Thực trạng công tác văn thư, lưu trữ tại Ban Chủ nhiệm Dự án7

Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ
MỤC LỤC

Sinh viên: Nguyễn Thị Hằng

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13B


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ
A. PHẦN MỞ ĐẦU

Có một thực trạng, đó là, có nhiều người trong số chúng ta nghĩ rằng công
tác văn thư, lưu trữ đơn thuần là một công việc sự vụ, giấy tờ đơn thuần nên
chưa có những quan tâm, chú trọng, đầu tư xứng đáng. Đã đến lúc chúng ta cần
nhìn nhận lại bởi đây là một công tác có ý nghĩa hết sức quan trọng, là công tác
được thực hiện thường xuyên.
Được học, được biết đến văn thư, lưu trữ không chỉ dừng lại ở lý thuyết
khô cứng, khó hiểu, trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã hết sức tạo điều kiện cho
sinh viên lớp Đại học Lưu trữ học 13B được đi kiến tập từ ngày 1/6/2016 đến
ngày 19/6/2016 nhằm nâng cao nghiệp vụ đồng thời cũng là dịp cọ sát với thực
tế và luôn cố gắng chủ động, độc lập trong quá trình quan sát, đánh giá nội dung
công tác Văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức. Từ đó, nâng cao ý thức, và trách
nhiệm bản thân trong việc học tập các học phần kế tiếp và rèn luyện đạo đức, tác
phong nghề nghiệp và chuyên môn nghiệp vụ.
Được sự thừa nhận của trường cũng như sự tiếp nhận của cơ quan. Em
được về kiến tập tại Ban Chủ nhiệm Dự án “Khai quật khảo cổ học và xử lý di
dời di tích, di vật khu vực xây dựng đường hầm và bãi xe ngầm của công trình

Nhà Quốc hội” Một cơ quan tương đối đặc thù thực hiện chức năng nghiên cứu
khoa học của Viện Khảo cổ học thông qua việc triển khai các Dự án. Mặc dù,
những ngày đầu đi kiến tập, em còn nhiều bỡ ngỡ và gặp rất nhiều khó khăn
trong việc làm quen với môi trường hoàn toàn xa lạ. Thời gian kiến tập không
nhiều nên quá trình làm quen với công việc còn hạn chế. Nhận được sự giúp đỡ
tận tình của các chú trong Ban lãnh đạo, các anh, chị chuyên viên tại các bộ
phận khiến quãng thời gian kiến tập vừa qua trở nên ý nghĩa hơn bao giờ hết và
giúp em hiểu được văn thư, lưu trữ là một công việc đòi hỏi sự tỉ mỉ, gọn gàng
và khéo léo, một công việc đòi hỏi sự kín đáo, nhanh nhẹn và hoạt bát. Từ đó,
em thấy bản thân phải nỗ lực nhiều hơn nữa.
Để có thể hoàn thành tốt đợt kiến tập này, em xin gửi lời cảm ơn chân
thành và sâu sắc đến các thầy, cô giáo đã truyền cho em những kiến thức, bài
học vô giá. Đó là những hành trang vô cùng quan trọng, là đòn bẩy tạo tiền đề
Sinh viên: Nguyễn Thị Hằng

2

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13B


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

cho công việc sau này của em. Và còn có sự góp sức của các bác, các cô chú
trong ban lãnh đạo, các bộ phận tại Ban Chủ nhiệm Dự án. Em cũng xin bày tỏ
lòng biết ơn sâu sắc tới Th.S Phạm Văn Triệu đã giành thời gian hướng dẫn em
trong suốt quãng thời gian qua.
Được va chạm, được tiếp xúc với công việc đó là cơ hội để em khẳng
định bản thân, tuy nhiên trong thời gian kiến tập em đã cố gắng học hỏi nhưng

cũng không tránh khỏi những sai sót. Vì vậy em rất mong quý thầy cô xem xét,
đóng góp ý kiến để bài báo cáo của em được hoàn thiện hơn và rút kinh nghiệm
cho đợt thực tập tốt nghiệp năm sau.
Em xin chân thành cảm ơn!
Hà Nội, ngày 20 tháng 6 năm 2016
Sinh viên

Nguyễn Thị Hằng

Sinh viên: Nguyễn Thị Hằng

3

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13B


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ
B. PHẦN NỘI DUNG

Chương 1: Giới thiệu vài nét về Ban Chủ nhiệm Dự án “khai quật khảo cổ
học và xử lý di dời di tích, di vật khu vực xây dựng đường hầm và bãi xe
ngầm của công trình Nhà Quốc hội”
1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Ban Chủ
nhiệm Dự án (Ban Chủ nhiệm Dự án “khai quật khảo cổ học và xử lý di
dời di tích, di vật khu vực xây dựng đường hầm và bãi xe ngầm của công
trình Nhà Quốc hội”)
1.1.1 Lịch sử hình thành
Dự án “Khai quật khảo cổ học và xử lý di dời di tích, di vật khu vực xây

dựng đường hầm và bãi xe ngầm của công trình Nhà Quốc hội” là một Dự án
thành phần của Dự án đầu tư xây dựng công trình Nhà Quốc hội đã được Thủ
tướng Chính phủ giao Viện Khoa học Xã hội Việt Nam tổ chức thực hiện tại văn
bản số: 855/TTg-KTN ngày 25/5/2010 về Kế hoạch đấu thầu Dự án đầu tư xây
dựng công trình Nhà Quốc hội.
Theo hồ sơ Dự án kèm theo văn bản số 25/KCH ngày 18/01/2012 của
Viện Khảo cổ học – Viện Khoa học Xã hội Việt Nam, Dự án đã được Viện Khoa
học Xã hội Việt Nam tổ chức lập, thẩm định và phê duyệt tại quyết định số:
364/QĐ-KHXH ngày 28/02/2011; đơn vị lập Dự án là Ban Chủ nhiệm Dự án
Khai quật khảo cổ học khu vực xây dựng Nhà Quốc hội; Đơn vị thẩm định nội
dung thực hiện Dự án là Ban Quản lý khoa học và đơn vị thẩm định dự toán
kinh phí của Dự án là Ban Kế hoạch – Tài chính thuộc Viện Khoa học Xã hội
Việt Nam
Theo Quyết định số: 1726/QĐ-KHXH ngày 14/11/2011 của Viện Khoa
học Xã hội Việt Nam ban hành quyết định về việc thành lập Ban Chủ nhiệm Dự
án “Khai quật khảo cổ học và xử lý di dời di tích di vật khu vực xây dựng đường
hầm và bãi xe ngầm của công trình Nhà Quốc hội”
Trong đó, Ban Chủ nhiệm Dự án được phép mở tổ chức ( không do ngân
sách cấp) được sử dụng con dấu của Ban Chủ nhiệm Dự án khai quật khảo cổ
học khu vực xây dựng Nhà Quốc hội để thực hiện nhiệm vụ được giao và tự giải
thể sau khi hoàn thành nhiệm vụ.
Sinh viên: Nguyễn Thị Hằng

4

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13B


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

1.1.2 Chức năng
Ban chủ nhiệm Dự án là một cơ quan thực hiện chức năng nghiên cứu
khoa học của Viện Khảo cổ học thông qua việc thực hiện các Dự án do Viện
Khảo cổ làm chủ đầu tư.
1.1.3 Nhiệm vụ và quyền hạn
Quản lý, điều hành toàn bộ công trường, đảm bảo an ninh trật tự, an toàn
tài sản và di tích, di vật trong thời gian thực hiện Dự án.
Tổ chức thực hiện hạng mục công việc: Khai quật khảo cổ học và xử lý di
dời di tích, di vật của dự án, xây dựng báo cáo sơ bộ trình các cấp có thẩm
quyền theo đúng quy định của Luật Di sản văn hóa, các thông tư, nghị định của
Nhà nước.
Được mở tài khoản không do ngân sách cấp, được tiếp tục sử dụng con
dấu của Ban Chủ nhiệm Dự án khai quật khảo cổ học khu vực xây dựng Nhà
quốc hội để thực thi nhiệm vụ nói trên.
Được ký các hợp đồng thuê khoản chuyên môn, thuê khoản chuyên gia tư
vấn khoa học, lao động phổ thông theo nội dung và dự toán của Dự án đã phê
duyệt Giải thể sau khi hoàn thành nhiệm vụ.
1.1.4 Cơ cấu tổ chức
-

