăng cường phối hợp giữa các ngành, các cấp trong thực hiện công tác
văn thư, lưu trữ.
3. Công tác tổ chức cán bộ
Tiến hành rà sốt, thống kê, đánh giá đội ngũ cán bộ, cơng chức làm công tác
văn thư, lưu trữ tại xã để kịp thời bồi dưỡng đáp ứng theo yêu cầu vị trí việc làm.
4. Chế độ chính sách
Kịp thời hướng dẫn thực hiện các quy định về chế độ chính sách, ưu đãi
cho cán bộ, công chức làm công tác văn thư, lưu trữ nhằm động viên, khuyến
khích tạo động lực cơng tác.
5. Đảm bảo kinh phí, cơ sở, vật chất phục vụ công
tác văn thư, lưu trữ
- Trên cơ sở các quy định của pháp luật về văn thư, lưu trữ, Sở Nội vụ
phối hợp các cơ quan, đơn vị có liên quan tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh chỉ
đạo, hướng dẫn tạo điều kiện về cơ sở vật chất cho xã phục vụ công tác văn thư,
lưu trữ phù hợp với nhu cầu thực tế và đảm bảo sự phát triển;
- Đảm bảo kinh phí hoạt động thường xuyên trong công tác văn thư, lưu
trữ tại xã;


13
- Sở Tài chính cân đối nguồn ngân sách của tỉnh để phân bổ, bố trí kinh
phí hằng năm để thực hiện Đề án.
6. Ứng dụng công nghệ
Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ
theo hướng hiện đại, phù hợp với điều kiện của địa phương.
X. KINH PHÍ THỰC HIỆN
1. Tổng kinh phí đầu tư Đề án
Kinh phí thực hiện Đề án từ nguồn chi đầu tư ngân sách của tỉnh được bố
trí trong dự toán ngân sách nhà nước theo quy định tại Điều 39 Luật Lưu trữ.
Tổng kinh phí đầu tư thực hiện Đề án là: 152.326.339.000 đồng, bao gồm:

a) Kinh phí đầu tư xây dựng, cải tạo kho lưu trữ và trang thiết bị bảo
quản: 60.571.995.000 đồng.
- Bảng chi tiết:
TT

I

DIỄN GIẢI

Chi phí xây dựng

1 Giá trị xây lắp trước thuế
2 Thuế giá trị gia tăng

CÁCH TÍNH
(Định mức chi phí QLDA, Chi
KÝ
THÀNH TIỀN
phí TVĐT theo Thơng tư
HIỆU
(đồng)
12/2021/TT-BXD ngày
31/8/2021
Gxdcpt
GXD
38.740.047.000
Bảng tính

G

35.218.224.125

10,00% x G

GTGT

3.521.822.413

GTB

6.520.800.000

II Chi phí thiết bị
1 Thiết bị giá/kệ
2 Thiết bị máy điều hịa
Thiết bị bình chữa cháy
3 (bình cầu chữa cháy tự
động)
Thiết bị bình chữa cháy
4 (bình chữa cháy xách tay,
bộ 02 bình)
III Chi phí quản lý dự án
IV Chi phí tư vấn đầu tư
Chi phí lập báo cáo đề xuất
1
chủ trương đầu tư
Chi phí thẩm định báo cáo
2
đề xuất chủ trương đầu tư
Chi phí lập báo cáo nghiên

3
cứu khả thi
Chi phí thiết kế BVTC, dự
4
tốn

15.600 m x 200.000đ (Tham
khảo giá nhà cung cấp)
156 bộ x 18.000.000đ (Tham
khảo giá nhà cung cấp)

3.120.000.000
2.808.000.000

624 bình x 650.000đ (Tham
khảo giá nhà cung cấp)

405.600.000

156 bộ x 1.200.000đ (Tham
khảo giá nhà cung cấp)

