THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN THẠCH AN

Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội Vụ Hà Nôi
MỤC LỤC


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội Vụ Hà Nôi
A. MỞ ĐẦU

Công tác Văn thư là một khâu nghiệp vụ quan trọng và cần thiết trong
quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức nói chung và đối với UBND huyện
Thạch An nói riêng. Làm tốt công tác văn thư đảm bảo thông tin cho hoạt động
quản lý của cơ quan. Góp phần nâng cao hiệu suất, năng suất, chất lượng công
tác văn thư và trong quá trình giải quyết công việc của cơ quan. Giúp giữ gìn
được bằng chứng hoạt động của cơ quan, tổ chức. Kiểm soát được việc thực thi
quyền lực trong cơ quan. Hơn nữa làm tốt công tác văn thư còn tạo tiền đề thuận
lợi cho công tác lưu trữ sau này. Nếu làm tốt công tác lưu trữ còn giúp cho việc
khai thác và sử dụng tài liệu được nhanh chóng và hiệu quả, phục vụ cho nghiên
cứu khoa học và các nhu cầu chính đáng của người dân. Không thể phủ nhận
tầm quan trọng của công tác Văn thư - Lưu trữ trong hoạt động của cơ quan tổ
chức, chính vì vậy công tác Văn thư – Lưu trữ cần nhận sự quan tâm nhiều hơn
của các cơ quan tổ chức và cá nhân có liên quan. Đặc biệt là trong công cuộc cải
cách hành chính đang được thực hiện ở nước ta. Công tác Văn thư - Lưu trữ
đang dần khẳng định vị trí vai trò của mình trong việc góp phần xây dựng nền
hành chính hoàn thiện và vững mạnh, góp phần trong việc hình thành và phát
triển của cơ quan.
Công tác Văn thư – Lưu trữ không phải là một khâu nghiệp vụ quá phức
tạp, nhưng để làm tốt được công tác này ta cần nắm được những cơ sở lý luận và
cơ sở thực tiễn về công tác Văn thư – Lưu trữ cũng như là nắm vững được các

yêu cầu về chuyên môn nghiệp vụ. Đó cũng là những gì mà em được trang bị
khi học tập tại trường Đại học Nội Vụ Hà Nội. Nhà trường luôn tạo điều kiện
học tập tốt nhất cho sinh viên,cung cấp cho sinh viên những bài giảng lý thú và
bổ ích về chuyên môn và nghiệp vụ, cơ sở lý luận và thực tiễn kết hợp với
những giờ thực hành, làm bài tập nhóm để sinh viên phát huy được tính sáng tạo
và năng động của mình, hoàn thiện hơn kỹ năng làm việc nhóm.Trong những
năm trở lại đây nhà trường không ngừng nâng cao chất lượng giảng dạy với
phương châm “ Học đi đôi với hành, lý thuyết gắn liền với thực tiễn” để sinh
viên khi ra trường không những giỏi về lý luận mà khâu thực hiện nghiệp vụ
2


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội Vụ Hà Nôi

cũng phải thành thạo.
Kiến tập ngành nghề là một nội dung bắt buộc trong chương trình đào tạo
của sinh viên chuyên ngành Lưu trữ học Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội. Thực
hiện nội dung này giúp sinh viên hiểu rõ hơn thực tiễn công tác Văn thư ở các cơ
quan, tổ chức khi đến kiến tập, Tạo cơ hội cho sinh viên chủ động , độc lập
trong quá trình quan sát, nhận xét, đánh giá nội dung công tác văn thư của cơ
quan đơn vị, hơn nữa còn giúp sinh viên nâng cao ý thức, trách nhiệm trong
việc học tập các học phần kế tiếp. Đây cũng là lý do và niềm vinh dự của em khi
em nhận được sự đồng ý của lãnh đạo và được đến kiến tập tại UBND huyện
Thạch An tỉnh Cao Bằng.Trong thời gian kiến tập em đã nhận được sự giúp đỡ,
hướng dẫn tận tình của chị Đinh Thị Liêm là Công chức làm công tác Văn thư ,
kiêm Lưu trữ của UBND huyện và toàn thể cán bộ trong UBND huyện. Nhờ
mọi người giúp đỡ em đã được tìm hiểu và khảo sát tình hình công tác văn thư
tại cơ quan gồm những nội dung sau: Cách thức tổ chức công tác văn thư – Lưu

trữ của cơ quan, công tác soạn thảo và ban hành văn bản, quy trình quản lý văn
bản đi, quy trình quản lý và giải quyết văn bản đến, cách lập hồ sơ và nộp hồ sơ
vào lưu trữ cơ quan, quy trình quản lý và sử dụng con dấu, và cùng với một số
khâu nghiệp vụ khác…qua những nội dung kiến tập trên em đã hiểu rõ hơn thực
tiễn công tác văn thư tại cơ quan và còn có cơ hội vận dụng những kiến thức đã
học tại trường, được thực hành một số thao tác nghiệp vụ của công tác văn thư.
Bám sát vào nội dung đã được kiến tập và đề cương đã được cung cấp bài báo
cáo của em gồm có 03 chương như sau:
Chương 1: Giới thiệu chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Ủy ban
nhân dân Huyện Thạch An Tỉnh Cao Bằng.
Chương 2: Khảo sát tình hình thực thiện công tác Văn thư – Lưu trữ ở Ủy
ban nhân dân huyện Thạch An tỉnh Cao Bằng.
Chương 3: Nhân xét, đánh giá và đưa ra kiến nghị nhằm nâng cao hiệu
quả thực hiện công tác Văn thư – Lưu trữ.
Em xin chân thành cảm ơn tới Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, Khoa Văn
thư Lưu trữ, Chị Đinh Thị Liêm và toàn thể cán bộ đang công tác tại UBND
3


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội Vụ Hà Nôi

huyện Thạch An tỉnh Cao Bằng đã tạo điều kiện và giúp đỡ em hoàn thành tốt
đợt kiến tập này. Bài báo cáo của em còn nhiều thiếu sót mong các thầy giáo, cô
giáo, các cô chú và các anh chị đang công tác tại UBND huyện Thạch An đóng
góp ý kiến để em có thể hoàn thiện hơn.
Em xin chân thành cảm ơn. !.
Thạch An, ngày…tháng 6 năm 2016
Sinh viên thực tập

