Pháp luật về hoạt động chứng thực thực tiễn tại ủy ban nhân dân thị trấn đakrve, huyện kon rẫy, tỉnh kon tum

ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG
PHÂN HIỆU ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG TẠI KON TUM

NGÔ NGỌC LINH

BÁO CÁO TỐT NGHIỆP

PHÁP LUẬT VỀ HOẠT ĐỘNG CHỨNG THỰC,
THỰC TIỄN TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN THỊ TRẤN
ĐĂKRVE, HUYỆN KON RẪY,
TỈNH KON TUM

Kon Tum, tháng 6 năm 2022


ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG
PHÂN HIỆU ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG TẠI KON TUM

BÁO CÁO TỐT NGHIỆP
PHÁP LUẬT VỀ HOẠT ĐỘNG CHỨNG THỰC,
THỰC TIỄN TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN THỊ TRẤN
ĐĂKRVE, HUYỆN KON RẪY,
TỈNH KON TUM

GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN

: ThS. TRƯƠNG THỊ HỒNG NHUNG

SINH VIÊN THỰC HIỆN

: NGÔ NGỌC LINH

LỚP

: K12LK1

MSSV

: 1817380107023

Kon Tum, tháng 6 năm 2022


LỜI CẢM ƠN
Đầu tiên, tôi xin chân thành gửi lời cảm ơn đến tồn thể cán bộ giảng viên cơng tác
tại trường Đại học Phân hiệu Đà Nẵng tại Kon Tum đã hướng dẫn, trau dồi kiến thức, kĩ
năng nghiệp vụ cần thiết cho ngành mà tơi theo học. Đó cũng là bước đạp đầu tiên để giúp
tôi bắt đầu những việc làm đầu tiên sau này.
Sau đó tơi xin cảm ơn cô Trương Thị Hồng Nhung, là giảng viên hướng dẫn luôn
giúp đỡ tôi trong tất cả các bài báo cáo thực tập của mình.
Xin gửi lời cảm ơn chân thành đến Ủy ban nhân dân thị trấn ĐăkRve huyện Kon Rẫy
tỉnh Kon Tum. Kính chúc sức khỏe tới toàn cán bộ, nhân viên trong cơ quan và đặc biệt là
anh Phạm Cao Cường, là cán bộ hướng dẫn tơi trong q trình thực tập tại cơ quan.
Bản thân tơi nhìn nhận thực tập tốt nghiệp này là cơ hội tốt cho việc vận dụng các kỹ
năng thực hành cơ bản vào nhiệm vụ chun mơn của mình, học hỏi được nhiều kinh
nghiệm thực tế cho bản thân qua những lần sai sót trong qua trình thực tập. Qua đó tơi cũng
rút ra được những điểm mạnh cũng như điểm yếu của bản thân, từ đó chắt lọc được cho
mình phương hướng phấn đấu để hồn thiện mình và hồn thành tốt cơng việc sau này.
Tơi xin chân thành cảm ơn!
SINH VIÊN

Ngô Ngọc Linh


MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN
DANH MỤC CÁC BẢNG ............................................................................................... iv
DANH MỤC CÁC HÌNH ..................................................................................................v
MỞ ĐẦU .............................................................................................................................1
1. Tinh cấp thiết của đề tài ...................................................................................................1
2. Mục tiêu nghiên cứu đề tài...............................................................................................1
3. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu .......................................................................................2
4. Phương pháp nghiên cứu .................................................................................................2
5. Bố cục đề tài.....................................................................................................................2
CHƯƠNG 1. TỔNG QUAN VỀ ỦY BAN NHÂN DÂNTHỊ TRẤN ĐĂKRVE,
HUYỆN KON RẪY, TỈNH KON TUM...........................................................................3
1.1. LỊCH SỬ HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN THỊ
TRẤN ĐĂKRVE HUYỆN KON RẪY, TỈNH KON TUM ............................................3
1.2 CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN
THỊ TRẤN ĐĂKRVE, HUYỆN KON RẪY, TỈNH KON TUM ..................................4
1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ của Ủy ban nhân dân thị trấn Đăkrve, huyện Kon Rẫy, tỉnh
Kon Tum ..............................................................................................................................4
1.2.2. Cơ cấu tổ chức của Ủy ban nhân dân thị trấn Đăkrve, huyện Kon Rẫy, tỉnh Kon
Tum ......................................................................................................................................4
KẾT LUẬN CHƯƠNG 1 ..................................................................................................6
CHƯƠNG 2. MỘT SỐ VẤN ĐỀ CƠ BẢN VÀ QUY ĐỊNH PHÁP LUẬT VỀ CHỨNG
THỰC TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN CẤP XÃ ...................................................................7
2.1. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CHỨNG THỰC TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN CẤP
XÃ ........................................................................................................................................7
2.1.1. Khái niệm, đặc điểm hoạt động chứng thực tại Ủy ban nhân dân cấp xã .............7
2.1.2. Một số khái niệm cơ bản .......................................................................................7

2.1.3. Ý nghĩa hoạt động chứng thực tại Ủy ban nhân dân cấp xã ..................................8
2.2. QUY ĐỊNH PHÁP LUẬT VỀ CHỨNG THỰC TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN CẤP
XÃ ........................................................................................................................................9
2.2.1. Giá trị pháp lý của bản sao được cấp từ sổ gốc, bản sao được chứng thực từ bản
chính, chữ ký được chứng thực và hợp đồng, giao dịch được chứng thực và nguyên tắc
thực hiện hoạt động chứng thực ...........................................................................................9
2.2.2. Quy định về thẩm quyền chứng thực và người chứng thực tại Ủy ban nhân dân
cấp xã .................................................................................................................................10
2.2.3. Quyền, nghĩa vụ, trách nhiệm của người yêu cầu chứng thực ............................12
2.2.4. Trình tự, thủ tục thực hiện chứng thực của Ủy bân nhân dân cấp xã ..................12
2.2.5. Sổ chứng thực và số chứng thực..........................................................................14
2.2.6. Chế độ lưu trữ ......................................................................................................15

i


2.2.7. Về yêu cầu hợp pháp hóa lãnh sự đối với một số giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền
của nước ngoài cấp ............................................................................................................15
KẾT LUẬN CHƯƠNG 2 ................................................................................................16
CƯƠNG 3. THỰC TIỄN HOẠT ĐỘNG CHỨNG THỰC TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN
THỊ TRẤN ĐĂKRVE, HUYỆN KON RẪY, TỈNH KON TUM ................................17
3.1. THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG CHỨNG THỰC TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN THỊ
TRẤN ĐĂKRVE, HUYỆN KON RẪY, TỈNH KON TUM .........................................17
3.1.1. Tình hình thực hiện hoạt động chứng thực tại Uỷ ban nhân dân thị trấn ĐăkRve,
huyện Kon Rẫy, tỉnh Kon Tum ..........................................................................................17
3.1.2. Đánh giá hoạt động chứng thực tại Ủy ban nhân dân thị trấn Đăkrve, huyện Kon
Rẫy, tỉnh Kon Tum ............................................................................................................17
3.2. MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN PHÁP LUẬT VỀ HOẠT ĐỘNG
CHỨNG THỰC TẠI TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN CẤP XÃ VÀ GIẢI PHÁP NÂNG
CAO HIỆU QUẢ THỰC HIỆN HOẠT ĐỘNG CHỨNG THỰC TẠI ỦY BAN NHÂN

