Chính sách và Quy Trình CTPAT

CƠNG TY TNHH
GREEN SHOES (VN)

QUI TRÌNH THỰC HIỆN BIỆN
PHÁP AN NINH CHO CÁN BỘ
CNV TRONG CÔNG TY

Số hiệu
Lần ban hành
Lần sửa đổi
Ngày ban hành

GS/C-TPAT/01
01
00
01/03/2018

1. Tất cả các cán bộ CNV phải mang thẻ tên của mình khi vào làm việc tại công ty, đeo thẻ
bên phải hoặc trước ngực dễ thấy trong suốt thời gian làm việc để bảo vệ có thể nhận biết
thẻ của mỗi người một cách dễ dàng.
2. Tất cả CBCNV không được mang bất cứ hàng hóa phi pháp vào trong nhà máy. Trong
trường hợp phát hịện có hàng hóa bất hợp pháp, nhà máy nên báo cáo và dẫn đối tượng đến
công an xử lý.
3. Không ai được quyền sở hữu tên hay chứng minh nhân dân của người khác (tức mượn
giấy tờ của người khác để giải quyết cơng việc của mình)
4. Trường hợp thẻ tên của ai đó bị hư hay mất người này phải báo cho phòng nhân sự để ghi
nhận vào hồ sơ và làm lại cái mới ngay lập tức. Qui trình tương tự được áp dụng cho những
người bị mất chứng minh nhân dân, người bị mất nên báo phịng hành chính nhân sư , sau
đó nhân viên phịng nhân sự nên đi cùng người này đến báo công an về việc bị mất thẻ
CMND và xin cấp thẻ CMND.
5. CBCNV công ty không nên mang những đồ dùng cá nhân vào khu vực làm việc.Trong

suốt thời gian làm việc, tất cả những đồ dùng thuộc về cá nhân phải dược khóa ở ngăn kéo
hay hộc tủ của mỗi người.
6. Để kiểm soát thời gian làm việc, tất cả các CBCNV phải bấm vân tay khi vào làm việc và
khi ra về.
7. Tất cả CBCNV phải ở vị trí của mình trong suốt thời gian làm việc, khơng được đi đến
những phòng ban khác ngọai trừ trường hợp khẩn cấp hay do yêu cầu của người khác.
8. Tất cả CBCNV phải luôn trên tinh thần cảnh giác cao và thực hiện tốt nghĩa vụ và bổn
phận của mình để đảm bảo khơng có người lạ hay đồ khơng xác định rõ nguồn gốc (không
hợp pháp) xâm nhập vào công ty một cách bất hợp pháp.
9. Trong trường hợp phát hiện có những đồ bất hợp pháp hay kẻ lạ mặt đáng khả nghi trong
công ty, người lao động phải bình tĩnh, kính đáo báo vấn đề này cho bảo vệ hay sĩ quan an
ninh gần nhất ngay tức thì tránh manh động mà thiệt hại đến bản thân.
10. Trường hợp nghỉ việc, CBCNV phải gởi trả lại công ty đồng phục, thẻ tên , dụng cụ…
do công ty cấp phát trước đó.
11. Trường hợp nghỉ phép năm, nghỉ bệnh, nghỉ phép thường…thì người lao động phải có
giấy tờ phê duyệt của chủ quản và lãnh đạo công ty trước khi nghỉ, trình giấy tờ được phê
duyệt cho bảo vệ cổng trước khi rời khỏi nhà máy. Nếu nghỉ bệnh phải có chứng nhận của
bác sĩ bổ sung cho phịng nhân sự sau khi vào làm lại.

CƠNG TY TNHH
GREEN SHOES (VN)

QUY TRÌNH THỰC HIỆN BIỆN
PHÁP AN NINH CHO BẢO VỆ
TRONG CÔNG TY

Số hiệu
Lần ban hành
Lần sửa đổi
Ngày ban hành

GS/C-TPAT/02
01
00
01/03/2018


1. Tất cả các bảo vệ phải tuân thủ các điểm nói trong phần “quy trình thực hiện biện pháp an
ninh cho CBCNV trong công ty “
2. Trước khi công nhân vào công ty, bảo vệ phải thực hiện việc kiểm tra an ninh và an toàn
cháy nổ để đảm bảo cho mơi trường làm việc được an tồn.
3. Kiểm soát lối đi - bảo vệ phải đứng chốt ở tất cả các cửa ra vào, 24h/ngày, 7 ngày /tuần
hoặc có một hệ thống camera giám sát thay thế. Bảo vệ phải có trách nhiệm bàn giao cơng
việc cho ca kế tiếp một cách rõ ràng trước khi rời công ty.
4. Thiết bị an ninh - tất cả các khóa/thiết bị báo động/thiết bị an ninh nói chung phải họat
động tốt 24h/ ngày. Bảo vệ phải kiểm tra tất cả các thiết bị này 3 tháng một lần và lưu hồ sơ
kết quả kiểm tra. Trong trường hợp có bất kì thiết bị an ninh nào khơng sử dụng được bảo
vệ phải báo cáo cho chủ quản và sắp xếp thiết bị thay thế tạm thời.
5. Hành động tuần tra - bảo vệ phải có hành động tuần tra tất cả các nhà xưởng trong công
ty theo 1 khoảng thời gian nhất định để đảm bảo khơng có kẻ lạ mặt xâm phạm vào công ty
một cách bất hợp pháp.
6. Việc đăng kí khi có khách vào cơng ty- tất cả khách hàng phải đưa cho bảo vệ cổng
CMND gốc, giấy giời thiệu (nếu cĩ) trước khi vào bên trong cơng ty, bảo vệ sẽ đăng kí vào
sổ theo dõi ( lưu ý phải ghi rõ tên công ty, số điện thọai , ngày và giờ vào/ra khỏi công
ty…).
7. Xác đinh thẻ ID của công nhân viên - bảo vệ phải kiểm tra tất cả các thẻ ID của CNV để
xác định vào/ra khỏi công ty của những người này. Trường hợp cơng nhân bị mất thẻ thì bảo
vệ phải thông báo cho cán bộ quản lý để làm rõ vấn đề và ghi nhận vào hồ sơ trường hợp
này, trước khi cho phép đối tượng ny vào công ty.
8. Kiểm tra đồ vật không rõ nguồn gốc( bất hợp pháp)-bảo vệ phải có trách nhiệm kiểm tra

những vật dụng cá nhân của công nhân được mang vào hay mang ra khỏi cơng ty. Nếu phát
hiện bất kì vật dụng gì khả nghi thì phải báo cho cấp quản lý trong cơng ty và cơng an ngay
tức thì.
9. Trong trường hợp phát hiện quy trình làm việc của bất kì bộ phận nào có thể gây rủi ro,
an ninh cao, bảo vệ phải đề nghị hành động khắc phục có liên quan đến bộ phận đó và báo
cáo tổ trưởng để lưu vào hồ sơ. Tất cả hồ sơ về tai nạn phải được lưu trữ 2 năm.
10. Bảo vệ được đào tạo định kì củng cố và bồi dưỡng kiến thức nghiệp vụ, nhằm tăng thêm
hiệu quả trong công việc.

