Tình hình ứng dụng bộ tiêu chuẩn iso 9000 trong công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ tại ủy ban nhân dân thị xã điện bàn

HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA

TÊN ĐỀ TÀI: TÌNH HÌNH ỨNG DỤNG BỘ TIÊU CHUẨN ISO 9000
TRONG CÔNG TÁC CHỈNH LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI ỦY BAN NHÂN
DÂN THỊ XÃ ĐIỆN BÀN

BÀI TIỂU LUẬN KẾT THÚC HỌC PHẦN
Học phần: Ứng dụng bộ tiêu chuẩn iso 9000
trong công tác văn phòng
Mã phách:.…………………………………….


Hà Nội – 2023

MỤC LỤC
MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài…………………………………………………………...…….1
2. Mục tiêu, nhiệm vụ nghiên cứu…………………………………………….....….2
3. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu………………………………………………..…2
4. Phương pháp nghiên cứu……………………………………….………………...2
5. Ý nghĩa của việc nghiên cứu đề tài……………………………………………....3
NỘI DUNG
CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ BỘ TIÊU CHUẨN ISO 9000……………..4
1.1. Khái niệm bộ tiêu chuẩn ISO 9000…………………………………………….4
1.2. Vai trò của bộ tiêu chuẩn ISO 9000……………………………………………4
1.3. Quy trình thực hiện bộ tiêu chuẩn ISO 9000…………………………………..4
1.4. Các nguyên tắc quản lý chất lượng theo bộ tiêu chuẩn ISO 9000……………..6
1.5. Nội dung tiêu chuẩn chính của bộ tiêu chuẩn ISO 9000……………………….7
CHƯƠNG 2: TÌNH HÌNH ỨNG DỤNG BỘ TIÊU CHUẨN ISO 9000 TRONG
CÔNG TÁC CHỈNH LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN THỊ
XÃ ĐIỆN BÀN……………………………………………....…………………......8

2.1. Khái quát Ủy ban nhân dân Thị xã Điện Bàn………………………………….8
2.1.1. Giới thiệu chung……………………………………………...........................8
2.1.2. Cơ cấu tổ chức……………………………………………..............................8
2.2. Tình hình ứng dụng bộ tiêu chuẩn iso 9000 trong công tác chỉnh lý tài liệu lưu
trữ tại Ủy ban nhân dân Thị xã Điện Bàn…………………………………………..9
2.2.1. Quy định về kiểm soát tài liệu nội bộ………………………………………..9
a. Lưu đồ……………………………………………....…………………………....9
b. Phân tích chi tiết……………………………………………...............................10
c. Trách nhiệm biên soạn, xem xét, kiểm tra và phê duyệt tài liệu………………..11


2.2.2. Quy định về định dạng tài liệu nội bộ ……………………………………...12
2.2.3. Hình thức của tài liệu…………………………………………….................12
2.2.4. Hệ thống ký mã hiệu…………………………………………….................13
2.2.5. Dấu hiệu kiểm soát…………………………………………….....................14
2.2.6. Nội dung của các tài liệu……………………………………………............15
a. Sổ tay chất lượng bao gồm ít nhất những nội dung như sau……………………15
b. Quy trình được trình bày thống nhất gồm các nội dung theo trình tự sau……...15
c. Hướng dẫn công việc……………………………………………........................16
d. Các tài liệu nội bộ khác……………………………………………....................16
2.2.7. Thay đổi, cập nhật tài liệu……………………………………………..........16
2.2.8. Quy định về kiểm soát tài liệu bên ngoài…………………………………...17
a. Các loại tài liệu bên ngoài……………………………………………................17
b. Tiếp nhận và quản lý tài liệu bên ngoài………………………………………...17
2.2.9. Quy định về kiểm soát hồ sơ …………………………………………….....18
a. Lưu đồ……………………………………………....…………………………..18
b. Xác định và Phân loại hồ sơ chất lượng………………………………………...18
c. Quy định nhận biết và cách sắp xếp hồ sơ chất lượng………………………….19
d. Truy cập, sử dụng hồ sơ chất lượng…………………………………………….19
e. Lưu trữ và bảo quản hồ sơ chất lượng…………………………………………..19