DÂN THỊ TRẤN ĐĂKRVE, HUYỆN KON RẪY, TỈNH KON TUM .......................20
3.2.1. Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện pháp luật về hoạt động chứng thực tại ủy ban
nhân dân cấp xã ..................................................................................................................20
3.2.2. Giải pháp nâng cao hiệu quả thực hiện hoạt động chứng thực tại Ủy ban nhân dân
thị trấn Đăkrve, huyện Kon Rẫy, tỉnh Kon Tum ...............................................................23
KẾT LUẬN CHƯƠNG 3 ................................................................................................26
KẾT LUẬN .......................................................................................................................27
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
BÁO CÁO CÔNG VIỆC HÀNG THÁNG
BẢNG ĐÁNH GIÁ QUÁ TRÌNH THỰC TẬP CỦA SINH VIÊN
GIẤY XÁC NHẬN CỦA KHOA VÀ GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN

ii


DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
STT
Từ viết tắt
1
NĐ-CP
2
TTLT
3
UBND

Ý nghĩa
Nghị định chính phủ
Thông tư liên tịch
Ủy Ban Nhân Dân

iii


DANH MỤC CÁC BẢNG
Số hiệu

Tên bảng

Trang

3.1

Bảng thống kê hoạt động chứng thực giai đoạn 2017-2021 tại Uỷ
ban nhân Uỷ ban nhân dân thị trấn Đăkrve, huyện Kon Rẫy, tỉnh
Kon Tum

17

iv


DANH MỤC CÁC HÌNH
Số hiệu
1.1
2.1

Tên sơ đồ
Sơ đồ cơ cấu tổ chức Ủy ban nhân dân thị trấn Đăkrve, huyện
Kon Rẫy, tỉnh Kon Tum
Sơ đồ trình tự thủ tục chứng thực tại UBND cấp xã

v

Trang
5
13


MỞ ĐẦU
1. Tinh cấp thiết của đề tài
Thực tế cho thấy, xã hội ngày càng phát triển, chứng thực là nhu cầu tất yếu của cuộc
sống, xuất phát từ nhu cầu giao dịch của công dân, tổ chức và nhu cầu quản lý của chính
nhà nước. Nhu cầu này càng ngày càng tăng do sự mở rộng và phát triển của quan hệ pháp
luật. Để phục vụ nhu cầu giao dịch của mình người dân có thể sử dụng một lúc nhiều loại
giấy tờ hoặc một loại giấy tờ vào nhiều mục đích, nhiều việc khác nhau. Từ đó nhu cầu
chứng thực ngày càng tăng và chứng thực là biện pháp mà Nhà nước thực hiện nhằm đảm
bảo quyền và lợi ích hợp pháp cho các bên tham gia các giao dịch có sử dụng các “bản sao
y bản chính”, đảm bảo an toàn cho quản lý nhà nước.
Nhằm đáp ứng nhu cầu chứng thực ngày càng tăng và từng bước hoàn thiện hệ thống
pháp lý về chứng thực, Nhà nước ta đã chú trọng ban hành nhiều văn bản quy phạm pháp
luật về chứng thực: Nghị định số 75/2000/NĐ-CP ngày 08 tháng 12 năm 2000 của Chính
phủ về “Cơng chứng, chứng thực”; Nghị định số 79/2007/NĐ-CP về “Cấp bản sao từ sổ
gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký”; Nghị định số 04/2012/NĐ-CP
ngày 20/01/2012 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung Điều 5 Nghị định số 79/2007/NĐ-CP về
“Cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký”; Nghị định
số 06/2012/NĐ-CP ngày 02/02/2012 của Chính phủ về sửa đổi, bổ sung một số điều của
các Nghị định về hộ tịch hơn nhân và gia đình và chứng thực; Nghị định số 23/2015/NĐCP ngày 16/02/2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản
chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng giao dịch (sau đây gọi tắt là Nghị định
số 23/2015/NĐCP).
Hiện nay hoạt động chứng thực thuộc phạm vi điều chỉnh của Nghị định số

23/2015/NĐ-CP đây là bước tiến quan trọng trong cải cách tư pháp.
Trong thời gian thực tập tại địa phương, nhận thấy hoạt động chứng thực, nhất là
chứng thực bản sao được người dân quan tâm, đặc biệt là nơi tôi thực tập tại Ủy ban nhân
dân thị trấn ĐăkRve, huyện Kon Rẫy, tỉnh Kon Tum thì nhu cầu chứng thực bản sao là lớn.
Với mong muốn phản ánh chính xác và thực tế nhất q trình thực hiện hoạt động này tại
Ủy ban nhân dân cấp xã nơi tôi thực tập nên tôi đã chọn đề tài: "Pháp luật về hoạt đông
chứng thực, thực tiễn tại Ủy ban nhân dân thị trấn ĐăkRve, huyện Kon Rẫy, tỉnh Kon
Tum" để làm đề án thực tập của mình.
Để làm rõ hơn những mặt làm được, chưa làm được tại Ủy ban nhân dân thị trấn
ĐăkRve khi thực hiện NĐ 23/2015/NĐ-CP và từ hoạt động thực tế tại thị trấn ĐăkRve,
bản thân tơi có thể rút ra bài học kinh nghiệm và có những kiến nghị khắc phục, đặc biệt
là trong điều kiện đẩy mạnh cải cách hành chính, cải cách tư pháp và hội nhập kinh tế quốc
tế của đất nước ta hiện nay.
2. Mục tiêu nghiên cứu đề tài
Trên cơ sở làm rõ một số vấn đề cơ bản về chứng thực, các quy định pháp luật về
chứng thực và từ thực tiễn chứng thực tại Ủy ban nhân dân thị trấn ĐăkRve, huyện Kon
Rẫy, tỉnh Kon Tum. Từ đó đưa ra được những thành tựu, hạn chế và tìm kiếm giải pháp
1


hoàn thiện pháp luật về chứng thực và giải pháp thực hiện hiệu quả hơn chứng thực tại Ủy
ban nhân dân.
3. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu
a. Đối tượng nghiên cứu:
Đề tài tập trung nghiên quy định pháp luật Việt Nam hiện hành về chứng thực và thực
trạng công tác chứng thực, việc triển khai thực hiện hoạt động chứng thực tại Ủy ban nhân
dân thị trấn ĐăkRve huyện Kon Rẫy tỉnh Kon Tum.
b. Phạm vi nghiên cứu:
Đề tài tập trung nghiên cứu các vấn đề về chứng thực thuộc thẩm quyền của UNBD
thị trấn ĐăkRve huyện Kon Rẫy tỉnh Kon Tum và thực tiễn hoạt động chứng thực của Ủy

ban nhân dân trên địa bàn thị trấn ĐăkRve huyện Kon Rẫy tỉnh Kon Tum.
Về thời gian: Bài báo cáo tập trung nghiên cứu các vấn đề về chứng thực thuộc thẩm
quyền của Ủy ban nhân dân thị trấn ĐăkRve, huyện Kon Rẫy, tỉnh Kon Tum.
Về không gian: Bài báo cáo nghiên cứu thực tiễn hoạt động chứng thực của Ủy ban
nhân dân thị trấn ĐăkRve, huyện Kon Rẫy, tỉnh Kon Tum.
4. Phương pháp nghiên cứu
Các phương pháp được sử dụng trong báo cáo gồm: Phương pháp phân tích, tổng hợp
số liệu, diễn dịch, quy nạp, phương pháp lịch sử, phương pháp hệ thống, phương pháp so
sánh.
(1) Phương pháp thu thập thông tin trực tiếp: quan sát, phỏng vấn.
(2) Phương pháp thu thập thơng tin gián tiếp: phân tích và tổng hợp số liệu.
(3) Nghiên cứu tài liệu, tư liệu tham khảo.
Thông tin từ báo cáo định kỳ của Ủy ban nhân dân thị trấn ĐăkRve, huyện Kon Rẫy,
tỉnh Kon Tum.
5. Bố cục đề tài
Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, mục lục, nội dung báo
cáo gồm 3 chương, cụ thể:
Chương 1: Tổng quan về Ủy ban nhân dân thị trấn Đăkrve, huyện Kon Rẫy, tỉnh Kon
Tum
Chương 2: Một số vấn đề cơ bản và quy định pháp luật về hoạt động chứng thực tại
Ủy ban nhân dân cấp xã
Chương 3: Thực trạng hoạt động chứng thực và một số giải pháp, kiến nghị nhằm
nâng cao chất lượng công tác tại Ủy ban nhân dân Thị trấn ĐăkRve huyện Kon Rẫy tỉnh
Kon Tum.

