tình hình quản lý văn bản đến ,văn bản đi của văn phòng sở tài nguyên và môi trường tỉnh vĩnh phúc

HỌC VIỆN CHÍNH TRỊ - HÀNH CHÍNH QUỐC GIA HỒ CHÍ MINH
HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH
BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP
Đề tài:
TÌNH HÌNH QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN ,VĂN BẢN ĐI CỦA
VĂN PHÒNG SỞ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG
TỈNH VĨNH PHÚC
Sinh viên thực tập: NGUYỄN CÔNG ĐOÀN
Lớp : KH8E – Khóa VIII
Giảng viên hướng dẫn : Th.s ĐỖ THỊ KIM TIÊN
Đoàn thực tập số : 13/2011
Nơi thực tập : Văn phòng – Sở Tài Nguyên và Môi Trường Vĩnh Phúc
Vĩnh Phúc , tháng 4 năm 2011
MỤC LỤC
Nhật ký thực tập
Thời gian Nội dung
Tuần 1( từ
28-2-2011)
Bắt đầu làm quen với mọi người trong cơ quan và văn phòng, quan
sát về cách làm việc của các anh chị trong phòng,
Tuần 2
Tập làm quen với công việc dưới sự chỉ bảo của các anh chị trong
phòng như: xem xét các bộ thủ tục hành chính , xếp tài liệu , đánh
văn bản ,
Tuần 3
Tiếp tục tham gia vào giải quyết công việc trong văn phòng, tiếp
nhận hồ sơ… , tham gia chương trình văn nghệ chào mừng ngày
thành lập đoàn 26-3 do sở tổ chức,
Tuần 4
Tiếp tục thực hành công việc, hình thành đề tài viết báo cao, hoạt
động văn nghệ

Tuần 5
Tiếp tục tham gia công tác văn thư tại bộ phận 1 cửa, viết đề
cương sơ lược cho báo cáo, thu thập tài liệu viết báo cáo…
Tuần 6+7
Tiếp tục công việc ở văn phòng, Hoàn thành báo cáo, chuẩn bị kết
thúc đợt thực tập
Tuần 8( kết
thúc 28-4-
2011)
Tổng kết đánh giá quá trình thực tập , liên hoan chia tay các anh
chị trong cơ quan.
Lời mở đầu
Cũng như bất kì khóa đào tạo nào cũng cần phải có các quá trình nghiên cứu
thực tế, không chỉ riêng có ở Việt Nam mà ở tất cả các nước trên thế giới, chương
trình đào tạo đại học của họ đều có những khoảng thời gian dành cho sinh viên
thực tập làm quen với những công việc mang tính thực tế ,qua quá trình đó người
học sẽ nắm bắt được nhiều kinh nghiệp thực tế hơn và làm quen với môi trường
làm việc.
Trải qua thời gian học tập ở Học Viện Hành Chính, em đã làm chủ và hiểu
được các quan niệm như: nhà nước, hệ thống chính trị của ta, mối quan hệ trong
các cơ quan nhà nước và các lĩnh vực nhất là cái đã làm thay đổi tư duy của em đó
là chủ nghĩa Mác – Lê nin , tư tưởng Hồ Chí Minh.
Chương trình thực tập trong thời gian hai tháng cho sinh viên khóa VIII của
Học Viện với mục đính đó là tạo cho sinh viên những kỹ năng trong công việc nhà
nước, lề lối , phong cách ,quan hệ thủ trưởng và nhân viên , đạo đức công vụ …đây
là bước làm quen đầu với môi trường hành chính công tạo cho sinh viên có được
những cảm giác tránh bỡ ngỡ và bị động sau khi ra trường.
Như chúng ta biết “văn bản” là cách giao tiếp quan trọng nhất của con
người, nó không chỉ lưu giữ thông tin hiện thời và còn có tính tương lai. Hiện nay
công tác soạn thảo và quản lý văn bản của các cơ quan hành chính nhà nước đã

được hiện đại và chuẩn hóa từ khi thông tư 05/2005 của Bộ Nội Vụ ban hành đã
đáp ứng được nhu cầu bức thiết của người dân và những người làm công tác văn
thư cũng như giải quyết công việc của cơ quan được thuận tiện. mặt khác công tác
soạn thảo và quản lý văn bản đến ,văn bản đi của các cơ quan hành chính mang
tính đa dạng và phức tạp liên quan đến nhiều ngành nghề , nhiều lĩnh vực cho nên
để cho công tác này diễn ra được thuận lợi có hệ thống ,đảm bảo tính pháp quy
,tránh sự phiền hà cho nhân dân cũng nằm trong chương trình cải cách nền hành
chính nhà nước tổng thể giai đoạn 2010 – 2020 trên tất cả các lĩnh vực kinh tế
-chính tri- xã hội.
Tuy nhiên, tồn tại hiện nay cũng chỉ ra còn rất nhiều bất cập trong công tác
này, sau nhiều lần chuyến đi công tác của các Thầy cô trong khoa Văn bản và
Công nghệ hành chính thì có rất nhiều văn bản sai về nội dung, thể thức ,thẩm
quyền , phi thực tế …Qua thời gian thực tập ở Văn Phòng sở Tài Nguyên và Môi
Trường – Vĩnh Phúc ,em đã trực tiếp được các anh chị hướng dẫn và chỉ bảo về
công tác soạn thảo, vào sổ ,quản lý văn bản đến và đi của sở. em nghĩ công việc
này là rất quan trọng cho cơ quan ,nó quyết định cho thủ trưởng ra quyết định hành
chính kịp thời và hiệu quả.
Chương I
TỔNG QUAN VỀ SỞ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG
TỈNH VĨNH PHÚC
I. Giới thiệu về tỉnh Vĩnh Phúc
1. Địa giới hành chính
Vĩnh phúc – cửa ngõ Tây Bắc của thủ đô Hà Nội , thuộc vùng châu thổ sông
hồng là một trong 8 tỉnh thuộc vùng kinh tế trọng điểm phía Bắc. Vĩnh phúc còn
giáp với các tỉnh như Tuyên Quang , Thái Nguyên , Hà Tây , Phú thọ .Vĩnh phúc
nằm trong vùng nhiệt đới gió mùa , nhiệt độ trung bình hằng năm 24,20c , diện tích
tự nhiên khoảng 1.371 km
2
, dân số gần 1,2 triệu dân. Có Vĩnh Yên là thành phố,
trung tâm kinh tế , chính trị , văn hóa của tỉnh và thị xã Phúc Yên với 7 huyện : Mê