187.200.000

2,680% x (G +Gtb/1,1) x 1,1

GQLDA

1.212.991.000

Gtv1 + Gtv2 + …
0,4040% x G+Gtb/1,1 x 1,1 x
30%

GTV

5.205.228.000
54.856.146

0,0500% x G+Gtb/1,1 x 1,1

22.630.423

0,7870% x G+Gtb/1,1 x 1,1

356.202.862

2,7000% x G x 1,1

1.045.981.257


14

TT

5
6
7
8

9
10
11
12
13
14
15

DIỄN GIẢI
Chi phí thẩm tra thiết kế
xây dựng
Chi phí thẩm tra dự tốn
Chi phí thẩm tra dự tốn
chuẩn bị đầu tư
Chi phí lập HSMT, đánh
giá HSDT tư vấn
Chi phí lập HSMT, đánh
giá HSDT thi cơng xây
dựng
Chi phí lập HSMT, đánh
giá HSDT thiết bị
Chi phí thẩm định HSMT,
KQ LCNT nhà thầu thi
cơng xây dựng
Chi phí thẩm định HSMT,
KQ LCNT CCLĐ thiết bị
Chi phí giám sát TC xây
dựng
Chi phí giám sát lắp đặt TB
Chi phí thí nghiệm đối

chứng

16 Phí thẩm định dự án
17

Chi phí thẩm định giá thiết
bị

18 Chi phí khảo sát địa hình
19
20
V
1
2

Chi phí giám sát cơng tác
khảo sát xây dựng
Chi phí thẩm tra nhiệm vụ
khảo sát địa hình
Chi phí khác
Chi phí bảo hiểm cơng
trình
Phí thẩm định thiết kế

3 Phí thẩm định dự tốn
Chi phí kiểm tra cơng tác
4
nghiệm thu hồn thành
Chi phí thẩm tra phê duyệt
5

quyết tốn
6 Chi phí kiểm tốn

CÁCH TÍNH
(Định mức chi phí QLDA, Chi
KÝ
THÀNH TIỀN
phí TVĐT theo Thông tư
HIỆU
(đồng)
12/2021/TT-BXD ngày
31/8/2021
0,2000% x G x 1,1

77.480.093

0,1900% x G x 1,1

73.606.088

0,0500% x G x 1,1

19.370.023

0,2061% x G x 1,1

79.843.236

0,2640% x G x 1,1

102.273.723

0,3670% x Gtb/1,1 x 1,1

23.931.336

0,0500% x G x 1,1

19.370.023

0,0500% x Gtb/1,1 x 1,1

3.260.400

2,6270% x G x 1,1

1.017.701.023

0,8440% x Gtb/1,1 x 1,1

55.035.552

1,0000% x G x 1,1

387.400.465

0,1450% x G+Gtb/1,1 x 1,1 x
80%

52.502.582

0,4900% x Gtb/1,1 x 1,1

31.951.920

(Tạm tính: 114 điểm xây mới x
15.000.000đ)

1.710.000.000

4,0720% x (Gksđh + Gksđc)

69.631.200

( Tạm tính: min = 2.200.000)

2.200.000

Gk1 + Gk2 +…

GK

992.234.000

0,2100% x G x 1,1

81.354.098

0,0395% x G

13.911.199

0,0380% x G

13.382.925

20,0000% x Gtvgs

203.540.205

0,5040% x
Gxd+Gtb+Gqlda+Gtv+1+…
0,8040% x
Gxd+Gtb+Gqlda+Gtv+1+…

262.035.922
418.009.686


15
CÁCH TÍNH
(Định mức chi phí QLDA, Chi
KÝ
THÀNH TIỀN
TT
DIỄN GIẢI
phí TVĐT theo Thơng tư
HIỆU
(đồng)
12/2021/TT-BXD ngày

31/8/2021
VI Chi phí dự phịng
Gdp1 + Gdp2
GDP
7.900.695.000
Chi phí dự phịng (Cơng
10,00% x
1
5.267.130.000
việc phát sinh)
Gxd+Gtb+Gqlda+Gtv+Gk
Chi phí dự phịng (Yếu tố
5,00% x
2
2.633.565.000
trượt giá)
Gxd+Gtb+Gqlda+Gtv+Gk
Giá trị dự toán hạng mục (làm Gxd+Gtb+Gqlda+Gtv+Gk+Gdp GXDC 60.571.995.000
tròn)
T

- Nội dung thực hiện:
+ Xây dựng mới, cải tạo kho lưu trữ cho 143 xã, mỗi kho có diện tích từ
20m trở lên, cụ thể: cải tạo, nâng cấp 30 kho với tổng diện tích là 1.014 m 2; xây
mới 115 kho với tổng diện tích 4.381 m2.
2

• Cải tạo: 1.014 m2 x 4.000.000 đ = 4.055.600.000 đồng;
• Xây mới: 4.381 m2 x 6.301.000 đ = 27.604.681.000 đồng;
• Phịng chống mối mọt: 5.779,4 m2 x 615.625 đồng/m2 = 3.557.943.000 đồng.

