Tài liệu ôn tập môn Nghiệp vụ chuyên ngành quản lý nhà nước

TUY
ỂN DỤNG CCVC 2011
Tài li
ệu ôn tập môn Nghiệp vụ chuyên ngành
1
TÀI LI
ỆU ÔN TẬP MÔN
NGHI
ỆP VỤ CHUYÊN NGÀNH
CHUYÊN Đ
Ề 1
NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC
(Các ng
ạch Kế toán vi
ên Trung cấp, Kiểm lâm viên, Kiểm lâm viên Trung cấp
không thi Chuyên đ
ề này
)
1. Khái ni
ệm chung về quản lý h
ành chính nhà nước.
1.1. Khái ni
ệm quản lý
Dư
ới góc độ khoa học, khái niệm về “quản lý” có nhiều cách tiếp cận khác nhau.
V
ới ý nghĩa thông th
ường, phổ biến thì
qu
ản lý có thể hiểu l
à hoạt động tác động một

cách có t
ổ chức và định hướng của chủ thể quản lý tới những đối tượn
g qu
ản lý để
đi
ều chỉnh chúng vận động và phát triển theo những mục tiêu nhất định đã đề ra.
Với cách hiểu trên, quản lý bao gồm các yếu tố sau:
- Ch
ủ thế quản lý: là tác nhân tạo ra các tác động quản lý. Chủ thể có thể là cá
nhân ho
ặc tổ chức. Chủ thể qu
ản lý tác động l
ên đ
ối tượng quản lý bằng các công cụ,
hình th
ức và phương pháp thích hợp, cần thiết và dựa trên cơ sở những nguyên tắc
nh
ất định.
- Đ
ối t
ượng quản lý (khách thể quản lý): Tiếp nhận sự tác động của chủ thể quản
lý.
- M
ục tiêu quản lý: là c
ái đích c
ần phải đạt tới tại một thời điểm nhất định do
ch
ủ thể quản lý đề ra. Đây l
à căn cứ để chủ thể quản lý thực hiện các tác động quản lý
c

ũng như lựa chọn các hình thức, phương pháp thích hợp.
1.2. Khái ni
ệm quản lý nh
à nước
Quản lý nhà nước xuất hiện cùng với sự xuất hiện của nhà nước, gắn với chức
năng, vai tr
ò của nhà nước trong xã hội có giai cấp. Quản lý nhà nước tiếp cận với
ngh
ĩa rộng nhất bao gồm to
àn bộ các hoạt động: hoạt động lập pháp của cơ quan lập
pháp, ho
ạt động hành chính (chấp hành và
đi
ều hành) của hệ thống hành pháp và hoạt
đ
ộng tư pháp của hệ thống tư pháp.
1.3. Qu
ản lý h
ành chính nhà nước.
Trong qu
ản lý nhà nước nói chung, hoạt động quản lý hành chính là hoạt động
có v
ị trí trung tâm, chủ yếu. Đây là hoạt động tổ chức và điều hành
đ
ể thực hiện các
ch
ức năng, nhiệm vụ c
ơ bản nhất của nhà nước trong quản lý xã hội.
Có thể hiểu quản lý hành chính nhà nước là hoạt động thực thi quyền hành
pháp c

ủa nh
à nước, đó là sự tác động có tổ chức và điều chỉnh bằng quyền lực
nhà nư
ớc trên cơ sở p
háp lu
ật đối với hành vi hoạt động của con người và các quá
trình xã h
ội, do các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước từ trung ương
đ
ến c
ơ sở tiến hành để thực hiện những mục tiêu, chức năng và nhiệm vụ của nhà
nư
ớc.
TUY
ỂN DỤNG CCVC 2011
Tài li
ệu ôn tập môn Nghiệp vụ chuyên ngành
2
Đ
ịnh nghĩa trên có ba nội dung cơ
b
ản:
- Qu
ản lý h
ành chính nhà nước là hoạt động thực thi quyền hành pháp: hành
pháp là m
ột trong ba nhánh quyền lực của nhà nước: Lập pháp, hành pháp và tư pháp.
- Qu
ản lý hành chính là sự tác động có tổ chức và có định hướng: Trong quản lý
hành chính nhà nư

ớc, chức năng tổ chức rất quan trọng,v
ì không có tổ chức thì không
th
ể quản lý được. Nhà nước phải tổ chức cả triệu người và mỗi người đều có vị trí
tích c
ực đối với xã hội, đóng góp phần của mình để tạo ra lợi ích cho xã hội. Quản lý
hành chính nhà nư
ớ
c có tính đ
ịnh hướng vì thông qua tác động quản lý của mình các
ch
ủ thể quản lý hành chính nhà nước định hướng hành vi con người và các quá trình
xã h
ội theo những quỹ đạo, mục ti
êu nhất định.
- Qu
ản lý hành chính nhà nước được tiến hành trên cơ sở pháp
lu
ật và theo
nguyên t
ắc pháp chế: Quản lý hành chính nhà nước là hoạt động thực thi quyền lực
nhà nư
ớc, sử dụng sức mạnh c
ưỡng chế của nhà nước nhưng phải trong khuôn khổ
c
ủa pháp luật. Đây là một trong những nguyên tắc cơ bản của nhà nước pháp quyền.
2. Các tính ch
ất v
à đặc điểm cơ bản của quản lý hành chính nhà nước ở
nư

ớc ta.
2.1. Các tính ch
ất cơ bản của quản lý hành chính nhà nước
2.1.1. Tính chính tr
ị x
ã hội chủ nghĩa.
N
ền hành chính nhà nước là bộ phận quan trọng trong hệ thống chính trị xã hội
ch
ủ
ngh
ĩa, là công cụ để thực hiện quyền lực chính trị của giai cấp công nhân và nhân
dân lao đ
ộng trong x
ã hội. Hoạt động hành chính nhà nước nhằm thực hiện đường lối,
ch
ủ trương, chính sách của Đảng để đạt được những mục tiêu chính trị của quốc gia.
2.1.2. Tính dân ch
ủ xã hội chủ nghĩa
B
ản chất của nh
à nước ta là nhà nước của dân, do dân và vì dân, tất cả quyền lực
nhà nư
ớc thuộc về nhân dân, do đó nhân dân là chủ thể tối cao của đất nước. Tuy
nhiên, Nhà nư
ớc xã hội chủ nghĩa được nhân dân uỷ quyền, thay mặt
nhân dân th
ực
hiện quản lý các lĩnh vực của đời sống xã hội một cách tập trung, thống nhất. Hoạt
đ

ộng hành chính nhà nước phải chịu sự kiểm tra, giám sát của nhân dân, phải đảm
b
ảo quyền l
àm chủ thực sự của nhân dân trong quản lý nhà nước, quản lý xã hội.
2.1.3. Tính khoa h
ọc và nghệ thuật.
Trong quá trình phát tri
ển của xã hội, hoạt động quản lý không chỉ là một khoa
h
ọc m
à còn là một nghệ thuật. Quản lý là một khoa học vì nó có tính quy luật, có các
nguyên lý và các m
ối quan hệ tương hỗ với các môn khoa
h
ọc khác. Quản lý là một
ngh
ệ thuật vì nó gắn với tài nghệ, bản lĩnh, nhân cách, trí tuệ, kinh nghiệm của
ngư
ời quản lý.
Qu
ản lý hành chính nhà nước là biểu hiện quan trọng và tập trung nhất của toàn
b
ộ hoạt động của nhà nước trong quá trình phát triển
kinh t
ế và đời sống xã hội.
Chính vì vậy, người cán bộ, công chức phải có kiến thức về những quy luật khách
quan c
ủa hoạt động quản lý nói chung và quản lý nhà nước nói riêng.
TUY
ỂN DỤNG CCVC 2011

Tài li
ệu ôn tập môn Nghiệp vụ chuyên ngành
3
2.1.4. Tính ch
ất bao quát ngành, lĩnh vực.
Đ
ối t
ượng của quản lý hành chính nh
à nư
ớc l
à tất cả các lĩnh vực của đời sống
xã h
ội: chính trị, kinh tế, văn hoá, xã hội, an ninh, quốc phòng Quản lý hành chính
nhà nư
ớc không chỉ là tổ chức, điều chỉnh từng lĩnh vực mà còn phải liên kết, phối
h
ợp các lĩnh vực th
ành một thể thống nhất đ
ể đảm bảo x
ã h
ội phát triển đồng bộ, cân
đ
ối, có hiệu quả đáp ứng nhu cầu của các thành viên trong xã hội. Tuy nhiên, quản lý
toàn b
ộ các lĩnh vực của đời sống xã hội không có nghĩa là các cơ quan hành chính
nhà nư
ớc can thiệp vào mọi khía cạnh, mọi quan h
ệ x
ã hội mà chỉ điều chỉnh, tác
đ

ộng vào các quan hệ xã hội đã được pháp luật xác định.
2.2. Các đ
ặc điểm c
ơ bản của quản lý hành chính nhà nước.
Khi nói đ
ến đặc điểm của quản lý hành chính nhà nước là nói đến những nét đặc
thù c
ủa quản lý hành chính nhà
nư
ớc để phân biệt với các dạng quản lý xã hội khác.
V
ới cách tiếp cận nh
ư trên, quản lý hành chính nhà nước dưới chế độ xã hội chủ
ngh
ĩa ở nước ta có các đặc điểm cơ bản sau đây:
- Qu
ản lý h
ành chính nhà nước mang tính quyền lực đặc biệt, tính tổ chức
cao và tính m
ệnh lệnh đơn phương của nhà nước.
Hoạt động quản lý hành chính nhà nước luôn mang tính quyền lực nhà nước và
đư
ợc đảm bảo bằng sức mạnh của nh
à nước. Tính quyền lực là đặc điểm cơ bản nhất
đ
ể phân biệt hoạt động quản lý hành chính nhà nước với cá
c ho
ạt động quản lý mang
tính xã h
ội khác.