Linh, Bình Xuyên , Yên Lạc, Vĩnh Tường, Tam Dương, Tam Đảo, Lập Thạch. Là
tỉnh được thiên nhiên ưu đãi , có vị trí phát triển kinh tế thuận lợi do tiếp giáp với
thủ đô.
Trong những năm qua ,tình hình kinh tế - xã hội của Vĩnh phúc đã đạt được
những thành tựu nổi bật , nền kinh tế có tốc độ tăng trưởng cao. Năm 2006 tốc độ
kinh tế toàn tỉnh đạt 16,98%,cơ cấu kinh tế chuyển dịch theo hướng tính cực từ
nông nghiệp , lâm nghiệp và thủy sản sang công nghiệp và dịch vụ. tổng thu ngân
sách trên địa bàn năm 2006 đạt 4,467 tỉ đồng. Vĩnh Phúc có tiềm năng lớn về tài
nguyên du lịch và nhân văn như có rừng quốc gia Tam Đảo, thác Bản Long, hồ Đại
Lải…và nhiều lễ hội lớn với rất nhiều di tích lịch sử.
Nguồn lao động của Vĩnh Phúc khá dồi dào, chiếm khoảng 60% tổng dân số,
trong đó chủ yếu là lao động trẻ với trình độ tay nghề tiên tiến. Không kể các
trường dạy nghề do huyện , thị, thành phố quản lý , tỉnh Vĩnh Phúc có gần 20
trường Đại học , cao đẳng , Trung học chuyên nghiệp và dạy nghề với đội ngũ giáo
viên gần 1000 người và trên 13000 học sinh theo học / năm, hàng năm có khoảng
4000 học sinh tốt nghiệp.
2. Tình hình kinh tế ,chính trị ,văn hóa ,xã hội , an ninh quốc phòng
của tỉnh Vĩnh Phúc
Nm 2010 , kinh t ca tnh tip tc cú bc tng trng cao, vt c thi
im cha cú cuc khng hong kinh t th gii, tc tng trng kinh t c nm
c t 19,11% , tng thu ngõn sỏch trờn a bn c t 14.505 t ng, tng
42,3% so vi nm 2009 , trong ú thu ni a c t 10.300 t ng , gn bng
tng thu ngõn sỏch nm 2009.
Mt khỏc tỡnh hỡnh vn húa, trt t an ton xó hi, an ninh quc phũng trờn
a bn tnh luụn luụn c n nh v m bo.
II. Gii thiu v s Ti Nguyờn v Mụi Trng tnh Vnh Phỳc
1. V trớ, chc nng, nhim v v quyn hn S TN&MT tnh Vnh
Phỳc
S TN&MT tnh Vn Phỳc c thnh lp da trờn cỏc vn bn sau nh
Thông t liên tịch số 03/2008/TTLT-BTNMT-BNV ngày 15/7/2008 của Bộ Tài

nguyên và Môi trờng-Bộ Nội vụ hớng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ
cấu tổ chức của cơ quan chuyên môn về tài nguyên môi trờng thuộc UBND các cấp
v Quyết định số 2391/QĐ-UB ngày 25/6/2003 của Uỷ ban nhân dân tỉnh Vĩnh
Phúc về việc thành lập Sở Tài nguyên và Môi trờng tỉnh Vĩnh Phúc, Quyết định số
41/2008/QĐ-UBND ngày 05/9/2008 của Uỷ ban nhân dân tỉnh Vĩnh Phúc về việc
quy định vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Sở Tài
nguyên và Môi trờng tỉnh Vĩnh Phúc;ngy 25/6/2003, s TN&MT tnh Vnh Phỳc
c thnh lp theo Q s 2391/ Q UBND tnh Vnh Phỳc trờn c s b mỏy
t chc thuc lnh vc a chớnh ca S a chớnh v tip nhn cỏc t chc thc
hin chc nng qun lý nh nc v ti nguyờn nc, ti nguyờn khoỏng sn ,mụi
trng t S Nụng Nghip v Phỏt trin nụng thụn.

1.1. V trớ v chc nng
S Ti nguyờn v Mụi trng l c quan chuyờn mụn thuc y ban nhõn
dõn tnh, thnh ph trc thuc Trung ng (sau õy gi chung l y ban nhõn dõn
cp tnh) cú chc nng tham mu, giỳp y ban nhõn dõn cp tnh thc hin chc
nng qun lý nh nc v lnh vc ti nguyờn v mụi trng, bao gm: t ai, ti
nguyờn nc, ti nguyờn khoỏng sn, a cht, mụi trng, khớ tng thu vn, o
c v bn , qun lý tng hp v bin v hi o (i vi cỏc tnh cú bin, o);
thc hin cỏc dch v cụng trong cỏc lnh vc thuc phm vi qun lý ca S.
Sở Tài nguyên và Môi trường có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản
riêng theo quy định của pháp luật; chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và
công tác của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh; đồng thời chịu sự chỉ đạo, kiểm tra, hướng
dẫn về chuyên môn nghiệp vụ của Bộ Tài nguyên và Môi trường.
1.2. Nhiệm vụ và quyền hạn
1.2.1. Trình ủy ban nhân tỉnh:
Về dự thảo quyết định , chỉ thị và các văn bản khác thuộc thẩm quyền của
UBND tỉnh về lĩnh vực TN&MT và dự thảo quy hoạch , kế hoach hằng năm ,5
năm và các giải pháp quản lý và bảo vệ TN&MT trên địa bàn tỉnh.
1.2.2. Trình chủ tịch UBND tỉnh :

