Bao cao thuc tap tong hop cua cong ty in tai chinh 164016

1

đại học kinh tế quốc dân

Khoa kế toán

báo cáo

thực tập tổng hợp
Đơn vị thực tập: Công ty In tài chính.
Thị trấn Nghĩa Tân - Từ Liêm - Hà Nội.

Họ tên sinh viên
:Đỗ Thị Việt Hà.
Lớp
:Kế toán D - K41.
Giáo viên hớng dẫn: T.s Phạm Quang.

Hà Nội, tháng 3/2003.


2

Phần I: Tổng quan về đơn vị thực tập.
Tên công ty: Công ty In tài chính .
Địa chỉ giao dịch: Thị trấn Nghĩa Tân - Cầu Giấy - Từ Liêm - Hà Nội.
Giám đốc: Bà Trơng Thị Dinh.
Loại hình sở hữu: Doanh nghiệp nhà nớc.
Cơ quan chủ quản: Bộ tài chính.
I.Quá trình hình thành và phát triển:
Công ty In tài chính (tên ban đầu là Nhà in tài chính) đợc thành lập

ngày 5 tháng 3 năm 1985 theo quyết định số 41TC/TCCB của Bộ trởng bộ Tài
chính. Hiện nay, công ty In tài chính có trụ sở tại phờng Nghĩa Tân Cầu
Giấy Hà Nội. Công ty là doanh nghiệp nhà nớc có t cách pháp nhân trực
thuộc sự quản lý trực tiếp của Bộ tài chính và chịu sự quản lý nhà nớc của Bộ
Văn hoá thông tin.
Từ khi thành lập đến nay, công ty In tài chính đà có 18 năm hình thành
và phát triển. Chặng đờng đó có thể chia thành các giai đoạn sau:
Giai đoạn I (1985-1989): Thời kỳ đầu này, nhà In tài chính hoạt động với số
vốn ban đầu chỉ là 5.000.000 đồng. Cơ sở vật chất chỉ là 13 gian nhà cấp bốn,
5 máy in Typô và 1 máy in Offset cũ kỹ đợc chuyển nhợng từ đơn vị khác,
nhân sự chỉ cã 11 ngêi. Trong thêi kú bao cÊp nµy, nhµ in phải hạch toán trực
thuộc văn phòng Bộ Tài chính, đội ngũ cán bộ nhân viên thiếu kinh nghiệm
quản lý và chuyên môn kỹ thuật, máy móc lạc hậu. Vì vậy Nhà in rất lúng
túng trong giao dịch ký kết hợp đồng, tổ chức sản xuất nên kết quả sản xuất
kinh doanh không cao.
Giai đoạn II(1990-1995): Đất nớc ta chính thức xoá bỏ cơ chế kế hoạch hoá
tập trung quan liêu bao cấp chuyển sang nền kinh tế thị trờng định hớng xÃ
hội chủ nghĩa thì Nhà in tài chính cũng đợc Bộ Tài chính chấp thuận cho hạch
toán độc lập kể từ ngày 1 tháng 4 năm 1990. Đây là một quyết định đúng đắn,
phù hợp với đặc điểm và xu thế phát triển của nền kinh tế thị trờng. Với việc
hạch toán độc lập, nhà in phải trang trải chi phí trên cơ sở nguồn thu, đảm bảo
đời sống cho cán bộ công nhân viên, đóng góp đầy đủ cho ngân sách nhà nớc.
Do vậy để tồn tại và phát triển, nhà in đà thực hiện một số dự án đầu t nhằm
khắc phục tình trạng máy móc cũ kỹ, công nghệ lạc hậu, cụ thể là:
Năm 1991: Mua máy vi tính thay cho sắp chữ chì.


3

Năm 1992: Mua một máy offset 4 trang hiện đại của cộng hoà liên bang Đức

trị giá 600 triệu đồng.
Năm 1993: Mua một máy offset 8 trang màu hiện đại của cộng hoà liên bang
Đức trị giá 2,2 tỷ đồng.
Năm 1994: Mua một máy offset 10 trang 2 màu hiện đại của Nhật Bản có tốc
độ in rất lớn.
Với sự đầu t về máy móc đúng hớng này, đi đôi với việc nâng cao tay
nghề công nhân lao động làm cho hiệu quả sản xuất kinh doanh không ngừng
đợc nâng cao qua từng năm, doanh thu năm 1990 đạt 1 tỷ đồng bằng 685% so
với 1989 thì năm 1995 đà đạt tới 13,275 tỷ đồng, đời sống của cán bộ công
nhân đợc nâng cao rõ rệt và năm 1995 thu nhập bình quân ngời lao động đạt
720.000đ/ tháng.
Giai đoạn III (1995 đến nay): Ngày 17 tháng 8 năm 1995 Bộ trởng Bộ tài
chính đà ra quyết định số 295-TC/TCCB chính thức đổi tên Nhà in tài chính
thành Công ty In tài chính và ban hành điều lệ tổ chức và hoạt động của công
ty theo quyết định số 97TC/TCCB ngày 30 tháng 10 năm 1996. Đây là những
tiền đề vững chắc và là cơ sở pháp lý tạo điều kiện thuận lợi cho công ty hoạt
động và phát triển.
Trong giai đoạn này, công ty tiếp tục đầu t lớn về máy móc thiết bị
bằng việc mua nhiều máy in hiện đại trị giá hàng chục tỷ đồng, cải tạo và xây
dựng mới nhà xởng, đào tạo nâng cao trình độ đội ngũ cán bộ quản lý và tay
nghề công nhân nên kết quả sản xuất kinh doanh hết sức khả quan, doanh thu
luôn đạt mức tăng trởng bình quân mỗi năm là 20%, lợi nhận trớc thuế tăng trởng bình quân 19,6%/năm, thu nhập bình quân đầu ngời lao động là 1,6 triệu
đồng/ tháng.
Từ năm 1997 do nhu cầu của thị trờng công ty đà mở chi nhánh tại
thành phố Hồ Chí Minh. Cho đến nay chi nhánh đà có khoảng 50 công nhân
với hệ thống máy in phù hợp, hiện đại, đáp ứng đợc nhu cầu in ấn hoá đơn,
biên lai của thị trờng phía Nam.
Những thành tựu đạt đợc qua gần 18 năm thành lập và phát triển của
công ty In tài chính đà cho thấy sự nỗ lực hết mình của toàn bộ cán bộ công
nhân viên của công ty qua các thời kỳ, cho thấy khả năng điều hnàh năng