CƠNG TY TNHH
GREEN SHOES (VN)

QUY TRÌNH AN NINH TRONG
VIỆC LƯU CHUYỂN THƠNG TIN
và HÀNG HĨA, THIẾT BỊ MÁY
MĨC

Số hiệu
Lần ban hành
Lần sửa đổi
Ngày ban hành

GS/C-TPAT/03
01
00
01/03/2018

Nhằm mục đích đảm bảo sự an toàn – an ninh trong nhà máy và an tồn về lưu
chuyển thơng tin, hàng hóa và máy móc thiết bị, cơng ty Green Shoes đưa ra quy trình
cho sự an ninh như sau:

1. Tất cả các CBCNV công ty, bảo vệ phải tuân thủ các qui trình an ninh của nhà máy để
đảm bảo hệ thống an ninh được thực thi hiệu quả.
2. Khi tất cả các hàng hoá, nguyên phụ liệu, thiết bị máy móc, hóa chất, thực phẩm, văn
phịng phẩm, bưu phẩm, thư…, đều phải được bảo vệ kiểm tra v xác minh trước khi được
vận chuyển vào nhà máy. Tất cả các giấy tờ liên quan phải được lưu giữ làm bằng chứng bởi
bộ phận liên quan.
3. Tất cả người lao động phải thực hiện tốt nghĩa vụ của mình để đảm bảo khơng có người /
vật bất hợp pháp xâm phạm vào bên trong nhà máy.
4. Trong trường hợp phát hiện những gói đồ, vật đáng khả nghi/bất hợp pháp. Người lao
động phải báo cho chủ quản, bảo vệ ở gần đó, tổ trưởng bảo vệ hay người phụ trách an ninh
ở khu vực ngay tức thì.
5. Bởi vì tất cả các phịng ban đều có những thứ cần thiết để phục vụ cho chính phịng ban
của mình, vì thế để có danh mục hàng tồn rõ ràng, tổ trưởng hay chủ quản phải xem lại hồ
sơ phần danh mục hàng tồn chi tiết và phê duyệt trước khi lọai bỏ hay gạch bỏ trong sổ theo
dõi.
6. Không được tiết lộ thơng tin, giấy tờ cho bên ngồi (bên thứ 3) nếu khơng có sự chấp
thuận của lãnh đạo nhà máy. Bất kỳ người lạ mặt/ bất hợp pháp không được phép yêu cầu
bất cứ hồ sơ giấy tờ nào từ nhà máy

CƠNG TY TNHH
GREEN SHOES (VN)

QUI TRÌNH HƯỚNG DẪN AN
NINH Ở PHÒNG HÀNH CHÁNH
NHÂN SỰ

Số hiệu
Lần ban hành

Lần sửa đổi
Ngày ban hành

GS/C-TPAT/04
01
00
01/03/2018

1. Tất cả các ứng viên xin việc( bao gồm luôn công nhân thời vụ…) phải điền vào mẫu xin
việc những thông tin cá nhân, quá trình làm việc, chứng nhận lý lịch, tư cách của ứng viên,
… tất cả các hồ sơ đều phải đúng và đầy đủ.
2. Tất cả các ứng viên (bao gồm luôn công nhân thời vụ…) phải được phỏng vấn để làm rõ
thơng tin về q trình cơng tác, những chứng nhận lý lịch, tư cách của ứng viên.
3. Phải điều tra lý lịch nhân thân ứng viên trước khi kí hợp đồng chính thức.
4. Định kì kiểm tra và điều tra lại lai lịch của những người làm ở các vị trí quan trọng trong
nhà máy như bộ phận đóng gói, kho thành phẩm, bảo vệ, nhân viên lái xe và phòng xuất
nhâp khẩu.


5. Trường hợp có người nghỉ việc, phải thu hồi thẻ ID, đồng phục, chìa khóa, dụng cụ, thiết
bị khác được cấp phát trước đo.
6. Cần phải định kì đánh giá, kiểm tra nội bộ công tác tuyển dụng, nhân sự để đảm bảo qui
trình tuyển dụng được áp dụng và đạt yêu cầu.
7. Kiểm tra định kì các hồ sơ ca nhân của những nhân viên nấu ăn nhằm có thơng tin đúng
cho các cơ quan chức năng khi có sự ngộ độc hàng lọat để tìm ngun nhân là vơ tình hay
cố ý.
8. Tất cả các hồ sơ cá nhân phải kiểm tra tuyệt đối đúng để đảm bảo cung cấp đủ thông tin
cho cơ quan chức năng khi có u cầu.
Người phụ trách an ninh ở phịng hành chánh nhân sự:
Họ và tên

CƠNG TY TNHH
GREEN SHOES (VN)

Chức vụ

Điện thọai bàn

QUI TRÌNH HƯỚNG DẪN AN
NINH Ở BỘ PHẬN BẢO VỆ

Di động

Số hiệu
Lần ban hành
Lần sửa đổi
Ngày ban hành

GS/C-TPAT/05
01
00
01/03/2018

1. Tất cả bao vệ phải có nghĩa vụ mặc đồng phục, mang bảng tên và tất cả các phương tiện
làm việc mà cơng ty trang bị.
2. Tất cả qui trình chuyển giao những công việc giữa các ca phải được sắp xếp và giám sát
bởi chủ quản cấp cao của bảo vệ. Tất cả các thành viên của 2 ca trực phải kí đủ hết vào biên
bản bàn giao và ghi chi tiết họ và tên của từng bảo vệ của ca bàn giao và ca nhận bàn giao.
3. Sau khi những qui trình cơng việc được hồn tất, việc kiểm tra an ninh phải được thực
hiện.(Ví dụ: kiểm tra xem liệu hệ thống camera, thiết bị thông tin và hệ thống ánh sáng có

họat động hiệu quả khơng.)
4. Phụ trách ca ngày phải biết rõ những họat động của tất cả các phòng ban để chỉ đạo việc
thực hiện an ninh các khu vực cho phù hợp.
5. Phụ trách ca đêm phải được thơng tin nếu có phịng ban nào đó làm việc ngồi giơ.
6. Tất cả các bảo vệ phải được trang bị những thiết bị phù hợp để có trể duy trì việc thơng
tin liên lạc với nhau mọi lúc.
7. Nghiêm túc thực hiện công tác tuần tra xung quanh các khu vực được phân công, Nếu
phát hiện bất kỳ trường hợp nghi vấn nào, phải báo ngay cho trưởng ca/ chủ quản BV để xử
lí kịp thời.