f. Xử lý hồ sơ chất lượng……………………………………………...…………...19
2.3. Các biểu mẫu……………………………………………....………………….20
Chương 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ VIỆC ỨNG
DỤNG BỘ TIÊU CHUẨN ISO 9000 TRONG CÔNG TÁC CHỈNH LÝ TÀI LIỆU
LƯU TRỮ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN THỊ XÃ ĐIỆN BÀN……………………23
3.1. Nhận xét, đánh giá…………………………………………….........................23
3.1.1. Ưu điểm……………………………………………......................................23
3.3.2. Nhược điểm……………………………………………................................24
3.2. Đề xuất một số giải pháp……………………………………………...............25


KẾT LUẬN
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
PHỤ LỤC


MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Để đổi mới quản lý chất lượng, ở Việt Nam việc xây dựng hệ thống chất
lượng ISO 9000 trong doanh nghiệp là một vấn đề hết sức cần thiết. Hệ thống chất
lượng này sẽ làm thay đổi nhiều cách nghĩ và cách làm cũ, tạo ra một phong cách,
một bộ mặt mới cho hoạt động quản lý, sản xuất kinh doanh của cơ quan, doanh
nghiệp. Ngồi ra hệ thống chất lượng ISO 9000 cịn là "chìa khố" để Việt Nam mở
cửa đi vào thị trường thế giới.
Xây dựng hệ thống quản lý chất lượng theo ISO 9000 sẽ giúp các cơ quan,
doanh nghiệp thiết lập được các quy trình chuẩn để kiểm sốt các hoạt động, đồng
thời phân định rõ việc, rõ người trong quản lý, điều hành công việc. Hệ thống quản lý
chất lượng sẽ giúp cán bộ nhân viên thực hiện công việc đúng ngay từ đầu và thường
xuyên cải tiến công việc thông qua các hoạt động theo dõi và giám sát. Một hệ thống
quản lý chất lượng tốt không những giúp nâng cao chất lượng, hiệu quả hoạt động và

sự thỏa mãn của khách hàng và còn giúp đào tạo cho nhân viên mới tiếp cận cơng
việc nhanh chóng hơn. Trước thực tiễn áp dụng các hệ thống quản lý chất lượng, có
thể thấy điều quan trọng là các cơ quan, doanh nghiệp áp dụng phải nhận thức và
thực sự phát huy được hiệu quả của hệ thống này. Làm được việc đó, cần sự cam
kết hết lịng của lãnh đạo; có các hình thức khuyến khích mọi thành viên tham gia
xây dựng, không ngừng cải tiến, cập nhật hệ thống. Đồng thời, cần chú trọng đào
tạo cán bộ nhân viên, tạo môi trường chia sẻ tri thức. Điều cốt lõi là xây dựng một
hệ thống linh hoạt, năng động, có cơ chế mở để các thành viên dễ dàng đóng góp ý
tưởng sáng tạo. Chỉ khi đó, hệ thống chất lượng mới không là gánh nặng mà thực
sự trở thành nền tảng vững chắc cho sự phát triển của cơ quan, tổ chức.
Chỉnh lý tài liệu lưu trữ theo ISO được coi là một trong các yêu cầu cấp thiết
đối với các cơ quan, tổ chức hiện nay. Các tiêu chuẩn về bộ tiêu chuẩn ISO 9000
đang được áp dụng rộng rãi, trong đó có lĩnh vực hành chính, điển hình là cơng tác
văn thư, lưu trữ.
1