động sáng tạo của bộ máy lÃnh đạo, cho thấy một chiến lợc đầu t đúng hớng
về hệ thống máy móc thiết bị, dây chuyền đồng bộ và hiện đại đi đôi với việc


4

đào tạo và phát triển đội ngũ thợ lành nghề. Hiện nay công ty In tài chính đÃ
thực sự khẳng định đợc vị thế của mình trên thị trờng, có khả năng cạnh tranh
cao và đáp ứng tốt yêu cầu ngày càng cao về chất lợng của sản phẩm ngành in
trên thị trờng. Công ty đà vinh dự đợc Chủ tịch nớc trao tặng Huân chơng lao
động hạng 3 và đợc nhận cờ thi đua của Chính phủ.
II. Đặc điểm hoạt động kinh doanh:
Công ty In Tài chính đợc thực hiện hoạt động sản xuất kinh doanh trên
các lĩnh vực: in ấn tài liệu, báo chí, tạp chí, biểu mẫu, sổ sách chứng từ và các
ấn phẩm khác theo giấy phép của cơ quan Nhà nớc có thẩm quyền; làm đại lý
phát hành các ấn phẩm thuộc chuyên ngành tài chính - kế toán; kinh doanh,
mua bán vật t ngành in. Hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty dựa trên
cơ sở các hợp đồng kinh tế hoặc các hợp đồng uỷ nhiệm ký kết với khách
hàng, đơn đặt hàng của khách hàng. Việc in ấn các loại ấn phẩm có yêu cầu
quản lý chặt chẽ phải thực hiện theo các quy định của Nhà nớc.
Thực tế hiện nay, Công ty In Tài chính chủ yếu in ấn các ấn chỉ, biên
lai, sổ sách kế toán ... cho Tổng cục thuế và Cục thuế các tỉnh, chiếm tới 80%
doanh thu hàng năm của Công ty. Gần đây, Công ty còn đợc Nhà nớc giao cho
in ấn tem thuốc lá với sản lợng lớn, đây là sản phẩm yêu cầu kỹ thuật cao và
đòi hỏi công tác bảo mật chống làm giả. Song song với lợng công việc chủ yếu
trên, Công ty còn nhận in ấn các hoá đơn đặc thù do các công ty doanh nghiệp
phát hành riêng. Đặc điểm chung của các sản phẩm này là đều có tầm quan
trọng đặc biệt, đảm bảo cho công tác thu chi quản lý tài chính quốc gia và của
các doanh nghiệp diễn ra một cách bình thờng, đúng chế độ, đúng luật pháp
của Nhà nớc. Vì thế chúng phải đợc quản lý hế sức chặt chẽ về mặt mẫu mÃ,

số lợng và chất lợng, và cả công tác in ấn giao trả sản phẩm, tránh thất thoát
gây hậu quả khôn lờng cho tài chính Nhà nớc.
Công ty có quan hệ với hàng trăm cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp trong
và ngoµi ngµnh. Ngoµi quan hƯ víi Tỉng cơc th, Tỉng Công ty Bảo hiểm, Bu điện in hoá đơn, biên lai, các loại vé cầu, đờng, phà ... Công ty còn in nhiều
tạp chí trong và ngoài ngành nh: Tạo chí Tài chính, Tạp chí Kiểm toán, Tạp
chí Kế toán, Tạp chí Doanh nghiệp, Bản tin Kho bạc, Bản tin Thuế Nhà nớc,
Tạp chí Văn hoá Nghệ thuật, Tạp chí Toà án Nhân dân và ngời bảo vệ Công
lý. Đặc biệt trong những kỳ họp Quốc hội, Công ty đợc đảm nhận và thực hiện
tốt việc in ấn tài liệu phục vụ Quốc hội nhanh chóng, an toàn. Duy trì ®ỵc mèi


5

quan hệ tốt vơí các khách hàng trên phạm vi rộng lớn khu vực phía Bắc, phía
Nam trong điều kiện cạnh tranh nh hiện nay chính là kết quả của sự chỉ đạo
đúng hớng của Ban LÃnh đạo và sự cố gắng nỗ lực của toàn bộ cán bộ công
nhân viên trong Công ty.
Bớc vào Thế kỷ 21 với t duy mạnh dạn đổi mới cung cách quản lý, đầu
t có chiều sâu vào máy móc thiết bị, xây dựng một chiến lợc phát triển lâu dài,
Công ty đà thu đợc những thành công đáng chú ý. Kết quả hoạt động kinh
doanh của Công ty trong 4 năm trở lại đây đợc thể hiện qua các chỉ tiêu kinh
tế trong bảng sau:

Chỉ tiêu

Đơn vị
tính
1. Sản lợng trang in quy Tỷ
chuẩn (13x19)
trang

1998

1999

Năm
2000

2001

2002

1,523

2,147

3,426

4,670

4,900

2. Doanh thu thuần về bán hàng Tỷ
và cung cấp DV
đồng

25,005 32,207

56,529 74,854 78,262

3. Lợi nhuận thuần từ hoạt Tỷ
động kinh doanh
đồng

1,25

1,677

4,995

4,814

5,869

4. Thực hiện nghĩa vụ đối với Tỷ
Nhà nớc
đồng

2,800

3,580

3,820

5,761

6,068

5. Số lao động bình quân

160

1800

230

250

300

1,095

1,600

1,750

1,860

2,120

Ngời

6. Thu nhập bình quân ngời Triệu
lao động
đồng

Bảng 1.1: Bảng kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty.
Qua bảng trên ta thấy, trong 5 năm qua, qui mô hoạt động sản xuất kinh
doanh của Công ty đợc mở rộng. Sản lợng trang tin quy chuẩn không ngừng tăng
lên với tốc độ tăng bình quân 30%/năm. Điều này chứng tỏ doanh nghiệp đà nhận

đợc nhiều đơn đặt hàng hơn và tạo đợc nhiều công ăn việc làm hơn. Doanh thu
thuần cũng không ngừng tăng. So với năm 1998, donah thu thuần của năm 1999


