hoàn thiện công tác xây dựng và ban hành văn bản ở tổng công ty mía đường i

Luận văn tốt nghiệp
Lời mở đầu
Trong xu thế hội nhập ngày nay, trớc những đòi hỏi yêu cầu cấp thiết của
quản lý, để đáp ứng và hoà nhập với xu thế phát triển chung của nền kinh tế khu
vực và trên thế giới thì đòi hỏi mỗi cơ quan và doanh nghiệp ở nớc ta phải có cách
thức phát triển riêng cho mình. Điểm chung lớn nhất của các doanh nghiệp chính là
sự nâng cao về nội dung và chất lợng công tác quản lý. Công tác xây dựng và ban
hành văn bản là nội dung quan trọng và có ý nghĩa lớn trong quản lý. Vì vậy, văn
bản là một trong những công cụ để lãnh đạo các cơ quan Đảng Nhà nớc, các tổ
chức xã hội, đơn vị vũ trang, các tổ chức kinh tế, Doanh nghiệp, tập thể, dùng để
chỉ đạo thực hiện các chức năng, nhiệm vụ của mình.
Trong hoạt động quản lý văn bản vừa là phơng tiện, vừa là sản phẩm của quá
trình quản lý đợc dùng để ghi chép và truyền đạt các thông tin, các quyết định quản
lý. Hiệu lực, hiệu quả hoạt động của cơ quan quản lý Nhà nớc và các Doanh nghiệp
sản xuất kinh doanh phục thuộc rất lớn vào công tác soạn thảo, lu hành các loại văn
bản. Có thể nói hoạt động văn bản nói chung và các công tác xây dựng & ban hành
văn bản nói riêng có tầm quan trọng tác động đến hiệu quả hoạt động quản lý. Sự
thành công hay thất bại của doanh nghiệp phụ thuộc phần lớn ở sự hợp lý, linh hoạt
và hiệu quả trong việc xây dựng và ban hành văn bản đợc thể hiện qua việc điều
chỉnh mọi hoạt động của Tổng công ty.
Sau một thời gian học tập ở khoa hành chính văn phòng.Trờng Đại học Quản
lý và Kinh doanh Hà nội em đợc phân công thực tập tại Tổng công ty Mía đờng I.
Với những kiến thức đợc Nhà trờng và Khoa trang bị, em nhận thấy rằng: văn bản
là công cụ cần thiết của mỗi cơ quan, nên việc tổ chức xây dựng và ban hành văn
bản có ý nghĩa rất quan trọng để đảm bảo hoạt động của ngời lãnh đạo đợc thực
hiện một cách tốt nhất.
Vì lý do trên, em đã quyết định chọn đề tài: Hoàn thiện công tác Xây dựng
và ban hành văn bản ở Tổng công ty Mía đờng I. Để làm đề tài cho luận văn tốt
nghiệp của mình. Với những gì đợc học và bớc đầu nghiên cứu, tìm hiểu về công
tác xây dựng và ban hành văn bản ở Tổng Công ty Mía đờng I, nhiều vấn đề bức
xúc, tồn tại trong công tác xây dựng và ban hành văn bản đợc nổi cộm trong văn

Nguyễn Thị Thuỷ 1 Lớp: 4A07
Luận văn tốt nghiệp
phòng Tổng công ty là mục đích để em chọn, nghiên cứu làm đề tài của mình. Với
mong muốn đóng góp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn bản ở Tổng công ty,
em mạnh dạn đa ra một số giải pháp và kiến nghị để hoàn thiện công tác này trong
phần thực trạng em nêu ở bài.
Kết cấu Luận văn gồm 3 phần:
Ngoài phần mở đầu và kết luận, luận văn đợc chia làm ba chơng:

Ch ơng I: "Những vấn đề cơ bản về công tác xây dựng và ban hành văn
bản".
Ch ơng II : "Thực trạng công tác xây dựng và ban hành văn bản ở Tổng
công ty Mía đờng I".
Ch ơng III : "Một số giải pháp và kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác xây
dựng và ban hành văn bản ở Tổng công ty Mía đờng I".
Nguyễn Thị Thuỷ 2 Lớp: 4A07
Luận văn tốt nghiệp
chơng I
những vấn đề cơ bản về công tác xây dựng
và ban hành văn bản
I. Một số vấn đề về văn bản
1. Khái niệm văn bản
Văn bản là phơng tiện để ghi và truyền đạt thông tin bằng ngôn ngữ hay ký
hiệu nhất định nh công văn, giấy tờ, tài liệu đợc hình thành trong hoạt động quản lý
và lãnh đạo của doanh nghiệp. Tuỳ theo từng lĩnh vực cụ thể của đời sống xã hội và
quản lý Nhà nớc mà văn bản có hình thức và nội dung khác nhau.Văn bản còn là
phơng tiện quan trọng để ghi lại và truyền đạt các quyết định quản lý hay các thông
tin cần thiết trong quá trình quản lý, điều hành sản xuất kinh doanh của doanh
nghiệp và thể hiện ý trí, mệnh lệnh của giám đốc trong việc điều hành quản lý
doanh nghiệp