Ban Chủ nhiệm Dự án bao gồm:
01 Chủ nhiệm Dự án
01 Phó Chủ nhiệm thứ nhất Dự án
01 Phó Chủ nhiệm Dự án kiêm Thư kí Dự án
01 Kế toán Dự án
Bộ phận Quản lý
Bộ phận Hành chính
Bộ phận Biên tập và Lưu trữ tư liệu ảnh

Bộ phận Kỹ thuật và Lưu trữ tư liệu bản vẽ
Bộ phận Kế toán
Bộ phận Kho xử lý và Lưu trữ hiện vật
Nhằm tạo điều kiện cho Dự án được triển khai theo đúng mục tiêu đã đề
ra Ban Chủ nhiệm Dự án đã tiến hành hợp tác thuê lại mặt bằng tại số 2, Nguyễn
Tri Phương, Ba Đình, Hà Nội. Sau đó, bố trí điểm phục vụ Lưu trữ, xử lý hiện
vật phục vụ quá trình khảo cổ.
Địa điểm này trước đây là nơi đóng quân của Lữ đoàn 144 với một dãy
nhà 2 tầng, 02 dãy kho từ thời Pháp, dãy nhà cấp 4. Khu vực này có tường ngăn
Sinh viên: Nguyễn Thị Hằng

5

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13B


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

và cổng riêng biệt không ảnh hưởng đến hoạt động của Trung tâm Bảo tồn di
sản Thăng Long – Hà Nội.
Với diện tích khoảng 4850m2 dãy nhà 02 tầng được sử dụng làm nhà điều
hành, 02 dãy kho bố trí làm kho tạm Lưu trữ, chỉnh lý hiện vật và dãy nhà tạm
cho công nhân với số lượng công nhân tạm trú giao động từ 100 người đến 150
người.
Tại Ban Chủ nhiệm Dự án không tổ chức cơ cấu theo hình thức các phòng
mà chỉ tổ chức dưới hình thức các bộ phận thực hiện chức năng chuyên môn.
1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận Văn thư,
lưu trữ của Ban Chủ nhiệm Dự án

1.2.1 Chức năng
Công tác văn thư, lưu trữ là một mặt hoạt động cơ bản, không thể thiếu
trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức. Bởi trong quá trình thực hiện chức
năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức tất yếu sẽ sản sinh ra văn bản, tài liệu.
Bộ phận Hành chính phụ trách công tác văn thư, lưu trữ tại Ban chủ
nhiệm Dự án có chức năng hướng dẫn, đôn đốc và kiểm tra thường xuyên về
việc thực hiện các quy định của Bộ và Nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ và
trực tiếp thực hiện các nội dung của công tác văn thư, lưu trữ.
1.2.2 Nhiệm vụ và quyền hạn
-

Tổ chức các nhiệm vụ của văn thư cơ quan theo quy định tại Khoản 2 Điều 29
của Nghị định số: 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác

-

văn thư.
Xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện công tác văn thư, tham gia hướng dẫn,
bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư cho các bộ phận khác thuộc Ban Chủ nhiệm Dự

-

án.
Thực hiện việc quản lý và sử dụng con dấu theo quy định của pháp luật
Xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện việc nghiên cứu, ứng dụng khoa học và

-

công nghệ về công tác văn thư.
Thực hiện thống kê về văn thư theo quy định của pháp luật.

Thực hiện việc quản lý và sử dụng phương tiện thông tin được trang bị, bảo đảm

-

thông tin thông suốt và bảo mật.
Thực hiện các nhiệm vụ khác do lãnh đạo Dự án giao.
Quản lý và thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ của cơ quan.
Sinh viên: Nguyễn Thị Hằng

6

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13B


Báo cáo kiến tập
-

Khoa Văn thư - Lưu trữ

Đề xuất các phương án đào tạo, bồi dưỡng cán bộ lưu trữ cho cơ quan và hàng
năm báo cáo tình hình thực hiện công tác lưu trữ trong cơ quan, lập kế hoạch

-

thực hiện công tác lưu trữ của cơ quan trong thời gian tới.
Thực hiện thống kê, báo cáo thống kê về lưu trữ theo quy định của pháp luật.
1.2.3 Cơ cấu tổ chức
Ban Chủ nhiệm Dự án thực chất là cơ quan nghiên cứu khoa học. Do vậy,
tại đây có một đặc thù riêng, ngoài công tác văn thư thì việc lưu trữ tư liệu để
nghiên cứu là một công tác vô cùng quan trọng. Đối với Ban Chủ nhiệm Dự án

tư liệu là yếu tố sống còn để cơ quan thực hiện chức năng nghiên cứu của mình.
Việc tổ chức bộ phận văn thư được tổ chức tập trung do một cán bộ phụ trách.
Điều đặc biệt, cán bộ lưu trữ tại Ban Chủ nhiệm Dự án được tổ chức tại từng bộ
phận và tiến hành lưu trữ các tài liệu chuyên môn được sản sinh ra ở bộ phận đó
sau khi giải quyết xong. Do vậy, việc lưu trữ tư liệu sẽ do trực tiếp các cán bộ
chuyên môn của từng bộ phận thực hiện.

Chương 2: Thực trạng công tác văn thư, lưu trữ tại Ban Chủ nhiệm Dự án
2.1 Hoạt động quản lý
2.1.1 Ban hành văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn
thư, lưu trữ của cơ quan
Công tác văn thư, lưu trữ không thể thiếu được trong hoạt động của tất cả
các cơ quan, tổ chức. Các cơ quan muốn thực hiện chức năng, nhiệm vụ của
mình đều phải sử dụng văn bản, tài liệu để phổ biến các chủ trương, chính sách,
phản ánh tình hình lên cấp trên, trao đổi, liên hệ, phối hợp công tác, ghi lại
những sự kiện, hiện tượng xảy ra trong hoạt động hàng ngày. Để có thể làm tốt
công tác này, bên cạnh hệ thống văn bản của Nhà nước cần thiết các cơ quan, tổ
chức phải nghiên cứu, ban hành các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ công
Sinh viên: Nguyễn Thị Hằng

7

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13B


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

tác văn thư, lưu trữ cho cơ quan mình. Tuy nhiên, hiện nay tại Ban Chủ nhiệm

Dự án mới chỉ thực hiện công tác này theo các quy định của pháp luật và một số
văn bản, quy chế của Viện Khảo cổ học chứ chưa ban hành các văn bản riêng.
2.1.2 Cách thức tổ chức công tác Văn thư, lưu trữ tại cơ quan
2.1.2.1 Tổ chức bộ phận
a) Bộ phận quản lý công tác văn thư
Công tác văn thư là hoạt động thông tin bằng văn bản, phục vụ cho lãnh
đạo, chỉ đạo, quản lý, điều hành công việc của các cơ quan, tổ chức. Công tác
này có ý nghĩa quan trọng trong việc đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ, chính
xác những thông tin cần thiết phục vụ cho quản lý Nhà nước nói chung và của
mỗi cơ quan nói riêng. Nó bao gồm toàn bộ công việc liên quan đến soạn thảo,
ban hành văn bản; tổ chức quản lý, giải quyết văn bản; lập hồ sơ hiện hành và
quản lý và sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức. Trong quá trình đi sâu vào tìm
hiểu công tác văn thư tại Ban Chủ nhiệm Dự án, em nhận thấy công tác này đã
được quan tâm nhưng mức độ chưa cao, mặc dù, đã có bố trí bộ phận Hành
chính có chức năng thực hiện công tác văn thư và lưu trữ tài liệu hành chính.
b) Bộ phận quản lý công tác lưu trữ
Bên cạnh công tác văn thư việc tổ chức bộ phận quản lý công tác lưu trữ
cũng vô cùng cần thiết. Tùy theo quy mô và cách thức tổ chức của từng cơ quan,
tổ chức mà bố trí cho phù hợp. Qua đó, dựa vào chức năng, nhiệm vụ và đặc thù
công việc mà Ban Chủ nhiệm Dự án đã tổ chức hình thức lưu trữ tài liệu theo
chuyên môn từng bộ phận để tạo thuận tiện cho việc nghiên cứu.
2.1.2.2 Tổ chức nhân sự
Hiện nay, tại Ban Chủ nhiệm Dự án chỉ có duy nhất một cán bộ văn thư
kiêm lưu trữ tài liệu hành chính.
Công tác lưu trữ tài liệu được thực hiện trực tiếp bởi cán bộ chuyên môn
của từng bộ phận.
2.2 Hoạt động nghiệp vụ
2.2.1 Công tác văn thư
Qua thời gian kiến tập tại Ban Chủ nhiệm Dự án thì nhìn chung các nội
Sinh viên: Nguyễn Thị Hằng