8. Tất cả những thư từ, bưu phẩm… từ bên ngoài gởi vào phải được kiểm tra và ghi nhận
vào sổ trước khi chuyển giao các bộ phận liên quan. Trong quá trình kiểm tra, nếu phát hiện
bất kỳ những dấu hiệu khác thường nào ( tên, địa chỉ người gởi khơng có, bao thư nặng khác
thường…) thì phải báo ngay cho chủ quản BV/ trưởng ca để xin ý kiến xử lý.
9. Bảo vệ phải có tác phong nghiêm túc trong công việc. Nghiêm cấm tất cả cac bảo vệ tập
trung tại 1 nơi để nói chuyện cá nhân.
10. Bảo vệ phải niềm nở với khách từ cách hỏi chuyện đến cách nghe chuyện., cũng như
nghiêm khắc với tất cả các trường hợp sai phạm.
11. Bảo vệ phải thường xuyên tuan tra và kiểm tra tất cả các thiết bị an ninh cũng như an
tồn của cơng ty.
12. Bảo vệ phải biết sử dụng thành thạo các thiết bị an ninh cũng như phương tiện an toàn
PCCC.
Người phụ trách an ninh ở phòng bảo vệ:
Họ và tên

CƠNG TY TNHH
GREEN SHOES (VN)

Chức vụ

Điện thọai bàn

QUI TRÌNH HƯỚNG DẪN AN
NINH Ở CỔNG VÀO CÔNG TY

Di động

Số hiệu
Lần ban hành
Lần sửa đổi
Ngày ban hành

GS/C-TPAT/06
01
00
01/03/2018

A. ĐỐI VỚI KHÁCH VÀ CÔNG NHÂN VIÊN CÔNG TY :
1. Tất cả khách vào công ty nên đăng kí tên , CMND gốc /hay số passport, tên cơng ty và
mục đích của chuyến thăm quan.
2. Khách hàng nên được phát thẻ ID dành cho khách sau khi việc nhận dạng đã được xác
minh bởi bộ phận liên quan trong công ty. Trước khi khách rời khỏi công ty, thẻ ID của
khách phải được thu hồi lại và thời gian ra khỏi công ty phải được cập nhật vào hồ sơ.
3. Tất cả công nhân viên phải đeo thẻ tên khi vào/ra công ty. Lưu ý, thẻ tên phải được đeo ở
vị trí mà bảo vệ có thể dễ dàng nhận dạng. Ở những “khu vực cấm” thì chỉ những người
nào có phận sự mới được tiếp cận.
4. Đối với cơng nhân viên khi đi cơng tác bên ngồi thì phải xuất trình “phiếu cơng tác” đã
được cấp quản lí duyệt cho cổng bảo vệ trước khi ra khỏi cơng ty
5. Bất kỳ tình huống khơng hợp tác nào cũng phải được bảo vệ cổng báo cáo cho chủ quản

hay các phịng ban có liên quan ngay lập tức để được giúp đỡ hỗ trợ.
B. ĐỐI VỚI XE CỘ :
1. Tất cả xe cộ (xe tải, xe hơi, xe motô,…) vào công ty phải đăng ký ngày và thời gian, tên
công ty, số ĐT , biển số xe và mục đích vào cơng ty. Những xe tải khi vào phải được kiểm
tra bên trong và bên ngoài để phát hiện và ngăn chặn sự xâm nhập của những đồ bất hơp
pháp vào cơng ty, nếu khơng tìm thấy thì xe tải đó mới được cho vào bên trong cơng ty
2. Tất cả xe cộ nên đăng kí thời gian ra khỏi cơng ty và số niêm trì (khi cần thiết) khi rời
công ty.
C. ĐỐI VỚI VIỆC GỞI THƯ TỪ :


1. Việc xác định thẻ ID hay hình ảnh đúng của các đối tác phải được trình bày thơng qua
những giấy tờ ghi rõ mục đích đến cơng ty của các đối tác.
2. Những gói hàng và thư vận chuyển tới phải được “kiểm tra” trước khi chuyển giao cho
các bộ phận liên quan.
3. Những biểu hiện của những thư từ, bưu phẩm đáng khả nghi :
- Khơng có địa chỉ người gởi.
- Có dấu vết loang ngồi, bìa thư hay thùng cacton bị bạc màu hay có những tinh thể nhỏ
dính bên ngoai.
- Băng keo dán hay dây bện bị thừa.
- Chỗ gấp cứng và bị lồi ra.
- Nếp gấp bị thay đổi,bị nhăn nhó và khơng bằng phẳng.
- Thông tin người nhận bị sai, chữ bị biến dạng, thiếu từ.
- Có thể được gởi từ nước ngồi, thừa bưu phí.
4. Cách xử lí nếu bạn nhận dạng được 1 lá thư hay 1 bưu phẩm không rõ ràng,khả nghi :
- Cầm cẩn thận, không lắc hay làm va chạm mạnh.
- Cách ly ngay lập tức.
- Không mở, không ngửi hay chạm vào.
- Xử lý nó cẩn thận, báo chính quyền hay địa phương có chức năng.
5. Nếu 1 bưu kiện được mở ra và phát hiện có mối đe dọa:

+ Trường hợp 1 quả bom :
- Nhanh chóng sơ tán
- Báo cho cảnh sát
- Báo thanh tra bưu điện
- Báo cảnh sát PCCC
+Trường hơp máy dò:
- Hạn chế sự tiếp cận, khơng chạm vào
- Nhanh chóng sơ tán
- Tự bảo vệ mình trước vật lạ
- Gọi cảnh sát, thanh tra bưu điện
-Báo cảnh sát PCCC.
+Trường hợp sinh học hay hóa chất :
- Cơ lập,khơng chạm vào
- Sơ tán khẩn cấp,rửa tay bằng xà phòng và nước ấm
- Gọi công an,thanh tra bưu điện
- Báo cảnh sát PCCC
Người phụ trách an ninh cổng bảo vệ :
Họ và tên

Chức vụ

Điện thọai bàn

Di động


CƠNG TY TNHH
GREEN SHOES (VN)

QUI TRÌNH HƯỚNG DẪN AN

NINH Ở KHU VỰC VĂN PHÒNG

Số hiệu
Lần ban hành
Lần sửa đổi
Ngày ban hành

GS/C-TPAT/07
01
00
01/03/2018

1. Tất cả cán bộ CNV phải đeo bảng tên và phải đeo bảng tên sao cho dễ thấy để bảo vệ có
thể xác định được một cách dễ dàng.
2. Chủ quản của các phịng ban có trách nhiệm mở cửa phịng làm việc trước giờ làm việc
và khóa cửa sau giờ làm việc
3. Tất ca các hồ sơ, giấy tờ phải được lưu giữ một cách hợp lý, khoa học để sau này khi cần
tìm lại dễ dàng.
4. Những cơng nhân hay khách bên ngồi khơng có phận sự thì khơng được tiếp cận khu
vực văn phịng. Nếu muốn vào thì phải được sự chấp thuận của chủ quản phịng ban đó và
chủ quản bảo vệ.
5. Khu vực văn phòng phải được đảm bảo an ninh trong suốt thời gian nghỉ ăn cơm trưa để
tránh những người không phận sự xâm nhập vào
6. Nếu bất kì người lạ nào vào hỏi thăm những thông tin về công ty bằng điện thọai hay thư
điện tử…,thì khơng được tiết lộ bất kì thơng tin nào về cơng ty, sau đó phải báo cáo chủ
quản đơn vị và phụ trách bảo vệ ngay tức thì.
7. Những trường hợp sử dụng máy tính để lên mạng thì phải được sự đồng ý của ban giám
đốc.
8. Trong giờ làm hạn chế tối đa các cuộc điện thọai mang tính chất cá nhân.
9. Trong giờ làm việc phải sử dụng những âm thanh chuông điện thọai không ảnh hưởng