2


CHƯƠNG 1
TỔNG QUAN VỀ ỦY BAN NHÂN DÂNTHỊ TRẤN ĐĂKRVE, HUYỆN

KON RẪY, TỈNH KON TUM
1.1. LỊCH SỬ HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN THỊ
TRẤN ĐĂKRVE HUYỆN KON RẪY, TỈNH KON TUM
Vào những năm đầu của thế kỷ 20 (khoảng 1910) có một làng được người dân nơi
đây gọi là làng Kon Braih (phía bắc giám suối Tờ lung; phía nam giáp suối Pne; phía đơng
giáp suối RơToa (Đăk Toa) ngày nay, và có một con suối Đak Snghé chạy quanh hình
thành bãi bồi cát mênh mơng ở giữa các suối nguồn thành một làng cát (Kon Braih theo
tiếng địa phương ở nơi đây).
Qua những năm đầu và các năm trước đó đã sảy ra rất nhiều các cuộc thanh trừng
loạn lạc của các bộ tộc, các làng này, làng kia để chiếm hữu tài sản và bắt người làm nô lệ,
buôn bán nô lệ nên đã sảy ra các cuộc chiến ác liệt giữa các làng với nhau. Vì vậy vơi sự
dẫn dắt của Một người GIà làng uy tín và một thủ lĩnh anh hùng của làng đã lựa chon một
địa điểm lý tưởng, vừa là để phòng thủ, vừa là nơi sản xuất các mùa màng vừa là địa điểm
dễ chuyển hàng để trao đổi hàng hóa.
Nếu so sánh với những gì cịn lại của lịch sử thì chúng ta có thể thấy địa điểm lý
tưởng của thời đó với ngày nay (01 làng ở gò đồi cát cao,
Kon Rẫy được thành lập vào năm 2002 trên cơ sở tách 6 xã và thị trấn với 20,9 nghìn
người của Kon Plong cũ ra. Thị trấn Kon Plông, huyện lỵ của Kon Plông cũ được đổi tên
thành thị trấn Đăk Rve và trở thành huyện lỵ của Kon Rẫy. Tên huyện Kon Rẫy được đặt
theo tên một làng cổ người Xơđăng Tơdră: Kon Braih có nghĩa là Làng Cát. Những người
đề nghị thành lập huyện mới tại tỉnh Kon Tum vào năm 2002 đều là người Việt nên trình
Chính phủ phê duyệt với tên gọi sai thành Kon Rẫy, vốn là một từ vô nghĩa trong
tiếng địa phương nơi đây.
Địa bàn thị trấn Đăk Rve hiện nay trước đây là một phần xã Tân Lập, huyện KonPlong
Ngày 22 tháng 11 năm 1996, Chính phủ ban hành Nghị định 73-CP. Theo đó, thành
lập thị trấn Kon Plông, thị trấn huyện lỵ huyện Kon Plông trên cơ sở 5.000 ha diện tích tự
nhiên và 4.031 người của xã Tân Lập.
Ngày 31 tháng 1 năm 2002, Chính phủ ban hành 14/2002/NĐ-CP. Theo đó, chia
huyện Kon Plơng thành hai huyện Kon Plông và Kon Rẫy, thị trấn Kon Plông trực thuộc
huyện Kon Rẫy và được đổi tên thành thị trấn Đăk Rve.

Huyện lỵ của huyện Kon Rẫy ban đầu đặt tại thị trấn Đăk Rve. Tuy nhiên, đến năm
2005, huyện lỵ được dời về khu vực Đăk Ruồng - Tân Lập.
Kinh tế, xã hội: Huyện Kon Rẫy có số đồng bào dân tộc thiểu số bản địa chiếm tỷ lệ
tương đối cao, có nền văn hố cổ truyền đa dạng, phong phú, đặc trưng cho bản sắc văn
hoá các dân tộc Tây Nguyên. Trong thời gian tới huyện Kon Rẫy sẽ tiếp tục phát huy nội
lực, nhất là khai thác tiềm năng đất xây dựng, đất nông nghiệp dọc quốc lộ 24, tranh thủ
tối đa các chính sách ưu tiên phát triển kinh tế - xã hội miền núi, phát huy các tiềm năng,
lợi thế trong hợp tác và thu hút đầu tư, bao gồm:
3


Phát huy mọi lợi thế và tiềm năng để hình thành một số vùng chuyên canh cây công
nghiệp, cây ăn quả, ni tập trung với quy mơ thích hợp, phát triển mạnh dịch vụ hỗ trợ
nhằm tạo ra khối nông - lâm sản hàng hố có giá trị kinh tế cao.
Thay đổi cơ cấu đầu tư theo vùng, tạo điều kiện và ưu tiên khuyến khích những tiểu vùng
có lợi thế nhất để vừa làm mẫu, động lực thúc đẩy các tiểu vùng khác, vừa phát huy tối đa
lợi thế tự nhiên, tạo ra các sản phẩm có giá trị cạnh tranh cao.
Đầu tư thâm canh, sử dụng có hiệu quả diện tích đất trồng lúa nước hiện có. Tăng
cường đầu tư cho các cơng trình thuỷ lợi để mở rộng diện tích lúa nước. Tập trung ưu tiên
phát triển chăn ni bị lấy thịt theo hướng chuyển đổi từ chăn ni tự cung tự cấp sang
chăn ni hàng hố; phát triển nghề chăn ni bị trong các nơng hộ, các thành phần kinh
tế, nhằm nhanh chóng phát triển cả về số lượng và chất lượng.
Chuyển dịch mạnh mẽ cơ cấu kinh tế nông thôn, bao gồm kinh tế nông - lâm nghiệp, công
nghiệp chế biến, tiểu thủ công nghiệp và dịch vụ phục vụ sản xuất và đời sống để giảm dần
tỷ trọng nông - lâm nghiệp, tăng tỷ trọng công nghiệp, thương mại - dịch vụ trong cơ cấu
kinh tế, tiến tới sự phát triển bền vững trong tương lai.
1.2 CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN
THỊ TRẤN ĐĂKRVE, HUYỆN KON RẪY, TỈNH KON TUM
1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ của Ủy ban nhân dân thị trấn Đăkrve, huyện Kon Rẫy,
tỉnh Kon Tum

Theo quy định tại điều 8 luật tổ chức chính quyền địa phương 2015 thì Ủy ban nhân
dân thị trấn Đăkrve là là cơ quan chấp hành của Hội đồng nhân dân thị trấn Đăkrve, cơ
quan hành chính nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm trước Nhân dân địa phương,
Hội đồng nhân dân cùng cấp và cơ quan hành chính nhà nước cấp trên.
Nhiệm vụ, quyền hạn của Ủy ban nhân dân thị trấn ĐăkRve:
Xây dựng, trình Hội đồng nhân dân xã quyết định các nội dung quy định tại Ban hành
nghị quyết về những vấn đề thuộc nhiệm vụ, quyền hạn của Hội đồng nhân dân xã, quyết
định dự toán thu ngân sách nhà nước trên địa bàn; dự toán thu, chi ngân sách xã; điều chỉnh
dự toán ngân sách xã trong trường hợp cần thiết; phê chuẩn quyết toán ngân sách xã. Quyết
định chủ trương đầu tư chương trình, dự án trên địa bàn xã theo quy định của pháp luật và
tổ chức thực hiện nghị quyết của Hội đồng nhân dân xã, tổ chức thực hiện ngân sách địa
phương, thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn do cơ quan nhà nước cấp trên phân cấp, ủy quyền.
1.2.2. Cơ cấu tổ chức của Ủy ban nhân dân thị trấn Đăkrve, huyện Kon Rẫy, tỉnh
Kon Tum
Theo quy định tại điều 62 luật tổ chức chính quyền địa phương 2015 thì cơ cấu
tổ chức của Ủy ban nhân dân thị trấn ĐăkRve gồm:
Chủ tịch,
Phó Chủ tịch,
Ủy viên phụ trách quân sự ủy viên phụ trách công an
Ủy ban nhân dân phường loại I có khơng q hai Phó Chủ tịch; phường loại II và loại
III có một Phó Chủ tịch
4