8

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13B


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

dung của công tác văn thư đã được thực hiện khá đầy đủ cụ thể như sau:
2.2.1.1 Soạn thảo và ban hành văn bản
Trong hoạt động của các cơ quan, soạn thảo và ban hành văn bản là một
nhiệm vụ quan trọng và mang tính chất thường xuyên, bởi văn bản là phương
tiện thông tin chủ yếu phục vụ cho hoạt động quản lý của cơ quan. Những chủ
trương, chính sách, kế hoạch, báo cáo, hay đến những ý kiến đề đạt, trao đổi
công việc đều được trình bày qua văn bản nói cách khác là văn bản hóa.
Thẩm quyền và các loại văn bản do Ban Chủ nhiệm Dự án ban hành.
Ban Chủ nhiệm Dự án được thành lập và hoạt động với chức năng là đơn
vị thực hiện các Dự án do Viện Khảo cổ học là chủ đầu tư. Vì vậy các văn bản
tại Dự án phần lớn là các văn bản do Viện ban hành. Bên cạnh đó, Ban Chủ
nhiệm Dự án cũng trực tiếp soạn thảo và ban hành không ít các văn bản gửi đến
cấp trên và cơ quan đối tác.
Các loại văn bản chủ yếu như: quyết định, công văn, kế hoạch, báo cáo,
thông báo, biên bản, tờ trình,…. Đó là các văn bản hành chính thông thường.
Ngoài ra tùy theo tình hình thực tế, Ban Chủ nhiệm Dự án còn ban hành các văn
bản khác như: hợp đồng kinh tế, giấy mời, giấy đi đường, giấy ủy quyền, … các
văn bản này đều thuộc trong phạm vi thẩm quyền theo quy định của pháp luật.
Đối với các cơ quan cấp trên như Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt
Nam, Viện Khảo cổ học, Ban Chủ nhiệm Dự án chủ yếu gửi các văn bản như là

báo cáo, tờ trình, kế hoạch, thông báo. Các văn bản nội bộ của Ban Chủ nhiệm
Dự án chủ yếu là các văn bản hướng dẫn, chỉ đạo, kế hoạch, thông báo, giấy
mời…
Ngoài ra, để triển khai một Dự án Ban Chủ nhiệm Dự án luôn phải phối
kết hợp với các cơ quan, đơn vị liên quan bằng phương tiện văn bản. Cụ thể các
cơ quan như:
Ủy Ban nhân dân Thành phố Hà Nội
Cục Quản trị Tài vụ - Bộ Ngoại giao
Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch Thành phố Hà Nội
Trung tâm bảo tồn di sản Thăng Long- Hà Nội
Sinh viên: Nguyễn Thị Hằng

9

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13B


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

Ban quản lý Dự án đầu tư xây dựng Nhà Quốc Hội và Hội trường Ba
Đình( mới)
Sở giao dịch Kho Bạc Nhà Nước
Một số cơ quan khác
Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của Ban Chủ nhiệm Dự án khai
quật khảo cổ học
Sau khi khảo sát toàn bộ văn bản hành chính hiện đang được lưu trữ tại
Ban Chủ nhiệm Dự án. Em nhận thấy phần lớn các văn bản được soạn thảo và
ban hành đáp ứng đầy đủ các yếu tố thể thức cũng như kỹ thuật trình bày theo

đúng quy định của Nhà nước. Với 09 thành phần thể thức, văn bản mật hoặc
khẩn có đủ 10 thành phần bao gồm:
- Tiêu đề.
- Tên cơ quan ban hành văn bản.
- Số và ký hiệu văn bản.
- Địa điểm và ngày, tháng, năm ban hành văn bản.
- Tên loại và trích yếu nội dung văn bản.
- Nội dung văn bản.
- Chữ ký, thể thức đề ký.
- Dấu cơ quan ban hành.
- Nơi nhận văn bản.
- Dấu chỉ mức độ mật, khẩn( nếu có).
Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của Ban Chủ nhiệm Dự án.
Bên cạnh công tác ban hành văn bản, công tác soạn thảo văn bản đóng vai
trò hết sức quan trọng ảnh hưởng lớn đến hiệu quả công việc. Quy trình soạn
thảo văn bản được thực hiện theo các bước:
Bước 1: Chuẩn bị soạn thảo.
Đây là bước quan trọng để giúp cho việc soạn thảo văn bản được thuận lợi
và chất lượng gồm các nội dung sau đây:
- Phân công soạn thảo: Căn cứ tính chất, nội dung của văn bản cầnsoạn
thảo. Nội dung văn bản có liên quan đến Dự án mà Ban Chủ nhiệm Dự án đang
Sinh viên: Nguyễn Thị Hằng

10

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13B


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

trực tiếp xử lý và thuộc phạm vi giải quyết của Ban Chủ nhiệm Dự án thì văn
bản đó sẽ do Ban Chủ nhiệm Dự án soạn thảo và tiếp tục được phân công theo
chuyên môn nghiệp vụ.
+ Xác định mục đích, tính chất, nội dung của vấn đề cần lập văn bản.
Trong đó cần xác định văn bản ban hành nhằm mục đích? Có mấy mục đích?
tính chất của văn bản? giới hạn của văn bản ?
+ Xác định tên loại và trích yếu nội dung của văn bản: Việc xác định hình
thức văn bản căn cứ vào mục đích, tính chất và nội dung cần văn bản hóa. Trích
yếu nội dung phải ngắn gọn và phản ánh được chủ đề của văn bản.
+ Thu thập thông tin, phân tích, lựa chọn các thông tin cần thiết có liên
quan tới nội dung của vấn đề cần văn bản hoá. Thông tin cần được thu thập và
đầy đủ, xử lý chính xác.
+ Xây dựng đề cương: Xây dựng đề cương văn bản nhằm giúp cho việc
soạn thảo văn bản thuận lợi. Đề cương được trình bày sơ lược hoặc chi tiết về dự
định những điểm cốt yếu trong nội dung và bố cục của văn bản.
Bước 2: Xây dựng dự thảo văn bản phù hợp với hình thức, thể thức văn
bản theo quy định của Nhà nước.
- Viết bản thảo:
+ Trên cơ sở đề cương đã xây dựng, cá nhân hoặc đơn vị chủ trì tiến hành
soạn thảo văn bản phù hợp với hình thức, thể thức, nội dung của văn bản đã xác
định.
+ Sau khi soạn thảo xong phải kiểm tra về chính tả, kĩ thuật trình bày,
mục đích đạt được của văn bản.
- Xin ý kiến góp ý cho bản thảo: Văn bản có tính chất quan trọng, nội
dung phức tạp thì có thể đề xuất Chủ nhiệm Dự án, tổ chức việc tham khảo ý
kiến của các cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân có liên quan; nghiên cứu tiếp
thu ý kiến để hoàn chỉnh bản thảo.
- Tổng hợp ý kiến góp ý (nếu có) và hoàn chỉnh dự thảo.