+ Mua sắm trang thiết bị bảo quản tài liệu: 6.520.800.000 đồng:
• Giá, kệ (kệ cố định): Trang bị giá kệ cho 156 xã, mỗi xã 100 mét giá,
định mức 200.000 đồng/mét giá: 156x,p,tt x 100m x 200.000đ = 3.120.000.000
đồng;
• Trang bị cho 156 kho lưu trữ của 156 xã, mỗi xã 04 bình chữa cháy tự
động, định mức 650.000 đồng/bình và 01 bộ (bộ 02 bình) bình chữa cháy xách tay
định mức 1.200.000/bộ: (650.000 đồng x 4 x 156 + 1.200.000 đồng x 156 =
592.800.000 đồng);
• Máy điều hòa nhiệt độ: Trang bị cho 156 xã, mỗi xã 01 máy, định mức
18.000.000 đồng/máy (18.000.000đ x 156x,p,tt = 2.808.000.000 đồng).
b) Kinh phí chỉnh lý tài liệu lưu trữ tồn đọng, tích đống: 91.754.344.466
đồng.
- Bảng chi tiết:

TT

DIỄN GIẢI

Chi phí chỉnh lý tài liệu
lưu trữ
Chi phí chỉnh lý hồn chỉnh
1
1,754,4 mét giá tài liệu

CÁCH TÍNH
Thơng tư số 03/2010/TT- BNV
ngày 29 tháng 4 năm 2010 của
Bộ Nội vụ; Thông tư số
12/2010/TT-BNV ngày 26
tháng 11 năm 2010)

KÝ
THÀNH TIỀN
HIỆU
(đồng)

Gcl
11.754,40 x 7.769.632 đồng

91.754.344.466
91.327.362.380


16
CÁCH TÍNH
Thơng tư số 03/2010/TT- BNV
ngày 29 tháng 4 năm 2010 của
KÝ
THÀNH TIỀN
TT
DIỄN GIẢI
Bộ Nội vụ; Thông tư số
HIỆU
(đồng)
12/2010/TT-BNV ngày 26
tháng 11 năm 2010)
150.000.000 đồng
(Luật giá năm 2012; Nghị định
2 Chi phí thẩm định giá
150.000.000

89/2013/NĐ-CP ngày 06/8/2013
và các Thơng tư liên quan)
3 Chi phí đăng báo đấu thầu 3.000.000 đồng
3.000.000
Chi phí tư vấn lập hồ sơ
0,2%x 91.327.362.380 đồng
4 mời thầu, đánh giá hồ sơ dự (Nghị định số 63/2014/NĐ-CP
182.654.724
thầu
ngày 26 tháng 6 năm 2014)
Chi phí thẩm định hồ sơ
0,1%91.327.362.380 đồng
5 mời thầu, thẩm định kết quả (Nghị định số 63/2014/NĐ-CP
91.327.362
lựa chọn nhà thầu
ngày 26 tháng 6 năm 2014)
Giá trị dự tốn hạng mục (làm Gxd+Gtb+Gqlda+Gtv+Gk+G
Gcl
91.754.344.000
trịn)
dp+Gcl

- Nội dung thực hiện:
Chỉnh lý 11.754,4 mét giá tài liệu lưu trữ rời lẻ tồn đọng, tích đống tại 156 xã:
11.754,4 m x 7.769.632đ = 91.327.362.380 đồng;
+ Đơn giá: Thực hiện theo Thông tư số 12/2010/TT-BNV ngày 26/11/2010
của Bộ Nội vụ hướng dẫn phương pháp xác định đơn giá chỉnh lý tài liệu giấy;
Thông tư số 03/2010/TT-BNV ngày 29 tháng 4 năm 2021 của Bộ Nội vụ quy định
định mức kinh tế - kỹ thuật chỉnh lý tài liệu giấy; Công văn số 363/VTLTNNKHTC ngày 19 tháng 5 năm 2015 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước về hệ
số phức tạp của tài liệu, cụ thể:

