Chuyên đề tốt nghiệp Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý kho vận

HỌC VIỆN NGÂN HÀNG
KHOA HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ
-----🙞🙜🕮🙞🙜-----

CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP
ĐỀ TÀI:

PHÂN TÍCH NGHIỆP VỤ VÀ TRIỂN KHAI QUẢN LÝ KHO VẬN
TRÊN NỀN TẢNG ODOO CHO CÔNG TY OLIVE
Giảng viên hướng dẫn:
Sinh viên thực hiện:
Mã sinh viên:
Lớp:

Hà Nội, năm 2023


LỜI CẢM ƠN
Để Chuyên đề tốt nghiệp được hoàn thành chỉn chu, đúng hạn trước hết em xin gửi
lời cảm ơn sâu sắc tới thầy cô khoa Hệ thống thông tin quản lý (MIS) - Học viện Ngân
hàng đã tạo điều kiện và giúp đỡ em trong suốt thời gian qua. Hơn hết, em xin đặc biệt
gửi lời cảm ơn trân thành tới cô Nguyễn Thị Thu Trang đã tận tâm giúp đỡ em trong q
trình hồn thiện bài Chun đề tốt nghiệp từ những ngày đầu tiên đến ngày hồn thành
bài báo cáo.
Trong thời gian thực tập tại cơng ty TNHH IZISolution em đã có cơ hội vận dụng
những kiến thức đã được học trên giảng đường cùng với sự chỉ bảo tận tâm của các anh
chị trong công ty. Em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới anh Nguyễn Hồng Sơn – Giám đốc
công ty TNHH IZISolution và các anh/chị trong công ty – những người đã trực tiếp
hướng dẫn em trong 2 tháng thực tập vừa qua.
Trong quá trình thực hiện bài thực tập, do kiến thức cũng như kinh nghiệm thực
tiễn của em còn hạn chế nên bài báo cáokhông thể tránh khỏi những thiếu sót. Em rất

mong nhận được sự chỉ bảo, đóng góp ý kiến của các q thầy cơ để em có điều kiện bổ
sung, nâng cao ý thức của mình, phục vụ tốt hơn công tác thực tế sau này.
Em xin chân thành cảm ơn!


MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN......................................................................................................................2
DANH MỤC HÌNH ẢNH....................................................................................................5
DANH MỤC BẢNG BIỂU..................................................................................................1
DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT............................................................................................1
LỜI MỞ ĐẦU......................................................................................................................2
CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU CHUNG...................................................................................4
1.1.

Giới thiệu chung........................................................................................4

1.1.1.

Thông tin cơ bản về công ty................................................................4

1.1.2.

Sơ đồ cơ cấu tổ chức...........................................................................4

1.2.

Giới thiệu về nền tảng Odoo.....................................................................5

1.2.1.

Tổng quan về Odoo.............................................................................5

1.2.2.

Tính năng quản lý kho vận của Odoo..................................................5

1.3.

Tổng quan về bài tốn...............................................................................6

CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH NGHIỆP VỤ VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG QUẢN LÝ KHO
VẬN CHO CÔNG TY TNHH OLIVE................................................................................7
2.1.

Thu thập yêu cầu khách hàng....................................................................7

2.2.

Quy trình nghiệp vụ.................................................................................11

2.3.1.

Quy trình nhập kho............................................................................11

2.3.2.

Quy trình xuất kho.............................................................................12

2.3.3.

Quy trình kiểm kê..............................................................................14

2.3.4.

Quy trình điều chuyển nội bộ............................................................16

2.3.5.

Quy trình nhập khác..........................................................................18


2.3.6.
2.3.

Quy trình xuất khác...........................................................................20

Thiết kế hệ thống.....................................................................................21

2.4.1.

Use case quản lý kho vận..................................................................21

2.4.2.

Biểu đồ tuần tự..................................................................................32

2.4.3.

Thiết kế CSDL...................................................................................39

a.

Mơ hình thực thể liên kết........................................................................39

b.

Bảng dữ liệu vật lý..................................................................................42

CHƯƠNG 3: TRIỂN KHAI TRÊN NỀN TẢNG ODOO.................................................48
3.1.