Bước 3: Duyệt văn bản.
Các văn bản do Ban Chủ nhiệm Dự án soạn thảo và ban hành sẽ do Chủ
Sinh viên: Nguyễn Thị Hằng

11

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13B


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

nhiệm dự án duyệt và ký văn bản.
Bước 4: Hoàn thiện thể thức và làm các thủ tục ban hành.
- Sau khi có chữ ký của người có thẩm quyền, cán bộ văn thư trực tiếp
hoàn thiện thể thức và làm các thủ tục ban hành:
+ Ghi số, ngày, tháng, năm ban hành văn bản;
+ Nhân bản theo số lượng nơi gửi, nơi nhận;
+ Đóng dấu cơ quan;
+ Làm các thủ tục ban hành;
+ Lưu văn bản tại bộ phận Hành chính của Ban Chủ nhiệm Dự án.
Đặc biệt, qua quá trình tìm hiểu, em nhận thấy có những văn bản là bản
gốc do Viện Khảo cổ ký ban hành nhưng lại được lưu trong tập lưu công văn đi
của Ban Chủ nhiệm Dự án chứ không phải tại bộ phận Văn thư của Viện Khảo
cổ học.
2.2.1.2 Quản lý văn bản đi
Trong hoạt động hàng ngày, để thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ các cơ
quan, tổ chức phải quản lý chặt chẽ văn bản bởi văn bản là căn cứ, bằng chứng
để cơ quan giải quyết, chỉ đạo và theo dõi thực hiện các công việc hàng ngày.

Văn bản do cơ quan ban hành và gửi đi tại Ban Chủ nhiệm Dự án được gọi là
công văn đi. Không ít văn bản tại Ban Chủ nhiệm Dự án chứa đựng nội dung
thông tin bí mật của Nhà nước và cơ quan, chính vì vậy văn bản cần được quản
lý chặt chẽ.
Ban Chủ nhiệm Dự án hoạt chính thức đi vào hoạt động vào năm 2011 khi
có quyết định thành lập. Nhưng trước đó Dự án“ Khai quật khảo cổ học và xử lý
di dời di tích di vật khu vực xây dựng đường hầm và bãi xe của công trình Nhà
Quốc hội” đã đi vào hoạt động từ năm 2009. Văn bản hình thành với số lượng
chưa phải là nhiều nhưng công tác quản lý văn bản đi được tổ chức tương đối
tốt, đúng quy định Nhà nước.
- Trước khi văn bản được ký ban hành cán bộ văn thư kiểm tra lại thể
thức, kỹ thuật để sửa lại cho đúng rồi mới thực hiện các bước tiếp theo. Văn thư
kiểm tra rất kỹ lưỡng, tỉ mỉ, từ cách viết tên cơ quan chức danh đến chính tả, bố
Sinh viên: Nguyễn Thị Hằng

12

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13B


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

cục văn bản giúp các văn bản được ban hành phải thống nhất về mặt hình thức,
đảm bảo các yếu tố về mặt pháp lý.
- Ghi số, ngày, tháng văn bản: Sau khi kiểm tra xong, cán bộ Văn thư là
người ghi số, ngày, tháng văn bản. Dựa vào số đã đăng ký trước đó tiếp tục ghi
số tiếp theo. Số được viết bằng chữ số la mã, bắt đầu từ số 01 cho đến hết. Đối
với ngày, tháng văn bản thì ghi đúng ngày Văn thư được nhận văn bản đó.

- Nhân bản, đóng dấu: Việc nhân bản cán bộ văn thư phải tính toán một
cách cẩn thận, dựa vào nơi nhận mà tính cho đúng. Nhân đúng số lượng văn bản
cần gửi đi để tránh lãng phí giấy tờ. Về việc này cán bộ văn thư Ban Chủ nhiệm
Dự án làm rất tốt. Nhân bản và ghim xong thì cán bộ văn thư tiếp tục đóng dấu,
dựa vào cơ quan ban hành mà đóng dấu văn bản. Do việc đóng dấu thường
xuyên nên cán bộ văn thư đóng dấu rất ngay ngắn, chính xác, đúng màu mực.
- Đăng ký văn bản đi: Là việc ghi chép một số điều cần thiết về văn bản đi
như:cơ quan soạn thảo, ký hiệu, ngày tháng năm văn bản, trích yếu nội dung văn
bản vào sổ và máy tính nhưng tại Ban Chủ nhiệm Dự án mới chỉ đang dừng lại ở
việc quản lý văn bản bằng sổ.
Số lượng văn bản đi trong cơ quan cũng không nhiều nên được đăng ký
theo năm. Khi đăng ký sẽ có loại văn bản mật và văn bản thường, nếu là văn bản
mật chỉ cần tích vào văn bản mật.
- Chuyển phát văn bản đi và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi:
Nguyên tắc chuyển phát văn bản đi là chuyển ngay trong ngày, chậm nhất là
ngày hôm sau và do cán bộ văn thư thực hiện. Việc gửi văn bản ở Ban Chủ
nhiệm Dự án thường theo 2 cách là chủ yếu: gửi trực tiếp, văn thư sẽ đến từng
bộ phận, cơ quan đưa văn bản; cách thứ hai là qua đường bưu điện đối với
những đơn vị ở xa. Bộ phận Hành chính của Ban Chủ nhiệm Dự án chọn sử
dụng hai loại phong bì, loại có kích thước 13cm× 20cm và loại lớn hơn là
15cm× 25cm. Tùy theo số lượng văn bản được chuyển đi mà cán bộ văn thư
chọn phong bì khác nhau. Phong bì có 2 phần rõ ràng:
+ Phần nơi gửi: Được trình bày ở góc trái sát mép trên của phong bì.
+ Phần nơi nhận: Được trình bày ở góc phải sát mép dưới của phong bì.
Sinh viên: Nguyễn Thị Hằng

13

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13B

Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

Khi làm thủ tục gửi văn bản, cán bộ văn thư tiến hành ghi các thông tin
vào hai phần trên đầy đủ rõ ràng. Đặc biệt phần nơi nhận, ghi rõ tên, địa chỉ của
cơ quan, cá nhân nhận văn bản.
- Lưu văn bản đi: Mỗi văn bản ban hành đi phải lưu ít nhất 02 bản( 01 văn
bản gốc, 01 văn bản chính) bản gốc lưu ở bộ phận Văn thư của Ban Chủ nhiệm
Dự án để nộp vào lưu trữ của Viện Khảo cổ học theo quy định, một bản lưu đơn
vị soạn thảo.
2.2.1.3 Quản lý và giải quyết văn bản đến
Hàng năm bên cạnh việc ban hành văn bản thì Ban Chủ nhiệm Dự án
cũng nhận được không ít các văn bản của cơ quan khác gửi đến. Cũng giống như
văn bản gửi đi, văn bản gửi đến Ban Chủ nhiệm Dự án dù bằng đường nào đều
phải qua Văn thư cơ quan để đăng ký. Để giải quyết tốt công việc, các văn bản
đến được quản lý rất chặt chẽ đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý và bảo
quản tài liệu phục vụ hoạt động hàng ngày của cơ quan
Văn thư chia thành 3 nhóm chính:
+ Các cơ quan Trung ương: chủ yếu là nghị định, quyết định, chỉ thị,
chính sách của Nhà nước.
+ Cơ quan cấp trên và cơ quan chủ quản: chủ yếu là quy định, chỉ đạo
hướng dẫn…
+ Các cơ quan, đơn vị phối hợp giải quyết công việc: chủ yếu là thông
báo, báo cáo, giấy mời, kế hoạch…
Trong quá trình kiến tập, em thấy công tác quản lý văn bản đến của Ban
Chủ nhiệm Dự án được thực hiện như sau:
- Tiếp nhận, kiểm tra bì văn bản: Bộ phận Văn thư là đầu mối tiếp nhận
tất cả các văn bản đến từ bất kỳ nguồn nào đều phải qua Văn thư để làm thủ tục