2. Chức năng văn bản
Để giúp cho công tác xây dựng và ban hành văn bản theo đúng quy trình thì
cán bộ xây dựng văn bản phải đảm bảo những chức năng cơ bản sau:
2.1. Chức năng thông tin văn bản
Thông tin văn bản là việc ghi lại các thông tin quản lý, truyền đạt các thông
tin qua lại trong hệ thống quản lý nhằm giúp các cơ quan thu nhận các thông tin
cần thiết và đánh giá các thông tin, tạo nên giá trị thực tế của văn bản, giá trị thông
tin chứa trong văn bản lệ thuộc vào tính chính xác, mức độ đầy đủ và sự không lặp
lại cái mới của các thông tin mà văn bản mang lại trong quá trình quản lý.
Bên cạnh đó, các hình thức ghi tin và truyền tin hiện nay rất phong phú,
trong hoạt động sản xuất kinh doanh. Tuy nhiên, hình thức ghi và truyền tin bằng
văn bản vẫn là phơng tiện chủ yếu .Tuỳ theo tính chất, qui mô hoạt động của từng
doanh nghiệp, nhà quản lý cần phải phân loại theo từng cách khác nhau cho hợp lý:
VD: phân loại theo thời gian, phân loại theo đối tợng,phân loại theo nguồn

Nguyễn Thị Thuỷ 3 Lớp: 4A07
Luận văn tốt nghiệp
2.2. Chức năng quản lý
Trong quá trình quản lý, việc su tập các thông tin về đối tợng quản lý, xử lý
các thông tin, ra các quyết định và tổ chức thực hiện các quyết định đó sao cho có
hiệu quả.
Mặt khác, văn bản còn gắn liền với tính thiết thực của chúng trong hoạt
động của bộ máy quản lý. Nếu văn bản không chỉ ra đợc những khả năng để thực
hiện, thiếu tính khả thi, không giúp cho các cơ quan bị quản lý giải quyết các
nhiệm vụ cụ thể của mình thì dần dần các cơ quan này sẽ mất thói quen tôn trọng
các văn bản.
Tuy nhiên, nghệ thuật quản lý nảy sinh trong thực tiễn, còn quá trình giải
quyết công việc một cách khoa học lại buộc ngời ta quay về với các quy định chính
thức chứa đựng trong các văn bản quản lý Nhà nớc.
2.3. Chức năng pháp lý

Đây là chức năng văn bản sử dụng để truyền đạt các quy phạm pháp luật
các quyết định hành chính đó là chứng cứ pháp lý giải quyết các nhiệm vụ cụ thể
của doanh nghiệp. Trong trờng hợp này văn bản thể hiện thẩm quyền của những
ngời quản lý, trách nhiệm pháp lý ràng buộc khác nhau giữa lãnh đạo và ngời bị
lãnh đạo.
2.4. Chức năng văn hoá - xã hội
Rất nhiều văn bản nó là sản phẩm sáng tạo của con ngời đợc ghi lại nh là
những t liệu lịch sử quý giá, để giúp cho mọi ngời tìm hiểu về truyền thống văn
hoá- Lối sống văn hoá- lề lối làm việc của từng thời kỳ. Văn bản thể hiện ở chất l-
ợng cao theo sự phát triển của xã hội, của những nhà quản lý đơng thời.
2.5. Chức năng giao tiếp
Chức năng này tạo ra nề nếp sinh hoạt, học tập, lao động của mọi ngời
cùng hoạt động trong cơ quan. Nó giúp cho cơ quan phát triển, văn hoá biểu hiện
đa dạng, nó tồn tại trong sản xuất kinh doanh, trong quản lý, trong hoạt động công
đoàn, thể thao, Trong giao tiếp và nhận thức của con ng ời, văn bản góp phần
quan trọng trong việc ghi lại và truyền bá cho mọi ngời về truyền thống của cơ
quan, gơng lao động sáng tạo, lề lối quản lý trong từng thời kỳ. Văn bản đợc hình
thành với chất lợng cao xem nh biểu mẫu văn hoá có ý nghĩa đối với đời sống con
Nguyễn Thị Thuỷ 4 Lớp: 4A07
Luận văn tốt nghiệp
ngời và có vai trò quan trọng trong việc tạo ra nề nếp làm việc công nghiệp hiện đại
trong cơ quan.
3. Vai trò của văn bản
Từ các chức năng trên chúng ta có thể thấy văn bản trong hoạt động quản lý
doanh nghiệp có các vai trò quan trọng sau:
Trớc hết là việc đảm bảo thông tin cho hoạt động của các cơ quan. Trong
hoạt động của các cơ quan thì nhu cầu phục vụ là rất lớn. Nó đa dạng, biến đổi và
đợc xác định phù thuộc vào từng công việc.
Mục tiêu phục vụ thông tin trong cơ quan là đảm bảo cho hoạt động của từng
bộ phận, từng đơn vị trong cơ quan đợc cung cấp đầy đủ các thông cần thiết, từ đó