- Qu
ản lý h
ành chính nhà nước có mục tiêu chiến lược, có chương trình và có
k
ế hoạch để thực hiện mục tiêu.
Trong qu
ản lý, việc đề ra mục tiêu được coi là chức năng đầu tiên và cơ bản.
M
ục ti
êu quản lý là căn cứ
đ
ể các chủ thể quản lý đ
ưa ra những tác động thích hợp
v
ới những hình thức và phương pháp phù hợp. Để đạt mục tiêu mà Đảng đề ra, các cơ
quan hành chính nhà nư
ớc cần phải xây dựng chương trình kế hoạch dài hạn, trung
hạn và ngắn hạn và tổ chức thực hiện.
- Qu
ản lý hành chính nhà nước là hoạt động chấp hành
- đi
ều hành trên cơ
s
ở pháp luật nh
ưng có tính chủ động, sáng tạo và linh hoạt trong việc điều hành
và x
ử lý các công việc cụ thể.
- Qu
ản lý hành chính nhà nước có tính liên tục và tương đối ổn định trong
t

ổ
ch
ức v
à hoạt động.
N
ền hành chính nhà nước có nghĩa vụ phục vụ nhân dân một cách thường xuyên
cho nên qu
ản lý hành chính nhà nước phải đảm bảo tính liên tục để thoả mãn nhu cầu
hàng ngày c
ủa nhân dân, của x
ã hội và phải có tính ổn định cao để đảm bảo h
o
ạt
đ
ộng không bị gián đoạn trong bất kỳ tình huống chính trị
- xã h
ội nào.
- Qu
ản lý h
ành chính nhà nước có tính hệ thống thứ bậc chặt chẽ, là một hệ
th
ống thông suốt từ Trung uơng đến cơ sở, cấp dưới phục tùng cấp trên, thực hiện
m
ệnh lệnh và chịu sự k
i
ểm tra thường xuyên của cấp trên (đặc điểm này có điểm
khác v
ới hệ thống các c
ơ quan dân cử và hệ thống các cơ quan xét xử).
TUY

ỂN DỤNG CCVC 2011
Tài li
ệu ôn tập môn Nghiệp vụ chuyên ngành
4
- Qu
ản lý hành chính nhà nước dưới chế độ XHCN không có sự cách biệt
tuy
ệt đối về mặt x
ã hội giữa người quản lý và người bị quản
lý. B
ởi v
ì, thứ nhất,
trong qu
ản lý xã hội thì con người vừa là chủ thể vừa là đối tượng của quản lý. Mặt
khác, dư
ới chế độ CNXH, nhân dân là chủ thể quản lý đất nước.
- Qu
ản lý h
ành chính nhà nước XHCN mang tính không vụ lợi.
Ho
ạt động
qu
ản lý hành chính
nhà nư
ớc XHCN không chạy theo lợi nhuận mà nhằm phục vụ lợi
ích công, l
ợi ích nhân dân
- Qu
ản lý hành chính nhà nước XHCN mang tính nhân đạo.
Xu

ất phát từ bản
ch
ất nhà nước dân chủ xã hội chủ nghĩa, tất cả các hoạt động của nền hành chính nhà
nư
ớc đều có m
ục ti
êu ph
ục vụ con người, tôn trọng quyền và lợi ích hợp pháp của
công dân và l
ấy đó làm xuất phát điểm của hệ thống pháp luật, thể chế, quy tắc và thủ
t
ục hành chính.
3. Các nguyên t
ắc c
ơ bản của hoạt động quản lý hành chính nhà nước.
Nguyên t
ắc quản lý
hành chính nhà nư
ớc là những tư tưởng chỉ đạo mọi hành
đ
ộng, hành vi quản lý của các cơ quan và cán bộ, công chức trong quá trình thực thi
ch
ức năng, nhiệm vụ.
Nguyên tắc quản lý hành chính nhà nước được hình thành dựa trên cơ sở nhận
th
ức các quy luật khá
ch quan, qua k
ết quả nghi
ên cứu sâu sắc các điều kiện thực tế xã
h

ội, dựa trên bản chất chính trị xã hội của nhà nước trong thời gian, không gian và
hoàn c
ảnh cụ thể. Xuất phát từ bản chất của chế độ chính trị, từ thực tiễn xây dựng
nhà nư
ớc x
ã hội chủ ngh
ĩa ở Việt Nam, tr
ên cơ s
ở nghiên cứu có chọn lọc những
thành t
ựu của hành chính học và kinh nghiệm của các nước khác, có thể rút ra được
nh
ững nguyên tắc quản lý hành chính chủ yếu ở nước ta như sau :
3.1. Nguyên tắc quản lý hành chính nhà nước dưới sự lã nh đạo của Đảng và
đ
ảm bảo sự tham gia, kiểm tra, giám sát của nhân dân đối với quản lý hành chính
nhà nư
ớc
.
Đảng lãnh đạo hoạt động quản lý hành chính nhà nước trước hết bằng việc đề ra
đư
ờng lối, chủ trương, chính sách.
Đ
ảng l
ãnh đạo thông qua công tác t
ổ chức v
à cán b
ộ. Đảng đào tạo, lựa chọn,
gi
ới thiệu cán bộ cho các cơ quan quản lý hành chính nhà nước, lãnh đạo việc sắp

x
ếp, bố trí cán bộ.
Đ
ảng chỉ đạo, kiểm tra việc thực hiện các nghị quyết Đảng cũng nh
ư pháp luật
c
ủa nhà nước trong các hoạt động quả
n lý hành chính nhà n
ước.
Đ
ảng lãnh đạo quản lý nhà nước nhưng không làm thay các cơ quan nhà nước.
Chính vì v
ậy, việc phân định chức năng l
ãnh đạo của các cơ quan Đảng và chức năng
qu
ản lý của cơ quan nhà nước là vấn đề vô cùng quan trọng và cũng là điều
ki
ện cơ
b
ản để nâng cao vai trò lãnh đạo của Đảng và hiệu lực, hiệu quả quản lý của bộ máy
nhà nước ở nước ta hiện nay.
S
ự tham gia của nhân dân vào quyền lực chính trị là một trong những đặc trưng
cơ b
ản của chế độ dân chủ. Quyền tham gia v
ào hoạt động th
ực hiện quyền lực nh
à
nư
ớc của nhân dân được quy định tại điều 53 Hiến pháp 1992: “Công dân có quyền

tham gia qu
ản lý nhà nước và xã hội, tham gia thảo luận các vấn đề chung của nhà
TUY
ỂN DỤNG CCVC 2011
Tài li
ệu ôn tập môn Nghiệp vụ chuyên ngành
5
nư
ớc và địa phương, kiến nghị với cơ quan nhà nước, biểu quyết khi nhà nướ
c t
ổ
ch
ức tr
ưng cầu ý dân”.
Nhân dân có quy
ền tham gia vào quản lý nhà nước một cách trực tiếp hoặc gián
ti
ếp, tham gia giải quyết những vấn đề lớn và hệ trọng của đất nước, địa phương hoặc
đơn v
ị. Ngo
ài việc tham gia biểu quyết khi nhà nước tổ chức trưng
c
ầu dân ý, những
hình th
ức tham gia trực tiếp khác của nhân dân vào quản lý nhà nước là: Thảo luận,
góp ý ki
ến vào quá trình xây dựng những đạo luật hoặc các quyết định quan trọng
khác c
ủa nhà nước hoặc của địa phương; kiểm tra, giám sát hoạt động của các
cơ

quan nhà nư
ớc; thực hiện quyền khiếu nại, tố cáo hành vi vi phạm pháp luật trong
qu
ản lý nh
à nước Nhân dân còn gián tiếp tham gia vào quản lý nhà nước thông qua
ho
ạt động của các cơ quan, các đại biểu do mình bầu ra (Quốc hội, HĐND các cấp).
M
ột hìn
h th
ức tham gia gián tiếp vào quản lý nhà nước rất quan trọng khác là
thông qua các t
ổ chức x
ã hội. Pháp luật Việt Nam trao cho các tổ chức xã hội quyền
tham gia thành l
ập các cơ quan nhà nước, quyền giám sát, phản biện xã hội đối với
ho
ạt động của các cơ
quan nhà nư
ớc.
Đ
ể đảm bảo sự tham gia v
ào quản lý nhà nước của nhân dân có hiệu quả, cần
phải thể chế hoá các quyền đó một cách cụ thể, phát huy hơn nữa vai trò của các đại
bi
ểu nhân dân v
à nâng cao hiệu quả hoạt động của các tổ chức chính trị
- xã h
ội, đo
àn

th
ể nhân dân.
3.2. Nguyên t
ắc tập trung dân chủ.
T
ập trung dân chủ l
à nguyên tắc quan trọng chỉ đạo tổ chức và hoạt động của cả
h
ệ thống chính trị, trong đó có nhà nước.
Nguyên t
ắc tập trung dân chủ quy định trước hết sự lãnh đạo tập trung đối với
nh
ững
v
ấn đề c
ơ bản chính yếu nhất, bản chất nhất. Sự tập trung đó đảm bảo tính
th
ống nhất của quyền lực nhà nước, đảm bảo thực hiện ý chí và bảo vệ lợi ích của đại
đa s
ố nhân dân lao động. Bên cạnh việc yêu cầu phải chấp hành mệnh lệnh của cấp
trên, cũng cần phải đảm bảo tính sáng tạo, quyền chủ động nhất định của địa phương
và cơ s
ở. Cấp trung ương giữ quyền thống nhất quản lý những vấn đề cơ bản, đồng
th
ời thực hiện phân cấp quản lý, giao quyền hạn, trách nhiệm cho các địa ph
ương, các
ngành trong t
ổ chức quản
lý đi
ều hành để thực hiện các văn bản của cấp trên. Điều 6

Hi
ến pháp 1992 quy định tập trung dân chủ là nguyên tắc tổ chức và hoạt động của
cơ quan nhà nư
ớc.
Trong ho
ạt động quản lý hành chính nhà nước nguyên tắc tập trung dân chủ
đư
ợc biểu hiện rất đa dạ
ng trong nhi
ều lĩnh vực, nhiều cấp quản lý, từ vần đề tổ chức
b
ộ máy đến c
ơ chế vận hành của bộ máy. Chẳng hạn như quan hệ trực thuộc, chịu
trách nhi
ệm và báo cáo của cơ quan quản lý hành chính nhà nước trước cơ quan dân
c
ử; phân định chức năng, thẩm quyền
gi
ữa các cơ quan quản lý hành chính nhà nước
các cấp; nguyên tắc “hai chiều trực thuộc” đảm bảo kết hợp tốt quản lý theo ngành
và theo lãnh th
ổ, kết hợp hài hòa lợi ích của cả nước với lợi ích của từng địa
phương
T
ổ chức và hoạt động quản lý hành chín
h nhà nư
ớc, là một thể thống nhất. Tập
trung dân ch
ủ đối lập với xu hướng cơ quan cấp trên “làm thay” “lấn sân” vào thẩm
quy

ền của c
ơ quan cấp dưới, đồng thời phủ nhận việc cơ quan cấp dưới ỷ lại, đùn đẩy
TUY
ỂN DỤNG CCVC 2011
Tài li
ệu ôn tập môn Nghiệp vụ chuyên ngành
6
cho c
ấp trên. Trong thực tiễn quản lý hiện nay, Đản
g và Nhà nư
ớc ta đang khắc phục
b
ệnh tập trung quan li
êu, đồng thời chống biểu hiện tuỳ tiện, tự do vô chính phủ, cục
b
ộ địa phương, cục bộ ngành.
3.3. Nguyên t
ắc quản lý h
ành chính nhà nước bằng pháp luật và tăng cường
pháp ch
ế.
Qu
ản lý nhà nước bằng pháp
lu
ật và tăng cường pháp chế là một nguyên tắc
Hi
ến định. Nguyên tắc này đòi hỏi mọi tổ chức và hoạt động quản lý hành chính nhà
nư
ớc đều phải dựa trên cơ sở pháp luật. Điều đó có nghĩa là hệ thống hành chính nhà
nư