Các giai đoạn triển khai hệ thống............................................................48

3.2.

Thông tin cài đặt, thiết lập cấu hình hệ thống.........................................48

3.3.

Xây dựng hệ thống demo........................................................................49

KẾT LUẬN........................................................................................................................66
TÀI LIỆU THAM KHẢO..................................................................................................68


DANH MỤC HÌNH ẢNH
Hình 1:Sơ đồ cơ cấu tổ chức cơng ty TNHH OLIVE...............................................4
Hình 2:Biểu đồ hoạt động quy trình nhập kho........................................................11
Hình 3: Biểu đồ hoạt động quy trình xuất kho........................................................13
Hình 4: Biểu đồ hoạt động quy trình kiếm kê.........................................................14

Hình 5:Biểu đồ hoạt động quy trình điều chuyển nội bộ........................................16
Hình 6: Biểu đồ hoạt động quy trình nhập khác.....................................................19
Hình 7: Biểu đồ hoạt động quy trình xuất khác......................................................20
Hình 8: Usecase nhập kho.......................................................................................22
Hình 9: Use case Xuất kho......................................................................................23
Hình 10: Usecase kiểm kê.......................................................................................25
Hình 11: Usecase nhập khác...................................................................................27
Hình 12: Usecase xuất khác....................................................................................28
Hình 13: Usecase điều chuyển nội bộ.....................................................................30
Hình 14: Usecase báo cáo.......................................................................................31
Hình 15: Biểu đồ tuần tự nhập kho.........................................................................33
Hình 16: Biểu đồ tuần tự xuất kho..........................................................................34
Hình 17: Biểu đồ tuần tự kiểm kê...........................................................................35
Hình 18: Biểu đồ tuần tự nhập khác........................................................................36
Hình 19: Biểu đồ tuần tự xuất khác........................................................................37
Hình 20: Biểu đồ tuần tự điều chuyển nội bộ.........................................................38
Hình 21: Biểu đồ tuần tự báo cáo............................................................................39
Hình 22: Mơ hình ERD...........................................................................................41


Hình 23: Cơ sở dữ liệu............................................................................................47
Hình 24: Giao diện trang chủ..................................................................................51
Hình 25: Giao diện phân hệ kho vận.......................................................................51
Hình 26: Giao diện quản lý các kho........................................................................52
Hình 27: Giao diện quản lý nhóm sản phẩm...........................................................53
Hình 28: Giao diện quản lý sản phẩm.....................................................................54
Hình 29: Giao diện quản lý đơn vị..........................................................................55
Hình 30: Giao diện quản lý nhóm đơn vị................................................................56
Hình 31: Giao diện quản lý nhà cung cấp...............................................................56
Hình 32: Giao diện quản lý nhân viên....................................................................57

Hình 33: Giao diện phiếu nhập kho........................................................................58
Hình 34: Giao diện phiếu xuất kho.........................................................................59
Hình 35: Giao diện phiếu kiểm kê..........................................................................60
Hình 36: Giao diện phiếu điều chuyển nội bộ.........................................................61
Hình 37: Giao diện phiếu nhập khác.......................................................................62
Hình 38: Giao diện phiếu xuất khác........................................................................63
Hình 39: Báo cáo chi tiết nhập xuất........................................................................64
Hình 40: Báo cáo tồn kho.......................................................................................64
Hình 41: Báo cáo tồn kho theo sản phẩm...............................................................65