tạo điều kiện cho cơ quan lý thực hiện mục tiêu có hiệu quả cao nhất trong quản lý
phải dựa vào hệ thống văn bản. Văn bản quản lý gồm các loại thông tin sau: Thông
tin về chủ chơng, đờng lối của Đảng và Nhà nớc liên quan tới mục tiêu, phơng h-
ớng hoạt động của cơ quan. Thực tiễn cho thấy trên nhiều phơng diện, nhiều khi tổ
chức hoạt động kếm hiệu qủa còn không ít những sai lầm do nguồn thông tin
không chính xác và không đầy đủ.
Văn bản là việc truyền đạt các quyết định quản lý. Thông thờng các quyết
định hành chính đợc truyền đạt sau khi đã đợc thể chế hoá thành các văn bản có
tính pháp qui. Thực tế cho thấy văn bản có vai trò thiết yếu trong việc truyền đạt
các quyết định quản lý, chúng tạo nên quá trình truyền đạt nhanh chóng, chính xác
và tin cậy. Văn bản là công tác kiểm tra ,theo dõi hoạt động của bộ máy lãnh đạo
và quản lý có hiệu quả. Quá trình triển khai thờng thông qua hệ thống văn bản, điều
quan trọng hàng đầu là phải xác định trong hệ thống đó những văn bản nào cần
phải kiểm tra và biện pháp áp dụng để kiểm tra là gì? và cần phải nhớ rằng không
phải văn bản nào trong cơ quan cũng đều có vai trò nh nhau đối với hoạt động của
cơ quan.Vì vậy việc lựa chọn văn bản để kiểm tra phải phù hợp , hữu ích. Do đó
cần phải đặc biệt chú ý đến việc sử dụng hợp lý các văn bản.
IIỡƠ5G5 5555555555555555 5
Nguyễn Thị Thuỷ 5 Lớp: 4A07
Luận văn tốt nghiệp
6bjbj 666666666666666666 61 6ỡ 6ỡ 6
66666K666666666666666)
666666 Ô 666666666 Ô 666666666 Ô
66666666666666666]66666ũ666666ũ66ũ666666ũ666666Z 666666Z
666666Z 66à66666666666n
Nguyễn Thị Thuỷ 6 Lớp: 4A07
LuËn v¨n tèt nghiÖp
777777n
NguyÔn ThÞ Thuû 7 Líp: 4A07
LuËn v¨n tèt nghiÖp

888888n
NguyÔn ThÞ Thuû 8 Líp: 4A07
LuËn v¨n tèt nghiÖp
999999n
NguyÔn ThÞ Thuû 9 Líp: 4A07
Luận văn tốt nghiệp
10108101010Ư
Nguyễn Thị Thuỷ 10 Lớp: 4A07
Luận văn tốt nghiệp
1111411ỡƠ11G11 11111111111111111111111111111111 11
Nguyễn Thị Thuỷ 11 Lớp: 4A07
Luận văn tốt nghiệp
12bjbj 121212121212121212121212121212121212 121 12ỡ
12ỡ 12 1212121212K121212121212121212121212121212)
121212121212 Ô 121212121212121212 Ô 121212121212121212 Ô 1
212121212121212121212121212121212
]1212121212ũ121212121212ũ1212ũ121212121212ũ121212121212Z
121212121212Z 121212121212Z 1212à1212121212121212121212n
Nguyễn Thị Thuỷ 12 Lớp: 4A07
LuËn v¨n tèt nghiÖp
131313131313n
NguyÔn ThÞ Thuû 13 Líp: 4A07
LuËn v¨n tèt nghiÖp
141414141414n
NguyÔn ThÞ Thuû 14 Líp: 4A07
LuËn v¨n tèt nghiÖp
151515151515n
NguyÔn ThÞ Thuû 15 Líp: 4A07
Luận văn tốt nghiệp
16168161616Ư

