Quản trị lương bằng Excel

GV: TRẦN QUỐC VIỆT T: 0903 674 525Đ
1
1
CHUYÊN ĐỀ
TRẦN QUỐC VIỆT
BỘ LAO ĐỘNG-THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI
TRƯỜNG ĐẠI HỌC LAO ĐỘNG-XÃ HỘI
GV: TRẦN QUỐC VIỆT T: 0903 674 525Đ
2
2
NỘI DUNG CHÍNH
-
-
KIẾN THỨC CƠ BẢN VỀ MICROSOFT EXCEL
KIẾN THỨC CƠ BẢN VỀ MICROSOFT EXCEL
-
-
TÍNH LƯƠNG THÁNG
TÍNH LƯƠNG THÁNG
-
-
IN TRỘN PHIẾU LƯƠNG
IN TRỘN PHIẾU LƯƠNG
-
-
TỔNG HP LƯƠNG (QUÝ, 6 THÁNG, NĂM)
TỔNG HP LƯƠNG (QUÝ, 6 THÁNG, NĂM)
-
-
TRAO ĐỔI VỚI HỌC VIÊN.
TRAO ĐỔI VỚI HỌC VIÊN.

GV: TRẦN QUỐC VIỆT T: 0903 674 525Đ
3
3
KIẾN THỨC CƠ BẢN VỀ EXCEL
KIẾN THỨC CƠ BẢN VỀ EXCEL

GIỚI THIỆU VỀ MICROSOFT EXCEL
GIỚI THIỆU VỀ MICROSOFT EXCEL
:
:

Giới thiệu về màn hình
Giới thiệu về màn hình

Toán tử sử dụng
Toán tử sử dụng

Kiểu dữ liệu
Kiểu dữ liệu

Đòa chỉ ô.
Đòa chỉ ô.
1
==>
GV: TRẦN QUỐC VIỆT T: 0903 674 525Đ
4
4

MỘT SỐ HÀM THƯỜNG SỬ DỤNG:
MỘT SỐ HÀM THƯỜNG SỬ DỤNG:

- IF(
- IF(
BTL,BTĐ,BTS
BTL,BTĐ,BTS
)
)
- COUNTTA(
- COUNTTA(
Danh sách đòa chỉ o
Danh sách đòa chỉ o
â)
â)
- COUNTIF(
- COUNTIF(
Danh sách đòa chỉ ô,Điều kiện
Danh sách đòa chỉ ô,Điều kiện
)
)
- SUM(
- SUM(
Danh sách đòa chỉ ô số
Danh sách đòa chỉ ô số
)
)
- VLOOKUP(
- VLOOKUP(
BT tìm,Khối tìm,Cột tìm,Cách tìm
BT tìm,Khối tìm,Cột tìm,Cách tìm
)
)

- ROUND(
- ROUND(
BTN,N
BTN,N
)
)
- SUMPRODUCT(
- SUMPRODUCT(
Khối ô 1,Khối ô 2,…,Khối ô n
Khối ô 1,Khối ô 2,…,Khối ô n
)
)
- HÀM MẢNG.
- HÀM MẢNG.
==>
GV: TRẦN QUỐC VIỆT T: 0903 674 525Đ
5
5
Đầy đủ, Chính xác, Kòp thời
Đầy đủ, Chính xác, Kòp thời

YÊU CẦU
YÊU CẦU
:
:
-
-
Dữ liệu gốc
Dữ liệu gốc
-

-
Bảng chấm công
Bảng chấm công
-
-
Bảng lương chi tiết
Bảng lương chi tiết
-
-
Bảng tổng hợp lương
Bảng tổng hợp lương
-
-
Phiếu lương.
Phiếu lương.

TẠO LẬP CÁC MẪU CƠ BẢN
TẠO LẬP CÁC MẪU CƠ BẢN
:
:
TÍNH LƯƠNG THÁNG
TÍNH LƯƠNG THÁNG
2
GV: TRẦN QUỐC VIỆT T: 0903 674 525Đ
6
6

THIẾT KẾ TÍNH LƯƠNG LẦN ĐẦU:
THIẾT KẾ TÍNH LƯƠNG LẦN ĐẦU:
B1.

B1.
Tạo file
Tạo file
BangLuong<tháng>
BangLuong<tháng>
với các trang sheet sau:
với các trang sheet sau:


-
-
Dvi
Dvi
:
:
Danh sách đơn vò trực thuộc
Danh sách đơn vò trực thuộc


-
-
CBNV
CBNV
:
:
Cơ sở DL gốc
Cơ sở DL gốc


-

-
Cong
Cong
:
:
Bảng chấm công
Bảng chấm công


-
-
QLuong
QLuong
:
:
Quỹ lương được chia
Quỹ lương được chia


-
-
Luong
Luong
:
:
Bảng lương chi tiết
Bảng lương chi tiết


-

-
THop
THop
:
:
Bảng tổng hợp lương
Bảng tổng hợp lương


-
-
TronPL
TronPL
:
:
Phiếu lương.
Phiếu lương.
==>
GV: TRẦN QUỐC VIỆT T: 0903 674 525Đ
7
7
B2.
B2.
Tại các sheet, thiết kế mẫu và nhập dữ liệu cơ bản
Tại các sheet, thiết kế mẫu và nhập dữ liệu cơ bản
cần thiết
cần thiết
:
:
o