Chủ tịch

Phó chủ tịch
Khối kinh tế

Phó chủ tịch

Khối văn - xã

Văn phịng
Thống kê – tổng hợp

Cơng
an

Văn
hóa
thơng
tin

Tư
pháp
hộ
tịch

Thương
binh,
xã hội

Tài
ngun,
mơi
trường

Tài
chính
kế

tốn

Sơ đồ 1.1: Cơ cấu tổ chức Ủy ban nhân dân thị trấn Đăkrve, huyện Kon Rẫy, tỉnh
Kon Tum

5


KẾT LUẬN CHƯƠNG 1
Trong chương 1 tơi đã tìm hiểu về lịch sử hình thành và phát triển của ủy ban nhân
dân thị trấn ĐăkRve, thống kê số liệu dân số, đất đai và đặc điểm tình hình phát triển kinh
tế của nhân dân trên địa bàn. Ngoài ra, việc tìm hiểu về cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm
vụ của Ủy ban nhân dân Thị trấn ĐăkRve đã giúp ta hiểu rõ hơn về công việc, chức năng
nhiệm vụ của từng thanh viên trong ban điều hành, trách nhiệm chuyên môn trong từng
mảng hoạt động của thành viên trong xã. Trong quá trình thực tập tại ủy ban nhân dân thị
trấn ĐăkRve tôi đã được phân công bên mảng Tư pháp - Hộ tịch, tiếp xúc với nhiều loại
hồ sơ khác nhau, nội dung văn bản khác nhau như giấy khai sinh, tờ khai đăng ký kết hôn,
giấy kết hơn, trích lục hộ tịch, cơng chứng giấy tờ,... Tơi đã được học hỏi và thu về cho
mình những bài học bổ ích nhất, có thể có kinh nghiệm cho công việc sau này của tôi được
thuận lợi hơn, giúp tơi có thể phát triển bản thân hơn và trong tất cả các mảng hoạt động
về các thủ tục hồ sơ thì tơi tâm đắc nhất là mãng hoạt động chứng thực bởi hiện nay người
dân trên địa bàn có nhu cầu chứng thực các loại giấy tờ, hợp đồng, văn bản rất là nhiều.
Chính vì vậy tơi đã chọn cho mình đề tài hoạt động chứng thực tại thị trấn ĐăkRve. Để
hiểu rõ hơn về cơ sở lý luận, khái niệm, ý nghĩa, hoạt động thực tiễn của chứng thực, các
văn bản pháp luật đang được áp dụng, và những trình tự thủ tục của chứng thực thì chúng
ta hãy cùng tìm hiểu tại chương 2.

6

CHƯƠNG 2
MỘT SỐ VẤN ĐỀ CƠ BẢN VÀ QUY ĐỊNH PHÁP LUẬT VỀ CHỨNG
THỰC TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN CẤP XÃ
2.1. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CHỨNG THỰC TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN CẤP XÃ
2.1.1. Khái niệm, đặc điểm hoạt động chứng thực tại Ủy ban nhân dân cấp xã
a. Khái niệm
Chứng thực tại Ủy ban nhân dân cấp xã là việc chứng thực bản sao từ bản chính là
việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền theo quy định tại Nghị định này căn cứ vào bản chính
để chứng thực bản sao là đúng với bản chính. Chứng thực chữ ký là việc cơ quan, tổ chức
có thẩm quyền theo quy định tại Nghị định này chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản
là chữa ký của người yêu cầu chứng thực.
b. Đặc điểm
Theo Nghị định số 25/2015/ND-CP về cấp bản sao từ số gốc, chứng thực bản sao từ
bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch thì các trường hợp chứng
thực được thực hiện như sau:
Chứng thực bản sao từ bản chính là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền theo quy
định tại Nhị định này căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính.
Chứng thực chữ ký là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền theo quy định tại Nghị
định này chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản là chữa ký của người yêu cầu chứng
thực.
Chứng thực hợp đồng, giao dịch là việc cơ quan có thẩm quyền theo Nghị định này
chứng thực về thời gian, địa điểm giao kết hợp đồng, giao dịch; năng lực hành vi dân sự, ý
chí tự nguyện, chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch.
Văn bản chứng thực là giấy tờ, văn bản, hợp đồng, giao dịch đã được chứng thực theo
quy định của Nghị định này.
Người thực hiện chứng thực là Trưởng phịng, Phó Trưởng phịng Tư pháp huyện,
quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh; Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã, phường,
thị trấn; công chứng viên của Phịng cơng chứng, Văn phịng cơng chứng; viên chức ngoại
giao, Cơ quan đại diện lãnh sự và Cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh
sự của Việt Nam ở nước ngoài.

2.1.2. Một số khái niệm cơ bản
Hiện nay, hoạt động chứng thực được điều chỉnh bởi Nghị định số 23/2015/NĐ-CP
khái niệm chứng thực được giải thích bằng những từ ngữ dưới đây:
Bản chính là bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp lần đầu tiên có giá trị pháp
lý để sử dụng, là cơ sở để đối chiếu và chứng thực bản sao.
Bản sao là bản chụp, bản in, bản đánh máy, bản đánh máy vi tính hoặc bản viết tay
có nội dung đầy đủ, chính xác như sổ gốc hoặc bản chính.
Sổ gốc là sổ do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp bản chính lập ra khi thực hiện
việc cấp bản chính, trong đó có ghi đầy đủ những nội dung như bản chính mà cơ quan, tổ
chức đó đã cấp.
7


Cấp bản sao từ sổ gốc là việc cơ quan, tổ chức đang quản lý sổ gốc, căn cứ vào sổ
gốc để cấp bản sao. Bản sao từ sổ gốc phải có nội dung đúng với nội dung ghi trong sổ
gốc.
Chứng thực bản sao từ bản chính là việc cơ quan nhà nước có thẩm quyền theo quy
định tại Điều 2 của Nghị định 23/2015/NĐ-CP căn cứ vào bản chính để chứng thực bản
sao là đúng với bản chính.
Chứng thực chữ ký là việc cơ quan nhà nước có thẩm quyền theo quy định của Nghị
định này chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản là chữ ký của người đã yêu cầu chứng
thực.
Chứng thực hợp đồng, giao dịch là việc cơ quan có thẩm quyền theo quy định tại
Nghị định này chứng thực về thời gian, địa điểm giao kết hợp đồng, giao dịch; năng
lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của các bên tham gia hợp
đồng, giao dịch.
Có thể thấy, những khái niệm chứng thực gắn liền với những thay đổi của xã hội nước
ta, ở các giai đoạn khác nhau thì khái niệm về chứng thực ngày càng được quy định rõ
ràng, cụ thể. Tuy nhiên khái niệm chứng thực mới chỉ gắn với một việc cụ thể nào đó. Từ
những khái niệm nêu trên có thể đưa ra một khái niệm chung nhất, bao quát đúng bản chất