Lương Nông Nga

4


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội Vụ Hà Nôi
B. PHẦN NỘI DUNG

CHƯƠNG 1. GIỚI THIỆU ĐÔI NÉT VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN
THẠCH AN
Giới thiệu đôi nét về vị trí địa lý và điều kiện tự nhiên của huyện Thạch
An tỉnh Cao Bằng
Thạch An là một huyện vùng biên giới nằm ở cửa ngõ phía Đông Nam
của tỉnh Cao Bằng. Tiếp giáp với thị xã Cao Bằng theo quốc lộ 4A, Thạch An là
cầu nối từ Lạng Sơn lên Trung tâm thị xã Cao Bằng cách khoảng 35 Km có vị
trí tương đối thuận lợi so với các huyện khác của tỉnh Cao Bằng, huyện còn có
01 cửa khẩu Đức Long và giáp với cửa khẩu Tà Lùng.
Phía Đông giáp với huyện Long Châu tỉnh Quảng Tây – Trung Quốc, phía
Tây giáp với huyện Ngân Sơn – Tỉnh Bắc Kạn, phía Nam giáp với huyện Tràng
Định – tỉnh Lạng Sơn, Phía Bắc giáp với xã Chu Chinh huyện Hòa An tỉnh Cao
Bằng. Huyện còn có đường biên giới Việt – Trung dài 5 km với ba cột mốc số
20, 21, 22.
Tổng diện tích tự nhiên của huyện Thạch An là 683,01 km 2 . Và với dân
số là khoảng 32,357 người, các dân tộc chủ yếu sinh sống tại huyện là: Tày,
Nùng, H’Mông, Dao,Kinh, Hoa…Trong đó dân tộc Tày và Nùng chiếm tỉ lệ cao
nhất.
Huyện Thạch An có 16 đơn vị hành chính trong đó có 01 Thị trấn đó là:

còn lại là 15 xã : Đức Xuân, Lê Lợi, Lê Lai, Danh Sỹ, Đức Long, Thụy Hùng,
Vân Trình, Thị Ngân, Trọng Con, Đức Thông, Thái Cường, Kim Đồng, Canh
Tân, Minh Khai, Quang Trọng.
Nhờ sự quan tâm của Nhà nước, sự nỗ lực của chính quyền và người dân
Huyện Thạch An đang từng bước đi lên: Cơ sở hạ tầng được đầu tư xây dựng,
kinh tế đang nỗ lực phát triển nhằm đáp ứng nhu cầu phát triển kinh tế xã hội
của đất nước, và từng bước thực hiện công nghiệp hóa hiện đại hóa đất nước.

5


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội Vụ Hà Nôi

1.1.1. Giới thiệu chung
Uỷ ban nhân dân huyện do Hội đồng nhân dân huyện bầu là cơ quan chấp
hành của Hội đồng nhân dân, cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương, chịu
trách nhiệm trước Hội đồng nhân dân cùng cấp và cơ quan nhà nước cấp trên.
Uỷ ban nhân dân chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, các văn
bản của cơ quan nhà nước cấp trên và nghị quyết của Hội đồng nhân dân
cùng cấp nhằm bảo đảm thực hiện chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế xã hội, củng cố quốc phòng, an ninh và thực hiện các chính sách khác trên
địa bàn.
Uỷ ban nhân dân thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương,
góp phần bảo đảm sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính nhà
nước từ trung ương tới cơ sở.
1.1.2. Cơ cấu tổ chức:
Lãnh đạo UBND huyện Thạch An, nhiệm kỳ 2015 - 2020
TT

Họ và tên

1 Lương Ngọc Hữu

Chức vụ, đơn vị công tác
Chủ tịch UBND huyện

2 Trần Bằng Nguyên Phó Chủ tịch UBND huyện
3 Ngô Thế Mạnh

Phó Chủ tịch UBND huyện

6


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội Vụ Hà Nôi

Sơ đồ Cơ cấu tổ chức của UBND huyện Thạch An
UBND Huyện Thạch An

Văn phòng

Phòng

Phòng

HĐND và
UBND

Nội vụ

Tài chính
– Kế
hoạch

Phòng
Y tế

Phòng Tài
nguyên và
Môi
trường

Phòng
Kinh tế hạ
tầng

Phòng
Giáo dục
và
Đàotạo

Phòng

Phòng
Lao động
thương
binh và

Xã hội

Tư pháp

Phòng
Nông
nghiệp và
Phát triển
nông thôn

Phòng
Văn hóa –
Thông tin

Phòng
Dân tộc

Thanh
tra huyện

Đài truyền
thanh
-Truyền
hình

1.1.3. Nhiệm vụ, quyền hạn của Uỷ ban nhân dân huyện
a, Trong lĩnh vực kinh tế, Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm
vụ, quyền hạn sau đây:
1. Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội trong năm trình Hội đồng
nhân dân cùng cấp thông qua để trình Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh phê duyệt; tổ

chức và kiểm tra việc thực hiện kế hoạch đó;
7


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội Vụ Hà Nôi

2. Lập dự toán thu ngân sách nhà nước trên địa bàn; dự toán thu, chi ngân
sách địa phương, phương án phân bổ dự toán ngân sách cấp mình; quyết toán
ngân sách địa phương; lập dự toán điều chỉnh ngân sách địa phương trong
trường hợp cần thiết trình Hội đồng nhân dân cùng cấp quyết định và báo cáo
Uỷ ban nhân dân, cơ quan tài chính cấp trên trực tiếp;
3. Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương; hướng dẫn, kiểm tra Uỷ ban
nhân dân xã, thị trấn xây dựng và thực hiện ngân sách và kiểm tra nghị quyết
của Hội đồng nhân dân xã, thị trấn về thực hiện ngân sách địa phương theo quy
định của pháp luật;
4. Phê chuẩn kế hoạch kinh tế - xã hội của xã, thị trấn.
b, Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thuỷ lợi và đất
đai, Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây :
1. Xây dựng, trình Hội đồng nhân dân cùng cấp thông qua các chương
trình khuyến khích phát triển nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp ở địa phương
và tổ chức thực hiện các chương trình đó;
2. Chỉ đạo Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn thực hiện các biện pháp chuyển
dịch cơ cấu kinh tế, phát triển nông nghiệp, bảo vệ rừng, trồng rừng và khai thác
lâm sản, phát triển ngành, nghề đánh bắt, nuôi trồng và chế biến thuỷ sản;
3. Thực hiện giao đất, cho thuê đất, thu hồi đất đối với cá nhân và hộ gia
đình, giải quyết các tranh chấp đất đai, thanh tra đất đai theo quy định của pháp
luật;
4. Xét duyệt quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất đai của Uỷ ban nhân dân