ớc phải chấp hành luật và các quyết định
c
ủa Quốc hội trong chức năng thực hiện
quy
ền h
ành pháp; Khi ban hành các quyết định quản lý hành chính phải phù hợp với
n
ội dung và mục đích của luật và các văn bản quy phạm pháp luật có hiệu lực pháp lý
cao hơn.
Đ
ể thực hiện nguy
ên tắc này, cần làm tốt c
ác n
ội dung c
ơ bản sau:
- Xây d
ựng và hoàn chỉnh hệ thống pháp luật.
- T
ổ chức thực hiện tốt pháp luật đã ban hành
- X
ử lý nghi
êm mọi hành vi vi phạm pháp luật
- Tăng cường giáo dục ý thức pháp luật cho toàn dân.
3.4. Nguyên t
ắc kết hợp quản lý h
ành chính
theo ngành và theo lãnh th
ổ.
Qu
ản lý theo ngành và quản lý theo lãnh thổ là hai mặt không tách rời nhau mà

ph
ải được kết hợp chặt chẽ với nhau, đặc biệt là trên lĩnh vực kinh tế. Các đơn vị kinh
t
ế thuộc th
ành phần kinh tế nào, nằm trên địa bàn quản lý đề
u thu
ộc một ng
ành kinh
t
ế
- k
ỹ thuật nhất định và chịu sự quản lý của ngành (Bộ). Mặt khác, các đơn vị kinh
t
ế thuộc các ngành kinh tế
- k
ỹ thuật khác nhau đều được phân bổ trên những địa bàn
nh
ất định, chúng có quan hệ mật thiết với nhau về kinh tế v
à gắn
bó v
ới nhau tr
ên các
m
ặt xã hội, tạo nên một cơ cấu kinh tế
- xã h
ội và chịu sự quản lý của chính quyền
đ
ịa phương. Đây là sự thống nhất giữa hai mặt: Cơ cấu kinh tế ngành với cơ cấu kinh
tế lãnh thổ trong một cơ cấu kinh tế chung.
Các ho

ạt động quản lý t
heo ngành c
ủa cơ quan nhà nước nhằm đề ra các chủ
trương, chính sách phát tri
ển to
àn ngành, tạo môi trường thuận lợi cho các đơn vị
kinh t
ế phát huy tính chủ động, nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất
– kinh doanh.
C
ần nhấn mạnh rằng, quản lý theo ngành ở
đây là qu
ản lý về mặt nhà nước: nhà nước
đ
ề ra chủ tr
ương chính sách, xây dựng chiến lược, sử dụng các đòn bẩy còn quản lý
s
ản xuất kinh doanh là quyền chủ động của đơn vị sản xuất kinh doanh.
N
ội dung quản lý theo lãnh thổ nhằm tổ chức sự điều hoà phối
h
ợp các hoạt
đ
ộng của các ng
ành, các thành phần kinh tế và các tổ chức kinh tế, văn hoá, xã hội,
an ninh, qu
ốc phòng trên phạm vi cả nước cũng như trên từng đơn vị hành chính
lãnh th
ổ với mục tiêu bảo đảm pháp chế XHCN, tôn trọng quyền làm chủ của nhân
dân, ổn định và cải thiện đời sống nhân dân về mọi mặt.

TUY
ỂN DỤNG CCVC 2011
Tài li
ệu ôn tập môn Nghiệp vụ chuyên ngành
7
5. Nguyên t
ắc phân biệt chức năng quản lý nhà nước về kinh tế với quản lý
s
ản xuất kinh doanh.
Nhà nư
ớc ta nắm quyền sở hữu với những tư liệu sản xuất chủ yếu, có khả năng,
nhi
ệm vụ tổ chức và quản l
ý n
ền kinh tế quốc dân trên quy mô cả nước trực tiếp tổ
ch
ức v
à quản lý các thành phần kinh tế nhưng nhà nước không phải là người trực tiếp
kinh doanh. Nhà nư
ớc tôn trọng tính độc lập tự chủ của các đơn vị kinh doanh. Trong
đi
ều kiện đổi mới cơ chế quản lý
kinh t
ế của nhà nước hiện nay, trên cơ sở đảm bảo
quy
ền tự chủ kinh doanh của các doanh nghiệp, chức năng quản lý nhà nước về kinh
t
ế bao gồm các nội dung chủ yếu sau:
- T
ạo môi tr

ường và điều kiện cho hoạt động sản xuất kinh doanh
- Đ
ịnh hướng và hỗ trợ
nh
ững nỗ lực phát triển thông qua kế hoạch và các chính
sách kinh t
ế
- Ho
ạch định v
à thực hiện chính sách xã hội, đảm bảo sự thống nhất giữa phát
tri
ển kinh tế và phát triển xã hội.
- Qu
ản lý và kiểm soát việc sử dụng tài nguyên, tài sản quốc gia
- T
ổ chức
n
ền kinh tế v
à điều chỉnh bằng các công cụ và biện pháp vĩ mô.
- Tổ chức và giám sát hoạt động tuân thủ pháp luật của các đơn vị kinh tế.
Nhà nư
ớc thực hiện các chức năng tr
ên thông qua một hệ thống các cơ quan
hành chính nhà nư
ớc; thông qua việc tổ chức
h
ệ thống các tổ chức kinh tế của nhà
nư
ớc; thông qua việc đào tạo, bồi dưỡng, bố trí đội ngũ cán bộ có phẩm chất chính
tr

ị, có năng lực quản lý nh
à nước, quản lý kinh tế, quản lý xã hội.
Các t
ổ chức kinh doanh trực tiếp thực hiện các hoạt động kinh doanh c
ó tư cách
pháp nhân, ho
ạt động kinh doanh bình đẳng với nhau trước pháp luật; có quyền tự
ch
ủ về t
ài chính và thực hiện hạch toán kinh tế; có nhiệm vụ phát huy năng lực kinh
doanh có hi
ệu quả đạt mục tiêu thu lợi nhuận cao trong khuôn khổ pháp lý và chịu s
ự
qu
ản lý bằng pháp luật của các cơ quan hành chính nhà nước.
Việc phân biệt và kết hợp tốt hai chức năng này với nhau trong một hệ thống
th
ống nhất tạo điều kiện thúc đẩy nền kinh tế phát triển theo định hướng xã hội chủ
ngh
ĩa nâng cao hiệu quả hoạt động
s
ản xuất
– kinh doanh c
ủa các đ
ơn vị kinh tế và
hi
ệu lực quản lý nhà nước, hiệu lực tổ chức thực hiện pháp luật của các cơ quan hành
chính nhà nư
ớc.
6. Nguyên t

ắc công khai
T
ổ chức hoạt động hành chính của nhà nước ta là nhằm phục vụ lợi ích quốc gia
và l
ợ
i ích h
ợp pháp của công dân nên cần phải công khai hoá, thực hiện đúng chủ
trương “dân bi
ết, dân b
àn, dân làm, dân kiểm tra”. Phải quy định các hoạt động cần
công khai cho dân bi
ết, tạo điều kiện thu hút đong đảo quần chúng nhân dân tham gia
ki
ểm tra, giám
sát ho
ạt động hành chính nhà nước.
TUY
ỂN DỤNG CCVC 2011
Tài li
ệu ôn tập môn Nghiệp vụ chuyên ngành
8
4. Các hình th
ức và phương pháp quản lý hành chính nhà nước
4.1. Hình th
ức quản lý h
ành chính
Hình th
ức hoạt động quản lý hành chính nhà nước được hiểu là sự biểu hiện của
các ho
ạt động quản lý của cơ quan hành chính nhà

nư
ớc trong việc thực hiện các
ch
ức năng, nhiệm vụ đ
ược giao.
Qu
ản lý hành chính nhà nước có nhiều hình thức hoạt động. Việc lựa chọn hình
th
ức hoạt động cần phải được tiến hành trên cơ sở những quy luật sau:
- Quy lu
ật về sự phù hợp của hình thức quản lý
v
ới chức năng quản lý.
- Quy lu
ật về sự phù hợp của hình thức quản lý với nội dung và tính chất của
nh
ững nhiệm vụ quản lý cần giải quyết.
- Quy lu
ật về sự phù hợp của hình thức quản lý với những đặc điểm của đối
tư
ợng quản lý cụ thể.
- Quy lu
ật về sự ph
ù
h
ợp của h
ình thức quản lý với mục đích cụ thể của tác động
qu
ản lý
Hình th

ức quản lý hành chính nhà nước có thể được chia thành 2 loại là: hình
th
ức pháp v
à hình thức không pháp lý.
4.1.1. Hình th
ức pháp lý
- Ban hành văn b
ản quản lý h
ành chính nhà nước
+ Ban hành văn b
ản quy phạm pháp luật (lập quy)
Ban hành văn b
ản quy phạm pháp luật là hình thức pháp lý quan trọng nhất trong
ho
ạt động của các chủ thể quản lý h
ành chính nhà nước nhằm thực hiện chức năng,
nhi
ệm vụ của mình.
Thông qua các văn b
ản quy phạm
pháp lu
ật, các cơ quan hành chính nhà nước
quy đ
ịnh những quy tắc xử sự chung; những nhiệm vụ, quyền hạn v
à nghĩa vụ cụ thể
c
ủa các bên tham gia quan hệ quản lý hành chính nhà nước; xác định rõ thẩm quyền
và th
ủ tục tiến hành các hoạt động quản lý nhà nước
.

