Chiến lược PR cho công ty Bayer

MỤC LỤC
CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN
1.1 Giới thiệu công việc thiết kế event
1.1.1. Event là gì ?
Đó có thể là một live show ca nhạc, một giải đấu Thể thao, một Lễ hội, một hội
nghị khách hàng, một lễ động thổ, một buổi lauching, một Opening Promotions, những
buổi thuyết trình đào tạo…Tất cả những gì có tính chất “điểm tụ” thu hút số đông nhằm
nói lên một mục đích nào đó của chủ nhân sự việc khi huớng tới đối tượng của họ. Tất
cả những yếu tố trên đều là Event - Sự kiện cho dù quy mô nó lớn hay nhỏ, ít hay nhiều
nhưng với sự “quen miệng” cuả một bộ phận người làm chương trình, họ quen gọi Hội
nghị khách hàng hay lễ hội nào đó mới là: “làm Event” còn các sự kiện khác thì không.
Có lẽ ngay từ cách gọi này cũng cho thấy ít nhiều sự thiếu chuyên nghiệp của một số tổ
chức góp phần vào sự lộn xộn của cả vấn đề văn hoá thuật ngữ trong xã hội.
Như vậy Events theo thuật ngữ tiếng Việt là "Tổ Chức Sự Kiện" như vậy, các
hoạt động nhân ngày lễ như: Noen, Sinh nhật Forum trường, Halloween… cũng là 1 sự
kiện nhỏ trong thuật ngữ Events.
Ngày nay, việc tổ chức những sự kiện đặc biệt(Events) đã trở thành một trong
những công cụ phổ biến nhất trong hoạt động tiếp thị. Cũng như những công cụ tiếp thị
khác, mục đích của việc tổ chức một sự kiện là gây sự chú ý cho sản phẩm hoặc dịch vụ
của doanh nghiệp, tạo sự quan tâm hơn nữa từ khách hàng, từ đó giúp tăng doanh số
bán của công ty.
Để tổ chức một sự kiện thành công, bạn phải lựa chọn một thời điểm hoặc một lý
do thích hợp. Ngoài ra, bạn cần phải lưu ý rằng, một sự kiện, dù lớn hay nhỏ, sẽ không
có tác dụng nếu nó đứng một mình. Trong tiếp thị, bạn có thể sử dụng hình thức quảng
cáo hay làm công tác đối ngoại (Public Relations - PR) mà không cần phải tổ chức một
sự kiện. Nhưng để một sự kiện có tác dụng, bạn cần phải phối hợp cả quảng cáo và PR.
Việc phối hợp ba công cụ này cũng khác nhau tuỳ theo mỗi loại sự kiện.
1.1.2. Một số loại hình Events
Khai trương
Khởi công xây dựng
Giới thiệu sản phẩm mới

Các kỳ nghỉ, các ngày lễ
Đồng tài trợ Kỷ niệm thành lập
Hội nghị khách hàng
1.2 Nguồn gốc và sự phát triển của việc tổ chức event trên thế giới và Việt
Nam
Hiện tại chưa có nghiên cứu nào về khởi điểm của ngành tổ chức event trên thế
giới nhưng có một số sự thật về ngành tổ chức event đã phát triển ra sao đến ngày nay.
Ngành công nghiệp này đã chuyển sang một hướng tích cực trong hai thập kỉ qua và
phát triển rất nhiều. Trang Entrepreneur dẫn chứng chi tiêu hàng năm cho các sự kiện
đặc biệt trên toàn thế giới ước tính đã hơn 500 tỷ $ và vẫn đang phát triển.
Lịch sử của PR có thể tạm chia thành năm giai đoạn sau:
 Giai đoạn Khởi nguyên PR tại nước Mỹ (1600 – 1799);
 Giai đoạn Truyền thông/Nền tảng: Kỷ nguyên Báo chí và tuyên truyền
(1800 – 1899);
 Giai đoạn Phản ứng/Trả lời: Thời đại báo chí: (1900 – 1939);
 Giai đoạn Hoạch định/Đề phòng: Giai đoạn phát triển PR như là một chức
năng quản trị (1940 -1979);
 Giai đoạn chuyên nghiệp hoá: Kỷ nguyên của PR trong truyền thông toàn
cầu: (1980 – hiện nay).
Có thể xem ngành tổ chức event bắt đầu từ giai đoạn 4 (1940 -1979) tại Mỹ và
phát triển lớn mạnh vào giai đoạn 5 (1980 – hiện nay)
• Typology of Events (Getz 1997) Hệ thống các sự kiện
• Art / Entertainment: Nghệ thuật / Giải trí
• Business / Trade: Kinh doanh / Thương mại
• Sport Competitions: Giải đấu thể thao
• Educational / Scientific: Giáo dục / Khoa học
• Recreational: Hoạt động giải trí
• Political / State: Chính trị / Chính quyền
• Private Events: Sự kiện riêng
• Cultural Celebration: Buổi lễ kỷ niệm văn hóa