• Phí nhân cơng: 7.694.358 x 0,9 = 6.924.922 đồng/1mét;
• Đơn giá vật tư, văn phịng phẩm: 844.710 đồng/1 mét. Tổng giá thành/1
mét giá tài liệu rời lẻ: 6.924.922 + 844.710 = 7.769.632 đồng/1 mét giá.
+ Tổng giá thành/1 mét giá tài liệu đã lập sơ bộ: 6.144.640 + 844.710 =
6.989.350 đồng/1 mét giá.
2. Phân kỳ các giai đoạn
a) Năm 2024
Thực hiện tại 30 xã của thành phố Long Xuyên và huyện Thoại Sơn với
tổng kinh phí: 30.399.816.957 đồng, bao gồm:
- Cải tạo hoặc xây dựng mới kho lưu trữ cho 28 xã: Cải tạo 08 kho; xây
mới 20 kho (bao gồm phòng chống mối mọt cho 30 Ủy ban nhân dân cấp xã),
chi tiết tại Mục I, Phụ lục III;
- Trang thiết bị:


17
+ Trang bị bình chữa cháy cho 30 xã, mỗi xã 06 bình (bình báo cháy tự
động, chữa cháy xách tay), chi phí chi tiết tại Mục I, Phụ lục IV;
+ Trang bị máy điều hòa cho 30 xã, mỗi xã 01 máy, chi tiết tại Mục I, Phụ lục
IV;
+ Trang bị giá, kệ (cố định) cho 30 xã, mỗi xã 100 mét, chi tiết tại Mục I,
Phụ lục IV;
- Chỉnh lý tài liệu lưu trữ tồn đọng, tích đống cho 30 xã với tổng số là
2.954,6 mét giá tài liệu chưa chỉnh lý, chi tiết tại Mục I, Phụ lục V.
b) Năm 2025
Thực hiện tại 29 xã của thị xã Tịnh Biên và huyện Tri Tơn, với tổng kinh
phí: 23.732.199.593 đồng, cụ thể:
- Cải tạo hoặc xây dựng mới kho lưu trữ cho 28 xã: Cải tạo 03 kho; xây mới
26 kho (bao gồm phòng chống mối mọt cho 29 xã), chi tiết tại Mục II, Phụ lục III;
- Trang thiết bị:

+ Trang bị bình chữa cháy cho 29 xã, mỗi xã 06 bình (bình báo cháy tự
động, chữa cháy xách tay), chi tiết tại Mục II, Phụ lục IV;
+ Trang bị máy điều hòa cho 29 xã, mỗi xã 01 máy, chi tiết tại Mục II,
Phụ lục IV;
+ Trang bị giá, kệ cho 29 xã, mỗi xã 100 mét giá, kệ.
- Thực hiện chỉnh lý tài liệu lưu trữ tồn đọng, tích đống cho 29 xã với
tổng số 1.934,7 mét giá tài liệu chưa chỉnh lý, chi tiết tại Mục II, Phụ lục V.
c) Năm 2026
Thực hiện tại 32 xã của thị xã Tân Châu và huyện Phú Tân, với tổng kinh
phí: 25.681.142.703 đồng, bao gồm:
- Cải tạo hoặc xây dựng mới kho lưu trữ cho 27 xã: Cải tạo 05 kho; xây mới
22 kho (bao gồm phòng chống mối mọt cho 32 xã), chi tiết tại Mục III, Phụ lục III;
- Trang thiết bị:
+ Trang bị bình chữa cháy cho 32 xã, mỗi xã 06 bình (bình báo cháy tự
động, chữa cháy xách tay), chi tiết tại Mục III, Phụ lục IV;
+ Trang bị máy điều hòa cho 32 xã, mỗi xã 01 máy, chi tiết tại Mục III,
Phụ lục IV;
+ Trang bị giá, kệ cho 32 xã, mỗi xã 100 mét giá, kệ, chi tiết tại Mục III,
Phụ lục IV.
- Chỉnh lý tài liệu cho 32 xã với tổng số mét giá tài liệu lưu trữ là 2.259.3
mét giá chưa chỉnh lý, chi tiết tại Mục III, Phụ lục V.
d) Năm 2027