xã, thị trấn;
5. Xây dựng quy hoạch thuỷ lợi; tổ chức bảo vệ đê điều, các công trình
thuỷ lợi vừa và nhỏ; quản lý mạng lưới thuỷ nông trên địa bàn theo quy định của
pháp luật.
c, Trong lĩnh vực công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, Uỷ ban nhân dân
huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
1. Tham gia với Uỷ ban nhân dân tỉnh trong việc xây dựng quy hoạch, kế
hoạch phát triển công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp trên địa bàn huyện;
8


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội Vụ Hà Nôi

2. Xây dựng và phát triển các cơ sở công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp,
dịch vụ ở các xã, thị trấn;
3. Tổ chức thực hiện xây dựng và phát triển các làng nghề truyền thống,
sản xuất sản phẩm có giá trị kinh tế và xuất khẩu; phát triển cơ sở chế biến nông,
lâm, thuỷ sản và các cơ sở công nghiệp khác theo sự chỉ đạo của Uỷ ban nhân
dân tỉnh.
d, Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải, Uỷ ban nhân dân huyện
thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
1. Tổ chức lập, trình duyệt hoặc xét duyệt theo thẩm quyền quy hoạch
xây dựng thị trấn, điểm dân cư nông thôn trên địa bàn huyện; quản lý việc thực
hiện quy hoạch xây dựng đã được duyệt;
2. Quản lý, khai thác, sử dụng các công trình giao thông và kết cấu hạ
tầng cơ sở theo sự phân cấp;
3. Quản lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng và kiểm tra việc thực
hiện pháp luật về xây dựng; tổ chức thực hiện các chính sách về nhà ở; quản lý

đất ở và quỹ nhà thuộc sở hữu nhà nước trên địa bàn;
4. Quản lý việc khai thác, sản xuất, kinh doanh vật liệu xây dựng theo
phân cấp của Uỷ ban nhân dân tỉnh.
e, Trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ và du lịch, Uỷ ban nhân dân
huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
1. Xây dựng, phát triển mạng lưới thương mại, dịch vụ, du lịch và kiểm
tra việc chấp hành quy định của Nhà nước về hoạt động thương mại, dịch vụ và
du lịch trên địa bàn huyện;
2. Kiểm tra việc thực hiện các quy tắc về an toàn và vệ sinh trong hoạt
động thương mại, dịch vụ, du lịch trên địa bàn;
3. Kiểm tra việc chấp hành quy định của Nhà nước về hoạt động thương
mại, dịch vụ, du lịch trên địa bàn.
f, Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hoá, thông tin và thể dục
thể thao, Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau
đây :
9


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội Vụ Hà Nôi

1. Xây dựng các chương trình, đề án phát triển văn hoá, giáo dục, thông
tin, thể dục thể thao, y tế, phát thanh trên địa bàn huyện và tổ chức thực hiện sau
khi được cấp có thẩm quyền phê duyệt;
2. Tổ chức và kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về phổ
cập giáo dục, quản lý các trường tiểu học, trung học cơ sở, trường dạy nghề; tổ
chức các trường mầm non; thực hiện chủ trương xã hội hoá giáo dục trên địa
bàn; chỉ đạo việc xoá mù chữ và thực hiện các quy định về tiêu chuẩn giáo viên,
quy chế thi cử;

3. Quản lý các công trình công cộng được phân cấp; hướng dẫn các
phong trào về văn hoá, hoạt động của các trung tâm văn hoá –thông tin, thể dục
thể thao; bảo vệ và phát huy giá trị các di tích lịch sử - văn hoá và danh lam
thắng cảnh do địa phương quản lý;
4. Thực hiện kế hoạch phát triển sự nghiệp y tế; quản lý các trung tâm y
tế, trạm y tế; chỉ đạo và kiểm tra việc bảo vệ sức khoẻ nhân dân; phòng, chống
dịch bệnh; bảo vệ và chăm sóc người già, người tàn tật, trẻ mồ côi không nơi
nương tựa; bảo vệ, chăm sóc bà mẹ, trẻ em; thực hiện chính sách dân số và kế
hoạch hoá gia đình;
5. Kiểm tra việc chấp hành pháp luật trong hoạt động của các cơ sở hành
nghề y, dược tư nhân, cơ sở in, phát hành xuất bản phẩm;
6. Tổ chức, chỉ đạo việc dạy nghề, giải quyết việc làm cho người lao
động; tổ chức thực hiện phong trào xoá đói, giảm nghèo; hướng dẫn hoạt động
từ thiện, nhân đạo.
h, Trong lĩnh vực khoa học, công nghệ, tài nguyên và môi trường, Uỷ ban
nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây :
1. Thực hiện các biện pháp ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ phục
vụ sản xuất và đời sống nhân dân ở địa phương;
2. Tổ chức thực hiện bảo vệ môi trường; phòng, chống, khắc phục hậu
quả thiên tai, bão lụt;
3. Tổ chức thực hiện các quy định của pháp luật về tiêu chuẩn đo lường
và chất lượng sản phẩm; kiểm tra chất lượng sản phẩm và hàng hoá trên địa bàn
10


