Quy trình thôi việc

Code
Version
Dated
Page

Cơng ty TNHH HHP TỒN TÂM
Adress: Khu 5, Cao Xá, Lâm Thao, Phú Thọ
Phone: 0388.815.206 * Website: hhptoantam.com.vn

: BM-QTTV
: 4.0
: 01/08/2023
: Page 1 of 5

QUY TRÌNH THƠI VIỆC
1. Lưu đồ & Diễn giải.

STT

Trách nhiệm

Lưu đồ quy trình

Biểu mẫu

1
Nhân viên xin thôi việc

Làm đơn xin thôi
việc

T/PTP HCNS

3

GĐ
PTP HCNS

Phê
duyệt

Không chấp thuận

2

Xem xét cho ý kiến
vào đơn
(01 ngày)

BM01-QTTV

Tổ chức bàn giao

Không đồng ý

4

NV xin thôi việc
Người nhận bàn giao
PTP HCNS

BBBG

BM02-QTTV
BM03-QTTV
BM04-QTTV

Đồng ý
5

TP HCNS
GĐ

Ký quyết định
cho thơi việc

6

Phịng HCNS
Phịng TC-Kế tốn

Thanh tốn lương và
các chế độ còn lại

7

Phòng HCNS

Lưu hồ sơ nhân sự

2. Diễn giải.

1

BM05-QTTV

BM01-QTTV
BM02-QTTV
BM03-QTTV
BM04-QTTV
BM05-QTTV


Cơng ty TNHH HHP TỒN TÂM
Adress: Khu 5, Cao Xá, Lâm Thao, Phú Thọ
Phone: 0388.815.206 * Website: hhptoantam.com.vn

TT

1

2

3

4

Công đoạn

Làm Đơn
Xin thôi
việc

Code
Version
Dated
Page

: BM-QTTV
: 4.0
: 01/08/2023
: Page 2 of 5

Trách nhiệm
(Ai làm?)

Mô tả thực hiện cơng đoạn
(Làm gì, làm như thế nào? ở
đâu?? Lúc nào? Trong bao
lâu?)

Chuẩn chấp nhận
(Như thế nào là đạt
được yêu cầu của
công đoạn?)

Nhân viên xin
thôi việc

- Khi nhân viên có nhu cầu xin
thơi việc tại Cơng ty làm Đơn
xin thôi việc theo mẫu nộp cho

Trưởng/ Phụ trách bộ phận
quản lý trực tiếp.
- Quy trình này cũng áp dụng
cho trường hợp kết thúc hợp
đồng hoặc sa thải nhân viên.

Làm đơn xin thôi
việc theo mẫu, ký
xác nhận và trong
đơn cần nêu rõ lý
do xin thôi việc và
thời điểm xin thôi
việc.

Xem xét,
cho ý kiến

- Trong vòng 24 giờ kể từ khi
nhận được Đơn, Trưởng bộ
phận quản lý trực tiếp và
Phòng HCNS tìm hiểu ngun
nhân trước khi Nhân viên xin
thơi việc để biết lý do thực sự
xin thôi việc của nhân viên.
+ Sau khi phỏng vấn, trao đổi,
nếu nhân viên thay đổi ý kiến
thì tiếp tục làm việc.
+ Nếu nhân viên khơng thay
đổi ý kiến, Phịng HCNS có
trách nhiệm giải quyết thơi việc

theo quy trình.

Phê duyệt
xin thơi
việc

Phụtrách
HCNS
NV HCNS
Trưởng bộ
phận
GĐ

Đơn xin thơi việc
phải có đầy đủ chữ
ký của Người xin
thơi việc, Trưởng
bộ phận, Phụ trách
Trưởng bộ phận, Phụ trách
Phòng HCNS và
phòng HCNS sau khi đã đồng
GĐ
ý và ký xác nhận vào đơn thôi
việc của nhân viên, nhân viên Trước khi trình đơn
xin thơi việc lên
HCNS có trách nhiệm trình GĐ
GĐ, Phụ trách
phê duyệt đơn xin thơi việc
Phịng
HCNS và

trong vịng 03 ngày.
Trưởng bộ phận đã
trao đổi và thống
nhất các giải pháp
về nhân sự thay thế
nhân sự thôi việc.

