Những Yếu Tố Mang Tính Quyết Định Đến Việc Nâng Cao Hiệu Quả Công Tác Văn Thư Ở Dự Án Eu - Việt Nam Mutrap Iii Thuộc Bộ Công Thương.docx

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Mục lục
2.1. Mục đích tổng thể.......................................................21
2.2. Mục đích dự án.................................................................22
2.3. Các hợp phần hoạt động...............................................22
II. thực trạng công tác văn th tại dự án eu - việt nam
mutrap III...............................................................................................24
1. Quy trình x lý văn bản đến của Dự án EU - Việt
Nam

Mutrap III....................................................................25

2. Quy trình xử lý văn bản đi của Dự án EU - Việt
Nam Mutrap III................................................................................27
3. Quy trình sử lý văn bản nội bộ của Dự án EU - Việt
Nam Mutrap III..................................................................................28
4. Quản lý sư dơng con dÊu cđa Dù ¸n EU - Việt Nam
Mutrap III...........................................................................................29
5. Quản lý lập hồ sơ....................................................................31
III. Những mặt đạt đợc và những mặt còn tồn tại đối
với thực trạng công tác văn th tại dự án eu - việt nam
mutrap iii...............................................................................................32
1. Những mặt đạt đợc...............................................................32
2. Những mặt còn tồn tại.......................................................34
Chơng III:...................................................................................................36
Những kiến nghị, giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả
hoạt động của công tác văn th36
tại Dự án eu - việt nam mutrap III..............................36
1.Về mặt nhân lực:....................................................................36
2.Về cơ sở vật chất và trang thiết kỹ thuật...............37

3.Tổ chức phòng làm việc của cán bộ văn th..............37

1


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
4.Về sự quan tâm của LÃnh đạo Dự án EU - Việt
Nam Mutrap III................................................................................38
Kết luận.....................................................................................................39
Tài liƯu tham kh¶o..............................................................................40

2


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Phần mở đầu
Việt Nam đang trong tiến trình xây dựng và phát triển
nền kinh tế hàng hoá nhiều thành phần vận hành theo cơ
chế thị trờng có sự quản lý của nhà nớc, theo định hớng xÃ
hội chủ nghĩa. Sự nghiệp đổi mới đà và đang mang lại
những thành tựu to lớn về chính trị, kinh tế, văn hoá, xà hội,
an ninh quốc phòng, trật tự an toàn xà hội, đang tạo ra đợc
những tiền ®å míi, ®a ViƯt Nam bíc sang thêi kú ph¸t triển
thời kỳ công nghiệp hoá, hiện đại hoá. Từ khi tiến hành công
cuộc đổi mới đến nay thực tế Việt Nam đà dành đợc những
thành tựu đáng kể về kinh tế, văn hoá, xà hội, về quản lí nớc, về trình độ của mỗi cán bộ công chức. Nhng trớc những
xu thế thách thức của thời đại mới đòi hỏi việc đổi mới trong
các cơ quan, đơn vị đặc biệt là trong các cơ quan quản lí
nhà nớc cần phải đợc đẩy mạnh hơn nữa.

Bớc sang thời kỳ công nghiệp hoá, hiện đại hoá, đà tạo ra
những chuyển biến mọi mặt trong nền kinh tế xà hội. Các
đợn vị hành chính sự nghiệp cũng nh các doanh nghiệp gặp
không ít khó khăn, vớng mắc do những yều cầu phát sinh,
đặc biệt là vấn đề quản lí mà trong đó công tác văn th
cũng đóng một vai trò hết sức quan trọng. Để hoạt động có
hiệu quả thì bất cứ một cơ quan nào cũng không thể không
coi trọng công tác này. Bởi nó không chỉ là phơng tiện cần
thiết để ghi lại và truyền đạt các quyết định quản lý trong
quá trình hoạt động của cơ quan đơn vị mà còn là điều
kiện đảm bảo cho các cơ quan đơn vị thực hiện tốt công
việc quản lý, điều hành theo đúng chức năng, nhiệm vụ và