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội Vụ Hà Nôi

huyện; ngăn chặn việc sản xuất và lưu hành hàng giả, hang kém chất lượng tại

địa phương.
i, Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh và trật tự, an toàn xã hội, Uỷ ban
nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
1. Tổ chức phong trào quần chúng tham gia xây dựng lực lượng vũ trang
và quốc phòng toàn dân; thực hiện kế hoạch xây dựng khu vực phòng thủ huyện;
quản lý lực lượng dự bị động viên; chỉ đạo việc xây dựng lực lượng dân quân tự
vệ, công tác huấn luyện dân quân tự vệ;
2. Tổ chức đăng ký, khám tuyển nghĩa vụ quân sự; quyết định việc nhập
ngũ, giao quân, việc hoãn, miễn thi hành nghĩa vụ quân sự và xử lý các trường
hợp vi phạm theo quy định của pháp luật;
3. Tổ chức thực hiện nhiệm vụ giữ gìn an ninh, trật tự, an toàn xã hội,
xây dựng lực lượng công an nhân dân huyện vững mạnh, bảo vệ bí mật nhà
nước; thực hiện các biện pháp phòng ngừa, chống tội phạm, các tệ nạn xã hội và
các hành vi vi phạm pháp luật khác ở địa phương;
4. Chỉ đạo và kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về quản
lý hộ khẩu, quản lý việc cư trú, đi lại của người nước ngoài ở địa phương;
5. Tuyên truyền, giáo dục, vận động nhân dân tham gia phong trào bảo vệ
an ninh, trật tự, an toàn xã hội.
k, Trong việc thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo, Uỷ ban
nhân dân huyện có những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
1. Tuyên truyền, giáo dục, phổ biến chính sách, pháp luật về dân tộc và
tôn giáo;
2. Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ được giao về các chương trình, kế
hoạch, dự án phát triển kinh tế - xã hội của tỉnh đối với vùng đồng bào dân tộc
thiểu số, vùng sâu, vùng xa, vùng có khó khăn đặc biệt;
3. Chỉ đạo và kiểm tra việc thực hiện chính sách dân tộc, chính sách tôn
giáo; quyền tự do tín ngưỡng, tôn giáo, theo hoặc không theo một tôn giáo nào
của công dân ở địa phương;
4. Quyết định biện pháp ngăn chặn hành vi xâm phạm tự do tín ngưỡng,
11

Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội Vụ Hà Nôi

tôn giáo hoặc lợi dụng tín ngưỡng, tôn giáo để làm trái những quy định của pháp
luật và chính sách của Nhà nước theo quy định của pháp luật.
l, Trong việc thi hành pháp luật, Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện những
nhiệm vụ, quyền hạn sau đây :
1. Chỉ đạo, tổ chức công tác tuyên truyền, giáo dục pháp luật, kiểm tra
việc chấp hành Hiến pháp, luật, các văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan
nhà nước cấp trên và nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng cấp;
2. Tổ chức thực hiện và chỉ đạo Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn thực hiện
các biện pháp bảo vệ tài sản của Nhà nước, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã
hội, tổ chức kinh tế, bảo vệ tính mạng, tự do, danh dự, nhân phẩm, tài sản, các
quyền và lợi ích hợp pháp khác của công dân;
3. Chỉ đạo việc thực hiện công tác hộ tịch trên địa bàn;
4. Tổ chức, chỉ đạo thực hiện công tác thi hành án theo quy định của pháp
luật;
5. Tổ chức, chỉ đạo việc thực hiện công tác kiểm tra, thanh tra nhà nước;
tổ chức tiếp dân, giải quyết kịp thời khiếu nại, tố cáo và kiến nghị của công dân;
hướng dẫn, chỉ đạo công tác hoà giải ở xã, thị trấn.
m, Trong việc xây dựng chính quyền và quản lý địa giới hành chính, Uỷ
ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
1. Tổ chức thực hiện việc bầu cử đại biểu Quốc hội, đại biểu Hội đồng
nhân dân theo quy định của pháp luật;
2. Quy định tổ chức bộ máy và nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể của cơ quan
chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân cấp mình theo hướng dẫn của Uỷ ban nhân
dân cấp trên;

3. Quản lý công tác tổ chức, biên chế, lao động, tiền lương theo phân cấp
của Uỷ ban nhân dân cấp trên;
4. Quản lý hồ sơ, mốc, chỉ giới, bản đồ địa giới hành chính của huyện;
5. Xây dựng đề án thành lập mới, nhập, chia, điều chỉnh địa giới hành
chính ở địa phương trình Hội đồng nhân dân cùng cấp thông qua để trình cấp
trên xem xét, quyết định.
12


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội Vụ Hà Nôi

13


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội Vụ Hà Nôi

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ - LƯU TRỮ CỦA
ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN THẠCH AN
2.1. Hoạt động quản lý
2.1.1. Các văn bản hướng dẫn của cấp Tỉnh
- Quyết định số: 10/2016/QĐ-UBND Ngày 20/5/2016 của UBND Tỉnh
Cao Bằng quyết định ban hành Quy chế công tác văn thư – lưu trữ tỉnh Cao
Bằng.
- Hướng dẫn số: 650/HD-SNV Ngày 20/4/2016 của Sở Nội vụ tỉnh Cao
Bằng về việc thu thập tài liệu vào lưu trữ cơ quan, giao, nhận tài liệu lưu trữ vào
lưu trữ lịch sử tỉnh.

- Quyết định số: 1461/QĐ-UBND ngày 11/9/2015 Của UBND tỉnh Cao
Bằng về việc ban hành Danh mục các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào
lưu trữ lịch sử tỉnh Cao Bằng.
2.1.2. Cách thức tổ chức công tác Văn thư – Lưu trữ của UBND
huyện Thạch An.
Hình thức tổ chức công tác văn thư tập trung được áp dụng thực hiện ở
UBND huyện Thạch An. Và có 01 cán sự làm công tác văn thư và đảm nhiệm
các khâu nghiệp vụ như quản lý và giải quyết văn bản đến, quản lý văn bản đi,
quản lý và sử dụng con dấu… đều được thực hiện tập trung tại văn thư nằm
trong Văn phòng UBND huyện.
Biên chế công tác văn thư: 01 cán sự làm công tác văn thư kiêm nhiệm
công tác lưu trữ. Trình độ: Đại học hành chính, trung cấp văn thư lưu trữ. Hàng
năm UBND phải giải quyết một số lượng công việc lớn, số lượng văn bản cần
giải quyết nhiều: có trên 2000 văn bản đến, 3000 văn bản đi vì vậy nếu bố trí
cán bộ kiêm nhiệm thì số lượng công việc là quá lớn quá trình giải quyết công
việc sẽ không được nhanh chóng và kịp thời ảnh hưởng đến tiến độ giải quyết
công việc của cơ quan. Việc bố trí cán bộ chuyên trách là phù hợp,cán bộ có
trình độ được đào tạo, bồi dưỡng đầy đủ về chuyên môn nghiệp vụ văn thư sẽ
giúp cho việc thực hiện nghiệp vụ văn thư được chính xác và đúng pháp luật
14