NV xin thôi
việc
NV nhận bàn
giao

- Sau khi Đơn xin nghỉ việc
- Biên bản bàn giao
của nhân viên được chấp thuận, cơng việc phải có
(hoặc sau khi có thông báo hay đầy đủ chữ ký của
quyết định về việc kết thúc
người nhận bàn
Hợp đồng hoặc sa thải nhân
giao xác nhận đã

Tổ chức
bàn giao

2

- Bản trả lời phỏng
vấn thôi việc của
NLĐ;
- Ghi ý kiến vào

Đơn xin thôi việc
của nhân viên;
- Ký xác nhận vào
đơn xin thôi việc.

Biểu mẫu áp
dụng, hồ sơ
liên quan

BM01-QTTV

BM01-QTTV
BM02-QTTV

BM01-QTTV

BM03-QTTV
BM04-QTTV
BM05-QTTV


Cơng ty TNHH HHP TỒN TÂM
Adress: Khu 5, Cao Xá, Lâm Thao, Phú Thọ
Phone: 0388.815.206 * Website: hhptoantam.com.vn

Trưởng bộ
phận
NV HCNS
Phụ trách
Phịng HCNS

NV kế tốn
Giám đốc Tài
chính

3

Code
Version
Dated
Page

: BM-QTTV
: 4.0
: 01/08/2023
: Page 3 of 5

viên), Trưởng bộ phận có nhân
viên nghỉ việc sẽ thu xếp và bố
trí người tiếp nhận bàn giao.
Đồng thời sẽ phải thơng báo tới
tất cả các Phịng ban trong
Công ty về thông tin người
nghỉ việc (thời gian bàn giao
bắt đầu từ ngày nào đến ngày
nào, và thời điểm chính thức
nhận đủ hồ sơ, tài
bắt đầu nghỉ việc, yêu cầu các
liệu và thơng tin
bộ phận phịng ban có các vấn
cơng việc liên

đề liên quan đến tài chính và
quan;
chữ ký của
tài sản chủ động phối hợp cùng
Trưởng bộ phận
nhân viên nghỉ việc giải quyết
xác
nhận về việc
dứt điểm).
hoàn tất bàn giao
(Trường hợp, NLĐ nghỉ việc là
công
việc; chữ ký
Cấp quản lý chưa có người
của NV HCNS về
thay thế ngay phải chờ thời
việc hồn tất bàn
gian tuyển dụng nhân sự mới
giao
tài sản, cơng
thì Ban Lãnh đạo chỉ định
cụ dụng cụ làm
người nhận bàn giao)
việc; chữ ký của
- Nhân viên nhân sự (phụ trách kế tốn trưởng xác
giải quyết nghỉ viêc) có trách
nhận hồn tất các
nhiệm hướng dẫn nhân viên
khoản công nợ, tạm
xin thôi việc thực hiện thủ tục

ứng không vướng
bàn giao theo mẫu Biên bản
mắc
bàn giao:
- Bản cam kết nghỉ
- Bàn giao công việc cho bộ
việc theo mẫu.
phận quản lý trực tiếp;
- Bàn giao cơng nợ, tạm ứng,
thanh quyết tốn, chi phí khác
cho Phịng TCKT;
- Bàn giao hồ sơ giấy tờ, cơng
cụ dụng cụ cho Phòng HCNS;
Các trường hợp còn vướng mắc
sẽ tiếp tục hồn thiện cho đến
khi hồn thiện và có chữ ký
xác nhận của các thành viên,
bộ phận liên quan.


Cơng ty TNHH HHP TỒN TÂM
Adress: Khu 5, Cao Xá, Lâm Thao, Phú Thọ
Phone: 0388.815.206 * Website: hhptoantam.com.vn

5

6

7

Ký quyết
định thôi
việc

GĐ

Thanh toán
lương-chế
độ, thanh lý
HĐLĐ và
Bàn giao sổ
BHXH

NV HCNS
TP HCNS
GĐ
NV kế toán
KTT

Lưu hồ sơ
nhân sự

NV HCNS
Phụ trách
Phòng HCNS

4

Code
Version

Dated
Page

: BM-QTTV
: 4.0
: 01/08/2023
: Page 4 of 5

- Sau khi hồn thành việc thanh
lý cơng việc, Bộ phận nhân sự
soạn thảo quyết định nghỉ việc
trình Giám đốc ký (kèm theo
các biên bản thanh lý).
- Quyết định nghỉ việc được
chuyển cho người xin nghỉ
việc, Trưởng bộ phận, Bộ phận
nhân sự lưu 1 bản (và kèm theo
các chứng từ thanh lý bản
chính).

