Quản trị văn phòng FPT online

BÀI LÀM ASSIGNMENT
MÔN: QUẢN TRỊ
HÀNH CHÍNH – VĂN PHÒNG
ĐỀ TÀI: TÌM HIỂU CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH, VĂN PHÒNG
CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN
DỊCH VỤ TRỰC TUYẾN FPT – FPT ONLINE
Bài làm của sinh viên:
Họ tên Nguyễn Hoàng Anh Khoa
Lớp PB8101 | Mã số SV PS00275
TP HCM – 6-2013

Mục lục
Lời nói đầu
Quản trị Hành chính – Văn phòng là một trong những
công việc quan trọng nhất tại một công ty.
Trong đó có các công việc dù nhỏ nhưng công ty sẽ
không thể vận hành được; đơn giản như việc đóng dấu tài
liệu.
Bài làm này tôi trình bày về bộ phận Hành chính thuộc
Khối Hành chính – Nhân sự của công ty FPT Online. Vì thế,
bài làm chỉ đề cập riêng phần việc chủ yếu do bộ phận Hành
chính xử lý.
Nhận xét và cho điểm
I. Thông tin tổng quan về doanh nghiệp
Công ty Cổ phần Dịch vụ Trực tuyến FPT
Tên gọi tắt tiếng Anh: FPT Online
FPT Online, thành lập ngày
1/7/2007, tập trung vào các mảng
hoạt động quảng cáo trực tuyến,
game online, thương mại điện tử,
âm nhạc trực tuyến, mạng xã hội và

dịch vụ SMS.
Một số sản phẩm chủ yếu:
VnExpress.net, iOne.net, Ngoisao.net, Gamethu, Sohoa, Banbe.net,
nhacso.net… và dịch vụ quảng cáo trên các trang này. Bên cạnh đó, FPT
Online còn là đơn vị phát hành game lớn tại Việt Nam với các game Thiên
Long Bát Bộ, Tây Du Ký… Song song, công ty còn đẩy mạnh thương mại
điện tử Sendo.vn, thanh toán tại POS…
Với hơn 75 tỷ đồng vốn điều lệ và nhiều sản phẩm như vậy nên công ty có
nhiều trụ sở. Trong đó, trụ sở chính đặt tại tòa nhà Tầng 2, tòa nhà FPT Tân
Thuận, Lô 29B-31B-33B đường Tân Thuận, Khu chế xuất Tân Thuận,
phường Tân Thuận Đông, quận 7, TP HCM. Địa chỉ đăng ký tòa nhà FPT,
153 Nguyễn Đình Chiểu, phường 6, quận 3, TP HCM cùng một chi nhánh
tại Hà Nội: Tầng 4-5, tòa nhà FPT, phố Duy Tân, phường Dịch Vọng Hậu,
Quận Cầu Giấy.
FPT Online là một công ty lớn trực thuộc Tập đoàn FPT với hơn 3.000 nhân
viên cùng hàng nghìn cộng tác viên trên khắp cả nước và thế giới.
Trong năm qua, 2012, FPT Online đạt 979 tỷ đồng doanh thu với 247 tỷ
đồng lãi trước thuế.
Thông tin liên hệ:
- Điện thoại: 08 73009999
- Website: FPTOnline.net
Các loại dịch vụ của doanh nghiệp
- Tin tức số: VnExpress, Ngoisao, iOne, Gamethu, Sohoa, PC
World Việt Nam, Chúng ta… Trong đó, VnExpress hiện đang giữ vị
trí “Báo điện tử nhiều độc giả nhất Việt Nam”. Các trang còn lại cũng
dành được nhiều sự quan tâm của người dùng Internet. Bên cạnh tin
tức, VnExpress và PC World Việt Nam cũng tổ chức nhiều giải thưởng
liên quan đến xã hội và công nghệ.
- Quảng cáo trực tuyến tại các trang trên. Tính đến thời điểm hiện
tại FPT Online đang chiếm thị phần cao nhất trong các công ty có kinh