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội Vụ Hà Nôi

hơn, tiến độ giải quyết văn bản nhanh và đúng tiến độ tạo thuận lợi cho việc giải
quyết các công việc tiếp theo được nhanh chóng hiệu quả và đúng tiến độ.
- Trang thiết bị dùng trong công tác văn thư:
+ 02 máy vi tính

+ 01 máy in
+ 01 máy fax
+ 01 máy scan văn bản
+ 02 tủ đựng tài liệu và dấu
Các trang thiết bị cần thiết cho việc thực hiện nghiệp vụ công tác văn thư
đã được UBND huyện Thạch An quan tâm và trang bị đầy đủ hiên đại tạo điều
kiện thuận lợi cho việc thực hiện các khâu nghiệp vụ của công tác văn thư được
nhanh chóng thuận lợi và hiệu quả.
2.2. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản
2.2.1. Các loại văn bản do UBND huyện Thạch An ban hành.
Bảng kê các loại văn bản do UBND huyện Thạch An ban hành.
STT
Tên loại văn bản
1
Kế hoạch
2
Quyết định
3
Tờ trình
4
Công văn
5
Báo cáo
6
Chỉ thị
7
Giấy mời
8
Thông báo
2.2.2. Thể thức và kỹ thuật trình bày

Chữ viết tắt
KH
QĐ
TTr
BC
CT
GM
TB

Văn bản do UBND huyện ban hành có đầy đủ các yếu tố thể thức mà nhà
nước quy định bao gồm:
+ Quốc hiệu: Quốc hiệu ghi trên văn bản gồm 2 dòng chữ :

15


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội Vụ Hà Nôi

“ CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM” và “ Độc lập – Tự
do – Hạnh phúc”
+ Tên cơ quan “ ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN THẠCH AN”
+ Số kí hiệu của văn bản: Số của văn bản là số thứ tự đăng ký văn bản tại
văn thư cơ quan được ghi bằng chữ số Ả-rập, bắt đầu từ số 01 vào ngày đầu
năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm. Ký hiệu của văn bản có tên
loại bao gồm chữ viết tắt tên loại văn bản và chữ viết tắt tên cơ quan : ví dụ
số…QĐ/UBND.
+Địa danh ngày, tháng, năm ban hành văn bản: Địa danh là tên gọi chính

thức của đơn vị hành chính của huyện. Ngày, tháng, năm là ngày, tháng, năm
mà văn bản được ban hành được ghi bằng chữ số Ả - rập, đối với những ngày
nhỏ hơn 10 và tháng 1,2 phải ghi thêm số 0 ở trước.
+ Tên loại và trích yếu nội dung của văn bản: Tên loại là tên của văn bản
do cơ quan ban hành, khi ban hành văn bản phải ghi tên loại trừ công văn.Trích
yếu nội dung là một câu ngắn gọn hoặc một cụm từ khái quát nội dung chủ yếu
của văn bản.
+ Nội dung văn bản: Trình bày bằng chữ in thường, kiểu chữ đứng, cỡ
chữ 13đến 14, khi xuống dòng chữ đầu dòng phải lùi vào từ 1 cm đến 1,27 cm.
Nội dung được trình bày ngắn gọn, chính xác phù hợp với hình thức văn bản
được sử dụng.
+ Quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền. Ký
thay mặt tập thể thì ghi chữ viết tắt “TM.”. Ký thay người đứng đầu cơ quan thì
ghi chữ viết tắt “KT.” Vào trước chức vụ người đứng đầu. ký thừa lệnh thì ghi
chữ viết tắt “TL.” Vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan. Ký thừa ủy
quyền thì ghi chữ viết tắt “TUQ.” Vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ
quan. Chức vụ của người ký ghi chức vụ lãnh đạo chính thức của người ký văn
bản trong cơ quan. Họ tên bao gồm tên đệm và tên của người ký văn bản.
+ Dấu của cơ quan: Được thực hiện theo quy định của pháp luật. Dấu của
cơ quan là dấu có hình quốc huy.
+ Nơi nhận: Xác định những cơ quan, tổ chức cá nhân nhận văn bản và có
16


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội Vụ Hà Nôi

trách nhiệm để xem xét, giải quyết, thi hành, kiểm tra, giám sát, để báo cáo trao
đổi công việc để biết và để lưu.

Ngoài ra còn có một số thành phần khác như: Dấu chỉ mức độ mật …
2.2.4. Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản
- Bước 1: Xác định tính chất, nội dung của việc ban hành văn bản, thu
thập thông tin, phân tích, lựa chọn thông tin cần thiết liên quan đến nội dung vấn
đề cần ban hành.
-Bước 2: Dự thảo văn bản.
- Bước 3: Lãnh đạo phụ trách trực tiếp duyệt, sau đó trình lãnh đạo cơ
quan duyệt bản thảo.
- Bước 4: Hoàn chỉnh dự thảo, đánh máy và kiểm tra lại lần cuối trước khi
trình lãnh đạo cơ quan ký ban hành.
- Bước 5: Sao, in, nhân bản, làm thủ tục phát hành.
- Trước khi ban hành văn bản cán bộ văn thư phải kiểm tra lại thể thức
trình bày văn bản theo quy định hiện hành của nhà nước. Những văn bản không
đảm bảo thể thức kỹ thuật trình bày phải được gửi lại nơi soạn thảo để sửa chữa,
bổ sung.
2.3. Quản lý văn bản đi
2.3.1. Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản, ghi số, ngày,
tháng văn bản.
Trách nhiệm kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản là: Chánh
văn phòng, hoặc phó chánh văn phòng kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày
văn bản trước khi văn bản được trình Chủ tịch, hay các Phó Chủ tịch duyệt, và
ký nháy vào văn bản khi văn bản đã đạt yêu cầu.
Ghi số, ngày, tháng năm văn bản: việc ghi số ngày, tháng, năm thuộc về
trách nhiệm của văn thư, việc ghi số, ngày, tháng, năm được thực hiện đúng theo
quy định của pháp luật. Gồm 06 hệ thống số:
+ Sổ đăng ký văn bản đi Quyết định
+ Sổ đăng ký văn bản đi Báo cáo
+ Sổ đăng ký văn bản đi công văn, kế hoạch, thông báo, giấy mời
17

Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội Vụ Hà Nôi

+ Sổ đăng ký văn bản đi Chương trình công tác, chỉ thị
+ Sổ đăng ký văn bản đi Tờ trình ..
+ Sổ đăng ký văn bản đi Mật
Hàng năm số lượng văn bản quyết định, báo cáo được ban hành với một
số lượng lớn nên mỗi loại văn bản sẽ là một hệ thống số riêng, còn những văn
bản còn lại được ban hành với số lượng ít sẽ được chia theo từng nhóm cho phù
hợp và sẽ là một hệ thống số. Số của văn bản được ghi bằng chữ số Ả - rập và
được ghi từ số 01 ngày 01 tháng 01 đầu năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12
hàng năm.
2.3.2. Đăng kí văn bản
Hiện nay văn thư UBND huyện Thạch An đăng kí văn bản với hình thức:
Đăng ký bằng sổ tự tạo trên phần mềm Microsoft Excel (bằng sổ). Tất cả các
văn bản đi đều được đăng ký vào sổ theo mẫu một cách rõ ràng, đúng và đầy đủ
các cột, mục theo quy định, đối với văn bản mật sẽ được đăng kí vào sổ riêng.
UBND huyện Thạch An là cơ quan cơ có số lượng văn bản ban hành
tương đối lớn khoảng 3000 văn bản đi, nên việc lập sổ sẽ lập theo nhiều loại sổ
và phụ thuộc vào tên loại văn bản ban hành: ví dụ như quyết định ban hành
nhiều văn bản với số lượng lớn sẽ lập một sổ riêng.
2.3.3. Nhân bản đóng dấu cơ quan và dấu mật, khẩn
Việc nhân bản sẽ căn cứ vào:
+ Căn cứ vào nơi nhận văn bản
+ Căn cứ vào phần kính gửi ở đầu văn bản hoặc căn cứ vào phần cuối
người chịu trách nhiệm thi hành của văn bản.
Mỗi gạch đầu dòng là một bản đối với phần nơi nhận, nếu là gửi các cá
nhân trong một hội đồng hoặc một nhóm người mà đã có quyết định thành lập

thì ta căn cứ vào quyết định đó để nhân bản, trường hợp này thường gặp trong
việc gửi giấy mời…việc nhân bản khi văn bản đã có chữ ký của người có thẩm
quyền duyệt và có ý kiến chỉ đạo, nhân bản văn bản mật phải được nhân bản ở
nơi an toàn bí mật, bảo quản an toàn số văn bản được in sao đặc biệt không sử
dụng máy tính có nối mạng để sao in văn bản mật.
18


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội Vụ Hà Nôi

Văn thư sẽ là người nhân bản và đóng dấu vào văn bản: Đóng dấu lên 1/3
chữ ký vào phía trái, dấu phải ngay ngắn rõ nét không nhòe và đóng đủ số bản
và chỉ đóng dấu khi đã có đủ các thành phần thể thức và có chữ ký của người có
thẩm quyền.
Việc đóng dấu nhằm thể hiện giá trị pháp lý của văn bản tránh làm thay
đổi, làm giả văn bản, thể hiện sự trang nghiêm và năng lực pháp lý của cơ quan.
2.3.4. Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản
đi.
Có 03 hình thức chuyển phát văn bản mà văn thư đang thực hiện: chuyển
giao trực tiếp, chuyển qua đường bưu điện, chuyển giao qua đường mạng, máy
fax.
Chuyển phát văn bản trực tiếp: Tại phòng làm việc của văn thư có bố trí
giá để chia tài liệu đi các phòng ban, mỗi phòng ban là một ngăn, khi có văn bản
cần chuyển phát văn thư sẽ chia văn bản ra giá từ đó sẽ chia đi các phòng ban
trong cơ quan, chuyển phát này dùng trong nội bộ của cơ quan.
Chuyển phát văn bản đi bưu điện:
+ Lựa chọn bì: cho văn bản vào bì để tránh bị thất lạc hay bị tiết lộ thông
tin, có các loại bì như sau: bì để nguyên khổ giấy A4, bì để đựng văn bản được

trình bày trên khổ giấy A4 nhưng được gấp đôi cho vào bì, bì để đựng văn bản
được trình bày trên khổ giấy A4 nhưng văn bản được gấp làm 3, bì để đựng văn
bản được trình bày trên khổ giấy A4 nhưng được gấp làm 4 khi cho vào bì.
+ Sau khi cho văn bản vào bì thì cán bộ văn thư sẽ làm các khâu nghiệp
vụ tiếp theo như trình bày bì, ghi nơi nhận,dán bì và đóng dấu nếu cần, dấu ở
đây có thể là dấu mời họp, dấu mật…Tiếp đó sẽ lập sổ theo dõi việc chuyển
phát.
+ Đối với những văn bản mật thì sẽ được gửi riêng, dùng 2 bì và đóng dấu
mật ở ngoài bì.
Chuyển phát văn bản qua đường mạng, fax khi cần thiết hoặc là chỉ đạo
của lãnh đạo. khi chuyển qua đường mạng, fax xong thì sẽ nhanh chóng gửi tiếp
bản cứng cho nơi nhận.
19