của hoạt động chứng thực như sau: Chứng thực là việc các cơ quan, tổ chức có thẩm quyền
theo quy định của pháp luật chứng thực xác nhận tính chính xác, tính có thực của các giấy
tờ, văn bản được chứng thực so với bản chính và sổ gốc; xác nhận tính chính xác, tính có
thực chữ ký của cá nhân; xác nhận tính chính xác, có thực về thời gian, địa điểm giao kết
hợp đồng, giao dịch, năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc dấu điểm chỉ
của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch.
2.1.3. Ý nghĩa hoạt động chứng thực tại Ủy ban nhân dân cấp xã
Thứ nhất, pháp luật về chứng thực tạo cơ sở pháp lý cho hoạt động chứng thực và
quản lý chứng thực Căn cứ vào các quy định của pháp luật về chứng thực, cơ quan, tổ chức,
cá nhân hiểu được quyền, nghĩa vụ của mình khi có yêu cầu chứng thực; các cơ quan, tổ
chức có thẩm quyền chứng thực có cơ sở pháp lý để thực hiện chức năng của mình.
Về mặt quản lý nhà nước, đó là các hoạt động của các cơ quan nhà nước, cơ quan
hành pháp khi thực hiện nhiệm vụ và quyền hạn được nhà nước giao trong việc quản lý
chứng thực. Thông qua hoạt động quản lý nhà nước, các cơ quan nhà nước có thẩm quyền
nắm bắt được các nhu cầu về việc sử dụng bản sao có chứng thực, giấy tờ, văn bản có
chứng thực chữ ký, qua đó, đưa ra những chính sách phù hợp để điều chỉnh hoạt động này
đúng với yêu cầu của quản lý, tránh việc sử dụng tràn lan gây lãng phí cho xã hội.
Thứ hai, pháp luật về chứng thực tạo cơ sở pháp lý để bảo vệ quyền nhân thân của
công dân. Do Bản sao được chứng thực từ bản chính có giá trị sử dụng thay cho bản chính
đã dùng để đối chiếu chứng thực trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định
khác. Chữ ký được chứng thực có giá trị chứng minh người yêu cầu chứng thực đã ký chữ
ký đó, là căn cứ để xác định trách nhiệm của người ký về nội dung của giấy tờ, văn bản.
Hợp đồng, giao dịch được chứng thực có giá trị chứng cứ chứng minh về thời gian, địa
8


điểm các bên đã ký kết hợp đồng, giao dịch; năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ
ký hoặc dấu điểm chỉ của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch.
Như vậy, xét về mục đích chung, thì thơng qua hoạt động chứng thực, Nhà nước cung
cấp dịch vụ cơng nhằm đảm bảo an tồn pháp lý cho hợp đồng, giao dịch, tạo lập giá trị

pháp lý cho các giấy tờ, văn bản được chứng thực phục vụ nhu cầu sử dụng, tạo sự tin
tưởng vững chắc cho các tổ chức, cá nhân khi sử dụng và thực hiện thủ tục hành chính nói
chung. Qua đó, giúp cho người thực hiện giao dịch của mình được thuận lợi hơn. Thực tế
cũng cho thấy, việc sử dụng bản sao có chứng thực một cách hợp lý đã góp phần giảm chi
phí đi lại, giảm rủi ro thất lạc bản chính giấy tờ, văn bản của người dân.
Thứ ba, có thể nói, hoạt động chứng thực khơng chỉ mang tính chất dịch vụ cơng,
phục vụ lợi ích thiết thực của nhân dân, mà còn là cơ sở pháp lý để các cơ quan nhà nước
có thẩm quyền cho phép công dân, tổ chức thực hiện một cách hợp pháp các giao dịch của
mình; điều kiện cần để các giao dịch dân sự được bảo đảm thực hiện trên thực tế và là cơ
sở pháp lý để tòa án giải quyết cho các bên đương sự, người có quyền lợi và nghĩa vụ liên
quan khi có tranh chấp xảy ra; công cụ hỗ trợ cho chức năng quản lý nhà nước trong thực
tiễn quản lý, giản tiện những thủ tục có liên quan đến các loại giấy tờ cần thiết.
2.2. QUY ĐỊNH PHÁP LUẬT VỀ CHỨNG THỰC TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN CẤP
XÃ
2.2.1. Giá trị pháp lý của bản sao được cấp từ sổ gốc, bản sao được chứng thực từ
bản chính, chữ ký được chứng thực và hợp đồng, giao dịch được chứng thực và
nguyên tắc thực hiện hoạt động chứng thực
a. Nguyên tắc thực hiện hoạt động chứng thực
Theo điều 9 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP thì Ủy ban nhân dân cấp xã là một trong
những chủ thể có thẩm quyền thực hiện chứng thực và có đầy đủ nghĩa vụ, quyền của các
chủ thể thực hiện chứng thực chứng thực. Cụ thể, khi thực hiện chứng thực chủ thể thực
hiện chứng thực phải đảm bảo các nguyên tắc sau:
Trung thực, chính xác, khách quan khi thực hiện chứng thực. Phải chịu trách nhiệm
trước pháp luật về việc chứng thực của mình.
Những trường hợp như vợ hoặc chồng; cha mẹ đẻ, cha mẹ nuôi; cha mẹ đẻ, cha mẹ
nuôi của vợ hoặc chồng; con đẻ, con nuôi, con dâu, con rể; ông, bà; anh chị em ruột, anh
chị em một của vợ hoặc chồng; cháu là con của con đẻ, con ni thì khơng được chứng
thực hợp đồng, giao dịch, chữ ký có liên quan đến tài sản, lợi ích của bản thân.
Từ chối chứng thực trong các trường hợp quy định của pháp luật (người thực hiện
chứng thực phải giải thích rõ lý do bằng văn bản cho người yêu cầu chứng thực. Hướng

dẫn người yêu cầu chứng thực bổ sung hồ sơ, nếu hồ sơ chứng thực chưa đầy đủ hoặc
hướng dẫn nộp hồ sơ đến cơ quan có thẩm quyền chứng thực, nếu nộp hồ sơ khơng đúng
cơ quan có thẩm quyền). Để xác minh tính hợp pháp của giấy tờ, văn bản yêu cầu chứng
thực thì cần phải yêu cầu cơ quan, tổ chức, cá nhận cung cấp thông tin.
Đối với những “giấy tờ, văn bản yêu cầu chứng thực được cấp sai thẩm quyền, giả
mạo hoặc có nội dung trái pháp luật, đạo đức xã hội; tuyên truyền, kích động chiến tranh,
9


chống chế độ xã hội chủ nghĩa Việt Nam; xuyên tạc lịch sử của dân tộc Việt Nam; xúc
phạm danh dự, nhân phẩm, uy tín của các nhân, tổ chức; vi phạm quyền cơng dân” thì phải
lập biên bản tạm giữ, chuyển cơ quan nhà nước có thẩm quyền xử lý theo quy định của
pháp luật.
b. Giá trị pháp lý của bản sao được cấp từ sổ gốc, bản sao được chứng thực từ bản
chính, chữ ký được chứng thực và hợp đồng, giao dịch được chứng thực
Theo Điều 7 Thơng tư số 01/2020/TT-BTP thì bản sao được cấp từ sổ gốc có giá trị
sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch, bản sao được chứng thực từ bản chính có
giá trị sử dụng thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu chứng thực trong các giao dịch (trừ
trường hợp pháp luật có quy định khác).
Tại quy định này thì chữ ký được chứng thựccó giá trị chứng minh người yêu cầu
chứng thực đã ký chữ ký đó, là căn cứ để xác định trách nhiệm của người ký về nội dung
của giấy tờ, văn bản và hợp đồng, giao dịch được chứng thực có giá trị chứng cứ chứng
minh về thời gian, địa điểm các bên đã ký kết hợp đồng, giao dịch; năng lực hành vi dân
sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch.
2.2.2. Quy định về thẩm quyền chứng thực và người chứng thực tại Ủy ban nhân
dân cấp xã
a. Thẩm quyền
Theo quy định tại điều 5 Nghị định 23/2015/NĐ-CP và Điều 24 Thơng tư 01/2020/TT
BTP thì Ủy ban nhân dân cấp xã có thẩm quyền chứng thực như sau:
Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan có thẩm quyền