18
Thực hiện tại 33 xã của thành phố Châu Đốc, huyện Châu Thành và
huyện Châu Phú, với tổng kinh phí: 27.572.884.922 đồng, bao gồm:
- Cải tạo hoặc xây dựng mới kho lưu trữ cho 31 xã: Cải tạo 09 kho; xây
mới 23 kho (bao gồm phòng chống mối mọt cho 33 Ủy ban nhân dân cấp xã),
chi tiết tại Mục IV, Phụ lục III;

- Trang thiết bị:
+ Trang bị bình chữa cháy cho 33 xã, mỗi xã 06 bình (bình báo cháy tự
động, chữa cháy xách tay), chi tiết tại Mục IV, Phụ lục IV;
+ Trang bị máy điều hòa cho 33 xã, mỗi xã 01 máy, chi tiết tại Mục IV,
Phụ lục IV
+ Trang bị giá, kệ cho xã, mỗi xã 100 mét giá, kệ, chi tiết tại Mục IV, Phụ lục IV.
- Chỉnh lý tài liệu cho 33 xã với tổng số mét giá tài liệu lưu trữ là 2.408,5
mét giá chưa chỉnh lý, chi tiết tại Mục IV, Phụ lục V.
đ) Năm 2028
Thực hiện tại 32 xã, với tổng kinh phí: 25.680.342.332 đồng, bao gồm:
- Cải tạo hoặc xây dựng mới kho lưu trữ cho 29 xã: Cải tạo 05 kho; xây mới
24 kho (bao gồm phòng chống mối mọt cho 32 xã), chi tiết tại Mục V, Phụ lục III;
- Trang thiết bị:
+ Trang bị bình chữa cháy cho 32 xã, mỗi xã 06 bình (bình báo cháy tự
động, chữa cháy xách tay), chi tiết tại Mục V, Phụ lục IV;
+ Trang bị máy điều hòa cho 32 xã, mỗi xã 01 máy, chi tiết tại Mục V,
Phụ lục IV;
+ Trang bị giá, kệ cho 32 xã, mỗi xã 100 mét giá, kệ, chi tiết tại Mục V,
Phụ lục IV.
- Chỉnh lý tài liệu cho 32 xã với tổng số mét giá tài liệu lưu trữ là 2.197,3
mét giá chưa chỉnh lý, chi tiết tại Mục V, Phụ lục V.
XI. TỔ CHỨC THỰC HIỆN
1. Sở Nội vụ
Giao Sở Nội vụ tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh tổ chức, triển khai Đề án
“Nâng cao công tác quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ tại xã, phường, thị trấn trên
địa bàn tỉnh An Giang, giai đoạn 2024 - 2028”;
Phối hợp với các cơ quan, tổ chức và các đơn vị có liên quan tổ chức thực
hiện Đề án đúng theo các quy định về đầu tư, sử dụng nguồn vốn thuộc ngân
sách Nhà nước và trực tiếp thực hiện các nhiệm vụ sau:
a) Thành lập Tổ Quản lý Đề án.

b) Xây dựng Kế hoạch tổ chức thực hiện từng giai đoạn của Đề án trình
Ủy ban nhân dân tỉnh phê duyệt.