3


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
quyền hạn đợc giao và theo đúng pháp luật. Nó đảm baỏ
việc cung cấp thông tin một cách đầy đủ, chính xác, kịp
thời phục vụ cho hoạt động của cơ quan, đơn vị đạt hiệu
quả cao hơn.
Để nâng cao năng suất, chất lợng và hiệu quả của quản
trị, cần ý thức đúng đắn về tầm quan trọng của công tác
công văn, giấy tờ, tránh tình trạng cung cấp thông tin chậm,
thiếu chính xác làm cản trở cho công việc nghiên cứu, quản
lý, tổ chức hoạt động. Quản lý tốt công tác văn th là nhiệm
vụ của Quản trị văn phòng. Công tác văn th là một trong
những nội dung hoạt động chủ yếu của văn phòng, nằm
trong hệ thống quản lý của Nhà nớc.
Công tác văn th nhằm mục đích đảm bảo thông tin cáv

chủ chơng, đờng lối, chính sách của Đảng, quản lí và điều
hành của Nhà nớc.
Với những kiến thức đà học đợc trong nhà trờng và cùng với
những kiến thức thực tế ở cơ quan thực tập đà đợc yôi thể
hiện dới đề tài công tác văn th của Dự án EU - ViƯt Nam
MUTRAP III. Cã néi dung g× cha phï hợp xin các thầy, cô bổ
xung và chỉ bảo. Tôi xin chân thành cảm ơn.

4


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
CHUƠNG I: Cơ sở lý luận về công tác văn th
I. Tổng quan về công tác Văn th.
Trong quá trình hoạt động của cơ quan, bất kể cơ
quan đó là hành chính Nhà nớc hay là hành chính sự nghiệp
thì Văn phòng luôn giữ một vị trí đặc biệt quan trọng. Nó
có chức năng tham mu, tổng hợp, giúp việc, quản trị hậu cần
của một cơ quan tổ chức. Xây dựng Văn phòng mạnh là u
tỉ rÊt quan träng gióp cho c¬ quan, tỉ chøc đổi mới phơng
thức lÃnh đạo và lề lối làm việc, nâng cao chất lợng của công
tác lÃnh đạo. Chính vì vây, việc tăng cờng xây dựng và tổ
chức cải cách hoạt động Văn phòng trong bất kỳ cơ quan nào
cũng phải đợc đặc biệt quan tâm.
Hoạt động của Văn phòng rất phong phú nó bao gồm các
tác nghiệp và thủ tục hành chính liên quan đến các hoạt
động quản trị công sở.

Sự am hiểu thuần thục các

kỹ

thuật , nghiệp vụ hành chính Văn phòng là cơ sở để tiến
hành có hiệu quả các hoạt động công vụ khác, trong đó hoạt
động Văn th đợc coi là một nội dung không kém phần quan
trọng để tạo nên sự thành công trong hoạt động cho Văn
phòng nói riêng và của cả cơ quan nói chung.
1. Khái niệm về công tác Văn th:
Công tác Văn th là toàn bộ các công việc xây dựng và
ban hành văn bản ( sọan thảo và ban hành văn bản) trong các
cơ quan và việc xây dựng, quản lý, giải quyết văn bản trong
các cơ quan đó.

5


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
2. Vị trí, ý nghĩa của công tác Văn th.
2.1. Vị trí:
Công tác Văn th là một mặt gắn liền với bộ máy quản lý
và là một nội dung quan trọng trong hoạt động của cơ quan,
tổ chức. Nh vậy công tác Văn th có ảnh hởng trực tiếp đến
chất lợng quản lý cũng nh hiệu quả hoạt động của cơ quan,
do đó công tác Văn th có ý nghĩa quan trọng trong việc
nâng cao hiệu quả hoạt động của cơ quan.
2.2. ý nghĩa:
Công tác Văn th Giúp cho việc giải quýêt công việc của
cơ quan đợc nhanh chóng và chính xác, có năng xuất và chất
lợng, đúng đờng lối, chính sách, nguyên tắc và chế độ,
đồng thời bảo đảm quản lý công việc của cơ quan đựoc