MaDV
MaDV
(Mã đơn vò)
(Mã đơn vò)
==>
==>
Kiểu Text
Kiểu Text
o
TTNV
TTNV
(Mã nhân viên)
(Mã nhân viên)
==>
==>
Kiểu Text
Kiểu Text
o
NGÀY SINH
NGÀY SINH


==>
==>
Kiểu Date
Kiểu Date
o
SỐ CMND
SỐ CMND

==>
==>
Kiểu Text
Kiểu Text
o
NGÀY NGHỈ LV
NGÀY NGHỈ LV


==>
==>
Kiểu Date
Kiểu Date
o
Sheet
Sheet
Cong
Cong
,
,


Luong
Luong
: Chỉ Copy
: Chỉ Copy
MaDV
MaDV
,

,


TTNV
TTNV
o
Sheet
Sheet
THop
THop
: Chỉ Copy
: Chỉ Copy
MaDV
MaDV


và có kết cấu số cột
và có kết cấu số cột
như sheet
như sheet
Luong
Luong
.
.
==>
GV: TRẦN QUỐC VIỆT T: 0903 674 525Đ
8
8
B3.
B3.

Thực hiện tính lương tháng
Thực hiện tính lương tháng
:
:
o
Thu thập và nhập sửa dữ liệu
Thu thập và nhập sửa dữ liệu
- Bảng chấm công (ngoài giờ, ca đêm)
- Bảng chấm công (ngoài giờ, ca đêm)


- Quyết đònh tăng/giảm/điều chỉnh lương/Phụ cấp
- Quyết đònh tăng/giảm/điều chỉnh lương/Phụ cấp
- Giấy nghỉ phép
- Giấy nghỉ phép


- Quyết đònh thôi việc
- Quyết đònh thôi việc


- QĐ tuyển dụng chính thức
- QĐ tuyển dụng chính thức


- Chi phí công tác/xăng xe…
- Chi phí công tác/xăng xe…
o
Sử dụng các hàm Excel để tính lương
Sử dụng các hàm Excel để tính lương

B4.
B4.
Kiểm tra & in.
Kiểm tra & in.
==>
GV: TRẦN QUỐC VIỆT T: 0903 674 525Đ
9
9

TÍNH LƯƠNG HẰNG THÁNG (TT):
TÍNH LƯƠNG HẰNG THÁNG (TT):
B1.
B1.
Tạo & mở file
Tạo & mở file
BangLuong<tháng>
BangLuong<tháng>
cần tính:
cần tính:


-
-
Sao chép, đổi tên & mở file/
Sao chép, đổi tên & mở file/


-
-
Mở file

Mở file
BangLuong<tháng>
BangLuong<tháng>
(trước đó) rồi lưu với tên
(trước đó) rồi lưu với tên
mới
mới
B2.
B2.
Thu thập dữ liệu liên quan
Thu thập dữ liệu liên quan
(Bảng chấm công, Hợp đồng tuyển dụng, QĐ
(Bảng chấm công, Hợp đồng tuyển dụng, QĐ
tăng/giảm/điều chỉnh lương/Phụ cấp, Giấy nghỉ
tăng/giảm/điều chỉnh lương/Phụ cấp, Giấy nghỉ
phép, QĐ thôi việc…)
phép, QĐ thôi việc…)
==>
GV: TRẦN QUỐC VIỆT T: 0903 674 525Đ
10
10
B3.
B3.
Nhập dữ liệu liên quan vào bảng tính
Nhập dữ liệu liên quan vào bảng tính
Cần chọn thứ tự việc nhập dữ liệu để dễ kiểm tra,
Cần chọn thứ tự việc nhập dữ liệu để dễ kiểm tra,
tránh sai sót
tránh sai sót
Gợi ý thứ tự nhập dữ liệu:

Gợi ý thứ tự nhập dữ liệu:
-
-
Nhập dữ liệu thay đổi nhân viên
Nhập dữ liệu thay đổi nhân viên
-
-
Nhập và điều chỉnh sự thay đổi lương, phụ cấp, phúc
Nhập và điều chỉnh sự thay đổi lương, phụ cấp, phúc
lợi và các khoản khác có liên quan đến thu nhập của
lợi và các khoản khác có liên quan đến thu nhập của
nhân viên
nhân viên
-
-
Nhập dữ liệu bảng chấm công…
Nhập dữ liệu bảng chấm công…
B4.
B4.
Kiểm tra & in.
Kiểm tra & in.
==>
GV: TRẦN QUỐC VIỆT T: 0903 674 525Đ
11
11
B1.
B1.
Tạo file Data phiếu lương (
Tạo file Data phiếu lương (
DataPhLg