6

gấp 1,28 lần, của năm 2000 gấp 2,26 lần của năm 2001 gấp 3 lần của năm 2002
gấp 3,15 lần.
Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh của Công ty hàng năm đều tăng.
Riêng năm 2000 lợi nhuận có mức tăng gấp 3 lần so với năm 1999 là do kết quả
của sự tập trung đâù t cho đổi mới thiết bị và cải tạo lại nhà xởng với tổng số vốn là
14,796 tỷ đồng, trong đó đầu t cho máy móc thiết bị là 13,8 tỷ, đầu t xây dựng sửa
chữa tại chi nhánh: 0,559 tỷ, xây dựng sửa chữa tại Công ty là: 0,437 tỷ đồng.
Công ty cũng ®· hoµn thµnh nghÜa vơ ®èi víi Nhµ níc vµ đối với ngời lao
động. Công ty thực hiện nghiêm chỉnh các chỉ tiêu nộp ngân sách Nhà nớc. Riêng
năm 2002 Công ty đóng góp vào ngân sách 6,068 tỷ đồng, trong đó có 3,094 tỷ
đồng thuế giá trị gia tăng, 1,876 tỷ đồng thuế TNDN, cùng các khoản thu trên vốn
thuế thuế nhà đất, thuê thu nhập cá nhân và các khoản khác. Độ ngũ cán bộ công
nhân viên của Công ty có thu nhập bình quân ngày một tăng, có đầy đủ việc làm là
nhờ Công ty đà mở rộng thị trờng, áp dụng các biện pháp cải tiến tăng năng suất
lao động. Hiện nay 100% công nhân viên của Công ty đợc cấp thẻ bảo hiểm Y tế,
bảo hiểm thân thể và 90% đợc cấp sổ bảo hiểm xà hội.
Nhiệm vụ sản xuất công tác năm 2003 và giải pháp thực hiện:
Phát huy kết quả đạt đợc của năm 2002 trên cơ sở dự báo thị trờng cho những
năm tiếp theo. Năm 2003 là năm bản lề thực hiện nhiệm vụ kế hoạch 5 năm của cả
nớc, các đơn vị kinh tế đều phải phấn đấu vơn lên để tự khẳng định vị thế của mình
trong nền kinh tế quốc dân. Các khu công nghiệp đà có nhiều cơ chế chính sách
thông thoáng thu hút vốn đầu t nớc ngoài, vì vậy nền kinh tế của cả nớc sẽ tăng trởng cao hơn so với năm 2002, nhu cầu sử dụng các loại ấn chỉ và các loại sản phẩm
In tăng theo sự phát triển chung của nền kinh tế. Năm 2003 công ty phấn đấu đạt
một số chỉ tiêu chủ yếu nh sau:

Số Chỉ tiêu
Đơn vị
Kế
Ghi chú
TT
tính
hoạch
1
sản lợng trang in quy chuẩn
tỷ trang
5,5
2
doanh thu bán hàng
tỷ đồng
108
3
lợi nhuận thực hiện
tỷ đồng
5,6
4
Lợi nhuận nộp ngân sách
tỷ đồng
1,7
5
Đầu t xây dựng cơ sở vật chất
tỷ đồng
14
cho
chi
6

đầu t mới thiết bị
tỷ đồng
21
nhánh
7
Lao động bình quân
ngời
350
8
Thu nhập bình quân đầu ngời lao triƯu ®ång 2,1


7

động.
Thực hiện nộp đúng, nộp đủ các loại thuế theo quy định của nhà nớc.
Đầu t xây dựng cơ bản: Hệ thống nhà xởng tại công ty hiện nay đÃ
xuống cấp, những năm trớc đây mới thực hiện sửa chữa cải tạo nâng cấp, cha
đáp ứng đợc yêu cầu phục vụ sản xuất hiện tại. Năm 2003 xây dựng mới một
nhà sản xuất tại công ty với diện tích xây dựng 400- 500 m2. Xây dựng mới
nhà xởng, một nhà làm việc và toàn bộ hệ thống cơ sở hạ tầng tại 32 đờng
Cộng Hoà, quận Tân Bình, thành phố Hồ chí Minh phục vụ cho nhu cầu phát
triển sản xuất của chi nhánh công ty.
Hoàn thiện hệ thống thoát nớc cho khu vực công ty, củng cố lại hệ
thống kho tàng cho phù hợp với thực tế sản xuất .
Sửa chữa kịp thời các công trình đà xuống cấp nhất là đối với hệ thống
thoát nớc trong mùa ma lũ sắp tới, mua sắm thêm trang thiết bị phục vụ cho
công tác phòng cháy chữa cháy.
III- Bộ máy quản lý kinh doanh, các chính sách kinh tế tài chính đang áp dụng
1. Đặc điểm tổ chức sản xuất và quy trình công nghệ chế tạo sản phẩm

Do tính chất đặc thù riêng biệt của sản phẩm Công ty In Tài chính nh đÃ
nêu ở phần trớc, đặc điểm tổ chức sản xuất và quy trình công nghệ chế tạo sản
phẩm cũng có nét đặc trng riêng biệt. Sản phẩm của Công ty đợc sản xuất theo
đơn đặt hàng. Vì vậy sẽ không có thành phẩm tồn kho. Đặc điểm này sẽ tác
động nhiều tới việc tổ chức công tác kế toán của Công ty sẽ đợc trình bày cụ
thể ở phần sau.
Quy trình tổ chức sản xuất của Công ty In Tài chính từ khâu đầu (ký
hợp đồng) đến khâu cuối (giao thành phẩm) thể hiện qua vai trò, chức năng,
nhiệm vụ cuả các phòng ban phân xởng đợc minh hoạ qua sơ đồ 1.1 trang sau.
Công việc sản xuất của Công ty dựa trên các đơn đặt hàng của khách
hàng. Khi khách hàng đến ký hợp đồng với Công ty, Phòng Kế hoạch sẽ dựa
trên sự phức tạp, số lợng, yêu cầu chất lợng... của sản phẩm cần in để có thể
tính toán đợc toàn bộ chi phí cho đơn đặt hàng đó dựa rên một số định mức về
chi phí mà công ty xây dựng đợc. Sau đó căn cứ thêm vào mức lợi
Khách hàng