+ Ban hành văn bản áp dụng pháp luật:
Ban hành văn b
ản áp dụng pháp luật là hình thức hoạt động chủ yếu của các cơ
quan hành chính nhà nư
ớc. Nội dung của nó l
à áp dụng một hay nhiều quy phạm
pháp lu
ật vào một trường hợp cụ thể, trong điều kiện cụ thể. Vi
ệc ban h
ành văn bản
áp d
ụng pháp luật làm pháp sinh, thay đổi hay chấm dứt những quan hệ pháp luật
hành chính c
ụ thể.
Thông qua vi
ệc ban hành các văn bản áp dụng pháp luật, các chủ thể quản lý
hành chính nhà nư
ớc tác động một cách tích cực và trực tiếp đến
m
ọi hoạt động của
cơ quan, t
ổ chức, cá nhân.
- Các ho
ạt động mang tính chất pháp lý khác như
:
+ Áp d
ụng những biện pháp ngăn chặn và phòng ngừa vi phạm pháp luật (như
kiểm tra giấy phép lái xe, kiểm tra việc đăng ký tạm trú, tạm vắng…)
TUY
ỂN DỤNG CCVC 2011

Tài li
ệu ôn tập môn Nghiệp vụ chuyên ngành
9
+ Đăng ký nh
ững sự
ki
ện nhất định như đăng ký khai sinh, đăng ký kết hôn,
đăng ký ph
ương ti
ện giao thông…
+ L
ập và cấp các giấy tờ nhất định như lập biên bản về vi phạm hành chính.
+ Ho
ạt động công chứng, chứng thực.
…
4.1.2. Hình th
ức không pháp lý:
- T
ổ chức hội nghị
- Sử dụng các ph
ương tiện kỹ thuật
- Hình th
ức phối hợp, kết hợp
…
4.2. Phương pháp qu
ản lý hành chính nhà nước
Các ch
ủ thể quản lý hành chính nhà nước trong quá trình hoạt động của mình
đ
ều sử dụng rất nhiều ph

ương pháp quản lý.
Các phương pháp này có th
ể ph
ân thành 2 nhóm:
4.2.1. Nhóm th
ứ nhất
g
ồm phương pháp của các khoa học khác được quản lý
hành chính nhà nư
ớc vận dụng cụ thể l
à:
- Phương pháp kế hoạch hóa:
Các cơ quan hành chính nhà nư
ớc d
ùng phương pháp này để xây dựng chiến
lư
ợc phát triển kinh tế xã h
ội, lập quy hoạch tổng thể v
à chuyên ngành; dự báo xu thế
phát tri
ển; đặt chương trình mục tiêu và xây dựng kế hoạch dài hạn, trung hạn và
ng
ắn hạn.
S
ử dụng phương pháp này để tính toán các chỉ tiêu kế hoạch, tổ chức thực hiện
và ki
ểm tra, đánh giá tình hì
nh th
ực hiện kế hoạch.
- Phương pháp th

ống k
ê:
Phương pháp này đư
ợc các cơ quan hành chính nhà nước sử dụng để tiến hành
đi
ều tra khảo sát, sử dụng các phương pháp tính toán để phân tích tình hình và
nguyên nhân của hiện tượng quản lý, làm căn cứ khoa học cho việc ra quyết định
qu
ản lý.
S
ử dụng các ph
ương pháp thu thập số liệu, tổng hợp và chỉnh lý để tính toán tốc
đ
ộ phát triển của các chỉ tiêu, kế hoạch nhất định.
- Phương pháp toán h
ọc:
V
ới ph
ương pháp này, cơ quan hành chính nhà nước ứng dụng ma trận,
v
ận tr
ù
h
ọc, sơ đồ mạng…trong quản lý; sử dụng các máy điện toán để thu thập, xử lý và lưu
tr
ữ thông tin; toán học hóa các chương trình mục tiêu kinh tế xã hội; tính toán các cân
đ
ối li
ên ngành trong mọi lĩnh vực hoạt động quản lý.
- Phương pháp tâm l

ý
– xã h
ội:
TUY
ỂN DỤNG CCVC 2011
Tài li
ệu ôn tập môn Nghiệp vụ chuyên ngành
10
Phương pháp tâm l
ý xã hội nhằm tác động vào tâm tư, tình cảm của người lao
đ
ộng, tạo cho họ không khí hồ hởi, y
êu thích công việc, gắn bó với tập thể lao động,
hăng hái làm vi
ệc, giải quyết cho họ những vướng mắc trong công tác, động viên,
giúp đ
ỡ h
ọ v
ượt qua khó khăn về cuộc sống. Do vậy, tác động tâm lý
– xã h
ội là
phương pháp qu
ản lý rất quan trọng.
- Phương pháp sinh l
ý học:
Trên cơ s
ở phương pháp này, các cơ quan hành chính nhà nước tạo ra các điều
ki
ện làm việc phù hợp với sinh lý của con người
, t

ạo ra sự thoải mái trong làm việc
và ti
ết kiệm các thao tác không cần thiết nhằm tăng cường năng suất lao động như: bố
trí phòng làm vi
ệc; b
àn làm việc, nghế ngồi; vị trí điện thoại; ví trí để tài liệu; màu
s
ắc và ánh sáng…
4.2.2. Nhóm th
ứ hai
g
ồm 4 phư
ơng pháp ch
ủ yếu, đặc thù của khoa học quản lý.
- Phương pháp giáo d
ục đạo đức, t
ư tưởng:
Đây là phương pháp tác đ
ộng về tư tưởng và tinh thần đối với con người để họ
giác ng
ộ lý tưởng, nâng cao ý thức chính trị và pháp luật, nhận biết được làm việc
nào là t
ốt, xấu, thiện, ác, vinh, nhục…
Giáo dục chính trị, tư tưởng không chỉ bằng việc hô hào những khẩu hiệu chính
tr
ị, tuy
ên truyền, động viên lòng nhiệt tình, hăng hái một cách chung chung như
nhi
ều người quan niệm và nhiều nơi vẫn làm. Mà còn phải là nhữ
ng công vi

ệc cụ thể,
thi
ết thực, có nội dung, kế hoạch thực hiện rõ ràng cho từng giai đoạn phát triển nhất
đ
ịnh.
Giáo d
ục chính trị, tư tưởng không chỉ đối với đối tượng quản lý mà cả đối với
ch
ủ thể quản lý. Nội dung giáo dục phải thiết thực, sâu sắc, gắ
n ch
ặt với sản xuất,
công tác và v
ới ph
ương pháp và hình thức linh hoạt, có chất lượng, phù hợp với đối
tư
ợng.
- Phương pháp t
ổ chức:
Phương pháp này nhằm đưa con người vào khuôn khổ, kỷ luật và kỷ cương. Để
th
ực hiện phương pháp này có nhiều việc phải làm
, nhưng quan tr
ọng nhất là phải có
quy ch
ế, quy tr
ình, nội quy hoạt động của cơ quan, đơn vị. Việc bố trí, sử dụng, đề
b
ạt, bổ nhiệm, khen thưởng, kỷ luật cán bộ, công chức phải nghiêm túc, chính xác.
- Phương pháp kinh t
ế:

Phương pháp kinh t
ế l
à phương
pháp qu
ản lý bằng cách tác động đến ý thức v
à
hành vi c
ủa đối tượng quản lý thông qua việc sử dụng những đòn bẩy kinh tế, những
bi
ện pháp khen thưởng, xử phạt thích hợp tác động đến lợi ích của họ. Trong mọi
ho
ạt động nói chung v
à hoạt động quản lý hành c
hính nhà nư
ớc nói ri
êng, sử dụng
h
ợp lý phương pháp kinh tê sẽ tạo ra động lực quan trọng để nâng cao hiệu quả quản
lý.
- Phương pháp hành chính:
Phương pháp hành chính là phương pháp qu
ản lý bằng việc ra các mệnh lệnh
rõ ràng, d
ứt khoát, bắt buộc
đ
ối t
ượng quản lý phải làm hoặc không được làm những
công vi
ệc nhất định vì ý chí và mục tiêu của chủ thể quản lý. Phương pháp hành
TUY

ỂN DỤNG CCVC 2011
Tài li
ệu ôn tập môn Nghiệp vụ chuyên ngành
11
chính là phương pháp đ
ặc thù của quản lý nhà nước, gắn liền với quyền lực và sức
m
ạnh của nh
à nước.
Câu h
ỏi ôn tập:
1. Trình bày khái ni
ệm, các tính chất v
à đặc điểm của hoạt động quản lý hành
chính nhà nư
ớc
?
2. Trình bày các nguyên t
ắc cơ bản trong hoạt động quản lý hành chính nhà nước
ở n
ước ta
?
3. Trình bày các hình th
ức và phương pháp quản lý hành chính nhà nước
?
TUY
ỂN DỤNG CCVC 2011
Tài li
ệu ôn tập môn Nghiệp vụ chuyên ngành
12

CHUYÊN Đ
Ề 2
M
ỘT SỐ KỸ NĂNG
HÀNH CHÍNH VĂN PH
ÒNG
TRONG CƠ QUAN NHÀ NƯ
ỚC
Lu
ật Cán bộ, công chức được Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt
Nam khóa XII, k
ỳ họp thứ 4 thông qua ngày 13 tháng 11 năm 2008,
có hi
ệu lực thi
hành t
ừ ng
ày 01 tháng 01 năm 2010,
là s
ự kế thừa của
Pháp l
ệnh Cán bộ, công chức
năm 1998 (sau đó đư
ợc sửa đổi, bổ sung vào năm 2000 và năm 2003), nhằm để đáp
ứng y
êu cầu xây dựng Nhà nước pháp quyền xã hội chủ nghĩa của nhân dân, do nhân
dân và vì nhân dân, xây dựng một nền hành chính trong sạch, hiệu lực, hiệu quả, phù
h
ợp với xu hướng chuyển đổi sang nền hành chính phục vụ, thực hiện tốt nhiệm vụ
xây d
ựng nền kinh tế thị tr

ường định hướng xã hội chủ nghĩa và hội nhập kinh tế
qu
ốc tế.
Nh
ằm giúp thí sinh nghiên cứu, tìm hiểu các quy định c
ủa Luật Cán bộ, công
ch
ức về
ngh
ĩa vụ, quyền, đạo đức, văn hóa giao tiếp v
à những điều cán bộ, công chức
không đư
ợc làm…Chúng tôi xin giới thiệu một số kỹ năng, nghiệp vụ cần thiết đối
v
ới cán bộ, công chức như sau:
I. Đ
ẠO ĐỨC CÔNG VỤ V
À MỘT SỐ VẤN ĐỀ CỦA
VĂN HÓA CÔNG S
Ở
1. Đạo đức công vụ
1.1 Khái ni
ệm đạo đức, đạo đức công vụ
* Khái ni
ệm đạo đức
Đạo đức là một phạm trù thuộc lĩnh vực tinh thần của đời sống xã hội, được tiếp
c
ận ở nhiều góc độ khác nhau, đó có thể là một hình thái của ý thức xã hội, thực t
i
ễn

đ
ạo đức v
à quan hệ đạo đức; cũng có thể đó là những giá trị, chuẩn mực đạo đức.
- V
ới góc độ là một hình thái của hình thái ý thức xã hội, đạo đức là những quan
ni
ệm về thiện, ác, tốt, xấu, lương tâm, trách nhiệm, hạnh phúc, công bằng…và những
quy t
ắc
đánh giá, đi
ều chỉnh h
ành vi xử xự giữa cá nhân với nhau và với xã hội.
- V
ới góc độ thực tiễn đạo đức, đó là hoạt động, là hành vi của con người được
ch
ỉ đạo và quy định bởi ý thức đạo đức (hành động tuân theo một chuẩn mực đạo
đ
ức, nhằm mục đích do lý t
ư
ởng đạo đức chỉ ra v
à đư
ợc thúc đẩy bởi những động cơ
do lý tưởng đạo đức và các xúc cảm, tình cảm đạo đức tạo nên). Nó là sự thể hiện
m
ột cách trực quan của ý thức đạo đức, l
à hoạt động tinh thần của con người nảy sinh
trên cơ s
ở hoạt động vật chất và bị
quy đ
ịnh bởi hoạt động vật chất.