Typology of
Planned Events
Art /
Entertainme
nt
Business /
Trade
Sport
Competitio
ns
Educational /
Scientific
Recreat
ional
Political /
State
Private
Events
Cultural
Celebration
Getz 1997
1.3 Vị trí, vai trò, nhiệm vụ và lợi ích của việc tổ chức event giới thiệu sản
phẩm mới cho một doanh nghiệp
 Vị trí, vai trò
Ngày nay, việc tổ chức những sự kiện đặc biệt (event) đã trở thành một trong
những công cụ phổ biến nhất trong hoạt động tiếp thị. Cũng như những công cụ tiếp thị
khác, mục đích của việc tổ chức một sự kiện là gây sự chú ý cho sản phẩm hoặc dịch vụ
của doanh nghiệp, tạo sự quan tâm hơn nữa từ khách hàng, từ đó giúp tăng doanh số
bán của công ty.
Thực tế cho thấy, nhiều công ty lớn đã dám bỏ ra hàng triệu USD mỗi năm để tổ

chức các sự kiện và đã đạt được không ít thành công nhờ tăng được doanh số bán.
Nhưng không phải lúc nào điều này cũng xảy ra. Để tổ chức một sự kiện thành công,
bạn phải lựa chọn một thời điểm hoặc một lý do thích hợp. Ngoài ra, bạn cần phải lưu ý
rằng, một sự kiện, dù lớn hay nhỏ, sẽ không có tác dụng nếu nó đứng một mình.
Trung bình hàng năm các doanh nghiệp chi hơn 20 tỉ USD cho việc quảng bá sản
phẩm và 15 tỉ USD vào hoạt động tổ chức các sự kiện khác nhau như hội nghị khách
hàng, giới thiệu và trưng bày sản phẩm Tuy nhiên, hầu hết những người làm công tác
tiếp thị đều không ý thức được một cách rõ ràng đâu là lợi ích mà khoản đầu tư đó
mang lại.
Tổ chức lễ ra mắt giới thiệu sản phẩm nhằm để quảng bá cho khách hàng, đối tác
biết về sản phẩm của công ty. Do vậy lễ giới thiệu sản phẩm quyết định đến thành công
của sản phẩm vì nó mang lại một ấn tượng đầu tiên về sản phẩm.
Là cơ hội để doanh nghiệp gặp gỡ, trao đổi và giao lưu với bạn hàng, đối tác, các
cơ quan truyền thông, cơ quan công quyền, giúp thúc đẩy thông tin hai chiều và tăng
cường quan hệ có lợi cho doanh nghiệp.
 Nhiệm vụ
Tổ chức sự kiện (event) góp phần "đánh bóng" cho thương hiệu và sản phẩm của
một công ty thông qua những sự kiện.
Ví dụ: khi Vaio tung ra một loại laptop đời mới với những tính năng vượt trội,
Sony sẽ tổ chức một sự kiện công phu, mời các khách hàng thân thiết và tiềm năng
cùng báo giới đến tham gia sự kiện quan trọng này. Thông qua sự kiện, Sony thông báo
đến khách hàng và báo giới về sản phẩm mới và đồng thời (điều này quan trọng hơn)
đánh bóng thương hiệu của Sony, làm cho khách hàng nhớ và tiêu thụ sản phẩm mới
này. Đây còn là cơ hội để doanh nghiệp gặp gỡ, trao đổi và giao lưu với bạn hàng, đối
tác, các cơ quan truyền thông, cơ quan công quyền, giúp thúc đẩy thông tin hai chiều và
tăng cường quan hệ có lợi cho doanh nghiệp
Coporate - events/exhibitions: Hình thức hội họp thường được tổ chức nhằm
mục đích công nhận, tuyên dương thành tích của nhân viên hay trưng bày các sản
phẩm. Những buổi chiêu đãi các khách hàng thường xuyên, các nhà cung ứng quen
thuộc. Mục tiêu của các buổi chiêu đãi này là thiết lập mối quan hệ thân thiết và lâu dài