DANH MỤC BẢNG BIỂU
Bảng 1: Thu thập yêu cầu khách hàng....................................................................10
Bảng 2: Mơ tả chi tiết quy trình nhập kho..............................................................12
Bảng 3: Mơ tả chi tiết quy trình xuất kho...............................................................14
Bảng 4: Mơ tả chi tiết quy trình kiểm kê................................................................16
Bảng 5: Mơ tả chi tiết quy trình điều chuyển nội bộ...............................................18
Bảng 6: Mơ tả chi tiết quy trình nhập khác.............................................................20
Bảng 7: Mơ tả chi tiết quy trình xuất khác..............................................................21
Bảng 8: Mơ tả usecase nhập kho.............................................................................23
Bảng 9: Mô tả usecase xuất kho..............................................................................24
Bảng 10: Mô tả usecase kiểm kê.............................................................................26
Bảng 11: Mô tả usecase nhập khác.........................................................................28
Bảng 12: Mô tả usecase xuất khác..........................................................................29
Bảng 13: Mô tả usecase điều chuyển nội bộ...........................................................31
Bảng 14: Mô tả usecase báo cáo.............................................................................32
Bảng 15: Danh sách thực thể, thuộc tính................................................................40
Bảng 16: Liên kết giữa các thực thể........................................................................40
Bảng 17: Danh sách các bảng trong CSDL.............................................................46

DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT

Chữ viết tắt

Tên đầy đủ

Ý nghĩa
Hoạch định nguồn lực doanh

ERP

Enterprise Resource Planning

NCC

Nhà cung cấp

TNHH

Trách nhiệm hữu hạn

CNTT

Công nghệ thông tin

BI

Business Intelligence

Kinh doanh thông minh

POS

Point of Sale

Điểm bán lẻ

CRM

Customer Relationship Management

Quản lý quan hệ khách hàng

HRM

Human Resource Management

Quản lý nguồn nhân lực

TCT

Tổng cơng ty

PK

Primary key

Khóa chính

FK

Foreign key

Khóa ngoại

ERD

Entity relationship diagram

Mơ hình thực thể liên kết

nghiệp

1


LỜI MỞ ĐẦU
Trên thế giới cũng như ở Việt Nam, việc ứng dụng cơng nghệ thơng tin hiện đang
có xu hướng đẩy mạnh. Những năm trở lại đây, công nghệ luôn được gắn kết với các hệ
thống nghiệp vụ và hoạt động cùng với tổ chức, đặc biệt là ERP được xem như một giải
pháp tối ưu cho doanh nghiệp nâng cao năng lực của mình trong xu thế cạnh tranh gay gắt
như hiện nay và được nhiều doanh nghiệp quan tâm.
Công ty TNHH OLIVE là một trong những doanh nghiệp xây dựng ERP trên nền
tảng Odoo để quản lý các phân hệ Mua hàng, Bán hàng, Kho vận và Kế toán. Với sự hạn
chế của thời gian, bài nghiên cứu dừng lại ở việc tập trung phân tích các nghiệp vụ kho
vận, thiết kế CSDL và triển khai trên nền tảng Odoo.
Quản lý kho vận là một trong những vấn đề quan trọng và phức tạp của các doanh
nghiệp, đặc biệt là trong bối cảnh thị trường cạnh tranh gay gắt ngày nay. Khác với việc
quản lý các phiếu nhập kho, xuất kho, quản lý sản phẩm bằng giấy tờ và công cụ excel,

ERP là giải pháp giúp cho công tác nhập kho, quản lý sản phẩm khắc phục được những
hạn chế về khơng gian, thời gian, chi phí và có khả năng chia sẻ, liên kết giữa các bộ
phận. Quản lý kho vận hiệu quả là điều cần thiết giúp cho doanh nghiệp đáp ứng nhu cầu
của khách hàng một cách nhanh chóng và hiệu quả.
1. Lý do chọn đề tài
Nhận thấy rằng việc quản lý kho vận là một trong những vấn đề quan trọng và
phức tạp của doanh nghiệp. Việc nghiên cứu và triển khai hệ thống quản lý kho vận là
một lĩnh vực đang được quan tâm và phát triển mạnh mẽ trong nghành công nghiệp và
doanh nghiệp.
2. Mục đích nghiên cứu
Giúp doanh nghiệp có thể dễ dàng quản lý sản phẩm, nắm bắt được tình hình và
hoạt động của kho hàng. Ngồi ra hệ thống quản lý kho hàng đảm bảo tính thống nhất
giữa các bộ phận, đáp ứng nhu cầu quản lý, tối ưu hóa việc lưu kho và hạn chế tối đa tình
trạng thất thốt trong q trình nhập kho, giúp tiết kiệm thời gian sn sẻ trong q trình
vận hành.
3. Đối tượng, phạm vi và phương pháp nghiên cứu