- Quan h
ệ đạo đức là một kiểu quan hệ xã hội, là yếu tố tạo nên tính hiện thực
c
ủa bản chất x
ã hội của con người. Quan hệ đạo đức là hình thức liên hệ giữa các cá
nhân v
ới nhau và với xã hội dựa trên ý thức đạo đức và chuẩn
m
ực, lý tưởng đạo đức.
Khi tuân theo nh
ững chuẩn mực, lý tưởng đạo đức, hoạt động của con người thường
đ
ụng chạm đến lợi ích của nhau. Hoạt động n
ày sẽ dẫn đến sự đáp trả bằng sự đánh
giá ho
ặc bằng xử sự, nên đã hình thành quan hệ đạo đức.
- Giá tr
ị, chuẩ
n m
ực đạo đức là một loại chuẩn mực xã hội, đó là những qui tắc
hành vi c
ủa con ng
ười trong quan hệ với người khác trong xã hội. Đòi hỏi của xã hội
đ
ối với hành vi của con người là nội dung khách quan của chuẩn mực đạo đức.
TUY
ỂN DỤNG CCVC 2011
Tài li
ệu ôn tập môn Nghiệp vụ chuyên ngành
13

* Khái ni
ệm đạo đức công vụ
Đ
ạo
đ
ức công vụ l
à sự thể hiện đặc thù đạo đức chung của xã hội trong công vụ
c
ủa đội ngũ cán bộ, công chức, nhằm thực hiện chức năng của nhà nước trong quá
trình qu
ản lý các mặt của đời sống xã hội; đó là những quy tắc chuẩn mực, giá trị
đư
ợc x
ã hội thừa nhận
là t
ốt đẹp, do quá tr
ình tu dưỡng rèn luyện theo tiêu chuẩn mà
có đư
ợc khi họ thi hành công vụ.
- N
ội dung đạo đức công vụ thể hiện trong các quan hệ khi thi hành công vụ, đó
là: Công v
ụ quan hệ với nhà nước; công vụ quan hệ với nhân dân; công vụ quan hệ
v
ới cấp trên; công vụ quan hệ với cấp dưới; công vụ quan hệ với đồng nghiệp (cùng
c
ấp). Những mối quan hệ n
ày phản ánh các mối quan hệ lợi ích: Lợi ích cá nhân với
cá nhân; l
ợi ích cá nhân với xa hội. Từ đó hình thành những chuẩn mực đạo đức

chung và nh
ững
chu
ẩn mực đạo đức cụ thể được pháp luật quy định.
- Chu
ẩn mực đạo đức công vụ đ
ược thể hiện trong tư tưởng của Chủ tịch Hồ Chí
Minh. Đó là “Trung v
ới nước, hiếu với dân”
, g
ắn lợi ích của nhân dân và Tổ quốc,
đ
ặt lợi ích của Tổ quốc lên trên. Chuẩn mực đạo
đ
ức công vụ còn là lý tưởng
“Không
có gì quý h
ơn đ
ộc lập tự do”
, là nhân ngh
ĩa, chí công, vô t
ư; là sự thống nhất giữa
đức và tài.
1.2. Xây d
ựng đạo đức công vụ
* Đ
ối với cơ quan nhà nước
- Xây d
ựng và hoàn thiện quy chế công vụ, chuẩn mực đạo đức công v
ụ v

à
chu
ẩn mực đạo đức cho từng loại, từng chức danh cán bộ, công chức; quy tắc đạo
đ
ức nghề nghiệp; chuẩn mực tính hợp pháp của hành vi công vụ, chuẩn mực về niềm
tin n
ội tâm trong công vụ;
- Xây d
ựng v
à hoàn thiện cơ chế dân chủ, bằng những quy định và c
hu
ẩn mực
pháp lu
ật, để nhân dân tham gia giám sát hoạt động công vụ và cơ quan nhà nước;
- Xây d
ựng và hoàn thiện quy chế đánh giá cán bộ, công chức theo hướng công
khai, dân chủ;
- Xây d
ựng qui chế về cam kết và lời thề công vụ của cán bộ, công chức khi
đư
ợc bổ nhiệm v
à định kỳ trước nhân dân;
- Đ
ầu tư nghiên cứu về đạo đức công vụ, về những giá trị, lý tưởng đạo đức công
v
ụ để từng bước thể chế nó thành qui tắc pháp luật.
* Đ
ối với từng cán bộ, công chức
- Không ng
ừng tu dưỡng, rèn luyện đạo đức cách mạng

;
- Không ng
ừng học tập nâng cao trình độ, năng lực về chính trị tư tưởng và
chuyên môn nghi
ệp vụ; ki
ên trì tích lũy kiến thức, kinh nghiệm;
- Không xa r
ời thực tiễn, vận dụng kiến thức vào thực tiễn;
- Rèn luy
ện bản lĩnh và năng lực quản lý, lãnh đạo, khả
năng làm vi
ệc tập thể,
khả năng tổ chức thực hiện công việc và chịu trách nhiệm cá nhân;
- Không ng
ừng đấu tranh chống tiêu cực, tham ô, tham nhũng, cửa quyền, quan
liêu và l
ối sống buông thả;
TUY
ỂN DỤNG CCVC 2011
Tài li
ệu ôn tập môn Nghiệp vụ chuyên ngành
14
- Rèn luy
ện thân thể, sống vui, khỏe và hạnh phúc.
1.3 Rèn luyện đạo đức công vụ
Trư
ớc những yêu cầu của việc xây dựng nền hành chính trong sạch, vững mạnh,
không ch
ỉ đòi hỏi mỗi cán bộ, công chức phải nâng cao về chuyên môn, nghiệp vụ
mà c

ả lập tr
ường, bản lĩnh chính trị, đạo đức nghề nghiệp. Do vậy, việc rèn luyện
đ
ạo
đ
ức công vụ, cần rèn luyện những phẩm chất đạo đức công vụ sau:
- Tính ngay th
ẳng, trung thực, tiết kiệm;
- S
ự tự trọng;
- Kh
ắc phục những mặt tiêu cực như: Chây lười, cẩu thả, cậy thế, gian dối, lợi
d
ụng, b
è phái;
- Rèn luy
ện lập trường tư tưởng vững
vàng trong công vi
ệc;
- Rèn luy
ện về chuyên môn nghiệp vụ.
2. Tác phong và n
ếp sống n
ơi công sở, mối quan hệ trong công sở
2.1 Tác phong nơi công s
ở
* Khái ni
ệm: Tác phong nơi công sở là sự thể hiện thái độ và hành vi của mỗi
ngư
ời tr

ước công việc và những
m
ối quan hệ trong công sở, n
ơi làm việc của mình.
* Yêu cầu của tác phong nơi công sở
- Ph
ải nhanh nhẹn, cẩn thận; sắp xếp thời gian l
àm việc khoa học, hợp lý;
- Ph
ải biết giải quyết và xử lý công việc theo đúng quy định;
- Giao ti
ếp hành chính phải phù h
ợp, ngôn ngữ sử dụng phải lịch sự, đúng mực;
- Ph
ải có thái độ tích cực trong quan hệ h
ành chính và trong công việc;
- Có kh
ả năng xử lý nhanh trong mọi tình huống.
2.2 N
ếp sống nơi công sở
* Khái ni
ệm: Nếp sống n
ơi công sở được hiểu là những hoạt động có
tính ch
ất
quen thu
ộc tuân theo những quy định nhất định. Nếp sống phải phù hợp điều kiện
phát tri
ển kinh tế
- xã h

ội và sự phát triển của khoa học công nghệ, điều kiện môi
trường…đặc biệt cần phải thể hiện được tính khoa học trong việc sắp xếp, tổ chức
công vi
ệc.
* Yêu c
ầu của nếp sống n
ơi công sở
- Th
ực hiện đúng nội quy, quy chế của cơ quan, tổ chức nơi làm việc;
- Nhi
ệt tình trong công tác, tích cực trong học tập;
- Chân thành, c
ởi mở với mọi ng
ười; biết khiêm tốn và hòa mình với mọi người;
- Gi
ải quyết t
ốt các mối quan hệ trong công sở v
à các quan hệ xã hội khác;
- S
ống lành mạnh, không nghiện ngập, rượu chè, cờ bạc…
2.3 M
ối quan hệ trong công sở
* Quan h
ệ của nhân viên với lãnh đạo:
TUY
ỂN DỤNG CCVC 2011
Tài li
ệu ôn tập môn Nghiệp vụ chuyên ngành
15
- Hi

ểu biết tôn trọng người lãnh đạo;
- Ph
ục t
ùng các quyết định hợp phá
p c
ủa ng
ười lãnh đạo;
- B
ảo vệ uy tín cho người lãnh đạo;
- Trung th
ực, không xu nịnh…
* Quan h
ệ giữa các đồng nghiệp với nhau:
- Hi
ểu biết, tôn trọng lẫn nhau;
- Đoàn k
ết, tương trợ, hợp tác;
- Chân thành và trung th
ực;
- Không bè phái, ghen t
ỵ nhau
II. K
Ỹ NĂNG, NGHIỆP VỤ GIAO TIẾP HÀNH CHÍNH
1. Nh
ững vấn đề chung về giao tiếp h
ành chính
1.1 Khái ni
ệm
- Giao ti
ếp là quá trình tiếp xúc tâm lý giữa con người với con người nhất định

trong xã h
ội nhằm trao đổi thông tin, t
ình cảm, hiểu biết, vốn sống t
ạo n
ên nh
ững
ảnh h
ưởng, những tác động qua lại để con người đánh giá, điều chỉnh và phối hợp với
nhau trong công vi
ệc.
- Giao ti
ếp h
ành chính là hoạt động xác lập mối quan hệ và tiếp xúc giữa con
người với nhau trong phạm vi hành chính, nhằm thoả mãn những nhu cầu nhất định
c
ủa quả
n lý hành chính.
1.2 Phân lo
ại giao tiếp
* Căn c
ứ vào tính chất tiếp xúc
, ho
ạt động giao tiếp được chia thành 2 loại: Giao
ti
ếp trực tiếp v
à giao tiếp gián tiếp.
- Giao ti
ếp trực tiếp: là giao tiếp “Mặt đối mặt”;
- Giao ti
ếp gián

ti
ếp: là giao tiếp thông qua phương tiện trung gian như thư từ,
văn b
ản, sách báo v
à các phương tiện khác,…
* Căn c
ứ vào tính chất tổ chức
, ho
ạt động giao tiếp được chia thành 2 loại: Giao
ti
ếp chính thức và giao tiếp không chính thức.
- Giao tiếp chính thức: là những hoạt động giao tiếp được tổ chức và tiến hành
theo nh
ững quy định của pháp luật, theo một quy trình đã được thể chế hóa như:
Mittinh, h
ội họp, tiếp dân, học tập, hội nghị, hội thảo.
- Giao ti
ếp không chính thức: là những giao tiếp có tính chấ
t cá nhân, tuy không
b
ị ràng buộc bởi những quy định có tính chất pháp ly, nhưng lại tuân theo những quy
t
ắc v
à tập quán xã giao, như giao tiếp bạn bè hay các cuộc trao đổi, hội ý riêng ở cơ
quan, t
ổ chức.
* Căn c
ứ vào vị thế
, ho
ạt động giao tiếp có thể ch

ia thành 3 lo
ại: Giao tiếp ở thế
v
ững mạnh; giao tiếp ở thế yếu v
à giao tiếp ở thế cân bằng.
* Căn c
ứ vào đặc điểm ngôn ngữ thể hiện
, ho
ạt động giao tiếp có thể chia làm 2
lo
ại: Giao tiếp bằng ngôn ngữ và giao tiếp phi ngôn ngữ.
TUY
ỂN DỤNG CCVC 2011
Tài li
ệu ôn tập môn Nghiệp vụ chuyên ngành
16
1.3 Các nguyên t
ắc trong gi
ao ti
ếp hành chính
a. Nguyên t
ắc chung
Đ
ể thành công trong giao tiếp hành chính, chúng ta cần bảo đảm những nguyên
t
ắc chung sau:
- B
ảo đảm sự h
ài hòa về mặt lợi ích giữa các bên tham gia giao tiếp;
- C