giữa công ty với người tiêu dung, các đại lý nhà cung ứng. Tạo cơ hội để đem các nhà
cung ứng và nhân viên lại với nhau.Hay là sự công nhận tên một nhãn hiệu
Special events/exhibitions: là hình thức đặc biệt vì quy mô của nó thu hút rất
nhiều báo, đài cũng như các phương tiện truyền thông khác và đây chính là các cuộc
triển lãm. Thường sau mỗi cuộc triển lãm, người tiêu dùng được nhận tặng phẩm mang
về hoặc mua hàng với giá khuyến mãi, nhằm tạo sự thu hút khách hàng. Đó là các sản
phẩm mới của công ty.
1.4 Những công việc chủ yếu của thiết kế event giới thiệu sản phẩm mới cho
một doanh nghiệp
Để có một sự kiện, dù nhỏ hay lớn cũng trải qua các công đoạn chuẩn bị cơ bản.
Có thể tạm chia quy trình tổ chức sự kiện thành nhóm các công việc nhỏ như sau:
• Nhận thông tin từ khách hàng/cấp trên (Briefing)
Thông qua bước nhận Brief hay RFP (Request for proposal) từ cấp trên (đối với
những người làm Event cho chính công ty mình(In house Event) hay Khách hàng (đối
với Event Agency), người làm Event có được những thông tin cơ bản: Mục đích, lý do
tổ chức sự kiện, thời gian, số lượng tham gia, đối tượng tham dự, các yêu cầu đối với
Event từ đó sẽ xác định được hướng đi cho công việc tổ chức sự kiện của mình.
• Hình thành Concept và Theme
Concept là ý tưởng chủ đạo của một sự kiện, thường được người làm Event ví
như "linh hồn của Event" cho nên bước hình thành Concept cho Event rất quan trọng.
Sau khi đã có Concept, người ta sẽ phát triển được Theme (Chủ đề của Event), những
hiệu ứng về phần nhìn như thiết kế sử dụng trong chương trình, việc trang trí, hoạt động
của Event sao cho phù hợp với Concept đã định ra. Nói thêm về Theme, nếu Concept là
"Linh hồn" thì Theme là "Diện mạo" của Event. Theme chi phối toàn bộ nội dung và
các hoạt động ở Event.
Ví dụ Event ra mắt một nhãn hiệu nước giải khát dành cho teen, Concept có thể
là "Luôn tràn đầy năng lượng sống", còn Theme thì phải thể hiện được ý tứ "Tràn đầy
năng lượng"đó, có thể qua các gam màu rực rỡ trẻ trung, qua hình ảnh các chàng trai cô
gái căng tràn sức sống trên backdrop, poster , qua các trò chơi trong Event thật trẻ
khỏe, năng động.

Để có được Concept và Theme, người ta phải dựa trên các thông tin về Đặc điểm
sản phẩm, thông điệp của sản phẩm, văn hóa và hành vi tiêu dùng của khách hàng, và
mục tiêu truyền thông của sự kiện. Quá trình cùng nhau ngồi phát triển các ý tưởng về
Concept và Theme người ta gọi là Brainstorm.
• Viết kế hoạch (Planning proposal)
Từ Concept, người ta phát triển ra nhiều Ý tưởng (Idea), tuy nhiên các Ý tưởng
này phải xoay quanh ý tưởng chủ đạo là Concept. Và sau khi phát triển được các ý
tưởng rồi thì người ta phác thảo kế hoạch (proposal) dựa trên Ý tưởng đó.Một Proposal
tốt phải vẽ ra cho khách hàng/cấp trên bức tranh mang tính khả thi về việc thực hiện
Event đó: Ý tưởng, mục tiêu, nội dung chương trình, quá trình thực hiện, kế hoạch
truyền thông, cách thức đo lường hiệu quả
Để cho người đọc kế hoạch mường tượng được "mặt mũi" chương trình, thông
thường phải có các thiết kế đi kèm: Bandrol, vé mời, phông sân khấu (backdrop), tờ rơi,
phối cảnh sân khấu Càng đầu tư cho phần thiết kế, kế hoạch của bạn càng hấp dẫn, dễ
hình dung, dễ đi vào lòng người và cơ hội thắng thầu cao hơn (nhưng dĩ nhiên là bạn sẽ
phải mất công hơn).
Một phần không thể thiếu nữa là lập Dự trù kinh phí (nếu làm cho công ty), hay
Báo giá (làm cho khách hàng), Event Channel đã có bài viết về việc này, các bạn có thể
tham khảo thêm.
• Thuyết trình kế hoạch (Proposal Presentation)
Sau khi đã có trong tay kế hoạch, các thiết kế và dự toán ngân sách cho Sự kiện,
bạn bắt đầu cho bước Gặp khách hàng/Cấp trên để Present (thuyết trình) kế hoạch của
mình. Thông qua việc thuyết trình, bạn phải làm cho người nghe hình dung được tiến
trình thực hiện kế hoạch sẽ như thế nào, mức độ khả thi ra sao, một số khách hàng/cấp
trên sẽ đòi hỏi bạn cho họ thấy được cơ sở đánh giá, đo lường hiệu quả mà sự kiện
mang lại cho họ. Nếu Sự kiện mà bạn thuyết trình đáp ứng được mong đợi của họ, về
yêu cầu tổ chức, mức độ khả thi, chi phí, họ sẽ chấp thuận cho bạn tiến hành.
• Tổ chức triển khai (Execution)
Để tổ chức triển khai một kế hoạch, đầu tiên đòi hỏi bạn phải có nhân sự thực
hiện. Nếu là người trong một công ty, bạn cần huy động Team/phòng ban của mình, nhờ