chính xác và chặt chẽ, góp phần nâng cao hiệu quả và
thành tích hoạt động của cơ quan.
Đảm bảo cho việc cung cấp các thông tin cần thiết phục
vụ cho hoạt động của cơ quan một cách đầy đủ, kịp thời và
chính xác, đồng thời giữ gìn đợc bí mật của cơ quan, hạn
chế bệnh quan liêu giấy tờ, góp phần cải cách thủ tục hành
chính phục vụ cho công cuộc đổi mới.
Làm tốt công tác này, Góp phần tiết kiệm đợc công sức,
nguyên, vật liệu chế tác các trang thiết bị dùng trong quá
trình ban hành văn b¶n.

6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Góp phần giữ lại các giấy tờ, bằng chứng về hoạt động
của các cơ quan, của các cá nhân, tập thể phục vụ tho hoạt
động Thanh tra, kiểm tra.
Góp phần giữ gìn những tài liệu giá trị về mọi lĩnh
vực phục vụ cho công tác tra cứu thông tin quá khứ.
3. Những yêu cầu đối với công tác Văn th.
Xuất phát từ vai trò, vị trí, ý nghĩa của công tác Văn th
đối với cơ quan, tổ chức, văn th giúp cho quản lý công việc
của cơ quan nhanh chóng, đảm bảo cho việc cung cấp
thông tin cho hoạt động của các cơ quan đợc đầy đủ. Từ đó
giúp cho Văn phòng làm nhanh chóng công việc của mình,
giúp cho quá trình tham mu cho lÃnh đạo, quản lý hậu cần
đợc tốt hơn. Do đó, công tác Văn th đòi hỏi những yêu cầu
rất chặt chÏ sau:
3.1. Nhanh chãng.

Trong bÊt kú mét lÜnh vùc ho¹t động nào thì yêu cầu
nhanh chóng có ý nghĩa quan trọng trong quyết định sự
thành công của cơ quan, tổ chức. Nhng đối với công tác Văn
th thì yêu cầu nhanh chóng đợc coi nh là một nguyên tắc
trong hoạt động của cơ quan. Quá trình giải quyết công
việc của cơ quan phụ thuộc rất nhiều vào hoạt động của
công tác Văn th, nếu quá trình này diễn ra nhanh chóng thì
thông tin sẽ đến kịp thời với các đơn vị giải quyết văn bản
và nó sẽ tạo điều kiện nâng cao hiệu quả giải quyết công
việc của cơ quan.

7


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
3.2. chính xác.
Cùng với yêu cầu nhanh chóng trong quá trình hoạt động
Văn th của cơ quan, tổ chức thì yêu cầu chính xác cũng
không kém phần quan trọng.
Nội dung của văn bản phải chính xác tuyệt đối theo yêu
cầu giải quyết công việc không trái với các văn bản quy phạm
pháp luật có liên quan, văn bản ban hành phải có đầy đủ các
thành phần thể thức do Nhà nớc quy định. Về quy trình kỹ
thuật, nghiệp vụ, tất cả các khâu kỹ thuật nghiệp vụ của
công tác Văn th phải đảm bảo chính xác từ viêc soạn thảo,
đánh máy, đăng ký, chuyển giao đến tổ chức giải quyết và
quản lý văn bản đều phải theo những quy định của pháp
luật.
3.3. Bí mật.
Do xuất phát từ đặc thù của một số lĩnh vực hoạt động

nhất định, nên trong hoạt động của mình công tác Văn th
đòi hỏi phải đảm bảo yêu cầu bí mật để cho hoạt động của
cơ quan đợc hiệu quả và giữ gìn đợc bí mật Nhà nớc.
Trong quá trình xây dựng văn bản của cơ quan, tổ
chức việc giải quyết văn bản, bố trí làm việc của các cán bộ
Văn th của cơ quan phải đảm bảo yêu cầu đà quy định
trong bí mật Nhà nớc. Giữ gìn bí mật của cơ quan tổ chức
là sự thàng công của mỗi cơ quan đó
4. Hình thức tổ chức Văn th.