đăng ký, giải quyết văn bản. Khi nhận được văn bản, cán bộ văn thư kiểm tra
xem phong bì có bị bóc trước hay không, văn bản có đúng gửi cho cơ quan mình
hay không, số lượng văn bản có đầy đủ hay không, có bị rách hay không. Với
những văn bản bình thường thì Văn thư sẽ thực hiện bước tiếp theo như là phân
loại, đóng dấu đến… Nếu có trường hợp sai sót thì cán bộ văn thư gửi lại nơi đã
Sinh viên: Nguyễn Thị Hằng

14

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13B


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

gửi.
- Phân loại, bóc bì văn bản: Cán bộ văn thư là người bóc bì văn bản,
những văn bản gửi đích danh thì sẽ không được bóc bì, những văn bản có dấu
khẩn hay dấu hỏa tốc bóc trước để đảm bảo nội dung văn bản được đảm bảo kịp
thời. Bóc bì xong phải phân loại theo các nhóm trên để dễ dàng cho việc đăng
ký cũng như sử dụng.
- Đóng dấu đến và ghi các thông tin trên dấu đến: Đóng dấu do Văn thư
đóng, dấu đến được đóng dưới số, ký hiệu đối với văn bản có tên loại hay dưới
trích yếu nội dung của công văn. Trên dấu đến, Văn thư sẽ ghi những thông tin
số đến; ngày, tháng, năm văn bản đến.
- Đăng ký văn bản đến: Đăng ký vào sổ quản lý văn bản đến theo trình tự
ngày đến.
- Trình, chuyển giao văn bản đến: Tất cả văn bản đến sau khi đã được bóc
bì, đóng dấu đến và đăng ký vào sổ để quản lý. Cán bộ văn thư ở đây sẽ tập hợp

lại, trình Chủ nhiệm Dự án cho ý kiến phân phối và trực tiếp đi gửi văn bản.
Chuyển giao văn bản tại Ban Chủ nhiệm Dự án được thực hiện theo nguyên tắc:
Nhanh chóng, chính xác, đúng đối tượng, chặt chẽ và thống nhất.
- Giải quyết và theo dõi, đôn đốc giải quyết văn bản đến: Nhìn chung việc
giải quyết văn bản được thực hiện tương đối tốt, công việc thực hiện đạt chất
lượng cao, đảm bảo đúng quy định, đúng địa chỉ của đơn vị cá nhân. Việc kiểm
tra theo dõi công tác giải quyết công văn thuộc thẩm quyền của các Phó Chủ
nhiệm Dự án và Chủ nhiệm Dự án.
2.2.1.4 Lập hồ sơ và nộp hồ sơ tài liệu
Lập hồ sơ là khâu nghiệp vụ cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng
trong công tác văn thư. Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan là sự kết
thúc của công tác văn thư nhưng là tiền đề cho công tác lưu trữ.
Như chúng ta đã biết, trong quá trình giải quyết công việc của một cơ
quan, công văn giấy tờ được sản sinh ra có hai loại, loại có giá trị để giải quyết
công việc trước mắt, loại sau khi giải quyết công việc xong cần giữ lại bảo quản
nhằm phục vụ nghiên cứu lâu dài, giữ gìn bí mật nội dung của tài liệu.
Sinh viên: Nguyễn Thị Hằng

15

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13B


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

Tại Ban Chủ nhiệm Dự án, cán bộ chuyên môn sau khi giải quyết xong
công việc sẽ trực tiếp lập hồ sơ về vấn đề đó. Trong quá trình tìm hiểu, cá nhân
em nhận thấy công tác khai quật khảo cổ học là một công việc có tính đặc thù,

tài liệu sản sinh ra bên cạnh tài liệu hành chính là một khối lượng tương đối lớn
các tư liệu ảnh, bản vẽ kĩ thuật của các hiện vật, di tích đã được Dự án khai quật.
Đây là những tư liệu đặc biệt quan trong nhằm phục vụ hoạt động nghiên cứu
khoa học. Nhưng có một thực tế, đối với văn bản hành chính việc lập hồ sơ mới
chỉ dừng lại ở việc hình thành các tập lưu công văn đi, công văn đến. Ngược lại
đối với tư liệu ảnh và tư liệu bản vẽ kỹ thuật việc lập hồ sơ lại khá được quan
tâm.
Đối với tư liệu ảnh thì quy trình biên tập và hoàn thiện hồ sơ khoa học về
tư liệu ảnh hiện vật chỉnh lý do bộ phận biên tập và lưu trữ tư liệu ảnh thực hiện
như sau:
Bước 1: Chọn và phân loại hiện vật mẫu tiêu biểu theo loại hình cụ thể,
làm sạch, đánh số kí hiệu cho hiện vật.
Bước 2: Chụp ảnh và tư liệu hóa ảnh hiện vật
Số lượng ảnh chụp cho từng hiện vật tùy thuộc vào kiểu dáng, chất liệu,
đặc điểm riêng biệt của hiện vật hay ý tưởng của người chụp. Lưu ý trong quá
trình tác nghiệp, theo sát mỗi hiện vật là thước đo tỷ lệ và tích ghi chú mã số
hiện vật.
Sau đó, cán bộ sử dụng phần mềm photoshop chỉnh sửa về ánh sáng, độ
sắc nét, phông nền, xóa bỏ những chi tiết thừa, định dạng ký hiệu/ đăng ký cá
biệt hiện vật trên nền ảnh…
File ảnh hiện vật sau chỉnh sửa được chọn lọc để in và nhân bản số lượng
làm hồ sơ tư liệu. Ảnh in theo khổ 9x12.
Bước 3: Biên tập hồ sơ khoa học về tư liệu ảnh
Sắp xếp dữ liệu file ảnh gồm nhiều folder theo khu vực khai quật, xếp
theo loại hình, theo niên đại, theo mục đích sử dụng và đánh số thứ tự hiện vật,
ghi chú và lưu các dữ liệu thông tin theo từng hiện vật trên máy tính dựa trên
bảng kê của cán bộ chuyên môn.
Sinh viên: Nguyễn Thị Hằng

16

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13B


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

Cán bộ tiến hành phân loại và sắp xếp ảnh in theo trình tự file tư liệu đã
hoàn thành trước đó. Mặt sau mỗi tấm ảnh có ghi chú ký hiệu hiện vật và dán
ảnh lên giấy trắng có khổ 23x30, dày 1mm, chiều dọc bên trái thân giấy có đục 2
lỗ, đường kính 5mm.
Sau khi dán ảnh, cán bộ tiến hành biên tập tư liệu ảnh. Bên dưới mỗi tấm
ảnh đã dán trên nền giấy được ghi chú thông tin khái quát về hiện vật. Đánh số
thứ tự ảnh theo chuyên đề hoặc theo loại hình hiện vật. Đánh số trang ảnh từ 1n ở góc dưới cùng bên phải tờ giấy.
Thông thường 30 tờ ảnh đã dán và biên tập xong được đóng vào thành
một quyền hồ sơ tư liệu ảnh. Mỗi tờ giấy ảnh được ngăn cách bằng giấy
can( Loại giấy Greatway) được đục lỗ theo khuôn lỗ giấy dán ảnh phục vụ việc
bảo quản hồ sơ tư liệu ảnh không bị dính, ẩm.
Dùng thanh ghim nhỏ và dây rút trắng( cắt 40cm/đoạn) cố định các tờ ảnh
và giấy can vào vỏ hồ sơ, dây buộc thắt nút ở mặt sau
In, dãn nhãn và gáy là khâu cuối cùng trong quy trình biên tập hồ sơ khoa
học về tư liệu ảnh.
Đối với tư liệu bản vẽ kỹ thuật quy trình hình thành hồ sơ được khái quát
như sau:
Bước 1: Lựa chọn các hiện vật mẫu hay ảnh các di tích tiêu biểu
Bước 2: Tiến hành vẽ phác ra giấy A0
Bước 3: Tiến hành vẽ chi tiết
Bước 4: Kiểm tra lại bản vẽ, chỉnh sửa khi cần thiết
Bước 5: Hoàn thiện bản vẽ ghi kí hiệu bản vẽ, tỷ lệ bản vẽ, tên người vẽ