sự hỗ trợ của phòng ban khác để thực hiện, đôi khi bạn còn phải thuê ngoài để có người
hỗ trợ bạn thực hiện. Nếu ở một Agency, việc này hẳn đã có quy trình riêng và có
những nhân sự được phân công phụ trách từng phần dựa trên chuyên môn của mình: Bộ
phận Phụ trách khách hàng (Account), bộ phận Thiết kế (Design), Bộ phận Ý tưởng
(Creative), Bộ phận Sản xuất (Production), Bộ phận Tài chánh (Finance), Bộ phận
truyền thông đối ngoại (PR-Media)
Người làm Event phải chu đáo và khắt khe trong từng công việc dù nhỏ nhất.
Nhiệm vụ của bạn - một người quản lý dự án, cụ thể là quản lý chính Event này, là kết
nối các bộ phận nhằm thực hiện thông suốt Sự kiện. Bạn sẽ phải lên các bảng mô tả,
phân công công việc, (checklist), tiến độ (schedule) có các thời hạn (deadline) cụ thể
thật chi tiết và giám sát, đôn đốc công việc của từng bộ phận nhằm đảm bảo công tác
chuẩn bị thật tốt.
Trước sự kiện (Pre-Event) sẽ có rất nhiều hạng mục cần phải tiến hành: Từ khảo
sát địa điểm, xin giấy phép, thiết kế, sản xuất cho đến thuê nhân sự, giải trí văn nghệ,
dàn dựng lắp đặt (set up), truyền thông cho chương trình, sắp xếp việc mời khách,
phương tiện đi lại, (nếu có), tổng duyệt (rehearsal) và bạn sẽ phải thật chu đáo và
nghiêm túc để hoàn thành. Ngoài ra còn phải dự phòng các rủi ro, sự cố có thể xảy ra để
có biện pháp ứng biến phù hợp nữa.
Trong sự kiện (At-Event), với vai trò Trưởng dự án, bạn sẽ là đầu não chỉ huy
mọi hoạt động. Một người chỉ huy tốt sẽ biết cách vận hành guồng máy của mình suôn
sẻ, đem lại một Event làm hài lòng người tham dự lẫn Công ty/Khách hàng.
Mọi việc như vậy chưa phải đã kết thúc mà có cả núi công việc cần giải quyết
ngay sau Event (Post-Event): Ngay tại hiện trường, chúng ta sẽ phải thu dọn, bàn giao
địa điểm cho chủ địa điểm, trả lại các thiết bị, vật dụng thuê mua từ nhà cung cấp, rồi
có thể phải cùng nhóm làm Event (Event team) ăn mừng sau khi tổ chức thành công
(thậm chí là không thành công có thể vẫn phải đãi họ một chầu).
• Đánh giá, tổng kết và báo cáo (Evaluation and Report)
Một vài ngày sau đó chúng ta phải làm các việc sau để gởi báo cáo tổng kết cho
khách hàng và tổng kết, quyết toán với công ty:
• Quyết toán chi phí, các hạng mục phát sinh thêm bớt, tính toán thù lao,

thưởng phạt cho nhân sự trong chương trình.
• Tổng kết lại những gì đã làm được, chưa làm được, đo lường hiệu quả
chương trình: bao nhiêu người tham dự, bao nhiêu người đăng ký mua hàng (nếu
có), phản hồi của họ.
• Công tác quảng cáo, truyền thông: Bao nhiêu banner đã được treo, bao
nhiêu tờ phơi đã phát, phát ở đâu, bao nhiêu bài PR đã được đưa lên báo
• Các hình ảnh báo cáo, các link đính kèm
Trong Event team cũng cần tổ chức họp tổng kết, rút kinh nghiệm càng sớm
càng tốt ngay sau Event vì điều này rất quan trọng để chúng ta có những Event tiếp theo
được cải thiện theo chiều hướng tốt hơn.
Như vậy là chúng ta đã trải qua tất cả các công đoạn trong việc thực hiện một sự
kiện. Nhưng trên thực tế, những gì phải làm cho một sự kiện không chỉ gói gọn trong
một, hai trang giấy, mà nó là hàng tấn công việc của nguyên một tập thể. Nói ngắn gọn,
đằng sau một Event, có rất nhiều thứ để làm.
1.5 Các nguyên tắc cơ bản khi tổ cức event
Về nguyên tắc ý tưởng tổ chức sự kiện cần phải đáp ứng 3 yêu cầu sau:
Để tổ chức sự kiện, trước hết phải xác định được chủ đề của sự kiện. Để thu hút
sự quan tâm của công chúng, chủ đề sự kiện phải mang tính độc đáo và khách với chủ
đề của các sự kiện đã được tổ chức tránh lấy tên chủ đề một cánh chung chung và đơn
điệu.
Sau khi xác định được chủ đề, chúng ta cần tìm ra cánh thức tổ chức sự kiện như
thế nào để làm nổi bật chủ đề.
Cuối cùng chúng ta cần gắn hoạt động sự kiện với hình ảnh của doanh nghiệp
hay sản phẩm.
Để tổ chức sự kiện có hiệu quả chúng ta cần chú ý:
Sự kiện không phải đơn thuần là gặp mặt, ăn uống, giải trí mà cốt lõi của sự
kiện là truyền đạt thông tin. Bạn phải làm sao để khi kết thúc sự kiện người tham gia
còn nhớ tới thông điệp mà bạn muốn truyền tải.
Mỗi sự kiện phải có thông điệp cụ thể. Càng nhiều thông điệp thì thông tin càng
dàn trải và thiếu tính thuyết phục.