8


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Hình thức tổ chức Văn th có tầm ảnh hởng không nhỏ
đến toàn bộ quá trình xử lý văn bản, giấy tờ cơ quan đến
kết quả hoạt động của cơ quan đến kết quả hoạt ®éng cđa
c¬ quan, do ®ã trong tõng c¬ quan, tỉ chức phải lựa chọn
hình thức công tác Văn th cho phù hợp trên cơ sở phân tích
cơ cấu tổ chức, số lợng văn bản đi và đến, chức năng,
nhiệm vụ của từng cơ quan.
Có rất nhiều hình thức tổ chức công tác Văn th nhng
thông thờng ngời ta áp dụng ba hình thức tổ chức là hình
thc tổ chức tập trung, hình thức tổ chức phân tán và hình
thức tổ chức hỗn hợp.
Hình thức Văn th tập trung: đợc áp dụng hầu hết các tác
nghiệp chuyên môn, công tác Văn th đợc tập trung giải quyết
ở một đơn vị, hình thức này thông thờng đợc áp dụng tại
một cơ quan, đơn vị có cơ cấu ít phức tạp, có quy mô nhỏ,
số lợng văn bản ít.

Hình thức văn th phân tán: đợc áp dụng khi hầu hết các
khâu nghiệp vụ đợc giải quyết ở các sở đơn vị, tổ chức
trực thuộc cơ quan, đơn vị có cơ cờu phức tạp, nhiều văn
bản đi và đến có nhiều cơ sở cách xa nhau.
Hình thức văn th hỗn hợp: đợc áp dụng khi một số khâu
nghiệp vụ chủ yếu nhu đánh máy, sao, in, đăng ký văn bản,
tổ chức thực hiện ở một số nơi, còn các khâu nghiệp vụ nh
theo dõi, giải quyết văn bản lu trong quá trình thực hiện ở
các đơn vị, bộ phận khác của cơ quan, hình thức này thông

9


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
thờng đợc áp dụng tại các cơ quan, tổ chức trong hệ thống
hành pháp quản lý hành chính Nhà nớc.
ở đơn vị Dự án EU - Việt Nam Mutrap III qua tìm hiểu
về công tác văn th cũng nh tiếp cận với công việc ở đây, thì
tôi thấy ở Dự án đà áp dụng hình thc tổ chức Văn th tập
trung, hình thức tổ chức công tác Văn th này có nhiều phù
hợp với đặc thù hoạt động của Dự án, nó đà đem lại nhiều
thành công trong hoạt động của Dự án.
II.

lý luận chung về các khâu nghiệp vụ của công tác
văn th.
Nội dung công tác Văn th bao gồm các nội dung sau:

Xây dựng và ban hành văn bản, tổ chức giải quyết Văn bản
đi, văn bản đến, văn bản nội bộ, tổ chức và sử dụng, quản

lý con dấu và công tác lập hồ sơ.
1. Nghiệp vụ quản lý văn bản đến
a ) Tíêp nhận văn bản
Văn bản đến là tất cả văn bản (kể cả văn bản mật),bao
gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính, văn
bản chuyên ngành, văn bản khác và các đơn th do các cá
nhân gửi đến cơ quan, tổ chức gọi là văn bản đến.
Theo điều 13 Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày
08/04/2004 của Chính phủ về công tác văn th quy định:
văn bản đến từ bất kỳ nguồn nào đều phải tập trung tại văn
th cơ quan, tổ chức để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký.

1
0


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Những văn bản không đợc đăng ký tại văn th, các đơnvị, cá
nhân không có trách nhiệm giải quyết.
Khi tiếp nhận văn bản do bu điện, giao liên hoặc do cán
bộ trong cơ quan trực tiếp gửi đến văn th phải kiểm tra sơ
bộ về số lợng, tình trạng bìđối với văn bản mang bí mật
Nhà nớc phải kiểm tra đối chiếu với nơi gửi nhằm phát hiện
những sai sót, h hỏng trớc khi nhận và ký nhận.
Nếu bì văn bản bị bóc, bị rách, bị mất bì, bị mất
hoặc bị tráo đổi văn bản bên trong thì phải báo ngay với
Chánh Văn phòng và Trởng phòng Hành chính. ở những nơi
cơ quan tổ chức không có văn phòng hoặc ngời đứng đầu
cơ quan, tổ chức giao trách nhiệm, trong trờng hợp cần thiết
phải lập biên bản với ngời đa văn bản.