Bước 6: Trình chủ nhiệm Dự án duyệt
Với các bản vẽ cần phải nộp theo yêu cầu của Viện Khảo cổ học sẽ được
tiến hành scan và chỉnh sửa trên phần mềm Corel. Sau đó được in ra khổ giấy
A2 chất liệu giấy can. Sắp xếp theo trình tự các lớp hiện vật hay di tích trong tập
hồ sơ chuyên dụng. Bảo quản tại bộ phận kỹ thuật và lưu trữ tư liệu bản vẽ và
giao nộp theo yêu cầu.
2.2.1.5 Quản lý và sử dụng con dấu
Sinh viên: Nguyễn Thị Hằng

17

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13B


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

Con dấu có vai trò quan trọng đối với việc ban hành văn bản, dấu đóng
vào văn bản nhằm thể hiện giá trị pháp lý của cơ quan, tổ chức, khẳng định tính
chân thực và hiệu lực pháp lý của văn bản do các cơ quan, tổ chức và chức danh
nhà nước ban hành. Đề phòng giả mạo con dấu để phục vụ mục đích cá nhân thì
văn thư cơ quan rất coi trọng việc quản lý con dấu.
Việc quản lý và sử dụng con dấu của Ban Chủ nhiệm Dự án được thực
hiện theo đúng quy định hiện hành của Nhà nước.
Bộ phận Văn thư của Ban Chủ nhiệm Dự án chịu trách nhiệm quản lý và
sử dụng các loại dấu như: dấu của Ban chủ nhiệm dựa án khai quật khảo cổ học,
dấu chức danh của chủ nhiệm Dự án và dấu chỉ mức độ mật, khẩn. Cán bộ văn
thư có nhiệm vụ bảo quản, giữ dấu và chịu trách nhiệm trước pháp luật về con
dấu. Việc quản lý chặt chẽ, an toàn con dấu là yêu cầu bắt buộc của cán bộ làm

công tác văn thư tại Ban Chủ nhiệm Dự án.
Theo như quy định, cán bộ văn thư phải giữ con dấu cẩn thận tại cơ quan,
không được tự ý đem ra ngoài khi chưa được phép bằng văn bản của người có
thẩm quyền. Trừ trường hợp thật cần thiết để giải quyết công việc ở xa trụ sở cơ
quan thì Chủ nhiệm Dự án có thể mang con dấu đi theo và phải chịu trách nhiệm
về việc mang con dấu ra khỏi cơ quan.
Con dấu được bảo quản trong tủ sắt, có khoá tốt. Khi làm việc, con dấu
được để trong để trên bàn làm việc. Mỗi con dấu phải có ký hiệu rõ ràng trong
hộp để khi sử dụng không bị nhầm lẫn. Khi hết giờ làm việc thì con dấu phải cất
vào tủ khoá cẩn thận.
Văn thư cơ quan luôn bảo quản con dấu sạch sẽ để đóng dấu rõ ràng. Biện
pháp tốt nhất hàng ngày cán bộ văn thư dùng bàn chải và dầu hoả làm vệ sinh
con dấu.
Cán bộ văn thư tự tay đóng dấu rất ngay ngắn, đúng màu mực, đúng thẩm
quyền ban hành. Đặc biệt là không đóng dấu khống chỉ và dùng dấu để sử dụng
vào mục đích cá nhân.
2.2.2 Công tác lưu trữ
2.2.2.1 Nội dung và thành phần tài liệu lưu trữ của Ban Chủ nhiệm Dự án
Sinh viên: Nguyễn Thị Hằng

18

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13B


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

Hiện nay, tại Ban Chủ nhiệm Dự án đang lưu trữ các loại hình tài liệu sau:

Tài liệu hành chính, tư liệu ảnh, tư liệu bản vẽ kỹ thuật, hiện vật.
Nội dung tài liệu hành chính đề cập tới cơ sở pháp lý của Dự án, các hợp
đồng đấu thầu, kết quả đấu thầu, các văn bản về tuân thủ di sản văn hóa, dự toán
chi phí, kế hoạch triển khai các hạng mục của Dự án, ….Tư liệu ảnh về các hiện
vật hiện được khai quật tại Dự án và tư liệu bản vẽ kỹ thuật về các di tích và
hiện vật được tái hiện lại bằng các hình vẽ, ký hiệu đặc biệt theo một tỷ lệ nhất
định nhằm mục đích lưu trữ để nghiên cứu khoa học và lịch sử. Với Ban Chủ
nhiệm Dự án, số lượng hiện vật đang được xử lý và lưu trữ tại cơ quan chính là
“tư liệu” quan trọng nhất. Vì hiện vật chính là cơ sở để hình thành các loại tài
liệu khác.
2.2.2.2 Thu thập và bổ sung tài liệu
Thu thập tài liệu là quá trình thực hiện các biện pháp có liên quan tới việc
xác định nguồn và thành phần tài liệu thuộc diện nộp lưu vào Phông Lưu trữ cơ
quan và Phông Lưu trữ quốc gia Việt Nam, lựa chọn và chuyển giao tài liệu vào
các kho lưu trữ theo quyền hạn và phạm vi đã được Nhà nước quy định.
Công tác thu thập tài liệu vào lưu trữ của Ban Chủ nhiệm Dự án được
thực hiện theo định kỳ hằng năm. Tuy nhiên tại Ban Chủ nhiệm Dự án việc thu
thập căn cứ theo chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận và tiến hành bảo quản,
phục vụ việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ vào mục đích nghiên cứu. Chính
vì thế, việc xác định nguồn thu cũng như thành phần thu tài liệu phụ thuộc vào
việc giải quyết các công việc hàng ngày tại các bộ phận.
2.2.2.3 Xác định giá trị tài liệu
Xác định giá trị tài liệu là dựa vào những nguyên tắc, tiêu chuẩn và
phương pháp của lưu trữ để quy định thời hạn bảo quản cho từng loại tài liệu
hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức và cá nhân theo giá trị
của chúng về mặt kinh tế, chính trị, văn hóa, xã hội, khoa học và các tài liệu
khác. Từ đó để lựa chọn, thu thập, bổ sung tài liệu có giá trị để lưu trữ một mặt
tăng hiệu quả khai thác, sử dụng tài liệu, tiết kiệm chi phí bảo quản...
Để có thể tiến hành công tác xác định giá trị tài liệu một cách chính xác
Sinh viên: Nguyễn Thị Hằng