đến không gian làm việc của tập thể.
10. Các số liệu của phịng ban mình khi cung cấp cho phịng ban khác hay đối tác bên ngồi
phải được sự đồng thuận của trưởng phịng đó.
11. Trang phục của cán bộ CNV phải chỉnh tề.
Người phụ trách an ninh ở khu vực văn phòng:
Họ và tên

Chức vụ

Điện thọai bàn

Di động


CƠNG TY TNHH
GREEN SHOES (VN)

QUI TRÌNH HƯỚNG DẪN AN
NINH Ở KHO NGUYÊN PHỤ LIỆU

Số hiệu
Lần ban hành
Lần sửa đổi
Ngày ban hành

GS/C-TPAT/08
01
00
01/03/2018

1. Chủ quản phải mở khóa cửa và thực hiện cơng tác kiểm tra an ninh và an tồn PCCC mỗi
buổi sáng.
2. Trước khi bắt đầu làm việc, chủ quản/ tổ trưởng kho phải đi kiểm tra xung quanh khu vực
của mình để đảm bảo tất cả hồ sơ giấy tờ, hàng hóa trong kho ở tình trạng bình thường,
khơng có những bất thường.
3. Trong thời gian làm việc, thủ kho phải ln ln ở trong kho để kiểm sốt hàng xuất
nhập.
4. Tất cả hồ sơ phải đúng và được cập nhật, tất cả hàng ra-vào đều phải đăng kí và phải
được ghi nhận rõ ràng số phiếu xuất/nhập của công ty.
5. Tất cả các số liệu phải được điền đùng chỗ, đúng lọai chứng từ và phải làm xong trước
khi rời khỏi công ty.
6. Hồ sơ và những chứng từ liên quan phải được lưu giữ ít nhất 2 năm.
7.Trước khi đóng kho,.chủ quản/tổ trưởng phải đảm bảo khơng có bất kì thùng carton đựng
hàng đang được làm dở dang để ở bên ngồi kho. Nếu có, phải nhanh chóng di chuyển vào
bên trong kho trước kho khóa cửa kho.
8. Tất cả cửa sổ, cửa chính phải được đóng, khóa và những yêu cầu an ninh cần thiết phải
được làm xong trước khi đóng cửa kho.
9. Bảo vệ sẽ thực hiện tuần tra khu vực kho để kiểm tra lần cuối trước khi khóa cửa, ổ khóa
phải được niêm phong và ghi nhận ngày giờ,chữ kí bảo vệ.
10. Trường hợp có container hay xe tải hàng nhập, chủ quản kho phải sắp xếp nhân viên phụ
trách theo dõi xuống hàng và báo bộ phận bảo vệ biết đẻ cử người giám sát quá trình nhập
hàng. Trường hợp đang xuống hàng dở dang, phải tạm ngưng thì bảo vệ và người được giao
nhiệm vụ theo dõi xuống hàng phải kiểm tra bên trong container/xe tải xem có người hay
vật lạ ở bên trong hay khơng trước khi khóa cửa container hay xe tải. Trưởng hợp lưu
container qua đêm thì chủ quản kho phải báo cho bộ phận bảo vệ tình trạng này để sắp xếp
tuần tra giám sát khu vực lưu container.
Người phụ trách an ninh ở khu vực kho :
Họ và tên

Chức vụ

Điện thọai bàn

Di động


CƠNG TY TNHH
GREEN SHOES (VN)

QUI TRÌNH HƯỚNG DẪN AN
NINH Ở KHU VỰC SẢN XUẤT

Số hiệu
Lần ban hành
Lần sửa đổi
Ngày ban hành

GS/C-TPAT/09
01
00
01/03/2018

1. Phó lý phải mở khóa cửa và thực hiện cơng tác kiểm tra an ninh và an tồn PCCC mỗi
buổi sáng.
2. Tất cả công nhân viên phải đeo thẻ tên khi làm việc bên trong công ty và thẻ phải được
đeo sao cho bảo vệ có thể thấy và xác định dễ dàng khi làm việc
3. Công nhân viên có trách nhiệm cảnh giác và thơng báo bất kì những vật dụng khơng xác
định rõ có trong khu vực sản xuất của mình. Nếu phát hiện phải báo cáo chủ quản của mình
ngay tức thì.
4. Tất cả hàng thành phẩm, bán thành phẩm, phụ liệu…được chuyển giao từ bộ phận này

sang bộ phận khác đều phải được liệt kê rõ ràng trong phiếu giao –nhận.
5. Trong trường hợp phát hiện có người lạ xuất hiện ở khu vực sản xuất và người này không
đi cùng với người của công ty hay gói hàng lạ ở khu vực làm việc của mình thì các cơng
nhân viên phải có trách nhiệm báo cáo cho chủ quản của mình và bảo vệ biết, tránh manh
động làm thiệt hại đến bản thân.
6. CNV có trách nhiệm bảo quản và cất giữ những dụng cụ của mình theo đúng qui định.
Nếu có bất kì dụng cụ nào bị mất hay thất lạc, người này phải có trách nhiệm báo cáo cho
chủ quản của mình ngay lập tức.
7. Cuối ngày làm việc, chủ quản của mỗi bộ phận và bảo vệ nên thực hiện việc kiểm tra ở
khu vực làm việc để đảm bảo rằng khơng có bất kỳ những đốt tượng hay đồ vật bất hợp
pháp ở bên trong xưởng, và sau đó bảo vệ mới đóng và khóa tất cả các cửa sổ, cửa cái lại.
Người phụ trách an ninh ở khu vực sản xuất:
Họ và tên

CƠNG TY TNHH
GREEN SHOES (VN)

Chức vụ

Điện thọai bàn

QUI TRÌNH HƯỚNG DẪN AN
NINH Ở KHU VỰC ĐĨNG GĨI

Di động

Số hiệu
Lần ban hành
Lần sửa đổi
Ngày ban hành

GS/C-TPAT/10
01
00
01/03/2018

1. Chủ quản phải mở khóa cửa và thực hiện cơng tác kiểm tra an ninh và an toàn PCCC mỗi
buổi sáng.


2. Tất cả hàng hóa ra - vào phải được đăng kí rõ ràng để đảm bảo khơng co những hàng hóa
giả mạo lẫn lộn vào hàng đóng gói để sản xuất.
3. Khơng được để tình trạng có những thùng carton đang đóng dở dang và chưa được dán
miệng thùng lại để qua đêm, nhằm tránh những đồ vật phi pháp bị đặt vào trong những
thùng đang đóng gói dở dang này.
4. Tất cả chứng từ, hồ sơ phải được cất giữ vào trong tủ có khóa cẩn thận, nhằm tránh việc
những đối tượng khơng có trách nhiệm tiếp cận những hồ sơ, giấy tờ này.
Người phụ trách an ninh ở khu vực đóng gói :
Họ và tên

CƠNG TY TNHH
GREEN SHOES (VN)

Chức vụ

Điện thọai bàn

QUI TRÌNH HƯỚNG DẪN AN
NINH Ở KHU VỰC XUẤT HÀNG và
KHO THÀNH PHẨM

Di động

Số hiệu
Lần ban hành
Lần sửa đổi
Ngày ban hành

GS/C-TPAT/11
01
00
01/03/2018

KHU VỰC XUẤT HÀNG:
1. Mỗi buổi sáng quản lý kho nên mở cửa và tiến hành việc kiểm tra về an ninh và an toàn
PCCC.
2. Khu vực xuất hàng là nơi hạn chế sự tiếp cận của các đối tượng không liên quan (“không
phận sự miễn vào”). Chỉ có những người được chủ quản/quản lý kho giao trách nhiệm
và có thẻ C-TPAT mới được vào làm việc trong khu vực này.