Về dự thảo các văn bản thuộc thẩm quyền ban hành của Chủ tịch UBND
tỉnh về lĩnh vực TN&MT và dự thảo các quyết định thành lập , sáp nhập , giải thể,
tổ chức lại các phòng ban, chi cục và các đơn vị sự nghiệp thuộc sở TN&MT , dự
thảo quyết định quy định chức năng , nhiệm vụ, quyền hạn ,cơ cấu tổ chức của các
đơn vị theo quy định của pháp luật.
1.2.3. Về đất đai:
- Chủ trì , phối hợp với các cơ quan có liên quan , điều chỉnh quy hoạch , kế
hoạch sử dụng đất của địa phương để trình UBND tỉnh và hướng dẫn , kiểm tra
việc thực hiện quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất đã được phê duyệt.
- Tổ chức thẩm định quy hoạch , kế hoạch sử dụng đất do UBND huyện
trình UBND tỉnh.
- Tổ chức thẩm định hồ sơ giao đất, cho thuê đất , thu hồi đất, chuyển quyền
sử dụng đất, chuyển mục đích sử dụng đất , cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng
đất về quyền sở hữu , sử dụng tài sản gắn liền với đất.
- Thực hiện việc cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất và quyền sở hữu,
sử dụng tài sản gắn liền với đất theo ủy quyền của UBND tỉnh.
- Hướng dẫn kiểm tra thực hiện các thủ tục về giao đất , cho thuê đất , thu
hồi đất , chuyển quyền sử dụng đất , chuyển mục đích sử dụng đất , cấp giấy chứng
nhận quyền sử dụng đất và quyền sở hữu, sử dụng tài sản gắn liền với đất; lập và
quản lý hồ sơ địa chính.
- Hướng dẫn kiểm tra thực hiện việc điều tra , khảo sát , đo đạc, đánh giá ,
phân hạng đất; lập và chỉnh lý biến động bản đồ địa chính, bản đồ hiện trạng sử
dụng đất và bản đồ quy hoạch sử dụng đất; thống kê, kiểm kê đất đai và xây dựng
hệ thống thông tin đất đai.
1.2.5. Về tài nguyên nước:
- Chủ trì , phối hợp với các cơ quan có liên quan lập quy hoạch , kế hoạch
quản lý, sử dụng và bảo vệ tài nguyên nước, phòng chống suy thoái ,cạn kiệt nguồn
nước; tổ chức thực hiện sau khi được phê duyệt.
- tổ chức thẩm định các đề án, dự án về khai thác , sử dụng tài nguyên nước,
tổ chức thực hiện việc xác định ngưỡng giới hạn khai thác nước đối với các sông,

các tầng chứa nước, các khu vực dự trữ nước, các khu hạn chế khai thác , kế hoạch
điều hòa phân bổ tài nguyên nước trên địa bàn.
- Tổ chức thẩm định hồ sơ gia hạn , thay đổi thời hạn , điều chỉnh nội dung,
đình chỉ hiệu lực và thu hồi giấy phép thăm dò, khai thác sử dụng tài nguyên
nước,thực hiện cấp phép và thu phí, lệ phí về tài nguyên nước theo quy định của
pháp luật.
- Tổ chức công tác điều tra cơ bản và tổng hợp tình hình khai thác , sử dụng
tài nguyên nước, các nguồn thải vào nguồn nước, lập danh mục các nguồn nước bị
ô nhiễm, suy thoái và cạn kiệt.
1.2.6. Về địa chất và tài nguyên khoáng sản:
- Chủ trì điều tra cơ bản về địa chất, lập bản đồ cở sở dữ liệu về địa chất
trên địa bàn tỉnh.
- Chủ trì phối hợp với các cơ quan có liên quan khoanh định các khu vực
cấm , tạm thời cấm hoạt động khai khoáng, xác định khu vực đấu thầu thăm dò,
khai thác khoáng sản thuộc thẩm quyền của UBND tỉnh, đề xuất với UBND tỉnh
các biện pháp bảo vệ tài nguyên khoáng sản.
- Tổ chức thẩm đinh hồ sơ về việc cấp, gia hạn , thu hồi trả lại giấy phép
hoạt động khoáng sản, cho phép chuyển nhượng , tiếp tục quyền hoạt động khoáng
sản trong trường hợp được thừa kế.
- Thanh tra , kiểm tra , giám sát hoạt động khoáng sản của các tổ chức, cá
nhân; giải quyết tranh chấp ,khiếu nại và tố cáo về hoạt động khoáng sản theo quy
định của pháp luật.
- Quản lý , lưu trữ và cung cấp thông tin , tư liệu về thăm dò khoáng sản
làm vật liệu xây dựng và than bùn, thống kê , kiểm kê trữ lượng khoáng sản trên
địa bàn và báo cáo với cấp trên.
1.2.7. Về môi trường:
- Tổ chức đánh giá hiện trạng môi trường tại địa phương theo định kì; điều
tra , xác định khu vực bị ô nhiễm , lập danh sách các cơ sở gây ô nhiễm môi trường
và gây ô nhiễm nghiêm trọng trên địa bàn và định kỳ báo cáo với UBND tỉnh.
- Thực hiện việc cấp , gia hạn và thu hồi giấy phép đối với chủ nguồn thải,