2


 Đối tượng và phạm vi
Do giới hạn về mặt thời gian, đối tượng nghiên cứu của đề tài được giới hạn là ERP dưới
góc độ tiếp cận là hệ thống thông tin kho vận của công ty TNHH OLIVE trên địa bàn Hà
Nội.
 Phương pháp nghiên cứu
Trong quá trình nghiên cứu, đề tài sử dụng và kết hợp nhiều phương pháp khác nhau bao
gồm: phương pháp khảo sát, thu thập thơng tin bằng câu hỏi; phương pháp phân tích, tổng
hợp và đánh giá; phương pháp mơ hình hóa dữ liệu.
4. Kết cấu đề tài
Ngoài phần mở đầu và kết luận, bố cục đề tài gồm 3 chương:

Chương 1: Giới thiệu chung
Chương 2: Phân tích nghiệp vụ và thiết kế hệ thống quản lý kho vận cho công ty TNHH
OLIVE
Chương 3: Triển khai trên nền tàng Odoo

3


CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU CHUNG
1.1.

Giới thiệu chung

1.1.1. Thông tin cơ bản về công ty
Công ty TNHH Olive là một doanh nghiệp chuyên cung cấp dịch vụ suất ăn công
nghiệp đáng tin cậy cho các nhà máy đặt tại các khu cơng nghiệp lớn trên tồn quốc. Với
quy mơ lơn, cơng ty hiện đang có khoảng 45 chi nhánh bếp nhỏ trên khắp cả nước, mang
đến sự tiện ích và chất lượng cho khách hàng của mình.
Văn phịng chính của cơng ty Olive được đặt tại số 49 đường 23, khu đô thị Thành
phố Giao Lưu Cổ Nhuế, thuộc quận Bắc Từ Liêm. Địa điểm này được lựa chọn với mục
tiêu tối ưu hóa việc cung cấp dịch vụ đến các khu vực trong nước, đồng thời cung cấp tiện
ích và tiếp cận thuận lợi với các khu công nghiệp lớn.
1.1.2. Sơ đồ cơ cấu tổ chức
Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty TNHH Olive được thể hiện ở hình dưới đây:

Hình 1:Sơ đồ cơ cấu tổ chức cơng ty TNHH OLIVE
Nhiệm vụ vai trò của các phòng ban:
-

Phòng kế tốn: quản lý các thơng tin liên quan đến mảng kế tốn,thuế, dịng tiền

của doanh nghiệp

-

Phịng mua hàng: quản lý tất cả các hoạt động mua, bán diễn ra trong công ty

-

Bộ phận kho: quản lý các hoạt động liên quan đến nhập- xuất kho, quản lý hàng
hóa trong kho.

-

Phòng dinh dưỡng: quản lý các hoạt động liên quan đến xây dựng thực đơn suất
ăn, hàng hóa thực phẩm được sử dụng trong các suất ăn, đảm bảo chất lượng dinh
dưỡng.

4


-

Phòng điều hành: quản lý hoạt động chung của các chi nhánh, điều hành, quản lý
các giao dịch giữa chi nhánh và tổng công ty

-

Chi nhánh: mỗi bếp ăn hoặc quầy bán café đều được coi là những chi nhánh nhỏ
của Olive, các bếp ăn sẽ được đặt ở vị trí khác nhau.

1.2.