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội Vụ Hà Nôi

Sau khi chuyển phát xong sẽ lập sổ theo dõi.
2.3.5. Lưu văn bản đi
Văn bản sau khi được ban hành sẽ được giữ lại hai bản một bản gốc và
một bản chính để phục vụ cho hoạt động điều hành, quản lý. Một bản sẽ được
giữ lại tại văn thư, một bản sẽ được giữ lưu lại tại đơn vị soạn thảo
Bản gốc được văn thư giữ lại sắp xếp một cách khoa học và dễ tra tìm. Cụ
thể văn thư sử dụng các bìa hồ sơ để sắp xếp văn bản theo sổ đăng kí, theo tên
loại sau đó theo số thứ tự của văn bản tạo thành các tập lưu văn bản.
2.4. Quản lý và giải quyết văn bản đến
2.4.1. Tiếp nhận văn bản đến
Tất cả văn bản đến của UBND đều được văn thư tiếp nhận, đăng ký vào

sổ và quản lý thống nhất
Khi nhận văn bản cán bộ văn thư kiểm tra bì trước khi bóc và đăng ký văn
bản.
2.4.2. Phân loại, bóc bì và đóng dấu đến
Văn thư tiến hành hai loại: Thứ nhất là văn bản, thứ hai là thư riêng, báo
đối với loại này sẽ được phân loại và chuyển trực tiếp cho đơn vị, cá nhân có
liên quan.
Đối với với văn bản thì phân loại tiếp theo hai loại: loại gửi cho UNBD và
loại gửi cho đơn vị, đoàn thể, cá nhân đối với loại này thì gửi trực tiếp không cần
phải đăng ký. Văn bản gửi chung cho UBND thì tiền hành bóc bì và đăng ký.
Sau khi văn bản đã được phân loại xong thì văn thư sẽ đóng dấu đến cho
văn bản:

CÔNG VĂN ĐẾN
Số:……../……….
Ngày…Tháng…Năm….

20


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội Vụ Hà Nôi

Dấu đến được đóng rõ ràng, ngay ngắn và đóng vào khoảng giấy trắng
dưới phần số và ký hiệu hoặc dưới trích yếu nội dung văn bản.
2.4.3. Đăng ký văn bản đến
Trước khi chuyển giao văn bản cho các đơn vị và cá nhân thì cán bộ văn
thư sẽ thực hiện việc đăng ký văn bản đến. Đăng ký văn bản đến bằng sổ.
- Đăng ký văn bản đến bằng sổ gồm các cột

+ Ngày tháng đến
+ Số đến
+ Tên cơ quan gửi đến
+ Số, ký hiệu văn bản
+ Ngày, tháng, năm văn bản
+ Tên loại, trích yếu nội dung
+ Người nhận
+ Chuyển cho ai
- Văn thư tại UBND huyện Thạch An hàng năm lập 04 loại sổ văn bản
đến.
+ Văn bản đến Quy phạm pháp luật gửi UBND huyện
+ Văn bản đến thông thường gửi UBND huyện
+ Văn bản đến mật, tối mật gửi UBND huyện
+ Đơn thư khiếu nại, tố cáo gửi UBND huyện
2.4.4. Trình văn bản đến
Dựa theo chế độ công tác văn thư của cơ quan mà cán bộ làm văn thư lựa
chọn việc trình văn bản cho phù hợp. Có thể trình cho Chủ tịch, các phó chủ
tịch, chánh văn phòng cho ý chỉ đạo về việc giải quyết văn bản đến.
2.4.5 Sao văn bản đến
Sau khi có ý kiến chỉ đạo việc giải quyết văn bản và sao văn bản của lãnh
đạo ở phần chuyển trên văn bản cán bộ văn thư sẽ là người thực hiện việc sao
văn bản.
Sao văn bản được thực hiện bằng phương pháp sao photo copy. Việc sao
văn bản nhằm phục vụ cho việc giải quyết công việc được chính xác và nhanh
21


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội Vụ Hà Nôi

chóng.
2.4.6. Chuyển giao văn bản đến:
Văn bản đến sau khi đã có ý kiến chỉ đạo, phân phối cán bộ văn thư đã
nhân bản xong thì sẽ chuyển giao cho các đơn vị, cá nhân giải quyết.
Trong khi chuyển giao người nhận văn bản sẽ ký vào sổ chuyển giao văn
bản gồm các cột sau:
+ Ngày tháng năm chuyển
+ Số kí hiệu công văn hoặc số phiếu gửi
+ Số lượng công văn
+ Đơn vị hoặc người nhận
+ Kí, ghi rõ họ tên người nhận
2.5. Quản lý và sử dụng con dấu
2.5.1. Các loại con dấu.
Dấu cơ quan là con dấu chính thức của cơ quan và thể hiện giá trị pháp lý
và quyền lực của cơ quan. Dấu của UBND là dấu có hình quốc huy.
Ngoài ra UBND còn dùng thêm các con dấu như:
+ Dấu đến
+ Dấu Mời họp
+ Dấu mật
+ Dấu khẩn…
Dấu cơ quan thể hiện giá trị pháp lý của văn bản, tránh làm giả mạo văn
bản, thể hiện năng lực pháp lý và quyền lực của cơ quan.
2.5.2. Nguyên tắc quản lý và sử dụng con dấu
Chủ tịch UBND là người thực hiện quản lý con dấu của cơ quan
Cán bộ văn thư là người giúp chủ tịch bảo quản và trực tiếp sử dụng con
dấu của UBND.
Dấu của UBND được giao cho cán bộ văn thư trực tiếp bảo quản và sử
dụng để đóng dấu vào văn bản của cơ quan ban hành dưới sự quản lý của người
có thẩm quyền