3. Trường hợp có contaier xuất hàng lưu qua đêm ở cơng ty, thì bảo vệ lưu nhận vào sổ bảo
vệ, kết hợp kiểm tra contaier mỗi khi làm công tác tuần tra xung quanh cơng ty, ghi
nhận tình hình tổng thể trước khi bàn giao ca trực sau.
KHU VỰC KHO THÀNH PHẨM:
1. Quản lý kho thành phẩm phải mở cửa và thực hiện công tác kiểm tra an ninh và an toàn
PCCC.
2. Khu vực kho thành phẩm là khu vực :khơng phận sự miễm vào”,chỉ có những cơng nhân
viên thuộc khu vực kho hay những người có thẻ C-TPAT mới được vào khu vực này.
3. Nhân sự trực thuộc kho phải kiểm tra kho để đảm bảo rằng tất cả các hồ sơ giấy tờ và

hàng hóa khơng có dấu hiệu khác thường.
4. Khu vực kho và văn phòng phải luôn được được đảm bảo an ninh và được giám sát tốt.
5. Tất cả thẻ kho (hay những chứng từ theo dõi về tình hình thành phảm ) phải luôn được
cập nhật, tất cả việc nhập và xuất thành phẩm đều phải được đăng kí rõ ràng.
6. Thẻ kho phải được rõ ràng và chính xác với các con số được ghi chép trong đó. Những hồ
sơ có liên quan cũng phải được lưu giữ ít nhất 2 năm.
7. Tất cả các chứng từ và thẻ kho phải được sắp xếp và bỏ vào các tệp hồ sơ tương ứng
trước khi kết thúc ca làm việc.
8. Khi kết thúc ca làm việc, bảo vệ phải đảm bảo rằng không có những thùng carton đựng
thành phẩm nào ở bên ngoai kho. Nếu có thì những thùng carton phải được chuyển vô kho
và phải được kiểm tra cẩn thận.
9. Tất cả cửa ra, vào , cửa sổ phải được khóa và qui trình kiểm tra phải được hịan tất trước
khi kho đóng cửa.
10. Bảo vệ phải thực hiện việc kiểm tra một lượt cuối trước khi khóa cửa. Sau khi khóa cửa,
thời gian khóa cửa phải được ghi nhận cùng với chữ kí của chủ quản bảo vệ.
11. Trường hợp có contaier nhập hàng lưu qua đêm, quản lý kho phải kiểm tra bên trong
container trước khi khóa container để đảm bảo khơng có người nào cịn lại bên trong hay
khơng có những vật lạ gì được bỏ vào bên trong contaier trước khi niêm phong khóa
container. Bảo vệ phải ghi nhận vào so những trường hợp này và kết hợp kiểm tra
Container mỗi khi làm công tác tuần tra xung quanh cơng ty, ghi nhận tình hình tổng thể
khi bàn giao ca trực sau.
Người phụ trách an ninh ở khu vực kho thành phẩm:
Họ và tên

Chức vụ

Điện thọai bàn

Di động

CƠNG TY TNHH
GREEN SHOES (VN)

QUI TRÌNH HƯỚNG DẪN AN
NINH VẬN CHUYỂN HÀNG QUA
LẠI GIỮA CÔNG TY VÀ CÁC
XƯỞNG

Số hiệu
Lần ban hành
Lần sửa đổi
Ngày ban hành

GS/C-TPAT/12
01
00
01/03/2018

1.QUI ĐỊNH CHUNG :
- Công ty có hợp đồng với một hãng vận tải chuyên nghiệp, có các thơng tin về hãng vận
chuyển khi có sự cố trên đường vận chuyển để kịp thời giải quyết.
- Qui định trách nhiệm kiểm soát vận chuyển hàng cho bộ phận bảo vệ nội bộ.
- Tất cả các quá trình vận chuyển qua lại giữa cơng ty và các xưởng đều phải được ghi nhận
bằng văn bản và có chữ ký xác nhận của các bên có liên quan.
- Khu vực xuống hàng, lên hàng đếu phải có bảo vệ giám sát và có camera giám sát.
- Tuyến đường vận chuyển hàng từ công ty -> các xưởng và ngược lại phải thực hiện theo
đúng lộ trình qui định.
- Thời gian vận chuyển hàng từ công ty <-> các xưởng phải ghi nhận cụ thể.
- Bảo vệ ở cổng lượt đi sẽ ghi nhận giờ xe tải bắt đầu rời khỏi nhà máy và bảo vệ ở các cổng

xưởng đến sẽ ghi nhận giờ xe tải bắt đầu vào, nhằm kiểm soát thời gian vận chuyển hàng
qua lại giữa các xưởng xem có nằm trong khu thời gian chuẩn hay khơng.
- Đội trưởng/ đội phó bảo vệ sẽ chịu trach nhiệm kiểm tra thời gian vận chuyển hàng từ
công ty sang các xưởng xem có hợp ký khơng, có nằm trong khung thời gian qui định
không, ghi nhận báo cáo và trình chủ quản bảo vệ cuối mỗi ngày. Nếu có bất kì sự vượt mức
thời gian qui định, bảo vệ sẽ báo cho chủ quản bảo vệ ngay lập tức để tìm hiểu lý do và xử lí
tùy theo từng trường hợp.
2. QUÁ TRÌNH VẬN CHUYỂN HÀNG :
2.1. Trường hợp bình thường :


-Tổ trưởng, quản lý kho thành phẩm sẽ dựa vào list xuất hàng để chuẩn bị hàng giao.
-Tại khu vực lên hàng sang các xưởng :
+ Hàng phải được kiểm tra cẩn thận về mã hàng,po #, màu ,size, số lượng… bởi đại diện
của các bên kho thành phẩm và bảo vệ áp tải hàng, bảo vệ công ty ở chốt này sẽ giám sát
quá trình xếp hàng lên xe.
+Bảo vệ sẽ ghi chi tiết vào phiếu mang hàng ra cổng, trình chủ quản bảo vệ và phó tổng phê
duyệt.
+Sau khi được phê duyệt : hàng sẽ được đem lên xe tải, khóa và niêm seal cẩn thận.
-Tại cổng bảo vệ ở cơng ty :
+Làm thủ tục đăng kí xuất như qui trình hướng dẫn an ninh tại cổng
-Tại cổng bảo vệ ở xưởng :
+Làm thủ tục đăng kí nhập như qui trình hướng dẫn an ninh tại cổng
-Tại khu vực nhập hàng ở các xưởng :
+ Hàng sẽ được bốc dở xuống bởi công nhân
+ Đại diện bảo vệ áp tải hàng sẽ kiểm tra lại hàng hóa theo mã hàng,po#,màu,size… theo
list hàng (giấy mang hàng ra cổng)
+Bảo vệ sẽ giám sat quá trình nhận hàng tại điểm dở hàng tại các xưởng
+Trường hợp có sự cố (hàng bị thiếu số lượng,không đúng po#, không đúng size, màu …)
bảo vệ áp tải cùng chủ quản đóng gói, cơng nhân được giao nhiệm vụ kiểm đếm hàng nhập,