Hiểu được tầm quan trọng của việc ứng dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9000 đối với các
cơ quan, doanh nghiệp hiện nay nên em đã chọn đề tài “Tình hình ứng dụng bộ tiêu
chuẩn ISO 9000 trong công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ tại Ủy ban nhân dân Thị xã
Điện Bàn”. Thông qua đề tài, luận giải những vấn đề lý luận, thực tiễn về bộ tiêu
chuẩn ISO 9000 cũng như hiểu sâu hơn về Tình hình ứng dụng bộ tiêu chuẩn ISO
9000 trong công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ tại các cơ quan, doanh nghiệp, từ đó
đưa ra nhận xét, đánh giá và các giải pháp nâng cao
2. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu
- Tìm hiểu tổng quan về bộ tiêu chuẩn ISO 9000
- Tìm hiểu thực trạng ứng dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9000 trong công tác chỉnh
lý tài liệu lưu trữ tại Ủy ban nhân dân Thị xã Điện Bàn
- Nhận xét, đánh giá và đưa ra giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả việc ứng
dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9000 trong công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ tại Ủy ban

nhân dân Thị xã Điện Bàn
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
* Đối tượng nghiên cứu
- Nghiên cứu cơ sở lý luận về bộ tiêu chuẩn ISO 9000
- Thực trạng ứng dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9000 trong công tác chỉnh lý tài liệu
lưu trữ tại Ủy ban nhân dân Thị xã Điện Bàn
- Ưu điểm, nhược điểm và giải pháp nâng cao hiệu quả việc ứng dụng bộ tiêu
chuẩn ISO 9000 trong công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ tại Ủy ban nhân dân Thị xã
Điện Bàn
* Phạm vi nghiên cứu
- Về không gian: Ủy ban nhân dân Thị xã Điện Bàn
- Về thời gian: Thực hiện nghiên cứu từ ngày 12/05/2023 đến ngày
19/05/2023
4. Phương pháp nghiên cứu
2


- Tiến hành cứu thông qua các nguồn tài liệu như giáo trình, slide bài giảng...
về bộ tiêu chuẩn ISO 9000
- Tìm hiểu thực trạng ứng dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9000 trong công tác chỉnh
lý tài liệu lưu trữ tại Ủy ban nhân dân Thị xã Điện Bàn
- Các phương pháp khác được sử dụng trong bài như: Phân loại, phân tích
tổng hợp.... thích hợp với từng nội dung để phục vụ cho quá trình nghiên cứu.
5. Ý nghĩa của việc nghiên cứu đề tài
- Ý nghĩa lý luận: Đưa ra được những khái niệm, vai trị, quy trình, nguyên
tắc… của tiêu chuẩn ISO 9000
- Ý nghĩa thực tiễn: Tìm hiểu, đánh giá và đưa ra giải pháp nâng cao hiệu quả
việc ứng dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9000 trong công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ tại
Ủy ban nhân dân Thị xã Điện Bàn