19
c)Theo dõi, kiểm tra, tổng hợp báo cáo tiến độ hiện các nhiệm vụ, chỉ tiêu
của Đề án cho Ủy ban nhân dân Tỉnh; tổ chức sơ kết, tổng kết giai đoạn và đề
xuất khen thưởng các cá nhân, đơn vị thực hiện tốt Đề án.
d) Phối hợp với Sở Tài chính trong cơng tác phân bổ kinh phí cho từng
giai đoạn của Đề án.
đ) Phối hợp, hỗ trợ Ủy ban nhân dân huyện, thị xã, thành phố trong việc
bồi dưỡng, tập huấn, hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ cho cán bộ, công
chức xã, phường, thị trấn.
e) Chủ trì, phối hợp với các đơn vị liên quan, huyện, thị xã, thành phố
nghiên cứu kiện toàn nhân sự; thực hiện chế độ chính sách đãi ngộ đối với cán
bộ, công chức tại các xã, phường, thị trấn.
2. Sở Tài chính
a) Phối hợp Sở Kế hoạch và Đầu tư tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh cân
đối ngân sách, bố trí kinh phí thực hiện Đề án “Nâng cao cơng tác quản lý nhà
nước về văn thư, lưu trữ tại xã, phường, thị trấn trên địa bàn tỉnh An Giang, giai
đoạn 2024 - 2028” trình Ủy ban nhân dân tỉnh phê duyệt; chủ trì và phối hợp với
Sở Nội vụ thẩm định kinh phí thực hiện các giai đoạn của Đề án.
b) Hướng dẫn kinh phí hoạt động của Tổ quản lý Đề án.
3. Sở Kế hoạch và Đầu tư
Phối hợp với Sở Tài chính, Sở Nội vụ và các đơn vị có liên quan tham
mưu Ủy ban nhân dân tỉnh cân đối bố trí nguồn kinh phí chi đầu tư phát triển
của tỉnh thực hiện Đề án “Nâng cao công tác quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ
tại xã, phường, thị trấn trên địa bàn tỉnh An Giang, giai đoạn 2024 - 2028” và
hướng dẫn thực hiện các nội dung thuộc thẩm quyền giải quyết của Sở Kế hoạch
và Đầu tư trong quá trình triển khai thực hiện Đề án.

4. Sở Xây dựng
Chủ trì và phối hợp với Sở Nội vụ và các đơn vị có liên quan khảo sát,
thẩm định, hướng dẫn triển khai việc xây dựng mới, cải tạo, nâng cấp Kho lưu
trữ cấp xã đạt tiêu chuẩn quy định.
5. Sở Thông tin và Truyền thơng
a) Rà sốt, cập nhật các tính năng, đảm bảo đầy đủ các trường thông tin
trên Hệ thống phần mềm Quản lý văn bản và chỉ đạo điều hành, đáp ứng đúng
quy định tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính
phủ về cơng tác văn thư và Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày 24 tháng 01
năm 2019 của Bộ Nội vụ về quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và
yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử.
b) Đảm bảo an toàn thông tin trong Hệ thống quản lý và điều hành văn
bản tại các Ủy ban nhân dân cấp xã và cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử.


20
c) Chủ trì và phối hợp với Sở Nội vụ khảo sát, đánh giá hạ tầng kỹ thuật,
giải pháp kết nối, công nghệ, đảm bảo kết nối, liên thông Hệ thống quản lý tài
liệu lưu trữ điện tử giữa các Ủy ban nhân dân cấp xã với các cơ quan, tổ chức
cấp huyện và cấp tỉnh.
6. UBND huyện, thị xã, thành phố
a) Kiện tồn nhân sự làm cơng tác văn thư, lưu trữ tại xã; chỉ đạo tuyển
dụng nhân sự có trình độ chun mơn, nghiệp vụ phù hợp làm công tác văn thư,
lưu trữ tại xã trên địa bàn.
b) Chỉ đạo Ủy ban nhân dân xã chuẩn bị quỹ đất, lựa chọn phịng, kho, vị
trí phù hợp để xây dựng, cải tạo thành Kho lưu trữ.
c) Chỉ đạo Phòng Nội vụ phối hợp với các cơ quan, tổ chức có liên quan
thực hiện các nhiệm vụ của Đề án.
7. Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn
a) Xác định quỹ đất lựa chọn phịng, kho, vị trí phù hợp để xây dựng, cải tạo

thành Kho lưu tr.
b) Phối hợp với các cơ quan, tổ chức có liên quan thực hiện các nhiệm vụ
của Đề án.
c) Bố trí nhân sự làm cơng tác văn thư, lưu trữ có trình độ từ trung cấp
văn thư, lưu trữ trở lên hoặc có chứng chỉ nghiệp vụ văn thư, lưu trữ được cơ sở
đào tạo cấp theo quy định.
Trên đây là Đề án “Nâng cao công tác quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ tại
xã, phường, thị trấn trên địa bàn tỉnh An Giang, giai đoạn 2024 - 2028”./.