Nguyễn Thị Thuỷ 16 Lớp: 4A07
Luận văn tốt nghiệp
1717417, cỡ chữ 13 đậm, dòng dới chữ in thờng và đợc gạch nối giữa các
cụm từ (-), phía dới có gạch ngang dài, Font chữ VnTime, cỡ chữ 13 đậm.
2. Tên cơ quan ban hành văn bản:
Vị chí của cơ quan trong hệ thống tổ chứa nhà nớc, tên cơ quan viết ở góc
trái, trang đầu của mỗi văn bản đợc viết bằng Font chữ VnTimeH, cỡ chữ 13 đậm.
Không viết tắt đối với tên đã ghi ở quyết định thành lập cơ quan, tổ chức.
Nếu văn bản do cơ quan chủ quản trực tiếp ban hành thì phải ghi tên của cơ
quan chủ quản trực tiếp ở phía trên và tên cơ quan làm ra văn bản ở phía dới.
Ví dụ: bộ tài chính
Tổng cục đầu t phát triển
3. Số và ký hiệu:
Số và ký hiệu để giúp cho việc đăng ký, trích dẫn, sắp xếp, nhắc nhở công
việc và kiểm tra, tìm kiếm văn bản khi cần thiết.
- Số văn bản là số thứ tự của văn bản đợc ghi liên tục từ số 01 bắt đầu từ ngày
01 tháng 01 đến hết ngày 31 tháng 12 của năm đó.
- Ký hiệu văn bản là nhóm chữ viết tắt của tên mỗi loại văn bản và tên cơ quan
(đơn vị, tổ chức, bộ phận làm ra văn bản) đó hợp thành, Font chữ VnTime, cỡ chữ 13
đứng.
4. Địa danh và ngày, tháng, năm:
Địa danh ngày tháng biểu thị cơ quan làm ra văn bản đóng ở đâu, văn bản đ-
ợc ban hành ngày, tháng, năm nào.
Địa danh ngày tháng ghi dới quốc hiệu, Font chữ VnTime, cỡ chữ 13, in
nghiêng
5. Tên loại văn bản và trích yếu:
Tên loại là tên gọi của mỗi loại văn bản nh: Nghị quyết, nghị định, quyết
định, chỉ thị, thông báo, báo cáo, tờ trình, biên bản v v. Tên loại văn bản viết d ới
địa danh và ngày tháng, với Font chữ VnTime H, cỡ chữ 14 đậm.
Trích yếu là một câu ngắn gọn, tóm tắt, chính xác, đầy đủ nội dung chủ yếu

của văn bản để tiện cho việc vào sổ công văn, theo dõi giải quyết công việc và tra
tìm khi cần đến. Font chữ VnTime, cỡ chữ 14 đậm.
6. Nội dung và văn bản:
Nguyễn Thị Thuỷ 17 Lớp: 4A07
Luận văn tốt nghiệp
Đây là thành phần quan trọng nhất của văn bản, dùng để trình bầy các vấn đề
đợc đề cập và đợc giải quyết trong văn bản. Nội dung văn bản đợc viết dới tên loại
vf trích yếu, Font chữ VnTime, cỡ chữ 13 đứng.
7. Chức danh ,thẩm quyền và chữ ký:
Thể hiện tính pháp lý trong văn bản và ngời chịu trách nhiệm về nội dung công
việc nói trong văn bản. Ngời ký phải ghi rõ họ, tên, chức vụ, ký đúng thẩm quyền đợc
giao, thủ trởng hoặc phó thủ trởng cơ quan đợc uỷ nhiệm, phân công ký thay (KT)
một số văn bản nhất định hoặc ngời dới thủ trởng cơ quan một cấp đợc uỷ quyền ký
thừa uỷ quyền (TUQ), ký thừa lệnh (TL).
8. Dấu của cơ quan ban hành văn bản:
Dấu cơ quan,tổ chức là thành phần bảo đảm tính chính xác và tính hợp pháp
của văn do cơ quan, tổ chức đó ban hành.
Dấu phải đóng ngay ngắn và rõ ràng,trùm lên khoảng từ 1/3 đến chữ ký về
phía bên trái. Mực dấu phải sử dụng đúng loại qui định (mực màu đỏ quốc kỳ).
9. Nơi nhận :
Nơi nhận văn bản phải rõ ràng, chính xác, tên cơ quan, tổ chức, cá nhân có
trách nhiệm thi hành công việc nói trong văn bản.
Từng phần một trên đây đã có những qui định rất chi tiết và bắt buộc tại các
văn bản của Nhà nớc :
- Tiêu chuẩn Việt nam: TCVN- 5700 1992 văn bản QLNN- mẫu trình
bày;
- Các công văn hớng dẫn của văn phòng Chính phủ ;
- số 3378 VPCH- HC ngày 9/3/1993;
- Số 16 VPCP ngày 5/1/1998;
- Số 900 VPCP HC- ngày 14/3/1998;