3


NỘI DUNG
CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ BỘ TIÊU CHUẨN ISO 9000
1.1. Khái niệm bộ tiêu chuẩn ISO 9000
Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 là Bộ tiêu chuẩn quốc tế được xây dựng nhằm trợ
giúp các tổ chức, thuộc mọi loại hình và quy mơ trong việc xây dựng, áp dụng và
vận hành các hệ thống quản lý chất lượng có hiệu lực. ISO 9000 được ban hành
lần đầu vào năm 1987 và duy trì bởi tổ chức Tổ chức tiêu chuẩn hóa quốc tế (ISO)
1.2. Vai trị của bộ tiêu chuẩn ISO 9000
ISO 9000 là Bộ tiêu chuẩn quốc tế do Tổ chức tiêu chuẩn hóa quốc tế (ISO)
ban hành với mục tiêu là thiết lập Hệ thống chất lượng hợp lý trên cơ sở đó tạo ra
những hàng hóa và dịch vụ có chất lượng cao, thỏa mãn nhu cầu của khách hàng,
của nhân dân. Đối tượng áp dụng ISO 9000 không chỉ là những doanh nghiệp sản
xuất kinh doanh - dịch vụ thơng thưởng mà cịn bao gồm các lĩnh vực dịch vụ cơng
cộng, dịch vụ hành chính. Nó cần thiết và có thể áp dụng cả trong hoạt động kinh tế
- xã hội và quản lý, trong đó dịch vụ hành chính được thực hiện qua hệ thống các tổ
chức và cơ quan nhà nước ngày càng trở thành quan trọng
1.3. Quy trình thực hiện bộ tiêu chuẩn ISO 9000
* Giai đoạn 1: Cam kết.
Cam kết của nhà lãnh đạo cao nhất của tổ chức là điều kiện quan trọng nhất để
có thể xây dựng và thực hiện có hiệu quả. Cam kết của lãnh đạo thể hiện: Hiểu rõ
yêu cầu và tầm quan trọng của việc áp dụng ISO 9000. Đảm bảo điều kiện thuận
lợi, xác định phạm vi áp dụng để hỗ trợ cho các hoạt động Lập văn bản giải thích
mục đích dự án.
* Giai đoạn 2: Lập kế hoạch tổ chức.
Thiết lập cơ cấu, hướng dẫn và các chỉ đạo quá trình thực hiện hiệu quả về:
mục tiêu, cơ cấu dự án, trách nhiệm liên quan, đánh giá hiện trạng, kế hoạch thi
công, nhu cầu nguồn lực cần thiết. Việc áp dụng ISO 9000 là một dự án lớn, vì vậy

cần có một ban chỉ đạo ISO 9000 tại cơ quan, doanh nghiệp, bao gồm đại diện lãnh
4


đạo và đại diện của các bộ phận trong phạm vi áp dụng ISO 9000. Cần bổ nhiệm
Đại diện lãnh đạo về chất lượng để thay lãnh đạo trong việc chỉ đạo áp dụng hệ
thống quản lý ISO 9000 và chịu trách nhiệm trước lãnh đạo về các hoạt động chất
lượng.
* Giai đoạn 3: Xác định và phân tích các quá trình
Đánh giá thực trạng của cơ quan, doanh nghiệp và so sánh với tiêu chuẩn. Cần
rà soát các hoạt động theo định hướng quá trình, xem xét yêu cầu nào không áp
dụng và mức độ đáp ứng hiện tại của các hoạt động trong cơ quan, doanh nghiệp.
Việc đánh giá này làm cơ sở để xác định những hoạt động cần thay đổi hay bổ sung
để từ đó xây dựng kế hoạch thực hiện chi tiết, từ đó xác định và lập biểu đồ quy
trình sử dụng để sản xuất và phân phối sản phẩm.
* Giai đoạn 4: Xây dựng kế hoạch chất lượng.
Tạo ra, ghi lại quan điểm chung, thống nhất giữa các phòng ban về cách thức
kết hợp và thứ tự công việc. Thiết kế hệ thống và lập văn bản hệ thống chất lượng
Hệ thống tài liệu phải được xây dựng và hoàn chỉnh để đáp ứng yêu cầu của tiêu
chuẩn và các yêu cầu điều hành của cơ quan, doanh nghiệp bao gồm: Sổ tay chất
lượng. Các qui trình và thủ tục liên quan. Các hướng dẫn công việc, quy chế, quy
định cần thiết.
* Giai đoạn 5: Lập các bước cơ bản.
Áp dụng hệ thống chất lượng theo các bước: Phổ biến để mọi nhân viên nhận
thức đúng, đủ về ISO 9000. Hướng dẫn nhân viên thực hiện theo các quy trình,
hướng dẫn đã xây dựng. Xác định rõ trách nhiệm, quyền hạn liên quan đến từng
quá trình, quy trình cụ thể
* Giai đoạn 6: Lập tài liệu các bước cơ bản của hệ thống chất lượng.
Đánh giá nội bộ và chuẩn bị cho đánh giá chứng nhận bao gồm: Tổ chức các
cuộc đánh giá nội bộ để xác định sự phù hợp của hệ thống và tiến hành các hoạt