Đối với văn bản đợc chuyển qua máy fax hoặc qua mạng,
văn th cũng phải kiẻm tra sơ bộ về số lợng văn bản, số lợng
trang của mỗi văn bản và nơi nhận Trờng hợp phát hiện sai
sót, phải kịp thời thông báo cho nơi gửi hoặc báo cáo ngời đợc giao trách nhiệm xem xét, giải quyết.
b) Phân loại sơ bộ.
Sau khi tiếp nhận văn bản các bì văn bản đợc phân loại
sơ bộ nh sau:
Loại không bóc bì bao gồm:
Các văn bản đến trên có đóng dấu, ký hiệu các độ mật
theo quy định tại Thông t số 12/2002/TT-BCA ngày 13/9/2002

1
1


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
hớng dẫn thi hành Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày
28/3/2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành pháp
lệnh bảo vệ bí mật Nhà nớc, văn th không đợc giao nhiệm vụ
bóc bì văn bản mật
Những bì văn bản gửi cho các đơn vị, cá nhân trong
cơ quan, tổ chức.
Bì văn bản, giấy tờ gửi cho tổ chức Đảng, gửi cho các
đoàn thể nh Công đoàn, Đoàn Thanh niên của các cơ quan,
tổ chức và th riêng.
Loại bóc bì bao gồm tất cả các văn bản giấy tờ gửi cơ
quan, tổ chức(ngoài bì ghi tên cơ quan, tổ chức hoặc ghi
chức danh ngời đứng đầu cơ quan, tổ chức), kể cả các bì
văn bản có đóng dấu chữ ký độ mật và tối mật, nếu văn
th đợc giao nhiệm vụ bóc bì, đăng ký loại văn bản đó.

c) Đăng ký văn bản đến
Văn bản đến có thể đợc đăng ký vào sổ đăng ký văn
bản hoặc các công cụ khác nh thẻ đăng ký hoặc các cơ sở
dữ liệu quản lý văn bản trên máy vi tính.
Đăng ký văn bản đến bằng sổ.
Lập sổ đăng ký văn bản đến. Tuỳ theo số lợng văn bản
mỗi nhóm văn bản đến hàng năm mà quyết định lập các
loại sổ đăng ký cho phù hợp.
Đối với những cơ quan tổ chức có số lợng văn bản đến
dới 2000 văn bản một năm cần lập ít nhất hai sổ sau lµ sỉ

1
2


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
đăng ký văn bản đến loại thờng và sổ đăng ký văn bản loại
mật.
Những cơ quan có số lợng văn bản đến có số lợng 2000
đến 5000 văn bản một năm cần lập các sổ sau: sổ đăng ký
văn bản đến ( loại thờng) của các bộ, ngành, cơ quan Trung ơng; sổ đăng ký văn bản đến( loại thờng) của các cơ quan
khác; sổ đăng ký văn bản đến (loại mật)
Đăng ký văn bản bằng máy vi tính sử dụng chơng trình
quản lý văn bản: yêu cầu chung đối với việc xây dựng cơ sở
dữ liệu quản lý văn bản đến thực hiện theo bản hớng dẫn về
ứng dụng công nghệ thông tin trong văn th lu trữ ban hành
kèm theo công văn số 608/LTNN-TTNC ngày19/11/1999 của
Cục Lu trữ Nhà Nớc ( nay là Cục Văn th Lu trữ Nhà nớc).
Việc đăng ký (cập nhập) thông tin đầu vào của văn bản
đến vào cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến đợc sử dụng

theo hớng dẫn sử dụng chơng trình phần mềm của cơ quan
tổ chức cung cấp chơng trình phần mềm đó.

d) Trình và chuyển giao văn bản đến.
Trình văn bản đến.
Sau khi đăng ký văn bản đến phải đợc kip thời trình
cho ngời cơ quan, tổ chức, cấp Phó của ngời đứng đầu,
Chánh Văn phòng hoặc ngời đựơc ngời đứng đầu cơ quan,
tổ chức giao trách nhiệm xem xét cho ý kiến phân phối giải
quyết văn bản.