của Việt Nam cấp hoặc chứng nhận;
Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản, trừ việc chứng thực chữ ký người
dịch;
Chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản là động sản;
Chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến thực hiện các quyền của người sử
dụng đất theo quy định của Luật Đất đai;
Chứng thực hợp đồng, giao dịch về nhà ở theo quy định của Luật Nhà ở;
Chứng thực di chúc;
Chứng thực văn bản từ chối nhận di sản;
Chứng thực văn bản thỏa thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản mà di
sản là quyền sử dụng đất, quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất; động sản, nhà ở.
Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã thực hiện ký chứng thực và đóng
dấu của Ủy ban nhân dân cấp xã
b. Quyền và nghĩa vụ
Theo Nghị định số 23/2015/NĐ-CP thì Ủy ban nhân dân cấp xã là một trong những
chủ thể có thẩm quyền thực hiện chứng thực và có đầy đủ nghĩa vụ, quyền của các chủ thể
thực hiện chứng thực chứng thực. Cụ thể, khi thực hiện chứng thực chủ thể thực hiện chứng
thực phải đảm bảo các nguyên tắc sau:
Bảo đảm trung thực, chính xác, khách quan khi thực hiện chứng thực.
10


Chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc chứng thực của mình.
Khơng được chứng thực hợp đồng, giao dịch, chứng thực chữ ký có liên quan đến
tài sản, lợi ích của bản thân mình hoặc của những người thân thích là vợ hoặc chồng; cha
mẹ đẻ, cha mẹ nuôi; cha mẹ đẻ, cha mẹ nuôi của vợ hoặc chồng; con đẻ, con nuôi, con
dâu, con rể; ông, bà; anh chị em ruột, anh chị em một của vợ hoặc chồng; cháu là con của
con đẻ, con nuôi.
Từ chối chứng thực trong các trường hợp quy định của pháp luật (người thực hiện
chứng thực phải giải thích rõ lý do bằng văn bản cho người yêu cầu chứng thực. Hướng

dẫn người yêu cầu chứng thực bổ sung hồ sơ, nếu hồ sơ chứng thực chưa đầy đủ hoặc
hướng dẫn nộp hồ sơ đến cơ quan có thẩm quyền chứng thực, nếu nộp hồ sơ khơng đúng
cơ quan có thẩm quyền).
u cầu cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan cung cấp thơng tin cần thiết để
xác minh tính hợp pháp của giấy tờ, văn bản yêu cầu chứng thực.
Lập biên bản tạm giữ, chuyển cơ quan nhà nước có thẩm quyền xử lý theo quy
định của pháp luật đối với giấy tờ, văn bản yêu cầu chứng thực được cấp sai thẩm quyền,
giả mạo hoặc có nội dung trái pháp luật, đạo đức xã hội; tuyên truyền, kích động chiến
tranh, chống chế độ xã hội chủ nghĩa Việt Nam; xuyên tạc lịch sử của dân tộc Việt Nam;
xúc phạm danh dự, nhân phẩm, uy tín của các nhân, tổ chức; vi phạm quyền công dân.
Theo Điều 9 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP, Điều 8 Thơng tư số 01/2020/TT-BTP thì
người chứng thực phải bảo đảm trung thực, chính xác, khách quan khi thực hiện chứng
thực và phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc chứng thực của mình.
Nếu là vợ hoặc chồng; cha mẹ đẻ, cha mẹ nuôi; cha mẹ đẻ, cha mẹ nuôi của vợ hoặc
chồng; con đẻ, con nuôi, con dâu, con rể; ông, bà; anh chị em ruột, anh chị em ruột của vợ
hoặc chồng; cháu là con của con đẻ, con ni thì khơng được chứng thực hợp đồng, giao
dịch, chứng thực chữ ký có liên quan đến tài sản, lợi ích.
Theo quy định thì những trường hợp dưới đây thì người chứng thực từ chối chứng
thực:
“Bản chính bị tẩy xóa, sửa chữa, thêm, bớt nội dung khơng hợp lệ, Bản chính bị hư
hỏng, cũ nát, khơng xác định được nội dung; Bản chính đóng dấu mật của cơ quan, tổ chức
có thẩm quyền hoặc khơng đóng dấu mật nhưng ghi rõ không được sao chụp; Bản chính
có nội dung trái pháp luật, đạo đức xã hội, tuyên truyền, kích động chiến tranh, chống chế
độ xã hội chủ nghĩa Việt Nam, xuyên tạc lịch sử của dân tộc Việt Nam, xúc phạm danh dự,
nhân phẩm, uy tín của cá nhân, tổ chức, vi phạm quyền công dân; Bản chính do cơ quan,
tổ chức có thẩm quyền của nước ngồi cấp, cơng chứng hoặc chứng nhận chưa được hợp
pháp hóa lãnh sự theo quy định tại Khoản 1 Điều 20 của Nghị định này, Giấy tờ, văn bản
do cá nhân tự lập nhưng khơng có xác nhận và đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm
quyền.” (Điều 22 NĐ 23/2015 NĐ-CP)
“Tại thời điểm chứng thực, người yêu cầu chứng thực chữ ký không nhận thức và

làm chủ được hành vi của mình; Người yêu cầu chứng thực chữ ký xuất trình Giấy chứng
minh nhân dân hoặc Hộ chiếu khơng cịn giá trị sử dụng hoặc giả mạo Giấy tờ, văn bản mà
11


người yêu cầu chứng thực ký vào có nội dung quy định tại Khoản 4 Điều 22 của Nghị định
này; Giấy tờ, văn bản có nội dung là hợp đồng, giao dịch, trừ các trường hợp quy định tại
Điểm d Khoản 4 Điều 24 của Nghị định này hoặc trường hợp pháp luật có quy định khác”
(Điều 25 NĐ 23/2015 NĐ-CP)
“Giấy tờ, văn bản đã bị tẩy xóa, sửa chữa; thêm, bớt nội dung không hợp lệ; Giấy tờ,
văn bản bị hư hỏng, cũ nát không xác định được nội dung; Giấy tờ, văn bản đóng dấu mật
của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền hoặc khơng đóng dấu mật nhưng ghi rõ khơng được
dịch; Giấy tờ, văn bản có nội dung quy định tại Khoản 4 Điều 22 của Nghị định này; Giấy
tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngồi cấp, cơng chứng hoặc chứng
nhận chưa được hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định tại Khoản 1 Điều 20 của Nghị định
này” (Điều 32 NĐ 23/2015 NĐ-CP).
Người chứng thực phải yêu cầu cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan cung cấp thơng
tin cần thiết để xác minh tính hợp pháp của giấy tờ, văn bản yêu cầu chứng thực.
Đối với những trường hợp giấy tờ, văn bản yêu cầu chứng thực được cấp sai thẩm
quyền, giả mạo; Bản chính có nội dung trái pháp luật, đạo đức xã hội; tuyên truyền, kích
động chiến tranh, chống chế độ xã hội chủ nghĩa Việt Nam; xuyên tạc lịch sử của dân tộc
Việt Nam; xúc phạm danh dự, nhân phẩm, uy tín của cá nhân, tổ chức; vi phạm quyền công
dân (khoản 4 Điều 22 NĐ 23/2015 NĐ-CP) thì phải lập biên bản tạm giữ, chuyển cơ quan
nhà nước có thẩm quyền xử lý theo quy định của pháp luật.
Người chứng thực có trách nhiệm phải hướng dẫn cho người yêu cầu chứng thực bổ
sung hồ sơ, giấy tờ trong trường hợp hồ sơ chứng thực chưa đầy đủ hoặc hướng dẫn người
yêu cầu chứng thực nộp hồ sơ liên quan đến cơ quan có thẩm quyền chứng thực.
2.2.3. Quyền, nghĩa vụ, trách nhiệm của người yêu cầu chứng thực
Theo Điều 8 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP, Điều 9 Thơng tư số 01/2020/TT-BTP thì
người yêu cầu chứng thực có quyền yêu cầu chứng thực tại bất kỳ cơ quan, tổ chức có thẩm