động khắc phục, phòng ngừa cần thiết
5


Lựa chọn tổ chức chứng nhận: Cơ quan, doanh nghiệp có quyền lựa chọn bất
kỳ tổ chức Chứng nhận nào để đánh giá và cấp chứng chỉ vì mọi chứng chỉ ISO
9000 đều có giá trị như nhau khơng phân biệt tổ chức nào tiến hành cấp Đánh giá
trước chứng nhận nhằm xác định mức độ hoàn thiện và sẵn sàng của hệ thống chất
lượng cho đánh giá chứng nhận. Hoạt động này thường do tổ chức Chứng nhận
thực hiện.
* Giai đoạn 7: Thực hiện các bước cơ bản của hệ thống chất lượng. Tổ chCơ
quan, doanh nghiệp cần triển khai theo kế hoạch, đảm bảo sự phù hợp liên tục,
chứng minh tính hiệu quả của việc áp dụng hệ thống
* Giai đoạn 8: Công nhận phương án thực hiện
Duy trì hệ thống chất lượng sau khi chứng nhận. Sau khi khắc phục các vấn đề
còn tồn tại phát hiện qua đánh giá chứng nhận, cơ quan, doanh nghiệp cần tiếp tục
duy trì và cải tiến các hoạt động đáp ứng yêu cầu của tiêu chuẩn và để không ngừng
cải tiến hệ thống, nâng cao hiệu quả quản lý
1.4. Các nguyên tắc quản lý chất lượng theo bộ tiêu chuẩn ISO 9000
Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 được xây dựng dựa trên 8 nguyên tắc là:
- Định hướng tới sự thỏa mãn các yêu cầu và mong đợi của khách hàng.
- Đề cao vai trò của lãnh đạo trong việc xác định mục đích, biện pháp, chỉ dẫn
và tạo mơi trường làm việc thuận lợi để cho mọi người có thể tham gia một cách
đầy đủ trong các công việc thực hiện những mục tiêu của tổ chức.
- Khuyến khích sự tham gia đầy đủ của những người lao động vì lợi ích chung
của tổ chức.
- Phương pháp tiếp cận theo q trình nhằm đạt được hiệu quả cao trong cơng
việc: mọi cơng việc đều có đầu vào và kết quả đầu ra cụ thể.
- Phương pháp quản lý một cách có hệ thống: hoạt động quản lý được thực
hiện theo vòng tròn Deming: Lập kế hoạch - Thực hiện - Kiểm tra - Hành động.

- Cải tiến liên tục quá trình hoạt động là sản phẩm và dịch vụ.
6


- Các quyết định của nhà quản lý phải dựa trên cơ sở phân tích đầy đủ các
thơng tin và số liệu thực tế về quá trình và sản phẩm.
- Đảm bảo lợi ích hợp lý giữa tổ chức với các bên có liên quan tạo ra giá trị
của hoạt động.
1.5. Nội dung tiêu chuẩn chính của bộ tiêu chuẩn ISO 9000
- Tiêu chuẩn ISO 9000:2005: Hệ thống quản lý chất lượng - Cơ sở và từ vựng:
tiêu chuẩn này mô tả cơ sở của các hệ thống quản lý chất lựợng và quy định các
thuật ngữ cho các hệ thống quản lý chất lượng, nó chứa đựng những ngơn ngữ cốt
lõi của bộ tiêu chuẩn ISO 9000
- Tiêu chuẩn ISO 9001:2008: Hệ thống quản lý chất lượng - Các yêu cầu: Đây
là tiêu chuẩn trung tâm quan trọng nhất của Bộ tiêu chuẩn ISO 9000, nó sử dụng ở
bất kì tổ chức mà thiết kế, phát triển, sản xuất, lắp đặt hay phục vụ cho bất kì một
sản phẩm nào hoặc cung cấp bất kì kiểu dịch vụ nào. Nó đem lại số lượng yêu cầu
mà các tổ chức cần phải hồn thành nếu như nó làm vừa lịng khách hàng thơng
qua những sản phẩm và dịch vụ hồn chỉnh mà làm thỏa mãn mong chờ của khách
hàng. Đây chỉ là sự thực hiện một cách đầy đủ đối với bên kiểm soát thứ ba mà trao
bằng chứng nhận.
- Tiêu chuẩn ISO 9004:2009: Hệ thống quản lý chất lượng - Quản lý cho sự
thành công lâu dài của tổ chức - Một cách tiếp cận quản lý chất lượng.
- Tiêu chuẩn ISO 19011:2002: Hướng dẫn đánh giá hệ thống quản lý chất
lượng và môi trường: Tiêu chuẩn này đưa ra hướng dẫn về việc quản lý một
chương trình đánh giá, hoạch định và tiến hành các cuộc đánh giá hệ thống quản lý,
cũng như về năng lực và đánh giá năng lực của chuyên gia đánh giá và đoàn đánh
giá.