DataPhLg
)
)
B2.
B2.
Tạo file Mẫu phiếu lương (
Tạo file Mẫu phiếu lương (
MauPhLg
MauPhLg
)
)
B3.
B3.
Tại file
Tại file
MauPhLg
MauPhLg
thực hiện lệnh:
thực hiện lệnh:
3.1.
3.1.
Lệnh
Lệnh
:
:
Tools
Tools
,
,
Letters and Mailings

Letters and Mailings
,
,
Mail Merge…
Mail Merge…
3.2.
3.2.
Thực hiện các thao tác tại hộp thoại
Thực hiện các thao tác tại hộp thoại
Mail Merge
Mail Merge
:
:
-
-
Chọn
Chọn
Letters
Letters
,
,
Next
Next
-
-
Chọn
Chọn
Use the current document
Use the current document
,

,
Next
Next
-
-
Chọn
Chọn
Browse
Browse
,
,
Mở file
Mở file
DataPhLg
DataPhLg
và chọn
và chọn
OK
OK
3.3.
3.3.
Tại file
Tại file
MauPhLg
MauPhLg
thực hiện tuần tự:
thực hiện tuần tự:



Để con trỏ tại vò trí cần điền dữ liệu
Để con trỏ tại vò trí cần điền dữ liệu




Chọn nút lệnh
Chọn nút lệnh
Insert Merge Fields
Insert Merge Fields


trên thanh
trên thanh
công cụ
công cụ
Mail Merge
Mail Merge




Chọn
Chọn
tên cột
tên cột
muốn chèn, nút
muốn chèn, nút
Insert

Insert
,
,


Close
Close
Thực hiện
Thực hiện


,
,


&
&


đến hết các vò trí còn lại.
đến hết các vò trí còn lại.
IN TRỘN PHIẾU LƯƠNG
IN TRỘN PHIẾU LƯƠNG
3
GV: TRẦN QUỐC VIỆT T: 0903 674 525Đ
12
12
B4.
B4.
Tại file

Tại file
MauPhLg
MauPhLg
, sử dụng các lệnh:
, sử dụng các lệnh:
4.1.
4.1.
Nút lệnh:
Nút lệnh:
View Merged Data
View Merged Data
: Hiện/Ẩn dữ liệu trộn
: Hiện/Ẩn dữ liệu trộn
4.2.
4.2.
Các nút lệnh:
Các nút lệnh:
First Record
First Record
,
,


Previous Record
Previous Record
,
,
Next
Next
Record

Record
và
và
Last Record
Last Record
: Lần lượt là
: Lần lượt là
Trở về mẩu
Trở về mẩu
tin đầu
tin đầu
,
,
về trước một mẩu tin
về trước một mẩu tin
,
,
tới sau một mẩu
tới sau một mẩu
tin
tin
và
và
về mẩu tin cuối
về mẩu tin cuối
của
của
DataPhLg
DataPhLg
4.3.

4.3.
Nút lệnh:
Nút lệnh:
Merge to New Document
Merge to New Document
: Trộn tạo
: Trộn tạo
thành file mới (01 file có số trang bằng số NV)
thành file mới (01 file có số trang bằng số NV)
4.4.
4.4.
Nút lệnh:
Nút lệnh:
Merge to Printer
Merge to Printer
: Trộn in ra giấy.
: Trộn in ra giấy.
IN TRỘN PHIẾU LƯƠNG
IN TRỘN PHIẾU LƯƠNG
GV: TRẦN QUỐC VIỆT T: 0903 674 525Đ
13
13
B1.
B1.
Mở tất cả các file cần tổng hợp
Mở tất cả các file cần tổng hợp
B2.
B2.
Tạo cấu trúc file tổng hợp
Tạo cấu trúc file tổng hợp

B3.
B3.
Thực hiện lệnh (
Thực hiện lệnh (
file tổng hợp đang hiện hành
file tổng hợp đang hiện hành
)
)
3.1.
3.1.
Để trỏ ô tại cột
Để trỏ ô tại cột
MaNV
MaNV
, Lệnh
, Lệnh
:
:
Data
Data
,
,
Consolidate
Consolidate
3.2.
3.2.
Thực hiện các thao tác tại hộp thoại
Thực hiện các thao tác tại hộp thoại
Consolidate
Consolidate

:
:




Function
Function
:
:
chọn Hàm SD
chọn Hàm SD




Reference
Reference
:
:
chọn khối DL
chọn khối DL




Chọn nút
Chọn nút
Add
Add

Thực hiện
Thực hiện


,
,


&
&


đến hết DL các bảng lương
đến hết DL các bảng lương
Chọn hộp kiểm
Chọn hộp kiểm
Left Column
Left Column
Chọn nút
Chọn nút
OK
OK
3.3.
3.3.
Hoàn thiện bảng tổng hợp lương.
Hoàn thiện bảng tổng hợp lương.
TỔNG HP LƯƠNG
TỔNG HP LƯƠNG
4