1
3


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Ngời có thẩm quyền, căn cứ nội dung của văn bản đến,
quy chế làm việc cơ quan tổ chức, chức năng, nhiệm vụ kế
hoạch công tác đợc giao cho đơn vị, cá nhân
Đối với văn bản liên quan đến nhiều đơn vị, cá nhân
cần xác định rõ đơn vị cá nhân chủ trì cần giải quyết,
những đơn vị cá nhân tham gia và thời hạn giải quyết của
mỗi đơn vị, cá nhân.
ý kiến phân phối giải quyết đợc ghi vào khoảng giấy
trống phía trên lề trái của văn bản, hoặc cập nhật trực tiếp
vào cơ sở dữ liệu quản lý văn bản. Trong trờng hợp cần thiết
ý kiến phân phối đợc ghi cập nhật hoặc ghi vào phiếu riêng.
Chuyển văn bản đến.
Văn bản đến đợc chuyển giao cho đơn vị hoặc cá
nhân giải quyết căn cứ ý kiến của ngời có thẩm quyền. Việc

chuyển giao văn bản đến trong cơ quan, tổ chức cũng nh
các đơn vị khác phải bảo đảm các yêu cầu sau:
Nhanh chóng: văn bản đến( loại khẩn) phải chuyển giao
ngay cho đơn vị cá nhân có trách nhiệm giải quyết.
Đúng đối tợng: văn bản đến (loại mật) phải chuyển đến
tận tay ngời nhận.
Chặt chẽ.: khi chuyển giao văn bản đến phải tiến hành
kiểm tra đối chiếu và ngời nhận văn bản phải ký nhận, đối
với văn bản đến có đóng dấu thợng khẩn và hoả tốc thì phải
ghi rõ thời gian nhËn.

1
4


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Văn th của đơn vị hoặc ngời đợc Thủ trởng đơn vị
giao trách nhiệm, sau khi tiếp nhận phải vào sổ đăng ký văn
bản đến của đơn vị, trình Thủ trởng đơn vị xem xét cho
ý kiến phân phối giải quyết. Căn cứ vào ý kiến phân phối
của Thủ trởng đơn vị văn bản chuyển cho cá nhân trực tiếp
phân phối giải quyết.
e) Giải quyết văn bản đến
Sau khi tiếp nhận văn bản đến các đơn vị, cá nhân có
trách nhiệm nghiên cứu giải quyết kịp thời theo dõi thời hạn
pháp luật quy định hoặc theo quy định cụ thể của cơ quan
tổ chức; đối với các văn bản có đóng dấu các đô khẩn phải
giải quyết khẩn trơng không chậm trễ.
Khi giải quyết liên quan đến các đơn vị cá nhân khác
đơn vị hoặc cá nhân chủ trì giải quyết phải gửi văn bản,

bản sao văn bản đó kèm phiếu giải quyết văn bản để tham
khảo ý kiến của đơn vị cá nhân.
Theo dõi, đôn đốc giải quyết văn bản đến.
Tất cả văn bản đến có ấn định thời hạn giải quyết theo
quy định của pháp luật hoặc của cơ quan tổ chức đều
phải theo dõi đôn đốc về thời gian giải quyết.
Văn th có trách nhiệm lập sổ theo dõi, giải quyết văn
bản đến và thờng xuyên tổng hợp số liệu về văn bản đến.

1
5


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Đối với tài liệu văn bản đến có đóng dấu tài liệu thu
hồi, văn th có trách nhiệm theo dõi, thu hồi hoặc gửi trả lại
nơi gửi theo đúng quy định.