Giới thiệu về nền tảng Odoo

1.2.1. Tổng quan về Odoo
Phần mềm Odoo, cung cấp ERP mã nguồn mở, được nghiên cứu tăng trưởng với
30 ứng dụng dành cho doanh nghiệp vừa và nhỏ hoạt động trong nhiều ngành ngành nghề,
lĩnh vực khác nhau (Magenest, n.d.). Ưu điểm của Odoo đó là:
 Odoo được thiết kế tích hợp sẵn trên phần mềm như kế toán, kho vận, bán hàng,
mua hàng
 Tích hợp cơng nghệ tiên tiến, điện tốn đám mây tương thích với doanh nghiệp
vừa và nhỏ từ các ngành nghề, lĩnh vực khác nhau
 Doanh nghiệp không mất nhiều chi phí xây dựng bảo trì server mà vẫn quản lý các
hoạt động tài chính của doanh nghiệp.
Hiện tại Odoo có 2 phiên bản: Odoo Community và Odoo Enterprise, khác nhau về chi
phí, tính năng và các dịch vụ liên quan (Magenest, n.d.).
1.2.2. Tính năng quản lý kho vận của Odoo
Quản lý kho hàng được xem là một công việc phức tạp cho các chủ shop và thủ
kho, quản lý kho hàng một cách hiệu quả sao cho hàng hóa bán ra- nhập vào khơng bị
nhầm lẫn, thất thốt là nỗi trăn trở của khơng ít doanh nghiệp. Phần mềm Odoo cung cấp
đầy đủ các tính năng giúp doanh nghiệp quản lý kho vận như (Erpone, n.d.):


Quản lý hàng tồn kho kép, cho phép người dùng dễ dàng truy xuất nguồn gốc đầy
đủ từ nhà cung cấp đến khách hàng.



Hỗ trợ việc đóng gói và giao những đơn hàng có hoặc thậm chí khơng có mã vạch
(QR code, barcode)



Quản lý tất cả các kho trên cùng một hệ thống và thiết lập các quy tắc cung ứng
giữa các kho.

5




Dùng máy quét mã vạch cho mọi hoạt động kiểm kê: hàng tồn kho, các lô hàng
đến, các đơn đặt hàng đóng gói, v.v.



Odoo ERP hỗ trợ việc kiểm sốt thời gian xử lý dựa trên khả năng tự động hóa các
giao dịch hàng tồn kho, từ đó cải thiện tính minh bạch, rõ ràng trong tất cả các hoạt
động kinh doanh.



Các tính năng ghi chú và lưu trữ dữ liệu của Odoo ERP như: Kiểm soát theo Lots,
Nhật ký hoạt động, Số seri, Định hỗ trợ tối đa cho việc quản lý kho hàng dễ dàng
hơn.



Odoo hỗ trợ các mặt hàng có đặc tính khác nhau: từ các sản phẩm vật lý, hàng tiêu
dùng, đến các dịch vụ và sản phẩm kỹ thuật số. Người dùng có thể thiết lập thêm

nhiều trường tùy chỉnh cần thiết để đáp ứng đa dạng các nhu cầu kinh doanh.



Hệ thống quản lý kho Odoo còn hỗ trợ FIFO (Nguyên tắc nhập trước bán trước) và
giá trung bình, giá tiêu chuẩn cho các phương pháp định giá sản phẩm.

1.3.

Tổng quan về bài toán
Bài tốn “Phân tích nghiệp vụ và triển khai ERP quản lý kho vận trên nền tảng

ODOO cho công ty OLIVE” là bài tốn liên quan đến việc phân tích u cầu, cải tiến quy
trình trong kho vận của cơng ty Olive và triển khai trên nền tàng Odoo.
Quản lý kho hàng của OLIVE được chia thành hai phần: quản lý công cụ dụng cụ,
thiết bị và quản lý các mặt hàng thực phẩm. Các mặt hàng trong kho được quản lý theo
các danh mục và đều được đánh số chia nhỏ. Khi có nhu cầu nhập/ xuất kho, thủ kho sẽ
tiếp nhận phiếu nhập/xuất và thực hiện kiểm tra và nhập/xuất hàng hóa, cuối ngày sẽ tổng
hợp gửi cho bộ phận kế toán.
Hiện tại Olive chưa sử dụng phần mềm nào để quản lý tổng thể doanh nghiệp và
chỉ sử dụng Misa để quán lý hạch toán nghiệp vụ kế toán. Tất cả các thao tác vận hành
đều đang được thực hiện thủ công và excel là chủ yếu, chưa kiểm sốt được chính xác tồn
kho hàng hóa, vật tự, doanh thu, chi phí tại các chi nhánh. Cuối tháng thì thủ kho sẽ căn
cứ vào các phiếu nhập và phiếu xuất của tháng để làm báo cáo tổng hợp về lượng hàng
xuất, lượng hàng nhập và tồn kho của từng mặt hàng (gọi là thẻ kho) và của tất cả các mặt
hàng (báo cáo tồn kho)