Phòng kinh doanh

Phòng kế hoạch

PX thành phẩm

PX in

Phòng kỹ thuật sản xuất

PX chế b¶n in


8

Sơ đồ 1.1: Sơ đồ tổ chức sản xuất Công ty In Tài chính
nhuận mong muốn của Công ty để đa ra giá cho đơn đặt hàng đó. Nếu khách
hàng đồng ý thì công việc sản xuất bắt đầu đợc tiến hành. Công việc này sẽ
lần lợt đợc các phòng kỹ thuật sản xuất, các phân xởng chế bản in, phân xởng
in và phân xởng thành phẩm thực hiện theo chức năng, nhiệm vụ và kế hoạch
đợc giao đối với đơn đặt hàng đó. Phòng kinh doanh sẽ thực hiện khâu cuối
cùng là giao hàng cho khách hàng.
Quy trình công nghệ chế tạo sản phẩm:
Xuất phát từ đặc điểm của ngành in nói chung, của Công ty nói riêng,
sản phẩm sản xuất ra gồm nhiều loại, trải qua nhiều khâu gia công liên tiếp,
thực hiện theo chu trình khép kín theo một trình tự nhất định mới cho ra thành
phẩm. Do vậy mỗi sản phẩm, hoá đơn, chứng từ, biên lai, ấn chỉ từ khi bắt từ khi bắt
đầu sản xuất cho đến khi hoàn thành phải trải qua một trong hai quy trình
công nghệ sau đây:
+ Công nghệ in offset: dây chuyền công nghệ này sản xuất ra nhiều sản
phẩm mang tính chất (B) phức tạp, mẫu mà đẹp nh các tạp chí, lịch, biểu mẫu
kế toán và sản lợng chiếm 75% tổng sản lợng của Công ty.
+ Công nghệ in typô: dây chuyền công nghệ này sản xuất những sản phẩm
có màu đơn nhất, sản phẩm chủ yếu là các ấn chỉ, biên lai, phiếu thu, phiếu
chi.
Quy trình công nghệ sản xuất minh hoạ bằng sơ đồ 2.2 trang tiếp theo.
Do đặc điểm quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm nh vây, nên Công ty tổ
chức ra 4 phân xởng trực tiếp sản xuất:
Phân xởng 1: Phân xởng vi tính chế bản.
Phân xởng 2: Phân xởng in offset.
Phân xởng 3: Phân xởng in typô.
Phân xởng 4: Phân xởng thành phẩm.
Phân xởng vi tính chế bản
Đây là phân xởng tiền đề của công nghệ in offset thực hiện các giai đoạn sản

xuất sau:
- Giai đoạn sắp chữ trên vi tính: có nhiệm vụ chọn kiểu chữ, tạo mẫu cho từng
loại sản phẩm theo yêu cầu khách hàng, đánh ký tự lên bản in bằng máy in
laser trên bản kÏm vµ kiĨm tra hoµn chØnh xong sÏ chun sang phòng làm
phim.


9

- Giai đoạn làm phim: có nhiệm vụ thiết kế kích thớc để chọn dơng bản hợp lý
để tiết kiệm giấy in.
- Giai đoạn tạo bản kẽm và phôi bản: làm nhiệm vụ tạo ra các bản kẽm, phôi
bản kẽm từ các dơng bản để vào máy in.
Phân xởng in offset:
Là phân xởng có vai trò chủ yếu trong tất cả quá trình sản xuất cảu Công ty,
có nhiệm vụ in theo mẫu các bản kẽm do phân xởng vi tính chiế bản chuyển
xống. Các công nhân có nhiệm vụ nhận vật t từ kho của Công ty, cho vào máy
offset các bản kẽm để tạo ra sản phẩm theo yêu cầu của khách hàng.


10

Tài liệu cần in

Công nghệ in offset

Công nghệ in Typô

Sắp chữ trên
vi tính

Sắp chữ thủ công

Làm phim
(dơng bản)

Đúc bản chì
Tạo bản kẽm
phơi bản

In offset

In Typô

Gấp, đóng, vào bìa, cắt xén, đóng gói.
Sơ đồ 1.2: Quy trình công nghệ chế tạo sản phẩm
của Công ty In Tài chính

Các máy offset hiện đại in vi tính liên tục đảm bảo phần in nội dung, máy bắt
liên sẽ thực hiện việc lồng dỗ của phân xởng sách. Sau khi phân xởng in xong
có thể chuyển xuống phân xởng in Typô để in tiếp.


11

Phân xởng in Typô:
Là phân xởng chủ yếu sản xuất các loại biên lai, ấn chỉ gồm 30 công nhân
thực hiện các giai đoạn sau:
- Sắp chữ thủ công: các công nhân sắp chữ lên khuôn theo nội dung cần in do
Phòng kỹ thuật sản xuất chuyển sang.

- Đúc bản in: đối với sản phẩm cần in với số lợng lớn, in nhiều lần thì mới đúc
bản chì để tránh sự hao mòn khuôn chữ.
- In Typô: công nhân làm nhiệm vụ gắn vào máy in Typô các bản chì để in ra
các bản in theo mẫu. Ngoài ra, giai đoạn này còn thực hiện in số nhảy cho tất
cả các sản phẩm quản lý bằng số nhạy nh biên lai, hoá đơn, các loại vé do giai
đoạn in offset chuyển sang.
Phân xởng thành phẩm:
Phân xởng này có tỷ lệ công nhân lớn, nhiệm vụ hoàn thiện các tờ in do giai
đoạn in offset hay in typô chuyển sang nh nhặt xếp bằng các liên cùng một
loạt số nhạy lại thành các quyển, gấp sách, bắt tay sách, bao keo quét hồ dán
gáy hoặc đóng ghim, đục lỗ vào các lò xo gáy, từ khi bắt vào bìa.
Bên cạnh các giai đoạn in chính yếu của công nghệ, có xén gọt các nguyên vật
liệu giấy trớc khi in, các bán thành phẩm giữa các công đoạn, sau khi bán
thành phẩm đà in offset, bán sản phẩm đà in Typô, bán thành phẩm đà qua
khâu làm sách (nhặt lồng dỗ, gấp sách, bắt liên từ khi bắt) và xén thành phẩm theo
các quy cách khuôn khổ riêng của từng loại sản phẩm đáp ứng đúng yêu cầu
cho khách hàng. Sản phẩm hoàn thành tiến hành nhập kho hay giao thẳng cho
khách hàng.
IV- Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý
Xuất phát từ đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty là sản xuất
theo đơn đặt hàng, bộ máy tổ chức quản lý của Công ty đợc tổ chức theo mô
hình trực tuyến chức năng với bộ máy quản lý gän nhĐ theo chÕ dé mét thđ trëng.
Theo c¬ cấu này ngời LÃnh đạo cấp cao của hệ thống đợc sự trợ giúp của cán
bộ quản lý chức năng để chuẩn bị các quyết định, hớng dẫn và kiểm tra việc
thực hiện quyết định. Ngời LÃnh đạo cấp cao nhất chịu trách nhiệm về mọi
mặt và toàn quyền quyết định trong phạm vi hệ thống, việc truyền mệnh lệnh
theo tuyến quy định, các cán bộ quản lý ở các phân hệ chức năng (theo tuyến)
vẫn phát huy đợc tài năng của mình đóng góp cho ngời LÃnh đạo cấp cao cña