19

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13B


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

thì những người trực tiếp làm công tác này cần phải nắm vững những phương
pháp đang được áp dụng trong việc xác định giá trị tài liệu.
Xác định giá trị tài liệu quyết định đến số phận của tài liệu vì vậy cần thiết
phải thực hiện một cách chính xác, cẩn trọng. Hiện nay, tại bộ phận Hành chính,
cán bộ văn thư kiêm lưu trữ tài liệu hành chính tiến hành xác định giá trị đối với
tài liệu hành chính, loại bỏ các văn bản trùng thừa, hết giá trị sau khi có sự đồng
ý của Chủ nhiệm Dự án và lập danh mục tài liệu loại. Công tác này cũng được
thực hiện trong quá trình lập hồ sơ đối với các tư liệu ảnh, bản vẽ kỹ thuật sẽ do
các cán bộ chuyên môn thực hiện. Đối với hiện vật, khi tiến hành phân loại theo
loại hình từng lớp khai quật sẽ loại bỏ các hiện vật thời hiện đại và những đồ
không phải hiện vật ra khỏi két đựng hiện vật. Đồng thời, tiến hành lựa chọn các
hiện vật mẫu tiêu biểu để các cán bộ ở các bộ phận tác nghiệp.
2.2.2.4 Chỉnh lý tài liệu
Công tác chỉnh lý tài liệu là một khâu nghiệp vụ trong đó tài liệu lưu trữ
được hệ thống hóa theo một phương án thích hợp và được cố định trật tự sắp xếp
trong các phòng, kho lưu trữ nhằm mục đích bảo quản hoàn chỉnh và sử dụng có
hiệu quả tài liệu lưu trữ.
Đối với tài liệu hành chính tại Ban Chủ nhiệm Dự án chỉ mới dừng lại ở
việc hình thành tập lưu văn bản được sắp xếp theo năm.
Đối với tư liệu ảnh, bản vẽ kỹ thuật cán bộ chuyên môn đã tổ chức rất tốt từ

khâu lập hồ sơ cho đến khâu sắp xếp hồ sơ theo trình tự khoa học và thuận lợi.
2.2.2.5 Kho Lưu trữ, trang thiết bị bảo quản tài liệu
Như chúng ta đã biết, tài liệu lưu trữ dễ bị hư hỏng khi chịu tác động bởi
các nhân tố tự nhiên, môi trường, hóa chất và nhân tố con người. Chính vì vậy,
chúng ta phải tiến hành bảo quản tài liệu nhằm đảm bảo sự toàn vẹn của tài liệu
lưu trữ, giữ được thông tin tài liệu phục vụ nghiên cứu sử dụng. Để có thể bảo
quản được an toàn tài liệu việc đầu tiên các cơ quan, tổ chức cần phải bố trí kho
tàng, trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ.
Hiện tại, Ban Chủ nhiệm Dự án vẫn chưa có kho lưu trữ bảo quản tài liệu
hành chính mà thay vào đó mà thay vào đó văn bản, tài liệu được cất giữ và bảo
Sinh viên: Nguyễn Thị Hằng

20

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13B


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

quản trong tủ kính đặt ở dưới bộ phận Hành chính. Do việc lập hồ sơ mới chỉ áp
dụng cho tư liệu ảnh và tư liệu bản vẽ kỹ thuật. Hồ sơ tư liệu ảnh sau khi được
hoàn thiện sẽ được sắp xếp vào tủ kính theo thứ tự các lớp di tích hiện vật, từ
nhỏ đến lớn theo chiều, từ trái sang phải từ trên xuống dưới.
Ngoài việc tư liệu ảnh được lưu trữ dưới hình thức hồ sơ khoa học phục vụ
nghiên cứu chuyên ngành còn được lưu trữ theo file dữ liệu trên đĩa CD và ổ cứng.
Các bản vẽ kỹ thuật sau khi được lập hồ sơ cũng được sắp xếp lên giá kim
loại để bảo quản.
Đặc biệt như đã được đề cập ở phần Chương 1, để hoàn thành tốt Dự án

“Khai quật khảo cổ học và xử lý di dời di tích, di vật khu vực xây dựng đường
hầm và bãi xe ngầm của công trình Nhà Quốc hội” Ban Chủ nhiệm Dự án bố trí
kho tạm để lưu trữ và xử lý hiện vật, với diện tích khoảng 2200m 2, có xấp xỉ
360m giá chứa được hơn 10.000 két hiện vật. Trong đó, có gần khoảng 6000 két
hiện vật đã được chỉnh lý sơ bộ theo các loại hình như sành, gốm, sứ, vật liệu
kiến trúc, đồ đá, bao nung…. Đối với các cán bộ tại Ban Chủ nhiệm Dự án hiện
vật là một “tư liệu” vô cùng quan trọng, là căn cứ để các cán bộ có thể tác
nghiệp và là cơ sở để phục vụ việc nghiên cứu lịch sử và khoa học. Vì vậy, cần
phải được bảo quản cẩn thận và an toàn.
Chương 3. Nhận xét, đánh giá và đưa ra khuyến nghị
Vận dụng kiến thức đã học ở nhà trường để nghiên cứu sâu rộng về tình
hình thực tiễn công tác văn thư, lưu trữ tại Ban Chủ nhiệm Dự án đã giúp bản
thân em có cái nhìn đầy đủ hơn, toàn diện hơn, có cái nhìn tổng quan về quy
trình quản lý hành chính, quy trình quản lý công tác công văn giấy tờ, quy trình
lưu trữ bảo toàn tài liệu lưu trữ. Đồng thời, đây cũng là cơ hội tốt để vận dụng
những kiến thức lý thuyết cơ bản đã được học ở nhà trường vào thực tiễn. Qua
thời gian kiến tập tại Ban Chủ nhiệm Dự án, em đã hiểu nhiều điều hơn về thực
tế công tác văn thư, lưu trữ. Trên cơ sở đó, em đã rút ra những mặt ưu điểm và
tồn tại sau:
3.1 Nhận xét, đánh giá
3.1.1 Ưu điểm
Sinh viên: Nguyễn Thị Hằng

21

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13B


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

3.1.1.1 Công tác văn thư
Trong những năm qua công tác văn thư tại Ban Chủ nhiệm Dự án được
thực hiện thống nhất và khoa học theo những quy định chung của Nhà nước
cũng như các quy định chung của Viện Khảo cổ học. Công tác văn thư, lưu trữ
đã nhận được sự quan tâm của đội ngũ lãnh đạo cũng như toàn thể cán bộ tại
Ban Chủ nhiệm Dự án. Từ việc bố trí cán bộ thực hiện công tác văn thư, lưu trữ
cho đến việc thực hiện nghiêm túc các nội dung theo quy định như:
Việc xây dựng và ban hành văn bản của Ban Chủ nhiệm Dự án khai quật
khảo cổ học là tương đối tốt. Quá trình xây dựng và ban hành văn bản được thực
hiện đúng quy trình, có sự phân công trách nhiệm trong việc soạn thảo văn bản.
Để trang bị cho việc đánh máy in văn bản, bộ phận Hành chính của Ban Chủ
nhiệm Dự án đã trang bị 3 máy tính và 1 máy in, 1 máy in màu, 1 máy photo.
Đối với văn bản của các bộ phận trong quá trình soạn thảo văn bản các bộ phận
hầu như cũng đã thông qua bộ phận Hành chính kiểm tra về thể thức cho nên số
văn bản ban hành ra trình bày không đúng theo thể thức quy định là không
nhiều.
Trong hoạt động của cơ quan công tác quản lý văn bản đi được tổ chức
theo đúng quy định của nhà nước, công tác quản lý văn bản được tổ chức tốt ở
tất cả các khâu in văn bản, trình ký, công tác đóng dấu.
Tất cả văn bản đến của cơ quan đều đươc tập trung thống nhất tại bộ
phận Văn thư , tất cả các khâu của quản lý văn bản đến như: Tiếp nhận, bóc bì
văn bản, theo dõi giải quyết văn bản đều được thực hiện tương đối tốt theo đúng
quy định của Nhà nước.
Công tác quản lý và sử dụng con dấu được tiến hành rất tốt, dấu được cán
bộ Văn thư bảo quản chặt chẽ cẩn thận, được lau chùi sạch sẽ và được đặt vào
ngăn tủ sau khi đã sử dụng xong. Dấu chỉ đóng lên những văn bản có đầy đủ
thông tin và chữ ký hợp lệ. Dấu đóng lên khoảng một phần ba chữ ký về bên trái
theo đúng quy định của Nhà nước.