6

Hệ thống giải quyết các hạn chế, vấn đề đang gặp phải của công ty về quản lý số
lượng tồn kho sản phẩm, quản lý quy trình nhập xuất, quy trình kiểm kê và những quy
trình khác liên quan. Người dùng có thể theo dõi chi tiết lịch sử giao dịch liên quan đến
các kho hàng và sản phẩm trên hệ thống, dễ dàng lập báo cáo theo các tiêu chí về thời
gian, sản phẩm, kho,…

CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH NGHIỆP VỤ VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG QUẢN
LÝ KHO VẬN CHO CÔNG TY TNHH OLIVE
2.1.
-

Thu thập yêu cầu khách hàng
Người trả lời phỏng vấn:
+ Nguyễn Thị Nguyệt – Quản trị dự án công ty Olive
+ Đào Thị Duyên – Quản lý bộ phận kho Olive

STT

Câu hỏi khảo sát/mô tả yêu cầu

Trả lời – Bộ phận kho

DANH MỤC CƠ SỞ DỮ LIỆU
Đây là lần đầu sử dụng dịch vụ kho vận
1

của chúng tơi hay đã có kinh nghiệm Lần đầu sử dụng
trước đây?
Mã hàng sẽ được tạo theo các yêu cầu

2

sau: mã hàng, tên hàng, nhóm hàng,

Mơ tả chi tiết các thơng tin cần quản lý

đơn vị tính, giá bán, có phần ghi chú

của vật tư/hàng hóa.

mã của NCC, diễn giải mơ tả cụ thể về
hàng hóa.

3
4

Mơ tả chi tiết thơng tin cần quản lý về Các kho được quản lý các thông tin
kho

như tên kho, tên viết tắt, địa chỉ.

Những bộ phận nhân viên nào liên quan Nhân viên kho, Thủ kho, kế tốn
đến các quy trình ở kho, các thơng tin Các nhân viên cần quản lý thông tin cơ
cần quản lý về nhân viên đó?
bản như họ tên, số điện thoại, địa chỉ,

7


phịng ban, chức vụ.

Anh/chị hãy mơ tả chi tiết quy tắc đặt Hiện tại chưa có quy tắc cho việc đặt
5

mã vật tư/hàng hóa hiện tại, ví dụ: đặt mã vật tư, thông thường vẫn đang lấy
mã theo các tiêu chí như nhóm vật tư thơng tin từ tên gọi và tạo tắt thành mã
hàng hóa/nguồn gốc/nhà sản xuất...

hàng
Đơn vị sử dụng bao gồm:

Mơ tả các nhóm đơn vị tính mà cơng ty
6

- Nhóm đơn vị: cái, chiếc, hộp, chai,

đang sử dụng để quản lý vật tư hàng

thùng, can, gói...

hóa

- Nhóm khối lượng: kg, lạng, ...
Phần mơ tả là cần có, mơ tả ở mã
7

Mơ tả chi tiết các đơn vị tính của từng hàng, thêm thơng tin quy cách về hàng
Nhóm đơn vị và hệ số quy đổi

hóa với định lượng lớn hơn để tham
khảo

Có trường hợp đơn vị mua hàng, đơn
vị lưu kho, đơn vị định lượng khác

Có trường hợp mã vật tư hàng hóa sử
8

nhau

dụng nhiều hơn 1 đơn vị tính hay

Ví dụ: Khi bếp order thì đang bắt buộc

khơng?

order trịn thùng; khi kiểm kê thì kiểm
kê đến đơn vị chai, gói, kg...