Quyết định nghỉ
việc theo biểu mẫu
được GĐ ký duyệt
kèm theo các tài
liệu liên quan.

Căn cứ vào biên bản bàn giao
và xác nhận hoàn thiện tạm
ứng thanh tốn của phịng kế
tốn, Nhân viên HCNS có

trách nhiệm lập bảng thanh
tốn lương và các chế độ cịn
lại cho nhân sự xin thôi việc,
BB Thanh lý HĐLĐ kèm theo
bộ hồ sơ thơi việc đầy đủ trình
Phụ trách Phịng HCNS ký
duyệt, trình GĐ ký duyệt và
chuyển phịng TC-KT thực
hiện. Phịng Tài chính – Kế
tốn chỉ thanh tốn cho người
nghỉ việc khi đã có đầy đủ hồ
sơ xác nhận từ Bộ phận nhân
sự chuyển sang.
Phịng Tài chính – Kế tốn trực
tiếp liên hệ với người xin nghỉ
việc để làm thủ tục thanh toán.
Chốt sổ BHXH và bàn giao lại
Sổ BHXH đã chốt cho NLĐ

Bảng thanh tốn
lương và chế độ
cịn lại rõ ràng có
chữ ký xác nhận
của NV HCNS, TP
HCNS và GĐ kèm
theo bộ hồ sơ thôi
việc đầy đủ
Bàn giao Sổ
BHXH chốt đến
thời điểm nghỉ việc

cho NLĐ

Nhân viên Nhân sự có trách
nhiệm quản lý và sử dụng Bộ
hồ sơ Nhân sự của Cá nhân
Người lao động.
Các cá nhân, phịng ban khác
khơng được phép tiếp cận với
Hồ sơ của Cá nhân Người lao
động, trừ khi được Ban Lãnh
đạo Công ty phê duyệt cho
phép hoặc yêu cầu thực hiện
công việc liên quan đến Hồ sơ
của Cá nhân Người lao động.

Hồ sơ thôi việc bao
gồm:
- Đơn xin thôi việc;
- Cam kết thôi việc;
- Biên bản bàn giao
cơng việc;
- BB Bàn giao TS
và xác nhận hồn
thành cơng nợ;
- Quyết định chấm
dứt hợp đồng lao
động do GĐ công
ty ký;
- BB Thanh lý

BM06-QTTV

BM01-QTTV
BM02-QTTV
BM03-QTTV
BM04-QTTV
BM05-QTTV
BM06-QTTV
BM07-QTTV
BM08-QTTV

BM01-QTTV
BM02-QTTV
BM03-QTTV
BM04-QTTV
BM05-QTTV
BM06-QTTV
BM07-QTTV
BM08-QTTV


Cơng ty TNHH HHP TỒN TÂM
Adress: Khu 5, Cao Xá, Lâm Thao, Phú Thọ
Phone: 0388.815.206 * Website: hhptoantam.com.vn

Code
Version
Dated
Page

: BM-QTTV
: 4.0
: 01/08/2023
: Page 5 of 5

HĐLĐ;
- BBBG tờ rời chốt
BHXH cho NLĐ;
- Hồ sơ cá nhân của
nhân sự thôi việc
theo quy định.

6. Các hồ sơ lưu.
TT

Tên hồ sơ

Nơi lưu

Thời gian
lưu

Phương pháp
lưu

Phương
pháp

1

Đơn xin thơi
việc

Phịng HCNS

3 năm

Mã số hồ sơ

Hủy

2

Cam kết thơi
việc

Phịng HCNS

3 năm

Mã số hồ sơ

Hủy

3

Biên bản bàn
giao cơng việc

Phịng HCNS

3 năm

Mã số hồ sơ

Hủy

4

BBBG Tài sản
và xác nhận
hồn thành cơng
nợ

Phịng HCNS

3 năm

Mã số hồ sơ

Hủy

5

Quyết định nghỉ
việc

Phòng HCNS

3 năm

Mã số hồ sơ

Hủy

7. Biểu mẫu.

5

STT

Tên Biểu mẫu

Ký hiệu biểu mẫu

1

Đơn xin thôi việc

BM01-QTTV

2

Cam kết thôi việc

BM02-QTTV

3

Biên bản bàn giao công việc

BM03-QTTV

4

BBBG Tài sản và xác nhận hồn thành cơng nợ

BM04-QTTV

5

Quyết định nghỉ việc

BM05-QTTV