2. Văn phong và ngôn ngữ của văn bản
Văn phong là cách sử dụng câu, ngôn ngữ ( từ ngữ ) để diễn đạt một nội
dung nào đó. Văn phong và ngôn ngữ phải phù hợp nội dung , nếu không lựa chọn
nh vậy thì nh thực tế chứng tỏ , văn bản sẽ kém tác dụng thậm chí có khi văn bản bị
sai và quyết định quản lý không đợc thực hiện có hiệu quả .
Yêu cầu về ngôn ngữ trong văn bản
Nguyễn Thị Thuỷ 18 Lớp: 4A07
Luận văn tốt nghiệp
+ Phải đảm bảo tính chính xác, rõ ràng ;
+ Câu văn ngắn gọn, mạch lạc diễn tả đúng ý tỏng chính xác;
+ Sử dụng từ ngữ không đa dạng ;
+ Sử dụng đúng chính tả tiếng việt ;
+ Ngôn ngữ trang trọng lịch sự, phổ thông đại chúng, không lạm dụng ngôn
ngữ chuyên môn, không dùng tiếng lóng, từ thô tục.
Văn bản phải trình bầy theo khuôn mẫu, đúng loại, đảm bảo tính khoa
học ,tính thống nhất ,tính văn hoá của công văn giấy tờ.
3. Yêu cầu về qui trình xây dựng và ban hành văn bản
3.1. Các yêu cầu chung của văn bản sau khi đã xây dựng và ban hành.
Các văn bản sau khi đã xây dựng và ban hành phải đảm bảo các yêu cầu sau đây:
+ Tính mục đích: Các loại văn bản về quản lý phải thể hiện đợc mục tiêu
công việc của nhà quản lý, phải trả lời đợc các câu hỏi :văn bản này làm ra để làm
gì? giải quyết công việc gì? mức độ giải quyết đến đâu? văn bản có thống nhất với
các văn bản khác không ? Mục tiêu quan trọng của văn bản của quản lý Nhà nớc là
nhằm thể chế hoá đờng lối chính sách của Đảng và Nhà nớc.
+ Tính khoa học: Văn bản phải có thông tin, các thông tin phải đợc xử lý đầy
đủ chính xác, đảm bảo độ tin cậy. Điều đó thể hiện tính khoa học của văn bản, các
sự kiện, số liệu chính xác, khách quan, kịp thời. Các ý tởng rành mạch rõ ràng, nội
dung phù hợp với qui luật và thực tiễn khách quan. Văn bản đợc viết theo khuôn
mẫu nhất định bằng một ngôn ngữ chuẩn mực. Thể thức văn phải đúng, đảm bảo
tính pháp lý và đúng vối nội dung cần truyền đạt. Những điều đó đợc thể hiện trong

tính khoa học của văn bản.
+ Tính khả thi: Đây là yêu cầu quan trọng, nội dung của văn bản phù hợp
với thực tiễn khách quan, phản ánh đợc qui luật vận động của xã hội, phù hợp với
khả năng nhận thức và thực hiện của các đối tợng thực thi văn bản. Các qui định đa
ra phải dễ hiểu, dễ thực hiện và tạo điều kiện để việc kiểm tra đợc dễ dàng. Tính
phù hợp của nội dung văn bản đợc hiểu là không cao quá hoặc thấp quá so với thực
tiễn khách quan. Nói cách khác, nội dung văn băn nêu ra có thể thực hiện đợc.
+ Tính pháp qui ( tính bắt buộc thực hiện ): Văn bản thể hiện tính quyền lực
của Nhà nớc, tính mệnh lệnh đơn phơng của quản lý hành chính. Nội dung của nó
Nguyễn Thị Thuỷ 19 Lớp: 4A07
Luận văn tốt nghiệp
đợc Nhà nớc đảm bảo thi hành bằng các biện pháp khác nhau theo qui định của
pháp luật do đó các qui định trong nhiều trờng hợp đợc đảm bảo thực hiện bởi các
chế tài. Qui phạm pháp luật đợc trình bày trong văn bản theo những cấu trúc nhất
định mang tính pháp lý. Nh vậy, các nội dung ghi trong văn bản phải đợc thực thi
theo tính quyền lực đơn phơng, mệnh lệnh hành chính, đồng thời cũng đòi hỏi cách
diễn đạt dứt khoát, rõ ràng.
3.2. Qui trình xây dựng văn bản
Qui trình xây dựng văn bản là các bớc cần thiết để xây dựng một văn bản.
Muốn xác định các bớc đó hợp lý cần chú ý một số vấn đề sau:
+ Văn bản sắp đợc ban hành thuộc thẩm quyền pháp lý của ai và thuộc loại gì ?
+ Mục đích của văn bản, nội dung gì ? Một quyết định mới hay một điều
chỉnh trong hoạt động quản lý ? Đặt ra qui tắc mới hoặc sửa đổi qui tắc cũ trong
hoạt động của Nhà nớc ?
+ Phạm vi tác động của văn bản đến đâu ? Trật tự pháp lý đợc xác định nh
thế nào trong văn bản ?
+ Văn bản sẽ ban hành có gì mâu thuẫn với các văn bản khác của cơ quan không?
Dựa vào những định huớng trên, qui trình xây dựng văn bản bao gồm 6 bớc sau:
Bớc 1 : Xác định nội dung cần soạn thảo .
Bớc 2 : Lựa chọn thông tin cho văn bản.