chủ thu gom, vận chuyển, xử lý chất thải rắn nguy hại theo quy định của pháp luật,
tổ chức thẩm định Báo cáo đánh giá tác động của môi trường và đa dạng sinh học,
các dự án thiết lập khu bảo tồn thiên nhiên.
- Chủ trì phối hợp tổ chức thực hiện chương trình , đề án bảo vệ , khắc phục
cải tạo cảnh quan môi trường liên ngành, bảo tồn và phát triển bền vững các vùng
đất ngập nước theo phân công của UBND tỉnh.
- Tổ chức thu phí thẩm định Báo cáo đánh giá tác động môi trường, phí bảo
vệ môi trường đối với chất thải theo quy định của pháp luật.
1.2.8. Về khí tượng thủy văn:
- Tổ chức thẩm định hồ sơ về việc cấp, gia hạn , điều chỉnh nội dung , thu
hồi giấy phép hoạt động của công trình khí tượng thủy văn chuyên dùng ở địa
phương thuộc thẩm quyền quyết định của UBND tỉnh và kiểm tra việc thực hiện.
- Chủ trì thẩm định các dự án đầu tư xây dựng, cải tạo và nâng cấp công
trình khí tượng thủy văn chuyên dùng; tham gia xây dựng phương án phòng ,
chống, khắc phục hậu quả thiên tai trên địa bàn.
- Tổng hợp và báo cáo tình hình , tác động của biến đổi khí hậu đối với các
yếu tố tự nhiên , con người và kinh tế - xã hội ở địa phương.
1.2.9. Về đo đạc và bản đồ:
- Xác nhận đăng ký , thẩm định hồ sơ và đề nghị cơ quan nhà nước có thẩm
quyền cấp, bổ sung , gia hạn và thu hồi Giấy phép hoạt động đo đạc và bản đồ
theo quy định của pháp luật.
- Tổ chức quản lý hoạt động đo đạc và bản đồ theo quy hoạch , kế hoạch ;
quản lý chất lượng các công trình sản phẩm đo đạc và bản đồ; thống nhất quản lý
toàn bộ hệ thống tư liệu đo đạc và bản đồ tại địa phương.
- Theo dõi việc xuất bản và phát hành bản đồ , xử lý và thu hồi các ấn phẩm
bản đồ có sai sót.
1.3. Tổ chức bộ máy của Sở Tài nguyên và Môi trường tỉnh Vĩnh Phúc
1.3.1. Lãnh đạo Sở
Giám đốc Sở và 04 Phó Giám đốc Sở.
1.3. 2. Các cơ quan giúp việc Giám đốc Sở:

- Văn phòng;
- Thanh tra;
- Chi cục Quản lý đất đai;
- Chi cục Bảo vệ môi trường;
- Phòng Đo đạc và Bản đồ;
- Phòng Địa chất, khoáng sản;
- Phòng Tài nguyên nước và Khí tượng thuỷ văn.
1.3.3. Các đơn vị sự nghiệp:
- Trung tâm Đo đạc và Bản đồ;
- Trung tâm Công nghệ thông tin;
- Trung tâm Tài nguyên và Bảo vệ môi trường;
- Trung tâm Phát triển quỹ đất;
- Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất.
1.3.4. Đơn vị trực thuộc về tổ chức: Hội Nạn nhân chất độc da cam
&Điôxin.
Sơ đồ tổ chức bộ máy của sở Tài nguyên & Môi trường tỉnh Vĩnh Phúc
III. Văn phòng sở Tài nguyên và Môi trường tỉnh Vĩnh Phúc
1. Chức năng:
Giúp Ban Giám đốc Sở trong việc quản lý hoạt động đối nội, đối ngoại, tổ
chức cán bộ, kế hoạch hoạt động của Ngành và công tác tài chính.
Giám Đốc Sở
Phó giám đốc sở
thường trực
Hội nạn nhân chất độc
DC & Dioxin
Trung tâm phát triển
quỹ đất
Văn phòng đăng ký
quyền sử dụng đất
Phòng quy hoạch & kế

hoạch đất đai
Bộ phận một cửa
Văn phòng sở
Trung tâm thông tin
TN&MT
Thanh tra sở
Trung tâm đo đạc và
bản đồ
Phòng đăng ký đất đai
Phòng TN& khí tượng thủy
văn
Phòng đo đạc và bản đồ
Trung tâm TN & MT
Chi cục bảo vệ môi trường
Phó Giám đốc
Phó Giám đốc
2. Nhiệm vụ:
- Điều hành hoạt động thường xuyên của Văn phòng Sở;
- Quản lý công tác tổ chức bộ máy, quy hoạch cán bộ, đào tạo bồi dưỡng cán bộ;
- Chủ trì, phối hợp với các đơn vị thuộc Sở xây dựng quy hoạch chiến lược hoạt
động phát triển Ngành ngắn hạn và dài hạn;
- Xây dựng kế hoạch hoạt động và lập các báo cáo thực hiện kế hoạch tháng, quý,
năm;
- Đánh máy, in ấn, lưu chuyển công văn đi, đến của cơ quan;
- Quản lý con dấu, tài sản của cơ quan và các nguồn vốn của Ngành;
- Tổ chức các hội nghị của cơ quan, của Ngành theo quy định.
3. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Văn phòng – sở TN&MT tỉnh Vĩnh Phúc
Chương II
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN, VĂN BẢN
ĐI CỦA VĂN PHÒNG SỞ TN&MT TỈNH VĨNH PHÚC

I. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ VĂN BẢN
Chánh văn
phòng
Phó CVP
Tài chính- kế toán
Phó CVP Tổng hợp
Bộ
phận
một
cửa
BP văn
thư
Tổ
điện,nư
ớc, Lái
xe
Nhà
bếp,tạp
vụ
Phòng
tổ chức
hành
chính
Kế
hoạch,
tài
chính
1. Quan niệm về văn bản
Văn bản được hiểu là phương tiện ghi lại , truyền đạt thông tin bằng ngôn
ngữ hay một kí hiệu nhất định .