Muốn thông điệp được nhớ thì bạn phải nhắc đi nhắc lại thông điệp một cách
nhát quán từ đầu đến cuối. thông điệp có thể được truyền tải qua hình ảnh, phông sân
khấu, băng rôn, quà tặng, sản phẩm trưng bày thậm chí là tiết mục giải trí như múa, ảo
thuật, trò chơi…Thông điệp cũng có thể được thể hiện qua lời như tên gọi sự kiện, bài
phát biểu, bài thuyết trình, tài liệu,…
So với các hoạt động quan hệ công chúng khác, ưu thế lớn nhất của sự kiện là
cho phép chúng ta minh họa trực tiếp thông điệp mà bạn muốn truyền tải tới đối tượng.
Để khai thác tối đa hiệu quả của sự kiện, chúng ta cần phải thể hiện những thông điệp
đó một cánh cụ thể. Có như vậy họ mới tin và nhớ thông diệp của doanh nghiệp.
CHƯƠNG 2: THIẾT KẾ SỰ KIỆN “GIỚI THIỆU SẢN PHẨM
HP WORKSTATION VÀ THIN CLIENT”
1.2. Ý nghĩa, tầm quan trọng và sự cần thiết của việc tổ chức
event giới thiệu sản phẩm
1.2.1. Ý nghĩa
Giới thiệu sản phẩm mới Workstation và Thin Client với những tính năng cho
các doanh nghiệp bán máy tính và khách hang.
Tạo dựng mối quan hệ bền chặt giữa công ty và khách hang từ đó tạo nến tảng
cho sự phát triển bền vững của công ty.
Tăng thị phần, tăng doanh thu cho công ty.
1.2.2. Tầm quan trọng và sự cần thiết
Việc tổ chức một sự kiện giới thiệu sản phẩm của công ty Nhất Tiến Chung- HP-
ESYS hiện nay là rất quan trọng và cần thiết.
Thị trường số hóa hiện nay đang thay đổi liên tục. Các công ty sản xuất máy tính
đang cạnh tranh ngày càng khốc liệt. Riêng với các dòng sản phẩm máy tính chuyên
nghiệp có mức giá cao thì ngày càng tăng, do đó phải tạo ra 1 sự riêng biệt để gia tăng
khoảng cách so với các đối thủ khác. Do vậy, công ty HP- NTC- ESYS đã sang tạo ra 1
dòng máy Workstation có cấu hình xử lí cao giành riêng cho những chuyên gia, chuyên
viên về thiết kế đồ họa, kĩ sư, làm phim, …. Bên cạnh đó còn 1 dòng sản phẩm là Thin
Client được biết đến nhưng là 1 dòng máy phù hợp cho các công ty có lượng máy tính
sử dụng cao, với tính năng tiết kiệm được rất nhiều chi phí cho việc nâng cấp, thay đổi