Cơng ty hiện có đang quản lý các vật tư
hàng hóa theo lơ (Batch)/Serial khơng?
9

Khơng có nhóm nào quản lý theo

Nếu có, Tất cả hay các Nhóm/Vật tư

phương pháp này tại thời điểm hiện tại

hàng hóa cụ thể nào quản lý theo
phương pháp này?
10

Hiện tại cơng ty bạn đang có tổng cộng Có 1 kho thực tế ( kho tổng), ngoài ra

8


mỗi bếp cũng sẽ có 1 kho hàng theo

bao nhiêu nhà kho hoặc điểm lưu kho?

bếp, lưu động hàng hóa hàng ngày
- Kho tổng: nhập hàng và xuất hàng đi

Chức năng cụ thể của từng kho?
11

hàng ngày

Ví dụ: kho chứa vật tư, kho chứa phụ

- Kho tại bếp (kho vận hành) thì nhập

tùng thiết bị...

và sử dụng hàng hàng ngày

NGHIỆP VỤ KHO
Nhập kho
Cơ bản là quy trình nhập kho 1 bước

Mơ tả quy trình nhập kho mua hàng của
12

- Khi hàng về chỉ kiểm tra xác suất 1,

công ty? Các thông tin chi tiết/bắt buộc

2 thùng (check số lượng, quy cách,

cần quản lý trên phiếu nhập mua?

13

date) sau đó nhập thẳng vào kho tổng

Cơng ty có các nghiệp vụ nhập khác Có thể áp dụng nhập khác trong
khơng?

trường hợp nhập ở các kho chi nhánh.

Xuất kho
Phòng mua tổng hợp số lượng hàng
Mơ tả quy trình xuất kho bán hàng của giao trong ngày theo từng khu vực ->
14

công ty? Các thơng tin chi tiết/bắt buộc bếp sau đó gửi bảng tổng hợp cho kho
cần quản lý trên phiếu xuất bán?

nhặt hàng >> giao hàng >> bếp ký
nhận

15

Cơng ty có các nghiệp vụ xuất khác Có thể áp dụng theo yêu cầu của khách
không?

hàng, như hàng biếu tặng

Điều chuyển nội bộ

9


16

Tần suất phát sinh nghiệp vụ chuyển
kho nội bộ của cơng ty như thế nào?

Hàng tháng đều có
Các bộ phận kho ở các kho cần điều

17

Mơ tả quy trình điều chuyển nội bộ của
công ty?

chuyển hàng sẽ tạo phiếu yêu cầu điều
chuyển -> kho nhận yêu cầu điều
chuyển sẽ xác nhận -> nhập kho/xuất
kho hàng hóa điều chuyển

Kiểm kê kho
- Kho tổng:
+ Kiểm kê hàng tuần
+ Hiện tại chưa phát sinh trường hợp
xử lý thiếu thừa khi kiểm kê. Nếu có
Cơng ty thực hiện hoạt động kiểm kê sẽ phải check lý do và quy trách nhiệm
18

kho theo chu kỳ như thế nào?

cho nhân viên phụ trách

Ví dụ: 1 lần/tháng, 1 lần/quý, kiểm đột - Kho bếp (hiện tại phòng dinh dưỡng
xuất…

phụ trách):
+ Không kiểm đếm được tồn trực tiếp
tại bếp
+ Hàng ngày bếp làm báo cáo tồn kho
và gửi cho phòng dinh dưỡng
Bảng 1: Thu thập yêu cầu khách hàng

 Các vướng mắc chính của thủ kho khi sử dụng phần mềm hiện tại:
Hiện tại khi thao tác trên MISA, vì các bếp khơng sử dụng phần mềm nên thủ kho
của TCT phải thao tác cả thao tác xuất kho tại TCT và vào kho của từng bếp để thao tác
nhập, gây mất thời gian khi thao tác
 Khó khăn gặp phải trong quy trình hiện tại

10

-

Khó khăn trong việc quản lý tồn giữa các kho khi nhập, xuất hàng hóa hoặc chuyển
hàng từ kho này sang kho khác

-

Hiện tại bếp không theo dõi được các đơn hàng nào được đi mua ngoài, các đơn
hàng nào được nhập từ kho tổng, việc tạo đơn yêu cầu hàng từ kho tổng hiện tại
đang làm trên excel, mã sản phẩm của công ty tổng và các chi nhánh khác nhau.