bảo vệ (giám sát quá trình dở hàng) sẽ cùng nhau tìm hiểu lí do và giải quyết vấn đề cụ thể.
Rõ ràng bởi các bên có liên quan.Bảo vệ giám sát sẽ ghi nhận tình hình và bào cáo tổ
trưởng/chủ quản bảo vệ.
2.2.Trường hợp vét hàng :
- Chủ quản sinh quản sẽ dựa vào tình hình đóng hàng, xuất hàng… để biết được hiện tại bộ
phận mình cần thêm những lọai hàng nào, số lượng,màu, size… bao nhiêu. Sau đó sẽ ghi ra
một danh sách cụ thể và gởi sớm cho bộ phận sản xuất, và đóng gói theo yêu cầu bổ sung.
-Bộ phận sản xuất, đóng gói sẽ căn cứ vào danh sách này và chuẩn bị hàng theo danh sách
yêu cầu.
-Các qui trình cịn lại sẽ thực hiện giống như trường hợp bình thường ở trên
+ Trường hợp vận chuyển hàng từ các xưởng sang công ty cũng thực hiện đúng như
những qui định an ninh nêu trên.


CƠNG TY TNHH
GREEN SHOES (VN)

QUI TRÌNH KIỂM SỐT Q
TRÌNH XUẤT HÀNG

Số hiệu
Lần ban hành
Lần sửa đổi
Ngày ban hành

GS/C-TPAT/13
01
00
01/03/2018

1. ĐĂNG KÍ TẠI CỔNG BẢO VỆ :
Bất kì xe vận chuyển hàng xuất nào cũng phải đăng kí tại cổng bảo vệ trước khi vào bên
trong cơng ty, thủ tục đăng kí như sau :
1. Tài xế xuất trình giấy CMND gốc, bằng lái.
2. Phụ xế (nếu có) cũng xuất trình CMND gốc. Phụ xế sẽ đi cùng với bảo vệ nhà máy
vào khu vực xuất-nhập hàng để giúp tài xế xe điều khiển xe đậu đúng nơi qui định,
sau đó người này sẽ ra ngồi phịng bảo vệ ngồi sau khi làm xong nhiệm vụ của
mình.
3. Giấy giới thiệu hoặc giấy xác nhận của hãng vận tải mà công ty đã kí kết hợp đồng.
4. Nếu là container thì tài xế sẽ giao seal và giấy tờ của hãng tàu cho bộ phận XNK
công ty, hai bên sẽ xác nhận bằng văn bản việc giao nhận chứng từ và niêm chì (seal)
5. Công ty sẽ chỉ hợp đồng với hãng vận tải uy tín, có đào tạo và kiểm tra nhân viên (tài
xế, phụ xế)kỹ kưỡng. Tài xế và phụ xế phải được đào tạo hướng dẫn cách xử lý các
tình huống bất ngờ, khẩn cấp (kẹt xe, đánh lộn,bánh xe bị xẹp…) xảy ra trong quá
trình vận chuyển hàng.
2. KIỂM SỐT AN NINH Ở KHU VỰC ĐĨNG THÙNG,KHO THÀNH PHẨM và
KHU VỰC XUẤT HÀNG :
1. Khu vực này được bố trí ở một khu vực riêng biệt, tách rời hẳn với các bộ phận khác.
Xung quanh có dán hình và danh sách những CB.CNV làm việc ở khu vực này và những
cảnh báo “ không phận sự miễn vào” nhằm hạn chế sự tiếp cận của các đối tượng khác,
dễ nhận biết những đối tượng lạ mặt xâm nhập với lí do khơng rõ ràng.
2. Cơng ty thiết lập hệ thống bảo vệ thường xuyên tuần tra kiểm soát xung quanh, bảo vệ
cơng ty phải được huấn luyện về chính sách và qui trình an ninh cần thiết.
3. Cơng ty phát hành thẻ C-TPAT cho những đốt tượng làm việc trong khu vực này chỉ
có những cơng nhân có thẻ C-TPAT mới được vào khu vực này. Do đó, những cơng
nhân đóng gói và cơng nhân kho thành phẩm sẽ được phát hành mỗi người một thẻ CTPAT có hình; những đối tượng khác nếu vì cơng việc phải tiếp cận khu vực này thường
xuyên cũng sẽ được phat hành 1 thẻ tương tự(chủ quản của bộ phận này đề xuất); riêng
những đối tượng thuộc khu vực khác ít khi tiếp cận khu vực này sẽ phải đăng kí tại bảo
vệ và được phát 1 thẻ C-TPAT khơng có hình trước khi vào khu vực nay,sau khi kết
thúc công việc thì đối tượng này gởi trả lại thẻ cho bảo vệ trước khi rời khỏi khu vực

này.
4. Quản lý nhà máy theo dõi giám sát các nhân viên trong quá trình làm việc về thái độ,
tinh thần, sự hợp tác … nếu phát hiện những biểu hiện khả nghi, bất thường sẽ phối hợp


với phịng nhân sự và Complaince để tìm hiểu. Điều tra nhằm hạn chế những tình huống
xấu xảy ra, ảnh hưởng đến sự an tồn của con người, hàng hóa…
3.KIỂM TRA XE TẢI HOẶC CONTAINER RỖNG :
1. Bộ phận đóng hàng, nghiệp vụ và bảo vệ sẽ tiến hành kiểm tra xe tải hay container
/thùng xe tải rỗng theo các from hướng dẫn (kiểm đối chiếu số xe,số cont.,số seal, kiểm
cont./ xe rỗng theo tiêu chuẩn 8 điểm: vách trước, bên trái, bên phải, sàn, trần,cửa bên
trong và bên ngoài,bên trong và bên dưới cabin, cơ cấu khóa…) Sau đó, bảo vệ kiểm tra
phải ký tên vào from và lưu giữ tại bộ phận bảo vệ trong 1 năm.
2. Trong trường hợp phát hiện bất kỳ khác thường,… thì phải báo cáo cho phòng xuất
nhập khẩu ngay lập tức, phòng xuất nhập khẩu sẽ liên hệ với hãng tàu để yêu cầu giải
thích và đưa ra hướng giải quyết cụ thể.
3. Lưu ý quá trình kiểm cont/xe tải rỗng phải được chụp hình ghi nhận lại theo các bước
thực hiện.
4. KIỂM TRA VẬN CHUYỂN HÀNG LÊN CONTAINER :
1. Thùng hàng thành phẩm phải được kiển tra đối chiếu với trọng lượng chuẩn trên
packing list, nhằm đảm bảo khơng có bất kỳ vật lạ ở bên trong thùng carton xuất
khẩu.
2. Hàng xuất được bố trí trong kho và được phân theo khu vực hàng “OK” (kiểm Final
đạt), hàng chờ kiểm, hàng tồn,… những khu vực này được ghi nhận vào bảng và sổ
theo dõi , nhằm tránh trường hợp xếp lộn style, lộn po#,…
3. Trước khi chất hàng lên container /thùng xe tải, bảo vệ và chủ quản hay tổ trưởng
kho sẽ kiểm tra đối chiếu số lượng hàng thực xuất với packing list và ghi nhận vào
from kiểm soát số thùng được đưa lên container/ xe tải. Trường hợp phát hiện bất kỳ
sự khác biệt, sai về mã hàng, số lượng thừa hay thiếu thì quá trình xuất hàng phải
ngừng ngay lập tức, tất cả những bộ phận lien quan như bảo vệ, kho thành phẩm,