3.1.1.2 Công tác lưu trữ
Nhận thức về vai trò vị trí, tầm quan trọng của công tác lưu trữ, Ban Chủ
Sinh viên: Nguyễn Thị Hằng

22

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13B


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

nhiệm Dự án đã cố gắng không ngừng trong việc tổ chức, chỉ đạo để công tác
này dần đi vào nề nếp.
Cơ sở vật chất cơ bản đã được đáp ứng cho công tác bảo quản tài liệu.
Thực hiện tương đối tốt các nghiệp vụ trong công tác lưu trữ.
Công nghệ thông tin đã được ứng dụng trong việc lưu trữ, quản lý tài liệu
ảnh, bản vẽ kỹ thuật.
3.1.1.3 Cách thức tổ chức bộ phận công tác văn thư, lưu trữ tại Ban
Chủ nhiệm Dự án
Nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc chuyển giao, tiếp nhận công văn đi,
đến cơ quan….Bộ phận thực hiện công tác văn thư được bố trí đặt dưới tầng một
ngay lối ra vào. Các bộ phận còn lại được bố trí hoàn toàn trên tầng hai của dãy
nhà quản lý. Đồng thời, mọi nội dung về công tác văn thư gần như tập trung
toàn bộ tại bộ phận Hành chính. Với cách thức tổ chức như vậy tạo một không
gian làm việc hiệu quả, tạo tâm lý thoải mái cho cán bộ Văn thư cũng như các
cán bộ chuyên môn của từng bộ phận giải quyết công việc.
3.1.1.4 Tổ chức cán bộ văn thư, lưu trữ
Nhìn chung, đội ngũ cán bộ tại Ban Chủ nhiệm Dự án phần lớn là những

người có trình độ. Cán bộ văn thư có tinh thần trách nhiệm và đạo đức nghề
nghiệp cao. Đối với các cán bộ ở đây, tài liệu giấy hay hiện vật luôn có giá trị vô
cùng quan trọng. Đó là công cụ giúp cho họ hoàn thành các nhiệm vụ mà cấp
trên giao phó. Bởi vậy, các cán bộ tại các bộ phận luôn cố gắng học hỏi, bồi
dưỡng cho mình những kiến thức về cách tổ chức hay bảo quản tài liệu chuyên
môn của đơn vị mình sao cho khoa học, hiệu quả, an toàn nhất. Một mặt để kéo
dài tuổi thọ cho tài liệu, mặt khác để tra tìm sử dụng thuận tiện khi cần thiết.
3.1.1.3 Trang thiết bị văn phòng
Cơ sở vật chất và trang thiết bị văn phòng tại Ban Chủ nhiệm Dự án đã
được trang bị đầy đủ để phục vụ cho quá trình hoạt động nhằm nâng cao năng
xuất lao động và hiệu quả công tác của văn phòng cơ quan. Từ hệ thống thiết bị
máy scan( máy scan A4, 02 máy scan A0), máy in thường, in màu, máy photo,
điều hòa, quạt thông gió, tủ hút ẩm và các trang thiết bị chuyên dụng khác. Nhờ
Sinh viên: Nguyễn Thị Hằng

23

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13B


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

có hệ thống thiết bị này mà các cán bộ đã tiết kiệm được thời gian và công sức
rất nhiều. Mặt khác đã góp phần nâng cao năng xuất và chất lượng trong công
tác giúp cho việc quản lý tra tìm tài liệu nhanh chóng, chính xác, đầy đủ, cung
cấp thông tin cho lãnh đạo kịp thời cho những hoạt động thường xuyên của cơ
quan.
Hàng năm, các bộ phận có những đợt thống kê định kỳ tình trạng hoạt

động của trang thiết bị để có những biện pháp khắc phục, sửa chữa, thanh lý
hoặc thay thế mới đối với những máy móc bị hư hỏng hoặc công dụng tính năng
không còn phù hợp với công việc. Điển hình như gần đây, một máy tính ở bộ
phận Biên tập và Lưu trữ tư liệu ảnh màn hình chập chờn hay bị khởi động lại
mà không rõ nguyên nhân. Ngay sau đó, máy tính đó được tiến hành sửa chữa
để không ảnh hưởng đến hiệu suất công việc.
3.1.2 Nhược điểm
Đối với cá nhân: Trong khoảng thời gian đi kiến tập, em còn rất nhiều bỡ
ngỡ, rụt rè, nhút nhát khiến bản thân không được tự tin.
Đối với Ban Chủ nhiệm Dự án: Bên cạnh những kết quả đã đặt được
những điểm mạnh về công tác văn thư, lưu trữ thì vẫn còn tồn tại một số hạn
chế.
- Qua khảo sát nhận thấy, cán bộ ngoài công việc chuyên môn của mình
còn phải kiêm nghiệm thêm một số công việc khác điều đó sẽ làm ảnh hưởng
không nhỏ đến chất lượng và hiệu quả công tác của bản thân.
- Các văn bản về quy chế hay văn bản hướng dẫn riêng về công tác văn
thư, lưu trữ tại cơ quan chưa được ban hành.
- Việc đăng ký văn bản của Ban Chủ nhiệm Dự án còn tồn tại một số hạn
chế gây khó khăn cho việc tra tìm tài liệu mất thời gian tốt công sức khi cần
thiết.
- Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào việc quản lý hồ sơ, tài liệu lưu
trữ đối với tài liệu hành chính còn hạn chế. Công nghệ phục vụ cho công tác văn
thư còn hạn chế, khi chưa áp dụng phần mềm quản lý văn bản.
- Nơi bảo quản tư liệu bản vẽ kỹ thuật còn khá chật hẹp, thiết bị bảo quản
Sinh viên: Nguyễn Thị Hằng

24

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13B

Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

còn khá thô sơ. Nhiều bản vẽ kỹ thuật khổ A0 chưa có tủ bảo quản.
3.2 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư, lưu trữ
của Ban Chủ nhiệm Dự án
Trong xu hướng hội ngập kinh tế, quốc tế với việc thực hiện công nghiệp
hóa, hiện đại hóa đất nước thì việc nâng cao chất lượng công tác văn thư, lưu trữ
là một yêu cầu tất yếu.
Tạo bước chuyển biến, đưa công tác văn thư, lưu trữ đi vào nề nếp và
thực hiện đúng quy định của pháp luật về công tác văn thư; Góp phần nâng cao
hiệu quả công tác quản lý nhà nước trong giai đoạn hiện nay, cần tập trung thực
hiện tốt một số giải pháp sau:
-

Chú trọng việc xây dựng quy chế, các văn bản hướng dẫn, chỉ đạo thực hiện

-

công tác văn thư, lưu trữ
Nâng cao chất lượng của đội ngũ cán bộ, viên chức trong hoạt động của công tác
văn thư, lưu trữ. Trong đó, cần nâng cao nhận thức, trình độ nghiệp vụ cán bộ,
viên chức trong hoạt động của công tác văn thư, lưu trữ. Tăng cường bổ sung,

-

kiện toàn đội ngũ cán bộ, viên chức hỗ trợ công tác văn thư, lưu trữ.
Tăng cường trang thiết bị, cơ sở vật chất phục vụ cho công tác văn thư, lưu trữ

Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ
Chủ động công tác kiểm tra, giám sát công tác văn thư, lưu trữ
3.3 Một số khuyến nghị
3.3.1 Đối với Ban Quản lý dự án
Bên cạnh những gì mà cơ quan đã đạt được thì Ban Chủ nhiệm Dự án
cũng còn một số vấn đề cần trao đổi. Em cũng xin đưa ra một số ý kiến của bản
thân góp ý cho cơ quan.

-

Trên cơ sở tổng kết thực tiễn và hệ thống hóa các quy định của pháp luật hiện
hành, Ban Chủ nhiệm Dự án cần ban hành văn bản quy định riêng về quy chế
hoạt động của công tác văn thư, lưu trữ đảm bảo là nền tảng, là cơ sở pháp lý

-

cho việc quản lý và phát huy hiệu quả công tác văn thư, lưu trữ.
Ứng dụng phần mềm chuyên dụng vào trong quản lý văn bản đi, đến nhằm rút

-

ngắn thời gian và đem lại hiệu quả cao trong công việc cho cán bộ văn thư
Kính mong Ban Chủ nhiệm Dự án trong thời gian tới bố trí loại hình kho tàng
phù hợp, trang thiết bị bảo quản tài liệu hành chính, tư liệu bản vẽ kỹ thuật hình
Sinh viên: Nguyễn Thị Hằng

25

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13B