-

Thời gian của việc nhập, xuất, kiểm kê kho chưa đảm bảo độ chính xác điều này
dẫn đến khó khăn trong việc lập báo cáo hoặc truy vết khi cần.

-

Công ty thường xuyên sử dụng báo cáo một lần một tuần, việc lập báo cáo tốn khá
nhiều nguồn lực và chi phí để tổng hợp và xây dựng báo cáo, chưa đảm bảo độ
chính xác và chi tiết khi làm thủ công.

 Đáp ứng khi xây dựng hệ thống mới
-

Sử dụng một quy tắc chung khi đặt tên các mã sản phẩm, mã danh mục sản phẩm

-

Tối ưu hóa quy trình nhập, xuất hàng hóa, các bộ phận ở kho có thể cùng theo dõi
thơng tin nhập xuất này.

-

Các bếp có thể tự truy cập hệ thống xác nhận việc nhập hàng hóa của bếp mình mà
khơng cần kho tổng truy cập vào từng bếp để nhập

-

Tăng cường việc quản lý tồn kho sản phẩm và lưu vết lịch sử nhập xuất đối với
từng sản phẩm

-

Đảm bảo độ chính xác về thời gian khi thao tác nhập kho, xuất kho, kiểm kê

-

Các báo cáo xây dựng đảm bảo độ chính xác, chi tiết đáp ứng yêu cầu người dùng,
giúp tiết kiệm chi phí thời gian khi tạo báo cáo hàng tuần.

2.2.

Quy trình nghiệp vụ

2.3.1. Quy trình nhập kho
Quy trình nhập kho là mơ tả hoạt động đưa hàng hóa, nguyên liệu vào trong kho để chờ
sản xuất hoặc bán.

Biểu đồ hoạt động quy trình nhập kho:

11


Hình 2:Biểu đồ hoạt động quy trình nhập kho
Mơ tả quy trình:
STT
1

Bước thực

Đối tượng thực

hiện

hiện

Mơ tả

Kiểm tra hàng Thủ kho

Dựa vào thơng tin của đơn đặt hàng (sản

hóa

phẩm, số lượng), kế hoạch hàng về, khi
nhà cung cấp/giao vận giao hàng đến, thủ
kho thực hiện kiểm tra chất lượng hàng
hóa.

+ Đạt: Chuyển sang bước 2
+ Không đạt: Chuyển sang bước 3

2

Chuyển

vào Thủ kho

kho bảo quản

Thủ kho bếp chuyển hàng hóa vào kho
bảo quản. Đối với hàng thực phẩm sử
dụng ngay, chuyển vào khu vực sơ chế.

3
4

Hoàn trả hàng Thủ kho

Thủ kho thực hiện hồn trả hàng hóa bị

lỗi

lỗi cho nhà cung cấp.

Cập nhật số Thủ kho

Sau khi kiểm đếm và nhận hàng xong và

lượng

có ký giao nhận giữa bên giao và bên

nhập

thực

nhận, thủ kho sẽ thực hiện cập nhật số
lượng giao nhận thực tế lên hệ thống

12


ERP.
5

Duyệt

phiếu Thủ kho

Sau đó, thủ kho duyệt phiếu nhập kho

nhập kho

trên hệ thống ERP. Hệ thống thực hiện
cộng tồn vào kho nhận hàng tương ứng.

6

Ghi nhận giá Kế toán

Sau khi nhập kho thành cơng, kế tốn sẽ

trị nhập kho

thực hiện hạch tốn ghi nhận giá trị nhập
kho.
Kết thúc quy trình.
Bảng 2: Mơ tả chi tiết quy trình nhập kho

2.3.2. Quy trình xuất kho
Quy trình xuất kho mơ tả hoạt động xuất kho hàng hóa nhằm mục đích bán, sản xuất hoặc
xuất theo yêu cầu của các bên liên quan.
Biểu đồ hoạt động quy trình xuất kho:

Hình 3: Biểu đồ hoạt động quy trình xuất kho
Mơ tả quy trình:
STT

Bước thực hiện

Đối tượng thực

Mô tả

hiện

13