ứng dụng thì Thin Client đã tạo ra sự khác biệt so với các đối thủ khác.
Với những sản phẩm mang tính năng đột phá thì thiết lập 1 cuộc hội thảo là điều
cần thiết để giúp khách hàng có thể hiểu rõ được sản phẩm của công ty.
Ra quyết định 5W & 1H
Điều nghiên từng chi tiết cơ bản
Lên kế hoạch tổ chức
Thiết kế sự kiện
Hình dung về sự kiện
Dự phòng tình huống bất trắc
Theo dõi sau sự kiện
1.3. Tiến trình tổ chức dự kiện
1.3.1. Ra quyết định 5W và 1H
What: Hội nghị “Giới thiệu sản phẩm HP Workstation và Thin Client” là sự kiện
nhằm mục đích gây sự chú ý cho công chúng để giới thiệu, quảng bá các sản phẩm của
công ty NTC-HP-ESYS và tạo dựng mối quan hệ có lợi giữa công ty và khách hàng.
Why: Hội nghị nhằm mục đích quảng bá các sản phẩm của công ty NTC- HP-
ESYS, tạo dựng mối quan hệ có lợi giữa công ty với khách hàng từ đó nâng cao năng
lực cạnh tranh, tăng thị phần và tạo nền tảng cho sự phát triển bền vững.
Who: Gồm các chuyên gia công nghệ, các doanh nghiệp, các báo về công nghệ,
và thành viên trên diễn đàn Thế Giới máy chủ.
Where: Nhà hàng Cafe Ân Nam , 52 Trương Định , Phường 7, Quận 3, TPHCM
When: Vào ngày 15/3/2014
How: Hội nghị sẽ được lên kế hoạch rõ ràng, hợp lý; sau đó tiến hành viết kịch
bản chương trình; xác định kế hoạch ngân sách; tổ chức và đánh giá.
1.3.2. Điều nghiên từng chi tiết cơ bản
Thời gian tổ chức sự kiện cụ thể là 9 giờ ngày 15 tháng 3 năm 2014, tại Nhà
Hàng Café Ân Nam, 52 Trương Định, Phường 7, Quận 3, TPHCM
Thực đơn hội nghị: Sẽ có tiệc buffet lúc 11h30 tại nhà hàng sau khi hội thảo kết
thúc.
Trang thiết bị ân thanh, ánh sáng và hình ảnh: âm thanh và ánh sáng nhẹ nhàng.

Hình ảnh chủ đạo là tất cả các dòng sản phẩm của HP Workstation và Thin Client của
công ty NTC- HP- ESYS, Màu sắc chủ đảo của hội nghị là màu trắng và xanh dương.
1.3.3. Lên kế hoạch tổ chức
Hội nghị gồm các nội dung như sau:
• Tiếp đón khách mời (9 giờ đến 9 giờ 30)
Sẽ có 1 đội ngũ nhân viên tiếp đón khách hàng và tặng cho khách hàng quà của
công ty.
• Giới thiệu và Demo sản phẩm HP Workstation (9 giờ 30 đến 10 giờ)
• Phát biểu khai mạc
• Phần giới thiệu chung về công ty NTC- HP- ESYS
• Giới thiệu các dòng của sản phẩm HP Workstation và tính năng nổi trội
• Cho khách hàng dung thử và trải nghiệm cấu hình cũng như tốc độ xử lí của máy.
• Chính sách bán hàng và Chương trình khuyến mãi HP Workstation (10 giờ đến 10 giờ 10
phút)
Đại diện công ty NTC sẽ trình bày chính sách bán hàng và phổ biến chương trình
khuyên mãi
• Teabreak và Trải nghiệm sản phẩm (10 giờ 10 phút đến 10 giờ 30 phút)
• Giới thiệu sản phẩm HP Thin Client (10 giờ 30 phút đến 11 giờ)
• Hỏi đáp, bốc thăm trúng thưởng (11 giờ đến 11 giờ 30)
• Tiệc Buffet trưa tại nhà hàng
1.3.4. Thiết kế sự kiện
Thư mời: thư mời thiết kế với màu chủ đạo là trắng kết hợp với màu xanh dương
. Phía sau thư mời có bản đồ hướng dẫn đến địa điểm tổ chức hội nghị.
Logo HP và hình ảnh công ty Nhất Tiến Chung: tại hội trường logo HP cùng
hình ảnh công ty sẽ được đặt tại các vị trí dễ quan sát như sân khấu, lối vào hội trường
và hai bên hàng ghế hội trường. Hình ảnh nhãn hiệu các sãn phẩm được in to, rõ và kèm
theo những thông tin cơ bản về sản phẩm.
Trang trí hội trường: hội trường được trang trí đơn giản với 2 màu chủ đạo là
xanh và trắng, logo và hình ảnh các sản phẩm của công ty.
Catalog sản phẩm: danh muc sản phẩm sẽ có đầy đủ thông tin, tính năng, giá cả