doanh quảng cáo trực tuyến.
- Phát hành trò chơi trực tuyến. Khối Game, FPT Online, đang phát
hành độc quyền tại Việt Nam các trò chơi nhập vai như Tây Du Ký,
Thiên Long Bát Bộ… Chúng cũng được nhiều người yêu thích.
- Máy thanh toán trực tuyến POS. Người dùng có thể dùng tiền mặt
nạp trực tiếp từ POS để thanh toán các khoản tiền như điện thoại di
động, Internet, điện nước…
- Dịch vụ nội dung SMS. Công ty triển khai dịch vụ cho thuê đầu số
8x00 và 8x13 để cung cấp các thông tin qua SMS như kết quả sổ xổ,
chăm sóc sức khỏe…
- Thanh toán trực tuyến qua thẻ. Người dùng có thể sử dụng thẻ
GATE để nạp tiền điện thoại di động, một số trò chơi có thu phí trên
Internet.
- Sàn thương mại điện tử. Cuối năm 2012, FPT Online đưa ra sàn
giao dịch thương mại điện tử Sendo.vn. Tại đây, khách hàng có thể
thực hiện mua bán mà không cần gặp mặt trực tiếp.
- Mạng xã hội. FPT Online đang cung cấp mạng xã hội Banbe.net.
Đây là một trong đối thủ cạnh tranh đáng gườm của Zing Me và Go.vn
- Nhạc số trực tuyến. Nhacso.net là dự án âm nhạc trực tuyến có bản
quyền đầu tiên tại Việt Nam.
ĐHĐCĐ
Ban kiểm soát
Hội đồng quản trị
Ban TGĐ
GĐ Tài chính
Khối Mass Media
Khối Điều hành Game
Khối Kinh doanh
Khối Kỹ thuật
Hành chính – Nhân sự

Tài chính – Kế toán
Dự án Vitalk
Nguồn: Báo cáo tài chính FPT Online năm 2010
Sơ đồ cấu trúc
- Khối Mass Media gồm Khối Báo, đơn vị tin nhắn và quảng cáo ADS và
đơn vị công nghệ - nền tảng.
- Khối Điều hành Game: Trung tâm điều hành 1 (GOD1), GOD2, GOD3,
phòng dự án, Call center, Nghiên cứu phát triển, Bản địa hóa sản phẩm.
- Khối Kinh doanh: Marketing, Thị trường, Phân phối, Kỹ thuật, Phát triển
Kinh doanh.
- Khối Kỹ thuật: Trung tâm điều hành mạng, Trung tâm hệ thống thông tin,
Trung tâm mỹ thuật đa phương tiện và dự án Game Studio.
- Khối Hành chính – Nhân sự: Văn phòng, Phòng Nhân sự, Phòng Đảm
bảm chất lượng.
- Ban Tài chính – Kế toán: Phòng kế toán, Phòng vật tư và Phòng phân tích
– kiểm soát
- Dự án Vitalk: Phòng sản phẩm và phòng điều hành.
II. Cấu trúc bộ phận Hành chính
1. Phần việc của bộ phận
Tại FPT Online, hai bộ phận Nhân sự và Hành chính được bố trí vào
chung một Khối. Trong phần này chỉ xin đề cập về phần Hành chính của
Khối này.
Hành chính trong Khối Hành chính - Nhân sự của FPT Online làm nhiều
công việc khác nhau, không rõ ràng nhưng đa số liên quan đến cơ sở vật
chất, giấy tờ hành chính và những việc nhỏ khác. Cụ thể, đó có thể là
phụ trách và cung cấp các thông tin sắp xếp và tìm hiểu các khóa học
đào tạo ở bên ngoài cho nhân viên khi có sự yêu cầu từ các phòng/ban
khác. Hoặc đặt phòng họp nếu trong tòa nhà lớn. Gọi thợ sửa chữa và
giám sát khi có hỏng hóc tại các bộ phận khác. Tổ chức tiệc hoặc đặt vé
máy bay, tàu xe. Trình ban lãnh đạo ký ban hành văn bản và đóng dấu