7

Chương 2: TÌNH HÌNH ỨNG DỤNG BỘ TIÊU CHUẨN ISO 9000
TRONG CÔNG TÁC CHỈNH LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI ỦY BAN NHÂN
DÂN THỊ XÃ ĐIỆN BÀN
2.1. Khái quát Ủy ban nhân dân Thị xã Điện Bàn
2.1.1. Giới thiệu chung
• Tên cơ quan: Uỷ ban nhân dân Thị xã Điện bàn
• Địa chỉ: Số 22 Hồng Diệu, Phường Vĩnh Điện, thị xã Điện Bàn
Lãnh đạo Ủy ban nhân dân Thị xã Điện Bàn gồm: Ông Trần Úc - Chủ tịch Ủy
ban nhân dân thị xã, Nguyễn Xuân Hà, Nguyễn Thúy Hằng - Phó Chủ tịch Ủy ban
nhân dân thị xã và các Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban mặt trận Tổ quốc Việt
Nam…
Ủy ban nhân dân Thị xã Điện Bàn do Hội đồng nhân dân cùng cấp bầu, là cơ
quan chấp hành của Hội đồng nhân dân, cơ quan Hành chính Nhà nước ở địa
phương, chịu trách nhiệm trước Nhân dân địa phương, Hội đồng nhân dân cùng cấp
và cơ quan Hành chính Nhà nước cấp trên.
2.1.2. Cơ cấu tổ chức
- Các phòng ban:
+ Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân Thị xã
+ Phòng Nội vụ
+ Phịng Kinh tế
+ Phịng Tài chính - Kế hoạch
+ Phịng Tài ngun và Mơi trường
+ Phịng Quản lý đơ thị
+ Phòng Lao động – Thương binh và Xã hội
+ Phòng Giáo dục và Đào tạo
+ Phòng Y tế
+ Phòng Tư pháp
+ Thanh tra

8


+ Phịng Văn Hóa Thơng tin
- Các đơn vị sự nghiệp
+ Đài Truyền thanh - Truyền hình
+ Trung tâm Văn hóa thể thao
+ Đội Kiểm tra quy tắc đơ thị
+ Ban Quản lý các dự án đầu tư xây
2.2. Tình hình ứng dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9000 trong cơng tác chỉnh lý
tài liệu lưu trữ tại Ủy ban nhân dân Thị xã Điện Bàn
Ngày 16/6/2009, Ủy ban nhân dân Thị xã Điện Bàn ban hành Quyết định số
1581/QĐ-UBND về việc ban hành tài liệu thuộc hệ thống quản lý chất lượng theo
TCVN ISO 9001:2008. Để giúp cho các cơ quan, đơn vị thuận tiện trong việc
nghiên cứu và áp dụng ISO, Ủy ban nhân dân Thị xã Điện Bàn cung cấp hệ thống
các Hồ sơ, tài liệu đã được xây dựng theo tiêu chuẩn Việt Nam ISO 9001:2008.
Trong đó Ủy ban nhân dân đã áp dụng ISO vào công tác chỉnh lý tài liệu một
cách chi tiết, đầy đủ
2.2.1. Quy định về kiểm soát tài liệu nội bộ
a. Lưu đồ