2. Nghiệp vụ quản lý văn bản đi
a) Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày;
ghi số và ngày tháng của văn bản
Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày.
Căn cứ theo quy định của pháp luật Văn th có nhiệm vụ
kiểm tra lại thể thức, hình thức trình bày văn bản trớc khi
thực hiện các thủ tục tiếp theo để phát hành văn bản; trờng
hợp phát hiện có sai sót, kịp thời báo cáo ngời đợc giao trách
nhiệm xem xét giải quyết.
Ghi số, ngày tháng văn bản.
Việc đánh số văn bản quy phạm pháp luật thực hiện
theo quy định của Pháp luật hiện hành. Số của văn bản hành

chính là số thứ tự đăng ký văn bản do cơ quan, tổ chức ban
hành trong một năm hoặc một nhiệm kỳ đợc đánh riêng cho
từng loại hoặc đánh chung một số loại văn bản hành chính.
Tuỳ theo tổng số văn bản và số lợng của mỗi loại văn bản của
cơ quan tổ chức ban hành hàng năm mà lựa chọn các phơng
pháp đăng ký và đánh số văn bản cho phï hỵp

1
6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Ngày, tháng của Văn bản quy phạm pháp luật do Quốc
Hội, Uỷ ban Thờng vụ Quốc Hội, Hội đồng nhân dân ban
hành là ngày, tháng, năm văn bản đợc thông qua.
Ngày, tháng của văn bản quy phạm pháp luật khác và văn
bản hành chính là ngày, tháng, năm văn bản đợc ký ban hành
và vào sổ đăng ký.
b) Đóng dấu cơ quan và mức độ khẩn, mật.
Đóng dấu cơ quan: Việc đóng dấu cơ quan lên chữ ký
trên văn bản và đóng dấu cơ quan trên phụ lục kèm theo văn
bản đợc thực hiện theo quy định tại điều6 của Nghị định
110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 củâ Chính phủ về công tác
văn th.
Việc đóng dấu giáp lai trên văn bản và phụ lục theo văn
bản chính do ngời đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định.
Dấu đợc đóng vào khoảng giữa, mép phải của văn bản hoặc
phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy, mỗi lần đóng
dấu lên không quá 05 tờ giấy liền kề.
Đóng dấu độ khẩn, Mật.

Việc đóng dấu các độ khẩn ( Hoả tốc, thợng khẩn
và khẩn) trên văn bản đợc thực hiện theo quy định của
pháp luật hiện hành. Việc đánh dấu các độ mật ( tuyệt
mật, tèi mËt” vµ “ mËt”), dÊu cđa tµi liƯu thu hồi trên văn
bản đợc thực hiện theo quy định tại khoản 2 của Thông t
12/2002/TT-BCA ngày 13/9/2002 của Bộ Công an.

1
7


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
c) Đăng ký văn bản đi.
Đăng ký văn bản đi bằng sổ.
Lập sổ đăng ký văn bản đi. Căn cứ tổng số và số lợng
của mỗi văn bản đi hàng năm của các cơ quan, tổ chc,
Quyết định việc lập sổ đăng kỹ cho phù hợp. Tuy nhiên,
không nên lập nhiều sổ mà có thể sử dụng một hoặc một số
loại sổ đăng ký chung trong đó đợc chia ra nhiều phần để
đăng ký, các loại văn bản khác nhau.
Đăng ký văn bản đi bằng máy vi tính, sử dụng chơng
trình quản lý văn bản.
Yêu cầu chung đối với việc xây dựng cơ sở dữ liệu
quản lý văn bản đi thực hiện theo bản hớng dẫn về ứng dụng
công nghệ thông tin trong công tác Văn th- Lu trữ ban hành
kèm theo công văn số 608/LTNN-TTNC ngày 19/11/1999 của
Cục Lu trữ Nhà nứơc ( nay là Cục Văn th và Lu trữ Nhà nứơc).
Việc đăng ký cập nhật thông tin đầu vào của Văn bản
đi vào cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi đợ thực hiện theo hớng dẫn sử dụng chơng trình phần mềm quản lý văn bản của
cơ quan, tổ chức cung cấp chơng trình phần mềm đó.