nghiệp vụ sẽ thảo luận làm rõ và xác định với nhau trước khi tiếp tục lên hàng để
đảm bảo đúng hàng, đúng số lượng được lên đúng container. Sau đó báo cáo lại tồn
bộ sự việc và được lưu ít nhất 1 năm.
4. Quá trình lên hàng phải được giám sát chặt chẽ bởi những người có trách nhiệm(chủ
quản/ tổ trưởng kho, bảo vệ), nhằm tránh hàng hóa và người lạ/bất hợp pháp lẫn lộn
vào bên trong.
5. Quá trình xuat hàng phải được chụp hình ghi nhận theo cơng đọan: lúc cont./xe tải
rỗng(chưa lên hàng), lúc hàng lên được phân nửa,lúc hàng lên xong, lúc đóng cửa
cont., lúc niêm chì xong.
5. KIỂM TRA ĐĨNG CONTAINER và ĐĨNG SEAL :
1. Sau khi nhận niêm chì (seal) từ hãng tàu, nhân viên phòng xuất nhập khẩu phải kiểm
tra bên ngồi niêm chì (để xem nó mới hay cũ-đã qua sử dụng ),số seal, so sánh số
seal với số container,… và điền vào from kiểm soát seal,sau đó bao quản seal trong
một cái hộp khóa cẩn thận và để trong phòng xuất nhập khẩu,
2. Sau khi hàng hóa được chất lên container xong, bảo vệ sẽ tiến hành niêm chì (đóng
seal),khóa container/thùng xe,nhằm đảm bảo khơng có bất cứ vật lạ lọt vào bên trong
container/thùng xe tải hàng xuất.
3. Quá trình này phải được chụp hình và ghi nhận lại.
4. Bảo vệ phải tuần tra xung quanh khu vực để cont./ xe tải để đảm bảo an ninh.
5. Phòng xuất nhập khẩu phải mở sổ ghi chép và quản lý tất ca các số seal và số
container của cả hàng xuất và hàng nhập để xuất trình khi cơ quan chức năng yêu
cầu.
6. KIỂM SOÁT CONTAINER LƯU QUA ĐÊM TẠI CÔNG TY:


1. Trường hợp container hay xe tải đã lên hàng một phần, phần hàng còn lại chưa chuẩn
bị xong phải chờ đáp ứng, thì chủ quản kho thành phẩm và bảo vệ phải sắp xếp kiểm
tra bên trong cont.,/ xe tải để xem có vật gì lạ / hay người ở bên trong hay khơng
trước khi khóa và niêm phong cửa cont.,/ xe. Mục đích tránh những tình huống xấu
xảy ra.Sau đó báo bộ phận bảo vệ tình hình này.

2. Trường hợp cont.,/ xe tải đã lên hàng xong : chủ quản kho thành phẩm cũng phải sắp
xếp kiểm tra bên trong xem có vat gì lạ nhét vào kẽ giữa của cont., hay thùng carton
khơng? Sau đó cho khóa và niêm chì cẩn thận và báo cho bộ phận bảo vệ biết
cont,./xe này sẽ được lưu qua đêm ở trong công ty.
3. Bộ phận bảo vệ phải sắp xếp người tuần tra xung quanh những khu vực có đậu xe
cont.,/ xe tải.
4. Ngoài ra, xe cont.,/ xe tải phải được đậu trong một khu vực an ninh và không ai được
vào khu vực này nếu khơng có sự cho phép, bảo vệ phải giám sát khu vực này 24/24
cho đen khi hàng được vận chuyển ra cảng/ sân bay.
7. ÁP TẢI HÀNG ĐẾN CẢNG:
1. Bảo vệ và tài xế xe tải hay container sẽ ký xác nhận trách nhiệm vận chuyển hàng
của mỗi chuyến xuất hàng.
2. Kiểm soát thời gian.
3. Bảo vệ sẽ cùng với nhân viên xuất nhập khẩu, tài xế container chuyển giao hàng vào
đến kho hải quan an toàn đồng thời phải báo cáo thời gian đến vào sổ ghi chép tại
bảo vệ thì mới xong trách nhiệm.
4. Trong q trình vận chuyển hàng, nếu có bất kỳ khó khăn, trở ngại gì (kẹt xe, xe bị
xẹp bánh…)bảo vệ phải gọi điện báo cho cho chủ quản/ tổ trưởng bảo vệ để xin
hướng dẫn.
5. Bảo vệ phải báo cho tổ trưởng bảo vệ ngay khi hàng vừa đến cảng và sau khi trở về
công ty.
Người phụ trách an ninh ở Phòng xuất hàng Nhập khẩu:
Họ và tên

CƠNG TY TNHH
GREEN SHOES (VN)

Chức vụ

Điện thọai bàn

QUI TRÌNH AN TOÀN QUẢN LÝ
MẠNG CNTT

Di động

Số hiệu
Lần ban hành
Lần sửa đổi
Ngày ban hành

GS/C-TPAT/14
01
00
01/03/2018

1. Cơng ty qui định IT phải có mật khẩu (password) để kiểm tra việc nhân viên có thể truy
cập vào hệ thống mạng nội bộ và những dữ liệu bảo mật, mật khẩu bảo vệ mạng nội bộ sẽ
do nhân viên IT cung cấp.Việc khai thác thông tin theo qui định như sau: chủ quản các


phòng ban được quyền xem xét dữ liệu của phòng ban mình, khi cần khai thác thơng tin từ
các phịng ban khác phải được sự chấp thuận của giám đốc nhà máy.
2. Cơng ty định kì kiểm tra hệ thống mạng nội bộ 1 tháng / lần
3. Mật khẩu (password) phải thay đổi theo định kì 1 tháng/lần
4.Khơng được tiết lộ mật khẩu cho bất kì người nào khi khơng có lệnh của chủ quản.
5. Nhân viên sử dụng Internet phải được sự đồng ý của chủ quản và ban giám đốc.
6. Tuyệt đối không được sử dụng địa chỉ Email cua công ty cho cá nhân.
7. Không được tiết lộ hay cung cấp bất cứ một thông tin nào của cơng ty cho các đơn vị
hoặc cá nhânbên ngồi cơng ty khi chưa có lệnh của giám đốc.