12

hƯ thèng, tuy hä kh«ng cã qun ra lƯnh trùc tiÕp cho mäi ngêi trong hƯ
thèng.
Tỉ chøc bé m¸y cđa Công ty In Tài chính bao gồm:
1. Ban Giám đốc
2. Phòng Kế toán - Tài vụ
3. Phòng Tổ chức, Hành chính
4. Phòng Kế hoạch
5. Phòng Kinh doanh
6. Phòng Kỹ thuật sản xuất, các phân xởng sản xuất
7. Chi nhánh
Đứng đầu Công ty là Giám đốc Giám đốc Công ty In Tài chính do Bộ trởng
Bộ Tài chính quyết định bổ nhiệm và miễn nhiệm. Gíam đốc Công ty In Tài
chính có các nhiệm vụ và quyền hạn sau:
1. Giám đốc trực tiếp quản lý, sử dụng và bảo toàn số vốn thuộc sở hữu Nhà nớc đợc Bộ Tài chính giao để phát triển sản xuất kinh doanh theo quy định của
pháp luật.
2. Điều hành, quản lý và chịu trách nhiệm về toàn bộ các hoạt động của Công
ty theo đúng pháp luật và điều lệ Công ty quy định.
3. Quyết định các phơng án sản xuất - kinh doanh, phơng án đầu t và phát
triển năng lực sản xuất của Công ty. Quyết định việc mua sắm, đầu t xây dựng
cơ bản, đi thuê, cho thuê, chuyển đổi, thanh lý và nhợng bán tài sản cố định
theo quy định của Nhà nớc.
4. Quyết định các vấn đề về cán bộ và lao động tiền lơng theo phân cấp của Bộ
Tài chính, chăm lo về đời sống, tinh thần và đào tạo, bồi dỡng chuyên môn,
nghiệp vụ cho đội ngũ cán bộ, công nhân của Công ty.
5. Xây dựng quy chế lao động, tiền lơng, khen thởng, kỷ luật áp dụng cho
Công ty trên cơ sở các quy định của Nhà nớc và Bộ Tài chính.
6. Tạo điều kiện cần thiết để kế toán trởng của Công ty thực hiện tốt chức
năng nhiệm vụ của mình theo đúng chế độ kế toán - tài chính do Nhà nớc quy

định.
Giúp việc cho Giám đốc có 02 Phó Giám đốc
Các Phó Giám đốc, Kế toán trởng Công ty do Bộ trởng Bộ Tµi chÝnh bỉ
nhiƯm, miƠn nhiƯm.


13

Phó Giám đốc kỹ thuật chịu trách nhiệm về mọi hoạt động tiêu chuẩn hoá
sản phẩm đo lờng kiểm tra chất lợng sản phẩm, nghiên cứu đề xuất các phơng
án ngắn hạn và dài hạn nhằm đổi mới nâng cao chất lợng sản phẩm, tham mu
cho Giám đốc về quản lý trang thiết bị kỹ thuật, công tác sáng chế, sáng kiến,
đa tiến bộ KHKT vào sản xuất nhằm mục đích hoàn thành kế hoạch với hiệu
quả cao nhất.
Phó Giám đốc kinh doanh chịu trách nhiệm giải quyết vấn đề về giá cả, phơng thức thanh toán với khách hàng, đề xuất các giải pháp mở rộng, tìm kiếm
thị trờng mới, ký kết các hợp đồng mới cho Công ty và điều hành chi nhánh
tại TP. Hồ Chí Minh.
Dới Ban Giám đốc là hệ thống các Phòng, ban giúp việc:
Phòng Kế toán - Tài vụ:
- Thực hiện hạch toán kế toán đầy đủ kịp thời, chính xác các nghiệp vụ kinh tế
tài chính phát sinh trong quá trình vận động vật t, tiền vốn và tài sản của Công
ty. Trên cơ sở hệ thống chứng từ, sổ tài khoản, báo cáo kế toán theo quy trình
HT.
- Có nhiệm vụ kiểm tra, giám sát các hoạt động kinh tế của tất cả các bộ phận
trong Công ty.
- Ghi chép, thu thập, tính toán số liệu, xử lý và hệ thống hoá, cung cấp thông
tin tài chính, cung cấp các báo cáo kế toán giúp Giám đốc trong việc phân tích
các hoạt động kinh tế nhằm để đa ra các quyết định kinh doanh đúng đắn.
Phòng Kế toán Tài vụ còn có nhiệm vụ báo cáo thống kê tình hình thực hiện
các nghĩa vụ và chi tiêu tài chính của Công ty với cơ quan chức năng.

Phòng Kế hoạch vật t: Lập kế hoạch sản xuất theo đơn đặt hàng của các đơn
vị, tính toán chi phí, xây dựng đơn giá sản phẩm giúp ký hợp đồng, tính toán
xây dựng định mức hao phí nguyên vật liệu cho kỹ thuật sản xuất. Ngoài ra
phòng còn chịu trách nhiệm cung ứng vật t, nguyên vật liệu đảm bảo sản xuất
không bị giới hạn hay gián đoạn.
Phòng Kinh doanh: lập kế hoạch sản xuất, kế hoạch giá thành, đề ra những
biện pháp thực hiện kế hoạch đó, sau đó có nhiệm vụ cân đối lại. Đồng thời,
phòng tiếp nhận các hợp đồng mua bán hàng hoá, hợp đồng dịch vụ in ấn, đặt
kế hoạch tiêu thụ sản phẩm, giao thành phẩm đà sản xuất hoàn thành cho
khách hàng.