quyền nào thuận tiện nhất (Trong trường hợp bị từ chối chứng thực thì có quyền u cầu
cơ quan, tổ chức từ chối giải thích rõ lý do bằng văn bản hoặc khiếu nại theo quy định của
pháp luật). Người yêu cầu chứng thực phải chịu trách nhiệm về nội dung, tính hợp lệ, hợp
pháp của giấy tờ, văn bản mà mình yêu cầu chứng thực. người yêu cầu chứng thực phải
xuất trình bản chính để đối chiếu và chịu trách nhiệm về tính xác thực của bản chính được
sử dụng để chứng thực bản sao.
Bản chính phải bảo đảm về nội dung và hình thức mà cơ quan nhà nước đã ban hành
hoặc xác nhận khi yêu cầu chứng thực từ bản sao từ bản chính.
Riêng đối với hợp đồng, giao dịch đã được chứng thực đúng quy định tại Nghị định
số 23/2015/NĐ-CP và Thơng tư này, trong q trình thực hiện, nếu có phát sinh mâu thuẫn,
tranh chấp, khiếu kiện, khiếu nại thì người u cầu chứng thực phải hồn tồn chịu trách
nhiệm.
2.2.4. Trình tự, thủ tục thực hiện chứng thực của Ủy bân nhân dân cấp xã
Theo Quyết định số 09/2015/QĐ-TTG ngày 25 tháng 3 năm 2015 của Thủ tướng
Chính phủ về ban hành Quy chế thực hiện cơ chế một cửa, cơ chế một cửa lên thông tại cơ
12


quan hành chính nhà nước ở địa phương thì Ủy ban nhân dân cấp xã thực hiện chứng thực
theo quy chế “mơt cửa”.
Trình tự giải quyết chứng thực của Ủy ban nhân dân cấp xã theo cơ chế một cửa gồm
4 bước như sau:
Bước 1:
Tiếp nhận và thẩm
định hồ sơ

Bước 2:
Chuyển hồ sơ

Bước 3:

Trình duyệt

Bước 4:
Trả hồ sơ

Hình 2.1. Sơ đồ trình tự thủ tục chứng thực tại Uỷ ban nhân dân cấp xã
Tiếp nhận và thẩm định hồ sơ:
Công chức phụ trách tiếp nhận yêu cầu chứng thực của công dân kiểm tra hồ sơ đối
chiếu với quy định về chủng loại, tính pháp lý của hồ sơ, giấy tờ, vào sổ và ghi chép tiếp
nhận và hẹn trả kết quả với công dân.
Chuyển hồ sơ:
Công chức phụ trách tiếp nhận hồ sơ chuyển hồ sơ cho công chức Tư pháp thực hiện
chứng thực.
Trình duyệt:
Cơng chức Tư pháp trình Chủ tịch/ Phó Chủ tịch xã phụ trách duyệt, ký và đóng dấu.
Trả hồ sơ:
Cơng chức Tư pháp chuyển hồ sơ đã chứng thực cho công chức phụ trách bộ phận
một cửa tiến hành vào sổ, thu phí, lệ phí và trả kết quả cho cơng dân.
Trong đó:
(1) Thời hạn thực hiện yêu cầu chứng thực phải được bảo đảm ngay trong ngày cơ
quan, tổ chức tiếp nhận yêu cầu hoặc trong ngày làm việc tiếp theo, nếu tiếp nhận yêu cầu
sau 15 giờ (trừ trường hợp quy định tại các Điều 21, 33 và Điều 37 của Nghị định này)
theo Điều 7 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP, Điều 2 Thông tư số 01/2020/TT-BTP.
(2) Địa điểm chứng thực: Theo Điều 10 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP thì ngồi
trường hợp chứng thực di chúc, chứng thực hợp đồng, giao dịch, chứng thực chữ ký mà
13


người yêu cầu chứng thực thuộc diện già yếu, không thể đi lại được, đang bị tạm giữ, tạm
giam, thi hành án phạt tù hoặc có lý do chính đáng khác thì tất cả việc chứng thực được

thực hiện tại trụ sở cơ quan, tổ chức có thẩm quyền chứng thực. Ngoài ra, khi thực hiện
chứng thực ghi rõ địa điểm chứng thực; trường hợp chứng thực ngoài trụ sở phải ghi rõ
thời gian (giờ, phút) chứng thực.
Cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực phải bố trí người tiếp nhận yêu cầu chứng
thực các ngày làm việc trong tuần; phải niêm yết công khai lịch làm việc, thẩm quyền, thủ
tục, thời gian giải quyết và lệ phí, chi phí chứng thực tại trụ sở của cơ quan, tổ chức
(3) Tiếng nói và chữ viết dùng trong chứng thực hợp đồng, giao dịch: Theo Điều 11
Nghị định số 23/2015/NĐ-CP thì tiếng nói và chữ viết dùng trong chứng thực hợp đồng,
giao dịch là tiếng Việt. Trong trường hợp nếu người u cầu chứng thực là người nước
ngồi thì cần phải có người phiên dịch
(4) Lời chứng: Theo Điều 12 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP, Điều 3 Thơng tư số
01/2020/TT-BTP thì lời chứng là nội dung bắt buộc của Văn bản chứng thực.
Mẫu lời chứng ban hành theo bao gồm:
Lời chứng chứng thực bản sao từ bản chính
Lời chứng chứng thực chữ ký bao gồm: Lời chứng chứng thực chữ ký của một người
trong một giấy tờ, văn bản; Lời chứng chứng thực chữ ký của nhiều người trong một giấy
tờ, văn bản; Lời chứng chứng thực điểm chỉ; Lời chứng chứng thực trong trường hợp không
thể ký, điểm chỉ được
Lời chứng chứng thực chữ ký người dịch
Lời chứng chứng thực hợp đồng, giao dịch bao gồm: Lời chứng chứng thực hợp đồng,
giao dịch; Lời chứng chứng thực văn bản thỏa thuận phân chia di sản; Lời chứng chứng
thực văn bản khai nhận di sản; Lời chứng chứng thực di chúc; Lời chứng chứng thực văn
bản từ chối nhận di sản
Ban hành kèm theo Thông tư này mẫu lời chứng chứng thực chữ ký, chứng thực hợp
đồng, giao dịch tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế một cửa, một cửa liên
thông; lời chứng chứng thực văn bản khai nhận di sản, từ chối nhận di sản của từ hai người
trở lên cùng khai nhận di sản, từ chối nhận di sản.
2.2.5. Sổ chứng thực và số chứng thực
Sổ chứng thực:
để theo dõi công việc chứng thực tại cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực. Sổ chứng