Văn bản quản lý nhà nước là những quy định quản lý và thông tin quản lý
thành văn ( được văn bản hóa) do các cơ quan quản lý Nhà nước ban hành theo
thẩm quyền , trình tự , thủ tục , hình thức nhất định và được Nhà nước đảm bảo thi
hành bằng các biện pháp khác nhau nhằm điều chỉnh các mối quan hệ quản lý nội
bộ Nhà nước hoặc giữa Nhà nước với các tổ chức, công dân.
Văn bản quản lý hành chính nhà nước là một bộ phận của quản lý nhà nước ,
do cơ quan hành chính nhà nước ban hành dùng để đưa các quyết định và truyền
tải các thông tin quản lý trong hoạt động chấp hành và điều hành.
2. Vai trò, chức năng của văn bản
2.1. Vai trò của văn bản
Văn bản quản lý nhà nước có vai trò chủ yếu sau:
- Đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý ;
- Là phương tiện truyền đạt các quyết định quản lý;
- Là phương tiện kiểm tra ,theo dõi hoạt động của bộ máy lãnh đạo và
quản lý;
- Là công cụ để xây dựng hệ thống pháp luật.
2.2. Chức năng của văn bản
- Chức năng thông tin của văn bản : Đây là chức năng cơ bản của văn
bản , các thông tin chứa đựng trong văn bản là sản phẩm đặc biệt có vai trò to lớn
trong việc tạo ra sự vận hành thông suốt , thống nhất trong hệ thống bộ máy nhà
nước từ Trung ương tới địa phương, là yếu tố quyết định để đưa ra các chủ trương ,
chính sách , những quyết định hành chính cá biệt nhằm giải quyết các công việc
nội bộ của Nhà nước cũng như các công việc liên quan đến quyền và lợi ích hợp
pháp của người dân.
- Văn bản có chức năng pháp lý: Thực hiện chức năng này văn bản
giúp cho các cơ quan lãnh đạo, điều hành các hoạt động của bộ máy Nhà nước
trong nhiều phạm vi thời gian và không gian . cùng với chức năng thông tin , văn
bản trở thành một trong các cơ sở đảm bảo cung cấp thông tin cho hoạt động quản
lý .
- Chức năng quản lý của văn bản : thực hiện chức năng quản lý , văn

bản được sử dụng để ghi lại , truyền đạt các quy phạm pháp luật , các quyết định
hnh chớnh, ú l cỏc cn c phỏp lý gii quyt cỏc cụng vic c th trong qun
lý Nh nc.
- Chc nng vn húa- xó hi ca vn bn: vn bn qun lý nh nc l
sn phm sỏng to ca con ngi c hỡnh thnh trong quỏ trỡnh nhn thc , lao
ng t chc xó hi v ci to t nhiờn . vn bn qun lý nh nc gúp phn ghi
li , truyn bỏ cho th h mai sau truyn thng quý bỏu ca dõn tc c tớch ly
qua nhiu th h ng thi nú cng th hin trỡnh vn húa ca quc gia qua tng
thi k.
3. Vai trũ ca s TN&MT tnh Vnh Phỳc v lónh o Vn phũng trong vic
qun lý vn bn n ,vn bn i ca s
Theo quy ch lm vic ca Vn phũng s TN&MT tnh Vnh Phỳc thỡ
Vn phũng cú chc nng sau:
- Giỳp s d tho vn bn v cỏc ti liu cú liờn quan cho cỏc thnh
viờn ca S trc khi mi hp ; thụng bỏo kt lun ca giỏm c hoc phú giỏm
c ti cỏc phiờn hp cỏc n v liờn quan v cỏc phũng cp di thc hin;
- Giỳp s kim tra ni dung v th thc ca cỏc vn bn i vi cỏc c
quan chuyờn mụn c s giao cho son tho ;
- Qun lý thng nht vic ban hnh vn bn ca s theo quy nh ca
phỏp lut . T chc qun lý cụng tỏc vn th , lu tr ,hnh chớnh ca s; trao i
hng dn cỏc c quan chuyờn mụn , cỏc phũng ban cp huyn v cụng tỏc nghip
v lu tr theo quy nh ca phỏp lut , theo dừi ụn c v tng hp tỡnh hỡnh
hot ng ca phũng tip nhn v tr kt qu h s hnh chớnh (b phn mt ca)
Cng theo quy ch hot ng ca vn phũng s TN&MT tnh Vnh Phỳc:
Chỏnh vn phũng cú trỏch nhim :
- iu hnh chung mi hot ng ca vn phũng;
- ụn c thc hin cỏc quyt nh ca giỏm c s, ý kin ch o ca
giỏm c s, phú giỏm c s; ch o ụn c , kim tra vic thc hin cụng tỏc
cỏn b cụng chc vn phũng.
- Trc tip ch o iu hnh b phn chuyờn viờn vn phũng tng