14

Phòng Kỹ thuật sản xuất: ứng dụng KHKT phát minh sáng chế để cải tạo
sản phẩm, làm ra sản phẩm ngày càng có chất lợng cao. Ngoài ra, phòng còn
quản lý mặt an ninh theo dõi sử dụng máy móc, thiết bị sửa chữa bảo quản
máy, kiểm tra chất lợng sản phẩm trên từng công đoạn sản xuất thanh huỷ sản
phẩm hỏng và bản kẽm sau khi in, góp phần bảo đảm tính an toàn cho sản
xuất, chịu sự chỉ đạo của Giám đốc kỹ thuật kết hợp với trách nhiệm của bộ
phận bảo vệ kiểm soát.
Phòng Tổ chức Hành chính: có nhiệm vụ theo dõi, đôn đốc thực hiện nề
nếp, nội quy của cán bộ công nhân viên, tổng hợp ngày công của cán bộ công
nhân viên, quản lý tổ chức lao động, hồ sơ lao động, thực hiện quy chế tiền l ơng, tiền thởng giải quyết chế độ chính sách cho ngời lao động. Ngoài ra còn
thực hiện các công việc hành chính nh mua văn phòng phẩm, văn th, y tế, hội
nghị, tiếp khách, lo thủ tục cho cán bộ đi công tác.
Tất cả các phòng ban, phân xởng của Công ty đều có mối liên hệ chặt chẽ với
nhau cùng phối hợp để hoành thành kế hoạch đà đặt ra của Công ty. Nhờ vậy,
Công ty không ngừng nâng cao đợc chất lợng sản phẩm, giữ chữ tín với khách
hàng, tăng cờng uy tìn của Công ty trên thị trờng, tạo thế cạnh tranh để Công

ty đứng vững và phát triển trong cơ chế thị trờng. Có thể khẳng định bộ máy
tổ chức quản lý gọn nhẹ với sự phân công nhiệm vụ, rõ ràng chặt chẽ là một
trong những thế mạnh của Công ty.

.


15

Giám đốc

Phó giám đốc
kỹ thuật

Phó giám đốc
kinh doanh

Phòng kế hoạch
Phòng kỹ thuật sản xuất
Phòng tài vụ

Phòng Phòng tổ chức hành chính
kinh doanh

Bộ phận trực tiếp sản xuất

Phân xởng vi tính chế bản Phân xởng in offset

Phân xởng in TypôPhân xởng thành phẩm

Quan hệ trực tuyến
Quan hệ chức năng
Sơ đồ 1.3: Sơ đồ bộ máy tổ chức quản lý Công ty In Tài chính.
Phần II: Tổ chức công tác kế toán tại Công ty In Tài chính


16

I. Tổ chức bộ máy kế toán
1. Mô hình tổ chức
Căn cứ vào đặc điểm quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm, đặc điểm
bộ máy tổ chức quản lý, quy mô hoạt động, khả năng ứng dụng công nghệ tin
học vào công tác kế toán, Công ty In Tài chính tổ chức bộ máy kế toán theo
mô hình tập trung và lựa chọn hình thức kế toán là "Nhật ký chung".
Phòng Kế toán là nơi phản ánh, ghi chép, kiểm tra, tính toán các nghiệp
vụ kinh tế tài chính phát sinh trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh,
từ đó tiến hành phân loại, xử lý, tổng hợp số liệu, cung cấp thông tin về hoạt
động sản xuất kinh doanh díi c¸c sè liƯu kÕ to¸n cho Ban LÃnh đạo lạ chọn,
định hớng và chỉ đạo hoạt động sản xuất kinh doanh nhằm đem lại hiệu quả
cao.
Hiện nay phòng kế toán của công ty In Tài chính gồm 04 ngời. Đứng
đầu là trởng phòng kế toán kiêm kế toán tổng hợp và 03 nhân viên phụ trách
các phần hành kế toán:
- Trởng phòng kế toán kiêm kế toán tổng hợp, kế toán tài sản cố định
- Kế toán vật t, CCDC, thanh toán, tiêu thụ, thu chi tiền mặt, tiền gửi
ngân hàng.
- Kế toán tiền lơng và các khoản trích theo lơng.
- Thủ quỹ.
2.Chức năng và nhiệm vụ của bộ máy kế toán Công ty In Tài chính
Trởng phòng Kế toán : là ngời giúp việc trong lĩnh vực chuyên môn

kế toán, tài chính cho Giám đốc Công ty, chịu trách nhiệm trớc LÃnh đạo,
chấp hành chế độ, thĨ lƯ tµi chÝnh hiƯn hµnh, phỉ biÕn vµ chØ đạo thực hiện các
chủ trơng về chuyên môn, bao quát tàon bộ công tác kế toán trong Công ty,
theo dõi đôn đốc các kê toán viên hoàng thành công việc kịp thời, chính xác,
tổ chức công tác kế toán sao cho hợp lý, mang lại hiệu quả cao.
Sơ đồ 2.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của Công ty In Tài chính
Trởng phòng kế toán kiêm kế toán tổng hợp