ần coi trọng và vận dụng tốt các nguyên tắc pháp luật
trong giao ti
ếp;
- C
ần đưa ra nhiều giải pháp để đối tượng giao tiếp có thể lựa chọn và quyết
đ
ịnh;
- C
ần coi trọng ảnh hưởng của các mối quan hệ trong quá trình giao tiếp.
b. Nguyên t
ắc giao tiếp h
ành chính trong tổ chức
Giao ti
ếp trong tổ chức có 3 khả n
ăng có th
ể xảy ra như sau:
- Thông tin b
ị biến dạng, bị xuyên tạc khi đi từ cấp dưới lên cấp trên;
- Thông tin b
ị thất lạc khi đi từ cấp tr
ên xuống dưới;
- S
ự giao tiếp hàng ngang có thể bị trở ngại do kình địch hay ghen tỵ.
Giao ti
ếp trong tổ chức được th
ể hiện d
ưới các hình thức như: Giao tiếp từ cấp
trên xu
ống d
ưới, từ cấp dưới lên trên, giao tiếp hàng ngang.

* Giao tiếp từ cấp trên xuống cấp dưới, được thể hiện cho 4 mục đích sau:
- Hư
ớng dẫn công việc;
- Ph
ản hồi trả lời ý kiến của nhân viên;
- Khuy
ến
khích s
ự tham gia;
- Đ
ộng vi
ên gây cảm tình cảm hứng.
* Giao ti
ếp từ cấp dưới lên cấp trên, cần chú ý một số yếu tố quan trọng sau
:
- Giao ti
ếp từ dưới lên thực chất là sự phản hồi lại các đề nghị, chỉ thị và hành
đ
ộng của cấp tr
ên;
- C
ấp dưới thường báo
cáo nh
ững gì mà họ cho rằng cấp trên thích nghe, mặc dù
thông tin đó có th
ể không chính xác;
- Phải dựa vào lòng tin đối với cấp trên;
- Giao ti
ếp từ dưới lên phải tuân thủ triệt để nguyên tắc tập trung dân chủ.
* Giao ti

ếp h
àng ngang là giao tiếp giữa c
ác b
ộ phận c
ùng cấp, sự phối hợp
gi
ữa các cá nhân và các bộ phận cùng cấp trong tổ chức. Giao tiếp hàng ngang có
nh
ững trở ngại chính như sau
:
- S
ự biệt lập th
ường có của các bộ phận, đơn vị;
- Thi
ếu thời gian và cơ hội giao tiếp;
- S
ự đố kỵ và thành ki
ến giữa các nhóm.
TUY
ỂN DỤNG CCVC 2011
Tài li
ệu ôn tập môn Nghiệp vụ chuyên ngành
17
Đ
ể khắc phục những trở ngại này, khi giao tiếp cần phối hợp công tác, chia sẻ
thông tin, gi
ải quyết tranh chấp, tăng c
ường quan hệ giữa các cá nhân, bộ phận, đơn
v
ị, suy nghỉ tới lợi ích chung với tinh thần làm việc tập thể.

2. Các k
ỹ n
ăng giao ti
ếp
2.1. K
ỹ năng nghe
a. Khái ni
ệm: Nghe là một trong những kỹ năng quan trọng nhất trong quá trình
giao ti
ếp nói chung và giao tiếp hành chính nói riêng. Nghe là hoạt động, nhờ đó,
chúng ta hi
ểu được các ý nghĩa của các âm thanh, ngôn ngữ (tiếng
nói) c
ủa con người
và nh
ững âm thanh khác.
b. Rèn luy
ện kỹ năng nghe
- Xác đ
ịnh điểm mấu chốt khi nghe: Khi nghe cần xác định đâu là điểm mấu
ch
ốt, quan trọng và cần làm gì để ghi nhớ được những điểm đó. Thông thường, người
nói có th
ể chỉ thẳng những điểm
m
ấu chốt đó, hoặc nói to l
ên giọng, có cử chỉ nhấn
m
ạnh, cũng có thể người nói nhắc lại những điều cần ghi nhớ.
- Ghi chép khi nghe: Mu

ốn ghi nhớ tốt, cần ghi chép khi nghe. Việc ghi chép có
th
ể ghi chép theo đề c
ương, mỗi dòng một ý, một vấn đề hoặc ghi
chép theo c
ụm vấn
đề…
- Khi nghe c
ần phải tỏ thái độ luôn sẵn s
àng nghe người nói, thông qua những
hành vi c
ụ thể, kết hợp với cử chỉ nét mặt và lời nói, để người nói cảm nhận được
không khí thân tình. Tr
ường hợp
c
ần thiết do có quá ít thời gian hoặc trình độ người
nói h
ạn chế, ng
ười nghe có thể chủ động xin lỗi, cắt ngang và yêu cầu người nói trình
bày tr
ực tiếp vào vấn đề.
- Khi nghe c
ần phải biết khắc phục những khó khăn từ lực cản bên ngoài như:
ti
ếng ồn, ác cả
m v
ới vẻ bề ngo
ài của người nói, thời gian…
2.2. K
ỹ năng nói

a. Khái ni
ệm: Kỹ năng nói được sử dụng thường xuyên trong giao tiếp nói chung
va giao tiếp hành chính nói riêng, đặc biệt là trong việc tiếp khách, nói chuyện điện
tho
ại, hội họp Kỹ năng nói
thư
ờng được sử dụng cùng với kỹ năng nghe.
Đ
ể cho hoạt động giao tiếp đạt kết quả tốt, điều quan trọng l
à cần phải biết nói ở
đâu, nói v
ới ai, nói cái gì và nói như thế nào.
b. Rèn luy
ện kỹ năng nói
- Gi
ọng nói: Chú ý độ vang, độ cao, độ nhanh chậm, độ dừn
g;
- Nói k
ết hợp với các hành vi phi ngôn ngữ như cử chỉ, ánh mắt, nụ cười, vẻ mặt,
các đ
ộng tác phụ họa;
- Tư th
ế, khoảng cách với ng
ười giao tiếp và trang phục phù hợp;
- S
ử dụng thuật khôi hài thích hợp, đúng chỗ, đúng lúc, đúng mức, đúng đối
tư
ợng;
- Khả năng diễn đạt các vấn đề, các nội dung và thông tin trong lời nói mạch lạc
và khúc chi

ết, logic.
TUY
ỂN DỤNG CCVC 2011
Tài li
ệu ôn tập môn Nghiệp vụ chuyên ngành
18
2.3. K
ỹ năng đọc
Đ
ể có thể sử dụng tốt kỹ năng đọc trong giao tiếp h
ành chính, cần phải rèn luyện
m
ột số vấn đề sau:
- C
ần phải tìm bố cục của văn bản để nắ
m t
ổng quát về nội dung;
- Trư
ớc khi đọc, cần phải l
ướt qua trước các đề mục, tùy theo yêu cầu và nhiệm
v
ụ được giao, cần quyết định đọc kỹ từng phần hoặc toàn bộ văn bản đó;
- Trong khi đ
ọc, cần đánh dấu hoặc lấy bút màu làm nổi bật những ý quan trọng;
c
ầ
n bi
ết đặt các câu hỏi trước, trong và sau khi đọc. Sau khi đọc xong toàn bộ văn
b
ản, trong một số trường hợp cần thiết, cần tóm tắt các ý chính của văn bản.

Tóm l
ại
, đ
ể có kỹ năng đọc đáp ứng các nhiệm vụ đ
ược giao, cần phải rèn luyện
và tích l
ũy kinh ngh
i
ệm. Có kỹ năng đọc tốt là một tiêu chuẩn chứng tỏ người có khả
năng và tr
ình độ giao tiếp cao, góp phần mang lại uy tín cho bản thân cũng như uy tín
cho cơ quan, t
ổ chức.
2.4. K
ỹ năng viết
Đ
ể có kỹ năng viết (soạn thảo) tốt trong giao tiếp hành chính, cần
chú ý m
ột số
v
ấn đề sau:
- Nắm vững những vấn đề cần phải viết (soạn thảo) hoặc cần được thể hiện trong
văn b
ản;
- Khi vi
ết (soạn thảo), phải xác định được đề cương, bố cục chung của văn bản.
Trong đó, xác đ
ịnh được phần trọng tâm, ý chính, ý phụ để đầu t
ư suy ngh
ĩ và thể

hi
ện tốt;
- Khi vi
ết (soạn thảo), cần đặt mình vào vị trí của người học để dự liệu những
phán đoán, th
ắc mắc hoặc những yêu cầu mà người đọc có thể hoặc có quyền đòi hỏi;
- Khi vi
ết (soạn thảo), n
ên trình bày văn bản với độ dài thích hợp
, trình bày
đ
ẹp,
nghiêm túc, và đúng quy đ
ịnh của Nhà nước.
3. M
ột số kỹ năng h
ành chính dành cho cán bộ, CCVC
3.1. L
ập chương trình, kế hoạch công tác
a. Khái ni
ệm: Chương trình, kế hoạch công tác là sự định hình, dự báo mục tiêu,
đ
ịnh h
ướng và phương
th
ức thực hiện các mục ti
êu, định hướng và phương thức thực
hi
ện các mục tiêu, định hướng đó của cơ quan, tổ chức trong một khoảng thời gian
nh

ất định.
Chương tr
ình, k
ế hoạch công tác được thể hiện bằng những văn bản có tên loại
tương
ứng với tính chất củ
a m
ột bản dự kiến những công việc cơ quan, tổ chức phải
làm trong m
ột khoảng thời gian nhất định nào đó. Những dự báo có tính phương
hư
ớng, chủ tr
ương trong một khoảng thời gian dài, nhiều năm gọi là chương trình.
Chương tr
ình thông thường có nội dung về n
h
ững công việc lớn, có ý nghĩa quan
tr
ọng, lâu đài của đất nước, địa phương, ngành, lĩnh vực.
Những hoạt động cụ thể nhằm triển khai những mục tiêu đã định trong khoảng
th
ời gian ngắn (tháng, quý, năm) thường được trình bày trong bản kế hoạch.
TUY
ỂN DỤNG CCVC 2011
Tài li
ệu ôn tập môn Nghiệp vụ chuyên ngành
19
Nh
ững công
vi