hp , c v x lý cỏc thụng tin ban u n c quan v cỏc thụng tin , vn bn n
giỏm c.
- Tham mu cho Giám đốc Sở về công tác tổ chức cán bộ và quản lý tài
chính của Sở.
- Chịu trách nhiệm trớc Giám đốc Sở về mọi hoạt động công tác
của Văn phòng.
Trách nhiệm của phó chánh văn phòng trong công tác quản lý văn bản
được quy định:
- Phụ trách bộ phận một cửa, công tác văn thư lưu trữ, công tác nội vụ
của sở.
- Chịu trách nhiệm kiểm tra các nội dung, thể thức các hồ sơ , văn bản
trước khi trình lên Giám đốc.
Và trách nhiệm của các chuyên viên bộ phận tổ chức – hành chính; bộ
phận kế toán – tài chính; bộ phận một cửa;bộ phận văn thư lưu trữ; tạp vụ theo
quy định QD551-01 về chức năng ,nhiệm vụ của Văn phòng sở TN&MT tỉnh
Vĩnh Phúc đã nêu rõ.
II. QUÁ TRÌNH TIẾP NHẬN , QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN VÀ VĂN
BẢN ĐI TRONG CƠ QUAN HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC
1. Quy trình tiếp nhận , quản lý văn bản đến trong cơ quan hành chính
nhà nước
Theo quy định của nhà nước tại Nghị định 110/2004 – NĐCP ngày 08 tháng
04 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư, tất cả các văn bản , kể cả các đơn
thư do cá nhân gửi đến cơ quan , tổ chức đều được quản lý theo trình tự và được
thực hiện bằng sơ đồ sau:
Sơ đồ quy trình tiếp nhận và quản lý văn bản đến trong cơ quan hành chính nhà
nước
- Tiếp nhận và đăng ký văn bản đến;
Tiếp nhận
Giải quyết , theo dõi
và đôn đốc việc giải

quyết văn bản đến
Trình chuyển giao
văn bản đến
Đăng ký văn bản đến
- Trình chuyển giao văn bản đến;
- Giải quyết ,theo dõi và đôn đốc việc giải quyết văn bản đến .
Tất cả các văn bản đến phải được trình kịp thời cho người có trách nhiệm và
chuyển giao ngay sau khi nhận được . việc chuyển giao văn bản phải được đảm
bảo chính xác, giữ gìn bí mật nội dung của văn bản .
Giải quyết và đôn đốc việc thực hiện văn bản đến là trách nhiệm của người
đứng đầu cơ quan , tổ chức. cấp phó của người đứng đầu cơ quan , tổ chức được
giao chỉ đạo giải quyết những văn bản đến theo sự ủy nhiệm của người đứng đầu
và những văn bản đến thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách.
Căn cứ nội dung của văn bản đến , người đứng đầu cơ quan , tổ chức , giao
cho đơn vị hoặc cá nhân giải quyết . Đơn vị , cá nhân có trách nhiệm giải quyết văn
bản đến theo thời hạn quy định . Người đứng đầu cơ quan, tổ chức , có thể giao
cho chánh văn phòng , trưởng ban hành chính hoặc người được giao nhiệm vụ
thực hiện các công việc như xem xet toàn bộ văn bản đến và báo cáo về các văn
bản quan trọng , khẩn cấp, phân loại văn bản đến của các đơn vị , cá nhân. Theo
dõi ,đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.
2. Quy trình quản lý văn bản đi trong các cơ quan hành chính nhà
nước
Tất cả các văn bản đi trong cơ quan Nhà nước phải được quản lý theo trình
tự thống nhất được thể hiện bằng sơ đồ sau:
Sơ đồ quy trình quản lý văn bản đi trong cơ quan hành chính Nhà nước
Soạn thảo,kiểm tra
thể thức,ghi sổ, ký
hiệu,ngày tháng của
văn bản
Đóng dấu cơ quan

và dấu chỉ mức độ
khẩn,mật(nếu có)
Đăng ký văn bản đi
Làm thủ tục chuyển
phát và theo dõi việc
chuyển phát văn bản
đi
- Soạn thảo văn bản , kiểm tra thể thức , hình thức và kỹ thuật trình bày,
- Ghi số, kí hiệu và ngày tháng của văn bản;
- Đóng dấu cơ quan và dấu chỉ mức độ khẩn ,mật(nếu có);
- Đăng kí văn bản đi;
- Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi;
- Lưu văn bản đi.
Quy trình này phải được thực hiện một cách rõ rang, thống nhất theo từng
bước một đối với tất cả các văn bản được ban hành trong các cơ quan Nhà nước.
Việc soạn thảo văn bản phải tuân theo đúng vể thẩm quyền ban hành , thể thức và
hình thức văn bản. căn cứ vào tính chất , nội dung cần soạn thảo người đứng đầu
cơ quan tổ chức giao cho đơn vị hoặc cá nhân trong cơ quan soạn thảo hoặc chủ trì
soạn thảo. Đơn vị , cá nhân có trách nhiệm phải thực hiện các công việc như : xác
định hình thức , nội dung , mức độ mật ,độ khẩn của văn bản; thu thập xử lý thông
tin có liên quan ; soạn thảo văn bản, trong trường hợp cần thiết sẽ đề xuất với
người đứng đầu cơ quan , tổ chức hoặc đơn vị cá nhân có liên quan nghiên cứu ,
tiếp thu ý kiến để hoàn chỉnh bản thảo . sau khi hoàn thành bản thảo phải được
trình duyệt , sữa chữa , bổ sung , sau đó văn bản mới được chuyển cho người có
thẩm quyền ký và ban hành . công tác đánh máy phải được đảm bảo đúng nguyên
văn bản thảo đã được duyệt , việc nhân bản phải đảm bảo đúng và đủ số lượng văn
bản cần thiết , văn bản phải cần được kiểm tra kỹ trước khi ban hành.
Trên đây là những vấn đê lý luận và những quy định của Nhà nước liên quan
đến quy trình quản lý văn bản đến và đi trong cơ quan Nhà nước nói chung.
III. QUY TRÌNH QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN , VĂN BẢN ĐI CỦA