Kế toán
chi nhánh
thành phố Hồ Chí Minh

Kế toán vật t, thanh toán, tiêu thụ, tiền
Kếmặt,
toántiền
tiềngửi
lơng
ngân
và các
hàngkhoản trích theo lơng
Thủ quü


quan hệ chỉ đạo
quan hệ tác nghiệp

17

Trởng phòng Kế toán còn tham gia ký kết hợp đồng kinh tế, xây dựng kế
hoạch tài chính cho Công ty. Trởng phòng Kế toán còn đảm nhiệm phần hành

kế toán TSCĐ. Đồng thời kế toán trởng còn đảm nhiệm công tác kế toán tổng
hợp, tập hợp các chi phí sản xuất từ các bộ phận kế toán liên quan, phân bổ
chi phí sản xuất cho từng đối tợng sử dụng, tính toán, xác định kết quả kinh
doanh cuối kỳ, lập quyết toán và các báo cáo tài chính nộp cho cấp trên.
Kế toán vật liệu, CCDC, thanh toán tiêu thụ, thu chi TM, TGNH
Là ngời theo dõi tình hình nhập xuất kho các loại nguyên vật liệu,
CCDC, thu chi quỹ tiền mặt, TGNH theo dõi tình hình công nợ của Công ty
với khách hàng và nhà cung cấp số liệu cho công tác kế toán tập hợp chi phí
sản xuất, tính toán và xác định kết quả kinh doanh của Công ty.
Kế toán tiền lơng và các khoản trích theo lơng: trên cơ sở sản phẩm
sản xuất của từng công nhân do các phân xởng gửi lên và ngày công lao động,
kế toán tính toán chính xác, đầy đủ, kịp thời tiền lơng, bảo hiểm xà hội, bảo
hiểm y tế, kinh phí công đoàn và các khoản khác có liên quan do công nhân
viên theo chế độ Nhà nớc ban hành dựa vào đơn giá lơng sản phẩm và hệ số lơng, động thời là căn cứ để hạch toán chi phí tiền lơng của các bộ phận, phục
vụ cho tập hợp chi phí, tính toán và xác định kết quả sản xuất kinh doanh
trong kỳ của Công ty.
Thủ quỹ: trên cơ sở các phiếu thu, phiếu chi đà có đầy đủ chữ ký của
những ngời có trách nhiệm, thẩm quyền (Giám đốc, Kế toán trởng, Kế toán
thu chi tiền mặt, TGNH) để thực hiện thu chi tiền mặt tại quỹ. Thủ quỹ phải
theo dõi cập nhật, chính xác số tiền đà thu hoặc chi, đồng thời luôn nắm bắt đợc số tiền hiện có trong quỹ để tiến hành đối chiếu số liệu với kế toán tiền
mặt, TGNH và cung cấp số liệu thờng xuyên cho Phòng Tài chính Kế toán để
tiến hành phân tích, nắm bắt kịp thời tình hình thanh toán của Công ty.
Tổ chức và phân công công tác trong Phòng Kế toán Tài vụ của Công ty
nh hiện nay có u điểm là gọn nhẹ, ít ngời mà vẫn đảm bảo tiến hành tốt các
công việc đợc giao, phù hợp với mô hình tổ chức bộ máy quản lý chung. Cách
thức tổ chức theo mô hình kế toán tập trung thuận tiện cho việc chỉ đạo công
tác kế toán taị Công ty, đồng thời kế toán trởng và các kế toán viên trong
phòng cũng dễ dàng trao đổi nắm bắt thông tin và nghiệp vụ chuyên môn, có
thể cung cấp thông tin cần thiết cho các phòng ban khác trong mối quan hệ tác
nghiệp của mình ở Công ty. Hàng tuần và ngày phòng đều có có buổi häp giao

18

ban bàn về công tác kế toán phải thực hiện, phân công công tác tại phòng và
công tác giao dịch với các cơ quan khác, với ngân hàng. Nhờ có sự chỉ đạo kịp
thời sâu sát của Ban lÃnh đạo, Trởng Phòng Kế toán nên công tác kế toán tài
vụ của đơn vị luôn đáp ứng đợc yêu cầu và kế hoạch đề ra.
II. Tổ chức vận dụng chế độ kế toán hiện hành tại công ty In tài chính.
1. Chế độ kế toán:
Công ty In Tài chính thực hiện chế độ kế toán theo Quyết định số
1141TC/QĐ/CĐKT của Bộ trởng Bộ Tài chính ban hành ngày 01/11/1995 và
các Thông t sửa đổi số 10TC/CĐKT ngày 20/3/1997 và số 120/1999/TT-BTC
ngày 07/10/1999. Công ty còn căn cứ vào lơng cấp bậc do Nhà nớc quy định
và đơn giá lơng sản phẩm do Công ty xây dựng lên để trả lơng và căn cứ vào
công văn số 4825TC/TCDN của Bộ Tài chính năm 2000 để hạch toán chi phí
tiền lơng (11,5% doanh thu thực hiện trong kỳ).
Niên độ kế toán: Bắt đầu từ ngày 1/1 và kết thúc ngày 31/12 theo dơng
lịch hàng năm, kỳ hạch toán: theo quý.
Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán là VNĐ (Việt Nam đồng)
đối với các đồng tiền khác đợc quy đổi theo tỷ giá của ngân hàng Nhà nớc
Việt Nam công bố tại thời điểm hạch toán.
Phơng pháp kế toán tài sản cố định: Nguyên tắc đánh giá TSCĐ: Theo
giá mua thực tế làm nguyên giá. Công ty áp dụng phơng pháp khấu hao theo
đờng thẳng, mức trích khấu hao thực hiện theo quyết định 166/1999/QĐ-BTC
ngày 30/12/1999 của Bộ trởng Bộ tài chính.
Phơng pháp kế toán hàng tồn kho: Hàng tồn kho đợc đánh giá theo giá
thực tế. Phơng pháp xác định giá trị hàng tồn kho cuối kỳ: tồn đầu kú + nhËp
trong kú - xuÊt trong kú. C«ng ty sử dụng phơng pháp kê khai thờng xuyên để
hạch toán tổng hợp hàng tồn kho, phơng pháp thẻ song song để hạch toán chi

tiết hàng tồn kho. Giá trị hàng tồn kho xuất trong kỳ đợc tính theo giá bình
quân sau mỗi lần nhập
2. Hình thức sổ kế toán của Công ty:
Hình thức sổ kế toán đợc sử dụng là hình thức sổ nhật ký chung. Đây là
hình thức sổ kế toán phù hợp vơi quy mô SXKD của Công ty, phù hợp với yêu
cầu quản lý và trình độ kế toán, và thuận tiện cho việc thực hiện công tác kế
toán bằng máy vi tính ứng dụng công nghệ tin học vào quản lý.