Bớc 3 : Lựa chọn tên , loại văn bản.
Bớc 4: Viết văn bản .
Bớc 5: Biên tập lại và hoàn thiện các thủ tục pháp lý.
Bớc 6: Duyệt, ký văn bản, nhân bản và ban hành.
3.3. Qui trình ban hành văn bản
+ Thủ tục trình và ký văn bản: Thủ tục và ký văn bản là việc của ngời xây
dựng văn bản trình, để ngời ký văn bản nắm đợc nội dung, cơ sở pháp lý của việc ra
văn bản cụ thể.
Khi trình ký, xét duyệt và ban hành cần có hồ sơ trình ký kèm theo bao gồm
các tài liệu phản ánh cơ sở pháp lý và cơ sở thực tế việc ban hành văn bản theo
thẩm quyền của doanh nghiệp. Ngời ký văn bản phải chịu trách nhiệm về nội dung
và hình thức văn bản , vì vậy trớc khi ký cần có sự kiểm tra toàn diện.
Nguyễn Thị Thuỷ 20 Lớp: 4A07
Luận văn tốt nghiệp
+ Thủ tục ban hành văn bản : Văn bản đợc ký , ngời ký phải ký từng văn
bản , không đợc phép ký một văn bản rồi nhân bản để đóng dấu, nhất là văn bản
quan trọng . Nếu có từ 50 văn bản trở lên thì đợc phép đóng dấu chữ ký để tránh ký
nhiều chữ ký không còn chính xác . Trong mọi truờng hợp, văn bản phải đợc ký
thay đóng dấu chữ ký mới đóng dấu cơ quan , doanh nghiệp.
+ Thủ tục sửa đổi hoặc bãi bỏ văn bản sai: Văn bản ban hành không đúng
thẩm quyền hay chứa nội dung sai hoặc không thích hợp cần đợc bãi bỏ hoặc sửa
đổi. Cán bộ phòng pháp lý cần đệ trình cho ngời có đủ thẩm quyền xem xét . Văn
bản bãi bỏ hay sửa đổi phải đảm bảo đúng hình thức và chức năng theo luật định .
Chẳng hạn, không thể dùng một thông báo thay đổi một quyết định. Cơ quan cấp
trên bãi bỏ văn bản của cơ quan cấp dới, cơ quan ban hành văn bản tự ra văn bản
sửa chữa những lỗi sai của mình.

chơng II
Thực trạng công tác xây dựng và ban hành văn bản
tại Tổng công ty Mía đờng I

I. Khái quát về quá trình hình thành và phát triển của Tổng
công ty Mía đờng I
1. Quá trình hình thành và phát triển
Nguyễn Thị Thuỷ 21 Lớp: 4A07
Luận văn tốt nghiệp
Tổng công ty Mía đờng I đợc thành lập ngày 29/12/1995 trên cơ sở của Tổ
chức Liên hiệp Mía đờng I, ra mắt chính thức ngày 21/6/1996, hoạt động theo Điều
lệ ban hành theo Quyết định số 541/NN - TCCB ngày 4/5/1996 của Bộ trởng Bộ
Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn.
- Điện thoại: 8624057
- Fax: 84.4.8624936
- Chủ tịch Hội đồng: Phạm Xuân Phơng
- Tổng giám đốc: Nguyễn Văn Hội
- Giấy phép kinh doanh số 110728 ngày 17/5/1966 do UBKH thành phố cấp.
Tại thời điểm thành lập Tổng công ty Mía đờng I có 9 đơn vị thành viên.
Hiện nay, Tổng công ty Mía đờng I có 14 đơn vị thành viên và liên doanh với nớc
ngoài. Tổng công ty đợc Nhà nớc giao quản lý và sử dụng là 87.852.151.850 ( 88
tỷ đồng). Lao động bình quân 14.000 ngời, doanh thu 1.083.650,1 triệu đồng, sản l-
ợng mía ép: 499,388 tấn/năm.
Tổng công ty có:
- T cách pháp nhân theo pháp luật Việt Nam, điều lệ tổ chức và hoạt động,
bộ máy quản lý và điều hành
- Có vốn và tài sản, chịu trách nhiệm đối với các khoản nợ trong phạm vi số
vốn Nhà nớc do Tổng công ty quản lý.
- Tổng công ty có con dấu, tài khoản nợ tại kho bạc Nhà nớc và các ngân
hàng trong nớc và nớc ngoài.
Tổng Công ty có tên giao dịch quốc tế là VIET NAM SUGAR CANE AND
SUGAR CORPORATION I, viết tắt là VINA SUGAR I, và có trụ sở tại 5B Minh
Khai, Hai Bà Trng, Thành phố Hà nội. Tổng Công ty đợc quản lý bởi Hội đồng
quản trị và đợc điều hành bởi Tổng giám đốc và chịu sự quản lý Nhà nớc của các

Bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan trực thuộc Chính phủ, Uỷ ban nhân dân tỉnh và
thành phố trực thuộc trung ơng; đồng thời chịu sự quản lý của các cơ quan này với
t cách là các cơ quan thực hiện quyền của chủ sở hữu đối với doanh nghiệp Nhà n-
ớc theo quy định tại luật doanh nghiệp Nhà nớc và các qui định khác của pháp luật.
2. Chức năng và nhiệm vụ của Tổng công ty
Nguyễn Thị Thuỷ 22 Lớp: 4A07
Luận văn tốt nghiệp
Tổng công ty đợc Bộ giao nhiệm vụ quản lý ngành sản xuất mía đờng phía
Bắc (từ Huế trở ra), có quan hệ gắn bó với nhau về lợi ích kinh tế, tài chính, công
nghệ, cung ứng, tiêu thụ, dịch vụ, thông tin, đào tạo nghiên cứu tiếp thị hoạt động
trong ngành Mía - đờng. Tổng công ty do Bộ Trởng Bộ Nông nghiệp và Phát triển
Nông thôn quyết định thành lập theo uỷ quyền của Thủ tớng chính phủ nhằm tăng
cờng tích tụ, tập trung, phân công chuyên môn hoá và hợp tác để thực hiện nhiệm
vụ Nhà nớc giao; nâng cao khả năng và hiệu quả kinh doanh của các đơn vị thành
viên và của Tổng công ty, đáp ứng nhu cầu của nền kinh tế.
Tổng công ty có nhiệm vụ kinh doanh mía đờng theo quy hoạch và mục tiêu
kế hoạch phát triển ngành mía đờng của Nhà nớc bao gồm xây dựng quy hoạch, kế
hoạch phát triển, chuẩn bị đầu t, tạo nguồn vốn và thực hiện đầu t, cung ứng giống
cây trồng, vật t, thiết bị, trồng trọt, khuyến nông, nghiên cứu ứng dụng, chuyển
giao công nghệ; chế biến, các sản phẩm từ đờng và sau đờng, tiêu thụ sản phẩm,
xuất nhập khẩu; liên doanh, liên kết với các tổ chức kinh tế trong nớc và nớc ngoài;
tiến hành các hoạt động kinh doanh khác phù hợp với chính sách và luật pháp của
Nhà nớc. Tổng công ty cùng với chính quyền địa phơng chăm lo phát triển kinh tế -
xã hội ở các địa bàn có đơn vị thành viên, ở các vùng có điều kiện phát triển trồng
mía, chú ý đến các vùng dân tộc ít ngời và vùng kinh tế mới. Góp phần xoá đói
giảm nghèo, thực hiện phủ xanh đất trống đồi trọc, cải tạo môi trờng môi sinh.
Tổng công ty có nghĩa vụ nhận và sử dụng có hiệu quả, bảo toàn phát triển
vốn Nhà nớc giao, bao gồm cả vốn đầu t và doanh nghiệp khác: nhận, sử dụng có
hiệu quả tài nguyên, đất đai và các nguồn lực để thực hiện các mục tiêu kinh doanh
và nhiệm vụ khác đợc Nhà nớc giao. Tổng công ty phải có trách nhiệm trả các

khoản nợ phải thu, ghi trong bảng cân đối tài sản của Tổng công ty tại thời điểm
thành lập của Tổng công ty.
- Các khoản tín dụng quốc tế mà tổng công ty sử dụng theo quyết định của
Chính phủ:
- Các khoản tín dụng do Tổng công ty trực tiếp vay hoặc các khoản tín dụng
đã đợc tổng công ty bảo lãnh cho các đơn vị thành viên vay theo hợp đồng bảo
lãnh, nếu các đơn vị này không có khả năng trả.
Nguyễn Thị Thuỷ 23 Lớp: 4A07
Luận văn tốt nghiệp
Xem xét, phê duyệt phơng án do Tổng giám đốc đề nghị về việc giao vốn và
các nguồn lực khác cho các đơn vị thành viên và phơng án điều hoà vốn và các
nguồn lực khác và các đơn vị thành viên; kiểm tra giám sát việc thực hiện các ph-
ơng án đó: kiểm tra, giám sát mọi hoạt động trong Tổng công ty trong đó có việc sử
dụng bảo toàn phát triển vốn và các nguồn lực đợc giao.
Tổng công ty quyết định mục tiêu kế hoạch, hàng năm của Tổng công ty
và báo cáo Bộ trởng Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn, ngoài ra Tổng công
ty còn tổ chức xét duyệt, thẩm định và trình cơ quan có thẩm quyền phê duyệt kế
hoạch đầu t, dự án đầu t, hợp tác đầu t với bên nớc ngoài bằng vốn do Tổng công ty
quản lý, bên cạnh đó Tổng công ty còn ban hành giám sát thực hiện các tiêu chuẩn
kỹ thuật, các định mức kinh tế - kỹ thuật, kể cả đơn giá tiền lơng, tiêu chuẩn sản
phẩm và đơn giá định mức trong xây dựng chuyên ngành, phí lu thông trong sản
xuất nhập khẩu, nhãn hiệu hàng hoá của ngành và quốc gia . Ban hành danh mục và
khung giá xuất nhập khẩu vật t, nguyên liệu, phụ liệu thiết bị, phụ tùng, sản phẩm,
dịch vụ quan trọng để áp dụng cho từng thời kỳ theo đề nghị của Tổng giám đốc.
Tổng công ty mía đờng I hoạt động kinh doanh và khai thác triệt để thị trờng
trong nớc. Phối hợp giữa các doanh nghiệp trong Tổng công ty nhanh chóng tiếp
cận và tiêu thụ sản phẩm ra thị trờng nớc ngoài. Nhằm bảo toàn và phát triển vốn
Nhà nớc, tạo việc làm và đảm bảo đời sống cho ngời lao động trong công ty.
3. Cơ cấu tổ chức bộ máy hoạt động trong Tổng công ty
Cơ cấu tổ chức, quản lý và điều hành Tổng công ty đợc tổ chức theo qui định