VĂN PHÒNG SỞ TN&MT TỈNH VĨNH PHÚC
1. Thực trạng quy trình quản lý văn bản đến, văn bản đi theo của Văn
phòng sở TN&MT tỉnh Vĩnh Phúc
Là cơ quan quản lý Nhà nước trên địa bàn đối với các lĩnh vực thuộc tài
nguyên và môi trường , sở TN&MT tỉnh Vĩnh Phúc có trách nhiệm xử lý các vấn
đề chính như quản lý tài nguyên và môi trường như đất đai, khí rác thải,thủy văn…
giải quyết các vấn đề của người dân có liên quan đến hai lĩnh vực này, mỗi ngày
Lưu văn bản
Văn phòng sở tiếp nhận hàng chục văn bản có liên quan đến thẩm quyền giải quyết
của sở như : UBNN tỉnh , các sở ,các phòng,ban cấp duới và của các đơn vị khác
gửi đến giải quyết khiếu nại và kiến nghị của nhân dân.
Và năm 2010 có đến 7617 văn bản được gửi đến sở, riêng trong tháng 12 có
619 văn bản gửi đến bao gồm của các đơn vị như: UBND tỉnh ,sở Nông nghiệp và
Phát triển nông thôn , các công ty cổ phần, Bộ tài chính, sở Kế hoạch và Đầu tư,
các tổng cục…
Trong năm 2010 có 1652 văn bản đi bao gồm 1314 văn bản hành chính và
238 quyết định.
1.1. Quy trình tiếp nhận văn bản đến
Tất cả văn bản , giấy tờ tài liệu , thư chuyển đến cơ quan đều phải chuyển
tập trung vào văn thư.
Văn thư tiếp nhận , bóc bì , đăng ký vào sổ văn bản đến và tiến hành phân
loại.
- Loại hỏa tốc
- Loại mật.
- Loại nghiên cứu ,tham khảo.
Lưu đồ Quy trình quản lý văn bản đến:
VĂN BẢN ĐẾN
VĂN THƯ
Kiểm tra phong bì
Bóc phong bì

Đóng dấu đến
Phân loại
Vào sổ các loại văn
bản
Scan văn bản
Các phòng ban,
cá nhân liên
quan giải quyết
Các đơn vị,cá
nhân liên quan bị
gửi nhầm
GIÁM ĐỐC
(Hoặc phó giám
đốc được uỷ
quyển)
Văn bản mật, khẩn có nội dung quan
trọng
Nhân bản
Ký nhận
Chuyển cho
người nhận theo
địa chỉ phong bì
Loại không đúng thể thức (để gửi trả lại nơi gửi).
Đóng dấu “Văn bản đến’’, ghi vào sổ rồi chuyển đến Giám đốc hoặc Phó
Giám đốc được ủy quyền phiếu trình xem
Nếu Văn bản mật, khẩn, có nội dung quan trọng, cấp bách thì văn thư phải
chuyển ngay đến Giám đốc (hoặc PGĐ được ủy quyền nếu Giám đốc đi vắng)
trong thời gian ngắn nhất.
1.2. Phân phối văn bản
Giám đốc (hoặc Phó Giám đốc được ủy quyền nếu Giám đốc đi vắng) là

người trực tiếp bút phê vào phiếu trình xem để phân phối văn bản đến cho phòng
ban, cá nhân có trách nhiệm chính để giải quyết. Văn thư nhận văn bản đến từ
Giám đốc (Phó giám đốc được uỷ quyền) để phô tô nhân bản theo yêu cầu, khi phô
tô xong văn thư chuyển cho các phòng ban, cá nhân theo chỉ đạo của Giám đốc
(hoặc Phó Giám đốc được ủy quyền) đồng thời ghi sổ giao nhận văn bản. Nếu văn
bản đến liên quan đến nhiều đơn vị, phòng ban, cá nhân, văn thư photocopy ra
nhiều bản để gửi cho đơn vị, phòng ban, cá nhân có liên quan. Đơn vị, phòng ban,
cá nhân chủ trì giải quyết công việc, được giữ văn bản gốc, và ký nhận văn bản tại
sổ của văn thư.
Văn bản đến cơ quan ngày nào thì chuyển ngay trong ngày đó, không để
chậm
Trường hợp văn thư chuyển nhầm văn bản hoặc không đúng người giải
quyết thì người nhận văn bản đó chuyển trả lại văn thư để chuyển đúng nơi giải
quyết.
1.3. Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi
1.3.1. Tất cả các văn bản do cơ quan phát hành gọi là “ văn bản đi” : phát
hành qua văn thư sở .
Quy trình ban hành văn bản của Sở
a. Giao nhiệm vụ: Căn cứ yêu cầu nhiệm vụ, lãnh đạo Sở giao cho phòng,
ban soạn thảo văn bản
b. Trưởng phòng :
- Phân công cho chuyên viên soạn thảo văn bản.
- Kiểm tra nội dung, thể thức văn bản dự thảo
- Ký nháy vào văn bản sau khi đã hoàn chỉnh để chuyên viên trình lãnh đạo
Sở duyệt, ký.
c. Chuyên viên được phân công soạn thảo:.
- Nghiên cứu yêu cầu về nội dung văn bản và các tài liệu liên quan.
- Dự thảo văn bản.
- Chuyển dự thảo cho trưởng phòng kiểm tra.
- Hoàn chỉnh văn bản sau khi đã có ý kiến của trưởng phòng hoặc của lãnh