8.Khơng được tự ý sao chép các thông tin dữ liệu bên ngồi vào máy tính của cơng ty,nhân
viên sử dụng chương trình ngồi chương trình của cơng ty để giải quyết công việc nghiệp
vụ phải được sự chấp thuận của giám đốc.
10. Các qui định trên phải được quán triệt đến tat cả các nhân viên sử dụng máy vi tính, bộ
phận IT có trách nhiệm quản lý tồn bộ hệ thống máy tính của cơng ty. Nếu phát hiện cá
nhân nào có vi phạm thì nhắc nhở hoặc lập biên bản,nếu nghiêm trọng thì niêm phong may
tính và trình giám đốc.
11. IT có nhiệm vụ kiểm tra định kì hệ thống điện thọai nội bộ. Tình trạng nghe, tình trạng
nói, tình trạng gọi đi trong cơng ty, tình trạng gọi đi ra bên ngồi.
12. Việc kiểm tra tình hình sử dụng máy vi tính và tình hình sử dụng điện thọai phải được
ghi chép cụ thể và kí vào sổ kiểm tra.
Người phụ trách an ninh ở Phòng IT :
Họ và tên

CƠNG TY TNHH
GREEN SHOES (VN)

Chức vụ

Điện thọai bàn

QUI TRÌNH AN TOÀN KHU
VỰC ĐỖ XE

Di động

Số hiệu
Lần ban hành
Lần sửa đổi
Ngày ban hành

GS/C-TPAT/15
01
00
01/03/2018

1. Tất cả những khu vực đổ xe phải được tách riêng biệt: khu vực để xe cho CB.CNV,
khu vực để xe cho khách, khu vực xe tải, khu vực xe con, mỗi khu vực phải có biển báo
để dễ theo dõi giám sát
2. Tất cả xe cá nhân phải được đổ cách xa khu vực bốc và dở hàng.
3. Bảo vệ thường xuyên tuần tra xung quanh khu vực này
Người phụ trách an ninh ở khu vực đổ xe:
Họ và tên

Chức vụ

Điện thọai bàn

Di động


CƠNG TY TNHH
GREEN SHOES (VN)

QUI TRÌNH HƯỚNG DẪN AN
NINH VỀ CHỨNG TỪ SỔ SCH

Số hiệu
Lần ban hành
Lần sửa đổi

Ngày ban hành

GS/C-TPAT/16
01
00
01/03/2018

1. QUI TRÌNH HƯỚNG DẪN AN NINH Ở PHỊNG KẾ TỐN
1.Tất cả các hồ sơ chứng từ kế tốn phải cụ thể và chi tiết khơng tẩy xóa cạo sửa bất kì
nội dung nào trên chứng từ dã được kí duyệt.
2. Chứng từ thanh toán phải được đúng theo qui định của pháp luật.
3. Tất cả các nghiệp vụ phát sinh phải có chứng từ hóa đơn đúng theo qui định.
4. Số liệu tài chính kế tốn phải được bảo mật và tuyệt đối không cung cấp cho bất cứ
cá nhân hay tổ chức nào khi chưa có sự đồng ý của ban giám đốc.
5. Mọi nghiệp vụ, hàng hóa phát sinh phải có nguồn gốc cung cấp hàng hóa hay dịch vụ
đó.
6. Nghiêm cấm mọi hành vi hàng hóa dịch vụ của đơn vị này những chứng từ thanh
toán hàng hóa dịch vụ của đơn vị khác làm sai lệch nguồn gốc hàng hóa dịch vụ khi cơ
quan chức năng có nhu cầu kiểm tra.
7. Nghiêm cấm mọi hành vi chia nhỏ nghiệp vụ hay giá trị hàng hóa để khơng xuất hóa
đơn tài chính nhằm tiếp tay cho những đơn vị khác trốn thuế và làm sai lệch nguồn gốc
hàng hóa dịch vụ khi cơ quan chức năng có nhu cầu kiểm tra.


8. Khơng duyệt chi những nghiệp vụ nhỏ khơng có hóa đơn tài chính đúng nơi cung cấp
hàng hóa dịch vụ làm ảnh hưởng đến công tác điều tra của cơ quan chức năng.
9. Khong duyệt chi những nghiệp vụ tiếp tay cho tham nhũng làm ảnh hưởng đến tình
hình xuất nhập khẩu của quốc gia cũng như tình hình an ninh về an tồn hàng hóa xuất
khẩu, nhập khẩu.
10. Tất cả hồ sơ chứng từ kế toán phải kưu trữ và bảo quản cẩn thận phải cung cấp kịp

thời cho cơ quan chức năng khi có yêu cầu.
Người phụ trách an ninh ở phịng kế tốn :
Họ và tên

Chức vụ

Điện thọai bàn

Di động

2.QUI TRÌNH QUẢN LÍ HỒ SƠ XUẤT NHẬP KHẨU:
1. Tất cả các hồ sơ xuất nhập khẩu hàng hóa phải được lưu trữ bảo quản cẩn thận đồng
thời phải cung cấp kịp thời cho cơ quan chức năng khi có nhu cầu.
2. Các hồ sơ chứng từ xuất nhập khẩu phải tuyệt đối đúng thực tế.
3. Nghiêm cấm mọi hành vi tẩy sửa hồ sơ chứng từ xuất nhập khẩu hàng hóa làm sai lệch
thơng tin gây ảnh hưởng đến công ty và quốc gia.
4. Sổ sách ghi chép sồ container, số seal phải đảm bảo ghi đúng và ghi đủ để cung cấp kịp
thời và chính xác cho cơ quan chức năng.
5. Các hồ sơ chứng từ nhà cung cấp container và xe vận tải phải ghi chép đúng và đủ để
cung cấp cho cơ quan chức năng khi có yêu cầu.
Người phụ trách an ninh ở phòng Xuất nhận khẩu:
Họ và tên

Chức vụ

Điện thọai bàn

Di động

3.QUI TRÌNH QUẢN LÝ VỀ HỒ SƠ CÁN BỘ CƠNG NHÂN VIÊN

1. Tất cả mọi người vào làm việc tại cơng ty đều phải có hồ sơ cá nhân (CMND, lý lịch,
…) theo quy định của luật lao động.
2. Hồ sơ cá nhân của tất cả mọi người phải lưu trữ theo thứ tự để dễ truy tìm khi cơ quan
chức năng có yêu cầu.
3. Hồ sơ cá nhân phải tuyệt đối đúng người đúng hồ sơ bảo đảm truy tìm đúng người khi
cơ quan chức năng có u cầu.
4. Hình ảnh phải thường xuyên cập nhật mới cho từng cá nhân để đảm bảo bằng cách
thơng thường có thể nhận dạng được người đó.
Người phụ trách an ninh ở phòng quản lý hồ sơ:
Họ và tên

Chức vụ

Điện thọai bàn

Di động

4.QUI TRÌNH QUẢN LÝ HỒ SƠ CÁC NHÀ CUNG CẤP
1. Người thực hien mua hàng hóa dịch vụ phải có hồ sơ ghi chép các thông tin về nhà cung
cấp hàng hóa dịch vụ đó (như địa chỉ, điện thọai, người cung cấp dịch vụ hàng hóa …)
để cung cấp kịp thời cho cơ quan chức năng khi có yêu cầu.
2. Hồ sơ quản lý cung cấp hàng hóa dịch vụ phải đảm bảo lưu trữ và để truy tìm.
Người phụ trách an ninh ở bộ phận nhà cung cấp:


Họ và tên

Chức vụ

Điện thọai bàn

Di động