ệc của mỗi tuần được thể hiện bằng lịch công tác hay lịch làm
vi
ệc.
b. Nh
ững yêu cầu đối với chương trình kế hoạch:
Chương tr
ình, kế hoạch có thể được trình bày bằng những loại văn bản với hiệu
l
ực pháp lý khác nhau, song d
ù thế nào đi nữa, ngoài những
yêu c
ầu đối với một văn
b
ản quản lý nhà nước nói chung, cũng cần phải đảm bảo một số yêu cầu khác nhau
như sau:
- N
ội dung của văn bản cần chỉ rõ danh mục những công việc dự kiến, người
ch
ịu trách nhiệm, thời hạn hoàn thành. Trong trường hợp thật cần thiế
t có th
ể nêu
thêm nh
ững chi phí cần thiết, những ph
ương án dự phòng.
- N
ội dung phải bám sát và thể hiện được những căn cứ xây dựng, bảo đảm thực
hi
ện chức năng, nhiệm vụ cơ bản của cơ quan, đơn vị, mệnh lệnh của cấp trên.
- Các công vi
ệc phải đ

ược sắp xếp
có h
ệ thống theo tr
ình tự ưu tiên liên hoàn, có
tr
ọng tâm, trọng điểm; không đổ dồn công việc sự vụ lên vai các cấp lãnh đạo.
- Ph
ải ăn khớp với chương trình, kế hoạch của tổ chức Đảng, đoàn thể cấp trên,
đ
ịa ph
ương (nếu có liên quan), bảo đảm cân đối giữ
a chương tr
ình, k
ế hoạch năm,
quý, tháng.
- Ph
ải đảm bảo có tính khả thi, tránh ôm đồm, n
êu quá nhiều công việc mà khả
năng th
ực hiện không được bao nhiêu; phải phân bổ quỹ thời gian sao cho hợp lý ( thí
d
ụ, không bố trí họp nhiều ngày liền hoặc vào những
th
ời điểm không thuận lợi như
mùa v
ụ, lễ hội truyền thống ); phải sắp xếp sao cho có thời gian dự ph
òng để điều
ch
ỉnh được khi có những sự kiện bất ngờ xảy ra.
c. Quy trình l

ập chương trình, kế hoạch công tác
* Bư
ớc 1:
Nghiên c
ứu, chọn việc v
à dự kiến nộ
i dung công vi
ệc đ
ưa vào chương
trình, k
ế hoạch công tác.
- Thu th
ập đầy đủ dữ liệu, các thông tin liên quan. Cần rà soát hồ sơ về những
hoạt động trước đó nhằm xác định những công việc còn tồn đọng và trình tự ưu tiên
gi
ải quyết trong thời gian dự kiến sắ
p t
ới.
- Tham kh
ảo ý kiến l
ãnh đạo, các bộ phận có liên quan về sự cần thiết của vấn đề
d
ự kiến, tính khả thi của việc thực hiện, định hướng công việc, nhieemj vụ chủ yếu
c
ần bàn, quyết định và chỉ đạo thực hiện từ phía lãnh đạo
* Bư
ớc 2: Xây dựng dự th
ảo, trong đó n
êu rõ:
- Tên g

ọi của chương trình, kế hoạch; phạm vi thời gian và đối tượng thực hiện;
- Tên công vi
ệc cần giải quyết (một cách khái quát, rõ ràng);
- Hình th
ức giải quyết;
- Th
ời gian thực hiện
* Bư
ớc 3: Trình lãnh đạo và ban hành chính
th
ức để tổ chức thực hiện.
* Bước 4: Tổ chức triển khai thực hiện chương trình, kế hoạch. Cần định kỳ
ki
ểm tra, đánh giá và kịp thời điều chỉnh khi cần.
TUY
ỂN DỤNG CCVC 2011
Tài li
ệu ôn tập môn Nghiệp vụ chuyên ngành
20
3.2 T
ổ chức hội họp
a. Khái ni
ệm: Hội họp l
à hình thức hoạt động của cơ quan hoặc tiếp xúc có tổ
ch
ức v
à m
ục tiêu của một tập thể nhằm quyết định một vấn đề thuộc thẩm quyền
ho
ặc thảo luận ý kiến để tư vấn, kiến nghị.

b. Ý ngh
ĩa của hội họp
- T
ạo ra sự phối hợp trong hành động trong công việc, nâng cao tinh thần tập thể
và t
ạo ra năng suất lao động cao;
- Phát huy s
ự tham gia rộng rãi vào các công việc của cơ quan, đơn vị;
- Khai thác trí tu
ệ của tập thể, tạo cơ hội cho mọi người đóng góp những ý kiến
sáng t
ạo của bản thân để xây dựng tổ chức vững mạnh;
- Ph
ổ biến những tư tưởng, quan điểm mới, bàn bạc, tháo
g
ỡ những khó khăn;
u
ốn nắn, sửa chữa những lệch lạc trong quá trình thực hiện nhiệm vụ;
- N
ếu tổ chức việc hội họp tốt sẽ đem lại những lợi ích kinh tế đáng kể.
c. Quy trình t
ổ chức hội họp
* Bư
ớc 1: Chuẩn bị hội họp
a. Xác đ
ịnh mục đích, tính chất v
à nộ
i dung cu
ộc họp
Sắp xếp chương trình nghị sự những vấn đề quan trọng; bố trí thời gian cần

thi
ết để thực hiện đầy đủ ch
ương trình, xác định cụ thể từng người chịu trách nhiệm
báo cáo ho
ặc tham luận. Việc hội họp cần phải đưa vào lịch và chương trình làm v
i
ệc
đ
ể chuẩn bị nội dung chu đáo. Kế hoạch hội họp có thể lập trong từng tháng, quý
ho
ặc cả năm. Trong bản kế hoạch hội họp cần n
êu rõ những vấn đề sau:
- Tên bu
ổi hội họp;
- Th
ời gian họp;
- Thành ph
ần tham dự họp;
- Đ
ịa điểm họp;
- Phương ti
ện kỹ
thu
ật, vật chất phục vụ cho cuộc họp;
- Nội dung họp;
- Các chương tr
ình khác (tham quan, biểu diễn văn nghệ, chiêu đãi…)
b. Quy đ
ịnh th
ành phần họp

C
ần lập bản danh sách cụ thể để căn cứ vào đó gửi giấy triệu tập hoặc giấy
m
ời. Khi cần thiết phải gửi
trư
ớc đề cương nội dung và yêu cầu người được mời tham
d
ự trả lời trong thời hạn nhất định có đến họp đ
ược hay không.
c. Xác đ
ịnh thời gian họp
Ngày, gi
ờ khai mạc cuộc họp, thời gian tiến hành; đối với các đại biểu ở xa cần
quy đ
ịnh việc đi lại, bố trí ă
n
ở…
d. L
ựa chọn và trang trí phòng họp
TUY
ỂN DỤNG CCVC 2011
Tài li
ệu ôn tập môn Nghiệp vụ chuyên ngành
21
C
ần chuẩn bị phòng họp có đủ bàn ghế, ánh sáng, âm thanh, bục báo cáo viên,
b
ảng, phấn, khẩu hiệu, cờ hoa,…
đ. Chu
ẩn bị các phương tiện làm việc

T
ổ chức ấn loát các tài liệu phục vụ cuộc họp, các trang thiết bị n
hư máy ghi
âm, loa đài, tăng âm và các phương ti
ện khác.
e. Làm và k
ịp thời gửi giấy mời
Gi
ấy mời cần có nội dung như: người được mời, nội dung họp, thời gian họp,
đ
ịa điểm họp, thành phần họp, các giấy tờ cần thiết mang theo, các yêu cầu nghỉ lại,
các kh
ả năng dịch vụ, dự kiến kinh phí…
g. Chu
ẩn bị việc ghi bi
ên bản và các văn kiện cho hội nghị
.
h. Ki
ểm tra lần cuối tổng thể các công việc chuẩn bị.
* Bư
ớc 2: Tiến hành hội họp
a. Đón đ
ại biểu:
Đón ti
ếp đại biểu v
à phát tài liệu (nếu có).
b. Khai m
ạc, tr
i
ển khai phát biểu và thảo luận

- Trư
ớc lúc khai mạc đối với những cuộc họp lớn, hội nghị, hội thảo cần tiến
hành nh
ững nghi thức nh
à nước nhất định như: làm lễ chào cờ, tưởng niệm các anh
hùng liệt sĩ trong các trường hợp có liên quan…
- Gi
ới thiệu chủ tị
ch đoàn, đoàn thư k
ý, các đ
ại biểu tham dự.
- Ch
ủ tọa phát biểu khai mạc (hoặc diễn văn khai mạc). Phát biểu khai mạc cần
ng
ắn gọn, súc tích, nêu được mục đích chính, những tư tưởng cần tập trung chỉ đạo.
Tuy nhiên, không bình lu
ận, hoặc khẳng định những v
ấn đề có tính kết luận. Cuối b
ài
di
ễn văn là lời chào mừng và chúc thành công.
- Trình bày các báo cáo, tham lu
ận trong cuộc họp.
- T
ập trung thảo luận những vấn đề đặt ra.
c. Ghi biên b
ản: Biên bản có thể trình bày ngay sau khi kết thúc cuộc họp hoặc
vào m
ột thời gian nhất định sau đó.
d. Bế mạc: Tổng kết các vấn đề mà cuộc họp đã thảo luận và đưa ra kết luận.