công ty. Thuê công ty vệ sinh. Thương thuyết bảo hiểm đồ dùng công
ty
Tóm lại, những công việc không thuộc việc của một phòng ban cụ thể
nào thì đều là nhóm công việc của bộ phận Hành chính.
2. Mối liên quan các nhân viên trong bộ phận
Tại bộ phận Hành chính của Khối Hành chính – Nhân sự FPT Online,
các nhân viên hành chính nhiệt tình giúp đỡ lẫn nhau trong công việc.
Tuy thế, nhân viên được chia phụ trách theo từ Khối khác nhau để dễ
quản lý và hỗ trợ.
3. Mối liên hệ với các bộ phận khác
Tất cả các yêu cầu từ những bộ phận khác đều phải được thực hiện bằng
cách gửi email thông báo trước. Tuy vậy, thường những yêu cầu này cần
được gửi trước khoảng từ một tuần, chậm nhất là 2-3 ngày, để nhân viên
sắp xếp xử lý.
Thông tin được Hành chính tiếp nhận và chuyển đến bộ phận có trách
nhiệm xử lý. Chẳng hạn, bộ phận Nhân sự báo Khối Báo có thêm một
phóng viên mới thì Hành chính sẽ chuyển thư này đến Khối Kỹ thuật
nhờ lắp dàn máy mới. Hoặc các báo cáo từ Tài chính – Kế toán sẽ được
Hành chính trình lên TGĐ để duyệt, phần việc đóng dấu sẽ do Hành
chính thực hiện.
Còn về các yêu cầu được xem là công việc của Hành chính thì nhân viên
sẽ tự giải quyết như đặt phòng họp trên hệ thống nội bộ.
III. Kết luận
1. Nhận xét
- Ưu điểm: Quy củ và chuyên nghiệp.Vì là một bộ phận trong công ty
lớn nên mô hình hoạt động phù hợp với quy mô. Công việc được diễn ra
trôi chảy theo luồng định trước. Áp dụng mạnh mẽ ứng dụng CNTT. Rõ
ràng trong việc thực hiện chuyển giao công việc nhờ email giải quyết.
Hành chính và Nhân sự nằm chung một khối tạo điều kiện dễ dàng quản
lí vì hai bộ phận này có nhiều điểm tương đồng nhau.

- Nhược điểm: Do tập trung nên các bộ phận thiếu chủ động trong giải
quyết công việc. Tạo tính ỷ lại vì đã có người hỗ trợ sẵn.
2. So sánh
- Tương đồng: Bộ phận Hành chính thực hiện khá nhiều các công việc
trong công ty. Qua đó, đòi hòi người làm công tác hành chính cần nhạy
bén trong giải quyết tình huống.
- Khác biệt: Bộ phận Hành chính của FPT Online chỉ lo về mặt hành
chính cho công ty chứ không đảm trách các nhiệm vụ nhân sự, truyền
thông, kiểm soát chất lượng sản phẩm, CNTT. Tuy nhiên, những khác
biệt này không quá lớn vì thực tế, bộ phận Hành chính đôi khi vẫn làm
trùng những công việc này.
3. Kiến nghị
- Duy trì một cán bộ hành chính tại từng Khối để thuận tiện hơn trong
điều phối công việc;
- Chuyển một số công việc vừa phải để tự nhân viên có thể làm. Chẳng
hạn, CBNV có thể tự đặt vé tàu xe; sau đó nộp cùi vé để công ty thanh
toán.
- Tập huấn và tăng cường kỹ năng ứng dụng CNTT. Điều này giúp từng
CBNV xử lý những sự cố nhỏ liên quan để tránh tạo thêm việc cho bộ
phận Hành chính.