9


b. Phân tích chi tiết
- Tài liệu sau khi được biên soạn hoặc sửa đổi, công chức được phân công in
01 bản gốc để Ban lãnh đạo phê duyệt.
- Sau khi phê duyệt, Văn thư bổ sung ngày ban hành và ký hiệu “Đã ký” vào
phần ký duyệt, chuyển từ file Word sang file Acrobat (trừ các Biểu mẫu) để cập
nhật lên Máy chủ (Server) của Ủy ban nhân dân Thị xã.

- Văn thư Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân Thị xã có trách
nhiệm quản lý các tài liệu nội bộ gốc (in ra giấy và có các chữ ký tươi) thuộc hệ
thống quản lý chất lượng của Ủy ban nhân dân Thị xã như: Sổ tay chất lượng, quy
trình, hướng dẫn...
- Văn thư có trách nhiệm cập nhật vào các tài liệu gốc của hệ thống khi có sự
thay đổi.
- Nếu có sử dụng bản mềm, cán bộ được phân cơng có trách nhiệm cập nhật
vào Máy chủ (Server).
- Văn thư Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân Thị xã lập danh
mục, cập nhập và lưu giữ tài liệu nội bộ của Ủy ban nhân dân Thị theo biểu mẫu
BM.HT.01.02 (kể cả các biểu mẫu có trong từng quy trình).
10


- Phân phối tài liệu in ra giấy cho các phịng, Văn thư đóng dấu kiểm sốt lên
tài liệu được phân phối, vào sổ theo quy định tại mục 2.2.5, lập sổ theo dõi phân
phối theo biểu mẫu BM.HT.01.04 và đại diện các phòng ký nhận.
- Văn thư Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân Thị xã có trách
nhiệm lưu lại bản tài liệu lỗi thời gần nhất (nếu có) và có dấu hiệu để nhận biết
(Gạch chéo dấu kiểm soát...). Đối với các tài liệu, hồ sơ huỷ bỏ cần phải có biên
bản thì thực hiện theo biểu mẫu BM.HT.01.05.
c. Trách nhiệm biên soạn, xem xét, kiểm tra và phê duyệt tài liệu
- Tất cả tài liệu thuộc hệ thống quản lý chất lượng đều phải được phê duyệt
bởi lãnh đạo Ủy ban nhân dân Thị xã trước khi ban hành áp dụng.
- Lãnh đạo Ủy ban nhân dân Thị xã quy định cụ thể về các cấp có thẩm quyền
biên soạn, kiểm tra, phê duyệt từng loại tài liệu như sau:

11

12


2.2.2. Quy định về định dạng tài liệu nội bộ
- Phơng chữ trình bày tài liệu: là các phơng chữ tiếng Việt với kiểu chữ chân
phương, bảo đảm tính trang trọng, nghiêm túc, sử dụng các phông chữ của bộ mã
ký tự chữ Việt (phông chữ tiếng Việt Unicode) theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN
6909-2001.
- Cách thức định dạng những tài liệu nội bộ khác được trình bày như cách
trình bày của quy trình này.
- Những định dạng khơng có trong quy trình này, có thể tham khảo Thơng tư
Liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 Hướng dẫn về
thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
2.2.3. Hình thức của tài liệu