d) Làm thủ tục chuyển phát, theo dõi việc chuyển văn
bản đi.
Làm thủ tục phát hành văn bản.
Lựa chọn phong bì. Tuỳ theo số lợng độ dày của khổ
giấy của văn bản mà lựa chọn loại bì và kích thớc cụ thể của

1
8


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
mỗi loại sao cho phù hợp đảm bảo kích thứoc của mỗi chiều
của bì phải lớn hơn kích thứơc của văn bản, khi đựoc vào
bì ở dạng nguyên khổ giấy hoặc khi đợc gấp lại từ 10 mm
trở lên có thể vào bì một cách rõ ràng.
Vào bì và dán bì. Tuỳ theo số lợng, độ dày của văn bản
sẽ đợc vào bì mà lựa chọn cách gấp văn bản cho phù hợp. Khi
gấp văn bản cần lu ý để mặt giấy không có chữ ở bên ngoài.
Chuyển phát văn bản đi.
Đối với trong nội bộ cơ quan, tổ chức. Tuỳ theo số lợng
văn bản đi đựoc chuyển giao trong nội bộ hàng năm, hàng
ngày và cách tổ chức chuyển giao các cơ quan, tổ chức quy
định cụ thể việc lập sổ riêng hoặc sử dụng sổ đăng ký văn
bản để chuyển giao văn bản. Khi chuyển giao văn bản trong
nội bộ ngời nhận văn bản phải ký nhận vào sổ.
Đối với chuyển phát trực tiếp do giao liên cơ quan, tổ
chức thực hiện. Văn bản đi do giao liên cơ quan, tổ chức
chuyển trực tiếp cũng phải đợc đăng ký vào sổ khi chuyển
giao văn bản, phải yêu cầu ngời nhận ký vào sổ.
Chuyển phát văn bản qua bu điện. Tất cả văn bản đi

đợc gửi qua bu điện đều hoàn thành thủ tục phát hành và
đăng ký vào sổ, khi giao bì văn bản phải yêu cầu nhân viên
bu điện kiểm tra, ký nhận và đóng vào sổ.
Theo dõi văn bản đi. Văn th có trách nhiệm theo dõi,
chuyển phát văn bản đi trong trờng hợp cần thiết phải lập
phiếu gửi để theo dõi chuyển phát văn bản đến nơi nhận.

1
9


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trờng hợp văn bản bị thất lạc phải kịp thời báo cáo ngời đợc
giao trách nhiệm xem xét giải quyết.
e) Lu văn bản.
Văn bản đi đợc lu tại Văn th phải đợc sắp xếp theo thứ
tự đăng ký, những văn bản đi đợc đăng ký. Tại văn th phải
có phơng tiện bảo vệ, bảo quản an toàn bản lu, Văn th có
trách nhiệm lập sổ theo dõi phục vụ kịp thời yêu cầu khai
thác, sử dụng bản lu mà mình quản lý theo yêu cầu của pháp
luật và quy định của cơ quan tổ chức.
3. Nghịêp vụ quản lý văn bản nội bộ.
Những văn bản, giấy tờ, sổ sách dùng trong nội bộ cơ
quan do chính cơ quan ban hành thì đợc gọi là văn bản nội
bộ.
Văn bản nội bộ bao gồm các quyết định nhân sự, chỉ
đạo, thông báo, giấy công tác, giấy mời, giấy giới thiệu của cơ
quan.
Mỗi loại văn bản nội bộ khi phát hành phải vào sổ đăng
ký, trong đó nêu rõ số, ký hiệu, ngày tháng năm, ngời ký

trích yếu nội dung, ngời nhận, nơi nhận, ký nhận.
Văn bản nội bộ trong quá trình chuyển giao cũng phải
vào sổ chuyển văn bản. Các cán bộ đơn vị, trong cơ quan
khi nhận văn bản nội bộ đều phải ký nhận vào sổ chuyển
giao văn bản.

2
0