* Bư
ớc 3: Công việc sau hội họp
- Hoàn thi
ện các văn kiện;
- Thông báo k
ết quả cuộc họp cho các cơ quan có liên quan biết;
- L
ập hồ sơ cuộc họp: Đố
i v
ới cuộc họp thông thường chỉ cần lưu giữ biên bản,
còn
đ
ối với các hội nghị lớn thì phải lập hồ sơ hội nghị. Hồ sơ này gồm:
+ Gi
ấy mời, giấy triệu tập;
+ Danh sách đ
ại biểu; danh sách những người tham dự;
+ L
ời khai mạc;
+ Các báo cáo tham lu
ận, lời phá
t bi
ểu;
TUY
ỂN DỤNG CCVC 2011
Tài li
ệu ôn tập môn Nghiệp vụ chuyên ngành
22
+ Ngh
ị quyết cuộc họp; thư quyết tâm (nếu có)

+ Biên b
ản;
+ L
ời bế mạc;
+ Thông báo k
ết luận (nếu có).
- Thanh quy
ết toán các chi phí hội họp.
- Tri
ển khai các nội dung đã được cuộc họp thông qua.
3.3.Ti
ếp khách
Ti
ếp khách là công việc thường xuyê
n c
ủa hầu hết cán bộ lãnh đạo, quản lý công
s
ở. Do vậy, đòi hỏi mỗi cán bộ, công chức phải vận dụng sự hiểu biết của mình một
cách sáng t
ạo; sau cuộc tiếp đón, cần để lại cho khách một ấn t
ượng và tình cảm tốt
đ
ẹp. Việc tiếp khách không có một công thức ch
ung cho m
ọi trường hợp; nó đòi hỏi
ngư
ời thực hiện phải vận dụng sự khéo léo và sự hiểu biết của mình trong ứng xử. Để
vi
ệc tiếp khách có hiệu quả tốt, mỗi cán bộ, công chức cần thực hiện một số nhiệm vụ
ch

ủ yếu sau đây:
a) Đón khách
- Chào h
ỏi một cách lị
ch s
ự với thái độ vui vẻ, niềm nở khi khách đến (nếu có
thể được nên chào hỏi bằng tên thật của họ);
- Tìm hi
ểu, giải quyết các y
êu cầu của khách; tỏ sự chủ ý đối với khách, sốt sắng
đ
ối với công việc;
- X
ử lý các tình huống đặc biệt khi tiếp khách (khách
b
ực tức, cáu giận, đòi theo
ý khách, khách đ
ã
đến theo hẹn nhưng không gặp, ).
b) Đ
ãi khách
- Gi
ải khát trong tiếp khách: Tiếp nước trà; tiếp các loại nước giải khát
- Đ
ặt tiệc đ
ãi khách: Tại trụ sở cơ quan hoặc tại nhà hàng.
3.2. Giao ti
ếp qua điện t
ho
ại

a. M
ột số nguyên tắc khi giao tiếp qua điện thoại
- Xưng danh;
- Trao đ
ổi qua điện thoại cần ngắn gọn;
- Không nói nh
ững thông tin thừa v
à những điều bí mật qua điện thoại;
- Có thái đ
ộ ứng xử phù hợp khi giao tiếp qua điện thoại;
b. M
ột số điểm cần l
ưu
ý khi nói chuyện qua điện thoại
- Không nên h
ỏi: “có biết tôi l
à ai không” dù người nghe là người thân quen;
- Không nên kéo dài quá, nh
ất là điện thoại di động hoặc đường dài;
- Khi chuông đi
ện thoại reo, nếu có mặt trong phòng thì không nên để chuông
reo quá ba h
ồi, m
à phải nhắc máy lên ngay để người nghe khỏi phải chờ;
TUY
ỂN DỤNG CCVC 2011
Tài li
ệu ôn tập môn Nghiệp vụ chuyên ngành
23
- Không nên d

ập máy xuống khi người nghe đang nói (dù mình không muốn
nghe n
ữa). Nếu thấy cần th
ì xin lỗi người nghe rồi cúp máy;
- Khi g
ọi đi, không được nóng vội bỏ máy xuống khi chuô
ng reo đ
ã ba hồi, mà
ph
ải chờ tới hồi thứ sáu, thứ bảy mới được đặt máy xuống;
- Khi k
ết thúc cuộc nói chuyện n
ên có lời chào: “Chào tạm biệt”, “chào anh,
ch
ị, ”, hoặc nói “cảm ơn”, “không có chi”, tùy theo câu nói của người bên kia;
- Không nên nghe hai máy đi
ện thoại (điện thoại di động và điện thoại bàn) cùng
m
ột lúc;
- Không l
ạm dụng điện thoại công vào việc riêng./.
* Tài li
ệu tham khảo:
1. Lu
ật CBCC năm 2008
- Chương II.
2. Quy
ết định số 129/2007/QĐ
-TTg ngày 02 tháng 8 năm 2007 c
ủa Thủ tướng

Chính ph
ủ, b
an hành Quy ch
ế văn hoá công sở tại các c
ơ quan hành chính nhà nước
3. Giáo trình Hành chính Văn phòng trong cơ quan Nhà nước - Nhà xuất bản
Giáo d
ục
-2006.
4. Nghi
ệp vụ hành chính Văn phòng
- NXB T
ổng hợp Thành phố Hồ Chí Minh
-
2008.
TUY
ỂN DỤNG CCVC 2011
Tài li
ệu ôn tập môn Nghiệp vụ chuyên ngành
24
CHUYÊN Đ
Ề 3
K
Ỹ
THU
ẬT SOẠN THẢO VĂN BẢN H
ÀNH CHÍNH VÀ QUẢN KÝ VĂN
B
ẢN TRONG CƠ QUAN NHÀ NƯỚC
PHẦN I

CÔNG TÁC QU
ẢN LÝ VĂN BẢN TRONG CƠ QUAN NHÀ NƯỚC
I. Khái ni
ệm, ý nghĩa công tác văn th
ư
1. Khái ni
ệm công tác văn thư
Công tác văn thư đư
ợc hiểu là hoạt động bảo đảm thôn
g tin b
ằng văn bản phục
v
ụ công tác l
ãnh đạo, chỉ đạo, quản lý và điều hành các công việc trong các cơ quan,
t
ổ chức.
Công tác văn thư bao g
ồm các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản; quản
lý và s
ử dụng con dấu trong công tác văn th
ư. Trong đó nội dun
g qu
ản lý văn bản v
à
tài li
ệu bao gồm: Quản lý và giải quyết văn bản đi; quản lý và giải quyết văn bản đến;
l
ập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan.
2. Ý ngh
ĩa của công tác văn thư

Công tác văn thư được xác định là mặt hoạt động của bộ máy quản lý nói chung.
M
ọi cán bộ, công chức, vi
ên chức của cơ quan, tổ chức trong hoạt động có liên quan
đ
ến công văn, giấy tờ đều thực hiện nghiệp vụ văn thư. Như vậy công tác văn thư gắn
li
ền với mọi hoạt động của các cơ quan, tổ chức. Công tác văn thư
có các ý ngh
ĩa sau:
- Công tác văn thư b
ảo đảm cung cấp kịp thời, đầy đủ những thông tin cần thiết
ph
ục vụ các nhiệm vụ quản lý, điều hành và các công việc chuyên môn của mỗi cơ
quan, t
ổ chức nói chung.
- Làm t
ốt công tác văn th
ư sẽ góp phần giải quyết cô
ng vi
ệc của c
ơ quan, tổ chức
đư
ợc nhanh chóng, chính xác, năng suất, chất lượng, đúng chính sách, đúng chế độ,
gi
ữa gìn được bí mật quốc gia, hạn chế được bệnh quan liêu giấy tờ.
- Công tác văn thư bảo đảm giữ lại đầy đủ chứng cứ về mọi hoạt động của cơ
quan, t
ổ chức.
- Công tác văn thư có n

ền nếp bảo đảm giữ g
ìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tạo điều
ki
ện tốt cho công tác lưu trữ.
II. N
ội dung công tác văn thư
M
ọi cán bộ, công chức, vi
ên chức trong một cơ quan, tổ chức khi thực thi công
vi
ệc có liên quan đến giấ
y t
ờ đều thực hiện nghiệp vụ của công tác văn thư. Tại mỗi
cơ quan, t
ổ chức đều lập bộ phận văn thư chuyên trách. Bộ phận văn thư chuyên trách
này g
ọi l
à văn thư cơ quan. Văn thư cơ quan là bộ phận thực hiện công tác đăng ký
văn b
ản và tác nghiệp một số vi
ệc của nội dung công tác văn th
ư.
1. Qu
ản lý v
à giải quyết văn bản đến
1.1. Khái niệm văn bản đến
TUY
ỂN DỤNG CCVC 2011
Tài li
ệu ôn tập môn Nghiệp vụ chuyên ngành

25
T
ất cả các văn bản, giấy tờ (kể cả đơn, thư cá nhân) gửi đến cơ quan, tổ chức gọi
là văn b
ản đến. Văn bản đến bao gồm:
- Văn b
ản từ cơ quan ngoài gửi đến trực
ti
ếp;
- Văn b
ản nhận được từ đường bưu điện;
- Văn b
ản, giấy tờ do các cá nhân mang về từ hội nghị.
1.2. Nguyên t
ắc chung đối với việc quản lý và giải quyết văn bản đến
- M
ọi văn bản đến đều phải được tập trung đăng ký tại văn thư cơ quan. Đối với
văn b
ản
đ
ến ghi ngoài phong bì là đích danh thủ trưởng cơ quan, sau khi bóc ra nếu
n
ội dung văn bản là công việc thì cũng phải đăng ký tại văn thư cơ quan.
- Vi
ệc tiếp nhận v
à đăng ký văn bản đến tại cơ quan theo nguyên tắc kịp thời,
chính xác và th
ống nhất.
- Những văn bản đến có dấu chỉ mức độ khẩn phải l
àm thủ tục phân phối ngay

sau khi đăng ký.
- Nh
ững văn bản mật phải được người có trách nhiệm xử lý mới được bóc và xử
lý.
1.3. N
ội dung nghiệp vụ quản lý v
à giải quyết văn bản đến
a. Tiếp nhận văn bản đến
N
ội d
ung công vi
ệc tiếp nhận văn bản:
- Ki
ểm tra khi nhận văn bản: Kiểm tra xem văn bản nhận có đủ số lượng hay
không, phong bì v
ăn bản có bị rách, bị bóc hay chưa.
- Sau đó th
ực hiện phân loại văn bản, th
ường có 4 nhóm sau:
+ Lo
ại có dấu chỉ mức độ khẩn, mật.
+ Lo
ại sai thể thức: Như văn bản gửi nhầm địa chỉ, gửi vượt cấp, trình bày sai
th
ể thức…
+ Lo
ại thông thường: Sau khi nhận thì tiến hành bóc phong bì, lấy văn bản ra,
đ
ối chiếu số, ký hiệu văn bản ở trong văn bản với số, ký hiệu ghi ngoài bì.
+ Loại tư liệu: Các tờ quảng cáo, giấy thông hành mang tính chất dịch vụ,

thương m
ại…
b. Đăng ký văn b
ản đến
Trư
ớc khi đăng ký phải đóng dấu đến lên văn bản. Dấu đến được đóng góc trái
dư
ới phần trình bày yếu tố “số và ký hiệu văn bản”. Trong dấu đến có các yếu tố: Tê
n
cơ quan nh
ận văn bản; số đế; ng
ày đến; chuyển; lưu hồ sơ số.
N
ếu cơ quan, tổ chức dùng sổ đăng ký văn bản thì dùng các loại sổ sau: Sổ đăng
ký văn b
ản đến (bao gồm sổ đăng ký văn bản quy phạm pháp luật, sổ đăng ký văn
b
ản mật, sổ đăng ký văn bản thông th
ư
ờng); sổ đăng ký đ
ơn, thư; sổ chuyển giao văn
b
ản.
c. Trình v
ăn bản đến