Cán bộ văn thư thực hiện những nhiệm vụ sau:
22


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội Vụ Hà Nôi

+ Không giao con dấu cho người khác khi chưa có sự đồng ý bằng văn
bản của người có thẩm quyền
+ Tự tay đóng dấu vào văn bản , giấy tờ của cơ quan
+ Không đóng dấu khống chỉ. Chỉ đóng dấu vào văn bản khi đã có nội
dung và có chữ ký của người có thẩm quyền.
Đóng dấu lên văn bản ngay ngắn, rõ ràng
Nơi bảo quản con dấu: Văn thư là người trực tiếp sử dụng con dấu nên
con dấu được văn thư bảo quản trong tủ có khóa chắc chắn và đặt ngay tại
phòng văn thư.
2.6. Lập hồ sơ và nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan.
2.6.1. Các loại hồ sơ:
Hồ sơ công việc: gồm tập lưu các văn bản đi của cơ quan tại văn thư, hồ
sơ tổ chức bầu cử, hồ sơ về xây dựng cơ bản…
Hồ sơ nhân sự: Hồ sơ Đảng viên, hồ sơ các lãnh đạo…
Hàng năm cán bộ phụ trách giải quyết công việc nào thì sẽ lập hồ sơ về
công việc đấy.
2.6.2. Xây dựng và ban hành danh mục hồ sơ:
Do việc ban hành được danh mục hồ sơ cần nắm được hết số lượng công
việc cần giải quyết trong một năm của cơ quan,và do nguồn nhân lực còn hạn
chế do vậy UBND huyện Thạch An vẫn chưa ban hành được danh mục hồ sơ,
hiện nay Ủy ban đang nổ lực kiện toàn cán bộ, xây dựng bản thảo danh mực hồ
sơ và sớm ban hành danh mục hồ sơ để phục vụ công tác lập hồ sơ cho cán bộ.

2.6.3. Nộp hồ sơ, tài lệu vào lưu trữ cơ quan:
Việc nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ UBND còn gặp một số khó khăn như:
thiếu nguồn cán bộ làm công tác lưu trữ, kho lưu trữ đã đầy hồ sơ nên UBND
vẫn chưa thu được hết toàn bộ hồ sơ để bảo quản trong kho lưu trữ.
Kho lưu trữ của UBND là kho tạm được cải tạo từ phòng làm việc của
UBND thành kho lưu trữ
Công tác nộp hồ sơ vào lưu trữ là rất quan trong: Thực hiện tốt công tác
nộp hồ sơ vào lưu trữ sẽ giúp cho kéo dài được tuổi thọ của tài liệu, tránh việc
23


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội Vụ Hà Nôi

mất mát thất lạc tài liệu lưu trữ…
2.7. Thành phần và nội dung tài liệu lưu trữ của cơ quan
Tài liệu hình thành trong hoạt động của UBND huyện Thạch An là loại
hình tài liệu hành chính. Vậy nên tài liệu hành chính hình thành trong quá trình
hoạt động quản lý của cơ quan đang được bảo quản chủ yếu trong kho lưu trữ.
Nội dung chủ yếu của khối tài liệu là:
Tài liệu tổng hợp gồm: Lãnh đạo chỉ đạo chung, quy hoạch, kế hoạch, đầu
tư, thống kê, thi đua khen thưởng, quản lý công tác văn thư lưu trữ, cải cách
hành chính, ngoại vụ, lễ tân.
Tài liệu về lĩnh vực kinh tế bao gồm: Tài chính ngân sách, vốn kinh phí,
quản lý công sản, vật giá, thuế, quản lý thị trường, tài chính doanh nghiệp.
Tài liệu về Nông nghiệp – Lâm nghiệp – Thủy lợi bao gồm: Tài liệu nông
nghiệp, chính sách phát triển nông thôn, lâm nghiệp, thủy lợi.
Tài liệu về công nghiệp và tiểu thủ công nghiệp bao gồm: Tài liệu về tiểu
thủ công nghiệp, điện.

Tài liệu về giao thông vận tải
Tài liệu về xây dựng, quản lý phát triển đô thị bao gồm: quản lý xây dựng
cơ bản, quản lý và sử dụng nhà ở, đất ở.
Tài liệu về Thương mại – Dịch vụ, tài liệu về Giáo dục và Đào tạo
Tài liệu về Văn hóa – Thông tin – Thể dục thể thao bao gồm: Văn hóa,
phát thanh – truyền hình, bưu chính viễn thông, thể dục – thể thao
Tài liệu về y tế - xã hội bao gồm: y tế, lao động – thương binh – xã hội,
bảo hiểm xã hội, dân số gia đình và trẻ em.
Tài liệu về Quốc phòng – An ninh – Trật tự và an toàn xã hội, tài liệu về
dân tộc tôn giáo và thi hành pháp luật.
Tài liệu của UBND là những bản gốc có giá trị về chính trị, kinh tế - xã
hội, giáo dục, quốc phòng, an ninh hình thành trong quá trình hoạt động của cơ
quan.
2.8. Thu thập tài liệu vào lưu trữ:
2.8.1. Nguồn thu tài liệu vào lưu trữ của UBND huyện Thạch An:
24


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội Vụ Hà Nôi

Từ các cơ quan cấp trên : như UBND tỉnh Cao Bằng…
Từ các lãnh đạo: Chủ tịch các Phó Chủ tịch.
Từ các phóng ban, các cán bộ, công chức trong cơ quan
Từ các tổ chức đoàn thể.
2.8.2. Chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu:
Hiện nay cơ quan vẫn đang thực hiện công tác chuẩn bị để tiến hành
chỉnh lý và xác định giá trị tài liệu để trong thời gian tới sẽ tiến hành chỉnh lý.
2.9. Kho lưu trữ và trang thiết bị bảo quản.

Kho lưu trữ của UBND huyện là kho tạm được cải tạo từ phòng làm việc
của cơ quan, được bố trí tại tầng 1 của trụ sở làm việc của UBND gần phòng văn
thư có vị trí giao thông thuận lợi
Diện tích kho lưu trữ khoảng 20 m2
Trang thiết bị bảo quản gồm: 06 giá để tài liệu, 02 tủ đựng tài liệu, cặp ba
dây, hộp đựng cặp ba dây…
Trang thiết bị hỗ trợ bảo quản: 01 quạt trần, 02 bóng đèn, 01 thiết bị
phòng cháy chữa cháy.
Kho lưu trữ đạt yêu cầu về diện tích nhưng vẫn cần bổ sung thêm một số
trang thiết bị khác như: Thêm cặp hộp đựng tài liệu, thiết bị đo nhiệt độ, độ ẩm,
thiết bị đo nồng độ khí độc …

25