13


- Trên các trang của tài liệu gồm: Sổ tay chất lượng, quy trình, hướng dẫn
cơng việc… phần đầu trang (Header) được trình bày như cách trình bày của quy
trình này.
- Trên các trang của biểu mẫu: các loại biểu mẫu có thể được trình bày thích
hợp tuỳ theo mục đích sử dụng của từng loại biểu mẫu, nhưng phải có tối thiểu 3
thơng tin sau: tên biểu mẫu được đặt ở phần bắt đầu biểu mẫu; mã hiệu biểu mẫu
(BM.xx.yy.zz) và ngày ban hành (theo định dạng dd/mm/yy) được đặt ở phần cuối
biểu mẫu (ở footer của các trang biểu mẫu). Biểu mẫu khi sử dụng thực tế có nhiều
trang thì phải đánh số trang/tổng số trang ở từng trang.
Phần dưới (footer) của mỗi trang biểu mẫu được trình bày như sau:

Ngoài ra, nếu các biểu mẫu đã được quy định ở các văn bản pháp luật thì thực

hiện theo quy định của văn bản pháp luật đó.
2.2.4. Hệ thống ký mã hiệu
Các tài liệu nội bộ được quy định mã hiệu để thuận tiện cho việc sử dụng và
kiểm soát.
Mã hiệu của các tài liệu cụ thể được quy định như sau:
- Sổ tay Chất lượng có ký mã hiệu: STCL
- Quy trình có mã hiệu: QT.XX.YY
Trong đó: QT: Quy trình
XX: Ký hiệu của Phịng liên quan
YY: Số thứ tự các quy trình trong Phịng đó (YY: bắt đầu từ 01).
- Hướng dẫn có ký mã hiệu: HD.XX.YY.ZZ
Trong đó: HD: Hướng dẫn
XX: Ký hiệu của Phịng liên quan
YY: Số thứ tự của quy trình liên quan; Trường hợp nếu hướng dẫn
khơng thuộc quy trình nào thì YY được hiểu mặc định là 00.
14


ZZ: Số thứ tự của hướng dẫn có trong mỗi quy trình (ZZ: bắt đầu
từ 01).
- Biểu mẫu có ký mã hiệu: BM.XX.YY.ZZ
Trong đó: BM: Biểu mẫu
XX: Ký hiệu của Phong liên quan
YY: Số thứ tự của quy trình liên quan; Trường hợp nếu biểu mẫu
khơng thuộc quy trình nào thì YY được hiểu mặc định là 00.
ZZ: Số thứ tự của biểu mẫu (ZZ: bắt đầu từ 01).
- Mô tả cơng việc có mã hiệu: MC.XX.ii
Trong đó: MC: Mơ tả cơng việc
XX: Ký hiệu của Phịng liên quan
ii: Số thứ tự của các vị trí cơng việc trong Phịng đó.

2.2.5. Dấu hiệu kiểm sốt
Tất cả các tài liệu nội bộ dạng bản cứng (tài liệu in ra giấy) thuộc hệ thống
quản lý chất lượng, trước khi được phân phối đến các cá nhân, phịng đều đóng dấu
tài liệu kiểm soát theo mẫu dưới đây và điền bản số (Ký hiệu) tương ứng theo quy
định như sau:
Mẫu dấu kiểm soát Tài liệu nội bộ

Bảng quy định ký hiệu của các vị trí, Phịng và bản số tài liệu được phân phối
đối với bản in ra giấy:

15


2.2.6. Nội dung của các tài liệu
a. Sổ tay chất lượng bao gồm ít nhất những nội dung như sau
- Giới thiệu về sổ tay chất lượng và phạm vi áp dụng hệ thống chất lượng, kể
cả những ngoại lệ
- Giới thiệu khái quát về Ủy ban nhân dân Thị xã Điện Bàn
- Mô tả sự tương tác giữa các quá trình trong hệ thống quản lý chất lượng
- Bảng đối chiếu hệ thống tài liệu với các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO
9001:2008.
b. Quy trình được trình bày thống nhất gồm các nội dung theo trình tự
sau
- Mục đích: Nêu lên mục đích áp dụng của quy trình
- Phạm vi và đối tượng áp dụng: Nêu lên phạm vi và/hoặc đối tượng áp dụng
quy trình
- Tài liệu liên quan: Những tài liệu có viện dẫn đến để sử dụng trong quy trình

16