của sản phẩm. Bên cạnh đó còn có những chương trình khuyến mãi của công ty khi
mua sản phẩm. Danh mục sẽ được thiết kế khoa học và chuyên nghiệp do khách mời
chủ yếu là chuyên viên công nghệ thông tin, đồ họa, thiết kế.
1.3.5. Hình dung sự kiện
Vào lúc 9 giờ ngày 15 tháng 3 năm 2014, tại cổng vào của hội nghỉ sẽ có 1 đội
ngũ tiếp tân chào đón khách mời và hướng dẫn khách mời vào phòng hội thảo, bên
cạnh đó, mỗi khách mời sẽ được nhận 1 phần quà từ công ty kèm theo danh sách các
sản phẩm sẽ được giới thiệu trong buổi hội thảo.
Khi khách mời đã có mặt đầy đủ thì tiến hành sắp xếp chỗ ngồi và chuẩn bị tiến
hành hội nghị. Với hội trường được trang trí đơn giản, không khí mát mẽ cùng với
những hình ảnh đẹp về các sản phẩm của công ty sẽ tạo cho khách mời cảm giác thoải
mái và phấn khởi.
Lúc 9 giờ 30 phút, mở đầu hội nghị sẽ là bài phát biểu của giám đốc công ty
Nhất Tiến Chung, bài phát biểu sẽ tuyên bố lý do hội nghị, giới thiệu sơ lược về công ty
và những thành công mà công ty đã đạt được trong thời gian qua. Tiếp theo đại diện của
công ty sẽ trình bày về dòng sản phẩm Workstation bao gồm tính năng vượt trội so với
các dòng máy tính khác trên thị trường, phân tích cấu hình cũng như các ứng dụng của
máy.
Lúc 10 giờ, Đại diện bộ phận bán hàng sẽ trình bày chính sách bán hàng của
công ty và các chương trình khuyến mãi của công ty. Sau đó sẽ là tiệc teabreak và trải
nghiệm sản phẩm, khách mời sẽ được trải nghiệm trên sản phẩm để hiểu rõ được các
tính năng xử lí vượt trội của dòng sản phẩm của công ty và qua tiệc trà sẽ tạo ra sự trao
đổi thông tin cũng như sự hài long của khách mời với nhau.
Sau khi trải nghiệm trên dòng sản phẩm Workstation, các khách mời sẽ được đại
diện của công ty giới thiệu 1 dòng sản phẩm mới khác của công ty là Thin Client.
Vào lúc 11 giờ, các khách mời sẽ được tư vấn bởi các chuyên gia bên công ty về
các thông số kỉ thuật, tính năng, tốc độ xử lí cũng như giá cả tham khảo của sản phẩm.
Và sẽ có 1 tiết mục bốc thăm trúng thưởng của công ty sẽ là 1 máy tính Thecus
N2200EVO.
Cuối cùng, sau khi hội thảo kết thúc, khách mời sẽ được thưởng thức tiệc Buffet

trưa tại nhà hàng café Ân Nam với thực đơn phong phú và đa đạng. Đại diện của công
ty sau đó sẽ tiễn khách và gửi lời cám ơn đến khách mời đã tham dự buổi hội thảo của
công ty
1.3.6. Dự phòng tình huống bất trắc
Chuẩn bị kĩ các công tác hậu cần, an ninh, cấp cứu y tế và các tình huống bất
thường có thể xảy ra như trời mưa, khách mời không tìm được địa chỉ tổ chức sự kiện
cũng như các kế hoạch đối với những tình huống bất thường có thể xảy ra.
1.3.7. Theo dõi sau sự kiện
Cân đối thu chi sau sự kiện, đánh giá thành quả và gửi thư cảm ơn. Quan sát,
đánh giá thái độ phản ứng của khách hàng.
2.2. Những lưu ý khi thiết kế event
Xác định chủ đề cụ thể và xuyên xuốt trong cả hội nghị, từ lúc lên kế hoạch cho
đến lúc thực hiện và đánh giá là “Giới thiệu sản phẩm HP Workstation và Thin Client”.
Tổ chức sự kiện như thế nào đề làm nổi bật chủ đề của hội nghị.
Gắn các hoạt động của sự kiện với hình ảnh của công ty HP- NTC- ESYS và
nhãn hiệu của các sản phẩm.
Nhắc đi nhắc lại chủ đề của sự kiện trong suốt quả trình tổ chức.
Dự phòng các tình huống xấu nhất có thể xảy ra như trời mưa, bảo, cháy nỗ, mật
trật tự,…và phương án giải quyết khi gặp phải.
CHƯƠNG 3: KẾT LUẬN
3.1. Thực trạng tổ chức event ở việt Nam
Một lễ khánh thành hoành tráng, một buổi ra mắt sản phẩm rầm rộ hay đơn giản
buổi tiệc chúc mừng nhỏ…. Tất cả có một điểm chung là liên quan đến tổ chức sự kiện.
Để tổ chức sự kiện thành công cần những người tổ chức sự kiện giỏi và đằng sau đó là
cả một công ty hoạt động chuyên nghiệp. Ngày hôm nay tôi muốn nói đến các công ty
tổ chức sự kiện tại Việt Nam.
Ngày nay, tổ chức sự kiện đã trở thành một công cụ quan trọng trong hoạt động
tiếp thị và PR chỉ đứng sau quảng cáo và nghiên cứu thị trường. Các công ty hiểu rằng
tổ chức sự kiện mang họ đến vơi công chúng và nói lên họ là ai. Chính vì vậy mà hàng
năm có hàng tỷ USD được chi cho các hoạt động tổ chức sự kiện. Nhưng không chỉ đòi