19

3. Tài khoản sử dụng
Công ty In tài chính sử dụng hệ thống tài khoản theo chế độ kế toán ban hành
và mở các tài khoản chi tiết để tiện theo dõi.
TK loại A: phản ánh các nghiệp vụ phát sinh của công ty
TK loại B: phản ánh các nghiệp vụ phát sinh tại chi nhánh
TK loại D (chỉ có tài khoản 1121D): TGNH ở ngân hàng Nông nghiệp và phát
triển nông thôn.
TK loại E (chỉ có tài khoản 1121E): TGNH ở ngân hàng Đầu t và Phát triển
Thăng Long.
TK 1121A: TGNH ở ngân hàng Công thơng của công ty
TK 1121B: TGNH ở ngân hàng Công thơng của chi nhánh
Tình hình ứng dụng công nghệ tin học vào quản lý và công tác kế toán ở
Công ty: Tất cả các phòng ban đều đợc trang bị máy tính và có nối mạng nội
bộ. Công tác ké toán đợc thực hiện trên máy theo chơng trình phần mềm kế
toán tài chính ACC Windown, phần mềm hệ thống lơng sản phẩm. Nhờ có sự
nối mạng nội bộ, kế toán có thể cập nhật thông tin về hợp đồng, kế hoạch vật
t, lệnh điều độ SX từ phòng Kế hoạch, phòng Kinh doanh. Bên cạnh đó kế
toán còn sử dụng các phần mềm khác nh: Microsoft Word, Microsoft excel để
lập các báo cáo, biếu mẫu kế toán, tổng hợp số liệu tính khấu hao TSCĐ ...

Hàng ngày các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh thể hiện trên các
chứng từ gốc đều đợc kế toán phân loại và định khoản vào máy theo đúng mối
quan hệ giữa các đối tợng kế toán ( mối quan hệ đối ứng tài khoản)
Theo đó máy sẽ tự động vào sổ Nhật ký chung, vào sổ Chi tiết đối với
những nghiệp vụ cần theo dõi chi tiết, sau đó từ sổ Nhật ký chung máy vào sổ
Cái các tài khoản. Cuối quý, căn cứ số liệu trên sổ cái tài khoản máy lập Bảng
cân đối số phát sinh và căn cứ vào các sổ kế toán chi tiết máy lập Bảng tổng
hợp chi tiết. Kế toán tiến hành đối chiếu số liệu, kiểm tra đúng khớp số liệu
trên các bảng này. Nếu không có sai sót, máy tiến hành lập Bảng cân đối kế
toán dựa trên số d cuối kỳ của các tài khoản. Riêng đối với tảon công nợ
131,331 cần dựa vào số tổng hợp chi tiết bên nợ, bên có bảng tổng hợp chi tiết
để ghi vào phần tài sản và nguồn vốn tơng ứng.
Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký chung ở Công ty
In Tài chính từ các chứng từ gốc đợc máy tự động thực hiện nh sơ đồ 2.2
Sơ đồ 2.2: Trình tự ghi sổ kế toán tại công ty In Tài chính.
Chứng từ gốc

Máy tÝnh


Sổ
20
nhật ký chung

Sổ kế toán
chi tiết

Sổ cái
Bảng tổng hợp
4. Chế độ chứng từ sử dụng.

Các mẫu chứng từ đợc thiết kế sẵn trong máy tính gồm:
a) Chứng từ sử dụng cho côngBảng
tác tính
cân lơng
đối
- Bảng chấm công: mẫu số 01số
- LĐTL.
phát sinh
- Bảng thanh toán tiền lơng: Công ty sử dơng mÉu do m¸y in ra nh biĨu 1 phơ
lơc.
- Phiếu nghỉ hởng BHXH, mẫu
Báo số
cáo03-LĐTL,
tài chính bảng thanh toán BHXH, mẫu số
04-LĐTL
- Bảng thanh toán tiền thởng, mẫu số 05-LĐTL.
Ghibảng
hàngkêngày
- Lệnh điều độ sản xuất (kiêm
sản phẩm): đợc mở cho tõng bé phËn
Ghi ci q
s¶n xt (biĨu 2 phơ lục). Quan hệ đối chiếu
- Phiếu báo làm thêm giờ
b) Chứng từ sử dụng cho công tác kế toán hàng tồn kho.
Chứng từ nhập hàng: sử dụng các loại chứng từ theo quyết định 1141-TC/QĐ/
CĐKT của Bộ Tài chính, chủ u sư dơng phiÕu nhËp kho (mÉu 01-VT) 2 liªn,
phiÕu xuất kho (3 liên) mẫu 02-VT, biên bản kiểm nghiệm 2 bản (mẫu 05VT), thẻ kho (mẫu 06-VT), phiếu báo vật t còn lại cuối kỳ (mẫu 07-VT), biên
bản kiểm kê vật t, sản phẩm, hàng hoá (mẫu 08-VT). (Minh hoạ phiếu nhập
kho theo mẫu và trong máy in ở biểu 3 phụ lục).
c) Chứng từ bán hàng:

+ Chứng từ nguồn: thờng là hợp đồng kinh tế ghi các thoả thuận của hai bên
về quy cách, mẫu mà sản phẩm và các điều khoản thanh toán.
+ Chứng từ bán hàng: hoá đơn GTGT - mẫu 01 GTKT- 3LL, gồm 3 liên: liên
1 tím (lu tại quyển), liên 2 đỏ (giao khách hàng), liên 3 xanh (dùng để thanh
toán).
+ Biên bản thanh lý hợp đồng(biểu 3 phụ lục).
d) Chứng từ sử dụng cho công tác kế toán tiền mặt, tiền gửi.
gồm có các chứng từ : Phiếu thu, phiếu chi đợc thiết kế trên cơ sở mẫu của Bộ
Tài chính đợc máy in ra 2 bản sau khi kết toán tiền mặt nhập thông tin từ
chứng từ gốc ( biểu 4 phụ lục). Giấy đề nghị tạm ứng (mẫu số 03 - TT), giấy
thanh toán tạm ứng (mẫu số 04-TT). Giấy đề nghị thanh toán. Bảng kiểm kê
quỹ. Uỷ nhiệm chi, ủ nhiƯm thu do kÕ to¸n viÕt néi dung, giÊy bảo chi, séc
(dùng cho thanh toán liên ngân hàng), giấy báo nợ, giấy báo có, giấy báo số d