của luật doanh nghiệp Nhà nớc và điều lệ Tổng công ty Nhà nớc phê chuẩn.
Căn cứ vào đặc thù, tiêu chí, danh mục phân loại doanh nghiệp Nhà nớc và
Tổng công ty Nhà nớc theo tinh thần Nghị quyết lần thứ 3 Ban chấp hành Trung -
ơng Đảng khoá IX, việc sắp xếp các doanh nghiệp phải đặt trên phơng diện toàn
ngành bởi ngành mía đờng có tính chất thống nhất cao về sản xuất và thị trờng . Đã
thể hiện tính qui mô, vai trò quản lý, chủ đạo ngành trên cơ sở phân công hợp lý có
qui mô vừa tập trung, vừa phù hợp với năng lực quản lý điều hành. Đảm bảo hiệu
quả chung cho toàn ngành, giữ vững ổn định cuộc sống ngời lao động, bình ổn giá
cả thị trờng. Ban chấp hành Trung ơng quyết định sát nhập các công ty đờng Nhà
Nguyễn Thị Thuỷ 24 Lớp: 4A07
Luận văn tốt nghiệp
nớc, địa phơng bao gồm cả các công ty cổ phần và liên doanh chia là 2 Tổng Công
ty khu vực đó là: (Tổng công ty mía đờng I và Tổng công ty mía đờng II).
Hội đồng quản trị thực hiện các chức năng quản lý hoạt động của tổng công
ty, chịu trách nhiệm về sự phát triển của Tổng công ty theo nhiệm vụ Nhà nớc giao.
Tổng giám đốc chịu trách nhiệm về mọi lĩnh vực hoạt động và toàn quyền
quyết định trong phạm vi Tổng công ty. Việc truyền lệnh ra quyết định, chỉ thị vẫn
theo tuyến đã quy định, ngời lãnh đạo ở các bộ phận chức năng (phòng ban chuyên
môn) Tổng công ty không ra mệnh lệnh trực tiếp, chỉ thị cho đơn vị thành viên cấp
dới. Các bộ phận chức năng có nhiệm vụ nghiên cứu, chuẩn bị quyết định cho lãnh
đạo Tổng công ty quản lý, điều hành các đơn vị thành viên của Tổng công ty. Đồng
thời các bộ phận chức năng có nhiệm vụ theo dõi, giám sát đôn đốc hoặc hớng dẫn
các đơn vị thành viên trong công việc thi hành các mệnh lệnh quyết định lãnh đạo
Tổng công ty.
Bên cạnh đó, mô hình cơ cấu trực tuyến chức năng để Tổng công ty quản lý
linh hoạt, chủ động trong điều hành công việc và phát huy đợc trí tuệ, năng lực của
đội ngũ chuyên gia, nhằm tập hợp đội ngũ chuyên gia của nhiều bộ phận chức năng
để nghiên cứu, phát triển để có kế hoạch đầu t mở rộng, đầu t chiều sâu vào các dự
án trong và ngoài nớc.

Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Tổng công ty:
Nguyễn Thị Thuỷ 25 Lớp: 4A07
Hội đồng quản trị
Tổ giúp việc cho HĐQT Ban kiểm soát
Tổng giám đốc
Phó tổng giám đốc Phó tổng giám đốc
Văn
phòng
Phòng
Tổ
chức
lao
động
Phòng
Tài
chính
Kế
toán
Phòng
Kế
hoạch
Đầu t
Phòng
Kinh
doanh
Xuất
nhập
khẩu
Phòng
Kỹ

thuật
Phòng
Điều tiết
sản lợng
& Giá cả