đạo có yêu cầu sửa đổi.
- Lập phiếu trình xem kèm theo dự thảo văn bản đã hoàn chỉnh trình lãnh
đạo Sở xem xét.
- Nhận lại bản dự thảo sau khi đã được lãnh đạo xem xét và ghi ý kiến hoặc
ký ban hành.
- Hoàn chỉnh lại theo yêu cầu của lãnh đạo và trình ký lại sau đó chuyển văn
thư làm thủ tục ban hành.
d. Xem xét của lãnh đạo.
- Lãnh đạo Sở khi xem xét những văn bản do chuyên viên soạn thảo chuyển
đến đã được trưởng phòng ký nháy (không xem xét các dự thảo văn bản do người
ngoài cơ quan soạn thảo hoặc văn bản không có chữ ký nháy của trưởng phòng).
- Các ý kiến yêu cầu sửa chữa ghi trực tiếp vào văn bản hoặc ghi vào phần
bổ sung của phiếu trình xem.
- Ký vào văn bản và chuyển trả lại cho người trình
1.3.2. Văn thư:
- Nhận văn bản lãnh đạo đã ký.
Kiểm tra thể thức văn bản theo qui định
Vào sổ công văn đi
- Ghi số, ngày, tháng, năm của văn bản và đóng dấu cơ quan vào văn bản (kể
cả dấu “Mật”, “Khẩn”, “Hoả tốc” - nếu có).
- Làm thủ tục ban hành tới những nơi nhận ghi trên văn bản
- Lưu văn bản.
- Khi đã đóng dấu và vào số, văn thư phải lưu một bản gốc có chữ ký gốc để
quản lý và nộp lưu trữ sau đó. Người soạn thảo văn bản lưu một bản để theo dõi.
Văn thư chịu trách nhiệm kiểm tra nghiêm ngặt tiêu đề văn bản và chữ ký
của Giám đốc (hoặc phó giám đốc phụ trách bộ phận) chữ ký nháy của các Phòng
ban chuyên môn trước khi đóng dấu và phát hành. Nếu văn bản không đúng với
quy định của Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ban hành ngày 06
tháng 5 năm 2005, văn thư không đóng dấu phát hành mà chuyển trả lại người dự
thảo.

1.3.3 Trình ký văn bản.
Khi trình ký văn bản, Phòng, ban phải có phiếu trình ký kèm theo các tài liệu
liên quan đến văn bản trình ký (nếu có).
Văn bản không được Photocopy để gửi đi thay cho bản sao vì không có giá
trị pháp lý (chỉ dùng để tham khảo).
Mọi thủ tục sao văn bản: Sao y, sao lục, trích sao, phải thực hiện đúng quy
định.
Thông thường, văn bản chuyển đi theo đường Bưu điện, trường hợp cần gấp,
muốn nhận văn bản tại văn thư, phải ghi sổ, ký nhận (ghi rõ họ tên người nhận).
Việc truyền văn bản qua mạng phải bảo đảm nguyên tắc thông tin kịp thời,
chuẩn xác và bảo mật.
Văn bản nội bộ:
Lưu đồ quy trình quản lý văn bản đi
Văn bản nội bộ là một dạng văn bản đi (do nội bộ Sở ban hành) song chỉ đi
trong nội bộ cơ quan. Đó là một loại văn bản điều hành gửi đến các phòng ban
trong cơ quan.
Giải quyết văn bản nội bộ cũng như giải quyết văn bản đi (đã trình bày ở
trên).
Các phòng, ban, cá nhân khi nhận được văn bản nội bộ cũng tiến hành giải
quyết, xử lý tương tự như đối với văn bản đến khác.
LÃNH ĐẠO
Giao nhiệm vụ
Giao nhiệm vụ
Lãnh đạo sở
CHUYÊN VIÊN
- Soạn thảo
- Trình xem
- Hoàn chỉnh khi có ý
kiến của lãnh đạo .
TRƯỞNG PHÒNG

- Phân công CV soạn thảo.
- Kiểm tra nội dung, thể thức VB
- Ký nháy vào bản dự thảo
VĂN THƯ
- Kiểm tra thể thức VB
-Vào sổ, ghi sổ, đóng dấu
- Làm thủ tục ban hành.
- Nhân bản
- Lưu trữ.
Văn bản nội bộ cũng lưu như mọi văn bản khác
1.4. Quy trình quản lý văn bản đến ,đi qua mạng LAN của sở TN&MT
tỉnh Vĩnh Phúc
- Đối với Văn bản đi:
Các văn bản chuyển đi, đến cần phải chuyển qua mạng LAN thì các phòng
ban, cá nhân có văn bản chuyển qua mạng LAN phải xin ý kiến của Giám đốc hoặc
phó giám đốc phụ trách bộ phận ký duyệt.
Các phòng, ban muốn chuyển văn bản đi trong nội bộ thì các phòng cần phải
có file điện tử gửi cho Lãnh đạo xem xét, sau đó chuyển xuống cho văn thư, văn
thư có trách nhiệm chuyển đi qua các phòng có liên quan đến văn bản cần giải
quyết.
Nhân viên văn thư không tự ý chuyển văn bản qua LAN khi không có ý kiến
của Giám đốc hoặc phó giám đốc phụ trách bộ phận ký duyệt.
- Đối với văn bản đến:
Nhân viên văn thư trực tiếp nhận văn bản của các đơn vị khác gửi đến nhận
văn bản đến.
Nhận văn bản kiểm tra bao bì, công văn có gửi nhầm hay rách nát không.
Sau đó bóc văn bản, phân loại văn bản, Scanfet vào máy, nhập số, nhập dữ liệu, nội
dung, ngày tháng vào máy, chuyển cho lãnh đạo giải quyết kịp thời.
CHUYÊN VIÊN
Soạn thảo văn bản

Hoàn chỉnh văn bản
TRƯỞNG PHÒNG
PHÓ GIÁM ĐỐC
Phụ trách trực tiếp
xem xét, ký duyệt nếu
được ủy quyền
GIÁM ĐỐC
xem xét ,phê
duyệt
VĂN THƯ
PHÁT HÀNH
Văn
bản
Thuộc
thẩm
quyền
ký của
GĐ