thực được viết liên tiếp theo thứ tự từng trang không được bỏ trống, phải đóng dấu giáp lai
từ trang đầu đến trang cuối sổ và thực hiện theo từng năm. Khi hết năm phải thực hiện khóa
sổ và thống kê tổng số việc chứng thực đã thực hiện trong năm; người ký chứng thực xác
nhận, ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu.
Số chứng thực:
Số thứ tự ghi trong sổ chứng thực, kèm theo quyển số, năm thực hiện chứng thực và
ký hiệu loại việc chứng thực. Số thứ tự trong sổ chứng thực phải ghi liên tục từ số 01 cho
đến hết năm, trường hợp chưa hết năm mà sử dụng sang sổ khác thì phải lấy số thứ tự tiếp
14


theo của sổ trước, không được ghi từ số 01. Đối với sổ được sử dụng tiếp cho năm sau thì
trường hợp chứng thực đầu tiên của năm sau sẽ ghi bắt đầu từ số 01, không được lấy tiếp
số thứ tự cuối cùng của năm trước.
2.2.6. Chế độ lưu trữ
Theo Điều 14 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP, Điều 5 Thông tư số 01/2020/TT-BTP
thì: Sổ chứng thực là tài liệu lưu trữ của Nhà nước, được bảo quản, lưu trữ vĩnh viễn tại trụ
sở cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực; Đối với việc chứng thực chữ ký và chứng thực
chữ ký người dịch, cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực phải lưu một bản giấy tờ, văn
bản đã chứng thực; thời hạn lưu trữ là 02 (hai) năm. Trong trường hợp chứng thực chữ ký
của người tiến hành giám định trong văn bản kết luận giám định tư pháp, chứng thực bản
sao từ bản chính thì khơng lưu trữ; Đối với việc chứng thực hợp đồng, giao dịch, cơ quan
thực hiện chứng thực phải lưu một bản chính hợp đồng, giao dịch kèm theo hồ sơ; thời hạn
lưu trữ là 20 (hai mươi) năm; Cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực khơng được thu lệ
phí, chi phí khác đối với văn bản chứng thực lưu trữ quy định tại Khoản 2 và Khoản 3 Điều
này; có trách nhiệm bảo quản, lưu trữ sổ chứng thực và văn bản chứng thực; Việc tiêu hủy
văn bản chứng thực khi hết thời hạn lưu trữ được thực hiện theo quy định của pháp luật về
lưu trữ.
2.2.7. Về yêu cầu hợp pháp hóa lãnh sự đối với một số giấy tờ do cơ quan có thẩm
quyền của nước ngồi cấp

Theo Điều 6 Thơng tư số 01/2020/TT-BTP thì các giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền
của nước ngồi cấp cho cá nhân như hộ chiếu, thẻ căn cước, thẻ thường trú, thẻ cư trú, giấy
phép lái xe, bằng tốt nghiệp, chứng chỉ và bảng điểm kèm theo bằng tốt nghiệp, chứng chỉ
thì khơng phải hợp pháp hóa lãnh sự khi chứng thực bản sao từ bản chính. Trường hợp yêu
cầu chứng thực chữ ký người dịch trên bản dịch các giấy tờ này cũng khơng phải hợp pháp
hóa lãnh sự.

15


KẾT LUẬN CHƯƠNG 2
Với nội dung Những vấn đề lý luận về chứng thực của Ủy ban nhân nhân cấp xã,
chương 2 của luận văn đã làm rõ một số vấn đề lý luận về chứng thực đã đưa ra được khái
niệm chứng thực; đưa ra được khái niệm, đặc điểm chứng thực của Ủy ban nhân dân cấp
xã; thẩm quyền, trách nhiệm, quyền và nghĩa vụ của Ủy ban nhân dân cấp xã trong thực
hiện chứng thực, trình tự, thủ tục thực hiện chứng thực tại Ủy bân nhân dân cấp xã; chỉ ra
được vai trò chứng thực của Ủy ban nhân dân cấp xã và những yếu tố ảnh hưởng đến hoạt
động chứng thực tại đây. Chứng thực của Ủy ban nhân dân cấp xã hiện nay được điều chỉnh
bởi Nghị định số 23/2015/NĐCP đã thể hiện rõ sự phân cấp mạnh mẽ cho chính quyền cấp
xã trong việc thực hiện chứng thực, góp phần phục vụ tốt hơn cho người dân, góp phần
thực hiện cơng cuộc cải cách hành chính nhà nước hiện nay, nhằm hướng tới xây dựng nền
hành chính phục vụ và hiện đại.

16


CHƯƠNG 3
THỰC TIỄN HOẠT ĐỘNG CHỨNG THỰC TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN THỊ
TRẤN ĐĂKRVE, HUYỆN KON RẪY, TỈNH KON TUM
3.1. THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG CHỨNG THỰC TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN THỊ

TRẤN ĐĂKRVE, HUYỆN KON RẪY, TỈNH KON TUM
3.1.1. Tình hình thực hiện hoạt động chứng thực tại Uỷ ban nhân dân thị trấn
ĐăkRve, huyện Kon Rẫy, tỉnh Kon Tum
Thông qua việc triển khai thực hiện các quy định pháp luật về chứng thực Ủy ban
nhân dân cấp xã bằng quyền lực của mình tiến hành áp dụng các quy định pháp luật về
chứng thực trong hoạt động chứng thực thuộc thẩm quyền giải quyết của mình theo đúng
trình tự, thủ tục về chứng thực mà pháp luật quy định. Niêm yết cơng khai danh mục thủ
tục hành chính thuộc thẩm quyền giải quyết của Ủy ban nhân dân cấp xã; trình tự thực hiện
từng thủ tục hành chính tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả hồ sơ hành chính của xã để cá
nhân, tổ chức biết và phối hợp thực hiện. Việc triển khai thực hiện các quy định của pháp
luật về chứng thực được thực hiện công khai, minh bạch sẽ là yếu tố quan trọng nâng cao
hiệu lực, hiệu quả của hoạt động chứng thực. Công tác chứng thực đã đáp ứng tốt hơn nhu
cầu chứng thực của tổ chức và công dân trên địa bàn xã. Kết quả cho thấy, như sau:
Bảng 3.1. Bảng thống kê hoạt động chứng thực giai đoạn 2017-2021 tại Uỷ ban nhân
Uỷ ban nhân dân thị trấn Đăkrve, huyện Kon Rẫy, tỉnh Kon Tum
2016

2017

2018

2019

2020

2021

Chứng thực bản sao từ sổ
1546
1680

1966
2367
2186
2490
gốc
Chứng thực hợp đồng giao
123
290
398
390
346
479
dịch
Chứng thực chữ ký trong
140
178
168
579
564
643
các các loại giấy tờ, văn bản
3.1.2. Đánh giá hoạt động chứng thực tại Ủy ban nhân dân thị trấn Đăkrve, huyện
Kon Rẫy, tỉnh Kon Tum
a. Những thuận lợi
Các công chứng viên hoạt động tại đây đã thành một mạng lưới các tổ chức hành
nghề công chứng ngày càng hiệu quả và phát triển hơn, đáp ứng tốt nhu cầu công chứng
của nhân dân. Sự cạnh tranh lành mạnh buộc tất cả các tổ chức hành nghề công chứng nếu
muốn phát triển cải tiến, đổi mới khẳng định vị trí thương hiệu của mình trong xã hội thì
phải tuân thủ đúng quy định của pháp luật, tạo niềm tin và độ an toàn trong giao dịch đối
với người đi công chứng.

Thực hiện Luật cơng chứng 2014, nghị định 29/2015/NĐ-CP, thì nhiều Sở tư pháp
chủ trì, phối hợp với Sở Nội vụ giúp Ủy ban nhân dân cấp xã thực hiện quản lý nhà nước
về tổ chức và hoạt động của Hội công chứng viên tại địa phương, căn cứ vào tình hình phát
triển của tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn, đã và đang chuyển giao việc chứng
17