hỏi những sự kiện thông thường mà họ cần những sự kiện có tính sáng tạo độc đáo và
gây được sự chú ý của khách hàng, công luận. Nắm bắt được nhu cầu này các công ty
tổ chức sự kiện đã ra đời.
Tuy ra đời muộn so với một số ngành dịch vụ khác nhưng không vì thế mà
ngành tổ chức sự kiện ở Việt Nam lại không bắt kịp nhịp độ kinh tế thế giới. Thay vào
đó là sự cập nhật và đầu tư các trang thiết bị hiện đại tiên tiến của các công ty nhằm
nâng cao mức cạnh tranh mạnh mẽ khiến cho thị trường sôi động và phong phú hơn bao
giờ hết.
Ông Michael Coson, Giám đốc điều hành tập đoàn Maison & Partners, nhà cung
cấp và phân phối các sản phẩm và thương hiệu thời trang cao cấp, nhận xét: “Tôi từng
tham dự rất nhiều event của các công ty, và có thể nói rằng chất lượng tổ chức sự kiện
của các công ty ở Việt Nam hiện nay đã thay đổi một cách rõ rệt.Trước đây, trước khi
tôi tham gia các sự kiện hay các buổi diễu hành, những gì tôi nhìn thấy là ở sự kiện là
sự đơn điệu; nhưng giờ đây tôi đã thực sự thưởng thức, và cảm thấy rất thú vị như thể
tôi là một phần của sự kiện đó”.
Trong tình hình kinh tế khó khăn, nhiều doanh nghiệp phải cắt giảm chi phí hoặc
chuyển đổi hình thức kinh doanh. Điều này tưởng chừng gây khó khăn cho các công ty
tổ chức sự kiện tại Việt Nam. Nhưng với sự linh động và nhanh nhạy với tiêu chí nắm
bắt đúng nhu cầu của khách hàng, các nhà tổ chức kiện đã xây dựng những kế hoạch,
quy mô để phù hợp với tình hình tài chính của công ty. Nhờ đó công ty không cần tiêu
tốn hàng tỷ đông mà vẫn có được những ý tưởng độc đáo phù hợp với túi tiền và quan
trọng là tiếp cận gần được với khách hàng mà vẫn đảm bảo được uy tín. Ngành tổ chức
sự kiện cũng góp phần kích thích sức mua của người tiêu dung từ đó làm lợi cho nền
kinh tế trong tình hình lạm phát kéo dài.
Ngày càng có nhiều công ty tổ chức sự kiện xuất hiện tại Việt Nam với quy mô
lớn, nhỏ, đa dạng trong nước và quốc tế. Điều này tạo ra nhiều lựa chọn cho các doanh
nghiệp khi đi tìm các nhà cung cấp tổ chức sự kiện. Trong đó có rất nhiều công ty đã
tạo được thương hiệu riêng với bề dày kinh nghiệm và thông qua các sự kiện tầm cỡ
Ngành tổ chức sự kiện đang phát triển ngày một mạnh mẽ tại Việt Nam góp phần
tạo nên bức tranh marketing Việt Nam đa diện hơn. Nó cũng cho thấy những hứa hẹn

về sự phát triển của nền kinh tế trong tương lai. Một nền kinh tế cởi mở, năng động, đa
sắc màu.
3.2. Rủi ro trong tổ chức sự kiện
Trên thực tế không ít tổ chức đã gặp phải rủi ro trong tổ cức sự kiện. Mặc dù,
đó là chương trình tầm cỡ, khách mời là những nhân vật nổi tiếng mà công chúng đã
quen thuộc. Khi sự kiện đang diễn ra, dù toàn bộ quy trình được thực hiện một cách
hoàn hảo đúng như kế hoạch, song vần có thể gặp phải những sự cố như: Thái độ
của nhân vật nổi tiếng được mời đến, phát biểu khiếm nhã từ khách mời, cách thức
khuyền mãi vé vào cửa, hoặc thậm chí các yếu tố bất khả kháng như mưa, bảo,…
Do đó, khi lập kế hoạch tổ chức sự kiện cần dự liệu những tình huống xấu có
thẻ xảy ra và dự phòng các biện pháp đối phó kiệp thời.
3.3. Vai trò của PR trong tổ chức sự kiện
Vai trò của PR hiện diện trong tất cả các khâu tổ chức sự kiện, từ khâu ý
tưởng cho đến tiến trình thực hiện và đánh giá kết quả.
Song song với tổ chức sự kiện là các chiến dịch PR nhằm quản bá và tiếp thị
hình ảnh công ty, gây ảnh hưởng đến công chúng về tên tuổi và sản phẩm của công
ty.